ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ
Đặc điểm lao động của Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm cơ điện như máy biến áp, động cơ điện, các thiết bị điện khác,… do vậy Công ty không đòi hỏi tất cả mọi người đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với trưởng các phòng ban và những người làm trong phòng kế toán phải có bằng đại học Tại Công ty tỉ trọng của những người có trình độ trung cấp và công nhân chiếm tỷ trọng lớn trên tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
Hiện nay Công ty có tổng số lao động là 260 người Trong đó:
- Lao động gián tiếp : 26 người bao gồm ban lãnh đạo công ty, đoàn thể, cán bộ quản lý nghiệp vụ tại các phòng ban, nhân viên phục vụ hành chính, bảo vệ…
- Lao động trực tiếp : 234 người: là những người lao động trực tiếp ở các xưởng sản xuất.
Do tính chất sản xuất của Công ty là liên tục nên trong 1 năm lao động cũng mang tính ổn định Đặc thù sản phẩm của Công ty là các sản phẩm điện cơ vì thế lao động tại Công ty chiếm phần lớn là nam giới trong độ tuổi từ 18 đến 50.
Cụ thể, tình hình cơ cấu lao động theo giới tính, trình độ, độ tuổi tạiCông ty được trình bày trong bảng sau:
Bảng 1.1: Cơ cấu lao động tại Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
STT Chỉ tiêu Số lương CNV
5 Kỹ sư và tương đương 18 6,92
Hình thức trả lương của Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
Lương của cán bộ, công nhân viên trong Công ty được trả một lần vào ngày mồng 10 hàng tháng Công để tính lương một tháng là 26 ngày.
Hiện nay, Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội sử dụng hệ thống tiền lương cấp bậc dành cho công nhân trực tiếp sản xuất và hệ thống lương theo chức vụ đối với nhân viên gián tiếp trong công ty.
Chế độ tiền lương theo cấp bậc là hình thức áp dụng cho công nhân trực tiếp tham gia sản xuất Chế độ này gồm 3 yếu tố chính là thang lương, mức lương và tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, liên quan chặt chẽ với nhau để xác định mức lương phù hợp cho mỗi cá nhân.
Thang lương là bảng xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề giống nhau theo trình độ cấp bậc của họ. Công ty áp dụng bảng thang lương theo chế độ Nhà Nước xây dựng và ban hành.
Mức lương là số lượng tiền tệ để trả công nhân lao động trong một đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng) phù hợp với các bậc trong thang lương.
Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là văn bản quy định về mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu lành nghề của công nhân ở bậc nào đó thì phải hiểu biết những gì về mặt kỹ thuật và phải làm được những gì về mặt thực hành Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là căn cứ để xác định trình độ tay nghề của người công nhân Cấp bậc kỹ thuật phản ánh yêu cầu về trình độ lành nghề của công nhân
Chế độ tiền lương theo chức vụ áp dụng cho các cán bộ, nhân viên gián tiếp tạo ra sản phẩm, bao gồm ban lãnh đạo, cán bộ quản lý nghiệp vụ, nhân viên hành chính và bảo vệ Mức lương được quy định trong bảng lương do Nhà nước ban hành, xác định mức trả lương khác nhau cho từng nhóm chức vụ.
Ngoài khoản lương chính mà Công ty trả cho người lao động thì người lao động còn được hỗ trợ các khoản sau:
- Phụ cấp xăng xe: Công ty hỗ trợ chi phí đi lại cho cán bộ công nhân viên là 250.000đ/1người/1tháng
- Phụ cấp con nhỏ: Đối với các cán bộ, công nhân viên có con nhỏ sẽ được Công ty phụ cấp 50.000đ/1người/1tháng
Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương cho 2 đối tượng tương ứng như trên:
- Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng theo kết quả hoạt động: dùng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc ngành hoạt động không trực tiếp tham gia sản xuất Đó là mức lương được tính theo cấp bậc, thời gian làm việc thực tế cộng với tiền thưởng mà người lao động được hưởng tùy theo kết quả hoạt động của Công ty tốt hay xấu.
Tiền lương thực tế tháng được tính theo công thức:
+ LTT : tiền lương thực tế người lao động nhận được
+ Ltt: tiền lương tối thiểu ngày (830 000đ/26ngày)
+ H: hệ số lương cơ bản
+ P: hệ số phụ cấp chức vụ
+ T: thời gian lao động (26 ngày) (công ty làm việc tuần 6 buổi)+ Th : tiền thưởng (nếu có)
Tiền lương ngày được tính theo công thức:
Lương ngày Tiền lương tháng
- Hình thức trả lương theo thời gian kết hợp với sản phẩm hoàn thành: áp dụng cho công nhân trực tiếp tham gia sản xuất Theo hình thức này tiền lương được tính theo cấp bậc, thời gian làm việc thực tế cộng với lương theo sản phẩm
Tiền lương thực tế được tính theo công thức:
L TT = L tt x H x T + Sản phẩm đạt tiêu chuẩn x Đơn giá
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương của Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được doanh nghiệp trích lập hàng tháng theo tỷ lệ quy định là 22% tiền lương cơ bản Trong số này, 16% do doanh nghiệp chịu trách nhiệm đóng góp (trừ vào chi phí), và 6% là trách nhiệm đóng góp của người lao động (trừ vào lương) Tỷ lệ trích BHXH sẽ tăng 2% sau mỗi 2 năm, dự kiến đến năm 2012, tỷ lệ này sẽ là 24% (doanh nghiệp chịu trách nhiệm đóng góp 17%, người lao động đóng góp 7%).
Công ty trích lập quỹ BHXH nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ thể:
- Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản.
- Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp.
- Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động.
- Chi công tác quản lý quỹ BHXH
Công ty nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm 20% để chi trả các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động và giữ lại 2% để hàng tháng Tại đơn vị hàng tháng Công ty trực tiếp chi trả BHXH cho công nhân viên bị ốm đau, thai sản…trên cơ sở các chứng từ hợp lý hợp lệ Cuối tháng, Công ty phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
Việc trích lập và sử dụng BHXH của Công ty được trình bày trong bảng sau:
Bảng 1.2: Trích lập và sử dụng BHXH tại Công ty
Tổng số Phạm vi sử dụng
1 Quỹ ốm đau thai sản 3 % 3% Giữ lại 2%
2 Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
3 Quỹ hưu trí tử tuất 12% 6% 18% Nộp hết
Công ty trích quỹ BHYT hằng tháng vào tài khoản cơ quan BHXH theo tỷ lệ 4,5% trên tiền lương cơ bản của người lao động, trong đó: người lao động đóng 1,5% (trừ vào lương), còn 3% do công ty chịu (tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh).
Quỹ BHYT đóng vai trò hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh cho những đối tượng tham gia đóng góp Quỹ này do cơ quan BHYT trực tiếp quản lý và phân bổ cho người lao động tham gia bảo hiểm thông qua hệ thống y tế Khi có nhu cầu khám chữa bệnh do ốm đau, bệnh tật, những cá nhân đã đóng BHYT có thể sử dụng chế độ này để thanh toán các khoản chi phí liên quan.
Doanh nghiệp phải nộp toàn bộ quỹ BHYT cho cơ quan quản lý quỹ.
Công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động vào quỹ BHTN, trong đó: 1% Công ty phải chịu, được tính vào chi phí , 1% người lao động phải nộp, được trừ vào lương và Nhà nước hỗ trợ 1%.
Người thất nghiệp được hưởng bảo hiểm thất nghiệp khi có đủ 3 điều kiện: Đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ mười hai tháng trở lên trong thời gian hai mươi bốn tháng trước khi thất nghiệp, đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức bảo hiểm xã hội và chưa tìm được việc làm sau mười lăm ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp Mức trợ cấp thất nghiệp hàng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của sáu tháng liền kề trước khi thất nghiệp.
Việc trợ cấp thất nghiệp chấm dứt trong các trường hợp sau:
- Hết thời gian được hưởng trợ cấp thất nghiệp.
- Thực hiện nghĩa vụ quân sự
- Người thất nghiệp có việc làm
- Sau hai lần từ chối nhận việc từ tổ chức giới thiệu việc làm.
Công ty phải nộp phần trích lập theo tỷ lệ 2% cho cơ quan Bảo hiểm.
Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho người lao động để nói lên tiếng nói chung của người lao động, đồng thời đứng ra đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho người lao động, cũng như trực tiếp hướng dẫn thái độ của người lao động với công việc, với người sử dụng lao động.
Công ty trích lập KPCĐ theo tỷ lệ 2% tiền lương thực tế phải trả cho người lao động và được tính toàn bộ vào chi phí của Công ty. Đây là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp, trong đó: 50% nộp cho công đoàn cấp trên, 50% còn lại được giữ lại để chi tiêu tại đơn vị.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ HÀ NỘI
Kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội 14 1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng ở Công ty bao gồm:
- Bảng chấm công: dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong mỗi phòng ban, bộ phận… Bảng chấm công được lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong một tháng Tổ trưởng tổ sản xuất, trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình
- Bảng thanh toán tiền lương: được sử dụng làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động Bảng thanh toán tiền lương được thanh toán cho từng phòng ban, bộ phận tương ứng với bảng chấm công Trong bảng thanh toán tiền lương, mỗi công nhân viên được ghi một dòng căn cứ vào bậc, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Phiếu chi (trả lương, thưởng,…)
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu khác về các khoản tạm ứng, khấu trừ,… liên quan.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ hạch toán Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng
Trước khi người lao động chính thức làm việc tại Công ty, hai bên sẽ thỏa thuận và kí kết Hợp đồng lao động Cả Công ty và người lao động phải thực hiện đúng theo những cam kết đã ghi trong Hợp đồng lao động Bên nào vi phạm sẽ phải nộp phạt theo quy định đã ghi trong hợp đồng.
Hàng tháng, các phòng ban, bộ phận lập Bảng chấm công và gửi về Phòng tổ chức lao động để thực hiện theo dõi hạch toán tình hình lao động Sau đó, bảng chấm công được chuyển tiếp cho Phòng kế toán để lập Bảng thanh toán tiền lương và Bảng thanh toán tiền thưởng Các bảng này sẽ được trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt Cuối cùng, kế toán thanh toán sẽ tiến hành viết phiếu chi lương để thực hiện thanh toán cho nhân viên.
Theo dõi hạch toán LĐ
Bảng thanh toán tiền lương, bảng
Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng Người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi Giám đốc Công ty (người xét duyệt tạm ứng) Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, lý do tạm ứng, số tiền xin tạm ứng và thời hạn thanh toán
Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được chuyển đến Kế toán trưởng sẽ được xem xét và ghi nhận ý kiến để đề xuất Giám đốc duyệt chi Dựa trên quyết định của thủ trưởng, kế toán sẽ lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển đến thủ quỹ để thực hiện thủ tục xuất quỹ.
Cuối tháng, kế toán lương tổng hợp các số liệu về tạm ứng lương của từng bộ phận và lập Bảng tạm ứng lương của toàn Công ty.
Với nhân viên gián tiếp: ban lãnh đạo, nhân viên khối văn phòng, bảo vệ,… tiền lương thực tế được tính theo công thức:
+ LTT : tiền lương thực tế người lao động nhận được + Ltt: tiền lương tối thiểu ngày
Giấy đề nghị tạm ứng
Ký duyệt Lập Phiếu chi
Lập bảng tạm ứng lương, ghi sổ
+ H: hệ số lương cơ bản
+ P: hệ số phụ cấp chức vụ
+ T: thời gian lao động (26 ngày) (công ty làm việc tuần 6 buổi) + Th : tiền thưởng (nếu có)
Ví dụ1: nhân viên kế toán Nguyễn Ngọc Anh:
Tiền lương tối thiểu tháng là 830 000đ
Tiền lương thực tế bà Nguyễn Ngọc Anh là:
Ví dụ 2: trưởng phòng Nguyễn Thị Hiền
Hệ số phụ cấp chức vụ: 0,5
Tiền lương thực tế bà Nguyễn Thị Hiền là:
Với công nhân sản xuất: tiền lương thực tế được tính theo công thức:
L TT = L tt x H x T + Sản phẩm đạt tiêu chuẩn x Đơn giá
Ví dụ, ông Phan Văn Minh là công nhân bậc 4 có:
Tháng 12/2011 ông Phan Văn Minh có 8 sản phẩm đạt tiêu chuẩn, đơn giá: 135 000đ
Tiền lương thực tế của ông Phan Văn Minh là:
2.1.3 Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên”
TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên (CNV) và tình hình thanh toán các khoản đó (bao gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của công nhân viên).
Kết cấu của TK 334- Phải trả công nhân viên
+ Các khoản tiền lương( tiền công), tiền thưởng và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho CNV
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV
+Các khoản tiền lương( tiền công), tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNV
- Dư có: Các khoản tiền lương( tiền công), tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả CNV
- Dư nợ: Trong một số trường hợp cá biệt số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả
Công ty thực hiện chi tiết TK 334 thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 như sau:
TK 3341: Phải trả công nhân viên
TK 33411: Phải trả công nhân trực tiếp
TK 33412: Phải trả nhân viên gián tiếp
Tk 3342: Phải trả người lao động khác
Ngoài ra, để hạch toán tiền lương kế toán cần sử dụng các tài khoản liên quan khác:
TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
TK 627 -Chi phí sản xuất chung
TK 641-Chi phí bán hàng
TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 353- Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Một số nghiệp vụ kế toán tiền lương chủ yếu:
+ Kế toán tính tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động:
Nợ TK 622 : CP nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 : CP sản xuất chung
Nợ TK 641 : CP bán hàng
Nợ TK 642 : CP quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 : Phải trả người lao động + Kế toán xác định tiền thưởng trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Nợ TK 353 : Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334 : Phải trả người lao động + Xuất quỹ trả tỉền lương:
Nợ TK 334 : Phải trả người lao động
Có các TK 112, 111,… : + Tính tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động:
Nợ TK 338 : Phải trả, phải nộp khác
Có TK 334 : Phải trả người lao động + Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho người lao động:
Có TK 334 : Phải trả người lao động
+ Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý…:
Nợ TK 334 : Phải trả người lao động
Có TK 138 : Phải thu khác
Có TK 338 : Phải trả, phải nộp khác + Tính thuế TNCN của người lao động trong Công ty phải nộp cơ quan thuế:
Nợ TK 334 : Phải trả người lao động
Có TK 3335 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước + Thanh toán các khoản phải trả người lao động:
Nợ TK 334 : Phải trả người lao động
Hàng tháng, trưởng bộ phận theo dõi thời gian làm việc của nhân viên thông qua Bảng chấm công (Biểu 2.2) Từ đó, căn cứ vào số công làm việc và ngày nghỉ được hưởng, phòng kế toán tính lương phải trả Đối với bộ phận sản xuất, trưởng bộ phận cũng căn cứ vào Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành để ghi Bảng chấm công, theo dõi sản lượng của từng công nhân trong tháng (Biểu 2.1).
Sơ đồ 2.3: Qui trình ghi sổ chi tiết tiền lương
Lập bảng thanh toán tiền lương
Giấy đề nghị thanh toán tiền lương
Giám đốc, kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt
Lập phiếu chi bằng phần mềm kế toán
Biểu 2.1 : Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ
Sản phẩm hoàn thành Tháng 12 năm 2011 Tên công nhân: Phan Văn Minh Đơn vị tính: đồng
Số TT Loại sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu không trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.
Người kiểm tra chất lượng
Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà
Xưởng sản xuất: 1 Tháng 12 năm 2011
Họ và tên Cấp bậc Chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 3 … 29 30 31 Số công hưởng lương sản phẩm
Số công hưởng lương thời gian
Số công nghỉ việc dừng việc được hưởng 100% lương
Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng
1 Nguyễn Văn Hiển 3,01 x x x … x x x 7 26 x: Lượng thời gian có mặt
Sau khi nhận Bảng chấm công từ các bộ phận, Kế toán tiền lương thông qua phần mềm kế toán tổng hợp và lập tính lương cho từng người lao động theo chế độ và hình thức trả lương của Công ty Sau đó, lập Bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận (Biểu 2.3).
Dựa vào kết quả hoạt động trong kỳ, kế toán lập Bảng thanh toán tiền thưởng cho nhân viên gián tiếp (Biểu 2.4)
Trong trường hợp cần ứng trước tiền lương, người lao động lập Giấy đề nghị tạm ứng (Biểu 2.5) gửi lên Giám đốc Công ty ghi rõ lý do xin tạm ứng.Khi được duyệt xuất quỹ trả lương, tạm ứng tiền cho người lao động Kế toán tiền lập Phiếu chi (Biểu 2.6).
Biểu 2.3 : Bảng thanh toán lương tháng 12/2011 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 12/2011
Bộ phận: Xưởng sản xuất 1
STT Họ tên nhân viên Tiền lương
Số công phụ cấp Tổng thu nhập các khoản giảm trừ Tiền lương được lĩnh
Chức vụ Xăng xe Con nhỏ BHXH BHYT BHTN Tạm thu thuế TNCN Cộng
Biểu 2.4: Bảng thanh toán tiền thưởng tháng 12/2011
Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG
STT Họ và tên Chức vụ
Xếp chú loại Số tiền Ký nhận
Tổng số tiền (viết bằng chữ): năm mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Biểu 2.5: Giấy đề nghị tạm ứng Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội.
Tên tôi là: Đỗ Văn Tiến Địa chỉ: phòng bảo vệ Đề nghị tạm ứng số tiền: 2.000.000đ
Viết bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương tháng 12
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.6: Phiếu chi tiền mặt Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
Họ tên người nhận tiền: Chu Thị Hữu Địa chỉ: phòng nhân sự
Lý do: chi lương tháng 12/2011 cho ban lãnh đạo công ty
Kèm theo: Bảng thanh toán tiền lương làm chứng từ gốc.
(Bằng chữ: Một trăm hai mươi triệu một trăm bảy mươi năm nghìn ba trăm đồng chẵn)
Ngày 10 tháng 01 n m 2012ăm 2012 Thủ trưởng đơn vị
Kế toán trưởng Người lập phiếu
Thủ quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hàng ngày, Kế toán lương nhập các chứng từ liên quan vào máy tính,phần mềm kế toán sẽ tự động đưa thông tin lên Sổ chi tiết tài khoản 334 (Biểu2.7) để theo dõi chi tiết chi phí lương và quá trình thanh toán tiền lương trong tháng của Công ty.
Biểu 2.7: Sổ chi tiết tài khoản 334 Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 334 – PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG
Tháng 12/2011 Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải Tk đ/ứng Ps Nợ Ps Có Dư Nợ Dư Có
5/12 5/12 Tính lương và các khoản phải trả NLĐ tháng 11/2011
2.111.769.282 120.000.100 32.021.500 135.026.334 10/12 BN 150 Trả lương tháng 11 cho công nhân 111 2.151.790.682
10/12 BN 151 Trả lương cho nhân viên văn phòng tháng 11/2012 111 135.026.334
10/12 BN 152 Thanh toán tiền thưởng tháng 11 111 52.000.200
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Từ Bảng phân bổ tiền lương cùng các chứng từ gốc khác Kế toán tiền lương lập một số Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ số 278 dùng để phản ánh số tiền lương phải trả CNV trong tháng (Biểu 2.8)
Chứng từ ghi sổ số 279 dùng để phản ánh số tiền lương đã thanh toán cho CNV trong tháng (Biểu 2.9)
Và từ các Chứng từ ghi sổ này Kế toán ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu 2.10) Nội dung của Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh.
Biểu 2.8: Chứng từ ghi sổ số 278 Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Đơn Vị: VNĐ
Tính tiền lương phải trả CNV trong tháng
- Tiền lương CNV sản xuất 622 2.266.953.164
- Tiền lương CN quản lý phân xưởng 627 184.179.705
- Tiền lương nhân viên bán hàng 641 54.457.509
- Tiền lương nhân viên quản lý DN 642 168.825.150
- Tiền lương nghỉ phép của CN sản xuất 335 8.152.779
Kèm theo 05 chứng từ gốc
Biểu 2.9: Chứng từ ghi sổ số 279 Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Đơn vị: VNĐ
Trích Yếu NợSố hiệu TKCó Số Tiền
Thanh toán lương tháng 11 cho CNV 334 111 2.398.817.216
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Biểu 2.10: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm 2011 Đơn Vị: VNĐ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số Ngày, tháng Số Ngày, tháng
Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số…
Từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thông tin kế toán sẽ được tự động đưa lên
Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
Năm 2011 Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên
Số hiệu: 334 Đơn Vị: VNĐ
Chứng từ ghi sổ Diễn Giải
Số phát sinh trong tháng
01 31/12 Tiền lương phải trả trong tháng -Tiền lương CNV sản xuất 622 2.367.908.090
-Tiền lương CNV bán hàng 641 32.021.500
- Tiền lương CNV quản lý DN 642 135.026.334
Sổ này có… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số…
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ HÀ NỘI
Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Công ty áp dụng hình thức trả lương linh hoạt, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Nhân viên gián tiếp được trả lương theo thời gian có thưởng dựa trên kết quả kinh doanh Đối với công nhân sản xuất, công ty kết hợp trả lương theo thời gian và theo sản phẩm hoàn thành Hình thức trả lương này tạo động lực, khích lệ nhân viên làm việc hiệu quả Ngoài ra, công ty tuân thủ các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định của nhà nước, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động.
Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội sở hữu bộ phận kế toán vận hành hiệu quả, đặc biệt chú trọng đến lợi ích của người lao động Đội ngũ kế toán chuyên nghiệp đảm bảo tính chính xác cao của công tác kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng Công ty thường xuyên tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự nhằm cập nhật chế độ kế toán liên tục Việc ứng dụng hệ thống máy vi tính và kế toán máy đã nâng cao hiệu suất công việc, tiết kiệm thời gian Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, công ty đã giảm tải nhân lực tại phòng kế toán mà vẫn đáp ứng yêu cầu công việc trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, một loại hình hạch toán không những phù hợp với quy mô của Công ty mà còn rất thuận tiện cho việc tính toán các khoản mục, chỉ tiêu.
Về tính lương, các khoản theo lương, Công ty đã thực hiện đúng việc trích các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo đúng quy định hiện hành.
Hệ thống chứng từ Công ty đang sử dụng có thể nói là đầy đủ, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và thực hiện đúng quy trình kế toán theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, phù hợp với nhu cầu quản lý nội bộ của Công ty.
Để theo dõi và kiểm tra chi tiết, công ty không chỉ áp dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính mà còn mở rộng thêm một số tài khoản chi tiết theo nhu cầu quản lý, giúp thuận lợi cho quá trình hạch toán.
Hệ thống sổ của Công ty ổn định, các sổ chi tiết được mở đầy đủ, ghi chép rõ ràng và chính xác tạo điều kiện cho công tác quản lý chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, công tác kế toán của Công ty còn tồn tại một số những hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện hơn.
Việc trả lương theo thời gian (quy định tiền lương dựa vào ngày công làm việc) cho nhân viên gián tiếp chưa thực sự khuyến khích được các nhân viên này làm việc có hiệu quả. Đôi khi việc thực hiện luân chuyển chứng từ ở bộ phận chấm công thường chậm dẫn tới việc tính lương bị chậm trễ.
Quy trình tính lương khá phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận, bao gồm chấm công, kiểm tra sản phẩm hoàn thành, tổng hợp dữ liệu và đặc biệt là tính thưởng theo sản lượng.
Quy trình kế toán được quy đinh khá chi tiết nhưng nhân viên kế toán đôi khi còn bỏ xót các nghiệp vụ, ghi nhận các nghiệp vụ không đúng thời gian phát sinh thể hiện việc quản lý và giám sát thực hiện quy trình kế toán chưa thực sự chặt chẽ.
Do Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nên trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có sự trùng lắp, dễ nhầm lẫn và tốn nhiều công, gây lãng phí không cần thiết.
Để khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc, doanh nghiệp nên đưa thêm hệ số trách nhiệm vào đánh giá lương thưởng Hệ số này có thể được đánh giá dựa trên Bảng theo dõi thái độ làm việc của nhân viên Bằng cách này, nhân viên sẽ có động lực để làm việc tích cực và hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy thành công chung của doanh nghiệp.
Quản lý lao động tốt, tính lương một cách chính xác và có chính sách thưởng phạt phân minh đối với những lao động làm việc tốt chưa tốt, từ đó tạo lòng tin, hứng thú làm việc cho người lao động, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động cho cán bộ công nhân viên.
Công ty cần quản lý chặt chẽ hơn quá trình kế toán để đạt độ chính xác cao nhất trong việc hạch toán kế toán
Các giải pháp hoàn thiện kế toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
3.2.1 Về hình thức và phương pháp tính lương
Với công nhân sản xuất việc tính lương theo thời gian kết hợp với sản phẩm hoàn thành là rất hợp lý, vừa có thể khuyến khích người lao động lầm việc đạt hiệu quả, năng suất cao, vừa có thể nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho công nhân sản xuất Công ty cần tiếp tục duy trì phương pháp và hình thức tính lương này. Đối với nhân viên gián tiếp, việc quy định tiền lương dựa vào ngày công làm việc và thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, chỉ có ban lãnh đạo mới có hệ số phụ cấp chức vụ là chưa hợp lý, chưa thực sự khuyến khích được nhân viên làm việc có hiệu quả Vì vậy, Công ty nên bổ sung hệ số trách nhiệm đối với toàn bộ nhân viên Hệ số trách nhiệm có thể lập dựa trên cơ sở vị trí cũng như thái độ làm việc của nhân viên đó Qua việc đánh giá nhân viên đi làm muộn hay về sớm, gây thiệt hại trong công việc có thể bị trừ vào hệ số trách nhiệm khi tính lương Áp dụng hệ số trách nhiệm trong tính lương có thể nâng cao ý thức làm việc cho nhân viên, tránh cơ chế làm việc lấy lệ và tính công ăn lương.
Cuối tháng, căn cứ vào kết quả bảng chấm công, khối lượng công việc hoàn thành, từng bộ phận Công ty tiến hành họp, có thể đánh giá, phân loại phụ cấp trách nhiệm theo 3 mức A, B, C
Nếu đạt mức A thì được hưởng 100 % số tiền phụ cấp trách nhiệm
Nếu đạt mức B thì được hưởng 50% số tiền phụ cấp trách nhiệm
Nếu đạt mức C thì sẽ không được hưởng tiền phụ câp trách nhiệm
Căn cứ vào kết quả đánh giá đó, kế toán lập Bảng tổng hợp kết quả phân loại phụ cấp trách nhiệm của nhân viên từng bộ phận để tính tiền phụ cấp trách nhiệm mà cán bộ công nhân viên được hưởng.
Mẫu Bảng phân loại phụ cấp trách nhiệm có thể thiết kế như sau:
Biểu 3.1: Bảng phân loại phụ cấp trách nhiệm BẢNG PHÂN LOẠI PHỤ CẤP TRÁCH NHIỆM
Phân loại thi đua Mức lương cơ bản
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo Quyết định 15/2006- BTC, các tài khoản chi tiết được thiết kế hợp lý, phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin kế toán tại Công ty Tại thời điểm hiện tại Công ty không cần thiết bổ sung hay sửa đổi các tài khoản đang sử dụng Nhưng bộ phận kế toán nên thường xuyên cập nhật chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành để công tác hạch toán kế toán luôn đúng chế độ.
Công ty sử dụng phương pháp kế toán trên máy vi tính và phần mềm kế toán vừa có thể tiết kiệm chi phí lại vừa đem lại hiệu quả cao trong công việc. Công ty nên duy trì và phát huy điều này.
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ tại Công ty tương đối đầy đủ và phù hợp với yêu cầu quản trị, nhưng quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận với Phòng kế toán đôi khi còn chậm trễ, đặc biệt là việc luân chuyển Bảng chấm công, dẫn đến việc chậm trễ trong tính lương và thanh toán lương Vì vậy, ban lãnh đạo Công ty nên đôn đốc trưởng các phòng ban, bộ phận nhanh chóng hoàn thành Bảng chấm công và nộp cho Phòng kế toán nhanh nhất có thể để công việc tính lương, thanh toán lương được diễn ra nhanh chóng.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết
Sổ chi tiết tài khoản 334 cần được phân bổ rõ ràng cho khối văn phòng (Biểu 3.2) và khối xưởng sản xuất Đối với khối sản xuất, sổ chi tiết nên được chia thành hai sổ riêng biệt cho lao động gián tiếp và lao động trực tiếp Sổ chi tiết Phải trả cho lao động trực tiếp và gián tiếp tại khối sản xuất có thể thiết kế theo mẫu biểu 3.2.
Biểu 3.2: Mẫu Sổ chi tiết TK 334: Khối văn phòng Công ty Công ty Cổ phần Chế tạo Điện cơ Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 334 – PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG
KHỐI VĂN PHÒNG CÔNG TY
Tháng 12/2011 Đơn vị tính: VNĐ
CT Diễn giải Tk đ/ứng Ps Nợ Ps Có Dư Nợ Dư Có
Tính lương và các khoản phải trả NLĐ tháng … Trả lương cho nhân viên văn phòng tháng … Thanh toán tiền thưởng tháng …
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp
Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán theo hình thức này đôi khi việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bị trùng lắp, gây tốn nhiều chi phí Công ty cần kiểm soát quá trình ghi sổ một cách chặt chẽ hơn
3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Đối với việc quản lý nội bộ trọng Công ty việc báo cáo tiền lương và các khoản trích theo lương có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo khả năng thanh toán với người lao động Vì vậy, thay vì báo cáo khi có bảng tính lương của người lao động kế toán nên lập dự toán tiền lương phải trả cho người lao động trong tháng tới để trình lên ban lãnh đạo chủ động cho Công ty trong việc thanh toán với người lao động đồng thời để đảm bảo đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên.
