(Luận văn thạc sĩ) hiện đại hóa công tác văn thư tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ -/ - -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THANH HÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN BÙI NAM Hà Nội, 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn cơng trình nghiên cứu thực cá nhân tôi, thực hướng dẫn khoa học TS Nguyễn Bùi Nam Các số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực không trùng lặp với đề tài khác Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016 Tác giả luận văn Nguyễn Thanh Hà LỜI CẢM ƠN Với tình cảm trân trọng nhất, tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới TS Nguyễn Bùi Nam tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả trình thực luận văn Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn Ban Giám đốc, Thầy, cô giáo Học viện Hành quốc gia tận tình, chu đáo trình giảng dạy truyền đạt kiến thức cho tơi Xin cảm ơn tồn thể cán bộ, nhân viên Học viện Hành quốc gia tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả thời gian học tập, nghiên cứu hoàn thành chương trình cao học Xin chân thành cảm ơn vị lãnh đạo, đồng nghiệp, bạn bè công tác Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam động viên, quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ mặt tài liệu, số liệu, để tơi hồn thiện luận văn Tuy có nhiều cố gắng việc đầu tư thời gian cơng sức nghiên cứu hồn thành luận văn, hạn chế chuyên môn, kiến thức, nên chắn tránh khỏi khiếm khuyết, thiếu sót Kính mong nhận góp ý Thầy, cô giáo, đồng nghiệp bạn học viên, để luận văn ngày hữu ích Xin trân trọng cám ơn! Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016 Tác giả luận văn Nguyễn Thanh Hà MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA .7 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí , vai trị cơng tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 13 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 15 1.2 Hiện đại hóa cơng tác văn thư 20 1.2.1.Khái niệm đại hóa, đại hóa cơng tác văn thư 20 1.2.2 Nội dung đại hóa cơng tác văn thư 22 1.2.3 Các yếu tố tác động đến đại hóa cơng tác văn thư .24 Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY 27 2.1 Khái quát Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 27 2.1.1 Vị trí, chức 27 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn .27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy 29 2.1.4 Nhân lực khoa học Viện 33 2.1.5.Quy định công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 34 2.2.Phân tích thực trạng đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến .37 2.2.1 Về thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư 37 2.2.2 Về biên chế hình thức tổ chức cơng tác văn thư .50 2.2.3.Về quản lý công tác văn thư 50 2.2.4 Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư .51 2.3 Đánh giá việc đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm khoa học Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến .52 2.3.1 Những thành đạt 52 2.3.2 Hạn chế 53 2.3.3 Nguyên nhân 55 Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY 59 3.1 Phương hướng yêu cầu tăng cường đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 59 3.1.1 Phương hướng 59 3.1.2 Yêu cầu 63 3.2 Giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 64 3.2.1 Hoàn thiện quy định pháp luật đại hóa cơng tác văn thư 64 3.2.2.Tổ chức lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức 66 3.2.3 Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác văn thư 67 3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ cần hồn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn với Chính phủ điện tử .73 3.2.6 Có chế độ, sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc đại hóa cơng tác văn thư 83 KẾT LUẬN 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải CNTT Công nghệ thông tin CNVT Công nghệ viễn thông CNTT-TT Công nghệ thơng tin – truyền thơng CPĐT Chính phủ điện tử HLKH&CN Hàn lâm Khoa học Công nghệ QPPL Quy phạm pháp luật TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Số hiệu Tên bảng/ biểu Trang bảng/biểu Biểu 1.1 Nhân lực khoa học Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 33 Bảng 2.1 Số lượng văn - văn đến giai đoạn 2013 - 2015 39 Biểu 3.1 Mơ hình Chính phủ điện tử ứng dụng quan, Bảng 3.1 tổ chức 78 Các mức độ tương tác Chính phủ điện tử 75 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Công tác văn thư hoạt động thường xuyên, thiếu quan, tổ chức Ngay từ cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta có quy định cụ thể cơng tác Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư lần đề cập cách có hệ thống Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định công tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004-CP ban hành ngày 8/7/2004 Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì vậy, làm tốt cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn Đặc biệt, thực tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành Khi làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hố; giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Q trình tồn cầu hóa diễn hệ phát triển vơ mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học công nghệ cao, công nghệ thông tin Các phương tiện đại công nghệ thông tin, trước hết mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên đại dương, mạng kết nối siêu lộ thông tin,… tạo kết cấu hạ tầng kỹ thuật tồn cầu hóa Nếu xét riêng mặt tồn cầu hóa sản phẩm, thành văn minh nhân loại, mà tất quốc gia, tất dân tộc khơng có hội để tiếp nhận sản phẩm thành đó, mà cịn có quyền cần phải tìm cách tham gia vào q trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy tiến nhân loại Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Những thành tựu khoa học công nghệ tin học tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều địi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đại hóa cơng tác văn thư - đổi tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập Xuất phát từ cần thiết phải đại hóa cơng tác văn thư, với kinh nghiệm công tác Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Tơi mong muốn thơng qua đề tài đóng góp giá trị nghiên cứu thực tiễn thực trạng công tác văn thư Viện đề xuất giải pháp góp phần đại hóa cơng tác văn thư Viện nói riêng, quan, tổ chức hệ thống nhà nước nói chung Tình hình nghiên cứu đề tài Trong năm gần Việt Nam, việc tìm kiếm giải pháp đại hóa cơng tác văn thư quan nhà nước nói chung thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý nghiên cứu sinh, học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác Đến có nhiều giáo trình nghiên cứu khoa học công tác văn thư công bố, hay số chuyên khảo lĩnh vực xuất cuốn: - Giáo trình Văn quản lý nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ quan nhà nước Học viện Hành Quốc gia (Nxb Giáo dục 1997) cung cấp kiến thức văn quản lý nhà nước hiểu biết công tác văn thư quan nhà nước; - Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy TS Lưu Kiếm Thanh (Nxb Thống kê 1999) Cuốn sách tài liệu hướng dẫn, tham khảo cách đầy đủ, cụ thể cách thức thực soạn thảo văn lập quy; - Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức Tạ Hữu Ánh (Nxb Lao động 2008) cho độc giả nhìn tổng quan việc soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức nói chung; - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thơng tin 2009) trình bày nội dung, bước công tác văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết cho người làm công tác văn thư lưu trữ;