Giáo trình giao tiếp thuyết trình

0 CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP I KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP Khái niệm: Giao tiếp sở mối quan hệ người với người Từ lúc sinh kết thúc đời, người tồn cá thể riêng biệt mà thành phần gia đình, tổ chức, xã hội… Giao tiếp bao gồm hoạt động trao đổi thông tin giúp người chia sẻ với suy nghĩ, tình cảm, hiểu biết, kinh nghiệm, vốn sống, tri thức… để tạo nên hiểu biết, thúc đẩy hợp tác với nhau, từ đạt thành cơng cơng việc sống Giao tiếp hoạt động diễn thường xuyên liên tục sống xã hội, môi trường tự nhiên bao gồm hành vi cử chỉ, thái độ mối liên hệ trình vận động không ngừng chủ thể Hoạt động giao tiếp diễn khắp nơi liên tục, chiếm phần lớn thời gian hoạt động Người ta ước tính hoạt động giao tiếp chiếm đến 90% thời gian làm việc ngày nhà quản lý cao cấp Nói tóm lại, giao tiếp hoạt động cần thiết, nhu cầu thiết yếu sống người, gắn liền với tồn phát triển xã hội loài người Tymson Lazar, hai nhà nghiên cứu truyền thông người Australia, định nghĩa hoạt động giao tiếp người sau: Hoạt động giao tiếp người bao gồm hoạt động nói, nghe, nhìn, cảm nhận phản ứng với nhau, kinh nghiệm môi trường họ Cùng với phát triển xã hội loài người, với đời tổ chức có quy mơ sức ảnh hưởng ngày lớn có mối quan hệ chặt chẽ với xã hội, công ty sản xuất hàng hóa phục vụ người tiêu dùng, tập đồn kinh tế đa quốc gia, quan phủ, đảng phái, sở y tế cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe cộng đồng… nhu cầu giao tiếp không dừng lại cá nhân Các tổ chức có nhu cầu giao tiếp với cơng chúng - người, nhóm người mà tổ chức có ảnh hưởng thân họ tác động đến lợi ích, tồn vong tổ chức Nói cách khái quát, giao tiếp nhu cầu tất yếu “chủ thể” Ta đưa khái niệm giao tiếp sau: Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin chủ thể, thơng qua ngơn ngữ nói, ngơn ngữ viết ngơn ngữ biểu cảm Qua chủ thể tham gia giao tiếp hướng tới đồng thuận mà mong muốn Các nhà nghiên cứu đưa so sánh hoạt động giao tiếp sau: - Tiếp nhận thông tin qua ngơn ngữ nói (âm thanh) chiếm 38% - Tiếp nhận thông tin qua chữ viết chiếm 7% - Tiếp nhận thông tin ngôn ngữ biểu cảm (cử chỉ, điệu bộ, hình ảnh) chiếm 55% Nội dung hoạt động giao tiếp: + Giao tiếp trình truyền nhận thông tin chủ thể tham gia + Thơng qua q trình giao tiếp chủ thể mong muốn hướng tới đồng nhận thức, đồng thuận quan điểm, quan niệm chủ thể: Giao tiếp để thuyết phục lòng người, tạo mối quan hệ tương đồng nhận thức bên tham gia trình giao tiếp + Phương tiện chủ yếu sử dụng q trình giao tiếp ngơn ngữ (Ngơn ngữ nói, ngơn ngữ viết ngơn ngữ biểu cảm): Thơng qua lời nói, chữ viết, cử chỉ, điệu bộ, người hình dung mà bên quan tâm Mục đích giao tiếp Giao tiếp hoạt động cần thiết quan trọng đời sống xã hội, mơi trường tự nhiên nói chung hoạt động sống người nói riêng • Trao đổi thơng tin: - Trao đổi thơng tin mục đích hoạt động giao tiếp - Nhờ có hoạt động trao đổi, truyền đạt thông tin chủ thể tham gia giao tiếp có hội cập nhật bổ xung thơng tin nhằm không ngừng nâng cao hiểu biết nhận thức cho thân • Thiết lập trì phát triển mối quan hệ: - Đây hoạt động quan trọng, đáp ứng nhu cầu thiết yếu người Hành vi cử để xây dựng mối quan hệ lời chào hỏi, tạo mối quan hệ trở nên tốt đẹp hai bên • Thuyết phục hướng tới mục đích chung: Mỗi người có nhận thức, quan niệm, quan điểm khác Muốn họ có mục đích, nhận thức, đồng thuận với mình, phải có hoạt động giao tiếp để động viên thuyết phục họ • Giao tiếp để tạo tín nhiệm: Mỗi người, dù cương vị hay lĩnh vực hoạt động khơng người khác tín nhiệm, tin tưởng khó hạnh phúc thành đạt Muốn tạo tín nhiệm, tin tưởng người khác, chủ thể giao tiếp phải khai thác kiến thức cần thiết ứng dụng cách tốt hoạt động giao tiếp • Thay đổi phá vỡ chấm dứt mối quan trước đó: Từ mối quan hệ gắn bó, thân thiện vốn có khơng thường xun trì, củng cố, tạo niềm tin không cao dẫn đến quan hệ mờ nhạt chí va chạm, bất đồng Và cuối hai bên buộc phải dùng giao tiếp để thay đổi phá vỡ chấm dứt mối quan hệ trước Giao tiếp q trình khép kín diễn thông qua hoạt động chủ thể tạo nên tác động khách quan mang lại Trong Lý thuyết toán học giao tiếp xuất năm 1949, hai tác giả Shannon Weaver bước q trình giao tiếp, bao gồm: nguồn phát, mã hóa, thông điệp, kênh, nhiễu, giải mã, đối tượng tiếp nhận phản hồi Sau đó, ba nhà nghiên cứu Cutlip, Center Broom tiếp tục bổ sung để làm sáng tỏ chế q trình giao tiếp Mơ hình q trình giao tiếp mơ tả sau: Nguồn phát (chủ thể người gửi) gửi thơng điệp mã hóa đến đối tượng tiếp nhận (người nhận) thông qua phương tiện truyền thông Người nhận giải mã thông điệp có phản hồi người gửi Q trình gửi nhận thơng điệp bị cản trở ảnh hưởng yếu tố gây nhiễu Ngoài ra, phải yếu tố khung nhận thức ảnh hưởng tới chất lượng trình giao tiếp Chủ thể (sender) Thông tin Truyền đạt thơng tin Mã hố Giải mã (Decoding) encoding (Message) Phương tiện truyền tin(Chanel) Người nhận (Receiver ) Người nhận thông điệp Thông điệp Liên hệ ngược Nhiễ u Phản ứng đáp lại (feedback) 10 Mơ hình q trình giao tiếp Muốn giao tiếp hiệu chủ thể tham gia giao tiếp cần nắm yếu tố cấu thành vai trò, vị trí, chức năng, cách sử dụng q trình giao tiếp - Người truyền tin - Chủ thể (Sender): Người truyền tin chủ thể tạo quan hệ giao tiếp đồng thời khách thể tiếp nhận thơng tin phản hồi từ phía người nhận tin - Nội dung thông tin - Thông điệp (message): Nội dung thông tin chủ đề giao tiếp đồng thời mục tiêu hướng tới chủ thể Đây vấn đề cốt lõi hoạt động giao tiếp - Kênh thông tin (channel): Việc lựa chọn kênh thông tin vấn đề quan trọng, có ý nghĩa định tới việc nhận thơng tin cách xác hay khơng Vì kênh thơng tin gì? Người truyền tin phải vào tính chất, nội dung thơng tin, địa vị, lực tiếp thu thông tin người nhận tin yếu tố môi trường lựa chọn kênh thông tin phù hợp Kênh thông tin cách thức truyền tải thông tin bao gồm: - Kênh thông tin ngơn ngữ viết: Như hợp đồng, thư tín, sách báo, tài liệu … - Kênh thông tin ngơn ngữ nói: Lời nói truyền trực tiếp hay gián tiếp qua điện thoại, micro, băng, đĩa … - Kênh thông tin băng ngôn ngữ biểu cảm: Cử chỉ, điệu bộ, âm thanh, ánh sang, nét mặt… Khi lựa chọn kênh thông tin cần lưu ý tới nội dung, hoàn cảnh truyền tin với yếu tố sau đây: • Tiện lợi: dễ sử dụng, có sẵn, khơng phải chuẩn bị nhiều… • Có khả khai thác thơng tin phản hồi • Tập qn, thói quen, tâm lý: phù hợp với người nhận thơng tin… • Yếu tố môi trường: hạn chế tối đa yếu tố gây nhiễu ảnh hưởng tới q trình giao tiếp • Thơng tin khó: phải chọn kênh để truyền tải cho hiệu • Dự trữ thơng tin phục hồi thơng tin: trường hợp người nhận khó tiếp nhận thơng tin • Số lượng người nhận thơng tin: nhiều hay để lựa chọn, trực tiếp hay qua micro, đài, tivi • Thời gian, thời điểm lựa chọn kênh để phát huy hiệu giao tiếp • Khoảng cách: xa hay gần • Chi phí: mức độ phí cho việc lựa chọn kênh Kỹ giao tiếp: Có nhiều cách giao tiếp, biện pháp khác sử dụng trình giao tiếp để đem lại hiệu Việc lựa chọn cách giao tiếp, biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu tốt kỹ giao tiếp Hay nói cách khác: - Kỹ giao tiếp, cách thức, phương pháp, giả định lựa chọn cho giao tiếp nhằm đạt kết cao theo mục tiêu đề Vậy kỹ giao tiếp khái quát sau : Kỹ giao tiếp việc nghiên cứu lựa chọn tập hợp hành vi, cử chỉ, thái độ định để sử dụng vào hoạt động giao tiếp định, nhằm hướng đến mục tiêu định II MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ CỦA CON NGƯỜI TRONG GIAO TIẾP Thích giao tiếp với người khác Một em bé hai tháng tuổi chưa biết ý thức xã hội, tính giai cấp, chắn em bé mỉn cười, mẹ “nói chuyện” với bé, bé chăm chăm nhìn theo vẻ nuối tiếc, chí ịa lên khóc mẹ bé làm việc khác Một cụ già loay hoay với chậu cảnh tưởng chừng khơng có đời thú hơn, mà bạn thử lân la hỏi chuyện cay cảnh xem, cụ sẵn sàng nói với bạn buổi, sẵn sàng tiếp bạn chè ngon, thuốc thơm Từ lâu ông cha ta tổ chức nhiều hội, hè, đình, đám, chẳng cắt cử phân công mà người già trẻ trai gái nô nức tham gia cách tự nguyện với lịng say mê, thích thú, khơng sợ phí tổn thời gian, tiền bạc Những nét sinh hoạt giao lưu tồn ngày ngày phong phú đa dạng hơn, quy mô lớn thắm đậm tình người Tất điều khơng có khó lý giải Bởi người sống mối quan hệ ràng buộc với giới xung quanh, khơng có người ta không tồi Giao tiếp với người khác nhu cầu thiếu chất người Cái sợ người nỗi cô đơn Biết cách làm cho người khác thỏa mãn nhu cầu giao tiếp cách tìm họ thích, làm họ muốn bí phép xử Phần đơng hiểu điều đó, hành động lại nói đến điều thích, nghĩ điều muốn Như tiếp xúc dễ sớm đến hồi kết thúc, hiệu không theo mong đợi Thích người khác khen quan tâm đến “Kẻ không quan tâm đến người khác, gặp nhiều điều khó khăn đời, mà cịn người có hại cho xã hội Hết thảy kẻ thất bại thuộc hạng người đó” (Albred Adler - Chân nghĩa đời) Nếu hiểu nghĩa câu nói ln tìm cách hành động thế, chắn bạn nẵm vững thuật xử thế, bạn thấu hiểu tâm lý người muốn người khác khen quan tâm đến Tuy nhiên quan tâm, khen ngợi người khác có giá trị diễn ta mức, chỗ, hoàn cảnh phải thực xuất phát từ lịng tốt, chân thực, khơng mang mục đích để lợi dụng hay xu nịnh Có vị Hồng thượng chán ghét đời thường đua chen, bỏ lên núi tu tiên, tự cho tục, bỏ tính tham lam vốn có người Một hơm, vị Hoàng thượng bảo với đệ tử “Người đời vốn đầy tiếng tham lam, kẻ hám lợi, người hám danh, họ thích lời khen Ngay bậc ẩn sĩ, bậc tu hành mong người ta biết đến Họ muốn giảng kinh, thuyết pháp trước đám đông, không muốn ẩn am nhỏ mà đàm đạo với đệ tử lúc đây” Đệ tử đáp: “Bạch thầy, thực thầy bậc tuyệt lòng hám danh đời” Vị Hồng thượng vuốt râu, rung đùi, miệng cười mãn nguyện Con người thích đẹp Trong hành trình nhân loại tới hồn thiện, người ln ln hướng tới đẹp Làm đẹp cho thân, cho người xung quanh, cho cộng đồng xã hội mục tiêu phấn đấu, niềm hạnh phúc người Nếu ngày bạn khơng cịn say sưa tìm kiếm đẹp thực cho (từ vẻ đẹp nội tâm, hình thức, phong cách…) ngày bất hạnh chờ sẵn bạn Chính “cái đẹp cứu vớt giới”, đẹp động lực, mục tiêu cho nhân loại tự vươn lên để hoàn mỹ hơn, thánh thiện hơn, đáng yêu Ai muốn đẹp mắt người, thích làm cho thứ xung quanh đẹp lên Mẹ chợ mua cho bé quần áo đẹp, bé muốn mặc “khoe” với người nhà, với bạn bè bé với niềm vui khôn tả Các cụ già chuẩn bị với tổ tiên muốn cháu sắm trước cho quần áo thật đẹp, quan tài thật tốt, có sơn son thiếp vàng lộng lẫy Cịn bạn trẻ sao? Hẳn người số không bị hút mẫu mốt thời trang, thi hoa hậu khắp Như đẹp không quyến rũ riêng ai, mà làm say lịng Làm cho đẹp hơn, cho người đẹp hơn, cho giới xung quanh đẹp quyền mà trách nhiệm người Đương nhiên đẹp đẹp toàn diện tâm hồn, thể chất, hình thức phong cách Nắm bắt tâm lý đó, cần có trách nhiệm làm đẹp cho tạo điều kiện cho người xung quanh, cho môi trường xung quanh đẹp lên đời có đẹp vĩnh Xin đừng tỏ ghen tỵ bi quan trước đẹp người khác, trước vẻ đẹp xung quanh Thích tị mị, thích điều lạ, thích mà khơng có, có lại muốn hai Lịng ham muốn người vô tận, tựa hồ thùng không đáy đổ chẳng đầy Con người ln muốn tìm tịi, khám phá điều lạ, khơng hài lịng với có lặp lại cách nhàm chán, tẻ nhạt Người đời thường coi nhẹ mà có thèm muốn, khao khát mà khơng có: ốm nằm giường bệnh coi trọng sức khởe, gần chết thèm sống ngồi nhà tù thấm thía ý nghĩa sống tự Ăn cơm đôi lúc thèm phở Làm việc suốt năm, nhà muốn du lich thật xa, điều dễ hiểu Chúng ta cần hiểu điều để lôi thuyết phục tạo hiệu hoạt động giao tiếp, tạo “lực hấp dẫn” với người xung quanh Phải truyền thuyết xưa kể rằng, chàng A-đam ăn phải trái cấm mà bị đẩy xuống trần gian khơng có lý? Vì tính tị mị, thích khám phá người mà nhân loại đạt đến trình độ ngày nay… Cuối kỷ XVIII nhà nông học kiêm kinh tế học người Pháp Ăng-toan Pac-măng-chine có thời bị cầm tù Đức nên ông biết rõ giá trị dinh dưỡng khoai tây Khi nước, ông sức thuyết phục Hoàng đế Pháp cho dân trồng sử dụng khoai tây, gặp phải chống đối mãnh liệt giáo phái y học Đấu lý khơng được, ơng dùng thủ thuật tâm lý, Ơng xin nhà vua cho trồng thử nghiệm đất Xablông, xin đội lính ngự lâm mặc lễ phục uy nghi suốt ngày canh gác, cấm ngặt nông dân không lai vãng Rồi vơ tình, tiết lộ vài điểm tuyệt vời giống quý dành cho vua ban đêm canh gác sơ hở Tình lập lờ, úp mở gây tị mị cho dân quanh vùng họ rủ vào lấy trộm Chỉ sau khoảng vài năm giống khoai tây nhân rộng khắp vùng Nhà nông học kiêm kinh tế học hiểu sâu sắc tâm lý tò mò người nên vận dụng tài tình có hiệu cho mục đích Con người ln sống biểu tượng, yêu thích kỷ niệm Tại người thường tặng (kỷ niệm) cho vật trước tạm xa hay gặp lại? Tại người thường coi trọng việc tổ chức đám cưới, đám tang, giỗ tết, sinh nhật…? người muốn gắn bó với biểu tượng, kỷ niêm Nhờ kỷ niệm biểu tượng đẹp mà người chia sẻ, hịa đồng gắn kết bên Đặc biệt lực hút mạnh để nhớ, để mong gặp nhau, gần gũi mãi Trong thực tế nhiều kỷ niệm khó qn in tạc lịng người, kỷ niệm trở thành kỷ vật thiêng liêng, vô giá người Trong giao tiếp lên tạo cho nhau, để lại cho kỷ niệm đẹp sợi dây vơ hình thắt chặt quan hệ Chẳng mà dù “Nhà nàng cạnh nhà - Cách dậu mồng tơi xanh rờn” họ chẳng chịu lặng lẽ xé dậu mồng tơi để sang với mà phải “xe đưa, ngựa đón”, có đơng đúc họ hàng, người thân Các cặp vợ chồng trẻ có xung đột bình tĩnh tạo cho khoảng khắc tĩnh lặng để ôn lại nhứng kỷ niệm đẹp thời yêu Hãy nhớ lại thề trước Chúa, trước Tổ tiên, cha mẹ với chứng kiến bao bạn bè người thân Tất kỷ niệm có sức mạnh thần kỳ giữ họ lại, giúp họ tìm cách làm lành với Con người đặt niềm tin hy vọng vào điều mà họ theo đuổi Bất kỳ việc làm dù to hay nhỏ, dù trước mắt hay lâu dài, người phải xây dựng niềm tin hy vọng vào kết tốt đẹp đến Chỉ có họ có đủ sức mạnh nhiệt huyết phấn đấu theo đuổi thực “Khơng tàn phá sức khỏe bạn đánh niềm tin, không hy vọng vào sống vào tương lai” Tại suốt thời kỳ chống Mỹ hàng ngàn, hàng vạn bạn gái lại chịu đựng được, chờ đợi không hẹn ngày người yêu Nếu có ý quan trọng ý lại, bạn nên dành phần nhiều thời gian để trình bày hồn chỉnh Hãy dùng ý phụ hỗ trợ để giải thích, bổ xung cho ý • Gối ý Đây kết cấu sử dụng nhiều Theo cách này, ý thứ gối lên phụ thuộc mức độ đinh vào ý thứ hai Cụ thể, ý thứ hai trình bày phần để giải thích cho ý thứ Các ý trình bày tương tự nói ý lại với chặt chẽ Kiểu kết cấu Trình bày ý riêng lẻ Ứng dụng thực tế Kiểu kết cấu thường hữu ích cho thuyết Các ý trình bày theo trình có tính thức, buổi trị chuyện có tính trình tự phù hợp với giáo dục giảng lý thuyết quản trị Nếu cử tọa ghi lại điều trình bày, diễn giả nên chủ thể định giúp họ cách tóm tắt lại ý giới thiệu ngắn gọn trước trình bày ý Nhấn mạnh ý Kiểu kết cấu áp dụng buổi nói Ý tiếp nối chuyện với nhân viên cần thiết phải nâng cấp dịch vụ khách hàng Kết cấu mang tính nhấn mạnh vài ý khác phù hợp trường hợp cử tọa có đầy đủ thơng tin chủ đề thuyết trình Điều giúp họ dễ tiếp thu chi tiết Khi muốn trình bày khía cạnh khác chủ đề, bạn áp dụng cấu trúc đem lại hữu ích Gối ý Kiểu kết cấu thích hợp với buổi nói Các ý xây dựng theo chuyện thân mật trước mặt cử tọa có quy mơ nhỏ, kết cấu gối ý bổ xung buổi hội họp đồng nghiệp, người quen với vấn đề trình bày ngồi cho chặt chẽ nghe thuyết trình tương đối phức tạp Các ý gối khuyến khích cử tọa tranh luận tham gia vào buổi thuyết trình • Sử dụng hình thức kể chuyện 88 Kỹ thuật hình thức trình bày theo ba phần rõ rệt: mở đầu, nội dung kết thúc Kỹ thuật sử dụng phổ biến kể chuyện Điều quan trọng cần tuân thủ hình thức soạn thảo để đảm bảo thành công cho buổi thuyết trình Câu chuyện bắt đầu phần mở đầu thuyết trình Phàn câu chuyễn gồm chủ đề bà ý tưởng trọng tâm (bạn sử dụng kiểu kết cấu để đem lại hiệu cao nhất) Phần cuối gồm kết luận, nêu lại chủ đề cần thiết trả lời câu hỏi cử tọa Bạn nhớ, nên có dấu hiệu rõ ràng để cử tọa biết bắt đầu kết thúc phần toàn buổi thuyết trình • Sử dụng biểu tượng Hãy tập trung suy nghĩ xây dựng kết cấu thuyết trình Có thể chọn hình ảnh quen thuộc để hỗ trợ cho ý tưởng, chẳng hạn mèo thể hành vi theo Hãy tìm điểm tương đồng ý biểu tượng để sử dụng hinh minh họa hợp ý sống động Phác thảo đề cương Chuẩn bị đề cương phác thảo nội dung từ thơng tin định trình bày việc làm hữu ích Điều giúp bạn nắm rõ cấu trúc thuyết trình bắt tay vào soạn thảo nhớ lại nội dung thuyết trình Hãy xác định ba bốn ý chính, ví dụ A, B, C D sau ý xác định tiếp đề phụ (1, 2, 3) tiếp tục với ý nhỏ đề phụ i, ii, iii,… Khi phác thảo đề cương, cố gắng viết đơn giản cho cần nhìn qua, bạn đọc • Mở đầu hiệu Tạo ấn tượng tốt từ bước khởi đầu có ý nghĩa quan trọng, thái độ tích cực tự tin cách tốt để gây ấn tượng tốt với cử tọa Điều đồng nghĩa với việc bạn phải chuẩn bị công việc tâm lý thật tốt Tuy nhiên, diễn giả không chuyên thường chọn cách viết hai câu mở đầu, sau nắm rõ ý trình bày bày tự nhiên Theo cách này, họ không tập nhiều vào câu từ thảo Hãy xếp để có khởi đầu sn sẻ hiệu quả, giúp cử tọa hình dung sơ qua thuyết trình, ý mà bạn trình bày Bạn kể câu chuyễn hóm hỉnh đẻ phá vỡ khoảng cách lơi ý cử tọa bạn lưu ý, mức độ tập trung ý cử tọa thời 89 điểm khởi đầu khơng cao, tốt bạn để danh ý quan trọng để trình bày sau buổi thuyết trình bắt đầu khoảng vài phút • Kết thúc ấn tượng Phần kết thúc cô đọng, ấn tượng quan trọng không so với phần mở đâu Điều quan trọng phải làm cho cử tọa biết thuyết trình dần vào phần kết thúc Bạn sử dụng câu như: “Về ý cuối cùng…” “Để kết luận” nhằm thơng báo cho cử tọa rằng, bạn tóm tắt lại vừa trình bày Chắc chắn cử tọa ý tập trung để nắm bắt lại điều bỏ sót thuyết trình 2.1 Soạn thảo thuyết trình Để cử tọa tiếp nhận trọn vẹn nội dung thuyết trình, bạn cần lưu ý đến ngôn ngữ thể Bài thuyết trình cần thể theo lối văn nói tự nhiên, truyền cảm phù hợp với việc trình bày lời nói Lưu ý, có khác biệt lớn việc soạn thảo diễn văn việc đọc diễn văn • Bắt tay vào soạn thảo Khi cơng việc nghiên cứu hồn tất đề cương thuyết trình phác thảo, bạn sẵn sàng bắt tay vào việc soạn thảo chi tiết Hãy cố gắng hình dung từ mà bạn muốn cử tọa nghe Dành thời gian tĩnh lặng để suy ngẫm điều viết sau bắt đầu soạn thảo, trước tiên cách viết lại tất bạn muốn đưa vào Nếu bạn chưa nắm cách viết diễn văn, bước đầu xác định khác biệt văn nói văn viết Cố gắng nghĩ nhiều cách khác để diễn tả ý, sau chọn cách mà bạn thấy áp dụng cách tự nhiên Điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói Ngữ pháp Nói: “Tôi làm việc với hệ thống kế Hãy cố tránh câu toán…” mặt ngữ pháp đọc lên Thay vì: “Hệ thống kế tốn mà tơi làm cứng nhắc Để tạo ấn tượng là…” 90 trực tiếp, sử dụng thứ Nói: “Các anh phải cơng nhận vấn đề nhất, thứ hai (Tôi bạn) này…” động từ chủ động Thay vì: “Điều quan trọng phải cơng nhận vấn đề này…” Cú pháp Nói: “Chi phí thấp sản lượng tăng – Ln đặt kiện quan điều cần phải làm” trọng hay thú vị lên Thay vì: “Chúng ta cần cắt giảm chi phí Không nên mở đầu câu nâng cao sản lượng” mệnh đề phụ lời lẽ Nói: “Điều tạo khác biệt hồn cần để ngoặc đơn tồn” Thay vì: “Mặc dù chi tiết nhỏ song tạo khác biệt” • Sắp xếp thơng tin Sau hồn tất thảo đầu tiên, bạn nên “gọt giũa” lại thông tin Đọc lại thảo lượt để chắn rằng, kiện săp xếp theo trật tự ưu tiên hợp lý thông tin cần thiết đưa vào Ngoài ra, thêm vào ví dụ thích hợp để nhấn mạnh ý Cuối cùng, bạn xem xét để đưa vào thơng tin có sức thu hút hấp dẫn đặc biệt để tăng tính hài hước thời cho thuyết trình Tuy điều khơng thiết, giúp cử tọa dễ chịu nhiều lắng nghe thuyết trình bạn • Viết tự nhiên Khi cảm thấy tự tin thoải mái câu, từ trình bày, tức bạn có khởi đầu tốt đẹp báo hiệu thành cơng buổi thuyết trình Do đó, chuẩn bị thuyết trình, bạn cần sử dung cấu trúc câu đơn giản xem cử tọa giống người đối thoại với bạn Điều giúp bạn tạo bầu khơng khí thân mật Những diễn giả thực điều khiến cử tọa cảm thấy diễn giả nói trực tiếp với Do họ giữ tập trung liên tục vào buổi thuyết trình Nếu bạn khơng chắn phần diễn thuyết tự nhiên, nên thử trước thu băng, sau nghe lại điều chỉnh cần thiết 91 Đảm bảo thuyết trình có cấu trúc viết đơn giản dễ hiểu • Cơ đọng thuyết trình thành gợi ý Nếu định chọn cách thuyết trình dựa gợi ý ngắn gọn, bạn bắt đầu soạn thảo thuyết trình đầy đủ, gồm tất ý ví dụ dùng để minh họa giải thích Đây nội dung để bạn vào đọng thành dịng gợi ý sử dụng ký tự, số thứ tự để đánh số rõ ràng Các gợi ý để thuyết trình cần phải ghi cách khoa học, dễ hiểu, đặc biệt bao quát hết nội dung cần trình bày 2.2 Viết thảo Sau xác định kết cấu thuyết trình tập hợp đủ thông tin tư liệu cần thiết, bắt đầu viết thuyết trình hồn chỉnh, đồng thời chỉnh sửa thảo bạn hồn tồn hài lịng với mạch nhịp • Chuẩn bị gợi ý Liệt kê giấy ý ngắn gọn, đọng từ dự thảo hồn chỉnh đánh số thứ tự ký tự cho bạn dễ nhìn trình bày • Ngắt nhịp trình bày Thời gian nhân tố quan trọng định thành công buổi thuyết trình Xết mặt truyền đạt nội dung, vài giây im lặng lúc thuyết trình quan trọng không so với lúc diễn thuyết, chúng mang lại cho tâm trí cử tọa cảm giác tĩnh lặng Vì vậy, bạn cân nhắc kỹ soạn thảo cách đặt vào vị trí người nghe Dù trình bày sở phát biểu hoàn chỉnh ý kiến ngắn gọn, bạn nên xếp để có khoảng im lặng thời điểm cần thiết, ví dụ muốn nhấn mạnh ý, chuyển tiếp từ ý sang ý khác Đồng thời luyện tập, bạn nên nhớ thực hành điều Đây thói quen ngắt nhịp lúc thuyết trình, dễ khó thực Nếu khơng, ngắt nhịp khiến buổi thuyết trình trở nên rời rạc, khơng lơi kéo dài thời gian Viết in phát biểu mặt giấy với cỡ chữ to, rõ Nhớ đánh số thứ tự trang thuyết trình • Chuẩn bị mẩu giấy ghi 92 Thay liệt kê mặt giấy ý thuyết trình, bạn ghi hai ý mẩu giấy nhỏ Điều giúp bạn tránh tượng “đọc” có dụng ý “nhắc nhở” bạn quên vấn đề cần trình bày Khi nhìn mẩu giấy ghi này, bạn dễ dàng có xu hướng “đối thoại” với cử tọa thay “đọc thuộc lòng” viết Bạn lưu ý, cần đánh số thứ tự mẩu giấy vấn đề mà bạn dự tính trình bày Ngồi ra, để thực tốt việc chuẩn bị mẩu giấy ghi chú, bạn nên vận dụng số kỹ hữu ích khác chuẩn bị đề cương đọng, ghi lại câu quan trọng ghi “từ khóa”, câu trích dẫn, mẩu chuyện vui mà bạn khơng chắn nhớ xác, sử dụng viết màu để đánh dấu đoạn bỏ khơng ảnh hưởng đến thơng điệp cần chuyển tải trường hợp thời gian thuyết trình khơng đủ Ví dụ, viết ý quan trọng mực đỏ đoạn bỏ mực xanh • Viết gợi ý Viết từ đoạn quan trọng thuyết trình lên mẩu giấy nhỏ Chỉ viết cách cô đọng, ngắn gọn bạn hiểu nắm rõ nội dung ý 2.3 Soạn thảo thuyết trình Nếu bạn chọn cách thuyết trình dựa viết soạn sẵn, xây dựng cấu trúc viết thật kỹ lưỡng Sử dụng kiểu chữ to, cách dòng rộng cho dễ đọc Đặt tiêu đề rõ ràng để dễ nắm ý Sử dụng nhiều phương pháp khác để làm bật đoạn cần nhấn mạnh, chẳng hạn tô đậm in nghiêng đoạn Cuối cùng, in thuyết trình hồn chỉnh nhiều để dự phòng gửi cho cử tọa Đánh dấu điềm cần nhấn mạnh ngắt nhịp soạn thảo Điều giúp bạn trò chuyện tự nhiên tự tin với cử tọa, nhân tố đảm bảo cho buổi thuyết trình thành cơng 2.4 Chuẩn bị tư tưởng, tâm lý: Tư tưởng, tâm lý thuyết trình viên yếu tố không phần quan trọng tạo nên kết thuyết trình Cùng với nội dung thuyết trình, tác phong chuyên ngiệp tự tin định thành cơng buổi thuyết trình 93 Tự tin vào thân: Xây dựng hình ảnh tích cực bẩn thân nhân tố quan trọng đảm bảo cho thành công buổi thuyết trình Hãy xác diinhj phát huy tối đa điểm mạnh Trong hầu hết trường hợp, cử tọa mong muốn buổi thuyết trình thú vị thành cơng khơng diễn giả Tuy nhiên, thận trọng với tự tin mức Bởi vì, điều khiến bạn người biết nhiều (tự đề cao mình), ảnh hưởng tới mối thiện cảm mà cử tọa dành cho bạn Dáng vẻ bên ngồi có ảnh hưởng lớn đến suy nghĩ cử tọa bạn Do chuyển tải hình ảnh thân đến cử tọa từ nhìn có ý nghĩa quan trọng Nó tạo ấn tượng tốt đầu tiên, góp phần cho thành cơng buổi thuyết trình Do ta chọn trang phục phù hợp, đứng trình bày cách tự tin tạo cho cử tọa ấn tượng ban đầu tốt đẹp 2.5 Chuẩn bị môi trường hỗ trợ: Mơi trường hỗ trợ người giúp việc, sở vật chất, trang thiết bị, sơ đồ, biểu bảng… phục vụ cho thuyết trình Địa điểm mặt tổ chức chương trình định khơng khí buổi thuyết trình Một buổi họp thân mật hội trường tràn ngập ánh sáng khuôn viên trường đại học tạo cho cử tọa lối tư khác với buổi họp phòng họp sang trọng khách sạn lớn Hãy xem xét địa điểm mặt để chọn chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý buổi thuyết trình Kiểm tra vị trí cửa vào, ổ điện, công tắc đèn thiết bị phục vụ thuyết trình Tình trạng hoạt động thiết bị làm quen với việc sử dụng tránh trục trặc xảy lúc thuyết trình: máy chiếu, máy tính, hệ thống âm thanh, Micro, hình bảng viết 2.6 Thực thuyết trình: • Tạo ấn tượng ban đầu Ấn tượng giây phút ban đầu quan trọng Để tạo ấn tượng tốt cho người nghe từ giây phút đầu tiên, thuyết trình viên cần quan tâm tới số vấn đề sau đây: - Chuẩn bị chu tất diện mạo, trang phục phải kiểm tra qua gương trước bước lên diễn đàn 94 - Xuất trước cơng chúng với tác phong đàng hồng, chững chạc, tự tin - Không biểu lộ sơ xuất nào, dù nhỏ - Không mở đầu câu hỏi gay dẫn dắt người nghe theo đường vịng vo khó hiểu, dùng phương pháp suy luận gượng ép - Không mở đầu cách tự đề cao mình, hạ thấp trước cơng chúng: • Trình bày hiệu Chìa khóa thành cơng trình bày thuyết trình nằm thân bạn – tự nhiên Nếu thiếu yếu tố này, buổi thuyết trình bạn không thành công mong muốn thứ gượng ép, khơng có thuyết phục • Kiểm sốt căng thẳng thân Hầu người cảm thấy căng thẳng thuyết trình trước nhiều người Tâm lý căng thẳng khiến hoạt động bạn không tự nhiên Do đó, bạn nên làm cách để kiểm soát cảm xúc thân, nhằm đạt hiệu cao thuyết trình NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ - Kiểm tra xem công cụ thiết bị hỗ trợ nghe, nhìn chuẩn bị sẵn sàng địa điểm thuyết trình chưa Điều giúp cho bạn có thời gian tập trung chuẩn bị cho thân trước bắt đầu thuyết trình - Sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi thuyết trình tạo cho bạn cảm giác tự tin thứ diễn theo dự kiến - Không nên ăn uống nhiều trước thuyết trình, gây cho bạn nhiều cảm giác 95 khó chịu - Thực tập kỹ nâng cao hội thành công cho buổi thuyết trình Nhận dạng trạng thái căng thẳng Để giải trạng thái căng thẳng thần kinh, bạn cần đoán biết xác định triệu chứng căng thẳng thường tác động đến thân Một triệu chứng thường gặp “nơn nao lịng” Ngồi cịn có biểu miệng khơ, mắt nháy liên tục, tay run, lịng bàn tay đổ mồ hơi, tay vân vê tóc hay quần áo, hay số phận thể trở nên căng cứng Tuy triệu chứng căng thẳng người khác phần lớn người rơi vào trạng thái căng thẳng phải gặp hai triệu chứng kể Chuẩn bị sẵn sàng Một nguyên nhân gây trạng thái căng thẳng thần kinh sợ có vấn đề nảy sinh buổi thuyết trình Để tránh điều này, bạn cố gắng giảm thiểu khả xảy cố ý muốn Hãy bắt đầu việc chuẩn bị kỹ lưỡng Khi bạn nghĩ vấn đề đó, kiểm tra cẩn thận ghi lại Bạn cần tập trung thói quen lập danh sách việc cần làm chuẩn bị thuyết trình Sau số điểm bạn cần lưu ý: - Đánh số trang viết mẩu giấy ghi gợi ý phát biểu - Các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn phải có tác dụng chuyển tải thơng tin rõ ràng người ngồi cuối phòng họp - Tất thiết bị điện bạn dự định sử dụng hoạt động tốt - Địa điểm thơng tin buổi thuyết trình bạn xác nhận bạn lên lịch thực thích hợp Mỉm cười thật tự nhiên Bởi vì, nụ cười gượng ép thường giả tạo thiếu sức thuyết phục Xoa dịu căng thẳng 96 Nếu muốn buổi thuyết trình hiệu có sức thuyết phục, tâm trạng bạn cần phải thaoir mái thư giãn Ngay không cảm thấy căng thẳng khoảng 30 phút trước thuyết trình, bạn nên tìm nơi yên tĩnh, cố gắng tập trung suy nghĩ sau thư giãn Nếu bạn cảm thấy lo lắng cố gắng suy nghĩ theo chiều hướng tích cực Những suy nghĩ tích cực chế ngự cảm giác căng thẳng hồi hộp bạn Hãy ngủ giấc thật sâu vào đêm trước ngày thuyết trình Điều giúp bạn cảm thấy phấn chấn tinh thần Thiết lập trình tự định Tuân thủ va thực theo trình tự vào trước thuyết trình vài phút đem lại hiệu lớn Bạn nên thực hành trình tự sau hồn tất bước chuẩn bị trình bày mục Trong khoảnh khắc này, bạn nên chuẩn bị số bước tập mặt, tập hít thở giành khoảng thời gian ngắn để tập trung suy nghĩ Điều giúp bạn gạt bỏ lo lắng, hồi hộp căng thẳng Thậm chí thực chuỗi hành động thông thường trước kiện quan trọng giúp bạn giải tỏa trạng thái bất an thân Những người mắc chứng “sợ bay”, thấy lợi ích họ thực điều khoảng vài phút trước bay Hãy tưởng tượng bạn trình bày thuyết trình mà người mong đợi NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ - Bình tĩnh, tập trung động lực tích cực cho buổi thuyết trình bạn - Cử tọa quan tâm đến bạn nói nhiều cảm xúc bạn - Sự nhiệt tình chân thành se giúp bạn chiếm cảm tình cử tọa - Một tập luyện ngắn có 97 thể giảm căng thẳng trước bước vào thuyết trình - Thời gian thư giãn vài phút trước bắt đầu thuyết trình giúp bạn tập trung - Càng có nhiều hội Tự trấn tĩnh thân Trước lên thuyết trình, bạn dành vài phút để thực hành trình tự bạn đề nhằm tự trấn tĩnh Bạn tự nhắc nhở điều sau đây: thuyết trình, bạn hồn - Hầu hết cử tọa muốn nghe buổi thiện kỹ thuyết trình thành cơng, trừ số người có thái độ khiêu khích mục đích cá nhân Nói cách khác, phần lớn cử tọa thường đứng phía bạn; - Mặc dù hầu hết diễn giả thấy căng thẳng trước lên phát biểu, cử tọa khơng cho vậy; - Bạn có thơng điệp muốn chuyển đến cử tọa, dạng thông tin dự kiện, nhận định cá nhân hai Và cử tọa muốn nghe thông điệp này, nên họ bỏ thời gian đến nghe bạn thuyết trình Bạn nên ghi nhớ điều để nâng cao tự tin, chống lại cảm xúc căng thẳng Bạn thận trọng với trạng thái tự tin mức Bởi vì, điều khiến bạn người biết nhiều (đề cao thân) thông thường cử tọa không thiện cảm với người này, họ quan tâm đến chủ đề bạn thuyết trình Giải tỏa căng thẳng Trước bắt đầu thuyết trình, bạn dành thời gian để giải tỏa cảm giác căng cứng dần tích tụ gương mặt nửa thể Bạn tập trung động tác đơn giản kéo căng trán, mím chặt mơi… Điều hạn chế khả nói vấp nói lắp để thuyết trình trình bày rõ ràng trôi chảy Với động tác bạn nên lặp lại vài lần gương mặt hồn tồn thư giãn Những động tác hít thở đơn giản giúp bạn kiểm sốt thể tốt nhờ giảm bớt trạng thái căng thẳng Để có điều đó, bạn thực tập hít thở sau: - Nhắm mắt lại, đặt tay lên ngực tay lên vị trí hồnh 98 - Hít vào mũi, bạn cảm giác hồnh nâng lên, sau từ từ thở - Hãy lặp lại tập vài lần Thuyết trình cách tự tin Cách trình bày có tác động lớn đến thành cơng thuyết trình Khi thuyết trình, bạn cần khởi đầu cách mạnh mẽ, ấn tượng, sau sử dụng giọng điệu, nhịp điệu ngôn ngữ thể cách hợp lý để giúp cử tọa hiểu ró bạn nói • Khởi đầu ấn tương Cần đảm bảo rằng, bạn giới thiệu với cử tọa cách ấn tượng Lời giới thiệu tốt tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích cử tọa có cảm giác trơng chờ vào điều bạn trình bày Bạn tìm hiểu người dẫn chương trình cung cấp thơng tin cần thiết bạn cho người Ngồi ra, bạn u cầu người giới thiệu trình độ chun mơn bạn chủ đề thuyết trình Bạn bắt đầu trình bày phần mở đầu cách tự tin, to rõ với tốc độ bình thường cố gắng khơng nhìn vào thuyết trình Điều giúp bạn xây dựng khơng khí tự tin, cởi mở lôi cuốn, đồng thời cho phép bạn giao tiếp mắt với cử tọa Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao qt tồn cử tọa để thu hút người ý vào thuyết trình Tận dụng lượng thân trạng thái hồi hộp sinh để trình bày thuyết trình thêm sơi động Hít thật sâu, thư giãn, mỉm cười từ từ bắt đầu thuyết trình • Tốc độ trình bày Chia thuyết trình thành phần nhỏ tập trung phát biểu trôi chảy, rõ ràng Trình bày nhanh chậm thu hút ý chủ tọa, đừng nên tăng hay giảm tốc độ trình bày mà khơng có chủ ý Ngoài ra, bạn nên dừng vài giây trước chuyển sang ý khác tận dụng dịp để giao tiếp mắt với cử tọa Điều giúp bạn có hội nắm bắt phản ứng họ thuyết trình Trong q trình phát biểu, bạn nói với tốc độ ổn định, nhấn giọng bạn muốn nêu bật ý quan trọng 99 2.7 Sử dụng ngôn ngữ thiết bị hỗ trợ: Ngôn ngữ phương tiện hoạt động giao tiếp Thông qua ngôn ngữ người truyền tin người nhận tin có nhận thức, thoả thuận chung • Sử dụng ngôn ngữ: Ngôn ngữ cần phải sáng, ro ràng, chuẩn xác Không dùng ngôn ngữ khác ngôn ngữ người nghe (tiếng nước ngoài, tiếng địa phương, tiếng lóng…) Hạn chế tối đa dùng từ đa nghĩa, từ vay mượn Cần phải phối hợp hài hoà, hợp lý ba ngôn ngữ, ngôn ngữ biểu cảm • Sử dụng micro: Nếu đơng người nghe, bạn phải dùng micro Không thổi gõ vào micro trước nói Khoảng cách miệng micro khơng q gần, khơng q xa Âm lượng nói qua micro vừa phải, hạn chế tối đa yếu tố gây nhiễu sử dụng micro Chú ý micro loại phải gài cố định, hạn chế di chuyển có vật khác va quyệt vào tạo nhiễu lớn cravát chẳng hạn • Sử dụng hỗ trợ khác: Khi sử dụng biểu bảng, sơ đồ, tranh vẽ, phim ảnh cần có thao tác thục, hợp lý Khơng để nhiều thời gian hay tỏ lúng túng vụng về, tạo ý không cần thiết người nghe Biểu bảng sơ đồ, tranh vẽ… cần có chuẩn bị nghiêm túc chuẩn xác Phải ln ln nhớ rằng, hỗ trợ khơng có nghĩa khơng quan trọng Trong hồn cảnh nào, xuất trước công chúng chi tiết nhỏ phải nghiêm túc, thực tơn trọng người nghe 2.8 Kết thúc thuyết trình: Kết thúc thuyết trình tốt, tạo ấn tượng đẹp cho người nghe điều quan trọng cần thiết thuyết trình viên Đây khơng kết có nhờ cơng lao vun trồng suốt q trình trước đó, mà cịn sở, chứng cuối đánh giá, phán xét lực, uy tín thuyết trình viên chất lượng nội dung thuyết trình Thơng thường phần kết thúc cần có số điểm sau đây: 100 - Tóm tắt ý nội dung thuyết trình - Xin ý kiến phản hồi từ phía người nghe - Hy vọng điều tốt đẹp nảy nở phát triển sau thuyết trình - Cảm ơn có mặt quan tâm ý người nghe - Chào tạm biệt hẹn gặp lại vào chuyên đề sau 101 MỤC LỤC CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP I KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP .1 II MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ CỦA CON NGƯỜI TRONG GIAO TIẾP .6 III NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP .11 IV PHƯƠNG PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG TRỞ NGẠI 15 CHƯƠNG II .19 NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP ỨNG XỬ 19 I LẦN ĐẦU GẶP GỠ 19 II NGHỆ THUẬT TRÒ CHUYỆN .23 III NGHỆ THUẬT DIỄN THUYẾT .27 IV MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP ỨNG XỬ TIÊU BIỂU 31 V TỔ CHỨC TIẾP XÚC 42 VI NGHỆ THUẬT TỔ CHỨC CHIÊU ĐÃI VÀ DỰ CHIÊU ĐÃI .46 VII CÁCH DÙNG DAO DĨA VÀ MỘT SỐ LOẠI MÓN ĂN ĐỒ UỐNG 52 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG II 55 CHƯƠNG 55 MỘT SỐ NGHI THỨC GIAO TIẾP TIÊU BIỂU 55 I “VAI” VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG THEO NGHI THỨC GIAO TIẾP: 55 II NGHI THỨC GẶP GỠ LÀM QUEN: 57 III NGHI THỨC XỬ DỤNG TRONG GIAO TIẾP: 68 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG III 72 CHƯƠNG 72 MỘT SỐ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TIÊU BIỂU 72 I KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ GIAO TIẾP: 72 II KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN LIÊN LẠC 78 CHƯƠNG 83 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 83 Chuẩn bị thuyết trình: 83 Phác thảo đề cương 89 102