Lý luận chung về công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm 3 ở doanh nghiệp xây lắp
Đặc điểm hoạt động của các Doanh nghiệp xây lắp cơ bản
1.1.Đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, của sản phẩm xây lắp:
Trong nhóm các ngành trực tiếp sáng tạo ra của cải vật chất cho xã hội, xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, mang tính chất chuyên nghiệp, có chức năng tái tạo tài sản cố định cho nền kinh tế và quốc phòng của quốc gia So với các ngành sản xuất khác, xây dựng cơ bản có những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật đặc trưng, được thể hiện rất rõ như sau:
* Sản xuất xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặt hàng. Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ.
Mỗi đối tượng xây lắp đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật, kết cấu, hình thức xây dựng thích hợp được xác định cụ thể trên từng thiết kế dự toán của từng đối tượng xây lắp riêng biệt Do đó chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu không đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp mà phải hạch toán cho từng loại sản phẩm xây lắp riêng biệt.
* Sản phẩm xây dựng cơ bản thường có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công tương đối dài Do vậy ảnh hưởng tới việc xác định đúng từng đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá thành của doanh nghiệp.
* Sản xuất xây dựng thường diễn ra ngoài trời chịu tác động trực tiếp của các yếu tố thuộc về điều kiện tự nhiên Việc thi công trong thời gian dài và diễn ra ngoài trời nên có thể gặp nhiều rủi ro tạo nên những khoản thiệt hại bất ngờ như thiệt hại phá đi làm lại, ngừng sản xuất…
* Hoạt động sản xuất trong ngành xây dựng có tính chất lưu động rất cao Sản phẩm xây dựng cố định tại một địa điểm, khi hoàn thành không nhập kho như những ngành sản xuất vật chất khác Trong quá trình thi công có thể phát sinh một số chi phí khách quan như chi phí điều động công nhân, điều động máy móc thi công, chi phí xây dựng các công trình phục vụ công nhân và thi công… do phải di chuyển địa điểm.
* Trong các doanh nghiệp xây lắp, cơ chế khoán đang được áp dụng rộng rãi với các hình thức khoán khác nhau như: khoán trọn công trình, khoán theo từng khoản mục chi phí cho nên phải hình thành bên giao khoán, bên nhận khoán và giá khoán.
Những đặc điểm trên làm cho việc tổ chức, quản lý và hạch toán trong xây dựng cơ bản khác với các ngành khác Cụ thể là mỗi công trình đều được tiến hành thi công theo đơn đặt hàng riêng, phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và thiết kế kỹ thuật của công trình đó Sản phẩm xây lắp phải được lập dự toán, quá trình sản xuất phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo Khi thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng, đơn vị xây lắp phải đảm bảo bàn giao đúng tiến độ, đúng thiết kế kỹ thuật, đảm bảo chất lượng công trình.
1.2 Vị trí, vai trò và nhiệm vụ của công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành trong Doanh nghiệp xây lắp hiện nay.
Trong công tác quản lý kinh tế của Nhà nước và của Doanh nghiệp thì chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được Nhà nước và các Doanh nghiệp quan tâm vì chúng gắn liền với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Đối với Doanh nghiệp xây lắp giá thành sản phẩm (công trình, hạng mục công trình, ) là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất, mặt khác phản ánh tính đúng đắn của các giải pháp tổ chức kinh tế kỹ thuật, công nghệ mà Doanh nghiệp đang sử dụng Giá thành sản phẩm xây lắp phản ánh trình độ tổ chức thi công, tay nghề của công nhân, trong Doanh nghiệp xây lắp.
Giá thành sản phẩm xây lắp còn luôn được Doanh nghiệp xây lắp quan tâm vì nó gắn liền với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh do giá thành sản phẩm có 2 chức năng: bù đắp chi phí và xác định giá bán (giá dự thầu).
Thông qua việc phân loại chi phí, ghi chép hệ thống hoá các khoản chi phí của kế toán giúp Doanh nghiệp xây lắp quản lý, kiểm soát, nhận diện tổng hợp được chi phí của đơn vị đã chia ra trong quá trình sản xuất xây lắp.
Việc tập hợp chi phí đầy đủ có hệ thống của kế toán chi phí một mặt giúp Doanh nghiệp xây lắp theo dõi kiểm tra được các chi phí tạo nên sản phẩm xây lắp của đơn vị một cách chặt chẽ, tránh tham ô thất thoát Mặt khác giúp việc tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Việc tập hợp chi phí giúp Doanh nghiệp xây lắp nắm bắt được các chi phí đã thực tế chi ra, phân tích so sánh với định mức, dự toán, kế hoạch Từ đó giúp Doanh nghiệp biết là đã tiết kiệm hay lãng phí, phát hiện thiếu sót để đưa ra biện pháp quản lý sản xuất thích hợp để hạ giá thành.
Việc tính giá thành công tác xây dựng có ý nghĩa to lớn Nó là bước cuối cùng để có được sản phẩm xây lắp, kết qủa của nó phụ thuộc vào việc thanh toán tổng hợp, sử dụng các biện pháp có phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh hay không Tuy nhiên tính chính xác của giá thành còn phụ thuộc vào bước tập hợp chi phí có đầy đủ, chính xác, kịp thời không.
Do đó nhiệm vụ cơ bản của kế toán chi phí và tính giá thành trong giai đoạn hiện nay là:
Xác định hợp lý đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành với điều kiện thực tế của Doanh nghiệp.
Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh.
Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí, tính toán chính xác và kịp thời giá thành sản phẩm xây lắp và sản phẩm, lao vụ khác, xác định đúng đắn và bàn giao tính toán kịp thời khối lượng sản phẩm xây dựng hoàn thành.
Định kỳ kiểm kê đánh giá khối lượng thi công dở dang khoa học, hợp lý, xác định giá thành và hạch toán giá thành sản phẩm hoàn thành sản xuất trong kỳ một cách đầy đủ, chính xác.
Đánh giá đúng đắn kết quả sản xuất kinh doanh của từng công trình, hạng mục công trình, từng bộ phận thi công.
Những vấn đề chung về chi phí sản xuất và tính giá thành công tác xây lắp trong
2.1 Chi phí sản xuất và phân loại chi phí sản xuất trong Doanh nghiệp xây lắp:
Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá phải bỏ ra để tiến hành các hoạt động sản xuất thi công trong một thời gian nhất định.
Tuy nhiên hiện nay có một số khoản không thuộc hao phí trên, phát sinh trong quá trình sản xuất như: Thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế khai thác tài nguyên, thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ, , vẫn quy định là chi phí sản xuất.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường luôn luôn biến động, việc đánh giá chính xác chi phí sản xuất chẳng những là một yếu tố khách quan mà còn là một yêu cầu hết sức quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho yêu cầu quản lý của lãnh đạo Doanh nghiệp.
2.1.2 Phân loại chi phí sản xuất:
Trong Doanh nghiệp xây dựng các chi phí sản xuất bao gồm nhiều loại khác nhau, có tính chất kinh tế, công dụng khác nhau, có mối quan hệ với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khác nhau, có mối quan hệ với việc lựa chọn phương án khác nhau. Việc phân loại chi phí sản xuất là một yêu cầu tất yếu cho công tác quản lý cũng như công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp Tuỳ theo yêu cầu quản lý, giác độ xem xét chi phí mà chi phí sản xuất được sắp xếp, phân loại theo các cách thức khác nhau.
2.1.2.1 Phân loại chi phí theo nội dung, tính chất kinh tế của chi phí:
Theo cách phân loại này các chi phí có nội dung, tính chất kinh tế giống nhau được xếp vào một yếu tố, không phân biệt chi phí đó phát sinh trong lĩnh vực hoạt động nào, ở đâu, mục đích và tác dụng của chi phí đó như thế nào Theo cách phân loại này chi phí sản xuất được chia thành các yếu tố sau:
- Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm chi phí về các loại đối tượng lao động là nguyên vật liệu chính, vật liêu phụ, nhiên liệu, thiết bị xây dựng cơ bản mà Doanh nghiệp đã sử dụng cho các hoạt động sản xuất trong kỳ như xi măng, sắt thép, cát, đá, sỏi, và các loại dầu mỡ vận hành máy
- Chi phí nhân công: bao gồm toàn bộ số tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ, của công nhân viên hoạt động trong Doanh nghiệp.
- Chi phí công cụ dụng cụ: bao gồm toàn bộ chi phí về các loại công cụ, dụng cụ dùng cho nhu cầu sản xuất chung của doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: là toàn bộ số tiền trích khấu hao tài sản cố định trong Doanh nghiệp như các loại máy thi công (máy cẩu, máy trộn bê tông, ), nhà xưởng, ô tô,
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là toàn bộ số tiền Doanh nghiệp đã chi ra hoăck sẽ phải chi ra cho các dịch vụ mua từ bên ngoài như tiền điện, tiền nước, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
- Chi phí bằng tiền khác: là toàn bộ các chi phí khác dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngoài các chi phí kể trên.
Theo cách phân loại này giúp cho nhà quản lý biết được kết cấu, tỷ trọng chi phí chi ra trong quá trình sản xuất kinh doanh Là cơ sở để lập kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất theo yếu tố, lập các kế hoạch cân đối về cung cấp vật tư, lao động, tiền lương, khấu hao tài sản cố định, Phục vụ cho việc lập thuyết minh báo cáo tài chính (phần chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố), từ đó tổng hợp cho toàn ngành, toàn bộ nền kinh tế quốc dân, phục vụ cho việc tính thu nhập, xác định mức tiêu hao vật chất Ngoài ra, việc phân loại chi phí này cho phép cung cấp thông tin cho nhà quản trị Doanh nghiệp tiến hành phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí và lập dự toán kinh doanh cho kỳ sau.
2.1.2.2 Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí:
Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí trong sản xuất để chia ra các khoản mục chi phí khác nhau, mỗi khoản mục chi phí chỉ bao gồm những chi phí có cùng mục đích và cùng công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào Vì vậy, cách phân loại này còn gọi là phân loại chi phí theo khoản mục Toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được chia thành các khoản mục chi phí sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, các cấu kiện, các bộ phận kết cấu công trình sử dụng trong quá trình sản xuất xây lắp Chi phí này không bao gồm các thiết bị do chủ đầu tư bàn giao.
- Chi phí nhân công trực tiếp: là toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp của công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân vận chuyển vật liệu thi công, công nhân làm nhiệm vụ bảo dưỡng don dẹp vật liệu trên công trình, Khoản mục này không bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân gián tiếp sản xuất như công nhân điều khiển máy thi công, công nhân vận chuyển ngoài cự ly.
- Chi phí sử dụng máy thi công: là chi phí trực tiếp liên quan đến việc sử dụng máy thi công để thực hiện công tác xây dựng và lắp đặt các công trình, hạng mục công trình bao gồm tiền khấu hao máy, chi phí nguyên liệu độnglực dùng cho máy thi công, lương công nhân điều khiển máy,
- Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí có liên quan đến toàn Công ty, tổ, đội xây lắp, tức là liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình Nội dung của các khoản mục chi phí này gồm có: lương nhân viên quản lý tổ đội hoặc công trường, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý hoặc công nhân sản xuất Lương phụ của công nhân sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định (không bao gồm khấu hao máy móc thi công), chi phí mua ngoài (điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, ), chi phí bằng tiền khác (chi phí tiếp khách, nghiệm thu bàn giao công trình, ).
Nội dung công tác kế toán chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành sản phẩm xây lắp
3.1 Nội dung công tác kế toán chi phí sản xuất:
3.1.1.Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất
3.1.1.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất: Đối tượng kế toán chi phí sản xuất là phạm vi và giới hạn để tập hợp chi phí sản xuất theo các phạm vi và giới hạn
Việc xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất trong các Doanh nghiệp sản xuất cần phải dựa trên những đặc điểm cơ bản sau:
- Đặc điểm tổ chức sản xuất của Doanh nghiệp;
- Quy trình công nghệ kỹ thuật sản xuất sản phẩm.
- Địa điểm phát sinh chi phí, mục đích công dụng của chi phí.
- Yêu cầu và trình độ quản lý của Doanh nghiệp.
Dựa vào những căn cứ trên và đặc điểm riêng của ngành xây dựng cơ bản ta thấy: Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất có thể là các công trình, hạng mục công trình xây lắp, các giai đoạn quy ước của hạng mục công trình có giá trị dự toán riêng hay nhóm công trình, các đơn vị thi công ( xí nghiệp, đội thi công xây lắp) Tuy nhiên trên thực tế các đơn vị xây lắp thường hạch toán chi phí theo công trình, hạng mục công trình. 3.1.1.2 Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất:
* Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp: được áp dụng trong trường hợp chi phí sản xuất phát sinh có liên quan đến từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất riêng biệt Phương pháp này đòi hỏi ngay từ khâu hạch toán ban đầu, các chứng từ kế toán đã phải ghi chép riêng rẽ chi phí sản xuất cho từng đối tượng tính giá thành Căn cứ vào các chứng từ gốc đó, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất cho từng đối tượng tính giá thành có liên quan Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp áp dụng cho những chi phí sản xuất cơ bản hoặc cho Doanh nghiệp chỉ có một đối tượng tính giá thành là công trình hay hạng mục công trình.
* Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất gián tiếp được áp dụng trong trường hợp chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, không tổ chức ghi chép ban đầu chi phí sản xuất phát sinh riêng cho từng đối tượng được.
Theo phương pháp này, trước hết tập hợp toàn bộ chi phí sau đó tiến hành phân bổ cho từng đối tượng cụ thể Tiêu thức sử dụng để phân bổ đảm bảo được mối quan hệ tương quan giữa chi phí phân bổ và đối tượng chịu chi phí.
Trên cơ sở tiêu thức phân bổ và chi phí cần phân bổ ta có công thức:
H: là hệ số phân bổ
Ci : là tổng chi phí cần phân bổ
Ti: là tổng đại lượng tiêu chuẩn phân bổ
Mức chi phí phân bổ cho từng đối tượng:
Ci: là chi phí phân bổ cho từng đối tượng i
Ti: là tiêu thức phân bổ cho từng đối tượng i
3.1.2 Kế toán chi phí sản xuất tại doanh nghiệp xây lắp
Theo quy định hiện hành thì trong doanh nghiệp xây lắp chỉ sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Đây là phương pháp mà theo đó việc nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi thường xuyên trên sổ kế toán. a Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí vật liệu trực tiếp xây lắp là những chi phí vật liệu chính, vật liệu phụ, các cấu kiện, các bộ phận kết cấu công trình, vật liệu luân chuyển tham gia kết cấu thành thực thể công trình xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắp như: sắt thép, xi măng, gạch, gỗ, cát, đá, sỏi… Nó không bao gồm vật liệu, nhiên liệu sử dụng cho máy thi công và sử dụng cho quản lý đội công trình.
Trong trường hợp NVL sử dụng có liên quan đến nhiều đối tượng không thể tập hợp trực tiếp chi tiết từng đối tượng thì phải lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp để tiến hành phân bổ chúng cho đối tượng có liên quan.
Công thức phân bổ như sau:
Ci : là chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho đối tượng thứ i
C :là tổng chi phí nguyên vật liệu đã tập hợp cần phân bổ. T :Tổng đại lượng của tiêu chuẩn dùng để phân bổ.
Ti : Đại lượng của tiêu chuẩn phân bổ cho đối tượng thứ i Để theo dõi các khoản mục chi phí NVL trực tiếp, kế toán sử dụng TK621 “ chi phí NVL trực tiếp” Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí NVL trực tiếp trong kỳ Tài khoản này được mở chi tiết cho từng hạng mục công trình, công trình, từng khối lượng xây lắp, các giai đoạn quy ước đạt điểm dừng kỹ thuật có dự toán riêng Đối với công trình lắp máy, các thiết bị do chủ đầu tư bàn giao đưa vào lắp đặt không phản ánh ở tài khoản này.
Trình tự kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thể hiện tại sơ đồ 1.
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp
Vật liệu xuất kho dùng TT cho CT , hạng mục CT Kết chuyển CPNVLTT
NVL mua ngoài xuất dùng TT cho XL b.Kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương, tiền công phải trả cho số ngày công lao động của công nhân trực tiếp thực hiện khối lượng công tác xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật liệu trong phạm vi mặt bằng thi công và công nhân chuẩn bị, kết thúc thu dọn hiện trường thi công, không phân biệt công nhân trong danh sách hay thuê ngoài.
QT KL khoán XL nội bộ
Ghi nhận CP sử dụng NVL thiếu
Chi phí NVL TT vượt mức bình quân Để theo dõi chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK622 “ chi phí nhân công trực tiếp” để phản ánh chi phí lao động trực tiếp tham gia vào quy trình hoạt động xây lắp, sản xuất sản phẩm công nghiệp, cung cấp dịch vụ Chi phí lao động trực tiếp bao gồm cả các khoản phải trả cho lao động trực tiếp thuộc doanh nghiệp quản lý và lao động thuê ngoài theo từng loại công việc.
Trình tự kế toán chi phí nhân công trực tiếp được thể hiện tại sơ đồ 2
Sơ đồ 2 : Sơ đồ hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Tiền lương, tiền công, phụ Cuối kỳ kết chuyển chi cấp phải trả công nhân T T phí nhân công T T
Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân TTSX c.Kế toán chi phí sử dụng máy thi công:
Máy thi công là các loại xe máy chạy bằng động lực (điện, xăng dầu, khí nén, ) được sử dụng trực tiếp để thi công xây lắp các công trình như: máy trộn bê tông, cần cẩu, máy đào xúc đất, máy ủi,… Các loại phương tiện thi công này doanh nghiệp có thể tự trang bị hay thuê ngoài.
Chi phí sử dụng máy thi công là toàn bộ các chi phí về vật liệu, nhân công và các loại chi phí khác có liên quan đến sử dụng máy thi công.
Nếu doanh nghiệp xây lắp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt mà giao máy thi công cho các đội, xí nghiệp xây lắp sử dụng thì chi phí sử dụng máy thi công phát sinh được hạch toán vào TK 623 “ chi phí sử dụng máy thi công” Nếu doanh nghiệp xây lắp tổ chức đội máy thi công riêng thì tuỳ thuộc vào đội máy có tổ chức kế toán riêng hay không mà chi phí sử dụng máy thi công được hạch toán phù hợp.
Qtoán KL khoán XL nội bộ hoàn thành ghi nhận CP NC thiếu
CP NC thực chi vượt mức bình thường Để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp, kế toán sử dụng TK 623 Tài khoản này chỉ sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công đối với doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thi công thủ công vừa thi công bằng máy Không hạch toán vào tài khoản này các khoản trích theo lương của công nhân sử dụng máy thi công.
TK 623 có 6 TK cấp 2 để tập hợp theo yếu tố chi phí:
- TK6231 - Chi phí nhân công
- TK6232- Chi phí vật liệu
- TK6233- Chi phí dụng cụ sản xuất
- TK6234- Chi phí khấu hao máy thi công
- TK6237- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK6238- Chi phí khác bằng tiền
Trình tự kế toán chi phí sử dụng máy thi công được thể hiện ở sơ đồ 3.
Sơ đồ 3: Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công tại doanh nghiệp xây lắp
Thuế GTGT được khấu trừ
Tiền lương công nhân sử dụng MTC khấu hao máy thi công
Cp dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác
K/c chi phí sử dụng MTC
Qtoán KL khoán XL nội bộ hoàn thành ghi nhận CP sử dụng máy thi công thiếu
CP sử dụng máy thi công Vượt mức bình thường d Kế toán chi phí sản xuất chung:
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện sử dụng máy
4.1 Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý.
Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý Mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán.
Mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động.
Việc mã hoá các đối tượng quản lý được thực hiện qua các bước:
- Xác định đối tượng cần mã hoá (khách hàng, nhà cung cấp, tài sản cố định…).
- Lựa chọn phương pháp mã hoá (phương pháp mã số phân cấp, hay phương pháp mã số liên tiếp, mã hoá tổng hợp, mã số gợi nhớ…).
- Triển khai mã hoá cho từng đối tượng quản lý theo phương pháp mã hoá đã lựa chọn.
4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy; danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã hiệu nhất định.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán bằng cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Quy định danh mục tài khoản kế toán trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4… theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể “lọc” theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết của tài khoản.
Danh mục tài khoản trên máy được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản sử dụng của doanh nghiệp.
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp Thông thường quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán tự động được thực hiện theo quy trình:xem
sổ và báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
Tuỳ thuộc vào hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm hoàn thành sử dụng các sổ kế toán phù hợp.
Trong hình thức kế toán Nhật ký chung (hình thức kế toán mà Công ty cổ phần đầu tưxây dựng số 12-Vinaconex – Vinaconex đang sử dụng) kế toán chi phí sản xuất và giá thành sử dụng các sổ:
Xử lý của phần mềm kế toán trên máy
- Báo cáo khác Mã hoá
- Sổ cái các tài khoản: 621, 622, 623, 627, 154,
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất và giá thành theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
5.2 Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm:
Các nhà quản trị Doanh nghiệp luôn luôn cần những thông tin về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất không những toàn Doanh nghiệp mà còn đòi hỏi phải chi tiết, cụ thể cho từng tổ, đội Kế toán Doanh nghiệp có trách nhiệm thoả mãn yêu cầu của các nhà quản trị
Công việc này được thực hiện bằng báo cáo chi phí sản xuất - đây là báo cáo tổng hợp các hoạt động sản xuất trong kỳ của các tổ, đội thi công để cung cấp thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho các nhà quản trị trong tổ, đội, Doanh nghiệp, là tài liệu kế toán chủ yếu của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hạng mục công trình Có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản trị trong việc kiểm soát chi phí và đánh giá hoạt động sản xuất của từng tổ, đội thi công.
Thực trạng kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306
1 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306.
1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Công ty:
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty:
Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 có phạm vi hoạt động trên toàn quốc đã thi công nhiều công trình trọng điểm Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Xây dựng (XD) các công trình dân dụng và phần bao che các công trình công nghiệp.
- XD các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp.
- XD kênh, mương, đê, kè, cống
- Xây lắp kết cấu công trình.
- Nạo vét bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình.
- Thi công các loại móng công trình.
- Trang trí nội, ngoại thất và tạo cảnh quan kiến trúc công trình.
- Chế biến, khai thác và sản xuất vật liệu xây dựng.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách, chế độ quản lý tài chính và tài sản, tiền lương không ngừng nâng cao, đào tạo lao động vững về mọi mặt.
- Thực hiện tốt công tác an toàn lao động, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN.
- Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường, làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho cơ quan Nhà nước.
- Không ngừng đào tạo học hỏi kinh nghiệm, những tiến bộ khoa học kỹ thuật để phục vụ nhu cầu xây dựng ngày càng phát triển ở trong và ngoài nước.
1.3 Đặc điểm quy trình xây lắp thi công của Công ty.
Chủ đầu tư mời thầu
Nhận hồ sơ ĐHĐ CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÁC ĐỘI XD CÔNG TRÌNH BAN QUẢN LÝ
DỰ ÁN CÁC XƯỞNG SXKD PHÓ GĐ KINH DOANH PHÓ GĐ ĐẦU TƯ PHÓ GĐ TIẾP THỊ PHÓ GĐ QMR GIÁM ĐỐC CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC ĐẦU TƯ PHÓ GIÁM ĐỐC TIẾP THỊ PHÓ GIÁM ĐỐC QMR GIÁM ĐỐC CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Lập dự án thi công và lập dự toán
Chuẩn bị nguồn lưc: nvl, vốn, nc
Nghiệm thu, bàn giao, xác định lập kết quả, lập quyết toán
Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên điều kiện tổ chức sản xuất cũng như sản phẩm của Công ty có nhiều khác biệt so với các ngành khác. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là sản phẩm thi công cơ giới các công trình kết cấu hạ tầng Đối với hoạt động xây lắp thì quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra theo sơ đồ sau (trang bên):
Sơ đồ 6: Quy trình xây lắp, thi công
Tại công ty, mỗi công trình đều được tiến hành thi công theo đơn đặt hàng riêng, phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và thiết kế kỹ thuật của công trình đó Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức giao khoán cho các đội thi công Cụ thể là: khi có một hợp đồng đã được ký kết Công ty tiến hành bàn giao theo công trình hoặc hạng mục công trình cho đội thi công theo nguyên tắc: Công ty tính 10% theo giá trị hợp đồng để nộp thuế GTGT đầu ra, và một tỷ lệ phần trăm nhất định tính theo giá trị hợp đồng dùng cho chi phí quản lý và trích lập các quỹ Phần còn lại là toàn bộ chi phí Công ty khoán cho đội thi công Đặc điểm này cũng ảnh hưởng tới việc quản lý và hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Song với đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kế toán có kinh nghiệm, được đào tạo khá cơ bản nên tuy có nhiều khó khăn nhưng Công ty đã tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng là khoa học, hợp lý, tuân theo chế độ kinh tế tài chính của Nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty.
1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất:
Bộ máy quản lý của các doanh nghiệp nói chung, của Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 nói riêng nó giữ vai trò hết sức quan trọng, quyết định tới sự thất bại hay tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh Mỗi ngành nghề sản xuất khác nhau, quy mô sản xuất khác nhau cũng phải khác nhau, thị trường khác nhau… thì tổ chức bộ máy quản lý cũng phải khác nhau để phù hợp với đặc điểm, tình hình phát triển của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển
Sơ đồ 7: Mô hình tổ chức quản lý hoạt động sản xuất
- Giám đốc Công ty: Là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ:
+ Tổ chức thực hiện các quyết định điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, Điều lệ công ty và tuân thủ pháp luật. + Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm; các quy chế điều hành quản lý công ty; quy chế tài chính, quy chế lao động tiền lương; quy chế sử dụng lao động.
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về mặt tổ chức hành chính của Công ty, quản lý hồ sơ, lý lịch, quyết định, , nhân sự và thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của công nhân viên trong Công ty; chế độ tiền lương.
CÁC ĐỘI XD CÔNG TRÌNH
- Phòng tài chính kế toán: Nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của kế toán Đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc các chính sách, chế độ tài chính, quản lý thu chi tài chính theo chế độ kế toán hiện hành Kết hợp với phân tích hoạt động kinh tế để đưa ra các quyết định tài chính hợp lý, hiệu quả hoặc giúp cho Giám đốc và các phòng chức năng nắm bắt được tình hình tài chính cụ thể của Công ty. Một số nhiệm vụ cụ thể: Đảm bảo công tác hạch toán độc lập, toàn diện của doanh nghiệp.
Giám sát và tổng hợp giá thành, kiểm tra, hướng dẫn uốn nắn công tác hạch toán báo sổ các đơn vị cơ sở đúng với chế độ quy định. Đảm bảo nguồn tài chính, phục vụ kịp thời, đáp ứng với tiến độ thi công của các đơn vị.
Thực hiện công tác thanh quyết toán, đôn đốc cùng cơ sở thu hồi vốn với các công trình đã hoàn thành.
Khai thác quản lý vốn đầu tư theo pháp luật hiện hành.
Thực trạng kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306
Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306
1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Công ty:
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty:
Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 có phạm vi hoạt động trên toàn quốc đã thi công nhiều công trình trọng điểm Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Xây dựng (XD) các công trình dân dụng và phần bao che các công trình công nghiệp.
- XD các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp.
- XD kênh, mương, đê, kè, cống
- Xây lắp kết cấu công trình.
- Nạo vét bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình.
- Thi công các loại móng công trình.
- Trang trí nội, ngoại thất và tạo cảnh quan kiến trúc công trình.
- Chế biến, khai thác và sản xuất vật liệu xây dựng.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách, chế độ quản lý tài chính và tài sản, tiền lương không ngừng nâng cao, đào tạo lao động vững về mọi mặt.
- Thực hiện tốt công tác an toàn lao động, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN.
- Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường, làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho cơ quan Nhà nước.
- Không ngừng đào tạo học hỏi kinh nghiệm, những tiến bộ khoa học kỹ thuật để phục vụ nhu cầu xây dựng ngày càng phát triển ở trong và ngoài nước.
1.3 Đặc điểm quy trình xây lắp thi công của Công ty.
Chủ đầu tư mời thầu
Nhận hồ sơ ĐHĐ CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÁC ĐỘI XD CÔNG TRÌNH BAN QUẢN LÝ
DỰ ÁN CÁC XƯỞNG SXKD PHÓ GĐ KINH DOANH PHÓ GĐ ĐẦU TƯ PHÓ GĐ TIẾP THỊ PHÓ GĐ QMR GIÁM ĐỐC CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC ĐẦU TƯ PHÓ GIÁM ĐỐC TIẾP THỊ PHÓ GIÁM ĐỐC QMR GIÁM ĐỐC CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Lập dự án thi công và lập dự toán
Chuẩn bị nguồn lưc: nvl, vốn, nc
Nghiệm thu, bàn giao, xác định lập kết quả, lập quyết toán
Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên điều kiện tổ chức sản xuất cũng như sản phẩm của Công ty có nhiều khác biệt so với các ngành khác. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là sản phẩm thi công cơ giới các công trình kết cấu hạ tầng Đối với hoạt động xây lắp thì quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra theo sơ đồ sau (trang bên):
Sơ đồ 6: Quy trình xây lắp, thi công
Tại công ty, mỗi công trình đều được tiến hành thi công theo đơn đặt hàng riêng, phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và thiết kế kỹ thuật của công trình đó Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức giao khoán cho các đội thi công Cụ thể là: khi có một hợp đồng đã được ký kết Công ty tiến hành bàn giao theo công trình hoặc hạng mục công trình cho đội thi công theo nguyên tắc: Công ty tính 10% theo giá trị hợp đồng để nộp thuế GTGT đầu ra, và một tỷ lệ phần trăm nhất định tính theo giá trị hợp đồng dùng cho chi phí quản lý và trích lập các quỹ Phần còn lại là toàn bộ chi phí Công ty khoán cho đội thi công Đặc điểm này cũng ảnh hưởng tới việc quản lý và hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Song với đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kế toán có kinh nghiệm, được đào tạo khá cơ bản nên tuy có nhiều khó khăn nhưng Công ty đã tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng là khoa học, hợp lý, tuân theo chế độ kinh tế tài chính của Nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty.
1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất:
Bộ máy quản lý của các doanh nghiệp nói chung, của Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 nói riêng nó giữ vai trò hết sức quan trọng, quyết định tới sự thất bại hay tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh Mỗi ngành nghề sản xuất khác nhau, quy mô sản xuất khác nhau cũng phải khác nhau, thị trường khác nhau… thì tổ chức bộ máy quản lý cũng phải khác nhau để phù hợp với đặc điểm, tình hình phát triển của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển
Sơ đồ 7: Mô hình tổ chức quản lý hoạt động sản xuất
- Giám đốc Công ty: Là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ:
+ Tổ chức thực hiện các quyết định điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, Điều lệ công ty và tuân thủ pháp luật. + Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm; các quy chế điều hành quản lý công ty; quy chế tài chính, quy chế lao động tiền lương; quy chế sử dụng lao động.
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về mặt tổ chức hành chính của Công ty, quản lý hồ sơ, lý lịch, quyết định, , nhân sự và thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của công nhân viên trong Công ty; chế độ tiền lương.
CÁC ĐỘI XD CÔNG TRÌNH
- Phòng tài chính kế toán: Nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của kế toán Đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc các chính sách, chế độ tài chính, quản lý thu chi tài chính theo chế độ kế toán hiện hành Kết hợp với phân tích hoạt động kinh tế để đưa ra các quyết định tài chính hợp lý, hiệu quả hoặc giúp cho Giám đốc và các phòng chức năng nắm bắt được tình hình tài chính cụ thể của Công ty. Một số nhiệm vụ cụ thể: Đảm bảo công tác hạch toán độc lập, toàn diện của doanh nghiệp.
Giám sát và tổng hợp giá thành, kiểm tra, hướng dẫn uốn nắn công tác hạch toán báo sổ các đơn vị cơ sở đúng với chế độ quy định. Đảm bảo nguồn tài chính, phục vụ kịp thời, đáp ứng với tiến độ thi công của các đơn vị.
Thực hiện công tác thanh quyết toán, đôn đốc cùng cơ sở thu hồi vốn với các công trình đã hoàn thành.
Khai thác quản lý vốn đầu tư theo pháp luật hiện hành.
- Phòng kế hoạch kỹ thuật: Là cơ quan trung tâm điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị có chức năng và nhiệm vụ về các công tác như: công tác kế hoạch, công tác quản lý kỹ thuật - chất lượng, công tác dự án đấu thầu, công tác điều hành quản lý các dự án.
- Phòng thiết kế: Có trách nhiệm điều hành, quản lý hoạt động và đảm bảo phát huy năng lực của phương tiện, sử dụng an toàn và có hiệu quả Tham mưu cho chỉ huy đơn vị về các hợp đồng cho thuê thiết bị với các cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài Công ty.
- Các xưởng sản xuất kinh doanh là bộ phận có chức năng sản xuất phục vụ cho các công trình, hạng mục công trình của công ty và bán cho các khách hàng ngoài công ty.
- Các đội xây dựng công trình thuộc Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng
306 là đơn vị hạch toán có tư cách pháp nhân Công ty chịu trách nhiệm dân sự với vác đội theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước Các đội hoạt động theo khuôn khổ giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty.
1.5 Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306.
1.5.1 Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 :
Kế toán lương, BHXH BHYT
Kế toán TSCĐ, CCDC, MMTB
Thủ quỹ Kế toán ở các đội thi công
Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty
2.1.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Việc tập hợp chi phí ở Công ty được thực hiện trên cơ sở chi phí phát sinh đối với công trình, hạng mục công trình nào thì tập hợp cho từng công trình, hạng mục công trình đó.
Mỗi công trình, hạng mục công trình do Công ty thực hiện từ khi khởi công đến khi hoàn thành đều được mở sổ chi tiết theo dõi riêng và tập hợp chi phí theo từng khoản mục: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp, Chi phí sử dụng máy thi công, Chi phí sản xuất chung.
2.1.2 Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất
Hiện nay, Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 sử dụng phương pháp tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp
Theo phương pháp này thì các chi phí có liên quan trực tiếp đến đối tượng nào thì tập hợp trực tiếp theo đối tượng đó Với các chi phí liên quan đến nhiều đối tượng không thể tập hợp trực tiếp được thì tới cuối kỳ hạch toán tiến hành phân bổ theo tiêu thức hợp lý (như phân bổ theo định mức tiêu hao vật tư, định mức chi phí nhân công trực tiếp theo tỷ lệ sản lượng dựa trên giá trị dự toán) Khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành kế toán chỉ cần cộng luỹ kế từng khoản mục chi phí.
2.1.3.Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306
Tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306, khi phát sinh các nghiệp vụ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công hay chi phí sản xuất chung, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy chỉ qua 1 màn hình nhập liệu chung
2.1.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306, NVL được sử dụng gồm nhiều chủng loại khác nhau, có tính năng công dụng khác nhau và được sử dụng cho các mục đích khác nhau và tuỳ từng trường hợp cụ thể mà vật liệu có thể mua về nhập kho hoặc chuyển thẳng đến công trình. ở Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306, do khối lượng và tính chất của công trình, Công ty sẽ tiến hành giao khoán cho đội thi công Trên Phòng kế hoạch căn cứ vào khối lượng dự toán các công trình, căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư, quy trình, quy phạm về thiết kế kỹ thuật và thi công của đơnvị cũng như nhiều yếu tố liên quan khác để kịp thời đưa ra định mức thi công và sử dụng NVL Định mức vật liệu bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, các vật kết cấu phụ kiện (không bao gồm vật liệu sử dụng cho máy móc, phương tiện vận chuyển và vật liệu sử dụng trong sản xuất chung) cần cho việc hoàn thành xây lắp.Bộ phận kỹ thuật thi công căn cứ vào bản vẽ thi công và khối lượng công việc thực hiện theo tiến độ lập bản yêu cầu cấp vật tư gửi chủ nhiệm thi công công trình ký duyệt.
Kế toán căn cứ vào yêu cầu cấp vật tư của chủ nhiệm công trình và định mức chi phí vật tư của công trình, hạng mục công trình do Phòng kế hoạch gửi cho các đối tượng thi công tạm ứng để mua vật tư Định kỳ kế toán thu thập chứng từ vật tư chuyển lên Phòng kế toán để tính toán.
* Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: cát, sỏi, đá, xi măng, sắt, thép, gạch,…
- Nguyên liệu, vật liệu phụ: đinh, dây buộc, chất phụ da khác,…
- Một số vật liệu khác.
* Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng TK621 – Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Tài khoản này được mở chi tiết theo đối tượng hạch toán chi phí: từng công trình, hạng mục công trình, đội xây dựng…
TK621 3 CPNLVLTT CT 101 Mộc Châu, Sơn La
TK621 3 CPNLVLTT CT 725 Lâm Đồng.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản khác liên quan như TK 141, TK 111 trong đó tài khoản 141 được mở chi tiết theo từng mã đơn vị sản phẩm (công trình thi công) và theo từng mã khách hàng (chủ nhiệm công trình), ví dụ công trình
725 Lâm Đồng thì TK tạm ứng chi tiết cho mã đơn vị sản phẩm là TK141 1 (Phần xây dựng), còn mã khách hàng là TK141 0042 của ông Phạm Bá Vinh.
(Mã 0042 là mã đối tượng được đánh theo thứ tự từ 0001 đến n)
TK 141 có 2 tài khoản cấp 2 :
TK1411: Tạm ứng công nhân viên
TK 1412: Tạm ứng thi công công trình.
Cụ thể đối với công trình 725 Lâm Đồng thì tài khoản được dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là TK 621 Mỗi công trình lại được chi tiết đến từng đội xây dựng, ví dụ ở công trình 725 Lâm Đồng:
TK621 1 Đội xây lắp (phần xây dựng)TK621 2 Đội điện nước, hoàn thiệnTK621 3 Đội hoàn thiện sân vườnViệc mở chi tiết TK 621 để theo dõi, phản ánh CPNVLTT phát sinh đối với từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất được thực hiện trên phần mềm như sau: Tại màn hình giao diện kích chuột vào biểu tượng phần mềm EFFEC, tại màn hình nhập liệu: kích chuột vào nút Danh mục, chọn Danh mục tài khoản, chọn Chi phí sản xuất kinh doanh, chọn 621 Chi phí nguyên vật liệu xây lắp, nhập số hiệu 621 01523, nhấn enter, tài khoản mới sẽ được tạo trong danh mục.
* Chứng từ kế toán sử dụng:
Các chứng từ gốc bao gồm:
+ Đơn vay, khế ước nhận nợ
Ngoài ra còn có các chứng từ như: Phiếu xuất kho vật tư, Hoá đơn vận chuyển,…
* Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất.
Do Công ty thực hiện hình thức giao khoán cho các đội thi công, vì vậy công tác quản lý, theo dõi, lập kế hoạch chi phí NVL chủ yếu do các đội tự đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty, Công ty chỉ có trách nhiệm theo dõi chung.
Khi có nhu cầu mua vật tư để thi công, đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình làm giấy đề nghị vay vốn và khế ước nhận nợ về phòng Tài chính - Kế toán của Công ty xin vay tiền để mua vật tư Sau khi hoàn thành các thủ tục, Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt vay, kế toán Ngân hàng làm thủ tục vay ngân hàng chuyển trả trực tiếp cho đơn vị bán hàng Khi phát sinh nghiệp vụ đội trưởng (chủ nhiệm công trình) vay vốn (tạm ứng) kế toán ghi bút toán sau:
(chi tiết công trình và đối tượng tạm ứng)
Hàng ngày hoặc hàng tháng các đội thi công tập hợp chứng từ và nộp lên phòng kế toán, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc này nhập vào máy vì phần mềm kế toán Công ty áp dụng được đăng ký theo tên chủ nhiệm công trình và từng công trình của từng chủ nhiệm, khi nhập các chứng từ gốc vào máy theo mã chi tiết của từng chủ nhiệm công trình, khi đó máy sẽ tự động nhảy vào công trình đó.
Tại Phòng kế toán khi nhận được hoá đơn mua hàng nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ sau đó phản ánh vào phiếu xử lý chứng từ (Bảng 02), sau khi trình kế toán trưởng ký duyệt rồi mới tiến hành nhập vào máy theo định khoản:
Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306
Nhận xét về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công
1 Nhận xét về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306.
* Về tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty đã tổ chức được bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả, cung cấp kịp thời các số liệu thông tin cần thiết để phục vụ tốt hơn công tác quản lý sản xuất Từ đó tạo điều kiện cho Công ty chủ động trong sản xuất và ngày càng có uy tín trên thị trường.
* Về tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức quản lý và phân công phân nhiệm trong bộ phận kế toán rất phù hợp với tổ chức quản lý chung của Công ty Đó là phương thức quản lý trực tuyến Mặc dù là một Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, số lượng nghiệp vụ diễn ra nhiều với quy mô lớn nhưng cơ cấu tổ chức của Phòng Tài chính Kế toán rất gọn nhẹ.
Do tổ chức hoạt động một cách khoa học mà phòng đã đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chính xác, trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc.
* Về tổ chức công tác kế toán:
Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 đã ứng dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán, các nhân viên đã vận dụng nghiệp vụ chuyên môn và kỹ thuật sử dụng máy vi tính để điều khiển máy, với ưu điểm của kỹ thuật tin học, thực hiện kế toán trên máy vi tính đã giúp Công ty giảm được khối lượng ghi chép số liệu của nhân viên kế toán, đẩy nhanh quá trình tính toán, giảm được chi phí hạch toán Ban Giám đốc luôn sẵn có thông tin hoạt động từ chi tiết đến tổng hợp, theo mọi khía cạnh vào bất kỳ lúc nào Các nhân viên trong Doanh nghiệp có thể được quyền khai thác thông tin theo nhu cầu và quyền hạn của mình.
* Về công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
Công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm phản ánh tương đối chính xác về thực trạng của Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp Việc tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được tiến hành đều đặn hàng tháng, sát với thực tế Các khoản mục và yếu tố chi phí liên quan đến các công trình được kế toán chi phí xác định rõ ràng giúp các ban Giám đốc và kỹ sư chuyên môn dễ dàng xác định được tầm quan trọng của từng yếu tố chi phí trong giá thành sản phẩm để lập kế hoạch ngân sách Mở sổ theo dõi và quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho quản trị Doanh nghiệp.
- Về thực hiện chế độ kế toán:
Nhìn chung Công ty thực hiện đầy đủ và chính xác chế độ kế toán cũng như các chuẩn mực mới hoàn thành.
Chứng từ được lập rõ ràng, chính xác và đúng quy định của Bộ Tài Chính do đó đã phản ánh đầy đủ những thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trình tự luân chuyển của chứng từ đảm bảo cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách và giám đốc các nghiệp vụ.
Chứng từ được tập hợp đầy đủ theo hoạt động của Công ty và chi nhánh và được phân loại rõ ràng, việc tra cứu chứng từ thuận lợi.
Các sổ kế toán được thực hành trên máy vi tính rõ ràng, sạch sẽ và được in ra lưu trữ theo quy định.
Công ty hiện nay đang áp dụng hình thức Nhật ký chung Hình thức này rất phù hợp với việc thực hiện kế toán máy Tạo thuận lợi cho việc kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc.
Sổ sách được dùng rất rõ ràng phản ánh được cả số liệu chi tiết và tổng hợp, việc bố trí sổ sách cũng tương đối thuận lợi cho việc theo dõi, đối chiếu, chuyển sổ Sổ sách của Công ty luôn được đánh giá trong báo cáo kiểm toán là rất tốt về trình bày và công tác lưu trữ đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, dễ tra cứu.
Hệ thống tài khoản mà Công ty đang sử dụng hiện nay là đúng chế độ, phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của Công ty Việc chi tiết các tài khoản theo đối tượng và công trình hay hạng mục công trình là rất đầy đủ, dễ theo dõi Kịp thời cập nhật những thay đổi trong phương thức hạch toán do Bộ Tài chính quy định ngay cả những thay đổi mới nhất.
Lập đầy đủ báo cáo tài chính theo từng quý và cả năm Tuy nhiên việc lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh chưa theo đúng mẫu quy định tại Thông tư 89/2002/TT- BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính.
+ Việc chỉ đạo và kiểm tra công tác kế toán:
Công tác chỉ đạo và kiểm tra công tác kế toán nhìn chung khá chặt chẽ.
- Về phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Được xác định phù hợp với đặc điểm xây lắp của Công ty Nhìn chung công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đã đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán và các bộ phận có liên quan Công ty đã áp dụng hình thức giao khoán xuống các đội thi công xây lắp, đây là hình thức tổ chức phù hợp với đặc điểm và tình hình sản xuất của Công ty.
Công ty đã chấp hành đầy đủ các chính sách chế độ do Nhà nước quy định, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên hệ thống sổ sách Nhờ đó công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao.
Công ty cho phép các đội thi công chủ động trong việc thuê máy thi công trong trường hợp cần thiết, thông qua các hợp đồng thuê máy Toàn bộ chi phí thuê máy được chuyển về Phòng Tài chính Kế toán để theo dõi và hạch toán, đồng thời giải quyết cấp kinh phí kịp thời để các đội triển khai thi công.
Có được những thành tựu như vậy là do kết quả công sức lao động của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty và một phần không nhỏ trong đó là sự cố gắng nỗ lực của hệ thống kế toán, thực hiện vai trò hạch toán quản lý tài chính của mình.
Công tác tài chính kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306 nhìn chung khá tốt Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục như hạch toán doanh thu, chi phí chưa thật chính xác mà nguyên nhân chủ yếu là do việc phối hợp giữa các bộ phận với Phòng kế toán chưa thật nhịp nhàng, các đội chuyển chứng từ về Phòng kế toán còn chậm.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng 306
2.1 Kiến nghị thứ nhất: Về công tác tổ chức tập hợp chứng từ kế toán
Theo yêu cầu của Công ty thì từng đội, công trường phải gửi các chứng từ về phòng kế toán theo định kỳ Tuy nhiên, đối với các công trình ở xa thì điều này không thể thực hiện được và từ phía Đội thi công họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ Do đó, Công ty nên có biện pháp đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía kế toán Đội thi công, mà biện pháp tốt nhất là thực hiện về mặt tài chính Xuất phát từ hình thức khoán của Công ty là Công ty tiến hành tiền tạm ứng cho các đội để các đội tự lo nguyên vật liệu, nhân công thuê ngoài nên để khắc phục những chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ thì Công ty cần thực hiện nghiêm túc quy định: Đội phải thanh toán dứt điểm chứng từ lần này mới được tạm ứng tiếp chứng từ lần tiếp sau và mức độ tạm ứng cho mỗi lần cần phải được sự xem xét cẩn thận của các phòng ban liên quan Quy định trên sẽ buộc các đội phải thực hiện trách nhiệm luân chuyển chứng từ đúng thời hạn.
Mặt khác, kế toán Công ty nên tổ chức hướng dẫn kế toán ở các Đội, công trường lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh tại công trình, hạng mục công trình trong tháng gửi kèm cùng các chứng từ gốc chứ không nên tập hợp riêng lẻ từng loại chi phí vào một bảng kê Bảng tổng hợp chi phí sản xuất cũng là bảng kê các hoá đơn, chứng từ gốc liên quan đến chi phí sản xuất phát sinh tại công trình, hạng mục công trình tuy nhiên đã có sự phân loại chi phí sản xuất, phản ánh chi phí sản xuất phát sinh trong tháng theo từng khoản mục chi phí
Cuối tháng hoặc đến kỳ gửi chứng từ về phòng tài chính kế toán Công ty, kế toán xí nghiệp sẽ gửi kèm bảng tổng hợp chi phí sản xuất Kế toán Công ty chỉ cần kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với bảng tổng hợp chi phí kèm theo, xem xét việc phản ánh chi phí sản xuất phát sinh theo từng khoản mục có đúng không, thực hiện những sửa đổi cần thiết nếu có sai sót. Sau đó kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng để nhập liệu vào máy Bảng tổng hợp chi phí sản xuất sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tránh nhầm lẫn, sai sót trong việc nhập liệu do không còn phải tổng hợp số liệu từ nhiều loại chứng từ gốc.
2.2 Kiến nghị thứ 2: Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu
+ Về NVLTT còn lại chưa sử dụng cuối kỳ:
Phòng tài chính kế toán cần yêu cầu các nhân viên kế toán thống kê lập bảng kê NVL còn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở các công trình để có căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí NVLTT thực tế phát sinh Để lập bảng kê này, nhân viên kế toán Đội, công trường cùng cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm kê xác định khối lượng vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ tại công trường để tiến hành tính toán ghi vào bảng kê Bảng kê này được lập theo từng công trình, hạng mục công trình theo từng quý
Nếu điều kiện không cho phép, không thể tổ chức việc kiểm kê nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ ở các công trình thì cũng cần phải tổ chức kiểm kê lượng vật liệu còn lại chưa sử dụng tại công trường xây dựng khi công trình đã hoàn thành (bởi vì vật liệu chỉ được mua khi có nhu cầu song việc thừa vật liệu trong thi công là điều khó tránh khỏi, dù không nhiều) Khi đó tuỳ theo phương thức xử lý lượng vật liệu thừa này mà thực hiện hạch toán cho phù hợp.
Nếu chuyển số vật liệu này sang thi công công trình khác:
Nợ TK621 (chi tiết công trình nhận vật liệu)
Có TK621 (chi tiết công trình thừa vật liệu)
Nếu thực hiện bán số vật liệu thừa không sử dụng hết, kế toán có thể tính toán, xác định giá vốn vật liệu thừa đem bán và ghi nhận doanh thu, song do lượng vật liệu thừa thường ít, kế toán có thể ghi giảm chi phí tương ứng với số tiền thu được theo định khoản:
Có TK 621 (chi tiết công trình thừa vật liệu)
Mặt khác công ty nên mở thêm TK 1413 để theo dõi các chi phí khi quyết toán khối lượng khoán xây lắp nội bộ hoàn thành.
2.3 Kiến nghị thứ 3: Hạch toán thiệt hại trong sản xuất.
Các công trình xây lắp thường chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện tự nhiên, do đó thiệt hại phát sinh trong quá trình sản xuất thi công là tất yếu xảy ra
Trường hợp thiệt hại do nguyên nhân khách quan như: thời tiết, vật tư cung ứng không kịp thời, Những chi phí về vật liệu, nhân công và máy thi công phải bỏ ra để khắc phục thiệt hại này Công ty nên tính và chi phí bất thường:
Nếu thiệt hại do nguyên nhân chủ quan như: Làm thất thoát vật tư, phá đi làm lại do làm ẩu thì yêu cầu cá nhân làm sai phải bồi thường vật chất Nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân tham gia sản xuất Toàn bộ chi phí này kế toán tập hợp như sau:
Nợ TK 138 (1381): Xử lý giá trị thiệt hại
Việc chủ đầu tư thanh toán chậm và nợ đọng kéo dài đối với các đơn vị xây lắp thường xuyên diễn ra Nguyên nhân chính là do vốn Nhà nước cung cấp chậm hay do trong khi thi công phải điều chỉnh lại thiết kế, dự án Để giảm thiệt hại này, Công ty nên thành lập một bộ phận làm nhiệm vụ thu hồi công nợ, bộ phận này do Phòng kế toán chỉ đạo, các thành viên bao gồm: kế toán, kỹ thuật và chủ công trình Bộ phận này có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ đòi nợ, hồ sơ quyết toán thanh lý hợp đồng của từng công trình, trực tiếp và thường xuyên quan hệ với chủ đầu tư để giải quyết thanh toán. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.4 Kiến nghị thứ 4: Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp
+ Để vừa chấp hành QĐ 1864 vừa để Công ty tiện theo dõi, quản lý chi tiết, cụ thể khoản phải trả công nhân viên theo từng loại hình lao động Theo em Công ty nên mở chi tiết TK 334 thành hai tài khoản cấp hai là:
- TK 3341: Phải trả công nhân viên trong danh sách
- TK 3342: Phải trả công nhân thuê ngoài
Với việc hạch toán theo hai tài khoản chi tiết này sẽ giúp Công ty theo dõi dễ dàng từng khoản chi đối với từng đối tượng, để từ đó có biện pháp quản lý chính xác, có hiệu quả chi phí nhân công trực tiếp.
+ Theo QĐ 1864 ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính về chế độ kế toán đối với các Doanh nghiệp xây lắp thì toàn bộ các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) của công nhân trực tiếp xây lắp và công nhân điều khiển máy được hạch toán vào TK6271 Như vậy, Công ty cần thay đổi cách hạch toán cho phù hợp chế độ quy định.
2.5 Kiến nghị thứ 5: Về tổ chức kế toán trên máy
Phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng hiện nay là EFFEC 2.0 chưa thực sự hữu hiệu trong công tác kế toán tại một Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh xây lắp. Công ty có thể sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2006,… với nhiều tiện ích rất phù hợp với hoạt động của Công ty như: đơn giản, dễ sử dụng, tốc độ xử lý của thông tin nhanh chóng, dễ dàng phát hiện ra sai sót nếu có, đảm bảo độ chính xác của thông tin xử lý.
