Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin phần 1 gồm các nội dung chính sau: Lập lịch biểu tiến độ thực hiện và phân bố lực lượng, tài nguyên; sử dụng phần mềm; sơ đồ luồng công việc; hồ sơ dự án; đặc điểm của dự án công nghệ thông tin; kiểm soát dự án; khoán ngoài, mua sắm. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình.
Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h) Mọi công việc tiềm ẩn rủi ro Muốn cơng việc dự án tiến hành cách hiệu an toàn, làm xác định đánh giá rủi ro cho cơng việc Mục tiêu bài: - Phân tích đƣợc vấn đề rủi ro quản lý dự án - Xác định đề phƣơng án phòng ngừa rủi ro Nội dung bài: I ĐỊNH NGHĨA RỦI RO - Rủi ro kiện đe dọa cản trở việc thực dự án theo tiến độ thời gian khuôn khổ ngân sách - Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn giảm thiểu tổn thất rủi ro gây cho dự án II XÁC ĐỊNH VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO - Xác định kiện không mong muốn xảy (gọi đe dọa) Chú ý: Có loại rủi ro (đe dọa): Rủi ro khơng thể dự đốn trƣớc (hoả hoạn, có ngƣời chết đột tử, khủng bố, ), xác suất xảy thấp Rủi ro dự đoán trƣớc Kết luận:chỉ nên nghĩ đến loại rủi ro dự đốn đƣợc Ví dụ: Một nữ nhân viên nghỉ sinh (dự đoán trƣớc đƣợc) Mất trộm (khơng dự đốn trƣớc đƣợc) Một nhân viên đƣợc quan bố trí cho học nƣớc ngồi nhiều tháng (đốn trƣớc đƣợc) Một kỹ sƣ giỏi bỏ sang quan (hoặc Cơng ty) khác (phải dự đốn trƣớc) Một nhân viên bị tai nạn giao thơng, tai nạn lao động (khơng dự đốn đƣợc) Máy tính bị virus (phải lƣờng trƣớc) Giá thuê văn phòng tăng (dự đoán đƣợc) Thủ trƣởng phải họp quốc hội nhiều tuần, khơng ký tờ trình (dự đốn đƣợc) Thay đổi máy lãnh đạo, ban lãnh đạo khơng theo dõi dự án từ đầu, khơng tạo điều kiện thuận lợi (dự đốn đƣợc???) 58 Hàng hoá, thiết bị muộn so với dự kiến (dự đoán đƣợc) Tiền giá (dự đoán trƣớc) v.v Bảng liệt kê vài loại rủi ro Rủi ro "chính trị" - Nội chiến, thay đổi quyền - Thay đổi luật pháp - Thay đổi sách - Thay đổi ngƣời lãnh đạo Rủi ro "thị trƣờng" - Giá thành vật tƣ, nguyên liệu - Giá thành sản phẩm Rủi ro "tài chính" - Lãi suất - Tỷ giá hối đối - Lạm phát Rủi ro "cơng nghệ" - Thay đổi công nghệ Rủi ro tổ chức, nhân - Mâu thuẫn cá nhân, tập thể - Giảm ngƣời nhiều lý khác v.v Bảng phân loại độ nguy hiểm rủi ro Tác động đến DA/Khả Tác động Tác động Tác động mứcCao xảy mứcThấp mứcTrung bình Cao Khơng chấp nhận (KCN) 40-60% Thấp Cao Khơng chấp nhận (KCN) 10-30% Thấp Trung bình (TB) Cao 70- 90% Trung (TB) bình - Đánh giá (phân tích) rủi ro - Xác định xác suất xuất (thấp, trung bình, cao) đe dọa - Mơ tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc tài dự án (có thể quy thời gian tiền bạc tốt) - Quản lý rủi ro: Là việc xác định biện pháp, phƣơng sách cần tiến hành để ngăn cản đe doạ khỏi xuất hay để làm giảm nhẹ tác động đe doạ xảy Các phƣơng sách cần làm để quản lý rủi ro: Sửa đổi lại ƣớc lƣợng thời gian chi phí Đề xuất kế hoạch dự phịng, kinh phí dự phịng Tận dụng tham gia, phối hợp ngƣời vào việc hạn chế rủi ro 59 Tập trung vào kiểm sốt cơng việc trọng yếu nhất, có ảnh hƣởng lớn đén thành cơng dự án Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau: Ví dụ: Tên dự án "Xây dựng hệ thống phần mềm "Quản lý nhân sự" "Quản lý kế tốn" cho doanh nghiệp XXXX Cơng việc Mức độ Xác suất xảy Mức nguy (trong ảnh hƣởng (kinh nghiệm hiểm Những rủi ro xảy bảng công (Cao, TB, Ngƣời Biện pháp việc) Thấp) quản lý dự án) dự phòng Xác định Xác định yêu cầu không rõ Cao yêu cầu ràng 50% (KCN) -nt- Ý thủ truởng ý Cao nhân viên khác 10% (Cao) -nt - Ngƣời cần vấn vắng Cao mặt (đi học tập trung) 20% (Cao) -nt- Có u cầu vơ lý, khơng làm phần mềm đƣợc (ví dụ: quản lý quỹ đen, Cao quản lý quan hệ riêng tƣ cán bộ, ) 40% (KCN) Kỹ sƣ thiết kế chƣa có kinh Thiết kế nghiệm, phải chỉnh sửa Cao phần mềm nhiều lần 20% (Cao) -nt- Thiết kế khơng tƣơng thích Trung bình với hệ thống lập báo cáo 10% (TB) -nt- - Kỹ sƣ thiết kế Trung bình cƣới vợ 99% (Cao) Lập trình - Một nhân viên lập trình cho phần làm MASTER Trung bình mềm Aust -nt - - Trong thời gian tới đổi Thấp chuẩn chữ Việt -nt - - Trong thời gian tới, khách hàng dùng Linux Trung bình + MySQL 50% (KCN) 100% (TB) 50% (Cao) v.v - Lƣu ý: Dự án lớn rủi ro nhiều 60 Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm ngƣời Ngƣời quản lý dự án Kiểm sốt rủi ro khơng nhằm loại bỏ rủi ro, nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại rủi ro Không thể loại trừ đƣợc triệt để Không phải tập trung để ngăn chặn đề phòng rủi ro tốt, phải trả giá đắt, rủi ro khơng xảy Do đó, cần dự báo rủi ro xác Câu hỏi ơn tập Rủi ro gì? Có loại rủi ro nào? Trình bày số rủi ro thƣờng gặp? 61 Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN Thời gian: 4h (LT: 1h, TH: 3h) Bảng cơng việc chƣa có đủ thơng tin để giúp ngƣời quản lý lập kế hoạch, tổ chức, kiểm sốt kết thúc dự án cách hiệu Cơng cụ để giúp hồn thành điều lịch biểu tiến độ thực dự án Mục tiêu bài: - Phân tích đƣợc mục đích việc lập lịch biểu - Sử dụng đƣợc phƣơng pháp lập lịch - Xây dựng đƣợc phƣơng án phân bố lực lƣợng, tài nguyên hợp lý thơng qua cách xây dựng hình đồ Nội dung bài: I LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN Mục đích - Mục đích lịch biểu: Cho biết trật tự thực (logic) công việc Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc cho công việc Làm sở để quản lý kiểm soát tiến độ thực dự án Áp đặt kỉ luật lên dự án Tăng cƣờng ý thức tập thể: việc trƣớc chƣa xong chƣa thể làm việc sau Cho biết việc sử dụng tài nguyên giai đoạn: cần huy động đầy đủ tài nguyên (ngƣời, vật tƣ) trƣớc công việc bắt đầu Cho phép xác định công việc chủ chốt/không chủ chốt: tập trung sức ngƣời tiền cho công việc chủ chốt (không tập trung tràn lan) - Tại số ngƣời quản lý dự án lại không xây dựng lịch biểu Lƣời biếng (Cách khắc phục: bắt phải làm) Thiếu kỹ năng, không đƣợc huấn luyện (Cách khắc phục: bắt học) Thiếu thời gian (Cách khắc phục: phải thấy thời gian lúc đầu nhiều thời gian sau này) Thiếu hợp tác, không lấy đƣợc thông tin từ ngƣời khác (Cách khắc phục: thuyết phục, ) Không nắm đƣợc mục đích, mục tiêu yêu cầu dự án Phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT Biểu đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique) hay CPM (Critical Path Method) Biểu đồ mũi tên 62 Là phƣơng pháp truyền thống Sử dụng kí hiệu mơ tả lời Biểu đồ chứa nhiều nút tròn mũi tên Nút biểu diễn cho mốc kiện (bắt đầu hay hoàn thành công việc) Một nút chứa mã số Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho hoạt động (ví dụ: hoạt động "Thực cơng việc A") Phía mũi tên ghi mơ tả hoạt động Tại cuối mũi tên cặp số S-F (Start-Finish) Sơ đồ Gantt Là biểu đồ hộp (PDM - Precedence Diagramming Method) gồm thành phần: - Hộp chữ nhật: biểu thị cho công việc - Góc bên trái: ngày Bắt đầu Sớm (ES) Kết thúc Sớm (EF) - Góc bên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS) ngày Kết thúc Muộn (LF) - Góc dƣới bên trái: mã số cơng việc - Góc dƣới bên phải: thời gian thực công việc - Giữa hộp: mô tả công việc (động từ bổ ngữ) - Mũi tên: thể thứ tự cơng việc: F-S, S-S, F-F 63 - Tính ngày tháng cho công việc: 64 Một công việc liên quan đến ngày BS (bắt đầu sớm- Early Start): thời gian sớm bắt đầu cơng việc KS (kết thúc sớm - Early Finish): thời gian sớm kết thúc cơng việc BM (bắt đầu muộn - Late Start): thời gian muộn bắt đầu cơng việc KM (kết thúc muộn - Late Finish): thời gian muộn kết thúc công việc - Thực D: BS = => KS = Tính lùi cho BM, KM - Thực D: KM = => BM = - Thực B: KM = => BM = - Thực C: KM = => BM = Nguyên lý chung: Ngày BS ngày hoạt động KS = BS + thời hạn - BM = KM - thời hạn + - Độ thƣ giãn KM - KS, hoặcKM - KS Cơng việc có độ thƣ giãn = => đƣờng găng (Critical path) - Đƣờng găng Đƣờng găng: làm khẩn trƣơng, không cho phép làm sai kế hoạch II CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN Hình đồ tài nguyên Phân bố lực lƣợng, tài nguyên Có loại tài nguyên: lao động, trang thiết bị, vật tƣ - Ý tƣởng chung phân bổ tài nguyên Ƣu tiên cho công việc đƣờng găng Ƣu tiên cho công việc phức tạp cơng việc có độ thƣ giãn - Hình đồ tài nguyên 65 Bài 6: ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƯỢNG, TÀI NGUYÊN Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN Bài 12: ĐẶC DIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Bài 13: KIỂM SỐT DỰ ÁN Bài 14: KHỐN NGỒI, MUA SẮM Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN Trục nằm ngang: Trục thời gian (ngày, tuần, tháng, v.v ) Trục thẳng đứng: Thời gian lao động (giờ) (Cummulative Time) Đƣờng ngang: Thời gian lao động mà nhân viên làm việc thời khoảng trục X Ý nghĩa hình đồ: Chỗ dâng cao: nhân viên làm việc nhiều Chỗ thấp xuống: nhân viên làm việc (có thời gian rỗi) Hình đồ khơng phẳng => Chứng tỏ phân phối lao động không => Ngƣời quản lý dự án nhiều thời gian để lấy ngƣời, dãn ngƣời => khơng nghĩ đƣợc việc khác Hình đồ có số chỗ dâng cao => Chứng tỏ Ngƣời quản lý dự án phụ thuộc vào vài nhân viên giỏi => họ mà bỏ ảnh hƣởng nghiêm trọng tới dự án Nếu buộc phải chấp nhận hình đồ khơng phẳng => Phải có cách quản lý: Tại chỗ dâng cao, mời thêm ngƣời vào làm để tránh tải cho anh em nhóm Tập trung nỗ lực điều hành chỗ dâng cao Tại chỗ thấp/trũng: tranh thủ cho anh em học, khuyến khích nghỉ phép, bố trí giúp cho ngƣời khác làm cơng việc căng thẳng Cách xây dựng hình đồ - Mỗi hình đồ tƣơng ứng với nhân cơng (có thể mở rộng: hình đồ tƣơng ứng với tài nguyên) - Lập biểu sau cho ngƣời/mỗi việc (dựa lịch biểu công việc) 66 - Tập hợp tất biểu liên quan đến ngƣời để vẽ hình đồ - Giảm bớt chênh lệch hình đồ - Nhằm tạo hình đồ phẳng - Thay đổi trật tự logic cơng việc (Ví dụ: quan hệ S - S thay quan hệ F - S) 67 Bài 14: KHỐN NGỒI, MUA SẮM Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h) Khi thực dự án, số trƣờng hợp ta cần phải khốn ngồi cho bên thứ ba nhiều lý khác Bài học giúp tìm hiểu việc khốn ngồi cho dự án Mục tiêu bài: Phân tích đƣợc lợi ích việc khốn ngồi, cách thức làm hợp đồng th khốn Nội dung bài: I KHỐN NGỒI Khốn ngồi - vấn đề chung Tại cần khốn ngồi cho bên thứ ba? - Để có đƣợc ƣu cạnh tranh - Để tận dụng đƣợc tri thức chuyên gia cao cấp kinh nghiệm thực tế công nghiệp tốt - Dành nguồn lực nhân lực khan cho việc kinh doanh cốt lõi - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tái cấu trúc vận hành giảm chi phí - Nhiều hội an toàn hợp pháp để cải tiến hiệu tài - Nâng cao việc cung cấp sản phẩm, tài sản đa dạng thu nhập Dịch vụ khốn ngồi a) Thực chức nhân danh tổ chức - Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để thực chức vận hành tổ chức thay tiến hành chúng cách có chủ ý - Bao quát phạm vi rộng thu xếp, bao gồm: • Thơng tin lõi xử lí giao tác • Dịch vụ Internet • Trung tâm dịch vụ khách hàng • Dịch vụ vận hành trung tâm liệu b) Cung cấp sản phẩm dịch vụ mà tổ chức lúc đầu chƣa có - Tổ chức cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng qua bên thứ ba - Chẳng hạn, ngân hàng vào mối quan hệ thị trƣờng mà ngân hàng bán cho khách hàng sản phẩm khơng mang tính ngân hàng 119 c) Vƣợt ngồi thuộc tính tổ chức - Tổ chức để tên hiệu hay toàn trạng thái đƣợc qui định cho sản phẩm dịch vụ thành có nguồn gốc và/hoặc đƣợc tiến hành ngƣời khác - Tổ chức cho phép bên thứ ba tiến hành kinh doanh theo tên hiệu mang tiềm dễ gây vấn đề cho mối quan hệ với bên thứ ba thƣờng cấp quyền kiểm sốt giám sát phụ có ý nghĩa Rủi ro liên quan tới khốn ngồi - Dựa vào bên thứ ba làm tăng đáng kể rủi ro cho tổ chức, làm giảm việc kiểm soát quản lý, địi hỏi nỗ lực giám sát nhiều cấp quản lý - Việc dùng bên thứ ba tổ chức để đạt tới mục đích khơng làm giảm trách nhiệm cấp quản lý tổ chức đảm bảo hoạt động bên thứ ba đƣợc tiến hành theo cách an toàn đắn tuân thủ với luật định - Mối quan hệ với bên thứ ba nên chủ đề cho việc quản lý rủi ro, an ninh, riêng tƣ sách bảo vệ khác đƣợc trơng đợi tổ chức tiến hành hoạt động cách trực tiếp Tiến trình quản lý rủi ro - Thẩm định rủi ro lập kế hoạch chiến lƣợc Tuyển chọn bên thứ ba trách nhiệm nghề nghiệp Chuẩn bị hợp đồng Giám sát mối quan hệ bên thứ ba Thẩm định rủi ro lập kế hoạch chiến lƣợc - Tích hợp với mục tiêu chiến lƣợc toàn thể Nhận diện chủ định chiến lƣợc, ích lợi, khía cạnh pháp lí, chi phí rủi ro liên kết với hoạt động bên thứ ba Xây dựng hiểu biết đầy đủ thực mối quan hệ làm cho tổ chức Tự thẩm định lực lõi, sức mạnh quản lý yếu điểm Xây dựng chiến lƣợc thích hợp kế hoạch dự phòng trƣờng hợp cần kết thúc mối quan hệ với bên thứ ba - Tri thức chuyên gia để giám sát quản lý hoạt động Thẩm định tri thức chuyên gia nội để đánh giá quản lý hoạt động mối quan hệ với bên thứ ba Phải dành nguồn lực cần thiết cho việc điều phối đo hiệu Phân công trách nhiệm rõ ràng để quản lý mối quan hệ bên thứ ba Phải có đủ tri thức kĩ để đánh giá thiết kế, vận hành giám sát mối quan hệ bên thứ ba - Quan hệ chi phí/ lợi ích Đo ổn định tính sống lâu dài so với lợi nhuận ngắn hạn hay tiết kiệm chi phí 120 Giữ cân tiết kiệm chi phí với quyền lợi lâu dài giá sát thích hợp - Phải có thẩm định hiệu theo kế hoạch tiếp diễn, không có nguy ƣớc lƣợng thấp chi phí hay ƣớc lƣợng q lợi ích khốn ngồi Chọn bên thứ ba trách nhiệm nghề nghiệp - Trách nhiệm nghề nghiệp nên bao gồm việc đánh giá kỹ tất thông tin bên thứ ba, bao gồm: Kinh nghiệm việc thực hỗ trợ cho hoạt động đƣợc đề nghị Bản kê tài đƣợc kiểm định Uy tín kinh doanh, tai tiếng kiện tụng Trình độ chun mơn, kiến thức kinh nghiệm danh tiếng ngƣời uỷ nhiệm bên thứ ba Mơi trƣờng kiểm sốt nội kiện kiểm định - Bắt đầu, tiếp tục, khơi phục kinh doanh kế hoạch dự phịng - Chi phí phát triển, thực hỗ trợ - Tín nhiệm thành cơng giải với ngƣời thầu lại - Tin tức bảo hiểm - Thông tin quan trọng khác điều không thấy đƣợc: Chiến lƣợc mục đích kinh doanh bên thứ ba Chính sách nguồn lực ngƣời Sáng kiến chất lƣợng Chính sách quản lý chi phí cải tiến hiệu Vấn đề hợp đồng - Cấp quản lý phải đảm bảo trông đợi nghĩa vụ bên đƣợc xác định rõ, đƣợc hiểu rõ thực thi đƣợc - Tính mật tính an ninh - Việc tiếp tục lại kinh doanh kế hoạch dự phòng - Nhận diện - Bảo hiểm - Giải tranh chấp - Giới hạn trách nhiệm pháp lý - Không trả đƣợc kết thúc - Phàn nàn khách hàng - Nhà cung cấp dịch vụ ngoại quốc Giám sát mối quan hệ bên thứ ba a) Sau tham gia vào hợp đồng hay thoả thuận với bên thứ ba: - Cấp quản lý phải điều phối bên thứ ba theo hoạt động hiệu bên - Cấp quản lý phải dành đủ nhân viên với tri thức chuyên gia cần thiết để giám sát bên thứ ba b) Điều phối tình hình tài 121 - Ƣớc lƣợng tình hình tài bên thứ ba theo hàng năm, ƣớc lƣợng thƣờng xuyên rủi ro cao - Đảm bảo nghĩa vụ tài bên thứ ba với ngƣời kí hợp đồng đƣợc đáp ứng theo cách hạn - Xét duyệt thích hợp bao quát bảo hiểm bên thứ ba - So sánh thu nhập/chi phí thực tế với dự kiến c) Kiểm soát điều phối - Thực họp kiểm điểm đảm bảo phẩm chất chỗ - Tài trợ cho việc kiểm định có phối hợp kiểm điểm với nhóm ngƣời dùng - Kiểm điểm báo cáo kiểm định Theo dõi khiếm khuyết - Kiểm điểm việc lập kế hoạch dự phòng để tiếp tục nghiệp vụ bên thứ ba kiểm thử để đảm bảo tất dịch vụ đƣợc khôi phục thời gian chấp nhận đƣợc - Điều phối thay đổi nhân bên thứ ba chủ chốt đƣợc dành cho hợp đồng d) Làm tài liệu - Nếu tổ chức định quản lý mối quan hệ bên thứ ba thành cơng, phải làm tƣ liệu đắn cho chƣơng trình giám sát - Lập danh sách nhà cung cấp lớn hay bên thứ ba khác mà cấp quản lý chi số tiền lớn, hay ngƣời đƣợc cho chủ chốt việc Hợp đồng hợp pháp, thời đầy đủ Quản lý rủi ro đặn báo cáo hiệu đƣợc nhận từ bên thứ ba Kế hoạch nghiệp vụ nhận diện tiến trình lập kế hoạch quản lý, trách nhiệm nghề nghiệp việc chọn bên thứ ba e) Chất lƣợng truy nhập dịch vụ hỗ trợ - Báo cáo kiểm điểm đặn làm tƣ liệu hiệu bên thứ ba liên quan tới thoả thuận mức dịch vụ - Làm tài liệu theo dõi vấn đề hiệu theo cách thức thời gia - Xác định việc huấn luyện thích hợp - Duy trì tài liệu ghi liên quan tới việc tuân thủ hợp đồng, cải biên, giải tranh cãi - Họp thƣờng kì với bên hợp đồng để thảo luận vấn đề hiệu vận hành II HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN Cấu phần hợp đồng a) Hợp đồng đề cập tới cấu phần sau: - Ngƣời kí hợp đồng chủ yếu: thực thể tiến hành khốn ngồi để đạt tới mục đích ngƣời chủ sản phẩm cuối - Nhà cung cấp: thực thể cung cấp nguồn lực vật chuyển giao cho ngƣời kí hợp đồng chủ yếu 122 - Nguồn lực: phƣơng tiện hay tài sản đƣợc dùng để đạt tới mục đích Nguồn lực nhƣ phần cứng, phần mềm hay nhà cửa đƣợc bên cung cấp - Mục đích: lí ngƣời kí hợp đồng chủ yếu quan hệ với nhà cung cấp - Thoả thuận: hợp đồng nêu đại cƣơng mối quan hệ ngƣời kí hợp đồng chủ yếu nhà cung cấp, Phát biểu công việc hay Lệnh làm việc xác định tất vật phẩm chuyển giao tiêu chí chấp nhận - Trách nhiệm cơng việc: tất hoạt động tiến trình chọn nhà cung cấp phải đƣợc tóm tắt làm tƣ liệu nhƣ phần tiến trình trách nhiệm cơng việc Bản tóm tắt phải bao gồm tất nhà cung cấp đƣợc xét tới, kết chào thầu Request for Quote (RFQ), việc kiểm tra kinh nghiệm làm việc đƣợc dùng để tới định - Điều khoản điều kiện hợp đồng có liên quan: tất thoả thuận phải đƣợc kiểm điểm qua thảo luận pháp lí thích hợp việc quản lý hợp đồng/nguồn/sở hữu trí tuệ trƣớc cam kết phần hay toàn thể b) Thoả thuận cấp phép hợp đồng nhà cung cấp - Thoả thuận cấp phép hợp đồng phải đƣợc thƣơng lƣợng trƣớc chúng có sẵn cần tới cho hoạt động sản xuất - Phần mềm tài liệu đƣợc chuyển giao ngồi nƣớc địi hỏi có giấy phép xuất giấy phép nhập hợp lệ - Tất phần mềm, nâng cấp tài liệu phải đƣa qua họp kiểm điểm phân loại xuất/nhập ban quản trị để đảm bảo việc cấp phép - Nên có thoả thuận sử dụng để hạn chế xác định việc dùng có thẩm quyền và/hoặc đƣa sản phẩm Quản lý hợp đồng a) Tiến trình làm hợp đồng nhƣ sau: - Dự án xác định rõ chỗ đòi hỏi việc xây dựng bên thực - Nhận diện ngƣời kí hợp đồng có khả làm khốn ngồi Kí kết phát biểu đƣợc giữ bí mật gửi chào thầu Request for Quote (RFQ) cho nhà cung cấp - Phân tích kết RFQ, chọn ngƣời cung cấp tuân thủ theo sách, trách nhiệm công việc thƣờng đƣợc thực xác nhận vào lúc - Xây dựng hợp đồng với nhà cung cấp đƣợc chọn, xây dựng Phát biểu cơng việc ban đầu có cột mốc tiêu chí chấp nhận - Xác định trông đợi giao hàng nhà cung cấp (đặc tả chức năng, kết kiểm thử đơn vị, etc ) - Điều phối tiến độ việc phát triển ngƣời quản lý dự án ngƣời quản lý phát triển - Kiểm thử sản phẩm công việc chuyển giao chấp nhận hay đệ trình lại để sửa chữa hay gỡ lỗi - Sản phẩm công việc phần mềm đƣợc chấp thuận dựa điều khoản hợp đồng phát biểu công việc SOW 123 - Dự án vào phần bảo trì nhƣ đặc tả thoả thuận b) Xác định nhu cầu phần mềm - Cấu phần phần mềm có chỗ khơng? - Có sản phẩm chỗ mà đƣợc sửa đổi hay nâng cao để khớp với nhu cầu khơng? - Có giải pháp phần mềm hàng chợ tổng qt khơng? - Có giải pháp hàng chợ tổng quát có tác dụng với sửa đổi khơng? - Nếu khơng có tất khả trên, phải xây dựng phần mềm Nếu thiếu kĩ chỗ hay nhân lực khơng sẵn có phải th làm hợp đồng hay khốn ngồi cho phần việc c) Chọn nhà cung cấp - Thiết lập yêu cầu nghiệp vụ rõ ràng - Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ trở thành sở để tạo chào thầu Request for Quote (RFQ) - Cần nhận diện nhà cung cấp tiềm để xem xét - Nỗ lực quản lý hợp đồng/nguồn tài liệu/sở hữu trí tuệ mấu chốt để làm tài liệu nhà cung cấp đánh giá hiệu nhà cung cấp d) Thƣơng lƣợng hợp đồng - Về mặt kĩ thuật, việc thƣơng lƣợng bắt đầu lần tiếp xúc với nhà cung cấp tiềm để lấy thông tin - Điều mấu chốt quản lý trông mong nhà cung cấp từ đầu Họ khơng đƣợc có thông tin dẫn họ nhà cung cấp đƣợc chọn trƣớc đƣa định cuối - Sau nhận đƣợc phân tích dự thầu RFP, ngƣời quản lý dự án với trợ giúp từ CSIPM, xác định nhà cung cấp đƣợc ƣa chuộng - Tổ thƣơng lƣợng bao gồm ngƣời quản lý dự án, CSIPM, cố vấn pháp luật e) Kiểm điểm nhà cung cấp Có hai kiểu họp kiểm điểm quản lý chủ chốt cho hợp đồng: - Kiểm điểm hợp đồng sở thƣờng lệ (theo tháng, theo quí) để đảm bảo việc tuân thủ điều khoản điều kiện - Họp kiểm điểm quản lý hoạt động nhà cung cấp thực nhiệm vụ hợp đồng Quản lý nhà cung cấp - Ngƣời quản lý nhà cung cấp (VM) đƣợc định kế hoạch dự án cho nhà cung cấp có hợp đồng làm việc với dự án Thơng thƣờng ngƣời quản lý dự án hay ngƣời quản lý phát triển dự án đặc biệt - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải có thủ tục chỗ để đánh giá mức độ hiệu chất lƣợng nhà cung cấp thời hạn dự án Hiệu nhà cung cấp nên đƣợc lập kế hoạch theo dõi tất pha vòng đời phát triển dự án Lập kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng thái: - Họp kiểm điểm nhà cung cấp 124 - Kiểm điểm sản phẩm cơng việc nhà cung cấp - Kiểm sốt thay đổi nhà cung cấp - Quản lý cấu hình phần mềm nhà cung cấp - Đảm bảo chất lƣợng phần mềm nhà cung cấp Kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng thái: - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục lập kế hoạch dự án nhà cung cấp tuân thủ phƣơng pháp phát triển ứng dụng phần mềm tổ chức (SDM) - Bản kế hoạch nhà cung cấp phải bao gồm: Chỉ báo hiệu (kích cỡ, chi phí, nguồn lực máy tính) Lịch biểu (đƣờng găng thành tựu cột mốc) Các hoạt động kĩ thuật Thẩm định rủi ro liên kết với chi phíe, nguồn lực, lịch biểu Tuân thủ an ninh - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp gửi báo cáo trạng thái thƣờng kì (theo tuần, tháng) Họp kiểm điểm nhà cung cấp - Họp trạng thái - Cuộc họp khởi động cho tất thành viên tổ để xem xét kế hoạch dự án, vai trò trách nhiệm, thủ tục, kế hoạch nhà cung cấp - Kiểm điểm yêu cầu phần mềm với tổ dự án, cộng đồng doanh nghiệp/ngƣời dùng, nhà cung cấp - Các họp trạng thái diễn tiếp sau đƣợc tổ chức để thảo luận vấn đề, mối quan tâm, trạng thái hoạt động, việc cần làm - Xem nhƣ hƣớng dẫn, họp kiểm điểm nhà cung cấp phải đƣợc tổ chức sau hoàn thành: Pha lập kế hoạch Pha xây dựng (phát triển) Pha ổn định hố (kiểm thử) Pha trình diễn / Đánh giá (kiểm thử chấp nhận ngƣời dùng) - Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp nên đƣợc tổ chức trƣớc việc bàn giao sang kiểm thử tích hợp hay sản phẩm - Thủ tục tiêu chuẩn chấp nhận đƣợc xác định cho phần mềm sản phẩm công việc không phần mềm: Bản ghi nhớ bàn giao nhà cung cấp Kết kiểm thử nhà cung cấp Mã nguồn theo Quản lý cấu hình (CM) Tài liệu ngƣời dùng - Ngƣời quản lý nhà cung cấp đƣa chữ kí chấp nhận để việc hoàn thành thoả đáng Hiệu nhà cung cấp đƣợc đánh giá theo tiêu chí đánh giá đƣợc xác định thoả thuận hợp đồng Việc đánh giá hiệu đƣợc tiến hành cách thƣờng kì tồn thời gian hợp đồng, không vào lúc cuối 125 Mọi tài liệu đánh giá nên đƣợc dùng làm vào cho việc chọn nhà cung cấp tƣơng lai Sản phẩm công việc Khi kiểm điềm Kế hoạch nhà cung cấp Pha lập kế hoạch Đặc tả chức giao diện Pha lập kế hoạch Tài liệu phân tích thiết kế Pha xây dựng Kế hoạch trƣờng hợp kiểm Pha xây dựng thử Kết kiểm thử Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp Kiểm điểm sản phẩm làm việc nhà cung cấp - Với họp kiểm điểm, phải chuẩn bị báo cáo kiểm điểm lƣu trữ tài liệu dự án ngƣời quản lý nhà cung cấp - Nhà cung cấp phải đƣợc thơng báo khơng tn thủ văn - Nhà cung cấp phải tạo thực kế hoạch hành động sửa chữa để giải vấn đề - Ngƣời quản lý nhà cung cấp theo dõi việc cần làm để kết thúc - Quản lý thay đổi với nhà cung cấp - Mọi thay đổi với yêu cầu phần mềm phải đƣợc trao cho nhà cung cấp văn viết - Nhà cung cấp phải tuân theo thủ tục kiểm soát thay đổi đánh giá tác động thay đổi - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải kiểm điểm việc phân tích thay đổi nhà cung cấp truyền đạt chấp thuận cho tiến hành thay đổi - Số lƣợng thay đổi phải đƣợc điều phối làm tƣ liệu rõ ràng - Quản lý cấu hình phần mềm nhà cung cấp - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục quản lý cấu hình phần mềm tuân thủ theo phƣơng pháp phát triển phần mềm SDM tổ chức - Ngƣời quản lý nhà cung cấp điều phối hoạt động quản lý cấu hình nhà ucng cấp thông báo cho nhà cung cấp, văn bản, khơng tn thủ - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp tiến hành hành động sửa chữ nhƣ đƣợc yêu cầu - Đảm bảo chất lƣợng nhà cung cấp - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục đảm bảo chất lƣợng tuân thủ với phƣơng pháp phát triển phần mềm SDM tổ chức Tài liệu ngƣời dùng 126 - Tổ chức họp kiểm điểm đặn để xác định nguồn lực đảm bảo chất lƣợng phần mềm SQA thích hợp, kế hoạch đảm bảo chất lƣợng phần mềm chuẩn thích hợp cho việc điều phối hiệu nhà cung cấp - Ngƣời quản lý nhà cung cấp điều phối hoạt động nhà cung cấp thông báo cho nhà cung cấp, văn bản, khơng tn thủ họ - Ngƣời quản lý nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp tiến hành hành động sửa chữa nhƣ đƣợc yêu cầu Câu hỏi ôn tập Tại cần khốn ngồi cho bên thứ ba? Trình bày rủi ro liên quan tới khốn ngồi? 127 Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN Thời gian: 6h (LT: 1h, TH: 5h) Đây giai đoạn cuối dự án Đến thời điểm này, nhóm bàn giao, hay báo cáo kết cho nhà tài trợ thành phần liên quan, đồng thời kiểm tra hiệu hoạt động Các nhà quản lý có xu hƣớng bỏ qua giai đoạn nhìn chung họ khơng quen với hoạt động kết thúc, xét cho cùng, công việc họ tiếp diễn trở lại bình thƣờng Sau hồn tất dự án, họ lại hăm hở tiếp tục bắt tay vào cơng việc khác mà nhìn lại việc vừa làm xong Thế nhƣng kết thúc dự án công việc quan trọng mà ngƣời cần phải làm Đây giai đoạn giúp ngƣời đánh giá lại vấn đề tâm lý diễn song song với bƣớc chuyển tiếp quan trọng công việc sống, giai đoạn đặc biệt quan trọng thành viên nhóm hết lịng cống hiến cho dự án thời gian dài Việc kết thúc hội để tổ chức nói lời cảm ơn với ngƣời đóng góp – thành viên nhóm lẫn nhiều cá nhân khác tƣ vấn cung cấp nguồn lực vào thời điểm q trình thực dự án Quan trọng hơn, giai đoạn kết thúc cho ngƣời hội nhận xét việc hoàn thành, điều - sai, kết tốt lẽ đạt đƣợc Những phản ánh nhƣ sở cho việc học hỏi tổ chức, việc học hỏi nên đƣợc chia sẻ với dự án khác tổ chức Mục tiêu bài: - Xác định đƣợc điều kiện kết thúc cơng việc kết thúc dự án - Tìm hiểu thêm văn pháp quy liên quan Nội dung bài: I ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá dự án việc xác định mang tính hệ thống đến mức tối đa chƣơng trình hay dự án tiến hành hay hoàn thành với thiết kế, trình thự thi, kết đầu tác động dự án II CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ, CÁC THÔNG SỐ ĐÁNH GIÁ Phƣơng pháp đánh giá - Phƣơng pháp định tính: Những nhận định đánh giá chuyên gia, nhà quản lý, báo cáo đánh giá trực tiếp ngƣời quản lý, ý kiến vấn bên liên quan 128 - Phƣơng pháp định lƣợng: Dựa vào số liệu nhà thầu, kĩ sƣ trực tiếp thi công dự án báo cáo Số liệu chuyên gia thẩm định tra trực tiếp dự án hay sản phẩm dự án Thơng số đánh giá Nhìn chung việc đánh giá dự án dựa yếu tố sau: - Dự án đạt đƣợc thành mong muốn hay khơng ? - Thời gian hồn thành dự án có tiến độ quy định hay khơng ? - Có hồn thành chi phí cho phép hay không ? - Sử dụng nguồn nhân lực cách hiệu hay không ? III LẬP BÁO CÁO TỔNG THỂ Báo cáo tổng thể dự án gồm: - Thông tin dự án (thông tin chủ đầu tƣ, chủ thầu, đề tài dự án, môi trƣờng thi công dự án) - Mục tiêu dự án (thời gian bắt đầu kết thúc, tổng đầu tƣ, sản phẩm hay kết dự kiến) - Kết hoạt động dự án (kết chung tồn q trình triển khai thi cơng đến hồn thành dự án) - Chi tiêu tài dự án (thống kê tài dự kiến tài sau hồn thành dự án) - Kết đạt đƣợc thiếu sót cịn lại IV NHỮNG VIỆC LÀM KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Trong giai đoạn cuối dự án, trƣớc kết thúc, nên làm số việc: - Giảm bớt ngƣời, phân công lại công việc - Xác nhận công bố cá nhân/đơn vị làm tốt (động viên tinh thần, kèm theo vật chất - dù nhiều/ít) - Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để ngƣời quản lý dự án tự bảo vệ 129 V TỒN CẢNH VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT VI MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN - Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 08-07-1999 việc ban hành Quy chế Quản lý đầu tƣ xây dựng - Thông tƣ 06/2000/TT-BKHĐT ngày 24-11-1999 hƣớng dẫn nội dung Tổng mức đầu tƣ, Hồ sơ thẩm định dự án đầu tƣ Báo cáo đầu tƣ - Thông tƣ 07/2000/TT-BKHĐT ngày 03-07-2000 Hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung số nội dung Thông tƣ số 06/1999/TT-BKH nói - Quyết định 14/2000/QĐ-BXD ngày 20-07-2000 Về việc ban hành Định mức chi phí tƣ vấn đầu tƣ xây dựng - Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 1999 việc ban hành quy chế đấu thầu - Nghị định 14/2000/NĐ-CP ngày 05-05-2000 việc sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế Đấu thầu - Thông tƣ liên tịch số 45/2001/TTLT/BTC-BKHCNMT ngày 18 tháng năm 2001 hƣớng dẫn số chế độ chi tiêu nhiệm vụ khoa học công nghệ 130 - Phần phụ lục tài liệu "Đề án Tin học hố quản lý hành Nhà nƣớc 2001-2005 hành động" Câu hỏi ôn tập Trình bày phƣơng pháp đánh giá, thơng số đánh giá ? Lập báo cáo tổng thể gồm nội dung nào? 131 CÁC THUẬT NGỮ CHUYÊN MƠN Management Quản lý Task list Đầu mục cơng việc Project Management Unit Ban quản lý dự án Planning Lập kế hoạch Changes Thay đổi Work package Gói cơng việc Project Dự án Stakeholder Các bên liên quan Schedule Lịch trình Planning Lập kế hoạch Life cycle Vịng đời (chu trình) Job Description Bản mơ tả cơng việc 132 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản lý tổ chức thực dự án CNTT – Ban điều hành đề án 112 Quản lý dự án – Học viện Bưu viễn thơng Giáo trình Quản lý dự án đầu tư – TS Từ Quang Phương Quản lý dự án công nghệ thông tin – Ngô Trung Việt 133 ... quản lý dự án - Lƣu ý: Dự án lớn thìvăn phòng dự án lớn Nên lập Văn phòng dự án sớm tốt Văn phòng dự án cần có: • Phần mềm quản lý dự án tự động • Văn kiện dự án • Hồ sơ quản lý dự án • Thƣ... DỰ ÁN - Là trung tâm huy kiểm soát dự án Phần lớn hoạt động định quản lý dự án xuất văn phịng dự án - Nơi cung cấp tài nguyên dự án - Nơi tổ chức họp quan trọng - Nơi làm việc thức Ban quản lý. .. 12: ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h) Dự án Công Nghệ thông tin trƣớc tiên dự án bình thƣờng nhƣng có đặc điểm riêng Bài giúp tìm hiểu đặc điểm dự án Công Nghệ