Hệ thống quản lý tài sản cố định của công ty cổ phần thương mại và phần mềm tin học ISC 37

MỤC LỤC CHƯƠNG I MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1 Bài toán đặt Những vấn đề đặt ra, hội giải pháp Nghiên cứu hệ thống yêu cầu đặt cho Phạm vi vấn đề giải Những yêu cầu chức năng, dịch vụ cần có Sự đáp ứng hệ thống vấn đề giải Mơ tả mơ hình nghiệp vụ hệ thống Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Lập biểu đồ phân rã chức Mô tả chi tiết chức Các hồ sơ liệu sử dụng 5 Ma trận thực thể chức CHƯƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Các mơ hình xử lý nghiệp vụ 1 Biểu đồ luồng liệu mức 2 Biểu đồ luồng liệu mức 2 Mơ hình liệu quan niệm 2 Lập bảng liệt kê, xác hố, chọn lọc mục tin 2 Xác định thực thể thuộc tính 2 Xác định mối quan hệ thuộc tính 2 Biểu đồ mơ hình liệu quan niệm CHƯƠNG THIẾT KẾ HỆ THỐNG Thiết kế sở liệu 1 Chuyển mơ hình E-R sang mơ hình quan hệ Thiết kế sở liệu vật lý Xác định giao diện 3 Xác định luồng liệu hệ thống 3 Luồng hệ thống tiến trình “ Nhập quản lý tài sản ” 3 Luồng hệ thống tiến trình “ Quản lý sử dụng TB ” 3 Luồng hệ thống tiến trình “ Kiểm kê tài sản ” 3 Luồng hệ thống tiến trình “ Báo cáo ” Tích hợp giao diện thiết kế kiến trúc Tích hợp giao diện Biểu đồ hệ thống giao diện tương tác CHƯƠNG CÀI ĐẶT THỬ NGHIỆM 3 3 7 10 10 12 13 17 18 19 19 19 19 20 24 24 27 28 29 30 30 30 30 33 37 38 38 40 42 44 46 46 48 49 49 Lª ThÞ Nga Líp CT701 Giao diện đăng nhập hệ thống Giao diện Giao diện “ Cập nhật nhà cung cấp ” 4 Giao diện “ Cập nhật đơn vị ” Giao diện “ Luân chuyển thiết bị ” Giao diện “ Tính khấu hao ” KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 50 50 51 51 52 53 54 Lê Thị Nga Lớp CT701 CHNG I MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1 Bài toán đặt Xây dựng hệ thống Quản lý tài sản cho phịng Hành quản trị Cơng ty cổ phần thương mại & phần mềm tin học – ISC Cơng ty tổ chức với nhiều phịng ban, đảm nhiệm chức công việc riêng Mỗi phịng ban hoạt động độc lập hài hồ liên kết mối quan hệ tổng thể: Phòng kinh doanh, phịng dự án, phịng bảo hành Riêng cơng việc quản lý tài sản giao riêng cho phòng hành quản trị có giám sát điều khiển ban lãnh đạo Khi có yêu cầu thiết bị, đơn vị trực thuộc công ty gửi yêu cầu lên phịng Hành Chính Quản Trị (HCQT) Phịng thực tổng hợp yêu cầu, lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo Khi ban lãnh đạo phê duyệt, nhân viên phòng HCQT tiến hành đặt mua thiết bị chờ nhận hàng Khi thiết bị nhà cung cấp chuyển đến cơng ty, phịng HCQT thành lập ban nghiệm thu thiết bị Các thành viên ban nghiệm thu nhân viên phòng HCQT ban lãnh đạo Ban nghiệm thu tiến hành kiểm tra chất lượng thiết bị Nếu thiết bị không đảm bảo yêu cầu, bị trả lại Quá trình ghi lại thơng qua biên nghiệm thu Có hai loại biên nghiệm thu dành cho hai loại nhập thiết bị khác nhau: biên nghiệm thu theo dự án biên nghiệm thu thiết bị nhập thông thường theo u cầu phịng cơng ty Hai biên khơng khác hình thức Thiết bị đảm bảo yêu cầu nhập vào kho Mọi thông tin liên quan đến thiết bị nhập số lượng, giá cả, ngày nhập, số chứng từ nhập u c lu y th kho Lê Thị Nga Líp CT701 Tài sản thuộc phạm vi quản lý hệ thống chia thành hai loại chính: bao gồm phương tiện vận tải thiết bị đồ dùng quản lý máy vi tính, điều hồ Việc cấp thiết bị cho phòng, phận tiến hành sau Q trình phải lưu thẻ kho Ngồi cịn có biên bàn giao thiết bị với kí nhận hai bên: đại diện phòng HCQT với đại diện phòng, phận cấp thiết bị Trong trình sử dụng thiết bị, thiết bị có hư hỏng, ngừng hoạt động, đơn vị sử dụng phải báo lên phòng HCQT Phòng HCQT cử đại diện xuống xác nhận, lập để trình lên ban lãnh đạo Nếu chấp nhận, phòng HCQT chịu trách nhiệm sửa chữa, hay nâng cấp tài sản Sau đó, thơng tin chi phí sửa chữa hay nội dung sửa chữa phải lưu lại sổ sửa chữa thiết bị Thiết bị phân bổ phịng ban cơng ty, lý thiết bị phịng ban sử dụng, hay yêu cầu từ đơn vị khác mà số lượng tổng kho lại khơng cịn Khi đó, phịng HCQT kiểm tra thẻ kho để xem lại thông tin thiết bị loại cấp cho đơn vị trước Nếu chuyển, nhân viên phịng HCQT chuyển thiết bị sang phịng ban có kèm giấy tờ liên quan giấy thuyên chuyển thiết bị Cuối lưu thông tin việc chuyển thiết bị sổ thuyên chuyển thiết bị Phòng HCQT thực cơng việc theo dõi tình hình mượn trả thiết bị Mỗi cá nhân cần thiết bị để phục vụ cho cơng việc trực tiếp đến phòng HCQT mượn thiết bị Thiết bị cho mượn hay trả kiểm tra tình trạng, lưu lại đầy đủ thông tin cá nhân mượn, ngày mượn, hạn trả vào sổ theo dõi thiết bị để dễ dng cho quỏ trỡnh kim kờ, tng hp Lê Thị Nga Líp CT701 Cuối quý hay sau năm, nhân viên phòng HCQT vào biên kiểm kê thiết bị để tính khấu hao tài sản Tài sản tính khấu hao theo cơng thức định Hết năm, thiết bị không sử dụng nữa, phòng HCQT tiến hành lập danh sách thiết bị cần lý Danh sách trình lên ban lãnh đạo Nếu chấp nhận phòng HCQT tiến hành bán lý thiết bị Các thông tin liên quan đến thiết bị lý lưu lại loại thiết bị khỏi sổ theo dõi thiết bị thường xun Ngồi ra, định kì hàng q, nhân viên phòng HCQT tiến hành kiểm kê thiết bị sử dụng đơn vị, đối chiếu với sổ sách Từ đó, đưa chênh lệch số liệu sổ sách với thực tế, lập biên báo cáo tình hình sử dụng thiết bị lên ban lãnh đạo Tiến hành kiểm kê trình xuất, nhập, tồn thiết bị kho Lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo công ty Ban lãnh đạo công ty thực việc xem xét, đánh giá trình sử dụng thiết bị tồn cơng ty đơn vị sử dụng đánh giá hoạt động quản lý thiết bị phịng HCQT, phê chuẩn kiến nghị từ có kế hoạch đạo hợp lý cho phịng HCQT Lê Thị Nga Lớp CT701 Nhng vấn đề đặt ra, hội giải pháp Vấn Đề Giải Pháp Lưu trữ giấy dễ mát Tổ chức lưu trữ đĩa cứng CSDL Xử lý báo cáo chậm không đầy Xử lý máy để tìm kiếm, tổng hợp tự đủ Làm thủ công tốn sức tốn nhiều thời gian Lập báo cáo khó khăn nhàm chán động Chuyển cơng việc thực tự động cho máy thực Tạo báo cáo máy Sử dụng đơn giản, đáp ứng yêu cầu Mẫu báo cáo khoa học phù hợp với thực tế Tính khấu hao thiết bị thời Thực tự động máy, cung cấp gian, khơng xác khơng đầy đủ thông tin liên quan gắn với đơn vị sử dụng Tìm đưa danh sách Thực máy Sử dụng danh thiết bị lý thiếu sót, sách thiết bị khấu hao, dựa vào khơng đánh giá xác tiêu chuẩn cụ thể để chọn thiết bị tình trạng thiết bị lý Quản lý tài sản cố định cơng việc thường xun địi hỏi tỉ mỉ lớn Công việc cần phải lưu trữ loại thông tin liên quan đến thiết bị sử dụng phòng ban Các thiết bị đưa vào lớn nhiều chủng loại Điều gây khó khăn nhiều cho nhân viên quản lý, trình kiểm kê hay theo dõi tình trạng thiết bị sử dụng đơn vị Khó khăn tất yếu dẫn đến yêu cầu thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý thiết bị thật hiệu tin cy Lê Thị Nga Lớp CT701 Nghiờn cứu hệ thống yêu cầu đặt cho Phạm vi vấn đề giải Hệ thống xây dựng với mục đích hỗ trợ cho hoạt động quản lý tài sản công ty cổ phần thương mại & phần mềm tin học ISC sở hoạt động nghiệp vụ quản lý tài sản công ty Hệ thống quản lý hỗ trợ cho hoạt động phòng HCQT với đầy đủ công việc nhập tài sản vào tổng kho xuất tài sản cho phòng ban, theo dõi trình sử dụng tài sản đơn vị trực thuộc công ty Những yêu cầu chức năng, dịch vụ cần có Trên sở khảo sát hoạt động nghiệp vụ cơng tác quản lý tài sản tổng quát chức hệ thống bao gồm chức sau: Chức cập nhật danh mục  Cập nhật nhà cung cấp  Cập nhật tên nước  Cập nhật đơn vị  Cập nhật nhân viên  Cập nhật tài sản Chức nhập quản lý tài sản  Lập yêu cầu TB  Tổng hợp yêu cầu báo cáo  Lập đơn hàng mua TB  Lập biên nhận TB Chức quản lý sử dụng TB  Phân phối thiết bị  Cho mượn / trả thiết bị  Luân chuyển thiết bị  Theo dõi sửa chữa, nâng cấp thiết b Lê Thị Nga Lớp CT701 Chc nng kim kê tài sản  Tính khấu hao tài sản  Lập danh sách thiết bị lý  Kiểm kê ti sn Lê Thị Nga Lớp CT701 Chc nng báo cáo  Lập báo cáo xuất, nhập,tồn  Lập danh sách thiết bị nơi sử dụng  Báo cáo tình trạng tài sản  Báo cáo thiết bị theo loại Chức quản trị hệ thống  Đăng nhập hệ thống Sự đáp ứng hệ thống vấn đề giải Những hiệu hệ thống mang lại: — Quản lý tài sản theo loại đến chi tiết cụ thể — Kiểm soát trạng tài sản số lượng xuất, nhập sử dụng tài sản với thông tin liên quan — Đưa đầy đủ nhanh chóng thơng tin theo u cầu người dùng thông tin nhà cung cấp, thông tin đơn vị sử dụng, thơng tin q trình mượn trả, sửa chữa, lý tài sản — Xây dựng báo cáo nhanh xác, khoa học tài sản lưu trữ kho hay q trình lý tài sản, hay tính khấu hao tài sản trên tài liệu s dng v chuyn i Lê Thị Nga Lớp CT701 Mơ tả mơ hình nghiệp vụ hệ thống Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh hệ thống a Bảng phân tích xác định, chức năng, tác nhân hồ sơ Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét Lập yêu cầu thiết bị Phòng HCQT Tác nhân Tổng hợp yêu cầu Giấy yêu cầu mua TB Hồ sơ liệu Lập báo cáo mua TB Bản tổng hợp mua TB Hồ sơ liệu Lập đơn hàng đặt mua thiết bị Đơn đặt mua TB Hồ sơ liệu Lập biên nghiệm thu TB Nhân viên Tác nhân Kiểm tra chất lượng TB Nhà cung cấp Tác nhân Lập biên bàn giao cấp thiết Ban nghiệm thu Tác nhân bị Biên nghiệm thu Hồ sơ liệu Lập kế hoạch sửa chữa, nâng Thẻ kho Hồ sơ liệu cấp tài sản Biên bàn giao Hồ sơ liệu Chuyển TB sang phòng ban Sổ sửa chữa TB Kiểm tra, đánh giá ghi sổ tình trạng TB cho mượn hay nhận TB Lập danh sách TB cần lý Kiểm kê TB sử dụng Kiểm kê trình xuất, nhập, tồn ca cỏc thit b Lê Thị Nga H s d liệu Sổ thuyên chuyển thiết bị Hồ sơ liệu Ban quản trị Tác nhân Biên báo cáo Hồ sơ liệu Kho = Sổ theo dõi Hồ sơ liệu Danh sách thiết bị Hồ sơ liệu lý Biên kiểm kê Hồ sơ liệu Giấy chuyển TB Hồ sơ liệu 10 Líp CT701 ... TỐN VÀ MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1 Bài toán đặt Xây dựng hệ thống Quản lý tài sản cho phòng Hành quản trị Cơng ty cổ phần thương mại & phần mềm tin học – ISC Công ty. .. cứu hệ thống yêu cầu đặt cho Phạm vi vấn đề giải Hệ thống xây dựng với mục đích hỗ trợ cho hoạt động quản lý tài sản công ty cổ phần thương mại & phần mềm tin học ISC sở hoạt động nghiệp vụ quản. .. nghiệp vụ quản lý tài sản công ty Hệ thống quản lý hỗ trợ cho hoạt động phịng HCQT với đầy đủ cơng việc nhập tài sản vào tổng kho xuất tài sản cho phòng ban, theo dõi trình sử dụng tài sản đơn vị