Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty cổ phần giải pháp phần mềm hòa bình

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Mỗi doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập cho đến các giai đoạn phát triển tiếp theo cơ cấu tổ chức của công ty luôn đóng một vai trò, ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của công ty.

Trong hoạt động quản trị, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản lý không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy quản trị không hoàn hảo Việc tổ chức bộ máy quản trị ảnh hưởng đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức được thành lập dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng và khai thác triệt để các nguồn lực, nhất là nguồn nhân lực và cơ sơ vật chất kỹ thuật Một cơ cấu tổ chức được tạo ra phù hợp sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị không phù hợp sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị, làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều nguy cơ tiềm ẩn Việc tổ chức được một cơ cấu tổ chức linh hoạt, thích nghi được với môi trường, tận dụng được những thời cơ, giảm bớt những ảnh hưởng không tốt tới doanh nghiệp. Thêm vào đó sự phát triển của khoa học kỹ thuật đòi hỏi quá trình tập trung, chuyên môn hóa, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cá nhân ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh Để đáp ứng với yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp.

Hiện nay, khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã được chấn chỉnh nhưng tình hình kinh tế đang có rất nhiều biến động phức tạp đặc biệt sau thảm họa động đất, sóng thần, hạt nhân kinh hoàng ở Nhật Bản hồi tháng 3 năm 2011 đã gây ảnh hưởng đến nhiều quốc gia trên thế giới nhất là những nước đang phát triển như Việt Nam, cùng với tàn dư của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 đã kéo theo rất nhiều hậu quả: lạm phát tăng cao, sức tiêu thụ sản phảm giảm dần, thiếu vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh, giá nguyên vật liệ đầu vào tăng cao, các chi phí tăng lên nhanh chóng Để có thể tồn tại được các doanh nghiệp phải tìm mọi cách để cắt giảm chi phí đầu vào, khi đó vấn đề cơ cấu lại tổ chức bộ máy nhằm nâng cao hiệu quả quản lý càng trở nên cấp bách và cần thiết. Đối với lĩnh vực Thương mại điện tử nói riêng, hiện nay ở Việt Nam, có rất nhiều doanh nghiệp cũng đầu tư với nhiều hướng đi riêng Có thể nói trong lĩnh vực Thương mại điện tử thì sự biến động của môi trường là mạnh mẽ và nhanh chóng nhất Nếu như doanh nghiệp không kip thời thích nghi thì sẽ bị loại bỏ một cách nhanh chóng Do đó, sự điều chỉnh, hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới và thích nghi với những biến động của thị trường là điều quan trọng Để nhận thức được những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đã học trong nhà trường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị kinh doanh Là sinh viên năm cuối khoa Quản trị doanh nghiệp trường Đại học Thương Mại, trong đợt thực tập tốt nghiệp tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình.

Trong quá trình thành lập và hoạt động, công ty đã không ngừng phấn đấu, góp phần thỏa mãn nhu cầu khắt khe của lĩnh vực thương mại điện tử, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Công ty đã nhiều lần tiến hành cải cách cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế của từng giai đoạn, tuy nhiên việc cải tiến chấn chỉnh đó chưa mang tính khoa học và chiến lược nên cơ cấu tổ chức công ty còn nhiều điểm bất hợp lý cần được đổi mới Qua thời gian đầu ghi nhận tình hình công tác tổ chức của công ty, trước những biến động mạnh mẽ của thị trường trong lĩnh vực Thương mại điện tử cũng như sự đổi mới chiến lược kinh doanh của công ty vào cuối tháng 11 năm 2010, đặc biệt là sự kiện lớn ngày 15 tháng 3 năm 2011: Tập đoàn eBay thông báo đầu tư mua gần 20% cổ phiếu của Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, công ty hàng đầu trong lĩnh vực thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến và quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam eBay đã không chỉ đầu tư mà còn có đại diện của mình tham gia trong ban điều hành tại công ty để chia sẻ những kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo với đội ngũ nhân sự chủ chốt của PeacesSoft.

Một trong những bài học rút ra từ sự hợp tác với các công ty thương mại điện tử là cần có khả năng lãnh đạo, chia sẻ cho sự phát triển cá nhân trong công ty - điều này PeaceSoft đang còn thiếu Đây chính là cơ hội của Peacesoft khi có được sự hợp tác với eBay EBay đã không chỉ đầu tư mà còn có đại diện của mình tham gia trong ban điều hành tại công ty để chia sẻ những kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo với đội ngũ nhân sự chủ chốt của PeacesSoft Với hơn 1 triệu khách hàng tham gia vào các hoạt động thương mại điện tử, PeaceSoft đang ở vị trí phát triển nhanh và có doanh thu lớn nếu có một cấu trúc hợp lý bao gồm tổ chức và khả năng lãnh đạo

Do vậy cần phải có một nghiên cứu bài bản, hệ thống, hoàn chỉnh về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị cho công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình.

Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác xây dựng cơ cấu tổ chức trong công ty, qua quá trình thực tập và nghiên cứu hoạt động của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, nhận thấy những biến động lớn của công ty về mọi mặt: chiến lược kinh doanh, mở rộng quy mô Với những biến động của thị trường công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình có nhiều thay đổi trong định hướng chiến lược kinh doanh Do đó cơ cấu tổ chức cũ không còn phù hợp nữa, nhu cầu có một bộ máy hoạt động hiệu quả, hợp lý với chiến lược kinh doanh mới của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình là điều tất yếu Vì vậy, tôi xin mạnh dạn đưa ra đề tài nghiên cứu: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình ” Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tổ chức, cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, nghiên cứu thực trạng về cơ cấu tổ chức trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty.

Do khả năng thực tiễn và khả năng nghiên cứu khoa học còn hạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn, nên trong luận văn này, tôi không có tham vọng vận dụng những lý luận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ máy quản lý hoàn hảo và cho tất cả các doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho một doanh nghiệp đó là công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình Đề tài này nếu hoàn thiện sẽ giúp cho công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình hoàn thiện được cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý hơn, phù hợp với quy mô của công ty, thích ứng được với sự biến động của môi trường nhằm đạt được mục tiêu đưa Peacesoft phát triển theo mô hình tập đoàn của Alibaba, giữ vị trí hàng đầu và chiếm lĩnh thị phần khống chế trong lĩnh vực mua bán, thanh toán và quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam và phù hợp với chuyên ngành của tác giả.

Các mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:

Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về tổ chức, cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình thông qua việc phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập được nhằm phát hiện ra các yếu tố bất hợp lý, cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý của công ty để có biện pháp giải quyết.

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng của công ty, từ đó đề xuất, kiến nghị những giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức mới linh hoạt hơn, phù hợp với những chiến lược kinh doanh mới của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình nói riêng và những biến động của thị trường nói chung.

Phạm vi nghiên cứu

Do điều kiện hạn chế về thời gian cũng như kiến thức và nguồn thông tin thu thập nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu trên một số phương diện nhất định:

- Không gian: Luận văn nghiên cứu cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, tòa nhà 17T10, khu đô thị Trung Hòa - Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

- Thời gian: Luận văn nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình trong 3 năm gần đây từ năm 2008 đến năm 2010.

- Nội dung: Luận văn nghiên cứu các khái niệm cơ bản về mô hình tổ chức, các nguyên tắc và yêu cầu cấu trúc tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức,thực trạng quá trình hoạt động kinh doanh của công ty CP giải pháp phần mềm HòaBình.

Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, các phụ lục, kết cấu của luận văn bao gồm 4 chương sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

TÓM LƯỢC MỘT SỐ VÂN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIÊP

Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về công tác tổ chức

Trong các chức năng quản trị, tổ chức được coi là một chức năng cơ bản, một công tác rất quan trọng nhằm thiết lập cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là bộ máy quản trị doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đã xác định.

Thực hiện chức năng tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

Công tác tổ chức là một hoạt động gắn liền với phân công lao động khoa học, việc phân quyền và xác định tầm hạn quản trị Tổ chức quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu Tổ chức phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt được mục tiêu Kết quả của công việc tổ chức là xác lập được một cấu trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh.

2.1.2 Định nghĩa cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định.

2.1.3 Định nghĩa bộ máy quản trị

Bộ máy quản trị là một tổ chức con trong một tổ chức, là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức Bộ máy quản trị bao gồm một tập thể người lao động cũng với các phương tiện quản trị được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định.

2.1.4 Định nghĩa tố chức bộ máy quản trị

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp “là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ,quyền hạn của các bộ phận quản trị doanh nghiệp và cá nhân các nhà quản trị cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận quản trị và cá nhân nhà quản trị này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của doanh nghiệp”.

2.1.5 Định nghĩa cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một tổng thể các bộ phận hợp thành các bộ phận có mối liên hệ về mặt hữu cơ, phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.

2.1.6 Khái niệm về phân quyền

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó Đây là hoạt động được tiến hành bởi các nhà quản trị sau khi đã thiết lập được một cơ cấu tổ chức, đó là việc thiết lập mối quan hệ về quyền hạn giữa các cấp quản trị và giữa các bộ phận,các thành viên trong tổ chức với nhau.

Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ rang, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp

Theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những chức nhiệm, quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp

Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phân nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc cụ thể nhằm xác đingj ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào.

Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của các chức năng tổ chức từ góc độ của Khoa học quản trị Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu được bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc, ai chịu trách nhiệm về những kết quả này, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.

Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

Là một trong số sinh viên sắp tốt nghiệp khối ngành kinh tế có điều kiện được thực tập tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, em nhận thấy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là đòi hỏi cấp thiết trước sự hội nhập và xu thế thương mại điện tử toàn cầu.

Với những kiến thức đã được tích luỹ cùng sự giúp đỡ của cô ThS Dương Thị Thúy Nương cùng các anh chị trong công ty em có thể đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị cho công ty Để có thể hoàn thiện đề tài luận văn tốt nghiệp, em cũng đã tìm hiểu một số công trình nghiên cứu luận văn cũng như chuyên đề của các khoá trước về cơ cấu tổ chức để tham khảo, phát huy những điểm mạnh và khắc phục những điểm hạn chế của những công trình trước

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH vàng bạc, đá quý Huy Thành – SV Nguyễn Thị Lơ – GVHD: Thầy Bùi Hữu Đức, năm 2010 Đề tài đã phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ở công ty TNHH vàng bạc,đá quý Huy Thành, chỉ ra được những thành công đạt được cũng như những hạn chế mà công ty đang phải đối mặt, nguyên nhân của những thành công và hạn chế đó. Sinh viên cũng đã đưa ra được một số các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Tuy nhiên các biện pháp đưa ra mới chỉ dừng lại ở mức giới thiệu, chưa đi sâu sát vào vấn đề, chưa chỉ rõ được cần phải làm già và làm như thế nào.

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty CP may Hưng Yên – SV Đào Thị Nhinh – GVHD: Nguyễn Thị Bích Loan, năm 2010 Đề tài đã nêu rõ những thành công và hạn chế cũng như nguyên nhân của chúng Đề tài đã đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty, tuy nhiên các giải pháp này chưa có sự mới mẻ nào đáng kể.

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tư Thành – SV Lê Thị LanChi – GVHD: Nguyễn Thị Bích Loan, năm 2010

Trên cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty Những thành công và tồn tại của cơ cấu tổ chức mà tác giả đưa ra còn chung chung nên những giải pháp đề xuất, kiến nghị chưa thật sự sâu sát.

Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Nam Thanh –

SV Hà Thị Tình, năm 2009 Đề tài đã phát hiện ra những vấn đề cần giải quyết của công ty như: chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường, số cán bộ lao động có trình độ trên đại học, đại học,cao đẳng còn ít, điều kiện trang thiết bị chưa tốt…và cũng đưa ra một số giải pháp hàon thiện cơ cấu tổ chức của công ty như: hoàn thiện về mô hình cơ cấu tổ chức công ty, hoàn thiện về cơ cấu lao động tại các bộ phận trong công ty, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng trong công ty, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên Nhìn chung đề tài đã đưa ra và giải quyết được các vấn đề nhức nhối trong công ty, đáp ứng được những yêu cầu cấp bách cần được giải quyết.

Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài

2.4.1 Những đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cấu trúc tổ chức được xem xét dựa vào một số đặc điểm cơ bản của nó như sau:

Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận.

Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao Và ngược lại, nếu cấu trúc tổ chức có ít cấp, ít khâu thì ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp thấp.

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Tiêu chuẩn hóa cho phép điều hành tổ chức theo những thủ tục, quy tắc chung mà trong đó mọi thành viên đều hiểu biết và thực hiện.

Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng lẻ trong tổ chức đảm nhiệm Trong các tổ chức quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ liên kết những hoạt động này Còn trong những tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn tổ chức đòi hỏi sự sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức.

Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác. Mỗi tổ chức thường có những cách thức phân bổ quyền lực khác nhau.

Chuyên môn hóa là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng.

Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất.

2.4.2 Những nguyên tắc của cơ cấu tổ chức

Khi xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như:

2.4.2.1 Đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh

Nguyên tắc này được dựa trên một nguyên tắc tổng quát của lĩnh vực kiến trúc và kết cấu, đó là “hình thức phải đi sau chức năng” Cụ thể, khi hình thành một cấu trúc nào đó, các bộ phận hay đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng của doanh nghiệp.

Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận và cá nhân đều tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức Nói cách khác sự lựa chọn mô hình, phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thực hiện các mục tiêu đã định Cụ thể, trong quá trình hoạch định đã xác định được những mục tiêu mà doanh nghiệp cần phải phấn đấu hoàn thành cũng như những biện pháp để đạt được những mục tiêu đó thì vấn đề tiếp theo là ai thực hiện? Lúc này các nhà quản trị phải xem xét nên giao những công việc đó cho những ai và người nào làm việc gì, giữ chức vụ gì, rồi nhà quản trị lại phân chia các thành viên trong doanh nghiệp thành các nhóm người (bộ phận) theo những mục tiêu nào, trong nhóm sẽ có bao nhiêu người và những loại người nào (xét về trình độ chuyên môn, tay nghề…). Việc lựa chọn và phân chia công việc phụ thuộc phần lớn vào các chức năng mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Chiến lược kinh doanh đã bao quát nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, chính vì vậy mà cấu trúc tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanh phải là cái có trước tổ chức, điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xây dựng chiến lược khi chưa có một cấu trúc tổ chức Mối quan hệ giữa chiến lược và tổ chức được thể hiện ở chỗ với mỗi chiến lược kinh doanh nhất định, tổ chức phải có sự thay đổi điều chỉnh sao cho luôn phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược Một cấu trúc hiệu quả không bao giờ là tĩnh lại, không thể có một cấu trúc tổ chức nào là tốt nhất, duy nhất có thể vận hành tốt trong mọi tình huống, trong mọi hoàn cảnh Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc hình thành cấu trúc tổ chức Nếu vi phạm nguyên tắc này chắc chắn sẽ dẫn đến sự suy giảm của tổ chức và gây ra sự chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.

2.4.2.2 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Theo nguyên tắc này các thành viên trong tổ chức chỉ bị chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Trong cơ cấu tổ chức của công ty đã quy định rõ trách nhiệm của mỗi nhà quản trị có trách nhiệm Trong công ty thì Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật những quyết định của mình.

2.4.2.3 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Mỗi doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đều phải xác định rõ mục tiêu hoạt động của mình và các yếu tố cần thiết để thực hiện mục tiêu đó Mục tiêu của doanh nghiệp là Năng suất – Chất lượng – Hiệu quả nên cần thiết kế cơ cấu tổ chức sao cho tận dụng được tất cả các lợi thế bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp, từ đó có cơ hội để thực hiện mục tiêu đã đề ra Mỗi phòng ban đều lại có nhiệm vụ riêng nhưng đều đi đến chung một mục tiêu chung đó là mục tiêu chiến lược của công ty

2.4.3 Các yêu cầu đối với cấu trúc tổ chức

Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất.

Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.

Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất.Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về Chi phí thấp nhưng hiệu quả lâu dài, có thể sử dụng trong thời gian dài và có tính linh hoạt trong mọi trường hợp.

Cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định trong doanh nghiệp và phải cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung Đối với công ty, việc phân công chức năng nhiệm vụ phải có sự tương xứng, không thể chỉ giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyền được xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện

2.4.4 Một số mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản

Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp có thể được minh họa như cấu trúc của một doanh nghiệp thương mại như sau:

2.4.4.1 Cấu trúc đơn giản ( cấu trúc trực tuyến)

Sơ đồ 2.1: Cấu trúc tổ chức đơn giản

- Đặc điểm Đây là một trong những loại hình cấu trúc đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định Nhà quản trị giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác của các thành viên củ yếu là phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị.

Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Để nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, luận văn sử dụng chủ yếu hai phương pháp chính là phương pháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu.

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Như chúng ta đã biết, dữ liệu sơ cấp là dữ liệu không có sẵn trên các phương tiện thông tin đại chúng, đòi hỏi chúng ta phải tự điều tra lấy số liệu từ gốc Vì vậy để có thông tin về dữ liệu sơ cấp em đã sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn để thu thập dữ liệu này.

 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm

- Nội dung: Phiếu điều tra gồm 15 câu hỏi trắc nghiệm đơn giản, dễ trả lời, có 2 phần: phần chung về bộ máy quản trị của công ty, và phần riêng về cơ cấu tổ chức của công ty.

- Cách thức tiến hành: Phiếu điều tra được gửi cho 2 đối tượng là nhà quản trị và nhân viên trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình để thu thập được những thông tin cần thiết, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty

- Ưu điểm: Không mất nhiều thời gian ta đã thu được các đánh giá, ý kiến rất cụ thể về mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình Bối cảnh nghiên cứu được kiểm soát từ đó rút ra được thực trạng và những bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình.

- Nhược điểm: Phương pháp này thụ động giao tiếp với đối tượng điều tra Dữ liệu thu thập được phải qua xử lý mới sử dụng được Các câu hỏi và hướng trả lời đều bị các yếu tố chủ quan kiểm soát Mối quan hệ giữa người hỏi và người trả lời là mối quan hệ gián tiếp nên tính chính xác của các câu trả lời không cao.

- Mục đích: Các câu hỏi trong phiếu điều tra nhằm thu thập thông tin về công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, cơ cấu tổ chức của công ty… từ kết quả thu thập được, xử lý và phân tích định lượng để sử dụng cho phần phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

- Nội dung: Sử dụng các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá tình hình bộ máy cơ cấu tổ chức quản trị tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, kế hoạch hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty

- Cách thức tiến hành: Bảng câu hỏi phỏng vấn được gửi cho 2 đối tượng là nhà quản trị và nhân viên để làm rõ hơn về vấn đề cơ cấu tổ chức của công ty, cũng như tìm ra giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty, đáp ứng yêu cầu phát triển của nền kinh tế thị trường.

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn và được thu thập từ các nguồn sau đây:

- Kết quả báo cáo: Tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình cơ cấu lao động của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình trong thời gian 3 năm 2008, 2009, 2010

- Đề tài nghiên cứu cấp trường: luận văn tốt nghiệp cùng đề tài các năm trước.

- Niên giám thống kê: Các giáo trình thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

- Thu thập trên các website: http://peacesoft.net http://www.doanhnhan.net http://vnbusiness.vn http://ddth.com http://thongtincongnghe …

- Ưu điểm: Dữ liệu thu thập được không cần phải qua xử lý mà có thể được sử dụng luôn, dữ liệu ở dạng mềm tức là dạng tính chất Nguồn dữ liệu lớn và phong phú. Đặc điểm của nguồn dữ liệu này nhanh, chi phí thu thập thấp

- Nhược điểm: đây là nguồn dữ liệu tồn tại sẵn nên dễ dẫn đến lỗi thời với vấn đề cần nghiên cứu, khi sử dụng nguồn dữ liệu này phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

3.1.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp

Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra trắc nghiệm, dùng phần mềm SPSS để xử lý số liệu ta sẽ thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình Qua phỏng vấn các nhà quản trị và nhân viên trong công ty để thu thập những ý kiến bổ sung nhằm phân tích rõ hơn nữa thực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty

SPSS Là phần mềm chuyên dụng xử lý thông tin sơ cấp

- Cách thức tiến hành: Đối với các dữ liệu sơ cấp, sử dụng phần mềm SPSS 17.0 để xử lý 10 phiếu điều tra (5 phiếu cấp nhà quản trị, 10 phiếu cấp nhân viên) Trước hết, nhập các kết quả của 15 phiếu điều tra vào phần mềm Sau đó, ghi các dữ liệu liên quan và tiến hành phân tích, phần mềm sẽ phân tích và cho kết quả là các biểu đồ hình tròn, hình cột… Nhìn vào những biểu đồ đó, ta có thể phân tích được các chỉ tiêu đưa ra trong phiếu điều tra

- Ưu điểm: Sức mạnh lớn nhất của SPSS là lĩnh vực phân tích phương sai (SPSS cho phép thực hiện nhiều loại kiểm định tác động riêng biệt) và phân tích nhiều chiều (thí dụ phân tích phương sai nhiều chiều, phân tích nhân tố, phân tích nhóm tổ)

Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.2.1 Tổng quan về công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.2.1.1 Giới thiệu về công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình, được thành lập ngày 16 tháng 4 năm 2001, là liên doanh giữa Công ty Giải pháp Phần mầm Hòa Bình và Tập đoàn dữ liệu Quốc tế IDG theo hình thức đầu tư triển vọng

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM HÒA BÌNH

Tên giao dịch: PeaceSoft Solutions Corporation/ PeaceSoft

Trụ sở chính: Địa chỉ: Tòa nhà 17T10, khu đô thị Trung Hòa - Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại & Fax: 04-6251-2484 (5 lines).

Văn phòng đại diện Hồ Chí Minh: Địa chỉ: Số 9-11 Đường D52, Phường 12, Quận Tân Bình. Điện thoại & Fax: 08-6292-0945.

Trung tâm TMĐT nội địa: Địa chỉ: Số 110 - Tô Vĩnh Diện, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Điện thoại: 04-3568-3252.

Vốn điều lệ: 18.000.000.000 VND (Mười tám tỉ đồng)

GPKD / MS thuế: 0103007937 / 0101148316, đăng ký tại Hà Nội.

Website / Email: www.peacesoft.net / peace@peacesoft.net

Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính:

+ Phát triển phần mềm và cung cấp giải pháp tin học hóa

+ Thương mại điện tử nội địa và xuyên biên giới

3.2.1.2 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trải qua 10 năm thành lập và phát triển trong một môi trường kinh doanh nhiều biến động và khắc nghiệt, công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đã nắm bắt được nhiều cơ hội, bên cạnh đó cũng gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên với sự lãnh đạo đúng đắn của ban lãnh đạo công ty, với sự cố gắng nỗ lực của cán bộ công nhân viên trong công ty và đồng giúp đỡ của các cơ quan chức năng, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn thử thách và đạt được những thành công nhất định Các sản phẩm của công ty ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khắt khe của những khách hàng có nhu cầu đầu tư vào thương mại điện tử.

Năm 2008 khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ có sự hỗ trợ kịp thời của nhà nước công ty đã vượt qua giai đoạn khó khăn đó và vững bước phát triển cho tới ngày hôm nay.

Cuối năm 2010, với chiến lược mở rộng thị trường trong nước, đáp ứng với nhu cầu thương mại điện tử của khách hàng, đặc biệt đầu năm 2011 công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đã nhận được sự đầu tư của Tập đoàn eBay sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu cung cấp cho người dùng tại trong nước một điểm đến duy nhất nhưng đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thương mại điện tử, phục vụ mọi nhu cầu về khảo giá, mua sắm, bán lẻ, quảng cáo và thanh toán trực tuyến cho các cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam đồng thời kết nối với các thị trường nước ngoài.

Hơn nữa, nguồn vốn đầu tư từ eBay không những giúp PeaceSoft phát triển mạnh mẽ nền TMDT trong nước mà còn mở rộng ra thị trường quốc tế với vai trò là cầu nối thương mại thông qua mạng lưới toàn cầu của eBay.

Theo kết quả điều tra cho thấy 60% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty là chưa hợp lý và không thể đáp ứng được nhu cầu phát triển trong thời gian tới Như vậy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty là vấn đề cấp thiết.

3.2.2 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Nghiên cứu sự ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức ở công ty có ý nghĩa rất quan trọng Bởi việc nắm bắt, đánh giá mức độ tác động của từng nhân tố cho phép ban lãnh đạo công ty lựa chọn một cơ cấu tổ chức phù hợp

3.2.2.1 Ảnh hưởng của các yếu tố môi trường bên trong

- Chiến lược kinh doanh từng thời kỳ

Qua phỏng vấn, phần lớn các nhà quản trị cho ý kiến rằng chiến lược kinh doanh của công ty có ảnh hưởng nhiều nhất đến cơ cấu tổ chức của công ty, nhiều website bán hàng trực tuyến chưa thực sự quan tâm đến chuyện tạo thuận lợi cho khách hàng Khảo sát thực tế cho thấy phần lớn các website cung cấp dịch vụ mua bán trực tuyến hiện nay chỉ mang tính chất như một cầu nối giữa người mua và người bán, chỉ dừng lại ở việc giới thiệu sản phẩm để người tiêu dùng tham khảo, khiến cho hoạt động mua bán trên mạng vẫn chủ yếu bó hẹp trong cách "tiền trao, cháo múc".

Có không ít website trước đây hoạt động rầm rộ song hiện nay không còn giữ được phong độ ban đầu sau một hành trình dài Một số website được đầu tư lớn gần như buông xuôi và không còn mấy mặn mà với cuộc chơi Điều này cho thấy, thương mại điện tử thực sự là một cuộc đua đường trường, chỉ những công ty đủ tiềm lực và xác định đầu tư lâu dài mới có thể tồn tại và phát triển Tư duy "ăn xổi" chắc chắn sẽ không có chỗ đứng trong sân chơi này Vì vậy, dù mới tham gia thị trường hay đã hoạt động từ lâu, doanh nghiệp cần phải xác định rõ tiềm lực, định hướng và những thách thức khi làm thương mại điện tử.

Hiểu rõ những vấn đề trên, PeaceSoft đã xây dựng cho mình một chiến lược

"không giống ai" Theo cách nói của TGĐ PeaceSoft Nguyễn Hòa Bình thì "để chinh phục thị trường nội địa và đi xuyên biên giới, PeaceSoft đang phải "bày binh bố trận" trong mối liên kết giữa các lực lượng với nhau" Lực lượng mà ông Bình nói tới ở đây là 5 sản phẩm chính gồm eBay.vn, chodientu.vn, nganluong.vn,Adnet.vn và Pro-eStore được tổ chức, sắp xếp theo hình ngũ giác đều có trọng tâm, từ đó bổ sung các gạch nối tương sinh, tương hỗ để tạo thành "Thế trận hệ sinh thái thương mại điện tử ngôi sao năm cánh" - theo cách gọi của ông Bình.

Sơ đồ 3.1 Mô hình chiến lược phát triển của công ty

- Nhiệm vụ của doanh nghiệp

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cầu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi nhiệm vụ kinh doanh của công ty thay đổi thì mô hình tổ chức của công ty cũng thay đổi theo Từ việc chỉ làm thuê phần mềm cho các doanh nghiệp, hiện tại công ty đã tạo ra giải pháp thương mại điện tử và kinh doanh nó và tiến hành mở rộng quy mô vì vậy đã ảnh hưởng đến bộ máy quản trị của công ty Một cơ cấu tổ chức mới cần được xây dựng để có thể đáp ứng được với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp càng phức tạp theo Công ty mới thành lập khi ban lãnh đạo còn là những sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường, chưa hề có kinh nghiệm quản lý cho tới khi được sự đầu tư của tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG và mới đây (tháng 3 năm

2011) là sự đầu tư 20% CP của Tập đoàn Ebay của Mỹ làm cho quy mô của công ty được cải thiện một bước lớn điều đó đã ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty Việc xây dựng lại môt bộ máy quản trị sao cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động là đòi hỏi tất yếu

- Cơ sở kỹ thuật của doanh nghiệp

Cơ sở kỹ thuật có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tổc hức bộ máy quản trị và trình độ của cán bộ quản trị Khi cơ sở kỹ thuật đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản trị cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm số lượng cán bộ quản trị trong bộ máy quản trị, nên bộ máy quản trị sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong công tác quản trị Nếu cơ sở kỹ thuật của công ty không đảm bảo thì chính công ty sẽ bị lạc hậu, nhất là trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại điện tử đầy biến động.

- Trình độ, quan niệm quản trị của lãnh đạo

Trình độ quản lý thể hiện ở trình độ chuên môn nghiệp vụ, ngành nghề, trường được đào tạo Trong nền kinh tế hiện nay khi nền kinh tế thị trường đang phát triển và mở rộng thì trình độ và khả năng giao tiếp ngoại ngữ được đặt ra là một trong những yêu cầu của cán bộ quản trị Trình độ của cán bộ quản trị không những bao gồm trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khả năng giap tiếp bằng ngoại ngữ mà còn gồm cả tác phong làm việc của cán bôn quản trị Như vậy, trình độ của cán bộ quản lý là một yếu tố ảnh hướng mạnh mẽ tới cơ cấu tổ chức quản lý của công ty.

Kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức một cách tổng thể và khách quan nhất, em đã gửi đi 15 phiếu trong đó có 5 phiếu cho nhà quản trị và 10 phiếu cho đối tượng là nhân viên công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình và đã thu về phiếu điều tra, sau đó tổng hợp và phân tích đưa ra kết quả như sau:

3.3.1.1 Đánh giá chung về tổ chức bộ máy quản trị của công ty

- Mức độ quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Bảng 3.1: Kết quả điều tra mức độ quan trọng của cơ cấu tổ chức

Mức độ Tần số Tỷ lệ %

Kết quả phân tích dữ liệu phần mềm SPSS 17.0 ta thu được kết quả như sau: có 7/15 phiếu chiếm 33.3% ý kiến đánh giá tổ chức bộ máy quản trị Công ty là quan trọng và có 5/15 phiếu chiếm 46,7% đánh giá là rất quan trọng Nhìn chung cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp được đánh giá là quan trọng

- Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Bảng 3.2 Kết quả đánh giá sự phù hợp của cơ cấu tổ chức

Mức độ Tần số Tỷ lệ %

Kết quả phân tích dữ liệu phần mềm SPSS 17.0 ta thu được kết quả như sau:

Có 7/15 phiếu chiếm 46.7% đánh giá cơ câu tổ chức bộ máy quan trị Công ty hiện nay là chưa phù hợp, 6/15 phiếu chiếm 40% đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty bình thường, chỉ có 2/15 phiếu chiếm 13.3% đánh giá là phù hợp

3.3.1.2 Về cơ cấu tổ chức ở Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

- Số lượng phòng ban trong Công ty

Theo kết quả điều tra 5 nhà quản trị của công ty kết quả thu được 3/5 phiếu chiếm 60% cho ý kiến công ty nên bỏ bớt phòng ban, 2/5 phiếu chiếm 40% lại cho ý kiến công ty cần xây dựng thêm phòng ban mới.

Bảng 3.3 Kết quả điều tra số lượng phòng ban trong công ty

Lựa chọn Tần số Tỷ lệ %

Hợp lệ Bỏ bớt phòng 3 60.0

- Số lượng nhân viên trong các phòng ban

Theo kết quả điều tra trắc nghiệm qua xử lý bằng phần mềm SPSS 17.0 kết quả thu được: Có 10/15 phiếu chiếm 66,7% đánh giá số lượng nhân viên trong các phòng ban đang bị thiếu, 5/15 chiếm 33,3% đánh giá số lượng nhân viên trong phòng ban mình bị thừa.

Bảng 3.4 Kết quả điều tra số lượng nhân viên trong các phòng ban

Lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ %

- Điều kiện cơ sở làm việc của công ty

Theo kết quả điều tra trắc nghiệm qua xử lý bằng phần mềm SPSS 17.0 kết quả thu được: Có 7/15 phiếu chiếm 46,7% ý kiến đánh giá cơ sở hạ tầng của công ty ở mức khá, cũng có 7/15 phiếu chiếm 46,7% ý kiến đánh giá cơ sở hạ tầng của công ty ở mức trung bình, chỉ có 1 phiếu chiếm 6,7% ý kiến đánh giá là tốt

Bảng 3.5 Kết quả điều tra điều kiện cơ sở làm việc của công ty

Mức độ Số phiếu Tỷ lệ %

- Mức độ chuyên môn hoá

Theo kết quả điều tra trắc nghiệm 5 nhà quản trị của công ty đã qua xử lý bằng phần mềm SPSS 17.0 kết quả thu được: 2/5 phiếu chiếm 40% ý kiến đánh giá mô hình cơ cấu hiện tại của công ty sự chuyên môn hoá ở mức trung bình và cũng có 2/5 phiếu chiếm 40% đánh giá ở mức kém, chỉ có 1 phiếu chiếm 20% đánh giá sự chuyên môn hoá của cơ cấu tổ chức hiện tại ở mức khá

Bảng 3.6: Kết quả điều tra mức độ chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức

Mức độ Số phiếu Tỷ lệ %

3.3.2 Kết quả tổng hợp phỏng vấn Để có thông tin đầy đủ và chính xác hơn về vấn đề cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, em đã tiến hành phỏng vấn ông: Nguyễn Hòa Bình – Tổng giám đốc công ty CP giải pháp phần mềm HòaBình và một số các nhà quản trị trong công ty và đã thu được kết quả sau: Ông Nguyễn Hòa Bình cho hay, cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo mô hình trực tuyến – chức năng thống nhất từ trên xuống, mức độ tập trung hoá của cơ cấu này rất cao, các quyết định ở Công ty đều do Giám đốc ra quyết định Điều này giúp cho Giám đốc có thể duy trì sự hội nhập và kiểm soát chặt chẽ cần thiết cho các hoạt động của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn chưa phát huy được hết ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức này cũng như còn gặp phải nhiều hạn chế của mô hình này.

Hoạt động Thương mại điện tử ngày càng trở nên cạnh tranh, nhu cầu của thị trường vẫn nhiều nhưng ngày càng cao hơn và thay đổi không ngừng Dịch vụ của công ty khó bán hơn, lý do không có bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường. Với một môi trường kinh doanh ngày càng khắt khe như hiện nay, thì phòng nghiên cứu và phát triển thị trường đóng vai trò rất quan trọng trong việc tìm kiếm, định hướng nhu cầu khách hàng và đưa ra những sản phẩm phù hợp, giúp tăng vị thế của doanh nghiệp trong cạnh tranh.

Số lượng nhân viên giữa các phòng ban chưa cân đối, phòng kế toán tài chính nhiều việc nhưng lại ít nhân viên, phòng kinh doanh có nhiều nhân viên làm việc chưa hiệu quả, phòng chăm sóc khách hàng nhiều việc và quan trọng vì sản phẩm của công ty là dịch vụ lại quá ít người, thiêu chuyên môn.

- Một số hạn chế khác mà cơ cấu tổ chức của công ty cũng thể hiện khá rõ như: + Các phòng ban thực hiện các công việc chuyên sâu của mình, chỉ quan tâm nhiều đến mục tiêu của phòng ban mình mà không quan tâm nhiều đến thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Các phòng ban này vẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc, chưa sâu sát vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm phát hiện những mâu thuẫn phát sinh.

+ Sự liên kết, hỗ trợ giữa các phòng ban còn yếu kém, rời rạc nên thiếu đoàn kết, chưa tạo lập được sức mạnh tập thể

Qua phỏng vấn trực tiếp, các nhà quản trị cũng có đưa ra ý kiến của mình về việc hoàn thiên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

- Các nhà quản trị cho ý kiến rằng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty quan trọng nhất là phải linh hoạt và phải phù hợp với yêu cầu chiến lược phát triển của công ty Về điều này thì các ông bà cho biết cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty hiện tại mới chỉ đáp ứng được ở mức trung bình.

- Họ cũng cho rằng để thiết lập một cơ cấu tổc chức bộ máy quản trị phù hợp thì nguyên tắc thống nhất chỉ huy, nguyên tắc hiệu quả và nguyên tắc linh hoạt đóng vai trò quan trọng nhất Nguyên tắc tối ưu và nguyên tắc cân đối đóng vai trò quan trọng ở mức thấp hơn.

Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp về thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm Hoà Bình

3.4.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm Hoà Bình

3.4.1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

Cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình dựa trên mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến – chức năng.

- Hệ thống trực tuyến gồm Hội Đồng Quản Trị, Ban Tổng Giám Đốc, Ban Cố vấn cấp cao cùng các giám đốc, trưởng khối, trưởng phòng và các trưởng nhóm

- Hệ thống chức năng gồm các khối chức năng của Công ty

Mô hình này tận dụng được ưu điểm của hai mô hình cấu trúc trực tuyến và cấu trúc chức năng Mô hình tổ chức mà Công ty đang sử dụng đã phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến Với mô hình này, việc ra quyết định sẽ tập trung hơn, việc nhóm các hoạt động chuyên môn hóa theo chức năng cho phép sử dụng và phát huy hiệu quả các tài năng chuyên môn và quản lý.

Với cấu trúc này, ban lãnh đạo của Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Hoạt động của các bộ phận này tuy khác nhau nhưng lại có mối liên hệ thường xuyên, phụ thuộc lẫn nhau, đôi khi cũng có những cuộc tranh luận, những vấn đề đòi hỏi sự quan tâm giải quyết của lãnh đạo Công ty Gây lãng phí thời gian làm cho lãnh đạo không tập trung giải quyết các vấn đề mang tính chất chiến lược Do mỗi phòng ban chức năng có chuyên môn và những giá trị khác nhau nên nó sẽ tạo ra khó khăn cho việc hợp tác và thông tin giữa các bộ phận chức năng Đòi hỏi Công ty phải đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng xây dựng hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp tốt.

Khó khăn trong việc đánh giá chính xác sự đóng góp của từng bộ phận chức năng vào thành quả chung của Công ty Điều này làm tăng lên tính chủ quan trong đánh giá,thậm chí dẫn đến đối xử không công bằng với các nhà quản trị cũng như với nhân viên

Ban TGĐ Ban cố vấn

Khối TTTT Khối văn phòng Khối TMĐT&QCTT

Khối KD (HN-TP HCM)

Sơ đồ 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty

Với chức năng nhiệm vụ của Công ty, Công ty đã tiến hành công tác phân quyền và xác định rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cá nhân nhà quản trị, các bộ phận phòng ban chức năng như sau:

Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đông Công ty bầu ra Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Hội đồng có nhiệm vụ:

- Quyết định chiến lược phát triển Công ty.

- Quyết định huy động thêm vốn theo các hình thức, quyết định phương án đầu tư.

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ Thông qua hợp đồng mua bán cho vay và hợp đồng khác có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của Công ty.

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của Công ty, quyết định mức lương và lợi ích của cán bộ quản lý đó.

- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập Công ty con, lập chi nhánh văn phòng đại diện và việc góp vốn mua cổ phần của doanh nghiệp khác.

- Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.

- Chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho Công ty.

Ban Tổng giám đốc và cố vấn cấp cao

Ban tổng giám đốc gồm có một tổng giám đốc, một phó tổng giám đốc kỹ thuật, một phó tổng giám đốc kinh tế, một trợ lý giám đốc

Tổng giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cao nhất của Công ty, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, phân quyền cho các trưởng bộ phận và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty trước Nhà Nước Tổng giám đốc do Hội Đồng Quản Trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao:

- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.

- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội Đồng Quản Trị.

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh về phương án đầu tư của Công ty.

- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.

Phó tổng giám đốc kinh tế: Do Hội Đồng Quản Trị bổ nhiệm, trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, phòng tổ chức hành chính Là người được ủy quyền đầy đủ để điều hành Công ty khi giám đốc đi vắng.

Phó tổng giám đốc kỹ thuật: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, các vấn đề về kỹ thuật của các sản phẩm, về hệ thống của Công ty, có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo thực hiện việc nghiên cứu, cải tiến tính năng, triển khai các sản phẩm mới phù hợp với xu hướng thị trường, giải quyết các sự cố kỹ thuật xảy ra Đề xuất cải tiến, đổi mới về quy trình công nghệ, các giải pháp đầu tư kỹ thuật công nghệ.

Ban cố vấn cấp cao

Dan Neary - Cố vấn cấp cao, Phó Chủ tịch, TGĐ Skype APAC

(Từng là Phó chủ tịch phụ trách thị trường mới nổi, Tập Đoàn eBay)

Các phòng ban chức năng

Dưới ban tổng giám đốc là các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho ban tổng giám đốc trong công tác quản trị điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo những mục tiêu và nhiệm vụ đề ra

Khối văn phòng: Bao gồm phòng hành chính – nhân sự và tài chinh - kế toán

Phòng hành chính - nhân sự: Gồm 10 người

Có trách nhiệm quản lý giám sát toàn bộ nhân lực của Công ty, tiến hành các công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự cho Công ty Thực hiện các lịch đào tạo đầu kỳ và định kỳ cho nhân viên lao động sản xuất trong Công ty Soạn thảo các chính sách về nhân sự, các nguyên tắc điều lệ trong Công ty để trình giám đốc phê duyệt và áp dụng giải quyết các vấn đề phát sinh trong công tác quản trị nhân sự hành chính.

Phòng tài chính - kế toán: Gồm 10 người

CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THỆN CƠ CÁU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM HOÀ BÌNH

Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

4.1.1 Các kết luận và thành công, tồn tại và nguyên nhân thực trạng cơ cấu tổ chức ở công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

4.1.1.1 Các thành công và nguyên nhân

Qua quá trình thực tập tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, sau khi phân tích thực tế nghiên cứu cho thấy, công ty đã lựa chọn và áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng và tận dụng được một số lợi thế của mô hình này như:

- Đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, công tác chỉ đạo các hoạt động khá kịp thời, đạt được những kết quả kinh doanh nhất định, giúp công ty ngày càng ổn định và tăng trưởng.

- Ban lãnh đạo công ty có cái nhìn tổng quát và chi tiết về toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có những giải pháp kịp thời nhằm nắm bắt những cơ hội và hạn chế những rủi ro kinh doanh có thể xảy ra.

- Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty đã giảm được những thủ tục hành chính rườm rà, vì vậy các công đoạn của công việc được giảm thiểu về vấn đề thời gian, mang lại những hiệu quả kinh tế nhất định.

- ChợĐiệnTử được công nhận là 1 trong 4 giải pháp CNTT hay nhất Việt Nam (BITCUP 2010) trong mảng “Website giao dịch mua bán trực tuyến dành cho http:// chodientu.vn, do cộng đồng người tiêu dùng, Doanh nghiệp và Tạp chí PC World Việt Nam bình chọn liên tiếp các năm 2006, 2009, 2010.

- Chỉ sau gần một năm ra mắt, NgânLượng.vn đã có được những thành tích nhất định:

NgânLượng.vn được người tiêu dùng bình chọn là ví điện tử và cổng thanh toán trực tuyến trung gian được yêu thích nhất trong 2 năm liền 2010, 2011 do Sở Công thương Tp.HCM và Hiệp hội TMDT Việt Nam.

- Tháng 8/ 2007: PeaceSoft trở thành Top 100 Doanh nghiệp CNTT Châu Á năm

2007 do tạp chí Red Hering 100 Asia bình chọn.

- Tháng 9/ 2006: PeaceSoft được trao tặng giải thưởng "Sao Vàng Đất Việt 2006": 1 trong 149 thương hiệu tiêu biểu toàn quốc do Hội Doanh nghiệp trẻ VN xét chọn.

Cơ cấu tổ chức của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đạt được những thành công đó là do có sự chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo công ty, mà đứng đầu là Ông Nguyễn Hòa Bình

Ban lãnh đaọ công ty bao gồm những người có trình độ, đã từng là những tài năng trẻ CNTT ở lớp tài năng của FPT, đã đưa ra được những mục tiêu, chiến lược, phướng hướng, kế hoạch hoạt động kinh doanh phù hợp, sáng tạo.

Ban lãnh đạo PeaceSoft liên tục tham gia sâu trong nhiều hoạt động Khoa học và Công nghệ quốc tế: xuất bản sách, gửi bài báo trên tạp chí Khoa học Quốc tế, báo cáo tại hội thảo, tham dự triển lãm tại Nhật, Brazil, Nga Singapore, Hàn Quốc, Thái Lan, Việt Nam;

- TGĐ Nguyễn Hòa Bình hiện là: Phó ban Kiểm sát, thành viên BCH Hiệp hội TMĐT; Thành viên BCH Chi hội từ thiện "Hiểu về trái tim", Thành viên BCH Hội Tin học và Công nghệ trẻ Việt Nam; được trao tặng giải thưởng "Doanh nhân tiêu biểu Hà Nội" do UBND Thành phố Hà Nội trao tặng năm 2007

- PTGĐ Đào Lan Hương hiện là: Thành viên BCH Hội truyền thông Thành phố Hà Nội;

- PTGĐ Nguyễn Hữu Tuất được trao tặng giải thưởng 1 trong 7 nhà lãnh đạo An toàn thông tin (CSO) xuất sắc nhất khu vực Đông Dương 2009

4.1.1.2 Các tồn tại và nguyên nhân

Bên cạnh những thành công đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty còn nhiều hạn chế:

Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng là phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, song mô hình này sẽ không đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty trong tương lai nếu không có sự điều chỉnh thích hợp

Sự đào sâu phân chia giữa các đơn vị chức năng khiến cho mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu của mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ chức, điều đó làm giảm sự đoàn kết trong công ty, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chất lượng nhân sự chưa đảm bảo, phần lớn là những sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế.

Việc phân bổ nhân lực các phòng ban chưa hợp lý, dẫn đến tình trạng thừa thiếu nhân lực ở các phòng ban, gây tốn kém chi phí mà hoạt động của công ty lại không hiệu quả Trong phân công lao động chưa phù hợp với trình độ, giới tính, độ tuổi, vì vậy chưa phát huy được năng lực sáng tạo của công nhân viên.

4.1.2 Những phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty

CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Qua quá trình nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình thì những vấn đề cần đặt ra đối với công ty cần được giải quyết đó là:

- Công ty chưa có phòng nghiên cứu thị trường: với nhu cầu mở rộng và phát triển thị trường trong tương lai của công ty, bộ phận này cần phải được thiết lập nhằm tìm hiểu và nghiên cứu tốt hơn nhu cầu thị trường, đa dạng hóa sản phẩm, tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh.

Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

4.2.1 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình trong giai đoạn từ 2011-2015 4.2.1.1 Các mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty

- Mục tiêu tổng quát: Đưa công ty phát triển theo mô hình tập đoàn của Alibaba, giữ vị trí hàng đầu và chiếm lĩnh thị phần khống chế trong lĩnh vực mua bán, thanh toán và quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam

Các sản phẩm và dịch vụ công ty trở thành địa chỉ xuất phát đầu tiên và quan trọng nhất khi người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp có bất kỳ nhu cầu nào về TMĐT C2C hoặc B2C trong và ngoài nước.

- Mục tiêu cụ thể: Để không ngừng phát triển và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường, công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đã đặt ra những mục tiêu cụ thể về doanh thu và tăng trưởng trong vòng 5 năm tới như sau:

Bảng 4.1: Chỉ tiêu về doanh thu và lao động trong các năm từ 2011 đến 2015

(Đơn vị: Triệu đồng, người)

TT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015

(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính ) 4.2.1.2 Dự báo triển vọng hoàn thiện cơ cấu tổ chức tỏng công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trên cơ sở mục tiêu chiến lược đề ra, cơ cấu tổ chức của công ty trong những năm tiếp theo sẽ đạt được hoàn thiện như sau:

Cơ cấu tổ chức được thiết kế sẽ phù hợp với mục tiêu, chiến lược phát triển của công ty trong tương lai, tiết kiệm chi phí, cân đối quyền hành và trách nhiệm giữa các phòng ban, cân đối về công việc giữa các đơn vị, tạo sự ổn định trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức mới sẽ gọn nhẹ, gắn kết, thống nhất chỉ huy từ trên xuống dưới, phản ứng linh hoạt với sự thay đổi của điều kiện môi trường, khắc phục được tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng và thị trường mới, tăng việc làm và thu nhập cho người lao động

Tạo ra mối quan hệ logic giữa các phòng ban, đủ số lượng phòng ban cần thiết, cân đối số lượng nhân viên trong các phòng ban để thực hiện công việc có hiệu quả nhất Hạn chế tối đa được tình trạng thừa thiếu nhân lực giữa các phòng ban, nâng cao tính chuyên môn hóa lao động, phát huy tối đa năng lực của các thành viên trong công ty.

Mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, tổ chức ký thuật,kinh doanh sẽ được tăng cường, tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau Giảm gánh nặng điều hành quản lý cho giám đốc, nâng cao được vai trò và trách nhiệm của các phòng ban

Gắn việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty với việc nâng cao trình độ của đội ngũ nhân lực, sắp xếp và bố trí nhân sự hợp lý, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động, làm tốt công tác nhân sự hợp lý, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động, làm tốt công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động

4.2.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

4.2.2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty dựa trên đáp ứng với mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn

Mục tiêu chiến lược của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình trong thời gian tới là:

- Cung cấp cho người dùng tại trong nước một điểm đến duy nhất nhưng đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thương mại điện tử, phục vụ mọi nhu cầu về khảo giá, mua sắm, bán lẻ, quảng cáo và thanh toán trực tuyến cho các cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam đồng thời kết nối với các thị trường nước ngoài

- Mở rộng phát triển nền TMDT ra thị trường quốc tế với vai trò là cầu nối thương mại thông qua mạng lưới toàn cầu của eBay". Để thành công chiến lược, mục tiêu phát triển, Ban Tổng giám đốc công ty

CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đã vạch ra các giải pháp cụ thể như:

- Ra mắt website xuất nhập khẩu lẻ xuyên biên giới đầu tiên tại Việt Nam (www.ebay.vn) tạo điều kiện giao thương toàn cầu cho người mua Việt Nam và người bán trên eBay.

- Phát triển ví điện tử và cổng thanh toán trực tuyến (www.nganluong.vn) Đây là Cổng thanh toán trực tuyến được người dùng yêu thích nhất năm 2009 và 2010, mang đến cho người dùng Việt Nam một công cụ thanh toán an toàn và thuận tiện trong quá trình mua bán trực tuyến.

- Xây dựng mạng quảng cáo liên kết (www.adnet.vn) nhằm cung cấp các nhà quảng cáo và nhà xuất bản một mạng lưới hàng ngàn các trang web và blog với hàng tỷ lượt xem mỗi tháng.

Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Qua việc phân tích, khái quát chung nhất những lý luận về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp đồng thời qua việc phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thực trạng và hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị doanh nghiệp trong Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình Trên cơ sở những thuận lợi,khó khăn, những tồn tại và nguyên nhân đã phân tích ở phần trước, mục tiêu phát triển của Công ty trong thời gian tới Em xin đưa một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp tại Công ty như sau:

4.3.1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

4.3.1.1 Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức công ty

Bộ máy quản trị doanh nghiệp của Công ty có tính ổn định tương đối cao và việc thay đổi cấu trúc tổ chức của Công ty là không dễ dàng Tuy nhiên để có thể thích nghi, đối đầu với sự thay đổi của nền kinh tế thị trường thì hoàn thiện cấu trúc bộ máy quản trị phải theo hướng ngày càng phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh, phải được tiến hành thường xuyên và liên tục Cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo với số lượng người, tầng bậc quản trị là ít nhất mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoàn thành mọi công việc phát sinh trong tổ chức Có như vậy, cấu trúc bộ máy quản trị mới hoạt động năng động, hiệu quả và tiết kiệm được chi phí quản lý nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh nói chung.

Với đặc điểm thị trường hiện tại, sự cạnh tranh khốc liệt làm cho các Công ty gặp nhiều khó khăn Để có được một chỗ đứng, đòi hỏi phải có các nghiệp vụ cần thiết để khuyếch trương sản phẩm, hàng hóa của mình đến tay người tiêu dùng Công tác nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm cũng đòi hỏi thực hiện thật tốt ngay từ đầu mỗi chiến lược Vì vậy mà công ty nên thành lập một bộ phận nghiên cứu thị trường thuộc khố kỹ thuật, sản phẩm.

Với nhiệm vụ kinh doanh trong thời gian tới phát triển TMĐT ra thị trường quốc tế qua đối tác Ebay, công ty cũng nên thành lập khối TMĐT Quốc tế Ebay để có thể thực hiện tốt chiến lược này.

Ngoài ra, khi yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, dịch vụ hậu mãi cũng là một điều không thể thiếu Công ty nên bổ sung nhân sự cho phòng chuyên trách hỗ trợ và chăm sóc khách hàng đẻ có thể nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng

Công ty cũng cần phải bổ sung thêm nhân viên ở các phòng kế toán – tài chính, hành chính – nhân sự Đây là những phòng ban và bộ phận quan trọng, khi khách hàng nhiều thì công việc ở những khâu này thường nhiễu và hay bị đình trệ.

Như vậy em xin đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty mới như sau:

Ban TGĐ Ban cố vấn

Khối TTTT Khối văn phòng Khối TMĐT&QCTT

Khối KD (HN-TP HCM)

Sơ đồ 4.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

4.3.1.2 Cơ cấu lại lao động tại các phòng ban trong công ty

Một cơ cấu lao động được gọi là hợp lý và phù hợp với cơ cấu tổ chức công ty, nó phải đảm bảo hai yếu tố là số lượng và chất lượng lao động quản lý.

Nói đến số lượng lao động, cần có số lượng lao động vừa đủ, không quá nhiều mà cũng không quá ít, đảm bảo yêu cầu hoàn thành công việc, tránh tình trạng lãng phí do thừa lao động, đảm bảo ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nói về chất lượng lao động, đội ngũ lao động phải có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp, đặc biệt là sự hiểu biết và thích ứng với sự thay đổi của khoa học kỹ thuật Bên cạnh đó công ty cần phải có kế hoạch phân công công việc hợp lý, phù hợp với trình độ năng lực của từng cá nhân, sử dụng đúng người đúng việc sao cho khai thác tối đa năng lực làm việc của người lao động để hoàn thành công việc được giao một cách có hiệu quả nhất Để khắc phục được những hạn chế về cơ cấu lao động, em xin đề xuất phương án điều chỉnh cơ cấu lao động ở các phòng ban như sau: Để tăng tính tối ưu cũng như tính kinh tế trong tổ chức thì còn đòi hỏi Công ty phải có sự điều chỉnh và tuyên chuyển cán bộ, nhân viên quản lý giữa các phòng ban sao cho phù hợp hơn nữa, tránh tình trạng phòng thừa người mà khối lượng công việc hạn chế Phòng thiếu người thì không đủ nhân sự Tại các vị trí quản trị quan trọng cần nâng cao chất lượng quản trị hoặc nếu cần thiết, có thể tuyển dụng thêm nhân viên mới Cụ thể có thể thuyên chuyển các nhân viên từ phòng ban này sang phòng ban khác phù hợp với đúng chuyên môn, trình độ, khả năng của nhân viên Khi đó cơ cấu lao động quản trị tại các phòng ban chức năng có thể thay đổi như sau:

Bảng 4.1: Bảng cơ cấu lao động mới

STT Phòng ban Số lượng (người)

Hiện tại Đề xuất Chênh lệch

4.3.1.3 Tăng cường sự phối hợp và truyền thông giữa các phòng ban trong công ty

CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Lãnh đạo công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình cần tăng cường các hoạt động kiểm tra, kiểm soát các phòng ban chức năng, có những phát hiện kịp thời về sự phối hợp và truyền thông kém hiệu quả giữa các phòng ban để điều chỉnh cho phù hợp Các trưởng phòng cũng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện công việc của các nhân viên, xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm nội quy doanh nghiệp đã đề ra.

Trong công tác quản trị cần tạo ra được sự liên kết mật thiết giữa các cấp, các phòng ban với nhau, mà cụ thể là giữa ban lãnh đạo với các trưởng phòng, trưởng bộ phân Muốn như vậy phải xây dựng môi trường làm việc đoàn kết giữa các phòng ban cũng như các nhân viên trong nội bộ từng phòng ban trong công ty để có thể kết hợp công việc lại với nhau, giúp đỡ nhau tạo nên ê kíp làm việc ăn ý, nhịp nhàng Để có môi quan hệ tốt đẹp đó công ty cần phải:

- Tạo lập mối quan hệ thân thiện giữa các cấp lãnh đạo và cấp dưới thông qua các buổi nói chuyện, giao lưu, hay các buổi ngoại khóa Sự gần gũi từ trong mối quan hệ đời thường sẽ giúp mọi người cởi mở hơn trong công việc Cấp trên sẽ hiểu rõ hơn về tâm tư, nguyện vọng của câp dưới, từ đó có thể đưa ra những quyết định quản lý mang tính thực thi hơn Ngược lại, cấp dưới sẽ có sự tôn trọng nhất định đối với các cấp quản lý, từ đó họ sẽ tuân thủ sự chỉ huy của cấp trên.

- Lãnh đạo công ty phải tự biết rèn luyện bản thân, luôn luôn gương mẫu, có chuẩn mực đạo đức để nhân viên noi theo Nhà quản trị phải công bằng trong đối xử với tất cả các thành viên trong công ty, luôn cởi mở, thân thiện ở mọi lúc mọi nơi, có tinh thân trách nhiệm cao trong công việc, đề cao tính hiệu quả trong công việc, tạo lập môi trường làm việc sáng tạo

- Trong việc phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công một cách khoa học, rõ ràng, hợp lý, không có sự chồng chéo, trùng lặp trong công việc giữa các phòng ban, giữa các nhân viên với nhau, tránh tình trạng phân phối quyền lực không công bằng

Mặt khác sự phối hợp giữa các phòng ban sẽ không thực hiện được nếu thiếu thông tin Hiện nay, việc truyền thông giữa các phòng ban trong công ty còn chậm trễ, thiếu chính xác Chính vì vậy, công ty cần phải xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần được quy định về chế độ báo cáo định kỳ và thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch giữa các phong ban gửi lên ban lãnh đạo để tổng hợp, phân tích nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo kịp thời của công ty

4.3.1.4 Bồi dưỡng và nâng cao tình độ cán bộ công nhân viên trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình