QUY MÔ VÀ QUY TRÌNH THU MUA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
Tổng quát về Công ty Cổ phần D1 Concepts
Công ty D1-Concept hiện tại đang được công nhận là một trong những công ty F&B có tầm ảnh hưởng và được yêu thích nhất là một trong số ít những thương hiệu có danh tiếng hiện nay. Ảnh 2.1 Logo của Công ty Cổ Phần D1 Concepts
D1 Concepts bây giờ là sự hòa quyện của niềm đam mê và sự sáng tạo trong ngành ẩm thực, với ba thương hiệu đại diện cho nền ẩm thực đa dạng và độc đáo trên thế giới: San Fu Lou - Quảng Đông, Sorae Sushi Sake & Lounge - Nhật Bản và Dì Mai - Việt Nam Hiện tại, D1 - Concept đã sở hữu cả chuỗi cửa hàng Saigon Katinat Kafe, đây là một thương hiệu đang trên đà phát triển khi họ đã đi vào hoạt động từ năm 2016 và hiện tại đã sỡ hữu 40 cửa hàng ở TP Hồ Chí Minh và ở các tỉnh khác như: Biên Hò, Bình Dương, Mỹ Tho và Cần Thơ Đặc biệt Saigon Katinat Kafe sẽ mở rộng ra đến Thủ Đô Hà Nội.
D1 Concepts hiện tại đang trên con đường mở rộng quy mô của mình lên khắp toàn quốc Hiện tại CEO của D1 Concepts là bà Trương Nguyễn Thiên Kim, hiện tại bà Kim đang đảm nhận rất nhiều chức vụ khác nhau Thứ nhất là Thành viên
Hội Đồng Quản Trị độc lập của CTCP Thương mại – Dịch vụ Bến Thành (BTT). Thứ hai là thành viên BKS của Công ty Cổ phần Bến xe Miền Tây (WCS) Thứ ba là Phó Tổng GĐ của Công ty TNHH MTV Chứng khoán Ngân hàng Đông Á (DASC) Thứ tư là GĐ Tài chính Doanh nghiệp của Công ty TNHH MTV Chứng khoán Ngân hàng Đông Á (DASC) Cuối cùng là Thành viên BKS của CTCP Đầu tư và Địa ốc Sài Gòn – Chợ Lớn. Đối với nhân sự ở Công ty Cổ Phần D1 Concepts như sau:
Bảng 2.1 Tình hình nhân lực của công ty
Quy mô kinh doanh của Công ty Cổ phần D1 Concepts
Hiện nay với quy mô phát triển không ngừng, D1 Concepts với mạng lưới các nhà hàng vô cùng dày đặt đã góp phần tạo nên tiếng vang cho thương hiệu Đặc biệt, trong năm 2023, D1 Concepts, sẽ có thêm nhiều dự án mới nổi bật và cạnh tranh với các đối thủ hiện tại trên thị trường Tuy nhiên nổi bật nhất trong 3 dự án, chính là: nhà hàng Hoa – San Fu Lou, nhà hàng Việt – Dì Mai và chuỗi café nổi tiếng Katinat Saigon Kafe Các cửa hàng và nhà hàng này với sức chứa từ 50-300 người cùng một lúc, ngoài việc thể hiện quy mô của mình, thì với sức chứa lớn cũng có thể phục vụ rất nhiều khách hàng và đem lại nguồn doanh thu vô cùng lớn.
2.2.1 Nhà hàng Hoa –San Fu Lou
Theo tiếng Hoa thì San Fu Lou có nghĩa là tam phúc lành với mục đích là mang đến những bữa ăn ngon, bổ, lành cho thực khách khi bước chân đến đây Chính vì vậy, chủ nhà hàng San Fu Lou đã thiết kế chi nhánh không chỉ theo tiêu chuẩn ẩm thực mà còn theo tiêu chuẩn kết hợp giữa nét hiện đại, sang trọng và nét truyền thống văn hóa Trung Hoa, tạo cho thực khách cảm giác thực sự thoải mái và thư giãn khi đến đây Với tiêu chuẩn này, khi bước vào nhà hàng, bạn có thể cảm nhận ngay sự giao thoa thú vị giữa nét truyền thống Trung Hoa và nét hiện đại Bếp nhà hàng Quảng Đông truyền thống và những đường nét kiến trúc Châu Âu đương đại ăn ý kết hợp được thể hiện một cách sinh động trong không gian Những món đồ đặc trưng của Trung Quốc, từ chiếc bàn ăn nhỏ hẹp và sang trọng bằng gỗ Đèn lồng đỏ và tranh tường cách điệu… tất cả kết hợp với nhau tạo nên một tổng thể hài hòa, tinh tế và trang nhã Thông qua thiết kế bếp mở chủ đạo của nhà hàng San
Fu Lou, khách có thể ngắm nhìn những chiếc bánh bao và món dim sum đẹp mắt đang được chuẩn bị Chuyến ghé thăm chi nhánh Nhà hàng San Fu Lou tại SàiGòn mang đến trải nghiệm ẩm thực sâu sắc hơn, từ không gian thưởng thức đến quá trình chế biến món ăn ngon.
Sau tình hình dịch bệnh căng thẳng ở Việt Nam, San Fu Lou không nằm ngoài những chuỗi nhà hàng bị ảnh hưởng đến doanh thu ở Việt Nam Tuy nhiên, D1 Concepts cũng đã có những hướng đi đúng hướng để có thể phục hồi lại khả năng vận hành của các nhà hàng. Ảnh 2.2 Nhà hàng San Fu Lou Lê Lai Hiện tại, San Fu Lou đang có các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội như:
Bảng 2.2 Danh sách các nhà hàng San Fu Lou của D1 Concepts
STT Tên chi nhánh Địa chỉ
1 San Fu Lou Lê Lai Tầng trệt, toà nhà AB Tower, 76A Lê Lai, Quận
2 San Fu Lou Phan Xích Long 195-197 Phan Xích Long,Quận Phú Nhuận,
3 San Fu Lou Song Hành 40 Song Hành, Phường An Phú, Quận 2,
4 San Fu Lou Cao Thắng 2A – 2C Cao Thắng, Phường 5, Quận 3, TPHCM
5 San Fu Lou Crescent Mall Tầng trệt, TTTM Crescent Mall, 101 Tôn Dật
Tien, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
6 San Fu Lou Quang Trung 1 Quang Trung, Phường 3, Gò Vấp, TP Hồ Chí
SVTH: LÊ ĐỨC TRỌNG LỄ 17
Lô 28A, Tầng hầm B3, 72 Lê Thánh Tôn, Q.1,
7 San Fu Lou Vincom Đồng Khởi
1B Tầng trệt TTTM MPlaza – 39 Lê Duẩn, P Bến
Nghé, Quận 1 18A Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, TP
9 San Fu Lou Trường Sơn
10 San Fu Lou Phan Chu Trinh Số 6 Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Tầng 2, Vincom Center Metropolis, 29 Liễu Giai,
11 San Fu Lou Liễu Giai
Quận Ba Đình, Hà Nội Tầng L4, Vincom Trần Duy Hưng, 119 Trần Duy
12 San Fu Lou Trần Duy Hưng
Hưng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Có thể với mạng lưới với 12 cửa hàng, quy mô của San Fu Lou là tương đối lớn và đòi hỏi một chuỗi cung ứng thích hợp và hiểu quả để vận hành.
Di Mai là chuỗi nhà hàng phục vụ các món ăn thuần Việt trong không gian bếp mở và lối kiến trúc Đông Dương hiện đại Nhà hàng Di Mai tạo ra một trải nghiệm độc đáo khi chuẩn bị các món ăn đường phố từ khắp Việt Nam với kỹ thuật nấu nướng và trình bày hiện đại Đến với Dì Mai, thực khách sẽ được thưởng thức những món ăn hoàn hảo từ hương vị đến hình thức Nét ấn tượng không chỉ ở món ăn hay kiến trúc mà còn ở tà áo dài cách tân của nhân viên phục vụ và những chiếc tạp dề in hoa văn đậm chất Việt Nam.
Hiện nay, Dì Mai cũng giống San Fu Lou, đang có những bước chuyển mình để có thể quay trở lại sau đợt bùng dịch năm 2022 D1 Concepts đã tung ra nhiều chiến lược như giảm giá cho khách hàng mua mang đi hoặc có những chương trình ưu đãi và quảng bá Vì tệp khách hàng của Dì Mai không hướng đến nhóm đối tượng có thu nhập cao nên không thu hút quá nhiều sự quan tâm từ giới trẻ, nhưng những trải nghiệm họ mang lại lại giúp họ cạnh tranh với các nhà hàng Việt Nam khác. Ảnh 2.3 Nhà hàng Dì Mai
Hiện tại, Dì Mai chỉ có 4 chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh bao gồm:
Bảng 2.3 Danh sách cửa hàng Dì Mai
STT Tên chi nhánh Địa chỉ
1 Dì Mai Căn Tin Mplaza Tầng trệt TTTM MPlaza – 39 Lê Duẩn, P Bến
2 Dì Mai Crescent Mall Tầng 3 ,Crescent Mall Phase 2, 101 Tôn Dật Tiên,
3 Dì Mai Lê Thị Hồng 136-138 Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1, TP.HCM Gấm
4 Dì Mai Vincom Center Tầng 2, 772 Điện Biên Phủ, Quận Bình Thạnh,
Katinat Saigon Kafe là chuỗi cà phê lấy cảm hứng từ những tinh hoa văn hóa và phong cách thưởng thức cà phê của Sài Gòn xưa xen lẫn nét hiện đại và hương vị mới của cuộc sống mới.
Lấy cảm hứng từ lối sống và văn hóa cà phê thành phố “Hòn Ngọc Viễn Đông”, Kafe Katinat Sài Gòn là sự kết hợp giữa yếu tố cổ kính với đại diện là tên đường Catinat, nhưng cách điệu chữ “K” theo phong cách hiện đại.
Katinat Saigon Kafé với tệp khách hàng vô cùng rộng lớn, từ các bạn trẻ đến những khách hàng có thu nhập cao Katinat nhanh chóng thu hút được vô số khách hàng tiềm năng nhờ chất lượng và phong cách phục vụ của họ Đặc biệt, việc liên tục cải thiện sản phẩm và có nhiều chiến lược marketing hợp lý, Katinat trở thành một trong những doanh nghiệp trụ vững trong đợt dịch bùng phát vừa qua Ảnh 2.4 Katinat Đồng KhởiKhông chỉ có cà phê và đồ uống thông thường, Katinat còn mang đến trải nghiệm độc đáo với không gian được thiết kế ấn tượng, hướng nhìn ra các vòng xoay và các tuyến phố chính sầm uất của Sài Gòn Hiện tại, Katinat đang mở rộng phạm vi hoạt động khi năm 2022 đạt 40 chi nhánh và dự kiến đạt 100 vào năm 2023.
Hiện tại, giám đốc của Katinat Saigon Kafé là ông Đinh Việt Hà Có thể nói, đây cũng là khối vận hành em có cơ hội được làm việc nhiều nhất trong quá trình thực tập.
Sơ đồ 2.1 Cấu trúc của Katinat Saigon Kafé
Quản lý chuỗi cung ứng và quản lý thu mua ở doanh nghiệp D1
Quản lý chuỗi cung ứng hiện đang là một trong những bước quan trọng của việc thực hiện một chiến lược kinh doanh hoặc dự án nào đó của một doanh nghiệp.
Thuật ngữ “quản lý chuỗi cung ứng” bắt nguồn từ cuối những năm 1980 và trở nên phổ biến vào những năm 1990 Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuỗi cung ứng như: “Một chuỗi các hoạt động mua hàng bao gồm tất cả các bước liên quan, trực tiếp hoặc gián tiếp, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm các nhà sản xuất và nhà cung cấp mà còn bao gồm các nhà vận chuyển, nhà kho, nhà bán lẻ và chính khách hàng” (“Supplychain management: strategy, planing and operation” của Chopra Sunil và Pter Meindl, (2001, Upper Saddle Riverm NI: Prentice Hall c.l)
Hoạt động của chuỗi cung ứng giúp biến tài nguyên thiên nhiên, nguyên liệu thô và bán thành phẩm thành sản phẩm hoàn chỉnh để bàn giao cho khách hàng cuối cùng Nói tóm lại quản lý chuỗi cung ứng là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát sự di chuyển và lưu trữ hiệu quả và hiệu quả của hàng hóa, dịch vụ và thông tin liên quan từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ cuối cùng, với mục đích thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Một chuỗi cung ứng sản xuất bao gồm ít nhất ba yếu tố: nhà cung cấp, bản thân nhà sản xuất và khách hàng. Đối với D1 Concepts cũng vậy, việc tập trung và xử lý các vấn đề trong chuỗi cung ứng là một việc vô cùng quan trọng, cần trải qua các quy trình và quy định chặt chẽ Đồng thời, dưới sự kiểm soát và kiểm định của các cơ quan bộ phận khác như R&D, Kế Toán, Pháp Chế và cuối cùng là hội đồng quản trị Để hiểu rõ hơn, ta dự vào hình ảnh như sau:
Sơ đồ 2.2 Cấu trúc của D1 Concepts Để hiểu rõ hơn, ta cần phải đi sâu hơn vào cấu trúc của một chuỗi cung ứng, với năm yếu tố cơ bản Mỗi yếu tố nàylà một nhóm chức năng khác nhau trong chuỗi cung ứng.
- Sản xuất (Cái gì, Làm thế nào, Khi nào)
Sản xuất là khả năng của chuỗi cung ứng để tạo ra và dự trữ sản phẩm Người quản lý phải cân bằng giữa khả năng thoả mãn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng với hiệu quả của sản xuất kinh doanh Câu hỏi chính là thị trường cần những sản phẩm gì, bao nhiêu sản phẩm sẽ được sản xuất và khi nào Đối với D1 Concepts, các chuỗi nhà hàng như San Fu Lou, Dì Mai và Sorae, đều có một bếp tổng ở địa chỉ
Số 1 Lý Văn Phức, Phường Tân Định, Quận 1 đễ trữ tất cả các mặt hàng từ thực phẩm, chén dĩa, đồng phục nhân viên và phụ kiện…
- Vận chuyển (khi nào, như thế nào) Đây là bộ phận quan trọng đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và đảm bảo sản xuất đúng tiến độ với 6 phương thức vận chuyển cơ bản: đường biển, đường sắt, đường bộ, đường hàng không và hình thức điện tử Đối với D1 Concepts, từ bếp trung tâm sẽ vận chuyển hàng hóa của mình đi bằng phương thức xe tải Đối với các đơn hàng ở tỉnh hoặc Hà Nội, D1 sẽ sử dụng chành xe để có thể giao hàng tới các chi nhánh của mình.
- Hàng tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu kho)
Yếu tố hàng tồn kho ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Tồn kho ít đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiêu thụ số lượng sản phẩm sản xuất ra gần như tối ưu Điều này cho thấy hiệu quả sản xuất và lợi nhuận của công ty Ở D1 Concepts, ngoài bếp trung tâm ở Lý Văn Phức, vẫn còn một kho ở 29 Calmette, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, đây là nơi giúp chuỗi Café Katinat trữ hàng và điều phối các hàng hóa ra các cửa hàng khác bàn đường bộ (xe tải hoặc xe máy) Tuy nhiên, khi gặp các thời điểm cao độ và quá tải, công ty sẽ quyết định thuê ngoài hoặc khối vận hành sẽ hỗ trợ để điều phối hàng hóa.
- Định vị (Đâu là nơi tốt nhất để làm thực hiện)
Việc này nhằm xác định xem bạn sẽ tìm nguồn nguyên liệu sản xuất ở đâu, nơi tiêu thụ đắt đỏ nhất Định vị phù hợp sẽ giúp quá trình sản xuất chạy nhanh hơn và hiệu quả hơn Đối với D1 Concepts, vì hầu hết các nhà hàng đều nằm gần trung tâm thành phố nên việc tìm kiếm các nhà cung cấp ở TP Hồ Chí Minh là cần thiết Để thuận tiện cho việc giao hàng Đối với Sorae, Dì Mai và San Fu Lou các nhà cung cấp thịt, cá và rau có thể dễ dàng tìm được ở các chợ đầu mối hoặc các nhà cung cấp phân phối thịt cá Tuy nhiên, có một số mặt hàng vì tính chất của hàng hóa nên khó có thể tìm thấy được ở khu vực TP Hồ Chí Minh như trà hồng đài, trà đen và hạt điều của Katinat Công ty phải hợp tác với các nhà cung cấp ở Đà Lạt, Lâm Đồng… Tuy có thể sẽ phát sinh những chi phí hàng hóa, nhưng khi đã qua thương lượng, vấn đề đó có thể sẽ bị loại bỏ.
- Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)
Thông tin là “nguồn dinh dưỡng” chính cho hệ thống quản lý nguồn cung cấp SCM Nếu thông tin chính xác, hệ thống SCM sẽ cho kết quả chính xác Ngược lại, nếu thông tin không chính xác, hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM sẽ không thể hoạt động Vì vậy, các nhà quản lý và các chuyên viên cần tận dụng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập càng nhiều thông tin cần thiết càng tốt Đối với SCM ở D1 Concepts và Katinat, 2 phần mềm được xử dụng để lưu trữ và xuất dữ liệu là Bravo và Fast Hai phần mềm hỗ trợ giúp các chuyên viên có cái nhìn tổng quan vệ biến động giá, đơn hàng, số liệu nhập mua… Ngoài ra, với việc Internet ngày càng phát triển, việc thu thập thông tin từ bộ công thương và các trang báo chính thống khác để có cái nhìn rõ ràng hơn vệ việc tăng giá của các mặt hàng và dịch vụ Ví dụ như việc giá xăn gia tăng dạo gần đây ảnh hưởng đến việc thuê một bên thứ 3 vận chuyển hàng hóa cho D1 Concepts tới Hà Nội.
“Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các điều kiện và cơ hội phân phối được đáp ứng dưới dạng các chức năng thu mua nguyên liệu thô, biến những nguyên liệu đó thành sản phẩm trung gian hoặc thành phẩm, và phân phối những thành phẩm này đến tay khách hàng.” - Ganeshan và Harrison, Nhập môn quản lý chuỗi cung ứng (An Introduction to Supply Chain Management) Với các chứng năng nêu trên, có thể thấy p cung ứng phải đáp ứng một lượng lớn những nhu cầu và có trách nhiệm vô cùng lớn với sự vận hành của một doanh nghiệp Việc này đòi hỏi họ phải có một quy trình chặt chẽ trong việc hoạch định và xử lý các vấn đề ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng Đặc biệt, một trong những bước quan trọng của chuỗi cung ứng chính là hoạt động thu mua.
2.3.2 Quản lý thu mua ở D1 Concepts
Thu mua trong tiếng Anh là Procurement, trong quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần thì thu mua là một hoạt động không thể thiếu của tổ chức, là sự phát triển và mở rộng chức năng mua hàng.
Luồng nguyên vật liệu trong tổ chức thường được bắt đầu khi bộ phận phụ trách thu mua gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Điều này có nghĩa là bộ phận mua hàng tìm nhà cung cấp phù hợp, thương lượng các điều khoản và điều kiện mua hàng cũng như thanh toán, sắp xếp phân phối, thu xếp bảo hiểm và thanh toán và thực hiện tất cả các hoạt động hành động cần thiết để mua tài liệu cho tổ chức Mục tiêu chung của việc mua hàng là giúp các nhà sản xuất hoặc nhà bán lẻ thực hiện tốt các hoạt động mua hàng với chi phí thấp Ngoài ra còn có thể hiểu rằng, hoạt động chính của những chuyên viên quản lý mua hàng là chinh phục các nhà cung cấp tiềm năng về giá và sau đó mua sản phẩm từ nhà cung cấp có giá thấp nhất Tuy là một hoạt động quan trọng, nhưng có những hoạt động khác cũng trở nên quan trọng không kém Do đó, các hoạt động mua hàng ngày nay được coi là một phần của một chức năng lớn hơn được gọi là mua sắm Chức năng mua hàng có thể được chia thành năm loại hoạt động chính bao gồm: mua hàng, quản lý tiêu thụ, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và quản lý hợp đồng.
So với việc mua hàng, các chuyên viên mua hàng quan tâm nhiều hơn đến các vấn đề chiến lược Mua sắm bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến mua sắm, vận chuyển, bảo quản và đầu vào đầu vào Mua sắm bao gồm các hoạt động sau:
-Tham gia vào việc phát triển vật liệu, dịch vụ và thông số kỹ thuật: SCM thường sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm nghiệm về chất lượng hàng hóa, để có thể dễ dàng nắm rõ được các thông tin của sản phẩm Đặc biệt, khi có những thông tin đó, SCM sẽ dễ dàng triển khai ở các chiến lược khác.
-Tiến hành nghiên cứu tài liệu và quản lý các hoạt động phân tích có giá trị:Các tài liệu của bộ công thương và các điều luật được ban hành của chính phủ là những thông tin cần được tiếp thu để có thể thực hiện triển khai tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp Ngoài ra, các số liệu về doanh thu của các nhà hàng dưới sự quản lý của D1 Concepts cũng có thể giúp các chuyên viên thu mua điều phối hàng hóa một cách dễ dàng.
-Nghiên cứu sâu về thị trường hàng hóa: Để tránh tình trạng chọn phải những nhà cung cấp không chất lượng và giá thành cao
-Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng
Các hoạt động thu mua
2.4.1 Quy trình thực hiện các hoạt động thu mua ở D1 Concepts Để có thể thực hiện một quá trình thu mua hợp lý, ta cần phải có những quy trình hợp lý để tránh khỏi những rủi ro Quá trình mua hàng thường bắt đầu với một nhu cầu hoặc yêu cầu cụ thể (hàng tồn kho hoặc yêu cầu dịch vụ).
Bộ phận Mua hàng chuẩn bị một tờ tiêu chuẩn gồm các yêu cầu (đặc điểm, thông số kỹ thuật, tính chất lý hóa, v.v.) Một đề xuất (RFP) hoặc yêu cầu đề xuất (RFQ) sau đó được tạo và gửi đến nhà cung cấp Các nhà cung cấp gửi hồ sơ dự thầu để phản hồi lại các RFQ.
Mua hàng cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên giá cả, giá trị và chất lượng hàng hóa) để đặt hàng Các đơn đặt hàng thường kèm theo các điều khoản cụ thể tạo thành các điều khoản của hợp đồng thương mại Sau đó, nhà cung cấp sẽ cung cấp hoặc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ đã đặt hàng Hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được sử dụng để khớp với đơn đặt hàng và chứng từ xác nhận đã nhận hàng Sau khi hoàn thành các kiểm tra đối chiếu, bộ phận mua hàng thanh toán đơn mua hàng cho nhà cung cấp.
Có thể nhìn thấy qua sơ đồ trên, các bộ phận dưới sự điều hành của BOM và ban kiểm soát sẽ dễ dàng hỗ trợ công việc cho nhau Việc các bộ phận khác có các nhu cầu mua hàng khác nhau sẽ thông tin tới bộ phận cung ứng, nhưng những dề nghị mua hàng (Purchase Request - PR) sẽ được kiểm soát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5 Quy trình xử lý PR của bộ phận SCM
Với các quy trình và sự kiểm soát nghiêm ngặt như vậy, D1 Concepts có thể dễ dàng nắm chắc quá trình vận hành của công ty Một chuỗi cung ứng với sự tham gia của nhiều bộ phận có thể giữ vững tính ổn định và minh bạch Ta dễ dàng nhìn thấy được sự liên kết của các bộ phận quan PR dưới đây: Ảnh 2.5 Mẫu PR của Công ty Cổ Phần D1 Concepts Để một PR được duyệt cần phải có đủ các chữ kí của các bộ phận và ban kiếm soát, cuối cùng người phê duyệt chính là tổng giám đốc – Bà Trương Nguyễn Thiên Kim. Đặc biệt, ngoài giá cả thì chất lượng còn là một trong những tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp có thể gia tăng doanh thu và tiết kiệm những chi phí không cần thiết. Chất lượng của một sản phẩm thậm chí là một yếu tố giúp người dùng có thể quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp thông qua hình thức Word – Of – Mouth, một phương thức dễ dàng nhận lại nhiều tác động tích cực cho doanh nghiệp.
Theo một nghiên cứu của chuyên viên thu mua Celestine Joan Onyango, các ước tính chi phí được ban lãnh đạo coi như một tác động của kế hoạch mua sắm Điều được đo lường bằng các biến số như giá thị trường sẵn có, chất lượng mặt hàng, tình hình tài chính và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp Trên thực tế, mỗi báo giá dựa trên giá thị trường của mặt hàng, do đó, điều này phản ánh tình hình thực tế ngay tức thì cho người mua nên căn cứ vào Cũng từ đó, giá được xác định dựa trên nghiên cứu thị trường hoặc hồ sơ quá khứ về việc mua cùng một sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian Dự toán chi phí ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch mua sắm Điều này là do bạn không thể lập kế hoạch mà không có dự toán tài chính Điểm thứ hai được đánh giá là chất lượng của sản phẩm đã mua Không có cách nào để các chuyên viên thu mua đánh giá giá cả mà không xem xét chất lượng Các sản phẩm trên thị trường được phân loại theo chất lượng, chất lượng càng cao thì giá càng cao, chất lượng càng thấp thì giá càng giảm Do đó, các nhà nghiên cứu đã thiết lập quyền kiểm soát trong các tòa án Mombasa coi ước tính chi phí là hiệu ứng của kế hoạch cung ứng, vốn bị ảnh hưởng bởi các biến số này Nói tóm lại, các kế hoạch mua hàng ảnh sẽ hưởng đến ngân sách Luật quy định rằng bạn không được mua nhiều hơn ngân sách của mình Do đó, các bộ phận mua sắm cần kiên quyết tiến hành nghiên cứu thị trường để cung cấp giá ước tính cho hàng hóa trước khi thực hiện kế hoạch mua sắm. Đối với D1 Concepts, quy trình mua hàng được thực hiện một cách vô cùng chặt chẽ như sau:
Sơ đồ 2.6 Quy trình đặt hàng và lưu kho của bộ phận SCM thuộc D1 Concepts
Có thể hình dung được, các bộ phận khác khi có nhu cầu mua hàng sẽ gửi về bộ phận thu mua Ở đây các yêu cầu sẽ được phân loại thành các nhóm hàng khác nhau để điều phối tới những chuyên viên phụ trách mặt hàng đó, sau đó, những chuyên viên sẽ gửi những đơn hàng (Purchase Order – PO) tới các nhà cung cấp để các nhà cung cấp có thể giao hàng đúng thời điểm. Ảnh 2.6 Mẫu đơn đặt hàng của D1 Concepts
Nếu là nhà cung cấp mới, bộ phận thu mua sẽ tiến hành duyệt mẫu, duyệt nhà cung cấp, và duyệt bộ hồ sơ Sau 2 tháng mua hàng hoặc đơn hàng có giá trị 20 triệu trở lên (đối với PR CCDC), thì các chuyên viên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp Sau đó sẽ tiến hành lưu mã nhà cung cấp trên hệ thống, đặt hàng, nhập hàng và lưu kho Sau khi đã kí hợp đồng, việc thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp sẽ được chuyên viên thu mua đề nghị qua các biểu mẫu đề nghị thanh toán như sau: Ảnh 2.7 Mẫu đề nghị thanh toán của Công ty Cổ phần D1 Concepts
Có thể thấy để thanh toán cho các nhà cung cấp, biễu mẫu cần phải có đầy đủ các chữ kí của các bộ phận kiểm soát và hội đồng quản trị trước khi bộ phận Kế Toán thanh toán cho nhà cung cấp.
Qua các quy trình trên, chúng ta có thể hình dung được D1 Concepts đang kiểm soát tất cả từ nguồn nguyên vật liệu, yêu cầu mua hàng và việc thanh toán của bộ phận cung ứng Ngoài việc để có sự minh bạch trong quá trình làm việc như vậy, việc theo dõi sát sao quy trình làm việc của bộ phận thu mua sẽ dễ dàng làm tăng sự hiệu quả trong hệ thống mua hàng, giảm bớt các chi phí và đảm bảo chất lượng của hàng hóa.
2.2.3 Vai trò của việc đánh giá nội bộ các nhà cung cấp và sản phẩm ởD1 Concepts
Việc quản lý chặt chẽ nguồn nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra là điều vô cùng quan trọng đối với D1 Concepts Đối với mãn F&B, việc các sản phầm được tới tận tay khách hàng với chất lượng tố và đồng đều nhất luôn là nhiệm vụ hàng đầu Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp chế biến và sản xuất, với tiêu chí sát xao và quy trình được giám sát đến độ không thể có một sự sai lệch nhỏ trong quy trình Một doanh nghiệp ở Việt Nam là Acecook cũng đa chứng minh được điều này, khi thiết lập quy trình kiểm soát nguyên liệu đầu vào rất nghiêm ngặt.
-Thành phần gia vị, thành phần rõ nguồn gốc: Được làm từ các nhà nhập khẩu uy tín, được kiểm soát cẩn thận, nguyên liệu tươi và tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể của công ty.
-Nguyên liệu bánh phở, bún, miến được nhập trực tiếp từ Úc và Canada Các nguyên liệu khác như dầu thực vật được nhập khẩu từ Malaysia, vẫn còn rất ít công ty Việt Nam tham gia cung cấp nguyên liệu cho Acecook (hiện tại, nguyên liệu sản xuất máy ép nước trái cây do Mỹ sản xuất của công ty chỉ có Công ty
-Bao bì: Acecook không chỉ được sử dụng trong thị trường trong nước mà còn trên thị trường quốc tế Sản phẩm có nguồn gốc từ các nhà cung cấp uy tín và đảm bảo tuân thủ các quy định của Cộng đồng Châu Âu (Quy định EU số 10/2011) Hệ thống cơ khí, công nghệ sản xuất, Acecook Việt Nam được chuyển giao trực tiếp từ Acecook Nhật Bản Đây đều là những dây chuyền hiện đại tự động hóa và tất cả các thiết bị được sử dụng đều là thiết bị kỹ thuật mới nhất.
Với việc kiểm soát chất lượng của sản phẩm từ đầu vào cho đến đầu ra, Acecook không cần quá nhiều hoạt động truyền bá và quảng cáo quá rầm rộ, Acecook vẫn để lại một dấu ấn rõ ràng trong tâm trí của khách hàng Việt với những sản phẩm của mình.
Tầm ảnh hưởng của các hoạt động thu mua
2.5.1 Hoạt động thu mua ảnh hưởng đến sự vận hành của D1 Concepts
Có thể nói, thu mua đang là một trong những bước quan trọng cần được xem xét và đưa ra những quyết định hợp lý, vì đó là bước quyết định nhiều quy trình khác của hoạt động kinh doanh như quảng bá sản phẩm và phát triển sản phẩm Như một dây chuyền dominio, nếu quy trình thu mua gặp rủi ro, vòng quay hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị trì trệ. Đánh giá tầm ảnh hưởng của việc thu mua ở D1 Concepts ta cần phải đánh giá qua mức chi phí dành cho việc thu mua trong doanh thu, có thể thấy đối với nhóm thực phẩm chế biến thức ăn, năm 2021 tổng chi phí thu mua đạt 32,109,458,692 đồng, giảm 11,064,679,311 đồng, tương ứng tốc độ giảm 25,63% so với năm 2020 Đối với nhóm thực phẩm chế biến đồ uống, năm 2021 tổng chi phí thu mua đạt 26,926,030,940 đồng, tăng 19,170,664,389 đồng tương ứng mức độ tăng 247,19% so với năm 2020.
Vào tháng 11 năm 2022, chuỗi cửa hàng Katinat Saigon Kafé đã triển khai chiến dịch “Ly Cầu Vồng” nhân dịp Noel và năm mới Đây là một trong những chiến dịch giúp D1 Concepts thu lại doanh thu khổng lồ là 6 tỷ trong vòng 3 ngày đầu mở bán Đó là sự phối hợp tuyệt vời của các bộ phận đặc biệt là Thiết Kế, Marketing và SCM, với việc SCM tìm ra được nhà cung cấp với giá thành hợp lý và chất liệu ly phù hợp làm tôn lên được sự sáng tạo của bộ phận thiết kế Ngoài ra, việc bộ phận Marketing đẩy mạnh độ nhận diện thương hiệu của chiếc “Ly CầuVồng” đó lên tất cả các trang mạng xã hội như Tik Tok, Facebook và Instagram đã đem lại vô số sự tò mò và khao khát được tiếp cận với chiếc ly đó. Ảnh 2.10 Ly cầu vồng của Katinat Tuy nhiên, khi chiếc ly đang phũ sóng vô cùng rộng rãi trên mạng xã hội, thì đội ngủ của bộ phận SCM đã phải vô cùng vất vả, khi doanh thu tăng đột ngột gấp nhiều lần so với bình thường thì lượng hàng hóa cần để khối vận hành hoạt động cũng tăng mạnh Việc điều phối hàng hóa trở nên vất vả hơn khi sản lượng hàng hóa trong 3 ngày bán đã bằng với lượng hàng hóa sử dụng trong 1 tháng Đặc biệt,
3 mặt hàng có số lượng tiêu thụ tăng mạnh đó là: bột sữa, sữa đặc và trà lá Việc đột ngột tăng nhanh như vậy cần các chuyên viên thu mua của bộ phận SCM ở D1 Concepts cần gấp rút triển khai việc dự báo lại lượng hàng hóa sử dụng, để có thể thông báo cho nhà cung cấp trữ hàng và điều phối. Đặc biệt, khi đó gặp tình trạng các cửa hàng quá tải đến độ các nhà cung cấp không thể giao hàng vào trong cửa hàng và một số nhà cung cấp không thể giao hàng kịp vì mạng lưới của Katinat Saigon Kafé lên đến gần 40 cửa hàng Để khắc phục việc đó, SCM đã đưa phương án trữ hàng ở kho Calmette và hỗ trợ nhà cung cấp phân phối ở các cụm như Quận 1, Quận Tân Bình…, để hàng hóa có thể dễ dàng lưu thông và không gây gián đoạn trong quá trình vận hành Ngoài ra, khi các phương án trên vẫn không theo kịp tốc độ gia tăng của doanh thu, khối vận hành đã sử dụng các Third Party để vận chuyển hàng hóa là các dịch vụ Ahamove, Grab, Bee… Ảnh 2.11 Shipper xếp hàng vì ly cầu vồng của Katinat Ngoài ra, việc hoạch địch được số lượng của hàng hóa trước để có thể thương thảo về giá với nhà cung cấp là một trong những bước quan trọng Khởi điểm, khi D1 Concepts đã dự đoán số ly sử dụng đến hết qua dịp Tết là 500.000 ly, để họ có thể chốt với nhà cung cấp với giá thấp nhất và các điều khoản hợp lý nhất.
Cũng có thể nói, việc hoạch địch được số lượng và giá cả của sản phầm mà doanh nghiệp cần mua sẽ mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp không chỉ về mặt giá cả mà còn nhận được sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp một cách hiệu quả hơn Thực tế trong ngành cà phê đang cạnh tranh vô cùng khốc liệt do lạm phát và giá cà phê đang dần tăng, Starbucks vẫn kiên trì với cách tiếp cận mua sớm để đảm bảo mức giả của cafe.
Cựu CEO của Starbucks - Kevin Johnson cho biết Starbucks có thể là doanh nghiệp mua cà phê thô lớn duy nhất sử dụng cách tiếp cận này và điều đó sẽ phục vụ tốt cho họ, vì nó mang lại lợi thế đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh Ông nói, thương hiệu cà phê hiện có hơn 14 tháng để duy trì giá đến hết năm 2021. Nhưng Starbucks không bỏ qua những thay đổi về giá của những hãng khác
“Chúng tôi luôn cân nhắc kỹ lưỡng và cân nhắc trong các hành động định giá mà chúng tôi thực hiện để không kìm hãm sự phát triển Và tôi muốn nói rằng sự chênh lệch của chúng tôi - chiến lược giá của chúng tôi về cơ bản không thay đổi Bản chất chúng tôi rất phẫu thuật, ”Giám đốc tài chính Starbucks Rachel Ruggeri cho biết "Vì vậy, thông qua giá cả chúng tôi cũng sẽ tiếp tục xem xét hiệu quả trong chuỗi cung ứng của mình." Ông Kevin Johnson cho biết
John Culver, chủ tịch tập đoàn Starbucks về phát triển kênh quốc tế và cà phê, trà và ca cao toàn cầu, cho biết công ty đang tập trung vào tính hiệu quả bằng cách để chuỗi cung ứng và các nhóm vận hành làm việc cùng nhau để thực hiện đặt hàng hàng tồn kho tự động. Ông nói: “Chúng tôi hiện đang triển khai sản phẩm này tại 1.500 cửa hàng trong tuần qua "Về cơ bản, nó sẽ loại bỏ nhiệm vụ kiểm kê khỏi các đối tác cửa hàng của chúng tôi và chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ được triển khai hoàn toàn tại tất cả các cửa hàng do công ty điều hành cho các mặt hàng thực phẩm và hàng hóa vào cuối năm dương lịch."
Có thể thấy, một doanh nghiệp khổng lồ như Starbucks đã có những chiến lược thu mua vô cùng hợp lý, khi họ đã dự đoán, hoạch địch và thực hiện kế hoạch thu mua của họ một cách hợp lý, từ đó không chỉ đạt được một chất lượng hợp lý về giá mà còn dành được nhiều lợi thế trước đối thủ cạnh tranh của mình.
Tuy hiện tại Katinat và Starbucks đang không phải là đối thủ cạnh tranh trong cùng phân khúc nhưng đều có những hướng đi có nét tương đồng với nhau Các doanh nghiệp đều muốn có mục tiêu và các kế hoạch thực hiện rõ ràng để có thể xoay xở với mọi tình huống Đặc biệt, để góp phần trong sự thành công và tăng trưởng lợi nhuận, không thể không nói đến việc giảm tối thiểu chi phí từ giá thành hợp lý – mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp.
Tuy vậy, quá trình mua hàng có thể bị cản trở bởi xung đột giữa các bộ phận Mỗi bộ phận đều có mục tiêu và kế hoạch riêng và ai cũng muốn giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt Tuy nhiên, điều này ảnh hưởng đến quá trình mua hàng và dẫn đến kết quả cuối cùng không như mong muốn hoặc trường hợp giữa các bộ phận tài chính về tài chính như chậm thanh toán hóa đơn, bộ phận kế toán quá tải, Điều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa công ty và các nhà cung cấp Những những xung đột này là phổ biến, để tránh trường hợp đó xảy ra, D1 Concepts đòi hỏi các bộ phận phải hiểu rõ kế hoạch và quy trình nghiệp vụ của nhau Xây dựng mối quan hệ bền chặt bằng cách D1 Concepts thường tạo cơ hội cho nhân viên giao lưu và chia sẻ công việc Từ đó, công việc được giải quyết dễ dàng hơn Tạo ra sự trơn tru trong quá trình vận hành, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí. Để có thể hình dung rõ hơn, ta sẽ nhìn vào bảng đề xuất mua hàng này:
Ta dễ dàng nhận ra được, một đề xuất mua hàng cần được nhiều trưởng bộ phận xét duyệt như giám đốc điều hành, giám đốc tài chính và bộ phận liên quan… Vì SCM chỉ có nhiệm vụ tìm kiếm, liên hệ và lựa chọn nhà cung cấp có giá thành phù hợp và chất lượng phù hợp Viêc những nhu cầu của các bộ phận khác sẽ được SCM bàn giao để có thể dễ dàng kết luận và đưa sản phẩm vào vận hành Ta cũng có thể thấy trong phiếu duyệt mẫu như sau: Để có thể mở một mã hàng mới trên hệ thống, SCM cần có được sự chấp thuận của các COO, CFO và CEO, không chỉ là để truyền đạt thông tin mà các quyết định khi đưa ra sẽ được chắc chắn hơn.
Các mục tiêu và chiến lược của mỗi bộ phận cần dựa trên mục tiêu chung của tổ chức Bộ phận cung ứng hoặc phòng thu mua thường là bộ phận sử dụng nhiều nhất ngân sách của một công ty, vì vậy nó cần được sử dụng một cách hiệu quả và tối ưu nhất có thể Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tối ưu hóa chi phí không còn là mục tiêu chính của bộ phận mua hàng và mục tiêu này thay đổi tùy thuộc vào mục tiêu chung của công ty Từ đó có thể thấy, mua hàng là một trong những bước quan trọng góp phần quyết định những định hướng và kế hoạch trong tương lai của một doanh nghiệp.
Chiến lược mua hàng gắn liền với các mục tiêu và trách nhiệm của chuỗi cung ứng Vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng không chỉ rất quan trọng về mặt tối ưu hóa chi phí Để quá trình mua hàng có hiệu quả, bộ phận mua hàng phải xây dựng một mạng lưới tốt các bên liên quan trong và ngoài chuỗi để cải thiện và phát triển quy trình mua, do đó tăng hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng.
Hơn nữa, thu mua hiệu quả bắt đầu với sự hiểu biết về tổng thể những loại sản phẩm nào được mua trong doanh nghiệp và cũng như trong từng đơn vị kinh doanh Phải tìm hiểu hàng hóa giá bao nhiêu, loại sản phẩm được sản xuất bởi ai. Đặc biệt cần chú trọng vào mức tiêu thụ dự kiến cho các sản phẩm khác nhau, tại các địa điểm khác nhau của cùng một công ty phải được sửa và so sánh với tiêu chuẩn thực tế được tiêu thụ trong quá trình vận hành Khi mức tiêu thụ cao hơn hoặc thấp hơn đáng kể so với mức mong đợi, cần chú ý các bên NCC và liên quan để tìm ra nguyên nhân tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp hợp lý Để có thể giải quyết cho vấn đề này, trưởng bộ phận SCM ở D1 Concepts luôn yêu cầu các chuyên viên thu mua phải tổng hợp báo cáo nhập mua vào cuối tháng, để tiện theo dõi, đưa ra các đánh giá và giải pháp phù hợp cho tình hình điều chuyển hàng hóa hiện tại.
Trong thực tế, Intel một doanh nghiệp lớn đôi khi cũng chật vật với việc hoàn thiện chuỗi cung ứng của mình Có hai vấn đề lớn xuất hiện trong chuỗi cung ứng của intel đó là chuỗi cung ứng đa tầng, thiếu minh bạch và sự ảnh hưởng của việc tuyển dụng đại lý ở nhiều cấp độ Để chống lại điều này, Intel đã yêu cầu một số nhà cung cấp chính của họ lập ra kế hoạch hành trình của tất cả nhân viên quốc tế,kiểm tra xem có rủi ro nào không và phát triển kế hoạch của riêng họ để giảm thiểu đáng kể rủi ro sẽ xảy ra Đặc biệt khi Intel nhận ra mối liên hệ giữa khai thác 3TG và tranh chấp DRC, Intel sẽ yêu cầu các nhà máy lọc dầu và nhà máy lọc dầu trong chuỗi cung ứng của mình phải đồng ý sử dụng chương trình kiểm tra của bên thứ ba mà họ đã kiểm soát Ngoài việc làm việc với các cơ quan sáng tạo như Conflict Free Sourcing Initiative (CFSI) và European Partnership for Responsible Minerals (EPRM), Intel đang làm việc với các doanh nghiệp, ngành công nghiệp, các chính phủ và xã hội dân sự khác để giải quyết vấn đề khai thác có trách nhiệm. Ngoài ra, các phương pháp giảm thiểu của Intel là nhận dạng và xác thực các nhà máy lọc dầu Cho đến nay, 263 nhà máy lọc dầu, tương đương khoảng 92%, đã được xác định là 'không xảy ra xung đột' Sau khi xác định được các nhà máy luyện và nhà máy tinh luyện, Intel sẽ so sánh chúng với danh sách các cơ sở được phân loại là "Không có xung đột" bởi Chương trình luyện không xung đột (CFSP) và các chương trình đánh giá của bên thứ ba khác Nếu một nhà máy không tham gia vào các chương trình đánh giá này, Intel sẽ đến rà soát nhà cung cấp và khuyến khích gia nhập vào quy trình kiểm soát của họ Kể từ năm 2009, họ đã đến thăm hơn 107 nhà máy lọc dầu Cuối cùng, để đảm bảo rằng tất cả nguyên liệu thô từ Cộng hòa Dân chủ Congo hoặc các khu vực lân cận là 'không có xung đột', Intel tham gia vào các chương trình quốc tế khác nhau như: The Better Sourcing Program (BSP), và The Public Private Alliance for the Responsible Trade in Minerals (PPA).
GIẢI PHÁP
Xác định mục tiêu thu mua
Quy trình thu mua hiện tại của D1 Concepts đã tương đối hoàn thiện, nhưng như đã nêu ở trên, các chuyên viên thu mua thường rất vất vả để có thể điều phối hàng hóa trong tình trạng quá tải Có thể nói, việc phát triển chuyên viên Việc phối hợp với các cửa hàng để có thể điều phối hàng hóa là cần thiết, nhưng nếu không thể dự báo được trước lượng hàng sử dụng trong thời gian tiếp theo thì sẽ gây ảnh hưởng đến việc giao hàng cùng với việc dự trữ sản lượng của nhà cung cấp Vì khi không đáp ứng đủ, lượng hàng, các cửa hàng của D1 Concepts sẽ gặp những khó khăn trong việc vận hành như không có món,… ảnh hưởng rất nhiều đến trải nghiệm khách hàng. Để giải quyết được việc này, cần có các nhà cung ứng dự phòng cho từng mặt hàng, để tránh như quy trình giấy tờ sẽ khiến hàng hóa đủ để cung ứng cho khối vận hành, ta cần phải có những quy trình cho những trường hợp case by case. Ngoài ra, việc dự báo sẽ được tích hợp vào các phần mềm bán hàng của khối vận hành, sẽ giúp chuyên viên thu mua có thể kịp thời nắm được thông tin về hàng hóa ở từng khu vực.
Ngoài ra, việc đưa ra mục tiêu cho bộ phận thu mua là cần thiết, việc áp dụng các tiêu chí như: giảm thiểu chi phí, kiểm soát hàng hóa, giá cả… Sẽ giúp bộ phận phát triển đúng hướng
D1 cần lên kế hoạch mua hàng và xác định các nhà cung cấp được đề cử trong các danh mục khác nhau dựa trên các tiêu chí như chất lượng, giá cả và lịch sử giao hàng Bằng cách này, công ty sẽ có các lựa chọn và có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn khi mua hàng Điều này có giá trị trong trường hợp nhà cung cấp chính tăng giá hoặc ngừng sản xuất sản phẩm được đề cập Mua độc quyền từ một nhà cung cấp có thể rủi ro trừ khi sản phẩm được chuyên môn hóa cao.
Ngoài ra, D1 cần phân tích chính xác chi phí lưu trữ hàng hóa và nỗ lực giảm lượng hàng tồn kho để giảm thiểu chi phí và lãng phí Truyền đạt dự báo của công ty cho các nhà cung cấp sẽ giúp giao hàng đúng hạn và giảm thiểu nhu cầu lưu kho. Đặc biệt, đối với chuỗi cửa hàng Katinat Saigon Kafé, việc đặt hàng cần phải được thực hiện và hoàn thiện trong tương lai thông qua phần mềm FAST, không chỉ giúp cho phòng thu mua mà các phòng ban khác cũng sẽ vô cùng thuận tiện trong quá trình kiểm soát và dự báo về số lượng hàng hóa Hiện nay, với hơn mục tiêu sẽ đạt 100 cửa hàng trong năm 2023, việc số hóa tất cả các quy trình trên các phần mềm hỗ trợ là vô cùng cấn thiết.
Cũng cố và hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp
Đặc biệt, D1 Concepts cần phải vượt ra ngoài hoạt động về chất lượng sản phẩm của chính họ để đảm bảo các nhà cung cấp của họ cũng thận trọng trong hoạt động của họ Đánh giá và phân tích chất lượng của các quy trình và sản phẩm của nhà cung cấp của bạn, sau đó chọn những quy trình và sản phẩm sẽ luôn thực hiện đúng cam kết.
Hơn nữa, phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp tạo ra mối quan hệ đối tác cùng có lợi Sản phẩm chất lượng tốt và giảm giá là lợi thế chính của mối quan hệ bền vững và hợp đồng dài hạn Giao tiếp cởi mở giữa người mua và nhà cung cấp cũng có thể dẫn đến các dịch vụ phù hợp hơn.
Tuy nhiên, ngay cả khi một công ty hài lòng với các nhà cung cấp của mình, điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét và đàm phán các thỏa thuận Thực hiện đánh giá hàng năm của tất cả các nhà cung cấp là một ý tưởng tốt.
Tuy nhiên, công ty cũng cần phải giữ sự uy tín đối với nhà cung cấp, cần thanh toán đúng hạn, nếu không cần phải có những công văn, văn bản và email thông báo về việc chậm thanh toán cho họ.
Cần có những sự kiện tri ân các nhà cung cấp chủ lực hoặc đã gắn bó và hỗ trợ D1Concepts, việc đó dễ dàng hình thành nên một mối quan hệ bền vững trong tương lai.
Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng
Trong mỗi tổ chức thì con người vẫn là yếu tố chủ lực trong việc thực hiện quy trình thu mua của công ty Công ty cần phải có hướng đào tạo và tuyển dụng nhân sự hợp lý và phải chú ý đến năng suất làm việc phòng thu mua đến với công ty. Ngoài ra, cần phải hỗ trợ cho các nhân viên có cơ hội được học tập các kiến thức chuyên môn về hàng hóa và quy trình… Không ngừng yêu cầu họ nâng cao tư duy của bản thân để có thể phối hợp và xử lý mọi tình huống trong quá trình làm việc. Đối với D1 Concepts, một công ty trong lĩnh vực F&B, đòi hỏi ở chuyên viên thu mua luôn phải xử lý và điều phối hàng hóa bất kì khi nào khối vận hành cần kể cả vào những ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật và thậm chí là Lễ, Tết Công ty cần có các chính sách đãi ngộ và khen thưởng dựa trên quá trình làm việc và thành quả làm việc của các chuyên viên thu mua Tuy nhiên, những chính sách đó cần minh bạch và công bằng, tránh gây ra các suy nghĩ tiêu cực đối với nhân viên trong cùng phòng ban.
