Đề tài thực trạng và giải pháp về nghiệp vụ hành chính văn phòng tại trườngđại học thủ dầu một

  ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ   ¯  BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC   ĐỀ TÀI:        GVHD: HỒ THỊ HÀ Lớp: Sinh viên: MSSV: BÌNH DƯƠNG 00-2021 PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần : Quản trị hành văn phịng Mã học phần: LING221 Lớp/Nhóm mơn học :KITE.TT.12 Học kì Năm học 2022-2023 Danh sách nhóm sinh viên: Nhóm Phạm Thị Uyên Nhi Đặng Quang Thọ Trần Kim Hồng Hạnh Trương Thị Giang Võ Thị Như Ý Trần Thị Kim Phượng Tên đề tài: Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phịng Trường Đại học Thủ Dầu Một Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ (Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) TT Tiêu chí đánh giá Điểm tối đa Phần mở đầu 0.5 đ Chương Cơ sở lý thuyết 1.5 đ Chương mục 2.1 Thưc trạng 2.0đ Điểm đánh giá Cán chấm Cán chấm Điểm thống Chương mục 2.2 Đánh giá chung 1.5đ Chương Đề xuất giải pháp 1.5 đ Kết luận + TLTK 1.0đ Hình thức trình bày 1.0đ Chỉnh sửa đề cương 1.0đ Điểm tổng cộng 10  Bình dương, tháng 11 năm 2022 Cán chấm Cán chấm RUBRICS TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phịng Trường đại học Thủ Dầu Một khơng có có đến hai mục: Trung bình Có khơng đầy đủ mục: - Lý chọn đề tài Khá Có đầy đủ mục: - Lý chọn đề tài Giỏi Có đầy đủ, hay mục: - Lý chọn đề tài tiểu - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0,0 – 0.1) điểm) tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0,15 0,3 điểm) tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0,35 - 04 điểm) luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0.45 - 0,5 điểm) Khơng Trình bày lý sở lý thuyết khơng trình bày liên liệu khác liên Chỉ trình bày sở lý thuyết trình bày liệu khác liên Trình bày sở lý thuyết liệu khác liên quan Trình bày đầy đủ sở   lý thuyết liệu khác liên quan phù quan với đề tài tiểu chưa đầy đủ hợp với đề tài tiểu luận quan với đề tài tiểu luận (0,0 điểm) luận ( 0,1 - 0,5 điểm) với đề tài tiểu luận (0,6 - 1,0 điểm) (1,1 - 1,5 điểm) Khơng trình bày, mơ tả thực trạng vấn Trình bày, mơ tả chưa đầy đủ , số liệu Trình bày, mơ tả trung thực, thực Trình bày, mô tả đầy đủ, trung thực, thực đề nêu chưa đáng tin cậy trạng vấn đề trạng vấn đề nêu tiểu luận (0,0 điểm) thực trạng vấn đề nêu tiểu tiểu Tên mục A.Phần mở  đầu: (0,50 điểm) B Phần nội dung:(6,5 Chương 1: Các điểm) thuyết quan đến đề  tài (1,5 điểm) chương 2: (3,5điểm) 2.1 Thực trạng vấn đề nêu tiểu luận (2,0 điểm) nêu tiểu luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu (0,1 - 1,0 điểm) luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu chưa đầy đủ (1,1 - 1,5 điểm) luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu (1,6 - 2,0 điểm) 2.2 Đánh giá ưu, Phân tích đánh giá chưa đầy đủ khuyết điểm, ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn (hoặc thuận chế thuận lợi, lợi khó khó khăn khăn) khơng phân tích nguyên nhân nguyên nhân vấn đề ưu, khuyết điểm, mặt tích cực nghiên cứu hạn chế (1,5 điểm) thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu ngược lại (0,1 - 0,25 điểm) chương 3: Trình bày chưa đầy Đề xuất đủ giải pháp giải pháp không hợp lý hợp lý, không khả thi để (1,5 điểm) giải các vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương (0,1 0,25 điểm) C Phần kết Không trình bày luận, Tài  phẩn kết luận liệu tham  phần tái liệu tham khảo, hoạch ghi khảo (1,00 không quy điểm) định (0,00 điểm) D Hình Trình bày thức trình khơng quy bày: định theo hướng dẫn (1,00 điểm) , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times  New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái cm, lề phải cm, lưới cm, lề 2,5cm thủ thuật trình bày văn quy định   , Phân tích đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn khơng phân tích ngun nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu ngược lại (0,3 - 0,5 điểm) Phân tích đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu chưa đầy đủ (0,5 - 1.0 điểm) Trình bày giải Trình bày giải pháp cụ thể, hợp lý, pháp cụ thể, hợp lý, chưa khả thi khả thi để giải đầy đủ để giải các vấn đề các vấn đề tồn tại, hạn chế tồn tại, hạn chế phát huy việc phát huy làm theo việc làm  phân tích chương theo phân tích chưa đầy đủ chương (0,3 - 0,5 (0,6 - 1,0 điểm) điểm) Trình bày tương đối Trình bày, hợp lý hợp lý phẩn kết luận phẩn kết luận ghi tương đối chứa đầy đủ ghi quy định quy định phần tái liệu tham phần tái liệu tham khảo khảo (0,1 - 0,50 điểm) (0,6 - 0,75 điểm) Trình bày Trình bày quy quy định theo định theo hướng dẫn hướng dẫn , mẫu , mẫu trang bìa, Sử trang bìa, Sử dụng dụng khổ giấy A4, in khổ giấy A4, in dọc, dọc, cỡ chữ 12 – 13, cỡ chữ 12 – 13, font font chữ Times New chữTimes  New Roman; khoảng cách Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải cm, cm, lề phải cm, lưới lưới cm, lề cm, lề dưới 2,5cm thủ 2,5cm thủ thuật trình thuật trình bày văn bày văn quy quy định định Số trang Số trang Phân tích đánh giá đầy đủ ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu (1,1 - 1,5 điểm) Trình bày đầy đủ giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải các vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương (1,1 - 1,5 điểm) Trình bày đầy đủ, hợp lý phẩn kết luận ghi quy định phần tái liệu tham khảo (0,8 - 1,00 điểm) Trình bày quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái cm, lề phải cm, lưới cm, lề 2,5cm thủ thuật trình bày văn quy định Số trang Tiểu luận tối thiểu 15 E Điểm hoạt động, chuyên cần: (1,00 điểm ) TỔNG CỘNG 10 ĐIỂM Số trang Tiểu luận   < 15 trang Khơng có minh họa biển,  bảng, hình ảnh (0,1 - 0,25 điểm) Tiểu luận < 15 trang Không có minh họa biển, bảng, hình ảnh (0,3 - 0,5 điểm) Tiểu luận tối thiẻu15 trang Tối đa 25 trang Có minh họa biển, bảng, hình ảnh không nhiều, không sắc nét (0, - 0,75 điểm) trang Tối đa 25 trang Có minh họa biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét (0,8 - 1,0 điểm) Sinh viên khơng trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương (0.0 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,1 - 0,50 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,6 - 0,75 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,8 - 1,00 điểm) BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN Người thực Phạm Thị Uyên Nhi Đặng Quang Thọ Trần Kim Hồng Hạnh Trương Thị Giang Võ Thị Như Ý Trần Thị Kim Phượng Công việc Thời gian Chương 2: mục 2.1,2.2 Chỉnh Chương 2: mục 2.3 21/11/2023 - 5/11/2023 Chương 2: mục 2.4 21/11/2023 - 5/11/2023 Kết luận Tài liệu tham khảo Mở đầu Chương Chỉnh Chương 21/11/2023 - 5/11/2023 21/11/2023 - 5/11/2023 21/11/2023 - 5/11/2023 21/11/2023 - 5/11/2023 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 2.1 Đối tượng nghiên cứu 10 2.2 Phạm vi nghiên cứu 10 Phương pháp nghiên cứu 10 Ý nghĩa đề tài .10 Bố cục đề tài .11 Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ SỰ ĐẦU TƯ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 12 1.1 Khái niệm có liên quan 12 1.1.1 Khái niệm văn phòng  12 1.1.2 Khái niệm hành 12 1.1.3 Khái niệm hành văn phịng  12 1.1.4 Khái niệm quản trị hành văn phịng  13 1.1.5 Khái niệm quản lý sở vật chất  13 1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng 13 Chương 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 15 2.1 Tổng quan Trường Đại Học Thủ Dầu Một .15 2.1.1 Giới thiệu 15 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 15 2.1.3 Mơ hình hoạt động  16 2.2 Thực trạng trang thiết bị văn phòng đai hoc thủ dầu 17 2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 17 2.2.2 Con người 17 2.2.3 Quy định 18 2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức văn phòng Công ty 18 2.3.1 Ưu điểm 18 2.3.2 Nhược điểm 19 2.4 Nguyên nhân Ưu, khuyết điểm .20 Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, PHƯƠNG HƯỚNG, KIẾN NGHỊ, RÚT RA BÀI HỌC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 21 3.1 Giải pháp 21 3.2 Phương hướng 22 3.3 Kiến nghị 22 3.4 Rút học 22 KẾT LUẬN 23 Tài liệu tham khảo 24 Phụ lục .26 Phần minh chứng chỉnh sữa giảng viên .26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đề tài “Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phịng Trường Đại học Thủ Dầu Một” chọn nhằm mục tiêu cải tiến tối ưu hóa nghiệp vụ hành chính, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày tăng cộng đồng trường học Mục tiêu xây dựng hệ thống hành hiệu quả, giảm chi phí, nâng cao linh hoạt công việc, tuân thủ yêu cầu pháp lý Đề tài góp phần vào phát triển trường học cộng đồng giáo dục, thông qua việc nghiên cứu phát triển  phương pháp quy trình Việc nâng cao chất lượng nghiệp vụ hành khơng giúp nâng cao hiệu cơng việc mà cịn đóng góp vào phát triển chung trường Đồng thời, đề tài giúp chúng em nắm bắt kiến thức thực tế kỹ cần thiết cho công việc hành văn phịng Trường đại học Thủ Dầu Một ngơi trường trực thuộc thân u mà nhóm em theo học, trường đặt nhiều thành tựu lớn gần năm 2022 trường đứng top 15 xếp hạn 100 trường đại học Việt Nam VNUR 1. Năm 2023, trường xếp hạng 20/184 sở giáo dục đại học Việt Nam theo bảng xếp hạng Webometric, vào Top trường đại học Việt Nam có tên bảng xếp hạng Schimago Chính nhóm em chọn Trường Đại học Thủ Dầu Một để làm đề tài nghiên cứu mang tên “Thực trạng giải pháp nghiệp vụ hành văn phòng Trường Đại học Thủ Dầu Một” Chương 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 2.1 Tổng quan Trường Đại Học Thủ Dầu Một Tên trường : Đại học Thủ Dầu Một Trụ sở: số 6, Trần Văn Ơn,Phú Hịa,Thủ Dầu Một , Bình Dương Mã trường : TDM Sdt :02743822518 Email tuyển sinh :trungtamtuyensinh@tdmu.edu.vn 2.1.1 Giới thiệu Tiền thân trường Cao đẳng Sư phạm Bình Dương (từ năm 1976 đến 2009), Đại học Thủ Dầu Một thành lập theo Quyết định số: 900/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ Sứ mệnh trường đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho trình phát triển kinh tế, xã hội tỉnh Bình Dương, tỉnh Đông Nam Bộ, vùng kinh tế trọng điểm phía Nam nước; nghiên cứu khoa học, ứng dụng chuyển giao khoa học công nghệ, cung ứng sản phẩm dịch vụ cho thị trường Tên trường - Tiếng Việt: Trường Đại học Thủ Dầu Một  Viết tắt: ĐH TDM - Tiếng Anh: Thu Dau Mot University   Viết tắt: TDMU 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Trường có cấu sau: - Hội đồng Trường; -Ban Giám hiệu; - Khoa-Viện + Khoa Kinh Tế + Khoa Kiến Trúc + Viện Phát triển ứng dụng + Khoa Ngoại Ngữ + Khoa Y - Dược + Khoa Sư Phạm + Khoa Khoa Học Quản Lý + Khoa Cơng Nghiệp Văn Hóa + Viện Đào tạo Sau Đại học + Viện Kỹ thuật - Công nghệ + Viện Nghiên cứu Đơng Nam Bộ  -Phịng ban chức +Phịng Đào Tạo Đại Học + Phòng Khoa Học + Phòng Hợp Tác Quốc Tế + Phịng Cơng Tác Sinh Viên + Phòng Tổ Chức + Văn Phòng + Phòng Tài – Kế tốn + Phịng Thanh Tra + Phịng Cơ Sở Vật Chất + Ban Xuất Bản + Phòng Truyền Thơng + Tạp Chí Đại học Thủ Dầu Một + Trạm Y Tế + Ban Đề án trường phổ thông quốc tế + Cơ sở Bên Cát  - Trung tâm + Trung tâm Tuyển sinh + Trung tâm Hợp tác doanh nghiệp Khởi nghiệp + Trung tâm Ngoại ngữ Trung tâm Đào tạo quốc tế + Trung tâm Công nghệ thông tin + Trung tâm Đào tạo theo nhu cầu xã hội + Trung tâm Học liệu + Trung tâm Đào tạo Kỹ xã hội +Trung tâm Đảm Bảo Chất Lượng + Trung tâm Kiểm định Tư vấn Xây dựng  -Viện:2 viện  -Trạm y tế:1 trạm y tế -Tạp chí:1 tạp chí Đảng - Đồn Thể + Đảng ủy + Cơng đồn +Đồn niên; Hội sinh viên 2.1.3 Mơ hình hoạt động  - Giảng dạy nghiên cứu: Trường đại học cung cấp chương trình học khóa học cho sinh viên, cung cấp kiến thức kỹ nhiều lĩnh vực khác Ngoài ra, trường thúc đẩy hoạt động nghiên cứu phát triển cơng trình nghiên cứu - Quản lý hành chính: Trường có phận quản lý hành để trì hoạt động ngày, bao gồm quản lý tài chính, tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ học sinh Sinh viên: Trường đại học tạo điều kiện cho sinh viên tham gia học tập, nghiên cứu hoạt động xã hội Điều bao gồm cung cấp dịch vụ hỗ trợ sinh viên, tư vấn nghề nghiệp, hoạt động ngoại khóa - Hợp tác liên kết: Trường đại học thường hợp tác với tổ chức, doanh nghiệp trường học khác để tạo hội học tập nghiên cứu, để thúc đẩy phát triển khu vực - Nghiên cứu phát triển: Một phần quan trọng hoạt động trường đại học thúc đẩy nghiên cứu phát triển nhiều lĩnh vực, từ khoa học công nghệ đến nghệ thuật xã hội học 2.2 Thực trạng trang thiết bị văn phòng đai hoc thủ dầu 2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị  Trường đại học Thủ Dầu Một bật với đầu tư mạnh mẽ vào sở vật chất chất lượng đào tạo Trường có thư viện đa dạng với hàng ngàn đầu sách quốc tế Việt  Nam, đảm bảo nguồn tư liệu phong phú cho sinh viên Ngồi ra, phịng học phòng hội thảo trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu đại, tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập tổ chức 2.2.2 Con người  - Quản lý hồ sơ tài liệu: làm việc để trì tổ chức hồ sơ, tài liệu, thông tin quan trọng trường Hỗ trợ tài kế tốn: Thực nhiệm vụ liên quan đến quản lý tài chính, bao gồm xử lý hóa đơn, đối sốt tài khoản, theo dõi nguồn kinh phí - Quản lý lịch họp: Hỗ trợ việc quản lý lịch làm việc, xếp họp kiện, cung cấp hỗ trợ tổ chức cho hội thảo họp Hỗ trợ tuyển sinh đăng ký: Cung cấp thông tin hỗ trợ cho sinh viên quy trình tuyển sinh, đăng ký mơn học vấn đề liên quan đến học phí Hỗ trợ quan hệ cộng đồng thông tin khách hàng: Tương tác với phụ huynh, sinh viên, người liên quan đến trường để cung cấp thông tin hỗ trợ - Quản lý dự án hỗ trợ hành chính: Đối với dự án cơng việc hành chính, nhân viên văn phịng tham gia vào việc quản lý thực nhiệm vụ Hỗ trợ công nghệ thơng tin: Đảm bảo hệ thống máy tính phần mềm hoạt động cách trơn tru cung cấp hỗ trợ cho người dùng Hỗ trợ chuyên ngành cụ thể: Trong số trường hợp, nhân viên văn phịng có chun môn riêng biệt, chẳng hạn hỗ trợ cho phận tài chính, giảng dạy, nhân 2.2.3 Quy định - Thời gian làm việc: Quy định làm việc nhân viên cách tổ chức ca làm việc - An toàn: Quy định an toàn lao động biện pháp bảo vệ sức khỏe an toàn tất nhân viên sinh viên tòa nhà - Quản lý tài liệu: Quy định việc lưu trữ, quản lý bảo vệ tài liệu, hồ sơ thông tin quan trọng - Quy định tài sản: Quy định việc quản lý sử dụng tài sản trang thiết bị văn phòng - Quy định hành vi: Quy tắc quy định hành vi nhân viên sinh viên tòa nhà, bao gồm cách giải xung đột thể chế kỷ luật - Quản lý đối tượng sử dụng: Các quy định liên quan đến việc sử dụng sở vật chất trang thiết bị văn phòng đối tượng khác nhau, chẳng hạn giảng viên, sinh viên khách hàng 2.2.4 Nghiệp vụ - Quản lý bảo dưỡng thiết bị: Đảm bảo sở vật chất trường hoạt động ổn định an toàn Điều bao gồm việc thực bảo dưỡng định kỳ sửa chữa cần thiết - Quản lý tài sản: Theo dõi, báo cáo quản lý tài sản trường, bao gồm việc mua sắm lý thiết bị cũ - Quản lý kho cung cấp thiết bị: Đảm bảo kho lưu trữ cung cấp thiết bị ln trì cẩn thận, có sẵn để phục vụ phận dự án khác trường - Bảo vệ môi trường an toàn: Tuân thủ quy tắc tiêu chuẩn bảo vệ mơi trường an tồn lao động việc quản lý sử dụng thiết bị sở vật chất - Hỗ trợ hoạt động học tập nghiên cứu: Đảm bảo trường có đủ trang thiết bị nguồn cung cấp để hỗ trợ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu học tập - Tư vấn hỗ trợ: Cung cấp tư vấn hỗ trợ cho phận cá nhân việc sử dụng quản lý trang thiết bị sở vật chất - Nhiệm vụ thực phận nhóm người chuyên trách trường Điều quan trọng đảm bảo sở vật chất ln trì quản lý cách hiệu để hỗ trợ hoạt động trường cách suôn sẻ 2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức văn phịng Cơng ty 2.3.1 Ưu điểm - Ưu điểm cách tổ chức văn phòng trường Đại học TDM nói riêng trường Đại học nói chung Trường Đại học có nhiều ưu điểm cách tổ chức văn phòng, bao gồm: + Hỗ trợ chăm sóc sinh viên: Trường Đại học thường có văn phịng hỗ trợ sinh viên, nhằm đảm bảo sinh viên nhận hỗ trợ chăm sóc cần thiết q trình học tập sinh hoạt Văn phịng cung cấp thơng tin dịch vụ hỗ trợ, tư vấn học phí, hỗ trợ tài chính, hướng nghiệp, vấn đề khác liên quan đến sinh viên + Tổ chức họp kiện: Văn phòng trường Đại học thường có trách nhiệm tổ chức họp kiện quan trọng Điều giúp tạo môi trường giao lưu trao đổi thông tin sinh viên, giảng viên nhân viên Các họp kiện bao gồm buổi giới thiệu, hội thảo, buổi thảo luận, hoạt động khác nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tiếp cận thông tin tạo mối quan hệ xã hội + Quản lý tài liệu thơng tin: Văn phịng trường Đại học thường có trách nhiệm quản lý tài liệu thông tin liên quan đến sinh viên, giảng viên nhân viên Điều  bao gồm việc lưu trữ cung cấp thơng tin chương trình học, lịch trình, quy định tài liệu khác liên quan đến trình học tập quản lý trường + Hỗ trợ quản lý tổ chức: Văn phòng trường Đại học thường cung cấp hỗ trợ  cho hoạt động quản lý tổ chức trường Điều bao gồm việc hỗ trợ quản lý hồ sơ sinh viên, quản lý lịch trình, quản lý tài hoạt động khác nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru hiệu trường + Tạo điều kiện cho phát triển cá nhân: Văn phòng trường Đại học thường cung cấp dịch vụ tư vấn nhằm giúp sinh viên phát triển cá nhân nghề nghiệp Điều bao gồm tư vấn hướng nghiệp, hỗ trợ việc làm, tài trợ nghiên cứu hoạt động khác nhằm tạo điều kiện cho phát triển toàn diện sinh viên Tóm lại, trường Đại học có nhiều ưu điểm cách tổ chức văn phòng, bao gồm hỗ trợ chăm sóc sinh viên, tổ chức họp kiện, quản lý tài liệu thông tin, hỗ trợ  quản lý tổ chức, tạo điều kiện cho phát triển cá nhân sinh viên 2.3.2 Nhược điểm -Nhược điểm cách tổ chức văn phòng trường Đại học TDM Mặc dù cách tổ chức văn phịng trường Đại học có nhiều ưu điểm, có số nhược điểm cần lưu ý Dưới số nhược điểm phổ biến: + Khó khăn việc tìm kiếm thơng tin: Trường Đại học có nhiều phịng  ban phận khác nhau, dẫn đến việc phân tán thông tin Điều làm cho việc tìm kiếm thơng tin trở nên khó khăn thời gian cho sinh viên nhân viên + Quy trình phức tạp: Trường Đại học thường có quy trình phức tạp quy định nghiêm ngặt Điều làm chậm trình xử lý yêu cầu thủ tục, gây khó khăn cho sinh viên nhân viên việc hoàn thành nhiệm vụ giải vấn đề + Thiếu linh hoạt quy trình: Một số trường Đại học có quy trình cứng nhắc linh hoạt Điều làm cho việc thích nghi với tình đặc biệt thay đổi nhanh chóng trở nên khó khăn Sinh viên nhân viên gặp khó khăn việc đáp ứng yêu cầu đặc biệt thay đổi lịch trình + Thiếu tương tác giao tiếp: Trong số trường hợp, cách tổ chức văn phịng trường Đại học dẫn đến thiếu tương tác giao tiếp phận cá nhân Điều làm giảm hiệu suất làm việc gây khó khăn việc truyền đạt thông tin ý kiến + Hạn chế tài nguồn lực: Một số trường Đại học có hạn chế tài nguồn lực, dẫn đến việc hạn chế việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho sinh viên nhân viên Điều ảnh hưởng đến chất lượng hiệu hoạt động dịch vụ trường Tóm lại, cách tổ chức văn phịng trường Đại học có nhiều ưu điểm, có nhược điểm khó khăn việc tìm kiếm thơng tin, quy trình phức tạp, thiếu linh hoạt quy trình, thiếu tương tác giao tiếp, hạn chế tài nguồn lực 2.4 Nguyên nhân Ưu, khuyết điểm - Một số nguyên nhân dẫn đến ưu điểm cách tổ chức văn phòng trường Đại học TDM, bao gồm: + Sự quan tâm đến sức khỏe phát triển sinh viên: Trường Đại học thường có trung tâm chăm sóc sinh viên tổ chức khác nhằm đảm bảo sức khỏe phát triển toàn diện sinh viên Điều giúp tạo môi trường học tập sinh hoạt tốt cho sinh viên, giúp họ đạt tiến thành công học tập nghiệp + Sự hợp tác giao tiếp phận: Trường Đại học thường có  phận phòng ban khác nhau, họ thường hợp tác giao tiếp chặt chẽ với Điều giúp tạo môi trường làm việc hiệu tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin tài nguyên phận + Quy trình quản lý chun nghiệp: Trường Đại học thường có quy trình quản lý chuyên nghiệp hiệu Điều giúp đảm bảo hoạt động dịch vụ tổ chức triển khai cách có hệ thống hiệu + Sự đầu tư vào tài nguồn lực: Một số trường Đại học có đầu tư đáng kể vào tài nguồn lực, giúp cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt cho sinh viên nhân viên Điều giúp tạo môi trường học tập làm việc tốt, đồng thời tạo điều kiện cho phát triển thành cơng cộng đồng trường ⇒ Tóm lại, nguyên nhân dẫn đến ưu điểm cách tổ chức văn phòng trường Đại học  bao gồm quan tâm đến sức khỏe phát triển sinh viên, hợp tác giao tiếp phận, quy trình quản lý chuyên nghiệp đầu tư vào tài nguồn lực - Một số nguyên nhân nhược điểm cách tổ chức văn phòng trường Đại học TDM,  bao gồm: + Sự phân tán phức tạp cấu tổ chức: Trường Đại học thường có nhiều  phịng ban phận khác nhau, dẫn đến phân tán phức tạp cấu tổ chức Điều làm cho việc giao tiếp tương tác phận trở nên khó khăn, gây mát thơng tin khó khăn việc đạt hiệu hiệu suất cao + Thiếu linh hoạt đáp ứng nhanh chóng: Một số trường Đại học có quy trình quy định cứng nhắc, khơng linh hoạt khó thay đổi Điều làm cho việc đáp ứng nhanh chóng thích nghi với tình đặc biệt trở nên khó khăn Sinh viên nhân viên gặp khó khăn việc đáp ứng yêu cầu đặc biệt thay đổi lịch trình + Thiếu tương tác giao tiếp: Một số trường Đại học có thiếu tương tác giao tiếp phận cá nhân Điều gây mát thông tin, không hiểu biết hoạt động quy trình nhau, gây khó khăn việc làm việc đồng đội đạt mục tiêu chung + Hạn chế tài nguồn lực: số trường Đại học có hạn chế tài nguồn lực, dẫn đến việc hạn chế việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho sinh viên nhân viên Điều ảnh hưởng đến chất lượng hiệu hoạt động dịch vụ trường Tóm lại, nhược điểm cách tổ chức văn phòng trường Đại học bao gồm  phân tán phức tạp cấu tổ chức, thiếu linh hoạt đáp ứng nhanh chóng, thiếu tương tác giao tiếp, hạn chế tài nguồn lực Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, PHƯƠNG HƯỚNG, KIẾN NGHỊ, RÚT RA BÀI HỌC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 3.1 Giải pháp Hiện ĐTĐH thực tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu nguyên tắc định Tuy nhiên để công tác đảm bảo chặt chẽ nữa, ĐTĐH có  bản quy định việc chuẩn bị cho chuyến công tác lãnh đạo Trưởng phòng Đào tạo đại học nên giao cho Phó trưởng phịng để chịu trách nhiệm hoạt động để tạo chuỗi cơng việc quen thuộc nghiệp vụ, từ tránh thiếu sót q trình chuẩn bị chưa quen với cơng việc Bên cạnh cần có hạn mức kinh phi chuyến công tác lãnh đạo Tăng cường sở hạ tầng ĐTĐH phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy vi tính, điện, ổ cắm,thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy vi tính thiết bị ln ln sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm văn phòng phẩm cho đầy đủ, kịp thời Ngồi cần có quản lý vật chất tránh tình trạng khơng cần thiết ( cháy, nổ ) Phịng ĐTĐH cần có quy chế định yêu cầu phải đòi hỏi nhiệt tình với cơng việc, ý thức tiết kiệm Hồn thiện cơng tác lập hồ sơ xử lý hồ sơ Mỗi năm  phải lập danh mục hồ sơ để phận thuận tiện cho việc xếp quản lý hồ sơ, theo dõi xác định vị trí hồ sơ giá Những hồ sơ năm trước, văn mật cất tủ đựng hồ sơ có khóa Trên giá đựng hồ sơ năm - Việc bảo quản hồ sơ phải tuân thủ theo qui định sau: + Đối với tủ đựng hồ sơ; văn giấy tờ dễ bọ hư hại, mục nát tác động mơi trường với tính chất lý hóa tài liệu, chuyên viên nên sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt chống mốc + Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ sơ nơi không bị ánh sáng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp lau bụi bẩn + Có thiết bị phịng cháy chữa cháy phịng làm việc để kịp thời ứng phó với tình xảy 3.2 Phương hướng - Thiết kế thiết bị nội thất bàn ghế linh hoạt phân chia khu vực ngồi chờ vào khu vực điền thủ tục thông tin khác biệt rõ rệt loại bỏ đồ nội thất không cần đến đồ dùng thiếu thoải mái đồ dùng cũ bàn ghế cũ - Sử dụng tố giá tài liệu treo tường để vừa tiết kiệm diện tích vừa đảm bảo thẩm mỹ cho văn phòng kết hợp ánh sáng tự nhiên nhân tạo để khiến cho tinh thần học tập nhân viên giảng viên trở nên tích cực - Bổ sung xanh chợ kẻ nhỏ khiến không gian văn phòng trở nên thân thiết giúp kết nối người với thiên nhiên từ cải thiện độc lực tinh thần làm việc học sinh viên 3.3 Kiến nghị 3.4 Rút học KẾT LUẬN Bài tiểu luận tạo tảng lý luận quan trọng cho đề tài cách giới thiệu khái niệm quan trọng liên quan đến văn phịng quản trị hành văn  phịng Các khái niệm văn phịng, quản trị hành văn phòng, quản lý cơ  sở vật chất thảo luận Đặc biệt, vai trò quan trọng trang thiết bị văn phòng hiệu suất làm việc, thoải mái trải nghiệm làm việc, giao tiếp an ninh, tiết kiệm lượng tài nguyên nhấn mạnh Bài nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức văn phòng Trường Đại học Thủ Dầu Một Trường đầu tư mạnh mẽ vào sở vật chất chất lượng đào tạo Tổ chức văn phòng trường tập trung vào hỗ trợ sinh viên, tổ chức họp kiện, quản lý tài liệu thông tin, hỗ trợ quản lý tổ chức, tạo điều kiện cho phát triển cá nhân Tuy nhiên, tổ chức văn phịng có nhược điểm, bao gồm phân tán phức tạp cấu tổ chức, thiếu linh hoạt đáp ứng nhanh chóng, thiếu tương tác giao tiếp, hạn chế tài nguồn lực Tóm tắt lại, tiểu luận cung cấp nhìn sâu sắc quản trị hành văn  phịng, với trọng tâm đặc biệt vào Trường Đại học Thủ Dầu Một Các khái niệm quan trọng giới thiệu thảo luận, thực trạng tổ chức văn phòng trường đánh giá cách kỹ lưỡng Bài tiểu luận đề xuất số giải pháp để cải thiện hiệu suất hiệu tổ chức văn phòng, bao gồm việc tăng cường giao tiếp tương tác, tăng cường linh hoạt đáp ứng nhanh chóng, tìm kiếm nguồn lực tài nguồn lực khác Bài tiểu luận nguồn tham khảo quý giá cho người quan tâm đến quản trị hành văn phòng quản lý sở vật chất Tài liệu tham khảo Giới thiệu - Đại học Thủ Dầu Một (tdmu.edu.vn)  Https://tdmu.edu.vn/gioi-thieu Hành văn phịng -luatcongtyhanhchinh.Studocu,(2022) https://www.studocu.com/vn/document/dai-hoc-ton-duc-thang/luat-cong-ty/hanh-chinh-van phong-luatcongtyhanhchinh/75033356 Review Đại học Thủ Dầu Một - TDMU | Thông tin 2023! https://edureview.vn/review/dai-hoc-thu-dau-mot?shem=iosie E-Learning - Trường Đại học Thủ Dầu Một  https://elearning.tdmu.edu.vn/?shem=iosie Đỗ Thị Mỹ Duyên cộng sự(2021) Thực trạng giải pháp đầu tư trang thiết  bị văn phịng trước cách mạng 4.0 Cơng ty Cổ phần Viễn thơng FPT- Chi nhánh Bình Dương.Tiểu luận, Trường Đại học Thủ dầu Một, Bình Dương Hồ Thị Kim Yến(2022) Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng Cơng ty cổ phần Cao su Phước Hịa Tiểu luận, Trường Đại học Thủ dầu Một, Bình Dương Phụ lục Phần minh chứng chỉnh sữa giảng viên