Vai trò của kiểm toán nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp 1

LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam giai đoạn mở cửa hội nhập với nước giới khu vực, thêm vào nhiều vấn đề chưa giải đồng yếu tố pháp luật, luật định, sách kinh tế-xã hội… Do đó, việc điều hành quản lý hoạt động doanh nghiệp nhiều bị ảnh hưởng Thực tế xảy nhiều doanh nghiệp có biểu khơng đồng bộ, khơng thống nhất, cácvụ việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ lặp lặp lại chưa giải triệt để Muốn uốn nắn phát sai sót kịp thời nhằm nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp đòi hỏi phải có phận kiểm tốn nội hoạt động cách có hiệu doanh nghiệp Việc hình thành tổ chức kiểm tốn nội doanh nghiệp làm chi phí quản lý tăng lên doanh nghiệp chưa thấy lợi ích mang lợi từ kiểm tốn nội Đây lý làm cho doanh nghiệp doanh nghiệp có quy mơ hoạt động nhỏ chưa tổ chức phận kiểm toán Các doanh nghiệp thường kết hợp phận kế toán với phận kiểm toán Điều trái với nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” không với tính chất, nội dung kiểm tốn nội Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp có phận kiểm tốn nội hoạt động cịn yếu kém, mang tính hình thức nên tác dụng giám sát kiểm tra yếu Một phần kiểm toán viên chưa đào tạo đầy đủ chuyên mơn kiểm tốn, thiếu kinh nghiệm kiểm tốn Mặt khác kiểm toán viên chưa giao đầy đủ “quyền hạn trách nhiệm” Vì đơi cơng tác kiểm tốn tính khách quan, kiểm tốn đưa kết luận tốt, mặt ưu điểm cịn sai sót bỏ qua Chính vậy, việc hình thành hệ thống kiểm tốn nội tất yếu doanh nghiệp Đồng thời việc hồn thiện cơng tác điều cần thiết không cho thân doanh nghiệp mà cho hệ thống kinh tế Nhận thức tầm quan trọng kiểm toán nội doanh nghiệp xuất phát từ mong muốn muốn tìm hiểu thêm cơng tác kiểm toán nội nên em chọn đề tài là: “Vai trị Kiểm tốn nội hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp ” Ngoài Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo đề án môn học em gồm phần sau: Phần I: Hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Phần II: Vai trị Kiểm tốn nội hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Phần III: Kiểm toán nội bộ-những vấn đề đặt Đề án môn học hồn thành, em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo thạc sỹ Phan Trung Kiên nhiệt tình dẫn giúp đỡ em nhiều q trình thực hồn thành đề án Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nôi, tháng 11 – 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Lan PHẦN I: HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY Bản chất hệ thống kiểm sốt nội Kiểm sốt ln khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý thường quan tâm nhiều đến việc hình thành trì hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu tổ chức Với ý nghĩa đó, kiểm sốt hiểu theo nhiều chiều: cấp quản lý cấp thơng qua sách biện pháp cụ thể, đơn vị kiểm sốt đơn vị khác thơng qua chi phối đáng kể quyền sở hữu lợi ích tương ứng, nội đơn vị kiểm sóat lẫn thông qua quy chế thủ tục quản lý v.v… Tuy nhiên, thơng dụng kiểm sốt nội đơn vị Đối với tổ chức, doanh nghiệp, việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động hàng ngày có ý nghĩa quan trọng Điều địi hỏi doanh nghiệp, tổ chức phải có hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu Theo liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu hoạt động Tuy nằm thể thống song bốn mục tiêu đơi có mâu thuẫn với tính hiệu hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy Vì nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu kết hợp hài hòa bốn mục tiêu Theo Chuẩn mực kiểm toán số 400 quy định: “Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm sốt, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị” Về chất, hiểu hệ thống kiểm sốt nội sau: - Kiểm soát nội trình, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm sốt diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống nhất.Quá trình kiểm soát phương tiện để giúp đơn vị đạt mục tiêu - Kiểm sốt nội thiết kế vận hành người Kiểm sốt nội khơng đơn sách, thủ tục, biểu mẫu … mà bao gồm người tổ chức Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, nhân viên khác… Chính người định mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát nơi vận hành chúng - Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý, không bảo đảm tuyệt đối mục tiêu thực Do vận hành hệ thống kiểm sốt sai phạm xảy làm cho mục tiêu không thực được, hệ thống kiểm sốt nội ngăn chặn sai phạm đảm bảo chúng không xảy Các yếu tố hệ thống kiểm sốt nội Mặc dù có khác biệt tổ chức hệ thống kiểm soát nội đơn vị khác song đơn vị hệ thống kiểm soát nội cấu thành bốn yếu tố sau: * Mơi trường kiểm sốt: Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên bên đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý kiệu loại hình kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp; bao gồm: Đặc thù quản lý, Cơ cấu tổ chức, Chính sách nhân lực, Công tác kế hoạch, Ủy ban kiểm sốt, Mơi trường bên ngồi Nhưng thực tế, tính hiệu hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào nhà quản lý doanh nghiệp Nếu nhà quản lý cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt quan trọng khơng thể thiếu hoạt động đơn vị thhì thành viên đơn vị có nhận thức đắn hoạt động kiểm tra, kiểm soát tuân thủ quy định chế độ đề Ngược lại, hoạt đọng kiểm tra, kiểm sốt bị coi nhẹ từ phía nhà quản lý chắn quy chế kiểm sốt nội khơng vận hành cách có hiệu thành viên đơn vị * Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin chủ yếu hệ thống kế toán đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kêư toán, hệ tống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế tốn Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác kíểm sốt nội doanh nghiệp Mục đích hệ thống kế tốn tổ chức nhận diết thu thập, phân loại, ghi sổ báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài tổ chức đó, thỏa mãn chức thông tin kiểm tra hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu kiểm tốn chi tiết: - Tính có thực: cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép nghiệp vụ khơng có thực vào sổ sách đơn vị - Sự phê chuẩn: bảo đảm nghiệp vụ xảy phải phê chuẩn hợp lý - Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Sự đánh giá: bảo đảm khơng có sai phạm việc tính tốn khoản giá phí - Sự phân loại: bảo đảm nghiệp vụ ghi chép theo sơ đồ tài khoản ghi nhận đắn sổ sách kế tốn - Tính kỳ: bảo đảm việc ghi sổ nghiệp vụ phát sinh ghi sổ theo quy định - Quá trình chuyển sổ tổng hợp xác: số liệu kế toán ghi vào sổ phải tổng cộng chuyển sổ đắn, tổng hợp xác Báo cáo tài doanh nghiệp * Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát Ban giám đốc đơn vị thiết lập thực nhằm đạt mục đích quản lý cụ thể Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 quy định: “Kiểm toán viên phải hiểu biết thủ tục kiểm soát đơn vị để xây dựng kế hoạch chưong trình kiểm tốn” Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu bao gồm: - Lập, kiểm tra, so sánh phê duyệt số liệu liên quan đến đơn vị - Kiểm tra tính xác số liệu tính tốn - Kiểm tra chưong trình ứng dụng mơi trường tin học - Kiểm tra phê duyệt tài liệu kế toán - Đối chiếu số liệu nội với bên - So sánh, đối chiếu kết kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản tài liệu kế tốn - Phân tích, so sánh số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch Các thủ tục kiểm soát thiết lập dựa ba nguyên tắc bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Những hạn chế tiềm tàng kiểm soát nội Ở đơn vị nào, dù đầu tư nhiều thiết kế vận hành hệ thống, hệ thống kiểm soát nội khơng thể hồn tồn hữu hiệu Bởi xây dựng hệ thống hồn hảo cấu trúc thhì hiệu thật phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu người, tức phụ thuộc vào lực làm việc tính đáng tin cậy lực lượng dân Do hệ thống kiểm sốt nội giúp hạn chế tối đa sai phạm mà thơi cá hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nguyên nhân sau: - Những hạn chế xuất phát từ thân người vô ý, bất cẩn,đãng trí hay ước lượng sai, hiếu sai dẫn cấp báo cáo cấp dưới… - Khả đánh lừa, lẩn tránh nhân viên thông qua thông đồng với hay với phận bên đơn vị - Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào cácnghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ý đến nghiệp vụ khơng thường xun, sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua - Yêu cầu thường xuyên hết người quản lý chi phí bỏ cho hoạt đọng kiểm sốt phải nhỏ giá trị thiệt hại tính sai sót hay gian lận gây - Ln có khả cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng - Điều kiện hoạt động đơn vị thay đổi nên dẫn tới thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp… Chính hạn chế nói kiểm sốt nội ngun nhân khiến cho kiểm sốt nội khơng thể bảo đảm tuyệt đối việc đạt mục tiêu PHẦN II: VAI TRỊ CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP Kiểm toán nội đặc trưng kiểm tốn nội Hình thức kiểm tốn nội lần xuất Mỹ vào năm 30 kỷ 20 sau lan rộng nhiều quốc gia giới Tổ chức quốc tế kiểm toán nội (IIA) thành lập năm 1941 Mỹ Tổ chức quy định chất, mục tiêu, chức phạm vi họat động kiểm toán nội Tổ chức kiểm toán nội thành viên IFAC INTOSAI Từ năm 60 nay, hoạt động kiểm toán nội phát triển rộng rãi giới Từ quan điểm túy kế toán, nhằm phát sai sót gian lận, kiểm tốn nội mở rộng phạm vi hoạt động tất lĩnh vực hoạt động đơn vị doanh nghiệp đồng thời hướng hoạt động kiểm soát nội vào việc cải thiện nâng cao chất lượng hoạt động, tăng cường sức mạnh cho chế kiểm sốt nội Trong cơng ty, tập đồn kinh tế lớn có nhiều chi nhánh với khối lượng chứng từ, sổ sách kế toán khổng lồ thường có thêm phận kiểm tốn nội Đay phận quan trọng cơng ty, cánh tay phải ban giám đốc việc quản lý hoạt động tài doanh nghiệp Kiểm toán nội phận chịu trách nhiệm xem xét lại cách định kỳ biện pháp mà ban giám đốc nhà quản lý cấp áp dụng để quản lý kiểm soát doanh nghiệp đồng thời chịu điều hành ban giám đốc hoàn toàn độc lập với tất phận khác Bộ phận quản lý hoạt động phịng ban kế tốn doanh nghiệp, tìm sai phạm quản lý tài phận, phịng ban, chi nhánh, cơng ty con…để kịp thời phản ánh với ban lãnh đạo công ty Ở nước giới, kiểm tốn nội khơng quy định pháp luật hoạt động kiểm toán nhà chuyên môn lĩnh vực kiểm tốn nội khơng phải tn thủ quy định trừ người thành viên tổ chức nghề nghiệp Nói cách khác, khơng có quy định bắt cơng ty hay doanh nghiệp phải có kiểm tốn nội đơn vị có quy mơ nhỏ, hoạt động thường đơn giản phức tạp rủi ro trình quản lý xảy Khi đó, nhà quản lý đơn vị thực việc kiểm tra đánh giá sách thủ tục kiểm sốt đơn vị Nhưng đơn vị có quy mơ lớn đến mức đó, quyền hạn trách nhiệm phải phân chia cho nhiều phận Điều dẫn đến mối quan hệ phận chức nhân viên trở nên phức tạp, trình truyền đạt thu nhận thơng tin phảm hồi trở nên khó khăn hơn, q trình truyền đạt thu nhận thơng tin phản hồi trở nên khó khăn hơn; bên cạnh tài sản bị phân tán nhiều nơi sử dụng cho hoạt động mục tiêu khác nhau…và rủi ro gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động mục tiêu đơn vị cúng tăng lên Lúc này, nhà quản lý khó trực tiếp tiến hành việc kiểm tra đánh giá tuân thủ sách thủ tục kiểm sốt Vì thế, cần phải có phận chuyên môn để giúp họ thực điều này, phận kiểm tốn nội Ở nước ta, khả dự báo phân tích doanh nghiệp hạn chế, cịn nhiều dáng dấp thời quản lý bao cấp Doanh nghiệp quốc doanh muốn ỷ lại, dựa dẫm vào nhà nước Doanh nghiệp chưa có hệ thống phân tích chức năng, việc tổ chức phận kiểm toán nội doanh nghiệp đắn Kiểm toán nội tai mắt cho doanh nghiệp Mục đích kiểm tốn nội tạo cơng cụ để phân tích tồn bọ hoạt động chiến lược, để rút kinh nghiệm quản lý, điều hành, đòng thời đề chiến lược phát triển riêng doanh nghiệp, đảm bảo chi tiêu có lợi, tiết kiệm, minh bạch số liệu kế toán Sau Nhà nước ban hành Quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 việc ban hành quy chế kiểm tốn nội bộ, ởt nhiều Tổng cơng ty phận kiểm toán nội thành lập vào hoạt động * Quy định kiểm tốn viên nội bộ: Cơng việc kiểm tốn thực kiểm toán viên, “Kiểm toán viên chun gia kế tốn có kỹ nghiệp vụ kiểm tốn Theo IFAC-Liên đồn kế tốn quốc tế kiểm tốn viên phải người có kỹ khả nghề nghiệp, phải trực, khách quan, độc lập phải tơn trọng bí mật Đó u cầu khơng thể thiếu kiểm toán viên Theo định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 Bộ trưởng Bộ Tài quy định tiêu chuẩn người bổ nhiệm làm kiểm tốn viên nội sau: Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên sai phạm quản lý kinh tế, tài chính, kế toán; Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế tốn, quản trị kinh doanh; Đã công tác thực tế lĩnh vực quản lý tài chính, kế tốn từ năm trở lên, có có năm làm việc doanh nghiệp nơi giao nhiệm vụ kiểm toán viên; Đã qua huấn luyện nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội theo nội dung chương trình thống Bộ Tài cấp chứng Kiểm toán viên nội phải tránh tham gia đánh giá nhứng hoạt động cụ thể mà trước kiểm tốn viên đảm nhạn Như tính khách quan xem bị phương hại kiểm toán viên cung cấp bảo đảm cho hoạt động mà trước họ đảm nhận Nhưng họ lại cung cấp tư vấn liên quan đến hoạt động trước họ làm Ban giám đốc có quyền đánh gía lựa chọn kiểm toán viên nội cho doanh nghiệp nhiều nước hình thành mộtchương trình đào tạo lấy kiểm toán viên nội Các tiêu chuản để lựa chọn kiểm toán viên nội phẩm chất, lực chuyên môn lẫn phẩm chất đạo đức kiểm toán viên Về lực chun mơn kiểm tốn viên nội phụ thuộc vào nội dung công việc mà họ làm kiểm tốn báo cáo tài hay kiểm tốn hoạt động Nếu kiểm tốn báo cáo tài chính, doanh nghiệp địi hỏi người phụ trách phận kiểm tốn nội phải có: - Bằng đại học chuyên ngành kế tốn tài chính; - Có chứng kiểm tốn viên 10 pháp, sách, chế độ Nhà nước, định hội đồng quản trị, tổng giám đốc doanh nghiệp hoạt động doanh nghiệp Trước đây, chức kiểm toán nội giới hạn việc kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nội tổ chức Trong năm gần đây, IIA mở rộng chức kiểm toán nội đánh giá cải thiện hoạt động đơn vị Phạm vi hai chức gắn liền với nội dung công việc mà họ phải thực hiện, cụ thể sau: - Nhận định, phân tích đánh giá rủi ro làm cho thông tin hoạt động trở nên không đáng tin cậy; đề xuất biện pháp để cải thiện cách thức ghi nhận, đo lường, phân loại báo cáo thơng tin - Nhận định, phân tích đánh giá rủi ro làm cho tài sản đơn vị bị tham ô, biển thủ…; đề xuất biện pháp để cải thiện hữu hiệu phương thức bảo vệ tài sản - Nhận định, phân tích đánh giá vấn đề làm cho hoạt động đơn vị không hữu hiệu thiếu hiệu quả; đề xuất biện pháp để sử dụng tiết kiệm có hiệu nguồn lực đơn vị - Nhận định, phân tích đánh giá rủi ro làm cho luật lệ quy định không tuân thủ, đề xuất biện pháp cải thiện nhằm xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu Điều 6-Quy chế kiểm toán nội Việt Nam quy định kiểm toán nội có ba chức là: kiểm tra, xác nhận đánh giá - Chức kiểm tra bao gồm kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra thơng tin kinh tế, tài kiểm tra tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh Kiểm tra tạo sở cho việc xác nhận đánh giá Chức kiểm tra gắn với hoạt động bảo đảm kiểm toán nội theo định nghĩa IIA - Chức xác nhận chủ yếu nhằm vào thơng tin kinh tế tài báo cáo tài báo cáo kế tốn quản trị Việc xác nhận trường hợp mang lại tin cậy vào báo cáo cho nhà quản lý đơn vị trước ký duyệt So sánh với định nghĩa IIA, chức xác nhận thuộc phạm vi hoạt động bảo đảm kiểm toán nội Tuy nhiên, 20