LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VÀ KINH NGHIỆM
N HỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NHNN
1.1.1 Khái niệm và nhiệm vụ
1.1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban các chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế Kiểm soát nội bộ là “Toàn bộ các biện pháp kiểm tra kế toán hoặc các biện pháp khác do Ban Giám đốc chịu trách nhiện xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục đích bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm được thiết lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp”
Theo Hội đồng kế toán viên công chứng của Mỹ, (AICPA), Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách, thủ tục (gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp, biện pháp phối hợp, giám sát trong quản lý và hoạt động kinh doanh) do Ban Lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm kiểm soát thích hợp các rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo độ chính xác, tin cậy và thống nhất của các thông tin kế toán và thông tin quản lý, sử dụng tiết kiệm các nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích tuân thủ chính sách, pháp luật và thực hiện thành công các mục tiêu đã đề ra.
Liên đoàn Kế toán Quốc tế đưa ra khái niệm: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo.Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ quản lý của tổ chức Theo đó, hệ thống kế toán cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ngoài ra kiểm soát nội bộ còn là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý và nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
1.1.1.2 Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có mục tiêu nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu hoạt động, đảm bảo thông tin quản lý thông suốt, chính xác, tin cậy, đầy đủ, kịp thời và sự tuân thủ các chế độ, quy định của tổ chức và của pháp luật
Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ là đảm bảo đơn vị hoạt động theo sát chiến lược, kế hoạch kinh doanh đã được hoạch định; phát hiện kịp thời những phát sinh trong thực hiện kế hoạch kinh doanh để có biện pháp giải quyết; ngăn ngừa và phát hiện những sai sót và gian lận trong hoạt động kinh doanh; bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích; hạch toán đầy đủ, đúng thể thức về các nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh; và lập báo cáo kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng trở nên quan trọng đối với những tổ chức có quy mô lớn, nghiệp vụ, lĩnh vực hoạt động đa dạng, địa bàn hoạt động rộng, tiềm ẩn nhiều rủi ro và nhiều cấp độ trong phân cấp quản lý.
1.1.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi các yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát hệ thống kế toán, kiểm soát và thể thức, cơ chế kiểm soát
Các yếu tố này được biểu thị cụ thể ở hình 1.1.
Nguồn: Các tài liệu báo cáo của Ngân hàng nhà nước
Hình 1.1: Sơ đồ các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban Lãnh đạo Những nhân tố chủ yếu của môi trường kiểm soát như sau: a Đặc thù về quản lý
Chất lượng kiểm soát nội bộ trong một đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đơn vị Nếu nhà quản lý đơn vị chú ýquá nhiều đến báo cáo tài chính và muốn đạt được kết quả lợi nhuận cao nhất thì phải sẵn sàng chấp nhận mạo hiểm để đạt mục tiêu đó Ngược lại, những nhà quản lý cẩn thận và cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định Do đó, thái độ của người quản lý có ảnh hưởng đến chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Ngoài ra vấn đề chia sẻ quyền lực và phân công phối hợp, phân cấp quản lý trong đơn vị cũng có ảnh hưởng đến môt trường kiểm soát của tổ chức Ban điều hành của đơn vị thống nhất trong việc quản lý hay thực chất chỉ là do một cá nhân nắm quyền đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động kiểm soát. b Cơ cấu tổ chức
Tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động và đặc thù hoạt động của từng đơn vị mà mỗi đơn vị sẽ có cơ cấu tổ chức thích hợp Xây dựng cơ cấu tổ chức của một đơn vị là việc phân chia thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể Đây là điều kiện đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Một cơ cấu hợp lý phải đạt được các yêu cầu:
- Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, bộ phận, phòng, ban phải rõ ràng, không chồng chéo, không bỏ sót công việc;
- Bố trí công việc phù hợp với năng lực, sở trường; từng vị trí công tác phải có bản mô tả công việc, nhiệm vụ rõ ràng. c Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự đúng đắn nhằm tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc Trong vấn đề đào tạo nhân viên đơn vị cũng cần tạo điều kiện học tập, rèn luyện, trưởng thành và phát triển nghề nghiệp.
N ỘI DUNG VÀ CÁC CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NHNN ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KHO QUỸ
1.2.1 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột giữa quyền lợi chung vàquyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nhờ có kiếm soát nội bộ, người lao động sẽ không vì quyền lợi riêng của mình mà ảnh hưởng đến lợi ích chung của tổ chức, người sử dụng lao động Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp cho các tổ chức quản lý rủi ro, phân quyền, ủy nhiệm, cấp trên giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự cảm tính
Mặt khác kiểm soát nội bộ còn là một quá trình được thực hiện bởi mọi cá nhân trong một tổ chức đảm bảo các mục tiêu có thể đạt được một cách an toàn và có hiệu quả, đảm bảo tính phù hợp với luật pháp và quy chế Không dừng lại ở nghĩa vụ kiểm tra thông thường, kiểm soát nội bộ còn tồn tại trong mọi lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ và trở thành một công cụ trợ giúp các nhà quản lý
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho các tổ chức nói chung và ngân hàng nhà nước nói riêng các lợi ích như:
- Thực hiện thành công mục đích và mục tiêu đề ra
- Sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả đồng thời bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
- Kiểm soát một cách thích hợp, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chứccũng như các quy định của luật pháp.
Ngoài ra sự cần thiết của hoạt động kiểm soát nội bộ còn thể hiện ở những vấn đề mà các cấp quản lý của một doanh nghiệp quan tâm khi hình thành một cơ cấu KSNB có hiệu quả,
+ Cung cấp cơ sở dữ liệu đáng tin cậy: Quá trình cung cấp thông tin, số liệu đáng tin cậy cần thiết đối với các nhà lãnh đạo của tổ chức để quyết định những vấn đề quan trọng trong điều hành hoạt động doanh nghiệp Ngoài việc ra một quyết định quản lý then chốt có liên quan đến quá trình hoạt động của một tổ chức, một đơn vị đòi hỏi phải sử dụng một khối lượng lớn về thông tin
+ Vấn đề bảo vệ tài sản và sổ sách: Nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp và chặt chẽ, tài sản tiền bạc của doanh nghiệp có thể bị trộm cắp và lợi dụng hoặc tham ô Điều này cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất như các tài liệu sổ sách ghi chép quan trọng, các khoản phải thu, phải trả Mặt khác khi các hệ thống máy tính cùng tham gia vào việc lưu trữ số liệu và thông tin thì việc thiết lập hoạt động kiểm soát càng trở nên vô cùng quan trọng.
+ Nâng cao chất lượng điều hành: Các quá trình kiểm soát trong một cơ quan tổ chức có ý nghĩa quan trọng trong việc ngăn ngừa những sự lặp đi lặp lại không cần thiết, gây lãng phí ở tất cả các khâu, hạn chế sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên như tiền vốn, lao động, khoa học kỹ thuật Thông qua đó nâng cao hiệu quả về mặt điều hành hoạt động của lãnh đạo.
Xây dựng nên các nguyên tắc, chế độ nhằm thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức sẽ khuyến khích sự gắn bó của cán bộ với các chế độ đã đề ra.Kiểm soát nội bộ được xây dựng nhằm mục đích cung cấp một sự đảm bảo hợp lý rằng các nguyên tắc, thể lệ, chế độ này được các cấp lãnh đạo nghiêm chỉnh chấp hành.
+ Hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện tốt sẽ giúp cho việc soạn thảo các báo cáo tài chính chính xác, có độ tin cậy cao, có khả năng ngăn chặn được các quỹ đen và tham ô.
Từ những lý do trên có thể thấy tổ chức một hệ thống thực hiện chức năng KSNB là hết sức cần thiết đối với NHNN Nhờ đó lãnh đạo NHNN có thể kiểm soát mọi hoạt động của mình, đồng thời thực hiện kiểm soát với các Vụ, Cục, Chi nhánh. Qua đó phát hiện kịp thời những sai sót rồi từ đó điều chỉnh kịp thời những quyết định mang tính chiến lược trong quá trình phát triển, bền vững và lành mạnh của hệ thống NHNN.
Với những lợi ích mang lại như trên có thể nói rằng không có một công cụ nào thích hợp và phù hợp hơn là việc xây dựng một hệ thống KSNB Đây là công cụ đắc lực đê đảm bảo an toàn hệ thống tài chính, hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật, kho quỹ, đảm bảo cơ cấu bộ máy thuộc hệ thống NHNN hoạt động có hiệu quả hơn. Chính vì vậy hoạt động KSNB được thiết kế để thỏa mãn các mục tiêu về tính đầy đủ và hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ, tính chân thực, đúng đắn của các báo cáo tài chính ở từng đơn vị.
Với đặc điểm của cơ cấu tổ chức bộ máy NHNN thì cần phải kết hợp song song hai nhiệm vụ đó là xây dựng và duy trì hoạt động KTNB và KSNB,hoạt động này phải được tiến hành một cách độc lập trên cơ sở dựa vào những chuẩn mực cụ thể rồi từ đó đánh giá và cung cấp cho hội đồng quản trị.Qua đó KSNB được nhận thức trên 2 khía cạnh, đó là tính chấn áp và tính phòng ngừa, phương diện phòng ngừa và dự báo tình hình cho các quá trình quản lý của NHNN Vậy nên việc thiết lập hoạt động KSNB nhằm đánh giá các rủi ro trong mọi khâu, mọi lĩnh vực hoạt động của đơn vị, chi nhánh để từ đó tiến hành thu thập tài liệu, bằng chứng nhằm phân tích và cung cấp các thông tin đáng tin cậy cho các cấp quản lý nhằm đảm bảo các mục tiêu đề ra là hết sức cần thiết.
1.2.2 Nội dung chất lượng kiểm soát nội bộ
Kể từ khi triển khai thực hiện Luật NHNN Việt Nam (10/1998), NHNN ViệtNam với tư cách là NHTW của Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có những chuyển biến tích cực trong xây dựng, hoàn thiện tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, đó là xây dựng và tổ chức thực thi có hiệu quả chính sách tiền tệ quốc gia, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế; thực hiện chức năng quản lý nhà nước, ban hành cơ chế, chính sách về tiền tệ, tín dụng, thanh toán tạo hành lang pháp lý, thực hiện quản lý điều tiết và cung cấp vốn khả dụng để các NHTM đầu tư phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Vị thế của NHNN Việt Nam ngày càng được nâng cao, tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ngày càng hoàn thiện và phát triển đa dạng, ổn định, lành mạnh, an toàn và hiệu quả hơn, bảo đảm từng bước đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đất nước và hội nhập quốc tế.
Trong bối cảnh đó, hoạt động kiểm soát nội bộ ngân hàng nhà nước trong những năm qua đạt được một số tiến bộ đáng khích lệ Mặc dù mới được thành lập và hoạt động sau khi có 2 pháp lệnh ngân hàng (1992), nhưng đến nay về cơ bản, NHNN Việt Nam có hệ thống kiểm soát, kiểm toán nội bộ hợp với hoạt động bước đầu đạt kết quả, giúp cho hiệu quả hoạt động của NHNN Việt Nam đi đúng hành lang pháp luật, an toàn và hiệu quả.
Tuy nhiên, để xây dựng NHNN Việt Nam thực sự trở thành một NHTW hiện đại đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế, trong thời gian tới việc tiếp tục hoàn thiện và đổi mới hoạt động vẫn là một nhiệm vụ hết sức nặng nề Trong đó yếu tố ổn định, an toàn và hiệu quả phải được đặt lên hàng đầu Muốn vậy, việc xây dựng một môi trường kiểm soát lành mạnh, trong đó hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ có hiệu quả là một nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng, đặc biệt là theo yêu cầu của quỹ tiền tệ quốc tế đối với NHTW của các nước thành viên phải tăng cường củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống bộ máy kiểm soát và kiểm toán nội bộ theo thông lệ quốc tế Để từng bước nâng cao năng lực hoạt động, bảo đảm thực hiện đầy đủ và có hiệu quả vai trò của một NHTW hiện đại, NHNN Việt Nam cần phát triển các nghiệp vụ theo yêu cầu đổi mới phù hợp với thông lệ quốc tế Trong quá trình đó nhất thiết phải nhận thức được đầy đủ vai trò của kiểm soát nội bộ và nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ cụ thể:
1.2.2.1 Cải tiến liên tục quy trình kiểm soát nội bộ
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘIBỘ TẠI CỤC PHÁT HÀNH VÀ KHO QUỸ GIAI ĐOẠN 2007 – 2012
Q UÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI C ỤC
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ Đối với Cục Phát hành và Kho quỹ, bộ phận kiểm soát nội bộ được thành lập cuối năm 2007, về cơ bản công tác kiểm soát nội bộ từng bước được Ban lãnh đạo Cục Phát hành và Kho quỹ củng cố hoàn thiện khâu tổ chức, điều kiện làm việc. Thực hiện quyết định số 2220/QĐ – NHNN ngày 06/10/2008 của thống đốc NHNN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Phát hành và Kho quỹ, hoạt động kiểm soát nội bộ đã đi vào nề nếp hơn Mặc dù mới thành lập, tuy nhiên với sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ phòng kiểm soát nội bộ, phòng cũng đạt được những kết quả đáng kể Các kiểm soát viên áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp để ngăn chặn ngay từ đầu những rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tại đơn vị Phòng kiểm soát nội bộ là đơn vị thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ và tham mưu giúp cục trưởng chỉ đạo, kiểm toán tuân thủ tại các phòng ban trong Cục từng bước tạo nên môi trường kiểm soát lành mạnh và ngày càng hiệu quả.
Tháng 12/1992 Thống đốc ban hành quy chế kiểm soát viên của NHNN quy định về nhiệm vụ, tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch kiểm soát viên ngân hàng nhà nước Hơn 4 năm qua kể từ khi thành lập, đội ngũ cán bộ làm kiểm soát tại Cục đã trưởng thành hơn về mọi mặt Những ngày đầu hoạt động, số cán bộ làm kiểm soát của phòng là 4 người, đa số chuyển từ phòng ban khác sang và chưa được tập huấn nghiệp vụ kiểm soát, kiểm toán nội bộ Số lượng cán bộ được bổ sung qua các năm và đến nay là 8 cán bộ.
Các cán bộ này không ngừng được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa các ngạch kiểm soát viên của NHNN Những nỗ lực của quá trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ với nhiều hình thức khác nhau trong thời gian qua giúp cho đội ngũ cán bộ từng bước tiếp cận và áp dụng có kết quả các quy trình kiểm soát nội bộ, nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai trên các lĩnh vực cụ thể sau:
- Kiểm tra các chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, mức chi tiêu thực tế tại đơn vị.
- Kiểm soát, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả trong việc thực hiện các nghiệp vụ của đơn vị
- Kiểm tra, giám sát an toàn tài sản, hoạt động kho quỹ.
- Kiểm tra việc triển khai hoạt động của các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, thẩm định các dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
- Kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Với vai trò là đơn vị đầu mối, Phòng Kiểm soát nội bộ được giao nhiệm vụ phối hợp thường xuyên với các đoàn kiểm toán của Vụ Kiểm toán nội bộ - Ngân hàng nhà nước, Kiểm toán nhà nước, Bộ tài chính…
2.1.2 Các hình thức kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ Cục Phát hành và Kho quỹ trong những năm qua cũng đã được đánh giá là hoạt động có hiệu quả, an toàn, công tác kiểm soát nội bộ được chú trọng và kịp thời chỉ ra và có giải pháp ngăn ngừa được những rủi ro, nhất là trong lĩnh vực tài chính, kế toán, an toàn tài sản, phát hành và tiêu hủy tiền Chứng từ báo cáo kế toán hàng ngày đều được kiểm soát viên của phòng kiểm soát chặt chẽ bằng phương pháp kiểm soát trực tiếp chứng từ
Về an toàn tiền mặt được kiểm soát nội bộ đặt vào loại rủi ro cao nhất, do đó từng lần xuất nhập tiền tại Kho tiền trung ương thì kiểm soát viên giám sát trực tiếp. 2.1.2.1 Kiểm soát báo cáo tài chính
Kiểm soát báo cáo tài chính tại đơn vị nhằm đảm bảo giảm thiểu rủi ro, thất thoát tài sản.
Hàng quý phòng tiến hành kiểm tra, tổng hợp các sai sót trong chứng từ kế toán gửi phòng tài chính - kế toán kịp thời có những bút toán điều chỉnh.Các sai sót được phát hiện qua kiểm soát chứng từ kế toán chủ yếu tập trung vào một số tồn tại như: Công trình xây dựng mới trên công trình cũ không được cộng dồn để trích khấu hao mà trích như một tài sản mới, tài sản cố định thiếu mất qua kiểm kê không rõ nguyên nhân, khoản phải thu xử lý chậm, một số khoản chi chưa phù hợp với chế độ quy định…
Bên cạnh đó phòng còn có trách nhiệm đánh giá tình hình chấp hành cơ chế, chính sách của nhà nước, của ngành ngân hàng về chế độ kế toán, quản lý tài sản. Đồng thời các hồ sơ quyết toán xây dựng các công trình trong cục cũng được đối chiếu giữa các chỉ tiêu trong báo cáo dự toán với số dư trên bảng cân đối kế toán và xác nhận tính đầy đủ, chính xác của số liệu hạch toán kế toán Thông qua các kiến nghị của các đoàn kiểm toán tại đơn vị, Phòng kiểm soát nội bộ sẽ hoàn thành các báo cáo chuyên đề gửi cho Vụ Kiểm toán Nội bộ Bên cạnh đó phòng cũng sẽ xử lý chặt chẽ các kiến nghị, chấp hành nghiêm túc việc quản lý tài sản, công cụ lao động, kiểm kê tài sản theo đúng quy định, quản lý thu chi tài chính chặt chẽ, tiết kiệm trong phạm vi dự toán được duyệt.
Trong những năm vừa qua hoạt động thu chi tài chính luôn được phòng kiểm soát chặt chẽ đảm bảo khớp đúng với sổ sách đồng thời các hoạt động chi tiêu được thực hiện theo phương thức tiết kiệm và hiệu quả Qua đó cho thấy chất lượng kiểm soát đã được nâng cao nhưng tồn tại một số hạn chế nhất định.Nhưng có thể nói rằng, những rủi ro cũng như sai sót trong thời gian qua đã giảm đi một số lượng đáng kể Phòng đã thực hiện đầu tư chuyên sâu các nghiệp vụ kiểm soát, phân việc cụ thể cho từng thành viên trong nghiên cứu và triển khai công việc.
2.1.2.2 Kiểm toán tuân thủ và hoạt động
Kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động là một nội dung kiểm toán khá mới trên cả phương diện lý thuyết và thực hành Khác với kiểm toán báo cáo truyền thống, kiểm toán báo cáo tài chính, đối với nội dung kiểm toán tuân thủ và hoạt động việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá cũng tương đối khắt khe hơn Việc đánh giá chủ yếu dựa vào sự chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế trong quản lý của các phòng ban trong đơn vị.
Mới thành lập được hơn 4 năm, Phòng đã tiến hành kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động trong hai năm 2010 và 2012.
Năm 2010, Phòng đã tiến hành thí điểm kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động tại phòng tiêu hủy tiền, kho tiền I và đội xe
Năm 2012, Phòng đã tiến hành kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động tại Phòng Quản lý kho quỹ, đội xe và Phòng tổng hợp. a Nội dung kiểm toán tuân thủ
Kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ trong việc chấp hành chủ trương, chính sách chế độ của nhà nước và của ngành, việc triển khai thực hiện các quyết định, chỉ đạo cục trưởng tại các phòng, đơn vị. Đánh giá kết quả việc triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, chức năng nhiệm vụ được giao theo quyết định số 50/PHKQ1 ngày 04/12/2008 của cục trưởng quy định nhiệm vụ, chức năng của các phòng thuộc cục. b Phương pháp kiểm toán
Thực hiện kiểm tra trên cơ sở các báo cáo định kỳ, hồ sơ, sổ sách, tài liệu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ do các đơn vị được kiểm toán cung cấp.
Trao đổi trực tiếp với lãnh đạo các đơn vị và cán bộ thực hiện nghiệp vụ, so sánh đối chiếu với các quy định để nhận xét, đánh giá Đánh giá hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của các đơn vị:
Những mặt được: Qua kết quả kiểm toán tuân thủ và kiểm toán tuân thủ tại các phòng ban trong Cục cho thấy về cơ bản, các đơn vị cố gắng trong việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của mình, thực hiện tốt vai trò tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc xây dựng cơ chế kiểm soát, tuân thủ quy chế, quy trình nghiệp vụ khi xử lý công việc, hạn chế rủi ro và đảm bảo an toàn tài sản, công tác chỉ đạo và điều hành của cục trưởng theo sát nhiệm vụ của đơn vị.
Việc phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho cán bộ nhân viên ảnh hưởng sâu sắc đến công tác chỉ đạo, điều hành trong nội bộ;
Trong việc tổ chức điều hành và sử dụng nguồn lực
ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CỤC PHÁT HÀNH VÀ KHO QUỸ THUỘC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM ĐẾN NĂM 2020
Đ ỊNH HƯỚNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.1.1.Định hướng cải tiến quy trình kiểm soát nội bộ
Trong thời gian tới chất lượng kiểm soát nội bộ đặc biệt được chú trọng và là một trong những mục tiêu hàng đầu được hướng đến
Mục tiêu trước mắt sẽ là áp dụng chuẩn xác hơn nữa các quy trình kiểm soát nội bộ đã được ban hành theo quy định của NHNN Sau đóPhòng KSNB có kế hoạch hoàn thiện các quy trình mới nhằm hạn chế tối thiểu rủi ro Hiện này phòng cũng đang có dự thảo xây dựng quy trình xuất nhập tiền và điều hòa tiền mặt….
Quy trình kiểm soát sẽ được tiến hành theo hướng tinh giản các khâu bước phức tạp, dễ xảy ra mất mát tài sản hướng đến một quy trình kiểm soát nội bộ đơn giản, gọn nhẹ và hiệu quả cao.
3.1.2 Định hướng nâng cao chất lượng đội ngũ kiểm soát viên
Tập trung xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ có đầy đủ năng lực và phẩm chất nhằm đáp ứng yêu cầu của quá trình phát triển tại Cục Phát hành và Kho quỹ.
Khi xây dựng và tổ chức các khóa bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kiểm toán, NHNN cần chú ý các vấn đề:
- Thiết kế hệ thống chương trình đào tạo chính quy
- Mở rộng quan hệ hợp tác về đào tạo
- Gắn liền đào tạo với bồi dưỡng
- Tổ chức và động viên công tác nghiên cứu khoa học
- Tăng cường tổ chức các cuộc hội thảo về KTNB
- Nghiên cứu, ứng dụng các phần mềm hỗ trợ hoạt động kế toán
Hoàn thiện hệ thống quy trình, chính sách quản lý lao động đi đôi với xây dựng môi trường làm việc thân thiện, lành mạnh và cơ chế khuyến khích bằng vật chất và cơ hội nghề nghiệp nhằm đảm bảo thu hút lực lượng cán bộ giỏi theo hướng thu nhập bình quan của cán bộ NHNN không thấp hơn thu nhập bình quân của cán bộ trong các ngân hàng thương mại nhà nước.
Thực hiện quản lý cán bộ theo khối lượng và chất lượng công việc chuyên môn được giao Thực hiện cơ chế đãi ngộ cán bộ theo năng lực thực tế, vị trí công tác và mức độ hoàn thành chức trách, nhiệm vụ được giao Cơ chế đãi ngộ, khen thưởng cùng với các biện pháp khuyến khích phi vật chất khác phải được đổi mới căn bản để thực sự trở thành động lực thúc đẩy các đơn vị và cá nhân nâng cao trình độ, phát huy lòng nhiệt tình, hăng hái thi đua, cống hiến năng lực và trí tuệ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc và gắn bó lâu dài với Cục Phát hành và Kho quỹ Từng bước thực hiện cơ chế thi tuyển chức danh đối với một số vị trí quản lý, lãnh đạo, bố trí lao động phù hợp với năng lực cán bộ, yêu cầu và tính chất công việc Tăng cường sử dụng phương thức hợp đồng thuê, khoán lao động và dịch vụ của các tổ chức cung ứng chuyên nghiệp đối với một số công việc hậu cần, phục vụ và công việc có tính thời vụ, không có liên quan đến sự an toàn, bí mật hoạt động của NHNN.
3.1.3 Định hướng hoàn thiện chuẩn mực kiểm toán, kiểm soát nội bộ
Cục tiếp tục áp dụng các chuẩn mực kiểm toán đã được ban hành và tìm hiểu sâu sắc hơn các hệ thống chuẩn mực mới nhằm ứng dụng hợp lý hơn trong các công việc.
Các chuẩn mực kiểm toán, kiểm soát phải gần gũi hơn với các chuẩn mực quốc tế.Đặc biệt với một số chuẩn mực kiểm toán mang tính đặc thù công việc hơn thì đòi hỏi phải áp dụng chặt chẽ ví dụ như: Chuẩn mực mang tính độc lập, khách quan…
