Giáo trình kỹ năng trình diễn MS powerpoint

Chắc hẳn ai cũng biết bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng của Microsoft là Microsoft Office. Bộ phần mềm này cung cấp các phần mềm liên quan tới công việc văn phòng thường ngày như soạn thảo văn bản, xử lý bảng biểu, thiết kế bài giảng, quản lý dữ liệu,.v.v. Từ năm 1998, MS Office đã trở thành một công cụ không thể thiếu và là duy nhất ở các văn phòng hiện đại

Giáo trình Kỹ năng trình diễn MS PowerPoint LỜI MỞ ĐẦU Chương trình đào tạo "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" được Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC) xây dựng và phát triển theo các chuẩn quốc tế về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho các đối tượng người dùng (end user). Chương trình cung cấp kiến thức về các khái niệm của CNTT, các kỹ năng sử dụng máy tính cá nhân và các phần mềm ứng dụng chung ở mức từ cơ bản đến nâng cao. Tài liệu học tập và giáo trình bằng tiếng Việt, luôn được cập nhật các công nghệ mới nhất, được cung cấp miễn phí cho học viên khi đăng ký học trên lớp hoặc đăng ký thi học phần. Chương trình "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" gồm 7 học phần, mỗi học phần cung cấp cho học viên một nội dung kiến thức cụ thể, độc lập. Hệ thống thi sát hạch hoàn toàn độc lập với quá trình học trên lớp. Khi đăng ký thi sát hạch, học viên được phát miễn phí tài liệu học tập, học viên có thể tự học và tham dự kỳ thi sát hạch mà không cần phải đến lớp học. Học viên phải thực hiện một bài thi thực hành trên máy tính trong vòng 120 phút và một bài thi lý thuyết trực tuyến trên mạng trong 60 phút. Điểm đạt yêu cầu là 70/100 điểm cho bài thi thực hành và 60/100 điểm cho bài thi lý thuyết. Các học phần này gồm: 1- Các khái niệm cơ bản về CNTT 2- Sử dụng hệ điều hành và quản lý máy tính 3- Soạn thảo văn bản (MS Word) 4- Bảng tính điện tử (MS Excel) 5- Kỹ năng trình diễn (MS PowerPoint) 6- Cơ sở dữ liệu (MS Access) 7- Ứng dụng của mạng LAN và mạng Internet trong công việc Chương trình “Tin học văn phòng chuyên nghiệp” đầu tiên được khai giảng vào ngày 15/08/2005, có các lớp học sáng, chiều và tối, tuần học 3 buổi. Các học viên sẽ được tư vấn đầy đủ về nội dung học, thời gian học, hình thức thi…Mọi chi tiết xin liên hệ: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Toà nhà Fafilm, Tầng 4, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Tel: (04) 5 680 373 Fax: (04) 5 680 374 Email: itcvdc1@vnn.vn http://www.itc.vdc.com.vn 5 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Mục lục L I M U 5 Mục lục 6 Ch ng 1 9 LM QUEN V I POWERPOINT 9 1.1. Cách khởi động PowerPoint 9 1.2. Tạo một trình diễn mới 10 1.3. Trình diễn Slide 13 1.4. Ghi tệp trình diễn lên đĩa 14 1.5. Mở tệp trình diễn đ có trên đĩa 15 1.6. Thoát khỏi môi trờng làm việc 15 Bài tập chơng 1 17 Chơng 2 18 Xây dựng và định dạng các Slide 18 2.1. Xây dựng các Slide 18 2.1.1. Thêm một Slide 18 2.1.2. Di chuyển đến các Slide 19 2.1.3. Xoá một Slide 19 2.1.4. Thay đổi thứ tự các Slide 20 2.1.5. Tìm kiếm và thay thế nội dung trong các Slide 21 Hình 2.7 22 2.1.6. Các chế độ hiển thị Slide 22 Hình 2.8 24 2.1.6. Cửa sổ Sorter 24 2.2. Định dạng Slide 26 2.2.1. Định dạng phông (font) chữ 26 2.2.2. Màu sắc cho các thành phần trên Slide (Color scheme) 28 2.2.3. Thay đổi màu nền cho các Slide 31 6 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint 2.2.4. Thay đổi các dấu hoa thị của các mức trong Slide (Bullets and Numbering) 33 2.2.5. Định dạng vị trí đoạn và khoảng cách dòng 34 2.2.6. Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối 35 Bài tập chơng 2 38 Chơng 3 38 làm việc với các đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, âm thanh trong slide 38 3.1. Vẽ các hình minh hoạ trên Slide 39 3.2. Chèn hình ảnh vào Slide 39 3.2.1. Chèn hình ảnh từ clipart 39 3.2.2. Chèn ảnh từ tệp 40 3.3. Chèn chữ nghệ thuật WordArt 41 3.4. Một số thao tác đối với các đối tợng đồ hoạ 43 3.5. Chèn bảng 47 3.6. Chèn đồ thị vào Slide 47 3.7. Chèn tệp âm thanh vào Slide 47 3.8. Chèn một đoạn phim vào Slide 49 Bài tập chơng 3 50 Chơng 4 51 Sử dụng các định dạng slide mẫu và thiết lập Slide master 51 4.1. Sử dụng các mẫu Slide định dạng sẵn (Template Slide) 51 4.2. Slide chủ (Slide Master) 52 bài tập chơng 4 56 chơng 5 57 trình diễn slide 57 5.1. Thiết lập hiệu ứng trình diễn 57 5.1.1. Hiệu ứng động cho các thành phần trong Slide 57 5.1.2. Hiệu ứng động chuyển đổi giữa các Slide 59 5.2. Tạo các nút điều khiển 60 7 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint 5.3. Kỹ thuật trình diễn 62 5.3.1. Trình diễn đơn giản 62 5.3.2. Trình diễn tự động 65 5.3.3. Kỹ thuật trình diễn tuỳ chọn 67 5.4. In ấn Slide 68 5.4.1. Định dạng trang in 68 5.4.2. In ấn 69 Bài tập chơng 5 71 ôn tập 72 Một số thuật ngữ tiếng Anh 73 8 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Chng 1 LM QUEN VI POWERPOINT Microsoft PowerPoint là một phần mềm hấp dẫn giúp bạn dễ dàng tạo ra các bài trình bày sinh động, các bản báo cáo hay thuyết minh thú vị. Làm việc trên PowerPoint là làm việc trên các tệp trình diễn (có phần mở rộng là *.PPT). Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (Slides) đợc sắp theo một thứ tự nhất định. Các bản trình diễn này chứa nội dung thông tin bạn muốn trình bày. Có thể minh hoạ cấu trúc một tệp trình diễn theo các bản trình diễn (Slides) nh trong hình 1.1: Hình 1.1 Qui trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn nh sau: Bớc 1: Xác định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày. Từ đó sẽ định ra đợc cấu trúc của tệp trình diễn là: Chọn nền của Slide theo mẫu nào cho phù hợp? Cần bao nhiêu Slide? Nội dung mỗi Slide là gì? Bớc 2: Dùng PowerPoint để xây dựng nội dung các Slide đó. Bớc 3: Trình diễn Slide. Khi đó nội dung từng Slide sẽ đợc phóng to lên toàn bộ màn hình máy tính. Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung các Slide trình chiếu sẽ đợc đa lên các màn hình lớn, nhiều ngời có thể quan sát một cách dễ dàng. 1.1. Cách khởi động PowerPoint Có nhiều cách có thể khởi động đợc phần mềm PowerPoint. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà bạn có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows nh sau: Start Programs Microsoft PowerPoint 9 Slide 1 Slide 2 Slide n Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Cách 2: Nháy đúp chuột lên biểu tợng của phần mềm PowerPoint trên thanh công cụ, hoặc trên màn hình nền của Windows; Hộp thoại đầu tiên của PowerPoint xuất hiện, cho phép chọn hớng làm việc: Hình 1.2 - Open an existing presentation: để mở một tệp trình diễn đã có trớc (chỉ dùng cách này cho những lần sau, khi mà bạn đã có những tệp trình diễn trên máy). - AutoContent wizard: giúp tạo một tệp trình diễn theo những mẫu cho trớc với nội dung về một chủ đề nào đó. - Design Template: để bắt đầu tạo mới một tệp trình diễn sử dụng một mẫu định dạng sẵn đã có trong th viện PowerPoint. - Blank Presentation: cho phép tạo mới một trình diễn. 1.2. Tạo một trình diễn mới Bằng cách chọn mục của hộp thoại trong hình 1.2, hộp thoại New Slide sẽ xuất hiện, cho phép chọn mẫu bản trình diễn (Slide): 10 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Hình 1.3 Danh sách Choose an AutoLayout: chứa các loại mẫu bố cục Slide mà bạn có thể chọn. Dùng chuột chọn một mẫu rồi nhấp OK để tiếp tục. Màn hình làm việc chính của PowerPoint xuất hiện: Hình 1.4 Màn hình làm việc chính của PowerPoint (xem hình 1.4) thông thờng bao gồm 5 thành phần: - Bản trình diễn (Slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình diễn (Presentationfile) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide). Tại mỗi thời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị đợc một bản trình diễn để thiết kế. Bạn có thể sử dụng các công cụ chế bản (nh sử dụng trong MS Word) để đa thông tin lên các 11 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Slide này; - Hệ thống mục chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của PowerPoint trong khi làm việc. Bạn phải dùng phím bấm chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn; - Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó; - Hộp ghi chú (note): giúp bạn lu những thông tin chú thích cho từng Slide. Điều này là cần thiết khi bạn khó có thể nhớ đợc những thông tin xung quanh Slide đó; - Danh sách các Slide đã tạo đợc: cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó chỉ bằng cách nhấn phím chuột. Mặt khác, trong khi đang làm việc với PowerPoint bạn cũng có thể sử dụng một trong các cách sau đây để tạo mới một tệp trình diễn: - Vào thực đơn File New hoặc - Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ Standard; hoặc - ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N. Tiếp theo, thực hiện xây dựng nội dung cho Slide mới này: Hãy gõ thông tin vào hai tiêu đề của Slide này. Sở dĩ Slide trên chỉ có hai tiêu đề là do việc bạn chọn mẫu Slide ở hộp thoại New Slide. Tuy nhiên bạn cũng có thể chọn các mẫu Slide khác cho phù hợp theo mục đích của mình. Sau khi gõ thông tin xong, nội dung Slide đầu tiên sẽ nh sau: 12 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint 1.3. Trình diễn Slide Bạn có thể sử dụng các tính năng trình diễn Slide để kiểm định kết quả. Có nhiều cách có thể mở đợc tính năng này: - Kích chuột vào nút Slide Show ở góc trái, cuối màn hình: hoặc - Vào thực đơn Slide Show ; hoặc - ấn phím F5 trên bàn phím. Màn hình trình diễn Slide hiện ra trên toàn bộ màn hình nh sau: 13 Slide show Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Muốn chuyển đến Slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn kích trái chuột hoặc nhấn phím Enter; Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn, để trở về màn hình thiết kế bấm phím ESC. 1.4. Ghi tệp trình diễn lên đĩa Để ghi tệp trình diễn đang làm việc lên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau: - Vào thực đơn File Save hoặc - Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ Standard hoặc - ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S. Sẽ có hai khả năng xảy ra: Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện (Hình 1.5), cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới: 14 [...]...Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Hình1.5 Hãy gõ tên tệp tin vào mục File name: rồi kích chuột vào nút Save để kết thúc việc ghi tệp trình diễn Nếu tài liệu của bạn đã đợc ghi vào một tệp rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ đợc ghi lại lên đĩa 1.5 Mở tệp trình diễn đã có trên đĩa Để mở một tệp trình diễn đã có sẵn trên đĩa, bạn có thể làm theo... cầu cao cấp về CNTT của các đối tác tầm cỡ tại TP HCM 3 Lu bài trình bày trên vào th mục ổ cứng với tên btchuong1.ppt 4 Đóng chơng trình PowerPoint 5 Mở lại tệp btchuong1.ppt vừa lu 6 17 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Chơng 2 Xây dựng và định dạng các Slide 2.1 Xây dựng các Slide 2.1.1 Thêm một Slide Để thêm một Slide vào tệp trình diễn đang mở, bạn làm nh sau: Bớc 1: Vào thực đơn Insert hoặc... nơi chứa tệp trình diễn cần mở Chọn tệp, cuối cùng kích chuột vào nút để thực hiện mở tệp 1.6 Thoát khỏi môi trờng làm việc Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây để thoát khỏi môi trờng làm việc PowerPoint: - Vào thực đơn File Exit 15 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint hoặc - Kích chuột vào nút Close dấu x); hoặc - ấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 trên tiêu đề cửa sổ PowerPoint (có... trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint chế độ hiển thị lựa chọn Cách 2: Kích chuột vào các nút chế độ hiển thị ở góc trái màn hình bên dới (xem hình 2.8) Các nút hiển thị Hình 2.8 2.1.6 Cửa sổ Sorter Cửa sổ Sorter giúp bạn đơn giản hơn nhiều trong việc quản lý các Slide trên tệp trình diễn Để mở cửa sổ Sorter, bạn mở mục chọn View | 2.9) (xem hình 24 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Hình 2.9 Sử... thiết kế ban đầu (chế độ Normal) Cách 2: Bạn kích chuột lên nút Normal view ở góc cuối bên trái màn hình PowerPoint: 25 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint 2.2 Định dạng Slide 2.2.1 Định dạng phông (font) chữ Giống nh trong MS Word, để định dạng phông chữ trong PowerPoint, bạn cũng thực hiện theo trình tự các bớc nh sau: - Bớc 1: Chọn đoạn văn bản cần thay đổi phông chữ bằng cách dùng chuột hoặc bàn... bảng biểu, âm thanh trong slide Một bài trình bày trên Slide đợc đánh giá là sinh động hấp dẫn ngoài nội dung văn bản đáp ứng đợc yêu cầu về nội dung và hình thức trình bày ra các đối tợng hình 38 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint ảnh, bảng biểu, âm thanh phù hợp và có mỹ thuật cũng là một thành phần quan trọng đóng góp vào sự thành công của bài trình diễn Chơng này sẽ hớng dẫn bạn các công... toàn bộ những từ Kola Richter bằng từ The Master trong tất cả các Slide có trong bài trình diễn - Kích chuột vào OK để chấp nhận thay thế - Kích chuột vào Close để đóng hộp thoại 2.1.6 Các chế độ hiển thị Slide Việc xây dựng hoàn chỉnh một bài trình diễn có rất nhiều giai đoạn khác Để thuận tiện cho ngời sử dụng, PowerPoint cung cấp năm chế độ hiển thị khác nhau: Normal, Outline, Slide, Slide Sorter... PowerPoint hoặc - Kích chuột vào nút Close dấu x); hoặc - ấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 trên tiêu đề cửa sổ PowerPoint (có biểu tợng 16 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint Bài tập chơng 1 1 Khởi động chơng trình PowerPoint 2 Tạo một bài trình bày đơn giản bao gồm 06 slide có nội dung dới đây Mục tiêu CAO ốc internet Trần Hoài An 1 Kết quả nghiên cứu thị trờng Trong 5 năm qua, nhu cầu về văn phòng... Slide cần làm việc, bạn có thể làm đợc những việc sau: - Chọn Cut: Slide đó sẽ bị xoá ra khỏi tệp trình diễn; - Chọn Copy: để sao chép Slide này; - Chọn Paste: để dán Slide đã sao chép (copy) thành một Slide mới; - Chọn Hiden Slide: sẽ ẩn Slide này PowerPoint sẽ không hiển thị nội dung Slide ẩn khi trình diễn; Bạn có thể dùng chuột kéo thả (Drop & Drag) các Slide trên màn hình này để hoán chuyển vị trí... Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint 2 Kích chọn Slide, nhấn và giữ phím chuột trái, rồi kéo rê đến vị trí mong muốn Hình 2.5 2.1.5 Tìm kiếm và thay thế nội dung trong các Slide Vì nội dung bài trình bày của bạn đợc thể hiện trong từng slide khác nhau nên khi cần tìm một nội dung thông tin nào đó để sửa chữa hoặc thay thế sẽ rất mất thời gian Giống nh trong MS Word, PowerPoint cung cấp công cụ . 60 7 Giỏo trỡnh K nng trỡnh din MS PowerPoint 5.3. Kỹ thuật trình diễn 62 5.3.1. Trình diễn đơn giản 62 5.3.2. Trình diễn tự động 65 5.3.3. Kỹ thuật trình diễn tuỳ chọn 67 5.4. In ấn Slide. din MS PowerPoint Mục lục L I M U 5 Mục lục 6 Ch ng 1 9 LM QUEN V I POWERPOINT 9 1.1. Cách khởi động PowerPoint 9 1.2. Tạo một trình diễn mới 10 1.3. Trình diễn Slide 13 1.4. Ghi tệp trình diễn. văn bản (MS Word) 4- Bảng tính điện tử (MS Excel) 5- Kỹ năng trình diễn (MS PowerPoint) 6- Cơ sở dữ liệu (MS Access) 7- Ứng dụng của mạng LAN và mạng Internet trong công việc Chương trình “Tin