Hệ thống quản lý tài sản cố định của công ty cptm và phần mềm tin học isc

§å ¸n tèt nghiƯp MỤC LỤC CHƯƠNG I MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ .3 CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1.1 Bài toán đặt 1.2 Những vấn đề đặt ra, hội giải pháp 1.3 Nghiên cứu hệ thống yêu cầu đặt cho .6 1.3.1 Phạm vi vấn đề giải 1.3.2 Những yêu cầu chức năng, dịch vụ cần có 1.4 Sự đáp ứng hệ thống vấn đề giải 1.5 Mơ tả mơ hình nghiệp vụ hệ thống .9 1.5.1 Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh hệ thống 1.5.2 Lập biểu đồ phân rã chức 11 1.5.3 Mô tả chi tiết chức 12 1.5.4 Các hồ sơ liệu sử dụng .16 1.5.5 Ma trận thực thể chức .17 CHƯƠNG .18 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 18 2.1 Các mơ hình xử lý nghiệp vụ 18 2.1.1 Biểu đồ luồng liệu mức 18 2.1.2 Biểu đồ luồng liệu mức 19 2.2 Mơ hình liệu quan niệm .23 2.2.1 Lập bảng liệt kê, xác hố, chọn lọc mục tin 23 2.2.2 Xác định thực thể thuộc tính 25 2.2.3 Xác định mối quan hệ thuộc tính .26 2.2.4 Biểu đồ mơ hình liệu quan niệm 27 CHƯƠNG .28 THIẾT KẾ HỆ THỐNG .28 3.1 Thiết kế sở liệu .28 3.1.1 Chuyển mơ hình E-R sang mơ hình quan hệ 28 3.1.2 Thiết kế sở liệu vật lý .31 3.2 Xác định giao diện 35 3.3 Xác định luồng liệu hệ thống .36 3.3.1 Luồng hệ thống tiến trình “ 1.0 Nhập quản lý tài sản ” 36 3.3.2 Luồng hệ thống tiến trình “ 2.0 Quản lý sử dụng TB ” .38 3.3.3 Luồng hệ thống tiến trình “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” .40 3.3.4 Luồng hệ thống tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” 42 3.4 Tích hợp giao diện thiết kế kiến trúc 44 3.4.1 Tích hợp giao diện .44 3.4.2 Biểu đồ hệ thống giao diện tương tác 46 CHƯƠNG .47 CÀI ĐẶT THỬ NGHIỆM .47 4.1 Giao diện đăng nhập hệ thống 47 Lê Thị Nga Lớp CT701 §å ¸n tèt nghiƯp 4.2 Giao diện .48 4.3 Giao diện “ Cập nhật nhà cung cấp ” 48 4.4 Giao diện “ Cập nhật đơn vị ” 49 4.5 Giao diện “ Luân chuyển thiết bị ” 49 4.6 Giao diện “ Tính khấu hao ” 50 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 Lª Thị Nga Lớp CT701 Đồ án tốt nghiệp CHNG I MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1.1 Bài toán đặt Xây dựng hệ thống Quản lý tài sản cho phịng Hành quản trị Cơng ty cổ phần thương mại & phần mềm tin học – ISC Cơng ty tổ chức với nhiều phịng ban, đảm nhiệm chức công việc riêng Mỗi phịng ban hoạt động độc lập hài hồ liên kết mối quan hệ tổng thể: Phòng kinh doanh, phịng dự án, phịng bảo hành Riêng cơng việc quản lý tài sản giao riêng cho phòng hành quản trị có giám sát điều khiển ban lãnh đạo Khi có yêu cầu thiết bị, đơn vị trực thuộc công ty gửi yêu cầu lên phịng Hành Chính Quản Trị (HCQT) Phịng thực tổng hợp yêu cầu, lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo Khi ban lãnh đạo phê duyệt, nhân viên phòng HCQT tiến hành đặt mua thiết bị chờ nhận hàng Khi thiết bị nhà cung cấp chuyển đến cơng ty, phịng HCQT thành lập ban nghiệm thu thiết bị Các thành viên ban nghiệm thu nhân viên phòng HCQT ban lãnh đạo Ban nghiệm thu tiến hành kiểm tra chất lượng thiết bị Nếu thiết bị không đảm bảo yêu cầu, bị trả lại Quá trình ghi lại thơng qua biên nghiệm thu Có hai loại biên nghiệm thu dành cho hai loại nhập thiết bị khác nhau: biên nghiệm thu theo dự án biên nghiệm thu thiết bị nhập thông thường theo u cầu phịng cơng ty Hai biên khơng khác hình thức Thiết bị đảm bảo yêu cầu nhập vào kho Mọi thông tin liên quan đến thiết bị nhập số lượng, giá cả, ngày nhập, số chứng từ nhập u c lu y th kho Lê Thị Nga Lớp CT701 Đồ án tốt nghiệp Ti sn thuộc phạm vi quản lý hệ thống chia thành hai loại chính: bao gồm phương tiện vận tải thiết bị đồ dùng quản lý máy vi tính, điều hồ Việc cấp thiết bị cho phịng, phận tiến hành sau Q trình phải lưu thẻ kho Ngồi cịn có biên bàn giao thiết bị với kí nhận hai bên: đại diện phịng HCQT với đại diện phòng, phận cấp thiết bị Trong trình sử dụng thiết bị, thiết bị có hư hỏng, ngừng hoạt động, đơn vị sử dụng phải báo lên phòng HCQT Phòng HCQT cử đại diện xuống xác nhận, lập để trình lên ban lãnh đạo Nếu chấp nhận, phòng HCQT chịu trách nhiệm sửa chữa, hay nâng cấp tài sản Sau đó, thơng tin chi phí sửa chữa hay nội dung sửa chữa phải lưu lại sổ sửa chữa thiết bị Thiết bị phân bổ phịng ban cơng ty, lý thiết bị phịng ban sử dụng, hay yêu cầu từ đơn vị khác mà số lượng tổng kho lại khơng cịn Khi đó, phịng HCQT kiểm tra thẻ kho để xem lại thông tin thiết bị loại cấp cho đơn vị trước Nếu chuyển, nhân viên phòng HCQT chuyển thiết bị sang phịng ban có kèm giấy tờ liên quan giấy thuyên chuyển thiết bị Cuối lưu thông tin việc chuyển thiết bị sổ thuyên chuyển thiết bị Phịng HCQT thực cơng việc theo dõi tình hình mượn trả thiết bị Mỗi cá nhân cần thiết bị để phục vụ cho công việc trực tiếp đến phịng HCQT mượn thiết bị Thiết bị cho mượn hay trả kiểm tra tình trạng, lưu lại đầy đủ thơng tin cá nhân mượn, ngày mượn, hạn trả vào sổ theo dõi thiết bị để dễ dàng cho trình kiểm kê, tổng hợp Cuối quý hay sau năm, nhân viên phòng HCQT vào biên kiểm kê thiết bị để tính khấu hao tài sản Tài sản tính khấu hao theo cơng thức định Lê Thị Nga Lớp CT701 Đồ án tốt nghiệp Hết năm, thiết bị không sử dụng nữa, phòng HCQT tiến hành lập danh sách thiết bị cần lý Danh sách trình lên ban lãnh đạo Nếu chấp nhận phòng HCQT tiến hành bán lý thiết bị Các thông tin liên quan đến thiết bị lý lưu lại loại thiết bị khỏi sổ theo dõi thiết bị thường xun Ngồi ra, định kì hàng q, nhân viên phòng HCQT tiến hành kiểm kê thiết bị sử dụng đơn vị, đối chiếu với sổ sách Từ đó, đưa chênh lệch số liệu sổ sách với thực tế, lập biên báo cáo tình hình sử dụng thiết bị lên ban lãnh đạo Tiến hành kiểm kê trình xuất, nhập, tồn thiết bị kho Lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo công ty Ban lãnh đạo công ty thực việc xem xét, đánh giá trình sử dụng thiết bị tồn cơng ty đơn vị sử dụng đánh giá hoạt động quản lý thiết bị phịng HCQT, phê chuẩn kiến nghị từ có kế hoạch đạo hợp lý cho phòng HCQT Lê Thị Nga Lớp CT701 Đồ án tốt nghiệp 1.2 Những vấn đề đặt ra, hội giải pháp Vấn Đề Giải Pháp Lưu trữ giấy dễ mát Tổ chức lưu trữ đĩa cứng CSDL Xử lý báo cáo chậm không đầy Xử lý máy để tìm kiếm, tổng hợp tự đủ động Làm thủ công tốn sức tốn Chuyển cơng việc thực nhiều thời gian tự động cho máy thực Lập báo cáo khó khăn nhàm Tạo báo cáo máy Sử dụng đơn chán giản, đáp ứng yêu cầu Mẫu báo cáo khoa học phù hợp với thực tế Tính khấu hao thiết bị thời Thực tự động máy, cung cấp gian, khơng xác không đầy đủ thông tin liên quan gắn với đơn vị sử dụng Tìm đưa danh sách Thực máy Sử dụng danh thiết bị lý thiếu sót, sách thiết bị khấu hao, dựa vào không đánh giá xác tiêu chuẩn cụ thể để chọn thiết bị tình trạng thiết bị lý Quản lý tài sản cố định công việc thường xuyên địi hỏi tỉ mỉ lớn Cơng việc cần phải lưu trữ loại thông tin liên quan đến thiết bị sử dụng phòng ban Các thiết bị đưa vào lớn nhiều chủng loại Điều gây khó khăn nhiều cho nhân viên quản lý, trình kiểm kê hay theo dõi tình trạng thiết bị sử dụng đơn vị Khó khăn tất yếu dẫn đến yêu cầu thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý thiết bị thật hiệu tin cậy 1.3 Nghiên cứu hệ thống yêu cầu đặt cho 1.3.1 Phạm vi vấn đề giải Hệ thống xây dựng với mục đích hỗ trợ cho hoạt động quản lý tài sản công ty cổ phần thương mại & phần mềm tin học ISC sở hoạt động nghiệp vụ quản lý tài sản công ty Hệ thống quản lý hỗ trợ cho hoạt động phịng HCQT với đầy đủ cơng việc nhập tài sn vo tng kho Lê Thị Nga Lớp CT701 §å ¸n tèt nghiƯp xuất tài sản cho phịng ban, theo dõi q trình sử dụng tài sản đơn vị trực thuộc công ty 1.3.2 Những yêu cầu chức năng, dịch vụ cần có Trên sở khảo sát hoạt động nghiệp vụ cơng tác quản lý tài sản tổng quát chức hệ thống bao gồm chức sau: Chức cập nhật danh mục  Cập nhật nhà cung cấp  Cập nhật tên nước  Cập nhật đơn vị  Cập nhật nhân viên  Cập nhật tài sản Chức nhập quản lý tài sản  Lập yêu cầu TB  Tổng hợp yêu cầu báo cáo  Lập đơn hàng mua TB  Lập biên nhận TB Chức quản lý sử dụng TB  Phân phối thiết bị  Cho mượn / trả thiết bị  Luân chuyển thiết bị  Theo dõi sửa chữa, nâng cấp thiết bị Chức kiểm kê tài sản  Tính khấu hao tài sản  Lập danh sách thiết bị lý Kim kờ ti sn Lê Thị Nga Lớp CT701 Đồ án tốt nghiệp Chc nng bỏo cáo  Lập báo cáo xuất, nhập,tồn  Lập danh sách thiết bị nơi sử dụng  Báo cáo tình trạng tài sản  Báo cáo thiết bị theo loại Chức quản trị hệ thống  Đăng nhập hệ thống 1.4 Sự đáp ứng hệ thống vấn đề giải Những hiệu hệ thống mang lại: — Quản lý tài sản theo loại đến chi tiết cụ thể — Kiểm soát trạng tài sản số lượng xuất, nhập sử dụng tài sản với thông tin liên quan — Đưa đầy đủ nhanh chóng thông tin theo yêu cầu người dùng thông tin nhà cung cấp, thông tin đơn vị sử dụng, thơng tin q trình mượn trả, sửa chữa, lý tài sản — Xây dựng báo cáo nhanh xác, khoa học tài sản lưu trữ kho hay trình lý tài sản, hay tính khấu hao tài sản trên tài liệu sử dụng v chuyn i Lê Thị Nga Lớp CT701 Đồ ¸n tèt nghiƯp 1.5 Mơ tả mơ hình nghiệp vụ hệ thống 1.5.1 Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh hệ thống a Bảng phân tích xác định, chức năng, tác nhân hồ sơ Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét Lập yêu cầu thiết bị Phòng HCQT Tác nhân Tổng hợp yêu cầu Giấy yêu cầu mua TB Hồ sơ liệu Lập báo cáo mua TB Bản tổng hợp mua TB Hồ sơ liệu Lập đơn hàng đặt mua thiết bị Đơn đặt mua TB Hồ sơ liệu Lập biên nghiệm thu TB Nhân viên Tác nhân Kiểm tra chất lượng TB Nhà cung cấp Tác nhân Lập biên bàn giao cấp thiết Ban nghiệm thu Tác nhân bị Biên nghiệm thu Hồ sơ liệu Lập kế hoạch sửa chữa, nâng Thẻ kho Hồ sơ liệu cấp tài sản Hồ sơ liệu Biên bàn giao Chuyển TB sang phòng ban Sổ sửa chữa TB Kiểm tra, đánh giá ghi sổ tình trạng TB cho mượn hay nhận TB Lập danh sách TB cần lý Kiểm kê TB sử dụng Kiểm kê trình xuất, nhập, tồn cỏc thit b Lê Thị Nga H s d liu Sổ thuyên chuyển thiết bị Hồ sơ liệu Ban quản trị Tác nhân Biên báo cáo Hồ sơ liệu Kho = Sổ theo dõi Hồ sơ liệu Danh sách thiết bị Hồ sơ liệu lý Biên kiểm kê Hồ sơ liệu Giấy chuyển TB Hồ sơ liệu Líp CT701 §å ¸n tèt nghiÖp b Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh b1 Xác định tác nhân — Xem xét trình quản lý thiết bị thấy có ba tác nhân có quan hệ với hệ thống Nhà cung cấp: Trực tiếp giao thiết bị đặt hàng cho cơng ty Các phịng ban: Sử dụng chức phù hợp với nhiệm vụ phòng Ban lãnh đạo: Xem xét báo cáo phê duyệt yêu cầu Những nhân tố lại tham gia thực chức hệ thống tác nhân b2 Biểu đồ ngữ cảnh Thông tin cố Kế hoạch sửa chữa bảo trì Biên nghiệm thu Yêu cầu TB Nhà cung cấp Đơn mua TB Hóa đơn cấp TB Danh sách hàng trả lại Chứng từ toán Tổng hợp yêu cầu mua TB Đơn vị sử HỆ THỐNG Biên bàn giao dụng QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ Kết sửa chữa ĐỊNH Báo cáo Yêu cầu báo cáo Duyệt yêu cầu mua TB Ban lãnh đạo Hình 1.2: Biểu đồ ngữ cảnh ca h thng Lê Thị Nga 10 Lớp CT701