Hoàn thiện kế toán bán hàng tại tổng công ty xăng dầu quân đội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc LỜI MỞ ĐẦU Hiện Việt Nam thời kỳ mở cửa, kinh tế vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, bước hội nhập vào kinh tế khu vực giới Đặc biệt năm 2006, kinh tế nước ta thực bước sang giai đoạn mới: giai đoạn mở cửa hội nhập tồn diện với việc trở thành thành viên thức thứ 150 tổ chức thương mại giới WTO Để hội nhập phát triển với kinh tế giới cần phải mở cửa kinh tế, quan hệ kinh tế với nhiều nước để tiếp thu học hỏi kinh nghiệm tiếp cận cách nhanh chóng tiến Khoa học-Cơng nghệ giới Thị trường nước quốc tế ngày mở rộng có cạnh tranh khốc liệt Mỗi doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải có chiến lược, phương án đầu tư sản xuất kinh doanh đạt hiệu kinh tế cạnh tranh kinh tế thị trường giữ vững thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ thị trường Hơn hết, doanh nghiệp lúc cần phát huy vai trị làm chủ thể tính động hội nhập kinh tế quốc tế Trong điều kiện sản xuất hàng hóa, dịch vụ phát triển, tiêu thụ sản phẩm điều kiện mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu tiêu thụ hay khơng tiêu thụ sản phẩm điều định đến tồn hay không tồn doanh nghiệp Thực tốt khâu bán hàng hoàn thành tiêu thụ doanh nghiệp thu hồi vốn để có điều kiện quay vịng vốn tiếp tục q trình kinh doanh Có thể nói quản lý bán hàng xác định kết kinh doanh sở định thành bại doanh nghiệp Trong chế thị trường bán hàng nghệ thuật, lượng hàng mà doanh nghiệp bán nhân tố trực tiếp làm tăng hay giảm lợi nhuận doanh nghiệp thể sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường, sở để xác định tiêu Kinh Tế Tài Chính, đánh giá trình độ tổ chức quản lý, trình độ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp…Để có thơng tin hữu ích phục vụ cho cơng tác quản lý, điều hành, định xác, kịp thời tiêu thụ kết hoạt động kinh doanh doanh Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc nghiệp, công cụ thiếu nhà quản lý kế tốn với chức thơng tin, kiểm tra kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhận thức vai trò quan trọng việc tổ chức kế toán bán hàng doanh nghiệp em chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Tổng công ty xăng dầu quân đội” Nội dung chuyên đề trình bày thành chương: Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Tổng cơng ty XDQĐ Chương 2: Thực trạng kế tốn bán hàng tại Tởng cơng ty XDQĐ Chương 3: Hồn thiện kế tốn bán hàng tại Tởng cơng ty XDQĐ Mặc dù cố gắng song với kiến thức hạn chế, thời gian thực tập hạn hẹp nên chuyên để em cịn nhiều hạn chế thiếu sót Kính mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô để chuyên đề em tốt Em xin chân thành cảm ơn cô giáo.TS.Lê Kim Ngọc chú, anh chị phịng tài kế tốn văn phịng Tổng cơng ty XDQĐ giúp đỡ em hoàn thành chuyên để Em xin chân thành cảm ơn! Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc CHƯƠNG ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA TỔNG CÔNG TY XDQĐ Tổng quan Tổng công ty XDQĐ Tổng công ty xăng dầu Quân đội (XDQĐ) (Military Petroleum Company) (MIPECO) (MP) đơn vị trực thuộc Tổng cục hậu cần – Bộ quốc phòng (TCHC – BQP), với trụ sở đặt 125 Đường Nguyễn Phong Sắc – Phường Dịch Vọng – Quận Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: (84-4) 7567895 – 7567894 – 7567857 (069) 515633 – 515644 – 515637 Fax: (84-4) 7567858 Số đăng kí kinh doanh: 11048 Email: ctxđqbqp@hn.vnn.vn Tài khoản: Ngân hàng ngoại thương: 0011000019263 Ngân hàng thương mại cổ phần quân đội: 0511100071007 Mã số thuế: 0100108688 Tổng Giám đốc: Đại tá Vương Đình Dung Cơng ty xăng dầu Qn đội tiền thân Xưởng MX315 thành lập ngày 30/9/1965 Năm 2008 phủ, Bộ Quốc phịng định chuyển đổi thành Tổng cơng ty xăng dầu Qn đội theo hình thức Công ty mẹ - Công ty Công ty mẹ doanh nghiệp quốc phòng – an ninh 100% vốn Nhà nước, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Các lĩnh vực hoạt động Tổng công ty xăng dầu Quân đội: Chính phủ giao trực tiếp nhập kinh doanh xăng phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, phát triển kinh tế dân sinh; Nhập khẩu, sản xuất, sửa chữa kinh doanh vật tư khí tài xăng dầu, khí gas…; sản xuất kết cấu thép cơng trình công nghiệp dân dụng; thi công xây dựng công trình kho, trạm xăng dầu cơng trình kết cấu thép ngành thuộc kinh tế quốc dân; kinh doanh vận tải xăng dầu đường thủy, đường Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc bộ; kinh doanh dịch vụ tổng hợp…Thương hiệu MIPECO khẳng định, có uy tín nước quốc tế Trải qua 45 năm xây dựng phát triển, Tổng cơng ty xăng dầu Qn đội ln tự hồn thiện để đứng vững, tồn có được nhiều thành như: vinh dự Chính phủ, Bộ Quốc phịng, Bộ ngành Trung ương địa phương trao tặng nhiều phần thưởng, danh hiệu thương hiệu, huy chương vàng, Huân chương lao động, Bằng khen Chính phủ, Huy chương vàng hàng Việt Nam chất lượng cao… Những chiến công mà Tổng công ty xăng dầu quân đội đạt suốt 45 năm xây dựng trưởng thành bắt nguồn từ lãnh đạo, đạo Đảng, Nhà nước, quân đội, lãnh đạo, đạo trực tiếp, toàn diện Đảng ủy TCHC, Cục quản lí xe máy Cục Xăng dầu; với hướng dẫn tạo điều kiện quan cấp trên, tổng công ty lại giúp đỡ nhà máy bạn, đùm bọc tận tình quyền cấp nhân dân địa phương 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Tổng Công ty XDQĐ 1.1.1 Danh mục hàng bán đặc điểm hàng hóa của Tổng Công ty XDQĐ Tổng công ty xăng dầu quân đội doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành, đa nghề với cấu tổ chức đa loại hình doanh nghiệp phạm vi tồn quốc nước bạn quốc tế Trong lĩnh vực chủ yếu phủ giao trực tiếp nhập kinh doanh xăng dầu phục vụ nhiệm vụ quốc phòng phát triển kinh tế dân sinh theo quy định hành nhà nước Hoạt động kinh doanh xăng dầu ngày chiếm vị trí chủ đạo hoạt động Tổng công ty Các mặt hàng xăng dầu Tổng cơng ty là: - Xăng: X83, AVG, A90, A92; - Dầu: dầu Diezel 0,25% Sunlphur, dầu Diezel 0,05% Sunlphur, dầu Mazut(FO), dầu hỏa (KO), dầu TC1(nhiên liệu bay) Xăng dầu loại hàng hóa có tính chất hóa lý đặc biệt: dễ bay hơi, có nhiều màu sắc khác nhau, tỷ lệ khối lượng nhẹ, khối lượng thay đổi theo nhiệt độ, dễ cháy nổ; q trình vận chuyển phải có thiết bị chun dụng, địi hỏi độ an tồn cao Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc phòng chống cháy nổ Do vậy, không nên vận chuyển xăng dầu qua nhiều khâu, kho trung gian sẽ nguy hiểm trọng lượng sẽ giảm nhiều bị hao hụt lớn trình vận chuyển Định mức hao hụt xăng dầu công tác vận chuyển chia thành loại hình vận chuyển: vận chuyển đường bộ, đường sắt…Vì lí nên xuất bán xăng dầu thường khơng có khâu nhập lại hàng sau bán Bên cạnh đó, xăng dầu mặt hàng nhạy cảm, thiết yếu, mang tính chiến lược phát triển quốc gia, nên địi hỏi cơng tác quản lý phải tiến hành nghiêm túc chặt chẽ, tránh xảy sai sót, rủi ro, thiệt hại xảy Tổng công ty xăng dầu quân đội doanh nghiệp Nhà nước lớn, thuộc Tổng cục hậu cần, trực thuộc Bộ quốc phòng, đó, nguồn hàng nhập tổng cơng ty phân phối theo hai hướng: mặt để đảm bảo cho quốc phòng, mặt phục vụ cho nhu cầu người tiêu dùng nước, hay nói cách khác, Tổng công ty nhập xăng dầu nhằm phục vụ cho bên quốc phòng hoạt động kinh tế Hiện nay, hoạt động chủ yếu Tổng công ty nhập xăng dầu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng sản xuất kinh tế, phục vụ cho quốc phịng đóng vai trị quan trọng ngày chiếm tỷ lệ nhỏ 1.1.2 Thị trường của Tổng Công ty XDQĐ Thị trường kinh doanh gắn liền với loại sản phẩm, đó, với loại sản phẩm có thị trường kinh doanh định Với đặc trưng xăng dầu sản phẩm quan trọng hoạt động SXKD ngành khác, sản phẩm thiếu hoạt động Do vậy, thị trường kinh doanh ngành xăng dầu rộng lớn Tổng công ty mở rộng thị trường tiêu thụ nước Ở thị trường nội địa, Tổng cơng ty có mặt khắp nước, với mạng lưới bán lẻ, đại lý, tổng đại lý trải miền Bắc, Trung, Nam Đến nay, Tổng cơng ty có 700 đại lý tổng đại lý 58 tỉnh thành nước Đồng thời, đơn vị cịn có hệ thống trạm lẻ xăng dầu hùng hậu trực thuộc trải khắp từ Bắc vào Nam Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc Ở thị trường quốc tế hay gọi thị trường tái xuất: Đây thị trường mẻ đầy tiềm Tổng công ty Thị trường khai mở vài năm gần đây, nên số lượng khách hàng cịn ít, chủ yếu Lào, Trung Quốc, Campuchia Tuy khai mở thị trường đem lại khối lượng doanh thu không nhỏ cho đơn vị Trong tương lại gần, thị trường nội địa ổn định Tổng cơng ty hướng đến xây dựng, đầu tư phát triển thị trường tái xuất Như vậy, việc SX-KD tổng công ty ngày phát triển, chi nhánh, đơn vị trực thuộc xây dựng để đáp ứng nhu cầu ngày tăng Quốc phòng kinh tế Các chi nhánh Tổng cơng ty Hải Phịng, Đà Nẵng, Nha Trang Thành Phố Hồ Chí Minh chi nhánh đặt miền nước, đến chuyển thành công ty Tổng công ty không ngừng củng cố ổn định, thực tốt nhiệm vụ mà Tổng Công ty giao Với ưu điểm bán hàng chất lượng đủ số lượng, Tổng cơng ty khách hàng tín nhiệm, số lượng khách hàng quân đội ngày tăng 1.1.3 Phương thức bán hàng (tiêu thụ hàng hóa) của Tổng Công ty XDQĐ Tiêu thụ hàng hóa giai đoạn cuối quan trọng trình sản xuất - kinh doanh, đưa lại doanh thu lợi nhuận, có tính chất định đến thành công hay thất bại doanh nghiệp Doanh nghiệp tham gia sản xuất kinh doanh mong muốn tối đa hóa lợi nhuận Để đạt mục tiêu đó, doanh nghiệp phải lựa chọn phương thức tiêu thụ hợp lý Tổng công ty xăng dầu quân đội với tham niên 45 năm hoạt động, linh hoạt việc lựa chọn phương thức tiêu thụ nhằm thỏa mãn tối đa yêu cầu thị trường khách hàng Hiện nay, Tổng công ty áp dụng phương pháp bán hàng chủ yếu là:  Bán hàng thông qua hệ thống tổng đại lý đại lý: ► Phương thức bán buôn qua tổng đại lý: Các tổng đại lý trung gian phân phối, hoạt động độc lập với hoạt động công ty, tiến hành mua xăng dầu theo giá buôn bán lẻ cho người tiêu dung thông qua hệ thống xăng bán lẻ Tổng đại lý phải doanh nghiệp kinh doanh Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, có đăng ký kinh doanh xăng dầu Ngồi ra, muốn trở thành tổng đại lý cần hội đủ số điều kiện khác phải có bể chứa xăng dầu có dung tích tối thiểu theo quy định 5000 mét khối, có hệ thống phân phối xăng dầu, có phương tiện vận chuyển chuyên dụng, cán nhân viên trực tiếp kinh doanh phải đào tạo nghiệp vụ bảo quản, đo lường chất lượng xăng dầu…đảm bảo điều kiện an tồn phịng chống cháy nổ khác Các sở kinh doanh có nhu cầu làm tổng đại lý sẽ gửi đơn đăng ký vào phịng kinh doanh cơng ty, dựa vào cơng ty sẽ lựa chọn sở thích hợp Hai bên phải lập hợp đồng nhận làm tổng đại lý, ghi rõ điều kiện thoả thuận, kèm thông báo giá cho bên nhận đại lý Một số Tổng đại lý lớn Tổng công ty là: - Công ty TNHH Sông Châu - Công ty TMTH Hồng Trọng - Cơng ty CP vật tư – Thương Mại Vĩnh Phúc - Công ty TNHH SX & TM Thanh Huy - Công ty TNHH Ma Tai ► Phương thức bán buôn qua đại lý: Để trở thành đại lý cơng ty, địi hỏi sở kinh doanh phải có điều kiện tương tự Tổng đại lý Quy trình điều kiện để trở thành đại lý tương tự tổng đại lý Tuy nhiên, quy mô đại lý nhỏ so với Tổng đại lý Một số đại lý quan trọng Tổng công ty: - Công ty CPTM vận tải biển Đông Á - DN tư nhân Thành Thục - Công ty CP TM DV xăng dầu Hà Anh - DN xăng dầu Phương Tú Ngành xăng dầu ngành biến động, giá phải theo giá trần Nhà nước để có mức giá bán cho phù hợp, phải ln có báo giá công khai theo đợt, thời kỳ Tổng cơng ty Xăng dầu Qn đội có sách mềm dẻo giá nhằm thúc đẩy hoạt động tiêu thụ Riêng hình thức Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc bán buôn cơng ty thực chiết khấu thương mại theo quy định Nhà nước Bộ quốc phòng Chiết khấu thương mại quy định theo thời kỳ, tuỳ thuộc vào vị trí địa lý, khách hàng quy định rõ hợp đồng Mức chiết khấu tổng đại lý hưởng thường lớn chút so với mức mà đại lý hưởng Đây điều hợp lý, nhằm khuyến khích khách hàng mua với khối lượng lớn, đẩy nhanh hoạt động tiêu thụ Tuy nhiên, cần ý đại lý tổng đại lý có nhu cầu lấy hàng, Tổng công ty Xăng dầu Quân đội sẽ làm thủ tục xuất kho Sau đại lý nhận hàng kế tốn bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT cho đại lý ghi nhận doanh thu bán hàng Phần chiết khấu mà đại lý, tổng đại lý hưởng sẽ trừ trực tiếp vào giá bán, đại lý, tổng đại lý có toàn quyền sở hữu số hàng sẽ tiến hành tốn cho cơng ty bán hàng Bên cạnh đó, phương thức tốn linh hoạt đa dạng công ty trọng Đối với khách hàng mua lẻ thường toán trực tiếp tiền mặt Đối với hoạt động bán buôn trực tiếp, đại lý hay tổng đại lý, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững, thời gian toán thoả thuận hợp đồng mua bán, hình thức tốn tiền mặt chuyển khoản Có thể tốn giao hàng, toán chậm khách hàng sẽ ứng trước tiền hàng Đối với phương thức tiêu thụ thông qua bán bn việc tốn chậm chiếm tỷ lệ lớn cơng ty Thường thời hạn toán từ 10-30 ngày sau nhận hoá đơn, hạn sẽ tính lãi suất theo lãi suất ngân hàng Trong trường hợp tổng đại lý hay đại lý chọn doanh nghiệp đầu mối khác, phải làm hợp đồng lý với Tổng cơng ty XDQĐ theo quy định hành Nhà nước  Bán lẻ xăng dầu thông qua hệ thống trạm (các cửa hàng) trực thuộc Hiện nay, Tổng công ty có 50 trạm xăng dầu trực thuộc khắp nước Theo phương thức này, Tổng công ty xuất xăng dầu xuống trạm, sau trạm sẽ bán lẻ xăng dầu cho khách hàng Tại trạm khách hàng thường khách lẻ, mua với khối lượng nhỏ toán trực tiếp Nhân viên trạm lập hóa đơn GTGT cho lượng hàng hóa bán cập nhật số liệu máy tính trang bị Phan Thị Kim Anh - Kế tốn 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc cho trạm Định kì trạm gửi hóa đơn GTGT, bảng kê bán lẻ xăng dầu báo cáo kết kinh doanh tháng lên cho phịng kế tốn Tổng cơng ty để hạch tốn, theo dõi cơng nợ thuế 1.2 Tở chức quản lý hoạt động bán hàng của Tổng Công ty XDQĐ Bộ máy quản lý quan gồm 44 người, đó, Ban Giám đốc gồm người có nhiệm vụ ban hành định điều hành chung hoạt động SXKD công ty, chịu trách nhiệm trước BQP hoạt động công ty, trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, định phân phối thu nhập, mức đầu tư, quy mô đầu tư, quy mô đầu tư Bộ máy quản lý tổ chức theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu công ty Tổng Giám đốc – Đại tá Vương Đình Dung, giúp việc tham mưu cho Tổng Giám đốc là: Phó Tổng Giám đốc kinh doanh, Phó Tổng Giám đốc Kỹ thuật Phó Tổng Giám đốc Chính trị Tiếp đến phận phịng ban chức năng, cơng ty con, xí nghiệp trực thuộc công ty Chức năng, nhiệm vụ các phịng ban liên quan trực tiếp đến hoạt đợng bán hàng tại Tổng công ty: Tổng công ty xăng dầu quân đội tổ chức theo mô hình cơng ty mẹ - cơng ty con, cơng ty mẹ doanh nghiệp quốc phịng, an ninh 100% vốn nhà nước Khối văn phịng cơng ty mẹ gồm phịng ban phịng ban có mối quan hệ qua lại, phối hợp hỗ trợ lẫn thực tốt nhiệm vụ SXKD, tổ chức bán hàng với chức nhiệm vụ cụ thể sau: Phòng kế hoạch tổng hợp - Là quan tham mưu kế hoạch Tổng công ty giúp cho công ty lĩnh vực: kế hoạc nhập hàng, bán hàng, chế độ sách cho người lao động - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh, xác định chiến lược sản phẩm, nguồn hàng, tạo thị trường kinh doanh phù hợp với lực Tổng công ty - Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp tồn công ty, bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,…Trong đó, trực tiếp lập kế hoạch sản xuất, xây dựng kế hoạch giá thành, giá bán sản phẩm kinh tế theo thời điểm báo cáo giám đốc Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS Lê Kim Ngọc thông qua hội đồng giá công ty để báo cáo đề nghị cấp phê duyệt với sản phẩm quốc phòng, kiểm tra việc thực kế hoạch xí nghiệp thành viên - Nghiên cứu, tiếp thị, tìm nguồn hàng, thị trường nội địa, đảm bảo việc làm thường xuyên cho công ty - Tổng hợp kết SXKD hoạt động khác toàn Tổng cơng ty để hạch tốn, đánh giá hiệu SXKD theo kế hoạch, nhiệm vụ - Tổ chức thực kế hoạch nhiệm vụ cho quân Quốc phòng Phòng kinh doanh xuất nhập - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh lĩnh vực nhập xăng dầu, khí tài xăng dầu, phương án tiêu thụ xăng dầu, phương án khai thác lực vận tải xăng dầu, phương án khai thác mở rộng mạng lưới bán lẻ xăng dầu trạm - Soạn thảo phương thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh lĩnh vực kinh doanh XNK xăng dầu Soạn thảo văn đối ngoại tiếng Anh, tiếng Việt liên quan đến công tác nhập kinh doanh xăng dầu, vận chuyển xăng dầu - Tạo nguồn xăng dầu nội địa, đảm bảo nguồn xăng dầu cho tồn Tổng Cơng ty, mở rộng thị trường kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, vận tải xăng dầu - Phối hợp với quan tài nắm bắt giá xăng dầu giới nước thời điểm, sắc thuế nhà nước quy định thời điểm để tham mưu cho huy Tổng công ty giá mua, giá bán, giá nhập khẩu, chi phí thuê kho bãi, phương tiện vận tải,…cho phù hợp hiệu Chủ trì việc lập kế hoạch kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, vận tải xăng dầu dài hạn, ngắn hạn đột xuất theo nhiệm vụ… Cụ thể, phòng bao gồm trưởng phòng kiêm giám đốc điều hành Tổng cơng ty phó phịng phụ trách mảng chính: phó phịng chun phụ trách hoạt động xuất nhập khẩu; phó phịng chuyên phụ trách kinh doanh nội địa Ở mảng kinh doanh nội địa sẽ có nhân viên kinh doanh chịu giám sát trực tiếp phó phịng kinh doanh nội địa Nhiệm vụ nhân viên kinh doanh mảng tìm hiểu khách hàng, kí kết hợp đồng mua bán xăng dầu với đại lý Phan Thị Kim Anh - Kế toán 48C 10