Giáo trình điều hành công sở hành chính nhà nước phần 2

Chương II NHỮNG KỸ NĂNG BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG sở I THIẾT KÊ CÔNG VIỆC Khái niệm Thiết kế công việc việc phân chia nhiệm vụ tổng thể, phức tạp công sở thành nhiệm vụ cụ thể, đơn giản mà thực tốt cá nhân, đơn vị Kỹ thiết kê công việc Công việc thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau, chẳng hạn kiểu dây chuyền (trong nhiệm vụ chia thành nhiều cơng việc có liên quan đến theo kiểu dây chuyền có nhiều mắt xích), kiểu nhóm (trong cơng việc cần thực nhóm, nhóm người thực phần công việc) kiểu việc cho cá nhân (trong cơng việc có tính độc lập cao giao cho cá 19 nhân) Tuy nhiên, công việc thiết k ế cần đảm bảo yêu cầu sau: - Phù hợp với mục tiêu công sở đơn vị thực công việc - Nội dung công việc phải rõ ràng - Mỗi cơng việc thiết kế phải có ý nghĩa toàn nhiệm vụ chung quan, công sở - Tạo khả sáng tạo cho cán bộ, công chức giải công việc - Tạo khả hợp tác giải cơng việc - Có khả kiểm tra việc thực hành cơng việc cách thuận lợi Q trình thiết kế công việc thường bao gồm bốn công việc cụ thể sau: Một là: Xác định mục tiêu cần đạt tới Việc xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo tính định hướng hiệu cho việc cần làm Nếu mục tiêu không xác định rõ ràng, cụ thể mà tiến hành việc cần làm, thực tế thường diễn ra, việc huy động nguồn lực cần thiết, việc đôn đốc, việc kiểm tra, đánh giá kết thực hiộn gặp nhiểu khó khăn, chí khơng thể tiến hành Hai là: Xác định công việc cụ th ể cần tiến hành đ ể đạt mục tiêu đ ề Sau xác định % 20 rõ ràng, cụ thể mục tiêu cần đạt tới, nhà điều hành cần xác định rõ việc cần làm để đạt mục tiêu Điều hiểu việc cần làm xác định dựa mục tiêu cần đạt tới Mối quan hệ mục tiêu cần đạt hệ thống công việc cần làm mối quan hệ kết cần đạt cách thức để đạt kết Mục tiêu thay đổi cách thức để đạt mục tiêu cần thay đổi theo cách thích hợp Ba là: Xác định nguồn lực cần huy động đ ể đạt mục tiêu Sau xác định việc cần làm để đạt mục tiêu định, nhà quản lý công sở đơn vị cần xác định nguồn lực cần thiết phải huy động để thực việc cần làm Những nguồn lực cần huy động bao gồm: nguồn lực vật chất tài chính, (phương tiện vật chất ), nguồn lực người (người huy, người phối hợp, người thừa hành), nguồn lực thời gian (thời gian coi nguồn lực để tiến hành việc cần làm) Các nhà điều hành cần xem xét khả thực tế việc huy động nguồn lực Điều quan trọng nhu cầu thực tiễn việc huy động nguồn lực đó, thực tế, khơng thiết tương thích Khi xét thây khơng đú đế huy động nguồn lực cần thiết, nhà quản lý cần xem xét điều chỉnh lại việc cần làm, chí phải xem 21 xét điều chỉnh lại mục tiêu ban đầu cho phù hợp với lực thực tiễn tổ chức Bốn là: Xác định hệ thống tiêu chí đ ể đánh giá kết thực cơng việc Sau xác định cách chắn mục tiêu, việc cần làm nguồn lực thực tế huy động, nhà quản lý cần thiết lập hệ thống tiêu chí để đánh giá kết thực việc cần làm Hệ thống tiêu chí đánh giá kết xác định sở mục tiêu cần đạt tới cụ thể hố với hình thức thơng số định II PH Â N T ÍC H C Ô N G V IỆ C Khái niệm Phân tích cơng việc q trình xem xét cách tồn diện, có hệ thống nội dung cơng việc đề để làm sở cho việc thực cơng việc Vai trị phân tích cơng việc điều hành Phân tích cơng việc tốt điều kiện giúp nhà quản lý đạt hiệu cao loạt hoạt động có liên quan như: - Lựa chọn bố trí hợp lý cán bộ, cơng chức; 22 - Xác định tiêu chuẩn cụ thể nhằm hồn thành cơng việc; - Đánh giá ảnh hưởng môi trường cơng việc; - Phát yếu tố hạn chế kết công việc; - Xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức; - Đánh giá kết công việc sau cơng việc hồn tất Kỹ phân tích cơng việc Phân tích cơng việc hoạt động có liên hệ chăt chẽ hoạt động thiết k ế cơng việc Về bản, phân tích cơng việc q trình đánh giá tính hợp lý khả thi nội dung thực hoạt động thiết k ế công việc: Đánh giá mục tiêu cần đạt được; đánh giá hệ thống nhiệm vụ cụ thể cần tiến hành; đánh giá mức độ khả thi nguồn lực cần thiết cho thực thi đánh giá tính hợp lý tiêu chí đánh giá kết thực nhiệm vụ Tồn q trình đánh giá phái thực ánh sáng cúa mục tiêu cuối trình điều hành hướng hoạt động tương lai vào việc thực tốt chức năng, nhiệm vụ công sở 23 III PH Â N C Ô N G C Ô N G V IỆC Cơ sở phân công công việc - Phân cơng sở vị trí pháp lý thẩm quyền đơn vị, công sở - Phân cơng theo khối lượng tính chất cơng việc; - Phân công theo số lượng biên chế cấu tổ chức Nguyên tác phân công công việc - Phân cơng theo chun mơn hố; - Đảm bảo tính thích ứng chức trách lực nhân viên; - Đảm bảo tính liên quan phụ thuộc lẫn cá nhân đơn vị thực nhiệm vụ; - Có tiêu chuẩn thích hợp cho loại hoạt động; - Thúc đẩy việc nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên IV XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY CHẾ LÀM VIỆC Khái niệm Quy chế loại văn quản lý hành nhà 24 nước quy định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ cách thức phối hợp cá nhân đơn vị thực thi công vụ quy định số chế độ cơng tác cụ thể Vai trị quy chẻ điều hành hoạt động công sở Xây dựng thực quy chế công sở nhằm: - Đảm bảo quản lý thống - Đảm bảo công nghĩa vụ quyền lợi cá nhân đơn vị theo quy định Nhà nước - Hạn chế biểu tiêu cực điều hành tuỳ tiện, lạm quyền độc đốn Thơng thường, quy định quy chế thường bao gồm hai loại Loại quy định mang tính quy phạm định tồn quan máy nhà nước quản lý cơng việc chun mơn theo thẩm quyền Đó quy định cần áp dụng thực nhiệm vụ có áp dụng biện pháp hành tuyển dụng, xếp ngạch, tài vụ - kế toán thống kê, v.v Có quy chế cán bộ, cơng chức cho tất ngành có quy chê dành cho công chức ngành riêng biẹi Loại quy định mang tính cá biệt nhằm đề yêu cầu theo tính đặc thù quan hay tổ chức Ví dụ quy định cách lấy cung tội phạm 25 ngành công an, quy định ngành nghề độc hại v.v Về trách nhiệm cán bộ, công chức quy định quy chế quan thường chia làm loại: - Trách nhiệm lãnh đạo; - Trách nhiệm cán chuyên môn; - Trách nhiệm phận phục vụ Quy chế tốt sở để cán công chức đơn vị nắm rõ trách nhiệm thân cách thức phối hợp với cá nhân, đơn vị liên quan thực thi Kỹ xây dựng quy chế Thông thường, việc xây dựng quy chế bao gồm giai đoạn sau: Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn bao gồm công việc cụ thể sau: - Xác định mục tiêu quy chế - Xác định xây dựng quy chế Thông thường, quy chế hoạt động cần xây dựng dựa lý luận thực tiễn sau : + Chức nãng, nhiệm vụ thẩm quyền đơn vị hay công sở ; 26 + Chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước; nghị quan cấp trên; + Chiến lược phát triển ngành quan; + Thực tiễn phát triển kinh tế-xã hội địa phương; + Năng lực thực tiễn công sở, đặc biệt đội ngũ cán bộ, công chức khả tài chính, ngân sách; + Thực tiễn thực quy chế trước (nếu có) Giai đoạn xây dựng dự thảo: Giai đoạn bao gồm công việc cụ thể sau: - Xác định phạm vi, đối tượng điều chỉnh thẩm quyền ban hành; quy chế dự kiến xây dựng điều chỉnh đối tượng ban hành quy chế? (Có trường hợp quy chế phải quan quản lý cấp ban hành Cũng có trường hợp quy chế ban hành nội bộ) - Xây dựng khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh điều kiện thực quy chế rõ ràng, thuận lợi cho việc kiểm tra v ề hình thức, quy chế thường xây dựng thành điều khoản Quy chế cần phê duyệt ban hành kèm theo văn quy phạm thẩm quyền - Tổ chức lấy ý kiến từ cá nhân, đơn vị hữu quan để hoàn Ihiộn d.ự Ihảo - Xem xét có chọn lọc ý kiến tham gia; chỉnh sửa lần cuối trình lên cấp có thẩm quyền 27 Giai đoạn thơng qua ban hành: Cấp có thẩm quyền phê duyệt định ban hành theo trình tự thủ tục luật định V XÂY DỰNG KÊ HOẠCH Khái niệm Kế hoạch loại văn quản lý hành nhà nước thể dự định mục tiêu cần đạt thời hạn định tuơng lai kvà cách thức để đạt mục tiêu Có thể sử dụng nhiều tiêu chí để phân loại kế hoạch công tác Theo thời gian dự kiến thực chia kê' hoạch cơng tác thành loại: + K ế hoạch dài hạn (hay gọi kế hoạch chiến lược): Đây kế hoạch hoạt động từ năm trở lên nhằm xác định phương hướng nội dung có tính chất chiến lược, lâu dài Kế hoạch chiến lược xác định mục tiêu cách thức tối ưu để đạt mục tiêu Đối với loại kế hoạch xây dựng quan trọng xác định mục tiêu cuối cần đạt tới khoảng thời gian định Ví dụ: Kế hoạch tinh giảm biên chế nhằm triển khai Nghị Hội nghị lần thứ BCHTW Đảng Cộng sản Việt Nam Khóa VIII 28 Kiểm tra toàn diện loại kiểm tra mà người lãnh đạo phải vào thay đổi mơi trường bên ngồi thực tế phát triển quan, công sở để đánh giá lại mục tiêu, kế hoạch đề trước mà có điều chỉnh thấy cần thiết Kiểm tra thông thường để so sánh xem xét trình thực nhiệm vụ cụ thể theo kế hoạch, tiến độ giải công việc thực tế để điều chỉnh cách tiến hành công việc Đây nhiệm vụ thường xuyên người lãnh đạo, quản lý Vai trị kiểm tra điều hành cơng sở Thực tốt cơng tác kiểm tra giúp nhà điều hành phát kịp thời sai lệch thực thi để kịp thời điều chỉnh; ngăn ngừa sai lầm; có sở để đánh giá kết quả, dẫn cho hoạt đông cơng sở thực hướng Q trình kiểm tra q trình gắn liền với cơng tác hoạch định, tổ chức đạo thực thi Khơng có kiểm tra coi khơng có quản lý Các nguyên tắc yêu cầu công tác kiểm tra Có thể áp dụng phương thức khác để tiến hành kiểm tra hoạt động quan, công sở Các phương thức thường gặp thực tế là: 44 - Kiểm tra qua việc xem xét kế hoạch phê duyệt kế hoạch; - Kiểm tra qua việc đánh giá định mức; - Kiểm tra qua báo cáo đơn vị; - Kiểm tra trực tiếp kết chất lượng công việc hoàn thành; - Kiểm tra qua việc tiếp cận thực tiễn Trong hình thức kiểm tra đặc biệt ý hình thức kiểm tra trực tiếp đến tận nơi xem xét, có tránh tình trạng quan liêu quản lý Cần quán triệt tinh thần câu nói Bác Hồ cơng tác kiểm tra: “C ố nhiên ngồi bàn giấy mà chờ người ta báo cáo, mà phải đến tận nơi, xem tận c h ỗ ” Nguyên tắc: - Xác định rõ mục tiêu kiểm tra; - Toàn diện; - Khách quan; - Kịp thời; - Cụ thể; - Tuân thủ quy định pháp luật quy trình, thủ tục kiểm tra Yêu cầu: 45 - Kiểm tra phải nhằm vào công việc (không nhằm vào người); - Kiểm tra phải tìm nguyên nhân cụ thể đầy đủ công việc không hồn thành; - Tạo khơng khí cảm giác thoải mái kiểm tra; - Các biện pháp kiểm tra phải áp dụng cách linh hoạt; - Việc xử lý kết kiểm tra phải vào thực chất vấn đề, khơng nên hình thức chiếu lệ; - Các phương pháp kiểm tra cần áp dụng linh hoạt gắn liền với q trình điều hành cơng việc (phải diễn công việc tiến hành); - Không nên lơi lỏng, không nên cứng nhắc trình kiểm tra lơi lỏng kiểm tra dẫn đến buông lỏng kỷ cương điều hành máy móc làm giảm khả sáng tạo cán cấp dưới; - Kết việc kiểm tra phải thúc đẩy công việc, động viên cán bộ, công chức làm việc tự giác - Đơi với người kiểm tra cẩn phải có kỹ nang, kỹ thuật phẩm chất cần thiết Họ có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm sốt phận thực kế hoạch chung theo chủ trương sách cấp Đổng 46 thời cịn có vai trị thúc đẩy tạo động hoạt động cho cán bộ, công chức quan, công sở hướng mục tiêu chung Cụ thể phải có hiểu biết cơng việc phận, khơng địi hỏi phải thành thạo cán chun mơn Q uy trình kiểm tra Bước 1: Lập tiêu chuẩn Bước 2: Tổ chức kiểm tra Bước 3: Đánh giá kết quả, hiệu Bước 4: Xử lý, điều chỉnh sai lệch (nếu có) VIII C UNG CẤP ĐIỂU KIỆN VẬT CHÂT CHO THỰC THI Xây dựng mỏi trường thuận lợi cho thực thi Mơi trường làm việc cách bố trí nơi làm việc, môi trường tự nhiên thiết bị sử dụng cơng sở tạo nên Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, phương tiện làm việc khơng đầy đủ suất lao động bị giảm sút, nhân viên nhanh chóng cảm thấy mỏi chán nản công việc, dẫn đến tình trạng khơng gắn bó với cơng việc Vì vậy, tổ chức đựoc khung cảnh, môi trường làm việc thuận lợi yêu cầu quan trọng tổ chức điều hành công sở 47 Môi trường bên ngồi cơng sở gồm u tố tự nhiên lẫn xã hội, ví dụ quan hệ công sở cộng đồng dân cư với tổ chức xã hội khác; trình độ dân trí Một mơi trường thuận lợi cho thực thi cần đảm bảo số yếu tố sau: - Có môi trường tự nhiên không bị ô nhiễm không khí, tiếng ồn, ; - Có đủ ánh sáng cho nơi làm việc; - Có diện tích phù hợp với u cầu cơng việc; - Các phịng làm việc bơ' trí hợp lý; - Có đầy đủ phương tiện cần thiết cho công việc Điều kiện làm việc Điều kiện làm việc công sở tạo nên nhiều yếu tố, phương tiện làm việc có vai trị quan trọng Phương tiện làm việc tốt thích hợp khơng giúp cho cơng việc tiến hành thuận lợi mà cịn góp phần giữ gìn sức khỏe cho nhân viên, tạo hứng thú làm việc giảm bớt nhàm chán, mệt mỏi Yêu cầu chung phương tiện làm việc cơng sở là: - Thích hợp với loại cơng việc 48 - Được bố trí hợp lý, thuận tiện cho sử dụng; xếp hài hoà có tính thẩm mỹ - Tiết kiệm - Khơng ngừng đổi đại hoá Việc trang bị phương tiện làm việc cần xuất phát từ thực tiễn hoạt động cơng sở để thực kết hợp yêu cầu Vấn đề phải tính tốn hiệu chi phí mua sắm thiết bị với hiệu xử lý công việc thực tế Lấy ví dụ, thiết bị đại cần tận dụng tiện ích để tránh lãng phí Có thể liên hệ điều với thực trạng nhiều quan máy tính trang bị rộng rãi cho nhân viên Nhưng khơng nối mạng nên máy tính, nhiều trường hợp, có tác dụng thay máy chữ Các thiết bị phịng làm việc bố trí tập trung phi tập trung Tập trung hố thiết bị giúp tiết kiệm thiết bị nhân cơng Lấy ví dụ, bơ' trí hệ thống điện thoại quan thơng qua m ột tổng đài việc chuyển fax có tính chuẩn mực hơn, tiết kiệm kiểm sốt văn phát nhận qua máy; việc ấn loát văn tổ chức Iheo hướng lập trung (Jẽ tạo chuẩn mực, định mức thống Chi phí làm văn giảm Nhân viên dễ dàng hỗ trợ Tuy nhiên, tập trung hoá thiết bị đòi hỏi thống 49 phận sử dụng thiết bị chung Hơn nữa, khối lượng cơng việc nhiều lên dễ bị ùn tắc Phi tập trung hố thiết bị tạo linh hoạt sử dụng, xử lý cơng việc nói chung Nó khuyến khích sáng tạo, khơng ỷ lại Mặc dù vậy, cách bố trí gây nhiều khó khăn cho nhà quản lý bố trí cơng việc tập trung thiết bị vào chỗ Bố trí nơi làm việc cách khoa học Bố trí vị trí phịng làm việc cơng sở cách khoa học sở để tạo nên môi trường điều kiện làm việc tốt Nếu đơn vị có quan hệ chặt chẽ với (thậm chí theo kiểu dây chuyền trực tiếp quan hệ chánh văn phòng phòng Văn thư chuyên trách) xử lý cơng việc mà lại bị bố trí nơi xa nhau, khơng tiện lại gây lãng phí thời gian gây khó khăn cho kiểm tra, đạo Việc bơ' trí nơi làm việc cơng sở cần tính đến cường độ lao động nhân viên; quy trình, thủ tục làm việc; đặc điểm, mối quan hệ phối hợp tính chất cơng việc giao cho cá nhân, đơn vị Yêu cầu cụ thể việc bố trí phịng làm việc cơng sở là: - Tận dụng diện tích cơng sở; - Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đơn vị; 50 - Giảm thời gian di chuyển phận có liên quan; - Tạo hỗ trợ thuận lợi phận; - Tạo điều kiện cho kiểm sốt cơng việc; - Tiết kiệm kinh phí cho dịch vụ; - An tồn; - Có tính thẩm mỹ; - Tạo khả động sử dụng chỗ làm việc, thiết bị nguồn lực khác 51 CÂ U H Ỏ I ÔN T Ậ P Hãy phân tích đặc điểm cơng sở hành nhà nước để phân biệt với loại tổ chức khác xã hội? Theo anh (chị) hoạt động điều hành công sở chịu tác động yếu tố nào? Theo anh/chị, để thực tốt nhiệm vụ mình, cơng sở cần điều kiện nào? Quy chế có vai trị điều hành công sở? K ế hoạch công tác có vai trị điều hành hoạt động quan, cơng sở? Hãy phân tích ưu hạn chế trình lập kế hoạch có tham gia thành viên tổ chức Hãy phân tích vai trị họp hoạt động công sở? Hãy phân tích số tồn phổ biến tổ chức điều hành họp công sở Hãy phân tích bước quy trình tổ chức họp? Hoạt đông theo anh chị quan trọng nhất? Hãy trình bày mục tiêu ý nghĩa công tác kiểm tra điều hành hoạt động công sở 52 10 Theo anh/chị công tác kiểm tra thường gập khó khãn gì? Ngun nhân? 11 Hãy trình bày vai trị việc xây dựng bầu khơng khí làm việc hiệu cơng sở 12 Hãy đánh giá thực tế bố trí phịng làm việc cơng sở nay, liên hệ cụ thể vào công sở nơi anh/chị công tác 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Thâm (2003) Tổ chức điều hành hoạt động công sở NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội Học viện Hành Quốc gia (2003) Hành vãn phịng quan nhà nước NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Học viện Hành Quốc gia (2003) Khoa Văn cơng nghệ hành Nghiệp vụ thư ký vãn phcng tổ chức NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Học viện Hành Quốc gia (2005) Kỹ nàng nghiệp vụ quản lý hành nhà nước tập 3, tài l ệu đào tạo tiền công vụ Hà Nội GIÁO TRÌNH ĐIỀU HÀNH CƠNG sở HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chịu trách nhiệm xuất bản: Biên tập: TS P H Ạ M VĂN D I Ê N Nguyễn Kim Dung, Nguyễn Thanh Hương V ẽ bìa: Huơng Lan N H À X U Ấ T B Ả N K H O A H Ọ C V À KỸ T H U Ậ T 70 Trần Hưng Đạo, Hà Nội In 1.000 cuốn, khổ 14,5 X 20,5 cm , Nhà in Khoa học Công nghệ Sô' đăng ký kế hoạch xuất 215-2010/C X B /421.1-17/K H K T , Cục xuất cấp ngày tháng năm 2010 Quyết định xuất số 296/Q Đ X B /N X B K H K T , cấp ngày 23 tháng 11 năm 2010 In xong nộp lưu chiểu tháng 12 năm 2010