CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC BÁN HÀNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
Nhân lực bán hàng tại các doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp
Nhân lực của doanh nghiệp là nguồn lực con người thiết yếu cho hoạt động sản xuất và quản lý Theo từ điển bách khoa Việt Nam, nhân lực được định nghĩa là sức người, đóng vai trò quan trọng trong lao động Trong một doanh nghiệp, nhân lực được phân chia thành nhiều nhóm khác nhau, bao gồm nhân lực quản lý, kế toán, hành chính và bán hàng, mỗi nhóm đều góp phần vào sự phát triển và thành công của tổ chức.
… Trong đó nhân lực bán hàng là nhóm có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, họ là cầu nối giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Bán hàng là yếu tố cốt lõi trong kinh doanh, diễn ra khi người bán và người mua gặp gỡ tại những địa điểm khác nhau Thành công trong cuộc đàm phán về việc trao đổi sản phẩm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu Bán hàng không chỉ đơn thuần là giao dịch, mà còn là phục vụ và hỗ trợ khách hàng, cung cấp cho họ những sản phẩm mà họ mong muốn.
Nhân lực bán hàng trong doanh nghiệp là những cá nhân trực tiếp giới thiệu và tư vấn sản phẩm đến khách hàng, thuyết phục họ mua hàng, thực hiện các nghiệp vụ bán hàng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
Nhân lực bán hàng có thể được phân loại theo nhiều cách, bao gồm chức năng, nhiệm vụ, địa bàn hoạt động và cơ cấu Đặc biệt, khi phân loại theo chức năng và nhiệm vụ, nhân lực bán hàng được chia thành các nhóm rõ ràng, giúp xác định vai trò và trách nhiệm cụ thể trong quá trình bán hàng.
Giám sát bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động bán hàng, bao gồm giới thiệu và tư vấn sản phẩm cho khách hàng Họ không chỉ đảm bảo hiệu quả bán hàng mà còn chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về toàn bộ hoạt động của cửa hàng được giao Bên cạnh đó, giám sát bán hàng còn quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu suất của nhân viên bán hàng tại cửa hàng.
- Nhân viên bán hàng: thực hiện công việc bán hàng, giới thiệu, tư vấn sản phẩm đến khách hàng.
1.1.2 Vai trò của nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp
Nhân lực bán hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, thực hiện nhiều hoạt động đa dạng liên quan trực tiếp đến khách hàng và thị trường.
Nhân lực bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường và khách hàng, cũng như phân tích đối thủ cạnh tranh Họ cung cấp thông tin cập nhật về diễn biến thị trường và tình hình cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nắm bắt những thay đổi ngắn hạn trong nhu cầu khách hàng Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng hiệu quả hơn.
Họ hiệu quả trong việc truyền thông với khách hàng thông qua tư vấn sản phẩm và dịch vụ, từ đó tạo ấn tượng mạnh mẽ và xây dựng hình ảnh uy tín của công ty trong lòng khách hàng.
1.1.3 Yêu cầu đối với nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu công việc, nhân lực bán hàng cần phải đảm bảo các tiêu chuẩn cơ bản sau:
Để tư vấn hiệu quả cho khách hàng, cần có kiến thức chuyên sâu về sản phẩm Việc phân tích điểm mạnh và điểm yếu giữa các sản phẩm giúp định hướng lựa chọn phù hợp với nhu cầu của khách hàng Chỉ khi đó, khách hàng mới có thể hoàn toàn tin tưởng vào sản phẩm của doanh nghiệp.
Nắm vững thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh giúp doanh nghiệp hiểu rõ ưu và nhược điểm của sản phẩm đó Điều này không chỉ hỗ trợ tư vấn hiệu quả cho khách hàng mà còn định hướng họ lựa chọn sản phẩm của doanh nghiệp.
Để đạt hiệu quả bán hàng tối ưu, nhân lực bán hàng cần có kiến thức sâu rộng không chỉ về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cũng như đối thủ cạnh tranh, mà còn phải thường xuyên cập nhật thông tin về kinh tế, văn hóa, xã hội và nghệ thuật Việc nắm bắt xu hướng phát triển của đời sống xã hội giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, từ đó tìm ra những giải pháp bán hàng hiệu quả nhất.
Khả năng giao tiếp và đàm phán tốt là yêu cầu thiết yếu cho nhân viên bán hàng Giao tiếp hiệu quả giúp xây dựng sự tin tưởng với khách hàng và truyền tải thông tin sản phẩm một cách rõ ràng Đồng thời, kỹ năng đàm phán xuất sắc không chỉ gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Nhân lực bán hàng cần linh hoạt và năng động để nắm bắt nhu cầu của khách hàng, từ đó đáp ứng chính xác những gì họ cần Việc hiểu tâm lý khách hàng và khéo léo hướng họ đến sản phẩm của doanh nghiệp là rất quan trọng Quá trình từ tìm kiếm khách hàng đến khi họ chọn sản phẩm bao gồm nhiều giai đoạn và khâu chuẩn bị, do đó, nhân lực bán hàng phải luôn theo sát tâm lý khách hàng để phục vụ kịp thời và hiệu quả.
Công việc bán hàng không chỉ đơn thuần là một quy trình, mà còn là một nghệ thuật, đòi hỏi nhân lực bán hàng phải sở hữu những phẩm chất đặc biệt để đạt được kết quả mong muốn cho doanh nghiệp.
- Về phẩm chất và thái độ
Quản lý nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm quản lý nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp
Có một số nghiên cứu về nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp đưa ra một số khái niệm như:
Quản trị bán hàng, theo giáo trình của James M Comer, là hoạt động quản lý liên quan đến lực lượng bán hàng và những người hỗ trợ họ Nó bao gồm toàn bộ các biện pháp mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu bán hàng trực tiếp Quản trị bán hàng không chỉ là tổ chức và lãnh đạo mà còn bao gồm kiểm soát, tuyển dụng, huấn luyện và động viên lực lượng bán hàng trong chiến lược marketing đã được định sẵn của doanh nghiệp.
Quản trị lực lượng bán hàng bao gồm việc phân tích, lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra các hoạt động của đội ngũ bán hàng Điều này bao gồm xây dựng và tổ chức lực lượng bán hàng, giám sát và đánh giá hiệu suất của họ, cũng như động viên và khuyến khích nhân viên bán hàng để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Từ đó có thể đưa ra định nghĩa về quản lý nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp như sau:
Quản lý nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp bao gồm các hoạt động như phân tích công việc, lập kế hoạch nhân lực, tuyển dụng, bố trí, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất làm việc, cùng với việc xác định thù lao cho nhân lực bán hàng Mục tiêu của những hoạt động này là tối ưu hóa cơ cấu nhân lực bán hàng, đảm bảo số lượng và chất lượng của đội ngũ nhân viên bán hàng.
1.2.2 Mục tiêu và tiêu chí đánh giá quản lý nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp
1.2.2.1 Mục tiêu quản lý nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp
Quản lý nhân lực bán hàng nhằm đảm bảo các mục tiêu:
- Nâng cao năng lực nhân lực bán hàng về: kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, thái độ.
- Đảm bảo số lượng và cơ cấu nhân lực bán hàng đáp ứng được yêu cầu và định hướng của doanh nghiệp.
Để tăng doanh số và thúc đẩy bán hàng, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc đánh giá hiệu quả thực hiện mục tiêu quản lý nhân lực bán hàng Việc này không chỉ giúp nâng cao lợi nhuận mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả cho đội ngũ bán hàng.
Số lượng, cơ cấu và năng lực của nhân lực bán hàng được thể hiện rõ qua kết quả bán hàng Do đó, tiêu chí đánh giá quản lý nhân lực bán hàng trong luận văn này sẽ dựa vào các chỉ số liên quan đến kết quả bán hàng cụ thể.
- Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu về doanh số bán hàng: tính số lượng sản phẩm bán được trên kế hoạch đề ra.
Số lượng khách hàng mới so với kế hoạch là chỉ tiêu quan trọng, phản ánh số lượng khách hàng mới mà doanh nghiệp thu hút được trong một khoảng thời gian cụ thể, so với các mục tiêu đã đề ra.
- Thị phần: tính bằng số sản phẩm bán ra trên tổng số sản phẩm toàn thị trường bán được trong kỳ.
1.2.3 Nội dung quản lý nhân lực bán hàng tại doanh nghiệp
1.2.3.1 Phân tích công việc a, Nội dung phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá hệ thống các thông tin quan trọng liên quan đến từng công việc cụ thể trong doanh nghiệp Mục tiêu của phân tích công việc là làm rõ bản chất và yêu cầu của từng vị trí, từ đó hỗ trợ quản trị nhân lực hiệu quả hơn.
Phân tích công việc là quá trình hệ thống hóa các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc trong tổ chức.
Phân tích công việc của nhân lực bán hàng là quá trình thu thập và đánh giá thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động bán hàng, nhằm xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc Quá trình này cung cấp cơ sở cho nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, tuyển dụng, bố trí, đào tạo, phát triển và đánh giá hiệu suất của nhân lực bán hàng, từ đó đảm bảo thù lao hợp lý cho họ Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng.
Nhà quản lý tiến hành quan sát một hoặc nhiều nhân viên bán hàng trong quá trình làm việc, ghi chép chi tiết về các hoạt động cần thực hiện, lý do thực hiện và cách thức thực hiện Tuy nhiên, phương pháp này có tính chủ quan cao, do đó kết quả có thể bị ảnh hưởng bởi cả người quan sát lẫn người được quan sát.
(2) Ghi chép các sự kiện quan trọng
Nhà quản lý ghi chép các hành vi làm việc của nhân lực bán hàng, phân loại rõ ràng giữa hiệu quả và không hiệu quả Qua đó, họ tổng hợp và phân tích các đặc trưng của công việc bán hàng cùng với những yêu cầu cần thiết để đạt được thành công trong lĩnh vực này.
Phương pháp này thể hiện sự linh hoạt trong việc thực hiện công việc của nhiều cá nhân khác nhau, nhưng cần nhiều thời gian để quan sát, tổng hợp và phân loại các sự kiện.
Nhân lực bán hàng tự ghi chép các hoạt động của mình để thực hiện công việc, giúp thu thập thông tin dựa trên sự kiện thực tế Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là độ chính xác của thông tin có thể bị hạn chế do nhân viên không luôn hiểu đúng những gì họ đang thực hiện.
Phỏng vấn theo mẫu thống nhất, tương tự như phương pháp quan sát, cho phép ghi lại thông tin theo các bản mẫu đã được quy định Phương pháp này giúp so sánh câu trả lời của nhiều lao động, mặc dù tốn nhiều thời gian.
(5) Sử dụng bảng câu hỏi được thiết kế sẵn
Nhà quản lý cung cấp cho người lao động danh mục câu hỏi đã được thiết kế sẵn, liên quan đến nhiệm vụ, hành vi, kỹ năng và điều kiện công việc Ưu điểm của phương pháp này là thông tin thu thập được lượng hóa và dễ dàng cập nhật khi công việc thay đổi Tuy nhiên, việc thiết kế bảng câu hỏi đòi hỏi nhiều chi phí và thời gian.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUÂN CẦU
Khái quát về Công ty TNHH Xuân Cầu
2.1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Xuân Cầu
Công ty TNHH Xuân Cầu được thành lập năm 2001 có trụ sở chính tại 124
Công ty TNHH Xuân Cầu, tọa lạc tại Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội, chuyên phân phối sản phẩm xe máy Piaggio - thương hiệu nổi tiếng của Ý Với 15 showroom và 8 trung tâm bảo hành trên toàn quốc, công ty khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Xuân Cầu cung cấp dịch vụ phụ tùng và sửa chữa xe Piaggio với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm Hơn 10 năm qua, công ty tự hào mang văn hoá, nghệ thuật và phong cách Ý đến tay người tiêu dùng Việt Nam thông qua sản phẩm Piaggio, nhấn mạnh uy tín, tận tâm và chất lượng dịch vụ Sản phẩm của Piaggio không chỉ là phương tiện giao thông mà còn là biểu tượng của công nghệ, mỹ thuật và thời trang Sự hiện diện của nhà máy Piaggio tại Việt Nam không chỉ truyền cảm hứng mà còn tạo cơ hội cho Xuân Cầu khẳng định uy tín và sự phát triển của mình.
Công ty có trụ sở chính tại 124 Bà Triệu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, và các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh cùng TP Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Xuân Cầu
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự 2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2012- 2014 của công ty được thể hiện qua các bảng sau:
Bảng 2.1 Số lượng bán ra của từng dòng xe ĐVT: Chiếc
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh 2012, 2013, 2014 của Phòng kinh doanh
Showroom Quảng Ninh Showroom Hà Nội
Kế Toán- Tài Chính Phòng
Giám Đốc Chủ Tịch HĐTV
Qua bảng 2.1, ta thấy số lượng xe bán ra có xu hướng tăng qua các năm, từ
Doanh số bán hàng của công ty đã tăng từ 2906 chiếc năm 2012 lên 3441 chiếc năm 2014, nhưng lại giảm xuống còn 2894 chiếc vào năm 2013 Các dòng xe chủ lực như LxV, Vespa S và Liberty đang có dấu hiệu bão hòa, với doanh số Liberty lần lượt là 425 chiếc (2012), 417 chiếc (2013) và 425 chiếc (2014); Vespa S là 680 chiếc (2012), 703 chiếc (2013) và giảm còn 635 chiếc (2014); LxV bán ra 553 chiếc (2012), 556 chiếc (2013) và chỉ còn 523 chiếc (2014) Nguyên nhân chính là do đối thủ cạnh tranh có chiến lược quảng bá sản phẩm và thương hiệu hiệu quả hơn Hơn nữa, quản lý nhân lực bán hàng của công ty cũng gặp nhiều yếu điểm, dẫn đến sụt giảm doanh số trong năm 2013.
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh 2012-2014
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh 2012, 2013, 2014 của Phòng kinh doanh
Trong giai đoạn 2012-2014, công ty ghi nhận xu hướng tăng trưởng về số lượng và doanh thu, nhưng năm 2013 không đạt đột phá khi chỉ đạt 99,6% số lượng xe so với năm 2012, do thị trường bão hòa và cạnh tranh mạnh mẽ từ đối thủ như TOPCOM Năm 2014, sự ra mắt của hai dòng xe mới, Primavera và Sprint, đã giúp doanh số công ty tăng trưởng vượt bậc với 118,9% về số lượng và 121% doanh thu so với năm 2013 Mặc dù đây là tín hiệu tích cực, nhưng mức tăng trưởng này chủ yếu phụ thuộc vào yếu tố khách quan, chưa phản ánh rõ ràng từ các chính sách và chiến lược của công ty.
Thực trạng nhân lực bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu
Nhân lực bán hàng của công ty bao gồm giám sát bán hàng và nhân viên bán hàng, phục vụ cho 15 showroom trên toàn quốc Trong số đó, có 10 showroom tại Hà Nội, 4 showroom tại Hồ Chí Minh và 1 showroom tại Quảng Ninh Số lượng nhân lực bán hàng qua các năm được trình bày chi tiết trong bảng 2.3.
Bảng 2.3 Số lượng nhân lực bán hàng 2012-2014 ĐVT: người
Nguồn: phòng hành chính nhân sự
Qua bảng 2.3, ta thấy, số lượng nhân lực bán hàng có sự biến động qua các năm Năm 2012 có 43 người nhưng đến năm 2013 chỉ còn 40 người Sang năm
Năm 2014, số lượng nhân lực bán hàng của công ty tăng trở lại lên 45 người, sau khi năm 2013 doanh số bán hàng thấp đã ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống của nhân viên Sự gia tăng này một phần nhờ vào việc Piaggio ra mắt hai dòng xe mới được thị trường đón nhận, buộc công ty phải bổ sung thêm nhân lực để đáp ứng nhu cầu công việc Bảng 2.4 cung cấp thông tin chi tiết về nhân lực bán hàng của công ty trong năm 2014.
Bảng 2.4 Độ tuổi nhân lực bán hàng 2014
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng
Nguồn: phòng hành chính nhân sự
Nhân lực bán hàng của công ty có sự phân bổ đồng đều về độ tuổi, với số lượng nhân viên từ 23 đến 28 tuổi đảm nhận vị trí giám sát bán hàng.
Trong công ty, 13 người chiếm 87% tổng số giám sát bán hàng, trong khi 23 nhân viên bán hàng chiếm 77% tổng số nhân viên Độ tuổi của đội ngũ này tràn đầy nhiệt huyết và năng động, tạo ra một thế mạnh lớn cho công ty Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn thử thách và khẳng định bản thân, vì vậy công ty cần áp dụng các chính sách hợp lý để giữ chân những nhân viên xuất sắc.
Bảng 2.5 T rình độ học vấn của nhân lực bán hàng 2014
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng
Nguồn: phòng hành chính nhân sự
Nhân lực bán hàng của công ty có trình độ học vấn cao, với 80% giám sát bán hàng và 53% nhân viên bán hàng đạt trình độ đại học Đây là một lợi thế quan trọng mà công ty cần khai thác để đạt được mục tiêu, thông qua việc áp dụng chính sách đãi ngộ hợp lý nhằm phát huy tối đa khả năng của đội ngũ bán hàng.
Bảng 2.6 T hâm niên công tác của nhân lực bán hàng năm 2014
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng
Nguồn: phòng hành chính nhân sự
Số lượng nhân viên gắn bó lâu năm với công ty hiện đang ở mức thấp, với chỉ 27% giám sát bán hàng và 33% nhân viên bán hàng có thâm niên trên 3 năm Điều này cho thấy công ty cần xem xét và đánh giá lại chính sách đãi ngộ để giữ chân nhân viên, khuyến khích họ cống hiến lâu dài cho sự phát triển của công ty.
Thực trạng quản lý nhân lực bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu
2.3.1 Thực trạng phân tích công việc
Quá trình phân tích công việc tại công ty được thực hiện thông qua sự hợp tác giữa phòng hành chính nhân sự và phòng kinh doanh Phòng Hành chính nhân sự sẽ lập kế hoạch cho các hoạt động cần thực hiện, xác định thứ tự và mục đích của cuộc phân tích Mục tiêu sẽ được làm rõ, bao gồm cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng bước Từ đó, phòng sẽ soạn thảo một kế hoạch chi tiết cho hoạt động phân tích công việc, bao gồm các nội dung như mục đích, thời gian thực hiện, người tham gia, kinh phí và các bước tiến hành.
Phòng Hành chính nhân sự sẽ hợp tác với phòng kinh doanh để thu thập thông tin thông qua việc xây dựng các mẫu phiếu điều tra và bản câu hỏi, đồng thời áp dụng phương pháp quan sát và phỏng vấn để tiến hành điều tra.
Vào thứ ba, Trưởng phòng Hành chính nhân sự tiến hành đánh giá và thẩm định thông tin đã thu thập, sau đó viết các bản phân tích công việc Dựa trên mức độ quan trọng của thông tin cho từng vị trí, các chuyên viên sẽ phối hợp với Trưởng phòng kinh doanh, Quản lý bán hàng và nhân lực bán hàng để soạn thảo bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc Hiện tại, phòng Hành chính nhân sự đã gộp chung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện thành một tài liệu duy nhất.
Hộp 2.1: Bản mô tả công việc vị trí giám sát bán hàng
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Hộp 2 Bản mô tả công việc vị trí nhân viên bán hàn g
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Chức danh công việc: Giám sát bán hàng
Báo cáo với: Quản lý bán hàng, Trưởng phòng kinh doanh, Giám đốc.
- Bán hàng và Phát triển các hoạt động bán hàng tại Showroom được phân công
- Kiểm tra, Giám sát, đánh các hoạt động bán hàng của nhân viên cũng như khách hàng tiềm năng trong khu vực được phân công.
- Báo cáo tình hình thực hiện các mục tiêu kinh doanh/doanh số Đề xuất các phương án, biện pháp thúc đẩy phát triển doanh số bán hàng.
- Phối hợp với các Bộ phận liên quan thực hiện các biện pháp thúc đẩy và chăm sóc khách hàng cũ, khách hàng mới và khách hàng tiềm năng.
- Đào tạo, huấn luyện các nhân viên dưới quyền trong Showroom được đảm nhiệm.
- Theo dõi các hoạt động bán hàng (Xuất, Nhập, Tồn) của Showroom.
- Đánh giá, đề xuất các phương án xử lý các tình huống phát sinh trong Cửa hàng/ khu vực thị trường được phân công. Điều kiện làm việc:
- Được cung cấp đồ dùng, văn phòng phẩm cần thiết để thực hiện công việc Được cung cấp đồng phục, bảng tên, card visit.
Yêu cầu của công việc:
- Nam/nữ, tuổi từ 20-28, tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Thương mại, Marketing, QTKD
- Có kinh nghiệm bán hàng tại các Showroom Cao cấp tối thiểu 01 năm trở lên.
- Giao tiếp tốt, không nói ngọng, nói lắp.
- Hình thức ưa nhìn.Chiều cao: Nam > 1.65m, Nữ cao 1.58m trở lên.
- Có kiến thức, am hiểu về xe máy Vespa, Liberty, LX
- Có sức khỏe, năng động, nhiệt tình trong công việc.
- Có khả năng tạo lập mối quan hệ tốt với những khách hàng tiềm năng và phát triển kinh doanh.
Hộp 2.2: Bản mô tả công việc vị trí nhân viên bán hàng
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Công ty đã xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết cho nhân lực bán hàng, kết hợp các phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin phân tích Kết quả khảo sát cho thấy bản mô tả này cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, với điểm trung bình đạt 4.5 từ 45 nhân lực bán hàng Tuy nhiên, trong quá trình thu thập thông tin, phòng Tổ chức hành chính vẫn chưa hoàn thiện.
Chức danh công việc: Nhân viên bán hàng
Báo cáo với: Giám sát bán hàng, Quản lý bán hàng.
- Tư vấn, giới thiệu sản phẩm của Công ty tới khách hàng và bán hàng tại Showroom.
- Duy trì hình ảnh Showroom theo các tiêu chuẩn về trưng bày sản phẩm.
- Triển khai các hoạt động bán hàng và marketing nhằm đạt chỉ tiêu doanh số hàng tháng.
- Tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với khách hàng thông qua các kênh thông tin.
- Quản lý và chăm sóc khách hàng tiềm năng và khách hàng đã mua xe. Điều kiện làm việc:
- Được cung cấp đồ dùng, văn phòng phẩm cần thiết để thực hiện công việc, được cung cấp đồng phục, bảng tên, cardvisit.
Yêu cầu của công việc:
- Nam/nữ, tuổi từ 20-28, tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Thương mại, Marketing, QTKD
- Có kinh nghiệm bán hàng tại các Showroom Cao cấp tối thiểu 01 năm trở lên.
- Giao tiếp tốt, không nói ngọng, nói lắp.
- Hình thức ưa nhìn.Chiều cao: Nam > 1.65m, Nữ cao 1.58m trở lên.
- Có kiến thức, am hiểu về xe máy Vespa, Liberty, LX
- Có sức khỏe, năng động, nhiệt tình trong công việc.
Vị trí giám sát bán hàng cần có khả năng xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh Họ cũng phải giám sát và kiểm tra các hoạt động để kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai phạm Tuy nhiên, bản mô tả công việc hiện tại chưa làm nổi bật vai trò, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí này so với nhân viên bán hàng Kết quả điều tra từ 45 nhân lực bán hàng cho thấy điểm trung bình về vấn đề này chỉ đạt 3/5, cho thấy cần có sự cải thiện rõ rệt.
Bảng 2.7 Kết quả điều tra nhân lực bán hàng về phân tích công việc
Nội dung Tiêu chí Số điểm trung bình
1 Bản mô tả công việc đầy đủ thông tin cần thiết về công việc 4.5
2 Bản mô tả công việc chi tiết và cụ thể 4.5
3 Bản mô tả công việc nêu bật được vai trò, trách nhiệm, yêu cầu của vị trí giám sát bán hàng so với vị trí nhân viên bán hàng.
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra toàn bộ nhân lực bán hàng 2.3.2 Thực trạng lập kế hoạch nhân lực bán hàng a, Xác định cầu nhân lực bán hàng
Phòng Hành chính nhân sự áp dụng phương pháp phác họa hiện trạng để dự báo nhu cầu ngắn hạn về nhân lực bán hàng, giả định rằng nguồn lực và thành phần nhân lực hiện tại là phù hợp cho nhu cầu tương lai gần Nhu cầu duy nhất là thay thế những nhân viên rời bỏ công ty hoặc chuyển nội bộ Dưới đây là bảng số liệu dự báo số nhân lực bán hàng nghỉ việc qua các năm.
Bảng 2.8 Dự báo số lượng nhân lực bán hàng nghỉ qua các năm ĐVT: người
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng Tổng
Dự báo số lượng nghỉ 2013 5 9 14
Dự báo số lượng nghỉ 2014 4 7 11
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Dự báo của phòng hành chính nhân sự hiện tại còn đơn giản, không tính đến nhiều yếu tố tác động như môi trường kinh doanh, thị trường lao động và biến động kinh tế, dẫn đến độ chính xác thấp Hơn nữa, việc thiếu dự báo cầu nhân lực dài hạn khiến phòng hành chính nhân sự không có phương án chuẩn bị kịp thời cho những biến động lớn về nhân lực bán hàng.
Phòng hành chính nhân sự thực hiện việc so sánh năng lực của nhân viên tại các bộ phận với các tiêu chí trong bản mô tả công việc của nhân lực bán hàng đã được nêu trước đó.
Phòng hành chính nhân sự nhận thấy rằng, do tính chất đặc thù của công việc bán hàng, nguồn nhân lực cho bộ phận này hoàn toàn phải được tuyển dụng từ bên ngoài công ty Nhân viên ở các bộ phận khác như văn phòng, kế toán, lễ tân hay nhân viên xưởng không thể đảm nhận tốt công việc bán hàng, và nếu có thì sẽ ảnh hưởng đến vị trí hiện tại của họ Việc này giúp phòng hành chính nhân sự chủ động cân đối cung cầu nhân lực bán hàng và xây dựng kế hoạch hành động hiệu quả cho công ty.
Do tỷ lệ nhân lực bán hàng nghỉ việc hàng năm cao, công ty luôn đối mặt với tình trạng thiếu hụt nhân lực bán hàng, dẫn đến cung không đủ đáp ứng cầu.
Bảng 2.9 Số lượng nhân lực bán hàng nghỉ việc qua các năm ĐVT: Người
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự và phòng kinh doanh đã phối hợp để tuyển dụng nhân lực bán hàng từ nguồn bên ngoài nhằm cân đối cung cầu Mặc dù công ty đã dự báo được tình hình nhân lực bán hàng, nhưng việc dự báo này còn mang tính thủ công, thiếu chính xác và không có kế hoạch dài hạn Giải pháp hiện tại vẫn chưa đủ linh hoạt để ứng phó kịp thời với nhu cầu bổ sung nhân lực bán hàng gấp, dẫn đến tình trạng thiếu hụt tạm thời trong đội ngũ nhân viên bán hàng.
2.3.3 Thực trạng tuyển dụng nhân lực bán hàng a, Tuyển mộ nhân lực bán hàng
Việc tuyển mộ nhân lực bán hàng đang được công ty thực hiện như sau:
(1) Xây dựng phương thức tuyển mộ
Phòng hành chính nhân sự xác định số lượng nhân lực bán hàng cần tuyển mộ thông qua dự báo cung cầu nhân lực bán hàng.
Bảng 2.10 Số lượng nhân lực bán hàng cần tuyển qua các năm ĐVT: Người
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn bắt đầu từ việc phân tích công việc, tiếp theo là mô tả công việc và cuối cùng là xác định rõ trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc theo bản mô tả đã nêu.
Về nguồn tuyển mộ, công ty sử dụng nguồn duy nhất là nguồn nhân lực bán hàng bên ngoài công ty.
(2) Tìm kiếm người xin việc
Phòng hành chính nhân sự sử dụng các phương thức sau để tìm kiếm người xin việc:
- Quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng, các website về tuyển dụng, trong đó có các website như vieclam.24h.com.vn, timviecnhanh.com, vietnamworks.vn.
- Thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong công ty.
- Các nguồn khác: thông qua các buổi tổ chức những sự kiện về công ty, các sản phẩm của công ty mà khách hàng đã sử dụng…
Bảng 2.11 Số lượng ứng viên từ các nguồn qua các năm
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Theo bảng thống kê, nguồn tuyển mộ ứng viên chủ yếu của công ty đến từ các website tuyển dụng, trong đó vieclam.24h.com.vn chiếm khoảng 37% tổng số nguồn Nguồn giới thiệu ứng viên chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ, với 13,7% năm 2012 và 11,5% năm 2014 Đặc biệt, kênh tuyển dụng qua website của công ty piaggio.xuancau.com.vn có tỷ lệ rất thấp, dưới 13,7%, cho thấy việc quảng bá thương hiệu công ty còn hạn chế, ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng và làm tăng chi phí khi tìm kiếm ứng viên từ các nguồn khác.
(3) Đánh giá quá trình tuyển mộ
Phòng hành chính nhân sự, do trưởng phòng lãnh đạo, chưa tiến hành đánh giá hiệu quả quá trình tuyển dụng Điều này khiến công ty không thể xác định hiệu quả của các quảng cáo tuyển dụng, độ tin cậy của thông tin thu thập để xét tuyển, cũng như chi phí tài chính cho toàn bộ quy trình tuyển dụng Hệ quả là nguồn lực của công ty bị lãng phí.
Công ty đang triển khai kế hoạch và chiến lược tuyển mộ nhân lực bán hàng, nhưng chưa thực hiện đánh giá hiệu quả của quá trình này, cho thấy sự thiếu chú trọng vào công tác tuyển dụng Hiện tại, công ty chỉ sử dụng một số kênh truyền thống như website tuyển dụng và phương tiện truyền thông để tìm kiếm ứng viên Trong bối cảnh cạnh tranh về nguồn nhân lực hiện nay, công ty cần mở rộng các kênh tìm kiếm ứng viên, bao gồm việc cử người đến các cơ sở đào tạo, trường đại học, và trung tâm giới thiệu việc làm để nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
Quá trình tuyển chọn nhân lực bán hàng đang được công ty thực hiện như sau:
(1) Bước 1: Sàng lọc qua đơn xin việc qua email
Đánh giá quản lý nhân lực bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu
2.4.1 Đánh giá theo tiêu chí
Về tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu chung
Bảng 2.25 Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu năm 2012-2014
Theo bảng 2.27, tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu của Piaggio Việt Nam trong năm 2012 chỉ đạt 93,1% so với kế hoạch Năm 2013, tỷ lệ này giảm xuống còn 88,9% Tuy nhiên, đến năm 2014, tỷ lệ hoàn thành đã tăng lên 102,7%, một phần nhờ vào việc ra mắt hai dòng xe mới Nhân lực bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, nhưng việc quản lý nhân lực bán hàng tại công ty vẫn còn nhiều yếu điểm, góp phần vào việc tỷ lệ hoàn thành chưa đạt kỳ vọng.
Về số lượng khách hàng mới
Bảng 2.26 Số lượng khách hàng mới năm 2012-2014
Theo bảng 2.26, năm 2012, công ty ghi nhận 3441 khách hàng mới, đạt 94,7% kế hoạch Tuy nhiên, năm 2013, số lượng này giảm xuống còn 3214, tương đương 86,4% kế hoạch, cho thấy sự sụt giảm đáng kể Đến năm 2014, nhờ vào việc ra mắt hai dòng xe mới, số lượng khách hàng mới tăng lên 3586, đạt 95,8% so với kế hoạch.
Năm 2013, công ty gặp khó khăn do chất lượng dịch vụ bán hàng yếu kém và nhân lực bán hàng chưa chuyên nghiệp Kiến thức và kỹ năng của đội ngũ bán hàng không đáp ứng được mong đợi của khách hàng, dẫn đến việc giảm uy tín và thương hiệu trên thị trường Để cải thiện tình hình, công ty cần hoàn thiện quản lý nhân lực bán hàng nhằm thu hút thêm khách hàng mới.
Về thị phần của các nhà phân phối
Bảng 2.27 Thị phần của các nhà phân phối piaggio tại
Mùa Xuân 1745 18,2 1640 16,1 2114 16,9 Đại lý khác 632 6,6 774 7,6 913 7,3
Thị phần của các nhà phân phối xe Piaggio tại Việt Nam đã có sự biến động rõ rệt qua các năm Xuân Cầu, từng dẫn đầu thị trường với 30,3% vào năm 2012, đã tụt xuống vị trí thứ hai vào năm 2013 và 2014, nhường chỗ cho TOPCOM, nhà phân phối có sự bứt phá mạnh mẽ từ 27,3% năm 2012 lên 32,9% vào năm 2014 Các nhà phân phối khác như Quốc Cường và Mùa Xuân chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ và không có ảnh hưởng lớn đến thị trường Sự suy giảm thị phần của Xuân Cầu phần nào do hạn chế trong quản lý nhân lực bán hàng, điều này đòi hỏi công ty cần có những cải tiến kịp thời và chính sách phù hợp để khôi phục vị thế của mình.
Tóm lại, ba tiêu chí quan trọng bao gồm tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, số lượng khách hàng mới và thị phần của các nhà phân phối đã chỉ ra những hạn chế trong quản lý nhân lực bán hàng tại công ty, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh Kết quả điều tra và phân tích về quản lý nhân lực bán hàng đã làm nổi bật những điểm yếu này.
2.4.2 Điểm mạnh về quản lý nhân lực bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu
Công ty đã áp dụng một cách tiếp cận hiệu quả trong quản lý nhân lực, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân lực bán hàng, cho thấy sự đầu tư và cam kết mạnh mẽ vào việc phát triển đội ngũ nhân viên.
Phòng hành chính nhân sự đã thực hiện phân tích công việc một cách chi tiết, cung cấp bản mô tả công việc rõ ràng cho nhân lực bán hàng Các phương pháp phân tích được kết hợp hiệu quả nhằm tối ưu hóa việc thu thập thông tin, từ đó nâng cao hiệu suất công việc bán hàng.
Lập kế hoạch nhân lực bán hàng cần xác định nguồn cung từ bên ngoài, giúp phòng hành chính nhân sự chủ động cân đối cung cầu Dựa trên dự báo về cung cầu nhân lực bán hàng, phòng hành chính nhân sự có thể đề xuất giải pháp hiệu quả để đảm bảo sự cân bằng.
Công ty đang triển khai kế hoạch và chiến lược rõ ràng trong việc tuyển dụng nhân lực bán hàng Số lượng nhân lực bán hàng được tuyển dụng ngày càng tăng qua các năm, đồng thời chất lượng ứng viên cũng được cải thiện, với tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng ngày càng cao.
Chương trình định hướng nhân lực bán hàng cung cấp cái nhìn tổng quát về công việc tại công ty, giúp nhân viên hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình.
Các buổi đào tạo và phát triển được tổ chức bởi cán bộ phòng kinh doanh và phòng hành chính nhân sự, giúp công ty tiết kiệm chi phí đào tạo Đặc biệt, các buổi đào tạo diễn ra sau giờ làm việc, đảm bảo sự tham gia đầy đủ của tất cả nhân viên.
Công ty đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) đối với nhân lực bán hàng Để đảm bảo hiệu quả, công ty đã xây dựng một số tiêu chí đánh giá phù hợp với thực tiễn công việc của đội ngũ bán hàng.
Công ty rất chú trọng đến thù lao cho nhân lực bán hàng, với các phúc lợi được thực hiện đầy đủ Mức lương doanh số cao hơn so với các công ty trong ngành là yếu tố quan trọng giúp nhân viên bán hàng nỗ lực hoàn thành chỉ tiêu.
2.4.3 Điểm yếu về quản lý nhân lực tại Công ty TNHH Xuân Cầu
Bên cạnh những ưu điểm, việc quản lý nhân lực bán hàng tại công ty còn tồn tại một số điểm yếu sau:
Trong quá trình phân tích công việc, phòng hành chính nhân sự cần tăng cường giám sát và kiểm tra các hoạt động để kịp thời phát hiện và khắc phục sai phạm Ngoài ra, bản mô tả công việc cần làm rõ vai trò, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí giám sát bán hàng so với nhân viên bán hàng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong công việc.
Lập kế hoạch nhân lực bán hàng là một quá trình quan trọng, tuy nhiên, việc dự báo nhu cầu nhân lực của phòng hành chính nhân sự thường gặp khó khăn do không thể tính toán đầy đủ các yếu tố tác động như môi trường kinh doanh, thị trường lao động và biến động kinh tế.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÂN LỰC BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUÂN CẦU
Phương hướng hoàn thiện quản lý nhân lực bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu đến năm 2020
ty TNHH Xuân Cầu đến năm 2020
3.1.1 Chiến lược phát triển của công ty đến năm 2020
Công ty TNHH Xuân Cầu, nhà phân phối chính thức đầu tiên của xe Piaggio tại Việt Nam, đặt ra chiến lược phát triển đến năm 2020 với mục tiêu duy trì và củng cố vị thế tại các thị trường Hà Nội, Quảng Ninh và Hồ Chí Minh Công ty phấn đấu chiếm 80% thị phần tại Hà Nội vào năm 2020 và mở rộng sang khu vực Trung Bộ, đặc biệt là Đà Nẵng, với kế hoạch xây dựng 03 showroom tại đây.
Nâng cao thương hiệu và uy tín của công ty Xuân Cầu trong mắt khách hàng thông qua dịch vụ chuyên nghiệp và chất lượng sản phẩm Công ty áp dụng công nghệ tiên tiến để cải thiện hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận Việc đồng bộ hóa phần mềm bán hàng vào hoạt động hàng ngày giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh và quản lý cho ban giám đốc.
Chúng tôi thiết lập mối liên kết chặt chẽ với Piaggio Việt Nam để tối ưu hóa hiệu quả phân phối xe máy đến tay người tiêu dùng Bằng cách thường xuyên đề xuất các chương trình hỗ trợ kinh doanh, chúng tôi triển khai đồng bộ các hoạt động quảng cáo và marketing, từ đó thúc đẩy thương hiệu Piaggio và nâng cao uy tín công ty trong mắt khách hàng.
Liên kết với các doanh nghiệp phân phối sản phẩm của Piaggio Việt Nam nhằm tạo ra sự đồng thuận trên thị trường, góp phần hạn chế cạnh tranh không lành mạnh và giảm thiểu thiệt hại cho tất cả các doanh nghiệp phân phối.
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện quản lý nhân lực bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu đến năm 2020
Tiếp tục phát huy những lợi thế trong quản lý nhân lực bán hàng tại công ty, đồng thời khắc phục các điểm yếu để nâng cao hiệu quả quản lý Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của hoạt động kinh doanh.
Dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh, công ty đã xây dựng chiến lược quản lý nhân lực bán hàng nhằm đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cho các nhiệm vụ kinh doanh Công ty cũng đã lên kế hoạch tuyển dụng bổ sung cho các đơn vị còn thiếu nhân sự Đồng thời, tổ chức đào tạo ban đầu, đào tạo lại và cử nhân viên tham gia các khóa học để nâng cao chuyên môn và kỹ năng quản lý, từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Tiếp tục nâng cao tính công bằng và tinh thần đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau giữa các cá nhân trong công ty, đồng thời khuyến khích ý thức trách nhiệm và tinh thần làm chủ của người lao động.
Xây dựng đội ngũ lao động có tinh thần trách nhiệm là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng lao động Đổi mới tư duy trong kinh doanh là cần thiết, và điều này có thể đạt được thông qua việc đẩy mạnh công tác đào tạo Việc này sẽ tạo ra những chuyển biến tích cực về chất lượng trong đội ngũ lao động.
Công ty sẽ tiếp tục chú trọng đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên bán hàng, nhằm hoàn thành mục tiêu thu nhập Đồng thời, cần nghiên cứu và cải tiến chế độ phân phối lương, thưởng để tạo động lực nâng cao năng suất lao động, kết nối lợi ích với trách nhiệm và hiệu quả kinh doanh Điều này giúp hạn chế điều tiết nội bộ và bình quân chủ nghĩa, phấn đấu tăng thu nhập cho người lao động, từ đó ổn định cuộc sống gia đình và tạo sự yên tâm trong công việc.
Cải thiện công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực bán hàng là rất cần thiết Cần tạo sự thống nhất và đồng bộ giữa các showroom và các phòng chức năng để thuận lợi trong việc điều hành kinh doanh, đồng thời chấm dứt tình trạng chồng chéo trong giải quyết công việc.
Giải pháp hoàn thiện quản lý nhân lực bán hàng tại Công ty TNHH Xuân Cầu đến năm 2020
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện phân tích công việc
Trong quá trình thu thập thông tin, phòng hành chính nhân sự chưa thực hiện giám sát và kiểm tra các hoạt động, dẫn đến việc không phát hiện kịp thời những sai phạm cần điều chỉnh Thêm vào đó, bản mô tả công việc chưa làm rõ vai trò, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí giám sát bán hàng so với nhân viên bán hàng.
Giải pháp nhằm tăng cường giám sát và kiểm tra của phòng hành chính nhân sự đối với việc thu thập thông tin phân tích công việc Cần chi tiết hóa bản mô tả công việc để làm nổi bật vai trò, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí giám sát bán hàng so với nhân viên bán hàng.
Trong quá trình thu thập thông tin, phòng hành chính nhân sự cần giám sát và kiểm tra các hoạt động để phát hiện sai phạm kịp thời Để thực hiện nhiệm vụ này, phòng cần cắt cử nhân viên phù hợp Các thông tin thu thập phải được đối chiếu với thực tế nhằm đánh giá độ chính xác Hơn nữa, trưởng phòng hành chính nhân sự cần phối hợp chặt chẽ với giám sát bán hàng và phòng kinh doanh để đảm bảo quá trình thu thập và phân tích thông tin diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty.
Bản mô tả công việc của giám sát bán hàng cần làm nổi bật vai trò và trách nhiệm của họ so với nhân viên bán hàng Cụ thể, cần bổ sung các nội dung như: quản lý và đào tạo đội ngũ nhân viên, thiết lập mục tiêu doanh số, theo dõi hiệu suất bán hàng, phân tích thị trường và xu hướng tiêu dùng, cùng với việc phát triển chiến lược bán hàng hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động hàng ngày của cửa hàng, chịu trách nhiệm về tài sản, trang thiết bị, sản phẩm trong cửa hàng
- Phân công lịch làm việc hàng ngày và gửi cho Quản lý bán hàng để theo dõi.
- Chịu trách nhiệm về doanh số của cửa hàng, đôn đốc, hỗ trợ nhân viên bán hàng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình
- Hoàn thiện đầy đủ và kịp thời giấy tờ, văn bản về văn phòng công ty.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện lập kế hoạch nhân lực bán hàng
Giải pháp dự báo cầu nhân lực bán hàng của phòng hành chính nhân sự còn đơn giản, không tính hết các yếu tố như môi trường kinh doanh, thị trường lao động và biến động kinh tế, dẫn đến độ chính xác thấp Hơn nữa, việc thiếu dự báo cầu nhân lực dài hạn khiến phòng hành chính nhân sự không chuẩn bị kịp thời cho những biến động lớn về nhân lực bán hàng.
Giải pháp nhằm nâng cao độ chính xác trong dự báo nhu cầu nhân lực bán hàng, đồng thời cung cấp những dự báo dài hạn về nhu cầu này.
Phòng hành chính nhân sự cần áp dụng phương pháp dự báo cầu nhân lực bán hàng một cách toàn diện, xem xét các yếu tố như môi trường kinh doanh, thị trường lao động và biến động kinh tế Phương pháp dự báo đơn vị có thể được sử dụng, trong đó các giám sát bán hàng thu thập nhu cầu nhân lực của showroom mỗi hai tháng Dựa trên dữ liệu này, phòng hành chính nhân sự sẽ tổng hợp và phân tích tình hình kinh doanh hiện tại, so sánh với biến động nhân lực của năm trước để xây dựng kế hoạch hành động phù hợp.
Phòng hành chính nhân sự cần thực hiện dự báo cầu nhân lực dài hạn để sẵn sàng ứng phó với biến động lớn trong lực lượng bán hàng Phân tích toàn cảnh là phương pháp hiệu quả nhất, giúp đánh giá các yếu tố tương tác như biến động kinh tế, sự xuất hiện của đối thủ mới và thay đổi công nghệ Phân tích này mang lại lợi thế trong việc nhanh chóng xây dựng các kế hoạch phù hợp khi phương án đã chọn không khả thi.
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện tuyển dụng nhân lực bán hàng
Công ty chưa đánh giá hiệu quả tuyển dụng, cho thấy sự thiếu chú trọng đến nhân lực bán hàng Việc tìm kiếm ứng viên chủ yếu dựa vào các kênh truyền thống, dẫn đến tỷ lệ nhân lực bán hàng thử việc xin nghỉ cao Chính sách cho nhân lực thử việc và quy trình tuyển chọn chưa đầy đủ, thiếu trắc nghiệm đánh giá năng lực và thẩm tra thông tin, gây ra sự chủ quan trong quyết định tuyển chọn Hệ quả là tuyển nhầm ứng viên kém, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và tình trạng nghỉ việc.
Mục tiêu của giải pháp là đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng, mở rộng các kênh tìm kiếm ứng viên và khắc phục những hạn chế trong quá trình lựa chọn nhân sự.
Sau khi hoàn tất quá trình tuyển dụng, phòng hành chính nhân sự cần đánh giá hiệu quả tuyển dụng bằng cách phân tích kết quả từ các quảng cáo, độ tin cậy của thông tin ứng viên và chi phí tổng thể của quá trình Việc này giúp tối ưu hóa nguồn lực và tránh lãng phí cho công ty.
Công ty nên mở rộng kênh tìm kiếm ứng viên bằng cách tuyển dụng từ các trường đại học và cao đẳng, vì sinh viên mới ra trường thường tràn đầy nhiệt huyết và năng động Trong quy trình tuyển chọn, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện các trắc nghiệm để đánh giá năng lực và kỹ năng của ứng viên, đồng thời thẩm tra thông tin thu thập được Điều này giúp tránh chủ quan trong quyết định tuyển dụng, giảm thiểu nguy cơ chọn nhầm ứng viên kém năng lực, từ đó hạn chế tình trạng nghỉ việc giữa chừng và đảm bảo hiệu quả công việc.
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện bố trí nhân lực bán hàng
Chương trình định hướng cho nhân lực bán hàng mới của công ty còn thiếu sót, không bao gồm các nội dung quan trọng như giới thiệu công ty, mục tiêu, chiến lược, cơ cấu tổ chức và các giá trị cốt lõi Điều này dẫn đến việc nhân viên mới không hiểu rõ mục tiêu của công ty và vai trò của họ, từ đó không thể phát huy tối đa năng lực Tình trạng này góp phần vào tỷ lệ nghỉ việc cao trong giai đoạn thử việc Hơn nữa, số lượng nhân viên bán hàng được thăng chức lên vị trí giám sát ngày càng giảm, cho thấy chính sách phát triển nhân lực bán hàng chưa hiệu quả và không tạo động lực cho họ phấn đấu.
Giải pháp nhằm hoàn thiện chương trình định hướng của công ty và cải thiện chính sách khuyến khích nhân lực bán hàng để họ phấn đấu đạt được vị trí cao hơn.
Trong chương trình định hướng cho nhân lực bán hàng mới, phòng hành chính nhân sự và phòng kinh doanh cần cung cấp thông tin quan trọng về công ty, bao gồm giới thiệu về công ty, mục tiêu, chiến lược, cơ cấu tổ chức và các giá trị cốt lõi Việc này giúp nhân lực bán hàng mới hiểu rõ mục tiêu của công ty và vai trò của họ, từ đó phát huy tối đa năng lực để đóng góp cho công ty Để tạo động lực cho nhân viên phấn đấu lên vị trí cao hơn và gắn bó lâu dài, cần có đãi ngộ xứng đáng cho những nhân sự có năng lực và thành tích tốt.
Bản mô tả công việc vị trí nhân viên bán hàng
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Công ty đã xây dựng một bản mô tả công việc cho nhân lực bán hàng khá chi tiết và đầy đủ, kết hợp các phương pháp nhằm tối ưu hóa việc thu thập thông tin phân tích Kết quả khảo sát cho thấy bản mô tả này đạt điểm trung bình 4.5, cho thấy nó cung cấp thông tin cần thiết và được đánh giá cao bởi nhân lực bán hàng Tuy nhiên, trong quá trình thu thập thông tin, phòng Tổ chức hành chính vẫn chưa hoàn thiện một số khía cạnh.
Chức danh công việc: Nhân viên bán hàng
Báo cáo với: Giám sát bán hàng, Quản lý bán hàng.
- Tư vấn, giới thiệu sản phẩm của Công ty tới khách hàng và bán hàng tại Showroom.
- Duy trì hình ảnh Showroom theo các tiêu chuẩn về trưng bày sản phẩm.
- Triển khai các hoạt động bán hàng và marketing nhằm đạt chỉ tiêu doanh số hàng tháng.
- Tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với khách hàng thông qua các kênh thông tin.
- Quản lý và chăm sóc khách hàng tiềm năng và khách hàng đã mua xe. Điều kiện làm việc:
- Được cung cấp đồ dùng, văn phòng phẩm cần thiết để thực hiện công việc, được cung cấp đồng phục, bảng tên, cardvisit.
Yêu cầu của công việc:
- Nam/nữ, tuổi từ 20-28, tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Thương mại, Marketing, QTKD
- Có kinh nghiệm bán hàng tại các Showroom Cao cấp tối thiểu 01 năm trở lên.
- Giao tiếp tốt, không nói ngọng, nói lắp.
- Hình thức ưa nhìn.Chiều cao: Nam > 1.65m, Nữ cao 1.58m trở lên.
- Có kiến thức, am hiểu về xe máy Vespa, Liberty, LX
- Có sức khỏe, năng động, nhiệt tình trong công việc.
Vị trí giám sát bán hàng cần được mô tả rõ ràng hơn để nhấn mạnh vai trò, trách nhiệm và yêu cầu so với nhân viên bán hàng, nhằm tạo lập mối quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng và phát triển kinh doanh hiệu quả Hiện tại, việc giám sát và kiểm tra hoạt động bán hàng chưa đủ chặt chẽ để phát hiện kịp thời các sai phạm, điều này được chứng minh qua kết quả điều tra 45 nhân lực bán hàng, với điểm trung bình chỉ đạt 3/5.
Bảng 2.7 Kết quả điều tra nhân lực bán hàng về phân tích công việc
Nội dung Tiêu chí Số điểm trung bình
1 Bản mô tả công việc đầy đủ thông tin cần thiết về công việc 4.5
2 Bản mô tả công việc chi tiết và cụ thể 4.5
3 Bản mô tả công việc nêu bật được vai trò, trách nhiệm, yêu cầu của vị trí giám sát bán hàng so với vị trí nhân viên bán hàng.
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra toàn bộ nhân lực bán hàng 2.3.2 Thực trạng lập kế hoạch nhân lực bán hàng a, Xác định cầu nhân lực bán hàng
Phòng Hành chính nhân sự áp dụng phương pháp phác họa hiện trạng để dự báo nhu cầu ngắn hạn về nhân lực bán hàng, với giả định rằng nguồn lực hiện tại của công ty là hoàn hảo cho nhu cầu tương lai gần Nhu cầu duy nhất là thay thế những nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển nội bộ Dưới đây là bảng số liệu dự báo số lượng nhân lực bán hàng nghỉ việc qua các năm.
Bảng 2.8 Dự báo số lượng nhân lực bán hàng nghỉ qua các năm ĐVT: người
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng Tổng
Dự báo số lượng nghỉ 2013 5 9 14
Dự báo số lượng nghỉ 2014 4 7 11
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Dự báo của phòng hành chính nhân sự hiện tại còn đơn giản, không tính toán đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng như môi trường kinh doanh, thị trường lao động và biến động kinh tế, dẫn đến độ chính xác thấp Hơn nữa, việc thiếu dự báo cầu nhân lực dài hạn khiến phòng hành chính nhân sự không có phương án kịp thời ứng phó với những biến động lớn trong lực lượng nhân viên bán hàng.
Phòng hành chính nhân sự tiến hành so sánh năng lực của nhân viên tại các bộ phận với các tiêu chí trong bản mô tả công việc của nhân lực bán hàng đã được nêu trước đó.
Phòng hành chính nhân sự đã xác định rằng do đặc thù công việc bán hàng, nguồn nhân lực cho bộ phận này phải hoàn toàn từ bên ngoài công ty Nhân viên ở các bộ phận khác như văn phòng, kế toán, lễ tân, hay nhân viên xưởng không thể đảm nhận tốt vai trò bán hàng, và nếu họ chuyển sang vị trí này sẽ gây khuyết thiếu ở các vị trí hiện tại Điều này giúp phòng hành chính nhân sự chủ động trong việc cân đối cung cầu nhân lực bán hàng và xây dựng kế hoạch hành động hiệu quả cho công ty.
Do tình trạng nghỉ việc hàng năm của nhân lực bán hàng, công ty luôn đối mặt với tình trạng cung nhân lực bán hàng không đủ để đáp ứng nhu cầu.
Bảng 2.9 Số lượng nhân lực bán hàng nghỉ việc qua các năm ĐVT: Người
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự và phòng kinh doanh đã đề xuất giải pháp tuyển dụng từ nguồn bên ngoài để cân đối cung cầu nhân lực bán hàng Mặc dù công ty đã dự báo được nhu cầu nhân lực, nhưng phương pháp dự báo vẫn thủ công, thiếu chính xác và không đáp ứng được yêu cầu dài hạn Giải pháp hiện tại đơn giản, dẫn đến khó khăn trong việc bổ sung kịp thời nhân lực bán hàng khi cần thiết, gây ra tình trạng thiếu hụt tạm thời.
2.3.3 Thực trạng tuyển dụng nhân lực bán hàng a, Tuyển mộ nhân lực bán hàng
Việc tuyển mộ nhân lực bán hàng đang được công ty thực hiện như sau:
(1) Xây dựng phương thức tuyển mộ
Phòng hành chính nhân sự xác định số lượng nhân lực bán hàng cần tuyển mộ thông qua dự báo cung cầu nhân lực bán hàng.
Bảng 2.10 Số lượng nhân lực bán hàng cần tuyển qua các năm ĐVT: Người
Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn bao gồm phân tích công việc, mô tả công việc và xác định trình độ chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc theo bản mô tả đã nêu.
Về nguồn tuyển mộ, công ty sử dụng nguồn duy nhất là nguồn nhân lực bán hàng bên ngoài công ty.
(2) Tìm kiếm người xin việc
Phòng hành chính nhân sự sử dụng các phương thức sau để tìm kiếm người xin việc:
- Quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng, các website về tuyển dụng, trong đó có các website như vieclam.24h.com.vn, timviecnhanh.com, vietnamworks.vn.
- Thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong công ty.
- Các nguồn khác: thông qua các buổi tổ chức những sự kiện về công ty, các sản phẩm của công ty mà khách hàng đã sử dụng…
Bảng 2.11 Số lượng ứng viên từ các nguồn qua các năm
Nguồn: phòng Hành chính nhân sự
Theo bảng thống kê, nguồn tuyển dụng ứng viên chủ yếu của công ty đến từ các website tuyển dụng, trong đó website vieclam.24h.com.vn chiếm khoảng 37% tổng số nguồn Ngược lại, nguồn giới thiệu chỉ chiếm 13,7% vào năm 2012 và 11,5% vào năm 2014 Đáng chú ý, kênh tuyển dụng qua website công ty piaggio.xuancau.com.vn có tỷ lệ rất thấp, dưới 13,7%, cho thấy việc quảng bá thương hiệu công ty chưa hiệu quả, ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng và làm tăng chi phí tìm kiếm ứng viên từ các nguồn khác.
(3) Đánh giá quá trình tuyển mộ
Phòng hành chính nhân sự chưa đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng, dẫn đến việc không xác định được tác động của quảng cáo tuyển dụng, độ tin cậy của thông tin xét tuyển và chi phí tài chính cho toàn bộ quá trình Điều này gây lãng phí nguồn lực của công ty.
Công ty đang triển khai kế hoạch và chiến lược tuyển mộ nhân lực bán hàng, nhưng chưa thực hiện đánh giá hiệu quả của quá trình này, cho thấy sự thiếu chú trọng đến công tác tuyển dụng Hiện tại, công ty chỉ sử dụng một số kênh truyền thống như website tuyển dụng và phương tiện truyền thông để tìm kiếm ứng viên Trong bối cảnh cạnh tranh nguồn nhân lực ngày càng cao, công ty cần mở rộng kênh tìm kiếm ứng viên bằng cách cử nhân viên tuyển dụng đến các cơ sở đào tạo, trường đại học và trung tâm giới thiệu việc làm.
Quá trình tuyển chọn nhân lực bán hàng đang được công ty thực hiện như sau:
(1) Bước 1: Sàng lọc qua đơn xin việc qua email
Công ty chủ yếu tìm kiếm ứng viên qua các website tuyển dụng trực tuyến, dẫn đến việc nhiều hồ sơ được gửi qua email Phòng hành chính nhân sự sẽ đánh giá sơ bộ các hồ sơ này và liên hệ phỏng vấn với những ứng viên phù hợp Địa điểm phỏng vấn tại trụ sở công ty ở Hà Nội, còn tại Quảng Ninh và TP Hồ Chí Minh sẽ diễn ra tại showroom của từng khu vực Cán bộ phỏng vấn sẽ trực tiếp đến địa bàn để thực hiện tuyển chọn.
(2) Bước 2: Phỏng vấn tuyển chọn
Phòng hành chính nhân sự và phòng kinh doanh phối hợp để phỏng vấn ứng viên tại ba khu vực khác nhau Trong quá trình này, cán bộ quản lý bán hàng cùng với trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ là hai người thực hiện phỏng vấn trực tiếp.
(3) Bước 3: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Các ứng viên đáp ứng tiêu chí ở bước 2 sẽ được mời phỏng vấn ở bước tiếp theo Cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện bởi Trưởng phòng kinh doanh và Trưởng ban kiểm soát.