Xây dựng quy trình xuất bản bản tin khoa học và công nghệ tại trường cao đẳng công nghệ thủ đức

ỦY BAN NHÂN DÂN TP.HCM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC PHỊNG KHOA HỌC CƠNG NGHỆ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2018 -2019 XÂY DỰNG QUY TRÌNH XUẤT BẢN BẢN TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC Tên người viết sáng kiến: VŨ PHẠM VIỆT HÀ Chức danh: Giảng viên Đơn vị: Phịng Khoa học Cơng nghệ TP Hồ Chí Minh, năm 2019 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề 1.1 Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm 1.2 Mục đích sáng kiến kinh nghiệm Tổng quan PHẦN NỘI DUNG Cơ sở lý luận vấn đề Cơ sở thực tiễn Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề Hiệu SKKN 10 Những học kinh nghiệm rút từ trình áp dụng sáng kiến, kinh nghiệm, giải pháp thân 10 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 12 Kết luận 12 Kiến nghị 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 PHỤ LỤC 14 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BT Biên tập TS Trị SKKN Sáng kiến kinh nghiệm KHCN Khoa học công nghệ KHVT Kế hoạch vật tư PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề: 1.1 Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm Bản tin Khoa học Công nghệ trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức tổ chức xuất từ năm 2012, với mục đích nội dung thông tin hoạt động nhà trường; Kết nghiên cứu khoa học giảng viên, sinh viên Công tác tổ chức xuất Bản tin thực Ban biên tập, Ban trị Hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức định thành lập Đến năm 2015, phòng Khoa học Công nghệ giao nhiệm vụ phụ trách việc xuất Bản tin Khoa học Công nghệ Giấy phép xuất bản tin Giám đốc Sở Thông tin Truyền thơng thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 12 tháng 07 năm 2018 cấp cho trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức có hiệu lực 01 năm Theo Bản tin Khoa học Cơng nghệ trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức xuất số/năm (kỳ hạn xuất bản: 04 tháng/kỳ) Việc xây dựng quy trình nhằm tổ chức quản lý cơng tác tổ chức xuất Bản tin Khoa học Công nghệ trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức cần thiết Trên sở kinh nghiệm công tác phịng Khoa học Cơng nghệ, tác giả viết SKKN với đề tài “Xây dựng quy trình xuất Bản tin Khoa học Công nghệ trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức” với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác xuất Bản tin 1.2 Mục đích sáng kiến kinh nghiệm SKKN nhằm mục đích giúp quản lý hoạt động tổ chức xuất Bản tin Khoa học Công nghệ Quy trình xây dựng góp phần kiểm sốt chặt chẽ cơng đoạn, khơng bỏ sót cơng việc, trách nhiệm rõ ràng, sản phẩm có chất lượng ổn định; Thúc đẩy nề nếp làm việc tốt, nâng cao tinh thần thái độ cán bộ, giảng viên, nhân viên Cán bộ, giảng viên, nhân viên biết rõ trách nhiệm quyền hạn nên chủ động thực công việc Tổng quan: Thông tư số 48/2016/TT-BTTTT ngày 26 tháng 12 năm 2016 Bộ Thông Tin Truyền Thông ban hành quy định hiệu lực giấy phép xuất Bản tin 01 năm Trong thời gian hiệu lực cơng tác tổ chức xuất Bản tin Khoa học Công nghệ trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức thực Căn giấy phép xuất bản tin Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 12 tháng 07 năm 2018 cấp cho trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức, phịng Khoa học Cơng nghệ lập trình duyệt kế hoạch, dự kiến thời gian, số kỳ xuất bản, đăng ký mục tiêu chất lượng đơn vị Sau việc cụ thể Ban Biên tập Ban Trị triển khai thực Nguồn để chọn đăng Bản tin chủ yếu viết công bố kết nghiên cứu khoa học giảng viên báo giảng viên đăng tạp chí khoa học chuyên ngành ngồi nước Bản tin đăng thơng tin danh mục đề tài nghiên cứu khoa học, sáng kiến kinh nghiệm giảng viên, nhân viên thực năm học trước Ban Biên tập tham khảo ý kiến trưởng khoa để đề xuất chọn đăng tin Căn danh sách chọn đăng cho kỳ xuất Bản tin phê duyệt, Ban Biên tập triển khai biên tập, dàn trang chuyển file mềm cho phòng Kế hoạch Vật tư thực công đoạn in ấn Thành viên Ban Trị phát hành, phân phối Bản tin đến đơn vị nhà trường Quy trình khn khổ SKKN tác giả xây dựng đề xuất áp dụng vào trình xuất Bản tin Khoa học Công nghệ trường áp dụng thử công tác xuất Bản tin Khoa học Công nghệ số 1-2018 (đã phát hành) Bản tin Khoa học Công nghệ số 2-2018 (đang dàn trang) Quy trình đề xuất bước thực hiện, phân công thực biểu mẫu chủ yếu nhằm kiểm soát giảm thiểu tối đa lỗi, sai sót khơng phù hợp có sản phẩm Bản tin PHẦN NỘI DUNG Cơ sở lý luận vấn đề: Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có tên gọi đầy đủ “Hệ thống Quản lý Chất lượng – Các yêu cầu (Quality Management Systems – Requirements”, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tiêu chuẩn ISO 9001 ban hành lần thứ vào năm 2015 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa chuẩn mực để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cách khoa học để kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thỏa mãn khách hàng cách ổn định, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tiêu chuẩn dành cho sản phẩm Khi Doanh nghiệp/Tổ chức áp dụng ISO 9001:2015 tạo cách làm việc khoa học, tạo quán cơng việc, chuẩn hóa quy trình hoạt động, loại bỏ nhiều thủ tục không cần thiết, ngăn ngừa rũi ro trình hoạt động, rút ngắn thời gian giảm chi phí phát sinh xảy sai lỗi sai sót cơng việc, đồng thời làm cho lực trách nhiệm ý thức cán công nhân viên nâng lên rõ rệt Triết lý quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2015: Làm từ đầu chất lượng nhất, tiết kiệm Nhận dạng rủi ro trọng phòng ngừa ngăn chặn sai lỗi từ ban đầu, đảm bảo giảm thiểu sai hỏng khơng đáng có, tiết kiệm thời gian, nhân lực…Có hoạt động điều chỉnh trình hoạt động, đầu trình đầu vào trình Làm từ đầu biện pháp phịng ngừa tốt nhất, thành viên có cơng việc khác tạo thành chuỗi móc xích liên kết với nhau, đầu người đầu vào người Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bảo đảm trình sản phẩm khơng có lỗi, hệ thống giúp Tổ chức tồn phát triển đồng thời chứng minh tin cậy Tổ chức nhờ vào quy trình làm việc rõ ràng quán, đảm bảo công việc thực thích hợp khoa học Một hệ thống mà ln có phản hồi, cải tiến để sai lỗi, sai sót tất phận ngày hạn chế khơng lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân cũ xảy Để việc xuât ổn định sản phẩm Bản tin ngày cải thiện mặt hình thức nội dung, cần xây dựng quy trình ISO cho cơng tác xuất Bản tin Khoa học Công nghệ Cơ sở thực tiễn Nhà trường giao nhiệm vụ phụ trách xuất Bản tin Khoa học Cơng nghệ cho phịng Khoa học Cơng nghệ Hiệu trưởng có định thành lập Ban Biên tập, Ban Trị Thành viên Ban cán bộ, giảng viên, nhân viên thuộc phòng, khoa, trung tâm kiêm nhiệm Từ số xuất thuộc năm 2017 trở trước, có Bản tin sau in ấn, phát hành phát có lỗi đánh máy, tả, định dạng, khơng phù hợp nội dung, bảng biểu, hình ảnh qua gia công soạn thảo, kiểm chỉnh tác giả viết thành viên Ban Biên tập (Bản tin Số 1-2013, Số 2-2017) Các lỗi thường xảy trong: - Giai đoạn soạn thảo viết (lỗi đánh máy, tả, định dạng ) - Giai đoạn dàn trang (sự không phù hợp nội dung, bảng biểu, hình ảnh, trang bìa, mục lục, đánh số trang ) - Giai đoạn in ấn (Chất lượng in ấn) Một số lỗi đính nội dung số Bản tin xuất sau Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề: Quy trình nhằm tổ chức quản lý cơng tác tổ chức xuất Bản tin, thông qua bước kiểm dò hạn chế tối đa lỗi thuật ngữ chun mơn; Lỗi đánh máy, lỗi tả; Sự phù hợp hình ảnh, bảng biểu; Hình thức trình bày, tính thẩm mỹ; Các lỗi trình bày trang bìa (Trước, sau, ngoài, trong), mục lục, đánh số trang; Chất lượng in ấn Quy trình (Phụ lục đính kèm) xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 sở tài liệu viện dẫn sau: - Sổ tay chất lượng - Điều khoản 8.3 tiêu chuẩn ISO 9001-2015 - Hướng dẫn tạo tài liệu chất lượng - Luật Xuất 05 tháng năm 2016 - Thông tư số 48/2016/TT-BTTTT ngày 26 tháng 12 năm 2016 Bộ Thông Tin Truyền Thông ban hành Quy định chi tiết hướng dẫn việc cấp giấy phép hoạt động báo in báo điện tử, xuất thêm ấn phẩm, mở chuyên trang báo điện tử, xuất phụ trương, xuất bản tin, xuất đặc san - Quyết định số 189/QĐ-CNTĐ-CN ngày 20/12/2018 Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức việc ban hành Quy định Hoạt động Khoa học Công nghệ Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức - Quyết định số 476/QĐ-CNTĐ-NS ngày 05/09/2018 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức thành lập Ban Biên tập Bản tin Khoa học Công nghệ - Quyết định số 477/QĐ-CNTĐ-NS ngày 05/09/2018 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức thành lập Ban Trị Bản tin Khoa học Công nghệ Quy trình có 25 bước cơng việc, có bước kiểm dị, gồm bước, phân cơng thực sử dụng biểu mẫu sau: Bộ S Tên bước công việc T thực T Xin cấp phép xuất Bản tin KHCN Lập kế hoạch xuất Bản tin phận/Người KHCN Bộ phận/Người phối hợp thực Biểu mẫu Phòng KHCN Phòng KHCN Phê duyệt kế hoạch xuất Bản tin Hiệu trưởng KHCN Phòng KHCN Sơ tuyển đăng cho số Bản Ban BT tin KHCN Ban TS CN-BM1-QT3-QA1 Ban BT Khoa CN-BM2-QT3-QA1 CN-BM3-QT3-QA1 Trình duyệt nội dung Bản tin Phó ban BT Duyệt nội dung đăng Bản Trưởng tin BT Kiểm dò trước dàn trang Yêu cầu chỉnh sửa Chỉnh sửa, gửi viết lại cho Ban BT Dàn trang Ban Ban BT CN-BM5-QT3-QA1 Ban TS Phó Ban BT CN-BM6-QT3-QA1 Tác giả viết Nhân 10 CN-BM4-QT3-QA1 KTVT viên (thành viên Ban TS) 11 Kiểm dò sau dàn trang 12 Yêu cầu chỉnh sửa Gởi file mềm Bản tin phòng 13 KHVT để in in thử 14 In in thử 15 Kiểm dò in thử 16 Yêu cầu chỉnh sửa Ban TS Phòng KHVT Ban BT CN-BM5-QT3-QA1 CN-BM7-QT3-QA1 Phó Ban BT Phịng KHCN Phịng KHVT Phịng KHVT Ban TS CN-BM5-QT3-QA1 Ban BT CN-BM7-QT3-QA1 Phòng KHVT Ban BT CN-BM6-QT3-QA1 Nhà in 17 Duyệt in thức 18 In in thức 19 Kiểm dị in thức Ghi nhận, soạn thảo đính để 20 đăng Bản tin kỳ xuất 21 Phát hành Trưởng Ban BT Phòng KHVT Nhà in Ban TS CN-BM5 -QT3-QA1 Ban BT CN-BM7 -QT3-QA1 Ban TS Ban BT Ban TS Lấy ý kiến phản hồi từ đơn vị 22 Báo cáo công tác xuất Bản 23 tin KHCN 24 Thực chế độ thù lao 25 Lưu hồ sơ Ban TS Ban BT CN-BM8 -QT3-QA1 Phó Ban BT Ban TS Phó Ban BT Phòng KHCN Bài viết biểu mẫu áp dụng bước 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 19 thực chuyển giao dạng file mềm đính kèm qua email Biểu mẫu bước 22 thực hình thức in Hiệu SKKN: Quy trình áp dụng thử cơng tác xuất Bản tin Khoa học Công nghệ số 1-2018 (đã phát hành) Bản tin Khoa học Công nghệ số 2-2018 (đang dàn trang) Áp dụng quy trình, thực bước kiểm dị, Bản tin Khoa học Công nghệ số 1-2018 sau phát hành nhận 02 phiếu nhận xét, góp ý từ khoa Cơng nghệ Thơng tin khoa Cơ khí Ơtơ Khơng có lỗi ghi nhận cần đính Những học kinh nghiệm rút từ trình áp dụng sáng kiến, kinh nghiệm, giải pháp thân Trong bước 2: phải tổ chức Họp Ban BT, Ban TS thống phân công nhiệm vụ thành viên chuẩn bị cho công tác xuất phát hành Bản tin, từ lập kế hoạch xuất Bản tin Các bước kiểm dị cần phân cơng rõ ràng, phù hợp với lĩnh vực chuyên môn thành viên tham gia; lấy ý kiến tham vấn từ trưởng khoa cán bộ, giảng viên có kiến thức chuyên ngành Nhân Ban BT, Ban TS thuộc đơn vị khác tham gia kiêm nhiệm có bị hạn chế thời gian dành cho công tác xuất Bản tin làm ảnh hưởng đến kế hoạch, tiến độ lập Để khắc phục, phân cơng nhiều thành viên thực 10 cơng việc (cùng kiểm dị chẳng hạn) Qua giảm bớt việc bỏ sót lỗi chủ quan cá nhân Cần phân công thành viên ban trị phụ trách hộp thư email Ban BT để thực kịp thời việc chuyển giao file mềm, trao đổi thông tin Ban BT, Ban TS với thành viên đơn vị phối hợp Nguồn để chọn đăng Bản tin công bố kết thực đề tài nghiên cứu khoa học giảng viên tác giả viết, có khác biệt văn phong, không thống cấu trúc, định dạng viết Việc không thuận lợi cho việc biên tập, dàn trang Bản tin Do cần tổ chức buổi sinh hoạt chuyên đề, bồi dưỡng nâng cao kỹ viết báo khoa học cho giảng viên, giảng viên có đề tài nghiên cứu khoa học Các bước kiểm dị, in ấn tin, tốn thù lao có hỗ trợ, phối hợp tốt đơn vị, tổ chức khác Trưởng khoa, phòng Kế hoạch vật tư, phịng Tài kế tốn, nhà in Ở lần cải tiến tới phê duyệt ban hành, áp dụng, vận hành, tác giả nghiên cứu bổ sung vào quy trình vấn đề quản lý thời gian, quản lý rủi ro 11 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận: Quy trình ISO cho cơng tác xuất Bản tin Khoa học Công nghệ trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức cần thiết Áp dụng quy trình giúp ổn định góp phần nâng cao hiệu công tác xuât bản, chất lượng sản phẩm Bản tin ngày cải thiện mặt hình thức nội dung Kiến nghị: Kiến nghị Hiệu trưởng xem xét phê duyệt ban hành áp dụng quy trình “Xuất Bản tin Khoa học Công nghệ”, bổ sung vào “Quá trình Nghiên cứu khoa học” với mã hiệu đề xuất CN-QT3-QA1 bảng Danh mục trình quy trình phịng Khoa học Cơng nghệ 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO https://passport2it.com/iso-la-gi-so-luoc-ve-tieu-chuan-iso-90012015/ 13 PHỤ LỤC 14