LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY lẮP
Một số vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
+ Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, là một trong ba yếu tố cơ bản và là đối tượng lao động Chúng tạo thành cơ sở vật chất thiết yếu cho sản phẩm cuối cùng.
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và trong quá trình này, chúng không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu.
+ Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ
1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình kinh doanh
+ Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động
+ Xét về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng của vốn lưu động
Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, do đó, việc tăng cường công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu là rất cần thiết Cần thực hiện quản lý chặt chẽ để sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm.
1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất là một quá trình cần thiết và khoa học, bao gồm các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Điều này xuất phát từ vai trò quan trọng và đặc điểm của nguyên vật liệu, đòi hỏi sự chặt chẽ trong từng giai đoạn để đảm bảo hiệu quả sản xuất.
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần duy trì việc thu mua nguyên vật liệu đầy đủ về khối lượng, đúng quy cách và chủng loại Kế hoạch thu mua cần phải bám sát tiến độ sản xuất, đồng thời doanh nghiệp cũng phải thường xuyên phân tích và đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch thu mua Qua đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn cung ứng đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua ở mức tối ưu nhất.
Khâu bảo quản nguyên vật liệu yêu cầu tổ chức kho tàng và bến bãi hợp lý, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo kiểm tra, và thực hiện đúng chế độ bảo quản để tránh hư hỏng, mất mát và hao hụt Đồng thời, khâu dự trữ cần thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu, hạn chế tình trạng ứ đọng và rút ngắn chu kỳ sản xuất Doanh nghiệp cần xây dựng định mức tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất liên tục và tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Quản lý ở khâu sử dụng cần thực hiện việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu dựa trên định mức và dự toán chi phí, nhằm giảm thiểu chi phí sản xuất và tăng cường tích lũy cho doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, việc ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng cũng như sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cần được tổ chức một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Công tác quản lý vật liệu đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, tuy nhiên, nhiều công ty vẫn gặp phải tình trạng thất thoát nguyên vật liệu do thiếu quản lý hiệu quả Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần cải tiến liên tục các biện pháp quản lý nguyên vật liệu, đảm bảo phù hợp với thực tế hoạt động của mình.
1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Phân loại và đánh giá vật liệu cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chuẩn mực cũng như đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ và tài khoản kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho là rất quan trọng trong doanh nghiệp Điều này giúp ghi chép và phân loại số liệu đầy đủ, kịp thời về tình hình hiện có và biến động của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Thông tin này cần thiết để tập hợp chi phí sản xuất, đồng thời xác định trị giá vốn hàng bán một cách chính xác.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết cho doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị Do đó, các doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kế toán khoa học và hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý.
Phân loại và tính giá nguyên vật liệu
1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu
1.2.1.1: Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định
Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định
1.2.1.2: Phương pháp phân loại nguyên vật liệu
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu và vật liệu chính là thành phần cấu thành cốt lõi của sản phẩm trong doanh nghiệp xây dựng, bao gồm xi măng, sắt thép, gạch và ngói Ngoài ra, nửa thành phẩm mua ngoài cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp tục quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sản phẩm cuối cùng.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc đảm bảo sự hoạt động bình thường của các công cụ và dụng cụ.
+ Nhiên liệu : Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu phục vụ cho phương tiện vận tải
Phụ tùng thay thế là các vật tư, chi tiết và phụ kiện được sử dụng để thay thế hoặc sửa chữa máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những yếu tố thiết yếu trong ngành xây dựng, bao gồm các loại vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ và vật kết cấu cần thiết cho quá trình thi công.
Vật liệu khác bao gồm những loại vật liệu không thuộc các danh mục đã được phân loại, thường là những vật liệu dư thừa từ quy trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn và phế liệu được thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.
Phân loại nguyên vật liệu là cơ sở quan trọng để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại và từng thứ nguyên vật liệu, đồng thời cũng là nền tảng cho việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành:
Nguyên vật liệu mua ngoài là các vật liệu mà doanh nghiệp nhập khẩu để phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh Chúng bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế và thiết bị xây dựng cơ bản.
Nguyên vật liệu tự chế biến và thuê gia công là loại nguyên liệu mà doanh nghiệp có thể tự sản xuất hoặc hợp tác với các cơ sở kinh doanh khác để chế biến cho mình.
+ Nguyên vật liệu từ các nguồn khác: nhận góp vốn, cấp phát, tài trợ…
+ Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành:
_ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp
_ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
+ Đem góp vốn liên doanh;
_ Tác dụng: cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại nguyên vật liệu nào
Để quản lý vật tư một cách tỉ mỉ và chặt chẽ, đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán, việc lập danh điểm vật tư là rất cần thiết.
Lập danh điểm vật liệu là quy định gán cho mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng, sử dụng hệ thống chữ số và chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách và kích cỡ của chúng Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống danh điểm vật tư theo cách riêng, nhưng cần đảm bảo tính đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp Thông thường, ký hiệu tài khoản cấp 1 và cấp 2 được sử dụng để ký hiệu loại và nhóm vật liệu, kết hợp với chữ cái để chỉ định tên vật tư.
1.2.2: Tính giá nguyên vật liệu
1.2.2.1: Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định
Nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực 02 quy định rằng hàng tồn kho vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc Giá gốc, hay trị giá vốn thực tế của vật liệu, bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để có được vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu vật liệu được đánh giá theo giá gốc, tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì cần tính theo giá trị thuần có thể thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh, trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu các phương pháp đánh giá vật liệu phải được áp dụng một cách đồng nhất trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có quyền thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng cần đảm bảo rằng phương pháp mới cung cấp thông tin kế toán trung thực và hợp lý hơn Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải giải thích rõ ràng về ảnh hưởng của sự thay đổi này.
+ Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh
+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua
+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập
+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất
+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ
1.2.2.2: Tính giá nguyên vật liệu
1.2.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Trong doanh nghiệp, vật liệu được đánh giá dựa trên trị giá vốn thực tế khi nhập kho, với phương pháp xác định giá trị theo từng nguồn nhập Nguyên vật liệu thường được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, và giá trị của chúng được xác định cụ thể cho từng trường hợp.
Nhập kho do mua ngoài:
Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
1.3.1.1 Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu :
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán, dựa trên các chứng từ nhập và xuất kho Mục tiêu của việc này là theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị của từng loại, từng nhóm vật tư, đảm bảo quản lý hiệu quả tình hình biến động và số hiện có.
Các doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ và mở các sổ kế toán chi tiết để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả Việc áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp sẽ giúp tăng cường khả năng quản lý và kiểm soát nguồn nguyên liệu.
1.3.1.2: Chứng từ kế toán sử dụng:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần lập chứng từ đầy đủ và kịp thời cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập và xuất vật liệu, tuân thủ đúng các quy định chế độ hiện hành.
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán liên quan đến vật liệu được quy định rõ ràng.
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT)
- Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN
- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)
Để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính, cần lập chúng một cách kịp thời và đầy đủ theo quy định về mẫu biểu và nội dung Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin được ghi nhận.
+ Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT)
Tất cả chứng từ kế toán cần được luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, nhằm đảm bảo việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu đầy đủ, kịp thời cho các cá nhân và bộ phận liên quan.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm :
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT)
- Hoá đơn GTGT ( Mẫu số 01GTKT-3LL)
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 02GTGT-3LL)
+ Ngoài ra các doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số mẫu hóa đơn khác theo hướng dẫn của bộ tài chính như sau :
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT)
1.3.1.3 Sổ sách kế toán sử dụng :
Số kế toán chi tiết là công cụ quan trọng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán nguyên vật liệu được áp dụng trong doanh nghiệp, các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sẽ được sử dụng phù hợp.
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Bảng tổng hợp nguyên vật liệu
Ngoài các sổ kế toán chi tiết, việc sử dụng bảng kê nhập, xuất và bảng luỹ kế tổng hợp nguyên vật liệu giúp ghi sổ kế toán đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
1.3.1.4 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.1.4.1 Phương pháp ghi thẻ song song:
+ Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng
Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ Sau đó, thủ kho ghi chép số lượng thực nhận và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán số tồn kho để cập nhật vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại theo từng loại vật tư cho phòng kế toán.
Kế toán áp dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại vật tư, ghi chép cả về số lượng và giá trị.
Khi nhận chứng từ nhập, xuất từ thủ kho, kế toán cần kiểm tra và hoàn chỉnh các chứng từ này Dựa vào các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư, với mỗi chứng từ được ghi trên một dòng riêng biệt.
Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu:
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Chứng từ xuất Chứng từ nhập
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp Ưu điểm:
Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu
+ Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư)
+ Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Điều kiện áp dụng:
Kế toán thủ công là phương pháp phù hợp cho các doanh nghiệp có ít loại vật tư và khối lượng giao dịch nhập xuất thấp, với tần suất phát sinh không thường xuyên.
Phần mềm kế toán là giải pháp quan trọng cho doanh nghiệp, giúp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ kế toán nhập và xuất hàng hóa, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư Việc áp dụng phần mềm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chính xác trong công tác kế toán.
1.3.1.4.2: Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song
Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép chi tiết từng loại vật tư theo số lượng và giá trị Sổ này được mở cho toàn bộ năm và được cập nhật vào cuối mỗi tháng, với mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng riêng biệt.
Mỗi ngày, kế toán nhận chứng từ nhập - xuất kho và thực hiện kiểm tra, hoàn chỉnh chúng Sau đó, kế toán phân loại chứng từ theo từng loại vật tư, bao gồm chứng từ nhập và xuất riêng biệt Ngoài ra, kế toán cũng có thể lập “bảng kê nhập” và “bảng kê xuất” để quản lý hiệu quả hơn.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH
Một số nét khái quát về công ty cổ phần Tân Thế Huynh
Tên giao dịch tiếng việt: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh
Tên giao dịch Tiếng Anh: Tan The Huynh Joint Stock Company
Trụ sở : xã Ngũ Đoan – huyện Kiến Thụy – TP Hải Phòng
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty cổ phần Tân Thế Huynh được thành lập ngày 24 tháng 12 năm
2003 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 020300665 của Sở Kế Hoạch và Đầu
Tư Hải Phòng Với số vốn điều lệ điều ban đầu là 3 tỷ đồng
Tân Thế Huynh chuyên cung cấp dịch vụ xây dựng nhà ở và công trình giao thông, đồng thời kinh doanh sản phẩm và trang trí nội thất Đến năm 2009, công ty đã mở rộng hoạt động với việc khai trương cửa hàng xăng dầu và bán các sản phẩm liên quan.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Hình thức sở hữu vốn: doanh nghiệp cổ phần
- Lĩnh vực kinh doanh: xây dựng và thương mại
+ Chuyên nhận thầu xây dựng công trình giao thông và công nhgiệp
+ Cung cấp sản phẩm đồ gỗ nội thất trang trí cho trường học và trụ sở làm việc các ban nghành toàn huyện
+ Cung cấp xăng dầu và các sản phẩm có liên quan
Tất cả cán bộ công nhân viên đều nỗ lực làm việc với nhiệt huyết cao, nhằm nâng cao giá trị cá nhân, phát triển tổ chức và đóng góp tích cực vào sự tiến bộ của xã hội.
Tân Thế Huynh đã trúng thầu và thực hiện nhiều công trình quan trọng tại huyện và thành phố, từ đó tích lũy được kinh nghiệm quý báu để triển khai các dự án lớn trong tương lai.
- Cùng sự phát triển của công ty trong 8 năm qua đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm và trải qua nhiều công trình xây dựng
- Các chi phí tăng: giá điện, giá nước, giá xăng… kéo theo sự gia tăng về chi phí đầu vào trong doanh nghiệp
- Thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh : công ty xây dựng lớn trong thành phố nên gặp khó khăn trong việc đấu thầu
Với vốn điều lệ 3 tỷ đồng, công ty gặp khó khăn trong sản xuất kinh doanh, dẫn đến gián đoạn công việc và không hoàn thành đúng tiến độ.
Trong những năm gần đây, công ty đã áp dụng nhiều biện pháp đổi mới nhằm mở rộng sản xuất kinh doanh Ban đầu, doanh nghiệp chỉ có một xưởng mộc đơn sơ và thực hiện các công trình nhỏ Sau 8 năm hoạt động, công ty đã trúng thầu nhiều công trình lớn và mở thêm một cửa hàng xăng dầu, tạo ra nhiều việc làm và nguồn thu nhập ổn định cho người lao động.
Công ty đã nhận được bằng khen từ các ban ngành thành phố, toàn huyện và tổ chức từ thiện, thể hiện sự công nhận cho những nỗ lực của mình Trong những năm gần đây, công ty luôn dẫn đầu trong phong trào thi đua toàn huyện, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế địa phương và đất nước.
2.1.5 Cơ cấu, quản lý tổ chức
+ Mô hình tổ chức: ( được trình bày ở sơ đồ 2.1)
Bộ máy tổ chức của công ty được thiết lập theo phương pháp trực tuyến chức năng, giúp tạo ra sự thống nhất từ cấp trên xuống cấp dưới Đây là một mô hình quản lý phổ biến tại Việt Nam.
+ Chức năng các phòng ban:
Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc là người đứng đầu quản lý công ty, có quyền hạn toàn diện để đại diện cho công ty và đưa ra quyết định liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Phó giám đốc có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền, bao gồm việc hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Họ cũng tham mưu cho Giám đốc về việc bố trí nhân sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và đề xuất các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Phó Giám Đốc 1 chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban như kế hoạch, kế toán và tổ chức hành chính, đồng thời tham mưu cho Giám đốc về định hướng phát triển kinh tế của công ty.
Phó Giám đốc 2 phụ trách trực tiếp bộ phận kỹ thuật, thi công và ban bảo vệ, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và triển khai các hoạt động kỹ thuật của công ty Bộ phận này không chỉ thực hiện các nhiệm vụ thi công mà còn tư vấn cho Giám đốc về các vấn đề thực tiễn và kỹ thuật liên quan.
Phòng kế hoạch có nhiệm vụ thực hiện theo chỉ đạo của giám đốc và phó giám đốc, hỗ trợ trong việc xây dựng các chương trình và kế hoạch kinh doanh nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh tế cho công ty và đóng góp vào sự phát triển của đất nước.
- Phòng kế toán: Hạch toán, thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh theo
Chủ tịch HĐQT kiêm Giám Đốc
Phó Giám Đốc 1 Phó Giám Đốc 2
Phòng tổ chức hành chính
Ban bảo vệ các quy định về kế toán tài chính hiện hành, đồng thời thường xuyên cập nhật thông tin cho Giám đốc về tình hình tài chính, nguồn vốn và hiệu quả sử dụng vốn.
Phòng hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác cán bộ, sắp xếp và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh Đồng thời, phòng cũng đảm bảo rằng tất cả các bộ phận và cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc kiểm tra tiến độ thi công và sửa chữa các lỗi phát sinh trong quá trình thi công, đồng thời thiết kế mẫu kỹ thuật cho nhà ở và khu công nghiệp nhỏ Mục tiêu là tạo ra sản phẩm hoàn thiện và chất lượng cho tương lai.
- Bộ phận thi công: là lao động chính trong công ty tạo ra sản phẩm xây dựng
Họ đóng góp một phần quan trọng tạo ra lợi nhuận chủ yếu cho công ty
Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh
2.2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại công ty:
2.2.1.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh:
Công ty cổ phần Tân Thế Huynh chuyên nhận thầu và thi công công trình xây dựng, vì vậy cần sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại và quy cách Sự biến động thường xuyên của giá nguyên vật liệu yêu cầu công ty phải chú trọng trong việc lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán hiệu quả.
Nguyên vật liệu của công ty hoàn toàn được nhập từ bên ngoài, không có nguyên vật liệu tự chế hay liên doanh Để đảm bảo tiến độ sản xuất, việc cung cấp nguyên vật liệu cần kịp thời về số lượng và chất lượng, đáp ứng nhu cầu sản xuất Kế toán nguyên vật liệu phải cung cấp thông tin một cách kịp thời và có hệ thống, phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, lập kế hoạch thu mua vật liệu và tính giá thành sản phẩm.
Công ty đã quyết định áp dụng kế toán tổng hợp nguyên liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, đồng thời sử dụng phương pháp ghi thẻ song song cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đảm bảo tính chính xác trong việc đánh giá, nguyên vật liệu được định giá theo trị giá vốn thực tế.
2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu:
Do sự đa dạng về chủng loại nguyên vật liệu của công ty, việc phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm khác nhau là cần thiết để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán.
Nguyên vật liệu trong ngành xây dựng được coi là vật liệu chính, bao gồm các yếu tố chủ yếu như cát, xi măng, gạch, sắt thép, đá, vôi và gỗ Các loại nguyên vật liệu này không được phân chia thành nguyên vật liệu chính và phụ, mà tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Mỗi loại nguyên vật liệu lại được phân thành nhiều nhóm khác nhau, chẳng hạn như xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, gạch chỉ, gạch rỗng, thép cuộn và thép dây, nhằm phục vụ cho các nhu cầu xây dựng đa dạng.
Nhiên liệu: Được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sản xuất Bao gồm:
Phụ tùng thay thế là các vật tư và chi tiết được sử dụng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, bao gồm máy cẩu, máy xúc, máy trộn bê tông và các loại xe ô tô Các phụ tùng này có thể là mũi khoan, lốp xe và nhiều bộ phận khác, giúp đảm bảo hiệu suất và độ bền của thiết bị.
Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, gỗ không dùng được nữa hay vỏ bao xi măng…
Cách phân loại nguyên vật liệu giúp công ty đánh giá vai trò của từng loại, từ đó xác định mức tiêu hao phù hợp với điều kiện sản xuất Công ty bảo vệ nguyên vật liệu tại kho cho từng công trình để tránh hao hụt và thuận lợi cho thi công Các nguyên vật liệu như cát, sỏi, đá, vôi được vận chuyển trực tiếp đến công trình Công ty cũng xác định mức dự trữ cho sản xuất và định mức hao hụt hợp lý trong quá trình vận chuyển dựa trên kế hoạch từ phòng kế hoạch vật tư.
2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu:
Trong ngành xây dựng, đặc biệt là tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh, việc xác định giá trị của nguyên vật liệu được thực hiện dựa trên những nguyên tắc rõ ràng.
+ Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư
2.2.2.1 Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
Công ty chủ yếu nhập kho nguyên vật liệu từ bên ngoài, tuy nhiên, gỗ và cửa được sản xuất nội bộ Do áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính là giá chưa bao gồm thuế GTGT.
Phần lớn nguyên vật liệu được mua theo hợp đồng kinh tế và giao nhận tại kho, do đó, chi phí vận chuyển và bốc dỡ do bên bán chịu Trong trường hợp này, giá trị vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT.
Giá trị vốn thực của nguyên vật liệu được tính bằng số lượng nguyên vật liệu nhân với đơn giá mua ghi trên hóa đơn thương mại khi nhập kho, chưa bao gồm thuế GTGT và có tính đến chiết khấu nếu có.
+ Ví dụ 1 : Ngày 5/12 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 73020, công ty cổ phần Tân
Thế Huynh nhập 180 tấn xi măng với đơn giá là 94.000đ/kg ( đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT) của công ty TNHH Anh Thư
Công ty xác định trị giá nhập kho của 180 tấn xi măng là 16.920.000 bằng giá mua chưa có thuế GTGT
2.2.2.2 Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho
Giá trị thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập ĐGBQ
Trị giá NVL tồn kho cuối ngày (cuối kỳ) trước chuyển sang
Trị giá NVL nhập kho đến thời điểm xuất kho
Số lượng NVL tồn kho cuối ngày (cuối kỳ) trước chuyển sang
Tổng lượng NVL nhập trong kỳ
Sau đó căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho:
Trị giá NVL xuất kho
= ĐGBQ sau mỗi lần nhập x
Số lượng NVL xuất kho
+ Ví dụ 2: Ngày 8/12 công ty xuất 80 tấn xi măng cho công trình Tình hình nhập
– xuất kho xi măng tại công ty là:
Trị giá tồn kho ngày 1/12 là: số lượng: 310 tấn, thành tiền: 29.067.500 đ
Trị giá nhập kho trước ngày 8/12 là: số lượng: 180 tấn, thành tiền: 16.920.000 đ Đơn giá bình quân 29.067.500 16.920.000 trước ngày = + = 93.852
Trị giá vật liệu xuất kho ngày 8/12 là: 80 x 93.852 = 7.508.163 đ
2.2.3: Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cô phần Tân Thế Huynh
2.2.3.1 Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty :
+Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài:
- Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại công ty bắt đầu từ việc lựa chọn nhà cung ứng và ký kết hợp đồng mua bán Sau đó, hàng hóa được vận chuyển, giao hàng và nhập kho Các chứng từ như hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho được luân chuyển và xử lý một cách khoa học, đảm bảo việc ghi sổ kế toán chính xác và hiệu quả.
Dựa trên các đơn đặt hàng và tình hình sản xuất kinh doanh, bộ phận sản xuất cần lập kế hoạch sản xuất, tính toán nguyên vật liệu đầu vào và quy cách chủng loại để trình giám đốc Giám đốc sẽ xem xét kế hoạch này và chỉ đạo phòng kinh doanh tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán.
Trong quá trình mua nguyên vật liệu, hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng cần thiết Hóa đơn GTGT và hợp đồng sẽ được gửi lên phòng kế toán để kiểm tra và đối chiếu Sau khi nhận các chứng từ này, kế toán sẽ sử dụng chúng làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho và các chứng từ ghi sổ liên quan.
Khi nhận thông báo hàng đã về công ty, cán bộ phụ trách kỹ thuật sản xuất, thủ kho và đại diện phòng kế hoạch sẽ được phân công kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho Kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào phiếu yêu cầu nhập vật tư, sau đó phòng Kế Toán sẽ lập phiếu nhập kho và giao cho thủ kho Sau khi hoàn tất quá trình nhập kho, thủ kho và người giao hàng sẽ ký vào phiếu nhập kho, trong đó phiếu nhập kho sẽ có 2 liên.
- Liên 1: Thủ kho gửi lại cho phòng kế hoạch
- Liên 2: Thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho phòng kế toán
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH
Đánh giá chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh
Công ty cổ phần Tân Thế Huynh đã nỗ lực không ngừng để phát triển và duy trì vị thế trên thị trường, mặc dù đã gặp phải nhiều khó khăn, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế thị trường Những bước tiến rõ rệt của công ty thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau.
- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả
- Đảm bảo đời sống công nhân viên ngày một nâng cao
- Làm tròn nghĩa vụ với nhà nước
Chúng tôi liên tục nâng cao vốn đầu tư để cải thiện cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác sản xuất.
Để nâng cao hiệu quả kinh tế và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các công ty cần áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật mới trong sản xuất Hạch toán kinh tế không chỉ là công cụ quản lý quan trọng cho doanh nghiệp mà còn hỗ trợ nhà nước trong việc chỉ đạo kinh doanh Do đó, kế toán trong công ty phải tuân thủ các quy định cụ thể, đảm bảo tính khách quan và đáp ứng yêu cầu kinh tế Việc nghiên cứu và cải tiến công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết cho sự phát triển của công ty cổ phần Tân Thế.
Huynh là một đơn vị kinh doanh hoạt động độc lập thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau:
Kế toán nguyên vật liệu cần hiểu rõ chức năng và nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh, đồng thời thực hiện hai vai trò quan trọng: phản ánh quá trình nhập và xuất nguyên vật liệu, và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho quản lý doanh nghiệp.
Để tổ chức hạch toán vật liệu hiệu quả và tiết kiệm, kế toán cần xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp, ghi chép đúng quy định và vận dụng nguyên lý hạch toán một cách chính xác.
Kế toán cần dựa vào mô hình hạch toán chung và các quy định về luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện sơ đồ hạch toán và ghi chép sổ sách kế toán một cách chính xác.
Thứ tư: Đảm bảo nguyên tắc phục vụ yều cầu hạch toán nguyên vật liệu theo quy định và ban hành luật kế toán mới của nhà nước
+ Về công tác tổ chức kế toán nói chung:
Trong lĩnh vực kế toán, công ty đã xây dựng một đội ngũ kế toán viên có kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng, luôn áp dụng chế độ kế toán hiện hành một cách kịp thời Công việc kế toán được phân công một cách cụ thể, phù hợp với trình độ của từng nhân viên, giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng cho từng cá nhân Điều này tạo ra một bộ máy kế toán gọn nhẹ, chặt chẽ và khoa học, tối ưu hóa khả năng làm việc của từng nhân viên, đồng thời gia tăng thu nhập cho họ.
Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung đảm bảo lãnh đạo thống nhất và hiệu quả trong việc kiểm tra, xử lý thông tin, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Công ty luôn cập nhật và áp dụng các quy định mới về kế toán do nhà nước ban hành, đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị.
Công ty sử dụng phương pháp kế toán chứng từ ghi sổ, đảm bảo hệ thống sổ sách được duy trì đầy đủ và phù hợp với quy mô cũng như đặc điểm sản xuất của mình.
+ Về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu:
Công ty đã tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng theo từng công trình và hạng mục, phân bổ theo tháng và quý Mỗi năm, công ty thực hiện hạch toán thành bốn quý, với mỗi quý gồm ba tháng, đảm bảo quy trình hạch toán đơn giản, tiết kiệm mà vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Để đảm bảo không bị hao hụt, công ty hiện có hai kho bảo quản vật liệu, mỗi kho phục vụ cho một công trình cụ thể Điều này giúp kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, đồng thời cải thiện các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu.
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên, cho phép theo dõi giá trị nhập, xuất, tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu một cách chính xác tại bất kỳ thời điểm nào Điều này giúp công ty quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, đảm bảo hạch toán đúng quy định và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán.
Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và thủ kho là rất quan trọng Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý chi tiết nguyên vật liệu thông qua các thẻ kho, trong khi kế toán thực hiện việc theo dõi chi tiết trên các sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết nguyên vật liệu bằng cách đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu và thẻ kho, cũng như giữa sổ cải tài khoản 152 và bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
3.1.2 Những mặt còn hạn chế:
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
+ Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty đặc biệt chú ý đến các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu rằng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu đã được lựa chọn phải được áp dụng liên tục trong suốt niên độ kế toán Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc giá gốc: quy định nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc
- Nguyên tắc thận trọng:để hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu cần phải thận trọng trong từng bước
Kế toán nguyên vật liệu là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý sản xuất kinh doanh hiệu quả, vì vậy cần phải luôn hoàn thiện Tuy nhiên, công việc kế toán thường xuyên thay đổi theo đặc điểm sản xuất của công ty và các chính sách quản lý tài chính mới từ nhà nước Do đó, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu linh hoạt và thích ứng với sự biến đổi này.
Tôn trọng nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán là yêu cầu bắt buộc, tạo nền tảng cho việc quản lý và điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp kế toán khác nhau, nhưng vẫn cần tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán của nhà nước Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong công tác kế toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh, đối chiếu và kiểm tra, đồng thời hỗ trợ đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
Tổ chức kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, cần phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý của từng doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp với đặc điểm riêng sẽ lựa chọn hình thức và phương pháp kế toán khác nhau, như phương pháp kế toán hàng tồn kho hay phương pháp tính giá vốn xuất kho, để đảm bảo tính hợp lý Việc áp dụng cứng nhắc một hình thức hay phương pháp kế toán không phù hợp sẽ dẫn đến bất hợp lý trong hạch toán và không đạt hiệu quả mong muốn Tuy nhiên, dù có linh động trong lựa chọn, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các chế độ và chuẩn mực của nhà nước.
Công tác kế toán cần đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác, điều này rất quan trọng để đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn và phù hợp với thực tế Thông tin kế toán không chỉ phản ánh tình hình doanh nghiệp mà còn là cơ sở thuyết phục các nhà đầu tư và ngân hàng trong việc ký kết hợp đồng lớn, thực hiện các khoản vay và dự án quan trọng Do đó, chất lượng thông tin kế toán sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh của nền kinh tế thị trường.
Kế toán nguyên vật liệu phải được hoàn thiện trong mối quan hệ thống nhất với các phần hành kế toán khác như kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, kế toán tài chính và kế toán quản trị Nó chỉ là một bộ phận trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, với mối quan hệ mật thiết và bổ sung cho nhau Sự yếu kém ở bất kỳ phần hành kế toán nào sẽ ảnh hưởng đến các phần hành khác, từ đó tác động tiêu cực đến toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Để kế toán vật liệu thực hiện tốt vai trò của mình và trở thành công cụ quản lý hữu ích cho doanh nghiệp, cần đảm bảo các yêu cầu cần thiết.
3.2.3 Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh :
Trong quá trình thực tập tại công ty, dựa trên lý thuyết đã học và thực tiễn trải nghiệm, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm cải thiện và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh.
1: Ý kiến thứ nhất: Thành lập ban kiểm nghiệm vật tư
Trước khi nhập kho, vật tư và hàng hóa, đặc biệt là nguyên vật liệu, cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo đúng và đủ theo các điều khoản trong hợp đồng mua hàng, nhằm tránh tình trạng nhập kho hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc thiếu số lượng Do đó, công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, bao gồm ít nhất một đại diện phụ trách mua hàng, thủ kho và một đại diện phụ trách kỹ thuật sản xuất Các thành viên trong ban kiểm nghiệm cần có kiến thức vững về mẫu mã, phẩm chất và quy cách của hàng hóa Sau khi nhận hàng, ban kiểm nghiệm cần lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa" theo mẫu quy định.
Công ty cổ phần Tân Thế Huynh, theo biểu số 18 và mẫu số 03-VT, có địa chỉ tại xã Ngũ Đoan, huyện Kiến Thụy, thành phố Hải Phòng Thông tin này được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày tháng năm Số:
- Căn cứ Số Ngày tháng năm của
+ Ông/ bà Chức vụ: Đại diện: Trưởng ban
+ Ông/ bà Chức vụ: Đại diện: Uỷ viên
+ Ông/ bà Chức vụ: Đại diện: .Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư sản phẩm hàng hoá
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất
A B C D E 1 2 3 4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đại diện kĩ thuật
Đối với các lô hàng có giá trị lớn và đa dạng, việc kiểm nghiệm trước khi nhập kho là cần thiết và phải lập biên bản kiểm nghiệm Cách ghi chép biên bản kiểm nghiệm cần tuân thủ các quy định cụ thể để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin.
- Cột D-Phương thức kiểm nghiệm: Ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất
- Cột 1: Ghi số lượng theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hay phiếu giao hàng
- Cột 2 và cột 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm
Ban kiểm nghiệm cần ghi rõ ý kiến về số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu, đồng thời chỉ ra nguyên nhân khi phát hiện không đúng số lượng, quy cách và phẩm chất Ngoài ra, cần nêu rõ cách xử lý phù hợp để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
+ Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho bộ phận phụ trách cung tiêu, 1 bản giao cho phòng kế toán
Nếu nguyên vật liệu không khớp với số lượng, quy cách và phẩm chất ghi trong hóa đơn, cần lập thêm một liên và đính kèm các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết vấn đề.
2: Ý kiến thứ hai: Công ty cần phải xây dựng hệ thống danh điểm vật tư hoàn chỉnh và thống nhất:
Hiện nay, công ty phân loại nguyên vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau, tuy nhiên phương pháp phân loại này còn đơn giản và thiếu khoa học, không phản ánh rõ ràng đặc điểm và công dụng của từng loại nguyên vật liệu.
Xây dựng danh điểm vật tư là quy trình quy định các ký hiệu riêng biệt, sử dụng hệ thống chữ số kết hợp với chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách và kích cỡ của vật tư.