luận văn thạc sĩ kinh tế hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán tài chínhq

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài

Bối cảnh nền kinh tế chung hiện nay đã ảnh hưởng không nhỏ đến tốc độ phát triển trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Thị trường cạnh tranh đòi hỏi ngày càng gay gắt nên hàng hóa cung ứng ra thị trường cũng đòi hỏi ngày càng đa dạng, phong phú, cao cấp hơn và đặc biệt phải đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường Do mục tiêu không ngừng mở rộng thị trường, chiếm lĩnh thị phần nên vấn đề cung ứng hàng hóa, hàng hóa tồn kho là vô cùng quan trọng Gắn liền với quá trình kinh doanh của công ty là quá trình vận động của hàng hóa tồn kho từ khâu thu mua, đến tích trữ, đến xuất bán… tại các địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Mục đích quản lý hàng hóa tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại là đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu mở rộng thị trường trên cơ sở tối ưu hóa sự vận động của hàng hóa bằng cách tăng nhanh vòng quay hàng hóa tồn kho, tránh tồn đọng vốn từ hàng hóa tồn kho, tránh gián đoạn trong kinh doanh do thiếu hàng dự trữ Để làm được điều này đòi hỏi nhà quản lý phải xây dựng kế hoạch đầy đủ về hàng hóa tồn kho từ kế hoạch mua hàng, kế hoạch dự trữ, kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở phân tích khoa học tình hình kinh doanh và thị trường Chính vì vậy, thông tin kế toán về hàng hóa tồn kho ngày càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa đối với các quyết định kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Mô hình kế toán của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát hiện nay mới tập trung vào kế toán tài chính Trong công ty, kế toán quản trị còn là một khái niệm mới, mặc dù kế toán quản trị có vai trò rất quan trọng trong hoạch định kế hoạch và lựa chọn phương án kinh doanh Thông qua thông tin do kế toán quản trị cung cấp nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá tình hình sản xuất, kiểm soát thường xuyên và có hệ thống nguyên tắc tiết kiệm, khai thác và huy động mọi khả năng tiềm tàng nhằm mở rộng kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm dịch vụ nhờ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường Việc sử dụng kết hợp thông tin của kế toán quản trị với kế toán tài chính là rất cần thiết để hỗ trợ nhà quản lý trong việc nhìn nhận, đánh giá thực trạng kinh doanh của đơn vị mình để định hướng sản xuất kinh doanh trong tương lai.

Trong thời gian gần đây, lĩnh vực điện, điện tử, điện lạnh…bị cạnh tranh gay gắt, thị trường này bị chia sẻ mạnh mẽ và chịu tác động của xu hướng toàn cầu hóa, khu vực hóa và xu hướng hội tụ công nghệ điện tử Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với các doanh nghiệp thương mại Việt Nam trong môi trường cạnh tranh bình đẳng Trong xu hướng đó, nhu cầu thông tin kinh tế ngày càng trở nên đa dạng và cần thiết Để có thể cạnh tranh, thực hiện tốt những mục tiêu phát triển của mình Đại Phát phải tự đổi mới, hoàn thiện và nâng cao năng lực kinh doanh của mình Muốn thế, trước hết Đại Phát phải tạo được một hệ thống thông tin quản lý nhất là thông tin tài chính, kế toán minh bạch và hiệu quả Các thông tin này không những có vai trò rất quan trọng đối với bản thân doanh nghiệp trong việc ra quyết định quản lý mà còn có vai trò quan trọng đối với các cơ quan Nhà nước trong việc kiểm tra, điều chỉnh các chế độ, chính sách phù hợp với tình hình thực tế góp phần thu hút các nhà đầu tư, nhà cung cấp quan hệ với doanh nghiệp Để có thể đáp ứng được điều đó Đại Phát cần phải hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp Đây là một trong những yêu cầu vô cùng quan trọng và cấp bách trong giai đoạn hiện nay.

Bài viết này tập trung nghiên cứu hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát và nhận thấy có những vấn đề bất cập chủ yếu sau đây:

Nguyên nhân chủ yếu là do xuất phát điểm công ty đi từ mô hình của một nhà phân phối, đến năm 2007 mới thành lập công ty nên vấn đề tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho còn nhiều bất cập.

1- Về tổ chức quản lý hàng tồn kho:

Nhìn chung, công ty đã xây dựng được quy trình quản lý hàng hóa từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, xuất bán gắn với trách nhiệm quản lý của các bộ phận chức năng liên quan nhưng trong quá trình thực hiện vẫn còn phát sinh nhiều vấn đề chưa được giải quyết triệt để: việc nhập hàng chưa đáp ứng đầy đủ, kịp thời đơn đặt hàng của khách hàng, quá trình xuất hàng còn lộn xộn dễ gây thất thoát, hàng hóa bảo quản chưa hiệu quả.

2- Về tổ chức kế toán hàng tồn kho:

Việc hạch toán nhập kho, xuất kho chưa tuân thủ triệt để nguyên tắc kế toán, mà đưa ưu tiên hàng đầu là việc phục vụ khách hàng Đồng thời, tốc độ phát triển của công ty quá mạnh nên khối lượng công việc nhân viên kế toán, nhân viên kho bị quá tải Do vậy, tình trạng âm kho, chênh lệch kho giữa thực tế và số liệu trên phần mềm của kế toán chưa được giải quyết triệt để.

3- Về tổ chức kế toán hàng tồn kho phục vụ quản trị doanh nghiệp

Công việc của bộ máy kế toán hiện tại chủ yếu chỉ đáp ứng công việc thực hiện công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho mà chưa đáp ứng được yêu cầu báo cáo phân tích, đánh giá nhằm mục tiêu quản trị như: phân tích thực hiện dự toán hàng tồn kho, phân tích vòng quay hàng hóa tồn kho để tránh tồn đọng vốn, tránh thiếu hụt hàng hóa; phân tích các chỉ tiêu kinh tế chi tiết theo từng mặt hàng, từng hãng sản xuất để tư vấn cho chủ doanh nghiệp nên kinh doanh mặt hàng nào hiệu quả…

Xuất phát từ bối cảnh nền kinh tế chung đang trong tình trạng suy thoái dẫn đến các doanh nghiệp đứng trước nhiều thách thức trong quá trình sản xuất kinh doanh, xuất phát từ tầm quan trọng của thông tin kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, xuất phát từ mục tiêu phát triển bền vững của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát song còn nhiều bất cập trong tổ chức kế toán hàng tồn kho, từ đó tôi tự nhận thấy mình cần lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát” để nghiên cứu.

Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Có thể kể ra một số đề tài nghiên cứu có liên quan đến Đề tài này như sau:

Luận văn thạc sĩ: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp tại các đơn vị thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam” của Tô Thị Ngọc Lan, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2008 do PGS.TS Nguyễn Thị Đông hướng dẫn Luận văn đã hệ thống hoá được lý luận chung về tổ chức kế toán hàng tồn kho, tổ chức phân tích thông tin kế toán hàng tồn kho theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp, đưa ra kinh nghiệm tổ chức kế toán hàng tồn kho của một số nước trên thế giới Từ đó, đưa ra những phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

Luận văn thạc sĩ: “ Vận dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần ô tô Hyundai Thành Công Việt Nam” của Nguyễn Thu Hằng, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, năm

2011 do TS Hà Thị Ngọc Hà hướng dẫn Luận văn đã nghiên cứu và hệ thống hóa các vấn đề lý luận chung về chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho và nội dung kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Đã phân tích đánh giá thực trạng việc vận dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 trong công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần ô tô Hyundai Thành Công Việt Nam Đối chiếu với những cơ sở lý luận đã được tổng kết, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp này.

Luận văn thạc sĩ: “ Hoàn thiện kế toán hàng hóa tồn kho ở các doanh nghiệp thương mại Việt Nam trong điều kiện hội nhập kinh tế” của Nguyễn Thị Như Hoa, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2003 do PGS.TS Đặng Thị Loan hướng dẫn Trên cơ sở xem xét, phân tích thực trạng kế toán hàng tồn kho ở các doanh nghiệp thương mại Việt Nam, và cơ sở lý luận đã được tổng kết luận văn đề xuất được phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho. Đồng thời nêu ra những điều kiện cụ thể vận dụng vào thực tế ở các doanh nghiệp thương mại Việt Nam.

Các đề tài trên đã trình bày tương đối rõ ràng, chi tiết các nội dung về kế toán hàng tồn kho, tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, áp dụng vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp cụ thể, đưa ra cái nhìn tổng quan và có giá trị sử dụng cho đối tượng nghiên cứu Song, chưa có đề tài nào nghiên cứu xuyên suốt, tách biệt rõ ràng trên cả hai cách tiếp cận cụ thể là kế toán tài chính và kế toán quản trị; chưa đề tài nào phản ánh rõ nét về tổ chức tài khoản, tổ chức sổ sách, tổ chức báo cáo của kế toán quản trị; chưa xây dựng mô hình kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị áp dụng được cho doanh nghiệp cụ thể. Đồng thời thực tế cũng cho thấy, những vấn đề nói trên chưa có đề tài nào nghiên cứu đối với Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát tại Ninh Bình.

Với đề tài này, tác giả hướng đến phát triển những vấn đề mà các đề tài trước đó chưa nghiên cứu đến, chưa đề cập đến nhằm phục vụ mục tiêu quản trị doanh nghiệp, cụ thể như: tác giả nghiên cứu xuyên suốt tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại trên cả hai cách tiếp cận là kế toán tài chính và kế toán quản trị, từ lý luận đi đến thực tiễn và tìm ra giải pháp cho các vấn đề cần hoàn thiện; thêm vào đó, tác giả nghiên cứu vấn đề lập dự toán hàng tồn kho, phân tích thực hiện dự toán và đề xuất phương án hiệu quả cho kỳ kinh doanh tiếp theo; đồng thời tác giả phân tích ảnh hưởng của thông tin kế toán hàng tồn kho đến thông tin trên báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.

Tác giả thực hiện Đề tài “ Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát” với mong muốn đóng góp những ý kiến, quan điểm từ góc nhìn bên ngoài, nhằm đưa ra những khuyến nghị giúp doanh nghiệp đạt được những định hướng phát triển bền vững đề ra.

Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học về cơ sở lý luận của tổ chức kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại, luận văn hướng đến những mục tiêu cụ thể sau:

- Hoàn thiện cơ sở lý luận về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

- Phân tích thực trạng công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho hiện nay của Đại Phát.

- Xác định các điểm bất cập và nguyên nhân của nó trong công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát.

- Đề xuất phương hướng và giải pháp để hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho nhằm mục tiêu quản trị tại công ty.

- Tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát đang thực hiện như thế nào?

- Tổ chức kế toán hàng tồn kho đang có những điểm bất cập nào, nguyên nhân của những bất cập đó là gì? Những bất cập đó cản trở gì đến mục tiêu quản trị tại công ty.

- Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát cần thay đổi những gì để hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho nhằm mục tiêu quản trị tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính đặt tại Ninh Bình của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát.

+ Về không gian và thời gian: Luận văn nghiên cứu về tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Đại Phát từ năm 2012 trở về đây.

+ Về nội dung: tìm hiểu cơ sở lý luận về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại; tìm hiểu các quy trình, quy định, nguyên tắc áp dụng và quá trình thực hiện liên quan đến tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát.

Phương pháp nghiên cứu

Sơ đồ 1.1: Khung kiến thức

Luận văn sẽ vận dụng Khung kiến thức để phân tích thực trạng của tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát, trên cơ sở tiến hành điều tra thực tế bằng cách phỏng vấn cá nhân, thông qua sự đánh giá của người lao động và ban giám đốc để tìm ra những điểm chưa hợp lý của tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty hiện nay Từ đó tìm nguyên nhân của những hạn chế, bất cập và sự cản trở của nó trong việc hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho Kết hợp với mục tiêu kế toán hàng tồn kho thể phục vụ yêu cầu quản trị để tìm ra giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho.

Các tài liệu, dữ liệu cần thu thập bao gồm:

+ Luật kế toán, nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán của Việt Nam và một số quốc gia khác

Tổ chức kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị

KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

Quy định, nguyên tắc kế toán hàng tồn kho đang áp dụng

Quy trình thực hiện kế toán hàng tồn kho

Vấn đề bất cập nảy sinh

Xây dựng các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho

Mục tiêu kế toán hàng tồn kho phục vụ yêu cầu quản trị

+ Giáo trình kế toán tài chính, kế toán quản trị, quản trị doanh nghiệp….

+ Tài liệu từ nguồn internet…

- Tài liệu nội bộ của Đại Phát

+ Thông tin về lịch sử hình thành và phát triển của Đại Phát, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, mô tả công việc của bộ máy kế toán

+ Thông tin các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, về doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân hàng năm, đánh giá các thuận lợi khó khăn hiện tại…

+ Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đang thực hiện tại công ty + Các quy trình làm việc, các quy định, nguyên tắc trong công tác kế toán tại công ty.

Các phương pháp thu thập dữ liệu

- Thu thập dữ liệu thứ cấp lấy từ các nguồn dữ liệu:

+ Giáo trình kế toán, quản trị, phân tích kinh doanh…

+ Nguồn cung cấp dữ liệu từ internet

+ Các quy trình làm việc, các quy định, nguyên tắc trong công tác kế toán tại công ty.

+ Tài liệu giới thiệu về công ty, các báo cáo của công ty

+ Số liệu kế toán từ năm 2012 đến nay

-Thu thập dữ liệu sơ cấp

+ Nội dung nghiên cứu: Sự đánh giá của cán bộ nhân viên, ban giám đốc về tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát hiện nay Sự kỳ vọng của cán bộ nhân viên, ban lãnh đạo về các giải pháp thay đổi tổ chức kế toán hàng tồn kho hiệu quả.

+ Đối tượng khảo sát: Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ nhân viên làm việc tại trụ sở chính của Đại Phát tại Ninh Bình.

+ Địa bàn nghiên cứu: Trụ sở chính của Đại Phát tại Ninh Bình

+ Công cụ thực hiện: Nghiên cứu định tính thông qua các cuộc phỏng vấn cá nhân sẽ được thực hiện với đội ngũ cán bộ nhân viên tại trụ sở chính của Đại Phát tại Ninh Bình: Ban giám đốc, cán bộ nhân viên phòng kế toán, kho vận, bộ phận kinh doanh, bộ phận kế hoạch.

Danh mục các câu hỏi đặt ra cho đối tượng được phỏng vấn cụ thể tại Phụ lục 1.1

Phương pháp xử lý số liệu:

Các số liệu định tính sẽ được thu thập từ các cuộc phỏng vấn cá nhân: nội dung phỏng vấn sẽ được ghi nhận thông qua việc ghi chép bằng văn bản.

Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Thứ nhất, trên cơ sở phân tích trung thực thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát, chỉ ra các kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại Do vậy, các kết luận rút ra từ phân tích thực tiễn sẽ là tư liệu tham khảo quan trọng cho các nhà quản trị của Đại Phát nói riêng, cũng như các nhà quản lý trong doanh nghiệp thương mại nói chung có thêm cơ sở thực tiễn cho các quyết định tương lai về vấn đề quản trị hàng tồn kho.

Thứ hai, cho đến nay đã có rất nhiều luận văn, luận án nghiên cứu về vấn đề tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, song lại chưa có đề tài nào về tổ chức kế toán hàng tồn kho được nghiên cứu tại Đại Phát.

Thứ ba, do xuất phát từ việc phân tích trung thực thực tiễn tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát, nên các giải pháp và kiến nghị mà tác giả đề xuất đều có cơ sở khoa học và thực tiễn, có thể tìm cách vận dụng trong thực tiễn tổ chức kế toán hàng tồn kho không chỉ tại Đại Phát, mà còn có thể vận dụng cho các doanh nghiệp thương mại khác tại Việt Nam.

Kết cấu của luận văn

Luận văn được kết cấu thành 4 chương:

Chương 1 : Giới thiệu đề tài nghiên cứu

Chương 2: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại

Chương 3: Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Chương 4 : Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Hàng tồn kho, tổ chức kế toán hàng tồn kho và yêu cầu quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho tại các doanh nghiệp

2.1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 02) thì hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Như vậy, theo IAS 02 thì hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa doanh nghiệp mua vào để bán, thành phẩm trong kho, vật tư chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị sản phẩm dở dang Cũng theo IAS 02 thì hàng tồn kho không bao gồm những hàng hóa, thành phẩm trong kho, vật tư bị hư hỏng, lỗi thời, không dùng được trong sản xuất kinh doanh Dựa vào IAS 02 doanh nghiệp có thể xác minh được nội dung cụ thể về hàng tồn kho trong doanh nghiệp mình Tuy nhiên, vấn đề đặt ra ở đây là trong trường hợp doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa nhưng còn đang đi đường chưa về nhập kho hay những vật tư doanh nghiệp nhận giữ hộ, bán hộ, ký gửi; vật tư, hàng hóa doanh nghiệp đang gửi bán thì có thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp hay không?

Theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về việc ban hành hệ thống kế toán doanh nghiệp, hàng tồn kho được định nghĩa là những tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất.Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua từ bên ngoài, do doanh nghiệp sản xuất ra để dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc để cung cấp dịch vụ, hoặc để bán.Hàng tồn kho doanh nghiệp bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa Như vậy, khái niệm hàng tồn kho trong hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam về cơ bản thống nhất với khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02 Hơn nữa, hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam đã bổ sung thêm điều kiện để xác định hàng tồn kho của doanh nghiệp đó là quyền sở hữu về tài sản Do đó, giải quyết được vấn đề số hàng doanh nghiệp đã mua nhưng còn đang đi đường chưa về nhập kho, hàng hóa đang gửi bán nếu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì được xác định là hàng tồn kho của doanh nghiệp; còn hàng mà doanh nghiệp nhận bán hộ, ký gửi thuộc quyền sở hữu của bên gửi hàng thì thuộc hàng tồn kho của bên gửi hàng.

Theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 1 và Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 về việc hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán này thì hàng tồn kho được định nghĩa theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS02) là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Hiện nay, theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 do Bộ Tài chính ban hành trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 đã quy định rõ nội dung hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: Hàng hoá mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biên); Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho); Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường; Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang; Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Như vậy, khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam(VAS 02) là sự chuẩn hoá về khái niệm hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và đã đưa ra phạm vi, đặc điểm, cũng như điều kiện để nhận biết về hàng tồn kho của doanh nghiệp Đó là sự tổng kết, kế thừa có chọn lọc các quan điểm về hàng tồn kho trong các văn bản, tài liệu pháp lý của nước ta và quốc tế từ trước tới nay.

Tóm lại, một cách chung nhất, trong phạm vi doanh nghiệp, hàng tồn kho được hiểu là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất, bao gồm hàng hoá mua về để bán, thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang, nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và hàng mua đang đi đường.

2.1.1.2 Đặc điểm của hàng tồn kho

Theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 1 trong đó có chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho thì hàng tồn kho bao gồm:

- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

- Chi phí dịch vụ dở dang.

Như vậy, hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường có rất nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong sản xuất kinh doanh Nhưng nhìn chung hàng tồn kho của doanh nghiệp thường có những đặc điểm cơ bản sau đây:

Thứ nhất , hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, có hình thái vật chất, có thể luân chuyển qua kho, được đo lường bằng đơn vị vật lý trước khi đánh giá giá trị tiền tệ ghi sổ của hàng tồn kho và hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.

Thứ hai, hàng tồn kho thường rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các hình thái biểu hiện như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời, lỗi mốt, do đó đòi hỏi phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại hàng tồn kho, xu hướng biến động của nó trên bình diện ngành để có thể xác định chính xác tổn thất tiềm tàng về hàng tồn kho.

Thứ ba , việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, các công trình xây dựng cơ bản, đồ cổ, kim khí quý

Thứ tư , hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất, lại do nhiều người quản lý Do đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.

Thứ năm , hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh thường có các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với tần suất nhiều, luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật để chuyển hoá thành những hình thái tài sản khác nhau như tiền, các khoản nợ phải thu

2.1.2 Tổ chức kế toán hàng tồn kho

Khái niệm tổ chức kế toán: Tổ chức kế toán là việc tổ chức công tác kế toán và gắn liền với nó là tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức công tác kế toán là tổ chức sắp xếp các khối lượng công tác kế toán để trên cơ sở đó xem xét bố trí người thực hiện cho phù hợp Tổ chức bộ máy kế toán là sắp xếp, phân công công việc (phần hành) cho từng kế toán và hình thành các mối quan hệ để thực hiện công việc trong phòng kế toán (hoặc bộ phận kế toán) của một doanh nghiệp.

Vai trò của thông tin kế toán hàng tồn kho nhằm mục tiêu quản trị trong

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, hệ thống các thông tin được sử dụng để làm căn cứ ra quyết định quản lý có thể thu được từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin kế toán rất quan trọng và đóng vai trò không thể thiếu Trong nền kinh tế thị trường, kế toán vừa là “ngôn ngữ kinh doanh”, vừa là công cụ quản lý quan trọng.Chức năng của nó là cung cấp các thông tin kinh tế về hoạt động của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm. Đối với các nhà đầu tư, thông tin kế toán hàng tồn kho cung cấp các thông tin giúp họ đánh giá khả năng sinh lời cũng như các rủi ro tiềm tàng của doanh nghiệp với các khoản đầu tư của họ để từ đó giúp họ có các quyết định đúng đắn. Đối với các cơ quan nhà nước, thông tin kế toán hàng tồn kho cung cấp các thông tin là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ việc sử dụng tài sản và các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp một cách thường xuyên, kịp thời, đồng thời kiểm tra việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính của nhà nước, việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp, từ đó, giúp các cơ quan nhà nước tổng hợp nghiên cứu, hoàn thiện và ban hành các chính sách kinh tế tài chính thích hợp nhằm quản lý thống nhất nền kinh tế quốc dân. Đối với nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp, thông tin kế toán hàng tồn kho là cơ sở để các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý biết được tình hình sử dụng các loại tài sản, các hoạt động tài chính là cơ sở để các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý biết được tình hình sử dụng các loại tài sản, lao động, tình hình chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tính hiệu quả của các giải pháp đã đề ra và thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh Ví dụ như: qua việc phân tích các thông tin kế toán hàng tồn kho, Ban giám đốc sẽ quyết định nên kinh doanh mặt hàng nào, mua từ đâu… Từ đó, giúp các nhà quản lý có các giải pháp để điều hành, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và định hướng phát triển doanh nghiệp.

Hàng tồn kho là một trong những dạng tài sản lưu động trong doanh nghiệp Hơn nữa do quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục nên vốn lưu động cũng được tuần hoàn theo mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh mà khởi đầu là vòng tuần hoàn vốn lưu động được để sử dụng để mua sắm hàng hóa, công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh Vì vậy, có thể nói trong các doanh nghiệp kinh doanh, thông tin kế toán hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng đối với nhà quản lý Nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định rõ các yếu tố vật chất đầu vào của mình đó là: cần mua cái gì, mua ở đâu, số lượng bao nhiêu, chất lượng ra sao, khi nào mua…Do vậy, thông tin kế toán hàng tồn kho giúp các nhà quản lý kiểm tra, giám sát các hoạt động về dự trữ hàng tồn kho, phê duyệt các dự toán hàng tồn kho cho mục tiêu sản xuất kinh doanh ở cả 3 giai đoạn: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kết thúc và kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch hàng năm Có thể nói chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra,giám sát là chức năng của kế toán nói chung nhưng có sự khác biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị do bản chất và mục đích của chúng là khác nhau Về bản chất, kế toán tài chính thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành (quá khứ); còn kế toán quản trị thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đang phát sinh và sẽ phát sinh (quá khứ,hiện tại và tương lai) Do vậy, thông tin kế toán hàng tồn kho ở góc độ kế toán tài chính giúp các nhà quản lý kiểm tra được tình hình biến động thực tế của hàng tồn kho đã thực hiện với các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, còn thông tin kế toán quản trị giúp cho việc kiểm tra được tính khả thi của kế hoạch, diễn biến quá trình thực hiện kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết và dự đoán trước kết quả thực hiện kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết và dự đoán trước kết quả thực hiện kế hoạch để có biện pháp điều chỉnh, tổ chức thực hiện sản xuất kịp thời, hợp lý nhằm tiết kiệm tiền vốn, chi phí, hạ giá thành sản phẩm, thúc đẩy nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Vai trò của thông tin kế toán hàng tồn kho nhằm mục tiêu quản trị doanh nghiệp thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:

Thứ nhất , thông tin kế toán quản trị hàng tồn kho giúp nhà quản trị giải quyết được việc cân bằng mức độ đầu tư cho hàng tồn kho phục vụ sản xuất nhằm thoả mãn các nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời, đúng lúc với chi phí thấp nhất thông qua việc xây dựng chi phí dự trữ hợp lý, các định mức hàng tồn kho tối ưu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất hoạt động liên tục, đều đặn.

Thứ hai , thông tin kế toán quản trị cung cấp về tình hình thị trường góp phần ngăn ngừa ảnh hưởng của lạm phát Doanh nghiệp biết trước được tình hình tăng giá vật tư, hàng hoá để dự trữ nhằm tiết kiệm chi phí Như vậy, tồn kho sẽ trở thành một hoạt động đầu tư tốt.

Thứ ba , việc đánh giá hàng tồn kho cũng góp phần giúp nhà quản trị doanh nghiệp nắm được thông tin để lựa chọn các phương án trong việc mua vào, sản xuất, dự trữ Đồng thời, kế toán quản trị có vai trò trong việc lựa chọn, xác định phương pháp tính giá hàng xuất kho, phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp cũng góp phần mang lại những thuận lợi cho doanh nghiệp Đây là một trong những công việc khó khăn nhất đối với nhà quản trị Bởi lẽ, có thể nó mang lại sự thuận tiện cho công tác kế toán nhưng phải đảm bảo sự thoả đáng về các mục đích của nhà quản trị đối với chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và chỉ tiêu thu nhập trong báo cáo kết quả kinh doanh.

Thứ tư , trong quá trình thực hiện, kế toán hàng tồn kho luôn thường xuyên theo dõi, quản lý về mặt số lượng và giá trị để cung cấp những thông tin kịp thời cho nhà quản trị nhằm quản lý hàng tồn kho tránh thất thoát, giảm thiểu chi phí và nắm bắt thị trường để có kế hoạch trích lập dự phòng cho những hàng tồn kho có khả năng bị giảm giá, góp phần phản ánh đúng giá trị thuần của hàng tồn kho Ngoài ra, trong một số trường hợp cụ thể, kế toán quản trị giúp nhà quản trị phân loại hàng tồn kho để xác định từng nhóm hàng nhằm đưa ra căn cứ cho việc xác định cách thức quản trị sao cho có hiệu quả nhất.

Do có hai phạm vi phục vụ thông tin khác nhau như đã thấy ở trên (bên ngoài và bên trong doanh nghiệp) nên kế toán được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị Mặc dù là những lĩnh vực khác nhau với những điểm khác biệt nhất định do tính độc lập tương đối về nội dung, phương pháp, quy trình, phạm vi thu nhận, xử lý thông tin và đối tượng sử dụng thông tin tạo nên nhưng cả kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng có mối liên quan mật thiết và bổ sung lẫn nhau, đều là công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp, gắn liền với việc thực hiện yêu cầu, chức năng và mục đích của hoạt động quản trị doanh nghiệp Sau đây tác giả sẽ trình bày lý luận cơ bản về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại dưới hai góc độ là kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Những nội dung cơ bản của tổ chức kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại dưới góc độ kế toán tài chính

2.3.1 Tổ chức vận dụng chính sách, chế độ quy định để xác định giá trị hàng tồn kho

2.3.1.1 Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho (VAS 02): Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốc của hàng tồn kho không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

2.3.1.2 Phương pháp tính giá hàng tồn kho và ảnh hưởng của nó đến xác định lợi nhuận doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng tồn kho biến đổi không ngừng cả về hiện vật và giá trị Để ghi nhận và phản ánh được giá trị tiền tệ của hàng tồn kho nhằm phản ánh và kiểm tra được hàng tồn kho bằng thước đo tiền tệ đòi hỏi phải tính giá hàng tồn kho Thực chất của tính giá hàng tồn kho là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng tồn kho tức là dùng thước đo giá trị để biểu hiện hàng tồn kho nhằm phản ánh, cung cấp thông tin tổng hợp cần thiết về hàng tồn kho, xác định được toàn bộ các chi phí bỏ ra liên quan đến việc thu mua, sản xuất, chế tạo và tiêu thụ từng loại hàng tồn kho từ đó để đánh giá được hiệu quả của hàng tồn kho. a Phương pháp tính giá nhập hàng tồn kho

Việc tính giá nhập của hàng tồn kho phải phản ánh được giá trị ban đầu của hàng tồn kho, nghĩa là tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc hình thành hàng tồn kho Nói cách khác, tính giá nhập hàng tồn kho phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc.

Với doanh nghiệp kinh doanh thương mại Ở doanh nghiệp này hàng tồn kho là hàng đang nằm trong kho, hàng hoá đã mua nhưng còn đang đi đường chưa về nhập kho hoặc các hàng hoá gửi bán ở các doanh nghiệp khác Khi phản ánh trên sổ kế toán, hàng tồn kho được phản ánh theo giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá gốc.

Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào

Giá mua ghi trên hoá đơn

Chi phí thu mua hàng hoá

Các khoản thuế không được khấu trừ, hoàn lại

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng

Giá mua ghi trên hoá đơn : Là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hoá đơn tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể là:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá

CKTM, giảm giá hàng mua được hưởng (ỉ) mua hàng hoá là giá chưa có thuế GTGT đầu vào.

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng giá thanh toán.

Chi phí thu mua hàng hoá: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, lưu kho, lưu bãi, hao hụt trong định mức cho phép của quá trình thu mua, công tác phí của bộ phận thu mua,

Thuế: Không được hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế

GTGT không được khấu trừ).

Chiết khấu thương mại: Là số tiền doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.

Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc giao hàng không đúng quy định trong hợp đồng (không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng…) b Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho phù hợp Phương pháp tính giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp. Bởi lẽ giá vốn hàng bán được phản ánh trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được phản ánh trong Bảng cân đối kế toán Việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp Song doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán, nếu có sự thay đổi phải giải trình, thuyết minh, nêu rõ những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho (VAS 02), khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp tính theo giá đích danh;

- Phương pháp bình quân gia quyền;

- Phương pháp nhập trước, xuất trước;

- Phương pháp nhập sau, xuất trước.

 Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này giá thực tế của vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho được tính theo giá thực tế của từng lô vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.

Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được, số lượng hàng hóa không nhiều, trị giá hàng tồn kho rất lớn, biến đổi thường xuyên theo giá cả thị trường như các đồ trang sức đắt tiền, các bất động sản, ô tô mà có thể nhận diện được từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua vào và hoá đơn của nó Hơn nữa các doanh nghiệp phải có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho.

Phương pháp được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng thứ hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra.

Phương pháp này là phương pháp tối ưu nhất vì nó hoàn toàn làm phù hợp giữa chi phí và doanh thu, tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá thực tế của nó; áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp sẽ xác định giá vốn hàng bán một cách chính xác, cập nhật giá thị trường, tìm ra biện pháp cạnh tranh với các doanh nghiệp trong ngành Song phần lớn các doanh nghiệp không sử dụng giá đích danh vì hai lý do sau:

Thứ nhất: Các thủ tục ghi sổ chi tiết thường mất nhiều thời gian, công sức, tốn kém.

Thứ hai : Phương pháp giá đích danh bản thân nó có thể làm cho ban quản trị điều khiển được lợi nhuận Cụ thể áp dụng phương pháp này có ảnh hưởng đến lợi nhuận như sau:

+ Khi kế toán giữ lại trong tồn kho những khối lượng hàng hóa có giá trị cao sẽ dẫn đến giá trị hàng tồn kho cuối kỳ cao, giá vốn hàng bán trong kỳ thấp, dẫn đến lợi nhuận cuối kỳ cao, doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp nhiều.

+ Tương tự kế toán giữ lại trong tồn kho những khối lượng hàng hóa có giá trị thấp sẽ dẫn đến giá trị hàng tồn kho cuối kỳ thấp, giá vốn hàng bán trong kỳ cao, dẫn đến lợi nhuận cuối kỳ thấp, doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp ít hơn.

Phương pháp giá bình quân

Kinh nghiệm tổ chức kế toán hàng tồn kho của một số nước trên thế giới 49 1 Tổ chức kế toán hàng tồn kho trong hệ thống kế toán Pháp

Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hoá, nền kinh tế Việt Nam đã và đang có những bước chuyển mình để phù hợp với xu thế phát triển chung của thế giới Là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng, kế toán cũng phải được cải tiến, hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu cơ chế quản lý kinh tế và hội nhập với hệ thống kế toán đang áp dụng phổ biến trên thế giới Để hoàn thiện tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán hàng tồn kho nói riêng, chúng ta cần tiếp thu kinh nghiệm kế toán của các nước phát triển đang có hệ thống kế toán được nhiều quốc gia áp dụng.

Trong phạm vi luận văn này, tác giả sẽ trình bày hệ thống kế toán ở hai quốc gia đại diện cho hai hệ thống kế toán trên thế giới là kế toán truyền thống và kế toán mở.

2.5.1 Tổ chức kế toán hàng tồn kho trong hệ thống kế toán Pháp

Pháp là nước đại diện cho khối các nước tổ chức kế toán theo mô hình truyền thống, gồm kế toán tổng quát (kế toán tài chính) và kế toán phân tích (kế toán quản trị), trong đó kế toán tổng quát là kế toán tĩnh và được coi như là một thực thể duy nhất bắt buộc đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình mua bán, chi phí, thu nhập, tính toán kết quả ở dạng tổng quát; còn kế toán phân tích mang tính chất phi pháp quy, bí mật, là kế toán động, phản ánh tình hình chi phí, doanh thu, kết quả của từng loại hàng, từng ngành hoạt động, giá phí, giá thành của từng loại sản phẩm sản xuất, là phương tiện giúp lãnh đạo kiểm soát tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Đối với hàng tồn kho, kế toán Pháp coi là một bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất và dự trữ cho lưu thông, hoặc đang trong quá trình chế tạo sản phẩm ở doanh nghiệp, bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dịch vụ dở dang, thành phẩm, hàng hoá Đối với hàng tồn kho, kế toán Pháp có những quy định chung như sau:

- Về phương pháp đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho phải được ghi sổ theo giá thực tế Cụ thể:

+ Đối với vật tư, hàng hoá mua vào là giá mua thực tế Giá mua thực tế baogồm: giá thoả thuận và phụ phí mua.

+ Đối với vật tư, hàng hoá xuất kho: được tính theo một trong ba phương pháp: bình quân cả kỳ dự trữ; bình quân sau mỗi lần nhập; nhập trước, xuất trước nhưng phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán Như vậy, việc đánh giá hàng tồn kho trong kế toán Pháp nêu rõ chỉ được áp dụng ba phương pháp này mà không được áp dụng phương pháp thực tế đích danh và nhập sau, xuất trước.

Nó cho thấy kế toán Pháp tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc thực tế trong việc đánh giá hàng tồn kho và quán triệt tinh thần thực hiện nghĩa vụ với ngân sách.

- Về phương pháp kế toán hàng tồn kho: kế toán Pháp cũng quy định hai phương pháp: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Về nguyên tắc,phương pháp kê khai thường xuyên chỉ sử dụng trong kế toán quản trị để tính giá phí vật tư, hàng hoá (ghi nợ các tài khoản hàng tồn kho khi nhập kho và ghi có các tài khoản hàng tồn kho khi xuất dùng) Còn trong kế toán tài chính của Pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phưong pháp này khi mua hàng không hạch toán vào các tài khoản hàng tồn kho mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản mua hàng (tài khoản chi phí) và khi xuất hàng không ghi theo từng nghiệp vụ mà được ghi một lần vào cuối kỳ thông qua kết quả kiểm kê.

Khi mua hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn của người bán để làm chứng từ ghi sổ Trường hợp hàng mua về không đúng quy cách, phẩm chất trả lại người bán, cần lập hoá đơn báo Có Kế toán mua hàng sử dụng một số tài khoản chính để hạch toán: Tài khoản 606 “Mua vật liệu và vật tư sử dụng ngay”, tài khoản 756 “Chiết khấu nhận được”, tài khoản 4456 “TVA-Trả hộ Nhà nước”, tài khoản 40 “Nhà cung cấp”, tài khoản 530 “Quỹ tiền mặt”

Như vậy, kế toán hàng tồn kho của Pháp quy định khá cụ thể, chặt chẽ nên dễ kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán hàng tồn kho Việc tách riêng kế toán tổng hợp và kế toán phân tích thuận tiện cho việc giữ bí mật kinh doanh và đảm bảo cung cấp thông tin cho nhu cầu quản trị hàng tồn kho, góp phần sử dụng vốn lưu động có hiệu quả Song bên cạnh đó, hệ thống kế toán Pháp nhìn chung khá cứng nhắc, do đó có thể không tạo điều kiện cho kế toán viên phát huy khả năng trong công việc kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng rất hạn chế (chỉ đối với kế toán phân tích khi tính giá phí) và chủ yếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ nên có thể hạn chế tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán.

Do đặc trưng cơ bản của kế toán Pháp là mô hình kế toán tĩnh với sự độc lập giữa hai loại kế toán tổng hợp và kế toán phân tích như trên nên tại Pháp, người ta thường xây dựng bộ máy kế toán quản trị theo mô hình tách biệt với kế toán tài chính Kế toán phân tích sử dụng hệ thống tài khoản riêng, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán riêng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo từng hoạt động sản xuất kinh doanh, theo từng sản phẩm dịch vụ, từng địa điểm, đặt trọng tâm xử lý và cung cấp thông tin chi tiết, cụ thể về chi phí, thu nhập, và kết quả để cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

2.5.2 Tổ chức kế toán hàng tồn kho trong hệ thông kế toán Mỹ

Khác với kế toán Pháp, Mỹ thuộc khối các nước kế toán ANGLOSAXON, xây dựng mô hình kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị đều là kế toán động Kế toán Mỹ chỉ công bố các nguyên tắc, chuẩn mực, không quy định cụ thể chi tiết, không bắt buộc các doanh nghiệp phải hạch toán giống nhau. Đối với hàng tồn kho, kế toán Mỹ có những quy định chung như sau: Chế độ kế toán Mỹ quy định rất đầy đủ phạm vi của chỉ tiêu hàng tồn kho, có tính đến tất cả trường hợp có thể xảy ra liên quan đến hàng tồn kho. Hàng tồn kho cũng được phản ánh theo giá trị thực tế Trị giá mua hàng vào được ghi nhận là giá trị ghi trên hóa đơn của hàng hoá mua vào sau khi trừ đi tất cả các khoản chiêt khấu Việc xác định trị giá vốn vật tư, hàng hoá được sử dụng theo 4 phương pháp:

- Giá trên từng hóa đơn riêng biệt (Specific invoice inventory pricing): được sử dụng vì nó hoàn toàn phù hợp giữa chi phí và thu nhập nhưng chỉ áp dụng cho những mặt hàng có giá trị cao.

- Trị giá vốn trung bình gia quyền (Weighted Average cost): cách sử dụng đơn giản nhưng có khuynh hướng che dấu sự biến động của giá.

- Phương pháp FIFO: cung cấp một cách đánh giá hàng tồn kho sát với giá hiện hành của hàng hoá thay thế nhất.

- Phương pháp LIFO: chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá, do đó kết quả của nó là sự phù hợp tốt nhất giữa chi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo thu nhập.

Hệ thống kế toán Mỹ cũng quy định phương pháp kế toán hàng tồn kho theo hai dạng là kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên Điều đặc biệt là không kể doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào, việc kiểm kê cuối kỳ được tiến hành vào cuối năm, mỗi năm một lần Tuy nhiên, hầu hết các công ty cần có được các thông tin cập nhật về hàng tồn kho để phục vụ yêu cầu quản lý, có những kế hoạch tài chính cho việc mua sắm, cung cấp cũng như tránh thất thoát, hao hụt hoặc tồn đọng hàng tồn kho quá nhiều Do đó, các công ty thường sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên sửa đổi có nghĩa là kế toán trong doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lượng hàng tồn kho tăng, giảm trong kỳ theo số lượng trên sổ chi tiết cho từng loại hàng tồn kho Quá trình này cho phép doanh nghiệp có thể xác định được mức độ tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào của quá trình kinh doanh.

Kế toán sử dụng tài khoản “Hàng hoá tồn kho” đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá và các tài khoản “Nguyên vật liêu”, “Sản phẩm đang chế tạo”,

“Thành phẩm” đối với doanh nghiệp sản xuất để theo dõi tình hình hiện có và biến động tăng giảm hàng tồn kho theo giá thực tế Tài khoản này có kết cấu như các tài khoản vật tư, hàng hoá (tài khoản nhóm 15) của kế toán Việt Nam.

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI TRỤ SỞ CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐẠI PHÁT

Tổng quan về Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát là Công ty trách nhiệm hữu hạn, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng Tiền thân với mô hình cửa hàng bán lẻ rồi chuyển sang phân phối tại Thành phố Ninh Bình từ năm 2003, đến 21/08/2007 Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát chính thức được thành lập.

Năm 2003: Cửa hàng Thanh Liêm (tiền thân của công ty) khai trương Tận tình đáp ứng nhu cầu Khách hàng với những sản phẩm chất lượng, giá cả hợp lý, đặt chữ “Tín” lên hàng đầu Danh tiếng và quy mô cửa hàng ngày càng phát triển.

Từ năm 2004 đến năm 2006: Tham gia phân phối Thiết bị điện, doanh thu của cửa hàng đạt mức tăng trưởng 300%/năm, trở thành Nhà phân phối uy tín tại Ninh Bình đối với các Nhà cung cấp nổi tiếng (như Trần Phú, YanKon, Panasonic,

Sino,…) và các khách hàng đại lý.

Từ năm 2007 đến năm 2011: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát thành lập với mục tiêu trở thành nhà phân phối thiết bị điện số 1 Ninh Bình, độc quyền phân phối nhãn hiệu Yankon tại Ninh Bình, toàn Miền bắc và vươn ra toàn Việt Nam.

Từ 17/02/2012: Công ty kí hợp đồng phân phối độc quyền các sản phẩm chiếu sáng YanKon trên toàn lãnh thổ Việt Nam Tiếp tục mở rộng mạng lưới phân phối, tháng 3/2012 Đại Phát thành lập 3 chi nhánh trên toàn quốc: Hà Nội, Nghệ An,Thành phố Hồ Chí Minh.

Từ năm 2013 đến nay: Công ty chuyển mình vươn lên tầm cao mới, công ty đã và đang tập trung phát triển sâu rộng, thành lập các phòng ban chuyên trách với đội ngũ nhân sự tới 200 cán bộ nhân viên trên toàn quốc sẵn sàng cho những bước phát triển mới.

Trụ sở chính đặt tại: Tổ 1, phố Đông Hồ, Phường Bích Đào, Thành phố Ninh Bình, Tỉnh Ninh Bình.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2700344666 do Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Ninh Bình cấp lần đầu ngày 21/8/2007, đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 10/7/2012.

Công ty có 3 chi nhánh: tại Hà Nội, Nghệ An, Thành phố Hồ Chí Minh Trong quá trình xây dựng và phát triển, hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt được mức tăng trưởng cao và ổn định, doanh thu, lợi nhuận ngày càng tăng, đời sống của cán bộ, công nhân viên ngày càng được đảm bảo và không ngừng cải thiện.

Có thể nhận thấy rõ sự phát triển của Đại Phát thông qua các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây (Bảng 3.1).

Bảng 3.1 Các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh Đại Phát

Năm 2012, 2013 Đơn vị tính: đồng

2 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 249.941.289.996 290.296.764.942 40.355.474.946 116%

4 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 14.078.179.020 14.952.580.982 874.401.962 106%

5 Lợi nhuận sau thuế thu 10.558.634.265 11.214.435.736 655.801.471 106% nhập doanh nghiệp

(Nguồn báo cáo kết quả kinh doanh tổng hợp của Đại Phát năm 2012, 2013)

Phân tích số liệu ở bảng 3.1, có thể thấy rằng Đại Phát đang trên đà phát triển, có doanh thu năm 2013 tăng 16% so với năm 2012, lợi nhuận năm 2013 tăng 6% so với năm 2012 Tuy nhiên tốc độ tăng của hàng tồn kho và giá vốn cũng khá cao, đòi hỏi Đại Phát phải có biện pháp giảm giá vốn, tăng nhanh vòng quay hàng tồn kho, giảm giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, tăng cường công tác quản lý hiệu quả hơn.

3.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát được sở kế hoạch đầu tư tỉnh Ninh Bình cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với những ngành nghề chủ yếu sau:

- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;

- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình;

- Lắp đặt hệ thống điện;

- Lắp đặt hệ thống xây dựng khác;

- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí;

- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;

- Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;

- Lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp;

- Hoàn thiện công trình xây dựng;

- Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp;

- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông;

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác.

Hiện tại, các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm:

- Thiết bị ngành điện: Thiết bị điện chiếu sáng, dây điện và phụ kiện, thiết bị tự động hoá.

- Thiết bị điện gia dụng, điện tử điện lạnh.

- Thiết bị nội thất, thiết bị vệ sinh.

3.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH HĐTV

TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

TRƯỞNG PHÒNG HCNS BAN KIỂM SOÁT

P H Ò N G T À I C H ÍN H K Ế T O Á N B Ộ P H Ậ N K IN H D O A N H P H Ò N G H À N H C H ÍN H N H Â N S Ự P H Ò N G M A R K E T IN G P H Ò N G K Ế H O A C H C H I N H Á N H H À N Ộ I C H I N H A N H N G H Ệ A N C H I N H Á N H T P H Ồ C H Í M IN H H Ệ T H Ố N G K H O – T Ổ N G K H O

Hệ thống phòng ban chức năng

Hệ thống chi nhánh trực thuộc

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức quản lý Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Hội đồng thành viên là cơ quan quyền lực cao nhất trong Công ty có chức năng hoạch định các định hướng chiến lược đầu tư, phát triển, phân phối sản phẩm, phát triển sản phẩm mới; lãnh đạo việc tổ chức thực hiện các chiến lược đồng thời kiểm tra, giám sát quá trình triển khai thực hiện các chiến lược trong phạm vi thẩm quyền.

Chủ tịch hội đồng thành viên là đại diện ý chí và chịu trách nhiệm chung mọi công việc của hội đồng thành viên, tổ chức phân công nhiệm vụ cho các thành viên để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của của hội đồng thành viên

Ban kiểm soát: do hội đồng thành viên bầu ra Đây là bộ phận độc lập với Hội đồng thành viên, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên.

Ban Tổng Giám đốc: do Hội đồng thành viên bổ nhiệm Là đại diện theo pháp luật của Công ty, phụ trách quản lý, giám đốc các hoạt động kinh doanh của Công ty Chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và pháp luật về mọi mặt hoạt động kinh doanh của Công ty.

Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát dưới góc độ kế toán tài chính

3.2.1 Vận dụng chính sách, chế độ để xác định giá trị hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình

Phương pháp tính giá nhập hàng tồn kho

Khi tính giá, công ty tuân thủ theo nguyên tắc giá gốc và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế của hàng hóa mua ngoài không bao gồm thuế GTGT được tính như sau:

Trị giá thực tế của hàng hóa mua ngoài

= Giá mua ghi trên hóa đơn -

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng

Cụ thể cách tính giá nhập kho tại Đại Phát Ninh Bình thể hiện ở phụ lục 3.2

Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho Để tính giá xuất hàng tồn kho, kế toán tại Đại Phát Ninh Bình áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập theo quy định chung của công ty

Thực tế, đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập do chương trình của phần mềm kế toán SAS INNOVA 8.0 tự động tính toán lại sau mỗi lần nhập mới, và tự động cập nhật khi kế toán nhập đúng mã hàng tồn kho nào đó.

Kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất hàng tồn kho là có được giá trị thực tế hàng tồn kho xuất kho.

3.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình

Tổ chức chứng từ hạch toán hàng tồn kho là khâu đầu tiên của công tác kế toán hàng tồn kho.Nó cung cấp thông tin và cơ sở cho việc ghi sổ kế toán, từ đó lập các báo cáo kế toán Tổ chức tốt chứng từ hạch toán hàng tồn kho vì thế có ý nghĩa quan trọng trong tổ chức kế toán hàng tồn kho tại đơn vị.

Nhận thức được tầm quan trọng trên, tại Đại Phát Ninh Bình, việc tổ chức chứng từ hạch toán hàng tồn kho luôn được chú trọng thực hiện.

Thực tế hiện nay tại Đại Phát Ninh Bình sử dụng một cách đầy đủ hệ thống các chứng từ hàng tồn kho ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BT ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính cùng các văn bản hướng dẫn của công ty.

Theo đó, mọi biến động của hàng tồn kho đều được phản ánh đầy đủ trung thực, kip thời vào chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho và những chứng từ khác có liên quan, cụ thể nhập dữ liệu vào phần mềm về nhập xuất kho tại Phụ lục 3.4 Các chứng từ đang được sử dụng tại Đại Phát Ninh Bình trong kế toán hàng tồn kho đó là: Phiếu đề nghị nhập hàng (Phụ lục 3.11); Phiếu nhập kho,

Phiếu xuất kho (Phụ lục 3.4); Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ Những thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất đều được ghi chép đầy đủ và chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế và trên sổ kế toán Những chứng từ đó cùng với các loại giấy tờ khác có liên quan đến quá trình mua sắm, xuất kho hàng tồn kho tại đơn vị như hoá đơn GTGT, các tờ trình, dự toán, phiếu yêu cầu (Phụ lục 3.11 và 3.12) chính là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán và là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét tình hình hoạt động tại đơn vị Các chứng từ này đều có đầy đủ các yếu tố cần thiết, đầy đủ chữ ký và được kiểm tra, xét duyệt trước khi được quyết toán theo nguyên tắc hợp lệ, đúng định mức, đúng chế độ, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

Sau khi quy trình nhập xuất kho hoàn tất, chứng từ hàng tồn kho sẽ được đóng thành tập (riêng cho từng loại chứng từ nhập, xuất) và được lưu trữ một cách khoa học, ngăn nắp tại phòng kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và bảo quản.

Phiếu kiểm nhận hàng Đề nghị nhập kho Phòng đề nghị mua hàng

Ghi sổ và lưu chứng từ Kiểm tra và nhập kho Lập phiếu nhập kho

Thủ kho/nhân viên kho

Cán bộ phòng kế hoạch

Sơ đồ 3.3: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho tại Đại Phát Ninh Bình:

Sơ đồ 3.4: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho tại Đại Phát Ninh Bình:

Bên cạnh việc chấp hành đầy đủ quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình vẫn còn tình trạng có lúc, có nơi chứng từ không luân chuyển hợp lý làm ảnh hưởng đến việc xử lý và cung cấp thông tin, cũng có trường hợp, công ty mua hàng về, nhập không qua kho bán ngay dễ dẫn đến trường hợp bỏ xót chứng từ, đây là một thực trạng cần quy định tuân thủ nghiêm ngặt quy trình nhập xuất kho để giải quyết triệt để.

Như vậy, nhìn chung quá trình tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình đã đảm bảo cơ sở cho việc phản ánh các nghiệp kinh tế liên quan đến hàng tồn kho để cung cấp các thông tin làm cơ sở cho việc vào sổ và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước Tuy nhiên, nhìn chung tại công ty hiện nay sử dụng các chứng từ được thiết kế theo đúng các mẫu hướng dẫn hiện hành của Bộ tài chính, chưa được cụ thể hoá và bổ sung các chỉ tiêu, nội dung riêng gắn với đặc thù của đơn vị và yêu cầu quản lý chi tiết hàng tồn kho Trong thực tế, để phục vụ cho kế

Ghi sổ và lưu chứng từ Xuất kho và ghi thẻ kho

Theo dõi công nợ hoặc thu tiền

Phê duyệt hóa đơn Đơn đặt hàng

Kế toán bán hàng và công nợ

Giám đốc, kế toán trưởng

Kế toán bán hàng và công nợ

Hóa đơn bán hàng kiêm PXK toán chi tiết hàng tồn kho tại đơn vị làm cơ sở cho việc ghi sổ chi tiết sau này và đảm bảo cung cấp thông tin cụ thể cho yêu cầu quản trị thì trên chứng từ hàng tồn kho ngoài việc ghi chép đầy đủ thông tin về số lượng, đơn giá, thời gian, chủng loại, thành tiền, còn phải ghi chép đầy đủ các thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý chi tiết như: từng lô hàng nhập hoặc từng lô hàng xuất phải được ghi chi tiết đối tượng, mục đích sử dụng, nguồn nhập, tên kho nhập… trên phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho Đối với các đơn vị sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 8.0 hiện nay, việc thiết kế các chứng từ nhập, xuất chưa thể hiện được việc theo dõi chi tiết cho từng lô hàng nhập, xuất gây khó khăn cho thủ kho trong việc xuất hàng (thực tế thủ kho thường phải căn cứ vào đơn giá ghi trên chứng từ để tiến hành việc xuất hàng) Bên cạnh đó, việc thiết kế thêm các chứng từ cần thiết riêng có tại công ty để phản ánh các thông tin thích hợp phục vụ cho việc lập định mức, kế hoạch và dự toán mới cũng chưa được thực hiện. Điều này sẽ làm hạn chế khả năng cung cấp thông tin phục vụ quản trị hàng tồn kho tại công ty.

3.2.3 Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình

Nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, các thông tin về tình trạng, sự biến động của từng danh điểm hàng tồn kho, kế toán chi tiết hàng tồn kho được thực hiện ở kho, ở phòng kế toán và tiến hành theo một trong ba phương pháp: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư Thực tế, tại Đại Phát Ninh Bình, lựa chọn phương pháp thẻ song song để tiến hành hạch toán chi tiết hàng tồn kho.

Phương pháp này có ưu điểm hạch toán đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời, đặc biệt dễ dàng vận dụng máy vi tính vào việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho Tuy nhiên, việc ghi chép còn trùng lắp giữa thủ kho và kế toán về mặt số lượng Cụ thể, tại Đại PhátNinh Bình, kế toán chi tiết hàng tồn kho được thực hiện như sau:

Căn cứ vào các chứng từ ban đầu về nhập, xuất hàng tồn kho, kế toán vào phần “Cập nhật số liệu” trên phần mềm kế toán SAS INNOVA 8.0, tiến hành nhập vào máy từng thứ hàng tồn kho nhập, xuất kho đầy đủ về đơn giá cũng như số lượng (như phụ lục 3.4) Sau đó kế toán in Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho Mỗi phiếu nhập, xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ hàng tồn kho cùng loại, nhập cùng một lần hoặc xuất cho cùng một đơn vị. Phiếu nhập, xuất kho được in thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng Kế toán, 1 bản gửi thủ kho để tiến hành xuất kho cho các đơn vị và lưu tại kho.

Việc nhập vào máy từng thứ hàng tồn kho nhập, xuất kho tại phần “cập nhật số liệu’’ được chương trình kế toán máy tự động kết xuất lên Sổ chi tiết hàng hoá

Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát dưới góc độ kế toán quản trị

3.3.1 Tổ chức lập dự toán hàng tồn kho

Việc lập dự toán hàng tồn kho cuối kỳ, công ty thường dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời dựa vào các hợp đồng đang thực hiện, lượng khách hàng đang cung ứng Việc xác định số lượng hàng cần đặt hàng mỗi lần, thời điểm đặt hàng và dự trữ mức an toàn đều chủ yếu dựa theo kinh nghiệm dày dạn của các nhà quản lý Dự toán hàng tồn kho năm 2013 về số lượng và giá trị được thể hiện ở phụ lục 3.17. Đồng thời, tại công ty đang xây dựng định mức hàng tồn kho trên ngày, cơ sở lập cụ thể như sau:

- Một trong những nhiệm vụ của Đại Phát là luôn phải đảm bảo thông tin thông suốt trong mọi tình huống nên yêu cầu hàng hóa phục vụ cho hệ thống kinh doanh cần dự trữ đầy đủ, không được phép để xảy ra tình trạng thiếu hàng.

Do vậy, công ty luôn phải quan tâm đến lượng hàng hóa dự trữ, hay nói cách khác là lượng hàng hóa tồn kho Nhưng điều đó cũng phải đặt trong điều kiện cơ sở vật chất như hệ thống kho, bãi luôn có hạn, vốn dự trữ cũng cần phải được luân chuyển, quay vòng thường xuyên để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Hiện nay, việc áp dụng định mức tại Đại Phát đã được xây dựng thống nhất trong toàn hệ thống nhằm xác định định mức về mặt hiện vật cũng như giá trị đối với hàng hóa phục vụ công tác quản lý, công tác kế hoạch và điều hành hoạt động kinh doanh, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh Các bước tiến hành xây dựng định mức gồm xây dựng mẫu biểu thống kê, xây dựng chi tiết bảng danh mục vật tư cần xây dựng định mức.

- Do đặc thù hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, đặc điểm hàng hóa rất đa dạng về chủng loại, và nhu cầu hàng hóa phát sinh thường xuyên theo từng ngày, nên công ty hiện đang xác định định mức hàng tồn kho cho từng ngày căn cứ trên mức tồn kho tối đa, tối thiểu được xây dựng trên một file excel thực hiện như sau: Vào cuối tuần, bộ phận kế hoạch kết xuất từ phần mềm ra excel số lượng hàng xuất bán trong tuần theo từng chủng loại, mặt hàng, quy cách cụ thể Phương pháp lập như sau: Định mức tồn kho tối đa/ngày = Số lượng hàng xuất bán trong tuần/4 Định mức tồn kho tối thiểu/ngày = Số lượng hàng xuất bán trong tuần/6

(Cở sở để lập ra công thức tính này là theo thống kê kinh nghiệm và sự chỉ đạo của giám đốc kinh doanh).

Sau đó để xác định số lượng hàng hóa cần đặt hàng theo ngày căn cứ trên định mức tồn kho tối đa, tối thiểu như sau:

+Nếu số lượng hàng tồn kho thực tế ngày hôm trước lớn hơn định mức tồn kho tối đa thì mặt hàng đó chưa cần đặt hàng

+Nếu số lượng hàng tồn kho thực tế ngày hôm trước lớn hơn định mức tồn kho tối thiểu, nhỏ hơn định mức tồn kho tối đa thì mặt hàng đó có thể chuẩn bị cần đặt hàng

+ Nếu số lượng hàng tồn kho thực tế ngày hôm trước nhỏ hơn định mức tồn kho tối thiểu thì mặt hàng đó cần phải đặt hàng

Số lượng đặt hàng = Định mức tồn kho tối đa – Số lượng tồn thực tế ngày hôm trước.

Cụ thể việc xây dựng định mức tồn kho tại Phụ lục 3.3.

Mặc dù, đã quy định đặt hàng theo định mức tồn kho nhưng vẫn có những trường hợp ngoại lệ Ví dụ, vào thời điểm mùa hè, mặt hàng quạt điện, điều hòa bán chạy nên phòng kế hoạch sẽ không căn cứ theo quy định trên để đặt hàng mà có thể đặt hàng theo số lượng dự kiến mùa vụ hoặc theo chương trình đạt số lượng khuyến mại của nhà cung cấp để trình ban lãnh đạo duyệt đơn đặt hàng.

Công ty xây dựng định mức tồn kho theo tháng, quý, năm căn cứ trên số lượng tồn kho thực tế cuối kỳ và số lượng hàng hóa xuất bán của kỳ trước và kinh nghiệm thực tế để tính ra định mức tồn kho tối đa, tối thiểu tháng, quý, năm.

Công ty đã phân tích, xác định cho mình một mức tồn kho hợp lý, vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa cho hoạt động kinh doanh, vừa tránh tình trạng dư thừa, ứ đọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Trong điều kiện tình hình thị trường luôn biến động về giá cả các mặt hàng, sự đổi mới liên tục của chủng loại hàng hóa thì việc dự trữ hàng hóa ở mức thấp quá là vô cùng mạo hiểm vì có thể thiếu hàng Vì vậy, khi lập dự toán hàng tồn kho, công ty thường căn cứ không chỉ vào lượng tồn và kế hoạch kinh doanh để lên phương án mua cho các kỳ tiếp theo mà còn tích cực tìm hiểu, nghiên cứu khảo sát thị trường để xác định rõ xu hướng phát triển của chủng loại hàng hóa Trên cơ sở đó, các nhà lập kế hoạch có thể nắm được mức độ sát thực tế của kế hoạch đã lập, nếu thiếu thì lập kế hoạch bổ sung thông qua tham gia tìm kiếm, mở rộng nguồn hàng.

3.3.2 Tổ chức hạch toán hàng tồn kho

3.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán quản trị hàng tồn kho Tại Đại Phát Ninh Bình, ngoài hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc còn có hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn, là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như:

- Trong quy trình nhập kho: Bộ phận có nhu cầu nhập phải lập “Phiếu đề nghị nhập hàng” chuyển cho bộ phận kế hoạch Cụ thể phiếu đề nghị nhập hàng tại Phụ lục 3.11.

- Để quản lý việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho tránh nhầm lẫn, thất thoát, công ty có xây dựng “Phiếu đề nghị chuyển hàng” có chữ ký đầy đủ, lưu tại các bộ phận liên quan Minh họa phiếu đề nghị chuyển hàng tại Phụ lục 3.12.

- Trong quy trình xuất hàng: Do số lượng hóa đơn xuất bán hàng trên ngày của 1 kế toán bán hàng quản lý là khá nhiều nên Đại Phát đã xây dựng “ Bảng kê hóa đơn” để dễ dàng kiểm soát từng toa hàng và công nợ khách hàng. Minh họa Bảng kê hóa đơn tại Phụ lục 3.13.

3.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán quản trị hàng tồn kho

Từ việc tổ chức vận dụng tài khoản kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát như trên, có thể thấy, dựa trên hệ thống tài khoản quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp đã tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng loại hình hoạt động doanh nghiệp mà vẫn phù hợp với nội dung, kết cấu, phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho kế toán căn cứ vào các chứng từ tiến hành ghi sổ các bút toán, phản ánh chi tiết từng tên hàng, đảm bảo cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc lập Báo cáo tài chính cũng như các thông tin đã được chi tiết hoá theo yêu cầu quản lý để phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp một cách kịp thời và chính xác, đảm bảo cho việc phân tích thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh Điều đó chứng tỏ Đại Phát cũng đã phần nào khai thác được hệ thống thông tin ban đầu của kế toán tài chính để đáp ứng mục tiêu quản trị hàng tồn kho tại đơn vị mình.

Nhưng hiện tại Đại Phát Ninh Bình mới mở chi tiết cho một số tài khoản để phục vụ quản lý như:

- Tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng: mở chi tiết theo tài khoản tại từng ngân hàng

- Tài khoản 334 Phải trả người lao động: mở chi tiết theo từng đơn vị hạch toán như tại Ninh Bình và các chi nhánh.

- Tài khoản 136 Phải thu nội bộ: Chi tiết theo các đơn vị trưc thuộc.

- Mở chi tiết các tài khoản chi phí (TK 635, 641, 642) để theo dõi chặt chẽ, chi tiết từng nội dung chi phí.

Chưa mở chi tiết cho các tài khoản liên quan đến hàng tồn kho như TK

3.3.2.3 Tổ chức lập các báo cáo thực hiện hàng tồn kho

Việc lập báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ của công ty, chế độ quy định về báo cáo này chỉ mang tính hướng dẫn Tại Đại Phát Ninh Bình cũng đã xây dựng được một số báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị như sau:

- Báo cáo hàng tồn kho bán chậm (Phụ lục 3.14)

Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công

3.4.1 Những thành tựu đạt được

Từ thực tế tại Đại Phát Ninh Bình, có thể đánh giá những kết quả đã đạt được trong công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho như sau:

Nhìn chung, công ty cũng nhận thức được vai trò của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất kinh doanh và thông tin kế toán hàng tồn kho trong việc ra các quyết định quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cường sức cạnh tranh của công ty trên thị trường Vì vậy, tổ chức quản lý và kế toán hàng tồn kho trong công ty về cơ bản đã được tổ chức thực hiện tốt.

Về công tác quản lý hàng tồn kho: Tại Đại Phát Ninh Bình đã xây dựng quy định cụ thể về việc tổ chức quản lý hàng tồn kho lưu hành trong nội bộ đơn vị trên cơ sở các quy định chung của toàn công ty Nội dung của nó tập trung vào việc đưa ra những hướng dẫn quy định cụ thể trong việc quản lý hàng tồn kho, từ tổ chức kế toán hàng tồn kho, quy trình mua sắm, xuất kho, lưu trữ bảo quản hàng tồn kho tại kho, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng trong công ty Những nội dung cụ thể này được xây dựng dựa trên thực tế hàng tồn kho của công ty, yêu cầu của nhà quản lý và đảm bảo tính tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước Căn cứ vào quy định này, mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho trong toàn doanh nghiệp được hướng dẫn thực hiện một cách thống nhất và xuyên suốt.

- Các loại hàng tồn kho mua sắm hầu hết đều được thực hiện theo kế hoạch, theo đúng các quy định, thủ tục quy định của Nhà nước và của công ty,đảm bảo hàng tồn kho mua về phù hợp về chủng loại, số lượng, chất lượng,xuất xứ Việc cung ứng hàng tồn kho kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh theo các kế hoạch đã được duyệt.

- Các loại hàng tồn kho xuất ra khỏi kho đa phần đều có giấy tờ hợp lệ, đúng đối tượng, mục đích sử dụng, được xét duyệt đảm bảo theo nguyên tắc chính xác, trung thực, cẩn trọng.

- Các loại hàng tồn kho để trong kho được quản lý chặt chẽ, hợp lý và khoa học theo từng chủng loại và đặc điểm hàng tồn kho, được bảo quản, kiểm tra định kỳ theo đúng yêu cầu đặc thù của chủng loại hoặc theo quy định hướng dẫn chung cho từng chủng loại hàng tồn kho nhằm đảm bảo cho hàng tồn kho duy trì trạng thái tốt (không bị hư hao, tổn thất do ẩm thấp, va chạm hoặc bị đè nén, mối mọt…) Công ty có xây dựng kế hoạch dự trữ và bố trí kho để hàng tồn kho dự trữ không bị hư hỏng, tiêu hao, mất mát, đồng thời các kho luôn được tổ chức bảo vệ chu đáo, không để xảy ra hoả hoạn, lấy cắp tài sản Khoảng giữa và cuối niên độ kế toán, các đơn vị đều tiến hành kiểm kê hàng tồn kho trong kho để xác định số hàng tồn kho thực tế trong kho, số hàng tồn kho thừa, thiếu, xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý phù hợp.

Về tổ chức kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán tài chính: Tại Đại Phát Ninh Bình áp dụng và tổ chức kế toán hàng tồn kho tuân thủ theo chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành một cách tương đối đầy đủ.

- Tổ chức bộ máy kế toán được thiết kế để thu thập, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp kịp thời, đầy đủ số lượng và chất lượng thông tin kế toán tương ứng với hệ thống Kế toán do Nhà nước đã ban hành Bộ máy kế toán được xây dựng tương ứng với từng lĩnh vực kinh doanh, quy mô, đặc điểm, trình độ và yêu cầu quản lý, trong đó đã tập trung tạo điều kiện cho việc bố trí nhân sự để quản lý tốt chi phí liên quan đến hàng tồn kho.

- Nội dung cụ thể của công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình bao gồm:

+ Về tổ chức chứng từ kế toán: công ty đã quy định được quy trình luân chuyển, lưu trữ và sắp xếp chứng từ, xây dựng bộ chứng từ hợp lệ cho kế toán kho, đảm bảo chứng từ đầy đủ để đối chiếu giữa bộ phận kho và kế toán kho.Việc kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hàng tồn kho được tổ chức tương đối chặt chẽ, đầy đủ, đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, làm tốt chức năng kiểm tra, giám sát của kế toán hàng tồn kho.

+ Về hệ thống tài khoản, sổ chi tiết và tổng hợp, báo cáo kế toán hàng tồn kho về cơ bản được thực hiện theo đúng quy định Công ty đã tổ chức từ khâu thu thập thông tin ban đầu, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin về tình hình hiện có và sự biến động của hàng tồn kho để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ hàng tồn kho

- Đại Phát Ninh Bình sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 8.0 để quản lý hàng tồn kho Nó hỗ trợ kế toán trong việc quản lý hàng tồn kho một cách khoa học, hiệu quả; cung cấp thông tin về tình hình sử dụng hàng tồn kho tại đơn vị một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác cho nhà quản lý thông qua việc kết xuất một cách nhanh chóng các số liệu báo cáo trên cơ sở số liệu đầu vào được thiết kế sẵn, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho.

Về tổ chức kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán quản trị:

Tuy công ty hiện nay chưa tổ chức riêng bộ máy kế toán quản trị trực thuộc phòng kế toán nhưng đã nhận thức được phần nào vai trò của nó trong việc cung cấp các thông tin để ra quyết định quản lý Công tác tổ chức kế toán nói chung, hàng tồn kho nói riêng đã có những biểu hiện nhất định của kế toán quản trị:

- Ngoài việc dùng chung hệ thống tài khoản theo chế độ của kế toán tài chính, phần nghiệp vụ thiên về kế toán quản trị cũng đã mở chi tiết tài khoản nhằm mục tiêu quản trị hàng tồn kho, đồng thời đã tạo lập các mã kho riêng để phản ánh và quản lý hàng tồn kho một cách cụ thể

- Bên cạnh hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc, bộ máy kế toán công ty đã xây dựng được các báo cáo nội bộ phục vụ cung cấp thông tin kinh tế cho công ty.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cho công tác kế toán đã giảm bớt được khối lượng công việc cho các phần hành kế toán, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi hơn cho việc kiểm tra đối chiếu và các quyết định quản lý.

Định hướng phát triển của công ty và yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát.90

4.1.1 Định hướng phát triển của công ty

Xây dựng Đại Phát là Nhà phân phối chuyên nghiệp số 1 Ninh Bình về vật tư ngành điện, Vật tư ngành nước, Điện gia dụng và Thiết bị nội thất.

Trở thành nhà phân phối hàng đầu Việt Nam về ngành hàng thiết bị chiếu sáng.

Tăng trưởng bền vững với mức tối thiểu 40%/năm.

Hoàn thiện hệ thống quản trị Công ty: Kinh doanh, Marketing, Tài chính Kế toán, Nhân sự, Kiểm soát nội bộ, Mua hàng, Dịch vụ khách hàng và Hệ thống giao vận, Bảo hành.

Gìn giữ, tuyển dụng và đào tạo phát triển nhằm tạo ra nguồn nhân lực có chất lượng cao từ cấp quản lý đến nhân viên.

Xây dựng thành công hệ thống phân phối chuyên nghiệp.

Tiết kiệm chi phí, tập trung ưu tiên đầu tư vào chi phí nguồn nhân lực.

Xây dựng chuẩn mực văn hóa Doanh nghiệp.

4.1.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình là một vấn đề rất được quan tâm do những ảnh hưởng của nó đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như định hướng phát triển của công ty Những ảnh hưởng cần nói đến đó là:

+ Trong các doanh nghiệp hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy thông tin về hàng tồn kho và tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa là thông tin quan trọng mà người quản lý cần quan tâm Căn cứ vào báo cáo kế toán hàng tồn kho mà người quản lý có thể đưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn như các quyết định về nhập mua, dự trữ và bán ra với số lượng là bao nhiêu… Đặc biệt số liệu hàng tồn kho còn ảnh hưởng đến thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

+ Mặt khách tổ chức kế toán hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin quản lý hàng tồn kho về mặt số lượng, giá trị, chủng loại được chi tiết theo từng địa điểm, thời gian, không gian nhất định, giúp cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp chặt chẽ.

+ Đặc biệt, tổ chức kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về trị giá vốn hàng tiêu thụ để giúp cho việc tính toán kết quả kinh doanh và từ đó nhà quản lý có sách lược sản xuất, kinh doanh phù hợp.

Nội dung hoàn thiện kế toán hàng tông kho cần tập trung theo hai hướng:

 Hoàn thiện những nội dung về tổ chức kế toán hàng tồn kho còn chưa hợp lý với quy định hiện hành hoặc chưa thật phù hợp với tình hình và xu hướng phát triển hoạt động kinh doanh của Đại Phát, trên cơ sở thực hiện đầy đủ mọi nguyên tắc kế toán tài chính.

 Xây dựng mô hình kế toán quản trị tại Đại Phát, trong đó có kế toán quản trị hàng tồn kho nhằm phục vụ cung cấp thông tin cho công tác quản trị doanh nghiệp Với đặc điểm hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, việc xây dựng phải được tiến hành trên cơ sở kế thừa những nội dung đã có của kế toán tài chính (như kế thừa hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, hệ thống chứng từ, …) sử dụng triệt để thông tin, các chế độ chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán tài chính Bởi kế toán tài chính và kế toán quản trị hàng tồn kho đều sử dụng thông tin thu thập được trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, vấn đề là cần phải xác định được trình tự thu thập thông tin đầu vào của hai bộ phận này để xử lý nhằm cung cấp thông tin đầu ra cho phù hợp với chức năng của mỗi bộ phận. Để nội dung hoàn thiện có cơ sở khoa học, cụ thể và mang tính hiện thực cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình phải phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế, phải tuân thủ các chế độ, chuẩn mực kế toán, chính sách của Nhà nước Việt Nam về hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Nhà nước một cách thống nhất, cung cấp thông tin tài chính trung thực, hợp lý cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện quy định, chế độ, chính sách hiện hành.

- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp thương mại về tổ chức bộ máy, về lĩnh vực hoạt động kinh doanh , phải xuất phát từ tình hình thực tế của Đại Phát Ninh Bình nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý, từ đó mang lại hiệu quả kinh doanh tối ưu nhất.

- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình phải dựa trên cơ sở thực trạng hiện có của đơn vị, có tính đến các nhân tố liên quan như định hướng phát triển của ngành điện tử, điện lạnh, điện dân dụng trong thời gian tới, năng lực, trình độ quản lý và bộ máy kế toán đơn vị Nội dung hoàn thiện phải chọn lọc những nội dung đã có, xây dựng thêm những nội dung chưa có hoặc chưa hoàn thiện, không phá vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại, đảm bảo cho việc hoàn thiện mang tính thực tế và có ý nghĩa.

- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học cao vì mục tiêu của công ty là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao nhất Phải giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích thu được trong quá trình thực hiện nghĩa là việc hoàn thiện phải có sự tính toán, cân đối sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất.

- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Đại Phát Ninh Bình phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý của các đơn vị cũng như toàn công ty Tại Đại Phát Ninh Bình ,thông tin do kế toán cung cấp bao gồm thông tin kế toán tài chính được công bố cho các đối tượng bên ngoài có quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị và thông tin kế toán quản trị được phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý đơn vị Trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán cần phải linh hoạt, nhanh chóng, thích hợp với quyết định của nhà quản lý để đảm bảo khả năng cạnh tranh thế mạnh của đơn vị trước xu thế cạnh tranh ngày càng quyết liệt trên thị trường.

Các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Việc hoàn thiện tổ chức kế toán nói chung, kế toán hàng tồn kho nói riêng phục vụ quản trị doanh nghiệp tại Đại Phát Ninh Bình là nhu cầu tất yếu khách quan xuất phát từ yêu cầu đặt ra đối với vai trò của thông tin kế toán. Mặt khác, thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho hiện nay tại Đại Phát Ninh Bình là tập trung cung cấp thông tin kế toán tài chính, và với khẳng định việc hoàn thiện tổ chức kế toán phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp dựa theo mô hình kết hợp sử dụng thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị nên các giải pháp được đưa ra sẽ hướng tới hoàn thiện nội dung kế toán tài chính về hàng tồn kho từ góc độ tổ chức bộ máy nhằm cung cấp thông tin cho yêu cầu quản trị tại công ty.

4.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy phục vụ quản trị hàng tồn kho

Các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung, công ty Đại Phát nói riêng hiện nay đã tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Nhà nước, có tính đến đặc điểm của từng doanh nghiệp Nhưng việc tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp mới chỉ chú ý tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính, chỉ có một số biểu hiện chưa rõ ràng về kế toán quản trị Do vậy cần phải xác định tổ chức bộ máy kế toán, trong đó có kế toán hàng tồn kho cho phù hợp, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán quản trị.

Trong các phần trước đã phân tích và rút ra kết luận: hiện nay, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có Đại Phát đó là mô hình kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị trong một bộ máy kế toán Kế toán trưởng cần căn cứ vào trình độ năng lực và kinh nghiệm của từng nhân viên kế toán cũng như yêu cầu quản lý mà có sự phân công, kèm cặp, hướng dẫn cụ thể và kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị Trên cơ sở đó đảm bảo công việc kế toán được trôi chảy và cung cấp kịp thời thông tin đáng tin cậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

Theo mô hình này, phòng kế toán bao gồm nhiều bộ phận (phần hành) kế toán thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị, trong đó phần việc kế toán tài chính là ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết làm cơ sở cho việc lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính còn phần việc kế toán quản trị là lập các dự toán (kế hoạch), ghi chép số liệu chi tiết theo từng chỉ tiêu đã lập dự toán, phân tích số liệu để lập báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin cụ thể về tình hình thực hiện các chỉ tiêu liên quan Công việc cụ thể của bộ phận kế toán hàng tồn kho có thể như sau:

+ Phần việc kế toán tài chính: ghi sổ tổng hợp và chi tiết các loại hàng tồn kho, cung cấp số liệu cho việc lập các chỉ tiêu liên quan trên báo cáo tài chính.

+ Phần việc kế toán quản trị: mở các sổ chi tiết theo dõi tình hình cung cấp hàng tồn kho theo từng nguồn cung cấp chủ yếu, tình hình sử dụng hàng tồn kho so với định mức, tình hình dự trữ, tồn đọng hàng tồn kho, lập bảng phân tích tình hình thực hiện kế hoạch (dự toán) hàng tồn kho.

Ngoại trừ những thông tin hỗ trợ như thông tin về chính sách kinh tế pháp lý, xã hội cũng như thông tin về thị trường về hàng tồn kho thì phần lớn nguồn thông tin đầu vào có thể định lượng được của kế toán quản trị là sự khai thác chi tiết hơn thông tin kế toán tài chính Vì vậy, trong điều kiện đơn vị đã sử dụng phần mềm kế toán, trên cơ sở các chứng từ kế toán hàng tồn kho như phiếu nhập, phiếu xuất được thiết kế có bổ sung các chỉ tiêu phục vụ cho mục tiêu quản trị máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu để làm cơ sở lập các báo cáo quản trị theo mẫu trong phần mềm đã được thiết kế, kế toán hàng tồn kho chỉ việc thao tác, kiểm tra lại mà thôi Sau đó, căn cứ vào những thông tin đã thu thập được, kế toán hàng tồn kho sẽ tiến hành phân tích các thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch, các chi phí liên quan đến hàng tồn kho theo yêu cầu của công tác quản lý Như vậy, số liệu, thông tin kế toán hàng tồn kho sẽ được tập trung ở một đầu mối Điều này giúp kế toán hàng tồn kho thuận lợi trong việc sử dụng thông tin quá khứ để xem xét, phân tích đánh giá các thông tin kế toán hàng tồn kho, đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhà quản trị.

Sơ đồ 4.1: Mô hình bộ máy kế toán hỗn hợp của phòng kế toán tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

- Bộ phận chung: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý tài chính nói chung cũng như yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Bộ phận riêng: thu thập, xử lý thông tin phục vụ yêu cầu cụ thể của kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp.

- Kế toán hàng tồn kho

- Kế toán bán hàng và công nợ

Bộ phận kế toán quản trị

- Tổ phân tích đánh giá lựa chọn phương án

Bộ phận kế toán tài chính

- Tổ kế toán tài chính Để sắp xếp được bộ máy kế toán hiện nay của Đại Phát theo mô hình trên, kế toán trưởng cùng phòng hành chính nhân sự và ban lãnh đạo công ty cần rà soát lại năng lực nhân viên trong bộ máy kế toán hiện tại, xét bản mô tả công việc hiện tại của từng nhân viên để sắp xếp lại công việc sao cho phù hợp, đồng thời tạo ra các nhóm làm việc với trưởng nhóm là người có khả năng đứng đầu một trong 2 tổ dự toán hoặc tổ phân tích trong kế toán quản trị Như vậy, công ty không phải bổ sung nhân sự mới mà vẫn sắp xếp được bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

4.2.2 Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán tài chính

4.2.2.1 Hoàn thiện công tác hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, với những biến động phức tạp của giá cả hàng tồn kho, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” của kế toán, đảm bảo tài sản trên Bảng cân đối kế toán của đơn vị phản ánh đúng theo giá trị thuần, các doanh nghiệp cần phải thực hiện dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tuy nhiên, hiện nay tại Đại Phát lại chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là phần giá trị bị tổn thất do giá trị hàng tồn kho bị giảm so với giá gốc của chúng Những loại hàng này là mặt hàng thuộc sở hữu của đơn vị, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn hàng hóa tồn kho Dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá được lập vào cuối niên độ kế toán,trước khi lập báo cáo tài chính Trên cơ sở các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tượng cụ thể, kế toán sẽ xác định số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ kế toán thông qua việc kiểm kê vật tư, hàng hoá và so sánh giá trị vật tư, hàng hoá trên thị trường với giá trị vật tư, hàng hóa ghi trên sổ kế toán.Nếu giá trị thị trường nhỏ hơn giá trị ghi sổ thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Mức dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa cho năm kế hoạch

Số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho giảm giá tại thời điểm BCTC năm x

Giá ghi trên sổ kế toán

Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập BCTC năm thấp hơn giá ghi sổ kế toán

Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá, sau đó tổng hợp vào bảng kê chi tiết. Để thực hiện công tác này, công ty phải lập Hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư , hàng hoá Hội đồng do Tổng giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là: Tổng giám đốc, kế toán trưởng, Phụ trách kho vận, phụ trách kinh doanh, trưởng phòng kế hoạch Căn cứ kết quả làm việc của hội đồng từ việc kiểm kê hàng hóa thực tế tại kho và tập hợp báo giá thời điểm 31/12/2013 của nhà cung cấp để lập Bảng kê chi tiết giảm giá hàng tồn kho

Sau đó, căn cứ vào kết quả đánh giá của Hội đồng về tình hình giảm giá cùng với số liệu về số lượng thực tế của từng loại hàng tồn kho, kế toán sẽ thực hiện trích lập dự phòng theo các quy định của Nhà nước, công ty và tiến hành hạch toán vào giá vốn hàng bán, phản ánh trên tài khoản 159.

4.2.2.2 Hoàn thiện tổ chức vận dụng tài khoản kế toán hàng tồn kho

- Như trên đã nói, tại Đại Phát Ninh Bình chưa sử dụng TK 151 -

“Hàng mua đang đi trên đường” để theo dõi hàng tồn kho đi đường Tài khoản này sử dụng trong trường hợp khi hàng hóa đang trên đường về, kế toán kho hạch toán vào TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” để kế toán bán hàng làm phiếu xuất kho cho khách hàng xuất từ hàng hóa của kho 151, tránh được tình trạng gây âm kho.(Do đặc thù kinh doanh đối với khách hàng trong tỉnh, kế toán bán hàng phải hoàn thiện toa hàng xuất cho khách vào ngày hôm trước để kho kịp đóng hàng sáng mai xe đi giao cho khách).

Tài khoản này còn được sử dụng trong trường hợp chứng từ về trước nhưng hàng cuối tháng chưa về nhập kho Ở Đại Phát Ninh Bình khi có trường hợp này xảy ra , kế toán lưu chứng từ lại đến khi hàng về mới hạch toán, dẫn đến việc phản ánh không đúng hàng tồn kho tại đơn vị Để khắc phục tình trạng này, các đơn vị phải sử dụng TK 151 theo quy định để phản ánh chính xác tình hình hàng tồn kho cuối kỳ Cụ thể, cuối mỗi tháng, căn cứ vào hoá đơn mua vật tư, hàng hoá của các loại vật tư, hàng hoá đơn vị đã mua nhưng chưa về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 151: Hàng đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112,331,…: Tổng số tiền phải trả Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được hạch toán và theo dõi trên TK 159 - “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Nếu dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cuối kỳ kế toán trước, trích lập bổ sung phần chênh lệch, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện môi trường kinh doanh bảo đảm cho các doanh nghiệp cạnh tranh bình đẳng, hoàn thiện khung pháp lý về tài chính, kế toán Nhà nước cần tạo ra một hành lang và môi trường pháp lý thuận lợi hơn nữa cho công tác quản lý tài chính, kế toán, đổi mới cơ cấu kinh tế và đổi mới cơ chế quản lý, xác định rõ vai trò quản lý Nhà nước về kinh tế, mở rộng quyền tự chủ kinh doanh và nâng cao tính tự chịu trách nhiệm của các doanh nghiệp Bên cạnh đó, Nhà nước cần giữ vững sự ổn định chính trị lâu dài để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tham gia hội nhập kinh tế khu vực và thế giới.

Việc ban hành các đạo luật (Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán, ), cũng đã được cụ thể hoá qua một số văn bản có ý nghĩa quan trọng tạo ra môi trường pháp lý cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động và cũng giúp Chính phủ quản lý nền kinh tế theo pháp luật Các văn bản pháp quy phải đảm bảo cho mọi thành phần kinh tế được đối xử bình đẳng, cạnh tranh và hoạt động trong một môi trường lành mạnh.

Về việc nghiên cứu áp dụng kế toán quản trị, các Bộ, Ngành như Bộ Tài chính, Bộ Thương mại cần có những quy định hướng dẫn cụ thể để các đơn vị thực hiện Xây dựng mô hình kế toán quản trị cho từng ngành hoặc theo loại hình, quy mô đơn vị Đồng thời cần tạo môi trường cho kế toán quản trị phát triển thông qua chiến lược đào tạo trong hệ thống các trường kinh tế.

4.3.2 Về phía Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát

Cần đảm bảo thực hiện tốt vai trò trong việc nghiên cứu áp dụng vận dụng chế độ tài chính kế toán của Nhà nước ban hành hướng dẫn thống nhất. Tuy nhiên, chế độ, quy định ban hành không chỉ đóng vai trò các định chế mà phải mang tính định hướng, có những điều kiện mở hơn Có như vậy các đơn vị mới không bị kẹt giữa những quy định chung và yêu cầu quản lý riêng.

Về việc áp dụng tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho, bộ phận chuyên trách trực thuộc bộ máy kế toán cần đi đầu trong việc áp dụng lĩnh vực mới mẻ này, phối hợp cùng các bộ phận có liên quan, căn cứ vào những quy định, hướng dẫn hiện hành của Nhà nước, vận dụng vào đặc thù thực tế của công ty đang nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh thích hợp với việc xây dựng mô hình kế toán quản trị tại công ty.

Về việc hoàn thiện phần mềm kế toán và xây dựng định mức hàng hóa, công ty cần chỉ đạo bộ máy kế toán, bộ phận hỗ trợ tin học phối hợp thiết kế, xây dựng cho phù hợp với yêu cầu quản lý tại công ty, phù hợp với mô hình tổ chức tại công ty trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin.

Công ty cần hiểu được tầm quan trọng của kế toán nói chung, kế toán hàng tồn kho nói riêng trong việc cung cấp những thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định kinh doanh phù hợp nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả kinh tế và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Việc áp dụng tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho, về phương diện vĩ mô, phòng kế toán là nơi trực tiếp thực hiện công tác này nhằm cung cấp thông tin cho hoạt động quản trị Công ty cần chủ động hoàn thiện cơ chế tổ chức quản lý sản xuất - kinh doanh sao cho hoạt động có hiệu quả nhất, trong đó hoàn thiện bộ máy kế toán là một bộ phận quan trọng Để có được thông tin kế toán sử dụng cho hoạt động quản trị thì nhất thiết phải thành lập bộ phận kế toán quản trị Trong hoàn cảnh hiện nay khi các đơn vị chưa có điều kiện thành lập riêng bộ phận kế toán quản trị thì bộ phận này sẽ trực thuộc phòng kế toán.Bên cạnh đó, để hệ thống kế toán quản trị vận hành một cách hiệu quả thì các đơn vị cần quan tâm đào tạo các nhân viên chuyên ngành về kế toán quản trị các nhân viên này phải có kiến thức chuyên sâu về kế toán, kế toán quản trị phân tích hệ thống, thống kê và toán học Cùng với việc đầu tư cho con người,việc đầu tư phần cứng, phần mềm cho hệ thống thông tin kế toán phải nằm trong kế hoạch đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty.

Xuất phát từ vai trò của kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng trong xu hướng hội nhập và phát triển đối với doanh nghiệp thương mại,chương bốn của luận văn khẳng định sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Đại Phát tại Ninh Bình Dựa trên đánh giá những mặt thành công và hạn chế, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Đại Phát tại NinhBình Chương bốn cũng đã đưa ra các điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện nêu trên từ phía cơ quan quản lý của Nhà nước và chính bản thân công ty.