CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Vai trò nguyên tắc TCHTKT trong các doanh nghiệp
Để đem lại hiệu quả cao nhất trong quản lý tài chính nhằm đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và nhanh nhất cho các đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị thì công tác hạch toán kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó quyết định chất lượng thông tin được đưa tới người sử dụng.
* Hệ thống quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế của con người, nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất được gọi là hạch toán.
Kế toán là một hệ thống của những khái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính hợp lý.
- Kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế
- Kế toán cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp; giúp lãnh đạo doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp đạt hiệu quả cao
- Kế toán phản ánh đầy đủ, toàn bộ tài sản hiện có và sự vận động của tài sản ở doanh nghiệp; giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và nâng cao hiệu sử dụng tài sản.
- Kế toán phản ánh đầy đủ chi phí và kết qủa kinh doanh trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.1 Mục đích và chức năng của kế toán
*Đối tượng sử dụng thông tin kế toán:
Hạch toán kế toán có chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra Với chức năng cung cấp thông tin về tài chính cho những người ra quyết định, đối tượng sử dụng thông tin hạch toán kế toán không chỉ gói gọn trong nội bộ doanh nghiệp mà còn mở rộng cho bên ngoài.
- Đối với nhà quản lý ( chủ doanh nghiệp, hội đồng quản trị, ban giám đốc) : Thông tin kế toán giúp cho họ đưa ra các quyết định đúng đắn để điều hành hoạt động kinh tế.
- Đối với các nhà đầu tư: Giúp cho họ biết được tình hình tài chính và hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty mà họ quan tâm Từ đó có thể đưa ra quyết định có nên đầu tư vào tổng công ty đó hay không.
- Đối với các tổ chức ngân hàng, tín dụng: Nắm bắt được tình hình kinh doanh của đối tượng vay vốn để từ đó quyết định cho hay không cho vay
- Đối với nhà nước: Thông tin kinh tế của các đơn vị kinh tế chính là cơ sở cho việc kiểm tra tình hình quản lý và sử dụng vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình chấp hành pháp luật và chế độ quản lý kinh tế tài chính của nhà nước.
Sơ đồ 1.2: Đối tượng sử dụng thông tin kế toán
Nhà quản lý Người có lợi ích trực tiếp Người có lợi ích gián tiếp
Do sự khác biệt về mục đích sử dụng, cách thức sử dụng, trình độ kế toán, quan hệ lợi ích…nên mỗi đối tượng trên có yêu cầu khác nhau đối với thông tin kế toán và tiếp cận hệ thống kê toán dưới những góc độ khác nhau.
* Yêu cầu và chức năng của kế toán
+ Cung cấp thông tin: thể hiện ở chỗ kế toán thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Chức năng kiểm tra: thể hiện ở chỗ thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh kế toán sẽ nắm được một cách có hệ thống toàn bộ tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị.
+ Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán.
+ Tài liệu kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan tình hình thực tế hoạt động , quản lý kinh tế tài chính, các hiện tượng kinh tế xảy ra trong đơn vị.
+ Tài liệu kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu.
Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán Khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các nội dung: Xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng bộ phận và nhân viên kế toán và xây dựng mối quan hệ, cách thức làm việc giữa các bộ phận, các nhân viên kế toán cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong và ngoài đơn vị Guồng máy kế toán hoạt động được, có hiệu quả là do sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán.
Khối lượng công tác kế toán được phân chia thành các phần hành kế toán, thực hiện thông qua yếu tố con người Thông thường, cán bộ nhân viên kế toán đều có vị trí công tác theo sự phân công trong bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động khoa học Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tính chất nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của công tác kế toán và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phân công lao động kế toán Ngoài ra, khi phân công lao động kế toán trong bộ máy kế toán còn cần phải tôn trọng các điều kiện có tính nguyên tắc khác như: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá lao động
Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc (phần hành) cho từng kế toán viên trong một phòng kế toán (hoặc bộ phận kế toán) của một doanh nghiệp, bao gồm : tổ chức nhân sự, tổ chức các phần hành kế toán, tổ chức mối quan hệ giữa các phần hành và tổ chức mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan Việc tổ chức bộ máy kê toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu:
- Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này sẽ tránh tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm cho nhau.
- Tính đồng bộ trong công việc: Tính đồng bộ trong công việc thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được phân bổ đều cho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy ra tình trạng giao quá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho bộ phận, nhân viên khác, hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác Tính đồng bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
- Đảm bảo năng lực của nhân viên: Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc chủ yếu vào trình độ và khả năng thành thạo công việc của những người này Ngoài việc tuyển dụng những nhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời thường xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên Định kỳ, doanh nghiệp cũng nên tổ chức “luân chuyển cán bộ” để tránh tình trạng nhân viên giải quyết công việc theo “lối mòn”, điều này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện ra những nhân viên có thể làm tốt công việc mà trước đây họ chưa được phân công, đồng thời tránh sự gian lận của những nhân viên có thâm niên trong lĩnh vực họ đã và đang đảm nhiệm Ngoài ra, luân chuyển cán bộ còn là một giải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo được những nhân viên có hiểu biết về toàn bộ quy trình kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là các đối tượng có thể phát triển thành cán bộ quản lý. Đứng đầu bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị là kế toán trưởng Kế toán trưởng là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán nói chung của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xí nghiệp, cơ sở và là người phụ trách, chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất Trong các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp, Kế toán trưởng luôn đứng dưới, làm việc dưới quyền Giám đốc tài chính (CFO) Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổ chức sau:1.2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời
Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phòng.
Kế toán của đơn vị Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và đơn vị
Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.
Có thể mô tả hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung theo sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung
1.2.1.2 Mô hình tổ chức bộ kế toán phân tán:
Kế toán nguồn vốn và quỹ
Kế toán chi phí và tính giá thành
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc Đối với những đơn vị có quy mô sản xuất kinh doanh lớn có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm chỉ huy, trong trường hợp này, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh ở cơ sở, mặt khác đảm bảo việc cập nhật sổ sách kế toán trong toàn đơn vị, sự cần thiết khách quan là tại các đơn vị phụ thuộc hình thành tổ chức kế toán hay nói cách khác người lãnh đạo đơn vị phải phân cấp việc hạch toán kế toán cho các đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc. Tức là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự thanh toán và hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm như những đơn vị chưa được phân cấp hạch toán kế toán
Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo kế toán do đơn vị quy định Tuỳ theo trình độ và điều kiện cụ thể, đơn vị có thể giao vốn (vốn cố định, vốn lưu động) cho đơn vị phụ thuộc được mở tài khoản tiền gửi ngân hàng và uỷ quyền cho đơn vị phụ thuộc được vay vốn ngân hàng phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh. Như vậy công việc ở phòng kế toán doanh nghiệp chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra báo cáo ở các đơn vị phụ thuộc gửi lên và chỉ trực tiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế toán của những đơn vị trực thuộc không có tổ chức hạch toán kế toán
Sơ đồ 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán
Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là số lượng nhân viên lớn, bộ máy cồng kềnh.
1.2.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu
Bộ phận kế toán vật tư,
Bộ phận kế toán tiền lương
Bộ phận kế toán thanh toán
Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ
Bộ phận kế toán tiền lương
Bộ phận kế toán thanh toán
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên
Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán hoạt động thực hiện ở cấp trên
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kiểm tra kế toán
Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX
Lịch sử hình thành và phát triển
Thực hiện Nghị Định 100/CP ngày 18/12/1993 của Chính Phủ về kinh doanh bảo hiểm, xuất phát từ nhu cầu phát triển thị trờng bảo hiểm Việt Nam và nhằm đa dạng hoá các loại hình kinh doanh và đầu t trong nền kinh tế thị trờng, Tổng Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam-ngời đề xớng và chủ trì dự án- ngay từ đầu năm 1994 đã tiếp xúc với một số tổng công ty tham gia góp vốn cổ phần để thành lập một tổng công ty cổ phần đầu tiên của Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm Sau gần một năm chuẩn bị, Petrolimex cùng 6 cổ đông sáng lập khác đã thống nhất tiến hành thành lập Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex Ngày 27/5/1995 Tổng công ty đã được Bộ Tài chính cấp Giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện kinh doanh bảo hiểm số 06-TC/GCN Ngày 8/6/1995 Tổng công ty được UBND TP Hà Nội cấp Giấy phép thành lập số 1873/GP-UB và ngày 15/6/1995 UB Kế hoạch ( nay là Sở
Kế hoạch - Đầu tư ) TP Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Ngày 21 tháng 6 năm 1995, PJICO chính thức đợc thành lập trong sự chào đón nồng nhiệt của các khách hàng trong nước và bạn bè quốc tế, với tổng số vốn đầu tư ban đầu là 55 tỷ đồng Việt Nam, trong đó vốn điều lệ là 53 tỷ đồng và tiền ký quỹ là 2 tỷ đồng.
Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex với tên gọi tiếng Anh là Petrolimex Joint - Stock Insurance Company, viết tắt là PJICO đã ra đời và chính thức đi vào hoạt động Tổng công ty là sự hội tụ của tám cổ đông lớn trong đó có bảy thành viên sáng lập và một thành viên tham gia Các thành viên này đã và đang có những đóng góp rất tích cực vào hoạt động kinh doanh của PJICO Dưới đây là các cổ đông sáng lập của tổng công ty:
- Tổng tổng công ty xăng dầu Việt Nam (Petrolimex), vốn góp: 28.050 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 51%)
- Ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), vốn góp: 5.500 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 10%)
- Tổng công ty tái bảo hiểm quốc gia Việt Nam (VinaRe), vốn góp: 4.400 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 8%)
- Tổng tổng công ty thép Việt Nam (VSC), vốn góp là 3.300 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 6%)
- Tổng công ty vật tư và thiết bị toàn bộ (Matexim), vốn góp: 1.650 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 3%)
- Tổng công ty điện tử Hà Nội (Hanel), vốn góp: 1.100 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 2%)
- Tổng công ty thiết bị an toàn (AT), vốn góp: 275 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 0,5%)
Vì là một tổng công ty cổ phần đầu tiên hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ, PJICO đã phải trải qua không ít những khó khăn của những ngày đầu hoạt động, đặc biệt là khi các điều kiện về cơ chế pháp luật còn chưa đầy đủ, khách hàng còn ít lòng tin Tuy nhiên, với sự chỉ đạo của hội đồng quản trị, của các ban ngành liên quan, đồng thời cùng với sự ủng hộ, hợp tác giúp đỡ nhiệt tình của các cổ đông sáng lập, các khách hàng và đặc biệt là sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, Tổng công ty đã từng bước phát triển và tạo dựng được chỗ đứng trên thị trường bảo hiểm Việt Nam.
Năm 2010 PJICO tăng vốn điều lệ lên 709 tỷ đồng và ngày 29/07/2011 tổng công ty đã chính thức niêm yết trên sàn Hose Ngày 31/07/2013 PJICO đã chính thức nâng cấp thành Tổng tổng công ty CP bảo hiểm Petrolimex đánh dấu mốc thời gian 18 năm có mặt trên thị trường bảo hiểm với đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, hơn 4.000 đại lý
Hiện nay Tổng Tổng công ty có 56 Tổng công ty trực thuộc, 01 Tổng công ty TNHH MTV Các đơn vị này hạch toán phụ thuộc có con dấu, mã số thuế riêng để kê khai và nộp thuế tại Cục thuế địa phương trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nộp tập trung tại trụ sở chính Hàng quý, năm các đơn vị lập báo cáo quyết toán gửi về Tổng Tổng công ty để tổng hợp toàn ngành Tổng công ty hạch toán tính lợi nhuận toàn ngành và kê khai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp với Cục thuế Hà Nội.
+ Kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng kỳ vọng về lợi nhuận của các cổ đông.
+ Đáp ứng các nhu cầu bảo hiểm ngày càng đa dạng và ngày càng tăng của nền kinh tế xã hội trong cơ chế thị trường và trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
+ Tăng cường khả năng bảo hiểm, đồng bảo hiểm và tái bảo hiểm trong nước, hạn chế việc chuyển phí ( chảy máu phí ) bảo hiểm ra nước ngoài. + Mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, liên doanh liên kết với các tổng công ty nước ngoài.
+ Phấn đấu trở thành một tổ chức kinh doanh dịch vụ tài chính phi ngân hàng hoạt động thành công dưới mô hình cổ phần.
-Hiệu quả kinh tế-xã hội :
+ Phòng ngừa chia sẻ rủi ro với các tổng công ty, xí nghiệp, tập thể và cá nhân, góp phần ổn định kinh doanh, bảo toàn vốn và ổn định đời sống cho người tham gia bảo hiểm khi không may gặp rủi ro thiên tai, tai nạn bất ngờ + Giảm nhẹ tổn thất thông qua các hoạt động đề phòng hạn chế tổn thất, góp phần ổn định kinh tế xã hội.
+ Đóng góp vào ngân sách nhà nước, tăng lợi nhuận cho các cổ đông
Vì là một tổng công ty cổ phần đầu tiên hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ, PJICO đã phải trải qua không ít khó khăn của những ngày đầu hoạt động như : các điều kiện về cơ chế pháp luật còn chưa đầy đủ, đội ngũ cán bộ nhân viên ít ỏi, khách hàng còn ít lòng tin Tuy nhiên, với sự chỉ đạo đúng đắn của hội đồng quản trị, của các ban ngành liên quan,đồng thời cùng với sự ủng hộ, hợp tác giúp đỡ nhiệt tình của các cổ đông sáng lập, các khách hàng và đặc biệt là sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, Tổng công ty đã từng bước phát triển và tạo dựng đợc chỗ đứng trên thị trờng bảo hiểm Việt Nam Nhờ vậy, chỉ trên dưới 10 điểm kinh doanh đặt ở các thành phố lớn của những năm đầu thành lập thì nay sau 20 năm hình thành và phát triển mạng lưới PJICO đã trải dài trên khắp 53 tỉnh thành trên cả nước với 56 tổng công ty thành viên.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Tổng tổng công ty BH Petrolimex được phép hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ với phạm vi trong và ngoài nước nhưng bên cạnh đó để tận dụng nguồn vốn nhàn rỗi PJICO đã tiến hành những họat động khác để nâng cao hiệu quả kinh doanh Các hoạt động kinh doanh cụ thể như sau:
* Hoạt động kinh doanh bảo hiểm:
Sau 20 năm hoạt động các sản phẩm về bảo hiểm phi nhân thọ đang ngày càng được phát triển phong phú đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của cá nhân, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam Các nghiệp vụ chính sau:
- Nhóm bảo hiểm hàng hóa: Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường bộ, đường hàng không
- Nhóm bảo hiểm tàu thủy: Bảo hiểm thân tàu, bảo hiểm P&I, bảo hiểm tàu sông, tàu cá
-Nhóm bảo hiểm con người: Bảo hiểm children care, bảo hiểm tai nạn người sử dụng điện, bảo hiểm học sinh, giáo viên,….
-Nhóm bảo hiểm xe cơ giới: Vật chất xe, trách nhiệm dân sự,…
-Nhóm bảo hiểm tài sản-kỹ thuât: Bảo hiểm mọi rủi ro về xây dựng lắp đặt, bảo hiểm hỏa hoạn, bảo hiểm máy móc, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm hỗn hợp,….
-Tái bảo hiểm: Nhận và nhượng các nghiệp vụ bảo hiểm.
* Các hoạt động kinh doanh khác: Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh PJICO đã tận dụng nguồn vốn nhàn rỗi vào việc đầu tư trái phiếu, cổ phiếu và đầu tư bất động sản Vào năm 2013 PJICO đã khánh thành tòa nhà “ PJICO TOWER” tại 186 Điện Biên Phủ để cho thuê văn phòng Tại các địa bàn khác trên toàn quốc PJICO đã tiến hành đầu tư trụ sở cho các đơn vị trực thuộc Ngoài ra việc đầu tư hiệu quả vào cổ phiếu, trái phiếu cũng tạo ra nguồn thu tương đối lớn.
Ngoại ra PJICO còn thực hiện các nghiệp vụ giám định, xem xét giải quyết bồi thường, thu đòi người thứ ba.
Đặc điểm cơ cấu và tổ chức bộ máy hoạt động
Ban đầu, khi mới được thành lập, PJICO chỉ có 8 cán bộ nhân viên và một số ít phòng ban tại văn phòng Hà Nội, nhưng hiện nay sau 20 năm hoạt động PJICO đã có tới 56 chi nhánh trên khắp các tỉnh thành từ bắc tới Nam cùng đội ngũ hơn 1700 cán bộ nhân viện chuyên nghiệp Bên cạnh đó PJICO rất chú trọng tới việc xây dựng cơ cấu tổ chức của tổng công ty sao cho chặt chẽ đồng thời vẫn tuân thủ theo trật tự cơ cấu của một tổng công ty cổ phần.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức PJICO
Khối các phòng ban quản lý: thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể bao gồm quản lý lao động (tổ chức bộ máy, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, sử dụng/phát huy lao động…); Tổng hợp (hành chính quản trị, phân tích hoạt động, pháp chế…); Tài chính kế toán (tổ chức hạch toán, quản lý dòng tiền,phân tích tài chính…); Đầu tư (thực hiện công tác đầu tư, bảo toàn và phát triển vốn…); Thanh tra (kiểm tra kiểm soát đảm bảo tính tuân thủ của hệ thống, phòng chống sai phạm, trục lợi bảo hiểm…); Công nghệ thông tin (thiết lập các phần mềm quản lý, cơ sở hạ tầng kỹ thuật phù hợp đáp ứng yêu cầu kinh doanh, quản trị…); Quản lý nợ và rủi ro tài chính (theo dõi, đôn đốc, xử lý các khoản nợ phải thu, phải trả, đánh giá và quản lý rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh…)
- Khối các phòng nghiệp vụ, kinh doanh: Các phòng nghiệp vụ bảo hiểm có chức năng quản lý nghiệp vụ, tổ chức hoạt động kinh doanh nghiệp vụ trên phạm vi toàn quốc (nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm, xây dựng chiến lược chính sách, giải pháp kinh doanh, tổ chức triển khai, kiểm tra hướng dẫn kiểm soát và trực tiếp quản lý một số khách hàng lớn …) Các phòng nghiệp vụ kinh doanh được chuyên môn hóa theo từng nghiệp vụ thành: Xe cơ giới, Con người, Tài sản kỹ thuật, Tàu thủy và Hàng hóa Theo kênh bán hàng có các phòng BH Môi giới - Bancassurance (tổ chức hoạt động kinh doanh qua hệ thống các nhà môi giới, các tổ chức tài chính, ngân hàng…); phòng BH Dự án (tổ chức kinh doanh các dự án xây dựng…); Phòng Quản lý đại lý (xây dựng phát triển mạng lưới đại lý, đào tạo nghiệp vụ; quản lý, phát huy hệ thống đại lý trong công tác khai thác bảo hiểm…); Phòng Dịch vụ khách hàng thiết lập trên cơ sở tổng đài tự động để tiếp nhận thông tin, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ tư vấn khách hàng trong việc tìm hiểu, tham gia, thực hiện các hợp đồng bảo hiểm, công tác PR truyền thông, xây dựng thương hiệu…); Phòng Tái bảo hiểm thực hiện chức năng nhiệm vụ thu xếp tái, san sẻ rủi ro cho các nhà tái
BH theo luật KDBH đồng thời nhận tái bảo hiểm cho các DNBH khác…;Phòng kinh doanh là đầu mối kinh doanh các nghiệp vụ nhỏ phát sinh tại Văn phòng Tổng Tổng công ty
Bên cạnh các bộ phận chức năng ngay từ những ngày đầu thành lậpTổng tổng công ty đã xây dựng hệ thống các đoàn thể chính trị là Chi bộ,Công đoàn, Đòan thanh niên, Ban nữ công hoạt động rất tích cực.
Tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng tổng công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của PJICO tổ chức theo hình thức phân tán Tại trụ sở chính của PJICO có phòng Tài chính kế toán thực hiện chức năng quản lý tài chính, điều hành, hướng dẫn và tổng hợp báo cáo tài chính toàn hệ thống, và theo dõi hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại trụ sở chính Tại các công ty thành viên có bộ phận kế toán tổ chức hạch toán và lập Báo cáo tài chính theo phân cấp của PJICO và gửi cho phòng tài chính kế toán của Tổng Tổng công ty tổng hợp Báo cáo tài chính toàn hệ thống.
Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán tại Tổng tổng công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán
* Nhiệm vụ kế toán trưởng:
Tham mưu, giúp Tổng giám đốc Tổng Công ty thực hiện chức năng hạch toán kế toán và quản lý, giám sát tài chính theo đúng quy định của Nhà nước, của Tổng Công ty, góp phần bảo toàn và phát triển vốn Cụ thể:
- Chỉ đạo triển khai, hướng dẫn các chủ trương của Tổng Công ty và các văn bản về quản lý TCKT trong Tổng Công ty theo chức năng nhiệm của phòng trong Công ty.
- Chịu trách nhiệm xây dựng qui chế quản lý tài chính và các qui định, chính sách, qui trình về quản lý tài chính,chi tiêu, mua sắm của Tổng Công ty
- Tham gia xây dựng và triển khai cơ chế, chính sách trên các lĩnh vực quản lý theo chức năng của phòng TCKT Tổng Công ty.
- Chỉ đạo việc lập kế hoạch tài chính tổng hợp của toàn Tổng công ty
- Trực tiếp phụ trách công tác quản lý, giám sát tài chính, đầu tư theo chức năng chuyên môn của phòng,… Cụ thể: tham gia ý kiến và ký duyệt theo chức năng của phòng TCKT đối với tất cả các tờ trình chủ trương của tất cả các phòng ban liên quan trước khi trình Tống giám đốc( hoặc người được ủy quyền) phê duyệt cuối cùng
- Phân công công việc cho CBCNV trong phòng đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của phòng và phát huy năng lực của mồi cá nhân Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi người theo nhiệm vụ được giao.
- Trực tiếp phân công, chỉ định cán bộ cụ thể tham gia vào quá trình mua hàng tại VP Tcty theo đúng qui chế chi tiêu khi có phát sinh mỗi nhu cầu mua hàng từ các bộ phân trong Tcty căn cứ vào chuyên môn, năng lực và kinh nghiệm của mỗi cá nhân
- Chỉ đạo việc đào tạo đội ngũ kế toán trong toàn TCTy nhằm không ngừng cải tiến và nâng cao năng lực cho mỗi CBCVN và toàn hệ thống
- Chỉ đạo việc kiểm tra, soát xét và hướng dẫn kế toán tại đơn vị cơ sở bằng phương pháp từ xa hoặc trực tiếp kết hợp với các đơn vị kiếm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cho các cán bộ trong phòng
- Chịu trách nhiệm cuối cùng kiểm tra và ký duyệt tất cả các đề nghị thanh toán, phiếu chi, uỷ nhiệm chi để thanh toán các khoản chi theo đúng quy định và quản lý tài chính cuả Nhà nước và Tổng Công ty:
+ Các khoản chi về Tái bảo hiểm
+Các khoản chi giám định, bồi thường của tất cả các nghiệp vụ:
Tài sản, hàng hóa, tàu, xe cơ giới, con người
+ Các khoản chi về đầu tư, mua sắm TSCĐ, CCLĐ
+ Các khoản chi về lương, về các quỹ
+Các khoản chi phí thường xuyên tại văn phòng Tổng công ty
+ Chủ trương các khoản chi phí lớn, luân chuyển tiền tới các Công ty thành viên.
Các đồng chí Phó phòng kế toán thực hiện chức năng tham mưu và giúp Kế toán trưởng triển khai thực hiện một số nhiệm vụ theo phân công của
Kế toán trưởng và chịu trách nhiệm trước KTT và Lãnh đạo Tcty về các phần việc của mình được phân công.
+ Trực tiếp chỉ đạo và tổ chức triển khai các nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách theo chức năng nhiệm vụ của Phòng tài chính kế toán.
+ Tổ chức các mối quan hệ với các phòng ban nghiệp vụ Tổng Công ty và các Công ty thành viên để hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công.
+ Đôn đốc, kiểm soát công việc của các chuyên viên trong phòng theo lĩnh vực được phân công
+ Giúp KTT trong việc lên kế hoạch cũng như triển khai việc đào tạo cho đội ngũ kế toán trong bộ phận mình phụ trách cũng như trong toàn TCTy nhằm không ngừng cải tiến và nâng cao năng lực cho mỗi CBCVN và toàn hệ thống
+ Giúp KTT trong việc xây dựng qui trình về việc kiểm tra, soát xét và hướng dẫn kế toán tại đơn vị cơ sở bằng phương pháp từ xa hoặc trực tiếp kết hợp với các đơn vị kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cho các cán bộ trong phòng
+ Các công việc ngoài phạm vi, trách nhiệm giải quyết, bắt buộc phải báo cáo Kế toán trưởng và nghiêm túc thực hiện theo phân công của Kế toán trưởng
* Kế toán thanh toán tiền mặt
- Chịu trách nhiệm kiểm tra soát xét quản lý tài khoản tiền mặt, tạm ứng theo quy định
Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng tổng công
2.3.1 Kết quả đạt được trong tổ chức hạch toán kế toán tại PJICO
2.3.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của toàn tổng tổng công ty nói chung khá gọn nhẹ, có thể đáp ứng đầy đủ và kịp thời yêu cầu công việc, phù hợp với công tác kế toán.Nhân viên kế toán có năng lực, kinh nghiệm và nhiệt tình trong công việc; có trình độ nghiệp vụ, nắm vững chế độ và vận dụng vào công việc một cách linh hoạt, khoa học Hoạt động của bộ máy kế toán về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý Công tác kế toán được vận dụng một cách hợp lý, phù hợp với các yêu cầu của Tổng Tổng công ty Điều này được thể hiện ở tính linh hoạt trong tổ chức kế toán góp phần tạo điều kiện cho quản lý hiệu quả tài sản,vật tư, tiền vốn của đơn vị, nâng cao chất lượng và hiệu quả
Việc phân công công việc được bố trí hợp lý với quy trình cụ thể Mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm một hoặc vài phần hành có liên quan, giúp hạn chế sự chồng chéo, cản trở trong quá trình thực hiện công tác kế toán Việc tổ chức tốt các phần hành kế toán còn đảm bảo thực hiện thành công chương trình luân chuyển của các loại chứng từ.
Bộ máy nhân sự với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, tinh thần trách nhiệm cao đây là cơ sở để có thể nhanh chóng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán.
2.3.1.2 Tổ chức công tác kế toán:
Nói chung công tác tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ đã được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, chuẩn mực kế toán PJICO có riêng một kho lưu trữ chứng từ tại Hưng Yên, sau khi chứng từ được đóng hộp và đánh số sẽ được vận chuyển sang kho Các chứng từ có mẫu cụ thể với từng nội dung được in sẵn từ sổ tổng hợp đến chi tiết Quy định mở và ghi chép trên sổ NKC, sổ chi tiết…tương đối chặt chẽ và khoa học Tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh, giám đốc tình hình biến động của quá trình sản xuất kinh doanh Trình tự luân chuyển chứng từ tuơng đối hợp lý tạo điều kiện hạch toán chính xác, kịp thời
Hệ thống tài khoản về cơ bản đã đầy đủ tiểu mục để hạch toán và phù hợp với chế độ quản lý của toàn bộ hệ thống PJICO, giúp cho đơn vị theo dõi tình hình biến động về TS-NV được chính xác
Hệ thống sổ sách đang được áp dụng khá phù hợp, hình thức sổ kế toán đã được các đơn vị lựa chọn Phần mềm kế toán được xây dựng trên nguyên tắc phù hợp với hình thức sổ kế toán đó Khi có chứng từ nhập vào máy, sẽ tự nhảy số liệu vào các sổ, cần theo dõi sổ nào ta chỉ làm thao tác chọn là xong.
Do đó, việc ghi chép sổ sách được tiến hành nhanh chóng, rõ ràng, minh bạch tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán.
Báo cáo kế toán rõ ràng, số liệu kế toán, thống kê trong toàn ngành sẽ nhanh chóng kịp thời phục vụ cho công tác quản lý Báo cáo kế toán là cơ sở để đánh giá công tác quản lý tài chính của ngành và từ đó Ban lãnh đạo sẽ có những quyết sách quyết định hướng phát triển cho PJICO.
2.3.1.3 Tổ chức kiểm tra kế toán:
Hiện nay Tại Phòng TC-KT Tổng công ty với hệ thống kế toán chuyên quản có trình độ, năng lực cao thường xuyên rà soát công tác kế toán tại các đơn vị và tiến hành đối chiếu quyết toán nguồn nên việc sai sót đã giảm đi đáng kể Đồng thời theo định kỳ hàng năm Phòng thanh tra sẽ tiến hành kiểm tra toàn diện ngẫu nhiên một vài đơn vị trong hệ thống nên đã làm tăng tính cẩn trọng trong công tác kế toán
2.3.2 Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân chủ yếu trong tổ chức hạch toán kế toán tại PJICO
Qua nghiên cứu bên cạnh những thành tựu đạt được công tác tổ chực hạch toán kế toán tại PJICO vẫn tồn tại những hạn chế cần khắc phục.
2.3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện nay bộ máy kế toán tại Tổng tổng công ty chưa có bộ phận riêng để phục vụ nhu cầu quản trị và phân tích hoạt động kinh doanh Bộ phận kế toán quản trị chưa có nên các kế toán bộ phận khác phải kiêm nhiệm khiến cho chất lượng của các báo cáo này chưa thực sự cung cấp đầy đủ những thông tin cho các nhà quản trị.
Tại các đơn vị cấp dưới, cán bộ và nhận viên bộ phận kế toán còn kiêm nhiệm cả thống kế và bán bảo hiểm nên đã gây xao lãng khiến chất lượng công việc còn hạn chế Do đó việc áp dụng các ứng dụng khoa học công nghệ trang thiết bị, kỹ thuật hiện đại hiệu quả không cao Bên cạnh đó còn ảnh hưởng tới quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp, cung cấp và lưu trữ thông tin của đơn vị. Tại một số đơn vị do số lượng nhân sự còn hạn chế nên một kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành dẫn tới ôm đồm nhiều công việc, làm ảnh hưởng tới chất lương công việc và báo cáo thường gửi muộn.
2.3.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán:
Một số chứng từ phát sinh còn chưa thực sự hợp lý, hợp lệ, thanh toán chậm ảnh hưởng tới việc phản ánh chi phí đúng kỳ phát sinh doanh thu Việc quản lý các khoản chi tiếp khách bằng tiền mặt còn vượt quá kế hoạch khiến việc kiểm soát khó khăn Do đặc thù của công việc bảo hiểm nên có nhiều đại lý ở trên khắp đại bàn việc nộp hóa đơn, chứng từ muộn làm ảnh hưởng tới việc hạch toán đúng kỳ phát sinh doanh thu, chi phí Công tác luân chuyển chứng từ còn chưa thực kịp thời, luân chuyển chứng từ còn chậm nên gây hiện tượng chứng từ được đưa về dồn dập vào cuối tháng khiến công việc tập trung quá nhiều có thể dễ gây sai sót do có áp lực về thời gian
Về hệ thống tài khoản kế toán, đang có quá nhiều tiểu khoản với nội dung không rõ ràng có thể gây khó khăn cho việc hạch toán như: TK chi phí dịch vụ ngoài, chi phí bằng tiền khác,…
Việc ghi sổ kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán, nhưng do thiếu sót ngay từ khâu đầu nên đôi khi sổ kế toán thiếu ngày mở sổ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được ghi chép thường xuyên mà thường tập trung vào cuối tháng Do năm 2014 PJICO chuyển đổi sang hệ thống tài khoản mới nên số dư đầu kỳ của TK chi phí và doanh thu chưa tích hợp được theo mã đối tượng.
Do chưa có bộ phận kế toán quản trị nên chất lượng của BCQT còn hạn chế.
2.3.2.3 Công tác kiểm tra kế toán:
Do số lượng kế toán chuyển quản tại văn phòng Tổng công ty chi có 8 người nhưng có đến 56 chi nhánh trên nên việc kế toán chuyên quản đi kiểm tra tại các đơn vị sẽ để lại gánh nặng công việc cho KTCQ ở lại, khiến chất lượng công việc có thể bị giảm sút Hơn nữa thường quá trình kiểm tra sẽ diễn ra liên tục tại 2-3 đơn vị một đợt dẫn tới thời gian đi công tác kéo dài ảnh hưởng tới cuộc sống thường ngày của KTCQ Ngoài ra, công tác hướng dẫn kế toán tại các đơn vị trực thuộc những khi có khúc mắc hoặc sai sót xảy ra còn chưa kịp thời
CHUƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CP BẢO HIỂM PETROLIMEX
Định hướng phát triển trong tương lai của Tổng công ty CP Bảo hiểm Petrolimex
Sau ba năm sụt giảm liên tục, tốc độ tăng trưởng doanh thu phí bảo hiểm gốc lần đầu tiên cho thấy sự khởi sắc trong năm 2014 Kết quả này là nhờ sự hồi phục kinh tế và những nỗ lực tái cấu trúc của các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ trong suốt giai đoạn khó khăn.
Tuy nhiên, kết quả kinh doanh trong ngành vẫn chưa thể cải thiện đáng kể trong năm nay khi chi phí quản lý gia tăng do doanh nghiệp chuẩn bị cho việc thực hiện Thông tư 194 của Bộ Tài chính, cũng như thu nhập từ tài chính bị ảnh hưởng bởi lãi suất thấp Trong mảng bảo hiểm phi nhân thọ, bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm tài sản và bảo hiểm sức khỏe vẫn là những phân khúc có tỷ trọng đóng góp cao nhất trong các năm qua Trong khi đó, tốc độ tăng trưởng doanh thu phí bảo hiểm gốc cao nhất thường thuộc về những phân khúc như bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm hàng hóa vận chuyển Trong năm 2015, thị trường kỳ vọng phân khúc bảo hiểm xe cơ giới và bảo hiểm tài sản, thiệt hại sẽ có kết quả kinh doanh khả quan Cụ thể, đối với bảo hiểm xe cơ giới, gia tăng số lượng xe mới, đặc biệt là thị trường ô tô có thể là nhân tố thuận lợi đối với doanh thu phí bảo hiểm xe cơ giới Trong năm 2014, thị trường xe ô tô ghi nhận mức tăng đáng kể (+43%) và chỉ riêng trong tháng 1/2015, mức tăng trưởng đã hơn 80% so với cùng kỳ. Đối với bảo hiểm tài sản và thiệt hại, cũng có nhiều yếu tố hỗ trợ như thị trường bất động sản hồi phục, vấn đề mở rộng sản xuất, đặc biệt là của khối FDI để đón đầu khi các hiệp định thương mại như TPP, FTA được ký kết Tuy nhiên, năm nay, ngành bảo hiểm phi nhân thọ cũng đối mặt với nhiều khó khăn Cụ thể, các doanh nghiệp bảo hiểm cần chuẩn bị để đáp ứng các yêu cầu của Thông tư 194/2014 của Bộ Tài Chính sửa đổi, bổ sung một số điều Thông tư 124 và Thông tư 125, có hiệu lực từ ngày 1/2/2015, liên quan đến việc theo dõi riêng nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn phí bảo hiểm thu được của bên mua bảo hiểm (thời gian cuối cùng để áp dụng là 1/1/2016).
Vì thế, chi phí quản lý của các doanh nghiệp bảo hiểm có thể gia tăng thêm Bên cạnh đó, theo lộ trình, việc thoái vốn ngoài ngành của một số tập đoàn cũng như thoái vốn nhà nước của Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn Nhà nước (SCIC) tại các công ty bảo hiểm sẽ phải gấp rút hoàn tất trong năm 2015 Bởi vậy khá nhiều công ty bảo hiểm đã khởi động kế hoạch tăng vốn từ năm 2014 và cố gắng hoàn thành vào cuối năm nay, để nâng cao năng lực tài chính trước khi cơ quan Nhà nước có những điều chỉnh nhằm tăng cường quản lý lĩnh vực này Cùng với Dongbu Hàn Quốc, đối tác chiến lược của Tổng CTCP Bảo hiểm bưu điện (PTI), nhà đầu tư ngoại của Tổng công ty bảo hiểm BIDV (BIC) đến từ Canada cũng đã chính thức lộ diện Hòa chung với xu hướng hợp tác chiến lược, thị trường bảo hiểm phi nhân thọ vẫn đang tiếp tục chờ đón sự góp mặt của những nhà đầu tư mới, không chỉ ở các công ty bảo hiểm nhóm 1 mà còn ở nhiều công ty bảo hiểm phi nhân thọ khác.
Hiện trên thị trường bảo hiểm phi nhân thọ, hơn 70% thị phần tập trung vào các doanh nghiệp đầu ngành như PVI (23%), Bảo Việt (21%), Bảo Minh (10%), PJICO (7%), PTI (6%) Phần còn lại được chia sẻ cho 24 doanh nghiệp khác Doanh thu phí mặc dù tăng trưởng nhưng quan trọng nhất đối với ngành bảo hiểm phi nhân thọ vẫn là thu nhập từ đầu tư và tiêu chí an toàn luôn được đặt lên hàng đầu đối với hoạt động này Vì vậy, phần lớn lợi nhuận của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ đến từ khoản lãi tiền gửi (trên 60%). Việc lãi suất huy động liên tục giảm đã ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm Do vậy, kết quả kinh doanh trong ngành có thể vẫn chưa thể cải thiện đáng kể trong năm nay mặc dù doanh thu phí có thể tăng trưởng.
Mặt khác, để bù đắp sự sụt giảm lợi nhuận từ lãi tiền gửi ngân hàng,nhiều doanh nghiệp sẽ tìm kiếm các cơ hội đầu tư bên ngoài như thành lập công ty liên doanh, liên kết với doanh nghiệp bảo hiểm tại nước ngoài như Lào, Campuchia; hoặc các doanh nghiệp có thể cân đối danh mục đầu tư bằng cách loại bỏ những khoản đầu tư không hiệu quả
Bởi vậy có thể nói ngành bảo hiểm phi nhân thọ đang đứng trước nhiều thách thức đến từ ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp Người lãnh đạo doanh nghiệp cần có những quyết định đúng đắn, nó sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Từ năm 2013 lãnh đạo PJICO đã có mục tiêu mà hệ thống cần hướng tới trong quá trình phát triển “ Phát triển hiệu quả và bền vững” Theo phương châm này, toàn hộ thống PJICO không chỉ theo đuổi mục đích doanh thu mà còn phải khẳng định vị thế của mình trên thị trường bảo hiểm Trong 5 năm tới, PJICO định hướng tăng trưởng mỗi năm 5% doanh thu, lợi nhuận, đồng thời tăng cường kiểm soát chất lượng hoạt động nội bộ doanh nghiệp.
PJICO là một doanh nghiệp nằm trong thị trường bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam nên không nằm ngoài vòng ảnh hưởng của thị trường Theo lộ trình thoái vốn của Tập đoàn xăng dầu, PJICO đang tích cực tìm kiếm cổ đông chiến lược phù hợp với định hướng phát triển của mình Hiện nay ban lãnh đạo đã có những định hướng, tiếp xúc với những đối tác chiến lược.
Yêu cầu hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty CP Bảo hiểm Petrolimex
Để đáp ứng những nhu cầu cấp thiết của thị trường và yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty
CP BH Petrolimex là hoàn toàn cần thiết Việc hoàn thiện và đổi mới công tác tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp và đáp ứng được với chiến lược và định hướng phát triển của toàn tổng công ty Để tổ chức công tác kế toán tốt cần phải chú ý những vấn đề sau:
- Tổ chức HTKT phải phù hợp nguyên tắc tổ chức kế toán để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán theo các chế độ, thông lệ kế toán quy định.
- Phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh của từng đơn vị
- Đổi mới và hoàn thiện tổ chức HTKT phải đảm bảo thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính của mỗi đơn vị thành viên đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý
- Đổi mới và hoàn thiện tổ chức HTKT phải phù hợp với điều kiện về nhân lực và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, trình độ trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin của mỗi đơn vị thành viên.
- Đổi mới và hoàn thiện tổ chức HTKT phải đảm bảo được yêu cầu tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất lao động của người làm kế toán. Để đáp ứng việc hoàn thiện tổ chức HTKT cần làm rõ những vấn đề sau:
- Xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện của DN: Mỗi
DN có quy mô và đặc điểm khác nhau về tổ chức quản lý cũng như trình độ quản lý, khối lượng nghiệp vụ kinh tế và tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế cũng khác nhau Do đó, cần bố trí những người làm kế toán có kinh nghiệm vào các phần hành kế toán phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn.
- Xác định số lượng bộ phận kế toán của bộ máy kế toán trong DN: Số lượng bộ phận kế toán cần được xác định phù hợp để đảm bảo mối quan hệ công tác giữa các bộ phận này trong mối quan hệ chung với tất cả các bộ phận kế toán của bộ máy kế toán nhằm có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị.
- Xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng bộ phận hợp lý: Những người làm công tác kế toán có trình độ cao sẽ tăng được năng suất lao động kế toán và xử lý công việc chuyên môn chính xác và thuận lợi, do đó giảm được số lượng của đội ngũ này trong việc xử lý công tác kế toán của từng phần hành cũng như toàn bộ công tác kế toán Vì thế, các các DN cần có hướng tuyển dụng những nhân viên lành nghề và thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ này.
- Tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị.
Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được phải nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp, trong đó hoàn thiện tổ chức HTKT là một biện pháp rất quan trọng
Vấn đề hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán cần xem xét trên cả góc độ vi mô và vĩ mô
- Hoàn thiện hệ thống quy chế quản lý tài chính tại Tổng công ty BH Petrolimex
- Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn thông tư, quyết định mới của nhà nuớc cũng như của nội bộ doanh nghiệp để đảm bảo việc hạch toán chính xác và thống nhất trong toàn bộ hệ thống.
- Cần phải đưa ra những giải pháp đảm bảo việc tổ chức tốt các khâu, các mặt của hoạt động kế toán cả trên văn phòng tổng công ty cũng như tại bộ phận kế toán các đơn vị Từ việc tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức tài khoản kế toán, tổ chức sổ sách, báo cáo kế toán, tổ chức phần hành kế toán đến việc tổ chức bộ máy kế toán.
- Cần xây dựng hệ thống báo cáo chuẩn mực hàng tháng, hàng quý cho bộ phận kế toán của đơn vị cấp dưới để có thể có được những thông tin về tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng
- Tổ chức HTKT phải tuận thủ theo đúng quy định của pháp luật và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với đặc thù SXKD tại từng đơn vị
Các giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán kế toán tại Tổng công ty CP bảo hiểm Petrolimex
Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trên nhiều phương diện và xuyên suổt trong toàn bộ hệ thống
3.3.1 Hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán
Hiện nay tổ chức bộ máy kế toán tại PJICO đang đáp ứng một cách tương đối đầy đủ những yêu cầu cần đặt ra cho việc quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn còn một số nhược điểm cần được khắc phục để thông tin quản lý được đưa ra một cách nhanh chóng, kịp thời, trung thực phục vụ cho ban lãnh đạo Theo đó việc kiểm soát quy mô, công tác, tổ chức, khối lượng công việc và chất lượng của đội ngũ làm kế toán là hết sức cần thiết Việc nâng cao trình độ, thường xuyên đào tạo cho đội ngũ kế toán giúp nâng cao chất lượng và năng suất công việc.
Do bộ phận kế toán quản trị chưa được đầu tư nhân sự nhiều nên làm giảm chất lượng các báo cáo quản trị khiến thông tin tới nhà quản lý chưa thực sự đạt hiệu quả mong muốn Bởi vậy việc hoàn thiện bộ phần kế toán quản trị là vô cùng quan trọng Việc tổ chức bộ phận này giúp lấp đầy sơ đồ phòng kế toán và giúp làm tăng giá trị và chất lượng của hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Bên cạnh đó việc xác định lại khối lượng công việc là hoàn toàn cần thiết Ví dụ hiện nay phòng kế toán tại văn phòng tổng công ty đang quản lý mảng kế toán của 56 đơn vị trực thuộc nhưng mới chỉ có 8 kế toán chuyên quản, mỗi người phụ trách trung bình 7 đơn vị, việc phụ trách quá nhiều đơn vị khiến việc kiểm soát thông tin còn chậm chễ, chưa thể cung cấp thông tin kịp thời Hay bộ phận kế toán tái báo hiểm với lượng công việc còn nhiều nhưng hiện tại mới chỉ có 1 người phụ trách Có thể nói việc lựa chọn và tổ chức quy mô về mặt nhân sự là hết sức quan trọng, bố trí nhân sự đúng người, đúng việc sẽ tăng năng suất công việc.
Số lượng phần hành kế toán được sắp xếp một cách hợp lý nhằm đảm bảo mối quan hệ công tác được phối hợp chung với tất cả phần hành kế toán của bộ máy kế toán để có sự phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận , xử lý phân tích và cung cấp thông tin cho những người sử dụng thông tin Hiện nay việc kiêm nhiệm của nhân viên kế toán đã gây ảnh hưởng tới chất lượng của bộ phận kế toán Đây là một vấn đề tồn tại không chỉ tại một đơn vị mà xảy ra ở hầu hết các đơn vị thành viên thuộc Công ty Tồn tại này ảnh hưởng rất nhiều đến công tác tổ chức kế toán và hiệu quả công việc của mỗi đơn vị Chính vì vậy các Giám đốc và Kế toán trưởng tại mỗi đơn vị cần xác định số lượng và chất lượng của người làm kế toán trong từng phần hành riêng biệt, có như vậy mới nâng cao được hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra trong công tác kế toán tài chính.
Hiện nay ban lãnh đạo Tổng công ty đã nhận thức được một cách rõ ràng vai trò của công tác kế toán và có sự đầu tư thích đáng vào hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, cập nhật thông tin về lĩnh vực kế toán cho nhân viên kế toán dưới các hình thức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng, gửi đi đào tạo Ban lãnh đạo cần hướng tuyển dụng những kế toán viên lành nghề và thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ này bằng các khóa đào tạo hướng dẫn bởi những giảng viên với trình độ chuyên môn cao.
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán
3.3.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng nhằm thu thập thông tin, xử lý chúng để đưa ra thông tin phục vụ nhằm phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính Các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị được theo thời gian, không gian của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị được theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Bởi vậy chứng từ kế toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế Tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
Vì tính chất vô cùng quan trọng đấy của hệ thống chứng từ kế toán cần phải có kế hoạch về quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ, xác định đường đi của từng loại chứng từ qua từng phần hành kế toán cụ thể, đảm bảo cho chứng từ kế toán được cập nhật kịp thời vào sổ kế toán Do đó, cần quy định các nội dung cơ bản của việc luân chuyển chứng từ, bao gồm:
- Kiểm tra chứng từ: quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người được phân công c ông việc kiểm tra cần yêu cầu lập lại.
- Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất. Để kiểm soát một cách tốt nhất hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ cần phải có những quy định rõ ràng bằng hệ thống văn bản tốt nhất là quy định bằng hệ thống bảng biểu, sơ đồ để hướng dẫn những người làm kế toán hiểu rõ quy trình luân chuyển chứng từ đối với từng phần hành kế toán cũng như toàn bộ công việc trong bộ phận kế toán
Hiện nay tại văn phòng kế toán đã có mẫu chung cho toàn bộ hệ thống tuy nhiên việc tuân thủ hệ thống báo cáo này còn chưa thực sự thường xuyên. Tổng công ty cần phải có biện pháp yêu cầu việc tuân thủ hệ thống chứng từ quy chuẩn này tại tất cả các công ty thành viên Đối với chứng từ kế toán nói chung phải đảm bảo tính chặt chẽ về thời gian, mẫu biểu, chữ ký theo quy định Nội dung kinh tế phát sinh trên chứng từ cần đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và đúng với thực tế của đơn vị (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…).
Do việc thu-chi hộ thường xuyên xảy ra trong hệ thống nên phần mềm FTS đã có phân hệ riêng để phụ vụ phần hành này Khi đơn vị chi hoặc thu hộ hạch toán vào phần mềm thì chứng từ lập tức xuất hiện vào màn hình của đơn vị được chi-thu hộ, khi nhận được chứng từ kế toán xem chứng từ, xác nhận và hạch toán lại TK cho chính xác Do lượng thu-chi hộ giữa các đơn vị là rất nhiều nhưng việc gửi chứng từ thường chậm dẫn tới chưa kịp thời phản ánh đúng thời điểm chi điểm Bởi vậy cần có những chế tài nghiêm khắc trong quá trình luân chuyển chứng từ thu-chi hộ giúp cho tình hình doanh thu-chi phí được phản ánh một cách chuẩn xác nhất.
3.3.3.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán:
Do hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng nhất của hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam Sau khi được ban hành, sửa đổi và đưa vào sử dụng đến nay đã thật sự giúp ích và cải thiện rất nhiều cho công tác kế toán Song quá trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong hạch toán kế toán thực tế tại PJICO đã nảy sinh một số vấn đề tồn tại, chưa hợp lý Điển hình là trong hệ thống tài khoản có quá nhiều tiểu khoản, mà việc mở thêm tiểu khoản nhiều như vậy gây rất nhiều khó khăn trong việc vận dụng và ghi nhớ của các kế toán viên Để phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, đồng thời đảm bảo tính khoa học của kế toán thì yêu cầu phải hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quan điểm: hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, tiết kiệm và hiệu quả trong kế toán Bên cạnh đó một số tài khoản còn có nội dung chưa rõ ràng gây khó khăn cho việc hạch toán Bởi vậy việc rút gọn và chỉnh sửa lại tên tài khoản giúp cho việc hạch toán dễ dàng hơn.
3.3.2.3 Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán:
Việc vận dụng hệ thống phần mềm kế toán FTS với cơ sở dữ liệu tập trung giúp cho công việc của kế toán được giảm bớt do kế toán chuyên quản thường xuyên nắm bắt được tình hình nhập dữ liệu tại đơn vị Tuy nhiên do quá dựa vào hệ thống máy móc nên kế toán đôi lúc còn chủ quan chưa tuân theo một số quy định về in và lưu trữ sổ sách Bởi vậy cần đề ra phương pháp quản lý hệ thống sổ sách một cách khoa học, tạo điều kiện tốt hơn nữa trong công tác kiểm tra sổ sách, số liệu ghi sổ Song song đó, Công ty cần yêu cầu các đơn vị phải in và nộp sổ sách kế toán một cách thường xuyên, liên tục và đúng thời hạn để giúp Phòng Kế toán- Thống kê tài chính của Công ty có thể hoàn thiện các Báo cáo kế toán nộp lên Tổng công ty theo quy định, đồng thời cũng đề phòng các sự cố có thể xảy ra khi sử dụng kế toán trên máy vi tính.
Tại các đơn vị trực thuộc còn có tình trạng đối chiếu sổ phụ muộn nên phản ánh không chính xác số dư quỹ Bên cạnh đó còn một kế toán hạch toán gộp chưa phản ánh đúng bản chất chứng từ Sổ quỹ trên máy không khớp với tồn quỹ thực tế Do đó, cần hoàn thiện việc cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán đối với sổ quỹ, cần đối chiếu thường xuyên liên tục với Ngân hàng.
Điều kiện để thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty CP Bảo hiểm Petrolimex
Để hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại PJICO bên cạnh những nguyên nhân chủ quan đến từ trong nội bộ doanh nghiệp còn có những nguyên nhân đến từ yếu tố khách quan từ bên ngoài
Luật Kế toán và các văn bản pháp luật về kế toán đã góp phần tạo điều kiện hoàn thiện cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các quy định và chế độ kế toán được bổ sung, sửa đổi phù hợp với hội nhập quốc tế, tạo điều kiện cho các nhà đầu tư trong nước, nước ngoài có được thông tin cần thiết để quyết định tham gia các hoạt động đầu tư, phát triển thị trường tài chính cũng như dịch vụ về kế toán Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả, tuy nhiên Luật Kế toán và công tác kế toán ở Việt Nam cũng còn có những khó khăn, hạn chế Ví dụ luật Kế toán quy định hạch toán theo giá gốc, điều này không phản ánh được tình hình biến động tài sản và nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo tài chính Theo chuẩn mực kế toán quốc tế và thông lệ phổ biến trên toàn thế giới, việc hạch toán được thực hiện theo giá trị hợp lý (giá thị trường tại thời điểm đánh giá).Ở Việt Nam, cơ chế kinh tế thị trường đã thực hiện trong nhiều năm qua, đây là một vấn đề cần được nghiên cứu chỉnh sửa cho phù hợp với định hướng phát triển và hội nhập
Vì vậy việc nhà nước cần đưa ra khung pháp lý chuẩn về kế toán để từ đó giúp ích cho việc hỗ trợ, quản lý, kiểm tra và giám sát về hoạt động kế toán. Sau khi thay đổi về chế độ cần có ngay những thông tư hướng dẫn và cần có ngay những buổi tập huấn về chế độ để người làm nghề có thể hiểu rõ hơn để quá trình làm việc không gặp nhiều sai sót
Nhà nước nên tiếp tục cải cách, khuyến khích, hình thành và phát triển các tổ chức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán Từ đó người làm nghề kế toán sẽ có thêm cơ hội giao lưu, học hỏi lẫn nhau để nâng cao chất lượng công việc
Việc nâng cao nhận thức của các nhà quản lý về tầm quan trọng của công việc kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định chất lượng công việc
Nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty BH Petrolimex yếu tố quan trọng nhất là nhận thức của chính đội ngũ quản lý về tầm quan trọng của công tác kế toán Đồng thời cần nâng cao ý thức nghiêm chỉnh chấp hành những quy định của pháp luật cũng như những chuẩn mực, chế độ tài chính kế toán của Nhà nước.
Bên cạnh đó yếu tố con người đóng vai trò quyết định về chất lượng của công tác kế toán Tất cả các giải pháp hoàn thiện chỉ có tác dụng khi có đội ngũ kế toán viên lành nghề Do hệ thống pháp lý luôn có những thay đổi nên việc nắm bắt để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật là rất cần thiết. Ban lãnh đạo cần tạo điều kiện để đội ngũ kế toán có thể hiểu được việc áp dụng các nội dung của công tác hạch toán kế toán vào thực tiễn của từng đơn vị, những đòi hỏi gì cần thiết áp dụng cần thiết phải được đưa vào chương trình đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác kế toán Hiện nay việc tập huấn đào tạo chỉ được diễn ra một lần với toàn bộ hệ thống kế tóan trong hệ thống nên chưa thực sự đáp ứng nhu cầu của từng vùng, miền khác nhau nên cần phải cụ thể hoá cho từng đối tượng tránh tình trạng bồi dưỡng chung dẫn đến kết quả chất lượng bồi dưỡng không cao Trong quá trình đào tạo bồi dưỡng cần kết hợp với các nghiệp vụ thực tế của đơn vị để nội dung đào tạo trở nên thiết thực và giúp cán bộ kế toán nắm bắt nghiệp vụ nhanh hơn Đống thời tạo điều kiện cho những cán bộ mới được đào tạo một cách đầy đủ và toàn diện Việc đưa ra những công văn mang tính hướng dẫn cũng đóng vai trò định hướng cho toàn bộ hệ thống Việc kiểm tra, bổ sung các quy chế quản lý cần thiết đáp ứng nhu cầu quản lý, quy chế quản lý sao cho đúng quy định là hết sức cần thiết
Việc tiếp tục hoàn thiện hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm nghiệp vụ cũng giúp cho việc hoàn thiện tổ chức hạch toán tổ chức hạch toán kế toán diễn ra nhanh chóng và đạt nhiều hiệu quả hơn Hiện nay phần mềm FTS mới được đưa vào sử dụng trong thời gian 1 năm nên vẫn còn nhiều thiếu sót và tiếp tục đang được hoàn thiện Việc tích hợp phần mềm kế toán và phần mềm nghiệp vụ sẽ tạo ra công cụ hết sức hữu ích giúp giảm khối lượng công việc, giúp giải phóng sức lao động và quản lý tốt hơn
Bên cạnh đó hệ thống máy móc đóng vai trò rất quan trọng cho công việc Hệ thống máy tính của các nhân viên kế toán hiện đã cũ và không có đủ cấu hình để cập nhật và nâng cấp phần mềm kế toán mới Việc cung cấp trang thiết bị máy móc tốt cũng là một trong những yếu tố giúp nâng cao hiệu suất công việc
Tóm lại để các giải pháp đề xuất về việc hoàn thiện tổ chức HTKT tại Tổng công ty CP BH Petrolimex được thực hiện, cần có sự tham gia giúp đỡ của các cấp cao hơn như phía Nhà nước, phía Sở Tài chính Hà Nội, và sự quyết tâm, sáng suốt của lãnh đạo Tổng công ty Đây là những điều kiện đủ để công tác hoàn thiện tổ chức HTKT tại PJICO được thực hiện tốt hơn.
