KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VILEXIM
Bộ máy tổ chức
Bảng 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
Bộ máy quản trị doanh nghiệp của Công ty VILEXIM được tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến- chức năng Theo kiểu cơ cấu này giám đốc được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia trong việc suy nghĩ, nghiên cứu bàn bạc, tìm những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên điều quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào ban giám đốc Các phòng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống.Cách tổ chức này tạo điều kiện cho người lãnh đạo sự dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia mà không cần một cơ cấu tổ chức quá phức tạp Tuy nhiên hạn chế của mô hình này là sẽ xuất hiện nhiều ý kiến trái ngược nhau đòi hỏi Giám đốc phải có khả năng chỉ đạo chung, quyết đoán và phối hợp tốt giữa các phòng ban.
3.1.2 Chức năng của các phòng ban
Giám đốc: Do Bộ trưởng Bộ Thương mại trực tiếp bổ nhiệm, Giám đốc trực tiếp điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Bộ Thương mại về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo phổ biến và thi hành các chính sách pháp luật của Nhà nước Giám đốc cũng là đại diện cho toàn thể cản bộ công nhân viên trong Công ty.
Hai Phó giám đốc: dưới giám đốc là 2 Phó giám đốc Các phó giám đốc do giám đốc đề nghị và được Bộ Thương mại bổ nhiệm Phó giám đốc Công ty làm tham mưu cho giám đốc trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó có một phó giám đốc thường trực thay mặt giám đốc giám sát, chỉ đạo các bộ phận chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại trụ sở chính, báo cáo lên giám đốc.
Phó giám đốc thứ 2 thay mặt giám đốc chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh cho các chi nhánh và đơn vị trực thuộc Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động kinh daonh, chịu trách nhiệm trong việc thi hành các chế độ chính sách Nhà nước rồi báo cáo lên giám đốc.
Dưới Giám đốc và Phó giám đốc là các phòng ban, văn phòng đại diện chi nhánh trực thuộc cụ thể:
Phòng kế toán hành chính :
Xây dựng và hoàn thiện các quy chế về quản trị nhân sự - lao động tiền lương Phối hợp cùng các phòng chức năng theo dõi diễn biến tiền lương thu nhập, tránh để vượt chi quỹ lương Tổng hợp các báo cáo kết quả đánh gía thi đua của các đơn vị trình hội đồng thi đua xem xét Tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức thực hiện quy chế.Thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ đảm bảo để bộ máy hoạt động có hiệu quả.
Phòng Kế toán- Tài vụ: phụ trách hoạt động tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, dài hạn và đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ Có nhiệm vụ làm công tác theo dõi nghiệp vụ liên quan đến công tác hạch toán kế toán, làm công tác kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, lập báo cáo quyết toán phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ.
Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính của Công ty, trong đó kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng chế độ mà Nhà nước đã quy định.
Phòng thủ công mỹ nghệ: phụ trách việc tìm nguồn hàng trong nước cũng như tìm thị trường xuất khẩu mặt hàng thủ công mỹ nghệ, một trong những mặt hàng chủ lực mới trong hoạt động xuất khẩu của Công ty VILEXIM.
Phòng du lịch: hoạt động như một agency du lịch, lữ hành, chuyên tổ chức tour du lịch trong và ngoài nước nhằm phục vụ khách hàng, cũng như phụ trách việc tổ chức du lịch cho cán bộ công nhân viên trong Công ty trong các hoạt động tập thể.
Phòng Xuất nhập khẩu ( I, II, III, IV): hiện nay, tại trụ sở chính của
Công ty VILEXIM có tất cả 4 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Các phòng này được coi là trụ cột của Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các khâu trong kinh doah đối ngoại như kinh doanh hàng xuất nhập khẩu trực tiếp, ủy thác Tổ chức thực hiện quá tình nghiệp vụ kinh doanh,vạch ra những phương án xuất nhập hàng hóa tối ưu nhất, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường khách hàng, nguồn hàng.
Chi nhánh và văn phòng đại diện : hoạt động theo phương thức khoán.
Trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện có quyền quyết định và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh, văn phòng đại diện, có quan hệ với các cơ quan chủ quản cấp trên, với các ngành, các đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đóc, trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên của chi nhánh về quá trình hoạt động của mình.
Chức năng,nhiệm vụ của Công ty
3.2.1 Chức năng của Công ty
Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM là một đơn vị kinh doanh lớn của Bộ Công thương, hiện nay, Công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với nhiều nước: Singapore, Malaysia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Nga, EU, và một số nước Châu Phi, Trung Đông và Mỹ La Tinh Các chức năng chính của Công ty:
-Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng nông lâm sản, hoá chất dược liệu (trừ hoá chất nhà nước cấm), bông vải sợi, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng, thủ công mỹ nghệ. -Xuất khẩu lao động, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hướng và nghề nghiệp cho lao động đi làm việc tại nước ngoài;
- Liên doanh liên kết hợp tác sản xuất với các tổ chức kinh tế thuộc các thành phần kinh tế trong và ngoài nước
3.2.2 Nhiệm vụ của Công ty
Các nhiệm vụ chủ yếu của Công ty VILEXIM là:
- Đẩy mạnh và phát triển quan hệ thương mại, hợp tác đầu tư thông qua hoạt động xuất nhập khẩu và các hoạt động khác có liên quan đến kinh tế đối ngoại với các tổ chức kinh tế Việt Nam và nước ngoài.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của Công ty Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh doanh của Công ty.
- Tuân thủ các chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nước và quản lý kinh tế tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và trong giao dịch đối ngoại thực hiện nghiêm chỉnh các cam kết hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký.
- Trực tiếp xuất nhập khẩu hàng hóa giữa nước ta với Lào và các nước khác, xuất khẩu trực tiếp những sản phẩm do Công ty liên doanh sản xuất, nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho liên doanh sản xuất của Công ty.
- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu và nhận làm các dịch vụ thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
- Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả việc nâng cao chất lượng của hàng hóa, nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thu, góp phần tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ trong quá trình hoạt động của Công ty.
4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty
Tại Công ty VILEXIM, 2 mặt hàng chủ lực trong hoạt động xuất khẩu của Công ty đó là hàng thủ công mỹ nghệ ( túi xách, giỏ đựng, đồ lưu niệm… bằng mây, tre, dương xỉ…)và hàng nông sản ( gạo, cà phê, nhân đậu phộng, hồ tiêu…) Trong đó trụ sở chính tại Hà Nội chủ yếu thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ còn chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh chủ yếu xuất khẩu hàng nông sản.
Năm 2007, kim ngạch xuất khẩu hàng hoá của VILEXIM đạt 24,4 triệuUSD, tăng trên 37% so với năm 2006 và vượt kế hoạch của Bộ Công thương giao tới 53%. Để có được kết quả này, Công ty vừa kết hợp đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu các mặt hàng truyền thống, vừa luôn luôn cố gắng trong việc phát triển nhiều mặt hàng mới và thị trường mới cộng với việc mạnh dạn đầu tư
Công ty luôn nhận thực rõ rằng hoạt động xuất khẩu tạo cơ hội cho doanh nghiệp tham gia vào cuộc cạnh tranh về giá cả, chất lượng, mẫu mã hàng hóa trên thị trường thế giới Chính yếu tố này buộc doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo hơn, phải không ngừng nâng cao trình độ quản trị kinh doanh, tăng cường đầu tư đổi mới trang thiết bị để tự hoàn thiện mình.Hoạt động xuất khẩu còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp mở rộng quan hệ buôn bán với nhiều đối tác nước ngoài từ đó cũng là cơ hội để doanh nghiệp tìm hiểu và mở rộng thị trường Đây cũng là một nguồn thu ngoại tệ cho doanh nghiệp để mở rộng và nâng cao trình độ sản xuất đồng thời tạo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động trong doanh nghiệp
Hoạt động nhập khẩu hàng hóa là một trong những lĩnh vực quan trọng của Công ty, đóng góp phần lớn vào sự gia tăng doanh thu và phát triển của Công ty trong những năm qua Đây là kết quả của việc Công ty luôn chú trọng đến lĩnh vực nhập khẩu trang thiết bị, máy móc, nguyên nhiên liệu phục vụ cho sản xuất Các mặt hàng nhập khẩu truyền thống là thế mạnh của VILEXIM gồm: các loại sắt thép, đồng, nhôm, kẽm thỏi, hạt nhựa, vòng bi, các nguyên nhiên liệu phục vụ sản xuất trong nước và các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu khác Năm 2007 kim ngạch nhập khẩu của Công ty đạt 57,638 triệu USD, tăng 128% so với năm 2006 và vượt 142% kế hoạch Bộ giao.
Xuất khẩu lao động, đào tạo lao động để xuất khẩu cũng là thế mạnh củaVILEXIM Đến nay, Công ty đã xây dựng được năm cơ sở đào tạo, giáo dục định hướng, dạy nghề và dạy tiếng nước ngoài Với đội ngũ giáo viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, Trung tâm xuất khẩu lao động
VILEXIM đã tiến hành đào tạo được hàng ngàn lao động có tay nghề cao, đáp ứng được sự đòi hỏi cao của các thị trường lao động nước ngoài Những công nhân Việt Nam do VILEXIM đào tạo và đưa đi làm việc ở nước ngoài thường có trình độ cao, chính vì vậy mà tỷ lệ vi phạm hợp đồng lao động của công nhân rất thấp Hiện Công ty đã chiếm lĩnh việc xuất khẩu lao động sang làm việc tại nhiều thị trường như Malaysia, Đài Loan, Macao, khu vực Trung Đông, Nhật Bản và Algeria,… Đó cũng chính là một trong những điều mang lại uy tín và danh tiếng cho VILEXIM.
Về hoạt động đầu tư, Công ty đã đầu tư hàng trăm tỷ đồng xây dựng cơ sở vật chất và sản xuất hàng hoá trong nước Đặc biệt Công ty đã mở rộng hướng liên doanh hợp tác ra nước ngoài với hai dự án ban đầu : nhà máy sản xuất thép tại Lào và Liên doanh sản xuất bánh kẹo thực phẩm tại Ghana Ở nhà máy sản xuất thép tại Lào, trải qua nhiều thăng trầm trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hiện nay hoạt động sản xuất của nhà máy đã đi vào ổn định và phát triển Thép sản xuất ra đã có thị trường tiêu thụ ổn định Công ty đang mở rộng đầu tư sản xuất với tổng vốn đầu tư vào dự án là 1 triệu USD.Kế hoạch lâu dài của VILEXIM là sẽ tiếp tục xúc tiến tìm hiểu các thị trường tiềm năng mới.
Lực lượng lao động của Công ty
Bảng 2: Cơ cấu chất lượng lao động của Công ty VILEXIM
Các bộ phận Số lao động
Trình độ CBCNV Độ tuổi Đại học Cao đẳng Trung cấp < 30 31 - 44 > 45
SL % SL % SL % SL % SL % SL %
Các chi nhánh và văn phòng đại diện
Dựa vào bảng trên cho thấy đội ngũ nhân lực của Công ty có trình độ chuyên môn khá cao Đa số cán bộ công nhân viên đều đã tốt nghiệp đại học chiếm tới 75.5% toàn Công ty Đặc biệt trong số này, phần lớn nhân viên đều là những người được đào tạo trong các chuyên ngành như: quản trị kinh doanh, thương mại quốc tế, kế toán nên đã có những kiến thức vững vàng để công tác trong ngành ngoại thương, tạo cho Công ty có một thế mạnh lớn khi hoạt động trong lĩnh vực này Ngoài ra, trong suốt những năm qua Công ty đã và đang thực hiện chủ trương trẻ hóa đội ngũ nhân viên nhằm tăng thêm sự năng động, sáng tạo cho Công ty.Hiện nay tỷ lệ lao động thấp hơn 44 tuổi chiếm tới 74.4% tổng số nhân viên toàn Công ty, hứa hẹn rằng đội ngũ nhân viên này sẽ còn có thể đóng góp công sức cho Công ty trong một thời gian dài 25,6% còn lại là những nhân viên đã có thâm niên công tác lâu năm, tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu, là một đội ngũ viên nòng cốt và rất quan trọng trong việc đưa ra những tư vấn, phân tích quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và giúp đỡ đào tạo lớp nhân viên trẻ kế cận.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY VILEXIM
Quy trình nhập khẩu ủy thác của Công ty VILEXIM
2.1.1 Nhận đơn đặt hàng từ khách nội:
Khi muốn nhập khẩu hàng hoá, doanh nghiệp trong nước có hai lựa chọn : nhập khẩu trực tiếp hoặc nhập khẩu gián tiếp thông qua một đơn vị dịch vụ kinh doanh xuất nhập khẩu VILEXIM là một đơn vị đóng vai trò thực hiện các hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu Trong đó mảng kinh doanh nhập khẩu là mảng chính trong hoạt động của Công ty Hình thức kinh doanh mà doanh nghiệp thực hiện chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác ( chiếm tới 85% tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu của Công ty) và nhận đơn hàng từ khách hàng nội là bước đầu tiên trong nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác Công ty trong nước đặt hàng với VILEXIM và thỏa thuận về các điều khoản cần thiết để VILEXIM nhập khẩu cho họ mặt hàng nào đó.
Trong đơn đặt hàng, người uỷ thác nêu cụ thể về hàng hoá định nhập khẩu và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng uỷ thác Nội dung đơn đặt hàng thường bao gồm tên và địa chỉ đơn vị đặt hàng , số hiệu tài khoản và ngân hàng giao dịch, số và ngày tháng lập đơn đặt hàng, tên hàng,quy cách phẩm chất, mục đích sử dụng, số lượng, ước giá, thời hạn và địa điểm hàng về Việt Nam Dựa trên đơn đặt hàng, VILEXIM ký kết hợp đồng kinh tế với đơn vị đặt hàng, lập đơn hàng ngoại và ký kết hợp đồng với nước ngoài Bởi vậy, đơn đặt hàng là một tài liệu có giá trị pháp lý cho hoạt động nghiệp vụ xuất nhập khẩu Đồng thời đơn đặt hàng phải đầy đủ thủ tục quy định cho việc lập đơn hàng Đối với hoạt động uỷ thác nhập khẩu thì phải kèm theo chứng nhận của Ngân hàng về việc đơn vị đặt hàng có vốn ngoại tệ.
2.1.2 Ký kết hợp đồng uỷ thác :
Trong hợp đồng uỷ thác bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu mà Công ty ký kết với khách hàng nội thường có các điều khoản sau:
-Điều khoản về hàng hoá: gồm có tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ, mô tả hàng hoá
-Điều khoản giao hàng: quy định thời gian và địa điểm giao nhận là thời gian hàng về tới kho của bên nhận uỷ thác hoặc do bên uỷ thác chỉ định Sở dĩ có quy định như vậy là vì bên uỷ thác nhập khẩu thường uỷ thác luôn cho VILEXIM nhận hàng Mọi chi phí thực tế phát sinh từ hoạt động nhận hàng này cũng do bên uỷ thác chịu.
-Điều khoản về trách nhiệm các bên :
Bên A : Bên nhận uỷ thác (VILEXIM )
Ký hợp đồng ngoại trên cơ sở các nội dung của Hợp đồng đã được bên Uỷ thác (khách nội) nhất trí
Xuất hoá đơn tiền hàng, thuế VAT sau khi bên uỷ thác thanh toán đầy đủ tiền hàng và tiền thuế.
Hoàn thành bộ hồ sơ nhập khẩu và giấy uỷ quyền
Tiến hành làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu tại cửa khẩu hàng đến.
Bên B – Bên uỷ thác nhập khẩu ( khách nội )
Nộp 10% trị giá tiền hàng ngay sau khi bên A ký hợp đồng ngoại bằngVND để A làm thủ tục mở L/C cho khách hàng như Hợp đồng ngoại đã ký.
Số còn lại (90%) B thanh toán nốt khi chứng từ về tới Ngân hàng Trị giá tiền hàng tính theo tỷ giá Ngân hàng bán USD cho VILEXIM để thanh toán cho khách hàng nước ngoài.
Thanh toán cho A phí uỷ thác nhập khẩu theo % giá trị lô hàng Nhập khẩu Chịu mọi chi phí phát sinh để Nhập khẩu lô hàng theo thực tế.
Nộp thuế Nhập khẩu và thuế VAT trước hạn nộp thuế 5 ngày theo quy định của Hải quan Mọi chi phí phát sinh do bên B gây ra bên B phải chịu trách nhiệm.
Hợp đồng uỷ thác VILEXIM thường về các mặt hàng như hoá chất dùng cho mạ điện phân,thép không gỉ,ly bát thủy tinh có xuất xứ từ các thị trường Trung Quốc Hàn Quốc, Tây Âu
2.1.3 Phòng Kinh doanh lên phương án :
Dựa trên Hợp đồng uỷ thác đã ký kết với khách hàng nội (là bên uỷ thác nhập khẩu) phòng kinh doanh của Công ty sẽ lên phương án nhập khẩu để trình giám đốc và kế toán trưởng của Công ty xét duyệt Lãnh đạo Công ty sẽ xem xét tính khả thi và hiệu quả của phương án, ví dụ như lợi nhuận mà Công ty thu được để quyết định có thực hiện phương án hay không.
Một phương án kinh doanh bao gồm nhiều nội dung , trong đó có thể chia hai phần chính : những thông tin liên quan đến phương án và nội dung chính của phương án.
Phần thông tin đến phương án gồm: số phương án (được đánh số theo số thứ tự các phương án thực hiện trong một năm ), tên khách hàng nội, tên hàng , thị trường, số lượng , trị giá ngoại tệ (ngoại tệ mà khách hàng phải bỏ ra để nhập khẩu lô hàng).
Phần nội dung chính bao gồm các chi phí phải bỏ ra để thực hiện việc nhập khẩu uỷ thác cho lô hàng để cuối cùng đưa ra giá khách hàng thanh toán, nó gồm có một số nội dung cụ thể như sau :
-Trị giá vốn hàng nhập: là trị giá của lô hàng nhập khẩu, chính là tổng trị giá được ghi trong hợp đồng ngoại (tức là hợp đồng mua bán mà Công ty sẽ ký với khách hàng ngoại theo những điều kiện mà khách hàng nội – bên uỷ thác yêu cầu) Trị giá này thường được tính bằng cách nhân trị giá ngoại tệ với tỉ giá tạm tính liên ngân hàng vào thời gian lên phương án.
-Các khoản chi phí trong quá trình thực hiện nhập khẩu lô hàng: chi phí bốc xếp tại kho cảng, chi phí giám định Hải quan, chi phí bảo hiểm, cước phí vận chuyển, chi phí bảo quản lưu kho, thủ tục phí, điện phí ngân hàng.
Thuế nhập khẩu: bằng trị giá lô hàng theo đơn vị ngoại tệ nhân với thuế suất ( nếu là mặt hàng thuế tính theo thuế suất hoặc có thể cộng thêm cả một khoản thuế cố định nếu là mặt hàng được tính theo thuế cố định cho cả lô hàng).
Thuế VAT đầu vào (đây chính là VAT nộp lần 1) = (trị giá vốn hàng nhập + thuế nhập khẩu) x Thuế suất thuế VAT đối với mặt hàng nhập khẩu.
Phí nộp Công ty = trị giá vốn hàng nhập x Mức phí (được tính theo %) Giá bán chưa thuế VAT = Trị giá vốn hàng nhập + Các khoản chi phí trong quá trình thực hiện lô hàng + Thuế nhập khẩu + phí nộp Công ty.
Thuế VAT đầu ra ( là tổng thuế phải nộp) = Thuế VAT lần 1 + Thuế VAT lần 2
Giá khách hàng thanh toán = giá bán chưa thuế VAT + Thuế VAT đầu ra Trong phần phí nộp cho Công ty, suất phí được quy định như sau:
Bảng 6: Phí nhập khẩu uỷ thác qua VILEXIM:
(USD) Mức thu (%) Giá trị hợp đồng
(Nguồn: Biểu phí quy định của Công ty VILEXIM)
Trường hợp khách hàng có uy tín, thường xuyên thì có thể giảm phí 0.1%
2.1.4.Ký hợp đồng với đối tác nước ngoài:
Quy trình nhập khẩu trực tiếp của Công ty VILEXIM
Trên thực tế, hoạt động nhập khẩu trực tiếp chỉ chiếm khoảng 15% tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu của Công ty trong năm 2009, tuy nhiên Công ty đang dần chú trọng tới phương thức nhập khẩu này do lợi nhuận mà nó mang lại lớn hơn nhiều so với hoạt động nhập khẩu ủy thác Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu trực tiếp có rủi ro lớn hơn và đòi hỏi Công ty phải năng động hơn trong việc tìm kiếm thị trường, khách hàng.
Thị trường là yếu tố hàng đầu, nắm vai trò rất quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của Công ty, việc nghiên cứu thị trường một cách thận trọng và có phương pháp cụ thể sẽ khiến cho Công ty tránh được các rủi ro Nhận thức được điều đó, Công ty VILEXIM cũng tập trung nghiên cứu thị trường của mình một cách nghiêm túc, Công ty chia thị trường làm hai loại:
Thị trường ngoài nước a Nghiên cứu thị trường trong nước
Nghiên cứu thị trường trong nước là một khâu vô cùng cần thiết,quyết định đến khả năng tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty Khi nghiên cứu nhu cầu thị trường, cần phải căn cứ vào giá cả, quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, tập quán của người tiêu dùng, đồng thời phải dự báo được nhu cầu trong thời gian tới Qua đó, cần phải chỉ ra được thị trường hiện đang cần loại hàng gì, với số lượng bao nhiêu, giá cả ra sao từ đó làm cơ sở cho các bước tiếp sau
Thông thường, việc nghiên cứu thị trường trong nước do phòng xuất nhập khẩu của Công ty thực hiện Mặt hàng mà Công ty VILEXIM nhập khẩu trực tiếp thường là máy móc và các đồ thiết bị gia dụng như nồi cơm điện, phích đun nước, bàn là hơi nước… Phòng sẽ nghiên cứu nhu cầu của các Công ty trong nước, điều đó sẽ giúp cho Công ty nhập khẩu những máy móc và thiết bị mà thị trường đang cần nhằm đạt hiệu quả cao nhất Phòng xuất nhập khẩu còn phải nghiên cứu xem hiện tại thị trường đang cần loại máy móc, thiết bị nào, nhu cầu về các loại máy móc tăng hay giảm, thiết bị máy móc của hãng nào được ưa chuộng nhất? Tuy nhiên đây là một trong những bước khó khăn đối với Công ty, bởi nhu cầu khách hàng luôn biến động, rất khó để xác định chính xác Ngoài ra, Công ty lại không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, do phương thức nhập khẩu truyền thống của Công ty là nhập khẩu ủy thác, ít đòi hỏi công tác nghiên cứu thị trường.
Ngoài ra, Công ty cũng chú trọng tới việc nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh về các mặt như: các mặt hàng họ cung cấp, giá cả, chính sách xúc tiến… nhằm đưa ra những kế hoạch cho hoạt động nhập khẩu của Công ty sao cho phù hợp nhất Công ty cũng quan tâm đến các yếu tố thuộc về môi trường trong nước như chính sách của Chính phủ, pháp luật, thuế, hạn ngạch, phong tục tập quán…
Việc nghiên cứu thị trường của Công ty VILEXIM sử dụng phương pháp nghiên cứu gián tiếp là chủ yếu, do đây là phương pháp ít tốn kém, tiết kiệm được các khoản chi phí cho việc nghiên cứu thị trường Tuy nhiên phương pháp trực tiếp đôi khi cũng cần thiết để có được những thông tin một cách xác thực hơn Do vậy trong thời gian tới, Công ty đang lập kế hoạch bổ sung thêm phương pháp nghiên cứu thị trường bằng phương pháp trực tiếp thông qua việc thăm dò thị trường, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cử cán bộ thường xuyên đi khảo sát thị trường. b Nghiên cứu thị trường nước ngoài
Thị trường nước ngoài là nơi cung cấp các máy móc thiết bị gia dụng cho Công ty nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty Do vậy việc nghiên cứu thị trường nước ngoài được Công ty hết sức quan tâm.
Thông thường Công ty thường tìm hiểu qua các sách báo tạp chí nước ngoài, các thông tin của các cơ quan thường vụ Việt Nam ở nước ngoài hoặc catalogue giới thiệu quảng cáo Ngoài ra Internet có thể coi là một trong những công cụ hữu hiệu nhất.
Khi tìm hiểu thị trường nước ngoài, Công ty quan tâm đến các vấn đề sau:
- Nghiên cứu về mặt hàng nhập khẩu
Sau khi xác định được nhu cầu của mình đối với một loại hàng nào đó, Công ty sẽ tiến hành nghiên cứu các vấn đề xung quanh mặt hàng đó nhằm tìm ra hàng hóa do của nhà cung cấp nào là phù hợp nhất để tiến hành nhập khẩu.
Việc nghiên cứ các mặt hàng nhập khẩu bao gồm nghiên cứu các yếu tố như giá cả, chủng loại, chất lượng cũng như các tiêu chuẩn để đánh giá, xác định chất lượng.
- Ngiên cứu các yếu tố thuộc về môi trường quốc tế: Đây là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu của Công ty, nó có thể là các yếu tố chính trị, kinh tế…tại các nước đối tác,ngoài ra còn có thể là mối quan hệ kinh tế giữa hai nước Ngoài ra, yếu tố môi trường còn bao gồm cả luật pháp, chính sách của Chính phủ nước ngoài.
- Nghiên cứu lựa chọn đối tác kinh doanh: Đối tác của Công ty trong thời gian chủ yếu là các bạn hàng truyền thống như Trung Quốc, Indonesia, Singapore… Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, do xu hướng mở rộng thị trường, Công ty cũng quan hệ với nhiều bạn hàng mới Công ty thường căn cứ vào những tiêu chí sau đây để lựa chọn đối tác:
Uy tín của các công ty đó trên thị trường
Khả năng chuyên môn hóa về mặt hàng nào đó
Khả năng tài chính, khả năng cung cấp hàng hóa
Các yếu tố thuộc về môi trường địa lý
2.2.2 Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu a Giao dịch và đàm phán
Thông thường, Công ty hay nhận được thư chào hàng của đối tác nước ngoài qua email, fax hay qua đường bưu điện Nội dung thường gồm các điều khoản về hàng hóa, thanh toán, giá cả, thời gian vận chuyển, phương thức thanh toán.
Sau đó Công ty sẽ nghiên cứu các điều khoản trong thư chào hàng, Công ty sẽ tiến hành trao đổi đàm phán những điều khoản mà Công ty cho là không hợp lý, cho đến khi cả hai bên đi đến thống nhất.
Ngoài ra dựa vào nhu cầu trong nước mà Công ty đã xác định, khi cần thiết Công ty còn chủ động hỏi hàng, tức là yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp các thông tin về hàng hóa nhằm mục đích nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất
Kim ngạch nhập khẩu qua các năm
Bảng 7: Báo cáo kim ngạch nhập khẩu qua các năm
Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
(1000 USD) (1000 USD) (1000 USD) (1000 USD) (1000 USD)
Nguồn: số liệu nội bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty VILEXIM
Từ bảng số liệu này, ta có thể vẽ biểu đồ thống kê kim ngạch nhập khẩu của Công ty qua các năm:
Kim ngạch nhập khẩu của Công ty đã có những biến động lớn trong những năm qua Từ năm 2005 đến năm 2007 Công ty đã có một sự tăng trưởng lớn trong kim ngạch nhập khẩu : năm 2006 đạt 45,913,484.36 USD ( tăng 49,5% so với năm 2005 và là mức tăng trường lớn nhất trong vòng 5 năm trở lại đây), năm 2007 đạt 57,648,354.97 USD ( tăng 25,5% so với năm
2006) Đây là kết quả của sự mở rộng ngành hàng kinh doanh trong những năm trước đó và các sản phẩm mới đã có sự phát triển, mở rộng thị phần trong thị trường nội địa
Với đặc trưng là công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, hoạt động kinhdoanh của công ty có liên quan nhiều đến thị trường quốc tế Cuộc khủng hoảng tài chính thế giới bùng nổ vào tháng 9/2008 đã ảnh hưởng không nhỏ tới tình trạng kinh doanh của Công ty Năm 2008, kim ngạch nhập khẩu của Công ty gần như vẫn được duy trì, do cuộc khủng hoảng chỉ bắt đầu nổ ra vào những tháng cuối năm và chưa kịp gây nên nhiều biến động trong cùng năm đó Tuy nhiên, năm 2009 đã được ghi nhận là năm có kim ngạch nhập khẩu thấp nhất,giảm tới 38,3% so với năm 2008 ,chỉ còn 31,440,999.42 USD Có thể lý giải nguyên nhân là do tác động của cuộc khủng hoảng này, các khách hàng trong nước đã giảm đáng kể các đơn đặt hàng, tình hình tài chính của Công ty cũng gặp khó khăn do hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài bị thu hẹp, dẫn đến sự suy giảm trong kim ngạch nhập khẩu năm 2009.
Lợi nhuận và tỉ suất lợi nhuận nhập khẩu qua các năm
Bảng 9: Bảng kết quả kinh doanh nhập khẩu hàng hóa của Công ty thời kì từ năm 2005-2009
Năm 2009 Doanh thu từ hđ nk
( Triệu VNĐ) 235,692 264,986 306,136 457,694 317,707 Lợi nhuận từ hđ nk
Tỉ suất lợi nhuận nk theo doanh thu 2.15% 2.21% 2.30% 2.32% 2.33%
Nguồn: báo cáo kinh doanh các phòng ban Công ty VILEXIM
Doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty có xu hướng tăng trong 4 năm liền kể từ năm 2005 Theo đó có thể thấy rằng sau 4 năm, doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu đã tăng gần như gấp đôi( năm 2005 doanh thu là 235,692 triệu VNĐ đã tăng lên thành 457,694 triệu VNĐ trong năm 2008, năm 2005 lợi nhuận là 5,059 triệu VNĐ đã tăng lên thành 10,622 triệu VNĐ trong năm 2008) Điều này cho thấy doanh nghiệp luôn tìm cách tăng hiệu quả kinh doanh và hiệu quả sử dụng đồng vốn. Chỉ duy nhất năm 2009 doanh thu mang lại cho Công ty từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu đã giảm xuống do các nguyên nhân như :khách hàng truyền thống giảm đơn đặt hàng nhập khẩu, khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mới, việc thu hồi công nợ bị chậm trễ, tồn kho hàng hóa đã nhập khẩu từ trước đó chưa tìm được đầu ra Theo đó, lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu của Công ty trong năm 2009 cũng đã giảm xuống 30,4% so với năm 2008, chỉ còn 7,392 triệu VNĐ.
Từ bảng trên có thể thấy, dù vào năm 2009 doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu giảm, song tỉ suất lợi nhuận theo doanh thu từ hoạt động nhập khẩu thể hiện rõ xu hướng tăng trong suốt những năm qua Tỉ suất lợi nhuận theo doanh thu tăng từ 2,15% năm 2005 lên 2,3% năm 2007 và đến năm 2009 đã tăng lên 2,33% Nghĩa là với mỗi đồng doanh thu mà doanh nghiệp thu được thì trong đó có 0,233 đồng lợi nhuận sau thuế Qua đó có thể thấy hiệu quả sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty ngày càng tăng Kết quả này là hệ quả tất yếu cho tất cả những cố gắng của toàn bộ Công ty trong công tác nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm nhập khẩu và đặc biệt là do sự thay đổi của Công ty trong cách thức sử dụng vốn, phân chia chi phí một cách hợp lý giữa các phòng ban.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng tỉ suất lợi nhuận theo doanh thu từ hoạt động nhập khẩu của Công ty cho đến năm 2009 là 2,33% còn tương đối thấp DoCông ty nhập khẩu theo phương thức ủy thác là chủ yếu nên lợi nhuận thu được phần lớn là từ phí ủy thác, dẫn tới doanh thu tuy lớn nhưng lợi nhuận lại không cao.
Phương thức nhập khẩu
Bảng 10: Tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu
Nguồn: báo cáo nội bộ Công ty của phòng xuất nhập khẩu
Công ty VILEXIM nhập khẩu chủ yếu theo hình thức ủy thác với hầu hết mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh Tỷ trọng của phương thức nhập khẩu ủy thác luôn chiếm từ 85%-90% kim ngạch nhập khẩu Với hình thức này, Công ty không mất nhiều chi phí, độ rủi ro thấp, tuy nhiên lợi nhuận từ hoạt động này không cao Tuy nhiên, tỷ trọng này đang có xu hướng giảm, năm
2009 là 85.14% ( giảm 4.74% so với năm 2007) Công ty đang cố gắng trong việc tăng dần tỷ trọng của phương thức nhập khẩu trực tiếp để tăng lợi nhuận, từ 10.12% của năm 2007 đã tăng lên 11.52% năm 2008 và đạt mức 14.86% năm 2009 Tuy nhiên phương thức nhập khẩu ủy thác vẫn chiếm tỷ trọng lớn và đóng góp vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty do đây là phương thứ c nhập khẩu truyền thống của Công ty, Công ty đã gây dựng được một mạng lưới khách hàng quen thuộc lâu năm, nhân viên nắm rõ các nghiệp vụ trong quy trình nhập khẩu ủy thác, hiểu rõ tình hình thị trường và pháp luật nên họ có khẳ năng thuận lợi hóa việc buôn bán, góp phần giúp người ủy thác giảm chi phí và tập trung vào việc đàm phán với đối tác để tiêu thụ mặt hàng ở trong nước.
Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
Công ty VILEXIM nhập khẩu 3 nhóm mặt hàng chính đó là:
Nguyên vật liệu: vòng bi, dây đồng, giấy, hạt nhựa, sắt thép, cáp điện
Máy móc thiết bị: xe con, máy xúc, máy ủi
Hàng tiêu dùng: tivi, máy xay sinh tố, máy xay thực phẩm, điều hòa, tủ lạnh, nồi cơm điện.
Bảng 11: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
% Nguyên vật liệu 21,041,650 36.5 21,165,419 37.7 12,230,549 38.9 Máy móc thiết bị 7,090,748 12.3 8,814,246 15.7 6,539,728 20.8 Hàng tiêu dùng 29,515,958 51.2 26,162,030 46.6 12,670,723 40.3
Nguồn: báo cáo nội bộ Công ty của phòng xuất nhập khẩu
Qua bảng trên ta thấy, mặt hàng tiêu dùng chiếm luôn tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu của Công ty Năm 2007 chiếm tới 51.2%, năm 2008 là 46.6% và năm 2009 là 40.3% do các sản phẩm như điều hòa, tủ lạnh, ti vi là những sản phẩm tiêu dùng phổ biến và cần thiết trong đại đa số các gia đình Việt Nam Đứng vị trí thứ hai là mặt hàng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nước với tỷ trọng nhập khẩu năm 2007 là 36.5% đạt giá trị 21,041,650 USD, năm 2008 là 37.7% đạt giá trị 21,165,419 USD. Năm 2009 tuy giá trị nhập khẩu tuyệt đối mặt hàng này có giảm tương ứng do tổng kim ngạch nhập khẩu giảm, chỉ còn 12,230,549 USD, song tỷ trọng vẫn đứng ở vị trí thứ hai với 38.9% Mặt hàng máy móc thiết bị đến năm 2009 chỉ chiếm 20.8% trong tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu của Công ty VILEXIM.
Bảng 12: Biểu đồ thể hiện sự biến động của kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng
Trong cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty cho thấy có sự giảm đáng kể của mặt hàng tiêu dùng từ 51.2% năm 2007 xuống 46.6% năm 2008 và chỉ còn 40.3% năm 2009, do mặt hàng này trong nước đã phát triển, nhiều Công ty nội địa đã có thể tự sản xuất máy xay sinh tố, nồi cơm điện, bàn là… với chất lượng khá tốt, làm giảm nhu cầu đối với hàng tiêu dùng nhập khẩu từ nước ngoài Đối với nhóm hàng nguyên vật liệu, do nền sản xuất trong nước phát triển, nhu cầu đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất tăng cao nên tỷ trọng mặt hàng này trong cơ cấu nhập khẩu của Công ty VILEXIM tăng đều từ năm 2007 đến năm 2009, mỗi năm tăng xấp xỉ 1% tỷ trọng Đặc biệt đối với mặt hàng máy móc thiết bị, đây là mặt hàng mới của Công ty VILEXIM nên ban đầu khi đưa vào kinh doanh Công ty đã nhập khẩu với số lượng khá thấp để làm quen dần với mặt hàng này ( do nhập khẩu máy móc thiết bị yêu cầu số vốn lớn nên đầu tư vào mặt hàng này cũng mang nhiều rủi ro), vàCông ty cũng cần thăm dò nhu cầu của thị trường, tuy nhiên sau đó mặt hàng này đã đem lại một khoản doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp nên trong các năm 2007, 2008, 2009 giá trị nhập khẩu mặt hàng này đã tăng lên đáng kể từ12.3% lên 15.7% và đạt 20.8% năm 2009 Nguyên nhân được cho rằng do hoạt động sản xuất trong nước luôn có nhu cầu đối với máy móc thiết bị hiện đại và tân tiến của thế giới để tăng năng suất và sản lượng trong khi các Công ty Việt Nam còn khá yếu kém trong việc sản xuất các mặt hàng này, từ đó có thể thấy rằng Công ty VILEXIM đã biết đón đầu thị trường và tìm được những hướng đi mới phù hợp, nâng cao khả năng kinh doanh của mình.
3.5 Các thị trường nhập khẩu
Thị trường nhập khẩu đóng một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển hoạt động nhập khẩu của Công ty VILEXIM Vì lẽ đó mà Công ty luôn tìm cách mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các đối tác nước ngoài theo hướng đa dạng hóa nguồn cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp.
Bảng 13: Cơ cấu kim ngạch nhập khẩu theo thị trường
Thái Lan 1,616,155 3.52 1,147,202 1.99 701,771 1.25 Singapore 2,667,573 5.81 3,603,022 6.25 3,924,305 6.99 Hàn Quốc 7,199,234 15.68 9,990,460 17.33 11,245,182 20.03 Nhật Bản 14,853,012 32.35 16,539,313 28.69 12,654,338 22.54 Trung Quốc 12,906,280 28.11 17,801,812 30.88 18,532,374 33.01 Đài Loan 2,892,550 6.3 3,003,479 5.21 2,374,794 4.23
Hồng Kông 0 0 818,607 1.42 853,354 1.52 Ấn Độ 1,313,126 2.86 1,129,908 1.96 875,810 1.56 Đức 0 0 259,418 0.45 286,323 0.51
Nhìn vào bảng trên ta thấy thị trường của Công ty rất rộng lớn, bao gồm
13 thị trường lớn nhỏ trên thế giới Nhưng chủ yếu vẫn là các thị trường HànQuốc, Nhật Bản, Trung Quốc và các nước ở khu vực ASEAN như Indonesia,
Lào, Thái Lan và Singapore Thị trường nhập khẩu lớn nhất của Công ty trước đây là thị trường Nhật Bản, tuy nhiên những năm gần đây do thị trường các nước Hàn Quốc và Trung Quốc phát triển mạnh cả về số lượng, chất lượng hơn nữa giá lại rẻ hơn thị trường Nhật Bản nên trong những năm gần đây Công ty đã chú trọng hơn trong việc tìm bạn hàng ở các thị trường này.Có thể thấy, tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu từ thị trường Nhật Bản có xu hướng giảm trong những năm qua, cụ thể giảm từ 32.35% năm 2006 xuống còn 28.69% năm 2007 và chỉ còn 22.54% năm 2008 Từ vị trí là thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty năm 2006, Nhật Bản đã phải nhường vị trí này cho Trung Quốc khi trong năm 2007 tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu của Công ty VILEXIM từ thị trường Trung Quốc đã tăng từ 28.11% năm 2006 lên 30.88% năm 2007 và 33.01% năm 2008 Hàn Quốc là thị trường nhập khẩu lớn thứ ba của Công ty với tỷ trọng tương ứng là 15.68% năm 2006, tăng lên 17.33% năm 2007 và đạt 20.03% năm 2008 Các nước ASEAN tuy là những thị trường quen thuộc của Công ty,tuy nhiên tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu từ những thị trường này không lớn do những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty như thiết bị máy móc hay đồ gia dụng không phải là thế mạnh của những thị trường này, do đó tỷ trọng của các thị trường này chỉ nằm trong khoảng 2%-7% tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu của Công ty VILEXIM. Ngoài việc duy trì mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống, Công ty VILEXIM không ngừng mở rộng tìm kiếm các thị trường mới Có thể thấy qua bảng trên: năm 2007 Công ty đã phát triển thêm thị trường nhập khẩu của mình sang các nước Hồng Kông và Đức với tỷ trọng tương ứng là 1.42% và 0.45%, năm 2008 Công ty tiếp tục có quan hệ làm ăn với bạn hàng ở thị trường rất mới mẻ đó là Italia (1.23% tỷ trọng) nhằm khai thác những lợi thế mà các thị trường này mang lại.
Phương thức thanh tóan dùng trong hợp đồng nhập khẩu ở Công ty VILEXIM
3.6.1 Các phương thức thanh toán dùng trong hợp đồng nhập khẩu ở
Một số phương thức thanh toán quốc tế mà doanh nghiệp VILEXIM thường áp dụng trong khi ký kết hợp đồng nhập khẩu gồm:
- Trả tiền bằng điện (T.T.R) : Là khoản chi trả bắt buộc cho những thương vụ đầu tiên giữa VILEXIM với nhà xuất khẩu, vì hai bên chưa có quan hệ tín nhiệm lẫn nhau nên người nhập khẩu ( VILEXIM) phải trả giá trị hàng hoá trước khi hàng hoá được xếp lên tầu Trong đó, ngân hàng chuyển tiền do Công ty VILEXIM ủy thác sẽ ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước người xuất khẩu dưới hình thức điện báo để trả tiền cho người bán
- Thanh toán theo phương thức nhờ thu ( Ký chấp nhận trả tiên lên hối phiếu để nhận chứng từ nhận hàng (D/A), hay trả tiền hối phiếu để nhận chứng từ nhận hàng (D/P) Cách thanh toán này được sử dụng ở Công ty khi VILEXIM kí hợp đồng với các đối tác mà VILEXIM đã trở thành khách hàng thân thiết, có độ tín nhiệm cao đối với họ Thanh toán theo phương thức này có quy trình đơn giản, chi phí thấp do có thể tiết kiệm khoản chi phí phải trả cho ngân hàng và có lợi hơn đối với Công ty VILEXIM do Công ty chỉ thanh toán khi nhà xuất khẩu đã giao hàng
- Thư tín dụng (L/C) : Đây là phương thức thanh toán phức tạp và tốn kém nhất trong các phương thức thanh toán của thương mại quốc tế đang được áp dụng tại Công ty Tuy nhiên đây lại là phương thức thanh toán an toàn và mang lại lợi ích cho cả 2 bên mua và bán nên phương thức này được sử dụng nhiều nhất trong các hợp đồng nhập khẩu của Công ty VILEXIM ( chiếm khoảng 75-80% trong tổng số 3 phương thức thanh toán quốc tế thường được sử dụng tại VILEXIM).
Lợi ích đối với người xuất khẩu:
- NH sẽ thực hiện thanh toán đúng như qui định trong thư tín dụng bất kể việc người mua có muốn trả tiền hay không.
- Chậm trễ trong việc chuyển chứng từ được hạn chế tối đa.
- Khi chứng từ được chuyển đến NH phát hành, việc thanh toán được tiến hành ngay hoặc vào một ngày xác định (nếu là L/C trả chậm).
- KH có thể đề nghị chiết khấu L/C để có trước tiền sử dụng cho việc chuẩn bị thực hiện hợp đồng
Lợi ích đối với người nhập khẩu:
- Chỉ khi hàng hóa thực sự được giao thì người nhập khẩu mới phải trả tiền
- Người nhập khẩu có thể yên tâm là người xuất khẩu sẽ phải làm tất cả những gì theo qui định trong L/C để đảm bảo việc người xuất khẩu sẽ được thanh toán tiền (nếu không người xuất khẩu sẽ mất tiền).
3.6.2 Quy trình thanh toán bằng L/C trong nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty VILEXIM ( phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty)
3.6.2.1 Mở L/C Đây là bước tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài. Việc mở L/C được thực hiện bởi cán bộ của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Nếu là nhập khẩu ủy thác thì ngay sau khi ký kết hợp đồng ngoại, bên ủy thác nhập khẩu sẽ phải chuyển 10% giá trị hợp đồng cho VILEXIM để VILEXIM tiến hành ký quỹ mở L/C a) Ngân hàng mà Công ty thường mở LC:
Công ty VILEXIM mở L/C tại các ngân hàng mà Công ty có tài khoản và các ngân hàng đó có mối quan hệ với các ngân hàng nước ngoài để có thể tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện thanh toán Trong thực tế, Công ty VILEXIM thường tiến hành mở L/C tại 3 địa điểm chính: Ngân hàng Vietcombank hội sở tại Bà Triệu, Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Hà Nội trên phố Lạc Trung và Ngân hàng ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn – chi nhánh Nam Hà Nội trên đường Giải Phóng Ba chi nhánh ngân hàng này đều là chi nhánh cấp 1 của các ngân hàng uy tín, do đó Công ty VILEXIM có điều kiện thuận lợi để tiến hành giao dịch.
Hơn thế nữa, đây là những chi nhánh ngân hàng có quan hệ lâu năm với Công ty trong việc thanh toán tiền hàng trong các hợp đồng nhập khẩu ủy thác, chính vì vậy những ngân hàng này đều hết sức đáng tin cậy, cũng như đã quen thuộc với cách thức thanh toán của Công ty, điều này khiến việc thanh toán trở nên dễ dàng hơn. b) Thủ tục Mở L/C:
Trước khi tới ngân hàng làm thủ tục, cán bộ của Công ty phải điền đầy đủ vào mẫu đơn xin mở L/C Các đơn này do ngân hàng phát hành.Mẫu đơn này về nội dung cơ bản là giống nhau, nhưng về mặt hình thức thì mỗi ngân hàng lại có mội mẫu đơn khác nhau Sau khi hoàn thành xong mẫu đơn xin mở L/C, cán bộ của Công ty sẽ đem 2 bộ chứng từ giống nhau bao gồm:
-Nếu là nhập khẩu ủy thác thì cần Hợp đồng ngoại bản gốc; Hợp đồng nội bản gốc; đơn xin mở L/C, hai giấy ủy nhiệm chi gồm: một ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C (thường là 10% giá trị hợp đồng) và ủy nhiệm thứ hai là để trả thủ tục phí cho ngân hàng; giấy nhận nợ với ngân hàng ( thường là 90% giá trị hợp đồng ngoại ) đây là số tiền mà Công ty VILEXIM vay hộ cho bên Công ty ủy thác trong nước.
-Nếu là nhập khẩu trực tiếp thì cần: Hợp đồng ngoại bản gốc, đơn xin mở L/C, ngân hàng sẽ trích số tiền kí quỹ mở L/C và trả phí cho ngân hàng từ tài khoản của Công ty VILEXIM
Từng bộ chứng từ sẽ được gửi tới bộ phận thanh toán quốc tế và bộ phận tín dụng quốc tế của ngân hàng. c) Kiểm tra thư tín dụng nháp:
Sau khi hoàn thành nộp đủ giấy tờ cần thiết cho ngân hàng thì ngân hàng sẽ dựa vào đơn xin mở L/C cũng như các điều khoản của hợp đồng ngoại để lập một bản nháp thư tín dụng và sau đó gửi lại Công ty VILEXIM để kiểm tra, nếu Công ty chấp nhận thì tín dụng thư L/C sẽ chính thức được thành lập.Khi ngân hàng gửi cho Công ty bản thư tín dụng nháp, Công ty cử cán bộ kiểm tra đối chiếu lại với giấy xin mở L/C và hợp đồng ngoại Các chi tiết sau thường được kiểm tra kĩ lưỡng:
-Tên ngân hàng thông báo và SWIFT CODE.
-Điều khoản về hàng hóa: gồm tên hàng, mô tả hàng hóa, số lượng ( bao gồm cả dung sai )
-Điều khoản về giá cả: Giá cả phải thể hiện được phương thức giao hàng, cũng như tổng giá trị của cả lô hàng Giá trị phải được thể hiện cả bằng số và bằng chữ và không được có sự khác biệt.
-Điều khoản về giao hàng: có cho phép chuyển tải hoặc giao hàng từng phần hay không.
-Điều khoản về thời hạn mở L/C và thời hạn giao hàng: Thông thường thời hạn mở L/C sẽ là khoảng 14 ngày sau khi ký hợp đồng và thời hạn giao hàng muộn nhất sẽ là khoảng 25-30 ngày sau thời hạn mở L/C.
-Điều khoản về các chứng từ cần xuất trình: Đây là điều khoản quan trọng nhất, cần phải được xem xét cẩn thận vì nó liên quan trực tiếp tới việc ngân hàng có chấp nhận thanh toán hay không Thông thường đối với Công ty VILEXIM trong quá trình thanh toán bằng L/C, các chứng từ mà đối tác nước ngoài thường được yêu cầu xuất trình bao gồm có:
Hối phiếu do người bán kí phát đòi tiền ngân hàng phát hành với trị giá hối phiếu bằng 100% giá trị của L/C
Một bộ đầy đủ vận đơn đường biển ghi rõ “clean on board” (bao gồm 3/3 bản gốc)
Một bộ đầy đủ hóa đơn thương mại do người bán cấp (bao gồm 3/3 bản gốc)
Một bộ Packing List chi tiết về hàng hóa, ( bao gồm 3 bản gốc và 1 bản copy)
Những kết quả đạt được
- Hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty đã đang và ngày càng được hoàn thiện Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong quy trình hoạt động làm cho quy trình diễn ra thuận lợi hơn, việc thu chi cũng như quản lý hiệu quả dễ dàng và chặt chẽ hơn Đơn đặt hàng được tiếp nhận và nhanh chóng có sự phản hồi từ Công ty tới khách hàng về phương án giá nhập khẩu giúp khách hàng chủ động được đối với chi phí phải bỏ ra, đây là một ưu điểm lớn được khách hàng của VILEXIM đánh giá cao Việc ký kết hợp đồng theo các điều khoản chặt chẽ đảm bảo được quyền lợi của khách hàng cũng như của Công ty Do vậy, phần lớn việc giao hàng đúng thời hạn và đúng quy cách.Uy tín của Công ty ngày càng được biết đến rộng rãi Một minh chứng rõ ràng cho điều này là số lượng khách hàng nội tìm đến VILEXIM để đặt hàng ngày càng tăng
- Nghiệp vụ của các cán bộ ngày càng được nâng cao, đặc biệt là khả năng xử lý các tình huống đặc biệt phát sinh ngay trong quy trình nhập khẩu bằng những cách thức hiệu quả, nhanh chóng mà không làm tốn những chi phí không cần thiết.
- Công ty không chỉ nhập khẩu từ một số thị trường truyền thống mà ngày càng mở rộng tìm kiếm nhiều nhà cung ứng nên cung ứng khá đa dạng và phong phú, phù hợp với khả năng của doanh nghiệp và nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng được phục vụ tốt hơn.
- Hiện nay VILEXIM là một khách hàng uy tín của nhiều ngân hàng, việc thiết lập quan hệ với mạng lưới ngân hàng rộng rãi giúp Công ty dễ dàng thanh toán với các khách hàng nước ngoài thông qua hệ thống này.
- Phần lớn các giao dịch với bạn hàng đều diễn ra dưới hình thức gián tiếp như: bằng Fax, điện thoại, email nên chi phí giao dịch qua đó mà giảm đáng kể so với giao dịch trực tiếp như trước đây mà Công ty áp dụng trong thời kì bao cấp.
- Phòng xuất nhập khẩu sử dụng vốn của Công ty và vốn vay ngân hàng một cách có hiệu quả để thực hiện các hợp đồng kinh doanh nhập khẩu Đảm bảo an toàn về vốn và tài sản cho khách hàng cũng như Công ty.
- Phát triển tốt các mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu như: Bộ Công Thương,Tổng cục Hải quan…
- Chú trọng hơn đến hình thức nhập khẩu trực tiếp nên doanh thu và tỷ trọng hợp đồng nhập khẩu trực tiếp ngày càng tăng.
- Việc cập nhật thông tin về thị trường, giá cả, chính sách nhập khẩu và tỷ giá hối đoái ngày càng tốt hơn.
Những hạn chế còn tồn tại
- Một số vấn đề còn tồn tại trong hoạt động nhập khẩu như thời gian giao hàng giữa nhà cung ứng và Công ty đôi khi không khớp, dẫn đến sự lãng phí trong chi phí lưu kho, lưu bãi, một số hạn chế trong khâu thanh toán Những hạn chế này đều dẫn đến sự lãng phí, tăng chi phí nhập khẩu của doanh nghiệp, đồng thời cũng làm cho hoạt động kinh doanh của Công ty thiếu đồng bộ, do thiếu hàng hóa.
- Vai trò của marketing ngày càng được công nhận là rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, Công ty VILEXIM lại chưa có phòng marketing riêng biệt, hoạt động marketing, nghiên cứu thị trường vẫn do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm Do hoạt động marketing chưa được chú ý, chưa chuyên sâu nên hoạt động không hiệu quả, thể hiện qua việc nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu trực tiếp vẫn còn lúng túng.
- Công ty đã và đang mở rộng kinh doanh ra các lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong thời gian qua trụ sở chính của Công ty đã có thêm phòng du lịch.Tuy nhiên, đây là một lĩnh vực hoàn toàn mới, không liên quan tới các lĩnh vực mà Công ty đã từng kinh doanh trước đó ( xuất nhập khẩu, xuất khẩu lao động, đầu tư liên doanh) nên có thể nói Công ty đã khá mạo hiểm khi đầu tư vào lĩnh vực này Trong thời gian qua, phòng du lịch gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt khi khủng hoảng kinh tế nhu cầu về du lịch giảm mạnh dẫn tới lợi nhuận từ lĩnh vực này là không đáng kể Phần lớn trong năm 2009, phòng du lịch chịu trách nhiệm tổ chức các chuyến du lịch cho nhân viên trong Công ty.
- Trong quá trình hoạt động chưa chuyên môn hóa được công việc ( tổ chức cán bộ chuyên trách các mảng riêng trong quá trình nhập khẩu) nên việc xác định trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cá nhân nhiều khi còn gặp khó khăn.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại Công ty VILEXIM
Do thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế nên bản chuyên đề báo cáo thực tập không thể tránh khỏi sai sót, em mong muốn nhận được sự đóng góp ý kiên của các thầy cô để em có thể hoàn thiện bản chuyên đề hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS
Nguyễn Việt Cường đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề này Em cũng xin cảm ơn các cô, chú, anh, chị tại Công ty VILEXIM và Phòng kinh doanh 3 đã tạo điều kiện tốt nhất cho em trong thời gian thực tập tại Công ty.
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VILEXIM
1 Tên gọi, trụ sở, nguồn vốn của Công ty a Tên gọi
Tên doanh nghiệp: Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM Tên giao dịch quốc tế:VILEXIM Import-Export and Co-operation Investment Joint Stock Company. b Trụ sở
Trụ sở chính: 170 đường Giải Phóng, Q Thanh Xuân, Tp Hà Nội
Ngoài trụ sở chính, Công ty còn có các đơn vị trực thuộc và các chi nhánh đặt tại các tỉnh, thành phố sau:
*Chi nhánh Hồ Chí Minh:
36/22 đường D2, Q.Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh
* Trung tâm hợp tác lao động quốc tế VILEXIM:
139 Lò Đúc, Q Hai Bà Trưng, Tp Hà Nội
138 Lê Lai, Q.Ngô Quyền, Tp Hải Phòng
Xã Trưng Trắc, Huyện Văn Lâm, Tỉnh Hưng Yên
* Công ty sản xuất thép tại Lào (VILASTEEL) :
Woonsaat, Quận Siksotta Boong, Viên Chăn, Lào
* Liên doanh sản xuất bánh kẹo và thực phẩm tại Ghana : RED VOLTA COMPANY LTD
D17 Okoi Gonno, Spintex Road, Accra, Ghana c Nguồn vốn hoạt động của Công ty
Vốn điều lệ ( năm 2000) : 9.717.179.746 VNĐ.
Vốn điều lệ ( năm 2010) : 20.160.000.000 VNĐ
Qua số liệu trên, có thể thấy rằng số vốn điều lệ của Công ty đã tăng lên đáng kể ( gấp đôi trong vòng 10 năm), thể hiện rõ sự tăng trưởng và phát triển của Công ty qua các thời kì Trong những năm tới, Công ty vẫn đang có xu hướng tiếp tục bổ sung nguồn vốn cho kinh doanh bằng cách trích từ lợi nhuận của Công ty.
2 Lịch sử hình thành và phát triển
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty có thể chia thành 2 giai đoạn chính:
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đa ngành, đa chức năng, đa lĩnh vực của bộ công thương, có tiền thân là Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM được thành lập năm 1986 Ban đầu chức năng của Công ty là thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với nước cộng hoà dân chủ nhân dân Lào.
- Giai đoạn 2: từ năm 1993 đến nay
Năm 1993, Bộ thương mại ( nay là Bộ công thương) đã ra quyết định số
332 TM.TCCB ngày 31.3.1993 thành lập Doanh nghiệp nhà nước Công ty xuất nhập khẩu với Lào Do quá trình cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước nên Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư được chuyển sang hình thức Công ty cổ phần theo quyết định số 1188.QĐ – BTM ngày 23 tháng 8 năm 2004 Công ty chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày 1.1 năm 2005 Tuy nhiên, Công ty mới chỉ tiến hành cổ phần hoá một phần trong đó nhà nước vẫn nắm giữ 51% cổ phần.
Từ năm 1993 đến nay theo xu thế của cơ chế thị trường và sự đổi mới của đất nước, để có thể thích ứng và phát triển vươn lên đòi hỏi Công ty phải có những thay đổi trong chiến lược xuất nhập khẩu, kinh doanh và thị trường Do
Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng thủ công mỹ nghệ Phòg du lịch
Phòng XNK 1 Phòng XNK 2Phòng XNK
Phó giám đốc thường trực Phó giám đốc chi nhánh
Các chi nhánh, đơn vị trực thuộc
Phòng XNK 4 vậy Bộ Công Thương ( khi đó là Bộ Thương Mại) đã có những điều chỉnh để Công ty không chỉ thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu với Lào mà còn được phép tiến hành kinh doanh xuất nhập khẩu với tất cả các nước trên thế giới và cả thị trường trong nước,góp phần vào sự phát triển nói chung của nền kinh tế nước ta.
3.Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Công ty
3.1 Bộ máy tổ chức 3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
Bảng 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
Bộ máy quản trị doanh nghiệp của Công ty VILEXIM được tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến- chức năng Theo kiểu cơ cấu này giám đốc được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia trong việc suy nghĩ, nghiên cứu bàn bạc, tìm những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên điều quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào ban giám đốc Các phòng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống.Cách tổ chức này tạo điều kiện cho người lãnh đạo sự dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia mà không cần một cơ cấu tổ chức quá phức tạp Tuy nhiên hạn chế của mô hình này là sẽ xuất hiện nhiều ý kiến trái ngược nhau đòi hỏi Giám đốc phải có khả năng chỉ đạo chung, quyết đoán và phối hợp tốt giữa các phòng ban.
3.1.2 Chức năng của các phòng ban
Giám đốc: Do Bộ trưởng Bộ Thương mại trực tiếp bổ nhiệm, Giám đốc trực tiếp điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Bộ Thương mại về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo phổ biến và thi hành các chính sách pháp luật của Nhà nước Giám đốc cũng là đại diện cho toàn thể cản bộ công nhân viên trong Công ty.
Hai Phó giám đốc: dưới giám đốc là 2 Phó giám đốc Các phó giám đốc do giám đốc đề nghị và được Bộ Thương mại bổ nhiệm Phó giám đốc Công ty làm tham mưu cho giám đốc trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó có một phó giám đốc thường trực thay mặt giám đốc giám sát, chỉ đạo các bộ phận chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại trụ sở chính, báo cáo lên giám đốc.
Phó giám đốc thứ 2 thay mặt giám đốc chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh cho các chi nhánh và đơn vị trực thuộc Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động kinh daonh, chịu trách nhiệm trong việc thi hành các chế độ chính sách Nhà nước rồi báo cáo lên giám đốc.
Dưới Giám đốc và Phó giám đốc là các phòng ban, văn phòng đại diện chi nhánh trực thuộc cụ thể:
Phòng kế toán hành chính :
Xây dựng và hoàn thiện các quy chế về quản trị nhân sự - lao động tiền lương Phối hợp cùng các phòng chức năng theo dõi diễn biến tiền lương thu nhập, tránh để vượt chi quỹ lương Tổng hợp các báo cáo kết quả đánh gía thi đua của các đơn vị trình hội đồng thi đua xem xét Tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức thực hiện quy chế.Thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ đảm bảo để bộ máy hoạt động có hiệu quả.
Phòng Kế toán- Tài vụ: phụ trách hoạt động tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, dài hạn và đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ Có nhiệm vụ làm công tác theo dõi nghiệp vụ liên quan đến công tác hạch toán kế toán, làm công tác kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, lập báo cáo quyết toán phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ.
Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính của Công ty, trong đó kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng chế độ mà Nhà nước đã quy định.
