Slide master có thể hiểu nh một Slide chủ cho một tệp trình diễn. Thông thờng khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các Slide theo
hiểu là một Slide master. Vì mỗi mẫu Slide này có sẵn các định dạng cho trớc và có thể áp đặt kiểu định dạng đó cho toàn bộ các Slide trên một tệp trình diễn cho trớc.
Với Slide master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng bảng biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục Slide chuẩn (AutoLayout) của PowerPoint. Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào Slide. Khi đó, định dạng và bố cục toàn bộ các Slide trên tệp trình diễn sẽ đợc thay đổi theo nh Slide master. Cách thiết lập Slide master nh sau:
Bớc 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Kích hoạt mục chọn View
Master Slide master, màn hình làm việc với Slide master xuất hiện với các thành phần nh sau (hình 4.3)
Hình 4.3
Bớc 2: Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục Slide, soạn thảo nội dung cho nền Slide bao gồm:
(1) Toàn bộ Master Slide, nơi bạn sẽ thiết lập các định dạng Slide chuẩn; (2) Cửa sổ cho phép xem trớc kết quả;
(3) Thanh công cụ Master. Khi nào thiết lập xong nội dung cũng nh định dạng cho Slide master, nhấn nút Close trên thanh công cụ này để trở về với tệp trình diễn đang soạn thảo;
(4) Tiêu đề của Slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho tiêu đề này nh phông chữ, màu sắc, kích cỡ, vị trí,..;
(5) Các cấp Bullet của Slide. Nơi sẽ chứa phần lớn nội dung văn bản sẽ hiển thị trên mỗi Slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho từng cấp bullet này;
(6) Nơi bạn có thể chèn thông tin ngày giờ cho Slide; (7) Nơi bạn có thể chèn thông tin tiêu đề cuối cho Slide; (8) Nơi bạn có thể chèn số thứ tự của mỗi Slide.
Các mục (6), (7), (8) sẽ đợc hiển thị trên màn hình nền (Background) của mỗi Slide. Hơn nữa, bạn có thể chèn các hình ảnh (ví dụ nh logo của công ty) hoặc các biểu bảng, hình vẽ,... lên Slide. Khi đó các thông tin này sẽ đợc hiển thị làm nền cho mỗi Slide (bạn không thể chỉnh sửa đợc khi thiết kế các Slide, chỉ sửa đợc trên màn hình Slide master này)
Dới đây là một mẫu Slide master sau khi đã đợc thiết lập (xem hình 4.4 và hình 4.5).
Hình 4.4
Sau khi tạo xong Slide master nh trên, kích chuột vào nút Close trên thanh công cụ Master, toàn bộ Slide trên tệp trình diễn đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt nh Slide master vừa tạo.
Chèn ngàytháng vào
đây nếu cần Chèn tiêu đề cuối, nếu cần Chèn số thứ tự Slide, nếu cần
bài tập chơng 4
1. Mở tệp btchuong3.ppt đã làm trong chơng 3. 2. Chọn mẫu Template cho các Slide
3. Sử dụng slide master định dạng lại cho các thành phần trong mỗi Slide 4. Lu tệp vừa chỉnh sửa với tên btchuong4.ppt
chơng 5
trình diễn slide 5.1. Thiết lập hiệu ứng trình diễn
5.1.1. Hiệu ứng động cho các thành phần trong Slide
Một tính năng đợc nhiều ngời dùng a chuộng trong các bài trình diễn của PowerPoint, đó là các Slide trình diễn không chỉ bao gồm các dòng chữ đứng yên buồn tẻ, trái lại chúng có thể “nhảy múa” dới sự điều khiển của ngời trình diễn đồng thời có thể phát ra các âm thanh vui tai, sinh động. Cụ thể hơn, ngời dùng có thể đa vào các hiệu ứng động sao cho lúc trình diễn, sau mỗi lần nhấn chuột hay kích chuột, các thành phần văn bản lần lợt hiện ra theo nhiều kiểu khác nhau: bay ra từ bên trái, từ bên phải, từ trên xuống, dới lên, theo kiểu xoáy trôn ốc,..kèm theo nhiều loại âm thanh. Tuy nhiên cái gì cũng có mặt thuận và mặt nghịch của nó, rằng bạn cũng không nên quá lạm dụng vào các hiệu ứng động (hay còn gọi là hiệu ứng hoạt hoạ) này, tránh trờng hợp ngời xem cảm thấy nhàm chán.
Để kích hoạt tính năng hoạt hoạ, vào thực đơn Slide shows , hộp thoại Custom Animation xuất hiện (Hình 5.1).
Hình 5.1
- Danh sách Check to animation Slide objects: chứa danh sách các đối tợng thông tin trên Slide của bạn. Muốn thiết lập hiệu ứng cho đối tợng thông tin nào, bạn phải chọn nó (checked) trên danh sách này.
- Thẻ Effect ở dới (xem hình 5.1), giúp thiết lập hiệu ứng hoạt hoạ cho đối tợng đang đợc chọn ở danh sách Check to animation Slide objects.
Cách thiết lập nh sau:
+ Hộp cho phép chọn kiểu hiệu ứng. Ví dụ nh: Fly – bay;
Split – phân nhỏ; …
+ Hộp chọn hớng trình diễn đối tợng bắt đầu từ đâu?
+ Hộp có thể chọn một đoạn nhạc khi
hiệu ứng này xuất hiện;
+ Phần After animation hiển thị đối tợng theo các định dạng tuỳ chọn sau khi đã thực hiện hiệu ứng động
. Don’t Dim: có định dạng nh ban đầu . More Colors: đổi màu khác
. Hide after animation: ẩn đi sau khi thực hiện hiệu ứng động . Hide on next mouse click: ẩn đi sau khi kích chuột.
+ Phần Introduce text cho phép chọn thành phần thực hiện hiệu ứng của từng đối tợng
. All at once: Hiệu ứng thực hiện đồng thời với cả đối tợng . By word: Hiệu ứng thực hiện với từng từ của đối tợng . By letter: Hiệu ứng thực hiện với từng chữ của đối tợng.
Nhớ kích chuột vào nút Preview để xem trớc kết quả sau mỗi lần thiết lập hiệu ứng.
Hình 5.2
- Thẻ Order & timing cho phép thiết lập thứ tự trình diễn giữa các đối tợng trên Slide (xem hình 5.2).
+ Thứ tự đợc đánh số 1, 2,.. ở danh sách Animation order: đối tợng nào đứng tr- ớc sẽ đợc trình diễn trớc. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi thứ tự này khi sử dụng các nút ở mục Move;
+ Mục Start animation để thiết lập sự kiện để trình diễn các đối tợng trên Slide: nếu chọn On mouse click – tức là để hiển thị và trình diễn đối tợng này trên Slide bạn phải nhấn chuột trái; nếu bạn nhập thời gian vào mục Automatically thì sau khoảng thời gian đó, đối tợng sẽ tự động trình diễn (không phải nhấn chuột).
- Cuối cùng kích chuột vào Preview để xem lại các kết quả đã thiết lập; - Kích chuột vào OK để hoàn thành.
5.1.2. Hiệu ứng động chuyển đổi giữa các Slide
Các hiệu ứng động cũng có thể đợc đa vào khi chuyển tiếp giữa các Slide lúc trình diễn. Điều đó có nghĩa là, khi ngời trình diễn bấm một phím để chuyển Slide, Slide mới “bay” ra thay chỗ cho Slide cũ, hiệu ứng động chính là các cách “bay ra” của Slide mới này.
Cách làm nh sau: Vào thực đơn Slide Show Slide Transition, hộp thoại Slide Transition xuất hiện (hình 5.3):
Hình 5.3
- Hộp Effect, cho phép thiết lập một số hiệu ứng khi trình diễn Slide. Hãy chọn kiểu hiệu ứng ở hộp chọn này: . Tiếp theo có thể chọn tốc độ trình diễn các hiệu ứng đó:
+ Slow- tốc độ chậm;
+ Medium- tốc độ vừa phải;
+ Fast- tốc độ nhanh.
- Hộp Advanced cho phép thiết lập sự kiện để chuyển đến trình diễn Slide này từ Slide trớc nó. Chọn On mouse click – sẽ chuyển đến trình diễn Slide này khi bạn bấm chuột trái (ngầm định); bạn cũng có thể thiết lập khoảng thời gian tự động trình diễn Slide ở mục Automatically after (sẽ đợc tự động trình diễn sau mm:ss
(phút:giây);
- Hộp Sound cho phép chọn kiểu âm thanh mỗi khi dịch chuyển đến các Slide; - Nếu kích chuột vào Apply- thiết lập trình diễn vừa rồi sẽ chỉ cho Slide đang chọn;
- Nếu kích chuột vào Apply All- tất cả các Slide sẽ đợc chọn kiểu thiết lập trình diễn này.
5.2. Tạo các nút điều khiển
hiện theo các thao tác sau:
Bớc 1: Thao tác theo các bớc nh hình 5.4
Hình 5.4
Bớc 2: Rê chuột tạo nên một hình chữ nhật tại vị trí muốn đặt nút tác động. Đồng thời hiện ra cửa sổ Action Settings, thao tác theo các bớc trong hình 5.5.
1. Chọn Slide show
2. Chọn Action Buttons
3. Chọn 1 nút điều khiển thích hợp
Hình 5.5
Nếu muốn đa vào nút một dòng chữ làm nhãn cho nút, ví dụ nh “Bấm vào đây” thì làm nh sau:
+ Kích chuột phải lên nút; + Kích chọn Edit Text; + Gõ vào dòng nhãn cho nút;
+ Sau khi gõ xong, kích chuột ra vùng Slide bên ngoài nút để kết thúc việc gõ nhãn nút.
5.3. Kỹ thuật trình diễn
Trình diễn là quá trình thể hiện nội dung các Slide đã thiết kế đợc trong tệp trình diễn lên toàn bộ màn hình.
5.3.1. Trình diễn đơn giản
Có nhiều cách để thực hiện trình diễn các Slides:
- Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối màn hình: 4. Rê chuột tạo nên
nút trên slide
5. Kích vào đây để mở danh sách các hành động có thể gán các cho nút
Kích OK để hoàn thành
- Vào thực đơn Slide Show ; hoặc
- ấn phím F5 trên bàn phím. Màn hình trình diễn xuất hiện.
Hình 5.6
Với màn hình trình diễn này, bạn có thể thực hiện một số thao tác bằng cách kích chuột phải lên màn hình trình diễn, một menu mục chọn xuất hiện:
- Next: để chuyển đến trình diễn Slide tiếp theo (bạn có thể nhấn phím Enter
hoặc bấm phím chuột trái để làm việc này);
- Previous: để chuyển đến Slide vừa trình diễn kề trớc (sử dụng trong trờng hợp bạn muốn quay trở lại trình diễn Slide trớc đó);
- Go: để chuyển đến trình diễn một Slide bất kỳ. Tiếp theo nếu bạn chọn: + Slide Navigator, một danh sách các Slide đợc xếp theo thứ tự xuất hiện:
Hình 5.7
Chọn Slide cần trình diễn rồi nhấn Go To.
+ Nếu chọn By title, một danh sách tiêu đề các Slide xuất hiện cho phép bạn chọn Slide cần chuyển đến trình diễn.
- Pointer options: cho phép chọn kiểu con trỏ chuột trên màn hình trình diễn.
+ Automatic: con trỏ chuột ở chế độ tự động + Hidden: ẩn con trỏ chuột
+ Arrow: con trỏ chuột có dạng mũi tên
+ Pen: con trỏ chuột có dạng bút vẽ. Đặc biệt, khi bạn chọn kiểu con chuột là
Pen, bạn có thể thực hiện vẽ minh hoạ trên màn hình trình diễn (nh công cụ bút vẽ trong các phần mềm đồ hoạ). Khi đó, có thể chọn màu vẽ ở mục Pen color.
Hình 5.7
- Cuối cùng, nếu kích chuột vào End show, sẽ kết thúc phiên trình diễn (bạn cũng có thể ấn phím ESC để làm việc này).
Ngoài ra để thực hiện các thao tác thông thờng với tệp trình diễn, bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím theo bảng mô tả dới đây
Thao tác Tổ hợp phím
Chuyển đến slide tiếp theo ấn phím Enter hoặc ấn phím spacebar, hoặc ấn phím ↓, hoặc ấn phím →, hoặc ấn phím
Page Down, hoặc kích trái chuột
Quay trở lại slide trớc đó ấn phím ↑, hoặc ấn phím ← , hoặc ấn phím
Page up
Làm đen màn hình trình diễn slide ấn phím B (ấn phím B để quay trở lại màn hình ban đầu)
Làm trắng màn hình trình diễn slide ấn phím W (ấn phím W để quay trở lại màn hình ban đầu)
Chuyển con trỏ chuột có dạng mũi tên
thành bút viết ấn tổ hợp phím Ctrl + P
Chuyển con trỏ từ bút viết thành mũi tên ấn tổ hợp phím Ctrl + A
ẩn con trỏ chuột trên màn hình trình diễn ấn phím A
Xoá nội dung bút viết vẽ trên màn hình
trình diễn ấn phím E
Đóng màn hình trình diễn ấn phím Esc
5.3.2. Trình diễn tự động
Với kỹ thuật trình diễn tự động, các Slide sẽ tự động chuyển đổi và trình diễn lặp đi lặp lại mà không cần ngời sử dụng dùng bàn phím hoặc con chuột điều khiển. Kỹ thuật trình diễn này phù hợp khi muốn trình diễn một báo cáo, thống kê làm số liệu
minh hoạ trong các buổi hội nghị.
Kỹ thuật trình diễn tự động đợc thiết lập nh sau:
Bớc 1: Thiết lập hiệu ứng chuyễn đổi giữa các slide cho tệp trình diễn.
- Vào thực đơn Slide Slide Transition. Thực hiện theo các hớng dẫn ở mục 4.1.2.
- Lu ý, để các slide có thể trình diễn tự động thì trong mục Advance (xem hình 5.8), kích chuột vào Automatically after và chọn thời gian chuyển đổi (nên để thời gian khoảng 3 phút), bỏ dấu tích khỏi On mouse click. Sau đó kích vào Apply to All để hoàn thành.
Hình 5.8
Bớc 2: Thiết lập trình diễn tự động
- Vào thực đơn Slide show Set up show. Hộp thoại Set up show xuất hiện (Hình 5.9).
- Trong mục Show type, kích chuột vào Browsed at a kiosk (full screen) để các slide tự động quay vòng trình diễn cho đến khi ấn phím Esc để ngừng trình diễn tự động.
- Trong mục Slides, kích chuột vào All để áp dụng cho tất cả các Slide
- Trong mục Advance slides, kích chuột vào Using timings, if present để kích hoạt tính năng trình diễn tự động.
- Kích chuột vào OK để hoàn thành.
5.3.3. Kỹ thuật trình diễn tuỳ chọn
Ngoài hai kỹ thuật trình diễn trên, PowerPoint còn cho phép tạo ra những show trình diễn tuỳ chọn dựa trên một tệp trình diễn gốc ban đầu nhằm đáp ứng nhiều mục đích trình bày khác nhau.
Kỹ thuật trình diễn tuỳ chọn đợc thực hiện nh sau:
- Vào thực đơn Slide Show Custom Shows. Hộp thoại Custom Shows xuất hiện (Hình 5.10)
Hình 5.10
- Kích chuột vào nút New, hộp thoại Define Custom Shows xuất hiện (Hình 5.11) 1.Chọn Slide bạn muốn xuất hiện trong show trình diễn 2. Kích chuột vào nút Add Những Slide này sẽ xuất hiện trong show trình diễn
Kích chuột vào mũi tên lên, xuống để thay đổi thứ tự xuất hiện các Slide trong show trình diễn
Hình 5.11
+ Trong mục Slide show name, đặt tên cho trình diễn đang tạo.
+ Chọn các Slide cần trình diễn trong mục Slide in presentation, sau đó kích chuột vào nút Add.
+ Các Slide đợc chọn sẽ hiển thị trong mục Slides in custom show. Bạn có thể thay đổi thứ tự các Slide bằng cách kích chuột vào các mũi tên lên, xuống.
- Kích chuột vào OK, hộp thoại Custom shows lại xuất hiện.
- Chọn tên show vừa tạo trong hộp thoại Custom shows, sau đó kích chuột vào nút show, PowerPoint sẽ hiển thị show trình diễn bạn vừa tạo trên màn hình.
5.4. In ấn Slide
Việc in ấn trên PowerPoint gần giống nh in trên Word. Bạn phải định dạng trang in, rồi mới thực hiện in ấn.
5.4.1. Định dạng trang in
Để định dạng trang in, mở mục chọn File Page setup, hộp thoại Page Setup
xuất hiện (Hình 5.12):
Hình 5.12
- Hộp Slides and sized for: chọn khổ giấy in ra máy in;
- Mục Width và Height để nhập vào chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Slides sized for:
- Mục Orientation để thiết lập hớng in: + Portrait: in theo chiều dọc;
Slide
- Nhấn OK để đồng ý các thiết lập.
5.4.2. In ấn
Để in nội dung các Slide ra máy in, bạn có thể thực hiện lệnh in theo 2 cách: Cách 1: Vào thực đơn File Print
Cách 2: ấn tổ hợp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện (Hình 5.13):
Hình 5.13
- Mục Printer: chọn máy in sẽ in - Mục Print range: chọn phạm vi in: + All: in toàn bộ các Slide;
+ Current Slide: chỉ in Slide hiện tại (đang chọn)
+ Slides: để in một phạm vi các Slide nào đó. Ví dụ: 1,3,5-12 - tức là sẽ in ra các Slide 1, Slide 3 và các Slide từ 5 đến 12.
- Mục Print what: chọn nội dung cần in trên các Slide:
+ Handouts: in nội dung các Slide, có thể in nhiều Slide lên trên cùng một trang