luận văn thạc sĩ kinh tế đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu tư và thương mại vinaconex

Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Lời cam đoan Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng tôi, không chép công trình hay luận án tác giả khác Các số liệu, kết quả, bảng biểu luận văn trung thực, tài liệu trích dẫn rõ ràng có Tôi xin chịu trách nhiệm toàn nội dung luận văn Tác giả luận văn Trần Bình Sinh mục lục Néi dung Ch¬ng - C¬ së lý ln vỊ công tác kế toán hệ thống thông tin quản lý 1.1 Cơ sở lý luận công tác kế toán 1.1.1 Nội dung công tác kế toán 1.1.2 Yêu cầu thông tin kế toán 1.1.3 Công việc thờng nhật công tác kế toán 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Phân loại hệ thống 1.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán 1.2.3.1 Điều tra, phân tích hệ thống Cao học QTKD 2007-2009 Trang 09 09 09 14 16 18 18 19 21 21 Trang §Ị xt øng dơng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex 1.2.3.2 ThiÕt kÕ hƯ thèng 1.2.3.3 X©y dùng hƯ thèng 1.2.3.4 Bảo trì hệ thống 1.2.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng 1.2.4.2 Phần mềm nhà cung cấp phần mềm 1.2.4.3 Nguồn nhân lực 1.2.4.4 Tài 1.3 Thực trạng công nghệ thông tin công tác kế toán Việt Nam Chơng II: Phân tích thực trạng công tác kế toán công ty khả ứng dụng công nghệ thông tin 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần đầu t thơng mại vinaconex 2.2 Phân tích công tác kế toán 2.2.1 Quy trình công tác kế toán công ty cổ phần đầu t thơng mại Vinaconex 2.2.2 Đánh giá khả đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán 2.2.3 Các yếu tố ảnh hởng đến thông tin kế toán 2.2.4 Công nghệ thông tin công tác kế toán công ty 2.3 Phân tích điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 2.3.1 Cơ sở hạ tầng 2.3.2 Phần mềm 2.3.3 Nguồn nhân lực 2.3.4 Tài Chơng III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin công tác kế toán công ty 3.1 Căn hình thành giải pháp 3.1.1 Điều tra ban đầu 3.1.2 Nghiên cứu tính khả thi 3.1.3 Xác định yêu cầu hệ thống 3.2 Mục tiêu hớng tới 3.3 Phơng pháp tiến hành 3.3.1 Thay đổi máy móc thiết bị hệ thống: 3.3.2 Thay đổi cấu trúc hoạt động hệ thống(phần mỊm) 3.3.3 Thay ®ỉi nhËn thøc cđa ngêi sư dơng 3.4 Đánh giá 3.5 Hiệu 24 26 28 28 28 29 31 32 33 38 38 43 43 46 51 52 59 59 60 66 69 74 74 74 78 80 81 81 81 90 92 95 98 Danh mục bảng biểu, hình vẽ Hình vẽ Hình 1.1: Sơ đồ luồn liệu, thông tin kinh tế doanh nghiệp Hình 1.2: Hệ thống thông tin kế toán tập hợp hệ thống khác Hình 1.3: Mô hình Hệ thống thông tin kế toán đơn giản Hình 1.4: HTTT Kế toán đơn giản Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 11 18 19 34 Trang §Ị xt ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Hình 1.5: HTTT Kế toán có kết nối mạng Hình 1.6: HTTT kế toán lớn, khách hàng phần hệ thống Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần đầu t thơng mại Vinaconex Hình 2.2: Sơ đồ biến động nhân công ty cổ phần đầu t thơng mại Vinaconex Hình 2.3: Lu đồ quy trình công việc kế toán công ty CP ĐT&TM Vinaconex Hình 2.4: Mô hình sử dụng thông tin kế toán công ty cổ phần đầu t thơng mại Vinaconex Hình 2.5: Dữ liệu, thông tin chuyển cho phòng kế toán Cty CP DDT&TM Vinaconex Hình 2.6: Cách lu chứng từ công ty công trình Các phân hệ phần mềm kế toán Misa Hình 2.7: Hệ thống thông tin kế toán công ty cổ phần đầu t thơng mại Hình 2.8: Các phân hệ phần mềm kế toán Misa Hình 2.9: Thông tin cần thiết hợp đồng Hình 2.10: Lập báo cáo Hình 2.11: Một báo cáo chi tiết công nợ nhân viên Hình 2.12 Một phần báo cáo sổ quỹ tiền mặt tháng 12/2008 Hình 2.13: Cấu hình máy tính phòng kế toán Hình 2.14: Màn hình phần mềm kế toán Bravo Hình 2.15: Mục nhập phiếu thu phần mềm kế toán Bravo Hình 2.16: Thiết lập báo cáo tài Hình 2.17: Phần mỊm sư dơng ë Cty CP DDT&TM Vinaconex H×nh 2.18: Biến động nhân phòng kế toán từ đầu năm 2008 đến Hình 2.19: Tỷ lệ nhân phòng kế toán/ nhân viên từ đầu năm 2008 đến H×nh 1: HƯ thèng TTKT ë Cty CP DDT&TM Vinaconex Hình 2: HTTT Kế toán sau đợc thay đổi Hình 3.3 Modem D-Link ADSL w/1 Port Ethernet/ Router/ Gateway/ Firewall/ Splitter (DSL-520B) H×nh 3.4 D-Link 56Kbps V92 (DFM-562IS) - Internal Hình 3.5: Mô hình DL Cty CP DDT&TM Vinaconex Hình 3.6: DL sau thay đổi 35 35 41 43 45 47 49 49 52 53 54 55 56 57 60 62 62 63 66 67 68 84 85 88 88 90 91 B¶ng biĨu B¶ng 1.1 Bảng trọng số yêu cầu thông tin kế toán Bảng 2.1: Cấu hình phần cứng yêu cầu phần mềm kế toán Misa Bảng 2.2: Cấu hình phần mềm yêu cầu phần mềm kế toán Misa Bảng 3: Một số tiêu đánh giá phần mềm Bảng 3.1: Bảng giá cớc dịch vụ ADSL dành cho doanh nghiệp Viettell Bảng 3.2: Bảng giá cớc dịch vơ ADSL dµnh cho DN cđa VDC Cao học QTKD 2007-2009 16 58 58 64 86 87 Trang §Ị xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Lời nói đầu Hệ thống thông tin kế toán khái niệm xa lạ hầu hÕt c¸c doanh nghiƯp níc ThËm chÝ hƯ thèng thông tin đợc biết đến cách mơ hồ Đối với số ngời, hệ thống thông tin kế toán có lẽ không thực quan trọng Có lẽ họ không thực nhìn thấy ảnh hởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Hệ thống thông tin kế toán phần hệ thống thông tin Đợc cấu thành từ hệ thống thông tin áp dụng vào công tác kế toán Hệ thống thông tin kế toán tốt giúp cho công ty quản lý tình hình tài cách hiệu Khi mà t×nh h×nh kinh tÕ thÕ giíi cịng nh níc lâm vào khủng hoảng tài chính, đánh giá lại hệ thống thông tin kế toán giúp cho doanh nghiệp biết đợc liệu đÃ, hoạt động hiệu hay không Nhận biết đợc điều đó, cộng với kinh nghiệm thực tiễn làm việc công ty cổ phần đầu t thơng mại Vinaconex, học viên đà định chọn đề tài đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán công ty cổ phần đầu t thơng mại vinaconex làm đề tài tốt nghiệp Bố cục luận văn đợc chia làm ba phần nh sau: Chơng I: sở lý luận công tác kế toán hệ thống thông tin quản lý Chơng II: phân tích thực trạng công tác kế toán công ty khả ứng dụng công nghệ thông tin Chơng III: đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin công tác kế toán công ty Đây nội dung mẻ nên nhiều tài liệu tham khảo Mặc dù học viên đà cố gắng nhng tránh khỏi nhận xét mang tính chủ quan Học viên mong nhận đợc ý kiến bảo quý báu thầy cô Cao học QTKD 2007-2009 Trang §Ị xt øng dơng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Bằng tình cảm chân thành, học viên xin gửi tới TS Phạm Thị Thanh Hồng, ngời đà hớng dẫn tận tình giúp đỡ học viên hoàn thành luận văn lời biết ơn sâu sắc Chơng I: sở lý luận công tác kế toán hệ thống thông tin quản lý 1.1 Cơ sở lý luận công tác kế toán Công tác kế toán phần kh«ng thĨ thiÕu cđa bÊt kú doanh nghiƯp hay tỉ chức Bởi không giúp cho doanh nghiệp hay tổ chức hiểu rõ thêm tình hình hoạt động mà giúp cho họ hiĨu vỊ c¸c doanh nghiƯp tỉ chøc kh¸c 1.1.1 Néi dung công tác kế toán Có nhiều khái niệm khác kế toán khái niệm chung cho kế toán Tuy nhiên, ta hình dung kế toán dới khái niệm đơn giản nh sau: Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kinh tế, tài dới hình thức giá trị, vật thời gian lao động Cao hc QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Đối tợng kế toán: Đối tợng kế toán tài sản, nguồn vốn vận động tài sản nguồn vốn trình hoạt động tổ chức nói chung công ty nói riêng Phơng pháp kế toán: Phơng pháp kế toán phơng pháp dùng để thu thập xử lý thông tin đầu vào để có đợc thông tin kế toán hữu ích đầu cho ngời sử dụng thông tin kế toán Có phơng pháp kế toán chủ yếu sau:  Chøng tõ: ViÖc ghi, lËp chøng tõ nh»m mục đích cho biết có nghiệp vụ kế toán phát sinh đà hoàn thành (đà tạm ứng, đà hoàn hoá đơn mua vật t ) Đối ứng tài khoản: nhằm thể mối quan hệ đối tợng kế toán với trình ghi sổ Thông thờng nghiệp vụ kế toán phát sinh thờng liên quan đến hai nhiều hai tài khoản Nếu tài khoản tăng lên lợng đồng nghĩa có tài khoản khác bị giảm lợng tơng ứng Tính giá: thể đối tợng kế toán theo thớc đo tiền tệ theo quy định nhà nớc (bảng lơng, giá thành) Tổng hợp: sử dụng số liệu kế toán từ sổ để tổng hợp thành tiêu phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh Ngời sử dụng thông tin kế toán: Thông tin kế toán đợc sử dụng nhà quản trị doanh nghiệp, ngời sở hữu doanh nghiệp, ngời làm việc doanh nghiệp đối tác khác doanh nghiệp Hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho ngời sử dụng đợc mô tả cách khái quát theo hình 1.1 bên dới: Công tác kế toán có công đoạn thu thập liệu xử lý liệu Trong công đoạn đó, công đoạn đợc chia làm nhiều khâu khác tuú tõng ngêi, tuú tõng quan niÖm Thu thËp liệu: Dữ liệu công tác kế toán hoá đơn chứng từ, công văn liên quan đến công tác kế toán nh công văn thuế, định Cao hc QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex trả lơng Không phải hoá đơn chứng từ đợc sử dụng mà có hoá đơn chứng từ hợp lệ đợc sử dụng Hoá đơn chứng từ hợp lệ hoá đơn chứng từ dùng cho đơn vị sử dụng liệu kế toán Đơn vị thu thập liệu kế toán quan tâm đến chứng từ kế toán liên quan đến đơn vị Những ngời sử dụng thông tin kế toán Các hoạt động kinh tế Thu thập liệu * Hoá đơn, chứng từ kế toán * Các văn kế toán khác Xử lý liệu * Phân loại * Tổng hợp * Hệ thống Thông tin * Báo cáo nhanh * Báo cáo định kỳ Hình 1.1: Sơ đồ luồn liệu, thông tin kinh tế doanh nghiệp Hoá đơn chứng từ hợp lệ phải hoá đơn chứng từ xuất phát từ công ty, doanh nghiệp, sở sản xuất kinh doanh hợp lệ Tức hoá đơn ghi nơi xuất doanh nghiệp thực đợc coi hoá đơn không hợp lệ Hoá đơn chứng từ hợp lệ hoá đơn chứng từ mà nội dung ghi phải với chủng loại hàng hoá công ty đà mua hoá đơn Một công ty mua phơ kiƯn lµ nhùa Shide nhng thùc tÕ l¹i nhËp nhùa Cao học QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Koemmerling, chứng từ hoá đơn liên quan đến việc ghi nhập Koemmerling không hợp lệ Hoá đơn chứng từ hợp lệ hoá đơn chứng từ phải ghi với loại hàng hoá đà mua, tức mua vật t không đợc lấy hoá đơn tiếp khách hoàn ứng Hoá đơn chứng từ hợp lệ hoá đơn chứng từ phải đầy đủ Một hoá đơn chứng từ hoá đơn mà kèm gồm số giấy tờ khác nh bảng kê chi tiết vật t, giấy đề nghị toán, giấy đề nghị tạm ứng Tập hợp loại giấy tờ thể đợc xác hoá đơn chứng từ có thật Giả sử đem hoá đơn giá trị gia tăng, nội dung ghi mua vật t theo đơn đặt hàng ngày x tháng y năm z Hoá đơn hợp lệ đợc nộp kèm theo đơn đặt hàng có chữ ký ngời chịu trách nhiệm, hợp đồng mua bán (nếu có), bảng kê chi tiết hàng giá thành tổng giá trị đơn đặt hàng khác với giá trị ghi hoá đơn Dữ liệu kế toán đợc thu thập từ phòng kế toán từ phòng ban khác chuyển nh phòng vật t, phòng tài vụ, phòng tổ chức, nhân viên khác Xử lý liệu: Quy trình xử lý liệu diễn qua nhiều khâu khác Mỗi khâu có tầm quan trọng riêng nó, tóm tắt sơ lợc số khâu nh sau Kiểm tra liệu: Sau hoá đơn chứng từ đợc đa về, công tác kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ hoá đơn chứng từ Nếu hợp lệ chuyển sang phân loại, không hợp lệ chuyển trả lại để hoàn đủ thủ tục Phân loại liệu: kế toán có rât nhiều loại hoá đơn chứng từ khác Để quản lý đợc dễ dàng, ngời ta chia làm phân hệ kế toán khác Trong phần mềm kế toàn Misa, liệu kế toán đợc chia làm 11 phân hệ nh phân hệ tiền mặt, phân hệ lơng, phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ giá thành Phân loại liệu xem liệu thuộc phân hệ Nếu công ty có nhiều kế toán, kế toàn quản lý phân hệ khác nhau, phân loại liệu kiểm tra liệu chuyển liệu cho ngời quản lý phân hệ thích hợp để vào sổ Cao hc QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Hạch toán: Hạch toàn công đoạn sau phân loại liệu Hạch toán việc ghi sổ (máy) số liệu kế toán liên quan vào sổ máy Để quản lý liệu kế toán, công tác kế toán sử dụng bảng tài khoản kế toán để ghi lại liệu kế toán Ví dụ hạnh toán hoá đơn mua hàng (vật t) nhập kho công ty, có thuế GTGT, toán tiền mặt, tiền đà đợc ngời mua tạm ứng từ trớc nhng không đủ, tài khoản đợc sử dụng bao gồm: TK152 - Tài khoản nguyên vật liệu, TK 1331 - Tài khoản thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ, TK 141 - Tạm ứng, TK 111 - tiền mặt Lập báo cáo: hàng tháng, hàng quý, hàng năm, quan thuế yêu cầu đơn vị sản xuất kinh doanh báo cáo tình hình hoạt động Thông thờng báo cáo thuế (mua bán hoá đơn GTGT) (tháng), báo cáo doanh thu tạm tính (quý), báo cáo tài (năm), công tác kế toán có trách nhiệm lập báo cáo Ngoài ra, nhiều báo khác nh tính lơng nhân viên hàng tháng, báo cáo vật t, báo cáo tiền mặt hàng tháng Trớc kia, công tác kế toán ghi chép sổ sách, hàng tháng, vào cuối tháng trớc đầu tháng sau, nhân viên kế toán phải tập hợp tất số liệu, từ viết báo cáo theo yêu cầu Ngày nay, ứng dựng máy tính vào công tác kế toán, ngời lập báo cáo tập hợp liệu mà máy tính thực thay Việc sử dụng máy tính đảm bảo cho báo cáo đợc xác (không bị liệu), nhanh chóng hiệu Lu: Lu công đoạn thiếu Lu đảm bảo liệu không bị mát Khi liệu chẳng may bị thất lạc (mất, cháy, hỏng máy ) khôi phục lại liệu Lu lu vào máy thông qua phần mềm kế toán, lu đợc sử dụng dới dạng văn 1.1.2 Yêu cầu thông tin kế toán Chính xác: Thông tin kế toán sở để đa nhiều định quan trọng không cho doanh nghiệp mà cho đối tác khác doanh nghiệp, chí đợc dùng để báo cáo với quan nhà nớc nh quan thuế, kiểm toán Do vậy, yêu cầu thông tin kế toán phải đảm bảo tính xác thông tin Nếu thông tin kế toán bị sai lệch dẫn đến định sai lầm cho doanh nghiệp nh hoạch định sai Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 10 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex chiến lợc, tổ chức sản xuất không kịp thời, không dự báo đợc xác hoạt động tơng lai Sai lầm thiếu xác thông tin kế toán đa doanh nghiệp vào hoàn cảnh bất lợi Nhẹ bị phạt, cảnh cáo quan thuế, nặng gây thiệt hại tiền bạc, công sức doanh nghiệp, nặng phá sản, tù Tính xác thể chỗ hoá dơn chứng từ ghi phải bám vào để thể báo cáo tài Không đợc thêm, bớt câu chữ để làm cho nội dung thay đổi, không đợc tẩy xoá để làm lợi cho ngời khác Trung thực: Thông tin kế toán phải đảm bảo tính trung thực, nội dung, hoạt động phải theo mà làm, không thêm bớt hoá đơn chứng từ, không sử dụng hoá đơn chứng từ khác thay thế, không sử dụng hoá đơn chứng từ không hợp lệ Phải đảm bảo tính khách quan liệu Các báo cáo tài công ty phải đợc dựa vào thực tế hoạt động công ty mµ lËp Dï thùc tÕ cã khã khăn, doanh nghiệp làm ăn không đợc tốt không đợc thay đổi số liệu thực tế để làm báo cáo đẹp lên, nh làm sai lệch báo cáo tài chính, dẫn đến định sai lầm cho đối tác kinh doanh nh ngời sử dụng thông tin kế toán khác Đầy đủ: Thông tin kế toán phải đợc thể cách đầy đủ báo cáo tài doanh nghiệp, tổ chức Các khoản mục kế toàn phát sinh phải đợc thể Thậm chí, khoản mục phát sinh kỳ phải đợc thể báo cáo Thông tin đầy đủ giúp ngời đọc nắm rõ nội dung cách hoàn chỉnh có đợc đánh giá nhất, từ có định hợp lý Giả sử báo cáo khoản phải trả cho nhà cung cấp, báo cáo thiếu tiền, tức đà toán cho nhà cung cấp nhng không đợc đa vào báo cáo Nh đồng nghĩa với việc công ty có khả phải trả thêm khoản phát sinh thực Đúng lúc: Thông tin kế toán có ích đợc sử dụng lúc, nơi Khi quan thuế yêu cầu nộp báo cáo thuế tháng 2, đến tận tháng doanh nghiệp nộp, nh không lúc Doanh nghiệp muốn biết kết hoạt động năm trớc, đến tận tháng 3, tháng năm sau có sổ liệu, không lúc Kết chậm chễ doanh nghiƯp sÏ bá lì rÊt nhiỊu Cao học QTKD 2007-2009 Trang 11