Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã

Kỹ quản lý thời gian hiệu PGS.TS Nguyễn Văn Nhã nhanv@vnu.edu.vn Đôi nét giảng viên PGS.TS Nguyễn Văn Nhã ▶ Ngun lính xe tăng Miền Đơng Nam ▶ Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (1990-1995) ▶ Nguyên P Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (1996-2004) ▶ Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (2004-2012) ▶ Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (2012-2016) ▶ Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia ▶ Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam ▶ Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN 1.Lập kế hoạch theo thời gian • • • • • Hiểu thời gian Những cơng cụ lập chương trình làm việc Xây dựng lịch trình làm việc Danh sách việc phải làm ngày Nhược điểm hệ thống kế hoạch làm việc Lược sử Thời gian • Chúng ta ngưỡng mộ Stephen Hawking (1942-2018) không tài mà nghị lực phi thường vị giáo sư hành trình chống lại bệnh xơ cứng vùng 21 tuổi, ông dần khả vận động tay chân, đến hẳn giọng nói liệt toàn thân Dẫu vậy, với đam mê bất tận thiên văn học, ơng giữ ý chí kiên cường để tìm hiểu bí mật vũ trụ bao la Thời gian nguồn lực khan Nếu phú lãng phí, bạn phải nộp 100 000 đ; phút làm việc hiệu quả, bạn lại thu 100 000 đ Bạn giàu hay nghèo sau năm? Trong thời đại VUCA nhiều thứ thay đổi… Thử sức tập nhỏ Có ba bạn từ Hà Nội đến Hải phòng, quãng đường dài 100km • Bạn An xe đạp từ 3gi sáng với tốc độ 10km/h Đến Hưng Yên cách HN 40 km nghỉ 30 phút; đến Hải Dương cách HN 60 km lại nghỉ 30 phút May mắn họ cho nhờ xe tải với tốc độ40km/h đến thẳng Hải Phịng • Bạn Hịa xe máy lúc gi với tốc độ 50km/h, 20 km hỏng xe, chữa 15 phút, đến Hải Dương Hịa nghỉ 45 phút ăn sáng, phóng 60 km/h HP • Bạn Liên xe buýt lúc gi, xe chạy với tốc độ 40 km/h; có nghỉ HY HD chỗ 15 phút để đón khách • Hỏi đến HP đầu tiên, cuối cùng? Họ gặp đâu dọc đường? • Quãng đường không đo km, mà “đo” thời gian cần thiết để đến, vấn đề chọn phương tiện tối ưu • Khoảng cách tính “quăng dao” • Chất lượng động xe từ o100km/h tính s • …v.v Xin bạn nêu thêm ví dụ khác Quản lý thời gian gì? Quản lý thời gian trình lên kế hoạch tổ chức thời gian cho hoạt động cụ thể, chi tiết bước hồn thành mục tiêu đề Vì thời gian có hạn, bạn có kỹ quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng hiệu Sự hiệu việc quản lý thời gian đánh giá dựa kết công việc làm ra, khơng dựa thời gian hồn thành nhanh hay chậm Quản lý thời gian xếp, lên kế hoạch việc cần làm cách khoa học Thực chất quản lý thời gian hiệu quản lý cách sống làm việc thân Hiểu thời gian Thời gian quý vàng Sao bạn lãng phí thời gian? Ngạn ngữ có câu: Thời gian vàng Nhưng vàng mua mà thời gian khơng mua Thế biết vàng có thời gian vơ giá • Thật vậy, thời gian sống Bạn vào bệnh viện mà xem, người bệnh nặng, kịp thời chạy chữa sống, để chậm chết • Thời gian thắng lợi Bạn hỏi anh đội mà xem, chiến đấu, biết nắm thời cơ, đánh địch lúc thắng lợi, để thời thất bại • Thời gian tiền Trong kinh doanh, sản xuất hàng hóa lúc lãi, khơng lúc lỗ • Thời gian tri thức Phải thường xuyên học tập giỏi Học ngoại ngữ mà bữa đực, bữa cái, thiếu kiên trì, học khơng giỏi • Thế biết, biết tận dụng thời gian làm điều cho thân cho xã hội Bỏ phí thời gian có hại sau hối tiếc không kịp Quản lý thời gian hiệu với phương pháp Ma trận Eisenhower “Việc quan trọng thường không khẩn cấp việc khẩn cấp thường không quan trọng” Dwight Eisenhower Bạn cần trả lời câu hỏi • Tơi làm việc mục đích gì? • Các giá trị cốt lõi định hướng sống tơi gì? Vận dụng ma trận RACI giao phó cơng việc Giải thích biểu đồ ma trận RACI Cần lưu ý điểm sau để tránh sai sót: • Đảm bảo người hiểu rõ nhiệm vụ vai trò • Mỗi nhiệm vụ cần có người chịu trách nhiệm R khơng có dự án có q nhiều người A • Bạn thêm vào số yêu cầu thông tin lập ma trận như: kết công việc, quy trình phải thực xác, tiêu chuẩn KPI hồn thành nào? Xin bạn giải thích lại Ma trận ví dụ • Ví dụ bảng Hoạt động CC cách đọc là: • - Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi công việc hoạt động CC [Responsible]; R • - Để thực cơng việc Ms Lan cần tham vấn ý kiến Mr Nam Mr Khang (có thể người có chun mơn có ý kiến quan trọng) [Consult]; C • - Hiệu suất, kết thông tin công việc Ms Lan thơng báo cho Ms An [Inform]; I • - Người chịu tránh nhiệm cuối Hoạt động CC Mr Trọng [Accountable] A Giao việc hiệu phân công phân nhiệm Việc “đặt người” vào “đúng vị trí” yếu tố quan trọng, định 50% thành cơng cơng việc, 50% thành cơng cịn lại phụ thuộc vào “cách đặt” nỗ lực “người đặt”; Ngược lại, ta “không đặt người” “không giao việc” 99% cơng việc thất bại, tiềm nhân hao tổn, ý chí & niềm tin bị sụt giảm! • Vậy, làm để “đặt người” vào “đúng vị trí” “đúng cách”? • Làm để “người đặt” phấn đấu nỗ lực cho mục tiêu cơng việc giao? • Làm để khơng rơi vào tình trạng lúc tải công việc, kết mang lại chưa nhiều, nguồn nhân lực team chưa phát huy đến mức tối đa? • Làm để giảm thiểu tổn thất vướng phải sai lầm công tác tổ chức công việc? Một số bí kíp giao việc hiệu • 1.Khơng cầu toàn Nhân viên người người khơng hồn hảo hết Do vậy, bạn nên lường trước trường hợp giao việc cho nhân viên Bạn cần phải có niềm tin nhân viên làm tốt công việc bạn giao • 2.Xác định việc quan trọng bạn cần phải biết công việc quan trọng cơng việc nhóm lực nhân viên đảm nhận • 3.Khai thác điểm mạnh khắc phục điểm yếu nhân viên Một người sếp tài ba có tầm nhìn người ln quan tâm đến phát triển tiến nhân viên • 4.Khơng nên dành việc dễ dàng cho Nếu bạn nghỉ từ giao hết cơng việc khó khăn cho nhân viên làm công việc nhẹ nhàng Thì bạn ơng sếp tồi • 5.Đừng nên cho có bạn làm tốt việc Nhiều sếp không giao việc cho nhân viên họ ln cho có họ làm tốt cơng việc Ngun nhân khác bạn ln phức tạp hóa vấn đề • 6.Nghỉ ngơi thời gian Nếu bạn thực gặp rắc rối giao việc cho nhân viên, nghỉ ngơi thời gian khoảng1- tuần Khi bạn quay trở lại với cơng việc, bạn tìm thấy nhân viên thực làm tốt phù hợp với cơng việc mà bạn gặp khó khăn Những lưu ý quan trọng • Khi nói với nhân viên nhiệm vụ bạn muốn họ làm, điều quan trọng cần nói lý “tại sao?” • Nhà quản lý thường qn phần • Giải thích lý “Tại sao?” đóng góp quan trọng tới hiệu giao việc Bài tập Nào, xin bạn thử giao việc cho nhân viên làm ví dụ cơng việc Bạn khơng thể giao việc, kệ nhân viên chìm bơi! • Trách nhiệm nhà quản lý đảm bảo nhân viên có hỗ trợ nguồn lực cần thiết để thực cơng việc mà bạn giao phó • Tức là, đảm bảo bạn có khác sẵn sàng hướng dẫn hỗ trợ nhân viên họ cần Ví dụ: • Ai phối hợp với nhân viên thời điểm đó? • Ai hướng dẫn nhân viên gặp vấn đề? • Ai cung cấp nguồn lực thiết bị cần thiết? Những sai lầm người lãnh đạo, quản lý • Hầu hết nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhà quản lý khơng hồn thành mục tiêu đảm trách, do: • Thứ nhất, không tuân thủ nguyên tắc tảng công tác tổ chức công việc Từ đó, làm phát sinh thêm nhiều việc vốn khơng cần thiết, gia tăng thêm lãng phí thời gian nguồn lực; • Thứ hai, bố trí phân nhiệm theo trực giác & cảm tính Từ đó, vơ tình nhà quản lý rơi vào tình trạng phân cơng thử – sai sau lại tiếp tục thử – sai Chính vậy, nhà quản lý cần phải nắm vững nguyên tắc & cách thức đọc hiểu lực nhân viên trước giao nhiệm vụ cho nhân viên; • Thứ ba, “bộ thước đo” đánh giá kết hồn thành cơng việc phân cơng vốn chưa thật khoa học Và nhà quản lý, hàng ngày, phải chạy theo tiêu đánh giá nhân viên; • Thứ tư, chưa nắm công cụ phương pháp mặt quản trị để điều chỉnh thái độ nhân viên trình phân cơng phân nhiệm (cũng q trình đồng hành thuộc cấp mình) Vì thế, nhân viên chưa phát huy sức mạnh tiềm thân cơng việc giao; • Thứ năm, chưa biết cách phát triển nhân viên thông qua “ủy thác” Từ đó, nhà quản lý bị nhấn chìm “núi cơng việc”, nguồn lực thuộc cấp chưa phát huy đến mức tối ưu,… • Giao việc hiệu ủy thác • • • • • • • Bạn cần nắm vững Sự cần thiết phải ủy thác công việc nhà quản lý; Bản chất ủy thác thất bại thực tế mơi trường doanh nghiệp; Quy trình ủy thác công việc hiệu quả; Chọn việc ủy thác sai lầm đáng tiếc; Tiêu chí chọn người ủy thác; Thực công tác ủy thác mô hình ủy thác Kiểm sốt đánh giá kết ủy thác công việc Hãy nhớ rằng, bạn ủy thác tất nhiệm vụ! • Các nhiệm vụ mà bạn ủy thác bao gồm: • Những nhiệm vụ định kỳ (lặp lại) – báo cáo định kỳ, giấy tờ, tờ khai, thu thập liệu Hầu hết nhiệm vụ văn thư thuộc loại • Các nhiệm vụ chuẩn hố – quy tắc tiêu chuẩn xác định rõ ràng • Những nhiệm vụ giúp phát triển người – bạn mong đợi hồn thành nhiệm vụ định, để phát triển thân, bạn nên cho họ hội để làm điều Tăng suất làm việc thân • Tạo động lực làm việc cho thân • Cân cơng việc sống • Vượt qua trì hỗn “kẻ đánh cắp” thời gian Tạo động lực làm việc cho thân • Tự nhắc thân bạn muốn thực việc • Chia nhiệm vụ thành bước nhỏ • Tạo thú vị cơng việc • Đặt phần thưởng cho thân bạn hoàn thành việc • Thỉnh thoảng cho phép thân nghỉ ngơi để tránh kiệt sức Cảm thấy tiến công việc Viết nhật ký tiến ngày Coi trọng thành công nhỏ Để người khác đánh giá hiệu suất công việc Tạo thử thách Hỏi “tại sao” thay “như nào” Động viên • Tìm người đồng hành nhắc nhở bạn có trách nhiệm • Lập danh sách nhiệm vụ ưu tiên • Tham gia nhóm tập trung vào hoạt động • Tạo thói quen tốt hàng ngày • Xác định trước cách khắc phục trở ngại mà bạn phải đối mặt • Dán câu trích dẫn tạo động lực nơi dễ nhìn thấy • Năm 195 sau Công nguyên, Tào Tháo dẫn đại quân tiến đánh Trương Tú Trên đường đến Uyển Thành, binh sĩ liên tục ba ngày không uống đủ nước Miệng khát khơ bỏng, có người tỏ ốn hận • Tào Tháo ngồi lưng ngựa phía trước mà nói: “Trước ta qua chỗ này, nhớ hồi phía trước có rừng mơ Ta phải nhanh lên, đến vừa tìm nước, mà mơ giúp giải khát” • Qn sĩ nghe nói nhiên tinh thần hồ hởi hẳn lên, miệng không ngừng ứa nước bọt làm giảm khát hăng hái tiến lên phía trước Cân cơng việc sống • Thời gian thật quản lý được, quản lý thân thời gian ta sử dụng Như quản lý thời gian thực chất quản lý thân • Thời đại nhiều việc ko dừng lại Để giảm căng thẳng (stress) bạn phải biết cân công việc sống LÀM NHỮNG VIỆC QUAN TRỌNG TRƯỚC ĐỪNG CHI TIỀN CHO NHỮNG THỨ NGỒI TẦM KIỂM SỐT SỐNG CÂN BẰNG LÀ CÁCH BIẾT TỪ CHỐI THỨ KHÁC ĐỪNG QUAN TÂM NGƯỜI KHÁC NGHĨ GÌ VỀ MÌNH HÃY HỌC CÁCH THA THỨ ĐỪNG QUAN TRỌNG HÓA MỌI VẤN ĐỀ DÀNH CHO MÌNH KHƠNG GIAN RIÊNG Bạn sống điều điều quan trọng bạn? Chuyện kể • Một ơng trùm người Trung Quốc qua đời, để lại cho vợ 1,9 tỉ đô ngân hàng Bà vợ ơng sau lấy người lái xe ơng Người lái xe nói: Tơi nghĩ tơi phải làm việc cho ơng chủ Nhưng nhận đời ơng chủ làm việc cho tơi • Ai nói câu: “Gia đình thứ tồn Những thứ khác có hay khơng, khơng quan trọng” • Tiền mua nhà, không mua tổ ấm Vượt qua trì hỗn “kẻ đánh cắp” thời gian Những kẻ đánh cắp thời gian • Để quản lý tốt thời gian, trước hết bạn cần phải xác định thời gian thường bị lãng phí Qua xác định u tố cần phải cải thiện Những “kẻ cắp” thời gian bạn? Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc phải giải rủi ro Điện thoại “rác” Thiếu mục tiêu thứ tự ưu tiên Cố gắng nhiều Khách đến thăm nhiều Phân quyền không hiệu Bàn làm việc lộn xộn Chân thành cảm ơn! Chúc bạn mạnh khỏe, thành công hạnh phúc! THANK YOU The future is all about Emotion (Patrick Dixon) ... lên phía trước Cân cơng việc sống • Thời gian thật khơng thể quản lý được, quản lý thân thời gian ta sử dụng Như quản lý thời gian thực chất quản lý thân • Thời đại nhiều việc ko dừng lại Để giảm... Sự hiệu việc quản lý thời gian đánh giá dựa kết công việc làm ra, không dựa thời gian hoàn thành nhanh hay chậm Quản lý thời gian xếp, lên kế hoạch việc cần làm cách khoa học Thực chất quản lý. .. chất quản lý thời gian hiệu quản lý cách sống làm việc thân Hiểu thời gian Thời gian quý vàng Sao bạn lãng phí thời gian? Ngạn ngữ có câu: Thời gian vàng Nhưng vàng mua mà thời gian không mua