Bài giảng Khoa học quản lý (TS. Dương Xuân Lâm)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM THÁI NGUYÊN KHOA KINH TẾ & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN  - BÀI GIẢNG KHOA HỌC QUẢN LÝ (Tài liệu lưu hành nội bộ) TS Dương Xuân Lâm Thái Nguyên, 2022 MỤC MỤC MỤC MỤC CHƯƠNG .5 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA KHOA HỌC QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm, vai trò quản lý 1.1.1 Khái niệm quản lý 1.1.2 Vai trò quản lý .14 1.2 Những đặc điểm khoa học quản lý 16 1.2.2 Tính nghệ thuật 17 1.2.3 Tính ứng dụng 18 1.2.4 Tính tổng hợp liên ngành 19 1.3 Đối tượng, nội dung phương pháp nghiên cứu khoa học quản lý .19 1.3.1 Đối tượng .19 1.3.2 Nội dung nghiên cứu khoa học quản lý 20 1.3.3 Phương pháp nghiên cứu khoa học quản lý 20 1.4 Quá trình phát triển khoa học quản lý 22 1.4.1 Các tư tưởng quản lý Trung Hoa thời cổ đại 22 1.4.2 Các tư tưởng quản lý thời kỳ xã hội công nghiệp (cuối TK XIX đầu XX) 26 1.4.3 Các tư tưởng quản lý xã hội đương đại (từ 1960 đến nay) 38 CHƯƠNG 44 NGUYÊN TẮC, CHỨC NĂNG VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ .44 2.1 Nguyên tắc quản lý 44 2.1.1 Khái niệm nguyên tắc quản lý 45 2.1.2 Các nguyên tắc quản lý 48 2.2 Chức quản lý 52 2.2.1 Khái niệm chức quản lý 52 2.2.2 Các chức quản lý 53 2.3 Phương pháp quản lý 68 2.3.1 Khái niệm phương pháp quản lý 68 2.3.2 Các phương pháp quản lý 71 CHƯƠNG 3: CÁN BỘ QUẢN LÝ .79 3.1 Khái niệm, vai trò phân loại cán quản lý 79 3.1.2 Phân loại nhà quản lý 81 3.1.3 Vai trò nhà quản lý .83 3.2 Đào tạo người cán quản lý 86 3.2.1 Kỹ quản lý: 87 CHƯƠNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 90 4.1 Khái niệm vai trị thơng tin 90 4.1.1 Khái niệm thông tin quản lý .90 4.1.2 Đặc trưng thông tin quản lý 92 4.1.3 Vai trị thơng tin quản lý .92 4.1.4 Các loại thông tin quản lý 93 4.2 Đảm bảo thông tin cho quản lý 96 4.2.1 Hệ thống thông tin .96 4.2.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) 97 4.3 Một số công cụ kỹ thuật thông tin 104 4.3.1 Mạng thông tin 104 4.3.2 Website .105 4.3.3 Hội nghị video (Video Conference) 105 4.3.4 Thư điện tử (Email) 105 4.3.5 Trao đổi đữ liệu điện tử (EDI) 105 4.3.6 Truyền dung liệu 106 LỜI MỞ ĐẦU Khoa học quản lý ngành khoa học nghiên cứu quan hệ quản lý hệ thống tổ chức cách thức tác động; cơng cụ, sách; hình thức tổ chức…của chủ thể tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý với hiệu mong muốn Để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu học tập cho sinh viên ngành thuộc trường Đại học Nông Lâm Thái Nguyên, biên soạn Bài giảng Khoa học quản lý nhằm cung cấp hệ thống tri thức bản, có tính lý luận chung quản lý Việc nắm vững nguyên lý quản lý, quy luật quản lý, phạm trù khái niệm khoa học quản lý giúp cho sinh viên có sở lý luận phương pháp luận để nhận thức cách đắn môn học khối kiến thức sở khối kiến thức chuyên ngành Kết cấu tập giảng trình bày phần chương theo logic sau: Chương 1: Nhập môn khoa học quản lý Chương 2: Nguyên tắc, chức phương pháp quản lý Chương 3: Cán quản lý Chương Thông tin quản lý CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA KHOA HỌC QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm, vai trò quản lý 1.1.1 Khái niệm quản lý Khái niệm Quản lý dạng hoạt động đặc biệt quan trọng người Quản lý chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp vận động, biến đổi, phát triển Vì vậy, nhận thức quản lý, có nhiều cách tiếp cận quan niệm khác F.W Taylor (1856-1915) người khai sinh khoa học quản lý “ông tổ” trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản lý góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng: Quản lý hồn thành cơng việc thơng qua người khác biết cách xác họ hồn thành cơng việc cách tốt rẻ Fayol (1886-1925) người tiếp cận quản lý theo quy trình người có tầm ảnh hưởng to lớn lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận - đại tới nay, quan niệm rằng: Quản lý hành dự đốn lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp kiểm tra M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý góc độ quan hệ người, nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật quản lý cho rằng: Quản lý nghệ thuật khiến cho cơng việc bạn hồn thành thông qua người khác I Barnarrd (1866-1961) tiếp cận quản lý từ góc độ lý thuyết hệ thống, đại biểu xuất sắc lý thuyết quản lý tổ chức cho rằng: Quản lý công việc tổ chức mà công việc chuyên môn để trì phát triển tổ chức Điều định tồn phát triển tổ chức sẵn sàng hợp tác, thừa nhận mục tiêu chung khả thông tin Simon (1916) cho định cốt lõi quản lý Mọi công việc tổ chức diễn sau có định chủ thể quản lý Ra định quản lý chức cấp tổ chức Paul Hersey Ken Blanc Harh tiếp cận quản lý theo tình quan niệm khơng có phương thức quản lý lãnh đạo tốt cho tình khác Người quản lý lựa chọn phương pháp quản lý vào tình cụ thể J.H Donnelly, James Gibson J.M Ivancevich nhấn mạnh tới hiệu phối hợp hoạt động nhiều người cho rằng: Quản lý trình người hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt Stephan Robbins quan niệm: Quản lý tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hành động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đặt Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weichrich nhóm gộp tiếp cận quản lý thành loại: Tiếp cận theo kinh nghiệm theo trường hợp Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân Tiếp cận theo hành vi nhóm Tiếp cận theo hệ thống hợp tác xã hội Tiếp cận theo hệ thống kỹ thuật - xã hội Tiếp cận theo lý thuyết định Tiếp cận hệ thống Tiếp cận toán học “khoa học quản lý” Tiếp cận theo điều kiện theo tình Tiếp cận theo vai trò quản lý Tiếp cận tác nghiệp Trong số tiếp cận trên, Harold Koontz đồng đặc biệt lưu ý đồng quan điểm với tiếp cận tác nghiệp (tiếp cận gọi trường phái quy trình quản lý) Tiếp cận đề cao “Trường phái tác nghiệp thừa nhận tồn hạt nhân trung tâm khoa học quản lý lý thuyết đặc dụng cho quản lý rút tỉa đóng góp quan trọng từ trường phái cách tiếp cận khác” Chính vậy, Harold Koontz đồng nghiệp cho rằng: Bản chất quản lý phối hợp nỗ lực người thông qua chức lập kế hoạch, xây dựng tổ chức, xác định biên chế, lãnh đạo kiểm tra Điều đáng lưu ý tác giả “Những vấn đề cốt yếu quản lý” cho rằng: “khu rừng lý thuyết quản lý không tiếp tục nở hoa mà rậm rạp gần gấp đôi số trường phái cách tiếp cận tìm hai mươi năm trước” Những tiếp cận quan niệm khác tạo tranh đa dạng phong phú quản lý, góp phần cho việc nhận thức ngày đầy đủ đắn quản lý Tuy nhiên, tiếp cận quan niệm xem xét quản lý góc độ khía cạnh định mà chưa nhìn nhận chỉnh thể với quan hệ bản, vậy, chưa vạch chất quản lý Sở dĩ có khác tiếp cận quan niệm nguyên nhân sau: Quản lý lĩnh vực chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp biến đổi với thay đổi điều kiện kinh tế - xã hội giai đoạn định Nhu cầu mà thực tiễn quản lý đặt giai đoạn lịch sử không giống nhau, vậy, địi hỏi phải có quan niệm, lý thuyết quản lý làm sở lý luận cho việc giải vấn đề thực tiễn khác Trình độ phát triển ngày cao khoa học khả ứng dụng thành tựu chúng vào lĩnh vực quản lý làm xuất trường phái với lý thuyết quản lý Vị thế, chỗ đứng, lập trường giai cấp nhà tư tưởng quản lý không giống Quản lý vô lượng hoạt động người, loại hình hoạt động đặc biệt lao động siêu lao động, lao động lao động, nghĩa lấy loại hình lao động cụ thể làm đối tượng để tác động tới nhằm phối kết hợp chúng lại thành hợp lực từ tạo nên sức mạnh chung tổ chức Vì vậy, quản lý vừa có đặc điểm chung, có quan hệ hữu với hoạt động cụ thể khác, vừa có tính độc lập tương đối mang đặc trưng riêng Chúng ta biết rằng, người tồn phát triển thông qua hoạt động để thỏa mãn nhu cầu định Bất kỳ hoạt động tiến hành theo quy trình: Chủ thể (con người có ý thức) sử dụng cơng cụ, phương tiện cách thức định để tác động vào đối tượng (tự nhiên, xã hội, tư duy) nhằm đạt tới mục tiêu xác định Sơ đồ 1.1 Cơ chế hoạt động quản lý Hoạt động sản xuất vật chất loại hình hoạt động tất hoạt động người đóng vai trị định tồn phát triển người xã hội Hoạt động sản xuất vật chất thực theo quy trình: Chủ thể sản xuất (con người với kinh nghiệm, kỹ tri thức lao động họ) sử dụng công cụ, phương tiện cách thức sản xuất để tác động vào đối tượng sản xuất nhằm tạo sản phẩm phục vụ nhu cầu người Ngồi việc tn theo quy trình hoạt động nói chung hoạt động sản xuất nói riêng, hoạt động quản lý cịn có đặc trưng riêng Tính đặc thù hoạt động quản lý so với hoạt động sản xuất vật chất biểu tất phương diện: Chủ thể; Đối tượng; Công cụ, phương tiện; Cách thức tác động Mục tiêu Sự phân biệt hoạt động sản xuất vật chất hoạt động quản lý minh hoạ sơ đồ sau: Hoạt động sản xuất vật chất Hoạt động quản lý Công cụ sản xuất Chủ thể Đối tượng Mục tiêu Đối tượng quản lý Mục tiêu tổ chức Phương tiện sản xuất Chủ thể quản lý Quyết định quản lý Công cụ, phương tiện quản lý Con người Con người Sơ đồ 1.2 Phân biệt hoạt động sản xuất vật chất hoạt động quản lý Tuy nhiên, phân biệt hoạt động quản lý hoạt động sản xuất vật chất có ý nghĩa tương đối tồn lĩnh vực nhận thức Trong thực tế (về mặt thể luận) hoạt động quản lý có quan hệ hữu với hoạt động sản xuất hoạt động cụ thể khác người, vì, biết: Quản lý hoạt động tất yếu nảy sinh có tham gia hoạt động chung người vậy, hoạt động mang tính phổ quát Từ xuất phát điểm trình bày trên, kế thừa nhân tố hợp lý tiếp cận quan niệm quản lý lịch sử tư tưởng quản lý, tổng hợp rút định nghĩa quản lý sau: Quản lý tác động có ý thức, quyền lực, theo quy trình chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp nguồn lực nhằm thực mục tiêu tổ chức điều kiện môi trường biến đổi Như vậy, quản lý hệ thống bao gồm nhân tố bản: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phương tiện quản lý, cách thức quản lý (có ý thức, quyền lực, theo quy trình) mơi trường quản lý Những nhân tố có quan hệ tác động lẫn để hình thành nên quy luật tính quy luật quản lý Chủ thể quản lý Là nhân tố đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý hệ thống quản lý, chủ thể quản lý có đặc trưng bản: - Chủ thể quản lý nhân tố tạo tác động quản lý Các tác động quản lý tồn nhiều hình thức cấp độ khác Nó mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý; nguyên tắc, phương pháp, phong cách nghệ thuật quản lý Hay bình diện khác định quản lý Hiệu quản lý tổ chức tuỳ thuộc phần lớn vào chất lượng tác động quản lý Việc tạo tác động quản lý lại tuỳ thuộc vào điều kiện khách quan nhân tố chủ quan Cách thức tạo lập tác động quản lý quy định tính chất mơ thức quản lý xác định - Chủ thể quản lý có quyền lực định Quyền lực sức mạnh thừa nhận Nó cơng cụ phương tiện khơng thể thiếu chủ thể quản lý Nhờ có quyền lực, chủ thể quản lý tạo tác động quản lý để điều khiển điều chỉnh hành vi thuộc cấp Tuy nhiên, việc sử dụng quyền lực vấn đề quan trọng, có vai trị định tới việc hình thành văn hố quản lý ảnh hưởng tới hiệu quản lý - Chủ thể quản lý tồn nhiều quy mô tầng nấc khác Chủ thể quản lý người, nhóm người tổ chức tồn tầng nấc khác Với tổ chức nhỏ, chủ thể quản lý người; với tổ chức lớn chủ thể quản lý nhóm người; với quốc gia, khu vực.v.v chủ thể quản lý tổ chức người Chủ thể quản lý tồn cấp độ: cấp cao, cấp trung, cấp thấp Các hình thức cấp độ tồn chủ thể quản lý biểu tuyến quyền lực (ngang - dọc, - dưới) có quan hệ tác động lẫn từ tạo nên tính phức tạp chế quản lý Việc thiết lập mối quan hệ quyền lực phối hợp hoạt động chúng cách hợp lý tạo chế quản lý khoa học nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới hiệu qủa hoạt động tổ chức - Chủ thể quản lý phải có lực phẩm chất định Chủ thể quản lý phân thành ba cấp độ (quản lý cấp cao, cấp trung cấp thấp) song dù cấp nào, chủ thể quản lý cần phải có lực phẩm chất Năng lực chun mơn: Đó tri thức chuyên môn liên quan tới lĩnh vực mà người quản lý phụ trách Năng lực làm việc với người: Đó khả tập hợp, quy tụ nhân lực, biết bố trí, xếp sử dụng người hợp với khả họ thừa nhận giá trị khác biệt Năng lực tư duy, lĩnh phương pháp tổ chức cơng việc khoa học: Đó khả nhìn xa, trơng rộng, hay có tầm nhìn chiến lược thực hố thực tiễn Chủ thể quản lý phải có tính đốn, dám chịu trách nhiệm Những nhóm lực phẩm chất khơng phải bẩm sinh mà hình thành thơng qua q trình học tập, nghiên cứu trải nghiệm thực tiễn Vì vậy, q trình đào tạo để có nhà quản lý vừa có tâm, vừa có tầm phải lưu ý tới lĩnh vực tri thức khoa học phù hợp phải trọng tới vai trò thực tiễn quản lý - Chủ thể quản lý có lợi ích xác định 10 bỗi cảnh tồn câu hố hội nhập kinh tế thơng tin bên ngồi ngày có ý nghĩa quan trọng, quản lý nhà nước - Theo cách tiếp nhận thơng tin Thơng tin có hệ thống thơng tin đưa đến cho người nhận theo chu kỳ định trước báo cáo tháng, quý, năm Đây loại thông tin chủ yếu tổng số thông tin thu thập cung cấp Thơng tin có hệ thống có vai trị tạo ổn định cho hệ thống Thơng tin khơng có hệ thống thơng tin đưa đến cho người nhận cách ngẫu nhiên Những thơng tin có liên quan đn kiện không xảy thường xuyên theo định kỳ - Theo hình thức thể Thơng tin văn thể qua văn bản, chữ, đồ thị nhự tài liệu, văn kiện, biểu đồ, Loại thơng tin chiếm tỉ trọng lớn dịng thơng tin quản lý Thơng tin loại có độ tin cậy cao, hình thức thơng tin chủ yếu Thơng tin phi văn thông tin thể qua lời nói, qua cá tín hiệu giác quan Thông tin loại chiếm tỉ lệ thấp dịng thơng tin quản lý, độ tin cậy thấp, dễ bị sai lệch - Theo kênh thu nhận Thông tin thơng thơng tin thu thập cung cấp có nội đung, thời gian, địa cung cấp quy định trước Các báo cáo sở, Bộ ban ngành địa phương hàng tháng, hàng quý, hàng năm ví dụ loại thơng tin Loại thơng tin thống có vai trị đảm bảo thông tin cần thiết cho hệ thống quản lý Mỗi chức danh quản lý, quan có nhu cầu thông tin để đảm bảo cá nhân tổ chức thực nhiệm vụ quản lý Thơng tin khơng thống thơng tin chủ thê quản lý khơng thể nhận qua kênh thức, mà phải qua kênh khác qua đợt điều tra xã hội nguyện vọng người dân, uy tín cán lãnh đạo, v.v Thơng tin tình báo có thê xếp vào loại thơng tin - Theo nội dung Thông tin khoa học - kỹ thuật thông tin công nghệ kết nghiên cứu khoa học, dự báo phát triển khoa học - kỹ thuật 94 Thông tin kinh tế thông tin phản ánh nguồn lực, kết hoạt động kinh tế diễn biến loại thị trường Thơng tin trị - văn hố - xã hội thơng tin phản ánh tình hình trị, văn hố, xã hội đất nước, quốc tế tổ chức, v.v - Theo mức độ xử lý Thông tin sơ cấp thơng tin có từ theo dõi, ghi chép, điều thảo sát trực tiếp Thơng tin có khối lượng lớn, nhà quản lý phải có đù thời gian để xử lý theo mục đích sử dụng Hệ thống thông tin quản lý đảm bảo thu thập loại thơng tin này, xử lý chúng cho đích sử dụng khác Thông tin thứ cấp thơng tin có sở xử lý thơng sơ cấp Các nhà quản lý chủ yếu tiếp cận nguồn thông tin thứ cấp để thực nhiệm vụ quản lý Thơng tin thứ cấp có độ tin thơng cao, phụ thuộc nhiều vào hệ thống đảm bảo thơng tin, dơ lỗi kỹ thuật, đo chủ quan người xử lý cung cấp thông tin - Theo hướng truyền thơng tỉn Thơng tìn từ xuống thông tin từ cấp quản lý cao đến quản lý thấp, thường gọi thông tin mệnh lệnh, thị, định Thông tin loại cần trình tổ chức thực định quản lý Các văn Quốc Hội, Chính phủ đưa đến Bộ, quan ngang Bộ quan khác, định Bộ trưởng Giáo dục & Đào tạo đến trường đại học hay mệnh lệnh giám đốc doanh nghiệp cho phận sản xuất doanh nghiệp ví dụ minh họa Thơng tin từ lên thông tin từ cấp quản lý cấp đưới đến cấp quản lý cấp cao hơn, phản ánh tình hình thực định quản lý, tình hình mơi trường hệ thống Đây dịng thơng tin phản hồi, cung cấp nguyên liệu cho định điều chỉnh nhằm đảm bảo hoạt thông tin hệ thống vận động theo hướng định Thông tin ngang thông tin truyền theo cấp, có ý nghĩa q trình phối hợp hành động phận quản lý hệ thông, Thông tin Bộ phủ, đơn vị, phịng, ban tơ chức thơng tin ngang 95 Thông tin hỗn hợp: thông tin vừa cung cấp theo hệ thống thứ bậc, vừa cung cấp theo chiều ngang, thường hình thức trao đổi Trao đổi thơng tin nhằm nhanh dịng thơng tin; tạo hiểu biết lẫn tốt ngiữa phận tổ chức tạo điều kiện cho mục tiêu tổ chức 4.2 Đảm bảo thông tin cho quản lý 4.2.1 Hệ thống thông tin a Khái niệm Hệ thống thông tin (Information System) hệ thống bao gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối liệu, thông tin cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định trước Đầu vào Trong hệ thống thông tin, đầu vào (input) thực thu thập nhập liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống Ví dụ, trước tính in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu thập nhập vào hệ thống số công lao động nhân viên; trường đại học, giảng viên phải trả điểm có sơ sở để tính điểm tổng kết gửi điểm thi cho sinh viên Đầu vào tồn nhiều dạng khác hệ thống nào, dạng liệu đầu vào phụ thuộc vào kết đầu mong muốn Trong hệ thống tính lương, đầu vào thẻ thời gian nhân viên hệ thống điện thoại khẩn cấp, cú điện thoại gọi đến coi đầu vào Cũng vậy, đầu vào HTTT Marketing kết điều tra thị trường vấn khách hàng Việc nhập liệu đầu vào thực thủ cơng, bán tự động tự động hoàn toàn Việc nhập chứng từ vào máy tính bàn phím hình thức nhập liệu thủ cơng, việc qt mã số mã vạch hàng hóa siêu thị lại hình thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS Việc chuyển liệu vào hệ thống thơng qua mạng coi hình thức nhập liệu tự động Không phụ thuộc vào cách nhập liệu, tính xác liệu đầu vào yếu tố quan trọng đảm bảo có thơng tin đầu mong muốn Xử lý Trong HTTT, xử lý (processing) trình chuyển đổi liệu đầu vào thành thơng tin đầu hữu ích Q trình bao gồm thao tác tính tốn, so 96 sánh lưu trữ liệu cho mục đích sử dụng sau Q trình xử lý thực thủ cơng hay với trợ giúp máy tính Đầu Trong hệ thống thông tin, đầu (output) thực việc tạo thơng tin hữu ích thơng thường dạng tài liệu báo cáo Đầu hệ thống phiếu trả lương cho nhân viên, báo cáo cho nhà quản lý hay thông tin cung cấp cho cổ đông, ngân hàng quan nhà nước Trong số trường hợp, đầu hệ thống lại đầu vào hệ thống khác Ví dụ, đầu hệ thống xử lý đơn hàng đầu vào hệ thống toán với khách hàng; đầu hệ thống xuất hàng phận đầu vào hệ thống nhập hàng phận khác Kết đầu tồn nhiều dạng khác nhau, ví dụ hệ thống máy tính máy in hình thường thiết bị chuẩn; việc đưa kết thực thủ cơng tay (ví dụ báo cáo tài liệu viết tay) Thông tin phản hồi Trong HTTT, thông tin phản hồi (feedback) kết đầu sử dụng để thực thay đổi hoạt động nhập liệu hoạt động xử lý hệ thống Nếu có lỗi hay có vấn đề đầu cần thực việc hiệu chỉnh liệu đầu vào thay đổi tiến trình cơng việc Ví dụ, nhập số công lao động tuần nhân viên nhầm 40 thành 400 hệ thống tính lương xác định giá trị nằm khoảng giá trị cho phép (chỉ phép từ đến 100) đưa thông báo lỗi thông tin phản hồi thông tin sử dụng để kiểm tra lại hiệu chỉnh số liệu đầu vào công lao động cho 40 4.2.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) a Khái niệm Hiện nay, MIS tiếp cận theo nhiều góc độ khác Theo quan điểm chuyên gia công nghệ thông tin, MIS mạng lưới máy tính nhằm phối hợp việc thu thập, xử lý, lưu trữ truyền thông tin MIS hiểu tập hợp phương tiện, phương pháp phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo cho việc thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống tích hợp yếu tố người, thủ tục, CSDL 97 thiết bị sử dụng để cung cấp thông tin có ích cho nhà quản lý định Các hệ thống thông tin quản lý phát triển thập niên 60 nhằm cung cấp báo cáo quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý cấp độ tổ chức Chúng dựa chủ yếu vào sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch nguồn liệu từ bên tổ chức Ở chương này, chủ yếu tập trung vào tầm quan trọng việc đảm bảo thông tin (về mặt thời gian, địa điểm hình thức) cho việc xác định vân đề giải tốt vấn đề q trình quản lý tơ chức Việc xem xét hệ thống thông tin quản lý phương tiện đê sản xuât thông tin mục tiêu môn học Sự tập trung vào định sở cho việc thiết kế vận hành MIS Hệ thông thông tin phương tiện để chuyển đổi liệu thành thông tn cho việc định, Sự thay đổi hành vi định sở đê phân biệt đữ liệu thông tin Dữ liệu Quá trình xử lý MIS Quá trình sử dụng Các định Hình 4.2 Hệ thống thơng tin tập trung vào định Như vậy, MIS khác với hệ thống xử lý liệu Sự liên quan mật thiết với hoạt động quản lý tương tác chuyên gia thông tỉn nhà quản lý đặc trưng thể thành công thiết kế MIS Từ hiểu M1S hệ thông chuyển đổi liệu từ mơi trường bên mơi trường bên ngồi tổ chức thành thông tin, đông thời truyền thông tin theo hình thức phù hợp tới nhà quản lý tất cấp, tất chức nhằm đảm bảo cho việc định nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức, đạo kiểm soát cách hiệu kịp thời môn lĩnh vực xác định, dùng để trợ giúp cho người không chuyên nghiệp họ phải giải vấn để thuộc lĩnh vực Các hệ chuyên gia thường chứa sở kiến thức, diễn đạt dạng loạt quy tắc nếu/thì 98 phương tiện để rút suy luận từ sở kiến thức đồng thời cung cấp câu trả lời cho người sử dụng Hệ thống sử dụng nhiều lĩnh vực y tế, kỹ thuật kinh doanh b MIS với chức quản lý Như nhân mạnh phần trên, MIS cần phải phù hợp với tổ chức với người sử dụng nhằm đảm bảo thông tin mang lại giá trị cho tổ chức Ngược lại, hệ thống thông tin quản lý tốt điều kiện: để hoàn thiện việc thực chức quản lý - Với chức lập kế hoạch: Khi phân tích mơi trường, nhà lập kế hoạch cần dung lượng thông tin lớn Loại hình thơng tin ngn thơng tin thường khác tổ chức khác nhau, nhiên thống theo cách tiếp cận chung Đối với lập kế hoạch dài hạn đặc biệt định hướng đài hạn để đảm bảo tổn phát triển tổ chức thơng tin mơi trường bên ngồi đóng vai trị quan trọng Ở cấp kế hoạch thấp kế hoạch ngắn hạn, thơng tin bên ngun liệu chủ yếu Ví dụ lập kế hoạch chiến lược, nhà quản lý cần cung cấp loại hình thơng tin từ nguồn khác Nguồn thông tin bên ngồi bao gồm nguồn thống báo cáo, số liệu thông kế, báo cáo ngân hàng nguồn khơng thống hội nghị, trao đổi, tiếp xúc nhóm xã hội, thư tín, v.v Nguồn thơng tin bên bao gồm nguồn thơng tin thức từ MIS báo cáo kiểm soát, báo cáo điều tra dự báo, ngân quỹ, mô tả công việc, sơ đồ tổ chức nguồn phi thức từ thảo luận, trao đổi cá nhân, thư tín Khi xác định mục tiêu, xác định phương án đánh giá phương án, MIS với hệ thống hỗ trợ định cung cấp cho nhà quản lý thông tin xử lý qua mơ hình Mơ hình dựa vào cơng cụ máy tính làm tăng cường khả phân tích nhà quản lý Việc phát triển mơ hình cần có phối hợp nhà quản lý, chuyên gia thông tin ' Tổ chức ngày chịu áp lực từ thay đổi nhanh chóng khó dự báo mơi trường, tổ chức cần phải có hệ thống thơng tin có khả thích nghỉ cao nhằm cung cấp thơng tin cần thiết kế hoạch linh hoạt 99 - Với chức tổ chức: Sự vận hành hình thức cầu tổ chức địi hỏi u cần dung cụ thể mà MIS phải đáp ứng Ví dụ, công nghệ sản xuất hàng loạt hỏi nhà quản lý cấp sở có tầm kiểm sốt rộng hơn, nghĩa tăng khối lượng liệu ghi chép công việc tổng hợp đữ liệu hàng ngày Trong có cầu tổ chức hình tháp u cầu MIS cân củng cố mối quan hệ thông tin theo chiều đọc Ví dụ, mức độ tập trung phi tập trung hóa tốc độ định đặt điều kiện MIS Cơ cấu tổ chức tập trung học thường cần dòng liên lạc phận cấp lại cần dòng liên lạc ổn định theo chiều đọc nhằm truyền đạt định hướng dẫn Phi tập trung hóa giảm ý lượng dịng thơng tin dọc phát triển dịng thơng tin ngang, chủ yếu thông tin phối hợp tư vấn Ngược lại, phát triển công nghệ thông tin hệ thống thông tin đại làm thay đổi cách thức cấu tổ chức Công nghệ thông tin có tác dụng cắt giảm cấp quản lý trung gian, làm cho cấu tổ chức gọn nhẹ thông qua việc xếp lại trình hoạt động hay việc thành lập liên minh theo cấu mạng lưới Công nghệ thông tin làm phát triển hình thức phối hợp linh hoạt, thuận tiện hiệu phối hợp qua mạng trực tiếp, hội thảo qua mạng, trao đổi qua điện thoại, video trực tuyến Cơng nghệ Internet giúp tối ưu hóa nhân tổ chức thông qua thương mại điện tử làm cắt giảm phí đáng kẻ - Với chức lãnh đạo Mỗi công việc nhà lãnh đạo cần đến công cụ thông tin Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành, hệ thống hỗ trợ hoạt động nhóm, hệ thống báo cáo thông tin cung cấp cho nhà lãnh đạo ban hành tổ chức thực định lãnh đạo Các hệ thống trợ giúp thông tin "để nhà lãnh đạo thúc đây, động viên gây ảnh hưởng lên cá nhân nhóm nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu tổ chức Tuy vậy, thân lãnh đạo nghệ thuật tác động lên người, cần trợ giúp hệ thống thơng tin thức Việc thiết kế vận hành MIS cần dựa nhu cầu thông tin cho thực chức lãnh đạo ngược lại, phát triển MIS giusp nhà lãnh đạo hiểu nhân viên lựa chọn phương pháp lãnh đạo phù hợp 100 - Với chức kiểm soát Kiểm soát tổ chức bao gồm kiểm soát hoạt động kiểm sốt - quản lý Mỗi loại hình kiểm sốt địi hỏi thông tin khác hỗ trợ hệ thống thơng tin khác Kiểm sốt hoạt động cần thông tin đơn giản hoạt động bên tơ chức Kiểm sốt hoạt động xảy thường xuyên, phạm chức khác MIS cần thiết để đảm bảo xử lý thông tin hiệu giám sát liên tục kết xảy trình hoạt động MIS kiểm soát hoạt động cần cho: (1) xử lý giao dịch ghi lại thay đổi hàng ngày khối lượng, doanh số, lao động, nguyên vị liệu; (2) sản xuất báo cáo kiểm soát (3) xử lý nhanh chóng yêu cầu phát sinh trạng thái, cần bằng, tần suất, dự trữ, lượng phân phối Việc kiểm soát hoạt động phận chức khác đồi hỏi MIS cần cung cấp thơng tin khác Ví dụ, hệ thống kiểm soát quản lý sản xuất cần thơng tin cụ thể tính xác cao so với thơng tin cho hệ thống kiểm sốt hoạt động nghiên cứu Kiểm soát quản lý khơng kiểm sốt mức độ thực cơng việc mà cịn kiểm sốt yếu tố hành vi phức tạp nhân viên q trình thực cơng việc Hệ thông thông tin cần cung cấp cho hoạt động kiểm sốt thơng tin định lượng định tính, thu thập từ nguồn bên nguồn bên ngồi Tuy nhiên, kiểm sốt quản lý liên quan đến yếu tố người cần đến hỗ trợ mạnh mẽ hệ thơng thơng tin thính thức c MIS cấp quản lý Trong trình định cấp quản lý, MIS có hai vại trị bản: (1) MIS cung cấp thơng tin, phân tích phương án thay thể đánh giá phương án tối ưu; (2) MIS tự định định tác nghiệp xử lý đề chương trình hóa Đối với quản lý cấp tác nghiệp Quản lý cấp tác nghiệp liên quan đến lập kế hoạch, thực kiển soát hoạt động hàng ngày tổ chức, cần đến hỗ trợ hệ thống thơng tin tác nghiệp máy tính hóa Hầu hết vấn đề cấp tác nghiệp có cấu trúc chặt nên xử lý vấn để thơng qua hệ thống chương trình chuẩn hóa chương trình 101 lập kế hoạch sản xuất, tối ưu hóa phí sản xuất Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống kiểm sơ trình hệ thống chuyên gia tự động định hệ thống chủ yến hỗ trợ quản lý cấp tác nghiệp Đối với quản lý cấp chiến thuật Do biến động môi trường, nhà quản lý chiến thuật cần hai luồng thơng tin thức phi thức, nhiên họ dựa vào hệ thống máy tính tự định hệ thống cung cấp hỗ trợ có giá trị Không giống MIS cấp tác nghiệp, khơng có thiết kế tốt cho MIS cấp chiến thuật Các mơ hình tối ưu khơng cịn giá trị định chịu ảnh hưởng cách nhìn đánh giá nhà quản lý Quản lý cấp chiến thuật có nhiệm vụ triển khai chiến lược giám sát hoạt động Các hệ thống kiểm soát với luồng thơng tin phản hồi đóng vai trị quan trọng thực vai trò giám sát hệ thống kiểm soát ngân sách, kiểm soát sản xuất.v.v Để tránh cứng nhắc, MIS cần kết hợp cấp độ thông tin phản hồi (1) thông tin phản hồi theo quy định sử dụng đề lập báo cáo đề xuất hoạt động điều có sai lệch xảy ra; (2) thông tin phản hồi để điều chỉnh kế hoạch ngân sách ngắn hạn MIS nhiều điều kiện thực kế hoạch khơng cịn phù hợp; (3) thơng tin phản hồi “khủng hoảng” đổi phó với sai lệch khơng thể kiểm soát so với kế hoạch, đặc biệt kế hoạch dài hạn Cấp quản lý tác nghiệp cần đến hỗ trợ (1) hệ thống kiểm soát hoạt động; (2) hệ thống sở đữ liệu ngồi tơ chức; (3) hệ thống điều tra thơng tin (có thể phần sở liệu bên tổ chức); (4) hệ thống hỗ trợ định Đối với cấp quản lý chiến lược Bởi hầu hết vấn đề định cấp chiến lược thường lạ khơng cấu trúc, MIS thường khơng đóng vai trị quan trọng, đặc biệt q trình xử lý thông tin Tuy nhiên MIS cần thiết thu thập thông tin môi trường việc phân tích tổng qt thu nhận thơng tin nhằm xác định thách thức hội từ môi trường Hệ thống hỗ trợ điều hành, hệ thống báo cáo thơng tin đặc biệt hệ thống phi thức quan trọng quản lý cấp chiến lược 102 d Quá trình xây dựng vận hành MIS Về bản, trình xây dựng MIS gồm bước sau: - Phân tích hệ thơng định tổ chức nhằm xác định rõ tất định cần tới nhu cầu thông tin Ở bước này, chúng cần làm rõ (1) cần ban hành loại hình định gì, lĩnh vực hoạt động nào, mục tiêu định gì? (2) định ban hành người, phận, cấp thầm quyền? Nếu không trả lời trả lời không câu hỏi làm cho thiết kế thông tin trở nên vô nghĩa - Xác định nhu câu thông tin cấp, khâu quản lý Dịch vụ thông tin tổ chức cho phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin chọ quản lý Đây bước quan trọng, định hiệu hoạt động MIS, Nhu cầu thông tin cho quản lý phụ thuộc vào phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cấp, khâu vị trí quản lý Nhu cầu thơng tin xác định qua bước phân tích quy định cấp, khâu Ở bước này, cần làm rõ (1) loại định cần thông tin gì? (2) cần lẫy thơng tin đâu? Các nhà thiết kế hệ thống cần nắm loại hình thơng tin nguồn thơng tin cần thiết cho hoạt động định trình bày phần - Tổng hợp định xác định nơi cần cung cấp thông tin Sau phân tích nhu cầu thơng tin, chun gia thiết kế cần xác định rõ nơi cần cung cấp Về bản, người sử dụng thông tin bao gồm: đối tượng thực định quản lý, cấp quản lý, quan cấp trên, đối tác cộng đồng bên - Quyết định lựa chọn hệ thông thông tỉn quản lý thiết kế việc xử lý thông tin hệ thống Như phân tích trên, cấp quản lý trình định khác cần thông tin khác cần hỗ trợ hệ thông thông tin khác Vì vậy, sau xác định nơi cần cung cấp, nhu cầu nguồn thông tin, cần lựa chọn hệ thống thông tin cần cung cấp Đồng thời, với hệ thống thông tin lựa chọn, chuyên gia kỹ thuật thiết kế hệ thông thu thập, Xử lý Jưu trữ phân phối thông tin 103 - Vận hành MIS Khi vận hành MIS cần quan tâm số công việc: thử hể thống trước lắp đặt; đào tạo người vận hành; chuẩn bị đủ hoà nhập; kiểm tra độ an toàn; thường xuyên kiểm tra lại 4.3 Một số công cụ kỹ thuật thông tin 4.3.1 Mạng thông tin Là công cụ kỹ thuật chuyển tải thông tin đến người sử dụng, đảm bảo việc kết nối liên tục người cung cấp thông tin người sử dụng tin Trong đảm bảo thông tin cho quản lý, thưởng sử dụng - loại mạng thông tin sau: mạng nội tổ chức (LAN), mạng tổ chức (WAN) mạng toàn cầu (Internet) - Mạng LAN Là mạng truyền thông chỗ mạng truyền thông cục Mạng kết nối máy tính thiết bị đầu cuối phạm vi địa lý hẹp (trong phịng, tồ nhà, khn viên) Mạng có chủ nhân Mục đích việc cài đặt mạng LAN để sử dụng chung thiết bị ngoại vi đắt tiền phần mềm nhiều người sử dụng, chia sẻ đữ liệu truyền thông tin cá nhân với không cần in giấy, tin, thư điện tử hội thoại điện tử, truy cập vào máy tính lớn mạng khác Khi dùng mạng LAN, nhà quản lý cần ý vấn đề phí nối mạng, chi phí cáp, phí quản lý trì mạng tương thích thiết bị phần cứng thiết bị phần mềm mạng - Mạng WAN Mạng WAN mạng truyền thông diện rộng, trải rộng phạm địa lý vùng rộng lớn, quốc gia, có sử dụng truyền cơng cộng, mạng thường có nhiều chủ nhân Mục đích việc sử dụng mạng WAN để nắm bắt liệu cần mở rộng địa bàn hoạt động bảo đảm tính kịp thời liên lạc, tăng cường hiệu lực hiệu công tác điều hành Khi dùng mạng WAN nhà quản lý cần lưu ý vấn đề: phí lắp mạng; độ tin cậy mạng; thời gian trả lời; tương thích an tồn mạng - Mạng Internet Mạng internet mạng mạng có phạm tồn cầu, sử dụng nhiều loại phương tiện truyền thông khác cung cấp nhiều dịch vụ khác mạng 104 Mạng có nhiều chủ nhân, người người làm chủ phần tương tự hệ thống giao thơng quốc tế Mục đích mạng internet để sử dụng nguồn thông tin vơ tận tồn giới, tồn cầu hố hoạt động tô chức, thực điều hành tiếp thị từ xa Khi sử dụng mạng internet cần lưu ý: có biện pháp bảo vệ bí mật quản lý; thông tin mạng chưa đảm bảo pháp lý 4.3.2 Website Website tập hợp trang web bao gồm văn bản, hình video, flash thường nằm tên miễn tên miền phụ Trang web lưu trữ máy chủ web truy cập thơng qua mạng Internet Website đóng vai trị cửa hàng hay văn phòng mạng Đó nơi giới thiệu thơng tin tổ chức, doanh nghiệp Có thể coi website mặt tổ chức, nơi để đón tiếp giao dịch tử khách hàng đối tác mạng Internet Lợi ích có website bao gồm dễ dàng trao đổi thơng tin; phí marketing thấp; thuận tiện; cải thiện tin cậy; mở rộng thị trường; tạo giá trị gia tăng cho tổ chức, 4.3.3 Hội nghị video (Video Conference) Đây phương thức thông tin liên lạc mới, kết hợp đặc tính công nghệ viễn thông công nghệ thông tin đem đến cho người sử dụng nhiều tiện ích điện thoại bình thường Về hội nghị video giống liên lạc điện thoại bổ sung hàng loạt tiện ích khác như: (1) người đàm thoại nhìn thấy nhau; (2) chia sẻ liệu máy tính văn bản, bảng tính, sở đữ liệu; (3) kết nối phương thức kênh thuê riêng, mạng số đa tích hợp ISDN (Integrated Services Digital Network) 4.3.4 Thư điện tử (Email) Thư điện tử lưu dạng tệp văn máy tính chuyển qua đường Internet Vì email chuyển qua đường truyền Internet dạng tín hiệu điện nên tốc độ di chuyên email gần tức thời Email giúp tiết kiệm phí trao đổi thơng tin thời gian cho người sử dụng 4.3.5 Trao đổi đữ liệu điện tử (EDI) Là việc chuyền giao thơng tin từ máy tính điện tử sang máy tính điện tử khác phương tiện điện tử, có sử dụng tiêu chuẩn thỏa thuận đề cầu trúc 105 thông tin EDI rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch toán kết thúc, cách gửi thông tin cần thiết tránh trùng lặp trình giao dịch 4.3.6 Truyền dung liệu Dung liệu nội dung hàng hóa tin tức, sách, nhạc, chương trình phát thanh, truyền hình, phần mềm, ý kiến tư vấn, đưa lên trang web, nhờ người sử dụng truy cập tìm kiếm thơng tin BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Bài tập ứng dụng phát triển kỹ cho sinh viên Hãy nêu vấn đề bạn cần phải định giải sống hay trình học tập mình? - Hãy xác định loại thơng tin cần thu thập nhằm phân tích vấn đề cần quyêt định? - Hãy xác định nguồn thơng tin mà bạn khai thác để thu thập thông tin liệt kê trên? Bạn cần lập kế hoạch du lịch lớp - Để có kế hoạch tối ưu, bạn cần có thơng tin nào? - Hãy thiết kế hệ thống cung cấp thông tin cho lập kế hoạch đó? Bài tập tình - Cơng ty tivi radio nội địa Ơng Bình thành lập nhà máy sản xuất radio vào năm 1930 Từ sản xuất nhỏ trở thành công ty sản xuấ radio, tivi sản phẩm liên quan lớn quốc gia Trong suốt trình phát triển nó, người sáng lập trì sức mạnh chủ động, sáng tạo động lực công ty Trong ngày đầu, người quản lý công nhân biết ông ta ông ta nhớ hầu hết tên gọi họ, nên chí sau cơng ty phát triển lớn, người ta biết người sáng lập người lãnh đạo Tuy nhiên, cơng ty phát đạt, ông Bình lo sợ “tinh thần cơng ty nhỏ” Ơng cảm thấy mối liên hệ thông tin suy giảm định hướng ông không người cảm nhận, trùng lắp cơng việc gây lãng phí xảy thiếu hiểu biết công việc mà người khác công ty làm kết 106 việc phát triển sản phẩm marketing bị tổn thất Ơng Bình lo lắng việc giảm sút tiếp xúc với nhân viên Để giải vấn đề thông tin, ông thuê giám đốc phụ trách hông tin liên lạc đặt quyền Giám đốc định đưa vào sử dụng phương tiện thông tin mà họ thấy công ty khác sử dụng bảng thơng báo văn phịng nhà máy nước; tờ báo công ty chứa đựng nhiều tin tức công ty người có ảnh hưởng lớn cơng ty; quyền sách kiện, thông tin quan trọng công ty; thư việc chia lợi nhuận thường kỳ; khóa dạy thơng tin công ty đài thọ; họp hàng tháng, kéo dài ngày cho 100 nhà lãnh đạo hàng đầu; họp ba ngày hàng năm 1200 nhà quản lý cấp, nhiều ủy ban đặc biệt để thảo luận vấn đề công ty Sau nhiều thời gian, cố gắng phí, ông Bình thất vọng nhận vấn đề thơng tin gắn bó “cơng ty nhỏ” không giải quyết, kết chương trình ơng ta xem khơng có ý nghĩa Bạn cho vấn đề thông tin thật cơng ty gì? Ơng Bình có mong muốn trì tỉnh thân “cơng ty nhỏ” giải pháp thơng tin trên? Bạn có đề xuất để cải thiện dịng thơng tin cơng ty? Bài tập nâng cao - bạn nhà tư vấn Công ty A công ty bảo hiểm hưu trí nhân thọ Cơng ty có 40 người đại diện giao dịch trụ sở công ty trung tâm thành phố Vấn đề quan tâm công ty phí hoạt động trụ sở công ty lãnh đạo công ty xem xét thay đổi sách theo đại diện giao dịch làm việc nhà riêng họ Mặc đù, giải pháp cho kết cơng ty tiết kiệm nhiều phí hoạt động trụ sở, nhiên vấn đề phát sinh thơng tin kiểm sốt (1) Liệt kê luồng thông tin chủ yếu mà người đại diện phải xử lý? (2) Xác định phương tiện cần cung cấp cho đại diện để họ xử lý thông tin cần cho công việc? (3) Thảo luận vấn đề kiểm sốt phát sinh giải pháp để vượt qua trở ngại này? 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng Khoa học quản lý đại cương (2009) Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn Nguyễn Quốc Chí – Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2010) Đại cương khoa học quản lý NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Phan Huy Đường (2017) Giáo trình khoa học quản lý NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2018) Giáo trình Quản lý học Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân Đặng Ngọc Lợi cs (2013) Giáo trình Khoa học quản lý NXB Chính trị Hành chính, Hà Nội 108