ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẠCH BÀN
Đặc điểm NVL tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn
Trong quá trình tạo ra sản phẩm, NVL tham gia vào chu kỳ sản xuất và về mặt hiện vật NVL được tiêu dùng không còn giữ nguyên hình thái ban đầu, giá trị nguyên liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra Do đó NVL chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong giá thành sản phẩm đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất
Công ty Cổ phần Thạch Bàn là một doanh nghiệp chuyên sản xuất gạch ngói với nhiều chủng loại từ gạch men, gạch granite đến các loại gạch xây, ngói lợp… Để có thể tạo ra các loại sản phẩm phong phú như vậy thì đòi hỏỉ NVL Công ty cũng rất đa dạng và có khối lượng lớn Với nhiều loại NVL nên để quản lý được tốt nguyên vật liệu thì công tác phân loại NVL rất quan trọng Hiện nay ở Công ty cổ phần Thạch Bàn có 2 cách phân loại NVL.
Một là phân loại NVL theo vai trò và nội dung kinh tế NVL được chia thành 4 loại:
+ Nguyên vật liệu chính: Là các loại vật liệu chủ yếu hình thành nên sản phẩm như đất sét, cao lanh, đolomit, Fenspat…
+ Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng làm đẹp và nâng cao hình thức, chất lượng sản phẩm như: bột màu, chất điện giải, men trong, men khô…
+ Nhiên liệu: c ó t ác d ụn g c un g c ấp n hi ệt lư ợn g tr on g q uá trì nh sản xu ất bao gồm dầu diezel, dầu điều, dầu FO,gas… cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất
+ Vật liệu khác: như phụ tùng thay thế, vỏ hộp, đĩa mài, đá mài… Đây là cách phân loại phổ biến phù hợp cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm
Hai là, dựa trên đặc điểm của NVL và để tiện cho quá trình theo dõi sản phẩm nên Công ty Cổ phần Thạch Bàn còn phân NVL thành các nhóm. Mỗi nhóm gồm các loại NVL có tính chất tương tự như nhau.
Nhóm 2: Các loại bi nghiền
Nhóm 7: Các loại vật liệu khác
Thực chất cách phân loại thứ hai là chi tiết cho cách phân loại thứ nhất, giúp cho nhà quản lý theo dõi cụ thể hơn từng nhóm NVL có tính chất giống nhau Đồng thời việc phân loại theo cách thứ hai còn là cơ sở để mã hóa tên các NVL, tạo thuận lợi cho việc quản lý NVL Việc mã hóa tên NVL phải dựa trên nguyên tắc là những NVL trong cùng một nhóm sẽ có 3 kí hiệu đầu giống nhau.
Dưới đây là bảng trích phân loại NVL và mã của chúng
Phân loại Nhó m Tên NVL Mã vật tư
NVL chính 1 Đất sét trắng N01TB01
Dây đai A42 N07DA042 Đá cắt phi 100 N07DAC100 Băng tải cao su N07B51480
Mã vật tư cho ta biết nhóm và tên vật tư Cụ thể là 3 kí hiệu đầu tiên thể hiện nhóm vật tư còn các kí hiệu sau cho biết tên vật tư
Ví dụ: 1 NVL có mã là N05CG412 Mã vật tư này cho ta biết nó ở nhóm 5 và có tên là Men CG
Phòng kỹ thuật Ban kiểm nghiệm Kế toán vật tư Thủ kho Kế toán vật tư
Xây dựng định mức Mua NVL, đề nghị nhập kho Kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho (NVL đủ tiêu chuẩn) Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán
Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty Cổ phần Thạch Bàn
Sơ đồ 1.1 Quy trình mua NVL nhập kho
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL bao gồm định mức dự trữ tối đa và định mức dự trữ tối thiểu Hàng ngày thủ kho so sánh mức tồn kho với định mức Những NVL nào dưới định mức dự trữ thì thủ ko có trách nhiệm cho phòng vật tư đi thu mua NVL Khi NVL về đến Công ty, ban kiểm nghiệm bao gồm thủ kho, cán bộ vật tư cán bộ kỹ thuật, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng vật liệu, đơn giá vật liệu Sau đó sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản Một bản giao cho phòng vật tư để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:
+ Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu ghi vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán và thanh toán cho người bán.
+ Một liên giao cho phòng vật tư giữ và lưu lại cùng hợp đồng mua NVL.
1.2.2 Phương thức sử dụng Ở công ty Cổ phần Thạch Bàn, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm NVL của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra
Bộ phận nào có nhu cầu về NVL thì phải viết phiếu yêu cầu xuất NVL sau đó chuyển cho kế toán vật tư Căn cứ vào nhu cầu đó kế toán vật tư sẽ lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho thể hiện quy cách, số lượng của vật liệu xuất dùng và được lập thành 2 liên:
- Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho sẽ chuyển cho kế toán phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ Cuối kỳ sau khi tính được đơn giá bình quân vật liệu xuất dùng kế toán vật tư ghi sổ kế toán (sổ chi tiết và sổ tổng hợp).
- Một liên giao cho bộ phận sử dụng.
Sau khi đối chiếu khối lượng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL.
Người có nhu cầu về NVL trước khi nhận NVL từ thủ kho phải kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng NVL Nếu thấy khớp với số liệu trên phiếu xuất kho thì mới ký xác nhận vào phiếu xuất kho NVL sau đó sẽ được chuyển về phân xưởng dùng để sản xuất Trong quá trình sản xuất luôn có các cán bộ kỹ thuật cũng như các quản đốc phân xưởng kiểm tra việc sử dụng NVL xem có đúng mục đích và định mức hay không Nếu có sai phạm sẽ đưa ra hình thức xử lý kịp thời.
Tổ chức quản lý NVL của Công ty Cổ phần Thạch Bàn
Công ty Cổ phần Thạch Bàn có sản phẩm đa dạng Khối lượng sản phẩm sản xuất nhiều nên lượng NVL tiêu hao cũng lớn Bên cạnh đó, Công ty sử dụng rất nhiều loại NVL như đolomit, cao lanh, đất sét… Do vậy công tác quản lý NVL rất phức tạp
Từ đặc điểm vật liệu của Công ty đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của Công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm Chính vì vậy mà tổ chức quản lý vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo Công ty có những thông tin chính xác, kịp thời về việc sử dụng vật liệu của Công ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế… Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm giảm định mức tiêu hao để từ đó giảm giá thành sản phẩm của công ty. Ở Công ty Cổ phần Thạch Bàn, NVL được quản lý khá tốt trên tất cả các mặt Chính vì vậy không những NVL được đảm bảo về chất lượng mà việc lãng phí, thất thoát vật liệu Làm được điều đó là nhờ công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
1.3.1 Tổ chức quản lý khâu thu mua NVL Để có thể sản xuất được sản phẩm thì bước đầu tiên là phải mua NVL. Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm Do vậy việc quản lý khâu thu mua rất quan trọng Đồng thời nếu khâu thu mua được quản lý tốt giúp sản xuất đươc liên tục không bị gián đoạn.
Do sản xuất nhiều loại sản phẩm nhu cầu sử dụng vật tư lớn, đa dạng về chủng loại nên tất cả vật liệu của công ty đều được mua theo định mức. Định mức của Công ty được xây dựng dựa vào kế hoạch sản xuất hàng năm.
Kế hoạch này phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm Đồng thời, căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn NVL cho Công ty để lập các phương án thu mua NVL
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi kiểm tra số lượng NVL tồn kho, so sánh với định mức Nếu NVL nào có mức dự trữ dưới hoặc tương đương định mức thì thủ kho sẽ lập phiếu yêu cầu mua NVL sau đó gửi cho phòng vật tư Phòng vật tư sau khi xem xét nhu cầu trình giám đốc ký duyệt rồi có trách nhiệm mua nguyên vật liệu NVL của Công ty chủ yếu được mua từ các nhà cung cấp thường xuyên, có mối quan hệ lâu dài Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp không phải tìm bạn hàng mới, đảm bảo hàng có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng đảm bảo Bên cạnh đó giá cả cũng được ưu đãi hơn và do là khách hàng thường xuyên của họ nên Công ty cũng được hưởng các lợi ích như chiết khấu, giảm giá… NVL của Công ty được mua từ nhiều nguồn không chỉ ở trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài như Trung Quốc,Nhật Bản, Đức…
Công ty chỉ mua NVL nước ngoài khi nguồn cung trong nước không có hoặc giá cả rẻ hơn trong nước Với những NVL phải nhập khẩu thì phòng vật tư kết hợp với phòng xuất nhập khẩu để làm các thủ tục cần thiết mua NVL về Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm lo các thủ tục với hải quan. Tất cả các vật liệu trước khi nhập về kho đều được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại.
1.3.2 Tổ chức quản lý khâu bảo quản
Bên cạnh khâu thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu thì khâu bảo quản, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất cung ứng có vai trò không kém phần quan trọng Nhận thức được điều này Công ty được tiến hành tổ chức việc bảo quản dự trữ nguyên vật liệu theo 3 kho khác nhau với nhiệm vụ cụ thể của từng kho là:
+ Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm đất sét, đolomit, cao lanh… phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
Các NVL chính có khối lượng lớn nên kho NVL chính cũng là kho lớn nhất với diện tích khoảng 5000 m 2 , được chia thành các khu, mỗi khu chứa các loại NVL có tính chất tương tự nhau.
+ Kho nguyên vật liệu khác: Kho này chứa các nguyên vật liệu phụ như bột men, bột màu… Đặc điểm của kho này là chứa nhiều loại NVL cũng như các phụ tùng,công cụ dụng cụ Khối lượng mỗi loại tuy nhỏ nhưng lại có nhiều loại nên việc bảo quản cũng khó khăn hơn các kho khác Các NVL này sẽ được sắp xếp theo nhóm dựa vào bảng mã NVL Việc sắp xếp theo nhóm sẽ giúp kiểm tra NVL được dễ dàng hơn.
+ Kho nhiên liệu: Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như than, gas, dầu diezel… Do kho này toàn là đồ dễ cháy nên công tác phòng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn. Định kỳ các cán bộ phụ trách về an toàn lao động đến kiểm tra việc thực hiện phòng chống cháy nổ ở các kho đặc biệt la kho NVL Các thiết bị phòng cháy chữa cháy cũng được thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các thiết bị này vẫn còn tốt.
Việc quản lý các kho nguyên vật liệu Công ty giao cho các thủ kho phụ trách, các thủ kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các hoá đơn, chứng từ Đến kỳ gửi các chứng từ đó lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu ghi sổ
1.3.3 Tổ chức quản lý khâu sử dụng
Việc giám sát khâu sử dụng NVL do các cán bộ kỹ thuật và quản đốc phân xưởng đảm nhận Họ có nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện định mức tiêu hao NVL cũng như sản xuất có đúng quy trình hay không
Cụ thể là mỗi phân xưởng có một cán bộ kỹ thuật theo dõi tình hình sử dung NVL của công ty Cuối tháng sẽ tiến hành tính toán số lượng NVL sử dụng tương ứng với số sản phẩm nhập kho rồi so sánh với định mức Nếu vượt định mức thì sẽ tìm nguyên nhân rồi đưa ra biện pháp khắc phục Còn phân xưởng nào sử dụng dưới định mức sẽ được thưởng Mức thưởng tương tỷ lệ với lượng NVL tiết kiệm được NVL tiết kiệm được càng nhiều thì tỷ lệ thưởng càng cao.
Bên cạnh đó do chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nên để tiết kiệm NVL công ty đã cố gắng thực hiện hạ thấp định mức tiêu hao mà vẫn bảo đảm chất lượng sản phẩm
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẠCH BÀN
Kế toán chi tiết NVL tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn
Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho.
Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư trừ đi các khoản chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất.
Ngày 15/8/2010 công ty mua Cao lanh của Công ty Nam Hà nhập kho với tổng giá bán chưa thuế là 15.870.000 đồng nhưng qua kiểm tra thấy lượng hàng trên không được tốt nên Công ty đã được hưởng khoản giảm giá 5% trên tổng giá trị thanh toán Chi phí vận chuyển là 1.500.000 đồng
Vậy giá trị thực tế nhập kho của số Cao lanh trên là:
Giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Công ty áp dụng phương pháp tính theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ
Trong tháng 8/2010 có tình hình nhập xuất tồn đất sét trắng như sau:
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 30.257 16.641.35
Số lượng đất sét trắng xuất trong kỳ = 567,93 x 448.380 = 268.099.853đ
Đối với nhập NVL Để nhập NVL thì cần sử dụng các chứng từ sau:
+ Hóa đơn GTGT + Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau khi có các chứng từ trên nếu thấy hợp lệ thì bộ phận kế toán sẽ lập phiếu nhập kho
Ngày 31/7/2010 cán bộ vật tư ký hợp đồng mua của Công ty TNHH Giang Châu 100.000kg đất sét trắng Ngày 2/8/2010 số NVL trên về nhập kho theo hóa đơn số 0045894 với đơn giá 576 đ/kg, thuế GTGT 10% Căn cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho như sau:
Hóa đơn GTGT Mẫu số : 01GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: KX/2010B Ngày 31/7/2010 Số : 0045894 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Giang Châu Địa chỉ: Xương Giang, Bắc Giang
Số tài khoản: 6770 4089 - Ngân hàng ACB
Họ tên người mua : Anh Cường Đơn vị: Công ty CP Thạch Bàn Địa chỉ: Thạch Bàn, Long Biên, HN
Số tài khoản: 11120372956019 - Ngân hàng Techcombank
Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT 5.760.000
Tổng cộng tiền thanh toán 63.360.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi ba triệu ba trăm sáu mươi nghìn đồng.
Bảng 2.2 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Ngày 2 tháng 8 năm 2010 Đơn vị bán: Công ty TNHH Giang Châu
- Ban kiểm nghiệm gồm có:
1 Ông Đỗ Anh Tuấn - chức vụ cán bộ vật tư.
2 Bà Nguyễn Thị Hoa - thủ kho.
3 Ông Đỗ Thành Phong - phòng kỹ thuật- KCS.
4 Bà Nguyễn Thị Thụy - kế toán vật tư. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho NVL, số liệu cụ thể như sau:
T Tên vật tư Mã số
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách
Số lượng không đúng quy cách
Biên bản lập xong vào hồi 15h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật tư Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Họ và tên người giao hàng: Anh Thịnh – Công ty TNHH Giang Châu
Theo hoá đơn số: 0045894, ngày 31/7/2010
Nhập tại kho: NVL chính
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Tổng số tiền: Năm bảy triệu sáu trăm nghìn đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: 2
Việc xuất NVL cần có hai chứng từ là phiếu yêu cầu xuất NVL và phiếu xuất kho Bộ phận có nhu cầu xuất NVL thì cần lập phiếu yêu cầu sau đó chuyển giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho kế toán vật tư.Căn cứ trên nhu cầu đó thì bộ phận kế toán mới lập phiếu xuất kho
Ngày 4/8/2010, anh Tuấn yêu cầu xuất kho 55.450 kg đất sét trắng cho phân xưởng Granite Khi đó anh Tuấn sẽ lập phiếu đề nghị xuất vật tư và kế toán vật tư sau khi xem xét sẽ lập phiếu xuất kho
Bảng 2.4 Phiếu đề nghị xuất vật tư
Phiếu đề nghị xuất vật tư
Họ tên người đề nghị: Nguyễn Đức Tuấn
Bộ phận: Phân xưởng Granite
Yêu cầu xuất các loại NVL sau:
STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
1 Đất sét trắng N01TB01 Kg 55.450
Người lập phiếu Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày 04 tháng 8 năm 2010 Nợ TK 621
Họ tên người nhận: Anh Tuấn Bộ phận: Phân xưởng Granite
Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho 1 – NVL chính
T Tên vật tư Mã số Đơn vị tính
Thành Yêu tiền cầu Thực xuất
1 Đất sét trắng N01TB01 Kg 55.450 55.450
Số chứng từ gốc kèm theo: 2
Việc kiểm kê NVL được thực hiện mỗi năm một lần Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê.
Ví dụ: Ngày 31/7/2010 Công ty Cổ phần Thạch bàn tổ chức kiểm kê kho NVL chính được kết quả như sau:
Bảng 2.6 Biên bản kiểm kê vật tư
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
-Thời điểm kể kê:14 giờ ngày 31 tháng 7 năm 2010 Kho: NVL chính
1.Ông Trương Đình Thiêm – Phó giám đốc
2 Bà: Nguyễn Thị Hoa- Thủ kho.
3 Ông: Đỗ Anh Tuấn- Cán bộ vật tư
4 Bà: Nguyễn Thị Thụy- Kế toán vật tư. Đã kiểm kê kho có những mặt hàng sau đây
Stt Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Đơn giá
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
1 Đất sét trắng N01TB01 Kg 550 30.257 16.641.350 30.200 16.610.000 - - 57 31.350 30.200 - -
3 Bột đá vôi N01TB05 Kg 495 195 96.525 195 96.525 - - - - 195
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
2.1.3 Tổ chức hạch toán chi tiết
Tại Công ty cổ phần Thạch Bàn, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm:
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Sơ đồ 2.1 Trình tự hạch toán chi tiết
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu Để tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu trong việc ghi chép và quản lý, Công ty cổ phần Thạch
Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho Theo đó ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và cả về mặt giá trị của vật tư. Quá trình hạch toán cụ thể như sau:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Mỗi loại vật liệu (ví dụ như: đất sét, cao lanh, bột màu…) được theo dõi trên một trang thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi
Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số lượng
Dưới đây là ví dụ 1 trang thẻ kho của NVL chính - đất sét trong tháng 8 năm 2010 của Công ty Cổ phần Thạch Bàn:
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: NVL chính - Đất sét Đơn vị tính: Kg
Số hiệu chứng từ Diễn giải
Số lượng Ký xác nhận của kế toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
2 4/8 PX624 Xuất kho – Anh Tuấn phân xưởng Granite 4/8 55.450
3 8/8 PX672 Xuất kho – Anh Tuấn phân xưởng Granite 8/8 61.220
5 12/8 PX701 Xuất kho – Anh Tuấn phân xưởng Granite 12/8 82.352
6 16/8 PX745 Xuất kho – Anh Tuấn phân xưởng Granite 16/8 68.784
8 20/8 PX783 Xuất kho – Anh Tuấn phân xưởng Granite 20/8 52.450
9 24/8 PX811 Xuất kho – Anh Tuấn phân xưởng Granite 24/8 67.544
11 28/8 PX833 Xuất kho – Anh Tuấn phân xưởng Granite 28/8 60.580
- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư Định kỳ khoảng 2 – 3 ngày kế toán vật tư nhận các chứng từ nhập xuất từ thủ kho Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi phân loại, sắp xếp kế toán sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết NVL theo chỉ tiêu số lượng và đơn giá đối với vật tư nhập - xuất - tồn kho.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu được tính bằng giá mua cộng chi phí chi phí thu mua và trừ đi các khoản giảm trừ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác định theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn
- TK 152 - Nguyên vật liệu được chi tiết thành các TK
+ 1521 - Nguyên vật liệu chính + 1522 – Nguyên vật liệu phụ + 1523 - Nhiên liệu
- TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau:
- TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp
- TK 627 - Chi phí sản xuất chung
- TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp…
2.2.2 Kế toán tổng hợp nhập kho NVL
Trong việc nhập kho NVL doanh nghiệp sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc “ Hoá đơn GTGT” và phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho công ty còn phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Công ty lập Ngoài ra còn có các chứng từ kèm theo như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu thừa.
- Khi hàng mua về cùng hoá đơn, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ có liên quan kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 : nếu chưa thanh toán với người bán
Có TK 111, 112, 311 : Thanh toán với người bán
- Khi hàng mua đang đi đường : Kế toán chỉ nhận hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng hoá đang đi đường, nều trong tháng hàng về thì ghi như trên nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ và hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi:
Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Chưa thanh toán với người bán
Có TK 111, 112 , 311: thanh toán với người bán + Khi hàng về kế toán ghi theo phiếu nhập kho
Nợ TK 152 : Nguyên liệu nhập kho
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
Nợ TK 152 : ghi theo giá hạch toán
Có TK 331: ghi theo giá hạch toán + Khi có hoá đơn kế toán ghi
Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 Nếu có sự chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế thì phần chênh lệch hạch toán như sau:
Nợ TK 152: phần chênh lệch tăng
Có TK 331 Hoặc: Nợ TK 331: phần chênh lệch giảm
Ngày 02 tháng 8 năm 2010 Công ty cổ phần Thạch Bàn mua của Công ty TNHH Giang Châu 100.000 kg đất sét trắng với giá 576 đ/kg chưa bao gồm thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Vậy theo ví dụ trên ta có thể định khoản như sau:
- Khi có hoá đơn và hàng đã nhập kho kế toán ghi :
- Nếu như chưa có hoá đơn mà hàng đã nhập kho kế toán ghi theo giá tạm tính là 500 đ/kg
Có TK 331 : 50.000.000 +Khi nhận được hóa đơn kế toán ghi:
Có TK 331: 13.360.000 Đồng thời ghi bút toán thanh toán:
Có TK 112: 63.360.000 -Nếu như có hoá đơn mà hàng chưa về kho kế toán ghi :
Có TK 112: 63.360.000 Khi hàng nhập kho kế toán ghi :
2.2.3 Kế toán tổng hợp xuất NVL
Khi nhận được giấy tờ hợp lệ thủ kho làm thủ tục xuất kho NVL theo yêu cầu, rồi chuyển các chứng từ về cho kế toán vật tư, kế toán vật tư phân loại theo từng đối tượng rồi định khoản.
-Khi xuất kho NVL để sản xuất kế toán ghi :
Nợ TK 621 : giá xuất kho
Có TK 152 : giá xuất kho -Khi xuất kho NVL để phục vụ cho bộ phận sản xuất kế toán ghi :
Nợ TK 627 : giá xuất kho
Có TK 152 -Khi xuất kho NVL dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận văn phòng kế toán ghi:
Nợ TK 642 : Giá xuất kho
Có TK 152 Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất các sản phẩm trước khi đưa vào sử dụng kế toán phải tập hợp chi phí:
Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho
Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho -Khi xuất kho NVL để bán thi căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi :
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 152 : Giá NVL xuất kho Tiền thu được từ việc bán NVL kế toán ghi :
Nợ TK 111,112,131 : Số tiền thực thu
Có TK 711 : Thu nhập bất thường
Có TK 333 : Thuế GTGT phải nộp-Khi NVL xuất kho để trả lại người bán do chất lượng kém thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi :
Có TK 152 : Giá thực tế mua
Có TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Do Công ty cổ phần Thạch Bàn sử dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất kho nên chỉ cuối tháng mới tính được giá xuất kho.
Trong tháng 8/2010 Công ty cổ phần Thạch Bàn xuất kho 448.380 đất sét với đơn giá xuất là 597,93 đ/kg dùng cho sản xuất.
- Kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ trên như sau:
- Nếu như trong lô hàng nhập ngày 2/8 có 200kg đất sét không đạt yêu cầu thì Công ty xuất trả lại Công ty TNHH Giang Châu và được Giang Châu chấp nhận thì định khoản như sau:
2.2.4 Kế toán NVL thừa, thiếu khi kiểm kê tại công ty
Mỗi năm một lần Công ty cổ phần Thạch Bàn tổ chức kiểm kê kho để kiểm tra tình hình tồn kho NVL kịp thời phát hiện và xử lý những chênh lệch trên sổ sách và trên thực tế
-Kiểm kê khi phát hiện thấy thiếu NVL thì căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý kế toán ghi :
Nợ TK 1381: Vật liệu thiếu chờ xử lý
Có TK 642 :Thiếu trong định mức
Có TK 152 : Giá thực tế của NVL thiếu Nếu đã tìm được nguyên nhân hoặc không tìm được thì kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 1388: nếu được bồi thường phần thiếu
Nợ TK 811: cho vào chi phí của công ty
Trong đợt kiểm kê ngày 31/7/2010 Ban kiểm kê đã phát hiện ra trong kho vật tư đã thiếu 6 kg cao lanh với trị giá 4.600đ khi đó kế toán ghi:
Có TK 152: 4.600 Điều tra nguyên nhân là do thủ kho làm hỏng và thủ kho phải bồi thường bằng tiền mặt thì định khoản như sau:
- Kiểm kê khi phát hiện thừa NVL so với sổ sách thì kế toán ghi :
Nợ TK 152 : Giá trị NVL thừa
Xử lý phần NVL thừa
Có TK 711: thu nhập bất thường
Có TK 3388: nếu phần thừa của nhà cung cấp
Trong biên bản kiểm kê vật liệu ngày 30/7/2010 tại Công ty cổ phần Thạch Bàn, Ban kiểm kê đã phát hiện ra 0,5kg bột mảu vàng thừa trong kho, trị giá tổng số hàng là: 82.725đ; khi đó kế toán ghi:
Nếu không tìm ra nguyên nhân thừa thì kế toán sẽ cho vào thu nhập bất thường và định khoản như sau:
Có TK 711: 82.725Dưới đây là ví dụ về một trang sổ nhật ký chung của Công ty cổ phầnThạch Bàn trong tháng 8/2010
Bảng 2.10 Trích sổ nhật ký chung
Tháng 8/1010 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải Đã ghi sổ cái
388 1/8 Mua Cao lanh nhập kho
389 2/8 Mua 100.000kg Đất sét nhập kho Trả bằng tiền mặt
576 2/8 Tạm ứng cho nhân viên
Công ty Minh Hà trả nợ 111
577 3/8 Trả tiền cho khách hàng
Mua văn phòng phẩm nhập kho
Xuất Cao lanh để SXSP Xuất cao lanh cho phân xưởng Granite R
523 4/8 Xuất đất sét để SXSP
524 4/8 Xuất bột màu để sxsp
Xuất bột men CG để SXSP
Hàng ngày, dựa vào các số liệu đã ghi trên Nhật ký Chung và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tại Công ty ghi các nghiệp vụ vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Chúng ta có thể xem sổ Cái TK 152 của Công ty Cổ phần Thạch Bàn trong tháng 8/2010 để biết rõ hơn về việc ghi chép sổ kế toán tại Công ty:
Bảng 2.11 Trích Sổ cái TK 152
Nhật ký chung TK đối ứng
Mua Cao lanh nhập kho trả bằng chuyển khoản
2/8 Mua 100.000kg đất sét nhập kho trả bằng tiền gửi ngân hàng
Mua văn phòng phẩm nhập kho trả bằng tiền mặt
523 4/8 Xuất đất sét để SXSP
524 4/8 Xuất bột màu để SXSP
Xuất bột men CG để
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẠCH BÀN
Đánh giá chung về thực trạng kế toán NVL tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Công ty Cổ phần Thạch Bàn từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn, sản xuất thủ công nhưng qua quá trình nỗ lực không ngừng theo kịp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng mà đến nay Công ty đã có đội ngũ cán bộ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề, các máy móc thiết bị hiện đại và sản phẩm đến nay đã phục vụ cho nhiều đối tượng cả trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài
Công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất và ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước Sản phẩm của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng Theo đà phát triền, Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của đơn vị trên thị trường.
Bộ máy kế toán của Công ty nhỏ gọn và cũng được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới của Công ty tương đối nhanh, công tác kế toán NVL cơ bản bảo đảm tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ Công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng, điều đó chứng tỏ Công ty đã nhận thức được ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm cũng như lợi nhuận.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn em cũng thấy được những ưu điểm và nhược điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như sau:
- NVL của Công ty được mua từ những nhà cung cấp lâu năm, uy tín nên ngoài việc được hưởng nhiều ưu đãi thì chất lượng của NVL cũng được đảm bảo hơn so với mua của những nhà cung cấp mới. Điều này đã góp phần đáng kể đem lại kết quả hữu ích cho công tác tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu tại công ty Đồng thời việc ký hợp đồng với nhà cung cấp cũ sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm nhà cung cấp mới cũng như tìm hiều về họ.
- Công tác quản lý NVL của công ty được liên kết chặt chẽ từ 3 khâu: thu mua; bảo quản, dự trữ và sử dụng, có sự quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị Bên cạnh đó còn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phân xưởng, kho vật tư và kế toán Điều này đã đem lại hiệu quả cho công tác quản lý NVL của công ty Cụ thể xem xét từng góc độ quản lý:
+ Khâu thu mua: Công ty luôn xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Công ty đã tổ chức được bộ phận chuyên đảm nhận công tác thu mua NVL Đó là phòng vật tư Mặc dù khối lượng NVL lớn và nhiều chủng loại đa dạng phong phú nhưng công ty vẫn luôn đáp ứng đầy đủ cho yêu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất giúp cho kế hoạch sản xuất của công ty luôn hoàn thành đúng tiến độ
+ Về khâu dự trữ: Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho sản xuất, không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hoặc ngừng sản xuất Công ty đã xác định mức dự trữ cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn Ngoài ra với đội lý quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn cao thì việc quản lý NVL được thực hiện khá nề nếp, bảo đảm vật tư được quản lý chặt chẽ, tránh được tình trạng thất thoát vật tư gây thiệt hại cho Công ty.
+ Trong khâu bảo quản: Hệ thống kho tàng của công ty được xây dựng đảm bảo theo đúng quy định trong công tác quản lý các mặt hàng, đặc biệt đối với kho nhiên liệu công tác phòng cháy chữa cháy được thực hiện rất tốt Việc bảo quản NVL theo ba kho cũng giúp theo dõi NVL dễ dàng hơn, Bên cạnh đó công ty còn xây dựng được hệ thống danh điểm NVL rõ ràng tạo thuận lợi cho quá trình quản lý NVL.
+ Đối với khâu sử dụng: Nguyên vật liệu được dùng đúng mục đích sản xuất Việc quản lý NVL trong dựa trên định mức tiêu hao Từng nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng sản xuất đều được kiểm tra, xét duyệt dựa trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất và định mức tiêu hao Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề nghị gửi lên giám đốc và phải được ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt Nhờ đó công ty đã quản lý được NVL đưa vào quá trình sản xuất một cách chặt chẽ, đúng đủ, luôn hướng tới mục tiêu giảm tối đa chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và số lượng sản phẩm tạo ra.
- Về công tác kiểm kê NVL: tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn, việc kiểm kê được tiến hành một năm một lần với một kho và được chấp hành khá nghiêm túc.Ban kiểm kê đầy đủ gồm những người liên quan: kế toán vật tư, thủ kho, cán bộ vật tư, cán bộ kỹ thuật Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê, mỗi kho lập một biên bản riêng Trong biên bản thể hiện được tên NVL, đơn vị tính, số lượng tồn kho thực tế, số lượng thừa thiếu và phân loại đánh giá được chất lượng của từng loại NVL.
- Công tác kế toán chi tiết NVL: kế toán công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để đối chiếu là rất thuận tiện, việc ghi chép và tính toán thì đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu không chỉ giữa thủ kho với bộ kế toán vật tư mà còn trong nội bộ phòng kế toán Đồng thời phương pháp này cũng cung cấp thông tin nhập xuất tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời chính xác.Định kỳ thủ kho và kế toán vật tư sẽ đối chiếu thẻ kho và sổ chi tiết vật tư với nhau Việc làm này sẽ giúp khắc phục kịp thời những sai lệch
- Đối với kế toán tổng hợp NVL: Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL là phù hợp với tình hình thực tế của công ty: khối lượng NVL mỗi lần nhập xuất tương đối nhiều đặc biệt là NVL chính đã đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động NVL
Sổ kế toán tổng hợp mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung Đây là hình thức ghi sổ đơn giản phù hợp với doanh nghiệp và đặc biệt có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ.
- Công ty đã sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho công tác kế toán NVL. Đồng thời với hệ thống danh điểm NVL chi tiết, cụ thể tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán NVL Vì vậy, việc hạch toán được thực hiện chính xác, giảm bớt khối lượng công việc và tránh được những sai sót, đáp ứng kịp thời yêu cầu về quản lý đòi hỏi ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn.45 1 Về công tác quản lý NVL
Trên cơ sở phương hướng đã nêu, dưới đây em xin nêu ra một số ý kiến đề xuất nhằm khắc phục, củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Thạch Bàn.
3.2.1 Về công tác quản lý NVL
Tồn kho dự trữ nguyên vật liệu là rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất do vậy, kế toán cần tiến hành phân tích thêm các chỉ tiêu về dự trữ nguyên vật liệu nhằm cung cấp cho Ban giám đốc những thông tin đầy đủ hơn về tình hình nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Kế toán có thể sử dụng chỉ tiêu mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất 1 ngày đêm:
Trong đó: m : mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong 1 ngày đêm
M : khối lượng của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật, như tấn: tấn, kg, …Đại lượng này rất cần thiết cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. t : được tính bằng số ngày dự trữ Đại lượng này chỉ cho thấy số lượng nguyên vật liệu dự trữ đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày Dự trữ nguyên vật liệu tương đối rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dự trữ các loại nguyên vật liệu chủ yếu trong doanh nghiệp.
Phương pháp phân tích: So sánh số lượng nguyên vật liệu thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ Cao quá hoặc thấp quá đều là không tốt Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất Do vậy, cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức cần thiết Nhưng nếu dự trữ quá thấp, thì sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục Vì thế, mục tiêu của dự trữ nguyên vật liệu phải luôn kết hợp hài hoà: vừa đảm bảo sản xuất, kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.
Hàng tháng kế toán vật tư sẽ lập báo cáo phân tích tình hình dự trữ NVL của công ty trong kỳ để có những điều chỉnh kịp thời trong việc xây dựng định mức
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá phương pháp kế toán
Một là, chi tiết tài khoản cấp 3 Đối với danh mục tài khoản NVL, Công ty nên mở thêm TK cấp 3 để theo dõi chi tiết từng loại NVL Điều này giúp tạo thuận lợi trong việc xây dựng định mức và thực hiện định mức NVL.
Ví dụ: TK 152 có 4 TK cấp 2 trong đó:
- TK 1521 – Nguyên vật liệu chính có thể chi tiết thành các TK cấp 3:
+ TK 15211 – NVL chính – Đất sét trắng + TK 15212 – NVL chính – Cao lanh + TK 15213 – NVL chính – Fenspat + TK 15214 – NVL chính – Đolomit + TK 15215 – NVL chính – Feldspar + TK 15218 – NVL chính khác
- TK 1522 – NVL phụ có thể chi tiết thành các TK cấp 3
+ TK 15221 – Bi nghiền + TK 15222 – Chất hóa học + TK 15223 – Bột màu + TK 15224 – Men + TK 15228 – Vật liệu khác
- TK 1523 – Nhiên liệu có thể chi tiết thành các TK cấp 3 sau:
+ TK 15231 – Dầu điều + TK 15232 – Dầu diezel + TK 15233 – Gas
- TK 1528 – Vật liệu khác không cần chi tiết thành các TK cấp 3 do trị giá của các loại NVL này nhỏ.
Hai là, tính giá NVL xuất kho theo giá hạch toán
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho Phương pháp này mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng Đồng thời công việc hạch toán chi phí NVL xuất kho sẽ bị dồn vào cuối tháng Với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí, giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì Công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu Giá hạch toán có thể là giá bình quân cuối kỳ trước nếu với loại NVL có giá thường xuyên biến động còn với những loại NVL có giá ổn định thì chỉ cần dùng mức giá hạch toán cố định cho cả năm tài chính.
Nếu sử dụng đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì khi trong phiếu xuất kho cột đơn giá và thành tiền sẽ không ghi mà để cuối kỳ tổng hợp Còn nếu dùng giá hạch toán thì có thể tính được luôn thành tiền:
Ngày 04 tháng 8 năm 2010 Nợ TK 621
Họ tên người nhận: Anh Tuấn Bộ phận: Phân xưởng Granite
Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho 1 – NVL chính
T Tên vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá hạch toán
1 Đất sét trắng N01TB01 Kg 2.000 25.000 500 12.500.000
Tổng số tiền: Hai mươi triệu năm trăm nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 2
Cuối tháng, trên cơ sở số liệu từ các sổ như: Sổ chi tiết tài khoản
152, bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa giá thực tế và
Trị giá vật liệu xuất dùngTrị giá hạch toán NVL Hệ số giá
Trị giá hạch toán vật liệu Số lượng vật liệu xuất kho Đơn giá hạch toán
Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán của NVL tồn đầu và nhập trong kỳ
= giá hạch toán Phần chênh lệch này sẽ được hạch toán tăng hoặc giảm trên TK 152, TK 621, TK 627…Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty Dưới đây là công thức tính trị giá vật liệu thực tế xuất dùng trong kỳ khi sử dụng giá hạch toán: Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng, kế toán sẽ tính theo cách sau
Giá trị vật liệu = Giá trị vật liệu + Giá trị vật liệu - Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ Để có thể hiểu rõ hơn về cách hạch toán theo giá hạch toán ta có thể theo dõi ví dụ sau:
Tính giá thành thực tế đất sét trắng xuất kho tháng 8 năm 2010 tổng hợp được các số liệu như sau: (Đơn giá hạch toán là 500đ)
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ
= 1,136 Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ là : 224.190.000
Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ= 224.190.000x 1,136 = 254.679.840 (đồng)
Sau khi tính toán xong thì cần thêm bút toán điều chỉnh phần chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế như sau:
- Nếu giá thực tế > giá hạch toán
Nợ TK 621, 627, 641, 642: phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán
- Nếu giá thực tế < giá hạch toán
Có TK 621, 627, 641, 642 Theo ví dụ trên thì giá thực tế của đất sét trắng xuất trong kỳ > giá hạch toán Ta sẽ định khoản như sau:
Ba là, tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi. Ở công ty phế liệu thu hồi không có phiếu nhập kho kèm theo Vì thế được các cán bộ có trách nhiệm tổ chức cần ước tính giá trị làm thủ tục nhập kho Định kỳ kế toán vật tư cũng nhận phiếu nhập kho phế liệu từ thủ kho để vào sổ như đối với các loại vật tư khác Phiếu nhập kho phế liệu được viết thành 2 liên:
+ 1 liên lưu lại nơi viết
+ 1 liên giao cho thủ kho giữ khi phế liệu đã nhập kho, định kỳ thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu để vào sổ chi tiết.
Mẫu phiếu nhập kho phế liệu như sau:
Phiếu nhập kho phế liệu
Họ và tên người giao hàng
STT Tên phế liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Việc viết phiếu nhập kho phế liệu cũng tránh được thất thoát NVL, đồng thời cũng tiết kiệm được chi phí sản xuất Các phế liệu nhập kho có thể được sử dụng vào mục đích khác hoặc đem bán phế liệu.
Bốn là, lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán. Nhờ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán.
Tại Công ty cổ phần Thạch Bàn, với nhiều chủng loại vật liệu, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì việc vật liệu bị giảm giá là hoàn toàn có thể xảy ra Do vậy, việc lập dự phòng sẽ giúp cho Công ty có thể chủ động khi giá cả vật liệu biến động lớn, giảm thiểu ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về sản xuất, kinh doanh.
