Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH KHOA VĂN BẢN VÀ CƠNG NGHỆ HÀNH CHÍNH GIÁO TRÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRONG Cơ QUAN NHÀ Nước (Đào tạo Đại học Hành chính) NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT HÀ NỘI - 2009 Tập th ể biên soạn: T S LƯU KIẾM THANH (Chủ biên) ThS BÙI XUÂN L ự CN LÊ ĐÌNH CHÚC LỜI NĨI ĐẦU Hành vãn phịng đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Trong trình hoạt động quản lý nhà nước, hành vãn phịng vừa phương tiện, vừa sản phẩm q trình đó, dùng đê ghi chép truyền đạt định quàn lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quàn lý ngược lại Trong việc đào tạo đại học hành chính, kiến thức hành vãn phịng có ý nghĩa quan trọng Sách biên soạn theo chương trình đào tạo Đại học hành Bộ Giáo dục Đào tạo phê chuẩn nhằm cung cấp khái niệm bản, sở pháp lý kỹ cần thiết việc xây dựng tổ chức cơng tác hành vãn phịng quan, tổ chức Mặc dù có số ví dụ minh hoạ đưa sách, để học tập tốt môn học này, sinh viên cần tổ chức đê tìm hiểu thêm thực tế cơng tác hành vãn phịng quan, đối chiếu thực tế với lý luận nhằm làm sáng tỏ nội dung bán đại mon học Do môn học liên quan đến nhiều lĩnh vực khác hành học, thực tế cơng tác hành văn phịng tồn nhiều vấn để chưa giải quyết, với hạn chế trình độ tác giả, sách khó tránh khỏi hạn chế định Các tác giả Khoa Văn Cơng nghệ hành mong nhận đóng góp ý kiến bạn đọc Học viện để tiếp tục hoàn thiện sách phục vụ có kết việc đào tạo nguồn nhân lực cho hành nhà nước KHOA VẤN BẢN VÀ CƠNG NGHỆ HÀNH CHÍNH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH MỞ ĐẦU Văn phịng có chức tham miru, tổng hợp, giúp việc quản lý hậu cần quan, tổ chức Xây đựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiộu công tác lãnh đạo Chính việc táng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tố chức cần quan tâm đặc biệt Tuy nhiên, số quan, tổ chức cịn có nhận thức chưa thật đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, chưa quan tâm mức việc chãm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng, chi đạo cơng tác tạo điều kiộn để vãn phịng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan, tổ chức điều hành công việc Thêm nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành vãn phịng, cịn lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thơng áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng giúp quan, tổ chức đảm báo tính liên tục, ổn định, tập trung vào đại hoạt dọng cong vụ minh Do dó, viẹc dưa mon học vè nghiẹp vụ hành văn phịng vào chương trình đại học hành cần thiết Khái niệm nghiệp vụ hành vãn phịng phong phú, bao gồm tác nghiệp thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư lưu trữ Sự am hiểu tường tận thực thục kỹ thuật, nghiệp vụ hành văn phịng sở quan trọng để tiến hành có hiệu hoạt động công vụ Về tổng thể, vấn đề nghiệp vụ kỹ thuật hành vãn phịng giải có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu công tác điều hành quản lý quan, tổ chức? Để giải vấn đề đó, cần lưu ý yếu tố sau có liên quan đến nghiệp vụ kỹ thuật hành chính: - Tổ chức lao động thực nghiệp vụ hành vân phịng; nghiên cứu áp dụng mơ hình tổ chức tối ưu quan, tổ chức; - Pháp chế nghiệp vụ hành văn phịng; - Phương pháp tổ chức hoạt động, bố trí xếp công việc công sở sử dụng phương tiện làm việc quan; - Phương pháp kiểm tra, điều hành hoạt động cấp dưới; quy trình kỹ thuật tiến hành hội họp; v.v - Công tác hậu cần; - Kỹ thuật thu thập, xử lý thông tin; kỹ thuật chế tác văn bản, tổ chức báo quản sử dụng vãn bản; - Kỹ thuật giao tiếp; - Đào tạo không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ công chức văn phịng; Các hoạt động nêu mang tính chất tổ chức (tổ chức hội họp, tiếp khách, cơng tác ), mang tính "nghiệp vụ văn thư" ("bàn giấy") tuý Chúng không diễn cách biệt lập, mà có thê đan xen ln ln có mối quan hệ chặt chẽ với Việc nắm vững kiến thức mang tính lý thuyết áp dụng thục kỹ liên quan đến hoạt động, điều kiện tiên đảm bảo cho hoạt động có hiệu quan, tổ chức, đồng thời đế có quan niệm đắn nhiệm vụ văn phòng, nhiệm vụ công chức lãnh đạo chun viên văn phịng, từ có định hương việc tuyển chọn, đào tạo bồi dưỡng cơng chức văn phịng Tuy nhiên, vấn đề liên quan đến công tác nhân sự, hoạt động quản trị hậu cần, đặc biệt kỹ thuật xây dựng ban hành văn quản lý có tính chất chun mơn đặc biệt, khơng xem xét phạm vi môn học này, mà nhiệm vụ môn học khác, riêng biệt "Quản trị cơng sở' "Kỹ thuật xây (lipìg ban liànli văn quản lý hành nlià nước" Như mục tiêu môn học cung cấp cho học viên kiến thức lý luận chức năng, nhiệm vụ, vai trò văn phòng; sở lý luận kỹ thực tế tiến hành số hoạt động nghiệp vụ hành vãn phịng như: đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, tổ chức hội họp, thực công tác hậu cần, tiến hành giao tiếp hành chính, cơng tác văn thư (trừ xây dựng ban hành văn bản) công tác lưu trữ Là phận hành học, mơn học " Hành clìínli van phơng c quan nhà nưỡc" khòng tốn mọt cách biệt lập, mà có liên quan chặt chẽ với nhiều mơn học khác Chính vậy, nội dung chương trình viết sở nghiên cứu thành tựu lý luận thực tiễn chung hành học từ quan điểm phương pháp luận Mác-xít vào đường lối, chủ trương Đảng Nhà nước Và đó, để hiểu nắm vững kiến thức môn học, sinh viên không chí giới hạn hệ thống khái niệm tuv thuộc lĩnh vực hành vãn phịng, mà cịn phải vận dụng tri thức thuộc môn học khác có liên quan, đặc biệt kiến thức luật hành chính, quản trị sở, quản trị nhân sự, kỹ thuật xây dựng ban hành văn quản lý hành nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin quán lý, v.v Hiện đại hố trị quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước coi chủ trương Nhà nước ta công cải cách hành quốc gia Để thực tốt chủ trương này, khơng thể khơng ngừng cải tiến hồn thiện hoạt động hành vãn phịng, nghiên cứu thấu đáo tìm kiếm giải pháp tối ưu nội dung kỹ thuật tiến hành nghiệp vụ hành văn phịng Đó hoạt động địi hỏi quan tâm chi quan, tổ chức chức có thẩm quyền, nhà chun mơn, mà cịn nhiệm vụ cán bộ, cơng chức 'đang thực thi cơng vụ có liên quan đến nghiệp vụ hành văn phịng, trách nhiệm cử nhân hành tương lai 6.2 Nội dung cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ; - Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hoá tài liệu; - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, thực nghiêm túc quy chế xuất - nhập tài liệu; - Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hư hỏng Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu bao gồm: + Chất lượng nguyên liệu trình chế tác; + Điều kiện thiên nhiên khắc nghiệt loại côn trùng huỷ hoại tài liệu + Điều kiện bảo quản sử dụng 6.3 Những yêu cầu c sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ - Yêu cầu nhà kho: địa điểm, thiết kế, kiến trúc thơng thống - u cầu trang thiết bị: bìa, cặp, hộp, hịm, tủ giá để tài liệu - Yêu cầu trang thiết bị chuyên dụng: dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm, chống nấm mốc, côn trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ v.v Ngồi yêu cầu nêu trên, cần nắm phương pháp bảo quản quản lý tài liệu lưu trữ Tỏ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 7.1 K hái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu phòng, kho lun trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà 180 nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá, quàn sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng cơng dân 7.2 Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ a) Mục đích trị Các tài liệu lưu trữ đưa phục vụ, nghiên cứu, thực nhiệm vụ trị, đường lối, sách Đảng Nhà nước, phục vụ đấu tranh trị, ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước b) Mục đích kinh t ế Dùng tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu, giải vấn đề dự báo, kế hoạch hoá phát triển kinh tế đất nước, cải tiến tổ chức quản lý kinh tế c) Mục đích khoa học Tài liệu lưu trữ sử dụng vào việc nghiên cứu, giải vấn đề khoa học cấp thiết, phục vụ cho mục tiêu kinh tế, xã hội đất nước 7.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tuỳ theo yêu cầu, tính chất đặc điểm sử dụng tài liệu lưu trữ, quan trung ương địa phương áp dụng hình thức sau: a) T ổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc Đây hình thức tổ chức sử dụng tài liệu phổ biến rộng rãi, có tính truyền thống Để hình thức đạt hiệu cao cần ý vấn đề sau: 181 - Xây dựng cơng cụ tra cứu khoa học phịng, kho lưu trữ; - Hướng dẫn sử dụng công cụ tra tìm tài liệu; - Những tài liệu quý cần chụp microphim, cần cấp tài liệu cho người có nhu cầu; - Phối hợp hoạt động cán nghiên cứu khoa học cán phụ trách phịng đọc việc phân tích, thống kê tài liệu nghiên cứu b) Triển lãm tài liệu lưu trữ Là hình thức sử dụng tài liệu lun trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền Đề tài triển lãm đa dạng phong phú, bao gồm tài liệu vấn đề cấp thiết đời sống trị, xã hội nước; kỷ niệm ngày sinh nhà hoạt động trị, xã hội, khoa học ; tài liệu phản ánh kiện lịch sử Các hình thức triển lãm sử dụng thường xun khơng thường xuyên, cố định lưu động Khi tiến hành triển lãm phải nghiên cứu lập kế hoạch chuẩn bị mặt để triển lãm đem lại hiệu quả, đạt mục đích định c) Cấp phát clìiũig nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Giấy chứng nhận lưu trữ loại văn có giá trị pháp lý, cho biết nội dung có tài liệu kho lưu trữ ghi rõ dân liệu tra tìm chúng - Bản lục lưu trữ toàn văn tài liệu lưu trữ, có chứng thực quan lun trữ - Bản trích lục phần tài liệu lưu trữ liên 182 quan đến vấn đề, việc cá nhân, có chứng thực quan lưu trữ d) Viết đáng báo, phái thanh, truyền hình Đây hình thức sinh động, hấp dẫn có tính thuyết phục cơng tác tun truyền, vận động Nội dung công bố phương tiện thông tin đại chúng đa dạng, phong phú, đề cập đến nhiều vấn đề đời sống trị, xã hội đất nước e) Công bô tài liệu hai trữ Nội dung công bố tài liệu lưu trữ bao gồm: chọn để tài, xác định thê loại hình thức công bố, sưu tầm, phát lựa chọn tài liệu Yêu cầu tài liệu công bô phải đảm bảo tính khoa học, mới, cụ thể thiết thực Cần xác định thể loại cơng bố phù hợp Có thể áp dụng thể loại khoa học, theo lĩnh vực hoạt động khác ứ ng dụng còng nghệ thông tin vào công tá c lưu trữ Nhằm thực mục số Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng năm 1997 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường chi đạo công tác lưu trữ thời gian tới, Cục Lun trữ Nhà nước Công vãn số 608/LTNN - TTCN ngày 19 - 111999 ban hành "Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vãn thư lưu trữ, theo ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) lưu trữ việc áp dụng công cụ tin học để thực hiẹn việc lập (JSD L quán lý, tra tìm tài liệu lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ cần đảm bảo yêu cầu chung ứng dụng CNTT văn thư (Xem Chương II Công tác vân thư) CSDL 183 tra tìm tài liệu lưu trữ sử dụng phần mềm Lotus Notes phần mềm có chuẩn liệu O D BC (Open Database Connectivity) Các khâu nghiệp vụ bản: a) Pliân tích thiết kê' hệ thống chuẩn bị lập CSDL bao gồm: - X ác định thể loại kho lưu trữ: Kho lưu trữ hành, lưu trữ cố định, - X ác định tình trạng tài liệu cơng cụ tra cứu kho lưu trữ; - X ác định nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ; - X ác định đối tượng, thứ tự ưu tiên cần lập CSD L tổng số tài liệu lưu trữ; - X ác định thể loại CSDL: + CSDL quản lý phông lưu trữ; + CSDL quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ; + CSLD quản lý công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ - Xây dựng bảng phân loại thông tin tài liệu lưu trữ - X ác định danh mục nhu cầu khai thác đầu CSDL b) Chuẩn thông tin đầu vào tài liệu lưu trữ lập theo phông lưu trữ, theo hồ sơ theo vân bán hồ sơ - Chuẩn thông tin đầu vào mô tả sau: Tên kho lưu trữ, mã kho lưu trữ Tên phông, mã phông lưu trữ Số lưu trữ 184 Mục lục số Hồ sơ số Ký hiệu thông tin Tiêu đề hồ sơ Chú giải Thời gian bắt đầu kết thúc hồ sơ Bút tích Ngơn ngữ 10 Số lượng tờ 11 Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn Có thời hạn 12 Những tài liệu kèm theo: Ảnh; Phim; Bản đồ; Đồ thị 13 C hế độ sử dụng 14 Tinh trạng tài liệu: a- Rách, thủng c- Chữ mờ sau: b- Nấm mốc d- Rịn mủn Chuẩn thơng tin đầu vào văn mô tả Sô lưu trữ: Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin Số ký hiệu văn Ngày, tháng văn Tác giả vãn hản Người ký Chức vụ Trích yếu nội dung Từ khố 185 Tờ số 10 Bản Bản 11 Ngôn ngữ c) Chuẩn thông tin đầu Chuẩn thơng tin đầu tài liệu lưu trữ theo đơn vị tin đầu vào theo số nội dung thông tin nhiều đơn vị tin đầu vào, thí dụ: Mục lục hồ sơ chuyên đề, kiện phông lưu trữ; mục lục hồ sơ địa danh, tên người phông lưu trữ thực sau: MỤC LỤC HỔ S THEO CHUYÊN ĐỂ, s ự KIỆN, ĐỊA DANH, TÊN NGƯỜI TRONG CÁC PHÔNG LƯU TRỮ Tên: STT Tiêu đề hồ sơ Địa hồ sơ Tên phịng Thời gian hồ sơ Sơ' lượng tờ Ngơn ngữ Ghi - Mục lục hồ sơ năm lưu trữ; Mục lục hồ sơ đơn vị tổ chức phông lưu trữ thực sau: 186 MỤC LỤC HỔ S MỘT NĂM CỦA MỘT PHÔNG Lưu TRỮ: MỤC LỤC HỔ S CỦA MỘT ĐƠN VỊ T ổ CHỨC TRONG MỘT PHÔNG LƯU TRỮ Tên: srr Tiêu đề hổ sơ Địa Thời gian hồ sơ lượng tờ Ngôn ngữ Ghi hồ sơ Số - Mục lục hồ sơ phông lưu trữ thực sau: MỤC LỤC HỔ S PHÔNG LƯU TRỮ Hồ sơ HỒ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Thời gian bảo quản Ghi - Mục lục vãn hồ sơ thực sau: MỤC LỤC VÃN BẢN TRONG H s s ố : STT Số Ngày Trích Tác giả k ý h iệ u th n g yếu nội v ăn bùn văn văn dung Tờ sô' Ghi 187 MỤC LỤC Trang Lời nói đ ầu Mở đ ầ u Chương / VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PH Ò N G I Tổng quan văn phòng Khái niệm văn phòng Chức văn phòng 12 Nhiệm vụ văn phòng 13 II Tổ chức lao động văn phòng 16 Khái niệm tổ chức lao động vãn phòng 16 Ý nghĩa việc tổ chức lao động văn phòng 18 III Thông tin 21 Khái niệm thơng tin quản lý hành c h ín h 21 Phân loại thông tin 25 Chế độ thông tin báo c o 29 Những nguyên tắc quy trình tổ chức thơng tin 34 Củng cố kiện tồn cơng tác thơng tin 40 IV Lập chương trình, kế hoạch công t c 42 188 Khái niệm chương trình, kế hoạch công tá c 42 Căn để lập chương trình, kế hoạch cơng tác 43 Phân loại chương trình, kế hoạch cơng t c 44 Những yêu cầu chương trình, kế h o ch 45 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tá c 47 V Tổ chức hội h ọ p 48 Khái niệm hội họp 48 Ý nghĩa cùa hội h ọp 49 Phân loại hội họp 49 Quy trình tổ chức hội họp 51 Quản lý nhà nước công tác hội h ọ p 55 VI Tiếp k h ch 59 Khái niệm "tiếp khách" 59 Tổ chức tiếp cơng dân có đề nghị, yêu cầu, khiếu nại, tỏ cáo 61 Tổ chức tiếp khách viếng thăm, giao d ịc h 68 VII Công tác hậu c ầ n 89 Nhiệm vụ công tác hậu c ầ n .89 Những yêu cầu hậu cần 90 Những nội dung hậu cầ n 92 Nghệ thuật làm cơng tác hậu cần văn phịng 97 VIII Thòng k e 98 IX - Hiện đại hoá cơng tác văn phịng 102 Mục tiêu đại hố cơng tác văn phòng 102 Những nội dung đại hố cơng tác 189 văn p hịng 103 Tài liệu tham khảo chương 104 Chương II CÔNG TÁC VÃN THƯ 106 I Tổng quan công tác văn thư 106 Khái niệm công tác văn th 106 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư 107 Những yêu cầu công tác văn thư 108 Nội dung công tác văn th 109 Tổ chức công tác văn thư 110 Hiện đại hoá công tác văn th 113 II Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư 115 Tổ chức giải quản lý văn đến .115 Tổ chức giải quản lý văn đ i 120 Tổ chức giải quản lý văn nội b ộ 125 Tổ chức giải quản lý văn m ậ t 126 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 135 Công tác lập hồ sơ 139 ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th 152 Tài liệu tham khảo chương II 160 Chương II I CÔNG TÁC LUU TRỮ 161 I Tổng quan công tác lưu trữ 161 Một số khái niệm b ả n 161 Chức năng, nội dung, tính chất ngun tắc quản 190 lý cơng tác lưu trữ .163 Một số vấn đề phương hướng hoàn thiện công tác lưu trữ 166 II Các khâu nghiệp vụ lưu trữ 167 Phân loại tài liệu lưu trữ 167 Đánh giá tài liệu lưu trữ 169 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ 174 Thống kê tài liệu lưu trữ 176 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 178 Bảo quản tài liệu lưu trữ 179 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 180 ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác lưu trữ 183 191 GIÁO TRÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRONG C QUAN NHÀ NƯỚC Chịu trách nhiệm xuất bản: TS PHẠM VĂN DIÊN liên tập sửa bóng: Nguyễn Kim Dung, Trịnh Thị Liên Xẽbìa: Nguyễn Huy Hà NHÀ X U Ấ T BẢ N K H O A HỌC VÀ K Ỹ TH U Ậ T 70 Trần Hưng Đạo, Hà Nội Ir 2000 cuốn, khổ 14,5 X 20,5 cm, Nhà in Khoa học Công nghộ Si ký kế hoạch xuất 209-2009/CXB/729.1- 10/KHKT, Cục xiuất bin;ấp ngày 18 tháng năm 2009 Qijết định xuất số 378/QĐXB/NXBKHKT, cấp ngày 10 tháng 12 nám 200» Ir x>ng nộp lưu chiểu tháng 12 năm 2009