Đây là bản báo cáo thực tập ngành nghề (không phải báo cáo thực tập cuối khóa) ngành Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn, nơi thực tập là Tổng Công ty Becamex IDC Thực tập ngành nghề là một nội dung quan trong trong chương trình đào tạo danh cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Sài Gòn. “Học luôn đi đôi với hành,lí luận phải gắn liền với thực tiễn” Là một nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc. Đối với nghề văn phòng hay các ngành đào tạo khác của trường. Thực tập là một công việc thiết thực, không những giúp cho sinh viên được hòa mình vào thực tế, được kiểm nghiệm kiến thức đã học bằng thực tiễn, rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mà còn hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, văn hoá ứng xử nơi công sở của một cán bộ văn phòng trong tương lai. Công tác Quản trị Văn phòng là lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức......
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHỊNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ Tổng cơng ty Đầu tư Phát triển công nghiệp – CTCP (Becamex IDC) THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2020 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS LÊ HÙNG ĐIỆP SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHÙNG QUỐC BẢO MÃ SỐ SV: 3117360013 CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP: DQV1172 NIÊN KHĨA: 2017-2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ Tổng công ty Đầu tư Phát triển công nghiệp – CTCP (Becamex IDC) THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Nội dung báo cáo thực tập ngành nghề 1.1 Kết theo yêu cầu thực tập: 1.2 Khả quan sát, tổng hợp từ thực tế 1.3 Khả vận dụng, kỹ thực hành: 1.4 Tính khả thi, sáng tạo đề xuất/giải pháp: Hình thức kỹ trình bày báo cáo thực tập ngành nghề Điểm đạt: Điểm số Điểmchữ: …………,ngày….tháng….năm…… Giảng viên hướng dẫn ( Ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CÁM ƠN .2 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ BECAMEX IDC 1.1.Quá trình hình thành phát triển: .3 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: 1.1.2 Cơ cấu tổ chức: 1.1.3 Kết hoạt động định hướng phát triển BECAMEX IDC: 1.2 Trung tâm lưu trữ thuộc Trung tâm chuyển đổi số - Tổng công ty đầu tư phát triển Công nghiệp – CTCP (Becamex IDC) 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức: Chương 2: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 2.1 Báo cáo tóm tắt q trình nghiên cứu, khảo sát nghiệp vụ văn phòng quan/DN 2.1.1: Hệ thống quy chế, quy định hoạt động Trung tâm lưu trữ Công ty Becamex: .6 2.1.2: Soạn thảo văn bản: 2.1.3 Nghiệp vụ văn thư: 12 2.1.4: Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp quan/DN: .17 2.2 Kết thực hành sinh viên 21 2.2.1 Xây dựng số quy định, quy chế hoạt động văn phòng 21 2.2.2 Soạn thảo văn hành chính, văn khác 29 Chương 3: KIẾN NGHỊ/ĐỀ XUÁT 34 3.1 Đánh giá chung 34 3.1.1 Ưu điểm 34 3.1.2 Nhược điểm .34 3.2 Một số kiến nghị đề xuất .35 KẾT LUẬN .36 DANH SÁCH PHỤ LỤC 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 LỜI NÓI ĐẦU Thực tập ngành nghề nội dung quan trong chương trình đào tạo danh cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Sài Gịn “Học ln đơi với hành,lí luận phải gắn liền với thực tiễn” Là nhiệm vụ quan trọng đối với tất mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên làm quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đề vững vàng, tự tin trường có nhiều kỹ tìm việc Đối với nghề văn phòng hay ngành đào tạo khác trường Thực tập công việc thiết thực, khơng giúp cho sinh viên hịa vào thực tế, kiểm nghiệm kiến thức học thực tiễn, rút kinh nghiệm cho thân mà cịn hình thành phong cách làm việc chun nghiệp, văn hố ứng xử nơi cơng sở cán văn phịng tương lai Cơng tác Quản trị Văn phịng lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quan quản lý Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Dù thời kỳ nào, cơng tác khơng thể thiếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu thực công việc quan, đơn vị, tổ chức Trong năm qua, song song với nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, cơng cải cách hành ln vấn đề mà Nhà nước trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng hành có hiệu lực Từ việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học” nhấn mạnh cơng tác hành văn phịng nói chung ngành Quản trị Văn phịng nói riêng năm gần nâng cao công tác giảng dạy nhằm tạo đội ngũ sinh viên có đủ lực trình độ để đáp ứng yêu cầu cấp thiết công việc Nhận thức tầm quan trọng Công tác văn phịng doanh nghiệp, Cơng ty Đầu tư & Phát triển Công nghiệp - CTCP Becamex IDC không ngừng đầu tư chiêu mộ nhân giỏi tồn quốc Để có chuẩn bị tốt nhất, tranh thủ lợi có, nắm bắt hội mới, đại diện lãnh đạo Công ty Becamex IDC tiếp tục tìm kiếm đào tạo đội ngũ nhân sự, đặc biệt nhân làm việc Văn phòng nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu thời đại mới Để hồn thiện cơng tác văn phịng, Tổng công ty Becamex IDC thuê Công ty TNHH Tư vấn Nghiệp vụ Văn phịng Lưu trữ Hồng Phát thực chỉnh lý số hóa tồn tài liệu cơng ty Đồng thời tư vấn, hồn thiện nghiệp vụ văn phịng cho Tổng cơng ty Becamex IDC Chính vậy, q trình thực tập Tổng Công ty Đầu tư Phát triển Công nghiệp (CTCP) – Becamex IDC em thực tập nghiệp vụ văn phòng dưới hướng dẫn nghiệp vụ anh chị nhân viên Công ty TNHH Tư vấn Nghiệp vụ Văn phịng Lưu trữ Hồng Phát LỜI CÁM ƠN Lời cảm ơn em xin gửi tới q thầy Khoa Thư viện – Văn phịng tận tụy truyền đạt kiến thức cho em thời gian qua để em hồn thành trình thực tập Qua thời gian thực tập ngành nghề Tổng Công ty Đầu tư & Phát triển Công nghiệp - CTCP (Becamex IDC), dưới hướng dẫn nghiệp vụ Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Nghiệp vụ Văn phịng Lưu trữ Hồng Phát, em xin gửi lời cảm ơn tới Qúy Công ty Becamex IDC Cao Hồng Nga – Giám đốc Cơng ty Hoàng Phát, Ths Hoàng Thị Phương Thúy – Người chịu trách nhiệm quản trị hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ - Cơng ty Hồng Phát, anh Ngũn Thành Nhân, chị Ngũn Kim Lan tồn cán bộ, anh chị nhân viên tạo điều kiện giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian thực tập Ngoài cho em cảm ơn tất bạn kiến tập giúp đỡ chia sẻ công việc em thời gian qua Và cáo khơng hồn thành tốt khơng có tạo điều kiện từ phía Ban giám hiệu Trường Đại học Sài Gòn giúp đỡ ThS Lê Hùng Điệp – Giảng viên hướng dẫn, thầy tận tâm giúp đỡ dành nhiệt huyết để truyền đạt kiến thức giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập Trong thời gian tuần (18/05/2020-20/06/2020) thực tập Công ty Đầu tư & Phát triển Công nghiệp - CTCP Becamex IDC, không dài khoảng thời gian quý giá để em có hội tổng hợp hệ thống hóa lại kiến thức học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn Tuy có tuần thực tập, qua q trình thực tập, em mở rộng tầm nhìn tiếp thu nhiều kiến thức thực tế Từ em nhận thấy, việc cọ sát thực tế vô quan trọng – giúp sinh viên xây dựng tảng lý thuyết sách vững chắc hơn, tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thiết rõ tầm quan trọng cơng tác Văn phịng Vì lần em tập làm nhân viên văn phòng, nhân viên văn thư, lưu trữ nên nhiều bỡ ngỡ với thời gian thực tập hạn hẹp (thời gian thực tập tuần), vốn kiến thức hạn chế nên khuôn khổ báo cáo khơng tránh khỏi hạn chế, sai sót Vì em kính mong nhận góp ý, bảo quý thầy, cô để báo cáo thực tập em hoàn thiện Cuối em kính chúc Q thầy, dồi sức khỏe thành cơng nghiệp cao q Đồng kính chúc cô, chú, anh, chị làm việc Công ty có thật nhiều may mắn lượng Một lần nữa, Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ BECAMEX IDC 1.1.Quá trình hình thành phát triển: 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: Tổng công ty đầu tư phát triển công nghiệp – CTCP (Becamex IDC Corp) tiền thân công ty thương nghiệp tổng hợp Bến Cát (Becamex) thành lập vào năm 1976 với chức chủ yếu thu mua chế biến mặt hàng nông sản, phân phối hàng tiêu dùng,…Sau 40 năm xây dựng phát triển, đến Becamex IDC trở thành thương hiệu uy tín lĩnh vực: - Đầu tư xây dựng kinh doanh sở hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp - Đầu tư, kinh doanh khu dân cư khu đô thị, dịch vụ nhà công nhân - Kinh doanh bất động sản - Hoạt động tài chính, ngân hàng thị trường chứng khốn - Sản xuất kinh doanh dược phẩm, mỹ phẩm vật tư y tế - Xây dựng cơng trình dân dụng, công nghiệp giao thông - Thực hiện, kinh doanh dự án đầu tư xây dựng theo phương thức BOT (xây dựng - kinh doanh - chuyển giao) - Khai thác đá loại khoáng sản khác - Sản xuất chế biến nguyên liệu cho ngành công nghiệp cao su, vật liệu xây dựng - Kinh doanh thương mại, dịch vụ xuất nhập - Đầu tư tài vào doanh nghiệp ngồi nước - Hoạt động lĩnh vực y tế, giáo dục 1.1.2 Cơ cấu tổ chức: HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN KIỂM SỐT VIÊN BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phịng Tổ chức Hành Phịng Quản lýPhịng Sản xuất Phịng Kinh tế Phòng ĐầuPhòng Tiếp Phòng Đất Kinh doanh Kỹ thuật Tài tư thị đai CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN Lĩnh vực tài – Chứng khống – Bảo hiểm – Ngân hàng (2 Công ty) Lĩnh vực xây dựng – Thương mại – Bất động sản – Dịch vụ (17 Công ty) Lĩnh vực sản xuất (3 Công ty) Lĩnh vực dược phẩm (2 Công ty) Lĩnh vực y tế – Giáo dục (3 Công ty) Lĩnh vực viễn thông – Công nghệ thông tin (1 Công ty) 1.1.3 Kết hoạt động định hướng phát triển BECAMEX IDC: Thành tựu đạt được: Với bề dày hoạt động 40 năm, từ công ty Thương nghiệp tổng hợp với chức hoạt động đơn giản, đến Becamex IDC trở thành tập đoàn kinh tế đa ngành nghề Sự phát triển Becamex IDC gắn liền với đổi mới kinh tế tỉnh Bình Dương hầu hết lĩnh vực kinh tế - xã hội, đặc biệt Becamex IDC lấy việc phát triển hạ tầng công nghiệp, giao thông thị làm địn bẩy cho phát triển ngành kinh tế khác mang lại thành công lớn Một số thành tựu đáng ý mà công ty Becamex IDC đạt như: Phát triển hạ tầng công nghiệp: Becamex IDC xây dựng thành công khu công nghiệp lớn mang tầm cỡ quốc gia đạt tiêu chuẩn cao số cụm công nghiệp Tất khu công nghiệp đạt diện tích thu hút đầu tư 95% với tổng vốn đầu tư khoảng 6,3 tỷ USD, góp phần giải việc làm cho 150.000 lao động Đặc biệt, mơ hình cơng viên cơng nghiệp góp phần phát triển công nghiệp bền vững tạo nên môi trường đầu tư thuận lợi nơi an cư lạc nghiệp người lao động từ địa phương khác đến Phát triển hạ tầng giao thông: Với dự án BOT Quốc lộ 13, đường cao tốc Mỹ Phước – Tân Vạn nhằm nối kết trục lộ tỉnh đường huyết mạch, làm địn bẩy phát triển kinh tế lưu thơng hàng hóa Bình Dương với tồn vùng trọng điểm kinh tế phía nam khu vực tây nguyên Việc phát triển hạ tầng giao thông với dự án quan trọng khơng góp phần to lớn cho việc ổn định môi trường thu hút đầu tư mà cịn mang đến diện mạo mới tỉnh, đưa Bình Dương trở thành thành phố loại theo định hướng quy hoạch đến năm 2020 Phát triển đô thị: Những dự án có quy mơ lớn, đại xây dựng như: Becamex City Center: với diện tích ha, khu thị kiểu mẫu đại Bình Dương với đầy đủ tiện nghi: phố thương mại, hộ cao cấp, văn phòng trung tâm thương mại, khách sạn, nhà hàng, siêu thị… tảng cho phát triển đô thị Thủ Dầu Một văn minh, đại, xứng tầm với vai trò trung tâm kinh tế - trị - xã hội thành phố mới Bình Dương, thị loại vào năm 2015 Dự án Ecolakes Mỹ Phước: dự án liên doanh công ty Becamex IDC Setia – tập đoàn bất động sản hàng đầu Malaysia Đây khu đô thị đại, quy hoạch gắn liền hịa quyện với thiên nhiên, mơ hình tiêu biểu với tiêu chuẩn vượt trội sống mới Thành phố mới Bình Dương: xây dựng diện tích 1.007 Khu liên hợp Cơng nghiệp – Dịch vụ Đơ thị Bình Dương đô thị văn minh, đại , quận trung tâm thành phố mới Bình Dương trực thuộc Trung Ương theo quy hoạch đến 2020 Nơi Tỉnh Ủy, UBND, HĐND tỉnh thống chọn làm trung tâm hành tập trung tỉnh với quy mô phục vụ cho khoảng 125.000 người định cư lâu dài 400.000 người thường xuyên đến làm việc Phát triển y tế, giáo dục: Bệnh viện đa khoa Mỹ Phước : diện tích ha, quy mô 500 giường ( giai đoạn I) Bệnh viện đa khoa Quốc tế Miền Đông: xây dựng diện tích 12,76 ha, quy mơ 1.000 giường Trường đại học quốc tế Miền Đông: xây dựng diện tích 26 ha, quy mơ đào tạo 24.000 sinh viên Định hướng phát triển: Với thành tựu đạt từ trình hoạt động 40 năm qua, Becamex IDC mong muốn tiếp tục khẳng định thương hiệu với phương châm "Liên tục đổi mới để phát triển" Mục tiêu Tổng công ty phát triển đa ngành nghề, lấy phát triển sở hạ tầng công nghiệp – giao thông – đô thị làm chủ đạo, tạo động lực để thúc đẩy ngành nghề khác 1.2 Trung tâm lưu trữ thuộc Trung tâm chuyển đổi số - Tổng công ty đầu tư phát triển Công nghiệp – CTCP (Becamex IDC) 1.2.1 Chức Có chức lưu trữ quản lý hồ sơ, tài liệu công ty thành viên, công ty liên kết, phòng, ban, trung tâm, đơn vị trực thuộc cán bộ, nhân viên thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ theo quy định pháp luật 1.2.2 Nhiệm vụ - Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc công tác lưu trữ quản lý hồ sơ tài liệu Tổng công ty - Tổ chức thực công tác lưu trữ, bảo quản khai thác sử dụng hồ sơ + Hướng dẫn cán bộ, nhân viên phòng ban, đơn vị trực thuộc Tổng công ty lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp Trung tâm lưu trữ + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp Trung tâm lưu trữ + Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ + Tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu qui trình, đảm bảo sử dụng lâu dài + Phục vụ công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu có yêu cầu + Thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo qui định + Phân loại hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo qui định 1.2.3 Cơ cấu tổ chức: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRUNG TÂM LƯU TRỮ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ PHỤ Chương 2: TRÁCH CHUYÊN MÔN -NGHIỆP VỤ