(Luận văn thạc sĩ) hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan kho bạc nhà nước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2020 BỘ NỘI VỤ ……/…… BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Chun ngành: Quản lý cơng Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Thị Lan Anh HÀ NỘI – NĂM 2020 BỘ NỘI VỤ ……/…… LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Các nội dung nghiên cứu, kết quả, số liệu sử dụng luận văn trung thực không trùng lắp với đề tài khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm cam đoan này! Hà Nội, ngày tháng năm 2020 Tác giả Nguyễn Thị Lan LỜI CẢM ƠN Để hồn thành luận văn này, tơi nhận giúp đỡ nhiệt tình thầy Học viện Hành Quốc gia Trong suốt q trình học tập, thầy nhiệt tình bảo, giúp đỡ truyền đạt kiến thức tận tình Qua đây, tơi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành Quốc gia, quý thầy cô Khoa Sau đại học tạo điều kiện để tơi học tập hồn thành tốt khóa học Đặc biệt tơi xin cảm ơn cô giáo - TS.Nguyễn Thị Lan Anh trực tiếp hướng dẫn, quan tâm, bảo tận tình suốt q trình nghiên cứu thực luận văn Tơi xin cảm ơn bạn đồng nghiệp cơng tác Văn phịng Kho bạc Nhà nước, người chia sẻ kinh nghiệm quý báu việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan Kho bạc Nhà nước, đồng thời tạo điều kiện tốt cho tơi q trình hồn thành luận văn Xin trân trọng cám ơn! Hà Nội, tháng năm 2020 Nguyễn Thị Lan DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Diễn giải BTC Bộ Tài CCHC Cải cách hành CNTT Công nghệ thông tin CQNN Cơ quan nhà nước KBNN Kho bạc Nhà nước QLNN Quản lý nhà nước DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 2.1 Trình độ kiến thức biên chế phịng Hành chính-Lưu trữ quan KBNN .42 Bảng 2.2 Danh mục văn hướng dẫn công tác lưu trữ KBNN ban hành 45 Bảng 2.3 Số lượng hồ sơ, tài liệu chỉnh lý khoa học 52 Bảng 2.4 Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 58 Bảng 2.5 Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ 59 Bảng 2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 61 Biểu đồ 2.1 Số nhân làm công tác văn thư, lưu trữ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 43 Biểu đồ 2.2 Số lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa thu thập vào kho lưu trữ quan 51 Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ thời hạn bảo quản hồ sơ quan KBNN 54 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Sơ đồ Tổ chức máy quan KBNN 37 Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng thuộc KBNN 40 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU DANH MỤC HÌNH I PHẦN MỞ ĐẦU .1 Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ .7 1.1 Lý luận chung công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2 Vị trí, vai trị, nhiệm vụ cơng tác lưu trữ 1.1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 16 1.1.4 Nội dung công tác lưu trữ .18 1.2 Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ 24 1.2.1 Khái niệm đại hóa, đại hóa cơng tác lưu trữ .24 1.2.2 Nội dung đại hóa công tác lưu trữ 27 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến đại hóa cơng tác lưu trữ 30 Tiểu kết chương .32 Chương THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019 33 2.1 Khái quát quan Kho bạc Nhà nước 33 2.1.1 Vị trí chức quan KBNN 33 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn quan KBNN 34 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quan KBNN 35 2.2 Thực trạng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 .40 2.2.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 40 2.2.2 Việc ban hành văn quản lý công tác lưu trữ 44 2.2.3 Việc thực nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 48 2.2.4 Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 59 2.2.5 Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ 60 2.2.6 Nghiên cứu khoa học công tác lưu trữ 61 2.3 Đánh giá việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN .62 2.3.1 Những kết đạt 62 2.3.2 Hạn chế 64 2.3.3 Nguyên nhân 65 Tiểu kết chương .67 Chương GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC 68 3.1 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 68 3.1.1 Định hướng Nhà nước đại hóa cơng tác lưu trữ 68 3.1.2 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ BTC KBNN .71 3.2 Giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 73 3.2.1 Tăng cường nâng cao nhận thức cán bộ, cơng chức 73 3.2.2 Hồn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn đại hóa cơng tác lưu trữ 75 3.2.3 Kiện toàn tổ chức máy kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ cho đội ngũ làm công tác lưu trữ 78 3.2.4 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 80 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác lưu trữ .82 3.2.6 Tổ chức thực hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ theo hướng đại hoá 86 3.2.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ 87 3.2.8 Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện đại hóa công tác lưu trữ 90 3.3 Một số kiến nghị 92 3.3.1 Đối với quan quản lý nhà nước lưu trữ 92 3.3.2 Đối với Bộ Tài 92 Tiểu kết chương .94 KẾT LUẬN 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO 96 PHỤ LỤC 101 I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm qua, công tác lưu trữ quốc gia giới Việt Nam tiến bước dài Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với sách Đảng nhà nước, ngày hoàn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển đất nước hội nhập sâu, rộng vào nghiệp lưu trữ quốc tế Trong bối cảnh cải cách hành (CCHC) nhà nước mạnh mẽ, xây dựng phủ điện tử, hệ thống quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia bước kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày mở rộng Thực nhiệm vụ đại hóa hành chính, xu hướng quản lý cơng mới, cơng khai minh bạch trách nhiệm giải trình cao, mà vai trò tài liệu lưu trữ đề cao hoạt động quan nhà nước (CQNN) Cùng với đó, để xây dựng phủ điện tử, kinh tế số, cách thức tạo lập, quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức đòi hỏi phải phù hợp, thích ứng, đại đồng thời bảo đảm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) bảo vệ, xây dựng, phát triển đất nước Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 Bộ trưởng Bộ Tài (BTC) ban hành kế hoạch phát triển hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN) giai đoạn 2017-2020, đề mục tiêu tổng quát “Xây dựng KBNN đại, hoạt động an toàn, hiệu phát triển ổn định vững sở cải cách thể chế sách gắn liền với đại hóa phát triển nguồn nhân lực; tăng cường cải cách thủ tục hành gắn với đại hóa hệ thống cơng nghệ thơng tin Đến năm 2020, hoạt động KBNN thực tảng công nghệ thông tin đại hình thành kho bạc điện tử; đồng thời, nghiên cứu, hồn thiện quy định pháp lý có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chủ yếu KBNN” Từ mục tiêu tổng quát