Đề tài thực trạng và giải pháp về nghiệp vụ hànhchính văn phòng tại trường đại học thủ dầu một

  ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ  ¯  BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT GVHD: HỒ THỊ HÀ Lớp: D22KETO10 Sinh viên: Võ Thị Như Ý MSSV: 2223403010949   BÌNH DƯƠNG 11-2023 PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần : Quản trị hành văn phịng Mã học phần: LING221 Lớp/Nhóm mơn học : KITE.TT.12 Học kì Năm học 2022-2023 Danh sách nhóm sinh viên: Nhóm Phạm Thị Uyên Nhi Đặng Quang Thọ Trần Kim Hồng Hạnh Trương Thị Giang Võ Thị Như Ý Trần Thị Kim Phượng Tên đề tài: Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phòng Trường Đại học Thủ Dầu Một Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ (Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) TT Tiêu chí đánh giá Điểm tối đa Phần mở đầu 0.5 đ Chương Cơ sở lý thuyết 1.5 đ Chương mục 2.1 Thưc trạng 2.0đ Chương mục 2.2 Đánh giá chung 1.5đ Chương Đề xuất giải pháp 1.5 đ Điểm đánh giá Cán chấm Cán chấm Điểm thống Kết luận + TLTK 1.0đ Hình thức trình bày 1.0đ Chỉnh sửa đề cương 1.0đ Điểm tổng cộng 10  Bình dương, tháng 11 năm 2022 Cán chấm Cán chấm RUBRICS TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phịng Trường đại học Thủ Dầu Một khơng có có đến hai mục: Trung bình Có không đầy đủ mục: - Lý chọn đề tài Khá Có đầy đủ mục: - Lý chọn đề tài Giỏi Có đầy đủ, hay mục: - Lý chọn đề tài tiểu - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0,0 – 0.1) điểm) tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0,15 0,3 điểm) tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0,35 - 04 điểm) luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0.45 - 0,5 điểm) Không Trình bày lý sở lý thuyết khơng trình bày liên liệu khác liên Chỉ trình bày sở lý thuyết trình bày liệu khác liên Trình bày sở lý thuyết liệu khác liên quan Trình bày đầy đủ sở   lý thuyết liệu khác liên quan phù quan với đề tài tiểu chưa đầy đủ hợp với đề tài tiểu luận quan với đề tài tiểu luận (0,0 điểm) luận ( 0,1 - 0,5 điểm) với đề tài tiểu luận (0,6 - 1,0 điểm) (1,1 - 1,5 điểm) Khơng trình bày, mơ tả thực trạng vấn Trình bày, mơ tả chưa đầy đủ , số liệu Trình bày, mơ tả trung thực, thực Trình bày, mơ tả đầy đủ, trung thực, thực đề nêu chưa đáng tin cậy trạng vấn đề trạng vấn đề nêu tiểu luận (0,0 điểm) thực trạng vấn đề nêu tiểu tiểu Tên mục A.Phần mở  đầu: (0,50 điểm) B Phần nội dung:(6,5 Chương 1: Các điểm) thuyết quan đến đề  tài (1,5 điểm) chương 2: (3,5điểm) 2.1 Thực trạng vấn đề nêu tiểu luận (2,0 điểm) nêu tiểu luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu (0,1 - 1,0 điểm) luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu chưa đầy đủ (1,1 - 1,5 điểm) luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu (1,6 - 2,0 điểm) 2.2 Đánh giá ưu, Phân tích đánh giá chưa đầy đủ khuyết điểm, ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn (hoặc thuận chế thuận lợi, lợi khó khó khăn khăn) khơng phân tích ngun nhân ngun nhân vấn đề ưu, khuyết điểm, mặt tích cực nghiên cứu hạn chế (1,5 điểm) thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu ngược lại (0,1 - 0,25 điểm) chương 3: Trình bày chưa đầy Đề xuất đủ giải pháp giải pháp không hợp lý hợp lý, không khả thi để (1,5 điểm) giải các vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương (0,1 0,25 điểm) C Phần kết Khơng trình bày luận, Tài  phẩn kết luận liệu tham  phần tái liệu tham khảo, hoạch ghi khảo (1,00 khơng quy điểm) định (0,00 điểm) D Hình Trình bày thức trình khơng quy bày: định theo hướng dẫn (1,00 điểm) , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times  New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái cm, lề phải cm, lưới cm, lề 2,5cm thủ thuật trình bày văn quy định   , Phân tích đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn khơng phân tích nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu ngược lại (0,3 - 0,5 điểm) Phân tích đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu chưa đầy đủ (0,5 - 1.0 điểm) Trình bày giải Trình bày giải pháp cụ thể, hợp lý, pháp cụ thể, hợp lý, chưa khả thi khả thi để giải đầy đủ để giải các vấn đề các vấn đề tồn tại, hạn chế tồn tại, hạn chế phát huy việc phát huy làm theo việc làm  phân tích chương theo phân tích chưa đầy đủ chương (0,3 - 0,5 (0,6 - 1,0 điểm) điểm) Trình bày tương đối Trình bày, hợp lý hợp lý phẩn kết luận phẩn kết luận ghi tương đối chứa đầy đủ ghi quy định quy định phần tái liệu tham phần tái liệu tham khảo khảo (0,1 - 0,50 điểm) (0,6 - 0,75 điểm) Trình bày Trình bày quy quy định theo định theo hướng dẫn hướng dẫn , mẫu , mẫu trang bìa, Sử trang bìa, Sử dụng dụng khổ giấy A4, in khổ giấy A4, in dọc, dọc, cỡ chữ 12 – 13, cỡ chữ 12 – 13, font font chữ Times New chữTimes  New Roman; khoảng cách Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải cm, cm, lề phải cm, lưới lưới cm, lề cm, lề dưới 2,5cm thủ 2,5cm thủ thuật trình thuật trình bày văn bày văn quy quy định định Số trang Số trang Phân tích đánh giá đầy đủ ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu (1,1 - 1,5 điểm) Trình bày đầy đủ giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải các vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương (1,1 - 1,5 điểm) Trình bày đầy đủ, hợp lý phẩn kết luận ghi quy định phần tái liệu tham khảo (0,8 - 1,00 điểm) Trình bày quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái cm, lề phải cm, lưới cm, lề 2,5cm thủ thuật trình bày văn quy định Số trang Tiểu luận tối thiểu 15 E Điểm hoạt động, chuyên cần: (1,00 điểm ) TỔNG CỘNG 10 ĐIỂM Số trang Tiểu luận < 15 trang Tiểu luận   < 15 Khơng có trang minh họa biển, Khơng có bảng, hình ảnh minh họa biển, (0,3 - 0,5 điểm)  bảng, hình ảnh (0,1 - 0,25 điểm) Tiểu luận tối thiẻu15 trang Tối đa 25 trang Có minh họa biển, bảng, hình ảnh không nhiều, không sắc nét (0, - 0,75 điểm) trang Tối đa 25 trang Có minh họa biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét (0,8 - 1,0 điểm) Sinh viên khơng trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương (0.0 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,6 - 0,75 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,8 - 1,00 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,1 - 0,50 điểm) BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN Người thực Phạm Thị Uyên Nhi Đặng Quang Thọ Trần Kim Hồng Hạnh Trương Thị Giang Võ Thị Như Ý Trần Thị Kim Phượng Công việc Thời gian MỤC LỤC MỤC LỤC .8 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .9 DANH MỤC CÁC BẢNG/BIỂU 10 DANH MỤC CÁC HÌNH 11 MỞ ĐẦU .12 Lý chọn đề tài 12 Mục tiêu nghiên cứu 13 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 13 2.1 Đối tượng nghiên cứu 13 2.2 Phạm vi nghiên cứu .13 Phương pháp nghiên cứu 13 Ý nghĩa đề tài .14 Bố cục đề tài 14 Chương 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT .15 1.1 Khái niệm có liên quan 15 1.1.1 Khái niệm văn phòng .15 1.1.2 Khái niệm quản lý sở vật chất 15 2.1 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng 15 Chương 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 15 2.1 Tổng quan Trường Đại Học Thủ Dầu Một .15 2.1.1 Giới thiệu 15 2.1.2 Mô hình hoạt động .15 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 15 2.2 Thực trạng trang thiết bị văn phịng cơng ty 15 2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 15 2.2.2 Con người 15 2.2.3 Quy định .15 2.2.4 Nghiệp vụ 15 2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức văn phòng Công ty 15 2.3.1 Ưu điểm 15 2.3.2 Nhược điểm 15 2.4 Nguyên nhân Ưu, khuyết điểm .15 Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, PHƯƠNG HƯỚNG, KIẾN NGHỊ, RÚT RA BÀI HỌC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 15 3.1 Giải pháp .16 3.2 Phương hướng .16 3.3 Kiến nghị .16 3.4 Rút học 16 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC CÁC BẢNG/BIỂU DANH MỤC CÁC HÌNH MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đề tài “Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phòng Trường Đại học Thủ Dầu Một” chọn nhằm mục tiêu cải tiến tối ưu hóa nghiệp vụ hành chính, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày tăng cộng đồng trường học Mục tiêu xây dựng hệ thống hành hiệu quả, giảm chi phí, nâng cao linh hoạt cơng việc, tuân thủ yêu cầu pháp lý Đề tài góp phần vào phát triển trường học cộng đồng giáo dục, thông qua việc nghiên cứu  phát triển phương pháp quy trình Việc nâng cao chất lượng nghiệp vụ hành khơng giúp nâng cao hiệu cơng việc mà cịn đóng góp vào phát triển chung trường Đồng thời, đề tài giúp chúng em nắm bắt kiến thức thực tế kỹ cần thiết cho cơng việc hành văn phịng Trường đại học Thủ Dầu Một ngơi trường trực thuộc thân yêu mà nhóm em theo học, trường đặt nhiều thành tựu lớn gần năm 2022 trường đứng top 15 xếp hạn 100 trường đại học Việt Nam VNUR1  Năm 2023, trường xếp hạng 20/184 sở giáo dục đại học Việt Nam theo bảng xếp hạng Webometric, vào Top trường đại học Việt Nam có tên bảng xếp hạng Schimago Chính nhóm em chọn Trường Đại học Thủ Dầu Một để làm đề tài nghiên cứu mang tên “Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phịng Trường Đại học Thủ Dầu Một” Mục tiêu nghiên cứu Việc nghiên cứu nhằm phân tích đánh giá đầu tư vào trang thiết bị văn phòng Trường Đại học Thủ Dầu Một mang lại nhiều giá trị tiềm Dự án nghiên cứu giúp cung cấp thơng tin quan trọng kiến thức để đề xuất giải pháp cải tiến việc quản lý tài sản sử dụng trang thiết bị văn phòng trường Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài đầu tư trang thiết bị văn phòng Trường Đại học Thủ Dầu Một 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Nghiên cứu tập trung nghiên cứu thực trạng đầu tư trang thiết bị văn phòng Đại học Thủ Dầu Một - Về không gian: Đại học Thủ Dầu Một - Về thời gian : tháng 10/2023 - tháng 11/2023 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp thu thập thơng tin thứ cấp qua báo chí, tạp chí,sách báo, mạng Internet, website để từ nguyên nhân, hạn chế đề xuất nhà trường + Tìm hiểu nguồn thơng tin: Tìm hiểu tiếp cận bạn sinh viên học trường + Kiểm tra liệu: Sàng lọc liệu thu thập lấy thêm thông tin từ trường tiến hành viết đề tài + Xử lý phân tích liệu: Từ liệu thu thập tìm thực trạng giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng trường Đại học Thủ Dầu Một Ý nghĩa đề tài - Đánh giá tình hình nghiệp vụ hành văn phịng Trường Đại học Thủ Dầu Một để hiểu rõ thách thức vấn đề cần giải - Tăng cường hiệu suất chất lượng công việc Giúp tăng chất lượng giảng dạy học tập trường Bố cục đề tài Đề tài thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phịng Trường Đại học Thủ Dầu Một chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lí thuyết Chương 2: Thực trạng, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân trang thiết bị văn  phòng Trường Đại học Thủ Dầu Một Chương 3: Đề xuất giải pháp, phương hướng, kiến nghị, rút học nâng cao chất lượng quanr trị hành văn phòng Đại học Thủ Dâù Một Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ SỰ ĐẦU TƯ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng Theo Wikipedia văn phòng phòng khu vực làm việc thiết kế để sử dụng cho thuê cá nhân, tổ chức thực hoạt động văn  phịng Văn phịng biểu thị vị trí hay phận tổ chức với nhiệm vụ cụ thể gắn liền với hoạt động liên quan đến công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý cơng sở tổ chức Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý 1.1.2 Khái niệm hành Văn phòng, quan điểm tổng hơn, trung tâm quản lý hỗ trợ tổ chức quan Nơi thường thiết lập tổ chức lớn để hỗ trợ hoạt động quản lý Nhìn hẹp hơn, văn phịng nơi làm việc tổ chức đơn vị, trung tâm tiếp xúc với bên bên tổ chức, thực hoạt động liên quan đến giao tiếp quản lý Một khía cạnh quan trọng khác liên quan đến việc tập trung hoạt động tài liệu quản lý tổ chức Mặc dù có nhiều góc độVăn phịng đóng vai trị quan trọng việc tập trung tất hoạt động liên quan đến tài liệu quản lý tổ chức Nó coi trung tâm làm việc tổ chức, công ty doanh nghiệp, nơi thực nhiệm vụ cụ thể liên quan đến quản lý nội bộ, giao tiếp quản lý sở vật chất tổ chức 1.1 Khái niệm hành văn phịng Hành văn phịng phận có nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ nhân viên Đây phận xử lý thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ nghỉ phép, nghỉ việc,… Lên hợp đồng thử việc, hợp đồng làm việc thức thực cơng tác ký kết hợp đồng với nhân viên Hành văn phịng phận thiếu công ty nào, đảm nhiệm công việc liên quan đến thủ tục hành lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho tồn thể nhân viên, ngồi cịn tư vấn pháp lý cho lãnh đạo cần thiết Vì tính chất cơng việc vậy, nhiều cơng ty, phận Hành – Nhân Hành –  Tổ chức thường xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn 1.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng q trình tổ chức, lập kế hoạch, thực thi, kiểm tra hoạt động liên quan đến xử lý thông tin Vai trị quản trị hành văn phịng thiết lập hệ thống làm việc có cấu trúc hiệu văn phịng, giúp cơng ty đạt mục tiêu cách tốt Nó giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực nâng cao chất lượng làm việc Một quản lý hành văn phịng xuất sắc giúp cơng ty đạt nhiều thành cơng hồn thành mục tiêu họ cách hiệu 1.1.3 Khái niệm quản lý sở vật chất Quản lý sở vật chất việc tổ chức kiểm soát việc sử dụng tài sản vật chất tổ chức doanh nghiệp Điều bao gồm mua sắm, sử dụng, bảo trì, tái sử dụng, lý tài sản vật chất tòa nhà, trang thiết bị, phương tiện Trong mơi trường văn phịng, liên quan đến trì hệ thống an ninh, hệ thống chữa cháy, điện, chiếu sáng, cấp thoát nước, hệ thống mạng, thiết bị văn phòng, hệ thống điều hịa khơng khí 1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phịng Trang thiết bị văn phịng đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng lớn đến nhiều khía cạnh: - Hiệu suất làm việc: Trang thiết bị đại máy tính, máy in, phần mềm công nghệ thông tin đảm bảo hiệu suất công việc tốt - Sự thoải mái trải nghiệm làm việc: Nội thất, ánh sáng, nhiệt độ, âm phải tạo môi trường làm việc thoải mái để nhân viên làm việc hiệu - Giao tiếp ấn tượng: Một văn phòng gọn gàng, đại, chuyên nghiệp gửi ấn tượng tích cực cho khách hàng đối tác - An ninh bảo mật: Trang thiết bị an ninh hệ thống giám sát bảo mật mạng đảm bảo an tồn thơng tin văn phòng - Tiết kiệm lượng tài nguyên: Sử dụng trang thiết bị tiết kiệm lượng giúp giảm tiêu hao thúc đẩy bền vững Chương 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 2.1 Tổng quan Trường Đại Học Thủ Dầu Một 2.1.1 Giới thiệu 2.1.2 Mơ hình hoạt động 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.2 Thực trạng trang thiết bị văn phịng cơng ty 2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 2.2.2 Con người 2.2.3 Quy định 2.2.4 Nghiệp vụ 2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức văn phịng Cơng ty 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Nhược điểm 2.4 Nguyên nhân Ưu, khuyết điểm Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, PHƯƠNG HƯỚNG, KIẾN NGHỊ, RÚT RA BÀI HỌC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 3.1 Giải pháp 3.2 Phương hướng 3.3 Kiến nghị 3.4 Rút học KẾT LUẬN  Tài liệu tham khảo  Phụ lục  Phần minh chứng chỉnh sữa giảng viên