Nhiệm vụ - mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Luận văn này nhằm phân tích và đánh giá tính phù hợp cũng như hiệu quả của việc áp dụng văn bản pháp luật về quản lý văn bản hành chính tại các cơ sở y tế tư nhân và bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc.
Các mục tiêu tác giả tập trung nghiên cứu như sau:
Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý văn bản hành chính (VBHC) nhằm phân tích và tổng hợp các lý thuyết hiện có, từ đó hệ thống hóa các nguồn tài liệu liên quan Mục tiêu là đánh giá tính phù hợp và hiệu quả của việc áp dụng các văn bản pháp luật trong quản lý tại các cơ sở y tế tư nhân.
Bài viết phân tích thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc, đánh giá những kết quả đạt được, cũng như nêu rõ ưu điểm và hạn chế của hệ thống này Qua đó, nhận xét về hiệu quả công việc, sự minh bạch trong quy trình xử lý văn bản, và đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao chất lượng quản lý văn bản hành chính.
Dựa trên các luận cứ khoa học và nghiên cứu, bài viết đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng văn bản pháp luật trong quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc cũng như các cơ sở y tế tư nhân khác.
3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của luận văn
Đối tượng nghiên cứu của luận văn tập trung vào hoạt động quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc, trong bối cảnh áp dụng các quy định pháp luật liên quan Luận văn sẽ phân tích nội dung và đặc điểm của công tác quản lý VBHC tại bệnh viện, đồng thời xem xét các quy định pháp luật hiện hành về quản lý VBHC, cũng như đánh giá hiệu quả và những hạn chế trong việc thực hiện pháp luật này tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc.
- Không gian nghiên cứu: luận văn thực hiện nghiên cứu hoạt động quản lý VBHC của bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc
Nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc được thực hiện từ năm 2015 đến 2020, nhằm đề xuất phương hướng và giải pháp cho giai đoạn 2021-2025.
- Nội dung nghiên cứu: Tác giả tập trung nghiên cứu 04 mặt hoạt động chính của công tác quản lý VBHC tại bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc như sau:
• Hoạt động ban hành các VB quy định, hướng dẫn về quản lý VBHC
• Công tác tổ chức, bố trí nhân sự phụ trách, thực hiện công tác quản lý
• Việc bảo đảm cơ sở vật chất – kỹ thuật
• Thực hiện nghiệp vụ quản lý VBHC
4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Văn bản hành chính và quản lý văn bản hành chính là chủ đề quan trọng, được nghiên cứu và biên soạn bởi các nhà khoa học qua nhiều khía cạnh khác nhau Cơ sở lý luận, khoa học, kỹ thuật và nghiệp vụ trong quản lý văn bản hành chính đã được phát triển, đặc biệt trong ngành y tế và tại các cơ sở y tế Hoạt động quản lý văn bản hành chính đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong lĩnh vực này.
Năm công trình nghiên cứu khoa học, bao gồm các đầu sách, giáo trình và bài viết của các học giả, nhà khoa học, đã được chọn đăng trên nhiều phương tiện thông tin, sách báo và tạp chí, cũng như trong các luận văn.
Các tài liệu khoa học này là nguồn tư liệu quý giá, cung cấp nhiều thông tin có giá trị giúp tác giả làm rõ các vấn đề trong quá trình thực hiện luận văn Dưới đây là danh sách một số công trình nghiên cứu mà tác giả cho là liên quan đến đề tài của mình.
+ Các sách, giáo trình về văn bản hành chính, quản lý văn bản hành chính
Sách “Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng” do nhóm tác giả Phạm Hưng, Lê Văn In, và Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, được NXB TP Hồ Chí Minh xuất bản năm 1996, cung cấp hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ hành chính văn phòng và kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính cho các cơ quan, tổ chức và đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Cuốn sách "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2005 bởi NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, đã nghiên cứu sâu sắc và công bố những vấn đề lý luận quan trọng liên quan đến công tác văn thư.
Cuốn “Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của tác giả Dương Văn Khảm, xuất bản năm 2011 bởi NXB Văn hóa Thông tin, là một tài liệu khoa học quý giá, được biên soạn tỉ mỉ Tác phẩm này không chỉ giải thích các thuật ngữ chuyên ngành văn thư lưu trữ mà còn liên kết chúng với các văn bản pháp luật liên quan, góp phần nâng cao hiểu biết về lĩnh vực này.
Cuốn sách “Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” của tác giả Nguyễn Minh Phương, xuất bản năm 2011 bởi NXB Chính trị Quốc gia – Sự Thật, tập trung vào những vấn đề cơ bản như nguyên tắc, phân loại, quy trình soạn thảo, mẫu biểu và tiêu chuẩn hóa văn bản hành chính Tác giả đã xác định rõ những mục tiêu nghiên cứu quan trọng trong lĩnh vực này.
Năm 2011, tác giả Nguyễn Văn Thâm đã cho ra mắt cuốn sách “Một số vấn đề về văn bản quản lý Nhà nước, lưu trữ lịch sử và quản lý hành chính” do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản Cuốn sách này là một công trình khoa học nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý nhà nước và lưu trữ lịch sử tại Việt Nam.
6 động biên soạn, ban hành văn bản quản lý hành chính Nhà nước, việc triển khai hệ thống văn bản pháp luật về công tác văn thư
Giáo trình “Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ” của tác giả Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An, được NXB Tổng hợp TP HCM xuất bản năm 2011, cung cấp kiến thức chuyên sâu về soạn thảo văn bản và quản lý văn thư.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Văn bản hành chính và quản lý văn bản hành chính là chủ đề quan trọng đã được nghiên cứu và biên soạn bởi các nhà khoa học qua nhiều khía cạnh và thời kỳ khác nhau Cơ sở lý luận, khoa học và kỹ thuật trong quản lý văn bản hành chính đóng vai trò thiết yếu, đặc biệt trong ngành y tế và các cơ sở y tế Các hoạt động quản lý này không chỉ đảm bảo tính chính xác và hiệu quả mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.
Năm công trình nghiên cứu khoa học, bao gồm các đầu sách, giáo trình và bài viết của các học giả, nhà khoa học, đã được chọn đăng trên nhiều phương tiện thông tin, sách báo và tạp chí, cũng như trong các luận văn.
Các tài liệu khoa học được đề cập là nguồn tư liệu quý giá, cung cấp thông tin phong phú và hỗ trợ tác giả trong việc làm rõ nhiều vấn đề trong quá trình thực hiện luận văn Dưới đây là danh sách một số công trình nghiên cứu mà tác giả cho là có liên quan đến đề tài của mình.
+ Các sách, giáo trình về văn bản hành chính, quản lý văn bản hành chính
Sách “Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng” do Phạm Hưng, Lê Văn In và Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, được NXB TP Hồ Chí Minh phát hành năm 1996, cung cấp hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ hành chính văn phòng và kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính cho các cơ quan, tổ chức và đơn vị hành chính sự nghiệp.
Cuốn sách "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2005 bởi NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, đã nghiên cứu sâu sắc và công bố nhiều vấn đề lý luận quan trọng liên quan đến công tác văn thư.
“Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm, xuất bản năm 2011 bởi NXB Văn hóa Thông tin, là một công trình khoa học giá trị, được biên soạn công phu Tác phẩm này liên kết giải thích từ ngữ chuyên ngành văn thư lưu trữ với các văn bản pháp luật liên quan, đóng góp quan trọng cho lĩnh vực này.
Cuốn sách “Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” của tác giả Nguyễn Minh Phương, xuất bản năm 2011 bởi NXB Chính trị Quốc gia – Sự Thật, tập trung nghiên cứu các vấn đề cơ bản như nguyên tắc, phân loại, quy trình soạn thảo, mẫu biểu và tiêu chuẩn hóa văn bản hành chính.
Vào năm 2011, tác giả Nguyễn Văn Thâm đã cho ra mắt cuốn sách “Một số vấn đề về văn bản quản lý Nhà nước, lưu trữ lịch sử và quản lý hành chính”, do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản Cuốn sách này là một công trình khoa học nghiên cứu về thực trạng hoạt động quản lý Nhà nước và lưu trữ lịch sử.
6 động biên soạn, ban hành văn bản quản lý hành chính Nhà nước, việc triển khai hệ thống văn bản pháp luật về công tác văn thư
Giáo trình "Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ" của tác giả Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An, được NXB Tổng hợp TP HCM xuất bản năm 2011, cung cấp kiến thức cần thiết về soạn thảo văn bản và quản lý công tác văn thư.
Cuốn giáo trình "Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ" của tác giả Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An, được NXB Tổng hợp TP HCM phát hành vào năm 2011, cung cấp kiến thức chuyên sâu về soạn thảo văn bản và quản lý văn thư.
- Một giáo trình rất nổi tiếng của nhóm tác giả: Lê Văn In (Chủ biên), Nghiêm
Cuốn sách "Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản" của Kỳ Hồng và Đỗ Văn Học, được NXB Đại học Quốc gia TP HCM phát hành năm 2013, là tài liệu thiết yếu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính và các loại văn bản khác.
Một giáo trình mới mang tên “Quản trị văn phòng” đã được NXB Đại học Quốc gia TP HCM xuất bản vào năm 2015, do nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu và Đỗ Văn Thắng biên soạn Giáo trình này cung cấp hướng dẫn chi tiết về các kỹ năng quản trị văn phòng, đặc biệt chú trọng vào kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản.
Các công trình nghiên cứu hiện tại đã cung cấp nhiều lý luận và nghiệp vụ về quản lý văn bản hành chính, nhưng chưa đề cập đến phạm vi quản lý trong lĩnh vực y tế và thiếu các giải pháp cụ thể Các tài liệu nghiên cứu, báo cáo khoa học, và luận văn liên quan đến quản lý văn bản hành chính tại các cơ sở y tế và doanh nghiệp tư nhân đã được giới thiệu trong các tạp chí và kỷ yếu hội thảo khoa học.
Các tài liệu nghiên cứu, báo cáo khoa học và luận văn về quản lý văn bản hành chính tại cơ sở y tế và doanh nghiệp tư nhân đã được công bố trong các tạp chí, kỷ yếu hội thảo khoa học, luận văn và luận án.
Công trình biên khảo "Tài liệu lưu trữ ngành Y-dược và việc sử dụng chúng trong thực tiễn" của tác giả Vũ Thị Phụng, được công bố trong Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2/1992, tập trung vào việc nghiên cứu và ứng dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực Y-dược Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc khai thác tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác nghiên cứu và phát triển trong ngành Y tế.
Phương pháp nghiên cứu
Trong nghiên cứu, tác giả áp dụng các nguyên lý của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để phân tích mối quan hệ giữa quy định pháp luật và thực tiễn, giữa nguyên lý khoa học và tác động môi trường, cũng như giữa định hướng quốc nội và xu thế quốc tế trong tương lai.
5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
Các phương pháp tác giả sử dụng trong thực hiện đề tài nghiên cứu gồm có:
Phương pháp phân tích – tổng hợp được áp dụng để xem xét các nguồn thông tin và dữ liệu liên quan đến hoạt động quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc trong giai đoạn 2015-2020 Qua đó, bài viết phân tích những khó khăn và tồn tại, tổng hợp các kết quả đã đạt được, đồng thời đề xuất các biện pháp nhằm cải thiện hoạt động quản lý văn bản cho giai đoạn 2021-2025.
Phương pháp so sánh, định tính được áp dụng để phân tích nội dung và tính chất của các quy định pháp luật về công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong hoạt động quản lý văn bản Nghiên cứu này so sánh quy chuẩn quản lý văn bản Việt Nam và quốc tế mà các cơ sở y tế tư nhân đang thực hiện Từ đó, đề xuất các nội dung nhằm xây dựng văn bản pháp quy về quản lý văn bản, đảm bảo hiệu quả và phù hợp với yêu cầu thực tiễn của hoạt động này.
Phương pháp khảo sát thực tế được áp dụng để đánh giá công tác quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc, thông qua việc khảo sát các văn bản pháp quy nội bộ được ban hành trong giai đoạn 2015-2020 Kết quả cải tiến hoạt động quản lý VBHC đã được thực hiện, đóng vai trò là cơ sở khoa học quan trọng cho việc đánh giá hiệu quả quản lý tại bệnh viện.
Phương pháp sử dụng bảng hỏi qua ứng dụng Google Docs để khảo sát thói quen tra cứu văn bản của nhân viên bệnh viện cung cấp dữ liệu tham khảo quý giá Điều này góp phần làm phong phú thêm nguồn dữ liệu khảo sát về hoạt động quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc.
Nguồn tài liệu nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện luận văn, nhiều tài liệu được sử dụng làm nguồn tham khảo cho hoạt động nghiên cứu.
- Các sách, giáo trình giảng dạy, từ điển về nghiệp vụ quản lý văn bản
- Các văn bản pháp luật, các hướng dẫn của các cơ quan hữu quyền về hoạt động quản lý văn bản
Nghiên cứu khoa học về quản lý văn bản và công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và tài liệu tại các cơ quan, doanh nghiệp và bệnh viện Các luận văn thạc sĩ và bài tiểu luận liên quan đến lĩnh vực này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các phương pháp và công cụ cần thiết để tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu Việc áp dụng các nghiên cứu này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác và an toàn trong việc lưu trữ thông tin.
- Các kỷ yếu hội thảo khoa học trong nuước và quốc tế chuyên đề văn thư – lưu trữ, quản lý văn bản
Các dự án nghiên cứu tập trung vào hoạt động quản lý văn bản trong doanh nghiệp y tế tư nhân, đặc biệt là tính pháp lý của quản lý văn bản Việc này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn pháp lý, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý thông tin trong lĩnh vực y tế.
Các bài viết được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, trang web văn thư lưu trữ, và các trang tin điện tử của cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam cũng như tổ chức quốc tế.
+ Các văn bản pháp lý
Nghị định 142-CP ngày 28/09/1963 của Hội đồng Chính phủ quy định về việc quản lý thống nhất công văn và giấy tờ trong các cơ quan và xí nghiệp Nghị định này cũng thiết lập nguyên tắc biên soạn và lưu trữ công văn, giấy tờ cho các cơ quan và xí nghiệp Nhà nước, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài liệu hành chính.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư và vai trò quản lý nhà nước trong lĩnh vực này Nghị định này được áp dụng tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các cơ quan, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành năm 2020, quy định về hoạt động công tác văn thư và vai trò quản lý nhà nước trong lĩnh vực này Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước, nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và thống nhất công tác văn thư.
Luật 52-L/CTN, được Quốc hội thông qua vào ngày 12/11/1996, là cơ sở pháp lý quy định về thẩm quyền, thủ tục và trình tự ban hành văn bản quy phạm pháp luật Luật này đã trải qua hai lần sửa đổi và bổ sung vào các năm 2002 và 2008.
Đóng góp của luận văn
Tác giả mong muốn sau khi luận văn được Hội đồng Khoa học Nhà Trường thông
12 qua, đưa vào thực hiện, sẽ là một đóng góp khoa học và có ý nghĩa thực tiễn với hoạt động quản lý VBHC vì các lý do sau đây:
- Luận văn đã nghiên cứu quy trình, nội dung, đặc điểm của công tác quản lý VBHC
Bài viết này trình bày quy trình tổ chức khoa học trong hoạt động quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại các cơ sở y tế tư nhân và Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc, đồng thời phân tích việc áp dụng các quy định pháp luật hiện hành.
Bài luận văn này trình bày và đánh giá toàn diện kết quả áp dụng văn bản pháp luật (VBPL) trong quản lý văn bản hành chính (VBHC), đồng thời phân tích những hạn chế và khó khăn cụ thể trong hoạt động này Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất các giải pháp khoa học nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, hướng tới việc hệ thống hóa và hiện đại hóa công tác quản lý VBHC tại các cơ sở y tế tư nhân và Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc.
+ Kết quả việc áp dụng văn bản pháp luật (VBPL):
Áp dụng quy trình văn bản pháp luật trong quản lý văn bản hành chính giúp cơ sở y tế tư nhân và lãnh đạo, nhân viên tổ chức công việc một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Việc áp dụng quy trình quản lý văn bản hành chính của VBPL nâng cao tính chính xác và kịp thời trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý tại cơ sở y tế tư nhân Điều này đảm bảo rằng các văn bản và tài liệu cần thiết được cung cấp đầy đủ, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc hiệu quả.
Áp dụng quy định của văn bản pháp luật về quản lý văn bản hành chính giúp tổ chức mở hồ sơ và lưu trữ văn bản trên hệ thống một cách dễ dàng và có căn cứ Điều này cung cấp cho lãnh đạo các cấp trong và ngoài cơ sở y tế những thông tin quá khứ, dữ liệu và bằng chứng đầy đủ, có giá trị cho hoạt động quản lý nghiệp vụ y tế và đánh giá dịch bệnh của cơ sở y tế khi cần thiết.
Pháp luật hiện hành về quản lý văn bản hành chính chưa rõ ràng trong việc xác định nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, tổ chức y tế tư nhân đối với công tác văn thư và quản lý văn bản hành chính.
Cơ sở y tế tư nhân chưa nhận thức được các yêu cầu của hoạt động QLVB bao gồm:
1 Xây dựng quy chế, quy định
2 Tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện
3 Kiểm tra, giám sát thực hiện
Các CSYT tư nhân còn nhiều khó khăn, trở ngại trong việc tổ chức QLVBHC Cụ thể như sau:
Hiện nay, chưa có cơ sở pháp lý rõ ràng xác định nhận thức và trách nhiệm của các cơ sở y tế tư nhân trong việc thực hiện các quy định pháp luật về quản lý văn bằng hành chính Điều này bao gồm việc cần thiết phải ban hành đầy đủ các văn bản pháp quy nội bộ liên quan đến hoạt động quản lý văn bằng hành chính, như quyết định về chế độ, chính sách, và các quy chế, quy định, quy trình cụ thể.
Tổ chức mạng lưới quản lý VBHC tại các cơ sở y tế tư nhân hiện thiếu căn cứ yêu cầu về nghiệp vụ đối với nhân sự quản lý, dẫn đến việc sử dụng và bố trí nhân sự vào vị trí này một cách tùy tiện và chưa hợp lý.
Tổ chức thực hiện tại cơ sở y tế tư nhân chưa đạt được sự quản lý thống nhất về nghiệp vụ và kỹ thuật quản lý văn bản hành chính Việc áp dụng các kỹ thuật soạn thảo và quản lý văn bản trong các đơn vị chưa được hướng dẫn, kiểm tra và giám sát đầy đủ, dẫn đến nhiều sai sót kỹ thuật và nghiệp vụ không được phát hiện và khắc phục Quy trình xử lý các sai sót cũng chưa được thực hiện, gây ra tình trạng tài liệu bị thất thoát mà không thể truy cứu trách nhiệm.
Luận văn hoàn thành sẽ cung cấp tài liệu tham khảo quý giá cho nghiên cứu và giảng dạy về tổ chức quản lý văn bản hành chính (VBHC), một lĩnh vực chuyên môn quan trọng trong ngành văn thư - lưu trữ Mặc dù có sự khác biệt giữa thực tiễn và cơ sở pháp lý, luận văn sẽ đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý bệnh viện tư nhân tại Việt Nam trong việc cải thiện quản trị nguồn dữ liệu văn bản Đề tài mang lại ý nghĩa khoa học bằng cách phân tích những hạn chế và khó khăn hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp thực tiễn cho quản lý VBHC tại các cơ sở y tế tư nhân, nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại trong công tác này.
Viện ĐKQT Hạnh Phúc cung cấp nguồn tư liệu phong phú về quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại các cơ sở y tế tư nhân Bài viết nêu rõ cơ sở lý luận và thực tiễn cho thấy quản lý VBHC là một hoạt động khoa học, cần xây dựng phương thức quản lý dựa trên chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam Đề tài cũng tìm kiếm giải pháp cho yêu cầu của cách mạng công nghệ số trong quản lý VBHC Nghiên cứu và áp dụng các quy chuẩn quốc tế trong quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính, kết hợp với quy định pháp luật Việt Nam, là phương thức chuyển đổi sáng tạo nhằm cải thiện hoạt động quản lý VBHC tại các cơ sở y tế tư nhân.
Tính thực tiễn - cấp thiết của đề tài
Quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại các cơ sở y tế (CSYT) đã được nhiều nhà khoa học và chuyên viên nghiên cứu, báo cáo trong các đề tài luận văn và thảo luận tại hội thảo Việc các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành y tế tiến hành kiểm tra hoạt động quản lý VBHC tại các CSYT tư nhân trong bối cảnh pháp luật chưa quy định rõ ràng đã đặt ra yêu cầu cần thiết về cơ sở pháp lý để giải quyết những bất cập hiện có.
Tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc, giai đoạn 2015-2020, công tác quản lý văn bản hành chính (VBHC) gặp nhiều khó khăn, từ việc thực hiện yêu cầu của nhà quản lý đến thực tiễn Thiếu cơ sở khoa học trong việc áp dụng các quy định pháp luật đã dẫn đến hoạt động quản lý mang tính đối phó Sự đánh giá chưa đúng mức về tầm quan trọng của quản lý và bảo mật thông tin đã gây ra việc ban hành các văn bản không phù hợp Mặc dù đã trải qua hơn 5 năm hoạt động, tổ chức và bố trí nhân sự vẫn chưa ổn định, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý bệnh viện.
Nghiên cứu thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính (VBHC) là vấn đề cấp thiết, cần thiết phải đưa ra các đề xuất và giải pháp khoa học nhằm khắc phục những tồn tại hiện tại Mục tiêu là nâng cao chất lượng quản lý VBHC, đảm bảo thông tin được cung cấp một cách hiệu quả và kịp thời, phục vụ tốt nhất cho yêu cầu của chủ thể quản lý Nhận diện vấn đề cốt lõi trong quản lý VBHC sẽ giúp cải thiện quy trình và hiệu suất công việc.
Việc áp dụng đúng quy định pháp luật Việt Nam kết hợp với các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế trong quản lý văn bản hành chính tại các cơ sở y tế tư nhân sẽ nâng cao tri thức trong nghiên cứu khoa học văn thư – lưu trữ, đồng thời hỗ trợ hiệu quả cho công tác chuyên môn hành chính.
Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn có tổng cộng 03 chương, nội dung như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác quản lý văn bản hành chính
Chương 2: Đánh giá thực trạng áp dụng văn bản pháp luật trong công tác tổ chức và quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc, nhằm xác định hiệu quả và những thách thức trong quy trình này Việc tuân thủ các quy định pháp lý là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý Phân tích hiện trạng sẽ giúp nhận diện các vấn đề cần cải thiện, từ đó đề xuất giải pháp tối ưu cho việc quản lý văn bản hành chính tại bệnh viện.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính tại bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
Văn bản hành chính (Administrative document)
Văn bản hành chính (VBHC) là công cụ quản lý quan trọng, giúp truyền đạt mệnh lệnh và chỉ thị từ các Thủ trưởng, nhà Quản lý trong các cơ quan, tổ chức Với nội dung phong phú và chức năng phù hợp, VBHC hỗ trợ hoạt động thông tin, tổ chức, quản lý và điều hành, đảm bảo sự thông suốt trong công việc Nó được ban hành thường xuyên để giải quyết các nhiệm vụ hàng ngày của tổ chức và cá nhân.
Văn bản hành chính (VBHC) là loại văn bản chủ yếu được sử dụng để quản lý và điều hành các hoạt động trong cơ quan hành chính Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp theo thẩm quyền Ngoài ra, VBHC còn là những biểu mẫu quan trọng được cá nhân sử dụng phổ biến trong đời sống hàng ngày.
Văn bản hành chính (VBHC) là công cụ ghi nhận thông tin, tạo cơ sở pháp lý và xác lập quyền hạn, trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân trong giao dịch dân sự và xã hội VBHC cũng có thể được sử dụng làm căn cứ xử lý hành chính đối với những người không tuân thủ pháp luật đã được phổ biến Chính phủ đã ban hành văn bản pháp luật cho phép áp dụng VBHC trong các giao dịch dân sự chính thức.
Một số khái niệm về VBHC đang được sử dụng phổ biến như sau:
According to typesofartstyles.com, administrative texts are documents that facilitate communication between citizens and government authorities These texts are meticulously crafted with a formal structure, allowing readers to easily recognize and comprehend the information presented within them.
PGS Vương Đình Quyền (2005) giải thích: Văn bản hành chính là “các loại văn
17 bản do các cơ quan hành pháp ban hành để phục vụ cho họat động quản lý của mình” [74, tr.49]
Theo tài liệu “Thuật ngữ văn thư, lưu trữ” của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2017), văn bản hành chính được định nghĩa là văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành nhằm quản lý và điều hành hoạt động của chính mình.
Văn bản hành chính ở Việt Nam là loại văn bản quy định thông tin mang tính chất quy phạm của Nhà nước, nhằm cụ thể hóa việc thực thi các văn bản pháp luật và giải quyết các vấn đề cụ thể trong quản lý.
Văn bản hành chính, theo định nghĩa trong Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam (2011), là những tài liệu được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức nhằm quản lý, điều hành và giải quyết các công việc theo trách nhiệm được quy định bởi pháp luật.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020, quy định rằng văn bản hành chính được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thuật ngữ “Văn bản hành chính” được hiểu là tài liệu do các cơ quan hành pháp và tổ chức có thẩm quyền ban hành, nhằm triển khai các văn bản quy phạm của Chính phủ hoặc thực hiện chỉ đạo, điều hành công việc Theo tác giả, cách giải thích tại Khoản 3, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP rất bao quát, tường minh và có cơ sở khoa học.
1.1.1 Các loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản sử dụng ngôn ngữ để cụ thể hóa nội dung của các quy phạm pháp luật, quy định về chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong bộ máy Nhà nước.
Các văn bản hành chính này có thể là thông thường hoặc cá biệt, với hoặc không có tên loại, nhằm cụ thể hóa các chủ trương liên quan đến việc xác định.
Lập và tổ chức bộ máy là quá trình quan trọng, bao gồm các văn bản như nghị quyết và quyết định về việc thành lập cơ quan, tổ chức Ngoài ra, còn có các văn bản hướng dẫn liên quan đến công tác quản lý và xây dựng đơn vị trong các cơ quan, tổ chức.
Các văn bản thuộc loại 02 của thể loại này gồm những văn bản phân công, phân nhiệm các đơn vị trực thuộc, như nghị quyết, quyết định
Các văn bản hành chính (VBHC) phản ánh những quyết sách quan trọng trong quản lý của lãnh đạo, thể hiện rõ ràng phạm vi, chức trách và quyền hạn của các cá nhân và đơn vị trong chính quyền và doanh nghiệp Đồng thời, chúng cũng ghi nhận ý chí của các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
1.1.2 Nguồn hình thành/ Đặc điểm văn bản hành chính trong các cơ sở y tế tư nhân
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, các cơ sở y tế tư nhân chủ yếu chịu sự chi phối của văn bản hướng dẫn chuyên ngành từ các cơ quan quản lý y tế cấp trên như Bộ Y tế và Sở Y tế địa phương Ngoài ra, các văn bản chỉ đạo từ các cơ quan quản lý doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh hoạt động của các cơ sở này.
Các văn bản (VB) liên quan đến hoạt động của tòa nhà bao gồm các lĩnh vực như cấp phép kinh doanh, hoạt động doanh nghiệp, thuế, lao động, vệ sinh, môi trường, phòng cháy chữa cháy, quản lý chất thải và an toàn thực phẩm Ngoài ra, còn có các văn bản nội bộ để đảm bảo sự tuân thủ và quản lý hiệu quả trong các lĩnh vực này.
+Về các VB chỉ đạo chuyên ngành về chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật y tế
Quản lý văn bản (document management)
1.2.1 Khái niệm văn bản và quản lý văn bản
+ Khái niệm văn bản (Document)
Theo PGS Vương Đình Quyền, văn bản có thể định nghĩa theo 02 nội dung: 1 là:
“vật mang tin”, 2 là “vật mang thông tin thành văn”
Phương tiện ghi chép trong văn bản được thể hiện qua các ký hiệu ngôn ngữ Văn bản hình thành từ hoạt động của các cơ quan và tổ chức, phản ánh sự tương tác và giao tiếp trong xã hội.
PGS Dương Văn Khảm định nghĩa văn bản là "vật mang thông tin thành văn", trong đó ngôn ngữ hoặc ký hiệu là phương tiện ghi chép thông tin tiêu biểu Văn bản hình thành từ hoạt động xã hội và có đặc điểm nổi bật là được trình bày theo thể thức nhất định.
Nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu và Đỗ Văn Thắng định nghĩa văn bản là một “phương tiện” và đồng thời cũng là một hình thức truyền tải thông tin.
Sản phẩm của hoạt động giao tiếp chính là văn bản, với ngôn ngữ (ký hiệu) là phương tiện truyền đạt thông tin Văn bản có vai trò chuyển tiếp thông tin giữa các chủ thể, nhằm giải quyết yêu cầu công việc hoặc đạt được những mục đích cụ thể.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa văn bản là một dạng thông tin diễn đạt thành văn, sử dụng ngôn ngữ (ký hiệu) làm phương tiện truyền đạt Văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và có thể thức, kỹ thuật trình bày được quy định riêng.
Khái niệm văn bản có thể được hiểu qua công cụ 5W1H như sau: Văn bản là “vật mang tin” (what), được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ theo thể thức và kỹ thuật quy định (how), nhằm truyền đạt thông tin với mục đích quản lý (why), và thường xuất hiện trong các cơ quan, tổ chức (where).
+ Khái niệm quản lý văn bản (Documents management)
Quản lý văn bản là quá trình sử dụng các biện pháp nghiệp vụ để tiếp nhận và chuyển giao tài liệu một cách hiệu quả Theo PGS Vương Đình Quyền, các biện pháp này đảm bảo rằng văn bản được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời và an toàn.
Quản lý văn bản, theo Chi Cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, là quá trình tổ chức và thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan, dựa trên các nguyên tắc và trình tự nhất định.
Quản lý văn bản là hoạt động khoa học, sử dụng nghiệp vụ văn thư để tiếp nhận và chuyển giao nhanh chóng, kịp thời và an toàn các văn bản phát sinh trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Tổ chức quản lý văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát quá trình cung cấp thông tin của các cơ quan, tổ chức Nó giúp lưu giữ đầy đủ các văn bản, đồng thời hỗ trợ hoạt động khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn thông tin, dữ liệu.
Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm bốn hoạt động chính: soạn thảo và ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; và quản lý cùng sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
Quản lý văn bản là một hoạt động chính của công tác văn thư
Nội dung của hoạt động quản lý VB là: 1 Xây dựng quy chế, quy định, 2 Tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện, 3 Kiểm tra, giám sát thực hiện
1 Soạn thảo, ký ban hành văn bản
2 Quản lý văn bản 1 Xây dựng quy chế, quy định
2 Tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện
3 Kiểm tra, giám sát thực hiện
3 Lập hồ sơ công việc; Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
4 Quản lý, sử dụng con dấu; Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong hoạt động văn thư
Nội dung hoạt động quản lý VB trong công tác văn thư
4 Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1 Soạn thảo, ký ban hành văn bản
1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản
Việc quản lý VB cần tuân thủ bảy nguyên tắc sau:
Công tác văn thư và lưu trữ cần được thực hiện một cách khoa học, chính xác và minh bạch, đồng thời phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo mật nhà nước và bí mật công tác.
Các văn bản đi và đến thường được tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao qua nhân viên Văn thư Đối với những loại văn bản mật, việc đăng ký được thực hiện riêng theo quy định của pháp luật.
Tất cả văn bản đến và văn bản đi đều phải được xử lý trên Hệ thống Quản lý Văn bản (QLVB), ngoại trừ văn bản Mật Trong trường hợp có văn bản giấy đến hoặc đi, cần phải quét (scan) và đưa vào Hệ thống QLVB để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Văn bản đến dạng giấy cần được nhân viên Văn thư đăng ký, phát hành và chuyển giao trong cùng ngày tiếp nhận hoặc muộn nhất là vào ngày làm việc tiếp theo Đối với các văn bản có con dấu ghi nhận mức độ khẩn như "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" và "Khẩn", nhân viên Văn thư phải nhanh chóng đăng ký, trình và chuyển giao đến đúng địa chỉ ngay sau khi nhận.
THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG VĂN BẢN PHÁP LUẬT
Khái quát về Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc
2.1.1 Quá trình thành lập bệnh viện
Bình Dương, một tỉnh trẻ thuộc miền Đông Nam Bộ, đang hướng tới mục tiêu trở thành đô thị thông minh với các giải pháp quản lý hiện đại Trong vòng 25 năm phát triển (1997-2022), Bình Dương đã vinh dự nhận danh hiệu trong số 21 cộng đồng có chiến lược phát triển thành phố thông minh tiêu biểu thế giới từ Diễn đàn Cộng đồng Thông minh Thế giới (ICF) năm lần Chính phủ Việt Nam đã phê duyệt Đề án phát triển Bình Dương thành đô thị thông minh bền vững giai đoạn 2018-2025, với tầm nhìn đến năm 2030 Đại hội Đảng bộ tỉnh Bình Dương lần thứ XI đã thông qua Đề án thành phố thông minh, kết nối chặt chẽ với thành phố Eindhoven, Hà Lan và các tổ chức quốc tế khác.
Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc, hay Hanh Phuc International Hospital, nằm tại cửa ngõ thành phố Bình Dương, giáp ranh với thành phố Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh Địa chỉ của bệnh viện là 18 Đại lộ Bình Dương, phường Vĩnh Phú, thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương.
Công ty cổ phần Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc được thành lập vào ngày 19/07/2006, theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 3700725416 của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương Bệnh viện được khánh thành vào tháng 01/2011 và chính thức hoạt động từ ngày 19/10/2012 theo quyết định số 06/BYT-GPHĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế.
Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc có cơ sở chính tại Bình Dương và hai chi nhánh tại TP HCM Chi nhánh 01 nằm ở số 87 Nguyễn Thị Minh Khai, phường Bến Thành, quận 1, trong khi Chi nhánh 02 tọa lạc tại tầng 5, Trung tâm thương mại Estella, số 88 Song Hành, thành phố Thủ Đức.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Bệnh viện
Theo quyết định số 28/2022/QĐ-UBND ngày 04/10/2022 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương, Sở Y tế tỉnh Bình Dương được giao quản lý hoạt động chuyên môn của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc Đồng thời, UBND thành phố Thuận An cũng là cơ quan quản lý hành chính của bệnh viện này.
Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc, được thành lập bởi Công ty cổ phần Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc, có vốn đầu tư ban đầu 40 triệu USD và diện tích 41.438 m2, với quy mô 258 giường bệnh và thực kê 100 giường Với vốn điều lệ 209.700.000.000 đồng, bệnh viện hoạt động như một cơ sở y tế đa khoa tư nhân hạng III, chuyên về sản, phụ và nhi khoa Đội ngũ y tế chuyên môn cao cùng trang thiết bị hiện đại giúp bệnh viện đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh và cấp cứu cho người dân tại Thuận An, Bình Dương, Thủ Đức, TP.HCM và các khu vực lân cận như Gò Vấp, quận 12, Bình Thạnh.
Bệnh viện được tổ chức theo mô hình tiên tiến của Singapore với sự đầu tư từ tập đoàn Thomson Medical Ltd (Singapore) Lãnh đạo cao nhất là Chủ tịch Hội đồng Quản trị, trong khi Tổng Giám đốc (CEO) trực tiếp điều hành Các Giám đốc phụ trách các lĩnh vực chuyên môn như Nghiệp vụ y, Điều dưỡng, Nhân sự - Hành chính, và Kinh tế - tài chính Hiện tại, bệnh viện có khoảng 670 nhân viên, chia thành hai khối: khối "Trực tiếp" với các nhân viên y tế như bác sĩ, điều dưỡng và kỹ thuật viên, và khối Gián tiếp/ Văn phòng với các bộ phận hỗ trợ như phòng Điều hành, phòng Hành chính - Nhân sự, và phòng Kế toán.
Tại Bệnh viện, văn bản hành chính được phân loại thành hai nhóm chính: một là các văn bản có nội dung liên quan đến chuyên môn - nghiệp vụ y tế, và hai là các văn bản, tài liệu có nội dung khác.
Văn bản chuyên môn - nghiệp vụ y tế được phát hành từ các cơ quan quản lý y tế như Bộ Y tế và Sở Y tế tỉnh Bình Dương, bao gồm các đơn vị như Trung tâm Y tế thành phố Thuận An, Trung tâm Kiểm soát Bệnh tật, Trung tâm Chăm sóc Sức khỏe Sinh sản, cùng với các bệnh viện công lập và tư nhân trong tỉnh và cả nước Tất cả văn bản này được phòng Kế hoạch Tổng hợp (Nghiệp vụ Y) tiếp nhận và quản lý, dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Y khoa kiêm Trưởng phòng Kế hoạch Tổng hợp.
Những văn bản hành chính “đến” thuộc các thể loại khác và văn bản “đi” sẽ do phòng Hành chính - Nhân sự tiếp nhận, quản lý
Sơ đồ tổ chức BV ĐKQT Hạnh Phúc
(Nguồn: Tư liệu do tác giả thu thập từ thực tế)
Giấy ủy quyền quản lý văn bản đến tại BV ĐKQT Hạnh Phúc (Dự thảo):
(Nguồn: Tư liệu do tác giả thu thập từ thực tế)
2.2 Hoạt động quản lý văn bản hành chính tại bệnh viện Đa khoa Quốc tế Hạnh Phúc
Trong bài viết này, tác giả khảo sát hoạt động quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2020, đánh dấu 5 năm thứ hai kể từ khi Bệnh viện được thành lập.
Trong giai đoạn 2015-2020, công tác quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại Bệnh viện đã trải qua nhiều chuyển biến đáng kể Những thay đổi này chủ yếu chịu ảnh hưởng từ các cấp quản lý như Chính phủ, Bộ Y tế và Sở Y tế tỉnh Bình Dương, nơi Bệnh viện hoạt động Sự tác động liên tục và mạnh mẽ từ các cơ quan này đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý VBHC tại Bệnh viện.
Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quan trọng, tạo nền tảng cho công tác văn thư và đổi mới quản lý văn bản tại TP Hồ Chí Minh, nơi có hai phòng khám chi nhánh của Bệnh viện hoạt động.
Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007, quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử liên quan đến chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số Ngoài ra, Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 15 tháng 4 năm 2015 cũng được ban hành nhằm thúc đẩy phát triển Chính phủ điện tử tại Việt Nam.
Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ Hướng dẫn Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước [14]
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư [15]
Bộ Y tế đã ban hành các văn kiện liên quan đến công tác văn thư và quản lý văn bản, nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và lưu trữ thông tin.
Quyết định 5452/QĐ-BYT ngày 30/12/2014 và có hiệu lực từ: 01/01/2015 quy định về sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong văn bản điện tử của Bộ Y tế;
Quyết định số: 4345/QĐ-BYT ngày 20 tháng 10 năm 2015 Ban hành “Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế”;
Quyết định số 5242/QĐ-BYT, ban hành ngày 08/12/2015, quy định về quản lý, cập nhật, sử dụng và khai thác hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử tại Bộ Y tế Quy chế này nhằm nâng cao hiệu quả trong việc xử lý văn bản, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý thông tin.
Quyết định số: 6858/QĐ-BYT ngày 18/11/2016 ban hành Bộ Tiêu chí chất lượng bệnh viện, phiên bản 2.0 [8, Tiêu chí B4.2];
Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế.[9];
Nhận xét chung
Một số liên hệ, so sánh giữa BV công và tư, BV tư và BV tư quốc tế:
Sau khi Chính phủ Việt Nam ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử vào năm 2017, các bệnh viện công vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý và triển khai các dịch vụ điện tử.
Tình trạng quản lý văn bản và tài liệu tại nhiều bệnh viện công hiện nay được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu kém Đến ngày 01/9/2020, Bộ Y tế đã chính thức triển khai hệ thống Quản lý và điều hành Văn bản điện tử phiên bản 2.0 Trong khi đó, các bệnh viện tư không chịu sự quản lý của Nhà nước về công tác quản lý văn bản.
Công ty 75 đã dẫn đầu trong việc thiết lập các tiêu chí chất lượng quốc tế cho tổ chức của mình, bao gồm việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý bệnh viện JCI (Joint Commission International).
Mỹ, ACHS (The Australian Council on Health care Standards) của Úc, tiêu chuẩn HAS (Haute Autorité de Santé) của Pháp, tiêu chuẩn HAQ (Healthcare Accreditation Quality) của Anh, và các tiêu chuẩn ISO về quản lý đơn vị y tế đều được áp dụng trong quy trình kỹ thuật y tế như xét nghiệm và hỗ trợ sinh sản Tại Việt Nam, một số bệnh viện đã đạt chứng nhận chất lượng JCI (Joint Commission International), bao gồm BV ĐKQT Vinmec (Hà Nội) vào ngày 26/6/2015, BV FV (TP HCM) vào ngày 5/3/2016, BV Vinmec Central Park (TP HCM) vào tháng 6/2017, và BV ĐKQT Hạnh Phúc vào ngày 27/11/2019 Theo thống kê của DVN, hiện Việt Nam có 21/1026 bệnh viện đạt chứng nhận ISO 9001-2015, tương đương tỷ lệ gần 2.05%.
Việc đồng bộ hóa thiết bị vi tính trong hệ thống mạng là thách thức lớn đối với các bệnh viện công lập sử dụng thiết bị cũ, nhưng với bệnh viện mới thành lập hoặc bệnh viện tư nhân với trang bị hiện đại, việc kết nối và sử dụng chung một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu có khả năng kiểm soát đồng bộ hoàn toàn khả thi.
Nhân viên lâu năm tại các cơ sở y tế công có thể có chuyên môn tốt, nhưng họ thường gặp khó khăn trong việc thích ứng với chuyển đổi số và cập nhật công nghệ thông tin, do tâm lý ngại tiếp cận và tốc độ tiếp thu chậm Ngược lại, các bệnh viện tư nhân thường áp dụng công nghệ tiên tiến và cung cấp tri thức mới cho nhân viên, từ đó gia tăng giá trị trong quản lý và vận hành mà các bệnh viện công chưa thể đạt được.
Chương trình chuyển đổi số y tế đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, theo Quyết định số 5316/QĐ-BYT ngày 22 tháng 12 năm 2020 của Bộ Y Tế, thể hiện quyết tâm xây dựng nền y tế thông minh và tăng cường đầu tư phát triển cơ sở dữ liệu y tế.
76 liệu y tế đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hệ thống thu thập dữ liệu Nâng cao năng lực điều phối và phân tích giúp chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích, từ đó phục vụ cho việc xây dựng chính sách dựa trên bằng chứng.
Tiêu chuẩn JCI của Mỹ đánh giá chất lượng bệnh viện với 1.200 tiêu chí khắt khe Để được công nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế, các bệnh viện bắt buộc phải đáp ứng các điều kiện và tiêu chuẩn khám chữa bệnh do JCI đề ra Hiện tại, Việt Nam chỉ có 06/1400 bệnh viện đạt tiêu chuẩn này, trong đó có Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc, một trong những cơ sở y tế tư nhân đóng góp vào sự phát triển của y tế số Việt Nam.
Giám đốc Bệnh viện TWQĐ 108, Bàng, cho biết rằng việc đạt được tiêu chuẩn chất lượng trong quản lý bệnh viện là một thách thức lớn, gần như là một giấc mơ đối với nhiều cơ sở y tế, đặc biệt là các bệnh viện công.
Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc đã đạt điểm cao theo Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng BV Việt Nam (Phiên bản 2, 2016) do Bộ Y tế ban hành, cụ thể ở tiêu chí B4.2 “triển khai thực hiện VB chỉ đạo dành cho BV.” Trong giai đoạn 2018-2020, bệnh viện đã đạt kết quả 04/5, cho thấy nỗ lực và cam kết trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.
4 4 4 Năm 2021 SYT BD không chấm điểm (do tình hình dịch Covid-19)
Bảng 3: Điểm chất lượng BV ĐKQT Hạnh Phúc (Nguồn: theo công bố chính thức của SYT tỉnh Bình Dương)
Các quy trình quản lý văn bản của Bệnh viện ngày càng được hoàn thiện về nội dung, nhờ vào việc tham khảo Nghị định 30/2020/NĐ-CP cùng với các văn bản pháp luật hướng dẫn liên quan.
77 trước đó, thí dụ như: Thông tư 01/2011/TT-BNV (hết hiệu lực 15/6/2022), Nghị định 09/2010/NĐ-CP (hết hiệu lực 05/3/2020)
2.3.2 Hạn chế chủ yếu và nguyên nhân
2.3.2.1 Một số hạn chế chủ yếu của công tác quản lý VBHC tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc:
Nhìn chung, việc tổ chức quản lý VBHC tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc chưa bài bản
Bệnh viện chưa quản lý hiệu quả văn bản đến, dẫn đến việc không kiểm soát được số lượng văn bản này Hoạt động cung cấp thông tin và lưu giữ văn bản phục vụ khai thác và sử dụng dữ liệu chung trong Bệnh viện còn phân tán và thiếu tổ chức, không tuân thủ nguyên tắc nghiệp vụ Hậu quả là các văn bản quan trọng không được lưu giữ đầy đủ, gây khó khăn trong việc thống kê và đánh giá công tác triển khai văn bản Thêm vào đó, việc thất thoát văn bản đến không thể quy trách nhiệm, làm giảm khả năng đưa ra biện pháp phòng ngừa rủi ro cho các lần sau.
Bệnh viện chưa thực hiện quản lý văn bản đi một cách bài bản và hiệu quả, dẫn đến việc kiểm soát kết quả xử lý văn bản hành chính chưa tốt Quy định về lưu giữ văn bản đi còn thiếu thống nhất, thường xuyên bị thực hiện một cách tùy tiện Sau khi phát hành, Phòng Hành chính - Nhân sự không tổ chức lưu giữ bản gốc văn bản đi, gây ra hậu quả nghiêm trọng Bệnh viện không lưu giữ đầy đủ văn bản, không có căn cứ để thống kê số lượng văn bản đi, cũng như tổng kết và đánh giá công tác triển khai văn bản Điều này ảnh hưởng đến việc khai thác và sử dụng nguồn thông tin, dữ liệu của bệnh viện và các đơn vị liên quan.
- Về triển khai công tác quản lý VB: Còn nhiều hạn chế, do pháp luật chưa quy định hoặc có quy định nhưng chưa đầy đủ:
Nghị định 30/2020/NĐ-CP chưa quy định đối tượng áp dụng quản lý văn bản là cơ quan, tổ chức ngoài công lập;
Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện Việt Nam của Bộ Y tế chưa quy định đầy
Trong tổng số 78 tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác quản lý văn bản (VB), tiêu chí B4 về “Quản lý bệnh viện” chỉ có một tiểu chí (B4.2) yêu cầu triển khai thực hiện văn bản chỉ đạo dành cho bệnh viện.
Bệnh viện chưa ban hành quy chế nội bộ về quản lý VBHC
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ HẠNH PHệC
Định hướng và yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc
Chính phủ đã xác định các nhiệm vụ và giải pháp trọng tâm để phát triển Chính phủ điện tử trong giai đoạn 2019-2020, với tầm nhìn đến năm 2025, theo Nghị quyết NQ 17/NQ-CP ban hành ngày 16 tháng 4 năm 2013.
Theo thông báo số 4330/TB-BNV ngày 05/9/2022 của Bộ Nội vụ, trong phiên họp Ban Chỉ đạo xây dựng Chính phủ điện tử, chuyển đổi số, đã nêu rõ 6 nội dung quan trọng liên quan đến quản lý văn bản trong chuyển đổi số, bao gồm: công nghệ thông tin, số hóa, dữ liệu, đổi mới sáng tạo, công nghệ số và an toàn thông tin Định hướng của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương về quản lý văn bản điện tử và xây dựng chính quyền điện tử đã được thể hiện qua nhiều văn kiện quan trọng như Chỉ thị số 14/CT-UBND ngày 30/5/2014, quyết định số 12/2017/QĐ-UBND ngày 05/6/2017, và quyết định số 3612/QĐ-UBND ngày 19/12/2018 Những văn bản này tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp y tế tư nhân trong việc định hướng hoạt động quản lý văn bản điện tử.
Thị trường y tế số tại Việt Nam đang mở ra cơ hội lớn cho các bệnh viện công và tư cũng như các đơn vị cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe Theo báo cáo của Med247 vào tháng 11 năm 2020, xu hướng này đã trở thành định hướng chung cho nhiều ngành, đặc biệt là ngành y tế Các bệnh viện cần xem đây là một hướng đi phù hợp để cải thiện hoạt động quản lý và chăm sóc sức khỏe Để tận dụng cơ hội này, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong y tế là điều cần thiết.
86 quản lý văn bản là định hướng hết sức phù hợp, đem lại nhiều hiệu quả
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số tại các bệnh viện giúp lãnh đạo cập nhật thông tin kịp thời, triển khai hiệu quả các yêu cầu quản lý và điều hành Công nghệ thông tin không chỉ tăng cường hiệu quả quản lý văn bản mà còn đảm bảo tính nhanh chóng và an toàn trong công tác này Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin là giải pháp tối ưu để tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực Để thống nhất cơ sở dữ liệu và thuận tiện trong việc truy cập, gửi, nhận văn bản điện tử, cần thiết phải có một phần mềm dùng chung, tích hợp đầy đủ các công cụ quản lý, kết nối, chia sẻ và sử dụng chung cơ sở dữ liệu.
Hệ thống dữ liệu của phần mềm cần có dung lượng lớn để đáp ứng nhu cầu người dùng, đảm bảo truy cập nhanh chóng và an toàn, tránh tình trạng nghẽn mạch hoặc sự cố Việc nâng cấp phần mềm và hệ thống cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo công tác quản lý và số hóa văn bản không bị gián đoạn.
Việc cập nhật quy chế và quy trình để phù hợp với sự thay đổi của hệ thống quản lý văn bản là yêu cầu cấp thiết cần thực hiện thường xuyên Lãnh đạo các cơ sở y tế cần chú trọng tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý văn bản của nhà nước Việt Nam, áp dụng một cách linh động và phù hợp với nhu cầu cụ thể của đơn vị.
Các biểu mẫu theo quy định cần được Lãnh đạo bệnh viện và cơ sở y tế tư nhân quản lý chặt chẽ và quy định chế độ sử dụng nghiêm túc Điều này không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế và trong nước về quản lý văn bản mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính trong tổ chức Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng quốc tế được Bộ Y tế khuyến khích và các tổ chức quốc tế công nhận cần được các doanh nghiệp phát huy và nhân rộng để áp dụng hiệu quả.
Tại Việt Nam, pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp tư nhân phải xây dựng quy chế quản lý văn bản, nhưng tính hợp pháp của các quy chế này vẫn được pháp luật công nhận.
Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả, các quy chế và chính sách của bệnh viện cần phải được xây dựng dựa trên thông tin toàn diện và chính xác, đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật Nhà nước Nếu nội dung của quy chế vi phạm pháp luật, cá nhân có quyền từ chối thực hiện và quy chế đó sẽ không có hiệu lực.
Các quy định của pháp luật Nhà nước liên quan cụ thể là: Nghị định 30/2020/NĐ-
Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan đến ngành y tế, như Luật khám, chữa bệnh, bộ Tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện của Bộ Y tế, tiêu chuẩn chất lượng JCI (Mỹ) và các tiêu chuẩn ISO, đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến chất lượng quản lý bệnh viện Để đạt được thành công trong lĩnh vực này, lãnh đạo bệnh viện cần xây dựng kế hoạch cụ thể, chương trình hành động chi tiết và cung cấp hỗ trợ kịp thời cho các chuyên viên quản lý văn bản hành chính Đồng thời, cần tạo điều kiện thuận lợi và bố trí hợp lý nguồn nhân lực chất xám để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc
Để nâng cao hiệu quả, Bệnh viện cần chú ý thực hiện đồng bộ, có trách nhiệm các giải pháp nhằm hướng tới sự phát triển bền vững
Các giải pháp cụ thể bao gồm: cơ chế chính sách với các biện pháp theo dõi, giám sát và khen thưởng; tổ chức và nguồn nhân lực thực hiện; cùng với đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị.
Các giải pháp đề xuất như sau:
3.2.1 Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý VBHC
Xây dựng quy chế và quy trình quản lý văn bản hành chính (VBHC) dựa trên việc cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật là yếu tố then chốt cho hoạt động quản lý văn bản tại Bệnh viện Thực tế cho thấy, trong hơn 07 năm qua, thiếu quy chế và chính sách rõ ràng đã dẫn đến việc quản lý VBHC không có kế hoạch hoạt động cụ thể, chỉ đạt được một số cải tiến nhỏ mang tính cá nhân Do đó, cần giao cho Lãnh đạo đơn vị quản lý văn bản biên soạn sớm dự thảo quy trình và quy chế văn thư – lưu trữ, trình Tổng Giám đốc Bệnh viện xem xét và phê duyệt.
Việc ban hành quy chế, chính sách rõ ràng giúp Lãnh đạo phân công, phân nhiệm rõ
Để tạo động lực cống hiến cho nhân viên trong tổ chức, cần thiết lập quy chế khen thưởng và công nhận những đóng góp của cá nhân và đơn vị Lãnh đạo Bệnh viện cần chú trọng đánh giá đúng mức và bố trí công việc phù hợp, từ đó tạo điều kiện cho các nhân tố tốt phát triển.
Lãnh đạo Bệnh viện cần nhanh chóng hoàn thiện và ban hành hệ thống văn bản kiểm tra, giám sát và quản lý quy định về văn thư, lưu trữ Để đảm bảo việc áp dụng đúng quy định sử dụng biểu mẫu, cần tổ chức tập huấn cho nhân viên về quy trình quản lý văn bản hành chính (VBHC) Sự phối hợp giữa Lãnh đạo đơn vị quản lý văn bản, phòng Quản lý chất lượng và phòng Công nghệ thông tin là cần thiết để hướng dẫn các khoa, phòng, bộ phận sử dụng biểu mẫu thống nhất Phòng Quản lý chất lượng cũng cần tổ chức các biểu mẫu VBHC phù hợp, nâng cao chất lượng trong quá trình sử dụng.
NS xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra, giám sát phát hiện các sai sót trong quá trình thực hiện;
Lãnh đạo các đơn vị trong Bệnh viện cần lập kế hoạch tự kiểm tra và rà soát hệ thống văn bản trước, trong và sau khi ban hành, nhằm giảm thiểu tình trạng văn bản hành chính không đúng quy định và thiếu chất lượng Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm phổ biến quy chế văn thư – lưu trữ và quản lý văn bản hành chính đến các lãnh đạo đơn vị, phòng, ban để đảm bảo tuân thủ Đồng thời, cần lấy ý kiến từ toàn thể cán bộ, nhân viên để điều chỉnh, cải tiến và báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc, thông báo các hoạt động cải tiến trong toàn Bệnh viện.
Cần thiết phải thiết lập quy chế đào tạo và tập huấn cho nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việc tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý, cán bộ và nhân viên tham gia các hoạt động này là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc trong lĩnh vực văn thư lưu trữ.
Cần thiết phải ban hành quy chế kiểm tra và giám sát hoạt động quản lý văn bản, đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc Hoạt động này cần được tiến hành với sự sơ kết, tổng kết và lưu trữ thông tin đầy đủ.
89 đúng nơi theo quy định, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, “cha chung không ai khóc” vào mỗi kỳ kiểm tra Bệnh viện cuối năm
Cần thiết lập quy chế và tổ chức công tác loại hủy hồ sơ tài liệu một cách nghiêm túc, giao cho người có chuyên môn nghiệp vụ phụ trách, nhằm ngăn chặn tình trạng loại hủy hồ sơ tràn lan như hiện nay.
3.2.1 Bổ sung: Các giải pháp xây dựng quy trình, quy chế văn thư – lưu trữ và quản lý VBHC của Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc
- Cần lập kế hoạch sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện hàng quý, hàng năm; Thực hiện báo cáo theo quy định
- Cần tiến hành thường xuyên các hoạt động nghiên cứu, cập nhật VB pháp luật, các
Bộ Tiêu chuẩn chất lượng quốc tế để áp dụng cho hoạt động quản lý VBHC Bệnh viện
3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nhận thức nhân sự làm công tác quản lý văn bản
Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của công tác số hóa, ngành y tế Việt Nam, đặc biệt là bệnh viện Hạnh Phúc, đang tích cực áp dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) Điều này yêu cầu các tổ chức chú trọng đến việc quản lý và lưu trữ dữ liệu một cách đầy đủ và an toàn Do đó, lãnh đạo và quản lý bệnh viện cần nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản, từ đó truyền đạt đến toàn bộ nhân viên để nâng cao nhận thức và thực hiện các hành động phù hợp.
Bồi dưỡng và nâng cao nhận thức là yếu tố then chốt cho sự thành công trong cải tiến chất lượng quản lý văn bản Nếu không có nhận thức đúng đắn, mọi hành động có thể đi sai hướng và không tuân thủ các nguyên tắc Đội ngũ nhân sự quản lý văn bản bao gồm cả nhân viên nghiệp vụ và lãnh đạo đơn vị, trong đó Thủ trưởng cơ quan đóng vai trò quyết định trong việc biến quản lý văn bản thành nhiệm vụ thiết yếu Phòng HC-NS cần đề xuất Tổng Giám Đốc Bệnh viện chỉ định nhân sự có nghiệp vụ phụ trách công tác quản lý văn bản, có thể xem xét bổ nhiệm một Chánh Văn phòng.
Lãnh đạo Bệnh viện cần đồng lòng nâng cao uy tín của Bệnh viện thông qua việc triển khai nhanh chóng và hiệu quả các văn bản từ cơ quan quản lý, nhằm tạo điều kiện cho hoạt động quản lý văn bản được thực hiện một cách nề nếp và thực chất.
Bệnh viện cần chủ động tham gia vào các hoạt động nâng cao nhận thức về vai trò và lợi ích của chuyển đổi số Việc triển khai đồng bộ các giải pháp cải tiến quản lý văn bản sẽ giúp tối ưu hóa quy trình từ đăng ký, soạn thảo, lập hồ sơ đến lưu trữ, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bệnh viện cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực nhằm thúc đẩy các hoạt động nghiên cứu và sáng tạo Việc ứng dụng kiến thức và kỹ năng mới trong quản lý văn bản hành chính cần diễn ra phong phú và đa dạng, thu hút sự tham gia và đóng góp của tất cả cán bộ, nhân viên.
Bệnh viện cần xác định nhu cầu đào tạo và thiết lập quy chế đào tạo, tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho tất cả các cấp quản lý và nhân viên Việc xây dựng chương trình đào tạo phù hợp và thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn sẽ giúp cập nhật kiến thức và ứng dụng kỹ năng cần thiết trong công việc Điều này không chỉ cải thiện nhận thức về quản lý văn bản mà còn nâng cao kỹ năng lập hồ sơ công việc của cán bộ, nhân viên trong bệnh viện.
Nhân viên mới tại Bệnh viện cần được tổ chức huấn luyện và định hướng để nhanh chóng hội nhập sau giai đoạn thử việc Chương trình tập huấn phải cung cấp kiến thức cơ bản về quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc và lưu trữ trên hệ thống, nhằm đảm bảo tuân thủ và thực hiện đầy đủ các tiêu chí chất lượng của doanh nghiệp.
Kiến nghị
3.3.1 Đối với Chính Phủ - Bộ Nội vụ và Bộ Y tế
Tại hội thảo về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực khám chữa bệnh diễn ra vào ngày 17/11/2022, GS.TS Trần Văn Thuấn, Thứ trưởng Bộ Y tế, đã nhấn mạnh rằng sự phát triển công nghệ thông tin giữa các bệnh viện công lập và tư nhân cũng như giữa các tuyến y tế vẫn chưa đạt yêu cầu và hiệu quả mong muốn Ông cũng chỉ ra rằng việc liên thông cơ sở dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin đang diễn ra chậm chạp Đặc biệt, các hệ thống tiêu chuẩn chất lượng quốc tế mà Bộ Y tế khuyến khích và được các tổ chức quốc tế công nhận cần được tiếp tục phát huy và mở rộng.
Chính phủ, Bộ Nội vụ và Bộ Y tế cần ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn chuyển đổi số, tập trung vào việc liên thông hệ thống mạng và thống nhất cơ sở dữ liệu trong các cơ sở y tế Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các bệnh viện tư nhân trong việc nâng cấp, đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng, đồng thời tích hợp vào hệ thống và phát triển chung của ngành y tế.
Việc ban hành văn bản hướng dẫn quản lý văn bản hành chính (VBHC) sẽ giúp điều chỉnh hoạt động quản lý đối với các nhóm đối tượng cụ thể, trong đó có khối y tế tư nhân Y tế tư nhân được xem là một trong ba thành phần cơ bản của hệ thống y tế, bên cạnh hệ thống y tế Nhà nước và y tế tập thể, theo Luật Bảo vệ sức khoẻ nhân dân số 21-LCT/HĐNN8 ngày 30/06/1989.
Bên cạnh đó, cần có VB cụ thể quy định chi tiết về tiêu chuẩn, điều kiện của một
BV quốc tế hỗ trợ các bệnh viện tư nhân có yếu tố quốc tế định vị trên bản đồ dịch vụ y tế khu vực và toàn cầu, từ đó thúc đẩy cải tiến chất lượng và phát triển cạnh tranh lành mạnh.
3.3.2 Đối với Ủy ban Nhân dân – Sở Y tế tỉnh Bình Dương
Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương cần chú trọng ban hành các văn bản hướng dẫn liên quan đến định hướng và chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành y tế Việc triển khai các đề án ứng dụng CNTT sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và cải thiện hiệu quả quản lý trong lĩnh vực này.
Phần mềm quản lý văn bản liên thông 4 cấp giữa Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, Ủy ban Nhân dân tỉnh và Sở Y tế là cần thiết để hỗ trợ sự phát triển của ngành y tế, đáp ứng mong mỏi của lãnh đạo và người dân Để thống nhất cơ sở dữ liệu và tạo thuận lợi trong việc truy cập, cần có phần mềm dùng chung tích hợp đầy đủ công cụ quản lý và chia sẻ dữ liệu Hệ thống dữ liệu phải đảm bảo dung lượng lưu trữ siêu dữ liệu, phục vụ nhu cầu truy cập nhanh chóng và an toàn Việc nâng cấp phần mềm và hệ thống cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo công tác quản lý và số hóa văn bản không bị gián đoạn.
Kiến nghị Sở Y tế tỉnh Bình Dương triển khai việc gửi và nhận văn bản điện tử liên thông 100% qua Website SYT, thay vì sử dụng các ứng dụng xã hội như Zalo và Gmail như hiện nay Hệ thống báo cáo và thống kê y tế điện tử cần được thực hiện đồng bộ giữa Bộ Y tế, Sở Y tế và các cơ sở y tế, nhằm giảm gánh nặng trong việc báo cáo và quản lý văn bản, đồng thời tránh tình trạng báo cáo trùng lặp số liệu hoặc phải gửi nhiều lần cho nhiều cấp quản lý khác nhau.
Nâng cao chất lượng quản lý văn bản hành chính (VBHC) tại các cơ sở y tế tư nhân, bao gồm cả Bệnh viện ĐKQT Hạnh Phúc, là một yêu cầu và trách nhiệm thiết yếu Việc này không chỉ đảm bảo hiệu quả hoạt động mà còn đáp ứng nhu cầu thực tiễn của các cơ sở y tế.
Sự phát triển về số lượng và chất lượng trong quản lý bệnh viện, đặc biệt là quản lý văn bản hành chính, cần sự định hướng và hỗ trợ từ các cấp, ban ngành để đảm bảo hoạt động diễn ra đúng hướng và hiệu quả Việc ứng dụng công nghệ số và công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống y tế Việt Nam hiện đại, chất lượng, công bằng và hội nhập quốc tế Các bệnh viện, bao gồm bệnh viện Hạnh Phúc, cần tập trung vào cải tiến chất lượng công tác quản lý và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin.
96 bản điện tử, tiến tới không sử dụng văn bản giấy là yếu tố để hình thành bệnh viện thông minh
Việc nâng cao khả năng kết nối và liên thông dữ liệu giữa Bệnh viện/Cơ sở y tế với chính quyền điện tử, Bộ Y tế và Sở Y tế không chỉ thể hiện sự phát triển hội nhập mà còn khẳng định vai trò quan trọng của Bệnh viện/Cơ sở y tế trong hệ thống y tế hiện đại.
Nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học tại bệnh viện sẽ đảm bảo nguồn thông tin chất lượng và xác thực Điều này giúp việc truy cập thông tin trở nên dễ dàng hơn, đồng thời hỗ trợ việc thực hiện các báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê một cách nhanh chóng và chính xác.
Sự phát triển của chuyển đổi số trong quản lý thông tin đòi hỏi Bệnh viện phải nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật Điều này là cần thiết để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội trong tiến trình cải cách hành chính.
Để nâng cao chất lượng thành công, Bệnh viện cần chú trọng yếu tố khoa học trong quản lý văn bản, đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại đầy đủ chức năng Đồng thời, tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân sự quản lý văn bản một cách thường xuyên là điều cần thiết.
Để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, các cơ sở y tế cần duy trì và thực hiện tốt các chế độ, chính sách hiện hành Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong dịch vụ bệnh viện cũng là một yếu tố quan trọng Để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, nhân sự quản lý văn bản hành chính cần được đầu tư đúng mức và tham gia các khóa tập huấn để cập nhật kỹ năng về quản lý tài liệu điện tử và công nghệ thông tin Ngoài ra, việc nghiên cứu tài liệu từ các tổ chức chất lượng quốc tế và phát triển quy trình phù hợp với mô hình tổ chức là cần thiết.
Công cụ đánh giá hiệu quả công việc KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính) là một yêu cầu quan trọng cần được áp dụng thường xuyên trong các cơ sở y tế Việc này giúp kiểm tra khả năng, trình độ tiếp thu và năng lực thực hiện của đội ngũ quản lý và nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ y tế.