Thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch

MỞ ĐẦU Sau bốn năm học viên Học viện Hành Quốc gia, em tích luỹ kíên thức quản lý Nhà nước lĩnh vực hộ tịch Bên cạnh đó, thời gian vừa qua em tham gia thực tập phận tiếp nhận hồ sơ hành UBND phường Nguyễn Du với mục đích: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Nguyễn Du Từ nhận biết cấu tổ chức cách thức làm việc UBND phường Nguyễn Du - Vận dụng kiến thức học với tìm hiểu từ thực tế công việc mà em trực tiếp tham gia để so sánh đánh giá trình vận dụng từ lý thuyết vào thực tế - Bên cạnh đó, q trình thực tập giúp em nâng cao kiến thức, hoàn thiện em cịn hạn chế Trong tất thủ tục hành chính, có lẽ thủ tục hành hộ tịch thủ tục đơn giản lại có vai trị khơng thể thiếu cơng dân Thủ tục hành lĩnh vực hộ tịch gồm có: - Đăng ký khai sinh - Đăng ký khai tử - Đăng ký kết hôn - Đăng ký giám hộ, thay đổi, chấm dứt giám hộ - Đăng ký cha mẹ nhận - Đăng ký nhận nuôi nuôi - Đăng ký lại việc khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi nuôI, cha mẹ nhận - Sao hộ tịch từ sổ đăng ký - Xác nhận tình trạng nhân - Cải giấy từ hộ tịch khơng phải giấy khai sinh - Sao văn bản: khai sinh, khai tử, kết hôn UBND phường cấp - Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường - Xác nhận đăng ký hộ thường trú Thực tốt công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực hộ tịch tảng để thực tốt hoạt động quản lý Nhà nước lĩnh vực khác công tác hộ tịch cung cấp giấy tờ, xác định nội dung công dân giấy tờ yếu tố thiếu công dân tham gia hoạt động xã hội Quan sát tham gia số công việc phận công việc tiếp nhận hồ sơ UBND phường Nguyễn Du em nhận thấy công tác hộ tịch chiếm khối lượng lớn tồn phần cơng việc phận Vì em định chọn đề tài cho báo cáo thực tập củâ em “Công tác quản lý Nhà nước hộ tịch UBND phường Nguyễn Du” Bài báo cáo thực tập em nội dung gồm phần: Khái quát chung phường Nguyễn Du UBND phường Nguyễn Du Tổ chức hoạt động phận tiếp nhận hồ sơ hành lĩnh vực hộ tịch Đánh giá giải pháp kiến nghị Em xin chân thành cảm ơn cô, chú, anh, chị UBND phường Nguyễn Du giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn bảo nhiệt tình để em hoàn thành báo cáo Nhưng trình độ thời gian có hạn nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót mong nhận góp ý thầy bạn PHẦN NỘI DUNG I KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU Khái quát chung phường Nguyễn Du a Về địa lý hành dân cư: Phường Nguyễn Du hình thành từ sớm đồng sơng Hồng có diện tích 0,38km2 Do chủ yếu đất đồng nên từ lâu sớm hình thành nên khu dân cư đơng đúc Trên mảnh đất cịn có nhiều di tích lịch sử ghi lại truyền thống vẻ vang dân tộc Điểm đặc biệt phường địa bàn phường có hồ Hale phổi xanh đem lại cân sinh thái cho Hà Nội, ngồi phường cịn có chùa Chân Tiên nơi tưởng nhớ Hồi thề Đông Quan Phường Nguyễn Du phường thuộc trung tâm thành phố Hà Nội đóng vai trò quan trọng cho phát triển chung quận Hai Bà Trưng b Về tình hình kinh tế – xã hội phường Nguyễn Du Cơ cấu kinh tế phường chủ yếu thương mại dịch vụ, hộ kinh doanh bn bán nhỏ lẻ có truyền thống lâu đời hộ kinh doanh sản xuất phường có xu hướng ngày phát triển nhiều Nhiều mặt công tác phường đánh giá cao công tác phát triển sản xuất tiểu thủ công nghiệp, tiêu thu ngân sách Các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao công tác thông tin tuyên truyền triển khai rộng rãi toàn địa bàn phường nhằm đưa sách Đảng Nhà nước đến với nhân dân Các hoạt động diễn thường xuyên đạt thành công đáng kể Công tác chăm sóc thực chế độ ưu đãi đối tượng diện sách Nhà nước quan tâm thực đầy đủ Công tác xây dựng quản lý đô thị có nhiều tiến bộ, nhiều cơng trình xây dựng, nhiều tuyến đường to rộng, đẹp xây dựng ngày tạo nét đại cho phường bên cạnh khơng làm vẻ cổ kính Hà Nội Cùng với quận Hai Bà Trưng nhân dân phường Nguyễn Du chung sức, chung lòng xây dựng sống mới, bước vượt qua khó khăn kinh tế – xã hội để đảm bảo cho an ninh trị, an toàn xã hội giữ vững tạo đà cho phát triển kinh tế, nâng đời sống văn hoá nhân dân Khái quát chung UBND phường Nguyễn Du a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Nguyễn Du tổ chức hoạt động, thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Luật tổ chức HĐND UBND - Mọi hoạt động UBND phường đảm bảo lãnh đạo Đảng, tuân thủ pháp luật đảm bảo quyền lợi nhân dân - Mỗi thành viên UBND phường phải chịu trách nhiệm cá nhân công tác phân công trước HĐND UBND phường chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND Phường trước HĐND trước quan nhà nước cấp Cán nhân viên uỷ ban phân công phần việc cụ thể chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, phó chủ tịch tập thể UBND phường Khi có khó khăn vướng mắc phải đề xuất tập thể UBND bàn bạc, thất biện pháp xử lý UBND phường thảo luận tập thể định theo đa số nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý hàng tháng - Thực nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội, báo cáo công khai dự toán, toán thu chi ngân sách hàng năm vấn đề cần thuyết tình trước UBND Quận kỳ họp HĐND phường tháng, năm Thơng báo cơng khai chế độ, sách Đảng Nhà nước để nhân dân theo dõi thực - Các biện pháp chủ yếu để thực nhiệm vụ kinh tế – xã hội, an ninh, quốc phòng UBND cấp HĐND phường Thông qua báo cáo UBND phường qua kỳ họp - Các chủ trương, biện pháp, sách, chế độ quan trọng ngành có liên quan đến đời sống sinh hoạt nhân dân phường - Thực quy chế, quy ước theo Nghị định 79/2003/NĐ - CP ngày 7/7/2003 Chính phủ - Phối hợp chặt chẽ với phận chuyên mơn làm việc UBND phường để hồn thành nhiệm vụ nhà nước cấp giao cho - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND phường điều hành quản lý Hoặc vụ việc có ảnh hưởng lớn phường, sau Chánh tra tra phường xem xét kết luận - Hàng quý, hàng năm UBND phường kiểm điểm trách nhiệm đạo điều hành mặt công tác chủ yếu tập thể cá nhân thành viên UBND trước thường vụ Đảng uỷ thường trực HĐND phường Đồng thời có khen thưởng cá nhân tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ b Cơ cấu tổ chức Tồn phương có ban phận thực nhiều công việc thủ tục hành chính, là: - Ban qn - Ban địa xây dựng - Ban chăm sóc trẻ em giáo dục đào tạo - Ban lao động, thương binh xã hội - Ban văn hố thơng tin - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành - Ban tài Các ban thể qua sơ đồ sau: Chủ tịch UBND PCT – phụ trách CCHC - phụ trách xây dựng Ban quân Ban tài PCT – phụ trách văn xã Ban địa xây dựng Ban văn hoá thể thao Bộ phận tiếp nhận hồ sơ HC Ban chăm sóc trẻ em & GD ĐT Ban thương binh xã hội Trong đó: - Ban quân gồm có cán bộ: huy trưởng phó huy trưởng - Ban tài gồm có cán bộ: kế toán thủ quỹ - Ban địa xây dựng gồm có cán bộ: kế toán thủ quỹ - Ban văn hố thơng tin có người kiêm nhiệm thêm chức phát - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành gồm cán bộ: phó chủ tịch chịu trách nhiệm thủ tục hành chính, cán tư pháp cán chịu trách nhiệm đóng dấu, văn thư - Ban chăm sóc trẻ em giáo dục đào tạo có cán - Ban thương binh xã hội có cán cộng tác viên nghỉ hưu chuyên phụ trách lĩnh vực xây dựng mọt cán Biên chế ban phụ thuộc vào khối lượng công việc, theo quy định chung việc phân cơng cơng việc cho cán Cịn lề lối làm việc Chủ tịch quy định dựa quy định hành pháp luật dựa vào tình hình thực tế phường Chức năng, nhiệm vụ ban: * Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành - Đăng ký khai sinh - Đăng ký khai tử - Đăng ký kết hôn - Đăng ký giám hộ, thay đổi, chấm dứt giám hộ - Đăng ký cha mẹ nhận - Đăng ký nhận nuôi nuôi - Đăng ký lại việc khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi nuôi, cha mẹ nhận - Sao hộ tịch từ sổ đăng ký - Xác nhận tình trạng nhân - Cải giấy từ hộ tịch khơng phải giấy khai sinh - Chứng thực chữ ký phục vụ cho gia đình dân nước - Chứng thực di chúc - Chứng thực văn từ chối di sản - Chứng thực hộ thường trú - Sao văn bản: khai sinh, khai tử, kết hôn UBND phường cấp - Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường - Xác nhận đăng ký hộ thường trú * Ban quân Đăng ký nghĩa vụ quân - Quản lý số lượng niên thực nghĩa vụ phường * Ban lao động, thương binh xã hội - Huy động nghĩa vụ lao động cơng ích, phòng chống bão lụt - Đề nghị xét duyệt trợ cấp thường xuyên - Đề nghị hưởng chế độ người có cơng ni dưỡng liệt sĩ - Giải chế độ theo pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng, liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có cơng giúp đỡ cách mạng ban hành ngày 29/8/1994 Nghị định số 28/1995/NĐ - CP ngày 29/4/1995 Chính phủ hướng dẫn thi hành pháp lệnh - Giải chế độ theo sách Nhà nước hoạt động cách mạng, liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có cơng giúp đỡ cách mạng, anh hùng lực lượng vũ trang, anh hùng lao động, tuất cho thân nhân lão thành cách mạng, thương binh, bệnh binh mất, nạn nhân bị nhiễm chất độc hóa học - Đề nghị trợ cấp đột xuất nguồn ngân sách quận - Đề nghị chứng nhận, giám định thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, cán lão thành cách mạng, cán kháng chiến bị bắt tù đày, cán kháng chiến giải phóng dân tộc, hộ nghèo, tàn tật đơn, trẻ em có hồn cảnh khó khăn đặc biệt, thân người bị nhiễm chất độc hoá học - Thủ tục thăm, chuyển mộ liệt sĩ - Đề nghị cấp lại tổ quốc ghi cơng, thẻ gia đình liệt sĩ thân nhân liệt sĩ * Ban địa xây dựng - Xác nhận đơn vị xin phép xây dựng, cải tạo nhà - Đăng ký biến động đất đai - Đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà - Đăng ký chấp, bảo lãnh quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất - Đăng ký thay đổi nội dung chấp, bảo lãnh quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất - Cung cấp thông tin việc chấp, bảo lãnh quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất - Chứng thực chuyển nhượng, cho, tặng quyền sử dụng đất - Xác nhận quyền sử dụng đất để chấp vay vốn ngân hàng - Xác nhận giấy tờ liên quan đến chế độ, sách theo định số 118/QĐ - TTg Thủ tướng Chính phủ việc hỗ trợ người có cơng với cách mạng cải thiện nhà * Ban tài Đề nghị cấp giấy phép kinh doanh, đăng ký thành lập doanh nghiệp * Ban chăm sóc trẻ em giáo dục đào tạo Xác nhận giấy phép hành nghề dậy học, ôn luyện thi tin học, ngoại ngữ *Ban văn hố thơng tin Tun truyền, phổ biến sách Đảng Nhà nước đến nhân dân c Quy chế làm việc * Nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch phó Chủ tịch - Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm lãnh đạo điều hành công việc chung UBND phường, phân công điều hành hoạt động phó Chủ tịch, uỷ viên uỷ ban, phận chuyên môn, giải công việc mà phó Chủ tịch, thành viên uỷ ban xử lý có ý kiến khác nhau, đồng thời trực tiếp phụ trách số ngành, lĩnh vực công tác theo quy định + Thường xuyên giữ mối liên hệ với Đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Uỷ ban MTTQ người đứng đầu tổ chức đoàn thể quần chúng phường + Định kỳ tiếp công dân đạo việc xem xét giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật - Các phó Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm số mặt công tác quản lý lĩnh vực phân cơng Có trách nhiệm với Chủ tịch UBND phường xây dựng chương trình công tác trọng tâm hàng tháng, hàng năm giải thực Ngoài thay mặt Chủ tịch để điều hành công tác chung ký văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch Chủ tịch vắng mặt uỷ quyền * Các uỷ viên UBND phải đề cao trách nhiệm công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, với chủ tịch phó chủ tịch phường đạo hồn thành nhiệm vụ trọng tâm, đột xuất phường Đảng Nhà nước cấp giao cho - Mỗi thành viên UBND phường giải công việc phải sâu nghiên cứu nắm tình hình cụ thể Những vấn đề có liên quan đến nhiều lĩnh vực phối hợp, trao đổi, thống trước phổ biến định; trường hợp trao đổi chưa trí phải báo cáo Chủ tịch, phó Chủ tịch Những vấn đề phức tạp phải đưa tập thể UBND phường bàn bạc, định báo cáo xin ý kiến UBND cấp - Các thành viên UBND phường có trách nhiệm tham gia giải công việc thuộc tập thể UBND Tham gia chống tham nhũng, cải cách thủ tục hành phạm vi cơng tác phân cơng Có quan hệ tốt với ngành UBND Quận, với Đảng uỷ, HĐND phường để lấy ý kiến vấn đề phụ trách làm tốt nhiệm vụ phân công * UBND phường đạo, điều hành thực nhiệm vụ theo chương trình cơng tác tháng, quý, năm theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quy định - Chương trình cơng tác năm UBND phường xây dựng sau có tiêu, kế hoạch công tác UBND Quận dựa sở Nghị HĐND phường, BCH Đảng ủy phường - Trong chương trình cơng tác cần nêu rõ vấn đề trọng tâm đạo biện pháp, thời gian phân công thành viên, cán chịu trách nhiệm đạo thực công việc * Hàng tháng Chủ tịch, phó Chủ tịch, uỷ viên UBND họp kiểm điểm công tác tháng triển khai công tác tháng sau 10 quan liêu Tuy nhiên, nhận tính hai mặt vấn đề người kiêm nhiệm nhiều công việc phường Ưu điểm thể linh động cơng việc bố trí nhân khối lượng cơng việc phường khơng nhiều mà phạm vi điều chỉnh lại nhỏ hẹp Nhược điểm người cán đảm nhận nhiều công việc gặp phải khó khăn khả chưa bao quát hết lĩnh vực mà đảm nhận nhiều công việc dồn dập vào thời điểm nên khơng thể hồn thành cách tốt + Có dân chủ hoạt động UBND Người dân quan sát theo dõi cán làm việc cách trực tiếp Cấp cấp thường xuyên trao đổi, thảo luận, bàn bạc cơng việc để tìm biện pháp giải Hoạt động kiểm tra, đánh giá kiểm tra diễn cách thường xuyên nhằm sớm phát tiêu cực có khen thưởng kịp thời II TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Chức nhiệm vụ: a Chức năng: Tiếp nhận, chuyển giao kết giải thủ tục hành thuộc thẩm quyền uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du theo yêu cầu công dân tổ chức b.Nhiệm vụ - Tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ yêu cầu giải thủ tục hành cơng dân, tổ chức - Chuyển hồ sơ yêu cầu giải thủ tục hành hợp pháp, hợp lệ cho lãnh đạo uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du xem xét đạo giải 17 - Tiếp nhận kết giải thủ tục hành từ phận chun mơn, lưu trữ, thông báo trả kết cho công dân, tổ chức theo thời hạn quy định - Báo cáo định kỳ với chủ tịch uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du tình hình giải thủ tục hành phận vấn đề có liên quan Nghiên cứu, đề xuất với chủ tịch uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du phương hướng, giải cải cách thủ tục hành - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ kết thủ tục hành uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du phó chủ tịch phụ trách - Biên chế có từ đến cán bộ: gồm phó chủ tịch chịu trách nhiệm chuyên môn, cán tư pháp nhân viên làm cơng tác văn phịng Các cán làm việc phận tiếp nhận hồ sơ hành người có đủ lực chun mơn để đảm nhận cơng việc mình, giải cơng việc cách nhanh chóng, xác, có thái độ đắn, lịch sử tiếp xúc với nhân dân Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành làm việc theo hành chính, có trang phục lịch sự, có đặt biển chức danh bàn làm việc - Mối quan hệ phận phận tiếp nhận hồ sơ hành chính: + Phó chủ tịch người đứng đầu phận tíêp nhận hồ sơ hành chính, chịu trách nhiệm cao lĩnh vực phường, có trách nhiệm váo cáo với chủ tịch chịu hướng dẫn đạo chun mơn nghiệp vụ phịng Tư pháp quận Hai Bà Trưng Là người phê duyệt ký hồ sơ sau cán tư pháp thụ lý + Cán tư pháp người nhận hồ sơ, thực trình thụ lý hồ sơ trả hồ sơ + Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm cơng tác văn phịng UBND đóng dấu, vào sổ, lưu hồ sơ Cơ cấu tổ chức 18 Phó chủ tịch Chịu trách nhiệm cao - Phê duyệt - Ký xác nhận Cán tư pháp - Nhận hồ sơ - Thụ lý hồ sơ - Trình ký Nhân viên văn phịng - Đóng dấu - Lưu trữ - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du phó Chủ tịch phụ trách - Biên chế có ba cán Một phó chủ tịch chịu trách nhiệm chuyên môn, cán tư pháp nhân viên làm cơng tác văn phịng - Các cán người có đủ lực chun mơn để đảm nhận cơng việc giải cơng việc nhanh chóng, xác, có thái độ đắn, lịch tiếp xúc với nhân dân - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, làm việc theo hành chính, có trang phục lịch sự, có đặt biển chức danh bàn làm việc - Mối quan hệ cán phận tiếp nhận hồ sơ hành + Phó Chủ tịch người đứng đầu phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, có trách nhiệm báo cáo với Chủ tịch UBND phường Nguyễn Du chịu hướng dẫn đạo chun mơn phịng Tư pháp quận Hai Bà Trưng, người phê duyệt ký hồ sơ sau cán tư pháp thụ lý + Cán tư pháp người nhận hồ sơ, thực trình thụ lý hồ sơ trả hồ sơ + Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm cơng tác văn phịng chung UBND Chế độ trách nhiệm 19 Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành trực tiếp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Du việc thực chức năng, nhiệm vụ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành Cán bộ, công chức làm việc phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành phải người có đạo đức, trình độ chuyên môn khả giao tiếp tốt, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ giao quy định thành phố quận Khi thực nhiệm vụ phải có biển ghi rõ họ tên cán tiếp nhận hồ sơ hành Quy trình làm việc Nhìn chung, quy trình làm việc phận tiếp nhận hồ sơ hành theo trình tự sau: Tiếp nhận hồ sơ hành Thụ lý hồ sơ Trình ký Trả hồ sơ - Bước 1: Người dân có u cầu giải cơng việc liên quan đến hộ tịch như: đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận nuôi nuôi, tự tìm hiểu thủ tục giấy tờ liên quan đến vấn đề mình, phịng phận tiếp nhận hồ sơ hành có dán niêm yết cơng khai thủ tục trình tự lệ phí để người dân biết tránh cho việc cán lợi dụng chức vụ để sách nhiễu, cửa quyền với nhân dân - Bước 2: 20