Báo cáo EDI Việt Nam (Electronic Data Interchange)
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) EDI (Electronic Data Interchange) là sự truyền thông tin từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh nghiệp kia, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nào đó. EDI là hình thức TMĐT đầu tiên đ ợc sử dụng trong doanh nghiệp, và đã tồn tại nhiều năm tr ớc đây, tr ớc khi chúng ta nói tới thuật ngữ TMĐT. Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong TMĐT B2B Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin đ ợc chứa đựng truyền thống trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng. Dữ liệu thuộc 5 loại chứng từ kể trên chiếm tới 75% tổng tất cả các thông tin trao đổi giữa các đối tác th ơng mại ở Mỹ. 1. Những cố gắng đầu tiên về trao đổi thông tin doanh nghiệp Sự xuất hiện các tổ chức kinh doanh lớn vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20 đã tạo nên sự cần thiết phải tạo lập các loại tài liệu giấy tờ giao dịch doanh nghiệp chính thức. Trong các năm 1950, các công ty bắt đầu sử dụng máy tính để bảo quản và xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, nh ng thông tin trao đổi giữa các doanh nghiệp vẫn tiếp tục đ ợc in ra giấy. DN A sử dụng một ng ời hoặc một máy tính để tạo ra một mẫu giấy tờ, gửi mẫu đó đi, và doanh nghiệp đối tác B lại cần một ng ời khác nhập dữ liệu vào máy tính (tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cao, kém hiệu quả và thiếu tin cậy). Vào những năm 1960, những doanh nghiệp có khối l ợng giao dịch lớn bắt đầu trao đổi thông tin qua các phiếu đục lỗ hoặc băng từ. 1. Những cố gắng đầu tiên về trao đổi thông tin doanh nghiệp Tiếp đó, Công nghệ truyền thông dữ liệu tiên tiến đã cho phép các đối tác th ơng mại truyền dữ liệu qua các đ ờng dây điện thoại thay cho việc vận chuyển phiếu đục lỗ hoặc băng từ. Khó khăn: một ch ơng trình dịch thuật mà một đối tác viết ra có thể không phù hợp với đối tác kia, mỗi công ty tham gia vào quá trình trao đổi thông tin này phải đầu t khá lớn vào phát triện hạ tầng cơ sở CNTT. Chỉ những công ty lớn mới có thể đầu t , và l ng giao dịch phải thật lớn mới có thể t ơng xứng với chi phí đầu t . Vào năm 1968, một số l ợng lớn các công ty vận tải Mỹ liên kết với nhau hình thành nên Uỷ ban điều phối dữ liệu vận tải (TDCC- Transportation Data Coordinating Committee), Uỷ ban này chịu trách nhiệm nghiên cứu các cách thức giảm thiểu khối l ợng công việc giấy tờ mà các nhà vận chuyển phải thực hiện. 1. Những cố gắng đầu tiên về trao đổi thông tin doanh nghiệp Uỷ ban này đã tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn bao gồm tất cả các thành phần dữ liệu đ ợc chứa một cách phổ biến trong các vận đơn, hoá đơn, tờ khai vận chuyển và các mẫu giấy tờ khác. Thay cho việc in ra mẫu giấy, ng ời vận chuyển có thể chuyển thông tin về chuyến hàng vào file dữ liệu máy tính t ơng thích với các định dạng chuẩn của TDCC. Ng ời vận chuyển (Shipper) có thể chuyển file dữ liệu đến bất kỳ một công ty đại lý vận tải (Freight company) nào đã chấp nhận định dạng chuẩn của TDCC. Công ty đại lý vận tải có thể chuyển file dữ liệu ở định dạng chuẩn của TDCC đó thành dữ liệu phù hợp với việc sử dụng trong hệ thống thông tin của công ty mình. Các công ty vận tải h ởng lợi ích từ việc tiết kiệm do không phải in ra giấy và xử lý giấy tờ, không phải nhập dữ liệu hai lần, không phải lo lắng về lỗi và các thủ tục sửa lỗi. 2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn Sau một thập kỷ cố gắng nhằm thiết lập các chuẩn EDI rộng rãi hơn, một số tổ hợp công nghiệp và công ty lớn của Mỹ quyết định cùng hợp lực tạo lập một hệ thống chuẩn chung cho nhiều ngành đối với các linh kiện điện tử, thiết bị cơ khí và nhiều loại sản phẩm đ ợc sử dụng phổ biến khác. Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI- American National Standard Institute) là cơ quan điều phối đối với các tiêu chuẩn ở Mỹ. Năm 1979, ANSI hình thành nên một uỷ ban mới có nhiệm vụ thống nhất các chuẩn EDI. Uỷ ban này mang tên Uỷ ban tiêu chuẩn đ ợc uỷ quyền X12 (ASC X12- Accredited Standard Committee X12). Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ thống thông tin làm việc ở hơn 800 doanh nghiệp và tổ chức. Quy chế thành viên mở. 2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn Tiêu chuẩn thông th ờng bao gồm các đặc tả cho vài trăm sets giao dịch (Transaction Sets), đó là tên của các định dạng (format) cho các trao đổi dữ liệu kinh doanh đặc thù. Bảng 1 d ới đây sẽ liệt kê một số sets giao dịch thuộc hệ ASC X12 sử dụng phổ biến nhất trong kinh doanh. Hình 1: Các set giao dịch ASC X12 sử dụng phổ biến 104 Thông tin vận tải hàng không 829 Yêu cầu huỷ thanh toán 110 Các chi tiết và hoá đơn vận tải hàng không 840 Yêu cầu báo giá 125 Thông tin vận tải đ ờng bộ đa cấp 846 Thông tin về tồn kho 151 Giới thiệu lập file điện tử dữ liệu thuế doanh thu 847 Yêu cầu về vật liệu 170 Thông báo và thông qua doanh thu hàng hoá 850 Phiếu đặt mua hàng . 812 Điều chỉnh nợ/có 997 Giới thiệu chức năng 813 Lập file điện tử dữ liệu thuế doanh thu 998 Huỷ sec 2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn Mặc dù các chuẩn ASC X12 đ ợc các hãng lớn ở Mỹ nhanh chóng chấp nhận, các doanh nghiệp thuộc các n ớc khác trong nhiều tr ờng hợp vẫn tiếp tục sử dụng các chuẩn của quốc gia mình. Vào giữa những năm 1980, Uỷ ban kinh tế châu Âu thuộc Liên hiệp quốc (United Nations Economic Commission for Europe) đã mời Bắc Mỹ và các chuyên gia EDI châu Âu cùng hợp tác xây dựng một bộ các chuẩn EDI chung dựa trên các kinh nghiệm thành công của các hãng Mỹ trong việc sử dụng các chuẩn ASC X12. Năm 1987, Liên hiệp quốc đã công bố những chuẩn đầu tiên d ới tên gọi EDI cho quản trị, th ơng mại và vận tải (EDIFACT, hay UN/EDIFACT). Một số sets giao dịch UN/EDIFACT sử dụng phổ biến đ ợc dẫn ra ở hình 2 Hình 1: Các set giao dịch UN/EDIFACT sử dụng phổ biến BOPCUS Báo cáo về cân đối cân đối thanh toán giao dịch khách hàng IFTCCA Tính chi phí gửi và vận chuyển hàng CREADV Báo nợ QUOTES Yêu cầu báo giá CUSDEC Kê khai hải quan INVRPT Thông báo tồn kho DELFOR Lịch phân phối REMADV Nhận thông báo trả nợ HANMOV Vận chuyển và bảo quản hàng hoá STATAC Diễn giải tài khoản . ICSUM Bản tổng hợp gửi và tập trung hàng SUPRES Trả lời của nhà cung ứng 2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn Tổ chức ASC X12 đã đồng ý chuyển các chuẩn của Mỹ sang các chuẩn quốc tế UN/EDIFACT. Tuy nhiên, ch a xác định thời điểm cuối cùng cho việc hoàn thành việc dịch chuyển này. Một số ý kiến phê phán các chuẩn EDI hiện hành cho rằng việc các chuẩn này dựa trên các mẫu chứng từ giấy làm cho việc tích hợp các dòng dữ liệu EDI vào các hệ thống thông tin định h ớng quá trình kinh doanh trở nên khó thực hiện. Việc chuyển đổi các sets giao dịch EDI h ớng tới các quá trình kinh doanh thay cho các mẫu giao dịch qua giấy tờ có thể đòi hỏi phải thiết kế lại hoàn toàn các mẫu chuẩn, mà các mẫu này đã trở thành một bộ phận của cơ sở hạ tầng CNTT của nhiều tổ chức trong 30 năm qua. [...]... yêu cầu, Bộ phận này làm Báo cáo nhận hàng và gửi Chiếc máy đến Đơn vị tác nghiệp; Bộ phận nhận hàng gửi Báo cáo nhận hàng đến Bộ phận kế toán; Phòng th tín của phía ngời bán hàng nhận đợc Yêu cầu mua hàng và gửi tờ yêu cầu này đến Bộ phận bán hàng; 3.1 Quá trình mua dựa trên giấy tờ Bộ phận kế toán xem xét, kiểm tra tất cả các chi tiết trong Bản sao Phiếu đặt mua hàng, Báo cáo nhận hàng và Hoá đơn... thanh toán nhận đợc 3.2 Quá trình mua dựa trên EDI Các dòng thông tin trong trờng hợp sử dụng EDI với ví dụ về quá trình mua của chúng ta đợc biểu diễn ở hình dới đây Các dòng thông tin trong quá trình mua có sử dụng EDI a Ngời mua Ngời bán ĐV tác nghiệp Bộ phận mua hàng Máy tính phiên dịch EDI Mạng EDI Bộ phận kế toán Bộ phận nhận hàng Máy tính phiên dịch EDI Hệ thống quản trị sản xuất của ngời sản... logs) đối với kết nối EDI gián tiếp hoặc so sánh các sổ nhật ký thông điệp của các đối tác trong trờng hợp áp dụng kết nối EDI trực tiếp 3.3 EDI qua Internet EDI qua Internet còn đợc gọi là EDI mở vì Internet là một cấu trúc mạng mở Nhiều trong số các cung ứng EDI mới đã vợt qua EDI truyền thống và giúp các DN thực hiện trao đổi thông tin nhanh hơn so với các set giao dịch tiêu chuẩn Cấu trúc mở của... hãng mới bắt đầu các dịch vụ EDI trên Internet Các hãng trớc kia đã từng cung ứng dịch vụ VAN truyền thống cũng bắt đầu chuyển sang cung ứng các dịch vụ EDI qua Internet 3.3 EDI qua Internet Các nhóm EDI cách đây không lâu đã gặp gỡ nhau và giao cho Nhóm đặc nhiệm ASC X12 mới thực hiện một số nhiệm vụ lớn: - Chuyển đổi các thành phần dữ liệu và các cấu trúc set giao dịch EDI ASC X12 sang XML theo cách... khác bao gồm các dịch vụ phiên dịch EDI- HTML Các dịch vụ này đợc các ngân hàng và các công ty dịch vụ EDI cung cấp Một ví dụ thuộc loại này là dịch vụ của hãng Northern Trusts NetTransact Hãng này cung cấp một giao diện cho các doanh nghiệp nhỏ có kết nối với Internet, nhng không có năng lực EDI Giải pháp hồn hợp cho EDI tài chính Ví dụ, nếu nh có một hãng có năng lực EDI sử dụng NetTransact gửi một... bất đồng 3.3 EDI qua Internet Internet là một sự thay thế tiềm năng cho các đờng thuê bao riêng và các kết nối qua điện thoại đắt đỏ mà DN đã sử dụng Các công ty không có khả năng triển khai EDI nhìn thấy ở Internet một công nghệ cho phép họ triển khai bán hàng cho các khách hàng lớn th ờng yêu cầu nhà cung ứng của mình phải có các năng lực EDI Cản trở lớn nhất đối với việc tiến hành EDI qua Internet... mua Nếu mọi việc bình thờng, Bộ phận kế toán thông báo cho Ngân hàng của họ giảm số d trong tài khoản ngời mua, tăng số d trong tài khoản ngời bán với lợng tiền nh trong hoá đơn Mạng EDI có thể cung ứng các dịch vụ thực hiện các nhiệm vụ nói trên 3.3 Các mạng giá trị gia tăng Các bên đối tác có thể triển khai mạng EDI và các quá trình phiên dịch EDI bằng một vài cách thức khác nhau Phân 2 cách tiếp... yếu tố cơ bản đợc thể hiện ở hình trên là: Mạng EDI (thay cho Bu chính) kết nối hai công ty và hai máy tính phiên dịch chịu trách nhiệm biến đổi dữ liệu từ các định dạng sử dụng nội bộ công ty (ngời mua và ngời bán) thành các set giao dịch EDI chuẩn Kết nối trực tiếp giữa các đối tác thơng mại Kết nối EDI trực tiếp yêu cầu mỗi doanh nghiệp tham gia mạng EDI phải vận hành một máy tính phiên dịch riêng... Các công nghệ nh Mạng riêng ảo (VPNs- Virtual Private Networks) tạo khả năng đảm bảo an ninh, làm cho việc sử dụng mạng trở nên hấp dẫn hơn EDI tài chính Các set giao dịch EDI cung cấp các chỉ dẫn cho ngân hàng của các đối tác thơng mại đợc gọi là EDI tài chính (FEDI) Tất cảc các ngân hàng đều có khả năng thực hiện việc chuyển ngân quỹ điện tử (ETFs- Electronic Fund Tranfers), đó là sự chuyển động... dịch EDI Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần phải lắp đặt một phần mềm phiên dịch EDI sao cho tơng thích với VAN Thông thờng, VAN cung cấp luôn phần mềm này nh một bộ phận trong thoả thuận vận hành của mình Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của VAN kết nối với VAN bằng cách sử dụng đờng dây thuê bao riêng hoặc đờng dây điện thoại, sau đó gửi thông điệp đã đợc định dạng EDI . ới tên gọi EDI cho quản trị, th ơng mại và vận tải (EDIFACT, hay UN/EDIFACT). Một số sets giao dịch UN/EDIFACT sử dụng phổ biến đ ợc dẫn ra ở hình 2 Hình 1: Các set giao dịch UN/EDIFACT sử. nhiệm vụ thống nhất các chuẩn EDI. Uỷ ban này mang tên Uỷ ban tiêu chuẩn đ ợc uỷ quyền X12 (ASC X12- Accredited Standard Committee X12). Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ. tử (EDI) EDI (Electronic Data Interchange) là sự truyền thông tin từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh nghiệp kia, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nào đó. EDI