NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng trong quá trình sản xuất, bao gồm các đối tượng lao động đã qua tác động của con người Vật liệu được phân chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu, không chỉ dựa vào đặc tính vật lý hay hóa học mà còn theo vai trò của chúng trong sản phẩm Trong sản xuất, chi phí liên quan đến nguyên nhiên vật liệu, máy móc và thiết bị, với vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành sản phẩm Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn và giá trị của chúng được chuyển vào chi phí sản xuất trong kỳ.
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiếm từ 65%-70% tổng giá trị sản phẩm, do đó việc cung cấp kịp thời nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là rất quan trọng cho kế hoạch sản xuất Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, điều này quyết định uy tín và sự tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường Ngoài ra, trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp vật liệu cần đảm bảo giá cả hợp lý để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thiếu nguyên vật liệu sẽ cản trở quá trình sản xuất và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Việc đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định là yếu tố then chốt để duy trì hoạt động sản xuất liên tục và phát triển bền vững.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 9
Trong quá trình sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ thông qua kế toán là rất quan trọng để đánh giá các khoản chi phí không hợp lý và lãng phí Cần phải tập trung vào việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các giai đoạn như thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng, nhằm giảm chi phí sản xuất và tiết kiệm vật liệu Việc giảm mức tiêu hao vật liệu không chỉ giúp hạ thấp chi phí mà còn tạo thêm sản phẩm cho xã hội, khẳng định vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong sản xuất.
1.1.2: Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là yếu tố lao động thể hiện qua hình thái vật chất trong quá trình sản xuất Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển giao một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
* Đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là các đối tượng lao động được mua từ bên ngoài hoặc tự chế biến, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp Chúng có những đặc điểm riêng biệt giúp xác định vai trò và giá trị trong hoạt động sản xuất.
- Tham gia vào một chu kỳ sản xuất
- Thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng
- Chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm sản xuất ra
Trong cấu trúc giá thành sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn Do đó, việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, đúng mục đích và theo kế hoạch là rất quan trọng để giảm giá thành sản phẩm và đảm bảo thực hiện hiệu quả kế hoạch sản xuất kinh doanh.
1.1.3: Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kinh tế, vì vậy cần phải được xây dựng một cách khoa học và hợp lý, dựa trên đặc điểm của vật liệu và yêu cầu quản lý Để thực hiện hiệu quả chức năng kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, cần xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể mà kế toán phải đảm nhận.
Tổ chức ghi chép và phản ánh số liệu về thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất và tồn kho vật liệu Tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, đồng thời kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua về số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn Điều này nhằm đảm bảo cung cấp vật liệu kịp thời, đầy đủ và đúng chủng loại.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán vật liệu, cần áp dụng đúng các phương pháp hạch toán, hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu Việc lập và luân chuyển chứng từ đúng cách sẽ giúp mở chế độ hạch toán theo quy định, từ đó tạo sự thống nhất trong công tác kế toán, hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo kế toán trong toàn ngành và nền kinh tế quốc dân.
Kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư là rất quan trọng để phát hiện và ngăn ngừa các vấn đề như thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Đồng thời, cần tính toán và xác định chính xác số lượng cũng như giá trị vật tư đã được sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phải theo dõi vật liệu theo từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lƣợng cũng nhƣ giá trị
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần xác định chính xác giá trị của chúng, đồng thời phân loại nguyên vật liệu phù hợp với tình hình và đặc điểm cụ thể của mình, tuân thủ các nguyên tắc chung do nhà nước quy định.
Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp với lĩnh vực hoạt động, ngành nghề và quy mô của mình Việc ghi sổ sách và sử dụng chứng từ cũng phải đảm bảo tính nhất quán và phù hợp với các tài khoản kế toán.
Phản ánh chính xác và trung thực sự biến động của nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán cùng với tình trạng tồn kho, đồng thời cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất và xác định giá thành sản phẩm.
+ Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sử dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việc khi có các đợt kiểm toán
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 11
1.1.4: Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu
1.1.4.1: Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu rất đa dạng về loại hình, đặc biệt trong ngành sản xuất với các đặc tính kinh tế và lý hóa khác nhau Để quản lý và hạch toán chi tiết cho từng loại vật liệu phục vụ kế hoạch quản trị, việc phân loại nguyên vật liệu là cần thiết.
* Nếu căn cứ vào vai trò, công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành:
Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
1.2.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
* Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu:
Trong doanh nghiệp sản xuất, quản lý vật liệu là nhiệm vụ của nhiều bộ phận, nhưng chủ yếu được thực hiện bởi bộ phận kho và phòng kế toán Việc hạch toán tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu hàng ngày dựa trên chứng từ kế toán là rất quan trọng Thủ kho và kế toán vật liệu cần phối hợp chặt chẽ trong việc ghi chép và kiểm tra số liệu để đảm bảo tính chính xác Hiện nay, có nhiều phương pháp hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu đều có những nhược điểm riêng, vì vậy doanh nghiệp cần nghiên cứu và lựa chọn phương pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của mình Để thực hiện điều này, việc nắm vững nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của từng phương pháp là rất cần thiết.
1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song
- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lƣợng
Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ trước khi ghi chép số thực nhập, xuất vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán số tồn kho và ghi vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ đã được phân loại theo từng loại vật liệu cho phòng kế toán.
Trong phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình xuất, nhập và tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Sổ này có cấu trúc tương tự như thẻ kho nhưng bổ sung các cột để ghi chép giá trị Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho Đồng thời, để có số liệu đối chiếu, kế toán tổng hợp dữ liệu từ các sổ chi tiết vào bảng, tổng hợp nhập, xuất và tồn kho vật liệu theo từng nhóm và loại vật liệu Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo phương pháp thẻ song song.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 19
Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm như ghi chép đơn giản, dễ dàng kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình ghi chép Nó cũng giúp quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số lượng của từng loại vật liệu, dựa trên số liệu và giá trị của chúng Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại một số nhược điểm cần được cân nhắc.
Nhược điểm của việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, dẫn đến khối lượng công việc ghi chép lớn nếu có nhiều chủng loại vật tư và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu diễn ra vào cuối tháng, hạn chế chức năng của kế toán Phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên, đồng thời yêu cầu trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho
Sổ kế toán tổng hợp
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Ở Kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đƣợc thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song
Trong phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu tại các kho trong suốt năm, nhưng chỉ ghi chép một lần vào cuối mỗi tháng Để có số liệu cho sổ đối chiếu, kế toán cần lập bảng kê nhập và bảng kê xuất dựa trên các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi về chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp
Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn giống như phương pháp thẻ song song
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 21
Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị nguyên vật liệu theo từng kho Mỗi tháng, vào cuối tháng, sổ này được ghi dựa trên tổng hợp chứng từ nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu, với mỗi loại chỉ ghi một dòng Sau khi tính toán số tồn kho cuối tháng, thông tin này được ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, không có điều kiện ghi chép nhập, xuất hàng ngày
Phương pháp này thường ít áp dụng trong thực tế
-Ƣu điểm: Khối lƣợng ghi chép của kế toán đƣợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Việc ghi sổ giữa thủ kho và phòng kế toán thường bị trùng lặp, do kiểm tra số lượng chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế khả năng kiểm tra và kiểm soát.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa không lớn và không có nhân viên kế toán vật liệu riêng Phương pháp này giúp ghi chép và theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày một cách hiệu quả, mặc dù có những ưu nhược điểm nhất định.
1.2.3 Phương pháp sổ số dư:
Nội dung phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kiết kế nhƣ sau:
Thủ kho là người quản lý thẻ kho, ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho Cuối tháng, cần chuyển số liệu từ thẻ kho sang sổ số dư, ghi vào cột số lượng để đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho.
Trong phòng kế toán, kế toán viên mở sổ số dư theo từng kho trong suốt cả năm để ghi chép tình hình nhập và xuất hàng hóa Dựa vào các bảng kê nhập và xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập và luỹ kế xuất Từ các bảng luỹ kế này, kế toán tiếp tục xây dựng bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, căn cứ vào chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, kế toán dựa vào số tồn kho do thủ kho cung cấp để ghi nhận giá trị tồn kho vào sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn Quy trình kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được thể hiện qua sơ đồ minh họa.
Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
- Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Sinh viên Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 23 thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu theo quy định, lập phiếu giao nhận chứng từ ghi rõ số lượng và số hiệu chứng từ cho từng nhóm nguyên vật liệu, sau đó gửi cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, xuất kho Vào cuối tháng, thủ kho ghi lại số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh mục vào sổ số dư, sổ này được kế toán mở cho từng kho và ghi chép trong suốt năm Cuối tháng, kế toán sẽ giao sổ cho thủ kho để ghi vào, và sau khi hoàn tất, thủ kho phải chuyển lại cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền cho vật liệu.
Tại phòng kế toán, khi nhận chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho vật liệu Tổng cộng số tiền trên chứng từ được ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận, từ đó cập nhật vào bảng nhập-xuất-tồn cho từng kho Cuối tháng, số tồn kho được tính toán trên bảng kê nhập-xuất-tồn, và số liệu tồn kho của từng nhóm vật liệu sẽ được đối chiếu với sổ số dư cũng như kế toán tổng hợp theo từng nhóm.
*Điều kiện áp dụng: Phương pháp này sử dụng cho các doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán vật liệu nhập-xuất-tồn kho
Việc tránh ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giúp giảm khối lượng công việc ghi sổ kế toán, nhờ vào việc ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và nhóm, loại vật liệu Công tác kế toán được thực hiện đều đặn hàng tháng, tạo điều kiện cung cấp tài liệu kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp Đồng thời, kế toán cũng thực hiện kiểm tra và giám sát thường xuyên đối với việc nhập và xuất vật liệu hàng ngày.
Kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và nhóm, loại vật liệu, dẫn đến việc không thể nhận biết chính xác số lượng hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải dựa vào số liệu trên thẻ kho Việc đối chiếu và kiểm tra số liệu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho gặp nhiều khó khăn nếu không khớp đúng, gây phức tạp và tốn công sức trong việc phát hiện sai sót Phương pháp sổ số dư phù hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế lớn, với nhiều loại vật liệu và hệ thống danh điểm vật liệu đã được xây dựng, yêu cầu trình độ quản lý và chuyên môn kế toán cao.
1.2.2: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Theo quy định hiện hành, có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp phù hợp cần dựa trên đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư và hàng hóa, cũng như yêu cầu quản lý Sự lựa chọn này phải được thực hiện một cách nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
1.2.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên cho phép theo dõi liên tục việc nhập, xuất và tồn kho vật liệu trên sổ kế toán Phương pháp này giúp phản ánh tình hình biến động hàng tồn kho một cách thường xuyên, cho phép xác định giá trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, cần kiểm tra số liệu hàng tồn kho thực tế và so sánh với số liệu trên sổ kế toán Số lượng hàng tồn kho thực tế phải hoàn toàn khớp với số liệu ghi trên sổ Nếu phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng cho các đơn vị sản xuất như công nghiệp và xây lắp, cũng như các đơn vị kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị và hàng hóa có kỹ thuật, chất lượng cao.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 25
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng là khoản dự tính được lập nhằm đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh, phản ánh giá trị hàng tồn kho bị ghi giảm so với giá trị đã ghi trong sổ kế toán.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết để bù đắp thiệt hại do hàng hóa bị giảm giá và phản ánh chính xác giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho trong báo cáo tài chính cuối kỳ.
Trong chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, quy định việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhƣ sau:
Cuối kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng này được xác định bằng chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần của hàng tồn kho Việc lập dự phòng phải được thực hiện theo từng loại vật tư, sản phẩm và hàng hóa tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, dự phòng giảm giá cũng cần được tính theo từng loại dịch vụ với mức giá riêng biệt.
Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cần dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập tại thời điểm ước tính Khi thực hiện ước tính này, mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho cũng cần được xem xét Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sẽ sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, phản ánh các khoản dự phòng giảm giá được lập khi có bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện so với giá gốc của hàng tồn kho.
Kết cấu và nội dung của tài khoản 159:
Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc hoàn ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 31
Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ
Số dƣ bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ
Theo quy định kế toán hiện hành, vào cuối kỳ kế toán năm, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cuối kỳ kế toán, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập lớn hơn khoản dự phòng của năm trước, kế toán phải phản ánh số chênh lệch này.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã được lập ở cuối kỳ kế toán năm trước, kế toán sẽ phản ánh số chênh lệch (hoàn nhập) theo quy định.
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
Quá trình hạch toán bắt đầu từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép và theo dõi số liệu trên sổ sách kế toán Sổ sách kế toán đóng vai trò trung gian quan trọng trong công tác kế toán, trong đó sổ của phần kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp Các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu dựa vào hình thức kế toán mà họ áp dụng.
+ Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu đƣợc thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán
Nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tài khoản 151 được ghi nhận trong nhật ký chứng từ số 6, phản ánh hàng mua đang đi đường đã về nhập kho trong tháng Cuối tháng, số liệu này được tổng hợp vào bảng kê số 3 về giá thành thực tế vật liệu và công cụ Các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 331 được ghi vào sổ chi tiết số 6, và cuối tháng chuyển dữ liệu sang nhật ký chứng từ số 5 Giá trị vật liệu xuất kho được phản ánh trong bảng phân bổ nguyên vật liệu (bảng phân bổ số 2) theo từng đối tượng sử dụng, và số liệu này cũng được ghi vào bảng kê số 4 về chi phí đầu tư, chi phí bán hàng và chi phí quản lý Bảng phân bổ số 2 còn được sử dụng trong nhật ký chứng từ số 7 để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh và ghi nhận vào các sổ chi tiết, nhật ký chứng từ liên quan đến tài khoản 152.
Trong kế toán nhật ký sổ cái, chứng từ gốc được sử dụng để lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu Dựa vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp, kế toán ghi vào nhật ký sổ cái một dòng Sau khi ghi vào nhật ký sổ cái, chứng từ gốc và bảng tổng hợp sẽ được ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan.
Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Hàng ngày, kế toán ghi chép dựa trên chứng từ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng hoặc cuối quý, cần tổng hợp số liệu, khóa các sổ và thẻ kế toán chi tiết, cũng như lập bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp này được sử dụng để đối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cái vào cuối tháng.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 33
Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ gốc đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ, hoặc sử dụng chứng từ gốc cùng loại đã được phân loại để tạo bảng tổng hợp Sau khi lập xong, kế toán trưởng sẽ ký và ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau đó được ghi vào sổ đăng ký CTGS, tiếp theo là ghi vào sổ cái và các sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan.
+ Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật Ký Chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật Ký Chung được sử dụng để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, quý và năm, việc tổng hợp số liệu trên sổ cái là cần thiết để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, nếu số liệu khớp đúng, các thông tin ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật Ký Chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật Ký Chung; Sổ Nhật Ký đặc biệt;
- Các sổ; thẻ kế toán chi tiết
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra để ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có, từ đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính, trong đó việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ.
Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy
Cuối tháng và cuối năm, kế toán tổng hợp và chi tiết được in ra giấy, sau đó đóng thành quyển Các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán ghi bằng tay cũng được thực hiện theo quy định.
Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 35
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN
Khái quát chung về công ty Cổ phần thép Việt Nhật
2.1.1: Quá trình hình thành và phát triển
Các thông tin cơ bản về công ty
-Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT
- Tên tiếng Anh: VIỆT NHẬT STEEL JOINT STOCK COMPANY
- Giám đốc/Tổng giám đốc: Nguyễn Văn Bình
- Ngành nghề kinh doanh : Kinh doanh và sản xuất thép các loại
- Hệ thống Quản lý: ISO 9001:2000; ISO14001:2004; VLAS 156
- Trụ sở: Km 09, QL 05, Quán Toan, Hồng Bàng, Hải Phòng
- Địa chỉ email: HPS@hn.vnn.vn - website: Thepvietnhat.vnn.vn
Công ty Cổ phần Thép Việt Nhật đƣợc thành lập theo giấy phép thành lập số 00668 GP/TLDN-03 ngày 27 tháng 11 năm 1998 của UBND Thành phố Hải Phòng
Giấy chứng nhận kinh doanh số 055556, được cấp vào ngày 18 tháng 12 năm 1998 bởi Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hải Phòng, xác nhận doanh nghiệp có vốn điều lệ 30 tỷ đồng và tổng vốn đầu tư lên đến 140 tỷ đồng.
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty bắt đầu hoạt động với mô hình doanh nghiệp cổ phần và đã có hơn 10 năm phát triển, áp dụng công nghệ sản xuất tiên tiến từ Nhật Bản - quốc gia hàng đầu trong ngành thép Với quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty đạt chất lượng cao, từ đó xây dựng được lòng tin và sự tín nhiệm từ khách hàng Nhờ vậy, công ty không chỉ khẳng định uy tín với khách hàng mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và đối tác kinh doanh.
Dù được thành lập trong bối cảnh thị trường thép toàn cầu và trong nước biến động mạnh về giá cả, với sự cạnh tranh khốc liệt do mất cân đối cung cầu, chỉ số giá tiêu dùng và giá nguyên liệu đầu vào không ổn định và ngày càng gia tăng, công ty vẫn đạt được nhiều thành tựu đáng kể dù ra đời muộn so với các doanh nghiệp sản xuất thép khác.
Thương hiệu thép Việt - Nhật được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam và một số quốc gia Châu Á, nổi bật với nhiều huy chương và giải thưởng, bao gồm giải Sao vàng Đất Việt Công ty tự hào là nhà cung cấp chính cho các công trình quốc gia lớn, dưới sự giám sát của các nhà thầu quốc tế, như cầu Thanh Trì, cầu Vĩnh Tuy, cầu Bính, Trung tâm Hội nghị Quốc Gia Hà Nội, và các tuyến đường cao tốc Hà Nội – Lào Cai, Hà Nội – Thái Nguyên Đặc biệt, thép Việt Nhật là nhà cung cấp độc quyền cho dự án Tòa nhà KeangNam Landmark Tower, tòa nhà cao nhất Việt Nam với 75 tầng, cùng nhiều công trình lớn khác trên toàn quốc Công ty cũng dẫn đầu tại Hải Phòng trong công tác bảo hộ lao động và chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
Trong quá trình phát triển, công ty đã gặt hái nhiều thành công nhờ sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân và nhà quản lý, đạt được những giải thưởng và chứng nhận quan trọng.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 37
- Hệ thống Quản lý: ISO 9001:2000;
- Bộ thương mại trao tặng bằng khen và 8 huy chương vàng tại triển lãm EXPO 2002-Hà Nội
- Bộ Thương Mại trao tặng bừng khen tại hội chợ Thương mại Việt –Lào
- Đạt quả cầu vàng tại hội chợ Hàng Việt Nam chất lƣợng cao Hà Nội 2003
- Bộ khoa học và công nghệ trao tặng Cúp vàng AFTA Hải Phòng 2004
- Ủy ban Quốc gia về hợp tác kinh tế quốc tế trao tặng giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2004-2008
- Bộ khoa học Công nhệ trao giải Cúp vàng ISO 2008
- Cúp vàng thương hiệu mạnh và phát triển bền vững 2008
- Cúp sen vàng và cúp vinh quang vì sự nghiệp xanh phát triển bền vững
- TOP 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam do Báo điện tử Vietnamnet bình chọn năm 2009
- Bộ tài nguyên và môi trường trao tặng bằng khen giải thưởng Môi trường năm 2010
- Bộ văn hóa-Thể thao-Du lịch trao tặng cúp Vàng văn hóa doanh nghiệp năm 2010
Công ty Cổ phần Thép Việt-Nhật đã được Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen vào năm 2004, cờ thi đua năm 2005, và nhận huân chương Lao động hạng 3 từ Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam vào năm 2010.
Những Dự án Trọng điểm sử dụng sản phẩm Thép Việt Nhật
Công ty trong những năm qua đã cung cấp 95% thép cho cầu Thanh Trì
Hà Nội (Nhà Thầu Nhật bản)
Sản phẩm của công ty đã được nhiều dự án lớn tin dùng, bao gồm Cầu Vĩnh Tuy tại Hà Nội do nhà thầu Nhật Bản thực hiện, Cầu Đông Trù, Cầu Bính tại Hải Phòng cũng do nhà thầu Nhật Bản thi công, cùng với Cầu Khuể và các cảng Hải Phòng.
Cái Lân, Nhiệt điện Na Dương, Nhà máy Nhiệt điện HP, Nhà máy Nhiệt điện QN, Thủy điện Sơn La, Hầm đèo Hải Vân, Sân Vận động Chi Lăng, Trung tâm hội nghị QG, Bệnh viện TW Huế, và tòa nhà cao nhất Việt Nam KRANGNAM cung cấp sản phẩm thép xây dựng chất lượng SD490 với độc quyền phân phối thép Ngoài ra, toàn bộ các trung tâm nhà cao tầng tại Trung Hòa Nhân Chính cũng được xây dựng với vật liệu chất lượng cao này.
2.1.2: Sản phẩm và quy trính sản xuất
Một số sản phẩm của công ty cổ phần Thép Việt Nhật
Công ty có công suất thiết kế 240.000 tấn sản phẩm mỗi năm, chuyên cung cấp các loại thép tròn đốt, thép tròn cuộn và thép tròn trơn Sản phẩm thép Việt Nhật chủ yếu phục vụ cho ngành xây dựng, với đường kính từ 8 đến 40 mm Tất cả sản phẩm đã được đăng ký bản quyền tại Cục Sở hữu trí tuệ theo tiêu chuẩn Việt Nam và Nhật Bản.
Thép tròn cuộn HPS được sản xuất theo tiêu chuẩn JIS G3505 (Nhật Bản) và TCVN 1651-1985 (Việt Nam) với các kích cỡ Φ5.5, Φ6, Φ8 và Φ10 Sản phẩm được chế tạo bằng dây chuyền 24 giá cán hoàn toàn tự động từ Nhật Bản, đảm bảo chất lượng và hiệu suất cao.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 39
Thép tròn cuộn HPS được sản xuất với tốc độ 60m/s và được làm nguội trực tiếp bằng nước có áp lực lớn, mang lại tiết diện tròn đều, bề mặt nhẵn bóng và khả năng chống ôxy hoá cao.
Thép thanh vằn, hay còn gọi là thép cốt bê tông, có đường kính từ 10mm đến 40mm, được sản xuất dưới dạng thanh dài 11,7m hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
Thép tròn nhẵn có đường kính từ 9 đến 60mm và chiều dài từ 6m đến 8,6m, có thể điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng Sản phẩm được đóng bó với khối lượng tối đa 5 tấn và được bó bằng ít nhất 3 dây thép hoặc đai.
Các thông số kích thước, diện tích mặt cắt ngang, khối lượng trên 1m chiều dài, sai lệch cho phép và các đại lượng cần tính toán khác được quy định cụ thể trong tiêu chuẩn.
Thép góc đều có kích thước từ 25x25mm đến 150x150mm, với nhiều độ dày khác nhau và chiều dài thanh từ 6m đến 12m hoặc theo yêu cầu của khách hàng Các thông số như kích thước, diện tích mặt cắt ngang, khối lượng trên 1m chiều dài, sai lệch cho phép và các đại lượng tính toán khác được quy định cụ thể trong tiêu chuẩn.
* Quy trình công nghệ cán thép:
Thực trạng tổ chức kế toán NVL tại công ty Cổ phần thép Việt Nhật
*Trình tự nhập kho nguyên vật liệu a.Mua hàng :
Dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực tế sử dụng các bộ phận, phân xưởng, nhu cầu hàng hóa, dịch vụ, vật tư và phụ tùng cho năm kế hoạch sẽ được xác định, bao gồm số lượng, yêu cầu chất lượng, ký mã hiệu, thời hạn cần có, hãng sản xuất, cũng như thời gian và phương pháp đánh giá chất lượng, số lượng nguyên vật liệu.
Phòng vật tư cần lập kế hoạch mua hàng hàng năm và trình Tổng Giám đốc phê duyệt Kế hoạch này dựa trên nhu cầu sử dụng, dữ liệu mua sắm, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, báo cáo tồn kho, đánh giá chất lượng lưu kho, phản hồi chất lượng từ nơi sử dụng, và diễn biến thị trường cung cấp giá cả.
Dựa trên kế hoạch mua hàng hàng năm và nhu cầu thực tế, phòng Kỹ thuật vật tư sẽ lập kế hoạch mua sắm theo quý và tháng Kế hoạch này cần được trình lên Tổng giám đốc trước 7 ngày và việc thực hiện mua hàng phải hoàn tất trước 2 ngày so với thời điểm bắt đầu quý hoặc tháng đã được lên kế hoạch.
Phôi thép: Dựa trên kế hoạch tiêu thụ hàng năm, hàng quý và hàng tháng của Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật - Vật tư sẽ lập kế hoạch mua phôi thép, bao gồm chi tiết về chủng loại theo yêu cầu của sản phẩm từ Bộ phận Kinh doanh.
Sinh viên Trần Xuân Dương, lớp QTL301, nhấn mạnh rằng bộ phận kinh doanh cần thông báo kịp thời về sự biến động số lượng và chủng loại phôi thép cho bộ phận kế hoạch vật tư để điều chỉnh kế hoạch mua Đối với hàng nhập khẩu, bộ phận kỹ thuật vật tư sẽ làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và hợp đồng nhập khẩu Cán bộ quản lý sẽ soạn thảo các văn bản và tờ khai nhập khẩu theo quy định của nhà nước, sau đó trình Tổng giám đốc để thực hiện thủ tục nhập khẩu.
Nhân viên mua hàng/XNK sẽ thông báo thời gian giao hàng để các bộ phận phối hợp hiệu quả Đối với phôi thép và hàng hóa cần có đề nghị về phương tiện vận tải xếp dỡ, thông báo này phải được thực hiện bằng văn bản và trình Giám đốc.
Kỹ thuật vật tư hoặc trưởng phòng Vật tư - XNK ký để gửi tới các Bộ phận cùng phối hợp tiếp nhận hàng hoá
Để hoàn tất thủ tục nhập kho, cần viết đề nghị nghiệm thu khi hàng về Phòng vật tư - XNK sẽ căn cứ vào biên bản nghiệm thu để thực hiện nhập kho Nhân viên mua hàng và xuất nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp và đúng đắn của chứng từ trước khi chuyển cho nhân viên kế hoạch vật tư Nhân viên kế hoạch vật tư sẽ tập hợp và kiểm tra lại tính hợp lệ của chứng từ, sau đó trình đề nghị thanh toán lên trưởng phòng Vật tư xuất nhập khẩu và chuyển sang bộ phận kế toán Việc nhập kho, bảo quản và đánh giá chất lượng hàng hóa cũng cần được thực hiện một cách cẩn thận.
Thủ kho căn cứ vào hóa đơn và kết quả giám định để nhập kho hàng hóa theo yêu cầu hợp đồng, cập nhật vào thẻ kho Nhân viên kế toán vật tư dựa trên bộ chứng từ để lập phiếu nhập kho và ghi vào báo cáo chi tiết về tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
Quản lý nguyên vật liệu nhập kho là yếu tố then chốt giúp Công ty duy trì nguồn cung ổn định, đánh giá hiệu quả cung cấp và kiểm soát chi phí đầu vào Do đó, việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ hóa đơn theo quy định hiện hành là rất cần thiết.
Chứng từ sử dụng cho thủ tục nhập nguyên vật liệu gồm:
Khi nguyên vật liệu đến Công ty, phòng kỹ thuật vật tư sẽ kiểm tra hóa đơn và xác nhận số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu Nếu phát hiện nguyên vật liệu kém chất lượng hoặc không đủ số lượng, cần báo ngay cho phòng kỹ thuật vật tư và phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng để tiến hành kiểm tra lại lô hàng và có biện pháp xử lý kịp thời.
Phiếu nhập kho đƣợc lập khi có đủ chữ ký của các bên có liên quan Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Kế toán sử dụng để vào sổ
Liên 2: Giao cho người giao hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho
VD: Ngày 03 tháng 12 Công ty nhập kho Quặng thép để làm Thép của Công ty
Cổ phần Gang Thép Thái Nguyên
Dựa vào HĐGTGT số 004384 và số liệu thực tế từ hóa đơn được khai báo trong phần mềm ESOFT, phiếu nhập được in ra với 3 liên để chuyển cho các bên liên quan.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 57
CÔNG TY CỔ PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN Địa chỉ: Phường Cam Giá- Thành phố Thái Nguyên Tel:(84) 0280 3832236 – Fax: (84) 0280 3832056 Website:www.tisco.com.vn
MÃ SỐ THUẾ: (OUR CODE) : 4600100155
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2(page2):khách hàng(Buyer)
Số tiền bằng chữ (Total in Words): Một tỷ không trăm mười một triệu một trăm tám mươi ba ngàn tám trăm đồng chẵn
TÊN KHÁCH HÀNG (BUYER):CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Địa chỉ (Address): Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phòng
Mã số thuế (Buyer’ Code): 0200289981
Xuất tại kho (Warehouse): CÔNG TY CỔ PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 59
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT
Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng Mẫu số 01- VT
(Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày
Họ tên người giao hàng: Lê Bảo Phúc Đơn vị bán: Công ty cổ phần gang thép
Theo: Hóa đơn Số 004384 Ngày 03 tháng 12 năm 2010
Biên bản kiểm nhập ngày03 tháng 12 năm 2010
Nhập tại kho: Kho nguyên liệu (Kho 1 – kho công ty)
STT Tên,quy cách vật tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Chín trăm mười chín triệu hai trăm năm tám ngàn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo: 01
VD 2: Ngày 09/12 mua nhập kho 500 tấn phôi thép từ Công ty thép Đình Vũ
Dựa vào HĐGTGT số 035874 (Biểu 2.5), kế toán thực hiện khai báo số liệu từ hóa đơn vào phần mềm ESOFT (Biểu 2.6) và in phiếu nhập (Biểu 2.7) Phiếu nhập sẽ được in thành 3 liên để chuyển cho các bên liên quan.
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 61
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 09 tháng 12 năm 2010 Liên 2(page2):khách hàng(Buyer)
Số tiền bằng chữ (Total in Words): Tám tỷ sáu trăm hai bảy triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn
CTCP Thép Đình Vũ - Hải Phòng
Lô 3.1,Khu Công nghiệp Đình Vũ, Đông Hải, HảiAn, Hải Phòng T: 031 3769038 F: 031 3769039 Mã số thuế: 0200513633 Email: info@dinhvusteel.com Website: http://www.sscdinhvu.com.vn
Cộng (Sub Total) 7.843.500.000 Thuế GTGT (VAT) 10% 784.350.000 Tổng (Total) 8.627.850.000
TÊN KHÁCH HÀNG (BUYER):CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT Địa chỉ (Address): Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phòng
Mã số thuế (Buyer’ Code): 0200289981
Xuất tại kho (Warehouse): CÔNG TY CỔ PHẦN Thép Đình Vũ
Hình thức thanh toán (Mode of Payment): CK
Sinh viên: Trần Xuân Dương - Lớp QTL301 63
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT
Km 9, quốc lộ 5,Quán Toan, Hồng Bàng,Hải Phòng
(Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người giao hàng: Lê Bảo Phúc Đơn vị bán: Công ty cổ phần thép Đình Vũ Theo: Hóa đơn Số 035874 Ngày 09 tháng 12 năm 2010
Nhập tại kho: Kho nguyên liệu ( Kho 1 – Kho công ty)
STT Tên,quy cách vật tƣ Mã số ĐV
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Bảy tỷ tám trăm bốn mươi ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo:01
Nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu được sử dụng cho sản xuất, nhưng cũng có thể được xuất bán hoặc xuất khẩu khi có yêu cầu Tuy nhiên, mọi nghiệp vụ xuất đều phải có chứng từ liên quan được phê duyệt đầy đủ và hợp lệ.
Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho để ghi chép và theo dõi số lượng nguyên vật liệu xuất kho trên thẻ kho Mỗi loại nguyên vật liệu sẽ có một thẻ kho riêng biệt để quản lý hiệu quả.
Kế toán cần kiểm tra tính hợp pháp của phiếu xuất kho, đảm bảo có đầy đủ chữ ký của những người liên quan Sau đó, họ sẽ tính toán giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để ghi vào phiếu.
Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên:
* Liên 1: Phòng kế toán vào sổ
* Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho
* Liên 3: Giao cho người nhận vật tư
83
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT NHẬT
3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu:
Sau nhiều năm phát triển, Công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và đạt được tốc độ tăng trưởng nhanh chóng Nhờ vào chiến lược sản xuất kinh doanh nhạy bén và sự nỗ lực của Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã khẳng định được vị thế vững mạnh trên thị trường vật liệu xây dựng thông qua việc đầu tư phát triển thương hiệu.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, công ty đã khẳng định được tính độc lập và tự chủ trong hoạt động kinh doanh Đồng thời, công ty cũng biết cách khai thác và phát huy hiệu quả các tiềm năng nội lực sẵn có của mình.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thép Việt Nhật, tôi đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ ban lãnh đạo và các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán tài vụ, giúp tôi tiếp cận thực tế công tác kế toán Kết hợp giữa kiến thức học được và việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán, tôi nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty có những ưu điểm và hạn chế rõ rệt.
Cùng với sự phát triển của Công ty, ban lãnh đạo liên tục cải thiện chất lượng quản lý bằng cách áp dụng khoa học kỹ thuật, nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian Điều này không chỉ mang lại lợi ích tối đa cho Công ty mà còn góp phần nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, đồng thời đóng góp vào sự phát triển của đất nước.
*Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hiệu quả và gọn nhẹ, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành Nhân viên kế toán có trình độ cao, nhiệt tình và nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mỗi kế toán viên được phân công nhiệm vụ cụ thể, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác Điều này góp phần củng cố và phát triển công tác quản lý cũng như kế toán của Công ty.
Công ty cổ phần thép Việt Nhật đã ứng dụng phần mềm ESOFT vào công tác kế toán, giúp giảm thiểu ghi chép thủ công và nâng cao năng suất làm việc Việc này không chỉ tiết kiệm chi phí quản lý mà còn cung cấp thông tin nhanh chóng, hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh Hơn nữa, phần mềm cho phép nhiều người sử dụng đồng thời trên mạng trong cùng một hệ thống kế toán, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cao cho từng cá nhân.
*Về công tác quản lý thu mua nguyên vật liệu:
Quản lý chặt chẽ các yếu tố đầu vào là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh Do đó, công tác quản trị doanh nghiệp và kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, luôn được các nhà quản lý chú trọng Nguyên vật liệu cần được kiểm soát kỹ lưỡng từ khâu thu mua, vận chuyển đến xuất nguyên vật liệu cho các tổ sản xuất.
Sinh viên Trần Xuân Dương, lớp QTL301, cam kết đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm, sẵn sàng đáp ứng ngay khi có yêu cầu, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo tiến độ theo hợp đồng.
*Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo việc lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống này phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác, giúp nhanh chóng nắm bắt tình hình biến động của Công ty.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đơn giản trong quản lý Việc sử dụng kế toán máy giúp hệ thống hóa thông tin một cách chính xác và khoa học Hệ thống sổ sách và báo cáo của công ty linh hoạt, đầy đủ và tuân thủ các quy định của nhà nước.
*Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong công tác kế toán nguyên vật liệu, mang lại nhiều ưu điểm như việc theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho liên tục và kịp thời Phương pháp này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác và hiệu quả, khẳng định đây là lựa chọn đúng đắn của Công ty.
Công ty xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách chi tiết cho từng loại, giúp cung cấp nguyên vật liệu nhanh chóng cho các công trình khi có yêu cầu Để hạch toán nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song, phù hợp với sự phong phú và đa dạng của nguyên vật liệu Nhờ đó, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn, nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu của Công ty.
Việc hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty đã đạt được những thành tựu quan trọng, giúp phản ánh và giám sát hiệu quả hoạt động của công ty cũng như tình hình nguyên vật liệu phục vụ sửa chữa tại các công trình Điều này hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định chính xác, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo hoạt động kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế cần được cải thiện.
* Bộ máy kế toán và phần mềm
- Bộ máy kế toán của Doanh nghiệp còn cồng kềnh, vẫn còn những phòng ban chƣa rõ chức năng cũng nhƣ các chức băng niệm vụ còn trùng lặp
- Phần mềm ESOFT của công ty đƣợc ra đời từ năm 2006 và đã có dấu hiệu lỗi thời, không hoàn toàn phù hợp với tình hình của Doanh nghiệp
*Về hệ thống kho bãi
Công ty chỉ có bốn kho để lưu trữ nguyên vật liệu, nhưng số lượng nguyên vật liệu rất lớn Khi nguyên vật liệu được mua về để dự trữ cho sản xuất, bốn kho không đủ sức chứa, buộc phải để nguyên vật liệu ngoài sân kho Việc này, kết hợp với đặc điểm dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết như mưa gió, có thể dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu bị mất giá trị và giảm chất lượng nếu không được che đậy cẩn thận.