LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3 1.Khái niệm, đặc điểm công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, các doanh nghiệp sản xuất cần sử dụng nhiều loại vật liệu và công cụ khác nhau Mỗi loại vật liệu và công cụ đều có công dụng và tính năng lý hóa riêng, do đó, việc phân loại chúng là cần thiết để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết Việc này không chỉ phục vụ cho nhu cầu quản lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
Việc phân loại vật liệu và công cụ dụng cụ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp sản xuất trong từng ngành nghề cụ thể Tùy theo chức năng kinh tế và công năng của chúng, vật liệu và công cụ dụng cụ được chia thành nhiều loại khác nhau.
2.1.1 Phân loại theo nội dung kinh tế và công dụng
Nguyên vật liệu chính đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất, vì chúng là thành phần cấu thành chủ yếu của sản phẩm Ví dụ, trong ngành xây dựng và cơ khí, các vật liệu như xi măng và sắt thép là những yếu tố thiết yếu.
Vật liệu phụ là các loại vật liệu không tạo thành thực thể chính của sản phẩm trong quá trình sản xuất, nhưng chúng có khả năng kết hợp với nguyên vật liệu chính để thay đổi màu sắc, mùi vị, và hình dáng bề ngoài của sản phẩm Ngoài ra, vật liệu phụ còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra một cách bình thường.
Nhiên liệu trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm các loại nhiên liệu rắn, lỏng và khí, được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cũng như cho các phương tiện vận tải và máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sủa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải
- Thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các thiết bị phương tiện lắp đật các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp
Vật liệu khác là những nguyên liệu thu được trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản, có thể được bán ra bên ngoài hoặc sử dụng trong các quy trình sản xuất khác, chẳng hạn như phôi thép vụn và vải vụn.
2.1.2 Phân loại theo nguồn hình thành
- Vật liệu nhập do mua ngoài
- Vật liệu nhập do tự gia công, chế biến, nhận vốn kinh doanh
* Ngoài ra công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp cũng được phân loại theo nhiều chức năng bao gồm:
- Dụng cụ chuyên dùng cho sản xuất: cuốc, xẻng, phao bè…
- Dụng cụ quản lý bảo hộ lao động Để phục vụ cho công tác quản lý thì kế toán chia thành:
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp, các loại vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ được phân chia thành các nhóm cụ thể.
Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Đánh giá NVL-CCDC sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo tính chân thực và thống nhất Điều này rất quan trọng trong hạch toán và quản lý sản xuất kinh doanh.
Theo quy định hiện hành, kế toán Nhập - Xuất – Tồn kho NVL- CCDC trong doanh nghiệp phải hạch toán theo giá thực tế Tuy nhiên, do sự đa dạng và biến động của NVL- CCDC trong quá trình sản xuất, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để đơn giản hóa và giảm khối lượng công việc hàng ngày Giá hạch toán là mức giá do doanh nghiệp quy định và được duy trì ổn định trong một khoảng thời gian dài.
2.2.1.Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế
2.2.1.1 Giá thực tế nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế của vật liệu nhập kho khác nhau do nguồn gốc đa dạng Giá này được xác định theo toàn bộ chi phí hình thành vật liệu đến khi nhập kho Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, thuế nhập khẩu (nếu có), chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bến bãi) và trừ đi các khoản giảm giá hàng mua.
Doanh nghiệp có hai phương pháp tính thuế GTGT là khấu trừ và trực tiếp Mỗi phương pháp sẽ ảnh hưởng đến giá thực tế của vật liệu, quyết định xem có tính thuế GTGT hay không.
+ Nếu Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Các khoản của VL = chưa tính + nhập + thu mua - giảm trừ nhập kho thuế GTGT khẩu (Giảm giá,CKTM )
Nếu doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế của vật liệu bao gồm giá mua, thuế và các chi phí liên quan Cụ thể, giá thực tế sẽ được tính bằng tổng giá đã có, giá nhập khẩu, thuế GTGT và các khoản giảm trừ như giảm giá hay chiết khấu thương mại.
- Đối với Nguyên vật liệu tự gia công, chế biến:
Giá thực tế Giá thực tế Chi phí của VL = của VL + chế biến nhập kho xuất chế biến thực tế
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế Giá thực tế Chi phí Chi phí của VL = của VL + chế biến + vận chuyển nhập kho xuất chế biến bốc dỡ
Với sự tham gia của các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong liên doanh, giá thực tế được xác định dựa trên thỏa thuận giữa các bên, cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có).
- Với vật liệu được tặng, thưởng: Gía thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng thêm chi phí liên quan đến việc tiếp nhận
- Phế liệu thu hồi nhập kho: Gía thực tế được tính trên cơ sở giá có thể bán ra trên thị trường hay giá trị thu hồi tối thiểu
2.2.1.2.Xác định giá vốn thực tế Nguyên vật liệu xuất kho
Vật tư nhập kho từ nhiều nguồn và thời điểm khác nhau dẫn đến sự biến động về giá cả Để xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp dựa trên đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị kỹ thuật.
*Phương pháp tính theo giá đích danh:
Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất
Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có ít loại vật tư và có khả năng nhận diện từng lô hàng Ưu điểm chính là đảm bảo độ chính xác cao và tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn bảo quản của từng loại vật tư.
Nhược điểm: Đòi hỏi Doanh nghiệp phải có điều kiện kho tàng để bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho, công tác chặt chẽ, phức tạp
*Phương pháp bình quân gia quyền:
Giá trị vốn thực tế của vật tư xuất kho được xác định dựa trên số lượng hàng xuất và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức tính toán cụ thể.
Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật tư x Đơn giá bình quân vật tư xuất kho xuất kho gia quyền
Giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ
Giá trị thực tế NVL- CCDC tồn kho đầu kỳ
Giá trị thực tế NVL- CCDC nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL - CCDC tồn đầu kỳ
Số lượng NVLCCDC nhập trong kỳ và đơn giá bình quân được xác định sau mỗi lần nhập, gọi là đơn giá bình quân liên hoàn Phương pháp này cho phép xác định giá vốn thực tế của vật tư hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ lớn hơn, vì vậy phương pháp này rất phù hợp với các doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy Ưu điểm nổi bật là tính chính xác trong việc định giá vật liệu xuất kho.
Nhược điểm: Phương pháp này chỉ tiến hành vào cuối tháng nên khối lượng công việc nhiều ảnh hưởng đến công tác quyết toán
*Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO):
Phương pháp này giả định rằng hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước, với đơn giá xuất được xác định theo đơn giá nhập Do đó, trị giá hàng tồn kho cuối cùng được tính dựa trên đơn giá của các lần nhập hàng sau cùng.
= Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp này đơn giản nhưng chính xác
Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết nhiều, phải tiến hành công phu
*Phương pháp nhập sau, xuất trước( LIFO):
Phương pháp này giả định rằng hàng hóa nhập sau sẽ được xuất trước, với đơn giá xuất được xác định theo đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính dựa trên đơn giá của những lô hàng nhập đầu tiên Một trong những ưu điểm nổi bật của phương pháp này là việc tính toán giá vật liệu trở nên đơn giản hơn so với phương pháp nhập trước xuất trước.
Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết vẫn còn phức tạp
*Phương pháp tính theo giá hạch toán:
Theo phương pháp này, giá hạch toán của vật tư do Doanh nghiệp tự quy định, có thể là giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nhất định, và được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Hàng ngày, giá hạch toán được áp dụng để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập và xuất Cuối kỳ kế toán, trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính toán dựa trên hệ số giá.
Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + vật tư nhập trong kỳ
Hệ số giá( H) Trị giá hạch toán + Trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ vật tư nhập trong kỳ
Trị giá vốn thực tế được tính bằng cách nhân trị giá hạch toán với hệ số giá (H) của vật tư xuất kho Phương pháp này mang lại ưu điểm là đơn giản hóa quy trình hạch toán, giảm bớt gánh nặng cho công tác kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý.
Nhược điểm: Công tác kế toán dồn vào cuối kỳ
*Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ:
Phương pháp này xác định giá trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho dựa trên số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế của vật tư tồn đầu kỳ.
Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật tư x Đơn giá thực tế vật tư xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ
Yêu cầu quản lý vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là một yếu tố quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Việc thực hiện công tác quản lý NVL-CCDC hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng và thiệt hại trong quá trình sản xuất kinh doanh Ngoài ra, quản lý tốt NVL-CCDC còn là điều kiện cần thiết để đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo thông tin trên báo cáo tài chính được trình bày một cách đầy đủ, trung thực và khách quan.
Với ý nghĩa đó quản lý NVL- CCDC phải chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ sử dụng
NVL-CCDC là tài sản lưu động thiết yếu của doanh nghiệp, thường xuyên được mua để đáp ứng nhu cầu sản xuất và các hoạt động khác Do đó, quản lý chặt chẽ trong khâu thu mua là cần thiết, bao gồm việc kiểm soát khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và các chi phí liên quan, nhằm đảm bảo phù hợp với tiến độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức kho tàng bến bãi một cách hiệu quả và thực hiện quy chế bảo quản đúng cách cho từng loại vật tư là rất quan trọng Điều này giúp tránh hư hỏng, mất mát, lãng phí và hao hụt vật liệu, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Quản lý hiệu quả trong việc sử dụng vật liệu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng lợi nhuận Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm dựa trên định mức tiêu hao vật liệu không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh Do đó, cần tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác tình hình xuất nhập vật liệu để có cái nhìn rõ ràng về quá trình sản xuất.
Doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả khâu dự trữ bằng cách xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật liệu Điều này giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu hụt vật tư, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu mua sắm đến bảo quản, sử dụng và dự trữ là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần cải tiến quy trình quản lý để phù hợp với thực tế sản xuất của mình.
Nhiệm vụ của kế toán NVL- CCDC
Để đảm bảo chức năng giám đốc là công cụ quản lý kinh tế hiệu quả, kế toán cần đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Đặc biệt, để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, cần thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan.
Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu liên quan đến thu mua, vận chuyển và bảo quản nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) Đồng thời, việc này cũng giúp theo dõi tình hình nhập xuất kho, từ đó tính toán giá thành thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ được nhập kho.
Đánh giá và phân loại nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) cần được thực hiện một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước, đồng thời đáp ứng các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ kế toán và tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với phương thức hạch toán hàng tồn kho là rất quan trọng cho các doanh nghiệp Điều này giúp ghi chép và phân loại số liệu về tình hình hiện có cũng như sự biến động của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất Việc này cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách chính xác.
Tham gia vào việc phân tích và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, thanh toán với nhà cung cấp là rất quan trọng Điều này giúp tối ưu hóa quy trình sử dụng vật liệu trong sản xuất, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Kiểm tra việc tuân thủ chế độ bảo quản và sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất quan trọng Cần phát hiện và ngăn ngừa các vấn đề liên quan đến vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng và kém phẩm chất Đồng thời, đề xuất các biện pháp xử lý hiệu quả để cải thiện tình hình quản lý vật liệu.
Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
4.1 Kế toán chi tiết NVL- CCDC
4.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Các hoạt động nhập xuất kho nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất Để đảm bảo việc quản lý và theo dõi tình hình biến động của NVL-CCDC, kế toán cần lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo quy định của Bộ Tài chính.
Chứng từ kế toán hợp pháp là cơ sở quan trọng để ghi chép vào sổ thẻ chi tiết và bảng tổng hợp, giúp kiểm tra và giám sát tình hình biến động cũng như số liệu vật liệu Điều này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho quá trình sản xuất.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định của Bộ tài chính các vấn đề về NVL- CCDC bao gồm : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT) theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
- Hoá đơn GTGT (mẫu số 01 – GTGT) theo QĐ: 885/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
4.1.2 Sổ chi tiết vật liệu – công cụ dụng cụ
Sổ chi tiết NVL-CCDC là công cụ quan trọng để hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, liên quan đến đối tượng kế toán cần được ghi chép một cách tỉ mỉ.
Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiêt sau:
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
* Nội dung và cách ghi sổ như sau
- Hằng ngày căn cứ vào phiếu vào phiếu nhập, phiếu xuất ghi số lượng nhập kho và tính ra số tồn kho
- Mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi ở một thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng
Cuối tháng, sau khi tổng hợp phiếu nhập và phiếu xuất kho, cần tính tổng số lượng nhập và xuất trong tháng để xác định số lượng tồn kho cuối tháng.
Các sổ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển và sổ số dư giúp ghi chép kế toán trở nên đơn giản, nhanh chóng và kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả của doanh nghiệp.
4.1.3.Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ
Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL- CCDC nói riêng và hạch toán hàng tồn kho nói chung đó là:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng Việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán cần được nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
Các nhà quản lý cần hiểu rõ ưu và nhược điểm cũng như điều kiện áp dụng của từng phương pháp hạch toán để lựa chọn phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
A.Phương pháp ghi thẻ song song:
Thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư theo số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi chép số thực nhận và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán số tồn kho để cập nhật vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã được phân loại theo từng loại vật tư, hàng hóa cho phòng kế toán.
Trong phòng kế toán, kế toán viên ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu bằng cách sử dụng sổ kế toán chi tiết, theo dõi cả số lượng và giá trị của từng loại vật liệu.
Khi nhận chứng từ nhập-xuất từ thủ kho, kế toán cần kiểm tra và hoàn chỉnh các chứng từ này Dựa vào các chứng từ nhập-xuất kho, kế toán sẽ ghi chép chi tiết vào sổ (thẻ) vật tư và hàng hóa, với mỗi chứng từ được ghi một dòng riêng biệt.
Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó đối chiếu:
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế
Trình tự hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song:
Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
*Ưu điểm: Ghi chép dễ dàng, dễ kiểm tra và đối chiếu
*Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và khối lượng ghi chép còn nhiều
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít loại vật tư và hàng hóa, với tần suất nhập xuất không thường xuyên Đặc biệt, ngay cả khi doanh nghiệp đã sử dụng kế toán máy, phương pháp này vẫn có thể áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư và hàng hóa với hoạt động diễn ra thường xuyên Xu hướng áp dụng phương pháp này dự kiến sẽ ngày càng mở rộng trong tương lai.
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn
Sổ kế toán tổng hợp
B.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng “ thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song
Trong phòng kế toán, kế toán viên sử dụng "Sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi chép thông tin về vật tư và hàng hoá, bao gồm cả số lượng và giá trị Sổ này được mở trong suốt cả năm và được cập nhật vào cuối mỗi tháng, với mỗi loại vật tư và hàng hoá được ghi trên một dòng riêng biệt.
Hàng ngày, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ nhập-xuất kho Sau đó, họ phân loại chứng từ theo từng loại vật tư, hàng hóa, bao gồm chứng từ nhập và xuất riêng biệt Kế toán cũng có thể lập "Bảng kê nhập" và "Bảng kê xuất" để tổ chức thông tin một cách hiệu quả.
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê ) để ghi vào
“ sổ đối chiếu luân chuyển”, cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng
Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song ( nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng )
Hạch toán chi tiết theo phương pháp đối chiếu luân chuyển:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp
*Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Phương pháp hiện tại gặp nhược điểm là sự trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng Việc kiểm tra và đối chiếu giữa hai bộ phận này chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán.
Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp có số lượng vật tư và hàng hóa hạn chế, đồng thời không có khả năng ghi chép và theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa hàng ngày Tuy nhiên, nó thường ít được áp dụng trong thực tế.
C.Phương pháp ghi sổ số dư:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY NẠO VÉT VÀ XÂY DỰNG ĐƯỜNG THUỶ I
Đánh giá về công tác kế toán NVL- CCDC tại công ty
Công ty Nạo vét và Xây dựng Đường thuỷ I, một phần của Tổng công ty Xây dựng Đường thuỷ, đã trải qua 48 năm phát triển không ngừng Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, ban lãnh đạo công ty đã nhận thức rõ tầm quan trọng của hạch toán kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Do đó, công ty đã trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết cho phòng kế toán nhằm tối ưu hóa công tác quản lý tài chính.
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã tích lũy được nhiều kiến thức thực tiễn và củng cố những kiến thức đã học ở trường Qua đó, tôi nhận thấy công tác kế toán của công ty, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, có những ưu điểm và hạn chế rõ ràng.
1.1 Những ƣu điểm trong công tác kế toán tại công ty
- Thứ nhất : về bộ máy kế toán
Công ty nạo vét và xây dựng đường thuỷ I, như nhiều Doanh nghiệp Nhà nước khác, đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường Tuy nhiên, nhờ vào sự năng động của bộ máy quản lý và nỗ lực của cán bộ công nhân viên, công ty đã thực hiện một số chuyển đổi cần thiết để thích ứng với cơ chế mới Một trong những chuyển đổi quan trọng nhất chính là cải tiến trong công tác kế toán tài chính.
Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán nửa tập trung nửa phân tán nhằm phù hợp với quy mô sản xuất và tình hình quản lý Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và ghi chép thông tin kinh tế một cách đơn giản Cuối kỳ, các dữ liệu này sẽ được nộp về phòng kế toán công ty để tổng hợp và xử lý.
Bộ máy kế toán cần được tổ chức hợp lý theo hình thức công tác kế toán và phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, bao gồm tổ chức sản xuất, quy mô hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý.
- Thứ hai: về hệ thống chứng từ và phương pháp kế toán:
Hiện nay Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của
Bộ tài chính Các chứng từ được kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để xác định giá trị hàng tồn kho, phù hợp với loại hình kinh doanh của mình Đặc biệt, công ty luôn chú trọng vào việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho.
- Thứ ba: về hình thức sổ sách
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để thực hiện hạch toán, phù hợp với quy mô của một doanh nghiệp lớn Các sổ Nhật ký và bảng biểu kế toán được ghi chép đầy đủ, cẩn thận và hệ thống rõ ràng, đảm bảo hạch toán chính xác theo quy định của Bộ Tài chính và Nhà nước.
- Thứ tƣ : về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán
Công ty đã quyết định vi tính hoá công tác kế toán, điều này đã giúp nâng cao năng suất lao động của bộ phận kế toán Việc sử dụng máy tính không chỉ giảm nhẹ khối lượng công việc liên quan đến tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu kế toán, mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Công tác kế toán, đặc biệt là hạch toán NVL-CCDC, đã phản ánh chính xác thực trạng của công ty và đáp ứng yêu cầu quản lý Điều này đảm bảo sự thống nhất trong phạm vi và phương thức tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan Kế toán NVL-CCDC đã thực hiện đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán và kho NVL-CCDC, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu và giá trị Ngoài ra, việc đối chiếu thường xuyên giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng giúp đảm bảo thông tin về tình hình biến động NVL-CCDC được chính xác.
Công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) được thực hiện một cách nề nếp, tuân thủ chế độ kế toán và đáp ứng yêu cầu của Công ty Điều này không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả tình hình nhập, xuất, tồn kho mà còn giúp tính toán phân bổ chính xác giá trị NVL và CCDC cho từng đối tượng.
Tại công ty NVL-CCDC, việc đánh giá vật liệu được thực hiện dựa trên giá thực tế Đối với vật liệu nhập kho, các chi phí liên quan như vận chuyển và bốc dỡ được hạch toán vào tài khoản 627 - "Chi phí sản xuất chung".
Trong công tác đánh giá vật liệu, nhiều công ty thường không phản ánh đúng giá trị thực tế của vật liệu nhập kho Hầu hết các khoản chi phí liên quan đến thu mua vật liệu được ghi nhận vào tài khoản TK627 thay vì tài khoản TK152 “Nguyên vật liệu”, dẫn đến việc không tính đúng giá trị thực tế của vật liệu nhập kho theo quy định của chế độ kế toán.
* Kế toán chi tiết vật liệu:Về sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách của Công ty tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, nhưng việc chỉ sử dụng một tài khoản duy nhất là TK152 để ghi nhận tất cả nguyên vật liệu gây khó khăn trong việc kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ sách.
Xây dựng định mức dự trữ vật tư là rất quan trọng, vì vật liệu là thành phần thiết yếu trong vốn lưu động của doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ Hiện tại, Công ty chưa có định mức dự trữ vật tư, dẫn đến việc vốn không ổn định, gây ứ đọng hoặc gián đoạn trong quá trình sản xuất Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán NVL- CCDC
2.1.Sự cần thiết hoàn thiện kế toán NVL- CCDC
Trong bối cảnh đổi mới toàn diện nền kinh tế, hạch toán kế toán đã trở thành một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, không ngừng được hoàn thiện và phát triển Hạch toán kế toán đóng vai trò tích cực trong việc nâng cao chất lượng quản lý tài chính quốc gia và quản trị doanh nghiệp.
Nghiên cứu về hạch toán nguyên vật liệu cho thấy vai trò quan trọng của nó trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Việc áp dụng lý luận này vào thực tiễn kế toán NVL-CCDC tại Công ty nạo vét và xây dựng đường thuỷ I giúp đáp ứng tốt hơn yêu cầu của công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp.
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (NVL- CCDC) là một yêu cầu quan trọng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng cường lợi nhuận.
Sự phát triển của nền kinh tế thị trường yêu cầu kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, phải chấp nhận các nguyên tắc chuẩn mực quốc tế và đồng thời phát triển chuẩn mực kế toán theo thông lệ Việt Nam Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại trong cơ chế hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, với thủ tục phức tạp hơn so với các chuẩn mực kế toán quốc tế.
Mục tiêu hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực bắt buộc chúng ta
Các nhà quản lý công ty, nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán, đã hợp tác với phòng kế toán để nghiên cứu và phát triển các phương pháp quản lý phù hợp với đặc điểm và tình hình sản xuất của doanh nghiệp.
2.2.Một số giải pháp hoàn thiện kế toán NVL- CCDC tại công ty
Sau thời gian thực tập và tham khảo ý kiến của các cô chú trong phòng kế toán, tôi đã nhận diện được một số nhược điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Dưới đây, tôi xin đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm cải thiện quy trình kế toán NVL-CCDC tại công ty.
1.Hoàn thiện về công tác đánh giá NVL-CCDC
Theo nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho, giá trị của chúng cần bao gồm cả chi phí thu mua để đảm bảo phản ánh chính xác giá trị thực tế của vật liệu.
Ví dụ 1 : Ngày 12/ 12/2009 nhập kho dầu
+ Chi phí vận chuyển : 500.000 (chưa VAT)
Như vậy, trị giá dầu nhập kho sẽ là :
500 x 26.200 + 500.000 = 13.600.000 Để thống nhất trong quá trình hạch toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, kế toán vật liệu tại công ty phải hạch toán như sau:
Khi công ty nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn, chi phí vận chuyển thường không đáng kể so với giá trị của nguyên vật liệu đó Tuy nhiên, từ một nghiệp vụ phát sinh, chi phí này có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuất.
Giá mua ghi trên hoá đơn (không có thuế VAT)
Chi phí thu mua(Cp vận chuyển,bốc dỡ )
Việc không tính chi phí vận chuyển vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu (NVL) sẽ dẫn đến việc phản ánh không chính xác giá trị NVL nhập kho, điều này có thể ảnh hưởng đến các nghiệp vụ phát sinh trong tương lai.
2.Hoàn thiện việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
-Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết nguyên vật liệu:
Hiện tại, công ty chỉ có một kho và không phân loại nguyên vật liệu theo từng loại như nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu hay phụ tùng thay thế Do đó, tất cả nguyên vật liệu đều được ghi nhận chung trên tài khoản 152 Việc này gây khó khăn trong việc kiểm tra và đối chiếu số liệu chi tiết cũng như tổng hợp.
Vì vậy công ty có thể phân chia sổ chi tiết TK152 theo từng loại hoặc nhóm nguyên vật liệu
Ví dụ 2: Về tình hình nhập nguyên vật liệu tại kho của Công ty theo biểu số 9 ta có mẫu sổ như sau:
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính:lít
TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
PN72 12/12 Mua dầu cho HP2000 331 26200 500 13.100.000
PX73 12/12 Xuất dầu phục vụ sản xuất 621.3 26200 500 13.100.000
PX76 19/12 Xuất dầu công ty xi măng Thăng Long 621.3 7936.36 15000 119.045.400
PN79 21/12 Mua dầu phục vụ sản xuất HP97 331 7936 5000 39.681.818
PN80 22/12 Mua dầu cho HP2000 331 7936.36 20.000 158.727.200
PX90 22/12 Xuất dầu Tàu Thái
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính:lít
TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
8/12 PX71 Xuất dầu nhờn phục vụ sản xuất 621.3 11 000
27/12 PN80 Mua dầu phục vụ sx 331 11 000 1000 11 000 000
30/12 PX89 Xuất dầu nhờn cho tàu
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị tính:chiếc
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
20/12 PN77 Mua phin lọc dầu cho máy 620 331
Xuất phin lọc pv sx ctrình Dung Quất