Một số định nghĩa cơ bản
Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quan điểm của các tác giả khác nhau.
Khái niệm kế toán khi nghiên cứu trên góc độ hoạt động: Là quá trình thu thập và xử lý và cung cấp các thông tin về tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh
Khái niệm kế toán trên góc độ sử dụng ; Là phương pháp quả lý có hiệu quả là cơ sở để đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trước hết, theo Neddles, Anderson & Caldwell (2003), Viện Kế toán Công chứng Hoa
Kỳ vào năm 1941 định nghĩa kế toán như sau : kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến tài chính, và giải trình kết quả của việc ghi chép này. Định nghĩa này của kế toán chú trọng đến nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của người kế toán Tuy nhiên đây là quan điểm cổ điển về kế toán, nó không còn phù hợp với thực tiễn kế toán hiện nay nữa Ngày nay, với quan điểm mới, kế toán không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà đến toàn bộ các hoạt động bao gồm việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sổ sách Kế toán ngày nay chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán dù họ ở bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp Do vậy, vào năm 1970 Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ cho rằng nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin định lượng, chủ yếu mang tính chất tài chính về các đơn vị kinh tế hạch toán độc lập nhằm giúp ích cho việc làm các quyết định kinh tế.
Theo định nghĩa trong kế toán quốc tế, kế toán là hệ thống thu thập, xử lý, phản ánh và truyền đạt thông tin tài chính, tình hình kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp Trong Luật Kế toán Việt Nam, kế toán được định nghĩa là hoạt động cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới dạng giá trị, vật chất và thời gian lao động Theo Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, kế toán là hoạt động ghi chép, tính toán giá trị, vật chất và thời gian lao động, tập trung vào giá trị để giám sát các tài sản, quá trình kinh doanh và vốn đầu tư của Nhà nước cũng như của các tổ chức, doanh nghiệp.
Theo Libby, Libby, Short, Lafond, Lanthier (2003), kế toán là một hệ thống thông tin cho phép thu thập và truyền đạt thông tin mà chủ yếu là những thông tin mang bản chất tài chính thường được số hoá dưới hình thức giá trị về các hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và các tổ chức Những thông tin này được cung cấp nhằm giúp những người quan tâm trong quá trình ra các quyết định kinh tế mà chủ yếu các quyết định này liên quan đến việc phân bổ nguồn lực.
Theo quan điểm của tac giả
- Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
- Kế toán tài chính : là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng ngoài doanh nghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm
- Kế toán quản trị : là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người trong nội bộ doanh nghiệp sử dụng, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hành công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sách lược kinh doanh.
- Khái niệm đơn vị kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị ( bao gồm Tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh … thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật
- Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc thiết lập và thực hiện các chuẩn mực kế toán, xây dựng bộ máy kế toán, kiểm tra kế toán định kỳ Bên cạnh đó, còn có các nhiệm vụ như bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin từ tài liệu kế toán để phục vụ mục đích quản lý Tóm lại, tổ chức công tác kế toán là hệ thống các hoạt động nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho mục đích quản lý hiệu quả.
- Nội dung tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
- Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp
- Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán ở doanh nghiệp
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị
- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán
- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản
- Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
- Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Kế toán là việc thu nhập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh va giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp Trong kế toán mọi nghiệp vụ kinh té đều được ghi chép đầy đủ, liên tục, có hệ thống trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chính điều này dã làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát của kế toán
Nhiệm vụ của kế toán là thu nhập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; Phát hiẹn và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; Phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước cảu các chủ thể trong nền kinh tế thị trường…
VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Vai trò của tổ chức công tác kế toán đối với công tác quản lý trong các doanh nghiệp 5 2.2.2 Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng của công tác quản lý doanh nghiệp Thêm vào đó, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng của nhà nước Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế của Việt Nam đang hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì vấn đề cạnh tranh diễn ra ngày càng thường xuyên và khốc liệt hơn Lúc này, chất lượng thông tin của kế toán được coi như một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của các quyết định kinh doanh Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và cần thiết cho các nhà quản trị Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào qui mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.
2.2.2 Các nN guyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Việc tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, các qui định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp qui khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán như các bộ luật về thuế, Luật doanh nghiệp… Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn bản pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này
- Tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp
- Phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép của doanh nghiệp
- Nguyên tắc về lợi ích: Lợi ích giữa chi phí tổ chức kế toán và hiệu quả mang lại
TỔNG QUAN KHÁCH THỂ NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 7 2.4.NỘI DUNG CO BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính
Doanh nghiệp có thể ghi sổ kế toán bằng tay, hoặc sử dụng chương trình phần mềm kế toán để ghi sổ kế toán bằng máy vi tính Trường hợp sử dụng chương trình phần mềm kế toán thì hệ thống sổ kế toán (nếu xử lý và ghi chép bằng chương trình phần mềm kế toán) vẫn phải đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức kế toán đã lựa chọn (Chứng từ ghi sổ; nhật ký chung….) và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị để sử dụng và lưu trữ Hệ thống xử lý và ghi chép kế toán bằng phần mềm máy vi tính có thể ghi nhận và tổng hợp thông tin riêng biệt theo các phần hành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hoặc được ghi chép kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng sổ kế toán Doanh nghiệp được lựa chọn chương trình phần mềm kế toán phù hợp, có tính thương thích với một hình thức kế toán nhất định được quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
2 2 34 4 6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp, cung cấp thông tin tổng quan về tài sản, vốn chủ sở hữu, công nợ, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ Các doanh nghiệp có trách nhiệm lập, nộp báo cáo đầy đủ, kịp thời theo mẫu quy định Tuy nhiên, các đơn vị đặc thù có thể điều chỉnh, bổ sung chỉ tiêu miễn đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động và được cơ quan chủ quản chấp thuận.
Kế toán trởng và thủ trởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo. Vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các Báo cáo tài chính trớc khi ký, đóng dấu và gửi đi
Báo cáo kế toán bao gồm hai phân hệ : hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị Thông thường thì :
- Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán ; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế Báo cáo tài chính sẽ cung cấp thông tin của một doanh nghiệp về tài sản; nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu, thu nhập khác; chi phí kinh doanh và chi phí khác; lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; thuế và các khoản nộp nhà nước; tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; các luồng tiền Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính”
- Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau Báo cáo kế toán quản trị không bắt buộc phải công khai Nội dung tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán bao gồm:
Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm hiệu quả Kiểm tra kế toán do đơn vị kế toán tự thực hiện, bên cạnh đó còn phải chịu sự kiểm tra của cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ kiểm tra kế toán Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm:
- Xây dựng qui trình kiểm tra: Kiểm tra là một công việc không thể thiếu trong bất cứ hoạt động nào bởi nếu không có kiểm tra, nhân viên sẽ không cố gắng hoàn thành nhiệm vụ Tuy nhiên, nếu kiểm tra quá nhiều sẽ giảm số lượng thời gian làm việc của nhân viên Vì thế, khi xây dựng qui trình kiểm tra, chúng ta cần phải xác định mục đích của việc kiểm tra là gì để từ đó chúng ta đưa ra những nội dung cần được kiểm tra và xác định bộ phận cần phải kiểm tra Tất cả những việc này còn nhằm mục đích báo cho bộ phận được kiểm tra biết để chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp thời gian và nhân sự tham gia
- Báo cáo kết quả: Sau khi việc kiểm tra kết thúc, người đi kiểm tra phải đưa ra những báo cáo về kết quả kiểm tra, đồng thời đề nghị biện pháp xử lý những vấn đề tồn đọng Ngoài ra, kết quả kiểm tra còn là cơ sở để doanh nghiệp nhìn lại những ưu nhược điểm của công việc đã làm, giúp doanh nghiệp đưa ra những hướng xử lý công việc tốt hơn.
1 Xác định các loại báo cáo cần sử dụng :
Việc xác định loại báo cáo nào là cần thiết tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp Thông thường, phần lớn các quốc gia bắt buộc doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính Các báo cáo này không chỉ để phục vụ cho Ban quản trị doanh nghiệp mà còn phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng Tuy nhiên, ở một số quốc gia như Mỹ, chỉ những doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán thì mới phải lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán, còn các doanh nghiệp khác thì pháp luật không yêu cầu Bên cạnh việc lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin về kết quả hoạt động của doanh nghiệp sau một thời gian nhất định, doanh nghiệp cũng cần thêm những thông tin giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, vì thế hệ thống báo cáo quản trị ra đời Tùy vào đối tượng cần được cung cấp thông tin mà doanh nghiệp sẽ thiết kế biểu mẫu báo cáo sao cho thể hiện được tất cả nội dung cần phản ánh và đặt tên cho báo cáo để phân biệt các báo cáo với nhau
2 Xác định nội dung của báo cáo: Việc xác định nội dung trong báo cáo tài chính đơn giản hơn so với nội dung trong báo cáo quản trị Như chúng ta đã biết, đối tượng mà báo cáo tài chính phục vụ là những người bên ngoài doanh nghiệp hơn là người bên trong doanh nghiệp Do đó, để doanh nghiệp và người sử dụng có một cái nhìn chung về báo cáo, phần lớn các quốc gia đều qui định các loại báo cáo tài chính mà doanh nghiệp phải nộp, đồng thời qui định luôn những chỉ tiêu cần thể hiện trên báo cáo.Còn báo cáo quản trị được lập để phục vụ cho yêu cầu quản trị trong doanh nghiệp, vì thế tùy vào đối tượng nhận thông tin mà doanh nghiệp cần xác định thông tin nào và mức độ chi tiết của thông tin đó ra sao để cung cấp cho phù hợp
3 Phương pháp lập và tính các chỉ tiêu trên báo cáo: Là việc vận dụng các công thức và kỹ thuật tính toán để tập hợp và xử lý số liệu Tuy nhiên, do doanh nghiệp thường có nhiều bộ phận, nhiều phòng ban khác nhau và các bộ phận, phòng ban này đều có nhiệm vụ báo cáo số liệu cho lãnh đạo Cho nên doanh nghiệp cần quy định thống nhất các công thức tính toán và phương pháp lập báo cáo Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện sự khác biệt giữa các báo cáo của các bộ phận Từ đó có thể nhanh chóng phát hiện được sai sót hoặc gian lận trong quá trình hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp
4 Người lập và người nhận báo cáo: Đây là khâu cung cấp thông tin cho các bộ phận trong doanh nghiệp Việc cung cấp thông tin phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời vì mỗi thông tin đều ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng báo cáo Doanh nghiệp cần phải xây dựng “Bản mô tả công việc” để phân công bộ phận lập báo cáo, thời gian phải hoàn thành báo cáo và thời hạn gởi báo cáo cho các bộ phận liên quan, tránh tình trạng các bộ phận đổ trách nhiệm cho nhau khi có sự cố xảy ra
2.2.3.7 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán giúp sắp xếp, phân công công việc hợp lý cho từng kế toán viên, bao gồm: bố trí nhân sự, phân chia các phần hành kế toán, thiết lập mối quan hệ giữa các phần hành, cũng như giữa phòng kế toán và các phòng ban liên quan khác Quá trình này cần đáp ứng các yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hoạt động, bao gồm: sự phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp, sự tối ưu hóa sử dụng nhân lực, sự rõ ràng trong phân công trách nhiệm, sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận liên quan.
1 Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này sẽ tránh tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm cho nhau
2 Tính đồng bộ trong công việc: Tính đồng bộ trong công việc thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được phân bổ đều cho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy ra tình trạng giao quá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho bộ phận, nhân viên khác, hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác Tính đồng bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
3 Đảm bảo năng lực của nhân viên: Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc chủ yếu vào trình độ và khả năng thành thạo công việc của những người này Ngoài việc tuyển dụng những nhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời thường xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên Định kỳ, doanh nghiệp cũng nên tổ chức “luân chuyển cán bộ” để tránh tình trạng nhân viên giải quyết công việc theo “lối mòn”, điều này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện ra những nhân viên có thể làm tốt công việc mà trước đây họ chưa được phân công, đồng thời tránh sự gian lận của những nhân viên có thâm niên trong lĩnh vực họ đã và đang đảm nhiệm Ngoài ra, luân chuyển cán bộ còn là một giải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo được những nhân viên có hiểu biết về toàn bộ quy trình kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là các đối tượng có thể phát triển thành cán bộ quản lý
4 Các phương thức tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến
Theo kiểu trưc tuyến kế toán trưởng trực tiếp điều hành các kế toán viên không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Với cách tổ chức bộ máy kế toán kiểu trực tuyến mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, phương thức điều hành gọn nhẹ Kiểu tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến thường áp dụng trong trường hợp hoạt động kế toán tập chung và hoạt động sản xuất kinh doanh quy mô nhỏ
Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu
Theo kiểu trực tuyến tham mưu bộ máy kế toán được hình thành vừa có tính trực truyến tương tự như phương thức trực tiếp đồng thời vừa có tính tham mưu giữ kế toán trưởng và các bộ phận kế toán mối lien hệ tham mưu trong chỉ đạo của kế toán trưởng thường áp dụng đối với bộ phận đảm nhiệm các măng công việc chuyên sâu phức tạp Còn đối với các bộ phận khác không chuyên sâu, kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp
Bộ máy kế toán kiểu chức năng
Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng được chia thành nhiêu bộ phận độc lập đảm bảo những chức năng hoạt động riêng rẽ, thường gọi là Bna, phòng kế toán Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng ban (phòng) kế toán Mối lien hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng đến các bộ phận trong phương thức tổ chức này giảm nhẹ hơn so với các phương thức khác Kiểu tổ chức bộ máy kế toán này thường áp dụng khi quy mô bộ máy kế toán lơn, nhiều thành viên
5 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán a.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty…) chi tổ chức một phòng kế toán trung tâm ( ở văn phòng công ty, tổng công ty,…) còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng
Tổ chức phân tích những thông tin phục vụ công tác quản lý
3.- Thời điểm phân tích: Mỗi dữ liệu khác nhau sẽ cho kết quả phân tích khác nhau nên doanh nghiệp cần phải xác định thời điểm nào sẽ có đầy đủ dữ liệu nhất nhằm đảm bảo thu được kết quả phân tích tốt nhất Xác định được thời điểm phân tích cũng nhằm mục đích báo cho các đơn vị liên quan gửi dữ liệu kịp thời cho bộ phận phân tích
Để đảm bảo quá trình truyền tin hiệu quả và kịp thời, các doanh nghiệp cần xác định rõ những bộ phận có thẩm quyền để tiếp nhận kết quả phân tích Bằng cách này, kết quả phân tích có thể được chuyển giao đến các đơn vị liên quan đúng lúc để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
Chương 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY THĂM DÒ KHAI THÁC DẦU KHÍ
PHƯƠNG PHẤP NGHIÊN CỨU
Phương pháp khảo sát
Hình thức điều tra là phát các phiếu khảo sát tới các nhà quản lý và những người trực tiếp thực hiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp
Mục đích của các phiếu điều tra là nhằm tổng hợp thực trạng hoạt động kế toán hiện tại tại Tổng Công ty PVEP Việc tổng hợp này được tiến hành bằng cách thu thập ý kiến phản hồi và đánh giá từ những người có liên quan trực tiếp đến hoạt động kế toán trong doanh nghiệp.
Nội dung các phiếu khảo sát là đặt ra các câu hỏi trắc nghiệm để người được khảo sát trả lời theo tình hình thực tế của doanh nghiệp mình Nội dung các câu hỏi theo sát các vấn đề nghiên cứu của đề tài, đặc biệt là các câu hỏi liên quan đến quá trình thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp
Việc điều tra theo phương pháp này được thực hiện từ giai đoạn chuẩn bị lựa chọn đề tài nghiên cứu đến giai đoạn thực hiện đề tài, từ tháng 8/2008 đến tháng 4/2009 Tác giả biên soạn phiếu khảo sát và gửi trực tiếp đến các đối tượng cần khảo sát và thu về các phiếu khảo sát sau khi được hoàn thành bằng đường bưu điện.
Qua quá trình khảo sát như sau:
Trong giai đoạn chuẩn bị đề tài, tác giả đã tiến hành khảo sát toàn bộ hệ thống tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty thông qua việc khảo sát các nhân viên Ban TCKT.
Giai đoạn 2; Từ khảo sát của giai đoạn 1 tác giả tiếp xúc trực tiếp với các nhân viên làm công tá kế toán và soạn phiếu khảo sát, đặt ra các câu hỏi trắc nghiệm từ đó thấy được mô hình kế toán đặc thù tại Tổng Công ty.
Trong quá trình khảo sát tác giả đã có thuận lợi được tiếp xúc trực tiếp với bộ phận kế toán để hiểu rõ hơn về tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty tuy nhiên Tổng Công ty có rất nhiều các đơn vị thành viên hoạt động phân tán ở các địa điểm khác nhau điều đó gây khó khăn cho tác giả trong việc tiếp xúc các bộ phận kế toán tại đơn vị thành viên
Tổng số phiếu phát là là 14 phiếu, thu về được 14 phiếu Các phiếu này được điều tra tại Tổng công ty PVEP và các đơn vị thành viên Kết quả thu được được tổng hợp trên Bảng tổng hợp từ phiếu điều tra và sử dụng trong luận văn.
Từ các phiếu khoả sát tác giả tóm tát kết quả khoả sát như sau:
Tổng Công ty Thăm dò khai thác dầu khí là công ty hoạt động theo mô hình Công ty TNHHNN một thành viên hoạt động trong lĩnh vực thăm dò khai thác dầu khí Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán phân tán Hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo của Tổng Công ty áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC Tuy nhiên Tổng Công ty có áp dụng kế toán đặc thù được Bộ tài Chính phê duyệt tại công văn 7658/CV-BTC
(Mẫu phiếu điều tra, danh sách các doanh nghiệp được điều tra và Bảng tổng hợp từ phiếu điều tra được đính kèm tại phụ lục số 01,02,03)
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp phỏng vấn được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn qua điện thoại một số nhà quản lý cũng như những người trực tiếp thực hiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp và một số bộ phận liên quan.
Mục đích của các cuộc phỏng vấn là tìm hiểu những vấn đề liên quan mà phương pháp điều tra chưa đề cập hết về thực trạng công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP qua nhận xét của chính những người liên quan trong doanh nghiệp đó.
Trong quá trình phỏng vấn, các câu hỏi đã được tác giả chuẩn bị sẵn và có thể thay đổi tùy theo từng đối tượng Nội dung chính của phỏng vấn xoay quanh công tác kế toán Ngoài ra, tác giả không chỉ phỏng vấn trực tiếp mà còn thực hiện phỏng vấn bổ sung qua điện thoại để giải đáp các thắc mắc phát sinh ngoài phạm vi đã được phỏng vấn trước đó.
Các cuộc phỏng vấn được thực hiện trong suốt quá trình lựa chọn và thực hiện đề tài Tác giả đã phỏng vấn 6 người, trong đó cấp quản lý Tổng công ty, cán bộ kế toán của Tổng công ty
Qua các cuộc phỏng vấn tác giả cái nhìn tổng quan, đầy đủ hơn về nhận thức của các đối tương được phỏng vấn và thực trạng công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP.
Danh sách những người được phỏng vấn được đính kèm tại phụ lục số 04
Phương pháp quan sát được tác giả thực hiện trực tiếp Tổng Công ty PVEP
Mục đích của việc quan sát này khảo sát trực tiếp thực trạng công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP và so sánh với các kết quả điều tra, phỏng vấn đã thu nhận được
Nội dung của phương pháp quan sát này tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty PVEP là: quan sát quá trình tiến hành công tác kế toán chuẩn bị đầu tư, đầu tư,
Tác giả có nhiều điều kiện được khảo sát thực tế các vấn đề trên tại Tổng công ty PVEP, mỗi lần khảo sát chỉ diễn ra vài giờ và lập lại nhiều lần từ giai đoạn trước khi chọn đề tài đến khi hoàn thiện bài viết.
Qua cách tiếp cận này, tác giả thu nhận được nhiều vấn đề thực tế công tác kế toán và là cơ sở quan trọng để nêu ra thực trạng công tác kế toán tại Tổng Công ty PVEP.
3.1.4 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Tác giả thực hiện phương pháp nghiên cứu này qua nhiều kênh thông tin khác nhau như: tham khảo các công trình nghiên cứu khoa học , bài viết liên quan đến đề tài nghiên cứu; đọc sách , báo, tạp chí , giáo trình chuyên ngành; tra cứu thông tin về các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty PVEP qua mạng internet và các tài liệu liên quan tại doanh nghiệp có đến đề tài nghiên cứu…
Mục đích của việc nghiên cứu tài liệu là thu thập các thông tin để hệ thống lý luận chung công tác kế toán và thực trạng công tác kế toán Tổng Công ty PVEP
Nội dung chính các tài liệu được nghiên cứu là: các vấn đề liên quan đến kế toán ; các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp được nghiên cứu như: giới thiệu về doanh nghiệp; các quy định của doanh nghiệp, hệ thống chứng từ, sổ sách , báo cáo kế toán …
Việc nghiên cứu tài liệu được tác giả tiến hành liên tục trong suốt quá trình lựa chọn đề tài đến khi hoàn thành đề tài, và có thể kéo dài hơn nữa.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu này được sử dụng phổ biến trong hầu hết các công trình nghiên cứu của các tác giả Với bản thân tác giả luận văn này nhận thấy phương pháp này rất cần thiết để hoàn thiện bài viết, đây là kênh thông tin quan trọng để tác giả viết chương 2 và chương 3 của luận văn.
3.1.5 Phương pháp phân tích dữ liệu
Sau khi thu thập dữ liệu bằng các phuơng pháp nêu trên, tác giả tiến hành hệ thống hoá, xử lý và cung cấp thông tin bằng phương pháp phân tích dữ liệu.
Mục đích của phuơng pháp này là phân tích các thông tin đầu vào đã thu thập để đưa ra các thông tin, các kết luận phù hợp.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ ẢNH HƯỞNG NHÂN TỐ MÔI TRƯỜNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TÔNG TÔNG TY THĂM DÒ KHAI THÁC DẦU KHÍ.33
Môi trường bên ngoài
3.3 Thực trạng công tác kế toán tại Tổng Công ty Thăm dò khai thác dầu khí
3.3.1 Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán của Tổng Công ty
3.3.2 thực trạng về hệ thống tài khoản
3.3.3 Về hạch toán kế toán
3.3.4 Về hệ thống sổ sách,
3.3.5 Về hệ thống bấo cáo
3.3.6 Về tổ chức kiểm tra công tác kế toán,
3.3.7 Tổ chức phân tích thông tin
Chương 4: CÁC KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY THĂM DÒ KHAI
4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu công tác kế toán tại Tổng Công ty Thăm dò Khai Thác Dầu khí; hạn chế, ưư điểm : Về tổ chức bộ máy, hạch toán, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo, tổ chức công tác kiểm tra công tác kế toán, phân tích thông tin
4.2 định hướng phát triển và Các ý kiến đề xuất hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò khai thác dầu khí
4.3 Những hạn chế trong nghiên cứu và các vấn đề đặt ra cần tiếp tục nghiên cứu
Chương 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
1.1 Tớnh cấp thiết của đề tài nghiờn cứuTổ chức cụng tỏc kế toỏn là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toán thông qua hệ thống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫu báo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp sẽ giúp cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh Điều này giúp giảm khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến lợi ích của doanh nghiệp, của Nhà nước và các chủ thể khác trong nền kinh tế thị trường.
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho việc công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp Xuất phát từ vai trò quan trọng đó của công tác kế toán tổ chức tốt công tác kế toán là vấn đề luôn được các đơn vị quan tâm Nếu các doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán thì sẽ mang lại nguồn lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại sẽ gây ra sự lãng phí, thất thoát, giảm năng lực sản xuất kinh doanh.
Trong tiến trình mở cửa và hội nhập nền kinh tế Việt Nam với khu vực và toàn thế giới, đáp ứng nhu cầu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nớc, là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam ( PVN) hoạt động trong lĩnh vực thăm dò và khai thác dầu khí trên diện rộng, không chỉ trong nớc mà trong khu vực và trên toàn thế giới Để đẩy mạnh và phát triển công tác tìm kiếm thăm dò dầu khí trong nước và nớc ngoài, các dự án mới liên tục đợc xây dựng đòi hỏi sự phát triển nhanh chóng về mọi mặt đáp ứng cho nhiệm vụ mới, trong đú tổ chức công tác kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong sự nghiệp chung rất vinh quang nhng cũng rất nhiều thách thức này.
Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ, với chủ trương của Đảng và Nhà nước là đa dạng hóa các thành phần kinh tế trong đó thành phần kinh tế Nhà nước đóng vai trò chủ đạo, lấy các Tổng công ty Nhà nước hay các tập đoàn kinh tế Nhà nước làm nền tảng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và là công cụ điều tiết kinh tế vĩ mô của Nhà nước để định hướng phát triển nền kinh
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài nghiên cứu
- Từ nhận thức về vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, từ nhận thức về tính cấp thiết của đề tài và vị thế của ngành dầu khí nói chung và thực trạng công tác kế toán của Tổng công ty PVEP nói riêng, tôi đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò Khai Thác dầu khí”
Đề tài nghiên cứu hệ thống lý luận tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, sau đó đi sâu nghiên cứu thực tế tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP nhằm đánh giá thực trạng, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và Tổng công ty PVEP nói riêng.
Với mục tiêu nâng cao hiệu quả kinh tế, đề tài nghiên cứu tập trung đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty PVEP Những giải pháp này dựa trên đánh giá thực trạng hiện tại và được kỳ vọng sẽ đóng góp đáng kể vào hoạt động kinh doanh của Tổng công ty PVEP.
Hệ thống hoá, làm rõ những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp
- Làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP trong điều kiện hiện nay
- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán Tổng công ty PVEP
- Từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thuộc Tổng công ty PVEP theo hướng vận dụng các quy định của kế toán Việt Nam; nâng cao chất lượng công tác kế toán góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế cho các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty nói riêng và Tập Đoàn dầu khí Việt Nam nói chung.
1.4 Các vấn đề đặt raa trong nghiên cứu
Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP được tổ chức như thế nào. Thứ hai, tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP đã đáp ứng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp chưa.
Thứ ba, tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP cần hoàn thiện theo hướng nào.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò khai Thác dầu khí
- Thời gian nghiên cứu của luận văn từ tháng 1/2009 đến tháng 5/2009
- Địa điểm tổ chức thu nhập tài liệu ; tại Tổng Công ty và Công ty điều hành dầu khí Cuba, Peru, Mekong và Công ty TNHH nhà nước MTV Dầu khí Sông Hồng.
- Đề tài nghiên cứu góp phần hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Dựa trên thực trạng hoạt động kế toán tại Tổng công ty PVEP, đề tài tập trung đề xuất các giải pháp khắc phục tồn tại, bất cập trong hoạt động kế toán, hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý, góp phần nâng cao độ chính xác trong đánh giá hiệu quả và hỗ trợ quá trình ra quyết định đầu tư tại các doanh nghiệp trực thuộc PVEP.
- Căn cứ đặc điểm hoạt động đặc thù tại Tổng Công ty ảnh hưởng đến hệ thống công tác kế toán tại đơn vị
1.7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mục lục, danh mục các bảng biểu sơ đồ, phụ lục, luận văn được kết cấu thành 4 chương :
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Một số vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò khai thác dàu khí
Chương 4: Các kết luận, đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò khai thác dầu khí
Xác lập rõ ràng các vấn đề tổng quan nghiên cứu trên là vô cùng cần thiết giúp tác giả có mục tiêu nghiên cứu rõ ràng và đi đúng hướng trong quá trình nghiên cứu
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY THĂM DÒ
Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty PVEP
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của Tổng Công ty được tổ chức theo hình thức phân tán Trong đó, tổ chức một Ban tài chính kế toán của Tổng công ty, các phòng kế toán của các đơn vị hoạt động phân tán a/ Ban tài chính kế toán và kiểm toán tại Tổng Công ty :
Nhiệm vụ chính của Ban Tài chính Kế toán Tổng Công ty bao gồm thực hiện hạch toán kế toán toàn đơn vị, tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng thành viên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán nội bộ Ngoài ra, Ban còn cung cấp thông tin tài chính chính xác, đầy đủ và kịp thời, phục vụ cho Ban Tổng Giám đốc đưa ra các biện pháp và quy định phù hợp với định hướng phát triển chung của Tổng Công ty.
Đứng đầu là Kế toán trưởng, người chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán toàn Tổng Công ty Kế toán trưởng có trọng trách theo dõi, quản lý và điều hành công tác kế toán chung của toàn đơn vị, đảm bảo tính chính xác và hợp lý của thông tin kế toán, phục vụ cho quá trình ra quyết định và quản lý doanh nghiệp.
- Tiếp đến là phó ban tài chính kế toán trợ giúp cho lãnh đạo Ban trong việc quản lý điều hành công tác kế toán.
- Kế toán Tổng hợp; tổng hợp số liệu để ghi vào các sổ tổng hợp toàn Tổng Công ty và lập báo cáo kế toán, lập báo cáo tài chính của Tổng Công ty và báo cáo tài chính hợp nhất.
- Kế toán vốn bằng tiền (kế toán thanh toán): có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, viết phiếu thu, chi; hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiết rồi đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng; lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch
- Kế toán các dự án dầu khí: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng dự án dầu khí được giao, hàng tháng hạch toán chi tiết tìm kiếm thăm dò khai thác dầu khí của lô dự án mình theo dõi
Kế toán tài sản cố định đóng vai trò quản lý các tài khoản 211, 213 và 214, chịu trách nhiệm phân loại tài sản cố định hiện có của Tổng Công ty Chức năng chính của mảng này là theo dõi chặt chẽ tình hình tăng giảm của các tài sản cố định, đồng thời tính toán khấu hao theo phương pháp đường thẳng để phản ánh chính xác giá trị tài sản trong sổ sách kế toán.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ quản lý các tài khoản
334, 338, 642; hàng tháng căn cứ vào doanh thực thực hiện và đơn giá lương từ đó trích lương của Tổng Công ty, hệ số lương, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp thanh toán lương của Công ty
- Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong Tổng Công ty và giữa Tổng Công ty với các khách hàng, nhà cung cấp; đồng thời quản lý các tài khoản 131, 136, 138, 141, 331, 333, 336 ; kế toán công nợ ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Tổng Công ty; hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất quỹ, ghi sổ quỹ; cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán vốn bằng tiền. b/ Phòng kế toán tại các đơn vị thành viên: Đối với các đơn vị thành viên được uỷ quyền điều hành : Ccăn cứ chương trình công tác ngân sách được duyệt hàng nmănm và trên cơ sở chi phí ươc tính chi tiêu hàng tháng, Tổng công ty sẽ ứng vốn cho các hoạt động tìm kiếm thăm dò dầu khí của đơn vị thành viên. Phòng kế toán của các đơn vị cóco trách nhiện ghi chép số vốn được ứng và tiến hành các hoạt động dầu khí của mình Cuối mỗi tháng tập hợp báo cáo chi phí về Ban Tài chính kế toán Tổng Công ty để tổng hợp toàn Tổng công ty. Đối với các Công ty con hoạt động độc lập: Các công ty con hoạt động độc lập đều có bộ máy kế toán riêng hoạt động độc lập theo quy chế tài chính được Tổng Công ty phê duyệt Cuối mỗi quý Phòng kế toán có trách nhiệm lập báo cáo tài chính của đơn vị mình và gửi về Ban Tài chính kế toán của Tổng Công ty để hợp nhất báo cáo toàn Tổng Công ty
Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình trên được thể hiện qua sơ đồ sau :
Khái quát phương pháp vận dụng tài khoản kế toán đặc thù
Chương 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
1.1 Tớnh cấp thiết của đề tài nghiờn cứuTổ chức cụng tỏc kế toỏn là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toán thông qua hệ thống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫu báo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Tổ Tổ chức công tác kếế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản,doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tếdoanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp, xác định lợi ích của Nhà nước cảuvà các chủ thể trong nền kinh tế thị trường…
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho việc công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp Xuất phát từ vai trò quan trọng đó của công tác kế toán tổ chức tốt công tác kế toán là vấn đề luôn được các đơn vị quan tâm Nếu các doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán thì sẽ mang lại nguồn lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại sẽ gây ra sự lãng phí, thất thoát, giảm năng lực sản xuất kinh doanh.
Trong tiến trình mở cửa và hội nhập nền kinh tế Việt Nam với khu vực và toàn thế giới, đáp ứng nhu cầu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nớc, là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam ( PVN) hoạt động trong lĩnh vực thăm dò và khai thác dầu khí trên diện rộng, không chỉ trong nớc mà trong khu vực và trên toàn thế giới Để đẩy mạnh và phát triển công tác tìm kiếm thăm dò dầu khí trong nước và nớc ngoài, các dự án mới liên tục đợc xây dựng đòi hỏi sự phát triển nhanh chóng về mọi mặt đáp ứng cho nhiệm vụ mới, trong đú tổ chức công tác kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong sự nghiệp chung rất vinh quang nhng cũng rất nhiều thách thức này.
Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ, với chủ trương của Đảng và Nhà nước là đa dạng hóa các thành phần kinh tế trong đó thành phần kinh tế Nhà nước đóng vai trò chủ đạo, lấy các Tổng công ty Nhà nước hay các tập đoàn kinh tế Nhà nước làm nền tảng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và là công cụ điều tiết kinh tế vĩ mô của Nhà nước để định hướng phát triển nền kinh
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài nghiên cứu
- Từ nhận thức về vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, từ nhận thức về tính cấp thiết của đề tài và vị thế của ngành dầu khí nói chung và thực trạng công tác kế toán của Tổng công ty PVEP nói riêng, tôi đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò Khai Thác dầu khí”
Đề tài nghiên cứu tập trung vào lý thuyết tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Trên cơ sở đó, đề tài đi sâu nghiên cứu thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty PVEP, từ đó đánh giá thực trạng và đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kế toán tại doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Để nâng cao hiệu quả kinh tế cho Tổng công ty PVEP, đề tài này đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đây Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu và đưa ra những giải pháp hữu hiệu để tối ưu hóa hoạt động kế toán, góp phần cải thiện hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty PVEP.
Hệ thống hoá, làm rõ những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp
- Làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP trong điều kiện hiện nay
- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán Tổng công ty PVEP
- Từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thuộc Tổng công ty PVEP theo hướng vận dụng các quy định của kế toán Việt Nam; nâng cao chất lượng công tác kế toán góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế cho các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty nói riêng và Tập Đoàn dầu khí Việt Nam nói chung.
1.4 Các vấn đề đặt raa trong nghiên cứu
Thứ nhất, công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP được tổ chức theo mô hình tập trung, với phòng kế toán trực thuộc trực tiếp Tổng giám đốc Mô hình này giúp đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong hoạt động kế toán, tăng cường kiểm soát và nâng cao chất lượng thông tin tài chính.Thứ hai, tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP đã đáp ứng tương đối đầy đủ các yêu cầu của quản trị doanh nghiệp Hệ thống kế toán được xây dựng theo chuẩn mực kế toán quốc tế, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và đáng tin cậy Các thông tin tài chính được cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ cho nhu cầu quản lý, ra quyết định và báo cáo cho các bên liên quan.
Thứ ba, tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP cần hoàn thiện theo hướng nào.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò khai Thác dầu khí
- Thời gian nghiên cứu của luận văn từ tháng 1/2009 đến tháng 5/2009
- Địa điểm tổ chức thu nhập tài liệu ; tại Tổng Công ty và Công ty điều hành dầu khí Cuba, Peru, Mekong và Công ty TNHH nhà nước MTV Dầu khí Sông Hồng.
- Đề tài nghiên cứu góp phần hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
- Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và những tồn tại trong công tác kế toán tại Tổng công ty PVEP, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những bất cập, yếu kém trong tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của tổ chức công tác kế toán, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ phục vụ cho công tác quản lý và tính toán chính xác hơn nữa các quyết định đầu tư tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty PVEP.
- Căn cứ đặc điểm hoạt động đặc thù tại Tổng Công ty ảnh hưởng đến hệ thống công tác kế toán tại đơn vị
1.7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mục lục, danh mục các bảng biểu sơ đồ, phụ lục, luận văn được kết cấu thành 4 chương :
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Một số vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò khai thác dàu khí
Chương 4: Các kết luận, đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Thăm dò khai thác dầu khí
Xác lập rõ ràng các vấn đề tổng quan nghiên cứu trên là vô cùng cần thiết giúp tác giả có mục tiêu nghiên cứu rõ ràng và đi đúng hướng trong quá trình nghiên cứu
Bên cạnh đó giúp bạn đọc có thể tiếp cận các nội dung trong bài viết được thuận lợi và dễ dàng nắm bắt được những nội dung tác giả muốn truyền tải.
CÁC KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY THĂM DÒ KHAI THÁC DẦU KHÍ
CÁC KẾT LUẬN VÀ PHÁT HIỆN QUA NGHIÊN CỨU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY PVEP
KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY PVEP
* Về tổ chức bộ máy và công tác hạch toán kế toán nói chung
- Bộ máy kế toán của Tổng công ty PVEP tổ chức theo mô hình phân tán, phù hợp với phân cấp quản lý và đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty.
- Hình thức kế toán áp dụng phù hợp với điều kiện áp dụng công nghệ thông tin Tổng công ty PVEP đã chú trọng đầu tư hệ thống công nghệ thông tin đồng bộ, tạo thành kênh thông tin quản lý trực tuyến giúp cho Tổng công ty đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác; đồng thời nó đã giảm tối đa về thời gian thực hiện các nghiệp vụ tác nghiệp và giảm chi phí như: Chi phí in ấn tài liệu, thời gian lập báo cáo…
- Các doanh nghiệp đã chấp hành nghiêm chỉnh Luật Kế toán, vận dụng tốt chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Trong bối cảnh Tổng Công ty đẩy mạnh phát triển công tác tìm kiếm thăm dò dầu khí ở nước ngoài, các dự án mới liên tục được xây dựng đòi hỏi sự phát triển nhanh chóng về nhân sự đáp ứng cho nhiệm vụ mới, công tác Tài chính - kế toán - kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng trong sự nghiệp chung rất vinh quang nhưng cũng rất nhiều thách thức này, công tác Tài chính - Kế toán nay không còn được chờ cấp vốn và ngồi nhận chứng từ để ghi sổ kế toán, xem báo cáo do người khác lập mà còn phải lập kế hoạch tài chính, tìm nguồn vốn cho dự án đầu tư, tự thiết lập, tổ chức bộ máy hoàn chỉnh để thực hiện tất cả các công việc tài chính - kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác tài chính - kế toán với các nội dung chính sau :
Tổ chức và thực hiện rất tốt công tác Tài chính - Kế toán của toàn Tổng Công ty, đặc biệt công tác tài chính kế toán cho dự án do PVEP tự điều hành đầu tiên ở nước ngoài (tạiAlgeria) Đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động của Tổng Công ty
Thực hiện tốt công tác thanh quyết toán theo quy định, không để tình trạng nợ hồ sơ thanh quyết toán xảy ra ở Công ty.
Tuân thủ rất tốt việc lập báo cáo quyết toán tài chính từng kỳ, đúng quy định của Nhà nước và của tổng công ty.
Quản lý tốt công nợ, tận thu từ các nguồn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, chỉ đạo và trực tiếp thực hiện giải quyết các vấn đề liên quan cơ chế chính sách góp phần nâng cao đời sống CBCNV.
Theo dõi công tác tài chính kế toán và giám sát hoạt động tài chính các hợp đồng dầu khí mà công ty tham gia hoặc được ủy quyền hỗ trợ, giám sát, tham gia theo dõi thực hiện chương trình công tác và ngân sách, thực hiện thu thuế đối với các Nhà thầu dầu khí được ủy quyền quản lý.
Quản lý chặt chẽ và sử dụng hiệu quả các tài sản cố định, vật tư, tiền vốn và các nguồn kinh phí để đảm bảo bảo toàn và phát triển vốn Đối với mọi công việc, luôn thực hiện đúng kế hoạch, chất lượng đạt chuẩn và tiến độ đảm bảo, góp phần vào thành công chung của Công ty.
4.1.2 Những phát hiện qua nghiên cứu
Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn tồn tại hạn chế như : Bộ máy kế toán của công ty khá cồng kềnh, việc bố trí công việc giữa các bộ phận kế toán còn chưa phù hợp, còn nhiều bất cập trong việc áp dụng nguyên tắc kế tóan, chưa sử dụng một cách linh hoạt các phần mềm kế toán phục vụ cho công việc Do đó, trong thời gian tới cần phải có sự nghiên cứu tính toán, và thực hiện một loạt các giải pháp như : đơn giản hoá bộ máy kế toán, phân công công việc giữa các bộ phận kế toán một cách hợp lý hơn, xây dựng và áp dụng giá hạch toán, nghiên cứu áp dụng các phần mềm kế toán phục vụ cho công việc có hiệu quả hơn
- Do trình độ, năng lực của cán bộ kế toán tài chính:
Trình độ của các cán bộ kế toán chưa theo kịp với yêu cầu, nhiệm vụ PVEP có một thế mạnh là một đội ngũ cán bộ trẻ có nhiệt tình nhưng năng lực và trình độ ngoại ngữ còn hạn chế đặc biệt là không có kinh nghiệm thực tế về môi trường đầu tư quốc tế Do đặc thù của ngành công nghiệp dầu khí quốc tế, mỗi quốc gia nước chủ nhà lại có ưu thế đưa ra những điều kiện khác nhau trong đấu thầu và hợp đồng với các Nhà thầu Chính vì vậy, cán bộ kế toán tài chính phải có kiến thức tổng hợp so sánh các điều khoản của nước chủ nhà với các điều khoản của Việt Nam để thấy đánh giá những điều khoản thuận lợi, hay khó khăn trong các điều kiện mà nước chủ nhà đưa ra, làm cơ sở cho đàm phán và đánh giá tính khả thi của dự án
- Do thay đổi định hướng phát triển: Đầu tư nước ngoài là mục tiêu mới trong chiến lược phát triển của PVEP với mục đích trở thành một Tổng Cụng ty dầu khí vững mạnh ngang tầm với các công ty dầu khí quốc gia trong khu vực và trên thế giới Vì là một lĩnh vực mới nên bản thân Petrovietnam (Công ty mẹ) nói chung và PVEP (Công ty con) nói riêng vẫn còn thiếu nhiều kinh nghiệm trong đấu thầu và đầu tư quốc tế
Khi mục tiêu phát triển thay đổi, chức năng nhiệm vụ của Tổng Công ty cũng thay đổi, hướng phát triển của Công ty là tìm kiếm các hợp đồng Dầu khí ở nước ngoài với vai trò là Nhà thầu nên PVEP không khỏi lúng túng trước sự cạnh tranh gay gắt với các Nhà thầu Dầu khí xuyên quốc gia khổng lồ như UNOCAL (Mỹ); BP (Anh)…
- Do môi trường đầu tư:
Về hành lang pháp lý: Nghị định 22/NĐ-CP ngày 14/9/1999 của Chính phủ quy định về quản lý đầu tư của các doanh nghiệp Việt nam ra nước ngoài là văn bản pháp lý cao nhất mà PV/PVEP phải tuân thủ trong đầu tư nước ngoài Quyết định số 116/Ttg ngày 2/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ quy định một số ưu đãi, chủ yếu về thuế cho hoạt đầu tư ra nước ngoài của Petrovietnam Ngoài ra các bộ ngành cũng có các quy định về các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý của mình Tuy nhiên, các quy định trong các văn bản pháp lý hiện có chưa đầy đủ, chưa đồng bộ và nhìn chung chưa thực sự tạo điều kiện để Petrovietnam có lợi thế nhất định trong đầu tư nước ngoài nhất là chưa có văn bản hướng dẫn công tác tài chính kế toán các dự án tìm kiếm, thăm dò, khai thác dầu khí.
Về hệ thống kế toán tại Tổng Công ty
Tổng công ty thực hiện hướng dẫn của Bộ tài chính về việc phân bổ chi phí theo sản lượng, do đó một phần lợi nhuận sau thuế của Tổng công ty là lợi nhuận kế toán do dầu thu hồi chi phí chưa được đưa vào giá vốn Chính vì vậy rất khó khăn cho Tổng công ty khi Tập đoàn yêu cầu nộp toàn bộ lợi nhuận sau thuế về Tập đoàn
Công văn 7658/BTC-CĐKT hướng dẫn về tài khoản kế toán đặc thù cho hoạt động tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí tại Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam (nay là Tập đoàn Dầu khí Việt Nam) đã được ban hành khi đơn vị này còn là hạch toán phụ thuộc Việc chuyển đổi thành công ty TNHH 1 thành viên với mô hình công ty mẹ - con đã nảy sinh những vấn đề không nằm trong phạm vi hướng dẫn của công văn này.
Về hệ thống sổ sách tại Tổng Công ty:
Tổng công ty áp dụng hình thức sổ sách kế toán là chứng từ ghi sổ và được thực hiện trên phần mềm song bộ phận kế toán chỉ lập các phiếu kế toán chứng từ ghi sổ nhưng không vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và hệ thống sổ cái tại Tổng công ty không được thiết lập điều đó rất khó cho kế toán tổng hợp các số liệu.
CÁC Ý KIẾN ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY PVEP
4.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán;
Tổng Công ty PVEP là một tổng công ty có quy mô hoạt động rộng lớn cả trong và ngoài nước, bộ máy kế toán phân tán Vì vậy việc quản lý của Tổng Công ty cần phối hợp chặt chẽ, săp xếp bố trí các bộ phận kế toán cho phù hợp Tổng công ty đang phát triển mạnh mẽ với nhiều dự án, khối lượng công việc kế toán rất nhiều đòi hỏi việc phân công cán bộ kế toán không bị chồng chéo, nhung cũng không được bỏ sót bất cứ một công việc nào thuộc bộ máy kế toán của Tổng Công ty
Bộ máy kế toán của Tổng Công ty hiện đang thực hiện rất nhiều các công việc và các phàn hành kế toán khác nhau; kế toán, tài chính, kiểm toán, thu xếp vốn cho các dự án Để quản lý tốt và có hiệu quả về công việc trong ban, bộ máy kế toán của Tổng Công ty nên sắp xếp lại và chia tách các bộ phận riêng cụ thể như;
- Bộ phận về kế toán
- Bộ phận kiểm toán nội bộ
- Bộ phận tài chính thu xếp vốn
Mỗi bộ phận sẽ có các chức năng nhiệm vụ riêng nhưng không tách rời mà thống nhất trong một hệ thống tổ chức bộ may của Tổng Công ty
Bộ máy kế toán của Tổng Công ty nên chọn mô hình kế toán có kết hợp kế toán tài chính với kế toán quản trị
4.2.2 Về hệ thống tài khoản kế toán;
Tổng Công ty không sử dụng tài khoản 153 để theo dõi công cụ dụng cụ mà khi công cụ dụng cụ mua về sẽ đưa thẳng vào chi phí trong kỳ điều nàu sẽ dẫn đến rất khó theo dõi về công cụ dụng cụ Vì vậy Tổng Công ty nên sử dụng TK 153 để theo dõi chi tiết về công cụ dụng cụ Đối với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, rẻ tiền mau hỏng;
Khi mua Công cụ dụng cụ kế toán ghi
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
Khi xuất công cụ dụng cụ cho SXKD kế toán ghi
Tổng công ty nên áp dụng phương pháp phân bổ dần để phù hợp chuẩn mực kế toán khi tính giá trị các công cụ dụng cụ lớn (Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ) Khi tiến hành phân bổ, hãy ghi lại vào sổ sách kế toán.
Nợ TK 2423; Phân bổ dài hạn
Có TK 153; Công cụ dụng cụ Định kỳ kiểm tra công cụ dụng cụ tồn kho
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 153 - CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn;
- Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho;
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn;
- Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hượng;
- Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá;
- Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho.
Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1531 - Công cụ dụng cụ: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại công cụ, dụng cụ.
- Tài khoản 1532 - Bao bì luân chuyển: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại bao bì luân chuyển sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Bao bì luân chuyển là các loại bao bì sử dụng nhiều lần, cho nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh Trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán.
- Tài khoản 1533 - Đồ dùng cho thuê: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại công cụ, dụng cụ doanh nghiệp chuyên dùng để cho thuê.
Chỉ ghi nhận vào tài khoản này những công cụ, dụng cụ doanh nghiệp mua vào để cho thuê Nếu không phân biệt được thì ghi vào tài khoản 1531 Khi cho thuê công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, ngoài ghi nhận ở tài khoản cấp 1, còn phải ghi nhận chuyển công cụ, dụng cụ ở tài khoản cấp 2.
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU
I Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
1 Mua công cụ, dụng cụ nhập kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá trị của công cụ, dụng cụ được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Số thuế GTGT đầu vào) (1331)
Có các TK 111, 112, 141, 331, (Tổng giá thanh toán).
- Đối với công cụ, dụng cụ mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, ghi:
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ (Tổng giá thanh toán)
Có các TK 111, 112, 331, (Tổng giá thanh toán).
2 Trường hợp công cụ, dụng cụ mua về đã nhập kho được hưởng chiết khấu thương mại, ghi:
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ (Số chiết khấu thương mại được hưởng)
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331).
3 Công cụ, dụng cụ mua về được người bán giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng, khoản được giảm giá, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có).
4 Trả lại công cụ, dụng cụ đã mua cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) (Thuế GTGT đầu vào của công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán).
5 Phản ánh chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có), ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Số chiết khấu thanh toán được hưởng).
6 Xuất công cụ, dụng cụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh:
6.1 Nếu giá trị công cụ, dụng cụ không lớn, tính vào sản xuất, kinh doanh một lần, ghi:
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (6273)
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412, 6413)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ (1531, 1532).
6.2 Nếu giá trị công cụ, dụng cụ lớn, sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất, kinh doanh hoặc xuất dùng bao bì luân chuyển, phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh, khi xuất kho công cụ, dụng cụ, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn (Công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và có thời gian sử dụng dưới một năm)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng trên một năm và có giá trị lớn)
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ (1531, 1532).
- Khi phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng cho từng kỳ kế toán, ghi:
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.
7 Đối với công cụ, dụng cụ cho thuê:
- Khi xuất kho công cụ, dụng cụ cho thuê, ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ (1533).
- Phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ cho thuê vào chi phí, ghi:
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.
- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu về cho thuê công cụ, dụng cụ, ghi:
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
- Nhận lại công cụ, dụng cụ cho thuê, ghi:
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ (1533)
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn (Giá trị còn lại chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh)
Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Giá trị còn lại chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh).
8 Khi kiểm kê phát hiện công cụ, dụng cụ thừa, thiếu, mất, hư hỏng, kế toán phải căn cứ vào nguyên nhân hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để xử lý như sau:
8.1 Nếu thừa, thiếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán.
8.2 Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân và người phạm lỗi, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
Khi có quyết định xử lý: Nếu người làm mất, hỏng phải bồi thường, ghi;
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Nợ TK 138 - Phải thu khách (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Phần thiếu hụt, mất, hư hỏng công cụ, dụng cụ còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
Có TK 138 - Phải thu khác (1381).
8.3 Trường hợp phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).
Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có các TK liên quan.
II Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
1 Đầu kỳ kế toán, kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ, ghi:
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
2 Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ, ghi:
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ
4.2.3 Về hệ thống sổ sách kế toán;
NHỮNG ĐIỀU KIỆN CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
4.3.1 Đối với các chính sách áp dụng từ phía nhà nước
- Hoàn thiện hệ thống pháp luật, đặc biệt là pháp luật kinh tế tài chính, hoàn thiện cơ chế tài chính và chế độ kế toán hiện hành phù hợp với nền kinh tế thị trường ở VN, phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế, phù hợp với các đặc thù của ngành
- Tuyên truyền, định hướng để các DN thấy được sự cần thiết phải tổ chức kế toán quản trị ở DN, thấy được vai trò quan trọng của KTQT trong điều hành hoạt động SXKD
- Khuyến khích phát triển các dịch vụ tư vấn kế toán, kiểm toán để các DN hiểu biết thêm về KTQT, từ đó mới có thể vận dụng trong thực tế.
4.3.2 Về phía Tổng Công ty Thăm dò khai thác dầu khí
- Tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, có sự phân định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin.
- Tổ chức sắp xếp lại bộ máy kế toán DN theo hướng kết hợp phần hành KTTC và KTQT trong cùng bộ máy kế toán.
- Tổ chức bồi dưỡng kiến thức, đào tạo, nâng cao kiến thức về KTTC, KTQT, ứng dụng tin học trong công tác cho đội ngũ nhân viên.
- Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, đào tạo chuyên môn máy tính cho nhân viên để khai thác hiệu quả phần mềm kế toán.
