ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TIẾNG VANG VIỆT NAM
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam, được thành lập vào ngày 22 tháng 10 năm 2001 và đã trải qua 12 lần thay đổi đăng ký, chuyên nhập khẩu và phân phối hàng hóa nước ngoài tại thị trường nội địa Trong gần 10 năm hoạt động, công ty đã mở rộng kinh doanh nhiều mặt hàng, chủ yếu tập trung vào thiết bị điện tử, điện lạnh, bánh kẹo ăn kiêng, đường ăn kiêng và dầu oliu, với sản phẩm điện tử và điện lạnh là thế mạnh nổi bật.
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam sở hữu đội ngũ nhân viên kỹ thuật đông đảo và giàu kinh nghiệm, đáp ứng tốt nhu cầu kinh doanh các thiết bị điện tử và điện lạnh.
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam khởi đầu hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị điện tử và điện lạnh khi thị trường mới bắt đầu phát triển Nhờ vào sự phát triển này, công ty đã xây dựng được mối quan hệ lâu dài với nhiều khách hàng, từ đó tạo dựng được uy tín vững chắc trong ngành.
Ngành thiết bị điện tử và điện lạnh có sự đa dạng lớn về chủng loại, do đó, để đáp ứng nhu cầu khách hàng, công ty cần thường xuyên cập nhật các sản phẩm mới Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra nhiều thách thức cho công tác kế toán khi mà các mã hàng liên tục thay đổi.
* Lĩnh vực kinh doanh chính:
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam là nhà phân phối chuyên nghiệp điều hòa, máy lạnh, quạt thông gió …
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam cũng là một nhà cung cấp dịch vụ, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, triển khai các dự án điện, điện lạnh.
Ngoài ra công ty còn tổ chức lắp ráp, mua bán, cung cấp vật tư, thiết bị điện tử tin học, phần mềm ứng dụng…
* Các mặt hàng, sản phẩm chính công ty đang kinh doanh:
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế, thi công, bảo hành và bảo trì với chất lượng đảm bảo cho các hệ thống cơ điện, điều hòa, thông gió, máy lạnh công nghiệp, và hệ thống điều hòa trung tâm thông minh Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì và sửa chữa chuyên nghiệp.
- Kinh doanh các loại máy tính văn phòng và các linh kiện điện tử.
Hệ thống làm sạch: máy đánh bóng sàn, máy hút bụi, máy chà sàn, máy sấy thảm…
Nhạc cụ: đàn organ, đàn piano các loại…
Máy bơm công nghiệp dân dụng và máy bơm công nghiệp Sealand, Ebara…
Thiết bị trường học: động cơ điện – máy phát điện, vôn kế xoay chiều,ampe kế xoay chiều, bộ thí nghiệm chế tạo nam châm vĩnh cửu…
Thiết bị ngân hàng: máy đếm tiền, máy soi tiền, máy đóng chứng từ Thiết bị an ninh: camera, báo động – chống trộm.
Thiết bị siêu thị bao gồm máy tính tiền, máy in hóa đơn và máy in tem mã vạch, hỗ trợ quản lý và giao dịch hiệu quả Các mặt hàng trong siêu thị rất đa dạng, từ hàng gia dụng điện lạnh, điện tử, đến lương thực thực phẩm, hóa mỹ phẩm và đồ uống các loại, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
Thực hiện nghiêm túc các quy định, quy chế kinh tế do nhà nước quy định và ban hành.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hành chính của chính quyền địa phương Đồng thời, việc thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên thiên nhiên và môi trường cũng là yếu tố quan trọng Cuối cùng, doanh nghiệp phải kinh doanh đúng theo ngành nghề đã đăng ký và lựa chọn, nhằm nâng cao tính hợp pháp và bền vững trong hoạt động.
Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với khả năng của công ty.
Hoạt động kinh doanh của công ty phải đem lại lợi nhuận cao, đem lại mức sống cao cho người lao động trong công ty.
Thực hiện đầy đủ, nghiêm chỉnh chế độ về chính sách tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với người lao động.
Công ty cam kết tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật Nhà nước và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ như đóng thuế và tham gia các hoạt động được khuyến khích Hàng quý và hàng năm, công ty có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chấp hành các nguyên tắc quản lý của Nhà nước.
Bảng 1.1: Danh mục sản phẩm của Công ty
Chỉ tiêu STT Tên sản phẩm
1 Điều hòa Daikin 900BTU 1 chiều FTE25LV1V
2 Điều hòa Daikin 12000BTU 1 chiều BTE35LV1
4 Điều hòa Daikin 9000BTU 1 chiều FTE25LV1V
5 Điều hòa nhiệt độ Misubishi SRK09CM/SRC09CM
6 Điều hòa nhiệt độ Misubishi SRK13CLV/SRC13CLV
1 Tủ lạnh Sharp SJ-P405G-SL-400-lít
2 Tủ lạnh SBS-SAMSUNG-RSA1WTSL1XSV
3 Tủ lạnh SHARP-SJ-BW30DV-BK-290- lít
4 Tủ lạnh-HITACHI-R-VG540PGV3-450-lít
5 Tủ lạnh -SHARP-SJ16VF2BS-165L
1 May giat SANYO-9KG-ASW-D90VT
2 May giat SAMSUNG-10KG-WA10F5S5QWA
3 May giat long ngang LG-WD-12600
4 May giat AQUA-AQW-U105ZT
IV Tủ đông, tủ mát
2 Tu Mat SieuThi Sanaky VH-20HP
3 Tu-Dong-Inox Sanaky VH-1099W
VI Các sản phẩm tin học
Máy tính, thiết bị, phụ kiện tin học của các hang Lenovo, Asus, Toshiba, Dell,…
Các thiết bị điện tử và điện lạnh có đặc điểm là sản phẩm công nghệ cao, dễ bị lỗi thời nếu vòng quay hàng tồn kho thấp và cần được bảo quản ở nơi khô ráo Công ty cam kết thực hiện chế độ bảo hành từ 12 đến 24 tháng cho hầu hết các sản phẩm bán ra Do đó, các quy trình kiểm tra kỹ thuật và bảo quản phải tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt đối với sản phẩm điện tử và điện lạnh.
* Dịch vụ tư vấn và phát triển phần mềm:
- Tư vấn đầu tư xây dựng, thi công xây dựng, lắp đặt các công trình bưu chính viễn thông( không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình)
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư xây dựng và thi công xây dựng chuyên nghiệp, bao gồm lắp đặt các hệ thống điều khiển tự động và tự động hóa Lưu ý rằng dịch vụ thiết kế công trình không nằm trong phạm vi hoạt động của chúng tôi.
1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Công ty chủ yếu hoạt động trên thị trường nội địa, chuyên cung cấp các sản phẩm thiết bị điện tử và điện lạnh, cùng với các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ công nghệ thông tin.
Công ty chúng tôi cung cấp sản phẩm kinh doanh chủ yếu tại các tỉnh phía Bắc, với đội ngũ kinh doanh năng động thường xuyên đến từng địa phương để phân phối sản phẩm.
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam chuyên cung cấp thiết bị, phụ kiện máy tính và dịch vụ công nghệ phần mềm, phục vụ hai đối tượng khách hàng chính: cá nhân và doanh nghiệp Nhờ nắm bắt nhu cầu thị trường và duy trì uy tín, doanh thu của công ty luôn ổn định và tăng trưởng Ưu thế cạnh tranh của công ty nằm ở việc cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý, cam kết phục vụ tận tay người tiêu dùng.
Công ty cần nâng cao hiệu quả quản lý và hạch toán hàng hóa, bao gồm quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa.
Một số khách hàng lớn của Công ty:
Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh
Công ty Cổ phần Việt Long
Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh
Một số nhà cung cấp chính của Công ty:
Công ty Samsung Việt Nam
Công ty Panasonic Appliances Việt Nam
Công ty sanyo semiconductor viet nam
Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Đại Bảo Tín
Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Đại An
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
* Các phương thức bán hàng.
Khâu bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các phương thức bán hàng như bán buôn và bán lẻ.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
1.2.1 Yêu cầu quản lý công tác bán hàng tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Phương thức thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến tiêu thụ sản phẩm Việc áp dụng các hình thức thanh toán linh hoạt và phù hợp sẽ thúc đẩy quá trình tiêu thụ Nhận thức được điều này, Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam đã nghiên cứu và triển khai các phương thức thanh toán thích hợp cho từng đối tượng khách hàng, nhằm mang lại sự thuận lợi và dễ dàng cho cả bên mua và bên bán.
Phương thức thanh toán linh hoạt bao gồm tiền mặt và chuyển khoản, cho phép khách hàng mua hàng qua kênh phân phối trực tiếp hoặc gián tiếp Tại kênh phân phối trực tiếp, khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, tùy theo khả năng của mình Ngoài ra, công ty cũng hỗ trợ hình thức thanh toán chậm trong thời gian quy định cho từng mặt hàng và đối tác.
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam tổ chức các phòng ban chức năng một cách hợp lý, phân công công việc quản lý nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra liên tục và hiệu quả.
Ban Giám đốc có chức năng quản trị điều hành và phân công nhiệm vụ, tạo cơ sở đánh giá hoạt động của Công ty Hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại Vì vậy, hội đồng quản trị là bộ phận then chốt trong việc xác định chính sách và đường lối bán hàng của Công ty dựa trên các chiến lược và kế hoạch đã đề ra.
Giám đốc Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty theo định hướng của Ban lãnh đạo Là người đại diện theo pháp luật, Giám đốc có trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế và chỉ đạo hoạt động bán hàng trong các quan hệ kinh tế phát sinh.
Phòng Kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong việc tìm kiếm đối tác mua và bán hàng cho Công ty Nhiệm vụ của phòng này bao gồm đề xuất các chiến lược kinh doanh cho giám đốc và lập báo cáo chi tiết về hoạt động bán hàng và mua hàng của Công ty.
Cửa hàng Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam là bộ phận trực tiếp thực hiện bộ phận bán hàng
Phòng Kế toán Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam thu thập chứng từ gốc và ghi sổ kế toán cho các nghiệp vụ bán hàng Bộ phận này lập báo cáo bán hàng và hạch toán kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng, cung cấp thông tin cần thiết cho Giám đốc Công ty nhằm hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định phù hợp.
Việc quản lý hàng hoá là tổ chức thực hiện những việc sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình quản lý hàng hoá
Tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam các loại hàng hoá nhập về đều được đặt mã hàng để thuận tiện cho việc quản lý.
Dự trữ vừa đủ số lượng hàng hoá.
Công ty xác định các mặt hàng bán chạy và chủ đạo để duy trì lượng dự trữ hợp lý, nhằm tránh tình trạng thừa hàng tồn kho và thiếu hụt hàng hóa có nhu cầu cao.
Tại Công ty, hàng hoá được sắp xếp ngăn nắp theo từng loại kho, giúp quản lý hiệu quả cả về số lượng và chất lượng sản phẩm.
Sắp xếp và trưng bày hàng hoá
Công ty sắp xếp và trưng bày hàng hoá ngăn nắp để khách hàng dễ tìm đồng thời giúp thủ kho dễ kiểm hàng.
Để đảm bảo chất lượng hàng hóa, doanh nghiệp nên bán hoặc sử dụng hết hàng cũ trước khi nhập thêm hàng mới, tránh để hàng tồn kho quá lâu.
Kiểm tra hàng hoá thường xuyên.
- Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo có đủ lượng hàng hoá và nguyên vật liệu cần thiết.
Nhập hàng Ghi sổ sách Dự trữ hàng
Sắp xếp hàng Kiểm tra hàng Đặt mua thêm hàng
- Kiểm tra để biết được hàng hoá có thất thoát không.
Kiểm tra hàng hóa để phát hiện những sản phẩm hư hỏng hoặc kém chất lượng Nếu phát hiện, hãy cố gắng sử dụng hết hoặc bán với giá hạ để tránh tình trạng hàng hóa quá cũ.
- Kiểm tra để biết khi nào cần mua thêm hàng và mua thêm bao nhiêu
Yêu cầu thu mua hàng hoá:
- Hàng hoá thu mua khi hàng trong kho không đảm bảo cho việc sản xuất và bán hàng.
-Hàng hoá mua về cần có hoá đơn, luôn được đảm bảo về chất lượng và giá cả cạnh tranh.
-Đối với một số mặt hàng cần có thẻ bảo hành nhập về kèm theo như: thiết bị máy tính,
Yêu cầu về bảo quản hàng hoá:
Hàng hóa của công ty chủ yếu là các sản phẩm kỹ thuật, vì vậy cần được bảo quản trong điều kiện tốt, ở những nơi khô ráo và thoáng mát để đảm bảo chất lượng.
1.2.2 Thực tế tổ chức quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh.
Công ty chuyên cung cấp thiết bị điện tử và điện lạnh, với nguồn hàng chủ yếu được nhập khẩu từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước.
Để tăng cường doanh số bán hàng, công ty cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm chất lượng, giá cả hợp lý và đa dạng hình thức thanh toán.
- Về chất lượng hàng hoá: trước khi bán ra, hàng hoá phải được kiểm tra kỹ về chất lượng, chủng loại, quy cách,
Giá bán của sản phẩm được xác định dựa trên giá mua thực tế, cộng với chi phí mua, bảo quản và sửa chữa, đồng thời chịu ảnh hưởng từ biến động giá cả thị trường Hiện tại, Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam chủ yếu áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp Đối tượng khách hàng chủ yếu của công ty là khách quen và những khách hàng được khai thác bởi Phòng Kinh doanh trên thị trường.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chính của Công ty, trong khi các nguồn doanh thu khác chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ Vì vậy, kế toán doanh thu bán hàng đóng vai trò quan trọng Để thực hiện hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán cần sử dụng các chứng từ liên quan.
- Biên bản giao nhận hàng hoá.
- Bảng kê hoá đơn bán hàng.
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó Công ty sử dụng Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT
- 3LL theo quy định của Bộ Tài Chính Hoá đơn này được lập thành 3 liên:
- Một liên lưu tại quyển.
- Một liên giao cho khách hàng.
- Một liên lưu hành nội bộ dùng để ghi sổ kế toán.
Vào ngày 1 tháng 11 năm 2015, Công ty đã ký hợp đồng bán hàng hóa với Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh Sau khi thỏa thuận với khách hàng, Phòng Kinh doanh đã tiến hành lập hợp đồng.
Biểu 2.1: Hợp đồng bán hàng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: 268/HĐMB-MT-HB
- Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11của Quốc hội ban hành ngày27/6/2005
- Căn cứ Luật Thương mại 36/2005/QH11 ban hành ngày 14/6/2005
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên
Hôm nay, ngày 1/11/2015 tại Hà Nội chúng tôi gồm:
Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh, có địa chỉ tại Số 15, Ngõ 20, Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội, do ông Nguyễn Ngọc Dương làm giám đốc, liên hệ qua số điện thoại 043.71511666.
Tại: Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Hà Nội
BÊN B (BÊN BÁN): Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam. Địa chỉ: Số 352, đường Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
MST: 0101179755 Đại diện: Đặng Thị Tú Anh Chức vụ: P Tổng Giám đốc Điện thoại: 0435 131 911
Số tài khoản VND: 1507201414713 tại NHNN và Phát triển nông thôn Cầu Giấy –Hà Nội.
Sau khi thoả thuận hai bên đã thống nhất kí Hợp đồng kinh tế với các điều khoản cụ thể sau: ĐIỀU I: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
Bên B nhận cung cấp cho bên A các thiết bị chi tiết như sau:
Stt Hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
Sanaky VH-20HP” Chiếc 8 31.030.000 248.240.000 Tổng thành tiền: 248.240.000
Tổng cộng: 273.064.000 ĐIỀU 2: GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG
Tổng giá trị hợp đồng là 273.064.000 VND đã bao gồm VAT.
Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi ba triệu, sáu mươi tư nghìn đồng. ĐIỀU 3: THỜI GIAN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
- Bên B phải thực hiện việc giao hàng cho Bên A trong vòng 02 tuần kể từ ngày 2 bên chính thức kí hợp đồng.
- Giao hàng tại: Số 15, Ngõ 20, Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội ĐIỀU 4: THANH TOÁN
- Hình thức thanh toán: Bên A thanh toán cho bên B bằng hình thức chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.
- Thời hạn thanh toán: Trong vòng 7 ngày sau khi bên B giao hàng, Bên
A phải thanh toán hết số tiền của Hợp đồng.
… ĐIỂU 7: HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày kí.
- Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A
(Đã kí, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B(Đã kí, đóng dấu)
Dựa trên Hợp đồng kinh tế ký ngày 1/11/2015 và Phiếu xuất kho bán hàng cho Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh cùng ngày, Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam đã lập Hóa đơn bán hàng theo mẫu quy định.
Liên 1(lưu tại quyển) Ngày 01/11/2015
Ký hiệu AA/15P, số 0047110, thuộc đơn vị bán hàng Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam Địa chỉ công ty tại số 352, đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Việt Nam Quý khách có thể liên hệ qua điện thoại 0435 131 911.
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh Địa chỉ: Số 15, Ngõ 20, Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04.37151566
Hình thức thanh toán: Tiền mặt/CK Mã số thuế: 0101179755
Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị tính
Số lượng Đơn giá Thành tìên
1 Tủ mát siêu thị Sanaky
Cộng tiền hàng: 248.240.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 24.824.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 273.064.000
Số viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi ba triệu, sáu mươi tư nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng, cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng kê hóa đơn bán hàng.
Biểu 2.3: Bảng kê hoá đơn bán hàng BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG
Số lượng Giá bán Doanh thu
Công ty URC Việt Nam
-Tủ lạnh SHARP-SJ- BW30DV-BK-290- lít
Tiền hàng: 25.924.124 Thuế GTGT: 2.592.412 Tổng cộng: 28.516.536
Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh
- Tủ mát siêu thị Sanaky VH-20HP”
31/12 0047189 Cty CP Kỹ thuật VAG
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Dựa vào Phiếu xuất kho và Hoá đơn bán hàng, kế toán ghi vào Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng để theo dõi tình hình tiêu thụ của từng sản phẩm Chẳng hạn, từ hoá đơn số 0047110 ngày 01/11/2015, kế toán đã ghi vào sổ chi tiết Doanh thu bán hàng.
Biểu 2.4 : Sổ chi tiết bán hàng
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm: Tủ mát siêu thị Sanaky VH-20HP”
Diễn giải TK đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền
01/11 Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh
07/11 Công ty Cổ phần Đầu tư HT Vina
Người ghi sổ ( Ký, họ tên)
Kế toán trưởng( Ký, họ tên)
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được mở theo từng mặt hàng, giúp kế toán ghi chép đầy đủ thông tin từ hóa đơn bán hàng hàng ngày Mỗi mục ghi chép bao gồm số hiệu chứng từ, ngày tháng, số lượng, đơn giá và thành tiền Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với sổ cái TK511 để đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong báo cáo tài chính.
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng Ví dụ, số liệu Doanh thu bán hàng của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam trong Quý IV/2015 được trình bày cụ thể dưới đây.
Biểu 2.5: Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng
Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng
St t Tên sản phẩm tiêu thụ Đơn vị
Số lượn g Đơn giá Thành tiền
4 Tủ mát siêu thị Sanaky
Hạch toán tổng hợp: Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Nhật kí chung biểu 2.5; kế toán ghi sổ cái TK 511
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
Biểu 2.6: Sổ Nhật ký chung
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh
PC 230 10/11 Thanh toán công nợ cho
Cty Trần Anh Phải trả người bán 331 19.127.000
PT 105 11/11 Cửa hàng vi tính Sơn Hải trả tiền hàng
0047189 31/12 Cty CP Kỹ thuật VAG
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chi phí quản lý DN
Người ghi sổ ( Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên)
Biểu 2.7: Sổ cái Tài khoản 511
Sau đó từ nhật kí chung kế toán ghi vào sổ cái TK 511:
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam SỔ CÁI
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
0047100 01/11 Công ty URC Việt Nam 111 25.924.124
0047110 001/11 Công ty TNHH Công nghệ
0047189 31/12 Công ty CP kỹ thuật VAG 111 33.114.500
PKT 024 31/12 Kết chuyển DT hàng bán bị trả lại
PKT 025 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 11.150.780.000
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên)
2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam bao gồm hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán, trong khi chính sách chiết khấu thương mại chưa được thực hiện Những khoản giảm trừ này chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu do trước khi ký kết hợp đồng và giao hàng, hai bên đã tiến hành kiểm tra chất lượng và quy cách hàng hóa theo yêu cầu của bên mua.
Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại
Ngày 22/12/2014, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 200/2014/TT-BTC, hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 244/2009/TT-BTC Thông tư này gộp 3 tài khoản 521, 531, 532 thành tài khoản 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu.
Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được tiêu thụ và chuyển giao quyền sở hữu nhưng bị người mua từ chối do không tôn trọng hợp đồng kinh tế, như không đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách hoặc không đúng chủng loại Kế toán cần sử dụng các chứng từ và sổ sách để ghi nhận tình trạng này.
-Phiếu nhập kho hàng bị trả lại.
-Hoá đơn hàng bán bị trả lại.
Trong Quý IV năm 2015 tại Công ty có 1 trường hợp hàng bán bị trả lại
1 phần do không đúng tiêu chuẩn Ngày 5/12 Công ty xuất bán cho Công ty
Công ty Cổ phần Thương Tín đã viết hóa đơn GTGT cho một số thiết bị mạng, nhưng phát hiện một số thiết bị không đúng chủng loại Vì vậy, vào ngày 6/12, công ty thông báo trả lại những thiết bị không phù hợp và xuất hóa đơn GTGT tương ứng với trị giá hàng hóa bị trả lại Theo hóa đơn số 11572, trị giá hàng hóa bị trả lại được ghi rõ.
Liên 1(lưu tại quyển) Ngày 06/12/2015
Ký hiệu: AA/15P Số: 0011572 Đơn vị bán hàng: Cổ phần Thương mại Hà Trung Anh Địa chỉ: Lô 4B KĐTM Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội Điện thoại: 04.3526398
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam, có địa chỉ tại số 352, đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Việt Nam, có số điện thoại liên hệ là 04.37151566.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0101179755
Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị tính
Số lượng Đơn giá Thành tìên
Cộng tiền hàng: 12.522.714 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 1.252.271 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.774.985
Số viết bằng chữ: Mười ba triệu, bảy trăm bảy tư nghìn, chín trăm tám lăm đồng.
( kí, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng (kí, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị(kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Công ty tiến hành nhập kho số hàng này theo phiếu nhập kho số 211:
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Họ tên người giao: Công ty Cổ phần Thương Tín. Địa chỉ:
Nhập tại kho: kho Công ty
TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Patch Panel 24 port PP24 Chiếc 2 2 5.420.000 10.840.000
2 Speed ADSL modem ADSL Chiếc 1 1 395.000 395.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười hai triệu không trăm năm mươi sáu nghìn đồng
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc ( Ký, họ tên)
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi nhật kí chung và sổ cái các tài khoản liên quan tới nghiệp vụ này
Kế toán giảm giá hàng bán
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ doanh thu khi sản phẩm đã được bán nhưng không đạt chất lượng mong muốn, dẫn đến việc công ty phải giảm giá cho khách hàng Kế toán sẽ ghi nhận giao dịch này thông qua tài khoản 5213 Các sổ kế toán liên quan sẽ được sử dụng để theo dõi và hạch toán khoản giảm giá này.
Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, kế toán ghi chép vào Nhật ký chung và chuyển số liệu đến sổ cái tài khoản 5213 Cuối kỳ, số liệu này được kết chuyển vào tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần Tuy nhiên, trong Quý IV năm 2015, Công ty không có trường hợp nào giảm giá hàng bán.
Biểu 2.10: Sổ chi tiết tài khoản 5212
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 5212
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Thương Tín trả lại hàng bán
PKT 024 31/12 Kết chuyển xác định kết quả
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên) Đồng thời với quá trình ghi sổ chi tiết TK521 (5211; 5212; 5213), Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) TK521.
Biểu 2.11: Sổ chi tiết tài khoản 5212
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Thương Tín trả lại hàng bán
PKT 024 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 511 12.522.714
( Ký, họ tên) Kế toán trưởng
Giám đốc(Ký, họ tên)
Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam, giá vốn hàng bán được xác định là giá thành xuất kho thực tế của hàng hóa được bán Để tính toán trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán áp dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền, dựa vào số lượng và giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho đầu tháng cùng với hàng hóa nhập trong tháng Kế toán sử dụng bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa và bảng kê hàng bán để xác định số lượng hàng hóa đã bán ra Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán cần sử dụng các chứng từ liên quan.
- Hợp đồng kinh tế kí với người mua.
- Biên bản giao nhận hàng hoá.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Căn cứ vào Hợp đồng ký kết ngày 1/11/2015, Công ty đã xuất hàng hóa cho Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh theo Phiếu xuất kho số 105.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Hợp đồng PXK bán hàng Hợp đồng bán hàng
PXK Hợp đồng bán hàng
Khách hàng Phòng Kinh doanh
Họ tên người nhận: Công ty TNHH Công nghệ Phúc Anh Địa chỉ : Số 15, Ngõ 20, Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Lý do xuất: Xuất bán theo Hợp đồng 268/HĐMB - PA - TV
Xuất tại kho: kho Công ty
TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một trăm tám mươi tám triệu đồng
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc ( Ký, họ tên)
Số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn của Công ty luôn chính xác, phản ánh đúng số lượng hàng hoá nhập, xuất và tồn kho do hàng hoá được nhập kho trước khi xuất bán Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán và thủ kho trong việc đối chiếu số liệu về hàng hoá.
Dựa vào Phiếu Xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất hàng cho khách hàng Sau khi nhận đủ hàng, khách hàng ký vào Biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận thanh toán Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT, đồng thời Thủ kho và Kế toán tiến hành hạch toán Với việc áp dụng kế toán máy, quá trình hạch toán trở nên đơn giản: kế toán chỉ cần cập nhật chứng từ vào máy, và chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ tổng hợp, chi tiết, cũng như lập các Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.
Ví dụ: Trích số liệu Quý IV năm 2015 của Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam.
Biểu 2.13: Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho sản phẩm
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỔN
TT Tên, quy cách vật liệu Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK
TT Số lượng TT Số lượng
1 Tủ mát siêu thị Sanaky
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ngày 31 tháng 12 năm 2015 Giám đốc
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Để theo dõi, hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán, Công ty mở sổ chi tiết TK632 chi tiết theo từng loại sản phẩm Căn cứ vào PXK, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết giá vốn như sau:
Biểu 2.14 : Sổ chi tiết tài khoản 632 (chi tiết theo sản phẩm)
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Sản phẩm: Tủ mát siêu thị Sanaky VH-20HP”
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
PXK 105 1/11 Công ty TNHH Công nghệ
- Tủ mát siêu thị Sanaky VH- 20HP”
PXK 115 7/11 Công ty Cổ phần Đầu tư HT
PXK 165 31/12 Cty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh 156 154.000.000 …
PKT 27 31/12 Kết chuyển xác định kết quả
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.15: Sổ chi tiết tài khoản 632 (chi tiết theo sản phẩm)
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Sản phẩm: Điều hòa nhiệt độ Misubishi SRK13CLV/SRC13CLV
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
PXK 106 1/11 Công ty Cổ phần Công nghệ
- Điều hòa nhiệt độ Misubishi
PXK 113 6/11 Cty tin học và kỹ nghệ Hoàng
PXK 145 20/12 Cty TNHH Đăng Thành 156 25.000.000 …
PKT 27 31/12 Kết chuyển xác định kết quả
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Cuối kì, số liệu trên Nhật kí chung được chuyển vào Sổ cái Tài khoản 632
Biểu 2.15: Nhật ký chung Nhật ký chung
(Trích phần liên quan đến Giá vốn hàng bán) Chứng từ
Diễn giải TK PS Nợ PS Có
1/11 PX100 Giá vốn hàng bán – Điều hòa Daikin 9000BTU 2 chiều FTE25LV1V
Hàng hóa - Điều hòa Daikin 9000BTU 2 chiều FTE25LV1V
01/11 PX105 Giá vốn hàng bán – Tủ mát siêu thị Sanaky VH- 20HP”
Hàng hóa - Tủ mát siêu thị Sanaky VH-20HP
01/11 PX106 Giá vốn hàng bán – Điều hòa nhiệt độ Misubishi SRK13CLV/SRC13CLV
Hàng hóa - Điều hòa nhiệt độ Misubishi SRK13CLV/SRC13CLV
01/11 PX145 Giá vốn hàng bán – Điều hòa nhiệt độ Misubishi SRK13CLV/SRC13CLV
Hàng hóa - Điều hòa nhiệt độ Misubishi SRK13CLV/SRC13CLV
Kết chuyển xác định kết quả Quý IV/2015
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên)
Biểu 2.16 : Sổ cái tài khoản 632
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam SỔ CÁI
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
PX 100 1/11 Cty URC Việt Nam 156 16.792.480
PX 105 01/11 Công ty TNHH Công nghệ
PX 135 1/12 Công ty máy tính Long
PNK 211 06/12 Công ty Cổ phần Thương
PX189 31/12 Cty kỹ thuật VAG 156 26.210.520
PKT 027 31/12 Kết chuyển xác định kết quả
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ngày 31 tháng 12 năm 2015 Giám đốc
Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam là một doanh nghiệp thương mại, trong đó hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng và thường xuyên Chi phí bán hàng, mặc dù không chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí như giá vốn hàng bán, nhưng bao gồm nhiều khoản mục chi phí thiết yếu để duy trì hoạt động của bộ phận bán hàng Do đó, việc hạch toán và theo dõi chi phí bán hàng là cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty.
Do đặc điểm của Chi phí bán hàng bao gồm nhiều khoản mục nên các chứng từ dùng hạch toán cũng rất đa dạng gồm:
- Giấy báo Nợ của ngân hàng
- Bảng tính và thanh toán tiền lương, thưởng của nhân viên bán hàng.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Thứ nhất, chi phí lương nhân viên bán hàng
Chi phí nhân viên bán hàng bao gồm tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp và trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo mức lương Cuối tháng, dựa trên bảng thanh toán lương của bộ phận bán hàng và bảng tổng hợp của kế toán, tiến hành ghi định khoản vào Sổ Nhật ký chung.
Biểu 2.17 Trích bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Lươn Tổng g Phụ cấp Khoả n khác
Thứ hai, chi phí NVL
Chi phí nguyên vật liệu cho nhu cầu bán hàng tại công ty bao gồm xăng dầu sử dụng cho xe tải vận chuyển hàng hóa Dựa trên các phiếu xuất kho và bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán thực hiện ghi sổ nhật ký chung và sổ cái TK642.
Biểu 2.18: Bảng tính và phân bổ chi phí NVL
Ghi có TK Ghi nợ các đtg sd
6 242-CP trả trước dài hạn
Thứ ba, Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm khấu hao của gian hàng, ô tô tải chở sản phẩm, và thiết bị như máy tính phục vụ bán hàng Kế toán căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao để ghi sổ nhật ký chung, chi tiết, và sổ cái TK642.
Biểu 2.19: Trích Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tháng 10/2015
STT Chỉ tiêu Nơi sử dụng
TK6421 TK 6422 TK142 TK242 TK335
Nguyên giá TSCĐ Số KH
1 I - Số khấu hao trích tháng trước 62,400,000 59.815.760
2 II- Số KH tăng trong tháng 0 0
3 III- Số khấu hao giảm trong tháng 0 0
4 IV-số KH trích tháng này 62,400,000 59.815.760
Người lập biểu Kế toán trưởng
Thứ tư, tổng hợp chi phí bán hàng
Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành vào sổ cái chi tiết TK 642(1) với các nghiệp vụ liên quan.
Biểu 2.20: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng quý IV/2015
3 Chi phí dụng cụ, đồ dung - -
7 Chi phí dịch vụ mua ngoài
8 Chi phí bằng tiền khác - -
Từ các chứng từ gốc, kế toán vào sổ nhật ký chung
Biểu 2.21: Nhật ký chung trích phần liên quan đến chi phí bán hàng
Trích: Quý IV năm 2015 (Trích phần liên quan đến chi phí bán hàng)
Diễn giải TK PS Nợ PS Có
30/10 09 Cước vận chuển hàng bán
15/10 11 Thanh toán tiền cước v/c màn hình ST17
18/10 PX235 Xuất xăng chạy ô tô 6421 2.223.147
30/10 PKT77 Chi phí khấu hao TSCD 6421 62.400.000
31/12 PKT 129 Kết chuyển CPBH Quí
TK 6421 – Chi phí bán hàng
Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
03/10 09 Thanh toán tiền cước vận chuyển hàng bán
15/10 11 Thanh toán tiền cước vận chuyển màn hành ST17
18/10 PX 235 Xuất xăng chạy ôtô T10/2015 152 2.223.147
20/10 PKT69 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 62,400,000
30/10 PKT75 Tiền lương bộ phận bán hàng 334 102.960.000
31/12 PKT129 Kết chuyển CPBH TK6421 sang
(Ký, ghi rõ họ tên)
Quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán bán hàng:
Dựa trên các chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, bảng tính và phân bổ tiền lương cho bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp, cũng như bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài, kế toán thực hiện ghi sổ cái tài khoản 642 Sổ cái tài khoản 642 thực chất là sự tổng hợp của hai sổ tổng hợp chi tiết là tài khoản 6421 và tài khoản 6422.
TK 642 – Chi phí bán hàng
Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
03/10 09 Thanh toán tiền cước vận chuyển hàng bán
15/10 11 Thanh toán tiền cước vận chuyển màn hành ST17
18/10 PX 235 Xuất xăng chạy ôtô T10/2015 152 2.223.147
20/10 PKT69 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 62,400,000
30/10 PKT75 Tiền lương bộ phận bán hàng 334 85.090.909
31/12 PKT129 Kết chuyển CPBH TK6421 sang
(Ký, ghi rõ họ tên)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, các công ty phải cạnh tranh quyết liệt để khẳng định vị thế của mình, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin Mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn, Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam vẫn vững vàng và chứng tỏ chiến lược phát triển đúng đắn Thành công này có sự đóng góp quan trọng từ bộ phận kế toán, giúp công ty tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh và biến động.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tiếng Vang Việt Nam, tôi đã có cơ hội tìm hiểu hệ thống kế toán và làm quen với công việc kế toán Tôi nhận thấy rằng tổ chức công tác kế toán tại công ty này tương đối hiệu quả và phù hợp với các quy định của chế độ kế toán hiện hành.
-Về tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng Kế toán gồm 6 nhân viên, mỗi người phụ trách một phần hành kế toán riêng biệt, đảm bảo sự chuyên môn hóa và phối hợp chặt chẽ Thủ quỹ và kế toán tiền mặt được tách biệt, giúp phân rõ chức năng ghi sổ tiền mặt và bảo quản, lưu trữ tiền mặt Đội ngũ kế toán trẻ, nhiệt tình và năng động, đều tốt nghiệp từ các trường Cao đẳng và Đại học chuyên ngành kế toán, có kiến thức vững về chế độ kế toán và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán, từ đó thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhanh chóng và chính xác.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting và phần mềm quản lý BIM, giúp công việc kế toán trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn Hệ thống báo cáo trở nên chính xác, trong khi thông tin và dữ liệu kế toán được lưu trữ trên phần mềm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu số liệu và in ấn báo cáo.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý với sự phân công công việc rõ ràng, phù hợp với chức năng của từng nhân viên, đảm bảo tính chính xác của thông tin qua việc kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng đã hoạt động hiệu quả, ghi chép kịp thời các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp thông tin cần thiết cho Ban giám đốc để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, đây là phiên bản được cập nhật và thay thế cho chế độ kế toán trước, phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh hiện tại Ngoài ra, công ty còn phân loại các tài khoản thành tiểu khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý cho từng đối tượng cụ thể như tài sản cố định, hàng tồn kho, khách hàng, và ngân hàng.
- Về hệ thống chứng từ của công ty:
Các chứng từ cần phải phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý liên quan Mẫu chứng từ phải tuân thủ quy định của Bộ Tài chính Tất cả thông tin bắt buộc trên chứng từ cần được ghi chép đầy đủ, kèm theo chữ ký và con dấu của các bên liên quan.
Các chứng từ trong công ty được luân chuyển theo trình tự nhất định, giúp việc xử lý nhanh chóng và thuận tiện Sau khi sử dụng cho hạch toán, chứng từ được lưu trữ và bảo quản theo quy định, đồng thời phân loại theo nội dung kinh tế và thời gian Tất cả chứng từ đều được quét hình ảnh và lưu trữ trong phần mềm quản lý BIM, giúp việc tra cứu thông tin kế toán trở nên dễ dàng và thuận tiện, đồng thời giảm thiểu rủi ro hỏng hóc hoặc mất mát chứng từ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo hình thức kê khai thường xuyên giúp quản lý hàng hóa hiệu quả hơn, đồng thời cho phép theo dõi chính xác quá trình nhập, xuất và tồn kho của từng loại sản phẩm.
- Về hệ thống sổ sách kế toán:
Sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung là một phương pháp kế toán đơn giản, dễ thiết kế và ghi chép Hình thức này đặc biệt phù hợp cho các công ty thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng kế toán máy.
Ngoài việc sử dụng sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung, kế toán còn cần ghi chép các nghiệp vụ vào sổ, thẻ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết Điều này giúp quản lý tốt hơn các đối tượng liên quan.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán để hạch toán các nghiệp vụ, giúp tự động chuyển số liệu vào sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác Vào cuối năm tài chính, công ty in và lưu trữ cẩn thận các sổ kế toán cùng với chứng từ liên quan.
- Về hệ thống báo cáo:
Báo cáo tài chính của công ty vào cuối năm tài chính bao gồm các thành phần chính như: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cùng các biểu mẫu và phụ lục liên quan Hàng tháng, công ty cũng lập báo cáo VAT để nộp cho cơ quan thuế, tất cả các báo cáo này đều được thực hiện theo mẫu và chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Báo cáo quản trị của công ty được lập nhằm phục vụ quản lý kế toán và hỗ trợ ra quyết định, bao gồm các báo cáo về tình hình sử dụng vốn, chi phí, và tình trạng tài sản cố định Tuy nhiên, các báo cáo này chưa được thực hiện thường xuyên và nội dung còn sơ sài Công ty thực hiện tốt các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, tuân thủ quy định về kế toán, luật thuế và luật doanh nghiệp, với các khoản thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và thuế môn bài được thực hiện đầy đủ Trong quá trình bán hàng, công ty chủ động tìm hiểu nhu cầu khách hàng, cung cấp phương thức thanh toán hợp lý và đảm bảo các dịch vụ bảo hành, từ đó tạo được sự tin tưởng cho khách hàng khi mua sắm tại công ty.
Mặc dù bộ phận kế toán của Công ty nỗ lực nâng cao kiến thức và kinh nghiệm, nhưng do tính chất phức tạp và yêu cầu độ chính xác cao của công việc kế toán, hệ thống kế toán vẫn tồn tại những hạn chế cần được cải thiện Việc hoàn thiện hệ thống kế toán là cần thiết để nâng cao vai trò quan trọng của nó trong hoạt động của công ty.
- Về kế toán chi phí:
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Tiếng
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Để mở rộng mạng lưới phân phối, Công ty cần đa dạng hóa các hình thức bán hàng Bên cạnh bán hàng trực tiếp và qua điện thoại, Công ty có thể sử dụng đại lý, cửa hàng đại diện và bán hàng trực tuyến qua các website Việc áp dụng nhiều kênh phân phối sẽ giúp Công ty tiếp cận khách hàng một cách dễ dàng hơn.
Để tăng cường sức hấp dẫn cho sản phẩm, Công ty cần thực hiện các chính sách khuyến mại và quảng cáo hấp dẫn cho khách hàng Các biện pháp có thể bao gồm chính sách chiết khấu bán hàng, giảm giá vào các dịp lễ, Tết, hay ngày thành lập Công ty, cùng với việc tặng kèm các linh kiện nhỏ như USB hoặc Mouse khi khách hàng mua một bộ sản phẩm Những hình thức khuyến mại này sẽ thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm hiệu quả hơn.
- Kiến nghị về cách đặt mã sản phẩm:
Công ty có hàng hoá đa dạng và nhập từ nhiều nhà sản xuất, dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp Hiện tại, phần mềm kế toán Fast Accounting được sử dụng để quản lý nhập xuất hàng tồn kho theo mã sản phẩm, nhưng việc đặt tên mã hàng hoá chưa thống nhất, gây nhầm lẫn cho kế toán Điều này dẫn đến sai sót khi nhập liệu, làm số liệu tồn kho trên phần mềm không khớp với thực tế Để cải thiện quản lý hàng tồn kho và giúp kế toán dễ nhớ mã hàng, Công ty nên thống nhất cách đặt mã sản phẩm.
Mã hàng hoá = Kí hiệu chủng loại + Kí hiệu nhà sản xuất + Kí hiệu đặc biệt Sau đây là bảng kí hiệu chủng loại và nhà sản xuất:
Bảng 3.1: Bảng ký hiệu chủng loại hàng hoá
Kí hiệu chủng loại Tên tiếng Anh Tên tiếng Việt
AS Access Point Thiết bị mạng không dây
CDR CD Rom Ổ đĩa CD
CS Computer Case Case máy tính
NB Noterbook Máy tính xách tay
DT Desktop Máy tính để bàn
FDD Floppy Disk Driver Ổ đĩa mềm
HDD Hard Disk Driver Ổ đĩa cứng
MB Mainboard Bản mạch chính
Bảng 3.2: Bảng kí hiệu nhà sản xuất
Kí hiệu nhà sản xuất Tên nhà sản xuất
Màn hình máy tính 17” do hãng Samsung sản xuất được đặt mã là MOSS17 Đĩa cứng 40GB của Surecom đặt mã là HDSC40
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Công ty cần thiết lập dự phòng rủi ro cho các khoản phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm phản ánh chính xác chi phí giá vốn hàng bán.
Lập dự phòng là nguyên tắc thận trọng trong kế toán, nhằm trích trước chi phí để bù đắp thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai Việc này giúp nhà quản lý có cái nhìn chính xác hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn hơn.
Dự phòng phải thu khó đòi:
Công ty cần kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản phải thu, bao gồm hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng, cam kết vay nợ và hóa đơn tài chính Những chứng từ này là căn cứ pháp lý quan trọng, giúp công ty xác định tính hợp lệ của các khoản nợ và là cơ sở để trích lập dự phòng.
Để xác định mức trích lập dự phòng, công ty thường dựa vào tuổi nợ và tình trạng tài chính của khách hàng Đối với nợ quá hạn, mức trích lập dự phòng được quy định như sau: 30% giá trị cho nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm, 50% cho nợ từ 1 năm đến dưới 2 năm, và 70% cho nợ từ 2 năm đến dưới 3 năm Ngoài ra, công ty cũng cần xem xét tình hình tài chính của khách hàng để điều chỉnh tỷ lệ trích lập Đối với khách hàng gặp khó khăn tài chính hoặc có nguy cơ phá sản, tỷ lệ trích lập cần cao hơn Ngược lại, với các đối tác lâu năm và uy tín, công ty có thể áp dụng tỷ lệ trích lập thấp hơn nếu nợ quá hạn do yếu tố khách quan và khách hàng yêu cầu gia hạn thanh toán.
Về trích lập dự phòng có 2 cách:
- Lập dự phòng riêng cho từng khách hàng: Khi đó mức lập dự phòng cho 1 khách hàng được tính.
Mức dự phòng cho khách hàng i được tính bằng cách nhân khoản nợ của khách hàng i với tỉ lệ nợ khó đòi của khách hàng đó Phương pháp này đảm bảo tính chính xác cho từng khách hàng, nhưng lại phức tạp và khó thực hiện do số lượng khách hàng lớn Do đó, công ty có thể áp dụng cách lập dự phòng dựa trên tổng doanh thu bán chịu và tỉ lệ nợ khó đòi chung cho toàn bộ khách hàng, giúp đơn giản hóa quy trình trích lập.
Mức dự phòng phải thu khó đòi = Tổng doanh thu bán chịu * Tỉ lệ nợ khó đòi chung
Công ty sử dụng tài khoản 2292 - Dự phòng tổn thất tài sản - phải thu khó đòi để hạch toán, chi tiết theo từng khách hàng nếu lập dự phòng riêng Tài khoản này điều chỉnh cho tài khoản 131 - Phải thu khách hàng, với kết cấu ngược lại Chi phí dự phòng được hạch toán vào tài khoản này.
Trong trường hợp xảy ra tổn thất khoản phải thu, Công ty sẽ sử dụng khoản dự phòng đã được trích lập để bù đắp Nếu khoản nợ đã trích lập dự phòng sau đó được thu hồi, kế toán sẽ tiến hành hoàn nhập khoản dự phòng này.
* Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập hồ sơ sau:
Biên bản của Hội đồng xử lý nợ doanh nghiệp ghi rõ giá trị từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi, và giá trị thiệt hại thực tế sau khi trừ đi các khoản thu hồi được.
Để hạch toán các khoản nợ phải thu đã xóa, cần có bảng kê chi tiết các khoản nợ, biên bản đối chiếu nợ được xác nhận bởi chủ nợ và khách nợ, hoặc bản thanh lý hợp đồng kinh tế Ngoài ra, xác nhận từ cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức cũng như các tài liệu khách quan khác chứng minh số nợ tồn đọng và các giấy tờ liên quan cũng rất quan trọng.
Sổ kế toán và các chứng từ tài liệu là những yếu tố quan trọng để chứng minh khoản nợ chưa thu hồi Đến thời điểm xử lý, doanh nghiệp cần hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán một cách chính xác để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Sau khi có quyết định xử lý, doanh nghiệp cần theo dõi các khoản nợ phải thu trên sổ kế toán và ngoại bảng trong ít nhất 5 năm, đồng thời thực hiện các biện pháp thu hồi nợ Nếu khoản nợ được thu hồi, doanh nghiệp sẽ hạch toán số tiền thu hồi, sau khi trừ các chi phí liên quan, vào thu nhập khác.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự phòng cho giá trị bị tổn thất do hàng tồn kho có thể giảm giá Đối tượng lập dự phòng này bao gồm hàng tồn kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp, với giá trị thuần có thể thực hiện được.