VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
CÁC KHÁI NIỆM, CÁC NGUYÊN TẮC VÀ CÁC CHUẨN MỰC KẾ TOÁN NHIỆM VỤ KẾ TOÁN LIÊN QUAN ĐẾN CHUYÊN ĐỀ LỰA CHỌN
KẾ TOÁN NHIỆM VỤ KẾ TOÁN LIÊN QUAN ĐẾN CHUYÊN ĐỀ LỰA CHỌN
Nhiệm vụ của kế toán lao động tiền lương trong doanh nghiệp là ghi chép phản ánh số lượng - thời gian - kết quả lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, phân bố chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động.
1.1.1 Kế toán chi tiết tiền lương
Kế toán số lượng lao động
Kế toán số lượng lao động theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động kịp thời chính xác.
Kế toán thời gian lao động
Kế toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả một cách chính xác cho người lao động Phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc, ốm đau của từng người lao động ở từng bộ phận sản xuất và từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Kế toán kết quả lao động. Để phản ánh kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như: Tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn v à chất lượng công việc hoàn thành…Đó là các báo cáo về kết quả sản xuất như: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành“, “phiếu báo làm thêm giờ”, “hợp đồng giao khoán”, “bảng theo dõi công tác của tổ”, “Giấy báo ca”, phiếu giao, nhận sản phẩm “, “phiếu khoán”…
Kế toán tiền lương sẽ ghi chép kịp thời, chính xác số lượng lao động, chất lượng sản phẩm hoàn thành hay doanh số thực hiện của từng công nhân hoặc tập thể để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra độ phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp sẽ tự lập hay lựa chọn sử dụng những chứng từ khác nhau để hoạch toán kết quả lao động Phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ tập hợp kết quả của toàn doanh nghiệp Các chứng từ đó có thể là “Giấy đi đường”, “Bảng chấm công trả lương khoán”, “Bảng chấm công“
Dựa trên các chứng từ đã lập về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, kê toán lập “Bảng thanh toán tiền lương“ cho từng công nhân,
“Bảng thanh toán lương“ là căn cứ để thanh toán lương cho từng người lao động.
1.1.2 Kế toán tổng hợp tiền lương Để phản ánh tình hình thanh toán tiền lương và các khoản khác của người lao động, kế toán sử dụng tài khoản: TK334 (Phải trả công nhân viên) Tài khoản này phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công phụ cấp, tiền thưởng và một số khoản thuộc về thu nhập của người lao động.
1.1.3 Các tài khoản được sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 334 ”phải trả công nhân”: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với người lao động của doanh nghiệp về tiền lương , tiền công,phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của
- Tiền công, tiền lương và các khoản khác đã tạm ứng cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động
- Thanh toán lương và các khoản khác còn lại cho người lao động
- Tính lương phải trả cho người lao động
- Tiền thưởng trợ cấp phải trả cho người lao động
- Số BHXH trả thay lương cho người lao động
Có thể có số dư bên nợ: Phản ánh số lượng tiền đã trả quá số tiền phải trả cho người lao động SDCK: Công nợ còn phải trả CNV đến cuối kỳ
+ Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động.
+Tiền lương và tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động.
+Kết chuyển các khoản người lao động chưa lĩnh vào tài khoản thích hợp. Bên có:
Phản ánh số tiền lương, tiền công và cá khoản khác phải trả cho người lao động phát sinh trong kỳ.
Dư có: Phản ánh số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải tả cho người lao động.
Dư nợ (nếu có): phản ánh số trả thừa cho người lao động
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ: Khi đó có thể để bên Nợ và khi lên bảng cân đối cộng với số dư của TK 138 hình thành số dư của TK138 (1388) phải trả khác Có thể chuyển luôn sang số dư TK138.
- Tài khoản 338: ”Phải trả, phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho câc tổ chức , đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (Tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí…), giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản doanh thu chưa thực hiện…
Tài khoản này có kết cấu như sau:
+ Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ:
+ Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn:
+ Xử lý giá trị tài sản thừa.
+ Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện đến kỳ hạch toán.
+ Các khoản đã trả, đã nộp khác.
+ Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ.
+Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
+Ghi nhận tổng số doanh thu chưa thực hiện tế phát sinh.
+ Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại.
Tài khoản 338 ” Các khoản phải, trả phải nộp khác” có thể có số dư bên Nợ và bên Có tuỳ thuộc vào từng truờng hợp cụ thể.
Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán.
Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả, phai nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Tài khoản 338 bao gồm 6 tài khoản cấp 2 sau đây:
+ Tài khoản 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý”.
+ Tài khoản 3382 “Kinh phí công đoàn”.
+ Tài khoản 3383 “Bảo hiểm xã hội”.
+ Tài khoản 3384 “Bảo hiểm y tế”.
+ Tài khoản 3385 “Doanh thu chưa thực hiện”.
+ Tài khoản 3388 “Phải nộp khác”.
Ngoài các tài khoản 334 và 338 nói trên, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như tài khoản 111 “tiên mặt”, tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng”, tài khoản 338 “phải thu khác”…
Hàng tháng, tính thù lao lao động phải trả cho người lao động (bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, tiền ăn giữa ca…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Thù lao phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ.
Nợ Tk 627(6271): Thù lao phải trả công nhân viên quản lý phân xưởng sản xuất.
Nợ TK 641(6411): Thù lao phải trả nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm.
Nợ TK642 (6421): Thù lao phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 241: Thù lao phải trả cho nhân công bộ phận xây dựng cơ bản hay bộ phận sửa chữa lớn tài sản cố định tự làm
Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả cho người lao động trong kỳ…
- Số tiền thưởng phải trả cho người lao động trong kỳ:
Nợ TK 431 (4311): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng.
TỐ CHỨC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Cũng như phần kế toán tiền lương, bộ phận kế toán phải tính trích riêng phần BHXH, BHYT, KPCĐ một cách chính xác theo tỉ lệ quy định và kiểm tra giám sát chặt chẽ tình hình chi tiêu các khoản này Thanh toán kịp thời BHXH,
BHYT, KPCĐ cho người lao động cũng như ngân sách Nhà nước.
1.2.1 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương
Theo chế độ kế toán hiện hành như đã nêu trong phần lý luận, việc tính trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được tính theo tỉ lệ quy định:
Mức trích các khoản theo lươngTống số tiền lương thực tế hàng thángTỷ lệ trích trước các khoản theo quy định
Bảo hiểm xã hội trích 20% trên tổng quỹ lương, trong đó: Doanh nghiệp chịu 15% được hạch toàn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Người lao động chịu 5% được trừ vào lương.
Bảo hiểm y tế trích 3% trên tổng quỹ lương, trong đó: Doanh Nghệp chịu
2% được hoạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Người lao động chịu 1% được trừ vào lương.
Kinh phí công đoàn trích 2% trên tổng quỹ lương, doanh nghiệp chịu và được hoạch toán phần này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Như vậy các khoản trích theo lương doanh nghiệp sẽ hoạch toán 19% vào chi phí và 6% trừ vào lương cho người lao động.
1.2.2.Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương
Khi phản ánh tình hình thanh toán trích lập và sử dụng các quỹ BHXH,
BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng TK338 (phải trả phải nộp khác) và chi tiết cho 3 tài khoản cấp 2: TK338.2; TK338.3; TK338.4.
TK338.2: Kinh phí công đoàn.
Bên Nợ: + Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị.
+ Kinh phí công đoàn đã nộp cho công đoàn cấp trên.
Bên Có: Trích lập quỹ kinh phí công đoàn từ chi phí kinh doanh.
Dư Có: Kinh phí công đoàn chưa sử dụng đến cuối kỳ.
Dư Nợ: Kinh phí công đoàn vượt thu.
TK338.3: Bảo hiểm xã hội
Bên Nợ: + Bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.
+ Bảo hiểm xã hội nộp cho cơ quan quản lý BHXH.
Bên Có: + Trích BHXH từ chi phí kinh doanh.
+ Trích BHXH trừ vào thu nhập của người lao động.
Dư Có: BHXH chưa sử dụng đến cuối kỳ.
Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định tính vào CPCĐ Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định trừ vào thu nhập của CNV
TK338 (338.2 –> 338.4) Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT
Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp
Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV
Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở
Dư Nợ: Chi BHXH vượt thu.
Bên Nợ: Nộp BHYT cho cơ sở y tế.
Bên Có: + Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động.
+ Trích BHYT từ chi phí sản xuất kinh doanh.
Dư Có: BHYT chưa nộp đến cuối kỳ.
Căn cứ vào phiếu nghỉ lương BHXH, phiếu thanh toán BHXH, báo cáo quyết toán BHXH chứng nhận y tế Kế toán vào sổ tập hợp các khoản chích theo lương bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ số 2: Sơ đồ hoạch toán các khoản trích theo lương.
Sau khi đã tập hợp chi phí và hoạch toán các khoản tiền lương trích theo lương, kế toán sẽ vào “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”.
1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tùy thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp dựa trên những tính chất chung như tính chất hoạt động kinh doanh, trình độ yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp và căn cứ vào trình độ của độ ngũ cán bộ kế toán, kế toán thực hiện ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức kế toán.
Bảng thanh toán lương, thưởng, BHXH và các chứng từ thanh toán
Sổ chi tiết Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán
Hình thức nhật ký chung
Căn cứ vào các chứng từ gốc là “Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và BHXH” với các chứng từ khác có liên quan kế toán ghi vào nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh.
Hình thức này đơn giản, dễ làm, công việc phân đều trong tháng, có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sử dụng máy vi tính.
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG
2.1.1 Quá trình phát triển của công ty:
Công ty Trách nhiệm hữu hạn vận tải thương mại Xuân Dũng là công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0202000184 ngày 15/01/2001 của Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Thanh Hóa.
Công ty Trách nhiệm hữu hạn vận tải thương mại Xuân Dũng thay đổi giấy nhận đăng ký kinh doanh lần thứ 5 ngày 21/03/2005 của Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Thanh Hóa.
Công ty là một đơn vị kinh tế hoạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước và điều lệ của công ty.
Trụ sở đăng ký tại : Khu 1 Thị trấn Lam Sơn, Thọ Xuân, Thanh Hóa
V ốn điều l ệ : 6.000.000.000VNĐ ( Sáu tỷ Việt Nam đồng)
Sau tám năm hoạt động, công ty ngày càng lớn mạnh theo thời gian
+ Giai đoạn đầu của ngày thành lập công ty với số vốn điều lệ là : 600.000.000đ ( Sáu trăm triệu việt nam đồng ); Đến nay số vốn điều lệ đã tăng lên là : 6.000.000.000 ( Sáu tỷ việt nam đồng).
+ Khi mới thành lập công ty chỉ có 10 cán bộ nhân viên với văn phòng phải đi thuê ngoài còn rất chật hẹp Đến nay công ty có hơn 160 công nhân viên với khu hành chính và nhà xưởng khang trang trên diện tích đất 25.000m 2
+ Doanh thu của công ty không ngừng tăng nhanh Cùng với doanh thu tăng, số tiền thuế nộp ngân sách nhà nước của công ty ngày một tăng Năm 2001 với doanh thu 400 triệu, năm 2007 với doanh thu 41.000 triệu.
Với mô hình kinh doanh, số vốn điều lệ, doanh thu, khoản đóng góp thuế của công ty ngày một tăng, đánh dấu một mức tăng trưởng không ngừng của công ty Cùng với các Doanh nghiệp khác trong nước, công ty đã góp một phần vào sự phát triển nền kinh tế của Thanh Hóa nói riêng, của đất nước nói chung
* Nhiệm vụ kinh doanh của công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng
+ Buôn bán và đại lý mua, bán vật tư, tư liệu sản xuất, hàng kim khí hàng tiêu dùng, dịch vụ giao nhận hàng hoá.
+ Kinh doanh máy móc, thiết bị vật liệu điện, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng nông lâm sản, thực phẩm, vật tư nông nghiệp và các loại quặng được nhà nước cho phép.
+ Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa.
+ Sản xu ất và kinh doanh sản phẩm khí công nghiệp.
+ Kinh doanh dịch vụ vận tải.
Trong giai đoạn đầu công ty là một đơn vị thuần tuý chuyên doanh về thương mại, các mặt hàng như hoá chất, kim loại màu Sau một quá trình kinh doanh và tìm hiểu thị trường công ty quyết định mở rộng cả về lĩnh vực sản xuất ngành nhựa phục vụ cho ngành sản xuất ắc quy ở miền bắc ( Các loại vỏ bình ắc quy được dùng cho ắc quy xe gắn máy) Tiếp theo công ty triển khai thêm lĩnh vực sản xuất ngành nhựa Pet ( các sản phẩm của ngành nhựa này được phục vụ chủ yếu làm bao bì các sản phẩm nước lọc, hoá mỹ phẩm, nước mắm v v
Một số chi tiêu hoạt động kinh doanh trong thời gian gần đây: đvt: 1.000.000
Thu nhập bình quân/người 24 30
Nhìn vào số liệu của bảng trên, trong hai năm, với số vốn điều lệ của công ty không đổi, nhưng các chỉ tiêu khác của công ty không ngừng tăng trưởng đây là sự thể hiện sự phát triển của công ty.
Trong năm 2007, 2008 công ty đã xây dựng thêm 01 nhà xưởng và đầu tư thêm một số máy móc thiết bị mới nhập khẩu từ Trung Quốc, số TSCĐ của công ty tăng lên là 12 tỷ
Với số lượng công nhân tăng nhẹ , thu nhập bình quân 01 đầu người của công ty năm 2008 tăng lên từ 2.000.000đ/1/tháng người năm 2007 đến 2.500.000đ/1người/ tháng năm 2008 Thu nhập của người lao động, trong đó có các khoản phải trích theo lương để tham gia đóng BHXH, BHYT, KPCĐ(19%) trong năm 2008 dao động từ thấp nhất 600.000đ đến 4.400.000đ/ người/ tháng. Việc tăng thu nhập bình quân đầu người của công ty một phần do việc kinh doanh của công ty đạt kết quả tốt, lợi nhuận tăng, một phần do tiền lương tối thiểu tăng từ 350.000đ lên 450.000đ từ tháng 10/2008, công ty phải trả lương cho người lao động cao hơn, các khoản trích theo lương để tham gia đóng BHXH, BHYT cao hơn
Tổng quan hơn, nhìn vào lợi nhuận của công ty năm 2007 : 861 triệu VNĐ, năm 2008 : 921 triệu VNĐ, tăng 60triệu Điều này khẳng định trong những năm gần đây việc kinh doanh của công ty đạt kết quả tốt nhờ vào định hướng kinh doanh, mở rộng sản xuất của công ty phù hợp với thị trường kinh tế
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh đòi hỏi Công ty phải rất năng động trong hoạt động thương mại, sản xuất , thực hiện được việc định hướng phát triển kinh doanh, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của thị trường, cũng như chuyển đổi kế hoạch sản xuất sản phẩm Điều đó quyết định sự sống còn của công ty Vì vậy bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty cần phải phù hợp với tính chất hoat động của công ty, phải có hiệu quả đáp ứng được những nhu cầu cần thiết Do đó công ty đã thiết lập bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh gồm có : Hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng ( Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch,thị trường, quản lý dự án, nghiên cứu và phát triển công ty, Phòng thương mại, Nhà máy nhựa)
- Chức năng nhiệm vụ của Hội đồng quản trị : Công ty TNHH vận tải thương mại Xuân Dũng là công ty TNHH hai thành viên, hai thành viên trong Hội đồng quản trị là các cá nhân Các thành viên trong Hội đồng quản trị thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền quyết định cao nhất với mọi vấn đề quan trọng của công ty như : Xây dựng , sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty, các chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh hàng năm, quyết định tăng, giảm vốn, quyết định đầu tư, quyết định giải pháp phát triển thị trường, chuyển giao công nghệ, Quyết định bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY
2.2.1 Đặc điểm lao động và hình thức trả lương của công ty a Đặc điểm lao động và yêu cầu quản lý lao động của công ty
Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng là một doanh nghiệp vừa kinh doanh thương mại vừa sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Lao động trong trong công ty có trình độ, chuyên môn khác nhau nên việc quản lý lao động trong công ty được phân chia, quản lý theo từng bộ phận công việc Quý III năm
2008, số lao động trong công ty là 170 người chia ra các phòng ban, xí ngiệp như sau :
STT Phòng ban chức năng, nghiệp vụ Tổng số lao động trong bộ phận Số lao động
2 Phòng tổ chức hành chính 9
Quản lý nhân sự 2 bảo vệ 6
3 Phòng kế toán tài vụ 6 6
4 Phòng kế hoạch, dự án 4 4
Thiết kế quản lý khuôn 6 phân xưởng PE 25 phân xưởng PET 24 tổ kỹ thuật, KCS 15 tổ máy, thiết bị 6
Phụ trách Phòng Thương Mại 3 bộ phận bán hàng sản xuất 6 bộ phận kinh doanh 30 bộ phận xuất nhập khẩu 8 bộ phận cung ứng vật tư 6 bộ phận kho hàng, vận tải, bốc xếp 20
Do công ty có nhiều phòng ban nên việc quản lý lao đông theo hình thức trực tuyến Giám đốc điều hành quản lý chung, trực tiếp chỉ đạo tới cácTrưởng, phó phòng ban, phụ trách nhà máy Các Trưởng phó phòng ban, phụ trách nhà máy trực tiếp quản lý, chỉ đạo tới các tổ trưởng, tổ phó của từng bộ phận lao động Người lao động trong công ty được quản lý theo từng bộ phận nghiệp vụ công việc, trong mỗi bộ phận đều có phân công tổ trưởng, tổ phó để điều hành công việc và quản lý lao động.
Việc tuyển chọn lao động, xét bậc, hệ số lương, nâng lương, kỷ luật do Phòng Tổ chức hành chính tham mưu, Giám đốc điều hành ra quyết định. b Hình thức trả lương, thưởng của công ty
Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng trả lương cho người lao động theo hai hình thức : Trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm Các phòng ban được áp dụng các hình thức trả lương như sau :
STT Phòng ban chức năng, nghiệp vụ Số lượng người hưởng lương theo thời gian
Số lượng người hưởng lương theo sản phẩm
2 Phòng tổ chức hành chính 9
3 Phòng kế toán tài vụ 6
4 Phòng kế hoạch, dự án 4
Hệ số tiền lương cua công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng được chia làm hai loại hệ số:
Hệ số H1 là hệ số theo thang, ngạch bậc lương của trình dộ chuyên môn người lao động được ký kết trong hợp đồng lao động giữa công ty và người lao động Đây là hệ số lương cơ bản của người lao động để làm căn cứ tham gia đóng góp các khoản trích theo lương, hưởng các chế độ theo lương.
Hệ số H2 là hệ số theo công việc, là hệ số để người lao động hưởng lương theo thời gian làm căn cứ để tính lương tháng được hưởng.
Lao động trong nhà máy nhựa được hưởng lương theo sản phẩm Công ty khoán tiền công sản phẩm cho nhà máy để chi trả lương Lương trả cho người lao động hưởng theo sản phẩm được căn cứ qua thông số tính giờ, độ tinh xảo của công đoạn một sản phẩm, trách nhiệm công việc ( Lương của phụ trách nhà máy, tổ kỹ thuật KCS, tổ máy, tổ khuôn.) cũng được quy đổi thành giờ sản xuất
3 0 do tổ kỹ thuật tham mưu lập tiền lương của lao động hưởng theo sản phẩm được tính :
* Hệ số quy đổi của từng công đoạn sản phẩm thời gian hoàn thành công đoạn đó
* hệ số tinh xảo, trách nhiệm của riêng từng công đoạn
* Số tiền/1 hệ số quy đổi
: tổng hệ số quy đổi của sản phẩm.
* Số tiền /1 công đoạn sản phẩm
= Hệ số quy đổi * Số tiền/1 hệ số quy đổi
* Tiền lương của lao động hưởng lương theo sản phẩm
Số tiền /1 công đoạn sản phẩm
Số lượng công đoạn hoàn thành
- Chế độ hưởng phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp độc hại : Đối với các nhiệm vụ quản lý : Giám đốc điều hành hưởng phụ cấp trách nhiệm : 0,4 Các trưởng phòng ban được hưởng phụ cấp trách nhiệm : 0,3. Các phó phòng ban được hưởng phụ cấp trách nhiệm : 0,2, phụ cấp độc hại :0.2. Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất ( Phân xưởng PET, PE) khi thực hiện khoán giá công sản phẩm không được tính phụ cấp thêm tiền phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp độc hại Tất cả các khoản phụ cấp này đã được nằm trong giá khoán công của sản phẩm.
- Chế độ tiền lương được trả khi người lao động làm thêm ngoài giờ khi công ty có yêu cầu. Đối với lao động hưởng lương theo thời gian thì số giờ lao động làm thêm ngoài giờ được hưởng theo hệ số H2, số giờ làm thêm được tăng thêm 0,5 lần vào ngày thường; tăng thêm 1 lần vào ngày nghỉ, ngày lễ so với giờ làm việc chính. Đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm, ngoài được hưởng lương theo sản phẩm trong thời gian làm thêm, người lao động được hưởng chế độ ăn ca, cứ một tiếng làm thêm được hưởng 5.000đ.
* Chế độ thưởng, phạt, phúc lợi của công ty
Ngoài chế độ tiền lương, công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty kích thích người lao động tăng năng suất, sáng tạo, tiết kiệm, tâm huyết với nghề nghiệp với công ty Tiền thưởng được trích từ quỹ khen thưởng của công ty : Thưởng luỹ tiến ( áp dụng cho người lao động hưởng lương sản phẩm ); Thưởng tiết kiệm vật tư, tiết kiệm chi phí, phát minh sáng chế, vượt doanh thu, vượt kế hoạch Để nâng cao trách nhiệm với sản phẩm, công việc lao động và sản xuất tại công ty, song song với chế độ thưởng, nếu người lao động làm lãng phí vật tư, làm sai, hỏng sản phẩm, làm sản phẩm kém chất lượng vượt quá sai số cho phép thì sè bị phạt tuỳ theo tứng mức độ Số tiền phạt này sẽ được trừ vào tiền lương của người lao động.
Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng trong quá trình sản xuất kinh doanh, người lao động trong công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp ngoài các khoản trợ cấp thuộc quỹ BXXH, BHYT, khoản trợ cấp này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.2 Kế toán chi tiết tiền lương tại công ty a Kế toán chi tiết tiền lương theo thời gian :( H2)
Tiền lương theo thời gian được áp dụng tại công ty là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn Tiền lương thời gian nhận được do suất lương cấp bậc và thời gian thực tế quyết định Tiền lương thời gian giản đơn có 3 loại :lương giờ, lương ngày, lương tháng Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức lương ngày.
3 2 Để tính thời gian cho người lao động hưởng lương thười gian phải xác định được suất lương ngày và số ngày làm việc thực tế của người lao động đó.
Suất lương ngày được tính ra từ thanh bảng lương và bảng chấm công, theo chế độ nhà nước quy định tuần có 5 ngày, 40tiếng, tháng có 22 ngày Do đó tiền công một ngày được tính theo công thức sau :
Ln = ( (H2 + Phụ cấp trách nhiệm) * LCB )/22 ngày.
Ln: là suất lương ngày của 01 lao động.
LCB : mức lương cơ bản
Ngày công thực tế của người lao động hưởng lương theo thời gian được tính thông qua bảng chấm công khi thực hiện đúng kỷ luật lao động : Đi làm đúng giờ, có mặt tại đúng nơi làm việc.thực hiện đúng, tốt nhiệm vụ được giao.
Trên cơ sở bảng chấm công của các phòng ban, bộ phận, kế toán chi tiết tiền lương tính lương tháng cho người lao động theo công thức sau :
L tháng = (Ln * ngày công thực tế)
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG
NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG
Trong những năm qua công tác tiền lương của công ty luôn được Ban Lãnh đạo công ty quan tâm đổi mới và hoàn thiện Các hình thức trả lương của công ty đã được sửa đổi sao cho phù hợp với từng giai đoạn
Trong công tác kế toán tiền lương của công ty thể hiện những ưu, nhược điểm sau :
- Kế toán tiền lương tại công ty được bố trí là người có trình độ chuyên môn Đại học, có năng lực, nhiệt tình, trung thực, kế toán được trang bị các thiết bị tin học, phần mềm kế toán tiền lương hỗ trợ
- Được sự quan tâm của Ban Lãnh đạo công ty, các bộ phận liên quan đến công tác tiền lương làm việc nhiệt tình cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu để xây dựng bảng tính lương, bảng lương cho kế toán tiền lương.
- Công ty có chế độ tính lương trả lương hợp lý theo đúng năng lực, trình độ của người lao động Bộ phận Quản lý hành chính của công ty thường xuyên theo dõi, tham mưu với Ban Lãnh đạo công ty để kip thời sử dụng người lao động theo đúng chuyên môn, sở trưởng của từng người, ứng với hệ số lương H2, hệ số lương trách nhiệm cho từng người lao động, đảm bảo được việc tiền lương thực sự là đòn bảy kinh tế để kích thích người lao động làm việc tích cực, năng suất chất lượng, trách nhiệm cao.
- Công ty tính lương sản phẩm cho người lao động hưởng lương theo sản phẩm chi tiết từ khâu kỹ thuật , đến khâu trách nhiệm, tính chuyên môn, độ khó đảm bảo được tính công bằng trong việc trả lương cho người lao động.
- Thực hiện đúng theo quy định của nhà nước, công ty tham gia đóng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong công ty Căn cứ vào hệ số lương H1, công ty tính các khoản theo lương cho người lao động đảm bảo được tính công bằng trong chuyên môn và thời gian cống hiến của người lao động đối với công ty.
- Chế độ trả lương hai lần/ tháng cho người lao động trong công ty đảm bảo được quá trình bù đáp, tái tạo sức lao động kịp thời cho người lao động.
- Hiện nay với cách tính lương theo sản phẩm của công ty là rất sát với thực tế, chi tiết đến từng công đoạn sản phẩm Nếu có thay đổi chế độ tiền lương thì cũng không ảnh hưởng đến khoản tiền trả cho người lao động hưởng lương theo sản phẩm, chỉ riêng giá công của sản phẩm sẽ thay đổi theo cơ chế của thị trường ; Điều này, phụ thuộc vào khả năng kinh doanh của công ty.
Mặc dù công tác kế toán tiền lương được Ban Lãnh đạo công ty quan tâm đổi mới và hoàn thiện nhưng vẫn còn tồn tại nhiều vướng mắc và bất hợp lý gây khó khăn cho công tác quản lý và không phát huy hết được đòn bảy kinh tế của tiền lương.
- Kế toán tiền lương trong công ty hiện nay chỉ có 01 người đảm nhiệm từ khâu tính lương và các khoản trích theo lương đến khâu trả lương, thanh toán với BHXH, Công đoàn cấp trên Trong khi công việc tính lương đòi hỏi sự chính xác, công bằng, tỷ mỉ đến từng người lao động Nhờ có sự hỗ trợ của máy tính, phần mềm vi tính mà công việc của kế toán đỡ một phần nào nhưng cũng chỉ ở việc bớt phần việc vào sổ sách bằng tay, việc tính tiền lương trên phần mềm đôi khi nhầm lẫn và có sự cố nên kế toán tiền lương phải kiểm tra, rà soát lại thường xuyên.Vì có một mình nên công việc của kế toán tiền lương đang trong tình trạng quá tải.Ví dụ như kế toán tiền lương phải tổng hợp tất ác chứng từ liên quan đến tính lương như bảng chấm công, giấy nghỉ, Danh sách hưởng lương theo hệ số H1, H2, bảng tính hệ số công đoạn sản phẩm cho từng loại sản phẩm, bản phân công công việc để tính lương cho từng công đoạn, từng bộ phận , từng người ; tính các khoản phải thu, phải trả sau đó tổng hợp, nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm khi đó mới hỗ trợ vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ nhật ký chung, sổ cái.
- Chế độ tính lương cho người lao động hưởng lương theo thời gian,dựa theo hệ số H2 thực sự chưa thể hiện được hết khả năng đòn bảy kinh tế của bộ phận hành chính và kinh doanh Công tác trả lương chưa thực sự gắn liền với doanh thu, sản phẩm tiêu thụ Người lao động hưởng lương theo thời gian, được hưởng lương theo thời gian thực tế mà họ làm việc ngoài số ngày nghỉ không quá chế độ quy định của công ty họ thường xuyên phải liên hệ công tác bên ngoài, việc báo cáo, chấm công không thể chính xác tuyệt đối được.Trong khi đó kế toán tiền lương chỉ căn cứ vào bảng chấm công để tính lương chi người lao động Người lao động làm hết giờ là về, Trong giờ làm việc do không kiểm soát được nên thời gian lao động không đủ Chính nhược điểm của việc tính lương đó, mặc dù kinh doanh là mũi nhọn của công ty nhưng dường như công ty chưa phát huy hết được tiềm năng con người.
- Căn cứ vào hệ số lương H1 của người lao động công ty tham gia đóng các khoản trích theo lương cho người lao động là phù hợp và công bằng đối với người lao động nhưng với mức lương cơ bản liên tục từ năm 2000 đến nay ( từ mức 180.000đ/ tháng đến nay là 450.000đ/tháng), Quỹ tiền lương thực tế hiện nay của công ty lên quá cao, các khoản đóng góp cũng theo đó mà lên dẫn đến chi phí của doanh nghiệp cũng tăng vọt, mặc dù kinh doanh có hiệu quả nhưng lợi nhuận không tăng Song song với việc đó, hệ số lương H2 ( Hệ số lương công việc trả theo hình thức thời gian) cũng không còn phù hợp công ty đang nghiên cứu cải cách chế độ tính lương cho khối lao động này.
GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG
Công ty luôn áp dụng đúng chính sách chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương hiện hành của nhà nước Song chính vì vậy mà công tác tiền lương của công ty cũng thường xuyên được nghiên cứu từ cánh tính lương, phần mềm kế toán tiền lương cho phù hợp với chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhà nước.
Qua một thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác kế toán tiền lương của công ty chưa phát huy được hết vai trò trong tham mưu xây dựng phương pháp tính lương cho khối thương mại và hành chính vì chỉ có một kế toán tiền lương đang làm việc quá tải Em cũng mạnh dạn đưa ra một số biệt pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty.
- Công ty nên có hai kế toán tiền lương, 01 kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương, 01 kế toán chi tiết tiền lương
+ Kế toán chi tiết tiền lương làm các công việc : Căn cứ vào các chứng từ để tính lương : Bảng chấm công, bảng giá thành công đoạn, Tờ khai sản lượng công việc, bản phân công công việc để tính lương thực tế cho trừng bộ phận, công đoạn, từng người lao động, Nhập các dữ liệu về lương thực tế của từng bộ phận, từng người, từng công đoạn vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ tự động vào các sổ chi tiết tiền lương và tổng hợp tiền lương, kế tóan chi tiết phải thường xuyên kiểm tra , rà soát, theo dõi , in ấn các sổ chi tiết tiền lương và tổng hợp tiền lương này trách sự sai sót, thiếu công bằng xảy ra đối với quyền lợi của người lao động.
+ Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương làm các công việc : Căn cứ vào hệ số H1 lập bảng và tính các khoản trích theo lương phải nộp, nộp và thanh toán bảo hiểm, kinh phí công đoàn với cơ quan BHXH, Công đoàn cấp trên Tổng hợp tiền lương thực tế do kế toán chi tiết chuyển sang, lập bảng phân bổ tiền lương, Theo dõi các khoản tạm ứng, khoản phải thu, phải trả của người lao động và vào các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, sổ cái Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương phối kết hợp với kế toán chi tiết tiền lương phải thường xuyên kiểm tra , rà soát, theo dõi , in ấn các sổ chi tiết tiền lương và tổng hợp tiền lương này trách sự sai sót, thiếu công bằng xảy ra đối với quyền lợi của người lao động.
- Công ty nên thống nhất một cách trả lương chung cho toàn công ty.Đối với khối thương mại nên tính lương theo hình thức trả lương sản phẩm như khối sản xuất, sản phẩm của họ chính là kết quả của việc kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm Việc trả lương này sẽ công bằng hơn, thúc đẩy hơn sự nhiệt tình, sáng tạo, hiệu quả cao trong công việc kinh doanh Khối hành chính do công tác quản lý chung sẽ được hưởng lương theo sản phẩm của cả hai khối sản xuất và thương mại.
+ Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương được tính theo giá công của sản phẩm hoàn thành đối với khối sản xuất phần trăm của giá bán sản phẩm tiêu thụ không hoàn lại đối với khối thương mại Khối hành chính được hưởng lương theo hai khối trên.
Ví dụ : Giá công của 50.000 sản phẩm hoàn thành : 250.000.000đ 10% của 80.000 sản phẩm tiêu thụ không hoàn lại : 250.000.000đ
Vậy Quỹ lương và các khoản trích theo lương của công ty là : 500.000.000đ.
+ Công ty sẽ lập lên Ban xét phân bổ quỹ lương, trong Ban nhất thiết phải có Lãnh đạo công ty, kế toán công ty, các trưởng bộ phận, các kỹ thuật viên trong công ty lập và xét phân bổ phần trăm quỹ lương về các bộ phận phòng ban Ban xét phân bổ quỹ lương này căn cứ vào tính hình thực tế, công việc thực tế, kỹ năng, chuyên môn thực tế của từng bộ phận để xét, duyệt phân bổ phần trăm quỹ lương và các khỏan trích theo lương Sau khi xét xong Ban xét phân bổ quỹ lương tự giải tán và chỉ thành lập lại khi công ty có nhu cầu Căn cứ vào bảng phân bổ này, hàng tháng sau khi có kết quả sản xuất và kết quả tiêu thụ kế toán tiền lương có thể tính số quỹ lương và các khoản trích theo lương phân bổ đến từng bộ phận trong công ty.
Ban xét phân bổ quỹ lương duỵệt :
Phòng hành chính : 20 người, trình độ chuyên môn cao, chức năng quản lý được hưởng 15% của quỹ lương và các khoản trích theo lương khối sản xuất ; 15% quỹ lương và các khoản trích theo lương khối thương mại : 75.000.000đ
Phòng Thương mại : 73 người được hưởng 85% quỹ lương và các khoản trích theo lương của khối thương mại : 212.500.000đ
Bộ phận bán hàng thuộc Phòng Thương mại : 20 người hưởng 19% quỹ lương và các khoản trích theo lương khối thương mại : 47.500.000đ
+ Số tiền lương và phụ cấp lương Bộ phận được hưởng theo hệ số H2 sau khi quý tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận đã trừ đi các khoản trích theo lương theo hệ số H1
Bộ Phận bán hàng có quỹ lương và các khoản trích theo lương : 47.500.000đ ; Theo hệ số H1 người lao động được đóng BH , KPCĐ 19% : 5.130.000đ Tổng cộng là 6.750.000đ Quỹ lương còn lại là : 42.370.000đ.
+ Căn cứ để tính lương cho từng người lao động là hệ số lương H2 ( hệ số phân công công việc)ví dụ : Tổ trưởng, tổ phó, nhân viên đối với khối Thương mại và khối hành chính Công thức tính như sau : số tiền công việc của người lao động hưởng trên hệ số H2 Quỹ lương bộ phận tổng hệ số H2 + phụ cấp
Nguyễn văn A của bộ phận bán hàng, Bộ phận có quỹ lương là : 42.370.000đ Tổng hệ số lương H2 của cả Bộ phận là 60 Trong tháng Nguyễn văn A làm 20 ngày Kê toán chi tiết tính tiền lương thực tế của Nguyễn Văn A :
Nguyễn Văn A phải nộp 6 % BH : 140.260VNĐ
+ Căn cứ để tính lương cho người lao động thuộc sản xuất là bảng tính hệ số công đoạn sản phẩm do phòng kỹ thuật lập và bảng kê số lượng hoàn thành công đoạn sản phẩm của từng người lao động có xác nhận của tổ trưởng bộ phận hoặc đốc công.
Công thức được tính như sau :
* Hệ số quy đổi của từng công đoạn sản phẩm thời gian hoàn thành công đoạn đó
* hệ số tinh xảo, trách nhiệm của riêng từng công đoạn
* Số tiền/1 hệ số quy đổi
= Quỹ tiền lưong của sản lượng A
: tổng hệ số quy đổi của sản phẩm.
* Số tiền /1 công đoạn sản phẩm
= Hệ số quy đổi * Số tiền/1 hệ số quy đổi
* Tiền lương của lao động hưởng lương theo sản phẩm
Số tiền /1 công đoạn sản phẩm
Số lượng công đoạn hoàn thành
Quỹ lương của bộ phận PE sau khi đã trừ 19 % các khoản trích theo lương còn lại là : 42.000.000đ với 25 người Trong đó quỹ lương của 50.020 sản phẩm A : 20.020.000VNĐ Hệ số công đoạn của công đoạn phối trộn nguyên liệu là : 15/114,3 tổng hệ số công đoạn của một sản phẩm Nguyễn Văn
B là lao động làm tại công đoạn đó, sản lượng B đã làm ra được 50.020 bán thành phẩm công đoạn phối trộn nguyên liệu Tiền lương B được hưởng là :
- Áp dụng cách tính lương như thế trên công ty sẽ thống nhất được hình thức trả lương cho toàn công ty, đảm bảo được tính công bằng, chính xác, chủ động trong Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương Ngay từ đàu tháng, căn cứ vào hệ số H1, kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương có thể tính ngay các khoản trích theo lương, chi tạm ứng lương cho người lao động Kế toán tiền lương vào bảng hạch toán các khoản trích theo lương, sổ chi tiết tiền lương, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 334, sổ cái TK 338.
