Kĩ năng giao tiếp thuyết trình Chủ đề Kỹ năng viết thư tín Phần 1 giới thiệu ✓ Bản thân ,nhóm ✓ Chủ đề ,nội dung thuyết trình ✓ Mục tiêu thuyết trình Ý tưởng tạo tình huống cho thấy sự cần thiết và qu[.]
Kĩ giao tiếp thuyết trình Chủ đề : Kỹ viết thư tín Phần : giới thiệu ✓ Bản thân ,nhóm ✓ Chủ đề ,nội dung thuyết trình ✓ Mục tiêu thuyết trình Ý tưởng : tạo tình cho thấy cần thiết quan trọng việc viết thư tín dẫn nhập vào chủ đề Phần : Nội dung I Kn thư tín II Cấu trúc thư tín III Nguyên tắc viết thư tín IV Phân loại thư tín V Email số ý dùng thư điện tử Phần : kết luận ✓ Nhấn mạnh điều cần ghi nhớ ✓ Lời khuyên , gợi ý số kỹ Nội dung I Kn thư tín Thư tín loại văn viết để trao đổi thông tin cá nhân tổ chức Đây loại hình giao tiếp gián tiếp,thông tin chuyền tải chủ yếu hình thức ngơn ngữ(khơng có phi ngơn ngữ) II Cấu trúc thư tín • Tiêu đề:logo,tên cơng ty,địa chỉ,fax,điện thoaại,thư số… • Ngày ,tháng , địa danh:phải ghi rõ ngày tháng năm góc phải thư thư tín thơng thường thư tín thương mại • Lời chào mở đầu thư:lời chào mở đầu thư thương mại thường thưa ơng thưa bà • Nội dung :chủ đề thư nêu sau phần chào hỏi điều giúp người đọc thấy vấn đề cần giải biết nội dung thông tin ng gửi thư chuêrn tới người quan tâm.phần thư thơng thường gồm phần:đoạn mở đầu,đoạn đoạn kết thúc Đoạn thư có nhiều đoạn tùy trường hợp cụ thể Nội dung thư,người viết phải trả lời câu hỏi: +Mục đích thư gì? +Người gửi hy vọng đạt qua thư này? +Cách hay để đạt mục đích gì? • Lời chào kết thúc:Là lời chào lịch sự,thể tôn trọng người nhận.Lời chào kết thúc mang tính bắt buộc kết thúc thư • Ký ,ghi rõ họ tên chức vị (nếu có):khơng dùng dấu,hay ký dấu tênvì người nhận thư cảm thấy khơng tơn trọng III Ngun tắc viết thư tín • Tính rõ ràng: -các nội dung thư cần phải diễn tả mạch lạc,rõ ràng -Cách sử dụng từ ngữ phù hợp với trình độ người nhận thư để họ hiểu thơng tin • Tính xác:kiểm tra thật kỹ chi tiết thời gian,địa điểm,bảng giá hay thơng số kĩ thuật… • Tính cụ thể • Tính hồn chỉnh:thư cần có đầy đủ phầntrong cấu trúc đảm bảo tính chun nghiệp • Tính qn:các ý thư phải có tính logic,ăn khớp với • Tính lịch sự:các ngơn ngữ sử dụng thư tín cần thể tính lịch sự,rõ ràng,tơn trọng người khác Quy trình D viết thư tín : 1) Xác định mục đích cách thức • Đặt vào địa vị người nhận thư • Chú ý cahcs sử dụng từ cấu trúc câu 2) Đối tượng tình • Người nhận ? • Vị người nhận thư 3)Phát triển nội dung thư 4)Phát lỗi • Lỗi tả • Lỗi ngữ pháp • Dùng từ sai • Viết dài ,thừa đoạn thừa câu • Rào đón khách sáo • Viết đoạn q dài • Viết câu dài • Từ ngữ , cách xưng hơ khơng phù hợp • Văn phong khơng phù hợp • Bố cục trình bày 5) Gửi thư IV Phân loại tư tín: -Thư giao dịch thương mại -thư xã giao kinh doanh A Thư thương mại a)thư khiếu nại b)thư đặt hàng c)thư trả lời từ chối thư khiêu nại d)thư xác nhận từ chôi thư đặt hàng e)thư thuyết phục f)một số loại thư khác a) thư khiếu nại • đưa thơng tin đề nghị • cung cấp lý , dẫn chứng để thuyết phục • đưa lời khen ngợi động viên • viết lời cảm ơn • hẹn sớm nhận phương án giải b) thư đặt hàng • viết lời chào đưa lời đề nghị cung cấp đơn hàng • ghi rõ yêu cầu hạng mục , sản phẩm ,màu sắc ,kích cỡ , giá,… • Thơng tin kế hoạch tốn , chiết khấu %(nếu có) • Bày tỏ mong muốn sớm nhận hợp tác c) Thư trả lời khiếu lại • Trả lời thư khiếu nại nhận • Khẳng định yêu cầu khiếu nại nhận • Khẳng định yêu cầu khiếu nại DN đáp ứng , nêu thời gian giải cụ thể • Thuyết phục KH thơng cảm sai sót (nếu có) • Gửi lời xin lỗi cảm ơn làm phiền KH d) Thư từ chối khiếu nại • Trả lời thư khiếu nại sau nhận thư • Mở đầu cần nêu bật chủ đề thư ,gửi lời thông cảm chia sẻ khiếu nại KH • Đưa lý lẽ lập luận logic, có tình để giải thích mong nhận cảm thơng chia sẻ từ KH • Cảm ơn,hy vọng có hợp tác lâu dài với KH sau việc hiểu lầm đáng tiếc e)thư thuyết phục • Thư bán hàng • Thư yêu cầu điều chỉnh • Thư yêu cầu toán tiền f)một số loại thư khác • Thư yêu cầu cấp tín dụng • Thư đề nghị giúp đỡ • Thư yêu cầu chiếu cố B.Thư xã giao kinh doanh a) Thư chúc mừng ✓ Yêu cầu : ngắn , chân thực, tình cảm ✓ Nội dung • Nhân danh / • Người chúc mừng ? • Nhân kiện /dịp ? • Gửi lời chúc đến họ ? b) Thư mời ✓ Yêu cầu : ngắn gọn ,chân tình , giản dị ✓ Nội dung • Kính mời ? • Dự lễ / tiệc nhân kiện ? • đâu ? ? • bày tỏ mong muốn có mặt ngườ c) thư cảm ơn ✓ yêu cầu : ngắn gọn, chân thực tình cảm ,nên viết thư tay ✓ nội dung • cảm ơn ? • kiện ? • ý nghĩa kiện thân ? • bày tỏ niềm vui , xúc động , gửi lời cảm ơn! d) Thư chia buồn ✓ Yêu cầu : ngắn gọn ,tình cảm ,chân thành ,khẩn trương ✓ Nội dung • Nhân danh ? • Chia buồn với ? • Tin buồn ? • Bày tỏ cảm xúc nhận tin buồn ? • Cầu mong cho họ điều ? e) Thư thăm hỏi ✓ Yêu cầu: ngắn gọn ,tình cảm , thể hành động thiết thực ✓ Nội dung ; • Nhân danh ? • Bày tỏ cảm xúc chân thành • Thể rõ hành động ,suy nghĩ • Động viên ,tin tưởng họ vượt qua khó khăn V Email số ý dùng thư điện tử Email ? phổ biến ? Kỹ viết email (Tại cần phải rèn luyện kỹ viết email?) trả lời : Ngày nay, Internet ngày “phổ cập” rộng rãi, email trở thành “chuyện thường ngày”, viết email cho “văn hóa” vấn đề đáng quan tâm So với phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt đòi hỏi “kĩ năng” khác biệt muốn giao tiếp hiệu Thứ nhất, đặc thù email, địi hỏi “văn viết” khơng phải “văn nói”, lỗi bỏ qua nói chuyện trở thành “khơng chấp nhận được” thể rõ ràng trên… hình Thứ hai, không gặp mặt trực tiếp, hiểu lầm phát sinh khơng khắc phục kịp thời, chúng cần hạn chế mức thấp ✓ Một số mẫu sai ✓ Bài mẫu các bước viết email chuẩn • Đặt tiêu đề cho email • Đính kèm tập tin vào email • Viết nội dung email chuẩn • Kiểm tra lại nội dung file đính kèm • Nhập địa email người nhận Một số ý dùng thư điện tử • Đặt tên địa email: Địa email thể tôn trọng người nhận Một địa email “nghiêm túc” thể tôn trọng bạn với người nhận, thể nội dung bạn gửi khơng mang tính chất “đùa cợt”, tạo tin tưởng với người đọc Địa người gửi nên cố gắng nghiêm túc email trao đổi cơng việc, làm ăn (nếu email có tên miền doanh nghiệp đơn vị cơng tác tốt) • Trả lời email sớm • Đặt tiêu đề cho thư : Tên tiêu đề gửi phải có nhắc đến tóm tắt nội dung email (điều gây tập trung cho người nhận) • Nếu có file đính kèm phải đặt tên file rõ àng • Cài kí tự độngvà thông tin cá nhân cụ thể : Lời đề từ tạm biệt trang trọng, lịch sự, (nếu )soạn sẵn đề từ tự động (hầu hết trình duyệt Internet Explorer gmail yahoo có tính này) có ghi họ tên, chức vụ, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại email, website liên hệ) bạn cần sửa lại chút cho phù hợp với đối tượng mà bạn muốn gửi • Chú ý cách sử dụng ngơn ngữ , cách trình bày ,lỗi tả • Đọc lại thư trước gửi • Khi thay đổi địa email phải báo Phần : Kết luận ✓ Tầm quan trọng cần thiết có kĩ viết thư tín ✓ Kĩ viết thư tín ✓ Một số gợi ý ,lời khuyên nho nhỏ Vỗ tay !!!! _THE END