Hoàn thiện Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ tại Khách sạn Dân Chủ: Đóng góp cho hoạt động kinh doanh hiệu quả
MỤC LỤC
Vai trò của thông tin kinh tế trong quản lý
Hơn nữa thông tin có thể hết sức đầy đủ, xác thực và kịp thời, nhưng nếu con người tạo ra các sản phẩm thông tin không được đào tạo tốt để xử lý nó, và nếu thủ tục giải quyết trên cơ sở thông tin hoàn thiện, chức năng giữa các cơ quan quản lý và con người tạo ra sản phẩm thụng tin khụng được xỏc định rừ ràng, dứt khoỏt thỡ quản lý sẽ khụng cú hiệu quả. Trên cơ sở đó tiến hành phân công, phân loại một cách rành mạch chức năng của các bộ phận khác nhau của chủ thể quản lý và giữa những người làm công tác thông tin với nhau, thẩm quyền và trách nhiệm của họ trong viêc thực hiện các quá trình thông tin mà quyết định chọn phương án mô hình tổ chức tư động hoá những khâu nào trong công tác thông tin và xử dụng phương tiện cơ khí nào cho mục đích ấy.
Heọ thoỏng thoõng tin
Suy cho cùng bản chất của vấn đề (hệ thống thông tin) là con người và sự hoạt động có mục đích của con người hướng vào thông tin với việc áp dụng công nghệ thông tin và những phương tiện kỹ thuật khác, biến thông tin thành nhu cầu cần thiết cho việc ra quyết định, thực hiện tác động quản lý. Nhóm thứ hai: Là những tài liệu, trong đó phản ánh nhu cầu thông tin để giải quyết các nhiệm vụ quản lý; Danh mục các dữ liệu ra hay các quy tắc hình thành nó; Phương pháp đánh giá và lựa chọn thông tin; Yêu cầu về độ chính xác, tính định kỳ và kịp thời; Lược đồ các dòng thông tin có quy định loại dữ liệu nào cung cấp cho cán bộ nào, chủ thể quản lý nào.
Hoạt động Kinh doanh Khách sạn
Như vậy, thông tin đo lường, đánh giá chất lượng sản phẩm hoàn toàn thu thập từ chính những người tiếp xúc với khách hàng, nếu như ở những doanh nghiệp kinh doanh loại hình sản phẩm khác, thông tin đánh giá chất lượng sản phẩm mang tính chủ quan nhiều hơn, thì trong kinh doanh Khách sạn lượng thông tin phản ánh chất lượng khó thu thập và tổng hợp hơn rất nhiều. Do đặc tính này các khách sạn luôn phải tăng cường công tác tổ chức thông tin, quản lý cơ sở vật chất về tình hình phục vụ khách sạn, bao nhiêu phòng trống, công suất buồng, để từ đó thông tin đến trung tâm đặt phòng quản lý quy trình phục vụ khách một cách tốt nhất đòi hỏi hệ thống truyền và xử lý thông tin giữa các bộ phận trong khách sạn phải khoa học và đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống thông tin Kinh tế nội bộ khách sạn
Thông tin kinh tế nội bộ khách sạn
Để chức năng này được thực hiện tốt hoạt động thông tin ở đây bao gồm hoạt động thông tin báo cáo thống kê, kế toán về thực trạng tài sản cố định, những thông tin đột xuất về cảnh quan, môi trường xung quanh vấn đề an ninh. Trong đó, thông tin kế toán, thông tin thống kê và một phần thông tin nghiệp vụ kỹ thuật có tính chất xuất hiện thường xuyên sẽ được hệ thống hoá thành hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn, còn bộ phận thông tin nghiệp vụ kỹ thuật có tính chất đột xuất, không thường xuyên cũng là những thông tin kinh tế phục vụ các chức năng của khách sạn, đôi khi những thông tin này là rất cần thiết, nhưng do đặc điểm của lượng thông tin này là không thường xuyên, việc xử lý và lưu trữ không mang tớnh bắt buộc thỡ trong nội dung luận văn này chỉ mang tớnh tham khảo,màứ chỉ đi sâu vào những thông tin được hệ thống hoá thành hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn.
Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn
- Xử lý mặt nội dung: phân tổ và các tính toán khác ở cấp độ là đơn vị cơ sở trong khách sạn sẽ chỉ có 3 bộ phận phải xử lý nội dung thông tin theo hệ thống đó là phòng thống kê (hành chính tổng hợp) phòng kế toán với nhiệm vụ là làm báo cáo gửi cơ quan cấp trên và các cơ quan chức năng khác, phòng marketing với những thông tin phân tích thị trường lập báo cáo lên lãnh đạo khách sạn. Hệ thống thông tin nội bộ khách sạn được hình thành từ những phân hệ thông tin nhỏ hơn mà theo cách phân tích của chúng tôi đó là mỗi phân hệ thông tin sẽ gắn liền với hoạt động của một bộ phận trong khách sạn và được biểu hiện theo sơ đồ trang bên (sơ đồ II.1. hệ thống thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh trong một khách sạn điển hình).
Phân hệ thông tin phục vụ kinh doanh buồng ở
Hay nói cách khác, hệ thống thông tin khách sạn bao gồm nhiều hệ thống thông tin con và mỗi hệ thống thông tin con đó lại bao gồm nhiều hệ thống thông tin con khác có quan hệ hữu cơ với nhau… Và như vậy bản chất của khái niệm hệ thống thông tin hay phân hệ thông tin, khối thông tin là giống nhau, chỉ khác nhau ở quy mô hoạt động, theo như cách trình bày của chúng tôi thì hệ thống thông tin khách sạn có quy mô hoạt động lớn nhất nó bao gồm hoạt động của các phân hệ thông tin và các khối khối thông tin. Trước khi bắt đầu làm vệ sinh các phòng, nhân viên buồng thực hiện việc kiểm tra buồng bằng việc kiểm tra trực tiếp từng phòng để xác định tình trạng phòng, nếu có bất cứ sai lệch nào giữa báo cáo tình trạng phòng với điều kiện thực tế của bất cứ phòng nào trong khu vực được phân công với người giám sát ca sẽ được thông báo ngay, vì thế báo cáo có thể được điều chỉnh lại.
Phân hệ thông tin kinh doanh thực phẩm và đồ uống
Đối với khách sạn hoạt động với quy mô lớn mỗi một bộ phận chế biến thực phẩm, cũng như bộ phận đồ uống được chia nhỏ ra, hoạt động theo hình thức tự hạch toán kinh doanh, tự lập trước các phiếu yêu cầu về nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá cần cho nhu cầu trong tương lai, vì thế nhà bếp hay quầy bar không bị hết hàng trong thời gian phục vụ khách. Ngoài ra, trong việc kiểm soát chi phí người ta còn sử dụng nhiều phương pháp đo lường khác nhau khi quản lý khách sạn trở nên phức tạp hơn đó là các phương pháp kiểm tra thực phẩm, thủ tục yêu cầu, hệ thống điều tra kiểm tra, và kiểm tra khẩu phần ăn đã được sử dụng.
Phân hệ thông tin phục vụ các hoạt động kinh doanh bổ sung
* Giám đốc bộ phận kinh doanh bổ sung: hàng kỳ báo cáo có trách nhiệm thụng bỏo tỡnh hỡnh hoạt độùng của bộ phận trong kỳ nghiờn cứu và nhận cỏc chính sách, thông tin của tổng giám đốc và các bộ phận khác nhằm phục vụ mục đích chung của khách sạn. * Giám sát kinh doanh dịch vụ từng bộ phận: Có trách nhiệm giám sát quy trình kỹ thuật, chi phí và doanh thu cuối kỳ báo cáo tình hình hoạt động lên giám đốc kinh doanh các dịch vụ bổ sung.
Phân hệ thông tin tại bộ phận Marketing và bán hàng
Thêm vào đó giám đốc bán tua du lịch được gọi là giám đốc kinh doanh ngành tại một vài khách sạn - chịu trách nhiệm trong việc đàm phán các khoản tiền hoa hồng của các đại lý du lịch, phí giới thiệu, giá đặc biệt và giảm giá cho các thành viên trong ngành. Dự báo (báo cáo thực hiện) các khoản thanh toán tiềm năng, các khối buồng được bán, các tua du lịch trọn gói thông qua các đại lý du lịch, các khoản tiền hoa hồng của các đại lý du lịch, phí giới thiệu, giá đặc biệt và giảm giá cho các thành viên trong ngành.
Phân hệ thông tin quản trị kinh doanh khách sạn
Hoạt động thông tin trong bộ phận kinh doanh được thực hiện thông qua việc thu thập và xử lý các loại biểu mẫu sau: Hoá đơn khách hàng (guest check), hoỏ đơn tổng hợp, giấy biờn nhận; Sổ cỏi theo dừi tiền mặt; Sổ cỏi theo dừi cỏc khoản phải thu; Sổ cỏi theo dừi chi tiờu tiền mặt; Phiếu yờu cầu mua hàng; Sổ theo dừi cỏc khoản phải trả; Sổ lương; Bỏo cỏo kinh doanh (bỏn hàng). -Kế toán các khoản thu (hay một kế toán tổng hợp). Sổ cái theo dừi cỏc khoản phải thu. các khoản chi. tiêu bằng tiền mặt Kế toán tiền. mặt Kế toán. trưởng tháng, quý,. năm sổ cái theo dừi tiền mặt 5. Thoâng tin theo. dừi việc mua hàng Giỏm đốc bộ. phận mua hàng -Khác hàng -lưu tại bộ phận kế toán -lửu hoà sụ kieồm tra -thuû kho. ủa soỏ ) Phieỏu yeõu caàu mua hàng.
Đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn Dân Chuû
Lịch sử hình thành và phát triển
THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ NỘI BỘ KHÁCH SẠN DÂN CHỦ. Hơn nữa, do khách sạn nằm trong khu vực phố cổ của Hà Nội nên đường đi khá chật hẹp, việc mở rộng quy mô cũng như đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật gặp rất nhiều khó khăn.
Đặc điểm kinh doanh của khách sạn Dân Chủ
Để có được những kết quả này khách sạn đã áp dụng nhiều biện pháp có hiệu quả nhằm tăng cường công tác quản lý, tổ chức tốt các công tác tiếp thị bằng nhiều hình thức nhằm thu hút khách đến với khách sạn, tổ chức hoạt động quảng cáo có trọng điểm phù hợp với từng giai đoạn cụ thể. Trong những năm tới, trên cơ sở xác định các loại hình kinh doanh chính mà khách sạn nên có hướng đầu tư phát triển thêm các dịch vụ kinh doanh bổ trợ, mở rộng các hình thức thu hút khách, cần phải tổ chức các chương trình quảng cáo, giới thiệu thông tin về khách sạn bằng nhiều hình thức và phương tiện khác nhau nhằm giới thiệu với khách và thu hút họ đến với mình.
Đặc điểm về bộ máy tổ chức lao động và quản lý của khách sạn Dân Chủ Khách sạn Dân Chủ có đội ngũ khá đông bao gồm 168 người ( tính đến
* Giám đốc: chịu trách nhiệm quản lý và điều hành chung các hoạt động của khách sạn, trực tiếp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ thực hiện với nhà nước và công ty du lịch Hà Nội về kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn. * Phó gián đốc bộ phận lưu trú: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tổ chức điều hành các bộ phận trực tiếp phụ trách, tham mưu và đề xuất với giám đốc về việc bố trí lao động một cách hợp lý, đề xuất các phương án và biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
II/ Thực trạng hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn Dân Chuỷ hieọn nay
* Thứ nhất: Đó là việc cùng một thông tin về yêu cầu của khách đến đặt buồng có thể sẽ cùng một lúc được tiếp nhận và xử lý bởi hai bộ phận lễ tân và nhân viên đặt buồng (ví dụ khi cùng một người khách A được giới thiệu bởi một bạn hàng đến bộ phận đặt buồng và nhân viên đặt buồng lên kế hoạch cho ngày đón khách nhưng đến ngày đón khách người A này lại làm việc với bộ phận lễ tân như một người khách lẻ thứ hai và như vậy thông tin về kế hoạch đặt buồng của khách vô hình chung đã không được thống nhất giữa bộ phận lễ tân và bộ phận bán buồng). Tuy nhiên nếu việc tổ chức thông tin tại đây nên được tổ chức phân cấp lại, tránh sự quản lý chồng chéo thiếu tính khoa học, có các hình thức xử lý phân tích thông tin theo hướng phân tích hiệu quả trên những chi phí bỏ ra và có những thông tin đánh giá chất lượng dịch vụ tại đây thì phân hệ thông tin này sẽ vừa đảm bảo chức năng giám sát hoạt động kinh doanh trong bộ phận mình phụ trách và đóng góp thông tin cho công tác lập kế hoạch và nghiên cứu thị trường, quản lý kinh doanh trên toàn khách sạn đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.
III/ Hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ khách sạn Dân Chủ
* thứ nhất: Việc xử lý những thông tin nhanh đồng thời là việc ra quyết định trả lời thông tin nhận được, như ta đã biết hiên nay thực tế luồng thông tin đi từ môi trường ngoài về khách lưu trú của khách sạn cùng đi vào hai bộ phận (nhân viên lễ tân và nhân viên đặt buồng), do tập quán làm việc từ trước cả nhân viên lễ tân và nhân viên đặt buồng đều có chức năng là bán buồng cho khách chỉ khác ở chỗ lễ tân thì bán buồng cho khách lẻ vãng lai còn nhân viên đặt buồng chủ yếu bán buồng cho khách của các đại lý du lịch, khách của công ty. Trong hướng tới khách sạn nên lưu giữ cả hồ sơ về khách hàng của các bộ phận kinh doanh khác ngoài kinh doanh lưu trú (khách của loại hình kinh doanh ăn uống và kinh doanh dịch vụ bổ sung hàng tuần tháng, quý, năm nhân viên lễ tân hoặc nhân viên kiểm toán đêm phải nắm chắc cũng như lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ nộp cho khối thông tin quản trị kinh doanh chung của toàn khách sạn và khối thông tin phục vụ công tác maraketing và bán hàng để các bộ phận này phân tích và đưa các báo cáo cuối kỳ về tình hình kinh doanh và phân tích thị trường phục vụ quản lý và điều hành kinh doanh khách sạn.
