Đang tải... (xem toàn văn)
Khởi động chương trình Word 2010 Để khởi động chương trình soạn thảo văn bản Word 2010, bạn có thể thực hiện theo các cách như sau: Cách 1: Vào menu Start> All Programs>Microsoft Office>
Trang 1UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG
Biên soạn: Th.S Ngô Thị Phương Dung
TIN HỌC VĂN PHÕNG TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO
(DÀNH CHO ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN)
Kon Tum, 2018
193/QĐ-CĐCĐ 10/03/2023 16:28:42
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, đa phần người sử dụng văn phòng đều sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng của hãng Micrsoft với nhiều tính năng ưu việt Trong phạm vi giáo trình này sẽ giúp người đọc có thể nắm bắt được kiến thức về tin học văn phòng nâng cao, kiến thức về quản lý dữ liệu từ một kho dữ liệu Người đọc sẽ có kỹ năng xây dựng được những văn bản, bảng tính với độ phức tạp cao, đáp ứng được nhiều yêu cầu phức tạp từ thực tế Thông qua giáo trình này, người đọc có thể xây dựng cho mình một chương trình quản lý dữ liệu, quản lý các công việc hàng ngày của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả
Trong giáo trình này chúng tôi đưa ra phần lý thuyết và bài tập thực hành áp dụng cho từng phần nhằm giúp cho người học có thể tiếp thu, vận dụng một cách dễ dàng
Mục đích của giáo trình trang bị cho học viên kiến thức và kỹ năng:
- Học viên có khả năng soạn thảo, trình bày một văn bản cơ bản trong Micorsoft Word 2010, đồng thời có thể quản lý được tài liệu của mình theo nhiều cách thức khác nhau
- Học viên có khả năng xử lý tính toán với nhiều bộ dữ liệu phức tạp và biểu diễn dữ liệu đó dưới nhiều dạng khác nhau trong Microsoft Excel 2010
- Học viên hiểu được thế nào là bài thuyết trình, xây dựng và quản lý được bài thuyết trình dựa trên bộ soạn thảo Microsoft PowerPoint 2010
Trang 3MỤC LỤC
MÔ ĐUN 1 TIN HỌC VĂN PHÒNG CƠ BẢN 7
BÀI 1 XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN 7
1 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN 7
1.1 Khái niệm văn bản 7
1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản 7
2 HỆ SOẠN THẢO MICROSOFT WORD 8
2.1 Giới thiệu hệ soạn thảo Microsoft Word 8
2.2 Khởi động và thoát khỏi chương trình Word 2010 9
2.3 Thao tác cơ bản trong Word 2010 14
2.4 Biên tập nội dung văn bản 22
2.5 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt 26
5.2 Phân phối văn bản 48
6 SOẠN THÔNG ĐIỆP VÀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 50
BÀI TẬP THỰC HÀNH: 52
BÀI 2 SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN 61
1 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH VÀ TRÌNH CHIẾU 61
Trang 41.2 Phần mềm trình chiếu 61
2 SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH CHIẾU 62
2.1 Làm việc với phần mềm PowerPoint 2010 62
2.2 Làm việc với bài thuyết trình 65
2.3 Làm việc với trang thuyết trình (Slide) 67
3 XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH 72
5.4 Chèn âm thanh / video vào Slide 7
6 CHUẨN BỊ, TRÌNH CHIẾU VÀ IN BÀI THUYẾT TRÌNH 7
Trang 53.1 Nhập dữ liệu vào ô 23
3.2 Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô 24
3.3 Sao chép, di chuyển nội dung của ô 26
4 THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH 26
7.2.3 Tùy chỉnh kiểu cho đồ thị 51
7.2.4 Tùy chỉnh tông màu cho đồ thị 51
8 KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI TRANG TÍNH, BẢNG TÍNH 52
8.1 Trình bày trang tính để in ra 53
8.2 Kiểm tra và in 54
8.3 Phân phối trang tính 56
BÀI TẬP THỰC HÀNH 57
MÔ ĐUN 2 TIN HỌC VĂN PHÒNG NÂNG CAO 60
1 THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 60
1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp 60
1.2 Áp dụng mẫu (Template) 65
Trang 62 ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO 67
2.1 Định dạng văn bản 67
2.2 Đoạn 78
2.3 Cột 84
3 THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT 97
3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài 98
5.2 Bảo vệ tài liệu 134
BÀI 2 SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO 158
1 LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIẾU 158
1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu 158
1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả 159
2 TRANG THUYẾT TRÌNH CHỦ VÀ CÁC MẪU 161
2.1 Trang thuyết trình chủ (trang chủ) 161
2.2 Mẫu 164
3 CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 174
3.1 Định dạng các đối tượng đồ họa, tranh ảnh 175
3.2 Sử dụng đồ thị, sơ đồ 182
3.4 Đa phương tiện trong trang chiếu: âm thanh, đoạn phim, hoạt hình 186
4 LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢN TRÌNH CHIẾU 189
4.1 Liên kết, nhúng 189
Trang 74.2 Nhập, xuất 190
5 QUẢN LÝ CÁC BẢN TRÌNH CHIẾU 191
5.1 Trình chiếu theo yêu cầu 191
5.2 Thiết lập cách thức trình bày 193
5.3 Kiểm soát việc chiếu các trang 194
BÀI 3 XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO 197
1 THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 197
1.1 Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính 197
3.1 Ghi chú (Comment) nội dung trang tính 286
3.2 Lần vết các thay đổi đối với bảng tính 290
BÀI TẬP THỰC HÀNH 293
Trang 8MÔ ĐUN 1 TIN HỌC VĂN PHÕNG CƠ BẢN
BÀI 1 XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN
1.1 Khái niệm văn bản
bằng một ngôn ngữ hay một loại kí hiệu nhất định Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên
kết chặt chẽ và hướng tới 1 mục tiêu giao tiếp nhất định 1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản
báo, đơn từ, báo cáo, … Ngày nay, văn bản được soạn thảo trên máy tính ngày càng phổ biến, với nhiều điểm vượt trội hơn so với việc soạn thảo bằng các phương tiện truyền thống Văn bản khi được soạn thảo trên máy tính được thực hiện độc lập giữa việc gõ văn bản và trình bày, ngoài ra trong văn bản còn có thể chứa nhiều nội dung khác như hình ảnh, công thức toán học, bảng biểu, … Để có thể soạn thảo văn bản trên máy tính, chúng ta cần phải cài đặt cho máy tính một hệ soạn thảo văn bản
Trang 9Hệ soạn thảo văn bản là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn thảo văn bản Một số chức năng chính của hệ soạn thảo văn bản bao gồm:
- Tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và in ấn tài liệu
- Sao chép, dán, di chuyển và xóa văn bản trong một tài liệu
- Định dạng văn bản như loại font chữ, in đậm, gạch chân hoặc nghiêng - Tạo và chỉnh sửa bảng biểu
- Chèn các yếu tố từ các phần mềm khác như hình ảnh minh họa - Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp
- Xử lý văn bản bao gồm một số công cụ để định dạng các trang
Ngày nay, có nhiều ứng dụng soạn thảo và xử lý văn bản khác nhau, một trong những ứng dụng được sử dụng rộng rãi đó là hệ soạn thảo Microsoft Word của hãng Microsoft; WordPerfect của Corel; Writer nằm trong bộ phần mềm mã nguồn mở OpenOffice
2 HỆ SOẠN THẢO MICROSOFT WORD 2.1 Giới thiệu hệ soạn thảo Microsoft Word
Hệ soạn thảo Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay của hãng Microsoft, nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô, các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn Ngoài ra, trong Word các công cụ hỗ trợ soạn thảo ngày càng phát triển như công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp với nhiều ngôn ngữ soạn thảo khác nhau để hỗ trợ người sử dụng,…
Hệ soạn thảo Word là một phần của bộ phần mềm Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với nhiều ứng dụng trong bộ phần mềm như Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook
Phiên bản Word 2010 trở đi có sự cải tiến lớn về mặt giao diện Vì vậy, giáo trình sẽ tập trung trình bày về hệ soạn thảo Word 2010
Trang 102.2 Khởi động và thoát khỏi chương trình Word 2010
2.2.1 Khởi động chương trình Word 2010
Để khởi động chương trình soạn thảo văn bản Word 2010, bạn có thể thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Vào menu Start> All Programs>Microsoft Office>Microsoft Word 2010
Cách 2:
- Bạn chọn vị trí cần lưu văn bản
- Sau đó vào Menu file trên của sổ Window (hoặc click chuột phải lên vùng
trống bên vùng phải của cửa sổ) sau đó bạn chọn New>Microsoft Office
Word Document
- Một file văn bản mới được khởi tạo, bạn đặt tên cho file mới tạo
- Click đúp chuột vào file vừa tạo để mở cửa sổ soạn thảo chương trình Microsoft Word 2010
Cách 3: Click đúp chuột lên biểu tượng trên màn hình nền Desktop của Window
2.2.2 Thoát khỏi chương trình Word 2010
Để thoát khỏi chương trình soạn thảo văn bản Word 2010, bạn có thể thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Click vào biểu tượng phía trên bên phải của màn hình chương trình soạn thảo văn bản
1
Trang 11Cách 2: Click vào biểu tượng Customize Quick Access Toolbar ở góc trên
cùng bên trái của cửa sổ soạn thảo> Close
Cách 3: Click vào thẻ File > chọn lệnh Exit để đóng tất cả chương trình soạn
thảo văn bản Microsoft Word 2010
Cách 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
2.2.3 Giao diện làm việc của chương trình Word 2010
Với thanh Menu và thanh công cụ theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng thẻ riêng biệt trên Menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu Menu cũ của bộ Microsoft Office 2003
Trong chương trình Word 20010, thanh Ribbon có 3 thành phần cơ bản đó là: Thẻ (Tab), nhóm (Group) và lệnh (Command)
phía trên, bao gồm các thẻ như: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View Mỗi thẻ đại diện cho một vùng hoạt động riêng biệt, cụ thể như sau:
+ Thẻ Home: Sử dụng cho các định dạng và các thao tác cơ bản như sao chép, cắt dán văn bản…
+ Thẻ Insert: Sử dụng cho công việc chèn bảng biểu, hình ảnh,…
Thanh Ribbon
2
Trang giấy soạn thảo văn bản
Thanh tiêu đề
Thanh trạng thái
Trang 12+ Thẻ References: Dùng trong các chức năng tạo mục lục tự động, trích dẫn tài liệu tham khảo, …
+ Thẻ Mailings: Sử dụng cho các thao tác tạo và trộn thƣ
+ Thẻ Review: Thiết lập mật khẩu bảo vệ văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, … + Thẻ View: Hiển thị các chế độ xem văn bản
tƣợng có liên quan mật thiết với nhau + Đối với thẻ Home có các nhóm sau:
+ Đối với thẻ Insert có các nhóm sau:
+ Đối với thẻ Page Layout có các nhóm sau:
+ Đối với thẻ References có các nhóm sau:
+ Đối với thẻ Maillings có các nhóm sau:
+ Đối với thẻ Review có các nhóm sau:
Trang 13+ Đối với thẻ View có các nhóm sau:
Nếu như bạn click ra ngoài bức ảnh, thẻ Format sẽ biến mất
2.2.4 Hiển thị văn bản
Sự thay đổi chế độ hiển thị sẽ không làm thay đổi nội dung văn bản, nó chỉ thay đổi cách nhìn của bạn đối với văn bản Bạn có thể sử dụng các nút trên thanh trạng thái nằm bên dưới cửa sổ soạn thảo để tùy chỉnh giữa các chế độ
Print Layout
Trang 14* Chế độ Print Layout: Chế độ này sẽ hiển thị chi tiết văn bản, các định dạng và đồ họa được hiển thị chính xác như khi chúng xuất hiện trên trang in Chế độ này thường dùng để kiểm tra cách trình bày thiết kế, bố cục, xử lý văn bản và đồ họa trước khi in ấn
* Chế độ Web Layout: Chế độ này sẽ hiển thị văn bản dưới dạng Web Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực tuyến các văn bản Word thông thường Văn bản được hiển thị chế độ này sẽ không có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy
đổi hiển thị văn bản khi làm việc như phóng to/thu nhỏ kích thước hiển thị văn bản trên màn hình, hiển thị văn bản trên hai vùng đồng thời
* Phóng to/thu nhỏ màn hình: Bạn có thể phóng to/thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn bản bằng cách vào menu View/Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control để chọn tỉ lệ phần trăm hiển thị
* Hiển thị hai vùng văn bản đồng thời: Trong quá trình soạn thảo, đôi khi bạn muốn tách màn hình hiển thị ra để thấy hai phần văn bản khác nhau cùng một lúc Để tách màn hình hiển thị ra làm hai phần, bạn thực hiện bằng lệnh View/split và bỏ việc chia cửa sổ bằng lệnh View/remove split
Trang 152.2.5 Thiết lập ngôn ngữ soạn thảo
Ngôn ngữ soạn thảo thường được mặc định trong Word là tiếng Anh Vì vậy, khi bật chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động, bạn phải thiết lập ngôn ngữ cho
hệ thống Word phù hợp với ngôn ngữ bạn đang soạn thảo để tính năng kiểm tra
trong Word 2010, bạn thao tác như sau:
Review/nhóm Language/ lệnh
Language, bạn chọn tính năng Set
Proofing Language để mở hộp thoại
+ Nút Set As Default: Dùng để chuyển ngôn ngữ được chọn thành ngôn
ngữ soạn thảo mặc định Nếu bạn lựa chọn lệnh này, hệ thống sẽ hỏi lại
một lần nữa Lúc này, bạn có thể chọn Yes để thiết lập, No để hủy bỏ thiết
lập mặc định
+ Nút lệnh OK để hoàn thành thiết lập, Cancel để hủy thiết lập
2.3 Thao tác cơ bản trong Word 2010
2.3.1 Tìm và mở một văn bản có sẵn
Để mở 1 văn bản đã lưu trong máy tính, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau đây:
Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O
Trang 16Cách 2: Click chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar > Open Hộp thoại Open hiển thị ra, bạn chọn file cần mở rồi nhấn nút Open
Cách 3: Nhấn chuột vào Thẻ File > Open
Tại hộp thoại Open, bạn tìm đường dẫn đến văn bản muốn mở bằng thao tác như sau:
- Chọn nơi lưu trữ văn bản bằng cách lựa chọn từ các ổ đĩa hiển thị dọc bên trái hộp thoại
- Để lựa chọn file văn bản cần mở, bạn kích đúp chuột trái vào tên file văn bản đó hoặc kích chuột trái vào file rồi nhán nút Open trên hộp thoại Lúc này màn hình Word sẽ mở ra nội dung file văn bản đó
2.3.2 Chuyển một tài liệu từ định dạng khác thành văn bản làm việc
Word 2010 cho phép người sử dụng có thể sao chép, chuyển đổi một tài liệu khác từ định dạng bảng tính Excel, trang trình chiếu, … thành định dạng văn bản trong word, giúp người dùng thao tác dữ liệu và in ấn một cách đơn giản hơn Thao tác này được thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn nội dụng tài liệu từ các định dạng khác như định dạng bảng tính
Excel, trang trình chiếu PowerPoint, … cần sao chép vào tài liệu Sau đó nhấn
phải chuột vào vùng chọn rồi chọn lệnh Copy từ danh sách xổ xuống hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Trang 17Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí mà bạn
muốn sao chép dữ liệu từ định dạng khác vào văn bản trong chương trình soạn thảo
Word 2010 Sau đó, trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home, nhóm Clipboard và mở rộng lệnh Paste, rồi chọn
lệnh Paste Special hoặc sử dụng tổ hợp phím Alt + Ctrl + V
Bước 3: Hộp thoại tùy chọn
Paste Special hiển thị, bạn chọn định dạng muốn chuyển đổi trong hộp thoại As Sau đó nhấn nút OK để hoàn thành chuyển đổi
- Microsoft Excel Worksheet Object: Chuyển đổi từ định dạng bảng tính Excel
- Bitmap: Chuyển đổi từ định dạng hình ảnh - HTML Format: Chuyển đổi từ định dạng Web
Trang 182.3.3 Tạo lập văn bản mới a Tạo lập file văn bản mới
Để tạo một văn bản mới trong Word 2010 bạn có thể thực hiện theo các cách sau:
Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N
Cách 2: Nhấn chuột vào Thẻ File > New để hiển thị hộp thoại New Document,
sau đó bạn chọn Blank Document > Creat
Cách 3: Click chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar > New để hiển thị hộp thoại New Document, sau đó bạn chọn Blank Document > Creat
b Soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt * Font chữ, bảng mã và kiểu gõ
Để sử dụng được tiếng Việt trong hệ điều hành Windows thì ta cần phải cài đặt thêm các font chữ tiếng Việt và phần mềm gõ tiếng Việt Các phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng như ABC, Vietware, Vietkey, Unikey trong đó phần mềm Unikey được ưa chuộng vì có nhiều ưu điểm hơn so với các phần mềm khác
Mỗi Font chữ sẽ đi kèm với một bảng mã tương ứng, do đó khi soạn thảo tiếng Việt, bạn phải chọn bảng mã phù hợp với font chữ mà bạn đang sử dụng, nếu chọn không đúng thì văn bản bạn nhập vào sẽ không được hiển thị như ý muốn Các bộ Font chữ thông dụng hiện nay là:
- Bộ Font VNI: đây là bộ Font chữ khá đẹp, gồm nhiều Font chữ, tên Font chữ bắt đầu bằng chữ VNI
- Bộ Font Vietware: bộ Font chữ Vietware có hai họ: các Font chữ có tên bắt đầu bằng chữ SVN là họ Font chữ 1 byte, các Font chữ có tên bắt đầu bằng chữ VN là họ Font 2 byte
- Bộ Font TCVN3: bộ Font chữ này thường đi kèm với phần mềm gõ tiếng Việt ABC, đây là bộ Font chuẩn của quốc gia, tên Font chữ bắt đầu bằng ký tự "." (dấu chấm)
- Bộ Font Unicode: vì mỗi quốc gia đều có ngôn ngữ riêng nên việc sử
Trang 19dụng 1 loại Font chữ mà có thể hiển thị được tất cả các ngôn ngữ là điều mong muốn của các chuyên gia về công nghệ thông tin vì nó thuận tiện cho việc xử lý thông tin Sự ra đời của bộ Font Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn ngữ trong 1 Font chữ duy nhất Hiện tại, đây là Font chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới Do đó, khi học cũng như khi sử dụng tiếng Việt trên máy tính bạn nên chọn bộ Font Unicode
Vì bàn phím chúng ta đang dùng không có sẵn các ký tự tiếng Việt nên để gõ được các ký tự tiếng Việt như ô, ư, ê thì chúng ta phải sử dụng các tổ hợp phím Hiện nay có 2 kiểu gõ tiếng Việt thông dụng đó là kiểu gõ Telex và VNI Qui tắc gõ các tổ hợp phím cho kiểu gõ Telex và VNI như sau:
Ví dụ: Để gõ chữ ―Công Nghệ‖ Kiểu Telex: Coong Nghee Kiểu VNI: Co6ng Nghe6
Trang 20+ Kiểu gõ: Cho phép người dùng chọn kiểu gõ tiếng Việt: Telex, VNI,
+ Phím chuyển: Thiết lập tổ hợp phím nóng dùng để bật tắt tiếng Việt bằng tổ hợp phím CTRL+SHIFT hoặc ALT+Z
c Chèn ký hiệu đặc biệt vào văn bản
- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn ký hiệu
- Chọn thẻ Insert > Nhóm Symbols > Chọn
nút Symbol, hộp thoại Insert Symbol hiển thị,
bạn chọn ký hiệu phù hợp
- Để có thể xem được nhiều ký hiệu, bạn chọn lệnh More Symbols…
- Tại hộp thoại Symbol, ta thao tác như sau:
+ Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters để chèn các ký tự đặc biệt
+ Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các font symbol như: Wingdings, Symbol, Webdings,
Trang 212.3.4 Lưu văn bản
Bạn sẽ thực hiện lưu file văn bản bằng một trong các cách sau đây:
Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
Cách 3: Nhấn vào thẻ File > Save
Nếu file văn bản này trước đó chưa được lưu lần nào, thì hệ thống sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu chúng ta cung cấp một số thông tin như: vị trí lưu file, tên file cần lưu, …
1.Chọn vị trí cần lưu
2 Tên file cần
3 Định dạng văn bản
1 2
Trang 22Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cần cài thêm chương trình chuyển đổi, Microsoft Word 2010 cho phép bạn lưu tài liệu với định dạng Word 2003 Cụ thể có các định dạng lưu như sau:
2.3.5 Lưu văn bản đã tồn tại trong hệ thống với 1 tên mới
Nếu file văn bản trước đó đã được lưu trong hệ thống mà bạn muốn lưu
nó với 1 tên mới thì bạn thực hiện như sau: Chọn thẻ File> Save As
Lưu ý:
Để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ hoặc đề phòng trường hợp bị treo máy khi đang làm việc, bạn có thể sử dụng
chức năng sao lưu tự động theo chu kỳ bằng cách như sau: Chọn thẻ File >
Options > Chọn thẻ Save, sau đó đặt thời gian lưu tự động cho file văn bản, cuối
2
Trang 232.4 Biên tập nội dung văn bản
2.4.1 Các thành phần của văn bản
có một hoặc nhiều đoạn, trong một đoạn có thể có một hoặc nhiều câu, trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ và trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự Do đó khi nhập văn bản chúng ta cần phải tuân thủ các quy tắc như sau:
- Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space)
- Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu
chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) - Một đoạn được văn bản kết thúc bởi phím Enter
- Một trang được kết thúc bởi dấu ngắt trang (Page break)
2.4.2 Chọn văn bản
a Chọn khối văn bản
Để chọn một khối văn bản, bạn thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Nhấp giữ chuột trái từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn Cách 2:
- Nhắp chuột trái tại điểm đầu đoạn văn bản cần chọn để đặt con trỏ text 5
1
2
3
4. Đặt thời gian lưu tự động
Trang 24- Nhấn giữ phím Shift và nhấp chuột trái ở điểm cuối của đoạn văn bản cần
chọn Cách 3:
- Dùng các phím Home (về đầu), End (về cuối) đễ đặt con trỏ text
- Nhấn giữ phím Shift và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ
text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn
b Chọn toàn bộ văn bản
Để đánh dấu toàn bộ văn bản chúng ta có thể dùng những cách như sau:
Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A
Cách 2: Chọn Thẻ Home > Nhóm Editing >chọn nút lệnh Select > Select All
Cách 3: Sử dụng cách thức chọn khối văn bản như đã trình bày ở mục trên
2.4.3 ao ch p văn bản
a Sao chép dạng văn bản
Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format
Painter Bạn có thể dùng nó để sao chép dạng văn bản từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi nhất
- Bước 1: Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép - Bước 2:
muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác Bấm kép nút Format Painter
nếu bạn muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác
1
2
3
Trang 25- Bước 3: Để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần đánh khối chúng là xong
Lưu ý: Nhấn phím ESC để tắt chức năng Format Painter nếu trước đó bạn bấm
kép nút Format Painter
b Sao chép văn bản
- Bước 1: Đánh dấu chọn đoạn văn bản
- Bước 2: Vào thẻ Home > Nhóm Clipboard >Chọn nút
lệnh Copy (Ctrl + C)
- Bước 3: Đặt con trỏ text tại vị trí kết quả, sau đó vào thẻ
Home > Nhóm Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl
+ V)
2.4.4 Di chuyển đoạn văn bản
- Bước 1: Đánh dấu chọn đoạn văn bản
- Bước 2: Vào thẻ Home > Nhóm Clipboard > chọn nút lệnh Cut (Ctrl + X)
- Bước 3: Đặt con trỏ text tại vị trí kết quả, sau đó vào thẻ Home > Nhóm
Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl + V) 2.4.5 Xóa đoạn văn bản
Để thực hiện xóa một ký tự, một từ hay một đoạn văn bản, bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:
Cách 1: Nhấn phím Delete trên bàn phìm để xoá ký tự tại ví trí bên phải con trỏ
Trang 26Để thực hiện xóa khối văn bản, chúng ta cần chọn khối văn bản cần xóa,
sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím
2.4.6 Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) a Tìm kiếm (Find)
- Để tìm kiếm từ trong Word 2010 thì bạn chọn thẻ Home > nhóm Editing >
nút lệnh Find > Find hoặc bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F
- Hộp thoại Find and Replace hiển thị, bạn chọn thẻ Find, tại mục Find what
bạn nhập nội dung văn bản muốn tìm kiếm
- Hộp thoại Find and Replace hiển thị, bạn chọn thẻ Replace:
+ Mục Find what: bạn nhập từ, cụm từ muốn tìm kiếm để thay thế
+ Mục Replace with: bạn nhập từ, cụm từ thay thế
- Sau đó bạn nhấn vào các nút lệnh sau để hoàn tất việc tìm kiếm và thay thế:
+ Replace: Đánh dấu và thay thế từng từ đƣợc tìm thấy
+ Replace All: Thay thế tất cả các từ đƣợc tìm thấy
Nhập từ cụm từ muốn tìm
1 Nhập từ cụm từ muốn tìm
2 Nhập từ, cụm từ muốn
thay thế
Trang 272.5 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt
Trong quá trình soạn thảo văn bản, chúng ta không thể tránh khỏi các lỗi sai sót về chính tả, vì thế mà chúng ta luôn cần các công cụ kiểm tra lỗi chính tả một cách tự động để hạn chế các lỗi chính tả mắc phải
2.5.1 Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả
- Trên thanh Ribbon > thẻ File > Options
- Tại thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, ta đánh dấu hoặc hủy dấu tích ở mục Check spelling as you type để chọn hoặc hủy chọn kiểm tra lỗi chính
tả tự động
Lưu ý: Ngôn ngữ soạn thảo thường được mặc định trong MS Word là tiếng
Anh Vì vậy, khi bật chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động, bạn phải thiết lập ngôn
ngữ cho hệ thống MS Word phù hợp với ngôn ngữ bạn đang soạn thảo để tính
năng kiểm tra lỗi chính tả tự động mới được chính xác
2.5.2 Chế độ tự động sửa từ ngữ (Autocorrect)
xuyên xảy ra trong khi soạn thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử dụng
a Tạo một mục AutoCorrect
- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File>Options>Proofing>AutoCorrect
Options…,
- Tại hộp thoại AutoCorect:
+ Gõ tên tắt vào ô Replace
+ Nhập nội dung đầy đủ vào ô With
+ Click vào nút Add để tạo mục và click vào nút OK để hoàn thành
b Chèn một mục AutoCorrrect vào tài liệu
Để chèn AutoCorect vào tài liệu, bạn đưa dấu nháy con trỏ đến vị trí cần chèn, sau đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng (Spacebar), phím Tab hoặc Enter
c Xóa một mục AutoCorrrect
Trang 28Để xóa một mục AutoCorect, bạn vào lại cửa sổ AutoCorrect và chọn
mục cần xóa bên cột Replace sau đó click vào nút Delete
3.1 Định dạng văn bản (text)
Chữ đậm
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn in đậm
hợp phím Ctrl + B
Chữ nghiêng
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn in nghiêng
hợp phím Ctrl + I
Chữ gạch dưới
- Gạch dưới các từ: Để gạch dưới các từ trong chương trình soạn thảo văn
bản Word 2010, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn gạch chân dưới
Trang 29Bước 2 Tại thẻ Home > nhóm Font > chọn nút lệnh Underline hoặc
tổ hợp phím Ctrl + U
- Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn gạch dưới
Bước 2: Tại thẻ Home > nhómFont, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải Bước 3: Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only Nhấn OK
- Gạch nét đôi ở dưới từ:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn gạch dưới
Bước 2: Tại thẻ Home > nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải Bước 3: Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi, sau đó nhấn
OKđể hoàn tất
- Đường gạch dưới trang trí:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn gạch dưới
Bước 2: Tại thẻ Home > Nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên
phải
Bước 3: Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích, sau đó nhấn
OK để hoàn tất việc chọn đường gạch chân cho đoạn văn bản
Đổi màu chữ
Để đổi màu cho chữ, trước hết bạn phải chọn đoạn văn bản mà bạn muốn đổi màu, sau đó bạn thực hiện theo các cách như sau:
Chọn màu cho gạch chân
Trang 30Cách 1: Nhấn phải chuột vào đoạn văn bản mà bạn vừa chọn để hiển thị công cụ
- Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl +] hoặc Ctrl+Shift+> - Để giảm kích cỡ chữ, nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ hoặc Ctrl+Shift+<
Định dạng chỉ số trên và chỉ số dưới
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng chỉ số Bước 2:
- Đối với định dạng chỉ số trên: Chọn thẻ Home > Nhóm Font >Chọn nút
lệnh hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =
- Định dạng chỉ số dưới: Chọn thẻHome >Nhóm Font >Chọn nút lênh hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + =
Chuyển đổi chữ hoa chữ thường
Trước khi soạn thảo văn bản, nếu muốn viết in hoa chữ bạn chỉ cần bật phím Caps lock hoặc nhấn giữ phím Shift + chữ bạn muốn viết hoa Vậy trong
Trang 31trường hợp bạn muốn chuyển chữ thường thành chữ in hoa sau khi đã soạn thảo văn bản thì cũng rất đơn giản Thao tác này được thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Chọn chữ cần chuyển, sau đó nhấn giữ phím Shift +F3
Cách 2: Sau khi chọn chữ cần chuyển đổi, bạn chọn thẻ Home> lệnh Aa, sau đó chọn các mục phù hợp với nhu cầu chuyển đổi
- Sentence case: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi câu - lowercase: Viết thường tất cả các chữ
- UPPERCASE: Viết hoa tất cả các chữ
- Capitalize Each Word: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ - tGOOGLE cASE: Viết thường chữ cái đầu tiên của mỗi từ
3.2 Định dạng đoạn văn bản
3.2.1 Đánh dấu đoạn văn bản
Đánh dấu đoạn văn bản để làm nó trông nổi bật hơn Ví dụ như đoan sau:
Để đánh dấu đoạn văn bản, bạn thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Chọn thẻ Home > Nhóm Font >
Chọn nút lệnh Text Highlight Color
Bước 2: Chọn một màu dùng để tô sáng mà bạn thích
Trang 32Bước 3: Dùng chuột tô chọn đoạn văn bản muốn đánh dấu
Bước 4: Nếu bạn muốn ngừng chế độ đánh dấu, bạn nhấn chọn thẻ Home >
Nhóm Font > Chọn nút lệnh Text Highlight Color > Chọn lệnh Stop Highlighting hoặc nhấn phím ESC trên bàn phím
Lưu ý: Nếu muốn gở bỏ chế độ đánh dấu văn bản, bạn hãy
thực hiện các bước như sau:
- Chọn đoạn văn bản muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu
- Chọn thẻ Home > Nhóm Font > Chọn nút lệnh Text
Highlight Color > Chọn lệnh No Color
3.2.2 Canh chỉnh văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn canh chỉnh
Bước 2: Trong thẻ Home > nhóm Paragraph>Sau đó bạn chọn các chế độ căn
lề Có các chế độ căn lề như sau:
Trang 33Chọn khoảng cách giản dòng
3.2.3 Co dãn văn bản theo chiều ngang
Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn co dãn
Bước 2: Trong thẻ Home >Nhóm
Font > nhấn chuột vào nút mũi tên ở
góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font
Bước 3: Nhấn chọn thẻAdvanced >
chọn thẻ Character Spacing, tại mục Scale bạn nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn
Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại nó sẽ được thu lại
3.2.4 Thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng
Trang 34hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options và nhập vào
khoảng cách mà bạn muốn
Các kiểu khoảng cách dòng mà Word 2010 hỗ trợ đó là:
- Single (dòng đơn): Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm
vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử dụng
- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn - Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn
- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để
phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng
- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau
đó bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ
- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với
dòng đơn mà bạn chỉ định Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn
3.2.5 Định dạng Drop Cap
Drop Caphay còn gọi là tạo một chữ hoa thụt cấp Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống Để tạo chữ Drop Cap, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ký tự đầu đoạn văn bản muốn làm Drop Cap
Trang 353.2.6 Định dạng khung và màu nền (Border and Shading)
Đế áp dụng đường viền trang hay màu sắc cho đường viền chúng ta sẽ sử dụng định dạng Border and Shading
Định dạng khung và màu nền cho đoạn văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng khung và màu nền
Bước 2: Chọn thẻ Page Layout > Nhóm Page Background >Chọn nút lệnh Page
Borders để mở hộp thoại Borders and Shading
Bước 3: Hộp thoại Borders and Shading hiểu hiện, bạn chọn một trong các mục sau đây:
- Mục Borders: để chọn khung cho văn bản
- Mục Shading: để chọn màu nền
Chọn kiểu Drop Cap
Chọn Font chữ Drop Cap
Chọn số dòng chữ Drop Cap thả xuống
Chọn khoảng cách từ chữ Drop Cap tới cụm
văn bản
1
2 Chọn kiểu cho khung
3 Chọn màu cho khung 4 Chọn độ rộng
của khung
5
Trang 36 Định dạng khung và màu nền cho trang văn bản
- Chọn thẻ Page Layout > nhóm Page Background
trang
chọn mục Page Border và thực hiện các thao tác tương tự như thao tác định dạng khung cho đoạn văn bản
3.2.7 Định dạng Tab
Để cho việc cài đặt Tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang
trên đỉnh tài liệu bằng cách chọn thẻ View > Nhóm Show/Hide >Nhấn tick vào
mục Ruler
Để đặt Tab dùng, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn Tab dừng bằng cách lần lượt nhấn chuột trái vào ô tab selector (ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang ở góc trên bên trái trang soạn thảo) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn.Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:
phải khi bạn nhập liệu
giữa vị trí đặt tab khi bạn nhập liệu
Trang 37- Tab phải : Nằm ở bên phải cuối đoạn văn bản Khi bạn nhập liệu, đoạn văn bản sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab
thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí
thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab
Bước 2: Sau khi chọn được Tab dừng, bạn nhấn chuột trái vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt Tab
Bước 3: Tùy chỉnh sau khi đặt Tab bằng cách nhấp đúp chuột vào các Tab vừa đặt để hiển thị lên bảng tùy chỉnh Tab
nét
Các nút lệnh:
- Nút Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã gõ được đưa vào danh sách Tab - Nút Clear: Xóa tọa độ đã chọn
- Nút Clear all: Xóa tất cả tọa độ điểm dừng Tab đã đặt
Bước 4: Sau khi tùy chỉnh đặt Tab xong, bạn nhấn phím Tab trên bàn phím để đưa văn bản đến đoạn Tab vừa đặt
Chọn cách thể hiện Tab
Chọn Tab dừng Chọnvị trí đặt Tab dừng
Trang 38Lưu ý: Nếu đặt Tab trong hình vẽ hoặc bảng biểu thì chúng ta nhấn phím Ctrl +
- Danh sách các Multilevel List là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái
phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách
Bước 2: Trên thẻ Home >NhómParagraph
- Nếu bạn muốn đánh thứ tự bằng các ký hiệu đầu dòng thì bạn chọn nút
- Nếu bạn muốn đánh thứ tự bằng các ký tự số thì
mẫu muốn đánh thứ tự
- Nếu bạn muốn sự phối hợp giữa các số và các chữ
cái thì bạn chọn nút lệnh Multilevel List
Các ký hiệu đầu dòng và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp
thoại Bullets or Numbering, cụ thể như sau:
Trang 39Bước 1: Chọn đoạn văn bản có thứ tự tự động cần thay đổi hoặc đặt con trỏ text lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet
Bước 2: Nhấp phải chuột trên đoạn vừa chọn, rồi chọn mục Bulleter, Numbered
( Một cách khác như ban đầu là sử dụng thẻ Home > Nhóm Paragrap) Sau đó
bạn chọn một Bullet hay Numbering khác
3.2.9 Tạo ti u đề tr n dưới cho văn bản (Header/Footer)
Tạo Header/ Footer
Bước 1: Tại thẻ Insert > Nhóm Header & Footer >
bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer
Để thay đổi kiểm Header/ Footer cũ bằng một kiểu Head/Footer mới, tại
thẻ Insert > Nhóm Header & Footer > nhấn chuột vào nút Header hay Footer,
sau đó chọn lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại
đầu tiên
Khi định dạng Header/Footer, nếu bạn không muốn đặt tiêu đề đầu/ cuối trang cho trang đầu tiên thì bạn thực hiện các bước sau:
Trang 40Bước 1: Tại thẻ Page Layout > nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm
Page Setup để mở hộp thoại Page Setup
Bước 2: Hộp thoại Page Setup hiển thị ra, bạn chọn thẻ Layout, sau đó đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and footers Cuối cùng bạn
nhấn OK
- Thay đổi nội dung của Header / Footer
Để chỉnh sửa nội dung của Header/ Footer, bạn chỉ cần nhấp đúp chuột trái lên vùng Header/ Footer cần chỉnh
- Xóa Header / Footer
Để xóa Header/ Footer bạn thức hiện như
sau: Tại thẻ Insert > Nhóm Header & Footer >
bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer
tương ứng, sau đó bạn chọn Remove Header
hoặc Remove Footer trong danh sách xổ xuống
3.3 Kiểu dáng (Style)
Trong quá trình soạn thảo, có những nội dung có định dạng giống nhau, nếu chúng ta định dạng lần lượt cho từng nội dung thì sẽ mất rất nhiều thời gian và không nhất quán Một trong những cách
đơn giản để thực hiện điều này là dùng Style
* Chọn Style có sẵn
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn gán Style
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Styles, sau đó bạn click chọn
kiểu Style
* Tạo mới Style
Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ Home/nhóm Styles, bạn chọn nút mở rộng Style