Đang tải... (xem toàn văn)
(NB) Tiếp nối phần 1, Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Quản lý chi phí dự án; Quản lý chất lượng dự án; Quản lý nhân sự dự án; Quản lý truyền thông của dự án; Quản lý rủi ro của dự án; Quản lý mua sắm trong dự án.
Chương Quản lý chi phí dự án Giới thiệu a) Tầm quan trọng việc quản lý chi phí - Những dự án CNTT thường có hồ sơ theo dõi hiệu cho việc đạt mục đích giá - Chi phí trung bình vượt dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 CHAOS 189%; cải thiện 145% nghiên cứu năm 2001 - Ở Mỹ dự án CNTT bị huỷ làm tốn 81 tỉ đô la năm 1995 b) Khái niệm quản lý chi phí dự án - Chi phí tài nguyên đem vào sử dụng, tiêu hao, kết chuyển giá trị vào sản phẩm mong đợi Chi phí cần tính tốn trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ - Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình u cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách c) Qui trình quản lý chi phí dự án Quản lý Chi phí dự án gồm qui trình bảo đảm cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách Những qui trình gồm: - Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết số lượng để thực dự án - Ước lượng chi phí: Ước tính chi phí tài nguyên để hồn tất dự án - Dự tốn chi phí: phân bổ tồn chi phí ước tính vào hạng mục công việc để thiết lập đường mức (Base line) cho việc đo lường việc thực - Kiểm sốt – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án MỤC TIÊU - Giải thích tầm quan trọng việc quản lý chi phí dự án - Trình bày qui trình quản lý chi phí - Ước lượng, quản lý kiểm sốt chi phí dự án - Rèn luyện tinh thần tuân thủ kỷ luật công việc NỘI DUNG 63 5.1 Lập kế hoạch nguồn tài nguyên Mục tiêu: - Nguyên tắc ước lượng chi phí - Chi phí nguyên vật liệu - Chi phí sở vật chất Trong chủ đề trước bạn nghiên cứu cách để ước lượng thời gian Tuy nhiên nhiều dự án công nghệ thông tin định hướng u câu kỹ chi phí khơng phải lịch trình Trong chủ đề bạn tập chung vào xây dựng ước tính chi phí đủ khả Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào chất dự án tổ chức, sau số câu hỏi cần cân nhắc: - Các khó khăn gặp thực công việc cụ thể dự án? - Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên? - Tổ chức thực công việc tương tự dự án? - Tổ chức có đủ người, trang thiết bị vật tư để thực dự án? Tưởng tượng ràng bạn muốn xây dựng thêm tầng cho ngơi nhà bạn Bạn dự tính kinh phí 2.000 đơla cho dự án bạn biết nhà thầu địi trả gấp đơi để hồn tất cơng việc Do bạn tự làm việc vào ngày nghỉ cuối tuần, kéo dài toàn dự án suốt mùa hè Trong việc lập kế hoạch này, bạn đưa nhiều giả định: bạn từ bỏ kỳ nghỉ cuối tuần để làm việc tầng, thời tiết hợp tác bạn khơng muốn lợi ích dự án Nhiều dự án công nghệ thông tin sử dụng phương pháp chứa đầy giả định tương tự cho nguồn lực chi phí Các giả định khơng hồn thiện sở gây thảm họa cho nhiều dự án 5.1.1 Nguyên tắc ước lượngchi phí Đánh giá tài liệu yêu cầu với mắt phê bình sai lầm bỏ sót: - Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng cụ thể khơng? - Các yêu cầu chức có hỗ trợ yêu cầu nghiệp vụ không? - Quan trọng yêu cầu kỹ thuật có phác thảo rõ ràng đầy đủ? - Đảm bảo bạn hiểu đầy đủ mục đích ước tính dùng kỹ thuật ước lượng hay khơng? - Ước tính dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay quản lý dự án hay không? - Không sử dụng ước lượng xuống dự án chưa thực trước 64 Đảm bảo ước lượng quy bạn có thành phần sau: - Danh sách giả định dùng xây dựng ước lượng - Phạm vi biến động cho ước lượng đề - Giai đoạn thời gian dự án có hiệu lực Đảm bảo thời hạn ước tính tất dự án theo nguồn lực chuyên gia nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận Chuyên gia nội dung chuyên ngành hiểu yêu cầu nguồn lực kỹ thuật liên quan tới việc thực hoạt động thực sự: - Bạn có biết nhiệm vụ theo lực không? - Bạn có biết kỹ cần để thực cơng việc không? Đảm bảo nỗ lực cần đến trình bày thuật ngữ cụ thể: - Trình bày ước tính đơn vị đo lường phù hợp với thứ theo dõi phương diện lịch sử - Đừng quên tính chi phí nguồn lực bên q trình tính tốn tồn Đảm bảo sở vật chất, nguyên vật liệu cần đến trình bày thuật ngữ, sức mua hiểu là: - Lập chi phí theo đơn giá, định mức giá thị trường theo cách tính đơn vị tính nguyên vật liệu, sở vật chất - Lập hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án - Đảm bảo yêu cầu sở vật chất, nguyên vật liệu trình bày thuật ngữ tài Ví dụ: Hồn tất việc ước lượng thời gian cho dự án tự động hố lưc lượng bán hàng quy mơ lớn Amy q trình thơng qua ước tính chi phí Ước tính ban đầu nhà thầu tiềm cung cấp cho biêt dự án chi phí 1,5 triệu USD Do khơng văn phịng quản lý dự án có kinh nghiệm với loại nỗ lực nên chuyên gia nội dung chuyên ngành đưa đến để đánh giá công việc liên quan dự án Các số chi phí nhà cung cấp đưa dựa vào số dự án hoàn tất chuyên gia nội dung chuyên ngành thấy số xác Tuy nhiên ước tính chi phí sở vật chất nỗ lực mong đợi mà cơng ty mong muốn đóng góp cho dự án Sau hoàn tất xét duyệt cẩn thận, Amy cung cấp cho nhà tài trợ ước lượng sửa lại 4,0 triệu USD Ước lượng tính đến tất chi phí kết hợp với nỗ lực, nguyên vật liệu, sở vật chất cung cấp nhà cung cấp cơng ty cần để hồn tất dự án 65 5.1.2 Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu loại chi phí dùng để chi tất thành phần, phận nguồn cung cấp dùng dự án trở thành phận phần chuyển giao Các công cụ dùng để thực công việc nguyên vật liệu chúng không trở thành phận phần chuyển giao Ví dụ: Các máy tính để bàn, máy dịch vụ, máy chủ truy cập sợi cáp quang nguyên vật liệu dùng dự án nâng cấp mạng Mã quyền phần mềm nguyên vật liệu nhiều dự án công nghệ thông tin Tuy nhiên quan trọng phải nhớ mã quyền cho phần mềm dùng để thực công việc không xem nguyên vật liệu trừ chúng chuyển giao thời điểm hoàn tất dự án 5.1.3 Chi phí sở vật chất Chi phí sở vật chất loại chi phí dùng để công cụ, thiết bị vật chất hay sở hạ tầng dùng suốt dự án không trở thành phận phần chuyển giao Trong nhiều tổ chức, mục đơn xem tổng chi phí hay chi phí cố định Ví dụ: Đội dự án tiến hành phát triển ứng dụng thương mại cần có khơng gian, bàn làm việc, máy tính để bàn, máy dịch vụ, mạng LAN/WAN nguồn điện cần để chạy thứ Các công cụ phát triển phần mềm dùng để tạo môi trường chạy dịch vụ dùng để kiêmt tra xem phần chi phí sở vật chất 5.2 Ước tính chi phí Mục tiêu: - Ước lượng quy - Thơng tin lịch sử hay sở liệu dự án - Ước lượng theo giai đoạn - Ước lượng theo tham số - Ước lượng lên - Ước lượng xuống - Độ tin cậy ước lượng Nghiên cứu ngành phần lớn dự án công nghệ thông tin theo nguồn lực theo lịch trình Điều có nghĩa với bạn? Nó thường có nghĩa 66 đẩy mạnh chi phí dự án quan trọng việc dự án Hãy nắm lấy thời gian đảm bảo bạn đưa ước lượng thời gian xác Đầu quan trọng quản lý chi phí dự án ước tính chi phí Có nhiều loại phương pháp ước tính chi phí theo có cơng cụ kỹ thuật giúp tính tốn Điều quan trọng phát triển kế hoạch quản lý chi phí mơ tả dao động chi phí quản lý dự án Tuy nhiên, giám đốc dự án kỳ cựu lần nói đùa: “Sự khác ước tính ước đốn tuyệt đối gì?” Ước tính thường sử dụng chưa xác định rõ yêu cầu đối tượng, môi trường chất lượng nên q trình ước tính thực giai đoạn đầu dự án – thuật ngữ chuyên ngành tài gọi “tiền kiểm”, sở đưa số gần Liệt kê phương pháp ước lượng: - Ước lượng quy - Ước tính sử dụng kết chào thầu - Thông tin lịch sử hay sở liệu dự án - Ước lượng theo giai đoạn - Ước lượng theo tham số - Ước lượng lên - Ước lượng xuống 5.2.1.Ước lượng quy Ước lượng quy dùng để ước lượng gần Trên thực tế chúng thường tốt chút so với ước đốn khơng rõ ràng Phương pháp khơng chuẩn bị trước tạo kỳ vọng điều thực với loạt nguồn lực cụ thể lượng thời gian định Ước lượng quy khơng quy cơng cụ ta dùng để dự đốn thời gian nguồn lực cần thiết để thực dự án cụ thể Ước lượng quy dựa phân tích Trong giới lý tưởng, phân tích tiến hành theo chiều sâu Ít phân tích mở đầu phải tiến hành Một ước lượng gồm có thành phần chính: - Danh sách giả định sử dụng việc xây dựng ước lượng (Ví dụ chi phí đầu vào lao động nguyên vật liệu) - Phạm vi biến động cho ước lượng đưa (Ví dụ +/- 50%) - Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực (Ví dụ ước lượng có hiệu lực vịng 60 ngày) Ngược lại, ước lượng khơng quy ước đốn dựa suy đốn, đốn 67 5.2.2.Ước tính sử dụng kết chào thầu Ước tính tài liệu dự án dùng để dự đoán thời gian tổng số nguồn lực mà dự án cần đến Chào thầu tài liệu thương mại ghi rõ thời gian tiền bạc cần để hoàn tất cơng việc dự án có lãi rịng cho dự án Chào thầu kết hợp chặt chẽ ước tính từ số nhà thầu phụ Độc giả dự kiến đưa khác biệt quan trọng chào thầu ước tính Chào thầu định hướng khách hàng nhà tài trợ có tăng giá đồng thời có tính đến lãi rịng cho dự án, ước tính thường dùng bên nhà thầu phụ với mục đích thể chi phí thực Như quy tắc chung, giám đốc dự án công nghệ thông tin không xây dựng chào thầu phê chuẩn mà pháp luật đấu thầu hành quy định nhà tài trợ khơng trả lãi ròng hay tăng giá cho việc sử dụng nguồn lực bên Tuy nhiên nhiều phận công nghệ thông tin hoạt động hệ thống khách hàng từ chối toán, họ khơng cho phép tăng giá dịch vụ Kết tài liệu họ cung cấp cho khách hàng có chức giống chào thầu thể chi phí mà họ cho phép sửa lại Nhiều tài liệu trình tự cơng việc phận thay ước tính chào thầu 5.2.3.Thơng tin lịch sử hay sở liệu dự án Nếu dự án thực trước giám đốc dự án thu nhiều kiến thức tài liệu liệu liên quan tới dự án Rõ ràng mức độ thơng tin dùng trực tiếp phụ thuộc vào điểm tương đồng hai dự án giải Thông tin lịch sử liệu hay tài liệu tồn từ dự án trước tương tự dự án Về lý tưởng thơng tin bao gồm mục sau: - Báo cáo cố - Yêu cầu kỹ thuật, chức nghiệp vụ - Ước tính lịch trình chi phí chi tiết - Kinh phí dự án - Cấu trúc chi tiết cơng việc - Chi phí thực hiệu suất theo lịch trình, tốt mức gói cơng việc - Bài học thu Thông tin tương tự liệu từ tình khác giống khơng y hệt tình trạng trước mắt Nếu tình giống hệt thơng tin 68 xem mang tính lịch sử Thơng tin tương tự xuất phát từ thành phần dự án khác tương tự thành phần dự án Thơng tin tương tự xuất phát từ kinh nghiệm điều hành 5.2.4.Ước lượng theo giai đoạn Ước lượng dự án công nghệ thông tin thường đưa nghịch lý Các số liệu thống kê ngành dự án công nghệ thông tin với triệu đơla có khoảng 10% hội hoàn tất thời điểm kinh phí (Gartner 2000, 107) Phản ứng quản lý cao cấp tình yêu cầu giải trình trách nhiệm lớn dụ đưa cho ước tính cứng rắn sớm tốt quy trình dự án Thực tế phương pháp hợp lý lại làm cho thứ xấu nhiều Hãy nhớ phần lớn dự án công nghệ thông tin chưa thực trước Dự đoán lượng chưa xác định với chắn tuyệt đối điều khơng thể chí người ước lượng có kinh nghiệm Xác lập cổng giai đoạn: Khơng có nguyên tắc bất di bất dịch vị trí cổng giai đoạn xác lập dự án phần chuyển giao định cần thiết phải phác thảo rõ ràng cho giai đoạn Ưu điểm phương pháp dự án kiểm soát định gia tăng dựa vào thông tin định lớn dựa vào suy đoán đoán Nhược điểm phương pháp tạo dấu vết với quản lý mà đội dự án thường phải quay trở lại cần nhiều tiền bạc 5.2.5.Ước lượng theo tham số Ước lượng theo tham số kỹ thuật ưu tiên cho dự án công nghệ thông tin chưa thực trước dự án công nghệ thông tin liệu lịch sử Cịn dự án cơng nghệ thông tin tương tự dự án khác kết hợp dự án khác khơng có liệu lịch sử mức độ nhiệm vụ sao? Khi tình xác khơng phải đối mặt ước tính xây dựng sử dụng kỹ thuật ước lượng theo tham số Ước lượng theo tham số lấy kiến thức thu từ dự án tương tự khơng xác, đồng thời sử dụng tham số chi phí đơn vị để ước tính thơng tin lịch trình chi phí Ước lượng theo tham số sử dụng cho dự án lớn cách phân chia chúng thành đơn vị công việc nhỏ đưa vào mơ hình tốn học Phương pháp ước lượng có hiệu liệu lịch sử có sẵn mức độ nhiệm vụ chí xếp thứ tự kết hợp cụ thể nhiệm vụ chưa nỗ lực trước Ước lượng theo giai đoạn địi hỏi bạn phải có nguồn vào then chốt: 69 - Thông tin lịch sử đơn vị công việc sử dụng làm sở tính tốn - Tập hợp đặc tính, u cầu kế hoạch chi tiết - Mơ hình toán học xây dựng cẩn thận gọi cơng thức theo tham số trình bày mối quan hệ công việc liên quan Một số tổ chức sử dụng ước lượng theo tham số mức độ cấu trúc chi tiết cơng việc thấp hơn, họ có nhiều liệu xác chi tiết sau kết hợp kết vào mẫu xây dựng trước hợp lại thành ước lượng chi tiết có độ xác cao Các phương pháp ước lượng theo tham số phổ biên là: - Phương pháp COCOMO dựa KLOC (Kilo LineOf Codes) - Phương pháp điểm chức – Function Point - Phương pháp điểm trường hợp sử dụng – UseCase Point - Phương pháp COSMIC FFP: Full Function Point - Ngoài ra, giới sử dụng nhiều phương pháp khác điểm đối tượng, điểm đặc tính (Feature Point) … 5.2.6.Ước lượng lên Ước lượng lên kỹ thuật ước lượng nhiều thời gian xác Ước lượng lên ước tính chi phí lịch trình mức độ gói cơng việc cấu trúc chi tiết công việc sau tổng hợp số để tính tổng số cho dự án Ước lượng lên kỹ thuật xác có giá trị giám đốc dự án cơng nghệ thơng tin Ước tính cho dự án theo nghĩa đen tổng phần, ước tính gói cơng việc khơng hồn thiện ước tính dự án Phương pháp cần cấu trúc chi tiết công việc dựa vào số giả định: -Khả Người ước tính chi phí lịch trình cho gói cơng việc phải biết cơng việc thực tiến hành -Tính trực Nếu người thực cơng việc tham gia vào ước tính họ khơng thể đánh giá q cao q thấp thời gian cần để hồn thành cơng việc -Độ xác Tưởng tượng xem điều xảy số chi phí lịch trình bạn liên quan đến quy trình tổng hợp thêm chút “yêu tố gian lận” vào ước tính giai đoạn 5.2.7 Ước lượng xuống Ước lượng xuống kỹ thuật bắt đầu ước tính cho tồn dự án sau chia thành tỉ lệ phần trăm 70 tổng số giai đoạn hay loại công việc Điều thực dựa vào công thức thu từ liệu lịch sử dự án tương tự cung cấp Phương pháp cần cấu trúc chi tiết công việc dựa vào số giả định nguy hiểm.: - Tính tương tự dự án Cơng thức phân chia nguồn lực dựa vào liệu lịch sử loại dự án cụ thể Nếu dự án ước tính khác so với dùng để xây dựng cơng thức cơng thức khơng xác - Độ xác tồn ước tính Do kỹ thuật xuống phân chia ước tính cho tồn dự án thành giai đoạn khác nên độ xác tồn ước tính mang tính chất định Do ước lượng xuống cần có thơng tin lịch sử nên thực ước lượng xuống cho dự án chưa thực trước Có ba sở lập luận giải thích lý nhiều ước lượng xuống cho dự án cơng nghệ thơng tin có xu hướng thất bại: -Sự hiểu biết rõ ràng quản lý quy trình xuống biến trở thành kỹ thuật phổ biến dùng ước lượng dự toán dự án công nghệ thông tin -Phần lớn dự án công nghệ thông tin chưa thực trước -Ước lượng xuống cần có cấu trúc chi tiết công việc liệu lịch sử, khơng thể dùng cho dự án chưa thực trước Vì kỹ thuật ước lượng xuống sử dụng dự án cơng nghệ thơng tin Hình 5-1 Mơ tả mức độ tin cậy tăng theo cấp bậc 71 5.2.8 Độ tin cậy ước lượng Ước tính dự đốn có hiểu biết kết tình cụ thể Trong nỗ lực hàng ngày để ước tính dự án cơng nghệ thơng tin, khơng gặp thơng tin hồn chỉnh, phải hiểu cách phân loại ước tính Chúng ta có nhiều thơng tin tình cụ thể có nhiều độ tin cậy dự đoán kết Độ tin cậy mức độ tin ước tính xác Phân loại độ tin cậy Ước lượng chi tiết thứ bậc hai loại xác dùng để phân loại độ tin cậy dự đoán đưa Ước lượng thứ bậc thường làm sớm dự án Nó xây dựng ngồi lợi ích liệu chi tiết thường dựa thơng tin phân tích hạn chế Ước lượng chi tiết ước lượng cuối dựa thông tin chi tiết công việc dự án Đây thuật ngữ xác thực sử dụng dự đoán dựa cách hiểu rõ ràng thứ liên quan tới việc hoàn tất dự án Đôi thuật ngữ ước lượng gần thứ bậc gần dùng để dự đoán dựa vào năng, giả thuyết hay đoán Thuật ngữ ước lượng gần độ xác từ loại trừ lẫn Hoạt động đưa ước lượng gần thông thường chút so với ước đoán cẩu thả dựa vào năng, giả thuyết hay đốn đặc trưng tạo vấn đề lạ thường quản lý kỳ vọng Ví dụ Giám đốc kỹ thuật phần mềm đề nghị xem xét lại yêu cầu kỹ thuật, chức nghiệp vụ cho ứng dụng mà phận điều hành muốn xây dựng Sau khoảng quan sát yêu cầu so sánh kết dự định cho dự án tương tự, bà đưa cho giám đốc điều hành ước lượng thứ bậc 200.000đôla +/- 20% Giám đốc điều hành ghi chép số trình bày với nhà tài trợ Nhà tài trợ yêu cầu số cụ thể Dựa vào phản hồi từ nhà tài trợ này, Giám đốc kỹ thuật phần mềm phác thảo tài liệu thiết kế xây dựng cấu trúc chi tiết công việc mức độ cao để đưa ước lượng chi tiết Ước lượng chi tiết có giá trị 225.000đơla +/-8% Tóm lại, phương pháp ước tính chi phí dự án địi hỏi ý cẩn thận có mức độ hồi nghi cao, quy trình ước tính chi phí thách thức lần vấn đề nhận thức đầy đủ nhiều trường hợp Điển hình chi phí khó tính xác chi phí cần cho nguồn lực kỹ năng, nguyên vật liệu sở vật chất ràng buộc chi phí 72 Chương Quản lý rủi ro dự án Giới Thiệu Bạn muốn trở thành Giám đốc dự án CNTT giỏi? Sự tồn bạn lĩnh vực đầy biến động thường phụ thuộc vào khả quản lý rủi ro Bạn phải đương đầu với rủi ro cơng nghệ thay đổi chóng mặt, thị trường nhân lực biến động, gián đoạn cung ứng tiềm từ phía dây chuyền cung cấp vốn tiếng vụ liên doanh thu lợi bất ngờ Những dẫn trình bày khiến bạn trở thành chuyên gia quản lý rủi ro giúp bạn tránh mắc phải sai lầm chung Trong chủ đề này, học cách định lượng thiết lập ưu tiên cho rủi ro gắn liền với dự án a) Tầm Quan trọng Quản lý rủi ro - Quản lý rủi ro dự án nghệ thuật kỹ nhận biết khoa học, nhiệm vụ, đối phó với rủi ro thơng qua hoạt động dự án mục tiêu đòi hỏi quan trọng dự án - Quản lý rủi ro thường không ý dự án, lại giúp cải thiện thành công dự án việc giúp chọn lựa dự án tốt, xác định phạm vi dự án, phát triển ước tính có tính thực tế - Một nghiên cứu Ibbs Kwak việc quản lý rủi ro không khoa học nào, đặc biệt dự án công nghệ thông tin - Nghiên cứu KPMG cho thấy 55% dự án đường băng sân bay không trọng việc quản lý rủi ro b) Qui trình quản lý rủi ro Thế rủi ro? - Một từ điển định nghĩa rủi ro “sự mát bỏ lỡ hội” - Rủi ro dự án liên quan tới thấu hiểu vấn đề tiềm tàng phía trước xuất dự án mà chúng cản trở thành cơng dự án Mục đích việc quản lý rủi ro dự án giảm tối thiểu khả rủi ro tăng tối đa hội tiềm Những tiến trình bao gồm: - Lập kế họach quản lý rủi ro: định tiếp cận hoạch định công việc quản lý rủi ro cho dự án - Nhận biết rủi ro: xác định yếu tố rủi ro ảnh hưởng tới dự án tài liệu đặc điểm chúng - Phân tích tính chất rủi ro: đặc điểm, phân tích rủi ro, ưu tiên xem xét ảnh hưởng chúng tới mục tiêu dự án 115 - Phân tích mức độ rủi ro: xem xét khả xảy hậu rủi ro - Kế hoạch đối phó rủi ro: thực bước đề cao hội cắt giảm bớt mối đe doạ đáp ứng mục tiêu dự án - Giám sát kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro nảy sinh, nhận biết rủi ro mới, cắt giảm rủi ro, đánh giá hiệu việc cắt giảm rủi ro MỤC TIÊU - Trình bày rủi ro tầm quan trọng việc quản lý tốt rủi ro dự án - Giải thích qui trình quản lý rủi ro - Mơ tả quy trình phân tích cơng cụ kỹ thuật giúp nhận biết rủi ro dự án - Tự tin vận dụng biện pháp giảm thiểu rủi ro NỘI DUNG 9.1 Xác định rủi ro - Nhận biết rủi ro - Chiến lược quản lý rủi ro - Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro 9.1.1 Nhận biết rủi ro - Thành viên dự án nên xem xét tài liệu dự án nắm nguy dẫn tới rủi ro từ nhà tài trợ công ty - Mức độ chi tiết thay đổi yêu cầu dự án - Tại điều quan trọng có/khơng tính rủi ro mục tiêu Dự án? - Cái rủi ro đặc thù, kế hoạch ngăn chặn rủi ro? - Rủi ro ngăn chặn nào? - Những có trách nhiệm thực kế hoạch ngăn chặn rủi ro? - Khi mốc tiếp cận rủi ro? - Cần tài nguyên gì, tới đâu để ngăn chặn rủi ro? Một số phạm trù rủi ro khác giúp nhận biết rủi ro tiềm tàng: - Rủi ro thị trường: Sản phẩm hữu ích cho cơng ty hay tiêu thụ cơng ty khác? Và liệu người tiêu dùng có chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ khơng? 116 - Rủi ro tài chính: Liệu cơng ty có đủ điều kiện để thực dự án? Có phải dự án cách tốt để sử dụng nguồn tài cơng ty? - Rủi ro cơng nghệ: Liệu dự án có khả thi mặt kỹ thuật? Liệu cơng nghệ có lỗi thời trước sản phẩm sản xuất? Nhận biết rủi ro quy trình nắm bắt khơng thoả mãn tiềm tàng từ bên ngồi liên quan tới dự án Một số công cụ kỹ thuật nhận biết rủi ro: - Phát huy trí tuệ dân chủ (Brainstorming) - Kỹ thuật Delphi - Phỏng vấn (Interviewing) - Phân tích Mạnh - Yếu - Thời - Nguy (SWOT= Strong – Weak Opportunity - Threats) 9.1.2.Chiến lược quản lý rủi ro Trong hầu hết tổ chức, người quản lý dự án thường thấy hoạt động mơi trường động quản lý với tài nguyên hạn chế Số rủi ro, hay tổn thất tiềm cao Những tổn thất thường có tác động tiêu cực tới dự án thời gian lịch biểu, ngân sách, chất lượng hay tổ hợp lĩnh vực Người quản lý dự án muốn ngăn chặn tổn thất mà cách tốt để làm điều kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro bao gồm việc nhận diện hoạt động đe dọa (Các kiện không mong muốn) với họ Điều gọi phân tích rủi ro Người quản lý dự án phải xác định xác suất xuất (như thấp, trung bình cao) đe dọa tác động kỹ thuật, vận hành kinh tế lên tổ chức, điều gọi trình đánh giá rủi ro Người quản lý dự án xác định biện pháp cần tiến hành để ngăn cản đe dọa khỏi xuất hay để làm giảm nhẹ tác động đe dọa, điều gọi quản lý rủi ro Ưu điểm kiểm sốt rủi ro có nhiều Bằng việc nhận diện hoạt động găng đe dọa với chúng, người quản lý dự án sửa đổi lại ước lượng thời gian chi phí tương ứng Họ tập trung nỗ lực vào hoạt động găng để đảm bảo tác động tối thiểu lên dự án Họ khái lược rủi ro tổng thể dự án Và kết tự chuẩn bị cho phương án đối phó với tương lai khơng chắn Cuối cùng, họ dùng kiểm soát rủi ro để phát triển kế hoạch dự phòng tin cậy, hữu dụng Khi thực kiểm sốt rủi ro, bạn nên khuyến khích tham gia tất người tham dự then chốt vào dự án…Việc đưa vào đầy đủ phù hợp người có khả tương ứng với khác biệt việc kiểm soát rủi ro tin cậy vơ dụng Việc thiếu họ có nghĩa không xác định hoạt động găng đe dọa tương ứng 117 Bạn nên xác định hoạt động quan trọng nhận diện tất đe dọa tiềm cho hoạt động Những hoạt động hay khơng thể hoạt động đường găng Phân tích làm cho người quản lý dự án phải sửa lại logic lịch biểu để phản ánh tầm quan trọng hoạt động Người quản lý dự án nên dùng sổ nhật ký kiểm soát rủi ro, vẽ hình để ghi lại Bảng 9-1 Các câu hỏi cần đề cập kế hoạch quản lý rủi ro Hoạt động tới hạn (hoạt động găng) Tác động Xác suất Đe dọa Nhật ký kiểm soát rủi ro nên dùng để xây dựng kế hoạch dự phòng giải đe dọa cho hoạt động Găng Những kế hoạch nên giảm bớt hay khử bỏ tác động rủi ro cho hoạt động Găng Kiểm sốt rủi ro khơng khử bỏ rủi ro, đơn giản giúp cho người quản lý dự án xác định rủi ro quan trọng với hầu hết hoạt động quan trọng Người quản lý dự án khơng nhận diện tất rủi ro Về chất, tất điều họ làm giảm thiểu số lượng tác động rủi ro Mức độ kiểm soát rủi ro phụ thuộc nhiều vào khối lượng công việc, thời gian nỗ lực mà người quản lý dự án sẵn lịng dành để làm Họ bị ngập chìm số thống kê xác suất tính tốn tác động tài tổn thất Mức độ kiểm soát rủi ro nên phụ thuộc vào quy mô tầm quan trọng dự án Hiển nhiên dự án lớn quan trọng yêu cầu người quản lý dự án kiểm soát rủi ro phải thật khoa học Bảng 9-2 Bảng đánh giá rủi ro theo hành động Hoạt động Găng Đe dọa (1) (2) Tác động (H,M,L) (3) (1) Tên nhiệm vụ cần thực (2) Hành động cản trở hay làm dừng tiến triển nhiệm vụ (3) Mức độ theo đe dọa ảnh hưởng tới nhiệm vụ 118 Xác suất (4) Người quản lý dự án nên sử dụng danh sách kiểm duyệt để đánh giá rủi ro nêu hình Danh sách kiểm duyệt trợ giúp việc nhận diện rủi ro cho dự án bạn 9.1.3 Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch rủi ro bao gồm kế hoạch dự phòng, kế hoạch rút lui, quỹ dự phòng: - Kế hoạch dự phịng (đối phó bất ngờ) hoạt động xác định trước mà thành viên dự án thực kiện rủi ro xuất - Kế hoạch rút lui thực cho rủi ro có tác động lớn tới yêu cầu mục tiêu dự án - Quỹ dự phòng (bất ngờ) hay tiền trợ cấp giữ nhà tài trợ dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu có thay đổi phạm vi hay chất lượng Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm số bước sau: Xác định chiến lược phương pháp quản lý rủi ro phương pháp định lượng định tính, kế hoạch xếp loại Lập kế hoạch dự phòng cách xác định phương pháp đối phó chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng kế hoạch dựa tình huống, tích hợp biện pháp đối phó chiến lược giảm thiểu thành tổng thể toàn diện Lập kế hoạch quản lý rủi ro đường tới hạn cách xác định chất đặc trưng tầm quan trọng rủi ro đường tới hạn Định nghĩa dấu hiệu rủi ro làm dấu hiệu cảnh báo sớm để nhận biết rủi ro Chỉ định người chịu trách nhiệm cho rủi ro mối đe dọa định Định dấu hiệu rủi ro mà cần giám sát biện pháp đối phó mà cần thực Lập quỹ dự phịng rủi ro (contingency reserve) nhằm hỗ trợ cho kế hoạch Lập quy trình cập nhật kế hoạch suốt vòng đời dự án 9.2 Định lượng rủi ro - Bản chất rủi ro - Tỷ lệ rủi ro - thành cơng - Phân tích định tính 119 - Phân tích định lượng - Báo cáo ảnh hưởng - Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bước cuối trình khám phá phân tích Trong chủ đề bạn sử dụng ma trận rủi ro để xác định ưu tiên rủi ro dự án Bạn Giám đốc dự án xếp vào hệ thống thư điện tử Thật không may cho bạn hệ thống thư bạn cho Virus tràn ngập công ty Điện thoại bàn trợ giúp treo! Khơng mạng bạn truy cập thư điện tử, WEB hay chí máy in mạng Bạn bị Virus công cơng việc văn phịng bạn tạm ngừng hoạt động làm cho khách hàng nhà quản lý cấp cao vơ tức giận Điều xảy ra? Nếu bạn đặt kế hoạch cho kịch bạn có chiến lược nhằm giải hỏng hóc thu xếp vấn đề nhanh cang tốt Bằng cách thực đánh giá rủi ro, bạn tránh bị sơ hở tình không may 9.2.1 Bản chất rủi ro Rủi ro khơng kiểm sốt dẫn tới thất bại dự án Theo nghiên cứu vào năm 1998 nhóm Gartner có tới 40% dự án CNTT đảm nhận thất bại, bị từ bỏ Tất dự án CNTT có ngân sách triệu usd trở lên có tới 90% thất bại Theo nghiên cứu thất bại xem khơng có khă thực 90% tính hứa hẹn thời gian ngân sách.Do đó, rủi ro thước đo tình trạng khơng chắn Nó gồm thành phần: - Bản thân kiện rủi ro - Thước đo khả mà kiện rủi ro xẩy - Ảnh hưởng hay tính nghiêm trọng kiện rủi ro vào dự án bạn Rủi ro dự án CNTT: Dự án CNTT đối mặt với vài yếu tố rủi ro định làm cho chúng dễ thất bại hơn: - Tỷ lệ lớn dự án CNTT chưa thực trước đó, đối tượng vạn khởi đầu nan thường khơng tính tốn quy trình ước lượng - Thiếu nhóm chuyên gia CNTT nhiều kinh nghiệm cần để hoàn tất dự án Đây thường áp lực lớn, ép buộc ban quản lý dự án - Công nghệ sử dụng nguyên vật liệu xây dựng dự án CNTT dễ lỗi thời nguyên tắc chung lỗi thời sau 18 tháng 120 - Nhiều dự án CNTT lớn kết nối với quy trình nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi việc khắt khe nhiều hoạt động bị phá vỡ - Quy tắc quản lý dự án CNTT tương đối mẻ kết chưa có nhiều kinh nghiệm phát triển so với lĩnh vực khác xây dựng … Hãy xem xét dự án CNTT bị hủy bỏ chuỗi siêu thị lớn Canada Dự án việc thi hành SAP toàn quốc mang thẻ ghi giá tiền 89 triệu usd Do trường hợp điển hình với dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nên việc thực thi hệ thống liên kết chặt chẽ với vài quy trình nghiệp vụ Khi hệ thống ngừng hoạt động ngày đưa cơng ty khách hàng vào tình trạng xáo trộn hồn tồn tuần Chi phí dự án, hậu mặt tài từ xáo trộn nghiệp vụ ngày hư hại đến danh tiếng công ty gần chứng tỏ tai họa cho tổ chức Hậu rủi ro: Nhận thức hậu rủi ro dự án CNTT có tác động tàn phá lên cơng ty Ví dụ: Trong báo cáo đầu quý I năm 2001, ông Phillip Knight – Giám đốc điều hành công ty Nike cho đối tượng liên quan dự án nhà phân tích biết giảm sút 30% tiền lãi dự án quản lý chuỗi cung cấp trị giá 400 triệu usd thất bại Randstad công ty nhân lớn thứ ba giới nhìn thấy hoạt động Bắc Mĩ họ từ lợi nhuận 46,2 triệu usd nửa đầu năm 2000 thiệt hại 42,7 triệu usd nửa đầu năm 2001 Lý viện dẫn báo cáo đối tượng liên quan dự án việc giảm đáng kể tuyển dụng lựa chọn hội đồng Doanh thu từ hội đồng phụ thuộc lớn vào ứng dụng phận giao tiếp khách hàng (Front office) khơng cịn hoạt động thích hợp Dự án CNTT để thay hệ thống vượt ngân sách hàng triệu usd thời hạn 12 tháng 9.3 Giảm thiểu rủi ro - Các biện pháp đối phó - Kế hoạch dự phòng Sau nhận biết mức độ rủi ro, bạn phải định đối phó Ta có chiến lược chính: - Tránh rủi ro: loại trừ rõ ràng mối đe dọa hay rủi ro, thường loại trừ nguyên nhân 121 - Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết rủi ro xảy - Thuyên chuyển rủi ro: luân phiên hậu rủi ro giao trách niệm quản lý cho bên thứ ba -Giảm nhẹ rủi ro: việc giảm bớt ảnh hưởng kiện rủi ro việc cắt giảm cố xảy 9.3.1.Các biện pháp đối phó Biện pháp đối phó(countermeasure) hành động phòng ngừa đội dự án lựa chọn nhằm loại bỏ trung hoà rủi ro Các biện pháp phòng ngừa phương pháp cơng tích cực nhằm ngăn ngừa xảy Ví dụ: Đặt hải đăng bờ biển đầy đá biện pháp đối phó giúp cho tàu thuyền tránh tảng đá tiềm ẩn nguy hiểm định Giảm thiểu (mitigation) hành động thực nhằm giảm thiểu tác động rủi ro xảy Giảm thiểu phản ứng nhanh nhay sau rủi ro xảy Ví dụ: Đặt túi khí tơ ví dụ giảm thiểu chúng thiết kế để phản ứng nhằm giảm thiểu thương tích-rủi ro-khi có tai nạn Thuật ngữ giảm thiểu dùng với ý nghĩa biện pháp đối phó giảm thiểu 9.3.2.Kế hoạch dự phòng (Contingency Planning) Lập kế hoạch dự phòng bao gồm dự đốn đáp ứng với hồn cảnh gây tác động tiêu cực lên dự án Tiến trình yêu cầu người quản lý dự án xác định bước cần thiết để vượt qua vấn đề dự kiến Trong chừng mực đó, kế hoạch dự phịng thực thơng qua phân tích rủi ro Với rủi ro nhận diện người quản lý dự án đưa mô tả, xác suất xuất (như thấp, vừa, hay cao), tác động(như thấp, vừa, hay cao) đáp ứng thích hợp Một xem xét quan trọng cho việc xây dựng kế hoạch dự phịng có hỗ trợ từ người tham dự bị ảnh hưởng tình Sự chấp thuận cần thiết kế để làm cho dự án tiến lên Thiếu chấp thuận gây việc thực kế hoạch dự phịng bị chậm trễ Với hồn cảnh dự kiến trước mà lại không bao quát kế hoạch dự phòng, người quản lý dự án xây dựng sổ nhật kí khoản mục hành động giống nêu Bảng 9-6 Sổ nhật kí khoản mục hành động nên chứa cột để ghi lại điều sau: 122 Bảng 9-6 Sổ nhật ký Mô tả [1] Ưu tiên [2] Người chịu trách nhiệm [3] Ngày giải [4] [1] Tạo lời thuật vấn đề hay biến cố [2] Xác định tầm quan trọng vấn đề hay biến cố [3] Định danh cá nhân giải quýêt vấn đề hay biến cố [4] Xác định thời gian vấn đề hay giải quết Người quản lý dự án xét duyệt sổ nhật kí khoản mục hành động họp trạng, vốn cung cấp hội lí tưởng để bổ sung thêm vào sổ nhật kí khoản mục hành động Kế hoạch dự phòng (continggency Planning) kỹ thuật quản lý dùng để xác định cụ thể hành động mà đội dự án cần thực để xử lý rủi ro dự án nhằm đạt thành công cho dự án Kế hoạch dự phòng bao gồm chiến lược giảm thiểu biện pháp đối phó Ví dụ: Một giám đố dự án bắt tay vào dự án phát triển Web đề khoản chi phí dự phịng ngân sách cho chi phí tài nguyên phát sinh, chuẩn bị phương pháp xếp lịch trình thay thế, biện pháp phản ứng nhanh với tình trạng khẩn cấp nhằm giảm ảnh hưởng thiếu hụt kỹ tiềm ẩn Anh ta tính tốn khoản nợ tiềm tàng dự án vượt chi phí lịch trình đồng thời xây dựng kế hoạch dự phịng với nhà tài trợ Có thể có tranh luận gay gắt việc quản lý quỹ dự phòng (contingency fund), từ phương pháp “khoản tiền lớn” (big pot) để chi tiêu cho rủi ro đế việc tăng phần tiền phân bổ cho công việc dựa rủi ro tương ứng chúng Nhiều người thường nhầm lẫn rủi ro kinh doanh với rủi ro dự án, dự an CNTT không tránh khỏi nhầm lẫn Cần ghi nhớ rủi ro dự án rủi ro thân dự án Tính biến động tốc độ thị trường CNTT khiền cho việc hoạch định dự án kéo dài năm gần không thể.Những rủi ro kèm với dự án CNTT thường đa dạng phức tạp Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm số bước, vài bước giới phần trước này: Xác định chiến lược phương pháp quản lý rủi ro dùng việc định nghĩa phương pháp định hướng định tính, kế hoạch xếp loại 123 Lập kế hoạch dự phòng cách xác định phưong pháp đối phó chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng kế hoạch dựa tình 9.4 Kiểm soát rủi ro - Giám sát kiểm soát rủi ro liên quan tới việc hiểu biết tình trạng chúng - Kiểm soát rủi ro liên quan đến việc thực kế hoạch quản lý rủi ro chúng xảy - Kết việc giám sát kiểm soát rủi ro điều chỉnh hoạt động, yêu cầu thay đổi dự án, cập nhật kế hoạch - Kiểm sốt đối phó rủi ro liên quan đến việc chấp hành quy trình quản lý rủi ro kế hoạch rủi ro để đối phó với kiện rủi ro - Rủi ro phải kiểm soát theo đặc điểm giai đoạn cụ thể, có định rủi ro có chiến lược làm giảm nhẹ rủi ro BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Giám đốc dự án ưu tiên rủi ro nào? A Bằng ảnh hưởng tài B Bằng ảnh hưởng đường thời gian C Bằng toàn ảnh hưởng lên dự án D Bằng ưu tiên thực thi Phản ứng với kiện rủi ro không xác định trước việc xẩy gọi là: A Phản ứng giảm thiểu rủi ro B Phản ứng nhanh C Phản ứng hoạt động hiệu chỉnh D Phản ứng dự phòng Kỹ thuật sau dùng để theo dõi rủi ro dự án? A Ma trận xác suất ảnh hưởng B Biểu đồ Pareto C Biểu đồ R D Phân tích PERT (Kỹ thuật duyệt đánh giá dự án) Trong suốt giai đoạn xây dựng dự án, đội dự án xác định số lượng rủi ro ảnh hưởng tới chất lượng kết Trước xây dựng kế hoạch phản ứng rủi ro, đội dự án nên: A Không để ý đến rủi ro không nằm đường tới hạn B Liệt kê tất ràng buộc dự án C Phân tích khả rủi ro xẩy ảnh hưởng tiềm ẩn rủi ro D Sử dụng phương pháp luận kỹ thuật duyệt đánh giá chương trình để ưu tiên rủi ro 124 Chiến lược phản ứng rủi ro nhằm làm giảm khả hay ảnh hưởng kiện rủi ro bất lợi tới ngưỡng cửa chấp thuận gọi là: A Tránh rủi ro B Chuyển giao rủi ro C Giảm thiểu rủi ro D Chấp thuận rủi ro Phương pháp thích hợp để định liệu rủi ro xác định có cụ thể hố hay khơng gì? A Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro B Dùng phân tích độ nhạy cảm C Xác định xem liệu dấu hiệu rủi ro có đạt hay không D Duyệt sổ ghi vấn đề Hai kết xẩy kế hoạch dự án kinh phí bắt buộc xác lập thấp gì? (Chọn hai đáp án) A Dự án bị huỷ bỏ B Lịch trình dự án tăng lên C Lịch trình dự án giảm xuống D Tính dự án giảm xuống E Chất lượng dự án giảm xuống Đối phó mối đe doạ rủi ro thông thường rơi vào ba loại nào? (Chọn 3) A Phủ nhận B.Giảm thiểu C Tránh khỏi D Chấp thuận E Cơ hội 125 Chương 10 Quản lý mua sắm dự án Giới Thiệu * Vai trò trang thiết bị công tác tổ chức thực dự án CNTT Hiện nay, hầu hết dự án CNTT thường bao gồm hạng mục chính, thứ hạng mục phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, phần mềm chuyên dụng thứ hai hạng mục trang thiết bị phục vụ cài đặt, triển khai phần mềm Trong trình triển khai, thực dự án, lập kế hoạch tổng thể (tham khảo chương 2), phải lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị nhiệm vụ thành phần có vị trí đặc biệt quan trọng, định thành công dự án, giai đoạn tiếp theo, dự án cần phải lắp đặt, đưa trang thiết bị vào hoạt động, cung cấp môi trường để triển khai hệ thống phần mềm Các trang thiết bị dự án CNTT bao gồm máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng, đường truyền, thiết bị chuyên dụng thiết bị hỗ trợ khác đảm bảo điều kiện môi trường, sản xuất, quản lý cho hệ thống hoạt động … Do đó, giai đoạn thực kế hoạch dự án vừa giai đoạn tổ chức quản lý, thực kế hoạch đầu tư phát triển hệ thống giải pháp phần mềm vừa giai đoạn tổ chức đầu tư, lắp đặt trang thiết bị phần cứng * Tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án Xuyên suốt tiến trình quản lý dự án bao gồm giai đoạn đề cập chương I, giao đoạn, công tác trang thiết bị thực sau: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng: chủ yếu đề cập đến phác họa mơ hình hệ thống cách tổng thể, khái qt nhất, có tính khả thi, đáp ứng mục đích, nhu cầu, mục tiêu dự án Ở giai đoạn này, dự án đưa tổng mức đầu tư cho hạng mục giải pháp phần mềm, hạng mục mua sắm phần cứng chi phí khác - Giai đoạn phát triển: sau có thiết kế bản, hệ thống cho biết phải đầu tư trang thiết bị nào, lập bảng dự tốn kinh phí kế hoạch cài đặt để thực giai đoạn Đầu tư trang thiết bị thực theo quy trình thủ tục mua sắm – đấu thầu nhằm trách lãng phí, đảm bảo hiệu đầu tư đáp ứng yêu cầu nhà tài trợ khách hàng - Giai đoạn thực hiện: giai đoạn này, dự án tập trung vào tổ chức thủ tục hợp đồng mua sắm, lắp đặt trang thiết bị theo yêu cầu hệ thống phần mềm cài đặt thử nghiệm sau 126 - Cuối giai đoạn kết thúc: trang thiết bị, dự án lắp đặt xong hạng mục phần cứng theo kế hoạch đề ra, thực cơng việc hồn tất thủ tục hợp đồng toán hợp đồng mua sắm theo quy định pháp luật hành a) Thủ tục mua sắm Những tiến trình bao gồm: - Lập kế hoạch mua sắm: xác định danh mục mua sắm - Lập kế hoạch đấu thầu để tuyển chọn nhà thầu cung cấp trang thiết bị - Tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp - Cuối quản lý hợp đồng hoàn tất thủ tục lý hợp đồng Tuy nhiên, tùy theo nguồn vốn mà xác định hình thức mua sắm phù hợp, thuận tiện đem lại hiệu cao Chẳng hạn: - Nguồn vốn sở hữu nhà nước có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước phải thực theo quy trình, thủ tục mua sắm pháp luật hành quy định - Nguồn vốn sở hữu tư nhân theo điều kiện để tổ chức thực đảm bảo đáp ứng yêu cầu, thủ tục nhanh gọn đảm bảo hiệu - Các hình thức trên, pháp lý để giúp cho bên mua bên bán thực đàm phán dễ dàng đến thống sở pháp lý cao quan hệ mua – bán hợp đồng Tài liệu có mong muốn đưa quy trình tổng quát xã hội thừa nhận, sở pháp lý quan trọng, phục vụ hiệu công tác mua sắm quản lý đầu tư dự án CNTT b) Các khái niệm đấu thầu Căn theo Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 văn pháp lý có liên quan, thuật ngữ liên quan đến công tác đấu thầu, mua sắm hiểu sau: - Chủ đầu tư người sở hữu vốn giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý thực dự án - Bên mời thầu chủ đầu tư tổ chức chuyên môn có đủ lực kinh nghiệm chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo quy định pháp luật đấu thầu (trong nhiều trường hợp gọi Ban quản lý dự án) - Nhà thầu tổ chức, cá nhân có đủ tư cách hợp lệ, tham gia đấu thầu tổ chức thực dự án - Hoạt động đấu thầu bao gồm hoạt động bên liên quan trình lựa chọn nhà thầu 127 - Trình tự thực đấu thầu gồm bước chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định phê duyệt kết đấu thầu, thơng báo kết đấu thầu, thương thảo, hồn thiện hợp đồng ký kết hợp đồng - Đấu thầu trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu bên mời thầu để thực gói thầu thuộc dự án sở bảo đảm tính cạnh tranh, cơng bằng, minh bạch hiệu kinh tế - Xét thầu trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá xếp hạng hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu thích hợp - Đóng thầu thủ tục tập hợp hồ sơ dự thầu, niêm phong sau thời hạn nhận hồ sơ dự thầu - Mở thầu thủ tục mở hồ sơ dự thầu niêm phong trước đó, cơng bố giá dự thầu hồ sơ họp mở thầu, với tham gia chứng kiến nhà thầu - Thẩm định việc xem xét đánh giá hồ sơ có tầm quan trọng cao Thẩm định khác với xét duyệt chỗ thẩm định nhiều người xét duyệt, thảo luận, bàn bạc đưa định thống nhất, xét duyệt người có thẩm quyền xem xét ký duyệt - Gói thầu phần dự án, số trường hợp đặc biệt gói thầu tồn dự án; gói thầu gồm nội dung mua sắm giống thuộc nhiều dự án khối lượng mua sắm lần mua sắm thường xuyên - Gói thầu EPC gói thầu bao gồm tồn cơng việc thiết kế, cung cấp thiết bị, vật tư xây lắp - Hồ sơ mời sơ tuyển toàn tài liệu bao gồm yêu cầu lực kinh nghiệm nhà thầu làm pháp lý để bên mời thầu lựa chọn danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu - Hồ sơ dự sơ tuyển toàn tài liệu nhà thầu lập theo yêu cầu hồ sơ mời sơ tuyển - Hồ sơ mời thầu toàn tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi đấu thầu hạn chế bao gồm yêu cầu cho gói thầu làm pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; cho việc thương thảo, hoàn thiện ký kết hợp đồng - Hồ sơ dự thầu toàn tài liệu nhà thầu lập theo yêu cầu hồ sơ mời thầu nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu hồ sơ mời thầu 128 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài liệu Quản lý dự án Cục Ứng dụng CNTT, Bộ Bưu chính, Viễn thơng [2] A Guide to The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA, 1996 129 ... thơng tin có xu hướng thất bại: -Sự hiểu biết rõ ràng quản lý quy trình xuống biến trở thành kỹ thuật phổ biến dùng ước lượng dự toán dự án công nghệ thông tin -Phần lớn dự án công nghệ thông tin. .. dự án 7 .2 Tổ chức đội dự án - Lãnh đạo tổ chức - Các kỹ cần thiết - Các chi tiết xây dựng đội dự án - Hậu cần cho đội dự án - Xây dựng hỗ trợ đội dự án 7 .2. 1.Lãnh đạo tổ chức Để tổ chức đội dự. .. mang tính lịch sử Thơng tin tương tự xuất phát từ thành phần dự án khác tương tự thành phần dự án Thông tin tương tự xuất phát từ kinh nghiệm điều hành 5 .2. 4.Ước lượng theo giai đoạn Ước lượng dự
