3.2.1. Chèn hình ảnh từ clipart
ClipArt là bộ su tập ảnh phân loại theo chủ đề, có sẵn trong PowerPoint. Để chèn ảnh từ ClipArt, làm nh sau
+ Vào thực đơn Insert Picture , cửa sổ ClipArt xuất hiện (Hình 3.2)
Hình 3.2
+ Kích chuột vào một chủ đề Clipart cần chèn, cửa sổ hiển thị tất cả các Clipart theo chủ đề đã chọn xuất hiện (Hình 3.3).
Hình 3.3
+ Kích chuột vào một ClipArt và chọn Insert để chèn.
3.2.2. Chèn ảnh từ tệp
Nếu có một tệp ảnh trên ổ đĩa, ta có thể chèn ảnh từ những tệp tin lu trên ổ đĩa, ta làm nh sau: Gõ chủ đề clipart cần chèn vào đây Hoặc chọn Clipart theo chủ đề đã liệt kê Chọn Clipart và kích chuột vào Insert
+ Chỉ ra th mục chứa tệp ảnh cần chèn và kích chọn tệp ảnh cần chèn, nh trong hình 3.4.
Hình 3.4
Để thiết lập các tuỳ chọn với ảnh vừa chèn sử dụng thanh công cụ Picture (xem hình 3.5)
Hình 3.5
3.3. Chèn chữ nghệ thuật WordArt
Để chốn một dũng chữ nghệ thuật (WordArt) bạn làm như sau:
Bước 1: Kớch chuột vào nỳt Insert WordArt trờn thanh cụng cụ Drawing, Kích chuột vào mũi tên để
chỉ ra đ ờng dẫn th mục chứa file ảnh cần chèn. Kích đúp vào tên
hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện (Hỡnh 3.6)
Hỡnh 3.6
Bước 2: Dựng con trỏ chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, bằng cỏch nhấn
vào ụ chứa kiểu chữ mà bạn muốn;
Bước 3: Gừ vào dũng chữ bạn muốn tạo ở mục Text trờn hộp thoại Edit WordArt Text:
Slide:
Để thiết lập các tuỳ chọn cho đối tợng WordArt, sử dụng thanh công cụ WordArt:
Hỡnh 3.8
3.4. Một số thao tác đối với các đối tợng đồ hoạ
- Đễ thay đổi kích thớc của ảnh sau khi chèn: kích chọn ảnh, định vị con trỏ chuột vào các nút điều khiển kích thớc ảnh, nhấn và giữ phím chuột trái, rồi kéo rê theo các hớng sao cho đạt đợc kích thớc mong muốn (rê vào phía trong ảnh sẽ thu nhỏ ảnh, rê ra phía ngoài sẽ phóng to ảnh). (Hình 3.9)
Hình 3.9
- Để di chuyển ảnh: kích chọn ảnh, định vị con trỏ chuột vào bên trong ảnh, nhấn và giữ phím chuột trái, rồi kéo rê đến vị trí mong muốn.
Đặt con trỏ chuột vào đây để thay đổi kích th- ớc ảnh.
Hình 3.10
- Sắp các ảnh thẳng hàng: thực hiện theo các bớc sau:
- Nhóm các đối tợng thành một đối tợng: thực hiện theo các bớc sau: 1. Chọn các đối tợng ảnh cần sắp xếp thẳng hàng bằng cách đồng thời giữ phím Shift và kích chuột vào từng đối tợng chọn
2. Chọn menu Draw trên thanh công cụ Drawing chọn Align or Distribute chọn vị trí sắp xếp của các đối tợng cần chọn
3. Kết quả các đối tợng đã đợc sắp thẳng hàng theo vị trí mong muốn
- Tạo hiệu ứng bóng đổ cho đối tợng (Hình 3.11)
Hình 3.11
+ Chọn đối tợng cần tạo hiệu ứng và kích chuột vào nút Shadow trên thanh công cụ Drawing.
+ Kích chuột vào một kiểu bóng đổ
1. Chọn các đối tợng muốn tạo thành một nhóm bằng cách giữ đồng thời phím Shift và kích chuột từng đối tợng chọn.
2. Chọn menu Draw trên thanh công cụ Drawing chọn Group
3. Kết quả là hai đối tợng đã đợc nhóm thành một đối tợng duy nhất.
ảnh th ờng ảnh với hiệu ứng bóng đổ
+ Kích chuột vào Shadow settings để thiết lập các tuỳ chọn
Hình 3.12
- Tạo hiệu ứng ba chiều (3-D) (xem hình 3.13)
Hình 3.13
+ Chọn đối tợng cần tạo hiệu ứng và kích chuột vào nút 3-D trên thanh công cụ Drawing.
+ Kích chuột vào một kiểu hiệu ứng 3-D
+ Kích chuột vào 3-D setting để thiết lập các tuỳ chọn Cha có hiệu
Hình 3.14
- Xoá ảnh: kích chọn ảnh, ấn phím Delete.
3.5. Chèn bảng
Trên PowerPoint, để chèn một bảng dữ liệu (table) vào Slide bạn phải sử dụng mục chọn Insert , tiếp theo qui trình xây dựng cấu trúc bảng, nhập nội dung và định dạng bảng đợc diễn ra nh làm trên Word.
3.6. Chèn đồ thị vào Slide
Kích chọn nút Insert Chart trên thanh công cụ chuẩn (hoặc chọn InsertChart trên thanh menu)
Đồ thị và bảng số liệu mặc định tơng ứng hiện ra. Có thể sửa các số liệu trên bảng số liệu mặc định bằng cách kích chuột vào các ô số liệu của bảng và gõ số liệu mới. Đồ thị sẽ thay đổi tơng ứng theo các số liệu mới.
Các thao tác thực hiện trên đồ thị tiếp theo tơng tự nh trong phần mềm soạn thảo văn bản Word.
3.7. Chèn tệp âm thanh vào Slide
Nếu máy tính của bạn có cạc âm thanh (card sound) và loa thì việc chèn thêm các tệp âm thanh vào các Slide trình diễn sẽ tạo đợc những hiệu quả sinh động cho bài trình diễn đáp ứng mục đích trình bày của bạn.
Để chèn một tệp âm thanh vào Slide, bạn thực hiện theo các bớc sau:
- Đặt con trỏ chuột vào vị trí trong một Slide bạn định chèn tệp âm thanh. thanh - Vào menu Insert Movies and Sounds Sound from file, cửa sổ Insert Sound xuất hiện
Hình 3.15
- Chọn tệp âm thanh lu trong ổ đĩa.
- Kích chuột vào OK, sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có muốn chơng trình PowerPoint tự động bật bản nhạc khi Slide đợc mở hay chỉ bật khi bạn kích chuột vào.
Hình 3.16
3.8. Chèn một đoạn phim vào Slide
Tơng tự nh chèn một đoạn nhạc vào Slide, để thực hiện chèn một đoạn phim bạn làm nh sau:
- Đặt con trỏ chuột vào vị trí trong một Slide bạn định chèn đoạn phim.
- Vào menu Insert Movies and Sounds Movie from Gallery, cửa sổ Insert movies xuất hiện.
Hình 3.17
- Chọn một chủ đề và đoạn phim phù hợp, kích vào nút Insert Clip, sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có muốn chơng trình PowerPoint tự động bật đoạn phim khi Slide đợc mở hay chỉ bật khi bạn kích chuột vào.
Hình 3.18
+ Kích chuột vào Yes để bật tự động. + Kích vào No để chỉ bật khi bạn ra lệnh.
- Khi hoàn thành việc chèn đoạn phim, tại vị trí bạn đặt con trỏ chuột ban đầu sẽ xuất hiện biểu tợng của đoạn phim vừa chèn.
Bài tập chơng 3
1. Mở tệp btchuong2.ppt đã làm trong chơng 2.
2. Chèn các hình ảnh clipart minh hoạ sau vào slide số 1 và số 6.
3. Sử dụng hình sau làm nền cho Slide số 2
4. Chèn biểu đồ cho Slide số 3, theo các số liệu sau
5. Trang trí tuỳ chọn thêm cho các Slide
6. Lu tệp vừa chỉnh sửa với tên btchuong3.ppt
Văn phòng 102.1 132.4 Hội nghị 42.8 55.6 Đào tạo 82.6 108.2
Chơng 4
Sử dụng các định dạng slide mẫu và thiết lập Slide master
Trong chơng trớc, bạn đã biết các kỹ thuật để xây dựng và định dạng các Slide. Đó là những kiến thức cơ bản giúp bạn có thể xây dựng những b i trình diễn theo ýà
tởng của mình. Phần này sẽ giới thiệu các bạn cách sử dụng những mẫu Slide định dạng sẵn (Template Slide) đi kèm với phần mềm PowerPoint và cách thiết lập định dạng Slide mặc định khi đang làm việc (Master Slide).
4.1. Sử dụng các mẫu Slide định dạng sẵn (Template Slide)
PowerPoint cung cấp rất nhiều các mẫu Slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh vực báo cáo khác nhau nh: báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá đào tạo… Bạn nên sử dụng tối đa các mẫu có sẵn này vào Slide của mình vì nó rất đa dạng về mẫu mã và đợc thiết kết rất công phu, hợp lý.
Cách sử dụng một Slide đã đợc định dạng sẵn nh sau:
Bắt đầu tạo một tệp trình diễn mới sử dụng một mẫu Slide đã định dạng sẵn :
Bớc 1: Vào thực đơn File New, trên hộp thoại New Presentation, chọn thẻ
Design Templates:
Hình 4.1
Bớc 2: Dùng chuột để chọn một mẫu Slide bạn muốn. Chú ý: khi chọn mẫu nào, hộp Preview sẽ hiển thị bố cục và định dạng mẫu Slide đó, bạn có thể tham khảo nhanh ở đây (hình trên đang chọn mẫu Dads Tie). Chọn xong, kích chuột vào OK
để tiếp tục;
Bớc 3: Thực hiện chọn bố cục (Layout) từng Slide cần chèn lên tệp trình diễn và soạn thảo nội dung cho các Slide nh đã trình bày ở Chơng 2:
Đang tạo tệp trình diễn, muốn áp dụng một mẫu Slide định dạng sẵn cho tệp trình diễn này:
Bớc 1: Mở tệp trình diễn cần làm việc, vào thực đơn Format Apply Design Template, hộp thoại Apply Design Template xuất hiện (Hình 4.2).
Hình 4.2
Bớc 2: Dùng chuột để chọn một mẫu Slide bạn muốn. Bạn có thể tham khảo nhanh ở đây (hình trên đang chọn mẫu Artsy.pot). Chọn xong, kích chuột vào
Apply để đồng ý. Khi đó toàn bộ các Slide trên tệp trình diễn đang mở sẽ đợc tự động chuyển theo mẫu định dạng Slide vừa chọn.
4.2. Slide chủ (Slide Master)
Slide master có thể hiểu nh một Slide chủ cho một tệp trình diễn. Thông thờng khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các Slide theo
hiểu là một Slide master. Vì mỗi mẫu Slide này có sẵn các định dạng cho trớc và có thể áp đặt kiểu định dạng đó cho toàn bộ các Slide trên một tệp trình diễn cho trớc.
Với Slide master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng bảng biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục Slide chuẩn (AutoLayout) của PowerPoint. Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào Slide. Khi đó, định dạng và bố cục toàn bộ các Slide trên tệp trình diễn sẽ đợc thay đổi theo nh Slide master. Cách thiết lập Slide master nh sau:
Bớc 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Kích hoạt mục chọn View
Master Slide master, màn hình làm việc với Slide master xuất hiện với các thành phần nh sau (hình 4.3)
Hình 4.3
Bớc 2: Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục Slide, soạn thảo nội dung cho nền Slide bao gồm:
(1) Toàn bộ Master Slide, nơi bạn sẽ thiết lập các định dạng Slide chuẩn; (2) Cửa sổ cho phép xem trớc kết quả;
(3) Thanh công cụ Master. Khi nào thiết lập xong nội dung cũng nh định dạng cho Slide master, nhấn nút Close trên thanh công cụ này để trở về với tệp trình diễn đang soạn thảo;
(4) Tiêu đề của Slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho tiêu đề này nh phông chữ, màu sắc, kích cỡ, vị trí,..;
(5) Các cấp Bullet của Slide. Nơi sẽ chứa phần lớn nội dung văn bản sẽ hiển thị trên mỗi Slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho từng cấp bullet này;
(6) Nơi bạn có thể chèn thông tin ngày giờ cho Slide; (7) Nơi bạn có thể chèn thông tin tiêu đề cuối cho Slide; (8) Nơi bạn có thể chèn số thứ tự của mỗi Slide.
Các mục (6), (7), (8) sẽ đợc hiển thị trên màn hình nền (Background) của mỗi Slide. Hơn nữa, bạn có thể chèn các hình ảnh (ví dụ nh logo của công ty) hoặc các biểu bảng, hình vẽ,... lên Slide. Khi đó các thông tin này sẽ đợc hiển thị làm nền cho mỗi Slide (bạn không thể chỉnh sửa đợc khi thiết kế các Slide, chỉ sửa đợc trên màn hình Slide master này)
Dới đây là một mẫu Slide master sau khi đã đợc thiết lập (xem hình 4.4 và hình 4.5).
Hình 4.4
Sau khi tạo xong Slide master nh trên, kích chuột vào nút Close trên thanh công cụ Master, toàn bộ Slide trên tệp trình diễn đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt nh Slide master vừa tạo.
Chèn ngàytháng vào
đây nếu cần Chèn tiêu đề cuối, nếu cần Chèn số thứ tự Slide, nếu cần
bài tập chơng 4
1. Mở tệp btchuong3.ppt đã làm trong chơng 3. 2. Chọn mẫu Template cho các Slide
3. Sử dụng slide master định dạng lại cho các thành phần trong mỗi Slide 4. Lu tệp vừa chỉnh sửa với tên btchuong4.ppt
chơng 5
trình diễn slide 5.1. Thiết lập hiệu ứng trình diễn
5.1.1. Hiệu ứng động cho các thành phần trong Slide
Một tính năng đợc nhiều ngời dùng a chuộng trong các bài trình diễn của PowerPoint, đó là các Slide trình diễn không chỉ bao gồm các dòng chữ đứng yên buồn tẻ, trái lại chúng có thể “nhảy múa” dới sự điều khiển của ngời trình diễn đồng thời có thể phát ra các âm thanh vui tai, sinh động. Cụ thể hơn, ngời dùng có thể đa vào các hiệu ứng động sao cho lúc trình diễn, sau mỗi lần nhấn chuột hay kích chuột, các thành phần văn bản lần lợt hiện ra theo nhiều kiểu khác nhau: bay ra từ bên trái, từ bên phải, từ trên xuống, dới lên, theo kiểu xoáy trôn ốc,..kèm theo nhiều loại âm thanh. Tuy nhiên cái gì cũng có mặt thuận và mặt nghịch của nó, rằng bạn cũng không nên quá lạm dụng vào các hiệu ứng động (hay còn gọi là hiệu ứng hoạt hoạ) này, tránh trờng hợp ngời xem cảm thấy nhàm chán.
Để kích hoạt tính năng hoạt hoạ, vào thực đơn Slide shows , hộp thoại Custom Animation xuất hiện (Hình 5.1).
Hình 5.1
- Danh sách Check to animation Slide objects: chứa danh sách các đối tợng thông tin trên Slide của bạn. Muốn thiết lập hiệu ứng cho đối tợng thông tin nào, bạn phải chọn nó (checked) trên danh sách này.
- Thẻ Effect ở dới (xem hình 5.1), giúp thiết lập hiệu ứng hoạt hoạ cho đối tợng đang đợc chọn ở danh sách Check to animation Slide objects.
Cách thiết lập nh sau:
+ Hộp cho phép chọn kiểu hiệu ứng. Ví dụ nh: Fly – bay;
Split – phân nhỏ; …
+ Hộp chọn hớng trình diễn đối tợng bắt đầu từ đâu?
+ Hộp có thể chọn một đoạn nhạc khi
hiệu ứng này xuất hiện;
+ Phần After animation hiển thị đối tợng theo các định dạng tuỳ chọn sau khi đã thực hiện hiệu ứng động
. Don’t Dim: có định dạng nh ban đầu . More Colors: đổi màu khác
. Hide after animation: ẩn đi sau khi thực hiện hiệu ứng động . Hide on next mouse click: ẩn đi sau khi kích chuột.
+ Phần Introduce text cho phép chọn thành phần thực hiện hiệu ứng của từng đối tợng
. All at once: Hiệu ứng thực hiện đồng thời với cả đối tợng . By word: Hiệu ứng thực hiện với từng từ của đối tợng . By letter: Hiệu ứng thực hiện với từng chữ của đối tợng.
Nhớ kích chuột vào nút Preview để xem trớc kết quả sau mỗi lần thiết lập hiệu ứng.
Hình 5.2
- Thẻ Order & timing cho phép thiết lập thứ tự trình diễn giữa các đối tợng trên Slide (xem hình 5.2).
+ Thứ tự đợc đánh số 1, 2,.. ở danh sách Animation order: đối tợng nào đứng tr- ớc sẽ đợc trình diễn trớc. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi thứ tự này khi sử dụng các nút ở mục Move;
+ Mục Start animation để thiết lập sự kiện để trình diễn các đối tợng trên Slide: nếu chọn On mouse click – tức là để hiển thị và trình diễn đối tợng này trên Slide bạn phải nhấn chuột trái; nếu bạn nhập thời gian vào mục Automatically thì sau khoảng thời gian đó, đối tợng sẽ tự động trình diễn (không phải nhấn chuột).
- Cuối cùng kích chuột vào Preview để xem lại các kết quả đã thiết lập; - Kích chuột vào OK để hoàn thành.
5.1.2. Hiệu ứng động chuyển đổi giữa các Slide
Các hiệu ứng động cũng có thể đợc đa vào khi chuyển tiếp giữa các Slide lúc trình diễn. Điều đó có nghĩa là, khi ngời trình diễn bấm một phím để chuyển Slide, Slide mới “bay” ra thay chỗ cho Slide cũ, hiệu ứng động chính là các cách “bay ra” của Slide mới này.
Cách làm nh sau: Vào thực đơn Slide Show Slide Transition, hộp thoại Slide Transition xuất hiện (hình 5.3):
Hình 5.3
- Hộp Effect, cho phép thiết lập một số hiệu ứng khi trình diễn Slide. Hãy chọn kiểu hiệu ứng ở hộp chọn này: . Tiếp theo có thể chọn tốc độ