(NB) Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin cung cấp cho người học những kiến thức như: Xác định dự án; Lập Kế hoạch thực hiện dự án; Các công cụ phục vụ quản lí dự án; Quản lí, kiểm soát dự án. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình.
BÀI CÁC CƠNG CỤ PHỤC VỤ QUẢN LÍ DỰ ÁN Mã bài: MHCNTT 23.4 Sử dụng phần mềm để trợ giúp Quản lí Dự án 1.1 Giới thiệu chung - Phải chọn phần mềm thích hợp để mua sử dụng - Phải học sử dụng phần mềm cho thành thạo (mất thời gian ban đầu để học) - Nên sử dụng phần mềm cho: · Tất máy tính dự án · Tất công việc mà phần mềm đáp ứng (tránh dùng phần mềm khác nhau) - Nên để ý đến phiên nâng cấp phần mềm - Phần mềm trợ giúp, khơng thể thay cho Người quản lí dự án Nhiều Người quản lí dự án dụng phần mềm, kết thành cơng khác Có nhiều công việc phải làm tay phải suy nghĩ cẩn thận (xác định bảng công việc, ước tính số tham biến, ) - Dữ liệu cho phần mềm phải thường xuyên cập nhật có ý nghĩa - Người cập nhật phần mềm: tốt Người xem phần mềm: nhiều tốt - Biết sử dụng thành thạo phần mềm biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm - Mọi liệu nhập vào phần mềm liệu thô thiển, thực tế cịn nhiếu yếu tố khác khơng mơ tả được, không định lượng - Nên kết hợp thêm với phần mềm Word, EXCEL, Email 1.2 - Giới thiệu số phần mềm trợ giúp quản lí dự án Quản lí dự án nhỏ · Microsoft Project · Fast Track · ManagePro · TimeLine · MacProject - Đặc điểm: · Dễ sử dụng nhà quản lí khơng chun Tin học · Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (công việc, thời gian, chi phí tài chính, nhân lực) · Cịn chưa đáp ứng tốt yêu cầu khác dối với quản lí: giám sát, điều khiển cơng việc 61 - Quản lí dự án mức trung bình · Project Management Workbench · SuperProject - Quản lí dự án lớn, phức tạp · Primavera · Artimis · OpenPlan Lưu ý: Các phần mềm trợ giúp người quản lí mà khơng thể quản lí dự án! 1.3 Phần mềm MS Project Chức năng: - Lập kế hoạch dự án (Thiết kế hoạch thực dự án): dựa liệu ban đầu · Các công việc phải làm · Ràng buộc công việc (thời gian, thứ tự thực hiện) · Đội ngũ thực dự án · Kinh phí cần thiết (tiền lương cho anh em) (Lưu ý: liệu giấy phải sẵn sàng trước dùng phần mềm) - Xem tình hình thực dự án: Nhiều cách xem (View) khác · Trục thời gian: tương đối hay tuyệt đối · Các thông tin kèm theo sơ đồ công việc · Menu View o Xem theo Lịch (Calendar) o Xem theo lược đồ Gantt o Xem theo lược đồ đường găng (PERT ) o Xem theo tình hình phân bố Người-Việc (Task usage) o Xem tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt) o Xem chi phí nhân cơng (Resource Sheet) o Xem tình hình sử dụng nhân lực (Resource usage) - Điều chỉnh kế hoạch làm việc · Thêm, bớt công việc · Tăng, giảm thời gian cho cơng việc · Bố trí lại nhân · Tăng, giảm tiền lương 62 - Cập nhật tiến độ công việc - Xem báo cáo (Report) · Báo cáo tổng hợp (Overview) · Báo cáo theo công việc (Current Activities) · Báo cáo tài (Cost) · Báo cáo giao việc (Assignement) · Báo cáo phân tải công việc (Workload) Sơ đồ luồng công việc 2.1 - Cần phải xây dựng số thủ tục làm việc dự án Mỗi thủ tục qui định/nội qui bắt buộc thành viên dự án phải tuân theo Mỗi thủ tục viết rõ ràng, phát cho thành viên, khơng nói lời Các thủ tục Dự án Vì phải áp đặt thủ tục · Tạo chuẩn mực để trao đổi, làm việc nhóm cách hiệu · Tập trung suy nghĩ, hành động thành viên tổ theo hướng · Tăng suất công việc (mọi việc qui định rõ ràng, không thời gian hỏi nhau) - Mỗi thủ tục phải trả lời câu hỏi: liên quan tới ai, gì, nào, đâu, - Việc xây dựng thủ tục Lưu ý - Chỉ nên đặt thủ tục cho nội dung chính, quan trọng (tuỳ người quản lí dự án định) Nên xây dựng thủ tục cho: · Kiểm soát thay đổi · Sử dụng thiết bị · Dùng biểu mẫu · Quy chế báo cáo · Trách nhiệm số người dự án · Họp hành · Mua sắm vật tư, thiết bị 2.2 Mô tả luồng cơng việc Minh hoạ hình vẽ cho thủ tục 63 Lập danh sách công việc biểu đồ mạng Xác định cơng việc cịn chưa bắt đầu hay chưa hồn tất tới ngày Có Cơng việc hồn thành Ghi hồn thành 100% Khơng Ghi ngày bắt đầu thực tế Xác định người tiếp xúc để biết trạng công việc Thu thập trạng cơng việc Ghi ngày hồn thành thực tế Thủ tục quản lí cơng việc Ghi phần trăm hồn thành Khối vng: Xử lí Mơ tả lời, thường động từ bổ ngữ Viết tài liêu Lập trình cho module v.v Điều kiện rẽ nhánh: Câu hỏi, trả lời "Có" "Khơng" Có đạt khơng? Ví dụ: Mơ tả luồng cơng việc cho thủ tục "Xin cấp vật tư dự án" - Nhân viên viết yêu cầu đưa cho nhóm trưởng - Nhóm trưởng kí duyệt, chuyển cho trưởng nhóm Hành - Vật tư có sẵn ?=> phát cho nhân viên - Vật tư khơng có sẵn ? => Vật tư 200 nghìn? 64 - - Vật tư 200 nghìn => Mua phát cho nhân viên Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng - Vật tư 200 nghìn => Lấy báo giá Chọn báo giá tốt Mua phát cho nhân viên Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng Hồ sơ Dự án 3.1 Hồ sơ quản lí Dự án - Hồ sơ quản lí dự án: bao gồm tất giấy tờ, tài liệu liên quan đến trình hoạt động dự án - Lưu trữ gì: Chia thành loại tài liệu khác · Thư từ trao đổi với bên (thư đến, thư đi) · Các ước lượng thời gian · Các biểu mẫu · Các ghi nhớ · Các biên họp · Các thủ tục · Các báo cáo · Các quy định trách nhiệm, quyền hạn dự án · Các cập nhật lịch biểu · Bảng công việc · Các tài liệu khác có liên quan - Ai thực việc lưu trữ, Trợ lí Người quản lí dự án: Có trách nhiệm · Phân loại tài liệu · Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ · Cung cấp tài liệu yêu cầu - Lưu trữ · Trên giấy: (khơng khuyến khích): Tổ chức thành cặp tài liệu · Trên máy tính (khuyến khích): Tổ chức thành folder chia sẻ mạng (Nếu Dự án trải rộng nhiều tỉnh => Truy cập qua Web) · Ln có "File list" (trên giấy, máy) cập nhật thường xuyên thông báo cho người - Tại phải tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án 65 · Mất thời gian lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần · Tạo điều kiện theo dõi dự án · Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án · Là sở để lập báo cáo · Là chỗ dựa để Người quản lí dự án tự bảo vệ 3.2 Chia sẻ thông tin tập thể thực dự án Các biểu mẫu Người quản lí dự án cần quy định số biểu mẫu cho số báo cáo, đề nghị, tờ trình, - Ý nghĩa biểu mẫu · Thống cách trình bày vấn đề · Dễ theo dõi, xử lí - Ví dụ số biểu mẫu · Mô tả công việc · Ước lượng thời gian công việc · Bản ghi trạng cơng việc · Kiểm sốt thay đổi · Bổ nhiệm nhân viên · Dự kiến chi phí · Vấn đề náy sinh · Đơn mua hàng · Theo dõi sử dụng lao động (chấm công) · Bản ghi chi phí sử dụng tài nguyên thực tế · Đồ hình tài nguyên - Lưu ý: · Nên soạn biểu mẫu máy tính (chia xẻ thơng báo rộng rãi) · Có hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng) · Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống · Chỉ yêu cầu viết đủ thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa · Biểu mẫu nên thiết kế cho dễ khai, thời gian để khai 3.3 - Báo cáo Báo cáo: loại Biểu mẫu (Form), thiết kế để cấp báo cáo lên cấp 66 - Form cho báo cáo thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu, ) Cố gắng cho báo cáo tạo máy tính - Một số ví dụ báo cáo dùng dự án bao gồm: 3.4 · Biểu đồ mũi tên · Sơ đồ · Biểu đồ việc trước · Lịch biểu việc trước - sau · Lịch biểu dự án · Tóm tắt trạng thái dự án · Chi phí tài nguyên · Việc sử dụng tài nguyên đến ngày Thư viện dự án, lưu trữ - Các ấn riêng quan - Sách - Báo chí, tin tức - Hồ sơ, tài liệu dự án - Các thủ tục dự án - Tài liệu kĩ thuật 3.5 Các biên - Là loại tài liệu thiếu - Là dạng ghi lại thống nhất, cam kết - Theo dõi quản lí họp kiện dự án - Lưu ý · Biên cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài · Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- trang) · Cấu trúc logic, hợp lí · Nên tập trung vào điểm thỏa thuận, thống 3.6 Văn phòng Dự án Trung tâm huy kiểm soát dự án Phần lớn hoạt động định quản lí dự án xuất văn phòng dự án - Nơi cung cấp tài nguyên dự án - Nơi tổ chức họp quan trọng - Nơi làm việc thức Ban quản lí dự án - Lưu ý: 67 · Dự án lớn => Văn phòng dự án lớn · Nên lập Văn phòng dự án sớm tốt · Văn phòng dự án cần có o Phần mềm quản lí dự án tự động o Văn kiện dự án o Hồ sơ quản lí dự án o Thư viện dự án · Trên tường Văn phịng dự án phải treo bảng phóng to o Các sơ đồ (Gantt) o Sơ đồ tổ chức o Các đồ o Bảng tiến độ công việc o Các nội dung quan trọng khác Xây dựng Tổ dự án Bao gồm nhiều tổ (nhóm con), làm việc quản lí người quản lí dự án, thơng qua tổ trưởng Ban QLDA Người quản lí dự án Tổ Thành viên Thành viên Nhóm hỗ trợ Tổ Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Vì cần đến chun mơn khác nhau, tổ dự án tuyển người từ phòng Ban khác nhau: 68 Phòng ban A Phòng ban B Phòng ban C Phòng ban D Tổ Tổ Lưu ý: - Một tổ không nên đông (dưới 10 người) - Nếu 10 người => tìm cách tách thành tổ - Xác định rõ mối quan hệ "ai báo cáo ai": - Lập ma trận trách nhiệm Công việc Công việc Z Công việc X Công việc Y Ng Văn A A A A Lê Thị B P I R Cao Văn C I P Không Vũ Văn D C R Không Tên Phạm Văn E Trần Thị F - C R C Các kiểu trách nhiệm khác công việc · A (Approving): Xét duyệt · P (Performing): Thực · R (Reviewing): Thẩm định · C (Contributing): Tham gia đóng góp · I (Informing): Báo cho biết 69 P BÀI QUẢN LÍ, KIỂM SỐT DỰ ÁN Mã bài: MHCNTT 23.5 Các yếu tố làm ảnh hưởng đến suất chất lượng Phần mềm - Năng lực cá nhân: Năng khiếu, lòng yêu nghề, tính sáng tạo, tính cần cù · Kĩ trao đổi tổ, nhóm · Nói cách thuyết phục · Mình nói người khác hiểu, người khác nói hiểu · Nói cách thuyết phục - Độ phức tạp phần mềm · Nhiều dịng lệnh, thuật tốn phức tạp, nhiều module · Phụ thuộc vào nghiệp vụ phức tạp hay đơn giản - Cách tiếp cận hệ thống - Thời gian phép · Nếu thời gian căng thẳng è phần mềm bị làm gấp nhiều lỗi - Khả hiểu thấu vấn đề, hiểu nghiệp vụ, hiểu cơng cụ lập trình - Độ ổn định yêu cầu - Kĩ đòi hỏi công nghệ mới: Công nghệ client/server, công nghệ Web - Môi trường làm việc, công cụ - Sự đào tạo, huấn luyện tổ chức - Kĩ quản lí - Các rủi ro xảy - Những hạn chế lập trình viên · Khả diễn đạt vấn đề · Hiểu nghiệp vụ lĩnh vực ứng dụng · Chưa có ý thức việc bảo hành, bảo trì phần mềm · Làm việc khn khổ, quản lí dự án · Làm việc nhóm Thu thập đánh giá trạng Thu thập trạng là: Dùng phương sách để xác định xem công việc (nói riêng) tồn dự án (nói chung) tiến triển Các bước: (1) Thu thập liệu trạng theo định kì (1 hai tuần) Cơng bố cho anh em biết 70 Mở đầu - Kết luận Thân Mở đầu: · Tạo ý · Khái quát vấn đề · Chứng minh tầm quan trọng · Sắp đặt tâm trạng giọng điệu Lưu ý: Khơng có hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu - Thân · Lựa chọn nội dung quan trọng · Sắp xếp theo trình tự logic · ấn định thời gian cho nội dung · Chia thành phần dễ tiếp thu Lưu ý: Cần giới hạn điểm - - Kết luận · Thơng báo trước kết thúc · Tóm tắt điểm · Thách thức kêu gọi Sự ý người nghe Mức độ ý Thời gian 110 - Tài liệu hỗ trợ · · · · Làm rõ Tăng hấp dẫn Tăng ấn tượng Chứng minh · Dụng cụ phương tiện · Tài liệu phân phát · Máy chiếu, slide/PowerPoint o Khoảng 5-7 dòng cho slide o Chữ to Khả lưu thông tin - Sau Sau ngày Nghe 70% 10% Nhìn 72% 20% Nghe nhìn 85% 65% Giao tiếp phi ngơn từ - Khái niệm phi ngôn từ Ngôn từ Phi ngơn từ - Hữu Vơ Từ nói Từ viết Giọng nói Điệu Tiếng thở dài Dáng vẻ Kêu la Hình thức Chất giọng (âm lượng, độ cao, ) Nét mặt Các loại hình thơng điệp phi ngơn từ · Giọng nói o Giới tính, tuổi tác, quê quán o Âm lượng, Độ cao, Chất lượng o Tốc độ, Điểm dừng, Nhấn mạnh · Dáng điệu cử · Mặt (Mặt mặt tiền nhà thân thể) · Mắt (Mắt cửa sổ tâm hồn) · Tay · Di chuyển, khoảng cách với thính giả · Trang phục Lưu ý: Cần biểu lộ Nhiệt tình thơng điệp phi ngơn từ 111 - Sức mạnh thông điệp · · · · - Ln tồn Có giá trị thơng tin cao Mang tính quan hệ Chịu ảnh hưởng văn hóa Sự khác biệt thông điệp ngôn từ phi ngôn từ Ngôn từ 1.8 - Phi ngôn từ Đơn kênh Đa kênh Khơng liên tục Liên tục Kiểm sốt Khơng kiểm sốt Rõ ràng Khơng rõ ràng Lắng nghe Khái niệm chung · Lợi ích việc lắng nghe · Thời lượng sử dụng kỹ - o Đọc: 16% o Nói: 30% o Viết: 9% o Nghe: 45% So sánh hoạt động giao tiếp Nghe Nói Đọc Viết Phải học Đầu tiên Thứ hai Thứ ba Cuối Phải sử dụng Nhiều Tương đối nhiều Tương đối ít Được dạy Tương đối Tương đối nhiều Nhiều - Các kiểu nghe · Nghe thơng tin · Nghe có phân tích · Nghe đồng cảm - Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu nghe · Người nghe o o o o Nhu cầu Thái độ, lòng tin Mục đích Sự thơng minh 112 · Thơng điệp · · · · Cấu trúc thông điệp Kênh truyền thông điệp Sự lạ, hấp dẫn Ngôn ngữ, ngữ pháp · Người nói o o o o o o Sự gần gũi Sự hấp dẫn Sự tin tưởng Mục đích, động Cách diễn đạt Địa vị, quyền lực · Môi trường - - - - Nguyên nhân nghe không hiệu · Nghe không nỗ lực, tập trung · Nghe phục kích · Nghe phần · Giả vờ nghe · Nhiễu tâm lí · Nhiễu vật lí · Tai có vấn đề Kỹ nghe hiệu (1) · Nghe xong nói · Gác tất việc khác lại · Kiểm soát cảm xúc thân · Phản hồi để ủng hộ người nói · Nhìn vào người nói · Khơng ngắt lời khơng cần thiết · Không vội vàng tranh cãi hay phán xét · Hỏi để hiểu rõ vấn đề Kỹ nghe hiệu (2) · Đối diện với người nói · Ngồi thẳng · Giao lưu mắt Kỹ nghe hiệu (3) · Nhắc lại nội dung · Diễn giải nội dung · Tìm ý · Khơng võ đốn · Ghi chép thơng tin 113 Phụ lục Độ đo Dự án - Là định lượng hố, nhằm đánh giá tiến độ, độ ổn định chất lượng việc phát triển phần mềm · Số liệu khách quan: số lượng làm việc thành viên nhóm, SLOC, số lỗi mắc phải · Số liệu chủ quan: phụ thuộc vào đánh giá chủ quan, ví dụ: mức độ khó khăn tốn, độ rõ ràng yêu cầu, - Các thông tin khách quan chủ quan bổ sung cho · Các số liệu chủ quan sở để giải thích cho số liệu khách quan · Các số liệu khách quan chỗ dựa để người phụ trách xem lại xem đánh giá mình, hiểu tốn xác chưa · Kiểu độ đo Khối lượng Những thông tin khách quan phản ánh tiến độ tình trạng dự án Ví dụ: số module lập trình xong, số lượng kiểm thử thực Những số cho thấy tiến độ đến đâu Ví dụ Nguồn lấy độ đo Thời gian Mục đích lấy độ đo Người quản lớ Hàng tháng - Xem độ ổn định tiến triển dự án - Số làm việc - Lập trình viên Hàng tuần - Số máy tính - Có thể thơng qua phần mềm chun dụng - Yêu cầu hệ thống (Số lượng yêu cầu chung, yêu cầu chưa rõ) - Người quản lớ - Total SLOC (new, modified, reused) - Total modules/units - Total effort Lao động Trạng thái - Các Modules/Units thiết kế, - Lập trình viên 114 - Độ ổn định dự án - Căn để lập kế hoạch lại tuần - Tiến độ dự án - Độ ổn định yêu cầu lập trình, kiểm thử - SLOC - Số lượng kiểm thử Lỗi/sửa đổi - Số lỗi - Số thay đổi - Lập trình viên - Lập trình viên 115 Hàng tuần Chất lượng cơng việc Phụ lục Khốn ngồi – Mua sắm 1.9 Khốn ngồi Tại cần khốn ngồi cho bên thứ ba? - · Để có ưu cạnh tranh · Để tận dụng tri thức chuyên gia cao cấp kinh nghiệm thực tế công nghiệp tốt · Dành nguồn lực nhân lực khan cho việc kinh doanh cốt lõi · Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tái cấu trúc vận hành giảm chi phí · Nhiều hội an toàn hợp pháp để cải tiến hiệu tài · Nâng cao việc cung cấp sản phẩm, tài sản đa dạng thu nhập 4.1.1 Dịch vụ khốn ngồi - Thực chức nhân danh tổ chức · Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để thực chức vận hành tổ chức thay tiến hành chúng cách có chủ ý · Bao quát phạm vi rộng thu xếp, bao gồm o Thông tin lõi xử lí giao tác o Dịch vụ Internet o Trung tâm dịch vụ khách hàng o Dịch vụ vận hành trung tâm liệu - Cung cấp sản phẩm dịch vụ mà tổ chức lúc đầu chưa có · Tổ chức cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng qua bên thứ ba · Chẳng hạn, ngân hàng vào mối quan hệ thị trường mà ngân hàng bán cho khách hàng sản phẩm khơng mang tính ngân hàng - Vượt ngồi thuộc tính tổ chức · Tổ chức để tên hiệu hay toàn trạng thái qui định cho sản phẩm dịch vụ thành có nguồn gốc và/hoặc tiến hành người khác · Tổ chức cho phép bên thứ ba tiến hành kinh doanh theo tên hiệu mang tiềm dễ gây vấn đề cho mối quan hệ với bên thứ ba thường cấp quyền kiểm sốt giám sát phụ có ý nghĩa 4.1.2 Rủi ro liên quan tới khốn ngồi - Dựa vào bên thứ ba làm tăng đáng kể rủi ro cho tổ chức, làm giảm việc kiểm sốt quản lí, địi hỏi nỗ lực giám sát nhiều cấp quản lí - Việc dùng bên thứ ba tổ chức để đạt tới mục đích khơng làm giảm trách nhiệm cấp quản lí tổ chức đảm bảo hoạt động bên thứ ba tiến hành theo cách an toàn đắn tuân thủ với luật định 116 - Mối quan hệ với bên thứ ba nên chủ đề cho việc quản lí rủi ro, an ninh, riêng tư sách bảo vệ khác trơng đợi tổ chức tiến hành hoạt động cách trực tiếp 4.1.3 Tiến trình quản lí rủi ro - Thẩm định rủi ro lập kế hoạch chiến lược - Tuyển chọn bên thứ ba trách nhiệm nghề nghiệp - Chuẩn bị hợp đồng - Giám sát mối quan hệ bên thứ ba - Thẩm định rủi ro lập kế hoạch chiến lược · Tích hợp với mục tiêu chiến lược toàn thể · Nhận diện chủ định chiến lược, ích lợi, khía cạnh pháp lí, chi phí rủi ro liên kết với hoạt động bên thứ ba · Xây dựng hiểu biết đầy đủ thực mối quan hệ làm cho tổ chức · Tự thẩm định lực lõi, sức mạnh quản lí yếu điểm · Xây dựng chiến lược thích hợp kế hoạch dự phòng trường hợp cần kết thúc mối quan hệ với bên thứ ba - Tri thức chuyên gia để giám sát quản lí hoạt động · Thẩm định tri thức chuyên gia nội để đánh giá quản lí hoạt động mối quan hệ với bên thứ ba · Phải dành nguồn lực cần thiết cho việc điều phối đo hiệu · Phân cơng trách nhiệm rõ ràng để quản lí mối quan hệ bên thứ ba · Phải có đủ tri thức kĩ để đánh giá thiết kế, vận hành giám sát mối quan hệ bên thứ ba - Quan hệ chi phí/ lợi ích · Đo ổn định tính sống lâu dài so với lợi nhuận ngắn hạn hay tiết kiệm chi phí · Giữ cân tiết kiệm chi phí với quyền lợi lâu dài giá sát thích hợp · Phải có thẩm định hiệu theo kế hoạch tiếp diễn, không có nguy ước lượng thấp chi phí hay ước lượng q lợi ích khốn ngồi - Chọn bên thứ ba trách nhiệm nghề nghiệp · Trách nhiệm nghề nghiệp nên bao gồm việc đánh giá kĩ tất thông tin bên thứ ba, bao gồm: o Kinh nghiệm việc thực hỗ trợ cho hoạt động đề nghị o Bản kê tài kiểm định o Uy tín kinh doanh, tai tiếng kiện tụng 117 o Trình độ chuyên môn, kiến thức kinh nghiệm danh tiếng người uỷ nhiệm bên thứ ba o Mơi trường kiểm sốt nội kiện kiểm định - Bắt đầu, tiếp tục, khôi phục kinh doanh kế hoạch dự phịng · Chi phí phát triển, thực hỗ trợ · Tín nhiệm thành cơng giải với người thầu lại · Tin tức bảo hiểm · Thông tin quan trọng khác điều không thấy được: o Chiến lược mục đích kinh doanh bên thứ ba o Chính sách nguồn lực người o Sáng kiến chất lượng o Chính sách quản lí chi phí cải tiến hiệu 4.1.4 Vấn đề hợp đồng - Cấp quản lí phải đảm bảo trông đợi nghĩa vụ bên xác định rõ, hiểu rõ thực thi - Tính mật tính an ninh - Việc tiếp tục lại kinh doanh kế hoạch dự phòng - Nhận diện - Bảo hiểm - Giải tranh chấp - Giới hạn trách nhiệm pháp lí - Khơng trả kết thúc - Phàn nàn khách hàng - Nhà cung cấp dịch vụ ngoại quốc 4.1.5 Giám sát mối quan hệ bên thứ ba - Sau tham gia vào hợp đồng hay thoả thuận với bên thứ ba, · Cấp quản lí phải điều phối bên thứ ba theo hoạt động hiệu bên · Cấp quản lí phải dành đủ nhân viên với tri thức chuyên gia cần thiết để giám sát bên thứ ba - Điều phối tình hình tài · Ước lượng tình hình tài bên thứ ba theo hàng năm, ước lượng thường xuyên rủi ro cao · Đảm bảo nghĩa vụ tài bên thứ ba với người kí hợp đồng đáp ứng theo cách hạn · Xét duyệt thích hợp bao quát bảo hiểm bên thứ ba · So sánh thu nhập/chi phí thực tế với dự kiến - Kiểm soát điều phối · Thực họp kiểm điểm đảm bảo phẩm chất chỗ 118 · Tài trợ cho việc kiểm định có phối hợp kiểm điểm với nhóm người dùng · Kiểm điểm báo cáo kiểm định Theo dõi khiếm khuyết · Kiểm điểm việc lập kế hoạch dự phòng để tiếp tục nghiệp vụ bên thứ ba kiểm thử để đảm bảo tất dịch vụ khơi phục thời gian chấp nhận · Điều phối thay đổi nhân bên thứ ba chủ chốt dành cho hợp đồng - Làm tài liệu · Nếu tổ chức định quản lí mối quan hệ bên thứ ba thành cơng, phải làm tư liệu đắn cho chương trình giám sát · Lập danh sách nhà cung cấp lớn hay bên thứ ba khác mà cấp quản lí chi số tiền lớn, hay người cho chủ chốt việc o Hợp đồng hợp pháp, thời đầy đủ o Quản lí rủi ro đặn báo cáo hiệu nhận từ bên thứ ba o Kế hoạch nghiệp vụ nhận diện tiến trình lập kế hoạch quản lí, trácnh nhiệm nghề nghiệp việc chọn bên thứ ba - Chất lượng truy nhập dịch vụ hỗ trợ · Báo cáo kiểm điểm đặn làm tư liệu hiệu bên thứ ba liên quan tới thoả thuận mức dịch vụ · Làm tài liệu theo dõi vấn đề hiệu theo cách thức thời gia · Xác định việc huấn luyện thích hợp · Duy trì tài liệu ghi liên quan tới việc tuân thủ hợp đồng, cải biên, giải tranh cãi · Họp thường kì với bên hợp đồng để thảo luận vấn đề hiệu vận hành 1.10 Khốn ngồi - 4.1.1 Cấu phần hợp đồng Hợp đồng đề cập tới cấu phần sau: · Người kí hợp đồng chủ yếu: thực thể tiến hành khốn ngồi để đạt tới mục đích người chủ sản phẩm cuối · Nhà cung cấp: thực thể cung cấp nguồn lực vật chuyển giao cho người kí hợp đồng chủ yếu · Nguồn lực: phương tiện hay tài sản dùng để đạt tới mục đích Nguồn lực phần cứng, phần mềm hay nhà cửa bên cung cấp 119 - Mục đích: lí người kí hợp đồng chủ yếu quan hệ với nhà cung cấp - Thoả thuận: hợp đồng nêu đại cương mối quan hệ người kí hợp đồng chủ yếu nhà cung cấp, Phát biểu công việc hay Lệnh làm việc xác định tất vật phẩm chuyển giao tiêu chí chấp nhận - Trách nhiệm cơng việc: tất hoạt động tiến trình chọn nhà cung cấp phải tóm tắt làm tư liệu phần tiến trình trách nhiệm cơng việc Bản tóm tắt phải bao gồm tất nhà cung cấp xét tới, kết chào thầu Request for Quote (RFQ), việc kiểm tra kinh nghiệm làm việc dùng để tới định - Điều khoản điều kiện hợp đồng có liên quan: tất thoả thuận phải kiểm điểm qua thảo luận pháp lí thích hợp việc quản lí hợp đồng/nguồn/sở hữu trí tuệ trước cam kết phần hay toàn thể - Thoả thuận cấp phép hợp đồng nhà cung cấp · Thoả thuận cấp phép hợp đồng phải thương lượng trước chúng có sẵn cần tới cho hoạt động sản xuất · Phần mềm tài liệu chuyển giao ngồi nước địi hỏi có giấy phép xuất giấy phép nhập hợp lệ · Tất phần mềm, nâng cấp tài liệu phải đưa qua họp kiểm điểm phân loại xuất/nhập ban quản trị để đảm bảo việc cấp phép · Nên có thoả thuận sử dụng để hạn chế xác định việc dùng có thẩm quyền và/hoặc đưa sản phẩm 4.1.2 Quản lí hợp đồng Tiến trình làm hợp đồng sau: (1) Dự án xác định rõ chỗ đòi hỏi việc xây dựng bên thực (2) Nhận diện người kí hợp đồng có khả làm khốn ngồi Kí kết phát biểu giữ bí mật gửi chào thầu Request for Quote (RFQ) cho nhà cung cấp (3) Phân tích kết RFQ, chọn người cung cấp tuân thủ theo sách, trách nhiệm công việc thường thực xác nhận vào lúc (4) Xây dựng hợp đồng với nhà cung cấp chọn, xây dựng Phát biểu cơng việc ban đầu có cột mốc tiêu chí chấp nhận (5) Xác định trông đợi giao hàng nhà cung cấp (đặc tả chức năng, kết kiểm thử đơn vị, etc ) (6) Điều phối tiến độ việc phát triển người quản lí dự án người quản lí phát triển (7) Kiểm thử sản phẩm công việc chuyển giao chấp nhận hay đệ trình lại để sửa chữa hay gỡ lỗi 120 (8) Sản phẩm công việc phần mềm chấp thuận dựa điều khoản hợp đồng phát biểu công việc SOW (9) Dự án vào phần bảo trì đặc tả thoả thuận - Xác định nhu cầu phần mềm · Cấu phần phần mềm có chỗ khơng? · Có sản phẩm chỗ mà sửa đổi hay nâng cao để khớp với nhu cầu khơng? · Có giải pháp phần mềm hàng chợ tổng qt khơng? · Có giải pháp hàng chợ tổng quát có tác dụng với sửa đổi khơng? · Nếu khơng có tất khả trên, phải xây dựng phần mềm Nếu thiếu kĩ chỗ hay nhân lực khơng sẵn có phải th làm hợp đồng hay khốn ngồi cho phần việc - Chọn nhà cung cấp · Thiết lập yêu cầu nghiệp vụ rõ ràng · Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ trở thành sở để tạo chào thầu Request for Quote (RFQ) · Cần nhận diện nhà cung cấp tiềm để xem xét - Nỗ lực quản lí hợp đồng/nguồn tài liệu/sở hữu trí tuệ mấu chốt để làm tài liệu nhà cung cấp đánh giá hiệu nhà cung cấp - Thương lượng hợp đồng · Về mặt kĩ thuật, việc thương lượng bắt đầu lần tiếp xúc với nhà cung cấp tiềm để lấy thông tin · Điều mấu chốt quản lí trơng mong nhà cung cấp từ đầu Họ khơng có thông tin dẫn họ nhà cung cấp chọn trước đưa định cuối · Sau nhận phân tích dự thầu RFP, người quản lí dự án với trợ giúp từ CSIPM, xác định nhà cung cấp ưa chuộng · Tổ thương lượng bao gồm người quản lí dự án, CSIPM, cố vấn pháp luật - Kiểm điểm nhà cung cấp · Có hai kiểu họp kiểm điểm quản lí chủ chốt cho hợp đồng o Kiểm điểm hợp đồng sở thường lệ (theo tháng, theo quí) để đảm bảo việc tuân thủ điều khoản điều kiện o Họp kiểm điểm quản lí hoạt động nhà cung cấp thực nhiệm vụ hợp đồng 4.1.3 Quản lí nhà cung cấp 121 - Người quản lí nhà cung cấp (VM) định kế hoạch dự án cho nhà cung cấp có hợp đồng làm việc với dự án Thơng thường người quản lí dự án hay người quản lí phát triển dự án đặc biệt - Người quản lí nhà cung cấp phải có thủ tục chỗ để đánh giá mức độ hiệu chất lượng nhà cung cấp thời hạn dự án - Hiệu nhà cung cấp nên lập kế hoạch theo dõi tất pha vòng đời phát triển dự án · Lập kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng thái o Họp kiểm điểm nhà cung cấp o Kiểm điểm sản phẩm công việc nhà cung cấp o Kiểm soát thay đổi nhà cung cấp o Quản lí cấu hình phần mềm nhà cung cấp o Đảm bảo chất lượng phần mềm nhà cung cấp - Kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng thái · Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục lập kế hoạch dự án nhà cung cấp tuân thủ phương pháp phát triển ứng dụng phần mềm tổ chức (SDM) · Bản kế hoạch nhà cung cấp phải bao gồm: o Chỉ báo hiệu (kích cỡ, chi phí, nguồn lực máy tính) o Lịch biểu (đường găng thành tựu cột mốc) o Các hoạt động kĩ thuật o Thẩm định rủi ro liên kết với chi phíe, nguồn lực, lịch biểu o Tuân thủ an ninh · Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp gửi báo cáo trạng thái thường kì (theo tuần, tháng) - Họp kiểm điểm nhà cung cấp · Họp trạng thái · Cuộc họp khởi động cho tất thành viên tổ để xem xét kế hoạch dự án, vai trò trách nhiệm, thủ tục, kế hoạch nhà cung cấp · Kiểm điểm yêu cầu phần mềm với tổ dự án, cộng đồng doanh nghiệp/người dùng, nhà cung cấp · Các họp trạng thái diễn tiếp sau tổ chức để thảo luận vấn đề, mối quan tâm, trạng thái hoạt động, việc cần làm - Xem hướng dẫn, họp kiểm điểm nhà cung cấp phải tổ chức sau hoàn thành: · Pha lập kế hoạch · Pha xây dựng (phát triển) 122 · P hSản phẩm công việc a Kế hoạch nhà cung cấp ổĐặc tả chức giao diện n Tài liệu phân tích thiết kế đKế hoạch trường hợp kiểm thử ị nKết kiểm thử h Khi kiểm điềm Pha lập kế hoạch Pha lập kế hoạch Pha xây dựng Pha xây dựng Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp Tài liệu người dùng h o (kiểm thử) · Pha trình diễn / Đánh giá (kiểm thử chấp nhận người dùng) - Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp nên tổ chức trước việc bàn giao sang kiểm thử tích hợp hay sản phẩm - Thủ tục tiêu chuẩn chấp nhận xác định cho phần mềm sản phẩm công việc không phần mềm: · Bản ghi nhớ bàn giao nhà cung cấp · Kết ki - Người quản lí nhà cung cấp đưa chữ kí chấp nhận để việc hoàn thành thoả đáng · Hiệu nhà cung cấp đánh giá theo tiêu chí đánh giá xác định thoả thuận hợp đồng · Việc đánh giá hiệu tiến hành cách thường kì tồn thời gian hợp đồng, không vào lúc cuối · Mọi tài liệu đánh giá nên dùng làm vào cho việc chọn nhà cung cấp tương lai - Kiểm điểm sản phẩm làm việc nhà cung cấp · Với họp kiểm điểm, phải chuẩn bị báo cáo kiểm điểm lưu trữ tài liệu dự án người quản lí nhà cung cấp · Nhà cung cấp phải thơng báo không tuân thủ văn · Nhà cung cấp phải tạo thực kế hoạch hành động sửa chữa để giải vấn đề · Người quản lí nhà cung cấp theo dõi việc cần làm để kết thúc - Quản lí thay đổi với nhà cung cấp 123 · Mọi thay đổi với yêu cầu phần mềm phải trao cho nhà cung cấp văn viết · Nhà cung cấp phải tuân theo thủ tục kiểm soát thay đổi đánh giá tác động thay đổi · Người quản lí nhà cung cấp phải kiểm điểm việc phân tích thay đổi nhà cung cấp truyền đạt chấp thuận cho tiến hành thay đổi · Số lượng thay đổi phải điều phối làm tư liệu rõ ràng - Quản lí cấu hình phần mềm nhà cung cấp · Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục quản lí cấu hình phần mềm tn thủ theo phương pháp phát triển phần mềm SDM tổ chức · Người quản lí nhà cung cấp điều phối hoạt động quản lí cấu hình nhà ucng cấp thông báo cho nhà cung cấp, văn bản, khơng tn thủ · Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp tiến hành hành động sửa chữ yêu cầu - Đảm bảo chất lượng nhà cung cấp · Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục đảm bảo chất lượng tuân thủ với phương pháp phát triển phần mềm SDM tổ chức · Tổ chức họp kiểm điểm đặn để xác định nguồn lực đảm bảo chất lượng phần mềm SQA thích hợp, kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm chuẩn thích hợp cho việc điều phối hiệu nhà cung cấp · Người quản lí nhà cung cấp điều phối hoạt động nhà cung cấp thông báo cho nhà cung cấp, văn bản, khơng tn thủ họ · Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp tiến hành hành động sửa chữa yêu cầu 124 ... án Tin học hố quản lí hành Nhà nước 20 0 1 -2 005 Giáo trình Khoa học quản lí - Đồn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền NXB KHKT - Hà Nội - 20 01 Phương pháp luận quản lí dự án Cơng nghệ thơng tin -. .. động định quản lí dự án xuất văn phịng dự án - Nơi cung cấp tài nguyên dự án - Nơi tổ chức họp quan trọng - Nơi làm việc thức Ban quản lí dự án - Lưu ý: 67 · Dự án lớn => Văn phòng dự án lớn ·... Nên lập Văn phòng dự án sớm tốt · Văn phịng dự án cần có o Phần mềm quản lí dự án tự động o Văn kiện dự án o Hồ sơ quản lí dự án o Thư viện dự án · Trên tường Văn phòng dự án phải treo bảng phóng