NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI
Khái quát chung về Đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
Theo từ điển Tiếng Việt, "hộ tịch" là danh từ ghép gốc Hán, trong đó "tịch" là thành tố chính và "hộ" là thành tố phụ, khó có thể Việt hoá hoàn toàn.
Từ “hộ” có nhiều ý nghĩa, trong đó một nghĩa trực tiếp là “dân cư” hoặc “nhà ở” Từ “tịch” có nghĩa là “sổ sách” Khi ghép lại, hai từ này tạo thành “hộ tịch”, dẫn đến nhiều cách giải nghĩa khác nhau trong từ điển Hán – Việt.
Hộ tịch là sổ biên dân số ghi lại thông tin cơ bản của cá nhân, bao gồm họ tên, quê quán và nghề nghiệp của mỗi người tại một địa phương.
+ “Hộ tịch”: sổ của cơ quan dân chính đăng kí cư dân trong địa phương mình theo từng hộ [15, tr.442]
+ “Hộ tịch”: các sự kiện trong đời sống của một người thuộc sự quản lý của pháp luật [21, tr.835]…
Từ "hộ tịch" có nhiều cách hiểu khác nhau trong xã hội, nhưng theo sự phát triển của thời gian và sự chú trọng đến pháp luật, khái niệm này đã được định nghĩa và quản lý bởi các quy định pháp lý.
Theo khía cạnh pháp lý, thuật ngữ “hộ tịch” được đề cập lần đầu tiên trong Nghị định số 764-TTg ngày 8/5/1956, do Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định này quy định về Điều lệ Đăng ký hộ tịch, bao gồm việc đăng ký các sự kiện như sinh, tử, kết hôn, sửa chữa thông tin đã đăng ký, ghi chú thay đổi về hộ tịch và cấp phát giấy chứng nhận liên quan.
Theo Điều 1 Nghị định 83/1998/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 158/2005/NĐ-CP, hộ tịch được định nghĩa là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra cho đến khi qua đời.
Khái niệm "hộ tịch" chưa được định nghĩa rõ ràng, mà chỉ đề cập đến "sự kiện hộ tịch" Thực tế, hộ tịch là một loại giấy tờ quan trọng, giúp xác định tình trạng nhân thân của mỗi cá nhân.
Hộ tịch là tài liệu quan trọng ghi nhận 6 thân của một người từ khi sinh ra đến khi qua đời, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, địa chỉ, số CCCD hoặc số hộ chiếu đối với người nước ngoài, hình ảnh, dấu vân tay và các thông tin khác về người sở hữu.
Cho đến nay, Luật Hộ tịch 2014 quy định khái niệm về hộ tịch giống như Nghị định số 158/2005/NĐ-CP tuy nhiên có xác định rõ các sự kiện:
Hộ tịch là những sự kiện quan trọng xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết, theo quy định tại Điều 3 của Luật Hộ tịch năm 2014 Các sự kiện này bao gồm khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch, và khai tử Việc ghi chính xác các thông tin này vào Sổ hộ tịch không chỉ bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của công dân mà còn hỗ trợ trong việc xác định quyền sở hữu tài sản, đăng ký kết hôn, và thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Việc ghi chép các sự kiện hộ tịch vào Sổ hộ tịch theo quy định pháp luật không chỉ đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin hộ tịch, mà còn giúp ngăn ngừa các sai sót và lỗi trong việc xác định tình trạng nhân thân của công dân.
1.1.1.2 Khái niệm Đăng ký hộ tịch Định nghĩa về đăng ký hộ tịch đã được quy định trong Nghị định
Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về việc đăng ký và quản lý hộ tịch Đăng ký hộ tịch là quá trình do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện, nhằm đảm bảo việc quản lý thông tin cá nhân và tình trạng pháp lý của công dân.
Việc xác nhận và ghi chú vào sổ hộ tịch bao gồm các sự kiện quan trọng như sinh, kết hôn, tử, nuôi con nuôi, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, và các thay đổi liên quan đến hộ tịch như cải chính, bổ sung, điều chỉnh, xác định lại giới tính và dân tộc Ngoài ra, các ghi chú cũng được thực hiện dựa trên quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm xác định cha, mẹ, con, thay đổi quốc tịch, ly hôn, hủy kết hôn trái pháp luật và chấm dứt nuôi con nuôi.
Luật Hộ tịch 2014 đã kế thừa và phát triển từ các quy định trước đó, định nghĩa rằng "Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân." Điều này tạo ra cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, đồng thời thực hiện quản lý về dân cư.
Cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch bao gồm Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các đơn vị hành chính tương đương, cùng với các cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài Theo Điều 3 của Luật Hộ tịch 2014, các sự kiện liên quan đến hộ tịch được quy định cụ thể, tương tự như nội dung trong Nghị định 158/2005/NĐ-CP, bao gồm hai khía cạnh chính là xác nhận vào Sổ hộ tịch và ghi chú vào Sổ hộ tịch.
Xác nhận các sự kiện hộ tịch trong Sổ hộ tịch bao gồm khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha mẹ con, thay đổi và cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch, và khai tử.
Pháp luật về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
1.2.1 Nội dung hoạt động đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
Việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài chỉ được thực hiện tại Việt Nam, theo quy định tại Điều 3, Luật hộ tịch 2014 Nội dung hoạt động này phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
Một, xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch:
Khai sinh là sự kiện hộ tịch quan trọng, xác định cá nhân là thực thể trong xã hội Thủ tục này đảm bảo quyền con người và yêu cầu người thân, giám hộ hoặc đại diện pháp luật của trẻ thực hiện đăng ký khai sinh đúng thời hạn theo quy định.
Kết hôn là sự kiện quan trọng đánh dấu sự hình thành quan hệ hôn nhân giữa nam và nữ, khi họ đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật Để hợp pháp hóa mối quan hệ vợ chồng, các cặp đôi cần thực hiện việc đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền, theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình.
2014) Nghĩa là dựa trên nhu cầu hạnh phúc, hai bên sẽ thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của nhau theo quy định của pháp luật
Giám hộ là việc cá nhân hoặc pháp nhân được Ủy ban nhân dân xã hoặc Tòa án nhân dân chỉ định để chăm sóc và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, và người có khó khăn trong nhận thức Những người này được gọi là người giám hộ, theo quy định tại Điều 46.
Đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài được thực hiện bởi UBND cấp huyện hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Thủ tục nhận cha, mẹ, con nhằm xác định mối quan hệ cha mẹ với con, đặc biệt trong trường hợp khi đăng ký khai sinh, người đó chưa được ghi nhận là cha hoặc mẹ của trẻ.
Theo quy định tại Khoản 10, 12, 13 của Luật hộ tịch 2014, việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc và bổ sung thông tin hộ tịch là những thủ tục quan trọng Những thủ tục này được thực hiện khi có lý do chính đáng để đăng ký thay đổi thông tin hộ tịch, sửa đổi sai sót trong quá trình đăng ký, hoặc bổ sung thông tin còn thiếu như họ tên, năm sinh, quê quán của cá nhân trong giấy tờ đã đăng ký.
Khai tử là thủ tục cần thiết để thông báo về việc một người đã qua đời, đồng thời xác định việc chấm dứt các quan hệ pháp luật liên quan Thủ tục này giúp cơ quan có thẩm quyền cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý hộ tịch và theo dõi biến động dân số hiệu quả.
Hai, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về:
Thay đổi quốc tịch là quá trình cá nhân chuyển đổi từ quốc tịch hiện tại sang quốc tịch khác, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và các quy định pháp luật tại Việt Nam Quyết định này có thể xuất phát từ nhiều lý do, bao gồm di cư, tìm kiếm cơ hội học tập và làm việc ở nước ngoài, hoặc để hưởng các quyền lợi và lợi ích từ quốc gia mới.
▪ Xác định cha, mẹ, con: là việc xác định lại mối quan hệ giữa các thành viên trong gia đình được theo Luật hôn nhân và gia đình năm 2014
Xác định lại giới tính là quá trình pháp lý nhằm chuyển đổi giới tính của một cá nhân trên các giấy tờ tùy thân và tài liệu liên quan Quá trình này áp dụng cho những người đã nhận diện giới tính của mình khác với giới tính ban đầu.
Nuôi con nuôi là quá trình chăm sóc và nuôi dưỡng trẻ em không phải là con đẻ, thường xảy ra khi bố mẹ nuôi không thể sinh con hoặc khi họ muốn giúp đỡ trẻ em gặp khó khăn Việc chấm dứt nuôi con nuôi có thể diễn ra trong các trường hợp nhất định, ảnh hưởng đến cả trẻ em và gia đình nuôi.
Chấm dứt việc nuôi con nuôi theo pháp luật Việt Nam có thể xảy ra trong các trường hợp như thỏa thuận chấm dứt, quyết định của tòa án, hoặc quyết định của cơ quan quản lý trẻ em khi có vi phạm nghiêm trọng các quy định Khi việc nuôi con nuôi chấm dứt, tất cả quyền và nghĩa vụ liên quan sẽ kết thúc, và trẻ sẽ trở lại với gia đình hoặc trở thành trẻ mồ côi nếu không có người chăm sóc.
▪ Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn: đều được quy định trong Luật hôn nhân và gia đình
Ly hôn là quá trình kết thúc một cuộc hôn nhân giữa hai người, có thể thực hiện qua các hình thức như đơn phương, thỏa thuận hoặc quyết định của tòa án.
Hủy việc kết hôn trái pháp luật xảy ra khi một cuộc hôn nhân đã được thực hiện nhưng sau đó phát hiện vi phạm các điều cấm kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, hoặc không tuân thủ quy trình và thủ tục đăng ký kết hôn.
Công nhận việc kết hôn theo pháp luật Việt Nam là quá trình xác nhận và thừa nhận tính hợp pháp của một cuộc hôn nhân, tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
Lịch sử phát triển các quy định về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
Vấn đề đăng ký và quản lý hộ tịch ở Việt Nam có lịch sử lâu dài, bắt đầu từ thời kỳ phong kiến và thực dân, nơi mà quản lý con người luôn được Nhà nước coi trọng bên cạnh quản lý đất đai Sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, Nhà nước đã nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác này và ban hành các văn bản pháp luật để điều chỉnh, bắt đầu với Sắc lệnh số 47/SL ngày 10/10/1945 của Chủ tịch Hồ Chí Minh, tiếp theo là Bản Điều lệ hộ tịch năm 1956 và Bản Điều lệ đăng ký hộ tịch năm 1961.
Trong những năm qua, Chính phủ đã ban hành tổng cộng 8 Nghị định điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch, bao gồm cả hộ tịch trong nước và hộ tịch có yếu tố nước ngoài Các Nghị định này được xây dựng dựa trên quy định của Bộ luật Dân sự năm 1995 và 2005, cùng với Luật Hôn nhân và Gia đình năm 1986.
2000, 2014) và các luật liên quan khác, đến trước năm 2015
Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại Việt Nam đã có những bước phát triển ổn định, đáp ứng hầu hết yêu cầu của người dân, bao gồm cả các trường hợp có yếu tố nước ngoài Quy trình đăng ký ngày càng được đơn giản hóa, tạo thuận lợi cho người dân trong việc chuẩn bị giấy tờ Hệ thống dữ liệu hộ tịch được hình thành với sổ sách lưu trữ lâu dài, và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này đã được triển khai tại nhiều địa phương.
Nhà nước cần một văn bản quy định cụ thể để điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch Tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá XIII, Luật hộ tịch 2014 đã được thông qua Đây là lần đầu tiên có một luật riêng về đăng ký và quản lý hộ tịch sau hơn 60 năm thực hiện bằng các văn bản dưới luật.
Năm 2018 đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực hộ tịch với nhiều quy định mới Những quy định này đã làm rõ các nội dung liên quan đến thẩm quyền đăng ký hộ tịch, phương thức và thủ tục đăng ký, cũng như quản lý hộ tịch Đặc biệt, có sự quy định cụ thể về vai trò của cơ quan có thẩm quyền trong việc thực hiện các nhiệm vụ này.
Uỷ ban nhân dân các cấp, Sở Tư pháp cấp tỉnh đối với hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch
Từ năm 2014, Việt Nam đã cải tiến các quy định về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý dân cư và bảo vệ quyền lợi công dân Tuy nhiên, việc đăng ký hộ tịch cho người nước ngoài vẫn gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của họ cũng như yêu cầu về an ninh và văn hóa xã hội Do đó, Chính phủ cần tiếp tục thống kê và ban hành các chính sách phù hợp để quản lý hiệu quả việc đăng ký hộ tịch cho người nước ngoài tại Việt Nam, đảm bảo quyền lợi cho họ trong quá trình sinh sống và làm việc.
Mối liên hệ giữa Pháp luật đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài với các văn bản quy phạm pháp luật và điều ước quốc tế khác
Pháp luật đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài liên quan chặt chẽ đến các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch, tập trung vào quyền nhân thân của cá nhân Điều này cho thấy sự cần thiết phải đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công dân trong bối cảnh quốc tế, đồng thời tạo ra khung pháp lý rõ ràng để bảo vệ quyền nhân thân trong các giao dịch và quan hệ có yếu tố nước ngoài.
Hiến pháp 2013 quy định và bảo vệ quyền con người trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội và văn hóa tại Việt Nam Là văn bản pháp lý cao nhất, Hiến pháp xác định nguyên tắc, quyền và nghĩa vụ của công dân, bao gồm quyền đăng ký quốc tịch và thiết lập mối quan hệ dân sự với người nước ngoài Quyền con người và quyền công dân chỉ có thể bị giới hạn theo quy định của pháp luật trong những trường hợp cần thiết để bảo vệ quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự xã hội, và sức khỏe cộng đồng.
Luật dân sự quy định quyền và nghĩa vụ của các bên trong các quan hệ dân sự, bao gồm hôn nhân và gia đình Ngoài ra, luật này cũng liên quan đến việc công nhận quốc tịch và các mối quan hệ dân sự giữa công dân và người nước ngoài.
Đăng ký hộ tịch là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ các quyền nhân thân cơ bản của cá nhân, bao gồm quyền xác định họ tên, quyền thay đổi họ tên, quyền xác định dân tộc, quyền khai sinh và quyền kết hôn, theo quy định của Bộ Luật Dân sự Theo Bộ Luật Dân sự 2015, việc bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch đồng nghĩa với việc bảo đảm quyền nhân thân cơ bản của mỗi cá nhân.
Thủ tục đăng ký hộ tịch đảm bảo và công nhận quyền con người và công dân theo pháp luật, bao gồm đăng ký khai sinh, khai tử và thay đổi, cải chính hộ tịch, giúp công dân có quyền có họ tên và thay đổi họ tên (Điều 26, 27, 28) Ngoài ra, thủ tục đăng ký kết hôn cũng bảo vệ quyền nhân thân trong hôn nhân và gia đình theo quy định tại Điều 39 Bộ luật dân sự 2015.
8, 9 Luật hôn nhân và gia đình 2014)
Luật hôn nhân và gia đình
Mối quan hệ giữa Luật Hộ tịch và Luật Hôn nhân và Gia đình thể hiện rõ qua phạm vi điều chỉnh và nội dung của từng luật Luật Hộ tịch là luật hình thức, quy định thủ tục đăng ký hộ tịch nhằm bảo đảm các quyền và nghĩa vụ trong hôn nhân và gia đình Trong khi đó, Luật Hôn nhân và Gia đình quy định các quyền và nghĩa vụ liên quan đến hôn nhân và gia đình, như việc kết hôn và quyền nhận cha mẹ con Sự kết hợp giữa hai luật này đảm bảo việc thực thi các quyền lợi của cá nhân trong các mối quan hệ hôn nhân và gia đình.
Luật Hộ tịch đã xác định cơ chế kiểm tra điều kiện kết hôn của người yêu cầu thông qua việc quy định thẩm quyền đăng ký kết hôn, nội dung Giấy chứng nhận kết hôn, và thủ tục đăng ký kết hôn cả trong nước lẫn có yếu tố nước ngoài Ngoài ra, luật cũng quy định quy trình ghi nhận việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được xử lý tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.
+ Quyền nhận cha mẹ con
Luật Hộ tịch quy định các điều kiện và thủ tục cần thiết để đăng ký nhận cha, mẹ, con, bao gồm thẩm quyền và trình tự thực hiện Các quy định này đảm bảo việc ghi nhận mối quan hệ cha, mẹ, con được thực hiện một cách chính xác và hợp pháp trong Sổ hộ tịch.
Luật Hộ tịch có mối quan hệ chặt chẽ với Luật Quốc tịch, đặc biệt trong việc đảm bảo quyền đối với quốc tịch Theo quy định, mỗi cá nhân tại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đều có quyền có quốc tịch Công dân Việt Nam không bị tước quốc tịch, trừ những trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 31 của Luật Đồng thời, tất cả các dân tộc đều bình đẳng về quyền có quốc tịch Việt Nam.
Giấy khai sinh là một trong những căn cứ quan trọng để xác định quốc tịch Việt Nam theo Luật Quốc tịch Luật Hộ tịch quy định rõ về nội dung đăng ký khai sinh nhằm bảo đảm quyền có quốc tịch và ghi nhận quyền này của cá nhân.
Để thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh, cần cung cấp thông tin quan trọng về người được đăng ký như quốc tịch, họ, chữ đệm và tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, cũng như nơi cư trú của cha mẹ Đặc biệt, đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài, Luật Hộ tịch quy định các yêu cầu cụ thể cần tuân thủ.
Khi cha hoặc mẹ là người nước ngoài, cần nộp văn bản thỏa thuận về việc chọn quốc tịch cho con Nếu cha mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con, văn bản này phải được xác nhận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền của quốc gia mà cha hoặc mẹ là công dân.
Việc đăng ký nuôi con nuôi thuộc lĩnh vực hộ tịch nhưng có quy trình riêng được điều chỉnh bởi Luật Nuôi con nuôi và các văn bản hướng dẫn Trong quá trình này, có sự liên kết chặt chẽ giữa thủ tục đăng ký nuôi con nuôi và yêu cầu thay đổi thông tin trong giấy tờ hộ tịch của trẻ em được nhận làm con nuôi.
Thủ tục đăng ký nuôi con nuôi đặc biệt áp dụng cho trẻ em bị bỏ rơi, trong đó thông tin về cha mẹ có thể không được ghi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh Ngoài ra, có quy định về việc thay đổi thông tin cha mẹ trong giấy khai sinh của con nuôi và ghi chú về yếu tố nước ngoài trong nuôi con nuôi Điều này cho thấy quá trình giải quyết thủ tục đăng ký nuôi con nuôi và yêu cầu thay đổi thông tin trong giấy tờ hộ tịch của trẻ em có mối liên hệ chặt chẽ, phụ thuộc vào từng thủ tục cụ thể và quy định pháp luật hiện hành.
Hiệp định tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự
Hiệp định tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự là thỏa thuận giữa các quốc gia nhằm tạo cơ chế hợp tác trong việc xử lý các vụ án dân sự có yếu tố nước ngoài Hiệp định này bao gồm việc chia sẻ thông tin, tài liệu, chứng cứ và thực thi quyết định tại quốc gia khác.
THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI TẠI PHÒNG TƯ PHÁP - UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HÀ ĐÔNG
Thực trạng các quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
2.1.1 Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng trong quá trình đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
Hệ thống pháp lý liên quan đến hộ tịch bao gồm các văn bản luật và quy định nhằm quản lý quá trình đăng ký và cung cấp thông tin về quốc tịch và dân cư trong một quốc gia.
• Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 20/11/2014
Các văn bản pháp lý liên quan đến quá trình đăng ký hộ tịch bao gồm Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), Luật Hôn nhân và Gia đình 2014, Luật Quốc tịch 2008 (sửa đổi, bổ sung 2014), và Luật Nuôi con nuôi 2010.
• Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự
Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch
• Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến
• Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch
• Thông tư 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm
2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến
Quyết định số 2228/QĐ-BTP ngày 14/11/2022 của Bộ Tư pháp công bố các thủ tục hành chính mới và những thủ tục đã được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch Những thay đổi này được thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch, thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.
Quyết định số 528/QĐ-BTP, ban hành ngày 10/4/2023, của Bộ Tư pháp công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi và bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch Quyết định này nằm trong phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp, nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý hành chính.
Quyết định số 3109/QĐ-UBND ngày 06/6/2023 của UBND Thành phố Hà Nội đã công bố Danh mục thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp, xác định rõ thẩm quyền giải quyết của UBND cấp Thành phố, UBND cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn Thành phố.
Quyết định số 4160/QĐ-UBND ngày 22/11/2022 của UBND Thành phố Hà Nội đã phê duyệt phương án uỷ quyền trong việc giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND Thành phố, nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong công tác quản lý hành chính.
Quyết định số 5695/QĐ-UBND ngày 07/12/2022 của UBND quận Hà Đông đã ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực hộ tịch Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giải quyết nhanh chóng các vấn đề liên quan đến hộ tịch trong khu vực.
Các Hiệp định tương trợ tư pháp Việt Nam đã ký kết với các nước trong lĩnh vực dân sự
2.1.2 Điểm mới của pháp luật về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
Luật Hộ tịch và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan từ năm 2014 đến nay đã có nhiều cải cách đột phá trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cũng như dân cư Những điểm mới này đã nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.
Công tác đăng ký hộ tịch đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý hộ tịch và dân cư, đặc biệt là việc đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh cùng Số định danh cá nhân Thông tin này sẽ được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, Số định danh cá nhân sẽ được ghi vào Giấy khai sinh và trở thành số thẻ căn cước công dân khi trẻ đủ tuổi Đây là bước tiến quan trọng giúp giảm bớt sự phức tạp của giấy tờ, tạo thuận lợi cho người dân trong các giao dịch và thủ tục hành chính.
Luật quy định xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm lưu trữ thông tin hộ tịch cá nhân bên cạnh việc giữ thông tin trên giấy Cơ sở dữ liệu này sẽ được tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giúp tăng cường hiệu quả và tiện ích trong quản lý hộ tịch, đồng thời đảm bảo nhận dạng và xác thực thông tin cá nhân Việc này tạo điều kiện cho việc quản lý thông tin hộ tịch một cách tập trung và thống nhất, cho phép các cơ quan, bộ ngành và địa phương sử dụng thông tin công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia để phục vụ công tác quản lý.
23 mình mà không cần nhập lại thông tin và đồng thời giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân
Luật đã thực hiện cải cách mạnh mẽ trong trình tự và thủ tục đăng ký hộ tịch nhằm tạo sự thuận lợi tối đa cho người dân Các biện pháp này bao gồm việc đơn giản hóa và cắt giảm giấy tờ không cần thiết, cải tiến phương thức nộp hồ sơ với nhiều lựa chọn như nộp trực tiếp, gửi qua bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến, cùng với việc rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục liên quan đến hộ tịch.
Luật Hộ tịch cho phép cá nhân tự do chọn cơ quan đăng ký hộ tịch mà không bị ràng buộc bởi địa điểm cư trú Người dân có thể thực hiện việc đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch ở nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống Sau khi hoàn tất đăng ký, họ sẽ nhận được trích lục hộ tịch.
Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề đăng ký hộ tịch liên quan đến yếu tố nước ngoài và các thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ 14 tuổi trở lên cư trú trong nước Trong khi đó, Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ xử lý các vấn đề như xác định lại dân tộc, đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại khu vực biên giới, kết hôn và khai tử cho người nước ngoài cư trú lâu dài tại khu vực biên giới của Việt Nam Quy định này nhằm nâng cao năng lực và trách nhiệm của chính quyền địa phương, đảm bảo sự phân cấp trong quản lý hộ tịch, hướng tới mục tiêu phân cấp triệt để cho chính quyền cơ sở khi điều kiện cho phép.
Thực trạng thực hiện pháp luật đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài tại Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông
Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông
2.2.1 Tổng quan về đơn vị nghiên cứu Uỷ ban nhân dân Quận Hà Đông
Quận Hà Đông là một quận nằm ở Tây Nam khu vực nội thành, cách trung tâm
Hà Nội, nằm cách 10 km về phía Tây Nam của Thành phố Hà Nội, Việt Nam, đã trải qua nhiều biến động lịch sử liên quan đến việc đổi tên và thay đổi địa giới hành chính Khu vực này từng có các tên gọi như Hà Đông (1896-1902), Cầu Đơ (1902-1904), Hà Đông (1904-1965), Hà Tây (1965-1975) và Hà Sơn Bình (1976-1991).
Vào ngày 01/8/2008, tỉnh Hà Tây và thành phố Hà Nội đã được hợp nhất theo Nghị quyết số 15/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII, nhằm điều chỉnh địa giới hành chính của thành phố Hà Nội và các tỉnh liên quan Sự thay đổi này đã dẫn đến việc Chính phủ ban hành Nghị quyết số 19/NQ-CP vào ngày 08/5/2009, chính thức thành lập quận mới.
Hà Đông, một quận thuộc thành phố Hà Nội, bao gồm 17 phường: Biên Giang, Đồng Mai, Dương Nội, Hà Cầu, Kiến Hưng, La Khê, Mộ Lao, Nguyễn Trãi, Phú La, Phú Lãm.
Lương, Phúc La, Quang Trung, Vạn Phúc, Văn Quán, Yên Nghĩa, Yết Kiêu Năm
Năm 2016, Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông được tổ chức lại theo Chỉ thị số 04/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, tập trung vào quản lý địa phương và phát triển kinh tế - xã hội Với diện tích 48,34 km², Hà Đông là quận lớn thứ hai tại Hà Nội, dân số đạt 440.000 người và mật độ 8.900 người/km² tính đến ngày 07/01/2022 Về kinh tế, quận Hà Đông có sự chuyển dịch tích cực, với giá trị sản xuất công nghiệp ước tính đạt trên 31.126 tỷ đồng trong 11 tháng năm 2022, tăng 11,61% so với năm trước Thu ngân sách ước đạt trên 4.476 tỷ đồng, đạt 84,9%; và vốn đầu tư xã hội ước đạt 85.274 tỷ đồng, tăng 23,57% so với cùng kỳ năm trước, đạt 91,29% kế hoạch năm.
Hà Đông sở hữu hơn 200 di tích lịch sử - văn hóa, trong đó có 83 di tích được xếp hạng và 47 lễ hội truyền thống, thể hiện giá trị văn hóa phong phú Vị trí chiến lược của quận về chính trị, kinh tế và quân sự đã thu hút nhiều dự án hạ tầng giao thông, nổi bật là tuyến đường sắt trên cao Cát Linh - Hà Đông Để đón đầu xu thế phát triển các khu đô thị vệ tinh, nhiều dự án lớn như đường Vành đai 4 – Vùng Thủ đô Hà Nội đang được triển khai, góp phần làm cho bức tranh đô thị của quận ngày càng khởi sắc và thúc đẩy sự phát triển trên nhiều lĩnh vực khác.
Kể từ khi thành lập, Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông đã có những đóng góp quan trọng cho sự phát triển của khu vực và thành phố Hà Nội.
Cơ quan này chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của các đơn vị tại địa phương, cung cấp dịch vụ công cộng và đảm bảo an ninh trật tự cho cư dân trong khu vực.
2.2.2 Thực trạng đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài tại Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông
Theo Quyết định số 3109/QĐ-UBND ngày 06/6/2023 của UBND Thành phố
Hà Nội đã công bố danh mục 17 thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận Hà Đông, bao gồm các thủ tục liên quan đến hộ tịch Các thủ tục này được phân bổ cho UBND cấp Thành phố, UBND cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn Thành phố.
Sơ đồ 2.1: Các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Quận Hà Đông
Báo cáo số liệu xử lý hộ tịch của Phòng tư pháp – UBND Quận Hà Đông
Triển khai công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch 2014, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư số 04/2020/TT-BTP nhằm đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản và biện pháp thi hành Tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn đạt 100%.
Thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch
• Cấp bản sao trích lục hộ tịch
• Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký chấm dứt giám hộ có yếu tố nước ngoài
• Thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc
• Ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài
Việc ghi vào Sổ hộ tịch về ly hôn và hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam cần được thực hiện khi các vụ việc này đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài.
Việc ghi vào Sổ hộ tịch đối với các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, bao gồm khai sinh, giám hộ, nhận cha mẹ con, xác định quan hệ cha mẹ con, khai tử và thay đổi hộ tịch, là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ thông tin cho hồ sơ cá nhân của công dân.
• Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân
• Đăng ký lại kết hôn có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký lại khai tử có yếu tố nước ngoài
• Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch
Bảng 2.1: Thực trạng đăng ký hộ tịch tại UBND Quận Hà Đông
Nội dung thủ tục xử lý trong lĩnh vực hộ tịch
Khai sinh và đăng ký lại khai sinh 18 12 14
Khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con 02 01 01
Kết hôn có yếu tố nước ngoài 18 18 29
Khai tử có yếu tố nước ngoài 01 0 0
Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch 367 312 575
Cấp bản sao trích lục hộ tịch 280 86 139
Ghi chú vào việc hộ tịch của công dân
Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài
Ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn 01 3 3
Ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn 0 3 0
Ghi vào sổ hộ tịch là quy trình quan trọng liên quan đến việc khai sinh, giám hộ, nhận cha mẹ con, xác định mối quan hệ cha mẹ con, nuôi con nuôi, khai tử và thay đổi thông tin hộ tịch Những hoạt động này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thông tin cá nhân, đồng thời bảo vệ quyền lợi của công dân trong các giao dịch pháp lý và xã hội.
(Nguồn: Báo cáo Tổng kết công tác tư pháp, UBND Quận Hà Đông, Hà Nội)
Bảng thống kê số lượng trường hợp và thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch từ năm 2020 đến 2022 cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình đăng ký hộ tịch và các thủ tục liên quan gần đây.
Từ bảng trên, chúng ta có thể nhận thấy một số điểm chính như sau:
Số lượng trường hợp đăng ký hộ tịch trong các năm duy trì ổn định, dao động từ 12 đến 18 trường hợp cho các thủ tục khai sinh, đăng ký lại khai sinh và khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con Mặc dù vậy, số lượng trường hợp nhận cha, mẹ, con vẫn cần được theo dõi và cải thiện.
Số lượng sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con tăng nhẹ trong năm 2022, với 27 trường hợp, tăng 02 trường hợp so với hai năm trước Nguyên nhân của sự gia tăng này có thể là do người Việt sống ở nước ngoài cần đăng ký giấy tờ cho con em để được công nhận và cấp quốc tịch Tuy nhiên, mức tăng này không đáng kể so với tổng số đăng ký khác, cho thấy rằng nó có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm mức độ quan tâm của người dân đối với vấn đề này.
Quy trình đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài tại Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông
2.3.1 Thực tế quá trình tiếp nhận hồ sơ hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân quận
Thông thường, quá trình tiếp nhận hồ sơ hộ tịch tại UBND quận Hà Đông sẽ diễn ra như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Để thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch, người đăng ký cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như CCCD, giấy khai sinh và các giấy tờ khác bản chính (nếu có yêu cầu) Trong trường hợp người đăng ký chưa đủ tuổi, người đại diện cần mang theo giấy tờ tùy thân của người được đại diện cùng với giấy ủy quyền.
Bước 2: Cách thức nộp hồ sơ
Công dân lựa chọn 01 trong 3 cách sau:
Người dân nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận & Trả kết quả (Bộ phận một cửa) để thực hiện thủ tục Hộ tịch Tại đây, họ sẽ nhận số thứ tự và chờ đến lượt Chuyên viên sẽ phát tờ khai, và người đăng ký cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của UBND cấp quận.
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia
(https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công thành phố
Theo Thông tư số 01/2022/TT-BTP, người dân có thể thực hiện đăng ký trực tuyến và nộp hồ sơ trực tuyến theo hướng dẫn của chuyên viên một cửa.
Công dân vào Cổng dịch vụ công trực tuyến Thành phố Hà Nội
Để đăng ký khai sinh trực tuyến, người dùng cần truy cập vào trang dichvucong.hanoi.gov.vn, đăng ký tài khoản nếu chưa có, và xác thực danh tính theo hướng dẫn Sau khi đăng nhập, cần xác định UBND cấp quận có thẩm quyền Người đăng ký sẽ điền thông tin vào biểu mẫu điện tử tương tác, kèm theo các giấy tờ, tài liệu theo quy định Để đảm bảo tính chính xác, người đăng ký nên kiểm tra thông tin một lần nữa trước khi xác nhận nộp Cuối cùng, nộp phí, lệ phí qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc theo cách thức khác theo quy định, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
Công dân có thể nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính bằng cách gửi đầy đủ các giấy tờ và tài liệu có chứng thực đến bộ phận một cửa để được tiếp nhận.
Bước 3: Nộp hồ sơ và đợi kết quả
Công chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, sẽ được tiếp nhận và cấp Phiếu hẹn Kết quả sẽ được trả cho người yêu cầu vào ngày làm việc tiếp theo nếu hồ sơ nộp trực tiếp, hoặc gửi Phiếu hẹn qua điện thoại di động nếu nộp trực tuyến Hồ sơ sau đó sẽ được chuyển cho công chức Phòng Tư pháp để xử lý.
Sau khi nhận hồ sơ nộp trực tiếp, công chức Bộ phận Một cửa tiến hành số hóa tài liệu, chuyển đổi thành tài liệu điện tử và ký số theo quy định để giải quyết thủ tục hành chính.
Trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo cho người yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ, đồng thời chỉ rõ loại giấy tờ và nội dung cần bổ sung Sau khi hồ sơ được hoàn thiện, quy trình sẽ tiếp tục thực hiện lại bước đầu tiên.
Nếu người đăng ký hộ tịch không thể bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ, cần báo cáo với Trưởng bộ phận Một cửa để thông báo từ chối giải quyết yêu cầu của công dân.
2.3.2 Thực tế quá trình xử lý hồ sơ đăng ký hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân quận Hà Đông
Quá trình xử lý hồ sơ hộ tịch tại UBND quận Hà Đông phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng hồ sơ đăng ký, thời gian nộp hồ sơ và nhu cầu của công dân.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Sau khi được kiểm duyệt bởi Bộ phận Một cửa, hồ sơ và phiếu kiểm soát quá trình giải quyết sẽ được chuyển từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch Quá trình này bao gồm việc bàn giao hồ sơ cho công chức của Phòng Tư pháp.
Bước 2: Xác minh thông tin
Công chức thẩm tra hồ sơ có nhiệm vụ kiểm tra tính thống nhất và hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu mà người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm.
Trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc không đủ điều kiện giải quyết, công chức sẽ trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản Thông báo này sẽ nêu rõ lý do và nội dung cần bổ sung, được gửi cho công dân thông qua Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.
Trong trường hợp cần kiểm tra, xác minh hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn, công chức Phòng Tư pháp sẽ lập phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả kết quả Phiếu này sẽ nêu rõ lý do chậm trễ trong việc trả kết quả.
Bộ phận Một cửa sẽ trả kết quả cho người có yêu cầu theo hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, hoặc gửi Phiếu xin lỗi và thông báo hẹn ngày trả kết quả qua email hoặc tin nhắn điện thoại nếu hồ sơ được nộp trực tuyến.
Bước 3: Xử lý hồ sơ
Một số vụ việc thực tế áp dụng quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch và giải quyết vấn đề về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài tại Uỷ
2.4.1 Trường hợp cụ thể về Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện
2.4.1.1 Quy định pháp luật về Đăng ký khai sinh
Theo khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh Giấy khai sinh chứa đựng các thông tin cơ bản về cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của luật này.
Khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 quy định về nội dung cơ bản của đăng ký khai sinh:
“Điều 14 Nội dung đăng ký khai sinh
1 Nội dung đăng ký khai sinh gồm: a) Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch; b) Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; c) Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.” [27, Điều 4]
Cũng theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của giấy khai sinh
Theo đó, Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân
Tất cả hồ sơ và giấy tờ cá nhân cần phải đảm bảo thông tin như họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; và mối quan hệ với cha, mẹ, con phải khớp với Giấy khai sinh của cá nhân đó.
Nếu nội dung trong hồ sơ và giấy tờ cá nhân không khớp với thông tin trong Giấy khai sinh, Thủ trưởng cơ quan hoặc tổ chức quản lý hồ sơ có trách nhiệm xử lý tình huống này.
32 giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh [6, Điều 6]
Đăng ký khai sinh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ được cấp giấy khai sinh, đây là giấy tờ hộ tịch gốc quan trọng cho mỗi cá nhân.
2.4.1.2 Hồ sơ đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài
Phạm vi: Áp dụng đối với công dân đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài
Công chức thuộc Phòng Tư pháp, Bộ phận Một cửa của UBND cấp huyện chịu trách nhiệm thực hiện quy trình này
Giấy tờ phải xuất trình (Bản sao)
1- Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)
Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình
(theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến)
2- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh) Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến)
3- Giấy chứng nhận kết hôn nếu cha, mẹ đã đăng ký kết hôn Trường hợp đã có thông tin về việc kết hôn của cha, mẹ trong CSDLHTĐT, CSDLQGVDC thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến)
4- Giấy tờ chứng minh việc trẻ em nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam trong trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo văn bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên
Giấy tờ phải nộp (Bản gốc)
1- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp) hoặc Biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến)
Trong trường hợp không có Giấy chứng sinh, có thể sử dụng văn bản xác nhận của người làm chứng về việc sinh Nếu không có văn bản của người làm chứng, có thể thay thế bằng văn bản cam đoan về việc sinh.
Trẻ em sinh ra ở nước ngoài cần nộp Giấy chứng sinh hoặc tài liệu khác do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận về việc sinh và mối quan hệ mẹ - con (nếu có).
3- Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thoả thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được lựa chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch là phù hợp với pháp luật của nước đó
4- Văn bản uỷ quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp uỷ quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản uỷ quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về nội dung khai sinh
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Thời gian xử lý: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau
16 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo
Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) UBND cấp quận nơi cư trú của cha hoặc mẹ là nơi tiếp nhận và trả kết quả đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam.
Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch
Hoặc Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài
Hoặc Cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài
Hoặc Cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch
Những lưu ý và vấn đề bất cập trong pháp luật đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện
2.5.1 Lưu ý về pháp luật đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện
Luật Hộ tịch 2014 cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành đã khắc phục hầu hết những bất cập trong quy định của các luật khác Tuy nhiên, cần lưu ý thực hiện một số vấn đề quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong việc áp dụng luật này.
+ Việc Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu có yếu tố nước ngoài
Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình chứng thực chữ ký và con dấu trên các tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp, nhằm công nhận giá trị pháp lý của chúng tại Việt Nam Theo nguyên tắc chung, chỉ những giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự mới được xem xét bởi cơ quan nhà nước Việt Nam, trừ khi có quy định khác trong pháp luật hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.
Ví dụ: anh A là công dân Việt Nam, đã kết hôn với chị B là công dân Hàn Quốc
Sau khi ly hôn tại Hàn Quốc với bản án ly hôn bằng tiếng Hàn, anh A muốn tái hôn tại Việt Nam Để thực hiện điều này, anh cần chứng minh tình trạng độc thân của mình.
49 nhiên, do bản án ly hôn do tòa án Hàn Quốc ban hành, anh A phải thực hiện quá trình
“hợp pháp hóa lãnh sự” để có thể nộp tài liệu này cho cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam
Một số quốc gia có giấy tờ được lập, cấp hoặc xác nhận cho việc giải quyết các vụ việc hôn nhân và gia đình mà không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam Theo Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi được miễn theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
Giấy tờ và tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự nếu thuộc về điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2 Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài
3 Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, họp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam
4 Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài” [5, Điều 9]
Danh sách các nước miễn hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đã được tổng hợp, kèm theo các giấy tờ tương ứng được miễn hợp pháp hóa.
+ Việc thay đổi họ, tên đệm, tên mà không liên hệ được với người mẹ
Trong trường hợp nam và nữ sống chung như vợ chồng mà không đăng ký kết hôn và có con chung, một số tình huống phức tạp có thể xảy ra Nếu đứa trẻ đã được đăng ký khai sinh với họ và tên của mẹ, trong khi họ của cha để trống, người cha có thể muốn thay đổi họ của trẻ từ họ của mẹ sang họ của mình Tuy nhiên, việc này trở nên khó khăn nếu người cha không thể liên lạc được với người mẹ.
Cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ kiểm tra và xác minh thông tin trong trường hợp người cha không thể liên hệ với người mẹ Nếu xác minh cho thấy điều này, người cha không cần ý kiến của mẹ khi thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc và bổ sung thông tin hộ tịch cho trẻ em.
+ Việc bổ sung thông tin hộ tịch
Theo Điều 4, khoản 13 của Luật Hộ tịch 2014, việc bổ sung thông tin hộ tịch là quy trình mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện để cập nhật thông tin cho cá nhân đã đăng ký Đối với giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016, nếu có phần thông tin bị bỏ trống trong biểu mẫu hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ xem xét yêu cầu bổ sung từ người dân, với điều kiện họ cung cấp giấy tờ hoặc tài liệu hợp lệ để chứng minh thông tin, ngoại trừ yêu cầu bổ sung thông tin về quốc tịch Việt Nam.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020, giấy tờ hộ tịch được coi là có giá trị sử dụng mà không cần bổ sung thông tin còn thiếu so với biểu mẫu hiện hành Điều này áp dụng cho giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016, do đó, không có cơ sở yêu cầu bổ sung thông tin hộ tịch nếu thiếu các thông tin nhất định so với biểu mẫu hiện tại.
+ Việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh
Luật Hộ tịch không quy định rõ về quy trình cấp lại bản chính Giấy khai sinh, tuy nhiên, thực tế cho thấy có nhu cầu cấp lại do mất mát Do đó, cần cung cấp hướng dẫn và giải thích để người dân nhận thức được tầm quan trọng của bản chính Giấy khai sinh.
Các văn bản quy định thi hành Luật Hộ tịch không đề cập đến việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, do đó các cơ quan đăng ký hộ tịch cần tuân thủ quy định này Tuy nhiên, theo Luật Hộ tịch, khi hệ thống CSDLHT điện tử toàn quốc được triển khai, công dân có thể làm thủ tục cấp trích lục khai sinh (bản sao) tại bất kỳ cơ quan đăng ký hộ tịch nào, không phụ thuộc vào nơi cư trú và nơi đăng ký khai sinh trước đó, với thời gian giải quyết nhanh chóng và thuận lợi.
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015, bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao có giá trị sử dụng tương đương với bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật quy định khác Vì vậy, bản sao trích lục hộ tịch cũng có giá trị tương tự như bản chính.
Đánh giá, phân tích thực tiễn áp dụng quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân Quận Hà Đông
3.1.1 Những kết quả tích cực trong thực tiễn áp dụng quy định mới về đăng ký hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân Quận Hà Đông
Các văn bản hướng dẫn thi hành về hộ tịch, bao gồm Thông tư số 04/2020/TT-BTP và Thông tư 01/2022/TT-BTP, đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về Luật Hộ tịch 2014 Những quy định này làm rõ hơn về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và quy trình đăng ký hộ tịch trực tuyến, góp phần hoàn thiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cũng như quản lý dân cư.
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc đã hoạt động đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, với tất cả 63 tỉnh và thành phố triển khai kế hoạch thực hiện Việc áp dụng Hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch do Bộ Tư pháp quản lý đã giúp cải thiện quy trình hành chính, cho phép cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát tốt hơn tình trạng trẻ em được đăng ký khai sinh nhưng chưa có thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT) Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến khai sinh và cấp thẻ BHYT cho con em.
Việc áp dụng quy định giải quyết thủ tục hộ tịch tại UBND Quận Hà Đông đã mang lại nhiều kết quả tích cực, thể hiện qua những cải tiến rõ rệt trong quy trình và hiệu quả phục vụ người dân Những kết quả này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ công mà còn tạo sự hài lòng cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính.
Phòng Tư pháp đã chỉ đạo UBND các phường thực hiện Thông tư số 04/2020/TT-BTP, quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch bao gồm các lĩnh vực như đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, và các công việc liên quan khác theo Luật Hộ tịch.
56 văn bản hướng dẫn thi hành Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân đến khai và đăng ký hộ tịch
Triển khai quy trình đăng ký khai sinh, kết hôn và khai tử trên Cổng DVC, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quyết định số 06/QĐ-TTg và các văn bản hướng dẫn của UBND thành phố Hà Nội, nhằm phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025 Thực hiện rà soát, đối chiếu dữ liệu công dân giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Quy trình đăng ký hộ tịch được cải cách mạnh mẽ, rút ngắn thời gian giải quyết, như thời gian trả kết quả đăng ký khai sinh từ 15 ngày xuống còn 14 ngày, và xác minh hồ sơ đăng ký kết hôn từ 10 ngày xuống còn 8 ngày, đồng thời cắt giảm nhiều giấy tờ không cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.
Ngày 09/11/2021, Kế hoạch số 304/KH-UBND được ban hành nhằm triển khai Nghị định số 87/2020/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và đăng ký hộ tịch trực tuyến tại quận Kế hoạch này bao gồm tổng hợp dữ liệu hộ tịch toàn quận và đề xuất đầu tư xây dựng dự án "Số hóa Dữ liệu hộ tịch" Vào ngày 30/3/2022, báo cáo số 140/BC-UBND đã được gửi tới Sở Tư pháp Thành phố, nêu rõ tình hình người không có giấy tờ chứng minh nhân dân, người không quốc tịch và người di cư cư trú tại quận Ngoài ra, kế hoạch tổng kết 06 năm thi hành Luật Hộ tịch đã được ban hành (số 242/KH-UBND ngày 14/7/2022) và báo cáo Sở Tư pháp cùng UBND thành phố (số 392/BC-UBND ngày 15/7/2022).
Bảng 2.1 cho thấy tỷ lệ giải quyết hồ sơ Hộ tịch tại Phòng Tư pháp quận Hà Đông từ 2020-2022 đạt 100%, chứng tỏ UBND quận thực hiện xử lý hồ sơ rất hiệu quả Phòng Tư pháp luôn tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng việc đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch, đảm bảo tuân thủ đúng mẫu quy định của Bộ Tư pháp, nhờ đó công tác quản lý hồ sơ hộ tịch có rất ít sai sót.
Công chức làm công tác hộ tịch thực hiện nhiệm vụ một cách đầy đủ và nhanh chóng, chủ động phối hợp với các cơ quan, tổ chức để kiểm tra và xác minh thông tin hộ tịch Họ yêu cầu cung cấp thông tin từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân để đảm bảo tính chính xác khi đăng ký hộ tịch Đồng thời, họ cũng phối hợp với cơ quan công an để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Trong những năm gần đây, phương thức đăng ký hộ tịch đã có nhiều cải tiến đáng kể, bao gồm việc kết hợp giữa lưu trữ truyền thống và sử dụng phần mềm trực tuyến, giúp thông tin được lưu trữ đồng bộ và công khai trên trang web của Chính phủ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đã được hình thành, cho phép cán bộ theo dõi những thay đổi của công dân trên địa bàn thành phố, đáp ứng nhu cầu sao lục hộ tịch của người dân Phòng Tư pháp Quận Hà Đông cũng đã triển khai nhiều chương trình nâng cao năng lực cho cán bộ, phối hợp với các cơ quan liên quan nhằm đảm bảo sự liên thông trong hoạt động Đồng thời, phương pháp giáo dục pháp luật đã được đa dạng hóa thông qua các buổi tọa đàm, trợ giúp pháp lý và các hình thức truyền thông khác.
Vào ngày 29/3/2023, phòng Tư pháp quận Hà Đông đã cử cán bộ tham gia tập huấn phần mềm một cửa mới và lập danh sách tài khoản để khai thác dịch vụ dân cư Mặc dù còn một số lỗi nhỏ và chưa quen với giao diện, phần mềm mới đã cải thiện đáng kể quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả các thủ tục hành chính, giúp đơn giản hóa các bước này Phần mềm cũng tiết kiệm thời gian bằng cách rút ngắn quy trình nhập thông tin cá nhân, từ đó giúp cán bộ nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ đăng ký Sau khi nhận kết quả hồ sơ, hệ thống sẽ gửi kèm “Phiếu đánh giá sự hài lòng” để nâng cao chất lượng phục vụ công dân trong việc giải quyết thủ tục hành chính.
3.1.2 Những tồn tại trong việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài tại
Uỷ ban nhân dân Quận Hà Đông
Mặc dù Luật Hộ tịch đã được triển khai đồng bộ tại Thành phố Hà Nội và quận Hà Đông, mang lại nhiều kết quả tích cực, nhưng việc giải quyết các vấn đề hộ tịch vẫn gặp nhiều khó khăn và phức tạp Trong nhiều trường hợp, ngay cả với những sự kiện hộ tịch phổ biến như sinh, xác nhận tình trạng hôn nhân, tử, hay thay đổi họ tên, vẫn tồn tại nhiều tình huống khó khăn cần được giải quyết.
Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành hiện nay vẫn chưa đủ để giải quyết 58 tiết phức tạp Tại UBND quận Hà Đông, trong quá trình áp dụng luật này để đăng ký và xử lý các vấn đề hộ tịch, bên cạnh những kết quả tích cực đã đạt được, vẫn tồn tại nhiều hạn chế trong việc xử lý hồ sơ hộ tịch.
Quy định về thủ tục đăng ký hồ sơ hộ tịch hiện nay yêu cầu nhiều loại giấy tờ khác nhau cho một bộ hồ sơ, điều này phụ thuộc vào nơi cư trú Hệ quả là công dân có thể không đáp ứng đủ yêu cầu, dẫn đến việc không được đăng ký.
Để cấp giấy tờ cho công dân, cần in nhiều loại tài liệu, mỗi loại từ 2-3 bản Các bản này được sử dụng để trả cho công dân, lưu hồ sơ, quét gửi lên hệ thống và gửi trực tiếp đến phường Ví dụ, một bộ hồ sơ Cải chính hộ tịch bao gồm các tài liệu như phiếu tiếp nhận, phiếu kiểm soát, thông báo và trích lục cải chính.
Cách trình bày luật theo lối dẫn chiếu giữa các điều luật giúp rút ngắn nội dung, nhưng lại gây khó khăn trong việc theo dõi Điều này khiến cán bộ và nhân dân phải lật đi lật lại nhiều lần khi đọc, làm giảm hiệu quả tiếp cận và hiểu biết về luật.
Nguyên nhân của những vấn đề nêu trên trong hoạt động thực thi pháp luật hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân Quận Hà Đông
Trong quá trình thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản pháp luật liên quan, quận
Hà Đông đang chứng kiến sự phát triển nhanh chóng với sự gia tăng dân số đáng kể trong những năm gần đây, dẫn đến nhu cầu đăng ký hộ tịch cao Tuy nhiên, do quận đã trải qua nhiều lần chia tách và sáp nhập, việc lưu giữ sổ gốc và hồ sơ hộ tịch tại một số phường không đầy đủ, gây khó khăn trong việc tra cứu Đồng thời, hồ sơ đăng ký lại về sinh, kết hôn, thay đổi và cải chính cũng gia tăng đáng kể.
Có một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác thực hiện pháp luật về hộ tịch như sau:
Mặc dù việc đăng ký hộ tịch đã được thực hiện qua phần mềm một cửa, nhưng việc lưu trữ sổ sách hộ tịch vẫn gặp nhiều hạn chế do phương pháp thủ công Số lượng hồ sơ thay đổi và cải chính hộ tịch hàng năm rất lớn, cùng với việc cần lưu trữ các loại hồ sơ khác như đăng ký kết hôn và khai sinh, gây khó khăn trong việc tra cứu và lưu trữ Điều này không chỉ làm tăng nguy cơ thất lạc hồ sơ mà còn có thể dẫn đến thiếu sót thông tin quan trọng.
Hiện nay, quy định về ghi sổ và cấp giấy tờ hộ tịch vẫn chưa được hoàn thiện, khi chưa có một loại giấy tờ hộ tịch chung tích hợp đầy đủ thông tin cá nhân Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch cũng chưa được triển khai rộng rãi.
Thiếu cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử liên kết giữa các cơ quan trong nước và đại diện nước ngoài gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin Điều này dẫn đến chi phí cao, độ chính xác thông tin không đảm bảo và kéo dài thời gian giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân.
Thiếu điều kiện cho người dân lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú và việc không rút ngắn thời hạn giải quyết đã dẫn đến tình trạng quá tải công việc, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc.
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa đầy đủ và liên thông:
Hiện nay, phần mềm đăng ký hộ tịch đang được cập nhật trên hệ thống các cấp địa phương, nhưng dữ liệu cá nhân vẫn chưa được đồng bộ đầy đủ Điều này gây khó khăn cho việc tra cứu thông tin phục vụ cho việc đăng ký các thủ tục hộ tịch khác.
Ngoài những nguyên nhân khách quan, còn tồn tại một số nguyên nhân chủ quan ảnh hưởng đến hiệu quả thi hành pháp luật về hộ tịch.
Thiếu hụt biên chế công chức tại UBND quận, đặc biệt là phòng Tư pháp, chỉ có 05 biên chế, trong đó có 01 công chức trực tiếp phụ trách việc nhận và trả kết quả Điều này dẫn đến việc thiếu thời gian nghiên cứu văn bản, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và chất lượng phục vụ người dân.
Bộ phận một cửa UBND quận đang gặp khó khăn do công chức Tư pháp - Hộ tịch phải kiêm nhiệm nhiều công việc, dẫn đến hạn chế thời gian nghiên cứu văn bản pháp luật liên quan đến hộ tịch Điều này ảnh hưởng đến khả năng áp dụng chính xác các quy định trong quá trình giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch Hơn nữa, ý thức chấp hành pháp luật của người dân còn thấp; nhiều người chưa chủ động trong việc đăng ký hộ tịch cho bản thân và người thân, thường chỉ thực hiện khi có sự kiện liên quan như con đến tuổi nhập học hoặc chia tài sản thừa kế Hành vi này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân mà còn tác động đến công tác thống kê hộ tịch và quản lý dân cư.
Lỗi trong phần mềm đăng ký hộ tịch gây ra sai sót trong việc nhập thông tin quốc tịch, ảnh hưởng đến quá trình xử lý và cấp giấy tờ cho công dân Cán bộ Hộ tịch thường thiếu thời gian và điều kiện để kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi cấp giấy tờ, dẫn đến những khó khăn trong công tác quản lý.
Thiếu nhân lực và tài chính: Số lượng cán bộ - công chức trong Phòng Tư pháp
Hộ tịch thường xuyên bị cắt giảm, dẫn đến việc cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều công việc và làm thêm giờ, ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc và sức khỏe Những nguyên nhân này góp phần làm giảm hiệu quả thi hành pháp luật về hộ tịch, cần được giải quyết để cải thiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
Một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài và nâng cao hiệu quả trong việc áp dụng pháp luật hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân Quận Hà Đông
3.3.1 Kiến nghị hoàn thiện Pháp luật về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
Đề xuất sửa đổi và bổ sung Luật Hộ tịch cùng Nghị định 123/2015/NĐ-CP nhằm giải quyết những khó khăn và vướng mắc đã nêu Các điều chỉnh này cần được thực hiện để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong quy định về hộ tịch.
Cụ thể, để hoàn thiện pháp luật về hộ tịch và giải quyết các vấn đề liên quan, cần:
Thứ nhất, Cần cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách xác định và đặt tên cho cá nhân trong các văn bản pháp luật chuyên ngành
Khi đăng ký khai sinh cho trẻ em, cơ quan đăng ký hộ tịch cần hướng dẫn người đăng ký về việc chọn tên cho trẻ, bao gồm cả chữ đệm, sao cho tên có độ dài phù hợp để ghi trên giấy tờ tùy thân Cần điều chỉnh quy định pháp luật để đảm bảo quyền thay đổi chữ đệm được rõ ràng và dễ dàng, giúp cá nhân có khả năng thay đổi mà không gặp khó khăn pháp lý Tăng cường hướng dẫn và giám sát quy trình đặt tên cho trẻ là cần thiết để đảm bảo tên gọi phù hợp với văn hóa và truyền thống của quốc gia.
Cơ quan nhà nước cần điều chỉnh quy định để xác định rõ tiêu chuẩn đặt tên theo tiếng Việt và các tiếng dân tộc khác Việc này sẽ tạo sự thống nhất và cung cấp hướng dẫn cụ thể cho công chức làm công tác hộ tịch, giúp họ định rõ và hướng dẫn người dân trong việc đặt tên cho trẻ em.
Thứ hai, Về việc đăng ký khai sinh ở Việt Nam cho trẻ đã đăng ký khai sinh tại nước ngoài
Các bên liên quan cần hợp tác để tìm kiếm giải pháp hợp pháp nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em Các cơ quan chức năng nên cung cấp thông tin về các thủ tục và quy định cần thiết để xác định quốc tịch, nguồn gốc và quan hệ cha mẹ của trẻ Việc này sẽ giúp đơn giản hóa quá trình đăng ký khai sinh và đảm bảo quyền lợi của trẻ em trong việc sinh sống tại Việt Nam.
Để cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cần thiết lập quy trình linh hoạt và hướng dẫn cụ thể nhằm xử lý các trường hợp nước ngoài không cung cấp giấy xác nhận Điều này có thể thực hiện bằng cách chấp nhận các giấy tờ thay thế hoặc chứng từ khác.
Cần tiến hành đàm phán và hợp tác với đại sứ quán cùng các cơ quan ngoại giao của những quốc gia không cung cấp giấy xác nhận, nhằm tạo ra thỏa thuận chung về việc cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và cải thiện quy trình này.
Để giải quyết tình huống khó khăn khi một trong hai bên trong mối quan hệ cha mẹ - con đã qua đời và không thể tham gia vào việc đăng ký nhận cha con hoặc mẹ con, cần có những biện pháp hợp lý và tuân thủ quy định pháp luật.
Để giải quyết vấn đề liên quan đến việc đăng ký nhận cha con, mẹ con sau khi một bên đã qua đời, cần điều chỉnh quy định cho phép người còn sống thực hiện thủ tục này Cơ quan đăng ký hộ tịch cũng nên xem xét yêu cầu các bằng chứng thay thế nhằm xác định mối quan hệ giữa cha mẹ và con cái.
Để giải quyết tình huống đăng ký khai tử cho người đã mất từ lâu, các bên liên quan cần tìm kiếm giải pháp pháp lý hợp pháp nhằm xác định thông tin và chứng minh quyền lợi thừa kế Các cơ quan chức năng có trách nhiệm hướng dẫn quy trình và yêu cầu cần thiết để xác định và chứng minh việc khai tử, cũng như bổ sung hồ sơ thừa kế để bảo vệ quyền lợi của người dân Nếu không đủ thông tin hoặc chứng cứ, cần thực hiện các biện pháp như điều tra, thu thập chứng cứ và tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Thứ sáu, Cần xác định rõ trách nhiệm đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử,
Quy định rõ trách nhiệm của "những người thân thích khác" trong việc đăng ký khai sinh và khai tử nhằm tạo sự rõ ràng và chắc chắn về nghĩa vụ của từng bên liên quan trong quy trình này.
Trong việc đăng ký khai tử, cần xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên trong gia đình như vợ, chồng, con, cha, mẹ Đồng thời, cần quy định các trường hợp đặc biệt cho phép người thân thích khác thực hiện nghĩa vụ này khi những người chính không thể thực hiện được.
Cần thiết lập trách nhiệm pháp lý đối với những người không thực hiện đăng ký khai sinh và khai tử đúng hạn, đặc biệt là cha mẹ Việc quy định rõ ràng trách nhiệm này sẽ đảm bảo tính nghiêm túc và tuân thủ quy trình đăng ký, góp phần nâng cao ý thức của mọi cá nhân trong việc thực hiện nghĩa vụ này.
Để đảm bảo việc cung cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và số liệu thống kê sinh tử từ cơ sở y tế, cần thiết phải ban hành văn bản quy định rõ trách nhiệm và thủ tục cho các cơ sở y tế trong việc cung cấp thông tin cho cơ quan đăng ký hộ tịch Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê và cung cấp dữ liệu, đồng thời nâng cao tính liên thông giữa các cơ quan chức năng.
Vào thứ bảy, cần xem xét các biện pháp đặc biệt cho công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài, đặc biệt khi họ có con chung và cần đăng ký khai sinh tại Việt Nam Điều quan trọng là phải áp dụng các quy định linh hoạt và giải pháp phù hợp để bảo vệ quyền lợi của trẻ em trong việc học tập và tiếp cận dịch vụ y tế, ngay cả khi không thể lấy lại giấy khai sinh đã đăng ký tại cơ quan nước ngoài.
Tăng cường quy trình rà soát giấy tờ để hợp pháp hóa lãnh sự và miễn hợp pháp hóa lãnh sự là rất cần thiết Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin liên quan đến đăng ký khai sinh và khai tử, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý của các cơ quan chức năng.