I/ LêI Më §ÇU Luaän vaên toát nghieäp MUÏC LUÏC MUÏC LUÏC 1 LÔØI MÔÛ ÑAÀU 2 CHÖÔNG I 4 KHAÙI NIEÄM CHUNG VEÀ THOÂNG TIN VAØ HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN 4 I Khaùi nieäm chung veà thoâng tin 4 II Thoâng tin k[.]
Luận văn tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I .4 KHÁI NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN .4 I Khái niệm chung thông tin .4 II Thoâng tin kinh teá Đặc điểm chủ yếu thông tin kinh tế Phân loại thông tin kinh teá 2.1 Thông tin thống keâ: 2.2 Thông tin kế toán: 10 2.3 Thông tin nghiệp vụ kỹ thuật (còn gọi thông tin tác nghiệp ): 11 Vai trò thông tin kinh tế quản lý .12 3.1 Mối quan hệ hệ thống thông tin kinh tế với hệ thống quản lý: 13 3.2 Các yêu cầu thông tin phục vụ quản lyù: 15 3.3 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý: 17 CHƯƠNG II 25 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KHÁCH SẠN .25 I Hoạt động Kinh doanh Khách sạn 25 II Hệ thống thông tin Kinh tế nội khách saïn: 28 Thông tin khách sạn: .28 Heä thống thông tin kinh tế nội khách sạn: 29 Phaân hệ thông tin phục vụ kinh doanh buồng ở: .31 6.Phân hệ thông tin phận Marketing bán hàng 49 Phân hệ thông tin phận kinh doanh .54 CHƯƠNG III 63 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ NỘI BỘ .63 KHÁCH SẠN DÂN CHỦ 63 I Đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh khách sạn Dân Chủ 63 Lịch sử hình thành phát triển 63 Đặc điểm kinh doanh khách sạn Dân Chủ .64 Khối thông tin phục vụ phòng hành tổng hợp 84 III/ Hoàn thiện hệ thống thông tin nội khách sạn Dân Chủ 85 Hoàn thiện việc phân loại thông tin hệ thống thông tin kinh tế nội khách sạn Dân Chủ 86 Hoàn thiện nội dung thông tin chế độ thu thập thông tin 88 Một số ý kiến đề xuất việc xử lý thông tin khách sạn .89 KẾT LUẬN 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO .95 Phan Thị Vân Giang Trang 1/97 Luận văn tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Nhân loại trải qua cách mạng kinh tế lớn lao Họ sống, làm việc kinh tế bùng nổ thông tin Trong môi trường khốc liệt người ta cạnh tranh không vốn, nguồn nhân lực mà điều tiên quyết, nhân tố quan trọng lại thông tin Nền kinh tế hàng hoá phát triển với trình đại hoá nhanh chóng khu vực vực sản xuất vật chất, khu vực kinh doanh dịch vụ ngày chiếm tỷ lệ cao thu nhập quốc dân Hoạt động kinh doanh khách sạn nhà hàng đủ loại nằm khu vực lónh vực có hiệu kinh doanh cao, đồng thời góp phần trực tiếp vào việc nâng cao mức sống đẩy mạnh giao lưu quốc tế Nhưng thực tế Việt Nam việc hàng loạt khách sạn, nhà hàng mọc lên, tính riêng Hà Nội với mật độ khoảng 70 khách sạn nhà hàng số vuông Một số lớn vừa thước đo đánh giá hiệu kinh tế, vừa dấu hiệu cho thấy cạnh tranh lớn diễn gữa khách sạn Và giống ông chủ doanh nghiệp khác, người quản lý khách sạn việc nâng cao chất lượng phục vụ phải quan tâm nhiều tới lónh vực thông tin, tổ chức hệ thống thông tin khách sạn để phục vụ tối đa việc nâng cao hiệu kinh doanh Khách sạn Dân Chủ, doanh nghiệp Nhà Nước nằm môi trường kinh doanh dịch vụ với nhiều thách thức Khách sạn từ thành lập tạo cho riêng để đứng vững thị trường Tính đến nay, với sở vật chất kỹ thuật hoàn chỉnh, khách sạn đặt vị trí trung tâm Thủ Đô (29 Tràng Tiền), cộng thêm đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm, nhiệt tình Khách sạn Dân Chủ không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách mở rộng thị trường để cạnh tranh đứng vững thị trường với nhiều khách sạn lớn đại địa bàn Hà Nội Chính thông tin tổ chức hệ thống thông tin khách sạn nhằm phục vụ kinh doanh lãnh đạo phận khách sạn quan tâm cố gắng hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế nội khách sạn ngày tốt Xuất phát từ thực tiễn đó, với kiến thức học giúp đỡ tận tình cô giáo - Tiến só Trần Thị Kim Thu, toàn thể cô lãnh đạo khách sạn Dân Chủ em mạnh dạn chọn đề tài “Hệ thống thông tin kinh tế nội khách sạn vận dụng để hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế Phan Thị Vân Giang Trang 2/97 Luận văn tốt nghiệp khách sạn Dân Chủ”û Tuy nhiên, sinh viên với kiến thức lý luận thực tế nhiều hạn chế, với thời gian thực tập ngắn em đề cập đến hệ thống thông tin kinh tế nội khách sạn bao gồm thông tin kinh tế mang tính xuất ảnh hưởng theo chu kỳ tới hoạt động quản lý điều hành tác nghiệp khách sạn Đề tài nghiên cứu theo phương pháp phân tích mô tả chủ thể, phương pháp hệ thống, vật biện chứng nhiều phương pháp thống kê khác nhằm mô tả phân tích cách chi tiết hệ thống thông tin khách sạn từ thấy hạn chế thực tế đề hướng khắc phục Ngoài phần mở đầu kết luận nội dung luận văn gồm gồm phần sau: Chương : Khái niệm chung thông tin hệ thống thông tin Chương hai: Hệ thống thông tin kinh tế nội khách sạn Chương ba: Hoàn thiện hêï thống thông tin kinh tế nội khách sạn Dân Chủ Phan Thị Vân Giang Trang 3/97 Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG I KHÁI NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I Khái niệm chung thông tin Trong điều hành, quản lý kinh tế xã hội, người ta nói nhiều đến thông tin bởi: thông tin nguồn cải vô giá loài người Nó sản phẩm hàng hoá đặc biệt Cũng sản phẩm vật chất dịch vụ sản xuất, sản phẩm thông tin tham gia vào trình tạo tổng sản phẩm nước (GDP) Một thông tin sản phẩm hàng hoá, hiển nhiên quản lý phải tính đến nhu cầu khách hàng Và để có sản phẩm thông tin, thiết phải có đầu tư chi phí, tổ chức, đạo chặt chẽ tiến hành theo kế hoạch thống tạo sản phẩm hàng hoá thông tin Hàng ngày bàn làm việc nhà quản lý chức vụ khác báo cáo, thông báo hình thức, nội dung cụ thể khác thuộc phạm vi nội đơn vị thuộc quyền quản lý Ngoài thông tin tiếp nhận nhiều hình thức khác trực tiếp nghe báo cáo miệng, điện thoại, điện tín Nghóa người quản lý thu nhận thông tin từ nhiều nguồn, nguồn dù khai thác nhận thông tin phương tiện khác nhau, song chúng có đặc điểm thông tin đến với người nhận tin nhằm phản ánh tình hình tượng phục vụ yêu cầu quản lý sống người không gian thời gian định Nhưng để có thông tin đó, thiết phải thông qua hoạt động người tạo sản phẩm thông tin Như khái niệm thông tin hiểu sau: Thông tin kết phản ánh, thông báo cho để biết, truyền đạt tin tức gửi đến người nhận để có định hướng, điều hành theo mục đích người dùng tin Khái niệm thông tin đa dạng, khái niệm mang tính cục đắn gắn vào hệ thống nghiên cứu định Tuỳ theo nội dung thông tin phản ánh tình hình tượng nắm bắt thông tin mà hình thành tên gọi khác thông tin phản ánh mối quan hệ người người, quan điểm nhận thức giai tầng xã hội mối liên hệ biện chứng hay mối quan hệ nhân thông tin trị, thông tin xã hội Song, thông tin thuộc dạng phản ánh tình hình kết hoạt động sản xuất kinh doanh tổng thể không gian thời gian, thông tin kinh tế v.v Phan Thị Vân Giang Trang 4/97 Luận văn tốt nghiệp Như phân tích trên, quản lý sống thường nhật, cần thông tin để biết, để quản lý, để giáo dục, động viên với mức độ khác tuỳ theo nhu cầu đối tượng cần thông tin Và vậy, thông tin có nhiều loại thông tin xã hội, thông tin kinh tế, thông tin khoa học kỹ thuật, thông tin tương lai… Mỗi loại thông tin lại phân nhiều loại khác vào nội dung phản ánh định Tuy nhiên, loại thông tin thông tin kinh tế có liên quan ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý đời sống sản xuất người Sự thay đổi dòng thông tin kinh tế tác động đến nhiều mặt thuộc hoạt động trị, xã hội, văn hoá, giáo dục Do đó, hiểu thông tin thông báo, truyền đưa tin tức kiện, tượng (kể dự báo) từ người gửi đến người nhận nhiều hình thức khác nhau, phương tiện truyền đưa khác quản lý chưa đủ, mà phải phân loại thông tin thành thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý, có vậy, việc xử lý thông tin quản lý sâu, phân tích, giải tượng phát sinh, phát triển theo yêu cầu mục đích nghiên cứu, thế, nhà quản lý phải biết hình thành nguồn thông tin có đủ độ tin cậy hay không để trả lời cho câu hỏi thông tin gì, thông tin cho ai, cần thông tin thông tin xử lý cho phù hợp với mục đích việc thông tin Muốn vậy, người quản lý không quan tâm đến vấn đề phân loại thông tin quản lý Trong loại thông tin phục vụ cho người quản lý sử dụng nhiều hệ thống thông tin kinh tế, tính chất vai trò thông tin kinh tế có mối liên hệ hữu ảnh hưởng trực tiếp đến trình thông tin khác II Thông tin kinh tế Đặc điểm chủ yếu thông tin kinh tế Thông tin kinh tế loại thông tin phát sinh hoạt động sản xuất dịch vụ sản xuất không gian thời gian cụ thể Những liệu thông tin kinh tế hạch toán tổng hợp theo yếu tố cấu thành hạch toán xắp xếp theo trình tự định, nhằm phản ánh thực trạng hoạt động sản xuất, kinh doanh Nếu phản ánh thông tin Và ngược lại, qúa trình quản lý phản ánh tích cực Vì lẽ: thông tin gắn với mục đích nghiên cứu: thông tin cho ai? Thông tin để làm gì? Nghóa quản lý Phan Thị Vân Giang Trang 5/97 Luận văn tốt nghiệp thông tin thông tin Thông tin kinh tế gắn với hoạt động sản xuất người Vậy thông tin kinh tế có đặc điểm gì? Trước hết, cần phải hiểu thông tin công cụ quản lý Thông tin kinh tế không phản ánh có sẵn, thu thập phương pháp chuyên môn, mà tiên đoán, dự báo tình hình diễn biến tượng cho tương lai Chính tiên đoán dự báo đặc điểm quan trọng thông tin kinh tế quản lý Thông tin kinh tế không đơn tri thức tiềm ẩn người hành động - người quản lý, mà tri thức đem lại thay đổi nhận biết vật tượng người thông tin Thông tin kinh tế có sức thuyết phục giúp người dùng tin lựa chọn thông tin đắt để phục vụ cho giải nhiệm vụ quản lý đặt * Đặc điểm bật thông tin kinh tế lượng hoá tiêu thống kê so sánh thống kê tiêu Sự phản ánh thực nhiều hình thức khác thông qua vật mang tên khác Sự biểu với khối lượng nhiều hay ít, nhanh hay chậm, độ tin cậy cao hay thấp, phụ thuộc vào phát triển công nghệ thông tin- hệ thống vi xử lý (một loại công cụ, phương tiện trình thông tin từ khâu thu nhập, chỉnh lý, tổng hợp, phân tích đến việc hệ thống hoá thông tin thuộc đối tượng nghiên cứu) Ỏû nước ta thời kỳ kinh tế kế hoạch hoá tập trung, quan liêu bao cấp, điều kiện thực tế kinh tế xã hội lúc tình hình phát triển công nghệ thông tin giới chưa phổ cập mạnh mẽ nay, việc áp dụng vào công tác xử lý truyền đưa thông tin tình hình phát triển kinh tế xã hội để phục vụ quản lý xem chưa kịp thời, độ xác thông tin chưa có sức thuyết phục nhiều người dùng tin * Thông tin kinh tế hoạt động sản xuất xã hội thiết phải thực thông qua hạch toán kinh tế Hạch toán kinh tế biết phương pháp quản lý sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đơn vị, lấy thu bù chi, khuyến khích lợi ích vật chất người lao động sở tiết kiệm tiền vốn, vật tư lao động cho đạt hiệu kinh tế cao, nhằm đảm bảo kinh doanh có lãi Với thông tin kinh tế dù có phạm vi rộng hay hẹp kết việc tổ chức thu thập tài liệu gốc xử lý, phân tích hệ thống hoá Phan Thị Vân Giang Trang 6/97 Luận văn tốt nghiệp báo cáo định kỳ qua điều tra chuyên môn Do vậy, thông tin kinh tế có không hẳn nhờ quan sát, nhận thức vật, mà quan trọng phải tổ chức công tác nghiệp vụ chuyên môn khoa học Sẽ thông tin kinh tế đầy đủ, xác kịp thời, quản lý xã hội không quan tâm đầy đủ đến việc tổ chức đạo thực trình thông tin * Thông tin kinh tế sử dụng quản lý cấp cao có tính chất khái quát cao Đối với doanh nghiệp, người quản lý cần nhiều thông tin kinh tế (kế toán, thống kê thông tin tác nghiệp) dạng mô tả, đo lường tỉ mỉ xác đơn vị thu thập thông tin cấp thấp tất thông tin cấp thu thập từ đơn vị sở Trái lại, cấp doanh nghiệp người ta lại cần nhiều thông tin mức khái quát cao mà chủ yếu thông tin thống kê - quan sát số lớn, qua phân tích tổng hợp, thông tin thốâng kê cung cấp cho người quản lý biết xu định hướng phát triển tượng nghiên cứu Căn vào nhu cầu thông tin người quản lý, kết nghiên cứu tượng đám đông cho thấy vận động chứa đựng yếu tố ngẫu nhiên, đằng sau tập hợp tượng lại ẩn dấu tất yếu khách quan, xu hướng phát triển vật thông qua đám đông, hiệân tượng đan chéo Quá trình thống kê (thu thập, xử lý phân tích truyền đưa thông tin) cho phép hệ thống hoá tượng riêng biệt có sai lệch ngẫu nhiên Các tính quy luật tượng, kết bù trừ lẫn tượng riêng biệt có sai lệch ngẫu nhiên Tóm lại, đặc điểm thông tin kinh tế không đơn tri thức ghi nhận ý thức người quản lý mà tri thức đem lại thay đổi ý thức người dùng tin Căn vào nội dung phản ánh, tiêu phân tích thành hai loại khác tiêu chất lượng tiêu số lượng Chỉ tiêu số lượng tiêu nói rõ mức độ, quy mô, khối lượng tượng nghiên cứu số lượng sản phẩm sản xuất kỳ, số lao động có vào thời điểm nghiên cứu, số diện tích gieo trồng lúa năm địa phượng X Chỉ tiêu chất lượng tiêu phản ánh đặc trưng, thuộc tính (mặt chất) tượng nghiên cứu hiệu kinh tế, giá thành đơn vị sản phẩm, suất trồng đơn vị diện tích Khi nghiên cứu tổng hợp, so sánh phân tích tình hình phát triển tượng với thời gian không quy mô, người ta phân loại tiêu kinh tế tổng hợp thành tiêu vật giá trị, tiêu số tuyệt đối, số tương đối số bình quân Chỉ tiêu Phan Thị Vân Giang Trang 7/97 Luận văn tốt nghiệp vật tiêu biểu đơn vị tự nhiên con, cái, chiếc, người, đơn vị đo lường mét, tấn, lít, Chỉ tiêu vật có ưu điểm nói rõ trị số biểu cụ thể tượng nghiên cứu không gian thơi gian định Song, tiêu vật lại có nhược điểm không nghiên cứu so sánh tổng hợp Để khắc phục hạn chế trình thông tin kinh tế, người ta sử dụng tiêu giá trị - tiêu biểu đơn vị tiền tệ để phản ánh sánh tổng hợp tượng kinh tế phát sinh, phát triển không gian thời gian cụ thể Phân loại thông tin kinh tế Trong quản lý sản suất kinh doanh, quản lý xã hội, người ta quan tâm nhiều đến thông tin kinh tế thước đo giá trị thước đo sử dụng Do vậy, quan trọng để phân loại thông tin kinh tế xác định tiêu thức “tác dụng phản ánh” Vậy có loại thông tin kinh tế? Câu trả lời chung có kiện tượng kinh tế phát sinh sản xuất kinh doanh có bấùy nhiêu thông tin kinh tế Đó tổng hợp thông tin phản ánh kết việïc thực chủ trương sách phát triển kinh tế đảng nhà nước, thể đơn vị thời kỳ định Trên góc độ tổng quan, người ta vào mục dích nghiên cứu để phân loai thông tin kinh tếù Chẳng hạn, nghiên cứu hoạt động sản xuất doanh nghiệp tiêu định lượng, mà đặc trưng bật lên mặt lượng, hạch toán kiểm tra Nhưng hạch toán lại dạng tổng hợp hệ thống thông tin kinh tế đơn vị sản xuất kinh doanh, ghi chép, phản ánh tượng trình kinh tế phát sinh phát triển phản ánh yếu tố trình sản xuất, kết sản xuất, tiêu doanh thu, lợi nhuận Theo dõi ghi chép hành vi biểu kinh doanh, người ta phân loại thông tin kinh tế thành thông tin vào, thông tin ra, thông tin lên, thông tin xuống, thông tin nội ,thông tin bên Hình thức phản ánh thông tin văn bản, lời hay điện thoại, điện tín cất giữ vật mang tin khác Cách phân tổ không nói rõ chất vật, tượng nghiên cứu, nghóa dừng dạng phản ánh, tiếp nhận chưa qua chế biến xử lý cách đầy đủ trình phát sinh, phát triển tượng Mỗi loại thông tin cấu trúc theo trình tạo Phan Thị Vân Giang Trang 8/97 Luận văn tốt nghiệp Căn vào chức hạch toán sản xuất kinh doanh,thông tin kinh tế chia thành loại: Thông tin thống kê, thông tin kếù toán, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật phần nhỏ sâu chi tiết vào loại hình thông tin 2.1 Thông tin thống kê: Phạm vi quy mô thông tin thống kê rộng đa dạng Để hiểu thông tin thống kê, trước hết cần biết thống kê Đó hệ thống phương pháp ghi chép thu thập phân tích tượng trình kinh tế xã hội số liệu để tìm hiểu chất tính quy luật vốn có tượng Nội dung phản ánh dạng báo cáo thông báo, đưa tin, người sử dụng để biết gọi thông tin thống kê Một cách tổng quát: Thông tin thống kê thông báo, phản ánh kết ghi chép, phân tích tổng hợp tượng qúa trình kinh tế xã hội số lớn phương pháp riêng có điều tra, phân tổ, số bình quân, số tương quan dự báo , vv để tổng hợp, phân tích, xử lý số liệu đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo cấp ngành đạo quản lý kinh tế xã hội Đặc điểm thông tin thống kê giá trị thông tin xác lập sở quan sát số lớn tượng số để tìm hiểu chất tính quy luật vốn có chúng (mặt chất) điềøu kiện không gian thời gian cụ thể Sở dó khẳng định vì: hiểu biết rõ nét hoạt động đời sống kinh tế xã hội thường phản ánh bằêng việc đo, đếm, ghi chép tính toán thông qua hệ thống tiêu Trong hoạt động lại bao gồm nhiều lónh vực khác Mỗi lónh vực phát sinh, phát triển phần quan trọng chịu tác động người, phần khác chịu ảnh hưởng tác động yếu tố tự nhiên điều kiện thời gian không gian định Thống kê biểu diễn tượng nói mối liên hệ chặt chẽ lượng chất Mặt lượng không nên hiểu số lượng chung chung mà số lượng gắn liền với mặt chất tượng diễn trình tái sản xuất xã hội Nếøu không, đơn lượng có nghóa mặt lượng tượng số hư vô số học đơn Hiện tượng kinh tế xã hội số lớn tổng thể tượng kinh tế cá biệt Song tượng kinh tế cá biệt thường chịu ảnh hưởng tác động nhiều yếu tố chủ quan khách quan, yếu tố chất không chất, yếu tố ngẫu nhiên không ngẫu nhiên Do vậy, dừng lại phạm vi nghiên cứu tượng cá biệt đầy đủ để đánh giá chất Phan Thị Vân Giang Trang 9/97 Luận văn tốt nghiệp tượng nghiên cứu, chí ngộ nhận, dễ mắc sai lầm tượng cá biệt xuất thời không mang tính phổ biến Vì thông tin thống kê phản ánh tổng thể tượng cá biệt nói rõ chất tính quy luật tượng Các tượng kinh tế xã hội phát sinh, phát triển nơi, lúc không giống nhau, biểu khác ảnh hưởng nhiều yếu tố tự nhiên người tạo trình quản lý sản xuất kinh doanh Cho nên, mặt lượng thông tin thống kê gắn với thời gian không gian cụ thể 2.2 Thông tin kế toán: Cũng thông tin thống kê, thông tin kế toán loại thông tin thực Đó thông tin số quay vòng vận động phương tiện tài chính, nguồn nhân lực bắt buộc phải thể chứng từ, sổ sách, tiêu tài chính, tiền tệ đơn vị theo phương pháp ghi chép riêng biệt ghi sổ kép, vào tài khoản nhằm giám sát trình sản xuất, kinh doanh, thực kế hoạch sản xuất chế độ hạch toán kinh tế Đặc điểm bật thông tin kế toán phải thông tin thể sổ sách kế toán phải đảm bảo tính xác tuyệt đối tượng nghiên cứu Kế toán công việc ghi chép, tính toán số để phản ánh, theo dõi, phân tích tình hình kết hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng loại vật tư vốn tiền đơn vị (doanh nghiệp, công ty) Việc ghi chép, tính toán nói phải thể chứng từ kế toán: chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc phản ánh hoạt động tài vụ đơn vị kế toán số để lập chứng từ ghi sổ Còn chứng từ ghi sổ tập hợp số liệu nhiều chứng từ gốc theo loại việc ghi cụ thể vào sổ việc Chứng từ ghi sổ dùng để xác minh điều ghi phần kế toán tổng hợp; Chứng tờ gốc dùng để xác minh điều ghi phần kế toán phân tích Hơn nữa, trình kế toán chứng từ kế toán mà thể phải đảm bảo độ xác tuyệt đối nhằm thực tốt nguyên tắc hạch toán kế toán nguyên tắc tự trang trải có lãi, chịu trách nhiệm kinh tế nghiệp vụ, trách nhiệm vật chất lợi ích vật chất, trách nhiệm giám đốc đồng tiền Vì thông tin kế toán tác dụng phản ánh trình hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị doanh nghiệp mà quan trọng công cụ quản lý kinh tế, tài đơn vị sản xuất kinh Phan Thị Vân Giang Trang 10/97