PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong những năm qua, công tác lưu trữ của các quốc gia trên thế giới và cả ở Việt Nam đã tiến những bước dài Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với các chính sách của Đảng và nhà nước, đang ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển của đất nước và hội nhập sâu, rộng vào sự nghiệp lưu trữ quốc tế Trong bối cảnh cải cách hành chính (CCHC) nhà nước mạnh mẽ, xây dựng chính phủ điện tử, hệ thống các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia từng bước được kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày càng mở rộng Thực hiện nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính, xu hướng quản lý công mới, công khai minh bạch và trách nhiệm giải trình cao, vì thế mà vai trò của tài liệu lưu trữ càng được đề cao trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (CQNN) Cùng với đó, để xây dựng chính phủ điện tử, nền kinh tế số, thì cách thức tạo lập, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức đòi hỏi phải phù hợp, thích ứng, hiện đại đồng thời bảo đảm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) và bảo vệ, xây dựng, phát triển đất nước.
Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (BTC) ban hành kế hoạch phát triển hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN) giai đoạn 2017-2020, đã đề ra mục tiêu tổng quát là “Xây dựng
KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc trên cơ sở cải cách thể chế chính sách gắn liền với hiện đại hóa và phát triển nguồn nhân lực; tăng cường cải cách thủ tục hành chính gắn với hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin Đến năm 2020, các hoạt động KBNN được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại và hình thành kho bạc điện tử;đồng thời, nghiên cứu, hoàn thiện các quy định pháp lý có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của KBNN” Từ mục tiêu tổng quát đó có thể thấy hiện đại hóa công tác lưu trữ là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác lưu trữ hoạt động có chất lượng và hiệu quả, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết; qua đó góp phần xây dựng hệ thống KBNN nói chung, cơ quan KBNN nói riêng hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc hướng tới hình thành kho bạc điện tử.
Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác lưu trữ cũng như từ thực tiễn kinh nghiệm làm việc tại cơ quan KBNN, “Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước” được tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành quản lý công Tác giả mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan KBNN và của cả hệ thống KBNN.
2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, việc tìm kiếm các giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ ở các CQNN đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, học viên cao học Tính đến thời điểm hiện tại, đã có khá nhiều bài viết được công bố trên các tạp chí chuyên ngành, hay các giáo trình chuyên khảo về lĩnh vực này, trong số đó có thể kể đến:
- Bài viết “Tổ chức áp dụng chữ ký số của ngành Tài chính và việc hiện đại hóa công tác lưu trữ”, tác giả Trần Nguyên Vũ, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2011 Bài viết đề cập tới vấn đề chuyển từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, trên cơ sở đó để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử quốc gia để phục vụ cho phát triển kinh tế và an ninh quốc phòng của đất nước;
- Bài viết “Tác động của toàn cầu hóa đối với hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam”, tác giả Nguyễn Trọng Biên, đăng trên Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 7/2013 Bài viết đã bàn tới một số vần đề toàn cầu hóa và tác động của toàn cầu hóa tới công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam hiện nay;
- Bài viết “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND thành phố Trà Vinh”, tác giả Dương Tuấn Vũ, đăng trên Tạp chí Khoa học và
Nhân văn, số ra 20, tháng 12/2015 Bài viết nêu lên một số hạn chế, tồn tại trong công tác lưu trữ tại UBND thành phố Trà Vinh, qua đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ tài liệu tại UBND thành phố Trà Vinh;
- Bài viết “Quản lý lưu trữ trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp
4.0”, tác giả Dương Văn Khảm, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2018.
Bài viết đề cập đến cơ sở pháp lý thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 tại Việt Nam và ngành lưu trữ, đồng thời đề xuất một số giải pháp quản lý ngành lưu trữ, để làm tăng thêm hiệu quả công tác lưu trữ;
- Cuốn “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, tác giả Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa-Thông tin, 2009), đã trình bày các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức đạt hiệu quả trong công cuộc CCHC hiện nay;
- Giáo trình “Lưu trữ học đại cương”, tác giả Phan Đình Nham, Bùi Thúy Loan (Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2015), giáo trình cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Đồng thời cập nhật các vấn đề mới trong bối cảnh nhà nước Việt Nam đang tăng cường quản lý thống nhất hoạt động lưu trữ trên phạm vi toàn quốc để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin làm căn cứ để bộ máy QLNN xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình phát triển kinh tế-xã hội, phát triển khoa học và công nghệ, xây dựng chính phủ điện tử.
Ngoài ra, còn nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến nội dung hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, đến hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác văn phòng, chẳng hạn như:
- Đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN Thanh Hóa, thực trạng và giải pháp”, tác giả Lê Đình Nguyên, KBNN Thanh Hóa (2009);
- Luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và công nghệ Việt Nam”, tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016),
- Đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN
Cần Thơ”, tác giả Huỳnh Chí Thành và Lê Minh Công, KBNN Cần Thơ (2017)…; Những đề tài trên đã nêu lên những hạn chế, bất cập khi thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ và đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lương công tác tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với đặc thù tại mỗi cơ quan, tổ chức Trong đó các đề tài đều chọn giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Lý luận chung về công tác lưu trữ
1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ
Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch), ban đầu dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu Ngày nay thuật ngữ “lưu trữ” vẫn mang dấu ấn của tiếng gốc Hy Lạp cổ xưa Ví dụ như archives (tiếng Pháp), archiv (tiếng Đức), archivum (Ba Lan) thuật ngữ này được được dùng định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa học, kinh tế, văn hóa, giáo dục Ở Việt Nam, thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn Đối với công văn, tài liệu thì lưu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi: “Lưu trữ là: 1.Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết 2 Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng”[34].
Theo cách hiểu của tác giả: Lưu trữ có nghĩa là lưu lại những tài liệu có giá trị để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ, phục vụ đời sống xã hội hoặc để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Về mặt lý luận, khái niệm công tác lưu trữ thường được gắn liền với các thuật ngữ cơ bản sau:
- Tài liệu là: “vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã hội Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của hoạt động đó” [24]
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, kịch của toàn xã hội.
- QLNN về lưu trữ là: “theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động của Nhà nước” [24]
Như vậy, theo cách hiểu của chuyên ngành lưu trữ học, công tác lưu trữ là “toàn bộ các quy trình QLNN và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [24]
Về mặt QLNN, theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ), tại Điều 2 giải thích một số từ ngữ như sau:
- Tài liệu “là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” (Khoản 2)
- Tài liệu lưu trữ “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3)
- Hoạt động lưu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu” (Khoản 1)
Ngoài ra, tại Khoản 1, Điều 38 của Luật Lưu trữ đã quy định: “Chính phủ thống nhất QLNN về lưu trữ” Vì vậy, dưới góc nhìn của QLNN, công tác lưu trữ là bao gồm các lĩnh vực công tác QLNN, điều này thể hiện ở các hoạt động xây dựng và kiểm tra, chỉ đạo thực hiện luật pháp của cơ quan QLNN về lưu trữ.
Trên cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lưu trữ, khái niệm về công tác lưu trữ được tác giả định nghĩa như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.2 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 1.1.2.1 Vị trí
- Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một cơ quan, tổ chức, đồng thời góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia.
- Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dung quan trọng trong hoạt động của công tác văn phòng và có liên hệ mật thiết với công tác văn thư Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý, điều hành của một cơ quan, tổ chức Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức có ý nghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý.
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/1/1946 với nội dung hết sức ngắn gọn, súc tích, Thông đạt đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và chỉ rõ trách nhiệm “Các ông bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy bỏ những công văn, tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ” Đồng thời cũng quy định nơi lưu giữ bảo quản tài liệu sau khi sử dụng “Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ”.
Thông đạt số 1-C/VP thực sự đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và hoạt động của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt động của công tác lưu trữ Năm 2001, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL- UBTVQH10 ra đời, cũng đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược để phục vụ phát triển kinh tế- xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa của một đất nước, cơ quan, tổ chức hay một cá nhân Vì vậy cần phải hiểu rõ vai trò của tài liệu lưu trữ nói riêng và công tác lưu trữ nói chung, để có biện pháp bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của CQNN, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được thể hiện ở các mặt sau:
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019
Khái quát về cơ quan Kho bạc Nhà nước
Sự ra đời và phát triển của cơ quan KBNN gắn liền với hệ thống KBNN, đồng thời cũng gắn liền với quá trình xây dựng và phát triển đất nước Tiền thân của KBNN ngày nay là Nha Ngân khố trực thuộc Bộ Tài chính được Chủ tịch Hồ Chí Minh thành lập năm 1946 và hoạt động đến năm 1951 Tiếp theo giai đoạn năm 1951-1990, KBNN là cơ quan quản lý ngân sách nhà nước (NSNN) trực thuộc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam Đến năm 1990, Hội đồng
Bộ trưởng ban hành Quyết định số 07/HĐBT ngày 04/01/1990 thành lập hệ thống KBNN trực thuộc BTC và toàn hệ thống đi vào hoạt động bắt đầu từ ngày 01/4/1990 KBNN đã chọn ngày 01/4 hàng năm là thành lập hệ thống KBNN Từ năm 1990 đến nay, KBNN đã trải qua 05 lần thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức để phù hợp với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước. KBNN đã trở thành một trong những trụ cột của nền Tài chính quốc gia, vừa huy động nguồn lực tài chính để phục vụ phát triển đất nước, vừa quản lý, kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động của NSNN của đối tượng thụ hưởng với những công nghệ hiện đại và bộ máy hành chính chuyên nghiệp.
2.1.1 Vị trí và chức năng của cơ quan KBNN
Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg ngày 08/7/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN trực thuộc BTC; theo đó: KBNN là cơ quan trực thuộc BTC, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng BTC QLNN về quỹ NSNN, các quỹ tài chính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực hiện việc huy động vốn cho NSNN và cho đầu tư phát triển thông qua hình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định của pháp luật.
KBNN có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, được mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước và các Ngân hàng thương mại theo quy định của pháp luật, có trụ sở tại thành phố Hà Nội.
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan KBNN
- Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác thuộc lĩnh vực quản lý của KBNN trình Bộ trưởng BTC xem xét, phê duyệt hoặc để BTC trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về lĩnh vực quản lý của KBNN.
- Thực hiện quản lý quỹ NSNN, quỹ tài chính nhà nước được giao theo quy định của pháp luật (quản lý, kiểm soát các khoản thu, chi NSNN; quản lý các nguồn vốn khác; quản lý quỹ ngoại tệ tập trung, quỹ tài chính nhà nước; quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp; quản lý tài sản quốc gia quý hiếm và quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá được giao quản lý).
- Tổ chức thực hiện kế toán NSNN, các quỹ và tài sản của Nhà nước, các khoản viện trợ, vay nợ, trả nợ của Chính phủ và chính quyền địa phương (tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo tình hình thực hiện thu, chi NSNN; tổng hợp, lập quyết toán NSNN).
- Tổ chức thực hiện tổng kế toán nhà nước (tiếp nhận thông tin báo cáo tài chính; tổng hợp thông tin tài chính nhà nước; lập báo cáo tài chính nhà nước).
- Tổ chức quản lý, điều hành ngân quỹ nhà nước (mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi; thực hiện các nghiệp vụ thu, chi, thanh toán của KBNN; xây dựng và phát triển hệ thống công cụ, nghiệp vụ quản lý hiện đại).
- Tổ chức huy động vốn cho NSNN và đầu tư phát triển thông qua việc phát hành trái phiếu Chính phủ.
- Tổ chức quản trị và vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc.
- Thanh tra chuyên ngành, kiểm tra, kiểm toán nội bộ, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật.
- Hiện đại hóa hoạt động KBNN (xây dựng cơ chế, chính sách và quy trình nghiệp vụ phù hợp, ứng dụng CNTT, kỹ thuật tiên tiến, hiện đại hóa cơ sở vật chất của hệ thống KBNN).
- Thực hiện công tác nội bộ ngành thuộc các lĩnh vực tổ chức bộ máy, biên chế, tiền lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức; hợp tác quốc tế; CCHC; quản lý kinh phí do NSNN cấp và tài sản được giao theo pháp luật.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan KBNN
KBNN có Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc KBNN, Phó Tổng Giám đốc KBNN do Bộ trưởng BTC bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức theo quy định của pháp luật.
Bộ máy giúp việc Tổng Giám đốc tại cơ quan KBNN ở Trung ương gồm có:
- Tổ chức hành chính giúp việc Tổng Giám đốc thực hiện chức năng QLNN là 12 đơn vị, đó là:
+ Vụ Tổng hợp – Pháp chế;
+ Vụ Hợp tác quốc tế;
+ Vụ Thanh tra – Kiểm tra;
+ Vụ Tổ chức cán bộ;
+ Vụ Tài vụ - Quản trị;
+ Cục Kế toán nhà nước;
+ Cục Quản lý ngân quỹ;
+ Cục Công nghệ thông tin;
- Tổ chức sự nghiệp gồm 02 đơn vị, đó là: + Trường nghiệp vụ Kho bạc;
+ Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như vậy có thể thấy hàng năm trong quá trình hoạt động của mình, cơ quan KBNN đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lưu trữ rất lớn, cần phải áp dụng thành tựu của khoa học và công nghệ hiện đại để quản lý hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu hình thành từ các đơn vị được thu thập, bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan.
BAN LÃNH ĐẠO CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Vụ Hợp tác Quốc tế
Vụ Thanh tra- kiểm tra
Vụ Tổ chức Cán bộ
Vụ Tài vụ Quản trị
Cục Kế toán nhà nước
Cục lý ngân Quản quỹ
Cục Công nghệ thông tin
Trường Nghiệp vụ Kho bạc
Tạp chí QLNQ Quốc gia
Hình 2.1: Sơ đồ Tổ chức bộ máy cơ quan KBNN
(Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước)
* Khái quát về Văn phòng thuộc KBNN
Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019
2.2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 2.2.1.1 Về tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ
Tại cơ quan KBNN, việc quản lý công tác văn thư và công tác lưu trữ được tổ chức thành một phòng riêng biệt, độc lập với các phòng khác và chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng Theo Quyết định số 1045/QĐ- KBNN ngày 30/9/2015 của Tổng Giám đốc KBNN quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng thuộc Văn phòng, thì phòng Hành chính-Lưu trữ có những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn chế độ, quy định, quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ áp dụng trong hệ thống KBNN.
- Hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống KBNN.
- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện nhiệm vụ văn thư tại cơ quan KBNN:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân theo quy định; + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành; ghi số và ngày tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có);
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu;
+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và hợp đồng lao động cơ quan KBNN;
+ Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan KBNN và các loại dấu khác được giao quản lý.
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan KBNN:
+ Hướng dẫn công chức, viên chức, hợp đồng lao động cơ quan KBNN lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định;
+ Phân loại, chính lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, thống kê hồ sơ, tài liệu; + Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan KBNN; + Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định;
+ Rà soát hồ sơ, tài liệu hết giá trị và làm thủ tục tiêu hủy theo quy định.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ 41
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
2.2.1.2 Về bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Phòng Hành chính-Lưu trữ hiện có 04 biên chế, bao gồm 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 01 người phụ trách công tác văn thư, 02 người phụ trách công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ Trong đó 01 người trình độ thạc sĩ chuyên ngành Tài chính-Ngân hàng, 02 người có trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ-Quản trị văn phòng và 01 người trình độ đại học chuyên ngành Văn thư.
Bảng 2.1 Trình độ kiến thức của biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ cơ quan KBNN Đơn vị tính: Người
Nội dung Số lượng Tỷ lệ
1 Trình đô chuyên môn, nghiệp vụ
2 Trình độ quản lý nhà nước:
4 Trình độ tin học theo Thông tư
Qua bảng số liệu cho thấy 100% biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ đều có kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ quản lý nhà nước, kiến thức tin học, ngoại ngữ phù hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đây có thể coi là một thế mạnh khi thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN.
Nhưng có một thực tế là những năm gần đây, biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ luôn có sự biến động và thay đổi, theo chiều hướng giảm dần, thể hiện ở biểu đồ 2.1.
0 năm 2014 năm 2015 năm 2016 năm 2017 năm 2018 năm 2019 Đơn vị tính: người Biểu đồ 2.1 Số nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019
(Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước)
Biểu đồ cho thấy, giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019, phòng Hành chính-Lưu trữ đã giảm 4 người (chiếm tỉ lệ 50%) công chức của phòng, nguyên nhân là 03 công chức đến tuổi nghỉ hưu theo chế độ của Nhà nước và
01 công chức chuyển vị trí công tác khác.
Trên cơ sở phân công nhiệm vụ của lãnh đạo phòng Hành chính-Lưu trữ,biên chế làm công tác lưu trữ sẽ kiêm nhiệm công tác văn thư Việc biên chế làm kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ nên không thể đầu tư thời gian cho công tác lưu trữ, dẫn tới việc thực hiện một số nghiệp vụ hoạt động lưu trữ chưa thực sự đạt hiệu quả tốt nhất Mặt khác do khối lượng công việc của phòng khá nhiều, đặc biệt công việc liên quan đến công tác văn thư, trong khi đó biên chế nên phòng phải thường xuyên bố trí công chức làm thêm ngoài giờ nhằm đảm bảo hoàn thành hết các công việc trong ngày.
2.2.2 Việc ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ
Xác định được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng, ngày 28/9/2005, Tổng Giám đốc KBNN ban hành Quyết định số 554/QĐ-KBNN về việc phê duyệt Đề án ‘Hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ trong hệ thống KBNN” (sau đây gọi là Đề án 554), trong đó tập trung vào một số nội dung công việc chính sau:
- Hệ thống hóa và hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư-lưu trữ.
- Kiện toàn tổ chức, biên chế làm công tác văn thư-lưu trữ.
- Tập huấn, bồi dưỡng công chức, viên chức là lãnh đạo phụ trách công tác văn thư-lưu trữ và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư-lưu trữ trong hệ thống KBNN.
- Củng cố và hệ thống kho lưu trữ của toàn hệ thống.
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư-lưu trữ.
- Bố trí kinh phí triển khai thực hiện Đề án. Đề án 554 ra đời đã góp phần giúp cho hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ tại các đơn vị KBNN dần đi vào nề nếp, thực hiện thống nhất và đúng với các quy định của Nhà nước; nhận thức của công chức, viên chức đặc biệt là các cấp lãnh đạo tại các đơn vị trong toàn hệ thống KBNN về công tác văn thư-lưu trữ cũng được thay đổi.
Triển khai Đề án 554, trên cơ sở căn cứ các quy định hiện hành của Nhà nước và BTC về công tác lưu trữ, KBNN đã kịp thời ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống
KBNN cũng như cho cơ quan KBNN, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động quản lý.
Bảng 2.2 Danh mục các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ do KBNN ban hành
Số, ký hiệu tháng, Trích yếu văn bản
554/QĐ- Phê duyệt Đề án “Hoàn thiện
1 Quyết định KBNN 28/9/2005 công tác văn thư-lưu trữ trong hệ thống KBNN”
818/KBNN- Hướng dẫn chỉnh lý hồ sơ,
2 Công văn 20/4/2007 tài liệu trong hệ thống
819/KBNN- Hướng dẫn tiêu hủy tài liệu
Công văn 20/4/2007 hết giá trị trong hệ thống
4 Công văn 522/KBNN- 14/3/2008 Hướng dẫn về kho lưu trữ
VP trong hệ thống KBNN
1259/KBNN Hướng dẫn quy trình nghiệm
5 Công văn -VP 24/6/2008 thu hồ sơ, tài liệu thuê chỉnh lý
1393/KBNN Hướng dẫn công tác lập hồ
6 Công văn 14/7/2008 sơ công việc và giao nộp hồ
-VP sơ vào lưu trữ hiện hành
943/QĐ- Ban hành quy trình quản lý
8 Công văn 970/KBNN- 15/6/2009 Hướng dẫn bổ sung tiêu chuẩn
VP chủ yếu của kho lưu trữ
971/KBNN- Triển khai công tác lưu trữ
9 Công văn 15/6/2009 hồ sơ, tài liệu trong hệ thống
01/7/2009 Hướng dẫn thực hiện trang bị
-VP giá để tài liệu lưu trữ
20/6/2011 Hướng dẫn định hướng công
-VP tác lưu trữ hệ thống KBNN
23/9/2012 Hướng dẫn kinh phí thực
-TVQT hiện công tác lưu trữ
929/QĐ- Ban hành Quy chế khai thác,
13 Quyết định 27/9/2012 sử dụng tài liệu lưu trữ của
27/9/2013 Thực hiện công tác lưu trữ,
-TVQT chỉnh lý tài liệu
Ban hành bảng thời hạn bảo
22/9/2014 quản hồ sơ, tài liệu hình
KBNN thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống KBNN Ban hành Quy chế bảo quản,
15/10/2014 lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế
KBNN toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS
588/KBNN- Hướng dẫn thẩm định tài liệu
17 Công văn 23/3/2015 hết giá trị tại KBNN tỉnh,
1269/QĐ- Ban hành Quy chế công tác
19/7/2016 Ban hành Quy chế mẫu công
KBNN tác văn thư, lưu tại KBNN
46 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
Ban hành Quy chế mẫu công
19/7/2016 tác văn thư, lưu trữ tại
KBNN KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố Hướng dẫn bảo quản và tiêu
22/02/2017 hủy hồ sơ, tài liệu có thời
VP hạn bảo quản dưới 05 năm của hệ thống KBNN
6436/KBNN Hướng dẫn thành phần Hội
22 Công văn 21/12/2018 đồng xác định giá trị tài liệu
-VP tại KBNN cấp huyện
(Nguồn: Cơ quan Kho bạc Nhà nước)
GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN
3.1.1 Định hướng của Nhà nước về hiện đại hóa công tác lưu trữ
Trước mắt, định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ cần phải được đặt trong định hướng hiện đại hóa nền hành chính nhà nước Hiện đại hóa hành chính là xu hướng không thể phủ nhận trong bối cảnh cách mạng khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ hiện nay Việc ứng dụng các thành tựu khoa học-công nghệ vào hoạt động hành chính nhà nước không chỉ làm tăng năng suất lao động mà còn góp phần thay đổi phương thức làm việc của cán bộ, công chức, hướng tới môi trường hành chính hiện đại Hiện đại hóa hành chính cũng là mấu chốt của cải cách nền hành chính nhà nước và một trong sáu nhiệm vụ của Chương trình tổng thể CCHC nhà nước ban hành kèm theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ Nhiệm vụ hiện đại hóa hành chính tập trung vào các vấn đề sau:
- Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet Đẩy mạnh ứng dụng CNTT-truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020; 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử;cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử trong công việc; đảm bảo dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc,mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được trực tuyến trên Mạng thông tin điện tử hình chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau;
- Ứng dụng CNTT-truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp;
- Công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet Xây dựng và sử dụng biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính;
- Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan hành chính nhà nước;
- Thực hiện Quyết định số 1441/QĐ-TTg ngày 06/4/2008 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Kế hoạch đầu tư trụ sở cấp xã, phường bảo đảm yêu cầu CCHC, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước;
- Xây dựng trụ sở cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương hiện đại, tập trung ở những nơi có điều kiện.
Tiếp đó, ngày 14/10/2015, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử, với mục tiêu tổng quát là đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các CQNN, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn Nâng vị trí của Việt Nam về Chính phủ điện tử theo xếp hạng của Liên Hợp Quốc Công khai, minh bạch hoạt động của các CQNN trên môi trường mạng.
Xác định được vị trí, vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong tiến trình quản lý hành chính nhà nước, trong nhiều năm qua nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực lưu trữ, trong đó ban hành các văn bản có nội dung thực hiện việc đổi mới, hiện đại hóa công tác lưu trữ điển hình như tại Điều 4 của Luật Lưu trữ quy định chính sách của Nhà nước về lưu trữ “Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ vào hoạt động lưu trữ” Để triển khai Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ có hiệu quả hơn, hiện nay, Bộ Nội vụ đã tích cực đẩy mạnh xây dựng các văn bản pháp lý về QLNN công tác lưu trữ, đặc biệt là hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, vì đây là sẽ nguồn tài liệu hình thành chủ yếu khi hầu hết các cơ quan, tổ chức đang thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ và sự ra đời của Chính phủ điện tử, Chính phủ số trong thời gian tới đây, có thể kể đến như:
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi là Thông tư số 01/2019/TT-BNV).
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ (sau đây gọi là Thông tư số 02/2019/TT-BNV).
Trước đó ngày 07/9/2017, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; trong đó chỉ thị các cơ quan, tổ chức phải tích cực ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.
Trong phương hướng công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 của Bộ Nội vụ,hiện đại hóa công tác lưu trữ là một nội dung được quản lý, chỉ đạo nhiệm vụ thường xuyên Nhiệm vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ tập trung ở các nội dung sau [10]:
- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) đảm bảo theo đúng quy định Thông tư số 02/2019/TT-BNV;
- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức đồng thời thường xuyên sao lưu dữ liệu, đảm bảo lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử;
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án nghiên cứu khoa học về lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Như vậy, tất cả các văn bản trên được coi là cơ sở pháp lý có tính tiền đề mang tính định hướng để thực hiện việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
3.1.2 Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ của BTC và KBNN 3.1.2.1 Định hướng của BTC
Tại Hội nghị giao ban đánh giá kết quả công tác triển khai ứng dụng CNTT ngành Tài chính năm 2018, Lãnh đạo BTC đã đề ra mục tiêu cần thực trong những năm tới, đó là [14]:
Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN
3.2.1 Tăng cường nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức
Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong thời gian gần đây của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan KBNN tuy đã có những chuyển biến tích cực, tuy nhiên vẫn còn không nhỏ một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức cơ quan coi công tác lưu trữ là công việc sự vụ, không chuyên môn nên còn tầm thường hóa công tác này Vì vậy, thay đổi nhận thức tư duy của cán bộ, công chức với vai trò của công tác lưu trữ góp phần không nhỏ vào việc tiến trình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN.
Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền nâng cao nhận thức trong các cấp, các cán bộ, công chức, viên chức KBNN về tầm quan trọng và sự cần thiết phải đẩy mạnh hiện đại hóa công tác lưu trữ trong KBNN, bởi KBNN là cơ quan QLNN, phục vụ các đối tượng có quan hệ với NSNN, bao gồm nhiều mảng nghiệp vụ chuyên môn và khối lượng giao dịch lớn, tài liệu lưu trữ hình thành ngày càng nhiều, nội dung phức tạp nên nhiệm vụ của công tác lưu trữ không chỉ phục vụ cho hoạt động cung cấp thông tin cho lãnh đạo, mà còn cung cấp một nguồn tư liệu phong phú cho các hoạt động nghiệp vụ khác Do vậy, hiện đại hóa công tác lưu trữ không chỉ đơn thuần là hiện đại hoá công nghệ quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc mà còn hướng tới đổi mới tư duy, nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan KBNN đối với vị trí, vai trò của công tác lưu trữ trong hoạt động chung của cơ quan.
Vì vậy, để có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác lưu trữ cần tập trung vào một số biện pháp sau:
- Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền phổ biến các văn bản của Đảng, của Nhà nước quy định về công tác lưu trữ, trong đó phổ biến chuyên đề những văn bản đề cập tới vai trò, mục tiêu, tiến trình hiện đại hóa công tác lưu trữ của cả nước, của các ngành trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Hình thức phổ biến tuyên truyền cần phong phú, đa dạng, trên nhiều kênh như: phổ biến tại hội nghị tập huấn, đưa lên cổng thông tin Portal nội bộ của cơ quan, đưa lên cổng thông tin điện tử của KBNN, thông qua chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (eDocTC)
- Tổ chức các lớp đào tào bồi dưỡng về công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức toàn cơ quan Mục đích của biện pháp này nâng cao tầm hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về công tác lưu trữ, qua đó mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có cái nhìn tổng quát về vị trí, vai trò của công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị.Nắm rõ được các bước quy trình khi tiến hành lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vàoLưu trữ cơ quan hay khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Để qua đó, mỗi cán bộ công chức, viên chức của cơ quan KBNN nhận thức được rằng công tác lưu trữ cũng là một lĩnh vực hoạt động của KBNN, có các quy trình, quy định được nhà nước hướng dẫn, quản lý bằng pháp luật và cụ thể hóa trong Luật Lưu trữ.
- Tổ chức cuộc khảo sát về mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN, qua đó tận dụng được những ý kiến, sáng kiến của cán bộ, công chức toàn cơ quan trong việc xây dựng kế hoạch, lộ trình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN.
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hiện đại hóa công tác lưu trữ Đây được coi là giải pháp mang tính cơ sở và tiền đề cho việc thực hiện các giải pháp khác Việc hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hiện đại hóa công tác lưu trữ tập trung ở các văn bản sau:
- Sửa đổi, hoàn thiện lại Quy chế lưu trữ cơ quan KBNN năm 2015, cập nhật các nội dung quy định mới về tài liệu lưu trữ điện tử tại Thông tư số 02/2019/TT- BNV; bổ sung nội dung về hiện đại hóa công tác lưu trữ, trong đó có điều khoản quy định cụ thể trách nhiệm của Lãnh đạo KBNN, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan KBNN và công chức, viên chức cơ quan KBNN trong việc hiện đại hóa công tác lưu trữ cùng các chế tài khen thưởng, xử phạt rõ ràng Đồng thời xem việc thực hiện các nội dung hiện đại hóa công tác lưu trữ là một trong những điều kiện để đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của mỗi công chức, viên chức tại cơ quan KBNN.
- Ban hành quy chế về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ cơ quan KBNN, quy định rõ cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ riêng cho việc ứng dụng CNTT trong lưu trữ hồ sơ, tài liệu; số lượng các thiết bị tin học, thiết bị công nghệ cần có khi triển khai hiện đại hóa công tác lưu trữ như số lượng máy tính, máy scan, máy photocopy, máy in, thiết bị bảo mật hệ điều hành dùng cho phần mềm lưu trữ, các phần mềm ứng dụng khác để phục vụ cho việc hiện đại hóa lưu trữ được thành công Hàng năm tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế, từ đó điều chỉnh quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Dựa theo quy định của cơ quan QLNN về lưu trữ, sửa đổi, ban hành công văn hướng dẫn nội dung, tiêu chuẩn, quy trình, định mức kinh tế kỹ thuật đối với các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, tiêu hủy hồ sơ tài liệu cho phù hợp với tình hình thực tế, cụ thể:
+ Rà soát, sửa đổi, bổ sung Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống KBNN ban hành kèm theo Quyết định số 768/QĐ-KBNN, cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN tại Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg ngày 08/7/2015 của Thủ tướng Chính phủ.
+ Ban hành công văn thay thế Công văn 819/KBNN-VP ngày 20/4/2007 của KBNN hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống KBNN theo đúng quy định của Luật Lưu trữ về thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu, nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và thành phần của hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Ban hành công văn thay thế Công văn số 1393/KBNN-VP cho phù hợp với quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
+ Ban hành công văn mới hướng dẫn kinh phí chỉnh lý tài liệu của hệ thống KBNN, phù hợp với quy định tại Thông tư 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế-kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
+ Ban hành công văn hướng dẫn về lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; quy chế, quy trình quản lý văn bản điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Một số kiến nghị
3.3.1 Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
- Các CQNN quản lý về công tác lưu trữ phải thường xuyên quan tâm ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết hơn về việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, trong đó có quy định về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ để giúp cho các cơ quan, đơn vị giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.
- Tuyên truyền, phổ biến và đưa ra những chính sách khuyến khích các cơ quan triển khai việc hiện đại hóa công tác lưu trữ vào các cơ quan, nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành, nâng cao trách nhiệm, kỹ năng sử dụng máy vi tính của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong các đơn vị Qua đó tạo ra phương thức làm việc mới, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy, giảm thời gian xử lý công việc, đồng thời là công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh CCHC, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan.
- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
- Xây dựng tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu khi thực hiện việc hiện đại hóa công tác lưu trữ.
- Xây dựng tiêu chuẩn định mức cho phòng lưu trữ, bộ phận lưu trữ của các đơn vị phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật.
3.3.2 Đối với Bộ Tài chính
- Tăng cường công tác tuyên truyền rộng rãi cho công chức, viên chức ngành Tài chính nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức về các lợi ích của việc hiện đại hóa công tác lưu trữ của các đơn vị ngành Tài chính.
- Kiến nghị với cơ quan QLNN về lưu trữ sớm ban hành những văn bản bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ mà có nhiều bất cập, hạn chế trong quá trình thực hiện tại Bộ Tài chính.
- Cần phải ban hành các quy chế, quy định về hiện đại hóa công tác lưu trữ trong ngành Tài chính để các đơn vị trực thuộc BTC có cơ sở pháp lý để thực hiện.
- Phải thường xuyên rà soát, đầu tư nâng cấp, nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu phát triển ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ.
- Đào tạo đội ngũ công chức có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ một cách hiệu quả và thành công.
- Đẩy nhanh tiến độ triển khai ứng dụng phần mềm lưu trữ cho toàn ngành Tài chính.
- Bố trí kinh phí đầy đủ để thực hiện việc hiện đại hóa của công tác lưu trữ trong toàn ngành Tài chính.
Công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan KBNN nói riêng Công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN gắn liền với các hoạt động nghiệp vụ KBNN và phục vụ trực tiếp cho công tác chỉ đạo, điều hành tại cơ quan KBNN cũng như toàn hệ thốngKBNN Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi cơ quan KBNN phải đẩy mạnh hiện đại hóa công tác lưu trữ, có như vậy thì công tác lưu trữ mới không bị thụt lùi, lạc hậu so với các phần hoạt động nghiệp vụ còn lại của KBNN Vì vậy, để tận dụng hết giá trị cũng như để nâng cao hiệu quả của việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, thìLãnh đạo KBNN cần phải kết hợp nhiều các giải pháp khác nhau như: ban hành các văn bản pháp lý phù hợp, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, mua sắm đầy đủ các trang thiết bị, ứng dụng CNTT tiên tiến, bố trí kinh phí thường xuyên cho các mặt hoạt động của công tác lưu trữ , có như vậy thì việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN mới khả thi và đạt được thành công.
