Kế toán bán hàng và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀNTài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng Thu Tiền tại Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng: Lời Mở Đầu cd Trong xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Nền kinh tế Việt Nam đang từng bước hoà mình vào nền kinh tế thế giới. Sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mãi thế giới( World Trade Organnization WTO) đã đánh dấu bước tiến mới của nền kinh tế nước ta. Sự kiện hội nhập WTO không chỉ mang lại những cơ hội mà cả những khó khăn, thách thức. Bởi vậy để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải không ngừng tự hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả. Nói tóm lại, mục đích của việc hoàn thiện các yếu tố đã có và xây dựng thêm một số yếu tố khác là để góp phần hình thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoản chỉnh, khoa học và đảm bảo hệ thống này hoạt động một cách có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu cấp thiết của nhà quản lý. Phát huy hết vai trò của các yếu tố đã có như hiện nay và bổ sung một số biện pháp kiểm soát như đã trình bày ở trên thì Trung tâm sẽ thực hiện thắng lợi các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho Trung tâm ổn định, tăng trưởng và bền vững trong tương lai.

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này tôi đã được sự hướng dẫn, giảng dạy

và quan tâm nhiệt tình của quý thầy cô khoa Kinh tế - QTKD trong bốn năm học vừa qua

Đặc biệt thời gian gần đây, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của cô giáo Hồ Thị Lý, các anh, các chị, cô chú phòng kế toán của Công ty Cổ phần Đầu Tư Và Xây Dựng Thủy Lợi, Lâm Đồng

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu nhà trường và tất cả các thầy cô trong khoa Kinh tế - QTKD đã hỗ trợ, tạo điều kiện cho tôi về học tập cũng như việc trau dồi kiến thức trong suốt quá trình học tập tại trường

Xin chân thành cảm ơn đến cô giáo Hồ Thị Lý đã giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện khoá luận tốt nghiệp này

Với thời gian ngắn và thiếu kinh nghiệm nên trong bài viết tôi cũng có những thiếu sót và hạn chế kính mong nhận được sự hướng dẫn, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và Công ty

Đà Lạt, ngày tháng năm 2013

Sinh viên

HOÀNG THỊ THÚY HẰNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của riêng bản thân tôi, không sao chép của người khác; các nguồn tài liệu trích dẫn, số liệu sử dụng và nội dung khoá luận tốt nghiệp trung thực Đồng thời cam kết rằng kết quả quá trình nghiên cứu của khoá luận tốt nghiệp này chưa được công bố trong bất cứ quá trình nghiên cứu nào khác

Sinh viên

HOÀNG THỊ THÚY HẰNG

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP



Thành phố Đà lạt, ngày … tháng….năm 2013

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN



Đà Lạt, ngày tháng năm 2013

Giáo viên hướng dẫn

NHẬN XÉT CỦA KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH



Đà Lạt, ngày tháng năm 2013

Khoa kinh tế - quản trị kinh doanh

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU xi

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại 1

1.1.2 Vai trò nhiệm vụ của kế toán bán hàng 2

1.2 Khái quát về chu trình bán hàng 3

1.2.1 Phương thức bán hàng 5

1.2.2 Phương thức thanh toán 7

1.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại 8

1.3.1 Phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá 8

1.3.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 20

1.3.5 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 22

1.4 Tầm quan trọng và sự cần thiết khách quan của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 26

1.4.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 26

1.4.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền theo mô hình chuẩn lý thuyết 28

Kết luận phần 1 36

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THỦY LỢI LÂM ĐỒNG 38

2.1 Giới thiệu về quá trình hoạt động của Công ty 38

2.1.1 Tổng quan về Công ty 38

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 38

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty 43

2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng thủy lợi lâm đồng 53

2.2.1 Phương thức bán hàng 53

2.2.2 Kế toán chi tiết hàng hoá 56

2.2.3 Kế toán giá vốn hàng hoá tại Thủy Lợi Lâm Đồng 57

2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng tại Thủy Lợi Lâm Đồng 59

2.2.5 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại Thủy Lợi Lâm Đồng 60

2.2.6 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Thủy Lợi Lâm Đồng 61

2.2.7 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 63

2.3.1 Các sai phạm tiềm tàng trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cồ phần đầu

tư và xây dựng thủy lợi lâm đồng 662.3.2 Mục tiêu kiểm soát 682.3.3 Các chức năng công việc và thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng thủy lợi lâm đồng 702.3.4 So sánh các thủ tục kiểm soát thực tế tại đầu tư xây dựng thủy lợi lâm đồng với các thủ tục kiểm soát theo mô hình chuẩn lý thuyết trong chu trình bán hàng – thu tiền 80

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THỦY LỢI LÂM ĐỒNG 84

3.1 Phân tích và đánh giá chung về công tác kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng thủy lợi lâm đồng 843.1.1 Phân tích và đánh giá về công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng thủy lợi lâm đồng 853.1.2 Phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty 883.2 Một vài giải pháp đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công Ty 903.2.1 Giải pháp đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định KQKD 903.2.2 Giải pháp đề xuất để hoàn thiện thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty 95

KẾT LUẬN 100

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 2 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP đầu tƣ và xây dựng thủy

lợi Lâm Đồng 40

Biểu 2 2: Phiếu xuất kho

Biểu 2 3: Phiếu nhập kho

Biểu 2 4: Thẻ kho

Biểu 2 5: Sổ chi tiết hàng hoá

Biểu 2 6: Chứng từ ghi sổ 07

Biểu 2 8: Sổ chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng

Biểu 2 9: Chứng từ ghi sổ 06

Biểu 2 10: Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng

Biểu 2 11: Chứng từ ghi sổ số 08

Biểu 2 12: Sổ chi tiết TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Biểu 2 13: Sổ cái TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Biểu 2 14: Chứng từ ghi sổ 09

Biểu 2 15: Sổ cái TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Biểu 2 16: Báo cáo kết quả kinh doanh tháng 12/2012 64

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả 4

Sơ đồ 1.2: Chu trình bán hàng thu tiền 5

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư 9

Sơ đồ 1 4: Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX 13

Sơ đồ 1 5: Kế toán tổng hợp các khoản giảm trừ doanh thu 20

Sơ đồ 1 6: Kế toán tổng hợp chi phí quản lý kinh doanh 22

Sơ đồ 1 7: Kế toán xác định kết quả kinh doanh Error! Bookmark not defined. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy hoạt động của công ty 44

Sơ đồ 2 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 47

Sơ đồ 2 3: Trình từ ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 51

Sơ đồ 2 4: Sơ đồ xử lý dữ liệu trên phần mềm TvaT DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2 1: Lưu đồ chứng từ chu trình bán hàng – thu tiền tại thủy lợi Lâm Đồng Lưu đồ 2 2: Lưu đồ kiểm soát việc tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán chịu 74

Lưu đồ 2 3: Lưu đồ kiểm soát quy trình thu tiền mặt khách hàng 78

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2 2: Chương trình cho phép người dùng chọn lọc các giá trị

Hình 2 3: Phân quyền sử dụng chương trình theo từng người, từng phần hành 53

Hình 2 4: Các thông tin được hiển thị về hàng hoá khi nhập mã vật tư

Hình 2 6: Giao diện phần mềm khi nhập dữ liệu xuất hoá đơn GTGT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

GTGT Giá trị gia tăng

HĐKD Hoạt động kinh doanh

KKTX Kê khai thường xuyên

QLDN Quản lý doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đặc trưng xã hội XHCN mà nước ta đang xây dựng về kinh tế đó là nền kinh

tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng XHCN Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, tất cả các thành phần kinh tế đều chịu sự tác động của yếu tố thị trường Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp tuỳ thuộc vào kết quả quá trình sản xuất kinh doanh, trong đó doanh thu, chi phí và lợi nhuận là những yếu tố

hết sức quan trọng

Với doanh nghiệp mang tính chất thương mại, việc tiêu thụ hàng hoá là yếu

tố có tính chất quyết định tới thành công hay thất bại của doanh nghiệp Để thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng Nếu muốn thực hiện mục tiêu này doanh nghiệp phải lựa chọn kinh doanh mặt hàng nào có lợi nhất, các phương thức tiêu thụ để làm sao bán được nhiều mặt hàng nhất Do vậy việc tổ chức tiêu thụ như thế nào để có thể cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý, phân tích đánh

giá lựa chọn phương thức kinh doanh thích hợp nhất

Mỗi một doanh nghiệp đều đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định Đó có thể là mục tiêu tài chính (lợi nhuận và khả năng thanh toán) hay mục tiệu phi tài chính (thị phần, thương hiệu,văn hoá doanh nghiệp hay nhân đạo…) Tuy nhiên, để đạt được những mục tiêu đó doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với không ít các rủi ro Vậy chúng ta phải làm gì với những rủi ro của doanh nghiệp? Từ chối, chấp nhận, chuyển giao hay tìm cách giảm thiểu rủi ro? Để tìm cách giảm thiểu rủi ro doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Chu trình bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại là một chu trình quan trọng để đưa lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhưng nó luôn tiềm ẩn những rủi ro Doanh nghiệp đã làm được gì? Và cần phải làm gì hơn nữa để hoàn thiện công tác

kế toán bán hàng và hạn chế rủi ro trong chu trình bán hàng? Chính vì lẽ đó Tôi đã

chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty CP Đầu Tư Và Xây Dựng Thủy Lợi Lâm Đồng”

2 Nội dung nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu là tìm hiểu kế toán bán hàng và kiểm soát nội bộ chu

3 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

 Ý nghĩa lý luận: trên cơ sở lý luận nghiên cứu sâu hơn về kế toán bán hàng và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Sử dụng những kiến thức được học trên ghế nhà trường trong nhiều môn học như kế toán tài chính, kiểm toán,

hệ thống thông tin kế toán,… để nghiên cứu và phân tích nhằm đánh giá chung về

ưu nhược điểm của hệ thống

 Ý nghĩa thực tiễn: từ những nhận định và đánh giá của bản thân sẽ đưa ra ý kiến đóng góp và bổ sung cho nhược điểm của hệ thống Giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn chu trình bán hàng – thu tiền của mình sao cho kết quả đạt được là tốt nhất

4 Phương pháp nghiên cứu

Quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu, so sánh bằng số tương đối và số tuyệt đối thông qua số liệu các năm trước để phản ánh tình hình và kết quả bán hàng

5 Bố cục đề tài

Gồm 3 Mổi phần tương ứng với các nội dung nghiên cứu như sau:

Phần 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Phần 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng thủy Lợi Lâm Đồng

Phần 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Do thời gian có hạn nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết Kính mong

sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KIỂM

SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, với sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, các tổ chức, các công ty… chuyên kinh doanh, sản xuất các loại mặt hàng

tương tự nhau diễn ra hết sức gay gắt

Kinh doanh trong cơ chế thị trường gắn trực tiếp với mục tiêu lợi nhuận Vì vậy, trong điều kiện cạnh tranh thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức công tác

kế toán bán hàng có ảnh hưởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp Nó cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động bán hàng Do đó,

tổ chức kế toán bán hàng trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại

 Khái niệm thương mại: Thương mại là hoạt động trao đổi của cải, hàng hoá, dịch vụ, kiến thức, tiền tệ v.v… giữa hai hay nhiều đối tác và có thể nhận lại một giá trị nào đó bằng tiền thông qua giá cả hay bằng hàng hoá, dịch vụ khác như trong hình thức thương mại hàng đổi hàng Trong quá trình này, người bán là người cung cấp của cải, hàng hoá, dịch vụ… cho người mua, đổi lại người mua sẽ phải trả

cho người bán một giá trị tương đương nào đó

Thuật ngữ Thương mại cần được diễn giải theo nghĩa rộng để bao quát các vấn đề phát sinh từ mọi quan hệ mang tính chất thương mại dù có hay không có hợp đồng Các quan hệ mang tính thương mại bao gồm các giao dịch sau đây: bất cứ giao dịch nào về thương mại về cung cấp hoặc trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ, thỏa thuận phân phối, đại diện hoặc đại lý thương mại, ủy thác hoa hồng, cho thuê dài hạn, xây dựng các công trình, tư vấn, kỹ thuật công trình, đầu tư, cấp vốn, ngân hàng, bảo hiểm thỏa thuận khai thác hoặc tô nhượng, liên doanh các hình thức khác

về hợp tác công nghiệp hoặc kinh doanh, chuyên chở hàng hóa hay hành khách bằng đường biển, đường không, đường sắt hoặc đường bộ nhằm mục đích lợi nhuận hoặc thực hiện các chính sách xã hội

Đặc điểm của hoạt động thương mại: không trực tiếp tạo ra của cải vật chất,

nó là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất – kinh doanh, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán

1.1.2 Vai trò nhiệm vụ của kế toán bán hàng

1.1.2.1 Vai trò

Kế toán bán hàng được thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung Thông qua các số liệu của kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh

đã cung cấp, các nhà quản trị có thể thấy rõ những hạn chế và kết quả đã đạt được

về việc luân chuyển hàng hoá, cũng như hiệu quả mà chính sách bán hàng đã thực hiện mang lại cho công ty như: Chính sách giá, chính sách khuyến mãi trong bán hàng, hệ thống phân phối Từ đó giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra các chính sách hợp lý trong thời gian trước mắt

Nó cung cấp số liệu về các chỉ tiêu tài chính giúp cho người sử dụng thông tin kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện vai trò tham mưu cho người quản lý trong việc ra quyết định kịp thời cũng như việc lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai và thực hiện tốt các chính sách mà nhà nước đề ra

Trong hợp tác, quan hệ buôn bán với các doanh nghiệp khác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh còn cung cấp các số liệu, cho thấy khả năng của doanh nghiệp trong việc mua bán hàng hoá Từ đó đưa ra các quyết định

ký kết hợp đồng, cho vay vốn, bán chịu với gía trị hàng lớn…

1.1.2.2 Nhiệm vụ

 Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời khối lượng hàng hoá bán ra, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng bán ra và các chi phí nhằm xác định chính xác kết quả

kinh doanh của doanh nghiệp

 Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo,

điều hành hoạt động kinh doanh thương mại

 Kiểm tra tiến độ kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kỉ luật thanh toán

và quản lí chặt chẽ tiền bán hàng, kỉ luật thu nộp ngân sách

1.1.2.3 Yêu cầu quản lý của tổ chức tiêu thụ hàng hoá

Thứ nhất, xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng, đảm bảo giám sát chặt chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian… Đôn đốc việc thu tiền bán hàng về quỹ

kịp thời, tránh hiện tượng tiêu cực sử dụng tiền hàng cho mục đích cá nhân

Thứ hai, tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển hợp lý Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý tránh trùng lặp, bỏ sót và không quá phức tạp nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản, hệ thống sổ

sách kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Thứ ba, xác định đúng và tập hợp đúng, đầy đủ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp, phân bổ chi phí hợp lý cho hàng còn lại vào cuối kỳ và kết chuyển chi phí hợp lý cho hàng trong kỳ

để xác định kết quả kinh doanh chính xác

1.2 Khái quát về chu trình bán hàng

Theo quan điểm cổ điển, bán hàng được định nghĩa như sau: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để nhận lại từ người mua tiền hay vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thoả

thuận”

Như vậy, thông qua nghiệp vụ bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn

bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh

Ngày nay sự cạnh tranh trong thế giới kinh doanh ngày càng gay gắt nên công việc bán hàng ngày càng phức tạp Bán hàng không đơn thuần là sự trao đổi hàng hóa hay dịch vụ mà là quá trình giúp đỡ lẫn nhau giữa người mua và người bán Người bán giúp đỡ người mua có được những thứ họ cần, ngược lại người mua cũng giúp cho người bán đạt được mục tiêu, thu về lợi nhuận, giải quyết đầu ra cho nơi sản xuất, đẩy mạnh sự sáng tạo trong kinh doanh và sản xuất

Bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cũng như trong xã hội: Giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi

sản xuất đến tay người tiêu dùng, lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế, luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi có nhu cầu, mang lại lợi ích cho nhiều

thành phần

Do đó việc thúc đẩy và phát triển các hoạt động bán hàng sẽ kích thích cho

xã hội phát triển, mang lại sự phồn thịnh cho quốc gia, nâng cao mức sống, đáp ứng thỏa mãn nhu cầu cho tất cả mọi người trong xã hội Chính vì những lý do trên mà việc xây dựng một quy trình bán hàng hiệu quả là việc làm cần thiết của mỗi doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả

Từ sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả trên ta thấy được bán hàng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm đáp ứng những sản phẩm, hàng hóa hữu ích cho nhu cầu xã hội bằng cách chuyển giao nó từ tay nhà sản xuất vào thị trường để từ đó phân phối đến khách hàng là những cá nhân hay chủ thể có nhu cầu Qua đó chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Khoản tiền mà khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán đó chính là doanh thu của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thương mại xác định kết quả

bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh

Trong thực tế, chu trình bán hàng – thu tiền thường bao gồm các công việc sau đây: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng lập hoá đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

Sơ đồ 1.2: Chu trình bán hàng thu tiền

1.2.1 Phương thức bán hàng

Việc bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại nội địa có thể thực hiện theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ, được chi tiết dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng …) Cụ thể:

 Bán buôn hàng hoá là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại,

các doanh nghiệp sản xuất… Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện Hàng hoá bán buôn thường được bán theo

lô hàng hoặc bán với số lượng lớn Giá bán biến động tuỳ thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức là: bán buôn hàng hoá qua kho và bán buôn hàng hoá trực tiếp Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp thương mại thường sử dụng phương thức bán buôn hàng hoá qua kho

Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá

mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiên dưới hai hình thức:

 Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng

Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ

 Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá và dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng Bên bán gửi hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong đó ghi rõ số lượng và giá trị thanh toán của hàng đã chuyển đi Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao Chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển

sẽ được ghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển sẽ phải thu tiền của bên mua

 Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng

hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị của hàng hoá đã được thực hiện Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường

ổn định Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau:

 Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: theo hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng hoá đã bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng

 Hình thức gửi đại lý hay ký gửi hàng hoá: gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá là hình thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho các

cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý, ký gửi

sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này

1.2.2 Phương thức thanh toán

1.2.2.1 Thanh toán trực tiếp

Doanh nghiệp bán hàng được khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc, tiền gửi hoặc bằng hàng hóa sản phẩm (đổi hàng) Khi đó lượng hàng hoá được ghi nhận ngay là đã bán, đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng Ở phương thức thanh toán trực tiếp thường được áp dụng nhiều ở khâu bán lẻ Khi bán lẻ hàng hoá nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách Việc thừa thiếu hàng hoá

và thu tiền do nhân viên bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm Một trường hợp khác cũng thường được áp dụng trong phương thức thanh toán trực tiếp đó là bán hàng thu tiền tập trung Đặc điểm của phương thức này là ở quầy luôn có nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền và viết hoá đơn Căn cứ vào hoá đơn đã thu tiền, nhân viên bán hàng giao hàng cho khách Như vậy, việc thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của nhân viên thu ngân, việc thừa thiếu hàng hoá thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng

1.2.2.2 Thanh toán trả chậm

Người mua chấp nhận thanh toán nhưng chưa trả tiền ngay Thời điểm xác định doanh thu bán hàng là khi khách hàng chấp nhận thanh toán Hình thức này được áp dụng với những khách quen, mua với khối lượng lớn và có uy tín với công

ty Trường hợp nhân viên cửa hàng, đại lý trực thuộc công ty thu tiền trước, sau đó mới thanh toán với công ty cũng được coi là thanh toán trả chậm Các khoản thanh toán trả chậm khi thanh toán có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản… Thường các khoản thanh toán trả chậm không phải chịu lãi suất, trong cơ chế mở của thị trường như hiện nay thì hình thức thanh toán trả chậm thường được

áp dụng rất nhiều trong các hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn vốn, giảm bớt áp lực về việc trả nợ Các khoản thanh toán trả chậm có thể được khách hàng thanh toán dần vào các kỳ sau tuỳ theo uy tín hoặc do hợp đồng đã

ký kết

1.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

1.3.1 Phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá

Có 3 phương pháp kế toán chi tiết:

 Phương pháp thẻ song song

Tại kho: Sử dụng thẻ kho để theo dõi từng danh điểm hàng hoá về mặt khối lượng nhập, xuất, tồn

Tại phòng kế toán: Mở thẻ kho hoặc mở sổ chi tiết để theo dõi từng danh điểm kể cả mặt khối lượng và giá trị nhập, xuất, tồn kho

Hàng ngày sau khi làm thủ tục nhập, xuất thì thủ kho phải căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để ghi vào thẻ kho của từng danh điểm và tính khối lượng tồn kho của từng danh điểm

Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho phải chuyển chứng từ cho kế toán hàng hoá

để ghi vào các thẻ hoặc sổ chi tiết ở phòng kế toán cả về số lượng và giá trị

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Tại kho: thủ kho vẫn giữ thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn về mặt khối lượng

Tại phòng kế toán: Không dùng sổ chi tiết và thẻ kho mà sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn từng danh điểm nhưng chỉ ghi 1 lần cuối tháng

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu khi nhận các phiếu xuất, nhập kho do thủ kho gửi lên, phân loại theo từng danh điểm và cuối tháng tổng hợp số liệu của từng danh điểm để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển một lần tổng hợp số nhập, xuất trong tháng cả hai chỉ tiêu lượng và giá trị sau đó tính ra số dư của đầu tháng sau

Số cộng của sổ đối chiếu luân chuyển hàng tháng được dùng để đối chiếu với

kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Còn từng danh điểm trên sổ đối chiếu luân chuyển được đối chiếu với thẻ kho

 Phương pháp sổ số dư

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư

Tại kho: Ngoài việc ghi chép thẻ kho giống như hai phương pháp trên, cuối tháng sau khi tính lượng dư của từng danh điểm còn phải ghi vào sổ số dư

Tại phòng kế toán: không phải giữ thêm một loại sổ nào nữa nhưng định kỳ phải xuống kiểm tra ghi chép của thủ kho và sau đó nhận các chứng từ nhập xuất kho Khi nhận chứng từ phải viết giấy nhận chứng từ

Các chứng từ sau khi nhận về sẽ được tính thành tiền và tổng hợp số tiền của từng danh điểm nhập hoặc xuất kho để ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu

Cuối tháng kế toán nhận sổ số dư ở các kho về để tính số tiền dư cuối tháng của từng danh điểm và đối chiếu với số tiền dư cuối tháng ở bảng kê nhập xuất tồn kho

1.3.2 Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại

Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ,

lao vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ, ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng

khi xuất kho hàng bán và tiêu thụ Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua hàng thực tế và chi phí thu mua phân bổ cho số lượng hàng hoá đã bán Khi hàng hoá đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng

bán để xác định kết quả Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh Và đối với các doanh nghiệp thương mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua

Trị giá vốn hàng

xuất kho =

Trị giá mua hàng thực tế của hàng xuất kho

+

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ

+ Chi phí mua hàng của hàng hóa phát sinh trong kỳ x Trị giá của

hàng hóa đã

bán trong kỳ Trị giá hàng tồn

kho cuối kỳ + xuất bán trong kỳ Trị giá hàng đã

 Phương pháp nhập trước – xuất trước

Theo phương pháp này hàng nào nhập trước thì sẽ được dùng làm đơn giá cho hàng xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến hàng nhập sau Nói cách khác, cơ sở của hàng này là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá

thực tế của số hàng mua vào sau cùng

 Phương pháp nhập sau – xuất trước

Phương pháp này giả định những hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên,

ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước

 Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp này giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ được tính theo

Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ

+ Giá bình quân sau mỗi lần nhập: Về cơ bản phương pháp này giống phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, nhưng giá trị bình quân được xác định trên cơ sở giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ và đơn giá từng đợt nhập hàng hoá trong kỳ Cứ sau mỗi lần nhập kho hàng hoá thì tính lại giá trị trung bình sau lần nhập đó, từ đó giá mua thực tế hàng kho ngay sau lần nhập đó

Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập =

Giá trị thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập

Số lượng hàng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập

 Chứng từ sử dụng

Để thực hiện nghiệp vụ kế toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng các chứng từ:

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL)

 Phiếu xuất kho hàng đại lý, ký gửi (04 HDL – 3LL)

 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (01 – BH)

 Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) và một số chứng từ liên quan khác

 Tài khoản kế toán sử dụng

Để phản ánh giá vốn hàng hoá, kế toán sử dụng các TK sau:

Bên Có: Phản ánh giá vốn hàng đã bán bị trả lại Hoàn nhập số chênh lệch dự

phòng giảm giá HTK Kết chuyển giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ về TK 911

Tài khoản 632 không có số dư

 Tài khoản 156 – “Hàng hoá”

 Dùng để phản ánh thực tế giá trị hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, từng quầy, loại, nhóm … hàng hoá

 Kết cấu TK 156 như sau:

Bên Nợ: Phản ánh làm tăng giá trị thực tế hàng hoá tại kho, quầy (giá mua

và chi phí thu mua)

Bên Có: Giá trị mua hàng của hàng hoá xuất kho, quầy Chi phí thu mua

phân bổ cho hàng tiêu thụ

Dư Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy

Trình tự hạch toán (theo phương pháp kê khai thường xuyên)

 Kế toán giá vốn của hàng giao bán trực tiếp tại kho, hàng gửi bán được xác định

là bán, hàng bán giao tay ba, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Nợ TK 133 – Thuế GTGT (Trường hợp bán giao tay)

Có TK 1561, 157 – Giá trị hàng hóa tại kho, hàng gửi bán

Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

 Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn hàng xuất bán để xác định kết quả, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định KQKD

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

Sơ đồ 1 4: Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX

1.3.3 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu

1.3.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng

 Nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi thoả mãn các trường hợp:

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở

hữu sản phẩm hàng hoá với người mua

 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở

hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá

 Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch

Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng được tính theo công thức:

Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ =

Doanh thu bán hàng theo hoá đơn –

Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng + Với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT

+ Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán

+ Đối với hàng hoá nhận gửi bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào phần doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng

+ Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện phần tính lãi trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được thực hiện

 Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sử dụng để kế toán doanh thu và kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng bao gồm:

 Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKL - 3LL)

 Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02 - GTTT - 3LL)

 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu 01 - BH)

 Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, séc, ủy nhiệm chi, giấy báo có…)

 Chứng từ kế toán liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại…

 Tài khoản sử dụng

Để kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng:

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 512 – Doanh thu nội bộ

TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

 TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

 Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động SXKD

 Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511 như sau:

Bên Nợ: + Phản ánh số thuế GTGT phải nộp

+ Kết chuyển các khoản giảm trừ + Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911

Bên Có: Doanh thu bán hàng thực hiện trong kỳ của doanh nghiệp

Tài khoản 511 không có số dư

 TK 512 – “Doanh thu nội bộ”

 TK này dùng để phản ánh số doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch

vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toàn nghành

 Kết cấu và nội dung của TK 512 tương tự như TK 511

 TK 3331 – “Thuế GTGT phải nộp”

 Tài khoản này áp dụng cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

 Kết cấu và nội dung TK 3331 như sau:

Bên Nợ: + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

+ Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp + Số thuế GTGT của hàng đã bán bị trả lại

+ Số thuế GTGT đã nộp vào Ngân sách nhà nước

Bên Có: + Phản ánh Số thuế GTGT đầu ra của hàng tiêu thụ, sử dụng

nội bộ, biếu tặng

+ Số thuế GTGT phải nộp của doanh thu hoạt động tài chính, hoạt động khác, của hàng nhập khẩu

Dư Có: Số thuế GTGT còn phải nộp

 TK 3387 – “Doanh thu chưa thực hiện”

 Nội dung: Doanh thu chưa thực hiện bao gồm: Số tiền nhận trước nhiều năm về cho thuê tài sản, cho thuê BĐSĐT Khoản chênh lệch giữa bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay Lãi nhận trước khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ Chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán rồi thuê lại theo phương thức hoạt động Phần thu nhập khác hoãn lại khi góp vốn kinh doanh lập cơ sở đồng kiểm soát có giá trị vốn góp được đánh giá lớn hơn giá trị thực tế vật tư, sản phẩm, hàng hoá hoặc giá trị còn lại của TSCĐ góp vốn

 Kết cấu TK 3387 như sau:

Bên Nợ: Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện sang TK 511, 515, 711

Bên Có: Ghi nhận doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ

Dư Có: Doanh thu chưa thực hiện cuối kỳ

 Trình tự hoạch toán

 Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng; trường hợp trước đây gửi

bán cho khách hàng, cho đại lý theo hợp đồng, khi khách hàng chấp nhận thanh toán (hoặc thanh toán); trường hợp đổi hàng, phản ánh doanh thu, căn cứ hoá đơn GTGT

của số hàng được đi trao đổi, kế toán ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111, 112, 113, 131 – (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – (Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

 Trường hợp bán hàng qua các đại lý, ký gửi hàng

Căn cứ vào “Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi”, doanh nghiệp lập hoá đơn GTGT phản ánh doanh thu bán hàng để giao cho các đại lý

 Nếu đại lý thanh toán toàn bộ số tiền sau khi trừ tiền hoa hồng được hưởng, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – (Tiền hoa hồng đại lý)

Nợ TK 133 – (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)

Nợ TK 111, 112 – (Số tiền nhận sau khi trừ hoa hồng đại lý)

Có TK 511 – (Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

 Nếu các đại lý, bên nhận bán hàng ký gửi thanh toán toàn bộ số tiền hàng

đã bán theo giá quy định cho bên chủ hàng: Căn cứ chứng từ thanh toán, hoá đơn GTGT bên đại lý phát hành về hoa hồng được hưởng, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 111, 112 – (Tổng giá trị thanh toán)

Có TK 511 – (Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra Sau đó, bên chủ hàng xác định hoa hồng trả cho các đại lý, bên nhận bán hàng ký gửi, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – (Tiền hoa hồng chưa kể thuế cho đại lý)

Nợ TK 133 – (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)

Có TK 111, 112 – (Hoa hồng và thuế GTGT tương ứng)

 Trường hợp bán hàng trả góp, trả chậm Khi ghi nhận doanh thu, ghi:

Nợ 111, 112 – (Số đã thu được)

Nợ TK 131 – (Số tiền phải thu)

Có TK 511 – (Theo giá bán trả ngay một lần chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

 Từng kỳ tính toán và xác định doanh thu HĐTC do bán hàng trả góp, trả chậm theo nguyên tắc phù hợp, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 515 – Doanh thu HĐTC

 Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511, 512 để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 512 – Doanh thu nội bộ

Có TK 521, 531, 532 – Các khoản giảm trừ doanh thu

 Kết chuyển doanh thu thuần về TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 512 – Doanh thu nội bộ

1.3.3.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt Các khoản giảm trừ doanh thu là

cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán Các khoản giảm trừ doanh thu phải được phản ánh, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài

khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập báo cáo tài chính

 Kế toán chiết khấu thương mại

Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu

thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng

 TK sử dụng: TK 521 – “Chiết khấu thương mại”

 Kết cấu và nội dung phản ánh TK 521 như sau:

Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng Bên Có: Kết chuyển số chiết khấu thương mại để xác định DT thuần

Tài khoản 521 không có số dư

 Trình tự hạch toán

 Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi sổ:

Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT

Có TK 111, 112, 131…

 Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang TK 511 để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521 – Chiết khấu thương mại

 Kế toán doanh thu hàng đã bán bị trả lại

Doanh thu hàng đã bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành, như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại Bên mua phải xuất hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá bị trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số

mua bán, số thuế GTGT đã kê khai

 TK sử dụng: TK 531 – “ Hàng bán bị trả lại” Tài khoản này phản ánh doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp

 Kết cấu và nội dung phản ánh

Bên Nợ: Doanh thu của hàng bán bị trả lại

Bên Có: Kết chuyển DT của hàng đã bán bị trả lại để xác định DT thuần Tài khoản 531 không có số dư

 Trình tự hạch toán

 Phản ánh doanh thu hàng đã bán bị trả lại trong kỳ, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 531 – (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 – (Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)

Có TK 111, 112, 131 – (Tổng giá thanh toán)

 Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 111, 112, 141…

 Theo phương pháp kê khai thường xuyên thì kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại nhập kho:

Nợ TK 155, 156 – (Theo giá thực tế đã xuất kho)

Có TK 632 – (Theo giá thực tế đã xuất kho)

 Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần, ghi:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 531 – Hàng bán bị trả lại

 Kế toán giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không

đúng, quy cách hoặc không đúng thời hạn… đã ghi trong hợp đồng

 TK sử dụng: TK 532 – “Giảm giá hàng bán”

 Kết cấu tài khoản 532 như sau:

Bên Nợ: Các khoản giảm giá đã chấp nhận cho người mua hàng

Bên Có: Kết chuyển số tiền giảm giá hàng bán để xác định DT thuần

Tài khoản 532 không có số dư

 Trình tự hạch toán

 Trong kỳ, khi phát sinh khoản giảm giá về số lượng hàng đã bán, ghi:

Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 – (Thuế GTGT tương ứng)

Có TK 111, 112 – Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng

Có TK 131 – Ghi giảm nợ phải thu khách hàng

 Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong

kỳ sang TK 511, 512 để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi:

Nợ TK 511, 512

Có TK 532 – Giảm giá hàng bán

Sơ đồ 1 5: Kế toán tổng hợp các khoản giảm trừ doanh thu

1.3.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán kế toán theo QĐ 15/2006 của Bộ tài chính thì các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá được chia làm 2 loại chính là: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hạch toán kế toán theo QĐ 48/2006 của Bộ tài chính thì việc hạch toán các chi phí liên quan đến tiêu thụ hàng hoá được gộp chung thành chi phí quản lý kinh doanh

Các chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi

phí quản lý doanh nghiệp

+ Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và những chi phí chung cho doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương của nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, thuế nhà đất, thuế môn bài…

 Chứng từ sử dụng:

 Hoá đơn GTGT dịch vụ (điện, nước…) liên quan đến chi phí QLKD

 Bảng tính lương nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng

 Bảng tính khấu hao TSCĐ, CCDC, thiết bị văn phòng

 Phiếu chi tiền mặt cho các khoản liên quan đến QLKD

 Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, bao bì đóng gói

 TK sử dụng: TK 642 – “ Chi phí quản lý kinh doanh”

 Kết cấu TK và nội dung phản ánh:

Bên Nợ: Chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ

Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh

+ Kết chuyển chi phí kinh doanh vào bên Nợ TK 911 Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ

 Trình tự hạch toán

 Trong kỳ, tập hợp chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

Có TK liên quan (TK 334, 153, 214, 331, 111, 112, 142…)

 Xuất CCDC, văn phòng phẩm… cho bộ phận quản lý, bộ phận bán hàng:

Nợ TK 642 – chi phí quản lý kinh doanh

Có TK 153 – CCDC, đồ dùng văn phòng…

 Tính khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng, bộ phận QLDN

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Có TK 214 – Khấu hao TSCĐ

 Các khoản thuế, phí phải nộp Nhà nước phát sinh trong kỳ:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Có TK 333 (TK 3337, 3338) – Thuế phải nộp Nhà nước

 Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, chi phí QLDN thực tế phát sinh

Nợ TK 111, 112, 153, 152…

Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

 Cuối kỳ, trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm, dự phòng phải thu khó đòi cho kỳ tiếp theo:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

 Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ tại bộ phận bán hàng, bộ phận QLDN: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Có TK 335 – Chi phí phải trả

 Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Sơ đồ 1 6: Kế toán tổng hợp chi phí quản lý kinh doanh

1.3.5 Kế toán xác định kết quả kinh doanh

 Tài khoản sử dụng

Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh sử dụng các tài khoản:

 TK 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh

 TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

 Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp

 Kết cấu TK 911 như sau:

Bên Nợ:

+ Trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ

+ Chi phí thuế TNDN

+ Chi phí tài chính trong kỳ

+ Chi phí QLKD tính cho hàng tiêu thụ trong kỳ

+ Chi phí khác trong kỳ

+ Kết chuyển lãi từ hoạt động kinh doanh trong kỳ

Bên có:

+ Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ Doanh thu thuần về HĐTC trong kỳ

+ Thu nhập thuần khác trong kỳ

+ Kết chuyển lỗ từ hoạt động kinh trong kỳ

Tài khoản 911 không có số dư

 Tài khoản 421 – “Lợi nhuận chưa phân phối” Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình phân phối, xử lý kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

 Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp 2:

+ TK 4211 – Lợi nhuận năm trước

+ TK 4212 – Lợi nhuận năm nay

 Kết cấu TK 421 như sau:

Bên Nợ:

+ Lỗ từ hoạt động kinh doanh trong kỳ

+ Phân phối tiền lãi

Bên Có:

+ Lãi thực tế từ hoạt động kinh doanh trong kỳ

+ Số lãi được cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên bù

+ Xử lý các khoản lỗ từ hoạt động kinh doanh

Tài khoản 911 không có số dư

Cuối năm, căn cứ vào số thuế TNDN thực tế phải nộp bổ sung do số thuế TNDN thực tế phải nộp năm nay lớn hơn số tạm phải nộp, hoặc trường hợp phát hiện sai sót năm trước, kế toán ghi:

Nợ TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành

Có TK 3334 – Thuế TNDN

 Kế toán kết chuyển chi phí thuế TNDN hiện hành, ghi:

+ Nếu TK 8211 có số phát sinh Nợ > Có

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành + Nếu TK 8211 có số phát sinh Nợ < Có

Nợ TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành

Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Cuối kỳ (tháng, quý) kết chuyển các khoản chi phí, doanh thu, thu nhập để xác định kết quả kinh doanh, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển:

 Kết chuyển chi phí thuế TNDN hiện hành vào bên Nợ TK 911, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành

 Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

 Kết chuyển chi phí tài chính, chi phí QLKD chi phí khác trong kỳ về TK

911 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

Nợ TK 711 – Thu nhập khác

Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tính toán, xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ: + Trường hợp có lãi, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối + Trường hợp bị lỗ, kế toán ghi sổ bút toán ngược lại:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Trong đó:

Chi phí thuế TNDN

hiện hành =

Thu nhập chịu thuế x

Thuế suất thuế thu nhập hiện hành

Thu nhập chịu thuế = Tổng doanh thu – Tổng chi phí hợp lý

Thuế suất thuế thu nhập hiện hành: 25%

1.4 Tầm quan trọng và sự cần thiết khách quan của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh thương mại Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hoá và dịch vụ không, có kiểm soát được nợ phải thu hay không, có bị tổn thất tài sản hay không… đều là mối quan tâm của các nhà quản lý Đó là lý do doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát chu trình này

1.4.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.4.1.1 Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Sự tin cậy của báo cáo tài chính

Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Trong định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

1.4.1.2 Giải thích các khái niệm cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ

a) Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một

bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của

tổ chức

b) Con người

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị Kiểm soát nội bộ

là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ

và hành động của họ Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng

Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định Do vậy, để kiểm soát nội

bộ hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được mục tiêu của tổ chức

c) Đảm bảo hợp lý

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo sự hợp lý cho các nhà quản

lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của các nhà quản lý có thể vượt khỏi kiểm soát nội bộ… Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quá trình quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi

từ quá trình kiểm soát đó Tất cả các điều đó dẫn đến, trong mọi tổ chức, dù có thể

đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có

hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo

d) Các mục tiêu

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

 Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

 Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp

 Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định

Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu nêu trên Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện khác nhau

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ của pháp luật và các quy định Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát

Riêng mục tiêu hoạt động, ví dụ như thu nhập vốn đầu tư, thị phần hay sản phẩm mới… không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của đơn vị Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa quyết định sai lầm hay các quyết định bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra Với các mục tiêu này, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các nhà quản lý với vai trò giám sát, với hành động kịp thời sẽ giúp tổ chức có thể đạt được các mục tiêu

1.4.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền theo mô hình chuẩn

lý thuyết

1.4.2.1 Các sai phạm tiềm tàng trong chu trình bán hàng – thu tiền

Trong thực tế, chu trình bán hàng – thu tiền thường bao gồm các công việc sau đây: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng lập hoá đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền Chu trình có những đặc điểm cần quan tâm sau:

Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như

nợ phải thu, hàng hoá, tiền… nên thường là đối tượng bị tham ô chiếm dụng

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

Với những đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau như sau: