Chức năng, cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại khách sạn dân chủ

Mở đầu Bốn năm học giảng đờng đại học KTQD, theo học chuyên ngàng quản trị nhân lực Giờ kỳ cuối bốn năm học Trong trình học năm đợc học môn đại cơng bớc vào học chuyên ngành Tuy nhiên lý thuyết sách vở, không đợc thực nghiệm thực tế thi khó hình dung hết đợc công việc mà sau minh làm, phải có thời gian thực tế bên ngoài, gọi thực tập Trong trình mục đích hệ thống đợc toàn nội dung, kiến thức đà đợc học toàn khoá nhằm hoàn thiện tri thức khoa học sinh viên tốt nghiệp bậc đại học, tri thức khoa học ngành quản trị nhân lực Tìm hiểu nghiên cứu hoạt động thực tiễn thông qua việc thực tập khách sạn Dân Chủ thuộc công ty du lịch Hà Nội Từ nghiên cứu hoạt động quản trị nhân lực khách sạn Dân Chủ Qua việc thực tập khách sạn Dân Chủ đợc tuần bao quát đợc số đặc điểm chung khách sạn nh sau Nội dung I.Quá trình hình thành phát triển khách sạn Dân Chủ Khách sạn Dân Chủ đợc ngời Pháp thiết kế xây dựng vào ®Çu thÕ kû 20 víi mơc ®Ých phơc vơ sü quan viên chức Pháp Mục đích ban đầu khách sạn để phục vụ tuý để kinh doanh Vì vậy, khách sạn đợc thiết kế theo kiểu nhà khách, từ kết cấu diện tích Sau giải phóng thủ đô tháng 10/1945 khách sạn đợc tu sửa giao cho nội thơng quản lý Năm 1960 công ty du lịch thành lập, Khách sạn Dân Chủ số khách sạn khác nh Sofitel Metropole đợc giao cho công ty du lịch quản lý Trong năm kháng chiến chống Mỹ, khách sạn có nhiệm vụ phục vụ chuyên gia nớc khách Đảng phủ, giai đoạn khách sạn hoạt động nh dạng nhà khách đợc nhà nớc bao cấp kinh phí hoạt động Năm 1989 năm đánh dấu bớc chuyển khách sạn Dân Chủ Sở du lịch Hà Nội định số 91/QĐ - TCCB ngày 27/3/1989 việc thành lập Khách sạn Dân Chủ có đầy đủ t cách pháp nhân hoạt động theo chế hoạch toán độc lập trực thuộc Công ty du lịch Hà Nội Điều mở tự chủ hoạt động kinh doanh khách sạn, phát huy tinh thần sáng tạo, gắn chặt nghĩa vụ với quyền lợi trách nhiệm ngời lao động khách sạn Kể từ hoạt động theo chế hoạch toán kinh doanh độc lập đến nay, gặp nhiều khó khăn nhng đợc quan tâm tạo điều kiện thuận lợi việc trang bị sở vật chất kỹ thuật công tác quản lý công ty, với nỗ lực phát huy tự chủ mình, khách sạn đổi sở vật chất kỹ thuật, tạo đội ngũ lao động động nhiệt tình, có trình độ cao, nâng cao chất lợng phục vụ khách Do đó, hoạt động sản xuất kinh doanh khách sạn hoàn thành kế hoạch đợc giao, kinh doanh có hiệu đảm bảo tồn phát triển khách sạn nh nâng cao thu nhập đời sống cho ngời lao động Toạ lạc 29 Tràng Tiền - vị trí nằm trung tâm thành phố, gần với công trình di tích tiếng thành phố nh : Nhà hát lớn thành phố, hồ Hoàn Kiếm, phố cổ Hà Nội, phủ toàn quyền Đông DơngKhách sạn Dân Chủ khách sạn đà tạo uy tín danh tiếng Hà Nội Tuy có vị trí thuận lợi, nhng nơi tập trung nhiều khách sạn lớn có thứ hạng cao nh Sofitel Metropole, Hilton Opera, Melia, Hµ Néi Tower  c¬ së vËt chÊt kü tht cđa khách sạn lạc hậu phải chịu sức ép cạnh tranh không nhỏ từ phía khách sạn Mặt khác, khách sạn nằm khu vực phố cổ Hà Nội nên diện tích chật hẹp, việc đón tiếp đoàn khách lớn gặp nhiều khó khăn, địa điểm cho đỗ xe II Chức năng, cấu tổ chức máy hoạt động kinh doanh khách sạn Dân Chủ Cơ cấu máy hoạt động khách sạn Dân Chủ Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày đa dạng khách hàng, đồng thời đảm bảo cho hoạt động kinh doanh khách sạn đạt hiệu cao, cấu tổ chức máy Khách sạn Dân chủ đợc cấu theo mô hình trực tuyến chức Giám đốc ngời đứng đầu máy tổ chức chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty Du lịch Hà Nội, lÃnh đạo quản lý toàn hoạt động sản xuất kinh doanh khách sạn đồng thời đạo trực tiếp số phận khách sạn Sơ đồ : Cơ cấu máy tổ chức Khách sạn Dân Chủ Biệt phái C t tóc KD tổng Bếp Bar Bàn điện lực Hành ốc ốc đốc NH DV Masage Kinh doanh Bảo dỡngBảo vệ Kế toánHC Tổng hợp P.Giám Giám ®èc ¾t tãc Tour desk Business Centre Ưn lùc H Cơm VN NH Âu Giặt Tạp vụ DV công cộng Buồng n Bar sảnh Mỹ nghệ Porter Thu ng n n Sales-Marketing Lễ t Lễ t Văn phòng du lịch Buồng Chức phận Khách sạn Dân chủ 1.1.Giám đốc : Chịu trách nhiệm tổ chức diều hành hoạt động khách sạn, trực tiếp chịu trách nhiệm với nhà nớc, công ty Du lịch Hà Nội, đặc biệt trách nhiệm ngời, tài sản khách sạn Hàng ngày giám đốc đến phận kiểm tra hoạt động khách sạn, kiểm tra nhân viên làm việc, quan tâm đến dịch vụ liên quan trực tiếp đên khách hàng, đảm bảo cho việcâncung cấpâncác dịch vụ tốt cho khách hàng ân đồng thời nhắc nhở tổ trởng, tổ phó ý công việc Hàng tuần giám đốc có buổi họp với tổ trởng cán quản lý khách sạn để nghe báo cáo hoạt động kinh doanh khách sạn, ý kiến nhân viên đồng thời triển khai hoạt động tới phòng ban thông báo định công ty du lịch đa xuống 2.2 Phó Giám đốc : Là ngời giúp đỡ giám đốc trùc tiÕp qu¶n lý mét sè bé phËn nh sales marketing, phận lễ tân, văn phòng du lịch, tổ buồng khu vực công cộng Hàng ngày P.Giám Đốc kiểm tra phận trực tiếp quản lý, đảm bảo phận hoạt động tốt, nhằm cung cấp dịch vụ khách sạn cho khách hàng tốt 2.3 Bộ phận lễ tân: Trực tiếp phục vụ khách khách sạn Có nhiệm vụ tiếp thị khách sạn, đón tiếp khách, cung cấp đầy đủ thông tin nhằm phục vụ cho việc bán phòng bán dịch vụ khách sạn cho khách đêf xuất với lÃnh đạo biện pháp kinh doanh thông qua phản hồi khách nhằm nâng cao hiệu kinh doanh, nâng cao uy tín khách phạm vi ngày rộng lớn Bộ phận lễ tân bao gồm 24 nhân viên - Nhóm Sales marketing : Làm công tác tiếp thị, tổ chức giao dịch ký kết hợp đồng với quan cung cấp dịch vụ, đơn vị cung cấp khách hàng Duy trì mối quan hệ tìm kiếm bạn hàng để phát triển nguồn khách.Nắm bất thông tin thị trờng số llợng khách, giá cảgiúp lÃnh đạo hoạt động kinh doanh - Nhóm lễ tân: Đón tiếp khách đến khách sạn, làm thủ tục nhập trả phòng cho khách, chuyển lời nhắn, th, fax cho khác khách nhắn lại, giải vấn đề phát sinh trình khách lu trú khách sạn, chịu trách nhiệm bao quát khu vực sảnh, cung cấp thông tin cần thiết dịch vụ khách sạn - Nhóm thu ngân, tổng đài : Có nhiệm vụ thu cá hoá đơn, đổi tiền cho khách, nhận bảo quản, trao trả tiền gửi, đồ quý giá cho khách, bảo quản sổ sách, tài liệu có liên quan Làm chức tổng đài - Nhóm vận chuyển hành lý vận hành thang máy: Bảo vệ cửa trớc khu mặt tiền khách sạn, đón khách lên xuống xe, vận chuyển hành lý cho khách từ xe váo khách sạn lên phòng cho khách, kiểm tra nhận hành lý khách co nhu cầu gửi đồ Lu giữ đồ cho khách Trình báo công an khách lu trú theo quy định 2.4 Bộ phận buồng : Bộ phận buồng có nhiệm vụ làm vệ sinh phòng khách, cung cấp dịch vụ phòng cho khách thời gian khách lu khách sạn, đảm bảo công tác vệ sinh buồng quy trình kỹ thuật, phục vụ khách tốt nhÊt vµ chÊp hµnh tèt néi quy, quy chÕ chØ thị cấp Bộ phận buồng bao gồm 29 nhân viên - Nhóm làm phòng : Nhóm có nhiệm vụ hàng ngày phải làm vệ sinh phòng cho khách theo quy trình kỹ thuật, cung cấp dịch vụ phòng cho khách, kiểm tra vật dụng thiết bị phòng, đảm bảo thiết bị vật dụng sẵn sàng phục vụ khách, có sai hỏng phải báo cho phận bảo dỡng kịp thời sửa chữa Kiểm tra phòng trớc khách đến - Nhóm giặt : Có nhiệm vụ giặt quần áo khách có yêu cầu, la phận phụ trách nhiệm vụ giặt vật dụng cần thiết phận nh chăn, ga, gối, khăncủa phòng khách, giặt khăn ăn, khăn dùng phận bàn, bếp - Nhóm vệ sinh công cộng : Nhóm hàng ngày phải làm vệ sinh công cộng, vệ sinh toàn hành lang, sảnh khách sạn, đảm bảo vệ sinh cho khách sạn - Nhóm tạp vụ : Làm vệ sinh phòng ban làm việc, xếp phân loại quần áo khách để đa xuống phận giặt là, trực điện thoại, thông báo việc cần thiết nhóm làm phòng yêu cầu, thông báo khách đến cho phận làm phòng chuẩn bị phòng cho khách 2.5 Văn phòng du lịch : Văn phòng du lịch tổ chức dịch vụ tham quan du lịch cho khách theo yêu cầu đảm bảo doanh thu chất lợng tour Thực kế hoạch tham quan du lịch nghỉ mát cho ngời lao động khách sạn Văn phòng du lịch bao gồm nhân viên - Nhóm điều hành hớng dẫn : Nhóm có nhiệm vụ hớng dẫn, t vấn cho khách hàng tuor du lịch theo yêu cầu khách, tổ chức tour du lịch theo lịch trình, hớng dẫn khách tận tình - Nhóm hỗ trợ : Nhóm hỗ trợ luôn hỗ trợ cho nhóm điều hành hớng dẫn, cung cấp thông tin cần thiết mà nhóm yêu cầu, thờng trực đảm bảo cho tuor du lịch có chất lợng cao 2.6 Nhà hàng Âu - : Nhà hàng Âu - cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách theo yêu cầu, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm Đề xuất với lÃnh đạo giải pháp kinh doanh qua thông tin phản hồi khách hàng Bộ phận bao gồm 21 nhân viên - Nhóm bàn : Có nhiệm vụ phục vụ khách, đáp ứng yêu cấu khách dịch vụ ăn uống - Nhóm bar : Phục vụ khách đồ uống - Nhóm bếp : Là nơi chế biến ăn cho khách, hàng ngày phải có thực đơn thực theo thực đơn, theo yêu cầu khách 2.7 Nhà hàng cơm Việt Nam : Cung cấp dịch vụ cơm Việt Nam theo yêu cầu, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Nhà hàng cơm Việt Nam tổ chức phục vụ bữa cơm ca cho ngời lao động khách sạn Bộ phận gồm nhân viên 2.8 Nhà hàng Điện lực : Là nhà hàng độc lập nằm khu vực khách sạn nhng toàn hoạt động kinh doanh nằm dới điều hành quản lý ban lÃnh đạo khách sạn Bao gồm có nhân viên 2.9 Bé phËn Sauna – Massage : Cung cÊp dÞch vụ xông hơi, xoa bóp, vật lý trị liệu cho cá đối tợng khách khách sạn Đảm bảo thực quy định nghành, loại hình dịch vụ Gồm có11 nhân viên 2.10 Bộ phận kinh doanh : Chuyên cung ứng cá loại hàng hoá, trang thiết bị, nhu yếu phẩm cho hoạt động kinh doanh phục vụ khách khách sạn Bao gồm nhân viên 2.11 Bộ phận hành tổng hợp : Có chức tham mu cho giám đốc khác sạn công tác tổ chức, đào tạo tuyển dụng, quản lý lao động, thực phân phối tiền lơng, tiền thởng, chế độ bảo hiểm xà hội, trang phục, thi đua, khen thởng, kỷ luật công tác quản trị hành Bộ phận bao gồm nhânviên - Nhóm văn phòng nhóm biệt phái: Có nhiệm vụ thu nhận sử lý công văn đến đi, Kiểm tra, xử lý hồ sơ nhân Lập hợp đồng lao động với nhân viên Quản lý hồ sơ nhân Quản lý vấn đề lơng, bấc lơng CBCNV khách sạn Giải vấn đề phát sinh giám đốc yêu cầu - Trởng phòng hành - tổng hợp : Có nhiệm vụ hoạch định, tổ chức, lÃnh đạo kiểm tra phận riêng theo tuyến quyền hạn nhằm mục đích phục vụ bọ phận khác hoàn thành mục tiêu tài nguyên nhân sựcủa phận HC- TH khách sạn, tham mu cho giám đốc phận khác vấn đề nhân Chịu trách nhiệm trớc giám đốc 2.12 Bộ phận kế toán Chức phòng tham mu cho giám đốc xây dựng kế hoạch hàng năm kế hoạch vốn, kế hoạch tổ chức tài tổ chức hoạch toán toàn khách sạn theo phân cấp quản lý công ty đồng thời xaay dựng kế hoạch đề án sản xuất kinh doanh có hiệu quả.Gồm có nhân viên 2.13 Bộ phận bảo vệ Bảo vệ an ninh trật tự khách sạn, đảm bảo an toàn tài sản khách quan Tham mu cho giám đốc khách sạn công tác bảo vệ nh khu vực xung quanh khách sạn Bao gồm 14 nhân viên 2.14 Bộ phận bảo dỡng Chịu trách nhiệm trớc giám đốc khách sạn viẹc quản lý kỹ thuật, vận hành tu, bảo dỡng, sửa chữa trang thiết bị cho toàn khách sạn Khi phận thông báo có hỏng kỹ thuật khách sạn, phận phải nhanh chóng đến nơi để xem xét tình hình sửa chữa ngay, đảm bảo cho hoạt động khách sạn đợc liên tục phơc vơ kh¸ch mét c¸c tèt nhÊt Bao gåm nhân viên Cơ cấu đặc điểm đội ngũ lao động Sản phẩm khách sạn loại hình dịch vụ, lao động lao động đặc biệt Ngời lao động phận khác Lao động phận buồng,nhà hàng,bảo vệ lao động trực tiếp phục vụ khách hàng, phận bảo dỡng kỹ thuật viên, phận lễ tân, kế toán, hành tổng hợp, kinh doang, văn phòng du lịch lao động quản lý Do phận đòi hỏi trình độ ngời lao động khác Đối với phận buồng, nhà hàng, bảo vệ cần lao động có kỹ tay nghề chuyên môn phục vụ khách sạn Còn phận lẽ tân , hành chính, kế toán, kinh doanh, văn phòng cần có trình độ chuyên môn quản lý Dịch vụ khách sạn cung cấp cho ngời, kể ngời Việt Nam ngời nơc ngoài, nên nhân viên khách sạn đòi hỏi phải có trình độ ngoại ngữ với phận giao tiếp thờng xuyên với khách hàng đòi hỏi phải có trình độ ngoại ngữ giao tiếp tốt, phận phuc vụ buồng, bàn, bếp bar phải biết câu chào hỏi cần thiết để đáp ứng nhu cầu cần thiết khách hàng Cơ cấu lao động theo tuổi giới tính lao động khác sạn đợc phân chia rõ ràng để có sách thích hợp, đảm bảo cho sức khoẻ công việc ngời lao động đợc thực tốt Bảng cấu lao động theo độ tuổi giới tính Phòng KT - TC Phòng HC - TH Ban bảo vệ Tổ buồng Nhà hàng Âu Ban kỹ thuật thiết bị 5 100 40 60 >56 TL% TL% 41 - 55 TL% 25 - 40 TL%