Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế phần 2

Chương QUẦN TRỊ QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KY KET HOP DONG THUONG MAI QUOC TE 3.1 QUAN TRI QUY TRINH GIAO DICH TRONG TMQT 3.1.1 Các hình thức giao dịch thương mại quốc tế Sau giai đoạn nghiên cứu môi trường thị trường lựa chọn khách hàng, mặt hàng kinh doanh hoạch định phương án kinh doanh bước doanh nghiệp phải tiến hành tiếp cận với khách hàng để tiến hành giao địch mua bán Quá trình giao dịch trình trao đổi thông tin điều kiện thương mại bên tham gia Hiện giới Việt nam thường sử dụng hình thức giao dịch sau: người mua đề nghị người bán cho biết giá điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng Hỏi giá nhiệm pháp lý người hỏi giá với nội dung người hỏi giá gửi nhiều hỏi giá tới nhà cung cấp tiểm khác để nhận báo giá sở đánh giá báo giá để chọn báo giá tối ưu thích hợp từ thức lựa chọn người cung cấp Như vậy, mục đích hỏi giá để tìm kiếm thơng tin nhận báo giá với thông tin đầy đủ Tuy theo mục đích tìm kiếm thơng tin mà nội dung hỏi giá khác Hỏi giá thường thẻ thư thương mại gọi thư hỏi giá Nội dung thư hỏi giá bao gỗ Phần mở đầu, nội dung phần kết luận Phần mở đầu thư cần trình bày nguyên nhân lựa chọn đối tác lý hỏi gi Phần nội dung trình bày nhu cầu hàng hóa vả u cầu người cung cấp cho biết thông tin cách, phẩm chất, chất lượng bao bì, điều kiện giao hảng, giá cả, điều kiện toán khả cung cấp, thời gian giao hàng điều kiện thương mại khác Phần kết luận mong muốn nhận thư phúc đáp người bán yêu cầu kèm theo hứa hẹn khả phát triển mối quan hệ thương, mại hai bên 3.1.1.2 Chao hang, béo gid (Offer) Chao hang 1a đề nghị ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá chuyền cho hay nhiều người xác định Nội dung chào hàng: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chát, giá cả, phương thức toán, địa điểm thời hạn giao nhận hàng, số điều kiện khác bao bì kí mã hiệu Chào hàng người Bán người Mua đưa Nếu người Mua đưa gọi chào mua hàng, người Bán đưa gọi chào bán hàng Thông thường chào hàng người bán đưa Nếu người bán chủ động gửi chào hàng đến cho người mua gọi chào hàng chủ động, người bán nhận thư hỏi giá người mua trả lời gọi chào hàng thụ động hay gọi báo giá Nội dung chào hàng chủ động gồm phan: Phan mé đầu, phần nội dung phần kết luận Phần mở đầu phần chung tên, địa người gửi người nhận trình bày lý chọn đối tác để chào hàng Phần nội dung, giới thiệu khái quát công ty mặt hàng kinh doanh mình, đồng thời trình bày điều kiện bán hàng Phần kết luận thư mong sớm có thư trả lời nhận hợp tác đối tác Nội dung thư chào hàng bị động tương tự thư chào hàng chủ động, phần mở đầu thêm phân thông báo nhận thư hỏi giá cảm ơn khách hàng gửi thư hỏi giá đến cơng ty Phần nội dung khơng thiết phải giới thiệu công ty mặt hàng kinh doanh công ty mà trả lời câu hỏi khách hàng, gửi cho họ catalog, mẫu hàng điều kiện bán hàng Bên cạnh việc phân loại chảo hàng theo mức độ chủ động người chào hàng Nếu vào mức độ ràng buộc trách nhiệm người chào hàng với nội dung chào hàng, người ta chia chao hang thành loại, là: Chào hàng cố định chào hàng tự - Chào hàng cố định (Firm offer) việc chào bán chào mua lơ hàng định cho người xác định, có thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị Thời gian gọi thời gian hiệu lực chào hàng hay thời hạn trách nhiệm bên chảo hàng Trong thời gian hiệu lực, chào hàng chấp nhận hoàn tồn người nhận chào hàng, coi hợp đồng ký kết Hợp đồng gọi hợp đồng hay hợp đồng nhiều văn (bao gồm chào hàng có định chấp nhận chao hàng) Nếu chào hàng cố định người chào hàng không quy định rõ thời gian hiệu lực, thời hạn nảy tính theo "thời hạn hợp lý” Thời hạn thường tính chất loại hàng, khoảng cách không gian hai bên nhiều tập quán quy định Trong trường hợp bên chào hàng có sửa đổi, bổ sung nội dung chào hàng không làm thay đổi nội dung chủ yếu chào hàng, hành vi coi chấp nhận hoàn toàn chào hàng, trừ trường hợp người chào hàng từ chối sửa đổi bỗ sung Chao hàng cố định thể rõ ý định muốn ký hợp đồng người chào hàng người nhận chào hàng quan tâm xem xét, người nhận chào hàng chấp nhận hồn tồn hợp đồng coi ký kết mà người chào hàng khơng có quyền thay đổi Cho nên đưa nội dung chào hàng, ngư chào hàng phải xem xét, phân tích đánh giá thận trọng, đặc biệt mặt hàng “nhạy cảm“để tránh rủi ro trình kinh doanh - Chào hàng tự (Free offer), loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm pháp lý người chào hàng với nội dung chào hàng Trong chào hàng tự cần ghi rõ “chào hàng không cam kết" (Offer without engagement) Trong chào hàng tự không cần xác định thời gian hiệu lực chào hàng, lơ hàng chào hàng bán tới nhiều khách hàng, người nhận chào hàng chấp nhận hoàn toàn nội dung chào hàng tự khơng có nghĩa hợp đồng ký kết, mà người nhận chào hàng trách người chào hàng Chào hàng tự trở thành hợp đồng, có chấp nhận người nhận chào hàng xác nhận trở lại người chào hàng Chào hàng tự không bị ràng buộc trách nhiệm pháp lý đễ dàng thay đổi điều kiện thương mại cho phù hợp với thay đổi thực tế giảm rủi ro kinh doanh, nhưng, khơng thể rõ ý định muốn ký hợp đồng người chào hàng, nên chào hàng tự người nhận chào hàng quan tâm 3.1.1.3 Đặt hàng (Order) Đặt hàng lời đề nghị ký kết hợp đồng thương mại người Mua, nguyên tắc nội dung đặt hàng phải đầy đủ nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Trong thực tế người ta đặt hàng với khách hàng có quan hệ thường xuyên, sau nhận báo giá người bán, đặt hàng thường gọi đơn đặt hàng Phần mở đầu đơn đặt hàng nêu sở việc thiết lập đơn hàng, phần nội dung nêu rõ điều kiện thương mại để mua hàng điều kiện tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giá cả, toán, giao hàng điều kiện thương mại khác, phần kết thúc đề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng Một vấn đề bên bán bên mua quan tâm số lượng hàng cho lần đặt hàng tối ưu Vì kích thước lơ hàng đặt hàng nhỏ số lần đặt hàng tăng tăng tổng phí đặt hàng, tăng kích thước lơ hàng để giảm số lần đặt hàng khối lượng dự trữ bình qn tăng phí bảo quản lưu kho tăng Tỷ lệ vốn ứ đọng hình thức dự trữ tăng, phải xác định quy mô lô hàng tối ưu Quy mô lô hàng tối ưu (Eeonomic order quantity - EOQ) xác định sau: 2G,D EOQ Trong đó: EOQ: CU Sé lugng cho | lan dat hang Co: Chỉ phí cho I lần đặt hàng D: Tổng nhu cầu, kỳ (số lượng) C¡: Phần trăm phí đảm bảo dự trữ U: Giá trị đơn vị hàng hoá Trong thực tế định số lượng hàng cho lần đặt hàng cần tính đến phí vận chuyển Ví dụ: Khi vận chuyển với số lượng lớn Q cước phí cho đơn vị hàng hố giảm xuống Khi cần tính tốn với khối lượng EOQ Q với phí cụ thể để định số lượng chinh xác cho lần đặt hàng 3.1.1.4 Hồn giá (Counfer- offer) Khi người nhận chào hàng khơng chấp thuận hồn tồn chào hàng đó, mà đưa đề nghị mới, đề nghị hồn giá Khi có hồn giá, chào hàng trước coi hết hiệu lực Bản chất hoàn giá chào hàng bên nhận chào hàng đưa Trong hoạt dịch phải qua động thương mại quốc tế, lần giao hoàn giá đến kết thúc Cách thức viết thư hoàn giá tương tự thư thương mại khác Phần mở đầu cảm ơn bên chào hàng gửi thư chào hàng cho cơng ty Phần nội dung trình bày điều kiện thương mại khơng phù hợp với cơng ty đề xuất điều kiện thương mại Phan kết thúc thư hoàn giá mong nhận thư phúc đáp đối tác 3.1.1.5 Chấp nhận (Acceptance) Chấp nhận đồng ý hoàn toàn tất điều kiện chảo hàng với chào hàng cố định có chấp nhận hợp đồng coi ký kết Một chấp nhận có hiệu lực mặt pháp lý phải đảm bảo điều kiện sau: - Phải người nhận chảo hàng chấp nhận - Phải chấp nhận hoàn toàn nội dung chào hàng - Phải chấp nhận thời gian hiệu lực chảo hàng - Chap nhận phải chuyển đến cho người chào hàng Tủy vào điều kiện cụ thể nhận chào hàng tự do, cố định hay thư đặt hàng mà nội dung thư chấp nhận có khác Phần mở đầu nêu rõ chấp nhận điều kiện thương mại đo bên đối tác đưa Phần nội dung trình bày cơng việc phần kết luận cảm ơn hợp tác đối tác Thông thường người chấp nhận gửi chấp nhận gửi kèm theo hợp đồng với nội dung thoả thuận để xác nhận lại việc mua bán hai bên 3.1.1.6 Xác nhận (Confirmation) Sau thống với điều kiện giao dịch hai bên ghi lại kết đạt trao cho nhau, xác nhận Xác nhận thường lập thành hai bản, hai bên ký kết bên giữ 3.1.2 Quản trị quy trình giao dịch thương mại quốc tế Ngày với hỗ trợ công nghệ thông tin Internet, hình thức thư hỏi giá, chảo hàng, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận xác nhận sử dụng phổ biến mang lại hiệu cao giao dịch thương mại quốc tế Quá trình giao dịch thực tế phức tạp, mơ hình hố sau : Để trình giao dịch đặt hiệu quả, người quản trị phải quản trị nội dung trình giao dịch - Hỏi hàng: Khởi đầu trình giao địch người mua gửi thư hỏi giá đến người bán Vì mục đích hỏi giá tìm kiếm thơng tin để thơng qua chọn người cung cấp cho Cho nên để hỏi giá người quản trị phải có định quản trị sau: + Quyết định nội dung hỏi giá: Tuỳ vào điều kiện giao dịch mục đích tìm kiếm thơng tin từ người bán mà nội dung hỏi giá thiết kế cụ thể cho phù hợp để thông qua nội dung hỏi giá người bán báo giá với nội dung can thiết cho + Quyết định số lượng hỏi giá: Để mua lơ hàng phát nhiều hỏi Tuy nhiên gửi hỏi giá, khơng nên gửi q ít, thể thiếu tính cạnh tranh, khơng nên gửi nhiều tạo nên nhu cầu ảo thị trường khó khăn q trình đánh giá báo giá Nên vào tinh chat, gia trị thương vụ đặc điểm mặt hàng nguồn hàng để định hỏi giá cho thích hợp + Quyết định đối tượng gửi hỏi giá: Để lựa chọn đối tượng gửi hỏi giá, sở nguồn cung cấp nguồn hành đánh giá nguồn cung cấp mới, người quản trị ph: cung cấp Tuỳ thuộc nguồn c ing cap hay nguồn cung cấp mà sử dụng phương pháp đánh giá cho phù hợp dé chon nhà cung cấp có uy tín, có khả để gửi hỏi giá + Sau phát hỏi hàng phải tiến hành giám sát báo "giá, tiếp nhận báo giá, đánh giá báo giá, để đưa định chấp nhận báo giá hay tiến hành hoàn giá - Chào hàng, phát giá : Khi nhận hỏi giá, người bán báo giá, khơng nhận báo giá người bán tiến hành chào hàng Để chào hàng người chào hàng phải định: + Quyết định loại chào: Khi chào hàng định quan trọng chào hàng cố định hay chào hàng tự Chào hàng tự khơng có thời gian hiệu lực, không ràng buộc trách nhiệm người chào hàng với nội dung chảo hàng, để bán lô hàng gửi nhiều chào hàng Nếu người nhận chào hàng chấp nhận nội dung chảo hàng hợp đồng chưa ký kết, người chào hàng thay đổi ý định điều kiện thương mại chào hàng thời điểm chấp nhận gây bat lợi cho họ, hạn chế rủi ro Nhưng chào hàng tự người nhận chào hàng quan tâm chưa thể ý chí sẵn sàng ký kết hợp đồng người chào hàng Hỏi hàng F——— Chào hàng Đánh giá chào hàng Hoàn giá Chấp nhận Đặt hang, ký hợp đồng Hình 3.1 Quy trình giao dịch thương mại quốc tế Chào hàng cố định có thời gian hiệu lực người chào hàng phải ràng buộc trách nhiệm pháp lý với nội dung chào hàng thời gian hiệu lực chào hàng Nếu ký kết Như chào hàng có định thể rõ ý định sẵn sàng ký hợp đồng mua bán hàng hoá người chào hàng Vì tuỷ thuộc vào mục đích chào hàng, mối quan hệ người chào hàng người nhận chảo hàng, đặc điểm hàng hoá, mối quan hệ cung cầu thị trường, số đặc điểm khác để người quản trị đưa định chào hàng cố định hay chào hàng tự Nếu chào hàng tự gửi đến nhiều người khách hàng hữu khách hàng tiềm nang dé thong qua q trình hồn gi nhận để lựa chọn người mua người bán tốt Cịn chào hàng cố định nhà quản trị cần định gửi den người có tiềm có thiện chí sẵn sàng ký kết hợp đồng với + Quyết định nội dung chào hàng: Tuỷ thuộc chào hàng cố định hay chào hàng tự mà nội dung chào hàng khác Đối với chào hàng cố định cần cân nhắc điều kiện thương mại người nhận chào hàng chấp nhận trở thành nội dung hợp đồng Đối với chảo hàng tự tuỳ thuộc vào mục đích chào hàng (chào để tìm kiếm thông tin hay lựa chọn khách hàng ) mà thiết kế nội dung cho thích hợp ˆ + Đối với chào hàng cố định, người quản trị phải định thời gian hiệu lực chào hàng Tuỳ thuộc vào đặc điểm thương vụ, đối tác đặc biệt hàng hoá mà đưa thời gian hiệu lực chảo hàng cho thích hợp: hàng hoá nhạy cảm thời gian giá thường xuyên biến đổi thị trường đưa hiệu lực chào hàng ngắn, để hạn chế rủi ro Cịn đồ với với hàng hố giá biến động thị trường có thẻ đưa thời gian hiệu lực chào hàng dài + Quyết định đối tượng gửi chào hàng: Đối với chào hàng cố 'ịnh cần gửi đến khách hàng tiềm xác định thực có nhu cầu muốn ký kết hợp động với Cịn chào hàng tự gửi đến khách hàng khách hàng Người chào hàng cần xác định rõ số lượng chào hàng gửi sở đánh giá khách hàng để định lựa chọn khách hàng tốt để gửi chào hàng - Đánh giá chào hàng : Khi có phát giá chào hàng, người nhận chào hàng, mặt hàng nhận nhiều chào hàng từ nhiều nguồn khác Nhiệm vụ người nhận chào hàng phân tích đánh giá, lựa chọn chảo hàng tối ưu phù hợp với điều kiện doanh nghiệp làm sở để hoàn giá chấp nhận chào hàng Có nhiều phương pháp đánh giá, song sử dụng phổ biến phương pháp sau: Phương pháp so sánh Phương pháp so sánh dựa nguyên tắc so sánh trực tiếp chào hàng với Các chảo khách hàng khác gửi đến, chảo hàng có điều kiện thương mại khác nhau: khác đơn vị đo lường, đồng tiền tính giá, điều kiện toán, điều kiện sở giao hàng Do để so sánh ta phải quy chuẩn chào hàng, đưa chào hàng có điều kiện tương đồng Việc quy chuẩn gồm: - Quy chuẩn đơn vị đo lường - Quy chuẩn đơn vị tiền tệ - Quy dẫn m - Quy dẫn điều kiện tín dụng Giữa giá hàng tốn thời điểm Tụ với giá hàng toán thời điểm T,, sử dụng cơng thức quy đổi sau: Py= P,~P,x Txr Trong đó: T = Tị- Tọ r : Tỷ lệ lãi suất tín dụng Pạ: Giá hàng toán thời điểm Tụ P,: Giá hàng toán thời điểm T, Trong điều kiện toán chào hàng phức tạp, tính theo phương pháp tháng tín dụng bình qn theo cơng thức sau: