TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MINH TUÂN
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty TNHH
+ Thi công xây dựng các công trình dân dụng và vỏ bao che công trình công nghiệp, xây dựng các công trình giao thông, cầu, đường và thuỷ lợi vừa và nhỏ, + San lấp mặt bằng, xây dựng hệ thống cấp thoát nước,
+ Trang trí nội, ngoại thất,
+ Sản xuất kinh doanh đồ gỗ, vận tải hàng hoá đường bộ, dịch vụ du lịch, mua bán vật liệu xây dựng, hàng kim khí điện máy.
+ Làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh và hoạt động theo quy định của nhà nước. + Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh trên cơ sở tôn trọng pháp luật. + Tạo lập sự quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh
1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm sản phẩm:
+ Thi công xây dựng các công trình dân dụng và vỏ bao che công trình công nghiệp, xây dựng các công trình giao thông, cầu, đường và thuỷ lợi vừa và nhỏ, thi công xây dựng đường dây và trạm điện có điện áp 35 KV, san lấp mặt bằng, xây dựng hệ thống cấp thoát nước, trang trí nội, ngoại thất, sản xuất kinh doanh đồ gỗ, vận tải hàng hoá đường bộ, dịch vụ du lịch, mua bán vật liệu xây dựng, hàng kim khí điện máy
*Thực hiện các công trình :
+Xây dựng các công trình nhà ở, trụ sở công cộng Cấp 3 và 4, Xây dựng phần bao che xưởng sản xuất.
+Xây lắp hệ thống điện hạ thế 35 KV
+Lắp đặt hệ thống điện nước công trình.
+Hoàn thiện công trình: Trỏt, lỏt, ốp, sơn, vôi
+Trang trí nội thất : Bàn ghế, giường tủ, Xa lông
+Công việc đào đắp, nạo vét, đắp nền, san lấp mặt bằng công trình, đào đắp kênh mương, đê đặp, làm đường Bê tông, dải nhựa ,
1.2.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức điều hành của Công ty TNHH Minh Tuân
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY TNHH MINH TUÂN
+ Giám đốc: Là người quyết định mục tiêu, định hướng phát triển của toàn bộ công ty, quyết định thành lập các bộ phận trực thuộc, bổ nhiệm các trưởng phó bộ phận, quản lý giám sát, điều hành các hoạt động thông qua các trợ lý, phòng ban.
+ Phó giám đốc sản xuất: Là người trực tiếp giúp đỡ giám đốc về mặt sản xuất thi công
Phó Giám đốc kinh doanh PHÒNG TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng khai thác dự án và cung cÊp vËt t
Phòng Tài chính- kế toán
Phòng quản lý kü thuËt phòng quản lý điều hành máy thi công các đội xây lắp công trình các đội hoàn thiện điện n ớc các đội sản xuất gạch, cơ khÝ, méc phòng quản lý điều hành máy thi công
+ Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc về mặt tìm kiếm đối tác, thực hiện các nhiệm vụ.
Phó giám đốc là ban trực tiếp giúp đỡ giám đốc, thực hiện các công việc hoặc được giám đốc trực tiếp phân công quản lý giám sát khi giám đốc uỷ quyền.
+ Cỏc phòng ban: chịu sự phân công và thực hiện nhiệm vụ do ban giám đốc chỉ đạo.
Phòng Tổ chức hành chính tổng hợp: Tham mưu cho công trường hoặc chủ nhiệm công trình về quản lý hành chính, bố trí điều động nhân lực giữa các đội, công trường thi công Hoàn tất các thủ tục về quản lý hành chính. Phòng khai thác dự án và cung cấp vật tư: Có trách nhiệm tham mưu cho ban Giám đốc điều hành dự án cùng với phòng kỹ thật lập tiến độ chung về thanh toán, tạm ứng, các khoản khấu trừ giữa các điểm sản xuất với phòng kế toán Công ty Cung ứng vật tư, thiết bị thi công cho công trình Có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất và làm thủ tục xuất nhập vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu phụ tùng cho các đội sản xuất Quản lý toàn bộ vật tư hàng hóa để phục vụ cho sản xuất.
Phòng tài chính- kế toán: Có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc điều hành dự án về thu, chi tài chính, cập nhập chứng từ, theo dõi sổ sách thu, chi văn phòng Các khoản cấp phát, cho vay và thanh toán khối lượng với các đội sau khi được chủ công trình duyệt Thực hiện tốt chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính, bảo hiểm, thuế, tiền lương, báo cáo định kỳ quyết toán công trình.
Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc điều hành dự án lập tiến độ và điều chỉnh tiến độ các mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ chung Giúp đỡ các đội về mặt kỹ thuật, đảm bảo thi công đúng quy trình, quy phạm, cùng đội trưởng đội thi công xác lập khối lượng thi công cùng Giám đốc điều hành dự án Nghiệm thu kỹ thuật và tổng nghiệm thu công trình đối với bên A.
Phòng quản lý điều hành máy thi công: Có trách nhiệm bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thi công của Công ty Đảm bảo hoạt động tốt trong khi vận hành, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng cũng như tiến độ thi công của các công trình được giao.
Ban chỉ huy công trường: thay mặt Công ty điều hành mọi công việc tại công trường, giúp việc cho ban chỉ huy cú cỏc bộ phận nghiệp vụ như: bộ phận kế toán kỹ thuật, tài vụ, vật tư… Đội sản xuất: dưới ban chỉ huy công trường cú cỏc đội Tùy thuộc vào tính chất thi công cụ thể mà Công ty sẽ bố trí số lượng các đội thi công cho thích hợp biên chế 1 đội thi công: 1 đội trưởng, 1-2 đội phó, 1-2 cán bộ kỹ thuật.
Tổ sản xuất: dưới đội sản xuất là tổ sản xuất Tùy theo tính chất công việc và nhiệm vụ của các đội Tổ sản xuất trực tiếp làm các công việc chuyên môn như: tổ nề, tổ sắt, tổ mộc, tổ lao động…
1.2.4 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất tại Công ty TNHH Minh Tuân
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp có đặc điểm khác với ngành sản xuất khác Sự khác nhau có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý trong đơn vị xây dựng,về tổ chức sản xuất thì phương thức nhận thầu đã trở thành phương thức chủ yếu Sản phẩm của công ty là không di chuyển được mà cố định ở nơi sản xuất nên chịu ảnh hưởng của địa
Nhận thầu Tổ chức thi công
Hoàn thành nghiệm thu Bàn giao
Bàn giao hình, địa chất, thời tiờt, giá cả thị trường… của nơi đặt sản phẩm Đặc điểm này buộc phải di chuyển máy móc, thiết bị, nhân công tới nơi tổ chức sản xuất, sử dụng hạch toán vật tư, tài sản sẽ phức tạp.
Sản phẩm xây lắp được dự toán trước khi tiến hành sản xuất và quá trình sản xuất phải so sánh với dự toán, phải lấy dự toán làm thước đo sản xuất Xây dựng được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư.
Khi hoàn thành các công trình xây dựng được bàn giao cho đơn vị sử dụng.
Do vậy sản phẩm của công ty luôn phải đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.
Đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy hoạt động sản xuất kinh
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Minh Tuân được thiết lập theo mô hình quản lý tập trung Cụ thể là:
Là người đại diện pháp nhân của Công ty Có quyền điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện kế hoạch và phương án đầu tư của Công ty, có quyền tổ chức cơ cấu quản lý, quy chế nội bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm các trưởng phó phòng, chỉ huy công trường… Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi phương diện sản xuất kinh doanh của Công ty trước pháp luật Đại diện cho Công ty trong việc khởi kiện các vụ việc có liên quan đến quyền lợi của công ty Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện các phương án kinh doanh Quyết định giá mua, giá thầu các công trình và đưa ra giá bán nguyên vật liệu, sản phẩm Giám đốc thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động theo luật định Đồng thời là người phân công nhiệm vụ cho 2 Phó Giám đốc trong việc quản lý tại công trường cũng như tại Công ty.
+ Phó giám đốc Công ty:
Phó giám đốc kỹ thuật: chỉ đạo, quản lý cỏc phũng vật tư tại công trường thi công, giám sát tình hình hoạt động, xây dung tại công trường, luôn báo cáo tình hình tại nơi thi công cho Giám đốc Công ty Xử lý các vụ việc bất thường có thể xảy ra ở nơi thi công nhưng phải qua sự đồng ý của Giám đốc Công ty.
Phó giám đốc kinh doanh: Có nhiệm vụ sắp xếp các tổ đội, phân xưởng sản xuất một cách hợp lý Đồng thời đăm nhận toàn bộ công tác, lập kế hoạch hàng năm cho Công ty Qua đó hàng năm theo dõi tình hình thực hiện chế độ nâng bậc Là người tham mưu cho mọi hoạt động của Công ty, có trách nhiệm giúp Giám đốc lập kế hoạch sử dụng vốn xây dung, tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được giao; tìm hiểu, nắm bắt yêu cầu của khách hàng để đưa ra phương án cho thích hợp.
Hai Phó Giám đốc giúp cho giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về công việc được giao.
+Cỏc phòng ban phụ trách chuyên môn: chịu sự phân công và thực hiện nhiệm vụ do ban giám đốc chỉ đạo.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TUÂN
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty TNHH Minh Tuân
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo hình thức tập trung toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của công ty, ở các đội, các đơn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật tư, lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty hàng tháng vào ngày 25.
* Cơ cấu của phòng kế toán:
+ Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
+ Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
+ Kế toán vật tư TSCĐ: có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình khấu hao, tớnh đỳng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị.
+ Kế toán tiền lương và các khoản vay: Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành lập tập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty
+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, TGNH và các khoản thanh toán cuối tháng, lập bảng kê thu chi và đối chiếu với kế toán tổng hợp.
+ Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ thu, chi đã được phê duyệt thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng, cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty TNHH Minh Tuân
Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công Ty TNHH Minh Tuân
2.2.1 Các chính sách kế toán nói chung
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian, nên chi phí phát sinh thường xuyên liên tục và đa dạng Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng công trình cũng như toàn bộ nghiệp vụ phát sinh tại công ty, công ty đang áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, hạch toán kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ.
Công ty đó áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, Thông tư số 244/2009/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp, các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện.
Kế toán vật tư, TSCĐ,
Kế toán tiền mặt TGNH
Kế toán tổng hợp Kế toỏn tiền lương
Nhân viên thống kê kế toán tại các công trường
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/200N kết thúc vào ngày
31/12/200N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hoạch toán kế toán: Việt Nam đồng
Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung
Nguyên tắc xác định các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Là các khoản tiền mặt tồn quỹ tại Công ty tại ngày lập Báo cáo tài chính và có sự kiểm kê đối chiếu với số tiền này Là các khoản tiền gửi tại các ngân hàng được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam được đối chiếu số dư với các ngân hàng này tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Phương phỏp tớnh khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng
Phương phỏp tớnh thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng xuất kho được tớnh giỏ theo phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên.
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán sử dụng trong công ty áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính Công ty không sử dụng mẫu hóa đơn chứng từ riờng vỡ ít có những nghiệp vụ kinh tế đặc thù Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cựng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ.
Các chứng từ thường dùng tại Công ty TNHH Minh Tuõn:
+ Chứng từ về tiền lương: Bảng chấm công, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghiệm thu khối lượng, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương
+ Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, phiếu kiểm kê vật tư, chứng từ theo dõi số lượng
+ Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản đỏnh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê, hoá đơn mua bán TSCĐ, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ, các thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
+ Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, sổ quỹ, séc, uỷ nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ…
Sơ đồ 2.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán:
Quy định về luân chuyển chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả cỏc liờn theo cùng một nội dung Mọi chứng từ kế toán phải
Lập hoặc thu nhận chứng từ
Sử dụng ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ, hủy có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.
Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm: kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứngtừ kế toán; kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Về lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán: chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính (Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận); chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
2.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán
Hệ thống Tài khoản kế toán cấp 1 được áp dụng thống nhất theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC gồm 10 loại trong đó:
TK loại 1, 2 là TK phản ánh Tài sản
TK loại 3, 4 là TK phản ánh Nguồn vốn
TK loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh Nguồn vốn.
TK loại 6 và loại 8 là TK mang kết cấu TK phản ánh Tài sản.
TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả kinh doanh và cuối cùng là TK loại 0 là nhóm TK ngoài Bảng cân đối kế toán
Công ty không sử dụng các tài khoản dự phòng.
Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện.
Hệ thống TK cấp 3 của Công ty được thiết kế rất linh hoạt, đó là do đặc điểm hoạt động xây dựng ở Công ty, các nghiệp vụ nhập- xuất là rất thường xuyên chính vì vậy hệ thống TK cấp 3 ra đời trên cơ sở TK cấp 2 rồi thêm vào sau đó mã số của từng nhóm nguyên vật liệu, chẳng hạn 15213, 15211 khoản thanh toán với người bán được mở chi tiết cho từng người bán Đây là một sự sáng tạo rất linh hoạt, trong những trường hợp cần kiểm tra đối chiếu thì rất dễ dàng.
2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ:
Công ty áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ.
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lậpChứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cỏi Cỏc chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Đặc điểm kế toán một số phần hành cơ bản
2.3.1 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Tiền lương là số tiền thù lao lao động phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng mà người lao động hoặc cán bộ công nhân viên đóng góp, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý lao động về mặt số lượng công ty sử dụng sổ sách lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán lao động là bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất, cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động để tính lương cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất.
Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất trong đó ghi rõ ngày, tháng làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động tính lương lao động theo thời gian. Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động hàng tháng kế toán tại công ty phải lập “bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ đội sản xuất và cỏc phũng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người Lương sản phẩm, lương thời gian các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ vào số tiền lao động được lĩnh Các khoản thanh toán về trợ cấp về BHXH cũng được lập và kế toán xem xét xác nhận chữ ký rồi trình lên giám đốc ký duyệt Bảng thanh toán lương và BHXH sẽ làm căn cứ để thanh toán lương, BHXH cho từng người lao động.
Tại công ty việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động thường chia làm 2 kỳ: Kỳ một tạm ứng và kỳ hai sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ vào các khoản khấu trừ Các khoản thanh toán lương, BHXH bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cựng cỏc chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải được chuyển về kế toán kiểm tra ghi sổ.
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương của công ty, bảng phân bổ tiền lương
Sổ kế toán chi tiết tiền lương
Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh s phát ố phát sinh
Hình thức trả lương mà Công ty TNHH Minh Tuân áp dụng là hình thức tiền lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương theo sản phẩm Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc đối với người lao động gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm Để khuyến kích người lao động nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm doanh nghiệp áp dụng các đơn giá sản phẩm khác nhau.
Trong công ty để phục vụ công tác hạch toán tiền lương có thể chia làm
2 loại: Tiền lương lao động sản xuất trực tiếp, tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ khác, ngoài nhiệm vụ chính của họ,gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp.
+ Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính Thời gian lao động nghỉ phép, nghỉ ốm… thì được hưởng theo chế độ.
+ Quỹ BHXH: Được tạo thành từ trích theo tỷ lệ trên tổng số quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của công nhân viên chức.
+ Quỹ BHYT: Được sử dụng thanh toán các khoản khám chữa bệnh, viện phí thuốc…cho người lao động trong thời gian đau ốm, sinh đẻ…
+ KPCĐ: Được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng thể tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. cho việc giúp đỡ người lao động khi họ ngừng lao động tại Công ty.
Tỷ lệ trớch cỏc quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN là 30,5% trong đó: BHXH là 22% : Công ty nộp 16% _ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, Người lao động 6% _ trừ vào lương; BHYT trích 4,5% trên tổng : 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1,5% trừ vào lương người lao động; KPCĐ trích 2% trên tổng: 1% nộp lên cấp trên, 1% công ty để lại sinh hoạt; BHTN là 2%: 1% trừ vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% trừ vào lương người lao động.
Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, công ty còn lập quỹ khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích trong lao động sản xuất. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua, trong sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, hoàn thành trước kế hoạch được giao về thời gian…
Cơ sở lập, phương pháp lập bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Từ bảng công (bảng chấm công) được lập từ các đội, các bộ phận cuối tháng tổng hợp thời gian lao động Bảng chấm công là căn cứ cho phòng kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng đội, từng bộ phận Sau khi lập xong bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt, đây là căn cứ để thanh toán lương cho người lao động và nhân viên trong công ty. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của cỏc phũng ban, toàn công ty tiến hành tổng hợp và chi tiết theo cột lương chính, lương phụ và các khoản khỏc trờn bảng phân bổ tiền lương.
Kế toán tổng hợp tiền lương, tiền công và các khoản theo lương được thực hiện trờn cỏc TK 334, 335, 338 và các TK khác có liên quan.
2.3.2 Kế toán tài sản cố định (TSCĐ):
TSCĐ là những tư liệu lao động có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài Sau mỗi kỳ sản xuất TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu và chỉ tham gia vào quá trình sản xuất ở dưới dạng hao mòn TSCĐ.
Thủ tục, chứng từ luân chuyển kế toán: Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm phải lập biên bản giao nhận TSCĐ Phòng kế toán phải sao cho mỗi bộ phận một bản để lưu Hồ sơ đó bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, cỏc hoỏ đơn, giấy vận chuyển bốc dỡ…Phũng kế toán giữ lại để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ Phòng kế toán có nhiệm vụ mở sổ, thẻ để theo dõi và phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng Thủ tục đưa TSCĐ vào sản xuất, thanh lý, biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán lập chứng từ ghi sổ Mỗi một TSCĐ được lập thành biên bản riêng cho từng thời kỳ, ngày tháng đưa vào sử dụng, thanh lý nhượng bán.
Khi thanh lý TSCĐ, đơn vị phải lập biên bản thanh lý TSCĐ Thành lập hội đồng thanh lý gồm các ông bà đại diện cỏc bờn Thanh lý TS nào thì ghi tên mã, quy cách số hiệu TSCĐ đú, tờn nước sản xuất, nguyên giá, số năm đưa vào sử dụng…sau đó hội đồng thanh lý có kết luận cụ thể Sau khi thanh lý song căn cứ vào chứng từ tính toán tổng hợp số chi phí thực tế và giá trị thu hồi vào dòng chi phí thanh lý và giá trị thu hồi Biên bản thanh lý do ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký (ghi rõ họ tờn phú, trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và thủ trưởng công ty).
Phương pháp và cở sở lập thẻ TSCĐ: Thẻ TSCĐ do kế toán lập, kế toán trưởng xác nhận Thẻ được lưu ở văn phòng ban kế toán suốt quá trình sử dụng TSCĐ Căn cứ để lập thẻ TSCĐ bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bản trích khấu hao TSCĐ… Căn cứ vào chứng từ gốc, thẻ TSCĐ…kế toán ghi vào sổ TSCĐ Sổ TSCĐ dùng để ghi tăng hoặc giảm TSCĐ tại công ty phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ tại Công ty.
Phương pháp tính mức khấu hao TSCĐ công ty đang áp dụng:
Mức khấu hao Nguyên giá
Tỉ lệ khấu hao bình quân năm
Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá TSCĐ thay đổi doanh nghiệp phải xác định lại mức khấu hao trung bình của TSCĐ, bằng cách lấy giá trị còn lại trên sổ kế toán chia cho thời gian sử dụng, xác định lại hoặc thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TUÂN VÀ KIẾN NGHỊ
Đánh giá thực trạng
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Minh Tuân được tổ chức tương đối hợp lý, phõn rừ từng phần hành: “Hạch toán chi phí NVL, hạch toán TSCĐ, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây dựng, hạch tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, hạch toán tiền mặt, TGNH” Trong từng phần hành, kế toán nêu rõ chức năng, nhiệm vụ tổ chức hạch toán của từng phần hành kế toán của công ty Thực hiện tổ chức phân công phân nhiệm cho các nhân viên phòng kế toán theo đúng chức năng, nhiờm vụ của từng phần hành một cách hợp lý phù hợp với quy định của Bộ tài chớnh,và chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành về hệ thống tổ chức kế toán trong đơn vị xây lắp Trình độ bộ máy kế toán càng ngày càng được nâng cao với sự trẻ hoá cán bộ giúp cho công tác kế toán của công ty được chính xác, kịp thời hợp lý hơn. Đã thực hiện đúng trình tự luân chuyển chứng từ, quy trình ghi sổ
“Chứng từ ghi sổ” hạch toán chi tiết Đã cung cấp nhưng thông tin chính xác nhất, kịp thời nhất tạo ra sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau, giúp cho kế toán viên phát hiện ra những sai sót để có thể sửa chữa kịp thời.
Trong quá trình hạch toán NVL nhận thấy giá trị NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Do đó công ty đã tổ chức quản lý khá tốt khâu thu mua, sử dụng vật liệu tạo điều kiện cần thiết để đảm bảo chất luợng sản phẩm, với một hệ thống sổ sách hợp lý, Chi tiết cho từng danh điểmNVL với một hệ thống danh điểm chính xác với quy cách và chủng loại NVL.
Phân nhiệm vụ Hạch toán NVL chi tiết cho thủ kho, kế toán vật tư (việc ghi chép, hạch toán chi tiết theo chức năng) tránh việc bố chí kiêm chức năng, tạo nên một hệ thống tự kiểm soát trong công tác kế toán nhằm kịp thời xỷ lý những sai sót hạn chế tối đa tổn thất.
3.1.2 Tồn tại và hạn chế:
Bộ máy kế toán công ty vẩn tồn tại nhưng sự bất cập như:
Sự thiếu hụt của nhân viên kế toán nên trong công ty, nhân viên kế toán vẫn còn phải làm khối lượng công tác kế toán khá lớn, chưa đưa kế toán máy vào sử dụng, do đó có thể dẫn tới nhưng sai sót ngoài ý muốn khó tránh khỏi trong việc tổ chức hạch toán chi tiết từng phần hành.
Việc chưa tổ chức bộ máy kế toán ở các đội công trình là chưa thích hợp Công ty cần tiến hành tổ chức bộ máy kế toán ở các công trình cụ thể, có vốn đầu tư lớn để đảm bảo việc hạch toán đúng, đầy đủ.
Công ty theo dõi việc nhập xuất theo phương pháp thẻ song song thật sự chưa hợp lý cần có sự điều chỉnh.Vỡ phương pháp thể song song chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp Ýt danh điểm về NVL trong khi công ty lại có khá nhiều danh điểm NVL, có thể sảy ra những sai sót trong viờc theo dõi nhập xuất.
Công ty đã không lập dự trữ NVL hợp lý để phục vụ sản xuất mà chỉ mua theo yêu cầu và kế hoạch tiến độ các đội công trình NVL mua về thường phải xuất luôn Do vậy có thể làm chậm tiến độ, làm kém chất lượng xây lắp của cỏc cụng trỡnh khi NVL không mua kịp, không đáp ứng được yêu cầu chất lượng của công trình đặt ra.
Việc tổ chức kho ở tại các công trình chưa khoa học, chưa kiên cố do vậy việc đảm bảo vật tư không tốt, vật tư còn sắp xếp lẫn lộn sẽ gây khó khăn cho việc xuất - nhập, gõy tốn nhiều thời gian Một số loại vật liệu của công ty không nhập kho mà chỉ lưu kho lưu bãi như: cỏt, đỏ nờn việc quản lý gặp nhiều khó khăn và dễ thất thoát.
Nguyên vật liệu tại Công ty là rất đa dạng, phong phú, nên cần lập sổ điểm danh nguyên vật liệu để theo dõi chi tiết nhằm hạn chế thất thoát lãng phí nguyên vật liệu nhưng tại Công ty chưa thực hiện hoặc có thực hiện thì diễn ra không thường xuyên và không được kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
Giải pháp hoàn thiện kế toán tại Công Ty TNHH Minh Tuân
Dựa trên những nhược điểm trong việc đánh giá sai sót trong việc tổ chức kế toán của công ty, theo cá nhân bản thân em có nhưng kiến nghi sau:
Cần xem xét lại việc phân công phân nhiệm tổ chức tuyển thêm cán bộ kế toán nhằm giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán tại phòng tuy làm tăng chi phí quản lý nhưng giúp cho công ty tránh được những sai sót không đáng có.
Xem xét lại việc tổ chức kế toán tại các đội công trình cần có bộ phận kế toán riêng (tổ chức hạch toán riêng) tại các Công trình lớn nhằm tập hợp chi phí một cách hiệu quả hơn, làm giảm khối lượng công việc tại phòng kế toán ở công ty
Giá nguyên vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động thất thường, chi phí vật liệu lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá trị vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Vì vậy công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL để bù đắp chi phí NVL tăng đột ngột gây ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong kỳ.
Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Mức dự = Lượng vật tư hàng x Giá gốc - Giá trị thuần phòng giảm giá vật tư hàng hóa hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính hàng tồn kho theo sổ kế toán có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ( ước tính ) cua hàng tồn kho trừ đi chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ.
- Khi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho kế toán ghi:
Cuối kỳ kế toán tiến hành so sánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đó trớch lập cuối kỳ trước còn lại với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cho kỳ tới, nếu số dự phòng kỳ trước còn lại lớn hơn số dự phòng phải trích lập cho kỳ tới kế toán phải hoàn nhập số chênh lệch thừa bằng bỳt toỏn:
Kiểm tra quá trình xuất nhập một cách hợp lý hơn cần có một phương pháp thích hợp hơn như “phương pháp số dư” phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi chép trong kỳ, nhưng phương pháp này đòi hỏi trình độ nhân viên kế toán có trình độ cao Để quản lý vật tư được dễ dàng, chặt chẽ hơn Công ty nên mở "Sổ danh điểm vật tư" Việc mã hoá tên và các vật liệu trong sổ danh điểm phải có sự kết hợp chặt chẽ và sắp xếp thứ tự các loại vật liệu Trong sổ danh điểm phải có sự thống nhất giữa các phòng ban chức năng bảo đảm tính khoa học, hợp lý, phục vô chung cho yêu cầu quản lý của Công ty cho việc theo dõi các loại vật liệu Công ty nên xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, một cách cụ thể đối với từng loại, từng thứ vật liệu, phải dựa trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất Ngoài ra, phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Trích lập các quỹ để có nguồn đầu tư máy móc trang thiết bị hiện đại tiêu hao Ýt nguyên liệu Động viên khuyến kích những người có sáng kiến tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất, đồng thời có biện pháp phạt đối với những ai cố tình làm sai, làm Èu gây lãng phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong hạch toán kế toán, Công ty cần hạch toán đầy đủ và kịp thời giá trị vật tư nhập kho khi đó có căn cứ về việc giao nhận hàng với người cung cấp thông qua Phiếu Nhập kho, Biên bản giao hàng Kế toán có thể dựa trên cơ sở đơn giá đã ký kết trong hợp đồng với người cung cấp, giá thị trường để tạm tớnh giỏ vật tư khi chưa có hóa đơn và hạch toán bổ sung khi hóa đơn về Tuy nhiên, kế toán cần đốc thúc cỏc phũng ban, các cá nhân trong Công ty tập hợp chứng từ kịp thời phục vụ công tác quản lý, hạch toán vật tư chính xác Công ty thực hiện hạch toán tăng giá trị vật tư chỉ khi nhận được hóa đơn của người bán sẽ dẫn đến trường hợp xuất kho âm khi vật tư đã xuất sử dụng nhưng chưa hạch toán tăng nguyên vật liệu.
